ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΗ ΔΙΑΥΓΕΙΑ

Transcript

1 ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΗ ΔΙΑΥΓΕΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΑΘΗΝΑ 29 / 7 / 2019 ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΑΡ.ΠΡΩΤ ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Πληρ.: Ι ΚΟΥΡΕΜΕΝΟΥ Τηλ. : ΠΡΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Π.Δ kouremenou_i@gnto.gr ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΘΕΜΑ: Πλαίσιο αξιολόγησης και αποδοχής αιτημάτων για οικονομική συμμετοχή ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων, αγοράς χορηγικού πακέτου καθώς και παραχώρηση αιγίδας, φορέων που διοργανώνουν δράσεις τουριστικού ενδιαφέροντος. Ως γνωστόν ο Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού (Ε.Ο.Τ) έχει ως αρμοδιότητα σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο που τον διέπει, την προώθηση και προβολή του ελληνικού τουρισμού, εγχώρια και διεθνώς,την υλοποίηση της τουριστικής πολιτικής που χαράσσει το Υπουργείο Τουρισμού κατά το μέρος των αρμοδιοτήτων του και την ενίσχυση της χώρας διεθνώς. Για το σκοπό αυτό και στο πλαίσιο επίτευξης του σκοπού και της αποστολής του ο ΕΟΤ, μεταξύ άλλων, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν.3270/2004, άρθρο 4 «Ρύθμιση θεμάτων ΕΟΤ», στο ν.4049/2012, Κεφάλαιο Δ, όπως σήμερα ισχύει με τις διατάξεις του άρθρου 45 του ν.4276/2014 (ΦΕΚ 155/Α / ) και σε συνδυασμό με τις αρμοδιότητες όπως αυτές αναφέρονται στις διατάξεις του νέου Οργανογράμματος, δύναται να επιχορηγεί εκδηλώσεις τρίτων φυσικών ή νομικών προσώπων στο εξωτερικό και στην Ελλάδα με κριτήριο την προβολή της Ελλάδας και την προώθηση του Ελληνικού Τουρισμού διεθνώς. Οι φορείς καταθέτουν αίτημα στον Ελληνικό Οργανισμό Τουρισμού, υπογεγραμμένο από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα προς τρίτους, το οποίο η Υπηρεσία αξιολογεί και διαμορφώνει πρόταση την οποία υποβάλλει προς την Διοίκηση του Οργανισμού. Στο πλαίσιο της αξιολόγησης αυτής για το ενδεχόμενο οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων ή αγοράς χορηγικού πακέτου και λαμβάνοντας υπόψη τα προαπαιτούμενα που έχουν τεθεί από τις διατάξεις του ν.4129/2013( άρθρο 41) τόσο για τους κερδοσκοπικούς όσο και για τους μη κερδοσκοπικούς φορείς αναφορικά με τον έλεγχο των επιχορηγήσεων-χρηματοδοτήσεων από φορείς της Γενικής Κυβέρνησης αλλά και τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις διατάξεις του ν. 4305/2014,άρθρο 16 ε το οποίο προστέθηκε στο ν. 3861/2010 άρθρο 10β «Ενίσχυση της διαφάνειας στις δαπάνες επιχορηγούμενων φορέων» από μη κερδοσκοπικούς φορείς, σωματεία, ιδρύματα κλπ, η Διοίκηση του Οργανισμού με την αριθ 5464/ απόφασή της συγκρότησε Ομάδα Εργασίας για την επικαιροποίηση των προαπαιτούμενων δικαιολογητικών και παραστατικών που είναι απαραίτητα να υποβληθούν εκ μέρους των φορέων τόσο κατά το στάδιο της αξιολόγησης όσο και κατά το στάδιο της αποπληρωμής της προσκληθείσας δαπάνης και για τον καθορισμό κριτηρίων / υποχρεώσεων που ο φορέας οφείλει να παρέχει στον Οργανισμό,ανάλογα το είδος της δράσης ή του ύψους της οικονομικής συμμετοχής. 1

2 Η Ομάδα Εργασίας, λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις της τουριστικής νομοθεσίας που διέπει τον Οργανισμό, το νέο πδ 72/18,τις διατάξεις του δημόσιου λογιστικού (ν. 4270/2014) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα, την στρατηγική του Οργανισμού αλλά και τις υποδείξεις/επισημάνσεις του Γραφείου Επιτρόπου κατά τη θεώρηση των σχετικών ενταλμάτων, κατέθεσε την πρότασή της και η Δ/νση Δημοσίων Σχέσεων ως έχουσα την αρμοδιότητα εισηγήθηκε στη Διοίκηση του Οργανισμού τη λήψη σχετικής απόφασης με ταυτόχρονη εξουσιοδότηση του ΓΓΕΟΤ να ρυθμίσει τις διαδικαστικές λεπτομέρειες για την εφαρμογή της σχετικής Πρότασης. Κατόπιν σχετικής εισήγησης του ΓΓΕΟΤ προς το ΔΣ εκδόθηκε η με αριθ 24/7/2019/117/24 η απόφαση Διοικητικού Συμβουλίου ΕΟΤ όπου : α) εγκρίθηκε και έγινε αποδεκτή η πρόταση της ομάδας εργασίας για την επικαιροποίηση των προαπαιτούμενων δικαιολογητικών που οι φορείς πρέπει να υποβάλλουν στο πλαίσιο οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων,αγοράς χορηγικού πακέτου και παραχώρηση αιγίδας. β) Εξουσιοδοτήθηκε ο Γενικός Γραμματέας για τη ρύθμιση όλων των διαδικαστικών λεπτομερειών με την έκδοση των απαραίτητων διοικητικών πράξεων για την εφαρμογή των αναφερομένων στην πρόταση της Ομάδας Εργασίας. Κατόπιν τούτων οι φορείς πρέπει να γνωρίζουν τα παρακάτω : 1. Σχετικά με την οικονομική συμμετοχή του ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων και στην αγορά χορηγικού πακέτου οι φορείς οφείλουν να γνωρίζουν: Ποια είναι τα δικαιολογητικά που πρέπει να καταθέσουν με το αίτημά τους στην αρμόδια Δ/νση. Ποια είναι η διαδικασία στο στάδιο της αξιολόγησης του αιτήματός τους. Ποια είναι η τηρούμενη διαδικασία, σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τον Οργανισμό και συγκεκριμένα τα οριζόμενα ; α) στις σχετικές διατάξεις του Ν. 4129/2013, άρθρο 41, όπως ισχύει και τροποποιήθηκε με την παρ. 2 του άρθρου 29 του Ν. 4223/2013 (ΦΕΚ 287/Α/ τόσο για κερδοσκοπικούς όσο και για μη κερδοσκοπικούς φορείς και β) το νομοθετικό πλαίσιο για τους Μη Κερδοσκοπικούς Φορείς (σωματεία, αστικές,μη κερδοσκοπικές εταιρείες κλπ) όπου πέραν των διατάξεων του ν. 4129/2013, πρέπει να τηρούν τα οριζόμενα στο Ν. 4305/14, άρθρο 16 με τον οποίο στο Ν. 3861/2010 προστίθεται το άρθρο 10Β «Ενίσχυση της διαφάνειας στις δαπάνες επιχορηγούμενων φορέων» Ποια είναι τα απαραίτητα δικαιολογητικά και παραστατικά που πρέπει να προσκομίζονται στο στάδιο της αποπληρωμής και εκκαθάρισης της δαπάνης. Ποιες είναι οι γενικές υποχρεώσεις/αντισταθμιστικές παροχές που οι φορείς πρέπει να τηρούν στο πλαίσιο της οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ σε κάθε δράση ή ενέργεια τρίτου οι οποίες πιστοποιούνται από τριμελείς επιτροπές. 2

3 Την υποχρέωση αποδοχής τήρησης των εν λόγω κριτηρίων που ο φορέας οφείλει να δηλώσει ότι δύναται να παρέχει στον ΕΟΤ, ανάλογα το είδος της δράσης ή του ύψους της οικονομικής συμμετοχής. Την ανάγκη υπογραφής σχετικής σύμβασης μεταξύ ΕΟΤ και νόμιμου εκπροσώπου του φορέα η οποία αναρτάται στο ΚΗΔΜΗΣ στις περιπτώσεις αγοράς χορηγικού πακέτου. Το ενδεχόμενο μείωσης της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ στις περιπτώσεις απόκλισης προϋπολογισμού απολογισμού της δράσης όταν είναι πάνω από 20%, ανάκλησης της απόφασης περί οικονομικής συμμετοχής όταν δεν τηρηθούν τα προαπαιτουμενα παραστατικά ή δεν τηρηθούν οι αντισταθμιστικές παροχές. Επισυνάπτεται ο αναλυτικός πίνακας με τα προαπαιτούμενα δικαιολογητικά και παραστατικά για την οικονομική συμμετοχή ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων και αγοράς χορηγικού πακέτου που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτής της εγκυκλίου. 2. Σχετικά με το αίτημα για την παραχώρηση αιγίδας του Ελληνικού Οργανισμού Τουρισμού σε δράσεις προβολής και προώθησης του ελληνικού τουριστικού προϊόντος οι φορείς πρέπει να έχουν υπόψη τους τα ακόλουθα: Όλα τα πεδία του εντύπου πρέπει να συμπληρωθούν Το έντυπο πρέπει να απευθύνεται στον ΕΟΤ,είτε στο γραφείο Γενικού Γραμματέα είτε στην αρμόδια Δ/νση Δημοσίων Σχέσεων κριτήριο για την παραχώρηση αιγίδας ΕΟΤ αποτελεί η υψηλή ποιότητα της δράσης, καθώς και η προστιθέμενη αξία που θα αποδώσει στον Οργανισμό και στο ελληνικό τουριστικό προϊόν.. εξετάζεται τόσο η επιλεξιμότητα της δράσης όσο και η επιλεξιμότητα του φορέα που την υλοποιεί. Ο αιτών φορέας θα πρέπει αποδεδειγμένα να διαθέτει επαρκή τεχνογνωσία, εμπειρία και ικανότητες ώστε να πραγματοποιήσει με επιτυχία την προτεινόμενη δράση. Θα πρέπει να έχει εξασφαλίσει την βιωσιμότητα της δράσης καθ όλη την διάρκειά της. κάθε φορέας δύναται να υποβάλει συνολικά έως δύο (2) αιτήματα ετησίως για δράσεις που διοργανώνει ο ίδιος ή συνδιοργανώνει με άλλους φορείς. Γενικές Υποχρεώσεις Φορέα: Το αίτημα του φορέα θα πρέπει να κατατίθεται, τουλάχιστον 30 ημέρες πριν την πραγματοποίηση της δράσης. Μαζί με την αίτηση θα πρέπει να υποβάλλεται αντίγραφο του καταστατικού ή της ιδρυτικής πράξης του φορέα (με στόχο τον έλεγχο του σκοπού που 3

4 επιτελεί) καθώς και υπεύθυνη δήλωση στην οποία θα δηλώνεται ο νόμιμος εκπρόσωπος προς τρίτους. Ο αιτών φορέας θα πρέπει να γνωστοποιεί στον Οργανισμό συγκεκριμένο πρόσωπο επικοινωνίας με όλα τα στοιχεία του (όνομα, τηλέφωνο, fax, ) για κάθε απαραίτητη επικοινωνία και συνεννόηση με τον Ελληνικό Οργανισμό Τουρισμού. Το λογότυπο του ΕΟΤ καθώς και η φράση «Υπό την αιγίδα του Ελληνικού Οργανισμού Τουρισμού» θα πρέπει να προβάλλεται με ευθύνη του διοργανωτή φορέα κάτω από τον τίτλο της εκδήλωσης, σε όλη την έντυπη επικοινωνία (προγράμματα, προσκλήσεις, φυλλάδια, Δελτία Τύπου, αφίσες, κλπ.) καθώς και σε κάθε είδους διαφήμιση που προορίζεται για οποιοδήποτε Μέσο Μαζικής Ενημέρωσης (ραδιόφωνο, τηλεόραση, ιστοσελίδες, blogs, social media, κλπ.). Σε περίπτωση μη προβολής του λογοτύπου του ΕΟΤ στα ανωτέρω ή μέρος αυτών (σύμφωνα με το πρόγραμμα επικοινωνίας της δράσης από τον διοργανωτή), ο Οργανισμός δύναται να προχωρήσει σε έκδοση άρσης της παραχώρησης αιγίδας του. Επίσης, ο φορέας θα πρέπει να δεσμεύεται στην ρητή αναφορά ότι η δράση πραγματοποιείται υπό την αιγίδα του Ελληνικού Οργανισμού Τουρισμού σε κάθε δημόσια προβολή της δράσης, σε οποιοδήποτε Μ.Μ.Ε. καθώς και κατά την έναρξη και την λήξη της δράσης. Για την διαπίστωση των ανωτέρω, ο φορέας οφείλει να αποστείλει στο αρμόδιο Τμήμα χειρισμού του αιτήματός του, με ηλεκτρονική αλληλογραφία, δείγματα τρόπου προβολής της δράσης πριν την παραγωγή του υλικού της, με σκοπό την έγκρισή τους. Γενικοί όροι παραχώρησης ή απόρριψης αιγίδας Η απόφαση περί παραχώρησης αιγίδας υπογράφεται από τον Γενικό Γραμματέα ΕΟΤ, κατόπιν εξέτασης, αξιολόγησης και εισήγησης του αρμοδίου Τμήματος Δημοσίων Σχέσεων της Διεύθυνσης Δημοσίων Σχέσεων. Η απόφαση περί απόρριψης του αιτήματος δεν προσβάλλεται. Ο Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού διατηρεί το δικαίωμα άρσης της αιγίδας, με νεότερη απόφαση του Γενικού Γραμματέα, αν κρίνει ότι δεν τηρούνται οι όροι παραχώρησής της ή διαπιστώνονται εκ των υστέρων παρατυπίες σε σχέση με το αρχικό αίτημα Παρέχεται στον ΕΟΤ η δυνατότητα να θέτει ρήτρα ή ρήτρες στην παραχώρηση αιγίδας κατά περίπτωση, όταν κρίνεται σκόπιμο, π.χ. περί μη ύπαρξης ευθύνης του ΕΟΤ για αποζημίωση, βλάβη (π.χ. κακόβουλα σχόλια), κλπ. 4

5 Επισυνάπτεται ο αναλυτικός πίνακας της παραχώρησης αιγίδας που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας εγκυκλίου. Οι επικαιροποιημένοι πίνακες με τα προαπαιτούμενα δικαιολογητικά και παραστατικά για τις οικονομικές συμμετοχές του ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων, αγοράς χορηγικών πακέτων και παραχώρησης αιγίδας, θα αναρτηθούν στην επίσημη ιστοσελίδα του Οργανισμού Επισημαίνεται ότι η εν λόγω εγκύκλιος δύναται να επικαιροποιείται στις περιπτώσεις αλλαγής του νομοθετικού πλαισίου που διέπει τους φορείς που επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από φορείς της Γενικής Κυβέρνησης ή αλλαγής της τουριστικής νομοθεσίας και των διατάξεων του δημόσιου λογιστικού. Η παρούσα να αναρτηθεί στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ. Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΕΟΤ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΤΕΓΑΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΓΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1. ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΒΟΛΗΣ 2 Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΓΙΑ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ 1.ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΓΕΝΙΚΟΥ 2.ΓΡΑΦΕΙΟ ΝΟΜΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΝΟΜΗ 1. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ.ΑΡΧΕΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Δ/ΝΣΗΣ 5

6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΩΝ ΦΟΡΕΩΝ Α. ΣΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΕΟΤ ΣΕ ΔΡΑΣΗ ΤΡΙΤΩΝ: Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει τα κατωτέρω: 1. Αίτημα οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ σε δράση/εκδήλωση, πρωτότυπα υπογεγραμμένο και με σφραγίδα, από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα, όπως αυτός ορίζεται στο Καταστατικό αυτού ή στην Ιδρυτική του Πράξη. Ο νόμιμος εκπρόσωπος του φορέα πρέπει να βεβαιώνει ότι ο φορέας διοργάνωση δύναται να τηρήσει τις γενικές υποχρεωτικές ανταποδοτικές παροχές. 1Α Καταστατικό του φορέα καθώς και Πιστοποιητικό του Πρωτοδικείου ή ΓΕΜΗ στο οποίο θα αποτυπώνονται όλες οι τροποποιήσεις του Καταστατικού του φορέα καθώς και οι νόμιμοι εκπρόσωποι αυτού 1Β Πράξη Δ.Σ. του φορέα συγκρότησης σε σώμα / ανάδειξης Διοικητικού Συμβουλίου (στην περίπτωση ύπαρξης Δ.Σ) 1Γ Αναλυτικό Προϋπολογισμό της δράσης/εκδήλωσης. ( νομίμως υπογεγραμμένο με σφραγίδα από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα ) ΠΡΟΣΟΧΗ: ο προϋπολογισμός της εκδήλωσης/δράσης πρέπει να αναφέρει ρητά τα έσοδα και έξοδα (δαπάνες) αυτής. 2. Τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά του Ν. 4129/2013, άρθρο 41, όπως ισχύει, τόσο για κερδοσκοπικούς όσο και για μη κερδοσκοπικούς φορείς, όπως κάθε φορά ισχύει. 3. Ανάρτηση απολογιστικών στοιχείων δαπανών, σύμφωνα με το Ν. 4305/14, άρθρο 16 από Μη Κερδοσκοπικούς Φορείς. Ο φορέας πρέπει να καταθέσει με την υποβολή του αιτήματος και αντίγραφο των αναρτημένων δαπανών του από τον πίνακα του Μητρώου Επιχορηγούμενων Φορέων, ως αυτά αναγράφονται αναλυτικά στις διατάξεις του εν λόγω άρθρου. 4. Στοιχεία σχετικά με την διοργάνωση / δράση / εκδήλωση/ επικοινωνιακό πλάνο της ενέργειας. Β. ΣΤΑΔΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Κατόπιν της αξιολόγησης του αιτήματος από την αρμόδια Διεύθυνση Ε.Ο.Τ. και την έκδοση σχετικής απόφασης από το αρμόδιο όργανο περί συμμετοχής του Ε.Ο.Τ. στην δράση, ο φορέας πρέπει να καταθέσει (σε κάθε περίπτωση πριν την υλοποίηση της δράσης): 1. Πράξη αποδοχής της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ από το Δ.Σ. του φορέα. Στην περίπτωση μη ύπαρξης Δ.Σ. στον φορέα, θα πρέπει να υποβληθεί Έγγραφη Βεβαίωση περί αποδοχής της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ, υπογεγραμμένη από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του φορέα, όπως ορίζεται στο Καταστατικό του. Στο πλαίσιο εξέτασης της οικονομικής συμμετοχής, το σύνολο των απαιτούμενων δικαιολογητικών θα πρέπει να υποβάλλονται στον ΕΟΤ τουλάχιστον ένα μήνα πριν την έναρξη της δράσης, ώστε να υπάρχει ο απαιτούμενος χρόνος αξιολόγησης του αιτήματος και τήρησης των διοικητικών διαδικασιών. Γ. ΣΤΑΔΙΟ ΑΠΟΠΛΗΡΩΜΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Ε.Ο.Τ. 1. Τιμολόγιο ποσού της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., όπως αυτό ορίζεται στην απόφαση ΕΟΤ. Το τιμολόγιο θα αποστέλλεται μαζί με τα σύνολο των δικαιολογητικών και παραστατικών που είναι απαραίτητα για την αποπληρωμή της δαπάνης. 2. Αναλυτικό απολογισμό της δράσης και των δαπανών αυτής. (νομίμως υπογεγραμμένο με σφραγίδα από τον νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα ).Προσοχή : Ο απολογισμός της δράσης πρέπει να αναφέρει ρητά τα έσοδα και τα έξοδα (δαπάνες) 3. Αναλυτικό Ειδικό Απολογισμό οικ. συμμετοχής ΕΟΤ με επισυναπτόμενα αντίγραφα των τιμολογίων εξοφλημένα (δηλ. τι πληρώθηκε με το ποσό του Ε.Ο.Τ.), νομίμως υπογεγραμμένο με σφραγίδα από τον νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα. 6

7 4. Συμβάσεις συνεργατών: ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ τις τυχόν σχετικές Συμβάσεις ή ιδιωτικά συμφωνητικά που έχει συνάψει με συνεργάτες του που αφορούν στην υλοποίηση της διοργάνωσης. 5. Επιστολή ή έγγραφο περί άλλων χορηγών χορηγίες από φορείς Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρειες, Δήμοι. 6. Φορολογική Ενημερότητα, όπου απαιτείται. Κατά την εκταμίευση της δαπάνης θα προσκομίζεται από τον φορέα φορολογική ενημερότητα σε ισχύ ισχύ 7. Ασφαλιστική Ενημερότητα, όπου απαιτείται Κατά την εκταμίευση της δαπάνης θα προσκομίζεται από τον φορέα φορολογική ενημερότητα σε ισχύ ισχύ 8. Φωτοαντίγραφο λογαριασμού Τραπέζης του φορέα, στο οποίο θα φαίνονται ευκρινώς η Τράπεζα, ο αριθμός λογαριασμού και το ΙΒΑΝ 9. Όλα τα αποδεικτικά τήρησης των αντισταθμιστικών παροχών για τον ΕΟΤ όπως αυτά έχουν αναφερθεί στην εγκριτική απόφαση ΕΟΤ. ΕΠΕΞΗΓΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΠΙΝΑΚΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ: Α. ΣΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΕΟΤ ΣΕ ΔΡΑΣΗ ΤΡΙΤΩΝ: 1. Αίτημα οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ σε δράση/εκδήλωση, πρωτότυπα υπογεγραμμένο και με σφραγίδα, από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα, όπως αυτός ορίζεται στο Καταστατικό αυτού ή στην Ιδρυτική του Πράξη. Το αίτημα θα πρέπει να συνοδεύεται από τα παρακάτω: Α. Καταστατικό του φορέα με όλες τις τροποποιήσεις αυτού. Β. Πιστοποιητικό του Πρωτοδικείου ή ΓΕΜΗ στο οποίο θα αποτυπώνονται όλες οι τροποποιήσεις του Καταστατικού του φορέα καθώς και οι νόμιμοι εκπρόσωποι αυτού. Στην περίπτωση ύπαρξης Πληρεξούσιου περί ορισμού προσώπου που θα ενεργήσει εκ μέρους του φορέα για την κατάθεση αιτήματος, δικαιολογητικών, επικοινωνίας με τρίτους, κλπ. και αν το αναφερόμενο Πληρεξούσιο έχει συνταχθεί σε παλαιότερο χρόνο (π.χ. δύο έτη πριν) τότε θα πρέπει να φέρει σφραγίδα συμβολαιογράφου που θα βεβαιώνει ότι δεν έχει ανακληθεί και ισχύει.. Όταν στο καταστατικό αναφέρεται η συμμετοχή ξένης εταιρείας με ποσοστό πάνω από 50% θα προσκομίζονται νομιμοποιητικά στοιχεία της ξένης εταιρείας. Γ. Πράξη Δ.Σ. του φορέα συγκρότησης σε σώμα / ανάδειξης Διοικητικού Συμβουλίου Δ. Αναλυτικό Προϋπολογισμό της δράσης/εκδήλωσης με έξοδα και έσοδα. Ο αναλυτικός οικονομικός προϋπολογισμός της διοργάνωσης θα πρέπει να είναι ρεαλιστικός, να αποτυπώνει με σαφήνεια τις δαπάνες που θα απαιτηθούν για την δράση /εκδήλωση ανά κατηγορία και να είναι υπογεγραμμένος από το Νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα (σύμφωνα με το Καταστατικό του) και με σφραγίδα του φορέα. Στην περίπτωση που στην δράση /ενέργεια υπάρχουν συνδιοργανωτές, ένας ή περισσότεροι τότε θα πρέπει να κατατεθεί στον ΕΟΤ το σχετικό Ιδιωτικό Συμφωνητικό ή η Σύμβαση (ή Ιδιωτικά Συμφωνητικά ή Συμβάσεις), στην οποία θα αποτυπώνεται τι αναλαμβάνει όσον αφορά στο οικονομικό κόστος, ο κάθε διοργανωτής. Σε περίπτωση που ο φορέας υποστηρίζει με δικά του έξοδα μόνο τη δράση πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα βεβαιώνεται ρητά ότι ο φορέας διοργάνωσης αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου το κόστος διοργάνωσης της δράσης/εκδήλωσης. 2. Τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά του Ν. 4129/2013, άρθρο 41, όπως ισχύει, τόσο για κερδοσκοπικούς όσο και για μη κερδοσκοπικούς φορείς. Στο Ν. 4129/ , άρθρο 41 «Έλεγχος επιχορηγήσεων χρηματοδοτήσεων», παρ. 3, όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 2 του άρθρου 29 του Ν. 4223/2013 (ΦΕΚ 287/Α/ και ισχύει σήμερα, ορίζεται ότι: «Κάθε έτος οι φορείς που επιχορηγούνται ή και χρηματοδοτούνται από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης υποχρεούνται να υποβάλουν στους φορείς από τους οποίους εποπτεύονται, καθώς και στους φορείς επιχορήγησης ή και χρηματοδότησης, εφόσον αυτοί δεν ταυτίζονται και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, με το πέρας διμήνου από τη λήξη του οικονομικού έτους, απολογισμό της συνολικής οικονομικής τους δραστηριότητας και 7

8 ξεχωριστό απολογισμό της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης που έλαβαν και είναι μικρότερη του 100% των συνολικών χρηματικών ποσών που διαχειρίστηκαν. Με τα ανωτέρω υποχρεούνται να συνυποβάλουν και τον προϋπολογισμό τους για το επόμενο έτος». Κατόπιν των ανωτέρω: Με διαβιβαστική επιστολή ή έγγραφό του, ο φορέας που αιτείται την οικονομική συμμετοχή του ΕΟΤ σε δράση του, θα πρέπει να καταθέσει στο Ελεγκτικό Συνέδριο (8 η Υπηρεσία Ελεγκτικού Συνεδρίου) ή Περιφερειακή Υπηρεσία Ελεγκτικού Συνεδρίου, τα ακόλουθα: 1. Αίτημα αναλυτικού οικονομικού απολογισμού προηγούμενου έτους, που θα αφορά στην συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα. 2. Αίτημα αναλυτικού οικονομικού προϋπολογισμού τρέχοντος έτους, που θα αφορά στη συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα. Στην περίπτωση που ο φορέας έχει επιχορηγηθεί από φορέα Γενικής Κυβέρνησης κατά το προηγούμενο έτος, θα πρέπει να κατατεθεί στο Ελεγκτικό Συνέδριο επιπλέον ξεχωριστός απολογισμός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης που έλαβαν και είναι μικρότερη του 100% των συνολικών χρηματικών ποσών που διαχειρίστηκαν. 3. Αντίγραφα των ανωτέρω δικαιολογητικών που θα κατατεθούν στο Ελεγκτικό Συνέδριο (με εμφανή τον αριθμό εισερχομένου Πρωτοκόλλου Ελεγκτικού Συνεδρίου) θα κατατεθούν στον ΕΟΤ, προκειμένου να συνοδεύσει τον φάκελο του αιτήματος και την Έγγραφη Ενημέρωση για την οικονομική συμμετοχή ή μη του ΕΟΤ στη δράση του φορέα. ΦΟΡΕΙΣ ΠΟΥ ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΘΕΙ Στην περίπτωση που ο φορέας δεν έχει επιχορηγηθεί από φορέα Γενικής Κυβέρνησης κατά το προηγούμενο έτος, τότε θα πρέπει να καταθέσει πέραν των ανωτέρω 1 και 2 και Υπεύθυνη Δήλωση στον ΕΟΤ στην οποία θα δηλώνεται ρητά ότι κατά το προηγούμενο έτος ο φορέας δεν έχει επιχορηγηθεί για δράση του από φορέα Γενικής Κυβέρνησης. Σύμφωνα με τον ανωτέρω Νόμο: «Χωρίς την υποβολή από τους επιχορηγούμενους ή χρηματοδοτούμενους φορείς των στοιχείων που προβλέπονται στην παράγραφο 3, οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης δεν επιτρέπεται να προβαίνουν σε καμία απολύτως επιχορήγηση ή και χρηματοδότηση των φορέων αυτών. Κάθε επιχορήγηση ή χρηματοδότηση που δίνεται από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης χωρίς να συντρέχουν οι προϋποθέσεις της παραγράφου 3 είναι μη νόμιμη και καταλογίζεται από το Ελεγκτικό Συνέδριο σύμφωνα με τις διατάξεις που το διέπουν». 3. Ανάρτηση απολογιστικών στοιχείων δαπανών, σύμφωνα με το Ν. 4305/14, άρθρο 16 από μη Κερδοσκοπικούς Φορείς. Αναλυτικότερα: Επιπλέον για τους Μη Κερδοσκοπικούς Φορείς, πέραν των δικαιολογητικών του ν.4129/2013, σύμφωνα με το Ν. 4305/14, άρθρο 16 με τον οποίο στο Ν. 3861/2010 προστίθεται το άρθρο 10Β «Ενίσχυση της διαφάνειας στις δαπάνες επιχορηγούμενων φορέων» ορίζεται ότι: «Αστικές Μη Κερδοσκοπικές Εταιρείες, Σωματεία, Ιδρύματα, Κοινωνικές Συνεταιριστικές Επιχειρήσεις και λοιποί μη κερδοσκοπικοί φορείς που επιχορηγούνται καθ οιονδήποτε τρόπο από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης, κατά την παρ.2 του άρθρου 1Β του Ν.2362/1995, με ποσό άνω των τριών χιλιάδων (3.000) ευρώ συνολικά ετησίως, δημοσιεύουν στην ιστοσελίδα του προγράμματος Διαύγεια απολογιστικά στοιχεία δαπανών όπου αναφέρονται τα νόμιμα παραστατικά που αφορούν στο ποσό της επιχορήγησης, με ιδιαίτερη αναφορά του εκδότη και του λήπτη του παραστατικού, καθώς και του αντικειμένου και του ύψους της συναλλαγής. Η παράλειψη της δημοσίευσης των ανωτέρω καταστάσεων συνεπάγεται τον αποκλεισμό των υπόχρεων φορέων από παντός είδους περαιτέρω επιχορήγηση ή χρηματοδότηση από φορείς του προηγούμενου εδαφίου. Με απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης καθορίζεται η διαδικασία πρόσβασης και καταχώρησης στοιχείων στο ηλεκτρονικό σύστημα του «Προγράμματος Διαύγεια» καθώς και κάθε άλλη αναγκαία διαδικαστική και τεχνική λεπτομέρεια για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου». Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα δηλώνεται ρητά το ποσό με το οποίο έχει επιχορηγηθεί για δράση του από το έτος 2015 και μετά, με ποσό άνω των τριών χιλιάδων (3.000,00) ευρώ ετησίως, καθώς και από ποιους φορείς Γενικής Κυβέρνησης. Στην ίδια Υπεύθυνη Δήλωση θα βεβαιώνεται η ανάρτηση απολογιστικών στοιχείων δαπανών με αναφορά των νόμιμων παραστατικών, του αντικειμένου και 8

9 του ύψους της συναλλαγής στο Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων του προγράμματος Διαύγεια. Κατά την υποβολή του αιτήματος και εφόσον ο φορέας έχει επιχορηγηθεί από φορέα Γενικής Κυβέρνησης οφείλει να υποβάλλει και αντίγραφο των αναρτημένων δαπανών του από το Μητρώο Επιχορηγούμενων φορέων. Ο Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού θα ελέγξει το Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων σύμφωνα με την Υπεύθυνη Δήλωση του Φορέα και τα επισυναπτόμενα αντίγραφα προκειμένου να διαπιστώσει την ακρίβεια των στοιχείων. Στην περίπτωση που ο φορέας που υπάγεται στις διατάξεις του Ν.4305/2014 δεν έχει επιχορηγηθεί καθ οιονδήποτε τρόπο από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης, θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ Υπεύθυνη Δήλωση, υπογεγραμμένη από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα προς τρίτους, στην οποία θα βεβαιώνει τα ανωτέρω. Επισήμανση 1 η : Η κατάθεση που αφορά στα ανωτέρω είναι υποχρεωτική προκειμένου να εξεταστεί το αίτημα του φορέα διοργανωτή. Χωρίς την κατάθεση των ανωτέρω δεν είναι δυνατή η περαιτέρω αξιολόγηση του αιτήματος του φορέα. Επισήμανση 2 η : Όλες οι Υπεύθυνες Δηλώσεις θα πρέπει να είναι θεωρημένες για το γνήσιο της υπογραφής και υπογεγραμμένες από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του φορέα, σύμφωνα με το Καταστατικό του. Όλα τα ανωτέρω ισχύουν και στις περιπτώσεις αγοράς χορηγικού πακέτου (αγορά επικοινωνιακών οφελών). Επειδή όμως πρόκειται για αγορά /προμήθεια υπηρεσίας (οπότε εντάσσεται στις διατάξεις του ν. 4412/2016) πέραν της εγκριτικής απόφασης του Γενικού Γραμματέα ΕΟΤ υπογράφεται και σχετική σύμβαση μεταξύ ΕΟΤ και νόμιμου εκπροσώπου του φορέα, η οποία αναρτάται στο ΚΗΔΜΗΣ Β. ΣΤΑΔΙΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Εφόσον ο φορέας καταθέσει τα απαραίτητα δικαιολογητικά του σημείου Α, η αρμόδια Διεύθυνση (Δημοσίων Σχέσεων ) του Ε.Ο.Τ. θα προβεί στην αξιολόγηση του αιτήματος του φορέα και στην ενημέρωση της Διοίκησης καθώς και στην διαμόρφωση πρότασης. Μετά την σύμφωνη γνώμη του Διατάκτη, ο ΕΟΤ θα προχωρήσει στην έκδοση σχετικής απόφασης ανάληψης υποχρέωσης και δέσμευσης πίστωσης καθώς και έγκρισης οικονομικής συμμετοχής σε δράση τρίτων, στην οποία απόφαση θα ορίζονται αναλυτικά: το ποσό οικ. συμμετοχής για την κάλυψη μέρους εξόδων της διοργάνωσης που σε κάθε περίπτωση δεν θα πρέπει να ξεπερνά το προσήκον μέτρο καθώς και οι επιλέξιμες δαπάνες που την αφορούν, σύμφωνα με τον αναλυτικό προϋπολογισμό που έχει καταθέσει ο φορέας, ο δικαιούχος φορέας του ποσού, Ταχ/κη Δ/νση και ΑΦΜ οι αντισταθμιστικές παροχές για τον ΕΟΤ, τα ονόματα της τριμελούς επιτροπής πιστοποίησης καλής εκτέλεσης αντισταθμιστικών παροχών που θα υπογράψουν το σχετικό Πρακτικό. Κατόπιν της κοινοποίησης της σχετικής απόφασης ΕΟΤ στον φορέα διοργάνωσης και σε κάθε περίπτωση πριν την υλοποίηση της δράσης/εκδήλωσης, ο φορέας είναι υποχρεωμένος να καταθέσει στον Ε.Ο.Τ την Πράξη αποδοχής της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ από το Δ.Σ. του φορέα. Στην περίπτωση μη ύπαρξης Δ.Σ. στον φορέα, θα πρέπει να υποβληθεί Έγγραφη Βεβαίωση περί αποδοχής της οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ, υπογεγραμμένη από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του φορέα, όπως ορίζεται στο Καταστατικό του. Επισήμανση 1: Στην περίπτωση συνδιοργάνωσης της δράσης/εκδήλωσης από Ε.Ο.Τ. φορέα διοργάνωσης, θα πρέπει να συναφθεί Σύμβαση μεταξύ του Ε.Ο.Τ. και του φορέα διοργάνωσης, στην οποία θα αναφέρονται οι επιλέξιμες δαπάνες που θα καλύψει ο Ε.Ο.Τ. Επισήμανση 2: Στην περίπτωση που στον φορέα διοργάνωσης έχει αναθέσει την υλοποίηση της δράσης οποιοσδήποτε Δήμος (με σχετική απόφαση ανάθεσης και Σύμβαση του φορέα με τον Δήμο), προκειμένου ο φορέας να μπορεί να αιτηθεί οικονομικής συμμετοχής στον ΕΟΤ, στη παραπάνω αναφερόμενη δράση, θα πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι, στην περίπτωση που πραγματοποιηθούν επιπλέον δαπάνες, όσον αφορά στη δράση και δεν συμπεριλαμβάνονται στην ανωτέρω σύμβαση (επαρκώς αιτιολογημένη στο αίτημα του ή στην πρόταση της αρμόδιας Δ/νσης προς τον Γενικό 9

10 Γραμματέα π.χ. πρόκειται για δυναμική δράση που προσδίδει έμφαση στην προβολή θεματικού τουριστικού προϊόντος) ο φορέας μπορεί να αναζητήσει χορηγούς. Σε κάθε περίπτωση ο ΕΟΤ δεν δύναται να καλύψει δαπάνες που θα συμπεριλαμβάνονται στην ανάθεση του Δήμου. Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει μεταξύ άλλων και την Τεχνική Μελέτη του Δήμου, στην οποία θα αποτυπώνεται το προϋπολογιζόμενο ποσό για την ανάθεση της δράσης, προκειμένου να συναφθεί Σύμβαση μεταξύ του φορέα και του Δήμου. Ομοίως, ο ΕΟΤ δεν δύναται να καλύψει δαπάνες που θα καλύπτει οποιοσδήποτε άλλος φορέας Γεν. Κυβέρνησης ή Τοπικής Αυτοδιοίκησης ή Ιδιώτης (εταιρίες, κλπ.) στην περίπτωση που υπάρχουν κι άλλοι χορηγοί. Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος, ο ΕΟΤ δύναται να ζητήσει την κατάθεση οποιουδήποτε άλλου δικαιολογητικού που θα αφορά στη νομιμότητα, κανονικότητα και οικονομικότητα της υπό έγκριση δαπάνης Γ. ΣΤΑΔΙΟ ΑΠΟΠΛΗΡΩΜΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Ε.Ο.Τ. Μετά το πέρας της δράσης και για την αποπληρωμή του ποσού, ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει τα παρακάτω δικαιολογητικά: 1. Τιμολόγιο ποσού οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., όπως αυτό ορίζεται στην απόφαση ΕΟΤ. Θα εκδοθεί με τα εξής στοιχεία: ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ, Ν.Π.Δ.Δ. ΤΣΟΧΑ 7, ΑΘΗΝΑ ΑΦΜ Δ.Ο.Υ. ΨΥΧΙΚΟΥ Επί του τιμολογίου θα αναγράφεται ο α/α της ανάληψης υποχρέωσης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Το τιμολόγιο θα αποστέλλεται μαζί με το σύνολο των δικαιολογητικών και παραστατικών που απαιτούνται για την προώθηση του φακέλου στις Οικονομικές Υπηρεσίες του ΕΟΤ. 2. Αναλυτικό απολογισμό της δράσης των εσόδων και των δαπανών αυτής. Κατά την υποβολή του απολογισμού της δράσης, οι δαπάνες του φορέα θα αναγράφονται ξεχωριστά από τις απευθείας αναθέσεις φορέων Γενικής Κυβέρνησης, οι οποίες όμως θα υπολογίζονται στις γενικές δαπάνες που αφορούν στη δράση. Ο αναλυτικός απολογισμός δεν θα πρέπει να παρουσιάζει μεγάλη απόκλιση από τον προϋπολογισμό της δράσης που κατατέθηκε με το αίτημα του φορέα διοργάνωσης, ήτοι περίπου 20%. 3. Αναλυτικό Ειδικό Απολογισμό οικ. συμμετοχής ΕΟΤ (δηλ. τι πληρώθηκε με το ποσό του Ε.Ο.Τ.), ο οποίος θα συνοδεύεται από φωτοαντίγραφα των τιμολογίων που αφορούν σε αυτές τις δαπάνες, τα οποία θα πρέπει να είναι εξοφλημένα, προσκομίζοντας τις σχετικές αποδείξεις εξόφλησης ή ηλεκτρονικές πληρωμές, όπου είναι απαραίτητο. (Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει ως τιμολόγια: τιμολόγια και Δελτία Αποστολής ή Τιμολόγια Δελτία Αποστολής). Επίσης, ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα δηλώνεται ρητά ότι τα τιμολόγια του ειδικού απολογισμού δεν θα τα εισπράξει από οπουδήποτε αλλού και δεν θα τα παρουσιάσει σε άλλο φορέα Γενικής Κυβέρνησης. Απόκλιση δεν θα πρέπει να παρουσιάζουν, απολογιστικά, και οι δαπάνες που έχει επιλέξει να καλύψει ο ΕΟΤ, μέσω της οικονομικής του συμμετοχής (Σημείωση: τα στοιχεία των εν λόγω τιμολογίων είναι αυτά που θα πρέπει εκ μέρους του φορέα να αναρτηθούν στο Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων Διαύγεια, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο θεσμικό πλαίσιο της αναφερόμενης πλατφόρμας). 4. Πλην του ειδικού απολογισμού της δράσης, ο φορέας θα πρέπει να προσκομίζει και λοιπά φωτοαντίγραφα υποτιμολογίων (μη εξοφλημένων) της συνολικής δράσης, τουλάχιστον του 50-60% του συνολικού απολογισμού της ενέργειας. Επισήμανση: Η διαφορά /απόκλιση του συνολικού ποσού της δράσης δεν θα πρέπει να υπερβαίνει το 20% περίπου. Η διαφορά/απόκλιση των ποσών των δαπανών που έχει επιλέξει να καλύψει ο ΕΟΤ. Στην περίπτωση που η διαφορά προϋπολογισμού και απολογισμού της δαπάνης είναι μεγάλη, τότε θα πρέπει ο ΕΟΤ να προβεί σε μείωση της οικονομικής συμμετοχής και ο φορέας να πληρωθεί το ποσό που αναφέρεται ως εξοφλημένο, στο σχετικό τιμολόγιο. Πριν της απόφαση μείωσης της οικονομικής συμμετοχή ο φορέας θα ενημερώνεται και θα καταθέτει τις απόψεις του. Σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,το αρμόδιο για τον προληπτικό έλεγχο νομιμότητας των σχετικών δαπανών όργανο,πρέπει να έχει σε κάθε περίπτωση στη διάθεσή του τα έγγραφα στοιχεία και αποδεικτικά που θα του επιτρέψουν τον έλεγχο του σκοπού της επιχορήγησης προκειμένου να διαπιστωθεί αν αυτή καλύπτει θέματα που άπτονται του τομέα του τουρισμού καθώς και 10

11 τον έλεγχο της μη υπέρβασης του εύλογου δηλ. του αναγκαίου και επιβαλλόμενου από τις περιστάσεις μέτρου, στην οικονομική συμμετοχή αυτού. Παραδείγματα: Στην περίπτωση που ο ΕΟΤ καλύψει έξοδα δαπανών: Οπτικοακουστικός εξοπλισμός: στα δικαιολογητικά /αντίγραφα τιμολογίων, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται το τιμολόγιο δελτίο αποστολής των μεταφερόμενων ειδών ή/και τιμολόγιο ενοικίασης Διαμονή σε ξενοδοχεία: τα φωτοαντίγραφα τιμολογίων των ξενοδοχείων θα πρέπει να συνοδεύονται με κατάλογο ονομάτων που φιλοξενήθηκαν στα καταλύματα (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, χώρα). Επικοινωνιακό υλικό (τσάντες, αφίσες, μπάνερς, διαπιστεύσεις, κλπ.):στα δικαιολογητικά /αντίγραφα τιμολογίων, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται το τιμολόγιο δελτίο αποστολής Εστιατόρια / φιλοφρονήσεις: αντίγραφο τιμολογίου εξόφλησης εστιατορίου, στο οποίο θα επισυνάπτονται τα δελτία παραγγελίας (είναι οι αρχικές μηδενικές αποδείξεις παραγγελίας), καθώς και κατάλογος των συμμετεχόντων στο γεύμα ή δείπνο (όνομα, ιδιότητα, κλπ.) 5. Συμβάσεις συνεργατών: ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ τις τυχόν σχετικές Συμβάσεις που έχει συνάψει με συνεργάτες του που αφορούν στην υλοποίηση της διοργάνωσης (π.χ. σύμβαση μίσθωσης χώρου, ξενοδοχεία για την φιλοξενία των συμμετεχόντων, προσφορά γεύματος ή δείπνου, οπτικοακουστικό υλικό, δαπάνες για την επικοινωνία/προβολή της διοργάνωσης, λειτουργικά έξοδα, κλπ.). Στην περίπτωση που οι Συμβάσεις δεν έχουν συναφθεί στην ελληνική γλώσσα, θα πρέπει να κατατεθεί επίσημη μετάφραση (γίνονται δεκτές οι επίσημες μεταφράσεις με σφραγίδα εταιρίας μεταφραστών ή μεταφραστή). 6. Επιστολή ή έγγραφο περί άλλων χορηγών χορηγίες από φορείς Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρειες, Δήμοι: Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ εγγράφως, επιστολή (ή έγγραφο) στην οποία θα αναφέρεται αν υπάρχουν άλλοι χορηγοί που συμμετέχουν οικονομικά στην διοργάνωση/δράση/εκδήλωση. Στην περίπτωση που χορηγός είναι φορέας της Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρεια ή Δήμος, κλπ. τότε θα πρέπει να καταθέσει τις σχετικές αποφάσεις των φορέων Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρειας ή Δήμου, οι οποίες θα είναι αναρτημένες στη Διαύγεια καθώς και τις σχετικές Συμβάσεις που έχουν συναφθεί με τον φορέα. Επισημάνσεις: Στην περίπτωση που Δήμος είναι χορηγός στην εκδήλωση, ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει τις σχετικές αποφάσεις του Δήμου (αναρτημένες στην Διαύγεια) καθώς και την σχετική ανάθεση. Στην περίπτωση που ο Δήμος έχει αναθέσει στον φορέα που αιτείται οικονομική συμμετοχή του ΕΟΤ την διοργάνωση, στην Σύμβαση που θα έχει συναφθεί μεταξύ του Δήμου και του Φορέα, θα πρέπει να αναφέρεται ότι ο φορέας έχει το δικαίωμα να αιτηθεί χορηγίας σε άλλους φορείς για την κάλυψη δαπανών που δεν εντάσσονται στη Σύμβαση. Την απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου και τη Σύμβαση θα πρέπει να συνοδεύει η Τεχνική Μελέτη του Δήμου. 7. Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα, όπου απαιτείται. Κατά την εκταμίευση της δαπάνης θα προσκομίζεται από τον φορέα φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ 8. Φωτοαντίγραφο λογαριασμού Τραπέζης του φορέα, στο οποίο θα φαίνονται ευκρινώς η Τράπεζα, ο αριθμός λογαριασμού και το ΙΒΑΝ. 9. Όλα τα αποδεικτικά τήρησης των αντισταθμιστικών παροχών για τον ΕΟΤ, όπως αυτά ορίστηκαν στην σχετική απόφαση που έχει εκδοθεί από τον ΕΟΤ και έχει κοινοποιηθεί στον φορέα διοργάνωσης. Στην απόφαση της οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ ορίζεται τριμελής Επιτροπή πιστοποίησης και καλής εκτέλεσης των αντισταθμιστικών παροχών και εργασιών η οποία είτε μπορεί να παρίσταται κατά την διοργάνωση της ενέργειας, είτε Επιτροπή παραλαβής και πιστοποίησης των αντισταθμιστικών παροχών που υποχρεούται ο φορέας να προσκομίσει.η Επιτροπή συντάσσει σχετικό πρακτικό το οποίο υποβάλλει αρμοδίως και συνοδεύει το φάκελο της πληρωμής. Τα ανωτέρω δικαιολογητικά και παραστατικά είναι υποχρεωτικά. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Στο πλαίσιο ελέγχου του φακέλου από τις Οικονομικές Υπηρεσίες του ΕΟΤ για την αποπληρωμή της δαπάνης, δύναται να ζητηθούν επιπλέον δικαιολογητικά και παραστατικά. 11

12 ΓΕΝΙΚΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΦΟΡΕΩΝ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΑΝΤΙΣΤΑΘΜΙΣΤΙΚΩΝ ΠΑΡΟΧΩΝ Στο πλαίσιο της οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ σε κάθε δράση ή ενέργεια τρίτου, καθορίζονται τα παρακάτω κριτήρια/υποχρεώσεις που ο φορέας οφείλει να δηλώσει ότι δύναται να παρέχει στον ΕΟΤ, ανάλογα το είδος της δράσης ή του ύψους της οικονομικής συμμετοχής. Συγκεκριμένα : Ένθεση λογοτύπου ΕΟΤ στην έντυπη και ηλεκτρονική επικοινωνία της δράσης ενέργειας εφόσον δεν έχει δοθεί η αιγίδα του Οργανισμού στη δράση. Αν έχει δοθεί παράλληλα με το αίτημα της οικονομικής συμμετοχής και η αιγίδα, δε θα λαμβάνεται αυτό από μόνο του ως κριτήριο στην οικονομική συμμετοχή. Ένθεση internet banner στην επίσημη ιστοσελίδα του φορέα με υπερσύνδεση στην ιστοσελίδα Προβολή του βίντεο του ΕΟΤ σε οθόνη κατά τη διάρκεια της δράσης( πριν την έναρξη ή στο τέλος της ενέργειας). Αναφορά της ευγενικής υποστήριξης του ΕΟΤ σε όλη την έντυπη και ηλεκτρονική επικοινωνία (να αποτυπώνεται ποια είναι αυτή) Φιλοξενία, διαμονή ή κάλυψη δαπάνης της μετάβασης των μελών της επιτροπής πιστοποίησης καλής εκτέλεσης των εργασιών της ενέργειας ανάλογα του ύψους της οικονομικής συμμετοχής και της σημαντικότητας της ενέργειας. Σε περίπτωση έκδοσης φυλλαδίου του φορέα για τη δράση, ένθεση διαφημιστικής καταχώρησης του ΕΟΤ ή χαιρετισμός του Γενικού Γραμματέα ΕΟΤ Αναφορά της ευγενικής υποστήριξης του ΕΟΤ σε news letters και δελτία τύπου Στις περιπτώσεις συνεδρίων, εκδηλώσεων ή λοιπών διοργανώσεων, διάθεση πλήρως εξοπλισμένου stand για την διανομή προωθητικού υλικού του ΕΟΤ και παρουσίαση από εκπρόσωπο του Οργανισμού του ελληνικού τουριστικού προϊόντος Παραχώρηση video στον ΕΟΤ από τις εκδηλώσεις της ενέργειας ελεύθερων συγγενικών και πνευματικών δικαιωμάτων για απεριόριστη χρήση και διάρκεια από τον ΕΟΤ Ο νόμιμος εκπρόσωπος του φορέα πρέπει να βεβαιώνει ότι ο φορέας διοργάνωσης δύναται να τηρήσει τις γενικές υποχρεωτικές ανταποδοτικές παροχές. ΕΠΙΠΛΕΟΝ : Σε συνεννόηση με τον διοργανωτή/φορέα είναι αποδεκτό κάθε άλλο κριτήριο ή επικοινωνιακό όφελος που άπτεται των σκοπών του Οργανισμού και που μπορεί να συμβάλλει στην επικοινωνία και εξωστρέφεια της ενέργειας, με σκοπό την ανάδειξη του ελληνικού τουριστικού προϊόντος και την βελτίωση της εικόνας της Χώρας γενικότερα. 12

13 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ (Ε.Ο.Τ.) ΕΝΤΥΠΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΦΟΡΕΩΝ ΚΑΙ ΔΡΑΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΧΩΡΗΣΗ ΑΙΓΙΔΑΣ ΕΟΤ ΣΕ ΔΡΑΣΕΙΣ Όλα τα πεδία του εντύπου πρέπει να συμπληρωθούν Παρακαλούμε, πριν προβείτε στην συμπλήρωση του εντύπου, όπως διαβάσετε το θεσμικό πλαίσιο του Ελληνικού Οργανισμού Τουρισμού σχετικά με τους σκοπούς και την αποστολή του, καθώς και τις γενικές προϋποθέσεις παραχώρησης αιγίδας ΕΟΤ σε δράσεις τρίτων. Το Έντυπο θα πρέπει να απευθύνεται προς: ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΤΣΟΧΑ ΑΘΗΝΑ 1. ΓΡΑΦΕΙΟ ΓΕΝΙΚΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ ΕΟΤ, grammateia_genikou@gnto.gr fax: ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ, ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ: ( χειριστή) fax: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ 1. ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΦΟΡΕΑ 2. ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ ΦΟΡΕΑ (σύμφωνα με το Καταστατικό του ή την έναρξη επιτηδεύματος, κλπ.) 3. Ονοματεπώνυμο νόμιμου εκπροσώπου φορέα προς τρίτους 4. Ταχ. Διεύθυνση / Έδρα 5. Τηλέφωνο/α επικοινωνίας 6. φορέα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ/ΔΡΑΣΗ/ΕΚΔΗΛΩΣΗ 7. Τίτλος Δράσης/Εκδήλωσης 8. Περιγραφή Δράσης/Εκδήλωσης 9. Ημερομηνίες Δράσης/εκδήλωσης 10. ΤΟΠΟΣ ΔΡΑΣΗΣ/ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ 11. Επικοινωνιακό πλάνο της δράσης 12. Αναφέρετε αν η δράση/εκδήλωση έχει τεθεί υπό την αιγίδα άλλων φορέων 13. Παρουσία δημοσιογράφων από το εξωτερικό για την κάλυψη της δράσης/εκδήλωσης από ΜΜΕ Εξωτερικού 14. Αναφέρετε ποιο είναι το επικοινωνιακό υλικό της δράσης 15. Αναφέρετε την εναλλακτική μορφή τουρισμού με την οποία συνάδει η υπό πραγματοποίηση δράση/εκδήλωση 16. Αναφέρετε την ιστοσελίδα του φορέα διοργάνωσης ή την ιστοσελίδα της διοργάνωσης 17. Αναφέρετε το προφίλ ή τα προφίλ του φορέα διοργάνωσης ή της διοργάνωσης στα Μέσα Κοινωνικής Δικτύωσης (Facebook, Twitter, Instagram, κλπ.) καθώς και τον αριθμό ακολούθων σε κάθε ένα από αυτά με αναφορά στους ακόλουθους από το εξωτερικό. 18. Αναφέρετε ποιος είναι ο αναμενόμενος αριθμός συμμετεχόντων από το εξωτερικό (ανά χώρα προέλευσης) 19. Στην περίπτωση ύπαρξης συμμετεχόντων στην δράση/εκδήλωση από το εξωτερικό, παρακαλούμε αναφέρετε ποιοτικά στοιχεία (ηλικία, μορφωτικό επίπεδο, οικονομικό επίπεδο, είδος εναλλακτικής μορφής τουρισμού στην οποία κατατάσσονται, κλπ.) 13

14 Επωνυμία φορέα / Υπογραφή ΕΠΕΞΗΓΗΣΕΙΣ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΑΝΩΤΕΡΩ ΣΗΜΕΙΑ ΤΟΥ ΕΝΤΥΠΟΥ Σημείο 2: Ο φορέας υποχρεούται να αποστείλει συνημμένο στο παρόν έντυπο το Καταστατικό του ή την Ιδρυτική Πράξη, προκειμένου να διαπιστωθεί (στα αναφερόμενα περί του σκοπού του) ότι δύναται να διοργανωθεί η εκδήλωση για την οποία κατατίθεται αίτημα. Σημείο 11: Παρακαλούμε όπως αναφέρετε το επικοινωνιακό πλάνο της δράσης, δηλαδή με ποιο τρόπο επικοινωνείτε την διοργάνωση/δράση/εκδήλωση στο εξωτερικό με σκοπό την μεγαλύτερη δυνατή προσέλκυση των εν δυνάμει επισκεπτών του; Μέσω ποιων καναλιών επικοινωνίας και δικτύων σχέσεων (σε Μέσα Γενικού ή Ειδικού Τύπου, διαδικτυακά, blogs, εφημερίδες, περιοδικά, κλπ.) Σημείο 13: Παρακαλούμε όπως αναφέρετε αν θα παραστούν στη διοργάνωση/δράση/εκδήλωση δημοσιογράφοι από το εξωτερικό προκειμένου να καλύψουν την διοργάνωση; Ποιοι, από ποιες χώρες και από ποια Μέσα Μαζικής Επικοινωνίας; Σημείο 14: Παρακαλούμε αναφέρετε ποιο είναι το επικοινωνιακό υλικό της διοργάνωσης/δράσης/εκδήλωσης, όπως προσκλήσεις, Δελτία Τύπου, flyer, outdoor προβολή, επίσημο Πρόγραμμα, φάκελος διοργάνωσης προς τους συμμετέχοντες, roll up banners, καταχωρήσεις στον Τύπο, ιστοσελίδα διοργάνωσης κλπ. (παρακαλούμε αναφέρετε τόσο το hard copy επικοινωνιακό υλικό, όσο και το ηλεκτρονικό). Σημείο 18 και σημείο 19: Παρακαλούμε όπως αναφέρετε τους συμμετέχοντες στη δράση από το εξωτερικό, όπως π.χ. α) στην περίπτωση αθλητικής διοργάνωσης, τον αριθμό συμμετεχόντων ερασιτεχνών ή επαγγελματιών αθλητών και τον αναμενόμενο αριθμό συνοδών αυτών, β) στην περίπτωση διοργάνωσης πολιτιστικής δράσης φεστιβάλ, κλπ. τον αριθμό ξένων συμμετεχόντων και τις ιδιότητες αυτών, κλπ. Επίσης, παρακαλούμε όπως αναφέρετε αν στη διοργάνωση θα συμμετέχουν άτομα υψηλού κύρους από το εξωτερικό (opinion leaders) οι οποίοι δύναται να συμβάλουν ως διαμορφωτές κοινής γνώμης με σκοπό την καλύτερη δυνατή προώθηση του ελληνικού τουριστικού προϊόντος. Παρακαλούμε όπως αποστείλετε το παρόν, συμπληρωμένο, στην ηλεκτρονική διεύθυνση του χειριστή που θα έχει επικοινωνήσει με τον φορέα σας. Σας ευχαριστούμε θερμά για την συμπλήρωση του παρόντος εντύπου. Θα επικοινωνήσουμε σύντομα μαζί σας. 14