ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ...23

Transcript

1 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1η ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΥΡΥΘΜΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΒΑΣΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΓΙΑ ΝΑ ΤΗΡΕΙΤΕ ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΟ ΤΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΤΟΥ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥ ΣΑΣ Προγραμματίστε την επιτυχία Πώς να δώσετε στον προϊστάμενό σας χρόνο να σκεφτεί και να εκφραστεί Πώς να προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας στο πρόγραμμα του προϊσταμένου σας Παροχή υποστήριξης για το σχεδιασμό των συναντήσεων Τήρηση πρακτικών Δημόσιες σχέσεις προϊσταμένου σας ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΝΩΤΕΡΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ Οργάνωση της διεκπεραίωσης των καθημερινών καθηκόντων Έγκαιρη διεκπεραίωση σημαντικών έργων Βασικός σκελετός για τη διαχείριση έργου Διαχείριση των πόρων και των πληροφοριών του γραφείου

2 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ Βελτίωση των επιδόσεών σας ΕΝΟΤΗΤΑ 2η ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΚΑΛΥΤΕΡΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΣΑΣ Μείωση του όγκου της αρχειοθετικής εργασίας Η ασυνέπεια προκαλεί σύγχυση Τα υπέρ και τα κατά των πιο δημοφιλών συστημάτων αρχειοθέτησης Διάταξη φακέλων κατ' αλφαβητική σειρά Τοποθέτηση φακέλων κατ' αριθμητική σειρά Δημιουργία ενός λειτουργικού συστήματος αρχειοθέτησης με τη βοήθεια αριθμών Χρήση της γεωγραφικής θέσης ως κριτήριο αρχειοθέτησης...85 Οργάνωση φακέλων κατά θέμα Επιλογή ενός συστήματος χρονολογικής αρχειοθέτησης Ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης Ηλεκτρονική Διαχείριση "Εγγράφων" (Document Management System) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΤΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ Μέθοδος επεξεργασίας των εγγράφων προς αρχειοθέτηση Πώς να διατηρείτε ακριβείς φακέλους και εύκολα προσπελάσιμους

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Αναζήτηση ενός ντοσιέ αρχειοθέτησης που λείπει Διαδικασίες παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου Χρησιμοποίηση πρωτοκόλλου Εκ νέου επισήμανση της ανάγκης για παρακολούθηση της πορείας των εγγράφων Δημιουργία του καλύτερου συστήματος για τις ανάγκες σας.108 Προσεκτική επιλογή αρχειοθηκών Παραγγελία υλικών αρχειοθέτησης που ταιριάζουν στις ανάγκες σας Εκκαθάριση αρχείου ΕΝΟΤΗΤΑ 3η ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΣΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΩΣ ΝΑ ΓΡΑΦΕΤΕ ΚΑΙ ΝΑ ΟΡΓΑΝΩΝΕΤΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ, ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ Α. ΣΗΜΕΙΩΜΑ Αποτελεσματικά σημειώματα: σύντομα, άτυπα και εύστοχα.118 Β. ΕΠΙΣΤΟΛΗ Τα βασικά στοιχεία-κλειδιά μιας καλογραμμένης επιστολής Επιστολές προς πελάτες Επιστολές προς προμηθευτές Γ. ΑΝΑΦΟΡΑ Σύνταξη και μορφοποίηση μιας επίσημης αναφοράς Βασικές ενότητες για τη σύνταξη μιας επίσημης αναφοράς..137 Δ. ΑΙΤΗΣΗ Τα βασικά στοιχεία μιας αίτησης

4 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Ε. ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ Μορφή της υπεύθυνης δήλωσης ΣΤ. ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ Χρήση της εξουσιοδότησης Δομή της εξουσιοδότησης Ζ. ΣΥΣΤΑΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Σύνταξη μιας συστατικής επιστολής ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΡΟΗΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Χειρισμός του εισερχόμενου υλικού Ενέργεια με δική σας πρωτοβουλία Εναλλακτικές λύσεις για τα εξερχόμενα: αποστολή μέσω φαξ και παράδοση μέσα σε 24 ώρες Αποστολή μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κατευθυντήριες γραμμές για το πώς να απαντάτε στο τηλέφωνο Συμβουλές για το πώς να αξιοποιείτε καλύτερα τον χρόνο που μιλάτε στο τηλέφωνο Τήρηση αρχείου τηλεφωνικών κλήσεων ΕΝΟΤΗΤΑ 4η: ΕΜΠΡΑΚΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΣΩΣΤΗΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΣΚΕΠΤΩΝ Χαιρετισμός και θέματα ασφαλείας Πώς να κάνετε επίσημες συστάσεις Τι να κάνετε με τους επισκέπτες που δεν έχουν κλείσει ραντεβού

5 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Προσεκτική αντιμετώπιση πελατών Δύο βασικές εξαιρέσεις στον κανόνα Προσφορά δώρων σε πελάτες "Πολιτισμικά" εύστοχη προσφορά δώρων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΚΑΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Απόκτηση διπλωματικών ικανοτήτων Ομαλή συνεργασία με περισσότερους από έναν προϊσταμένους Προσωπικές εξυπηρετήσεις του προϊσταμένου σας Αρμονική συνεργασία με τους συναδέλφους Αντιμετώπιση παραπόνων και εχθρικής στάσης Η "ευγενική" προσέγγιση σε μια διαφορά Περισσότερα στοιχεία για την αντιμετώπιση παραπόνων ΕΝΟΤΗΤΑ 5η: ΑΝΑΛΗΨΗ ΝΕΩΝ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ Παροχή βοήθειας σε θέματα μισθοδοσίας του γραφείου Παρακολούθηση των ωρών εργασίας των υπαλλήλων Καταγραφή των υπερωριών Επιμήκυνση ημερήσιου ωραρίου Πώς να εκτιμάτε την ανάγκη για υπερωριακή εργασία Τι να κάνετε όταν ένας υπάλληλος απουσιάσει από την εργασία του

6 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Πώς να προσαρμόσετε στα δεδομένα το έντυπο των δεδουλευμένων ωρών Καταγραφή των εξόδων ταξιδιού και των προκαταβολών Έλεγχος της ακρίβειας του λογαριασμού των τηλεφωνικών τελών Παρακολούθηση της χρήσης του τηλεφώνου από τους υπαλλήλους Διαχείριση του "μικρού ταμείου" Ισοσκελισμός των βιβλίων για τον προϋπολογισμό του τμήματός σας ΕΝΟΤΗΤΑ 6η: ΟΣΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ ΓΙΑ ΤΟΝ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 11 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ: ΠΩΣ ΝΑ ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΕΣΤΕ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΚΑΙ ΠΩΣ ΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΕΣΤΕ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΕΙΔΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Πώς να προσδιορίζετε τις ανάγκες σας Πώς να πετύχετε μέσω διαπραγμάτευσης την πιο συμφέρουσα συμφωνία Πώς να αξιοποιείτε στοιχεία από την πείρα σας Μία άλλη πλευρά της σχέσης ανάμεσα σε γραμματέα και προμηθευτή Αξιολόγηση προμηθευτών Πώς να φροντίζετε τα μηχανήματα γραφείου Διαχείριση αναλωσίμων ειδών για το γραφείο σας

7 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 12 ΠΩΣ ΝΑ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΕΤΕ ΤΗ ΝΕΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Σταδιακή εφαρμογή των καινοτομιών Παραγωγή ή διαχείριση αλληλογραφίας Αποθήκευση του προσχεδίου εγγράφων Δημιουργία σελίδων-προτύπων για έγγραφα Επιλογές εξοπλισμού επεξεργασίας κειμένου Επιλογή μηχανημάτων επεξεργασίας κειμένου Πώς να επιλέξετε ένα πακέτο λογισμικού επεξεργασίας κειμένου.249 Περισσότερες λειτουργίες λογισμικού για επεξεργασία κειμένου.251 Υλικό υποστήριξης για προγράμματα λογισμικού Νέες επιλογές στην ηλεκτρονική επικοινωνία Τηλεφωνικά συστήματα κατά μέγεθος και ανάγκες Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως καινοτομικό εργαλείο γραφείου ΕΝΟΤΗΤΑ 7η: ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΓΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 13 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟΥ ΤΑΞΙΔΙΟΥ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΜΕΧΡΙ ΤΟ ΤΕΛΟΣ Αναζήτηση και χρήση βοήθειας από έμπειρα άτομα Προσδιορισμός των προτιμήσεων του προϊσταμένου σας Μάθετε με ποιο τρόπο θα ταξιδέψει ο προϊστάμενός σας Ρύθμιση των λεπτομερειών της διαμονής σε ξενοδοχείο Οργάνωση του δρομολογίου και βοηθητικό υλικό Πώς να εργάζεστε όσο θα απουσιάζει ο προϊστάμενός σας

8 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 14 ΣΩΣΤΟΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΣΥΣΚΕΨΕΩΝ Τα τέσσερα βήματα της επιτυχίας Χρονικός προσδιορισμός της σύσκεψης εργασίας Επιλογή της σωστής διαρρύθμισης της αίθουσας όπου θα γίνει η σύσκεψη Πώς να επιλέξετε το μέγεθος της αίθουσας ανάλογα με το σκοπό της σύσκεψης Πότε και πώς να χρησιμοποιείτε οπτικο-ακουστικά βοηθήματα Πώς κάνετε κράτηση ξενοδοχείου και συνεδριακού κέντρου.287 Ο ρόλος σας ως οικοδέσποινας της σύσκεψης ΕΝΟΤΗΤΑ 8η: ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΕΙΚΟΝΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 15 ΠΩΣ ΝΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΤΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΦΙΛ ΠΟΥ ΘΑ ΤΟ ΣΕΒΟΝΤΑΙ ΟΙ ΑΛΛΟΙ Πώς να ακούτε πιο αποτελεσματικά Πώς να αναθέτετε καθήκοντα με πιο αποτελεσματικό τρόπο.305 Πώς να αντιμετωπίζετε το στρες της εργασίας στο γραφείο..306 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΟΡΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΚΟΥΤΙΟΥ ΠΡΩΤΩΝ ΒΟΗΘΕΙΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙV: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ

9 ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Σχήμα 1: Ημερήσιο πρόγραμμα εργασιών Σχήμα 2: Πηγές πληροφοριών που δεν πρέπει να λείπουν από καμία γραμματέα Σχήμα 3: Δείγμα πρακτικών της Γενικής Συνέλευσης Ε.Π.Ε Σχήμα 4: Πίνακας εορτολογίου Σχήμα 5: Δείγμα του τρόπου με τον οποίο μια γραμματέας ιεραρχεί τις καθημερινές εργασίες Σχήμα 6: Ερωτηματολόγιο για τη σύνταξη μνημονίου διαδικασιών γραμματέως Σχήμα 7: Ερωτήματα που θα βοηθήσουν να δημιουργήσετε δικό σας σύστημα αυτοαξιολόγησης Σχήμα 8: Ερωτήματα για να αξιολογήσετε το σύστημα αρχειοθέτησης που ισχύει σήμερα Σχήμα 9: Πώς να δημιουργήσετε φακέλους κατά ηπείρους, κατά χώρες και κατά πόλεις Σχήμα 10: Δείγμα εντύπων απομάκρυνσης φακέλου και εγγράφου Σχήμα 11: Δείγμα σελίδας από πρωτόκολλο παρακολούθησης της πορείας εγγράφου Σχήμα 12: Δείγμα σημειώματος που διευκρινίζει την πολιτική ενός τμήματος Σχήμα 13: Δείγμα σημειώματος για την αναγγελία μιας επικείμενης συνάντησης Σχήμα 14: Υπόδειγμα επιστολής για πώληση προϊόντος ή υπηρεσίας Σχήμα 15: Υπόδειγμα επιστολής προς πελάτη με την οποία ζητείται εξόφληση χρέους

10 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Σχήμα 16: Υπόδειγμα επαγγελματικής απάντησης σε παράπονο που διατυπώθηκε από κάποιο πελάτη.130 Σχήμα 17: Δείγμα επιστολής προς προμηθευτή με την οποία ζητείται επιστροφή χρημάτων Σχήμα 18: Δείγμα επιστολής για επίλυση προβλήματος καθυστέρησης στην παράδοση της παραγγελίας.132 Σχήμα 19: Δείγμα επιστολής με την οποία ζητούνται από πωλητή περισσότερες πληροφορίες Σχήμα 20: Δείγμα επιστολής για παραγγελία αναλωσίμων ειδών γραφείου Σχήμα 21: Γενικό υπόδειγμα επιστολής Σχήμα 22: Υπόδειγμα αίτησης Σχήμα 23: Υπόδειγμα υπεύθυνης δήλωσης Σχήμα 24: Υπόδειγμα εξουσιοδότησης Σχήμα 25: Υπόδειγμα συστατικής επιστολής Σχήμα 26: Υπόδειγμα πρωτοκόλλου Σχήμα 27: Δείγμα επιστολής με σημειωμένες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν Σχήμα 28: Δείγμα επιστολής με την οποία βεβαιώνεται η λήψη επιστολής πελάτη Σχήμα 29: Δείγμα φύλλου παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου μέσα στην επιχείρηση Σχήμα 30: Διαδρομή περιοδικού τύπου Σχήμα 31: Διαβιβαστική σελίδα φαξ Σχήμα 32: Μνημόνιο σημείων που πρέπει να προσέχετε όταν μιλάτε στο τηλέφωνο Σχήμα 33: Αρχείο τηλεφωνικών κλήσεων ρουτίνας Σχήμα 34: Έντυπο αρχείου τηλεφωνικών κλήσεων ιδιαίτερης σημαντικότητας

11 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σχήμα 35: Φύλλο πρωτοκόλλου υπεραστικών τηλεφωνικών κλήσεων Σχήμα 36: Έντυπο άδειας υπερωριών Σχήμα 37: Δείγμα υπηρεσιακού σημειώματος για την υπερωριακή απασχόληση Σχήμα 38: Μνημόνιο ενεργειών που πρέπει να κάνετε για την αντιμετώπιση παραπόνων Σχήμα 39: Δείγμα εβδομαδιαίας κατάστασης δεδουλευμένων ωρών εργασίας Σχήμα 40: Έντυπο αίτησης για χορήγηση προκαταβολής για έξοδα ταξιδιού Σχήμα 41: Έντυπο δήλωσης εξόδων ταξιδιού Σχήμα 42: Απόδειξη μικρού ταμείου Σχήμα 43: Έκθεση δαπάνης μικρού ταμείου Σχήμα 44: Λίστα ελέγχου προϋπολογισμού δαπανών γραφείου Σχήμα 45: Μητρώο μηχανημάτων γραφείου Σχήμα 46: Έντυπο διαρκούς απογραφής αναλωσίμων ειδών γραφείου Σχήμα 47: Ημερήσιο φύλλο κίνησης αλληλογραφίας Σχήμα 48: Σημεία άξια προσοχής στη χρήση και λειτουργία του Η/Υ Σχήμα 49: Μνημόνιο που δείχνει τις ταξιδιωτικές προτιμήσεις του προϊσταμένου σας Σχήμα 50: Δείγμα δρομολογίου του ταξιδιού Σχήμα 51: Δείγμα επιστολής που επιβεβαιώνει ένα επαγγελματικό ραντεβού Σχήμα 52: Δείγμα απαντητικής επιστολής προς πελάτη από μια γραμματέα Σχήμα 53: Δείγμα ατζέντας για συσκέψεις εργασίας

12 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Σχήμα 54: Δείγμα ατζέντας για σύσκεψη διάρκειας μιας ημέρας (ημερίδας) Σχήμα 55: Έντυπο που δείχνει τις δυνατότητες του ξενοδοχείου και του συνεδριακού κέντρου Σχήμα 56: Μνημόνιο ενεργειών που πρέπει να γίνονται ή να αποφεύγονται κατά το σχεδιασμό μιας σύσκεψης εργασίας Σχήμα 57: Υπόδειγμα ειδοποίησης αστυνομικών αρχών για άφιξη αντιπροσωπείας από το εξωτερικό Σχήμα 58: Τι περιμένει ένας μάνατζερ από μια καλή γραμματέα Σχήμα 59: Ενδεικτικές αγγελίες για τη θέση της γραμματέως Σχήμα 60: Συνήθεις αιτίες για εμφάνιση στρες στο γραφείο Σχήμα 61: Αξιολόγηση του προσωπικού σας στρες