WI-03-03/2 ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ. Σκοπός /Αντικείµενο

Transcript

1 Σκοπός /Αντικείµενο Η επιτυχής διεξαγωγή των τυπικών και πρακτικών ενεργειών, ως απαραίτητη προϋπόθεση για την συµµετοχή σε δηµόσιους διαγωνισµούς προµήθειας οργάνων και αναλωσίµων ειδών, τα οποία εµπορεύεται ή µπορεί να εµπορευτεί η εταιρεία. Επίσης, η διασφάλιση της συµµετοχής σε δηµόσιο διαγωνισµό µε προϊόντα κατάλληλων τεχνικών προδιαγραφών ως προς τη διακήρυξη του διαγωνισµού αλλά και των ανταγωνιστών. Είδη ιαγωνισµών Επίσηµοι ιαγωνισµοί - Κλειστοί ιαγωνισµοί - Ανοιχτοί ιαγωνισµοί Πρόχειροι ιαγωνισµοί - Με δηµοσίευση στον Τύπο - Χωρίς δηµοσίευση στον Τύπο Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος Προµήθειας Η αναλυτικότερη επεξήγηση των διαγωνισµών περιγράφεται στον Β τόµο ΙΑΡΚΗΣ ΚΩ ΙΚΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΜΙΣΘΩΣΕΩΝ ΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ σύµφωνα µε το Προεδρικό ιάταγµα 394/96. Εφαρµογή Η οδηγία εφαρµόζεται στους δηµόσιους διαγωνισµούς των προϊόντων και υπηρεσιών τέτοιων τεχνικών προδιαγραφών, αντιστοίχων προς τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρίας. Αρµοδιότητες Η διεκπεραίωση της οδηγίας εργασίας, απαιτεί συντονισµένη συνεργασία των παρακάτω συνεργατών της εταιρείας: - ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών - Προϊστάµενοι Πωλήσεων - Υπεύθυνοι Προϊόντων - Πωλητές - Υπεύθυνοι Εξυπηρέτησης Πελατών - Γραµµατεία Τµήµατος Εξυπηρέτησης Πελατών ιαδικαστικές Ενέργειες 1. Παρακολούθηση ανακοινώσεων διαγωνισµού και συλλογή διακηρύξεων διαγωνισµού Η Γραµµατεία του Τµήµατος Εξυπηρέτησης Πελατών (η οποία θα περιγράφεται στο εξής ως Γραµµατεία) είναι υπεύθυνη για την παρακολούθηση των ανακοινώσεων διαγωνισµών του ηµοσίου. Οι πηγές, από τις οποίες αντλούνται οι σχετικές ανακοινώσεις, είναι: - ηµερήσιος τύπος - έρευνα στο ιαδίκτυο - αποδελτίωση βάσης δεδοµένων - άλλες πηγές, π.χ. Νοσοκοµεία, Επιµελητήρια κλπ. Σελ 1 Από 5

2 - Πληροφορίες από Πωλητές Τα σχετικά στοιχεία (αποκόµµατα εφηµερίδων, αποδελτιώσεις κλπ.) συλλέγονται από την Γραµµατεία και υποβάλλονται στη ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών σε καθηµερινή βάση προς επιλογή. Σε περίπτωση που από την ανακοίνωση δεν είναι σαφές το αντικείµενο του διαγωνισµού, οι Πωλητές ή η Γραµµατεία (η τελευταία τηλεφωνικά) ζητούν πληροφορίες από τον φορέα που διεξάγει τον διαγωνισµό. Η Γραµµατεία καταχωρεί στο CRM τα στοιχεία της κάθε ανακοίνωσης διαγωνισµού που επιλέχθηκε. Οι διακηρύξεις των διαγωνισµών, που σε πρώτη φάση εγκρίνουν η ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών και οι Προϊστάµενοι Πωλήσεων, συλλέγονται µε τους παρακάτω τρόπους: Στην περίπτωση που ο φορέας που εκδίδει τη ιακήρυξη βρίσκεται σε πόλη, όπου υπάρχει γραφείο της εταιρίας, οι Πωλητές καθώς και οι συνεργάτες που είναι αρµόδιοι για τις εξωτερικές εργασίες παραλαµβάνουν τα σχετικά τεύχη (τους γενικούς όρους και τις προδιαγραφές της διακήρυξης). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις η παραλαβή των διακηρύξεων αναλαµβάνεται από εταιρία Courier µετά από σχετικές οδηγίες. Στην περίπτωση που ο φορέας που εκδίδει τη ιακήρυξη βρίσκεται σε πόλη, όπου δεν υπάρχει γραφείο της εταιρίας, η Γραµµατεία διακανονίζει µε εταιρία Courier για την παραλαβή της διακήρυξης. 2. Επιλογή συµµετοχής σε διαγωνισµό Οι διακηρύξεις παραλαµβάνονται από τη Γραµµατεία, η οποία τις διαβιβάζει στους Υπεύθυνους Πωλητές ή τους Προϊσταµένους Πωλήσεων. Η απόφαση για τη συµµετοχή ή µη συµµετοχή στον διαγωνισµό λαµβάνεται από τους Προϊσταµένους Πωλήσεων, ενώ τα είδη προς προσφορά επιλέγονται από τους αρµόδιους Πωλητές σε συνεργασία µε τους Προϊσταµένους Πωλήσεων. Στη συνέχεια, οι Προϊστάµενοι Πωλήσεων µεταβιβάζουν τις διακηρύξεις µε τα σχετικά τους σχόλια στη ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών, η οποία, σε περίπτωση συµµετοχής, ενηµερώνει αντίστοιχα το CRM, καταχωρώντας ταυτόχρονα το όνοµα του Υπευθύνου Εξυπηρέτησης Πελατών που θα αναλάβει τον διαγωνισµό. Η ενηµέρωση του σχετικού αρχείου, το οποίο αποτελεί το χρονικό του διαγωνισµού, συνεχίζεται µέχρι και το στάδιο του τελικού αποτελέσµατος του κάθε ιαγωνισµού. Στη διακήρυξη αναγράφεται η ένδειξη ΝΑΙ. Σε περίπτωση µη συµµετοχής η ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών ενηµερώνει αντίστοιχα το CRM και αναγράφει επί της διακήρυξης την ένδειξη ΘΜ ( εν Θα λάβουµε Μέρος). 3. Σύνταξη επίσηµης προσφοράς Ο Υπεύθυνος Εξυπηρέτησης Πελατών φροντίζει για την σύνταξη της επίσηµης προσφοράς, λαµβάνοντας υπ όψιν το σύνολο των διαθέσιµων πληροφοριών και χρησιµοποιώντας τις βάσεις δεδοµένων της ΑΝΤΙΣΕΛ. Συνεργάζεται άµεσα µε τον αρµόδιο Πωλητή και τον αντίστοιχο Υπεύθυνο Προϊόντος. Στην προσφορά εκτός των άλλων πρέπει να αναφέρονται τα στοιχεία του αρµόδιου Πωλητή. O Υπεύθυνος Εξυπηρέτησης Πελατών σε συνεννόηση µε τον αρµόδιο Υπεύθυνο Προϊόντος ζητεί έγκαιρα από τον κατασκευαστικό οίκο την αποστολή όλων των απαραίτητων δικαιολογητικών, π.χ. ήλωση Αποδοχής, Declaration of Conformity και ότι άλλο απαιτείται. Επίσης κάνει τις απαραίτητες συνεννοήσεις µε τον κατασκευαστικό οίκο για τριτεγγύηση (αν απαιτείται). 4. Σύνταξη οικονοµικής προσφοράς Σελ 2 Από 5

3 Για την σύνταξη της οικονοµικής προσφοράς, η ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών εφαρµόζει κατά περίπτωση την πολιτική τιµών της εταιρίας που προσδιορίζεται από τη ιοίκηση της εταιρίας. Η Γραµµατεία ενηµερώνει τον Οικονοµικό ιευθυντή και τον ιευθύνοντα Σύµβουλο για τις εγγυητικές επιστολές προς έκδοση και λαµβάνει τη σχετική τους έγκριση µε την επιλογή της τράπεζας ή του φορέα που θα εκδώσει τις εγγυητικές επιστολές. Η επιλογή της τράπεζας που συµφέρει η έκδοση γίνεται σε συνάρτηση µε τις ισχύουσες συµβάσεις πιστοδότησης, την χρέωση και την πολιτική της εταιρίας σχέση µε την εκδότρια τράπεζα. Μετά την επιλογή η Γραµµατεία συντάσσει υπόδειγµα εγγυητικής επιστολής που αποστέλλεται στην εγκεκριµένη τράπεζα ή τον εγκεκριµένο φορέα, όταν ζητούνται ειδικοί όροι από την διακήρυξη. Το σώµα της εγγυητικής επιστολής κατατίθεται στο ιαγωνισµό και µία φωτοτυπία αυτού επισυνάπτεται στην προσφορά µαζί µε τα υπόλοιπα στοιχεία. Το αντίγραφο της τραπέζης αρχειοθετείται από το λογιστήριο στο σχετικό φάκελο όπου και παρακολουθείται. Επίσης η Γραµµατεία σε συνεργασία µε το Λογιστήριο φροντίζει για την συγκέντρωση όλων των άλλων απαραίτητων δικαιολογητικών συµµετοχής, όπως αυτά απαιτούνται από τους όρους της διακήρυξης. Από τους επιµέρους φακέλους κάθε δικαιολογητικού ταυτόχρονα παρακολουθούνται τα διαθέσιµα αντίγραφα και ζητούνται εγκαίρως να εκδίδονται νέα ώστε να µην παρουσιάζονται ελλείψεις. 5. Έγκριση και αποστολή προσφορών Μετά την σύνταξη του σχεδίου προσφοράς εκτυπώνεται πρόχειρο αντίγραφο, το οποίο ελέγχεται από την ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών. Μετά τις πιθανές τροποποιήσεις, τους τελικούς ελέγχους και την έγκριση από την ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών, εκτυπώνονται στα αναγκαία ακριβή αντίγραφα η τεχνική και η οικονοµική προσφορά. Μετά την υπογραφή της ιεύθυνσης Εξυπηρέτησης Πελατών τα φύλλα των προσφορών συγκεντρώνονται και σφραγίζονται σε φακέλους. Οι προσφορές αποστέλλονται µε εταιρεία Courier σε όλη την Ελλάδα, ενώ στις πόλεις όπου υπάρχουν γραφεία της ΑΝΤΙΣΕΛ συνήθως κατατίθενται ιδιοχείρως από τον αρµόδιο Πωλητή ή κατά εξαίρεση από συνεργάτη της εταιρίας που θα του ανατεθεί η κατάθεση όταν αυτό κριθεί σκόπιµο. Επίσης, όταν κρίνεται απαραίτητο η Γραµµατεία διακανονίζει την κατάθεση της προσφοράς µε εταιρεία Courier. Αν απαιτούνται δείγµατα, αυτά ετοιµάζονται και αποστέλλονται εγκαίρως µε εποπτεία του αρµόδιου Υπεύθυνου Εξυπηρέτησης Πελατών. Επίσης εκδίδεται ελτίο Αποστολής και επισυνάπτεται στο πακέτο της προσφοράς το έγγραφο κατάθεσης των δειγµάτων. 6. Αρχειοθέτηση Τελικά στο αρχείο προσφορών (επίσηµων ή πρόχειρων) αρχειοθετείται αντίγραφο της προσφοράς µε αριθµό πρωτοκόλλου µαζί µε την διακήρυξη, το χρονικό διαγωνισµού, αντίτυπα της εγγυητικής επιστολής καθώς και τα δικαιολογητικά ή άλλα σχετικά έγγραφα. Για λόγους ευκολίας κάποια επαναλαµβανόµενα δικαιολογητικά µπορεί να µην επισυνάπτονται. Ναι αλλά να έχουµε λίστα δικαιολογητικών µε υπογραφή από τον υπεύθυνο εξυπηρέτησης πελατών, και τον ιευθυντή εξυπηρέτησης πελατών που υπογράφει τον διαγωνισµό. 7. Παρακολούθηση της εξέλιξης του ιαγωνισµού Ο αρµόδιος Πωλητής φροντίζει σε τακτά χρονικά διαστήµατα να πληροφορείται µε επισκέψεις στις αρµόδιες επιτροπές και τµήµατα του φορέα (ή µετά από τηλεφωνική επικοινωνία) για την εξέλιξη του διαγωνισµού (follow up). Έτσι, είναι σε θέση να ανταποκριθεί κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης σε τυχόν ερωτήσεις, επεξηγήσεις κλπ. σχετικά µε το ιαγωνισµό, όταν αυτό κριθεί απαραίτητο, φροντίζοντας σε συνεργασία µε Σελ 3 Από 5

4 τον Υπεύθυνο Εξυπηρέτησης Πελατών να δοθούν στο φορέα τα διευκρινιστικά στοιχεία µέσα στις οριζόµενες προθεσµίες. Ο αρµόδιος Πωλητής φροντίζει από τη στιγµή της κατάθεσης της προσφοράς και καθ όλη την εξέλιξη του διαγωνισµού ελέγχει τις προσφορές των ανταγωνιστών. Ειδικότερα, ελέγχει την πληρότητα του ανταγωνισµού σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του ιαγωνισµού, δηλαδή εάν οι ανταγωνιστές κατέθεσαν ορθά τα τυπικά έντυπα που νοµιµοποιούν την αποδοχή τους από το φορέα που διεξάγει τον ιαγωνισµό. Ο έλεγχος γίνεται στα παρακάτω στοιχεία: Συµφωνία δικαιολογητικών (ο έλεγχος αυτού του στοιχείου γίνεται κατά τη διάρκεια της κατάθεσης προσφοράς και την αποσφράγιση των προσφορών) Τεχνικά χαρακτηριστικά (κατά το άνοιγµα των τεχνικών προσφορών ή όποτε κριθεί αναγκαίο από το φορέα που διενήργησε τον διαγωνισµό) Πίνακας βαθµολόγησης των τεχνικών προσφορών Οικονοµικά στοιχεία (κατά το άνοιγµα των οικονοµικών προσφορών ή όποτε κριθεί αναγκαίο από το φορέα που διενήργησε τον διαγωνισµό) Σε περίπτωση που ο αρµόδιος Πωλητής εντοπίζει µη πληρότητα από τον ανταγωνισµό υποβάλλει ένσταση µέσα στα χρονικά περιθώρια που ορίζονται από την ιακήρυξη σε συνεννόηση µε την ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών. Επίσης µε τα στοιχεία του ανταγωνισµού που συλλέγει ο αρµόδιος Πωλητής (ποιες εταιρίες προσέφεραν, επάρκεια των δικαιολογητικών από τους ανταγωνιστές, ποια είδη προσφέρθηκαν, τεχνικές προδιαγραφές κατασκευαστών έναντι των απαιτούµενων προδιαγραφών από το ιαγωνισµό, τι τιµές έχουν δοθεί κλπ), ενηµερώνει το αρχείο Ανταγωνισµός, που τηρείται ηλεκτρονικά. Τα στοιχεία από το φάκελο Ανταγωνισµός αξιοποιούνται στην αξιολόγηση της σύνταξης µελλοντικών προσφορών σε παρόµοιους διαγωνισµούς και προσφορές µετά από ζήτηση. Παράταση της ισχύος της προσφοράς διαγωνισµών Το αίτηµα για την παράταση της ισχύος της προσφοράς που έχει κατατεθεί σε κάποιο διαγωνισµό έρχεται στην εταιρεία εγγράφως µε FAX, , ή επιστολή από τον φορέα του ιαγωνισµού. Στην περίπτωση τηλεφωνικής ενηµέρωσης σηµειώνονται τα στοιχεία του ανθρώπου που µας πήρε τηλέφωνο, η ηµέρα και η ώρα της κλήσης. Όταν απαιτείται η επιβεβαίωση γίνεται µε fax, ή τηλεφωνικά από την ΑΝΤΙΣΕΛ. Το αίτηµα διαβιβάζεται στη ιεύθυνση Εξυπηρέτησης Πελατών, η οποία µετά από µελέτη κι εκτίµηση των στοιχείων του διαγωνισµού, παίρνει την τελική απόφαση για αποδοχή ή όχι. Σε κάθε περίπτωση συντάσσεται η απάντηση, η οποία αποστέλλεται µε FAX ή όπως ζητείται εγκαίρως στο φορέα του ιαγωνισµού. Το φωτοαντίγραφο της απάντησης επισυνάπτεται και αυτό στο αντίγραφο της προσφοράς. Μη Κατακύρωση ιαγωνισµού Σε περίπτωση µη κατακύρωσης του ιαγωνισµού, γίνεται από τους αρµόδιους συνεργάτες ανάλυση των λόγων απόρριψης, ώστε να αντλούνται συµπεράσµατα, τα οποία θα λαµβάνονται υπόψη σε µελλοντικές προσφορές. Η Γραµµατεία φροντίζει για την επιστροφή των εγγυητικών επιστολών στις τράπεζες το συντοµότερο δυνατό µε εταιρία Courier. Κατακύρωση ιαγωνισµού Σελ 4 Από 5

5 Σε περίπτωση κατακύρωσης διαγωνισµού, ο αρµόδιος Πωλητής, οι Υπεύθυνοι Εξυπηρέτησης Πελατών και η Γραµµατεία προετοιµάζονται για τη σύναψη της Σύµβασης. Σχετική µε το θέµα είναι η οδηγία εργασίας WI Σύναψη Συµβάσεων. ΕΝΤΥΠΑ / ΑΡΧΕΙΑ CRM Sales/Opportunities: Αντιστοιχεί στο έντυπο D Κατάσταση Ζήτησης και ιανοµής ιακηρύξεων / ιαγωνισµών CRM Sales/Opportunities: Αντιστοιχεί στο έντυπο D Χρονικό ιαγωνισµού Σελ 5 Από 5