Εσωτερικός Κανονισμός

Transcript

1

2 ΕΣΩΤΕΡΙΚOΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜOΣ EESTEC Τοπική Επιτροπή Αθήνας 5 η Αναθεώρηση 23 ης Σεπτεμβρίου 2016 Μετά το ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των μελών Αναθεωρημένα άρθρα: 6, 8.7, 9.6.9, , ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ Κουδιγκέλη Χριστιάνα Δημητρόπουλος Νίκος Παναγιωτακόπουλος Χρήστος Κατσούλας Τάσος Τσώλας Λεωνίδας 4 η Αναθεώρηση 13 ης Νοεμβρίου 2015 Μετά το ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των μελών Αναθεωρημένα άρθρα: Περιεχόμενα, 5, 9.2, 9.7, 9.8, 9.9 ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ Στρατήγης Χάρης Φερτάκης Κωνσταντίνος Τουρνή Μελίνα Τσεσμελή Κατερίνα Γαλανάκης Στάθης 3 η Αναθεώρηση 31 ης Οκτωβρίου 2014 Μετά το ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των μελών Αναθεωρημένα άρθρα: Περιεχόμενα, 2.1, 2.3, 2.4, 2.7, 3, 4, 6.1, 6.8, 6.9, 9.4, 9.5, 14.4 ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ Γκιόκα Γεωργία Γεωργόπουλος Μάρκος Γόντικα Μαρία Φερτάκης Κωνσταντίνος Τσεσμελή Κατερίνα Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 2 18

3 2 η Αναθεώρηση 2 ας Νοεμβρίου 2012 Μετά το ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των μελών Αναθεωρημένα άρθρα: 2.12, 3.1, 8.5, 8.6, , 11, , 12.4, ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ Παπαδόπουλος Θάνος Παπαϊωάννου Αντώνης Βουκελάτου Λιάνα Κωνσταντινίδης Χρήστος Ζανιάς Διονύσης 1 η Αναθεώρηση 26 ης Οκτωβρίου 2012 Μετά το ψήφισμα της Γενικής Συνέλευσης των μελών Αναθεωρημένα άρθρα: 1, 2.3, 6.4.2, 6.5, 7.1.6, 8.1, 8.6, 8.11, 8.12, 8.13, 8.14, 8.15, 8.16, 13.5, 13.6 ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ Παπαδόπουλος Θάνος Παπαϊωάννου Αντώνης Βουκελάτου Λιάνα Κωνσταντινίδης Χρήστος Ζανιάς Διονύσης Δημιουργήθηκε μετά το ψήφισμα της 7 ης Οκτωβρίου 2011 Από την Γενική Συνέλευση των μελών ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ (ΣΥΝΤΑΚΤΕΣ) Ντουσάκης Γιάννης Μαλαφέκας Μιχάλης Κωνσταντινίδης Χρήστος Βομβολάκης Μάνος Γκότσε Ίνα Καραϊλανίδης Φίλιππος Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 3 18

4 Πίνακας περιεχομένων 1. Ορισμός 2. Όραμα 3. Στόχοι 4. Εσωτερικός κανονισμός 5. Οργανόγραμμα 6. Μέλη 7. Γενική Συνέλευση των Μελών 8. Κανονισμός Εκλογών 9. Προεδρείο 9.5. Αρμοδιότητες και καθήκοντα Προέδρου 9.6. Αρμοδιότητες και καθήκοντα Ταμία 9.7. Αρμοδιότητες και καθήκοντα Contact Person & Administration (CP&A) 9.8. Αρμοδιότητες και καθήκοντα PR & Publications (PR&P) 9.9. Αρμοδιότητες και καθήκοντα Human Resources (HR) 10. Oversight Committee 11. Στρατηγικό σχέδιο (strategic plan) 12. Ετήσιο σχέδιο (annual plan) 13. Οικονομική λειτουργία της οργάνωσης Καθορισμός και Περιορισμός ευθύνης Τραπεζικοί Λογαριασμοί Λογαριασμός στο ΕΠΙΣΕΥ (Ερευνητικό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο Επικοινωνιών και Υπολογιστών) Κανονισμοί διαχείρισης χρημάτων 14. Τρόπος επιλογής υποψηφίων για συμμετοχή στα διεθνή event Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 4 18

5 1. Ορισμός Η EESTEC (Electrical Engineering STudents European association) Τοπική Επιτροπή (TE) Αθήνας είναι μηκυβερνητική, μη-κερδοσκοπική, μη-πολιτική πανευρωπαϊκή οργάνωση φοιτητών Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών. Η ΤΕ Αθήνας είναι μέλος του Ευρωπαϊκού οργανισμού EESTEC International. 2. Όραμα Το όραμα της EESTEC ΤΕ Αθήνας είναι να εξασφαλίσει τη δυνατότητα συνεργασίας μεταξύ όλων των φοιτητών Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών σε ολόκληρη την Ευρώπη με σκοπό να φτάσουν στο αποκορύφωμα της ακαδημαϊκής και κοινωνικής τους ζωής. 3. Στόχοι Πρωταρχικός στόχος της EESTEC ΤΕ Αθήνας είναι η βελτίωση της τεχνογνωσίας των φοιτητών και η προώθηση συνεργασίας και επικοινωνίας σε Ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο που επιτυγχάνεται μέσω σεμιναρίων και συναντήσεων εργασίας. Επιμέρους στόχοι της οργάνωσης είναι να: 3.1. Προωθεί τον εθελοντισμό Οργανώνει ακαδημαϊκές και ψυχαγωγικές εκδηλώσεις Λειτουργεί ως συνδετικός κρίκος μεταξύ των πανεπιστημίων και της αγοράς εργασίας Στηρίζει και προωθεί τις τεχνικές επιδόσεις, καθώς και βελτιώνει την εκπαίδευση των μελλοντικών επαγγελματιών μηχανικών Προωθεί την πολυμορφία μεταξύ των ευρωπαϊκών πολιτισμών Επιδιώκει να αυξήσει το ενδιαφέρον της κοινωνίας σχετικά με επιστήμες μηχανικού Υποστηρίζει και προωθεί το διεθνές συνεργατικό περιβάλλον Ενθαρρύνει προσωπικές στρατηγικές ανάπτυξης και αποσκοπεί στην επίτευξη υψηλών τεχνικών και κοινωνικών δεξιοτήτων Προωθεί το πνεύμα της ομάδας και την ομαδική εργασία Προωθεί το ηγετικό πνεύμα Προωθεί τη νεανική επιχειρηματικότητα Χτίζει συνεργασίες με οργανισμούς και φορείς με παρόμοια αποστολή και όραμα. 4. (ΕΚ) 4.1. Ο ΕΚ ρυθμίζει τη λειτουργία της οργάνωσης σε τοπικό και διεθνές επίπεδο Κάθε μέλος της Τοπικής Επιτροπής οφείλει να τηρεί όλα τα άρθρα που περιλαμβάνονται στο παρόν εγχειρίδιο. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 5 18

6 4.3. Ο ΕΚ μπορεί να τροποποιηθεί στο σύνολό του ή κατ άρθρο, μόνο από τη Γενική Συνέλευση και με πλειοψηφία 2/3 των παρευρισκομένων μελών Το λειτουργικό έτος EESTEC ξεκινάει την επόμενη μέρα από την εκλογή του εκάστοτε προεδρείου και λήγει με το πέρας της διαδικασίας εκλογών για την εκλογή του επόμενου. Δεν μπορεί να έχει διάρκεια μεγαλύτερη των 13 μηνών και μικρότερη των 9 μηνών. 5. Οργανόγραμμα Η τοπική επιτροπή είναι οργανωμένη όπως φαίνεται στο παρακάτω οργανόγραμμα. Γενική Συνέλευση των μελών Προεδρείο Oversight Committee Πρόεδρος Ταμίας Contact Person & Administration (CP&A) Public Relations & Publications (PR&P) Human Resources (HR) Fund Raising Team PR team Publications team IT team 6. Μέλη Τα μέλη της Τοπικής Επιτροπής διακρίνονται σε member και alumi member Οποιοδήποτε άτομο διαθέτει την φοιτητική ιδιότητα, προπτυχιακή ή μη, έχει τη δυνατότητα να κάνει ηλεκτρονική αίτηση member μέλους ανά πάσα στιγμή, συνοδευόμενη από τα στοιχεία του και μια σύντομη γραπτή δήλωση (motivational letter). Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 6 18

7 Κατόπιν της αίτησης το Προεδρείο έχει διάστημα 2 (δύο) εβδομάδων ώστε να αξιολογήσει την αίτηση βάσει της γραπτής δήλωσης και να εγκρίνει ή απορρίψει την αίτηση Σε περίπτωσης απόρριψης υπάρχει η δυνατότητα νέας αίτησης. Το Προεδρείο υποχρεούται να εξηγήσει τους λόγους απόρριψης στην επόμενη Γενική Συνέλευση. Σε περίπτωση δεύτερης συνεχόμενης απόρριψης της αίτησης για προαγωγή σε member ο εκάστοτε υποψήφιος διατηρεί το δικαίωμα να διεκδικήσει την προαγωγή του σε ψηφοφορία από την επόμενη Γενική Συνέλευση Εφόσον εγκριθεί η αίτηση, το Προεδρείο υποχρεούται να εκδώσει κάρτα member μέλους, τα έξοδα της οποίας επιβαρύνουν το member μέλος. Η κάρτα είναι έντυπη και έχει ισχύ 365 (τριακοσίων εξήντα πέντε) ημερών Κατόπιν αποδοχής της αίτησης, το member μέλος υποχρεούται να κάνει αίτηση μέλους στο eestec.net εντός 2 (δύο) εβδομάδων. Στο eestec.net θα έχουν δικαίωμα συμμετοχής μόνο τα members μέλη Οι ανανεώσεις γίνονται κατόπιν της λήξης της ισχύος της κάρτας member μέλους μέσω σχετικού αιτήματος του μέλους ως προς το Προεδρείο της Τοπικής Επιτροπής Η καταβολή του κόστους της κάρτας member μέλους γίνεται εφάπαξ. Σε περίπτωση απώλειας, το member μέλος οφείλει να καταβάλλει το αντίτιμο επανέκδοσης Σε περίπτωση παύσης της φοιτητικής ιδιότητας ή μη αίτησης ανανέωσης της κάρτας member μέλους, το μέλος ανάγεται σε alumni μέλος. Το Προεδρείο οφείλει να μεταφέρει το μέλος από τη λίστα member μελών στη λίστα alumni μελών Το Προεδρείο υποχρεούται να διατηρεί σε ενημερωμένο αρχείο λίστα member μελών και λίστα alumni μελών Τα member μέλη έχουν δικαίωμα ψήφου στις Γενικές Συνελεύσεις των Μελών, αίτησης υποψηφιότητας Οργανωτικών Επιτροπών στις δράσεις και στις εκλογές της Τοπικής Επιτροπής Αθήνας, καθώς και συμμετοχή σε διεθνείς δράσεις της EESTEC. 7. Γενική Συνέλευση των Μελών 7.1. Γενικά Η Γενική Συνέλευση των μελών είναι το ανώτατο όργανο της τοπικής επιτροπής της οργάνωσης Συγκαλείται τακτικά με πρωτοβουλία του προέδρου τουλάχιστον δύο φορές εντός του λειτουργικού έτους EESTEC. Μία θα αφορά στη διεξαγωγή εκλογών και η δεύτερη θα αφορά στην αξιολόγηση του προεδρείου στα μέσα της θητείας του Συγκαλείται έκτακτα σε περιπτώσεις που περιγράφονται στα διάφορα άρθρα του εσωτερικού κανονισμού Συμμετέχουν ισότιμα όλα τα μέλη που έχουν δικαίωμα ψήφου και οι αποφάσεις λαμβάνονται με ψηφοφορία, όπως αυτή ορίζεται στις εκάστοτε περιπτώσεις Η Γενική Συνέλευση θεωρείται έγκυρη όταν συμμετέχουν τουλάχιστον 15 member μέλη. Σε περίπτωση που δεν υπάρξει απαρτία, επαναπρογραμματίζεται η Γενική Συνέλευση με Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 7 18

8 ελάχιστο αριθμό συμμετοχών τα 10 member μέλη. Σε περίπτωση που και πάλι δεν υπάρξει απαρτία η Γενική συνέλευση επαναπρογραμματίζεται χωρίς ελάχιστο αριθμό μελών Πρόεδρος της Γενικής Συνέλευσης ορίζεται ο πρόεδρος της τοπικής επιτροπής. Σε περίπτωση απουσίας ή άρνησής του, ο πρόεδρος της Γενικής Συνέλευσης εκλέγεται επί τόπου από τα παρευρισκόμενα member μέλη με απόλυτη πλειοψηφία Αρμοδιότητες, καθήκοντα και ευθύνες 8. Κανονισμός Εκλογών Είναι αποκλειστικά υπεύθυνη για την εκλογή νέου προεδρείου τουλάχιστον μία φορά ανά λειτουργικό έτος EESTEC Είναι αποκλειστικά υπεύθυνη για την ψήφιση, τροποποίηση ή κατάργηση άρθρων του εσωτερικού κανονισμού, κατόπιν πρότασης των μελών Μπορεί, κατόπιν σχετικής ψηφοφορίας να προάγει σε members τα τυχόν junior members Λειτουργεί ελεγκτικά και εποπτικά στο προεδρείο Μπορεί ύστερα από σχετική ψηφοφορία και με πλειοψηφία 4/5 των παρευρισκομένων member μελών να απαλλάξει κάποιο μέλος προεδρείου από τα καθήκοντά του Δικαίωμα ψήφου και εκλογής έχουν μόνο τα member μέλη της οργάνωσης, όπως αυτά ορίζονται στην παράγραφο 6. Συγκεριμένα, έχουν τη δυνατότητα είτε να υπερψηφίσουν ακριβώς μία υποψηφιότητα ανά θέση, είτε να ψηφίσουν λευκό Κάθε μέλος μπορεί να θέσει υποψηφιότητα για περισσότερες από μία θέσεις προεδρείου αλλά να εκλεγεί μόνο σε μία Κάθε υποψήφιος για θέση προεδρείου πρέπει να είναι παρόν κατά τη διαδικασία των εκλογών. Κατ εξαίρεση μπορεί να επιτραπεί υποψηφιότητα μέλους που δεν είναι φυσικά παρόν στη διαδικασία, κατόπιν σχετικής απόφασης από τη Γενική Συνέλευση με πλειοψηφία 2/ Η εφορευτική επιτροπή αποτελείται από 3 άτομα και εκλέγεται από τη Γενική Συνέλευση με απόλυτη πλειοψηφία. Οφείλει μετά το πέρας της διαδικασίας να συντάξει τα πρακτικά των εκλογών Τα μέλη της εφορευτικής επιτροπής δεν έχουν δικαίωμα να θέσουν υποψηφιότητα για οποιαδήποτε θέση Υποψηφιότητες μπορούν να κατατεθούν στην εφορευτική επιτροπή το αργότερο πριν την ψηφοφορία για την εκάστοτε θέση Η σειρά που ψηφίζονται οι θέσεις του προεδρείου είναι: Πρόεδρος, Ταμίας, CP&A, PR&P, HR. Μετά την εκλογή του προεδρείου ψηφίζεται η Oversight Committee Η ψηφοφορία πραγματοποιείται για κάθε θέση ξεχωριστά και είναι μυστική Στην αρχή της εκλογικής διαδικασίας για κάθε θέση γίνεται μέτρηση των παρευρισκομένων μελών από την εφορευτική επιτροπή και καταγραφή του πλήθους του «εκλογικού σώματος». Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 8 18

9 8.10. Για την εκλογή σε κάθε θέση απαιτείται απόλυτη πλειοψηφία (50% + 1) επί των παρευρισκομένων μελών με δικαίωμα ψήφου στην αρχή της εκλογικής διαδικασίας για κάθε θέση Για κάθε θέση εκλέγεται ένα άτομο, εκτός της OC που μπορεί να αποτελείται από ομάδα μέχρι τριών ατόμων. Για την εκλογή της OC, οι υποψηφιότητες είναι ομαδικές, δηλαδή ψηφίζονται ως «συνδυασμοί», με τους κανόνες που ισχύουν και για τις υπόλοιπες θέσεις Σε περίπτωση που δεν προκύψει η απαιτούμενη πλειοψηφία πραγματοποιείται δεύτερος γύρος μεταξύ των δύο πρώτων σε ψήφους υποψηφίων. Σε περίπτωση ισοψηφίας στον πρώτο γύρο για τη δεύτερη θέση, ή 3 υποψηφίων ή περισσότερων για την πρώτη, στο δεύτερο γύρο προκρίνονται όλοι οι ισοψηφούντες υποψήφιοι Σε περίπτωση που δεν προκύψει αποτέλεσμα και στο δεύτερο γύρο, η ψηφοφορία επαναλαμβάνεται μεταξύ των πρώτων σε ψήφους υποψηφίων όπως αυτοί ορίζονται στην παράγραφο 8.10 και ισχύει σχετική πλειοψηφία. Στην περίπτωση που ο επικρατέστερος υποψήφιος συγκεντρώνει μικρότερο ή ίσο αριθμό ψήφων σε σχέση με τις λευκές ψήφους, δεν προκύπτει αποτέλεσμα Αν και μετά τον τρίτο γύρο δεν προκύψει αποτέλεσμα, συνεχίζεται η διαδικασία ψήφισης του υπόλοιπου προεδρείου και μεταξύ των μελών του νέου προεδρείου διενεργείται μυστική ψηφοφορία ανάμεσα στους ισοψηφούντες όπως αυτοί ορίζονται στην παράγραφο Στην ψηφοφορία αυτή συμμετέχει και η νέα OC, με μία ψήφο Αν για κάποια θέση προεδρείου υπάρχει μοναδικός υποψήφιος, μπορούν να πραγματοποιηθούν μέχρι δύο γύροι ψηφοφορίας. Σε περίπτωση που δεν εκλεγεί ο υποψήφιος, ακολουθείται η διαδικασία που περιγράφεται στην παράγραφο Αν για κάποια θέση προεδρείου δεν εκλεγεί κάποιος υποψήφιος, ο προκάτοχος της θέσης δεν απαλλάσσεται από τα καθήκοντά του Αν κάποιο μέλος του προεδρείου απαλλαχθεί ή παραιτηθεί από τα καθήκοντα του, ο πρόεδρος έχει υποχρέωση να κοινοποιήσει στα μέλη της οργάνωσης την ύπαρξη κενής θέσης και να συλλέξει τις υποψηφιότητες εντός 10 ημερών. Όταν κατατεθούν όλες οι υποψηφιότητες για την κενή θέση, διεξάγεται έκτακτη γενική συνέλευση με θέμα την εκλογή της συγκεκριμένης θέσης. 9. Προεδρείο 9.1. Το προεδρείο της οργάνωσης έχει θητεία ενός λειτουργικού έτους EESTEC και εκλέγεται από τη Γενική Συνέλευση σύμφωνα με τις διαδικασίες του άρθρου 8 περί κανονισμού εκλογών Οι θέσεις του προεδρείου είναι Πρόεδρος, Ταμίας, Contact Person & Administration (CP&A), Public Relations & Publications (PR&P), Human Resources (HR) Τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες κάθε θέσης ρυθμίζονται από τον εσωτερικό κανονισμό Το προεδρείο πρέπει να έχει λόγο στην επιλογή των οργανωτικών επιτροπών των επιμέρους δράσεων της Τ.Ε. Αρμοδιότητες και καθήκοντα Προέδρου: Συντονισμός της εσωτερικής λειτουργίας του προεδρείου Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 9 18

10 Ο πρόεδρος οφείλει να συγκαλεί τακτικές ή έκτακτες συνεδριάσεις με το υπόλοιπο προεδρείο Ο πρόεδρος ετοιμάζει την ατζέντα της κάθε συνεδρίασης προεδρείου Βρίσκεται σε επικοινωνία με κάθε μέλος του προεδρείου και λειτουργεί εποπτικά και ελεγκτικά σε κάθε δραστηριότητα ή πρόγραμμα που έχουν αναλάβει τα υπόλοιπα μέλη Καθορίζει τον τρόπο λήψης αποφάσεων στο προεδρείο, χωρίς όμως να παραβιάζει την αρχή της ισότιμης συμμετοχής κάθε μέλους του προεδρείου στην εν λόγω διαδικασία Διαμοιράζει τις διάφορες εργασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν, στις επιμέρους θέσεις Οφείλει να επιβλέπει τακτικά τα οικονομικά της οργάνωσης και να επεμβαίνει όπου προκύπτει ανάγκη Είναι υπεύθυνος για την συνάντηση με θέμα την αξιολόγηση της δουλειάς του κάθε μέλους, η οποία πρέπει να γίνεται τουλάχιστον δύο φορές κατά τη διάρκεια της θητείας του Οφείλει να ολοκληρώσει την διαδικασία Handover στο επόμενο προεδρείο Συντονισμός της λειτουργίας της τοπικής επιτροπής Ο πρόεδρος οφείλει να συγκαλέσει τουλάχιστον δύο Γενικές Συνελεύσεις κατά τη διάρκεια της θητείας του. Μία θα αφορά τη διεξαγωγή εκλογών και η δεύτερη θα αφορά την αξιολόγηση του προεδρείου στα μέσα της θητείας του Είναι συναποδέκτης οποιασδήποτε εξωτερικής επικοινωνίας με το προεδρείο. Οφείλει να εξασφαλίζει την ισότιμη συμμετοχή των μελών στις δραστηριότητες της οργάνωσης Αποτελεί εκπρόσωπο του προεδρείου σε οποιαδήποτε περίσταση Έχει υποχρέωση να επιβλέπει και να επιδιώκει την εφαρμογή του στρατηγικού σχεδίου Υποχρεώσεις σχετικά με την EESTEC International Ο πρόεδρος οφείλει να εκπροσωπεί την τοπική επιτροπή σε οποιαδήποτε καταστατική συνάντηση των μελών της EESTEC International. Αυτή τη στιγμή οι συναντήσεις αυτές είναι το EESTEC Autumn Congress και το EESTEC Spring Congress Έχει υποχρέωση να εκπροσωπεί την τοπική επιτροπή σε οποιαδήποτε διεθνή δραστηριότητα προώθησης διοργανώνεται από την EESTEC International (π.χ. Open Day, EduDay). Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 10 18

11 Κατ εξαίρεση, μετά από απόφαση προεδρείου μπορεί να οριστεί άλλος εκπρόσωπος για τις παραπάνω περιπτώσεις Έχει υποχρέωση να επιβλέπει και να επιδιώκει την εφαρμογή οποιουδήποτε κανόνα ή διάταξης που ορίζεται στα Rules of Procedure της EESTEC International Έχει υποχρέωση να ενημερώνει κάθε θέση προεδρείου σχετικά με τις αποφάσεις που λήφθηκαν μετά από κάθε διεθνή καταστατική συνάντηση. 9.6 Αρμοδιότητες και καθήκοντα Ταμία Είναι υπεύθυνος για την πληρωμή λειτουργικών εξόδων κατά τη διάρκεια της χρονιάς Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της οργάνωσης είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη της πληρωμής όλων των εξόδων καθώς και της συγκέντρωσης χρημάτων Οφείλει να συλλέγει τιμολόγια και παραστατικά και να διατηρεί σχετικό αρχείο Είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των χρημάτων της οργάνωσης στο ΕΠΙΣΕΥ με ό,τι αυτό συνεπάγεται: Επικοινωνία με τον υπεύθυνο καθηγητή, ανάληψη χρημάτων, συλλογή και κατάθεση τιμολογίων, κ.ά Οφείλει πριν από οποιαδήποτε δραστηριότητα να επιβλέπει το σχεδιασμό του προϋπολογισμού αυτής και να τον καταθέτει στο προεδρείο προς έγκριση Έχει υποχρέωση να τηρεί αρχείο καταγραφής όλων των εσόδων και εξόδων της οργάνωσης, το οποίο πρέπει να είναι διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή ηλεκτρονικά στο προεδρείο και να δημοσιεύεται σχετική αναφορά Είναι υπεύθυνος για το σχεδιασμό, την επίβλεψη και την υλοποίηση του Fund Raising plan για κάθε δραστηριότητα Οφείλει εντός 2 εβδομάδων από την εκλογή του να ανοίξει τραπεζικό λογαριασμό για το αποθεματικό της οργάνωσης, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 12.2, και να τον διατηρήσει καθ όλη τη διάρκεια της θητείας του. 9.7 Αρμοδιότητες και καθήκοντα Contact Person & Administration (CP&A) Υποχρεώσεις σε διεθνές επίπεδο : O CP είναι υπεύθυνος για να ενημερώνει την cp list σχετικά με αλλαγές που πραγματοποιούνται στη δομή του προεδρείου Ο CP είναι υπεύθυνος στο να ενημερώνει τις υπόλοιπες τοπικές επιτροπές (μέσω της cp list) σχετικά με διεθνείς δραστηριότητες που πρόκειται να διοργανωθούν από την τοπική επιτροπή Ο CP είναι υπεύθυνος για οποιαδήποτε επικοινωνία της τοπικής επιτροπής με άλλες τοπικές επιτροπές του δικτύου της EESTEC καθώς και με την EESTEC International, με τη σύμφωνη γνώμη του υπόλοιπου προεδρείου. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 11 18

12 Οφείλει να συντάσσει και να αποστείλει τα απαραίτητα έγγραφα που θα του ζητηθούν από άλλες τοπικές επιτροπές (συμφωνίες συνεργασίας, visa κ.ά) Προωθεί την διεθνή ηλεκτρονική αλληλογραφία στην τοπική επιτροπή ανάλογα με τις εκάστοτε οδηγίες Είναι υπεύθυνος για την επιτυχή ολοκλήρωση της συμπλήρωσης των half year status report,year status report κ.ά. της τοπικής επιτροπής Είναι υπεύθυνος για την παράδοση κειμένων/φωτογραφικού υλικού που θα ζητηθούν από την τοπική επιτροπή τα οποία πρόκειται να ενταχθούν στο Magazine και στο Yearbook Οφείλει να ενημερώνεται τακτικά για τυχόν αλλαγές στις οδηγίες που δίνονται στους CPs από την EESTEC International και να εφαρμόζει τους κανονισμούς που αναφέρονται στο έγγραφο CP Guide Υπεύθυνος για την διαχείρηση της σελίδας της Τοπικής Επιτροπής στο eestec.net Υποχρεώσεις σε Τοπικό Επίπεδο : Ενημερώνει τα μέλη της τοπικής επιτροπής σχετικά με τα event που γίνονται στο εξωτερικό Ενημερώνει τα μέλη της τοπικής επιτροπής σχετικά με τα διεθνή νέα (Newsletter, Magazine, Int.Board month report etc.) Ενημερώνει τα μέλη της τοπικής επιτροπής για τις αποφάσεις του προεδρείου Παρακολουθεί τις προθεσμίες των διαφόρων event του εξωτερικού και ενημερώνει το προεδρείο σχετικά με τους αιτούντες, ώστε να διεξαχθεί η διαδικασία επιλογής των τελικών συμμετεχόντων στο event από το προεδρείο Τηρεί αρχείο και ενημερώνει τακτικά την βάση δεδομένων με το ποιοι έχουν επιλεχτεί για ταξίδι, καθώς και την ημερομηνία του συγκεκριμένου event Υπεύθυνος για την τήρηση αρχείου με τις αιτήσεις χρηματοδότησης, συστατικές επιστολές και οποιωνδήποτε άλλων επισήμων εγγράφων της οργάνωσης. 9.8 Αρμοδιότητες και καθήκοντα Public Relations & Publications (PR&P) Υποχρεώσεις στον τομέα PR Προώθηση και διαφήμιση της οργάνωσης ή κάποιας εκδήλωσής της σε ΜΜΕ Διαχείριση των social networks και των λογαριασμών στο forum της σχολής Προγραμματισμός και προώθηση των training Επικοινωνία με εξωτερικούς φορείς, άλλες οργανώσεις και προώθηση της αμοιβαίας συνεργασίας. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 12 18

13 Σχεδιασμός της στρατηγικής PR πριν από κάθε εκδήλωση, σε συνεργασία με το αντίστοιχο υπεύθυνο μέλος της Υπεύθυνος για την τήρηση αρχείου πολυμέσων (φωτογραφίες, video) της Τοπικής Επιτροπής Υποχρεώσεις στον τομέα Publications Υπεύθυνος για τις έντυπες εκδόσεις (ενημερωτικό ή προωθητικό υλικό κ.ά.) της τοπικής επιτροπής τόσο σε επίπεδο σχεδίασης όσο και τελικής εκτύπωσης και υλοποίησης Υπεύθυνος για τη σχεδίαση ηλεκτρονικών πολυμέσων (φωτογραφίες, banner, video) Υπεύθυνος για την κατασκευή τακτικού newsletter με τα νέα της οργάνωσης σε έντυπη ή/και ηλεκτρονική μορφή. 9.6 Αρμοδιότητες και καθήκοντα Human Resources (HR) Σχεδιασμός εσωτερικών εκδηλώσεων καθώς και των motivational event σε τοπικό επίπεδο Διοργάνωση πάρτυ και άλλων κοινωνικών εκδηλώσεων Διαχείριση των λιστών αλληλογραφίας, και της βάσης δεδομένων των μελών Επικοινωνία με τα μέλη που επιλέχθηκαν να πάνε τα ταξίδι και ενημέρωσή τους σχετικά με την οργάνωση Επικοινωνία με τα μέλη που πήγαν πρόσφατα ταξίδι με σκοπό τη συλλογή φωτογραφιών ή μικρών κειμένων τα οποία θα χρησιμοποιηθούν στο newsletter Συλλογή φωτογραφιών από όλα τα event που διοργανώνει ή συμμετέχει η τοπική επιτροπή Κατά τη διάρκεια των διαφόρων εκδηλώσεων της ΤΕ Αθήνας είναι υπεύθυνος για τον καταμερισμό των εργασιών και το συντονισμό των μελών, σε συνεργασία με το προεδρείο Υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία των γραφείων της οργάνωσης Υπεύθυνος για τη διατήρηση των αρχείων Λίστα member και Λίστα alumni μελών Υπεύθυνος να ελέγχει πως τα μέλη τα οποία αιτούνται να εγγραφούν στο eestec.net φέρουν την ιδιότητα member ή alumni μέλους. Είναι, επίσης, υπεύθυνος να ελέγχει πως τα μέλη του eestec.net εξακολουθούν να είναι members μέλη και να ανανεώνει το πεδίο των alumni μελών. 10 Oversight Committee 10.1 Εκλέγεται ετησίως στη Γενική Συνέλευση, την ίδια μέρα με το προεδρείο Αποτελείται από 1-3 άτομα, τα οποία πρέπει να είναι member ή alumni member. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 13 18

14 10.3 Βασική αρμοδιότητα των μελών της είναι η συμμετοχή και παρακολούθηση της λίστας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του προεδρείου, όπου έχουν τη δυνατότητα να παρεμβαίνουν κατά βούληση, ωστόσο με αποκλειστικά συμβουλευτικό ρόλο. Δεν έχουν δικαίωμα ψήφου στις διαδικασίες απόφασης του προεδρείου Σε περίπτωση που η επιτροπή το κρίνει σκόπιμο, μπορεί να συγκαλέσει Έκτακτη Γενική Συνέλευση Στις διαδικασίες που όπως ορίζει ο κανονισμός - η Oversight Committee έχει δικαίωμα ψήφου (ή ψήφων), αποφασίζεται εσωτερικά πως θα χρησιμοποιηθούν οι ψήφοι και δεν είναι ατομικές 10.6 Μπορεί να καταθέσει στον πρόεδρο πρόταση απαλλαγής από τα καθήκοντα κάποιου μέλους του προεδρείου και ακολουθείται κανονικά η διαδικασία ψηφοφορίας που περιγράφεται παραπάνω Είναι υπεύθυνη για την τήρηση των άρθρων του εσωτερικού κανονισμού. 11 Στρατηγικό σχέδιο (strategic plan) 11.1 Το στρατηγικό σχέδιο πρέπει να είναι συμβατό με τον εσωτερικό κανονισμό Το προεδρείο της τοπικής επιτροπής οφείλει να τηρεί όλα τα άρθρα που περιλαμβάνονται στο στρατηγικό σχέδιο Το στρατηγικό σχέδιο μπορεί να τροποποιηθεί στο σύνολό του ή κατ άρθρο, μόνο από τη Γενική Συνέλευση των Μελών και με πλειοψηφία 2/3 των παρευρισκομένων μελών Το στρατηγικό σχέδιο, βάσει της χρονικής του διάρκειας, πρέπει να ανανεωθεί μόλις εκπνεύσει. Το προεδρείο είναι υπεύθυνο για την ανανέωση του στρατηγικού σχεδίου. Το προτεινόμενο νέο στρατηγικό σχέδιο πρέπει να υπερψηφιστεί στη Γενική Συνέλευση των Μελών με πλειοψηφία τουλάχιστον 2/3 των παρευρισκομένων μελών Το προεδρείο πρέπει να παρουσιάσει δύο φορές στη διάρκεια ενός λειτουργικού έτους EESTEC ενώπιον της Γενικής Συνέλευσης των μελών, με ποιους τρόπους εξασφαλίζει την εφαρμογή του στρατηγικού σχεδίου Το στρατηγικό σχέδιο λειτουργεί συμπληρωματικά με το άρθρο και έχει τη δυνατότητα να θέσει επιπλέον περιορισμούς. 12 Ετήσιο σχέδιο (annual plan) 12.1 To προεδρείο σε διάστημα ενός μήνα μετά την εκλογή του πρέπει να προγραμματίσει συνάντηση σχετικά με την οργάνωση του προγράμματος που θα ακολουθήσουν την επόμενη χρονιά, δηλαδή του ετήσιου σχεδίου Σ αυτήν την συνάντηση θα συμμετέχουν μόνο τα μέλη του προεδρείου και η Oversight Committee. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 14 18

15 12.3 Το προεδρείο θα καθορίσει από κοινού τις δραστηριότητες τους για την επόμενη χρονιά. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να περιέχονται: Ένα τουλάχιστον EESTEC event Δύο τουλάχιστον trainings Μία τουλάχιστον παρουσίαση για νέα μέλη Επισκέψεις σε χώρους εκπαιδευτικού και επαγγελματικού ενδιαφέροντος Κοινωνικές εκδηλώσεις Το ετήσιο σχέδιο πρέπει να είναι συμβατό με το στρατηγικό σχέδιο Όποιες αρμοδιότητες δεν περιλαμβάνονται στα άρθρα του εσωτερικού κανονισμού θα καθορίζονται για κάθε μέλος του προεδρείου στη συνάντηση αυτή Στο ετήσιο σχέδιο θα πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένα χρονικά όρια για την προετοιμασία και την διεξαγωγή των δραστηριοτήτων Αν το προεδρείο κρίνει απαραίτητο, για κάποιες δραστηριότητες θα σχηματιστεί ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για κάθε δραστηριότητα: Θα πρέπει να οριστεί το είδος της, οι αρμοδιότητες της και ο αριθμός των μελών της ώστε να είναι λειτουργική Την ομάδα αυτή θα συντονίζει ο βασικός υπεύθυνος που θα ορίζει το προεδρείο Ο υπεύθυνος και η ομάδα του θα είναι υπό την επίβλεψη του προεδρείου Οι αποφάσεις που θα ληφθούν θα καταγραφούν από τον P&A και θα αποτελούν το ετήσιο σχέδιο το οποίο θα είναι διαθέσιμο σε όλα τα μέλη της οργάνωσης σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. 13 Οικονομική λειτουργία της οργάνωσης 13.1 Καθορισμός και Περιορισμός ευθύνης Κύριος υπεύθυνος για τη διαχείριση των οικονομικών και λογιστικών θεμάτων της οργάνωσης είναι ο ταμίας Οι ενέργειες του ταμία πρέπει να εποπτεύονται τακτικά από τον πρόεδρο και την Oversight Committee, οι οποίοι κατά αυτήν την έννοια έχουν μερίδιο ευθύνης σχετικά με τη διαχείριση των οικονομικών Οι αποφάσεις για το πού, με ποιον τρόπο και πόσα χρήματα θα δαπανηθούν λαμβάνονται από ολόκληρο το προεδρείο χωρίς όμως να παραβιάζουν το άρθρο 13 στο σύνολό του Υπεύθυνοι για την οικονομική ευρωστία της οργάνωσης είναι εξίσου ο πρόεδρος και ο ταμίας. Επακόλουθο αυτού είναι ότι οι πρωτοβουλίες για Fund-Raising πρέπει κατά κύριο λόγο να προέρχονται από τους ανωτέρω Τραπεζικοί Λογαριασμοί Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 15 18

16 Η τοπική επιτροπή και επομένως το κάθε προεδρείο πρέπει να διαθέτει μόνο έναν τραπεζικό λογαριασμό, στον οποίο συνδικαιούχοι θα είναι ο πρόεδρος, ο ταμίας και ένα μέλος της Oversight Committee. Κύριος δικαιούχος πρέπει να είναι ο ταμίας Ο παραπάνω τραπεζικός λογαριασμός πρέπει να παρέχει υπηρεσίες ηλεκτρονικής τραπεζικής, για να διευκολύνεται ο έλεγχος από τους συνδικαιούχους Τα στοιχεία κίνησης του λογαριασμού πρέπει να είναι διαθέσιμα σε οποιοδήποτε μέλος προεδρείου ή ελεγκτικής επιτροπής το ζητήσει Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται επένδυση των χρημάτων του λογαριασμού σε τραπεζικές, χρηματιστηριακές ή άλλες επενδύσεις που επιφέρουν οποιοδήποτε ρίσκο Με ομόφωνη απόφαση προεδρείου μπορεί να επιτραπεί μέρος των ταμειακών διαθέσιμων της οργάνωσης να κατατεθεί σε λογαριασμό προθεσμίας μέχρι 6 μηνών, ο οποίος να έχει εγγυημένη απόδοση Τα σχετικά παραστατικά του λογαριασμού και των συναλλαγών, πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα από τον ταμία είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή Στην κίνηση λογαριασμού, κάθε ανάληψη πρέπει να συνοδεύεται από αντίστοιχη αιτιολόγηση Λογαριασμός στο ΕΠΙΣΕΥ (Ερευνητικό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο Επικοινωνιών και Υπολογιστών) Η τοπική επιτροπή είναι καταχωρημένη ως υπ αριθμόν 62/582 πρόγραμμα του ΕΠΙΣΕΥ με τον τίτλο Υποστήριξη δραστηριοτήτων EESTEC LC Athens, του οποίου υπεύθυνος αυτή τη στιγμή είναι ο καθηγητής κος Ιωάννης Ψαρράς Τα χρήματα στο λογαριασμό του προγράμματος, θεωρούνται άμεσα διαθέσιμα και συνυπολογίζονται με αυτά του τραπεζικού λογαριασμού Προκειμένου να πραγματοποιηθεί ανάληψη από το συγκεκριμένο λογαριασμό, είναι απαραίτητη η προσκόμιση τιμολογίων από σχετικές με τη δραστηριότητα δαπάνες Ο ταμίας είναι υπεύθυνος να κρατάει αντίγραφα (έντυπα ή ηλεκτρονικά) όλων των τιμολογίων που εκδίδει ή παραλαμβάνει το ΕΠΙΣΕΥ για το πρόγραμμά μας για τουλάχιστον ένα ημερολογιακό έτος Κανονισμοί διαχείρισης χρημάτων Με την εκλογή του κάθε προεδρείου, ο απερχόμενος ταμίας ενημερώνει αναλυτικά όλα τα μέλη του νεοεκλεγέντος προεδρείου (σε ηλεκτρονική και έντυπη μορφή) για τα ταμειακά διαθέσιμα της τοπικής επιτροπής σε κάθε λογαριασμό καθώς και τις τυχόν οικονομικές εκκρεμότητες Κατά τη διάρκεια της θητείας του, το προεδρείο ως σύνολο έχει δικαίωμα να αποφασίζει για τις δαπάνες που θα πραγματοποιήσει, λαμβάνοντας υπ όψιν το σύνολο των κανονισμών. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 16 18

17 Κατ εξαίρεση και μόνο σε έκτακτες περιπτώσεις ο ταμίας με την έγκριση του προέδρου δύναται να αποφασίσει για δαπάνες, οι οποίες όμως δεν υπερβαίνουν το ποσό των 200. Εντός 7 ημερών οφείλει ωστόσο να ενημερώσει το υπόλοιπο προεδρείο για την δαπάνη αυτή καθώς και για τους λόγους που χαρακτηρίστηκε «έκτακτη» Για κάθε δαπάνη ο ταμίας οφείλει να διατηρεί τα παραστατικά τουλάχιστον μέχρι τη λήξη της θητείας του. Σε περιπτώσεις που η διατήρηση του παραστατικού δεν είναι δυνατή ή υπάρξει απώλειά του, ο ταμίας οφείλει να ενημερώσει το προεδρείο, το οποίο με σχετική απόφαση μπορεί να εγκρίνει τη δαπάνη εφόσον αυτή αποδειχτεί με άλλους τρόπους Ο ταμίας οφείλει να ενημερώνει τακτικά το προεδρείο για τις κινήσεις όλων των λογαριασμών. Η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνεται τουλάχιστον κάθε δύο μήνες Οι δαπάνες που καλύπτονται από τα ταμειακά διαθέσιμα της τοπικής επιτροπής μετά από σχετική απόφαση του προεδρείου αφορούν : Διοργάνωση workshop, exchange, EESTEC Autumn Congress, EESTEC Spring Congress και οποιαδήποτε άλλη εκδήλωση ή διαδικασία θεσμοθετημένη στα Rules of Procedure της EESTEC International Διοργάνωση δραστηριοτήτων ή εκδηλώσεων σε τοπικό επίπεδο με σκοπό την προώθηση ή την διαφήμιση της τοπικής επιτροπής Αγορά προωθητικού υλικού, γραφικής ύλης, εκτυπώσεις, επισκευές των γραφείων και άλλες λειτουργικές δαπάνες της τοπικής επιτροπής Μεταφορικά κόστη, εισιτήρια μεταφορικών μέσων, διόδια, κόστος καυσίμων όταν αυτά αφορούν και συμβάλλουν στην επιτυχή διοργάνωση των παραπάνω εκδηλώσεων Το κάθε προεδρείο οφείλει να παραδώσει το ταμείο στο επόμενο με τουλάχιστον το 70% των χρημάτων που το παρέλαβε. Σε αυτά δεν περιλαμβάνονται χρήματα που έχουν εισπραχθεί αλλά αφορούν δαπάνες που έχουν ήδη προγραμματιστεί από το προηγούμενο προεδρείο για το μέλλον Σε καμία περίπτωση το ανωτέρω ποσό δεν μπορεί να είναι λιγότερο από Κατ εξαίρεση και σε έκτακτες περιπτώσεις μπορεί με ομόφωνη απόφαση προεδρείου και Oversight Committee το ανωτέρω ποσοστό να αναθεωρηθεί μέχρι το 50%, και να αιτιολογηθεί επαρκώς στην επόμενη Γενική Συνέλευση των μελών Σε περίπτωση διάλυσης της τοπικής επιτροπής και κατά συνέπεια διακοπή της λειτουργίας της, το υπόλοιπο των χρημάτων πρέπει να γίνει δωρεά προς το Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο. 14 Τρόπος επιλογής υποψηφίων για συμμετοχή στα διεθνή event 14.1 Το προεδρείο είναι ο αποκλειστικός υπεύθυνος για την επιλογή των μελών που επιθυμούν να συμμετάσχουν στα διάφορα διεθνή event που πραγματοποιούνται εντός του δικτύου της EESTEC Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 17 18

18 International. Εξαίρεση αποτελούν το EESTEC Autumn Congress, EESTEC Spring Congress, καθώς και οποιοδήποτε άλλο event που έχει ειδικές απαιτήσεις από τους πιθανούς συμμετέχοντες. Σε αυτήν την περίπτωση η τοπική επιτροπή και το προεδρείο οφείλουν να σεβαστούν τους κανόνες επιλογής που θέτουν οι διοργανωτές για το συγκεκριμένο event Η επιλογή των μελών δεν πρέπει να γίνεται με τρόπο που παραβιάζει άρθρα του εσωτερικού κανονισμού ή κανονισμούς της EESTEC International Το προεδρείο εντός 2 ημερών από τη λήξη της προθεσμίας αιτήσεων για κάθε event οφείλει να συντάξει την λίστα προτεραιότητας και να τη στείλει στην τοπική επιτροπή που διοργανώνει το event Η λίστα προτεραιότητας πρέπει να περιέχει όλα τα μέλη που έκαναν αίτηση για το συγκεκριμένο event εντός της προθεσμίας και με τον τρόπο που όρισαν οι διοργανωτές. Αιτήσεις οι οποίες είναι ημιτελείς, περιέχουν λανθασμένα στοιχεία ή είναι εκτός προθεσμίας δε θεωρούνται έγκυρες Τα κριτήρια τα οποία οφείλει να λάβει υπόψη το προεδρείο προκειμένου να συντάξει τη λίστα προτεραιότητας είναι τα ακόλουθα: Αριθμός διεθνών event EESTEC που έχει πάει ο υποψήφιος Έτος σπουδών του υποψηφίου Προοπτική του μέλους για ενεργή ενασχόληση με τις διάφορες δραστηριότητες της τοπικής επιτροπής στο μέλλον Έως εκείνη τη στιγμή προσφορά του στην τοπική επιτροπή Η βαρύτητα που θα έχει το κάθε κριτήριο στη διαδικασία λήψης της απόφασης καθορίζεται από το προεδρείο Το κάθε μέλος προεδρείου συμμετέχει ισάξια στη διαδικασία κατάρτισης της λίστας προτεραιότητας. Η Oversight Committee μπορεί να συμμετέχει στη διαδικασία, αλλά με καθαρά συμβουλευτικό χαρακτήρα Τα alumni member είναι τελευταία σε προτεραιότητα. Επικοινωνία : athens@eestec.net P a g e 18 18