Είδη Groupware. Λογισμικό Συνεργασίας Ομάδων (Groupware) Λογισμικό Groupware. Υπάρχουν διάφορα είδη groupware ανάλογα με το αν οι χρήστες εργάζονται:

Transcript

1 Μάθημα 10 Συστήματα Διάχυσης και Διαχείρισης Γνώσης Chapter 10 Knowledge Transfer In The E-world Chapter 13 Knowledge Management Tools and Knowledge Portals Συστήματα Διάχυσης και Διαχείρισης Γνώσης Λογισμικό Συνεργασίας Ομάδων (Groupware) Λογισμικό Groupware Διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων Διευκολύνει την ανταλλαγή γνώσης μεταξύ αυτών που «αναζητούν» τη γνώση και αυτών που την «κατέχουν» Επιτρέπει τη συνεργασία ανθρώπων από απόσταση 10-3 Είδη Groupware Υπάρχουν διάφορα είδη groupware ανάλογα με το αν οι χρήστες εργάζονται: πρόσωπο-με-πρόσωπο ή σε διαφορετικές τοποθεσίες την ίδια ώρα ή διαφορετικές ώρες 10-4

2 Είδη Groupware Ίδια Ώρα Διαφορετικές Ώρες Ίδια τοποθεσία Διαφορετικές τοποθεσίες (πρόσωπο-με-πρόσωπο) (απόσταση) Ψηφοφορία, Παρουσιάσεις Ομότιμοι υπολογιστές, Διαμοιραζόμενοι υπολογιστές Ηλεκτρονικά δωμάτια συνομιλίας (Chat room), Τηλεδιάσκεψη Συστήματα Ροής Εργασιών (Workflow), , newsgroups Προαπαιτούμενα Συμβατότητα Λογισμικού Κάθε μέλος της ομάδας να μπορεί εύκολα να διακρίνει τα οφέλη της χρήσης του groupware Κατάλληλη δομή της επικοινωνίας Τεχνολογικά Επιβαλλόμενη Κοινωνικά Επιβαλλόμενη Έλεγχος Διάσκεψης (κανόνες) Κανείς δεν επιβάλλει τη συμμετοχή στους άλλους Οι συμμετέχοντες είναι γνωστοί εκ των προτέρων Το σύστημα πρέπει να ελέγχει τις άσκοπες διακοπές ή τις ταυτόχρονες συζητήσεις Η συμμετοχή και η διακοπή της επιτρέπονται σε κάθε χρονικό σημείο 10-7 Έλεγχος Διάσκεψης (κανόνες) Υπάρχει άνω όριο στον αριθμό των συμμετεχόντων και στη χρονική διάρκεια της σύσκεψης Υπάρχει συντονιστής που ελέγχει την πρόσβαση στον «χώρο συνεργασίας» (blackboard) Η αποκάλυψη πληροφοριών για κάποιον χρήστη πρέπει να ελέγχεται από τον ίδιο τον χρήστη 10-8

3 Συστήματα Διάχυσης και Διαχείρισης Γνώσης Πύλες Γνώσης (Knowledge Portals) Πύλες (portals) Ιδεατοί «χώροι εργασίας», οι οποίοι: Προάγουν το διαμοιρασμό γνώσης μεταξύ χρηστών διαφόρων κατηγοριών Παρέχουν πρόσβαση σε αποθηκευμένα δομημένα δεδομένα Οργανώνουν μη-δομημένα δεδομένα Εφαρμογές βασισμένες στον Παγκόσμιο Ιστό, οι οποίες παρέχουν ένα μοναδικό σημείο πρόσβασης για πλήθος πληροφοριών που βρίσκονται στο δίκτυο Πύλες (portals) Εξασφαλίζουν ασφαλή και αξιόπιστη διασύνδεση ανάμεσα σε αυτούς που συμμετέχουν σε μία επιχειρηματική δραστηριότητα. Συνεργάζονται με τους χρήστες μέσω εξωτερικών διαδικτυακών εφαρμογών, ή εσωτερικών συστημάτων της εταιρίας (back-office) Πύλες (portals) Οι πύλες είναι εργαλεία τα οποία θα μπορούσαν να: Διευκολύνουν την πρόσβαση σε δεδομένα τα οποία είναι αποθηκευμένα σε διάφορες εφαρμογές, διαφορετικές μεταξύ τους Διευκολύνουν την συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων μιας εταιρίας Βοηθήσουν μια εταιρία να έρθει σε επαφή με τους πελάτες της 10-12

4 Εξέλιξη των πυλών Πύλες Γνώσης Επικεντρώνονται όχι στην πληροφορία αλλά στον τρόπο χρήσης της. Επιτρέπουν την αλληλεπίδραση μεταξύ τωνδημιουργώνκαιτωνχρηστώντης γνώσης. Διεπαφή του «δημιουργού» της γνώσης. Συγκέντρωση, ανάλυση πληροφορίας. Συνεργασία. Διεπαφή του «καταναλωτή» της γνώσης. Διάχυση γνώσης. Εξατομίκευση Πύλες Πληροφορίας vs. Πύλες Γνώσης Χρησιμοποιούν τεχνολογίες «προώθησης» ( push ) και «έλκυσης» ( pull ) για τη μετάδοση πληροφορίας στους χρήστες μέσω διαδικτυακών διεπαφών Ενοποιούν διαφορετικές εφαρμογές σε ένα σύστημα Έχουν την ικανότητα πρόσβασης σε εσωτερικές και εξωτερικές πηγές δεδομένων Είναι προσανατολισμένες στο στόχο (goal-directed) της παραγωγής, απόκτησης, μετάδοσης και διαχείρισης της γνώσης Επικεντρώνονται σε επιχειρηματικές διεργασίες της εταιρίας Παρέχουν, παράγουν και διαχειρίζονται μετα-πληροφορίες σχετικά με την εγκυρότητα των παρεχόμενων πληροφοριών + Επιχειρηματικοί Στόχοι Βελτιστοποίηση των λειτουργιών της επιχείρησης με σκοπό τη μείωση του κόστους και τη βελτίωση της ποιότητας Εμπορική εκμετάλλευση των προϊόντων της εταιρίας με το μικρότερο δυνατό κόστος

5 Οι Πύλες και ο Μετασχηματισμός των Επιχειρήσεων Προβλήματα των επιχειρήσεων στα υπολογιστικά τους περιβάλλοντα: Μεγάλο και αυξανόμενο πλήθος σημαντικών επιχειρηματικών πληροφοριών που βρίσκεται «θαμμένο» σε ηλεκτρονικά έγγραφα Ετερογένεια στα διαφορετικά είδη εγγράφων στα οποία αποτυπώνεται η πληροφορία Γιατί οι Επιχειρήσεις χρησιμοποιούν Διαχείριση Γνώσης; Πλεονεκτήματα των Πυλών Γνώσης Παραγωγικότητα Εντοπισμός εγγράφων Συνεργασία Βελτίωση Αποφάσεων Ποιότητα Δεδομένων Διαμοιρασμός Γνώσης Εντοπισμός Ειδικών Όγκος Χρήση Χωρητικότητας Δικτύου Χρόνος Συναντήσεων Τηλεφωνήματα Χρόνοι Απόκρισης Περιττός Κόπος Κόστος Λειτουργίας Χρόνος διάθεσης προϊόντων-υπηρεσιών στην αγορά Τμήματα μιας Πύλης Γνώσης Διαχείριση Περιεχομένου (content management) Επιχειρηματική Λογική (ή ευφυΐα) (business intelligence) «Αποθήκες» Δεδομένων «Αγορές» Δεδομένων (data warehouses, data marts) Διαχείριση Δεδομένων (data management) 10-20

6 Τεχνολογίες Πυλών Γνώσης Τεχνολογίες Πυλών Γνώσης Συγκέντρωση Τα έγγραφα βρίσκονται σε διάφορες τοποθεσίες Πρέπει να συγκεντρωθούν σε μία κοινή αποθήκη Κατηγοριοποίηση Οργάνωση των εγγράφων σε κατανοητές κατηγορίες Διευκόλυνση της αναζήτησης/πλοήγησης Κατηγοριοποίηση ανάλογα με το είδος του χρήστη (υπάλληλος, πελάτης, κλπ) Κατηγοριοποίηση σε διάφορες διαστάσεις (προϊόντα, υπηρεσίες, κλπ) Τεχνολογίες Πυλών Γνώσης Διανομή Αναζήτηση (Ενεργόςμηχανισμόςαπό πλευράς χρήστη) Προώθηση (Παθητικός μηχανισμός) Συνεργασία Μηνύματα, Ροή εργασιών, on-line συζητήσεις, κλπ. Οι πύλες μετατρέπονται από παθητικοί παροχείς πληροφοριών σε κοινή διεπαφή για όλες τις αλληλεπιδράσεις μέσα σε μια επιχείρηση Τεχνολογίες Πυλών Γνώσης Δημοσιοποίηση Διανομή επιλεγμένης πληροφορίας σε ανθρώπους έξω από την επιχείρηση Εξατομίκευση Ροή/εμφάνιση πληροφορίας βάσει ενδιαφερόντων ή τρέχουσας εργασίας Επιτρέπει την αύξηση της αποδοτικότητας των υπαλλήλων Είναι απαραίτητο στοιχείο σε μια πύλη Αναζήτηση/Πλοήγηση 10-24

7 Στρώματα της Αρχιτεκτονικής της Microsoft για Πύλες Γνώσης Είδη Συνεργασίας Ασύγχρονη συνεργασία: Επικοινωνία μεταξύ ανθρώπων μέσω υπολογιστικών συστημάτων χωρίς χρονικούς ή χωρικούς περιορισμούς Ερωτήσεις, απαντήσεις, πρόσβαση συμβαίνουν οπουδήποτε και οποτεδήποτε Είδη Συνεργασίας Σύγχρονη συνεργασία: Επικοινωνία μεταξύ ανθρώπων μέσω υπολογιστικών συστημάτων η οποία συμβαίνει άμεσα (το πολύ με καθυστέρηση 5 δευτερολέπτων). Χρήση τεχνολογιών φωνής, εικόνας, ήδεδομένων Απαιτήσεις από τα Εργαλεία Συνεργασίας Εύχρηστα συστήματα Κοινόχρηστα ημερολόγια, λίστες εργασιών, λίστες ανθρώπων, λίστες συζητήσεων Πρόγραμμα πλοήγησης στον Παγκόσμιο Ιστό (Web browser) Λειτουργίες αναζήτησης 10-28

8 Απαιτήσεις από τα Εργαλεία Συνεργασίας Υπηρεσίες συνεργασίας με ευέλικτη βάση δεδομένων για αποθήκευση των δεδομένων της συνεργασίας Διαδικτυακές υπηρεσίες για διάφανη πρόσβαση στη γνώση Υπηρεσίες αναζήτησης πλήρους κειμένου μέσα στα έγγραφα Σωστά οργανωμένες κεντρικές υπηρεσίες αποθήκευσης Τεχνολογίες Προώθησης και Έλκυσης Η τεχνολογία προώθησης (push) τοποθετεί την πληροφορία σε ένα μέρος όπου είναι δύσκολο να μην τη «δει» κανείς είτε σκόπιμα ή από παράλειψη. Π.χ. Η τεχνολογία έλκυσης (pull) απαιτεί ιδιαίτερες ενέργειες από τη μεριά του χρήστη για να την ανακαλέσει. Π.χ. WWW Σύγχρονη vs. Ασύγχρονη Συνεργασία Τηλεδιάσκεψη Πλεονεκτήματα: προσωπική και άμεση επαφή Μειονεκτήματα: ακριβή επικοινωνία, προβλήματα διαφοράς ώρας Λίστες Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Πλεονεκτήματα: φθηνή επικοινωνία Μειονεκτήματα: Περιορισμένα μέσα επικοινωνίας Σύγχρονη vs. Ασύγχρονη Συνεργασία Τηλεδιάσκεψη μέσω υπολογιστή Είναι αρκετά φθηνότερη από την κλασική τεχνολογία τηλεδιάσκεψης, αλλά έχει μειωμένη ποιότητα εικόνας/ήχου Δικτυακοί Τόποι Συζητήσεων Πλεονεκτήματα: ίδιο όπως το , απαιτεί ελάχιστα γρηγορότερη σύνδεση Internet Μειονεκτήματα: Δεν έχει αφομοιωθεί ακόμα στην κουλτούρα των ανθρώπων

9 Σύγχρονη vs. Ασύγχρονη Συνεργασία Ηλεκτρονικά Lotus Notes δωμάτια συνομιλίας Επιτρέπουν πολλούς χρήστες να επικοινωνούν ταυτόχρονα με σύντομα μηνύματα μέσω πληκτρολογίου και οθόνης. Έχει και groupware Πλεονεκτήματα: κατανοητή και εύχρηστη λύση για συνεργασία ανθρώπων, σύγχρονη τεχνολογία για επικοινωνία, διαχείριση εγγράφων και ροή εργασιών Μειονεκτήματα: ακριβή λύση για εγκατάσταση και λειτουργία σε σύγκριση με τις υπόλοιπες τεχνολογίες Ευφυείς Πράκτορες Μπορούν να χρησιμοποιηθούν με πολλούς τρόπους στις πύλες γνώσης. Η τεχνολογία αυτή βρίσκεται ακόμη στα «σπάργανα». Οι πράκτορες είναι ανεξάρτητες λογισμικές οντότητες ικανές να εκτελέσουν πλήθος εργασιών Ευφυής Πράκτορας (Intelligent Agent) Μία οντότητα που αντιλαμβάνεται το περιβάλλον μέσα στο οποίο βρίσκεται με τη βοήθεια αισθητήρων, είναι μέρος του περιβάλλοντος αυτού, κάνει συλλογισμούς για το περιβάλλον και δρα πάνω σε αυτό με τη βοήθεια μηχανισμών δράσης, για την επίτευξη κάποιων στόχων. Υπηρεσίες Ευφυών Πρακτόρων Παροχή βοήθειας στους πελάτες που χρησιμοποιούν τις online υπηρεσίες της πύλης Καταγραφή των επιχειρηματικών συνηθειών του πελάτη και πρόβλεψη της συμπεριφοράς του Ομαδοποίηση της συμπεριφοράς των πελατών και μετατροπή της γνώσης αυτής σε ενέργειες marketing

10 Υπηρεσίες Ευφυών Πρακτόρων Πρόβλεψη απαιτήσεων πελάτη Διαπραγμάτευση τιμών και όρων πληρωμής Εκτέλεση οικονομικών συναλλαγών εκ μέρους του πελάτη Σημαντικά Θέματα για τα Προγράμματα Διαμοιρασμού Γνώσης Ανταπόκριση στις απαιτήσεις του χρήστη Δόμηση του περιεχομένου Εξασφάλιση ποιότητας περιεχομένου Ενοποίηση με τα υπάρχοντα συστήματα Δυνατότητα κλιμάκωσης (scalability) Συμβατότητα υλικού-λογισμικού Συγχρονισμός της τεχνολογίας με τις δυνατότητες του χρήστη Μάθημα 10 Συστήματα Διάχυσης και Διαχείρισης Γνώσης Chapter 10 Knowledge Transfer In The E-world Chapter 13 Knowledge Management Tools and Knowledge Portals