Ερµούπολη, 2/9/2008 A.Π.: 9716

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΕΝ ΙΑΜΕΣΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σάκη Καράγιωργα, Ερµούπολη Τηλ.: Telefax: Ιστοσελίδα: Πληροφορίες: Νίκος Αλµπανόπουλος Ερµούπολη, 2/9/2008 A.Π.: 9716 ΘΕΜΑ: Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την έκδοση δύο µικρών εντύπων και τη διοργάνωση τεσσάρων απολογιστικών εκδηλώσεων για το ΠΕΠ Νότιου Αιγαίου Ανακοινώνεται ότι η Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή Περιφέρειας Νότιου Αιγαίου ενδιαφέρεται να εκδώσει δύο µικρά θεµατικά έντυπα και να διοργανώσει τέσσερις απολογιστικές εκδηλώσεις για το ΠΕΠ Νότιου Αιγαίου , σύµφωνα µε τις διατάξεις του Π.. 4/2002 και το πλαίσιο εφαρµογής της Τεχνικής Βοήθειας του Προγράµµατος. Καλεί για το λόγο αυτό όσους ενδιαφέρονται να αναλάβουν την παραπάνω εργασία, όπως καταθέσουν γραπτές προσφορές, αφού λάβουν υπόψη τους την αναλυτική περιγραφή που ακολουθεί. Α) Γενικά χαρακτηριστικά έργου Η εργασία απαρτίζεται από δύο µέρη. Το πρώτο µέρος αφορά την έκδοση δύο 16σέλιδων θεµατικών εντύπων τα οποία απευθύνονται στο ευρύ κοινό, κυρίως τους µόνιµους κατοίκους των νησιών µας, έχοντας έτσι την κατάλληλη γλώσσα και εικαστική εµφάνιση. Στόχος τους, να παρουσιάσουν δύο θεµατικές ενότητες του ΠΕΠ Νότιου Αιγαίου Οι ακριβείς θεµατικές ενότητες θα γνωστοποιηθούν από την υπηρεσία στον ανάδοχο πριν την υπογραφή της σύµβασης. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι οι θεµατικές ενότητες µπορεί να είναι πχ. «Μεταφορές» ή «Τουρισµός- Πολιτισµός» ή άλλες. Τα έντυπα θα περιλαµβάνουν συνοπτική παρουσίαση της συγκεκριµένης ενότητας του Προγράµµατος, κατηγορίες δράσεων, ενεργειών, έργων κλπ., παρουσίαση σηµαντικότερων έργων της ενότητας µε φωτογραφικό υλικό και στοιχεία, παρουσίαση ωφελούµενων µε φωτογραφικό υλικό και -ενδεχοµένως- σύντοµες δηλώσεις τους, διάφορα εικαστικά / γραφιστικά σχέδια, πίνακες, γραφήµατα και ό,τι άλλο κριθεί πρόσφορο. Το δεύτερο µέρος αφορά τη διοργάνωση απολογιστικών εκδηλώσεων για το Πρόγραµµα σε 4 διαφορετικά νησιά της Περιφέρειας Νότιου Αιγαίου (πιθανότατα δύο νησιά της ωδεκανήσου και δύο των Κυκλάδων). Ο ανάδοχος θα αναλάβει να φέρει σε πέρας κάθε τεχνική λεπτοµέρεια που αφορά την καλή οργάνωση των εκδηλώσεων. Ενδεικτικά

2 αναφέρονται εδώ η εύρεση κατάλληλου χώρου, η προετοιµασία του χώρου και του µπουφέ, η διακόσµηση της αίθουσας, η διανοµή ενηµερωτικού υλικού, σηµειωµατάριου και στιλό στο κοινό, η εκτύπωση και αποστολή πρόσκλησης, όπως και η διανοµή αυτής σε µεγάλο αριθµό επιχειρήσεων και κατοικιών στα συγκεκριµένα νησιά (σε αντιστοιχία τουλάχιστον 1/15 σε σχέση µε τον πληθυσµό), η εκτύπωση και επικόλληση αφίσας, η αποστολή δελτίων Τύπου στα ΜΜΕ τόσο πριν όσο και µετά την εκδήλωση, η δηµοσίευση έντυπης γνωστοποίησης αναγγελίας της εκδήλωσης στον τοπικό Τύπο, η τεχνική στήριξη της εκδήλωσης µε ήχο, φως, προβολέα κλπ., η ανάρτηση µπάνερ έξω και µέσα στην αίθουσα και γενικότερα κάθε ενέργεια που θα συµβάλει στην επιτυχία της εκδήλωσης. Επίσης θα καλύψει φωτογραφικά την εκδήλωση και θα παραδώσει σε CD φάκελο µε ψηφιακές φωτογραφίες από αυτήν. Στην ευθύνη του αναδόχου δεν περιλαµβάνεται το ουσιαστικό περιεχόµενο της εκδήλωσης (επιλογή εισηγητών, εισηγήσεις, περιεχόµενο προβολών, φιλοξενία και µετακίνηση εισηγητών κλπ.) την ευθύνη του οποίου θα έχει η υπηρεσία µας. Β) Τεχνική περιγραφή εντύπων Το δυο έντυπα θα είναι τουλάχιστον 16 σελίδων µεγέθους Α4, ή ανάλογης επιφάνειας (µπορεί δηλ. να είναι περισσότερων σελίδων µικρότερου µεγέθους, η συνολική επιφάνεια των σελίδων όµως δεν θα είναι µικρότερη εκείνης που καταλαµβάνουν 16 σελίδες Α4), velvet 160 γραµµαρίων ή καλύτερο. Η εκτύπωση θα είναι τετράχρωµη στο σύνολό της και η βιβλιοδεσία µε διπλή καρφίτσα. Γ) ιαµόρφωση περιεχοµένου εντύπων Το περιεχόµενο των εντύπων θα το διαµορφώσει ο ανάδοχος, υπό την επίβλεψη και καθοδήγηση της υπηρεσίας. Για το σκοπό αυτό ο ανάδοχος θα απασχολήσει εξειδικευµένους συνεργάτες οι οποίοι θα συντάξουν τα κείµενα, αφού ανατρέξουν σε πρωτογενές υλικό που διαθέτει η υπηρεσία (πχ. φακέλους έργων, πίνακες έργων κλπ.), δευτερογενές υλικό (παλαιότερα έντυπα που έχει εκδώσει η υπηρεσία, στα οποία γινόταν παρουσίαση έργων και δράσεων του Προγράµµατος) ενώ ενδέχεται να χρειαστεί και η προσφυγή σε ορισµένους τελικούς δικαιούχους (πχ. δήµους που εκτέλεσαν έργα, επιχειρηµατίες που εκσυγχρόνισαν τις επιχειρήσεις τους µέσω του Προγράµµατος, γονείς που στέλνουν τα παιδιά τους σε παιδικούς σταθµούς που χρηµατοδοτεί το Πρόγραµµα κλπ. ανάλογα µε τα θέµατα που θα επιλεγούν) για συµπλήρωση του υλικού και λήψη σύντοµων δηλώσεων (2-3 προτάσεις). Η υπηρεσία διαθέτει σηµαντικό αριθµό από φωτογραφίες έργων και δράσεων τις οποίες θα διαθέσει στον ανάδοχο για τη συγκεκριµένη χρήση, ενδέχεται όµως να απαιτηθεί συµπληρωµατικά η λήψη µικρού αριθµού πρόσθετων φωτογραφιών. ) Χρονοδιάγραµµα - διαδικασία διαµόρφωσης περιεχοµένου Εντός 7 ηµερολογιακών ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης, ο ανάδοχος θα παρουσιάσει στην υπηρεσία σχέδιο µε τα προτεινόµενα περιεχόµενα του πρώτου εντύπου, µε 4-5 διακριτές προτάσεις ηλεκτρονικής σελιδοποίησης / µακέτας του εντύπου καθώς και σχήµατος / µεγέθους σελίδας αυτού. Η υπηρεσία, αν µείνει ικανοποιηµένη µε κάποια από τις προτάσεις, θα την επιλέξει είτε αυτούσια, ως έχει, είτε κάνοντας βελτιωτικές παρατηρήσεις, οπότε ο ανάδοχος θα έχει στη διάθεσή του 3-4 µέρες για να τις ενσωµατώσει στην πρότασή 2

3 του και να επανέλθει εκ νέου. Αν αντίθετα η υπηρεσία δεν µείνει ικανοποιηµένη από τις αρχικές προτάσεις του αναδόχου, έχει δικαίωµα να ζητήσει την υποβολή νέων, σε διαφορετική κατεύθυνση (που θα υποδείξει εκείνη). Εντός 30 ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης, ο ανάδοχος θα παρουσιάσει το πρώτο σχέδιο του ολοκληρωµένου εντύπου, µε πλήρη κείµενα, σύνθεση φωτογραφιών, γραφηµάτων και εικαστικών σχεδίων. Επί του σχεδίου αυτού η υπηρεσία θα κάνει παρατηρήσεις ή διορθώσεις εντός 5 ηµερών. Εντός 40 ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης ο ανάδοχος θα παρουσιάσει το δεύτερο σχέδιο του εντύπου, επί του οποίου η υπηρεσία θα κάνει επίσης παρατηρήσεις και διορθώσεις. Εντός 50 ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης, ο ανάδοχος θα υποβάλει το τρίτο και τελικό σχέδιο του εντύπου και θα λάβει, εφόσον όλες οι παρατηρήσεις της υπηρεσίας έχουν ενσωµατωθεί σε αυτό, εντολή για εκτύπωση και παράδοση εντός 10 ηµερών. Η ίδια διαδικασία θα τηρηθεί για το 2 ο έντυπο, µε τη διαφορά ότι το χρονοδιάγραµµα για αυτό θα ακολουθεί κατά 15 µέρες το παραπάνω περιγραφόµενο. Η παράδοση και των δύο εντύπων θα γίνει στην έδρα της υπηρεσίας (Ερµούπολη, 15,000 αντίτυπα) και στο γραφείο της στη ωδεκάνησο (Ρόδος, 20,000 αντίτυπα). Επισηµαίνεται όµως ότι ενδέχεται διανοµή να γίνει και σε ορισµένο αριθµό (4-6) εφηµερίδων στη Σύρο, τη Νάξο, τη Ρόδο και την Κω. Σε αυτή την περίπτωση οι αριθµοί των εντύπων που θα παραδοθούν στην έδρα της υπηρεσίας και το γραφείο της στη Ρόδο θα προσαρµοστούν ανάλογα. Οι τέσσερις εκδηλώσεις θα πραγµατοποιηθούν εντός 90 ηµερών από την υπογραφή της σύµβασης, σύµφωνα µε Πρόγραµµα που θα καταρτίσει η υπηρεσία. Για διευκόλυνση του αναδόχου ορίζεται ότι οι εκδηλώσεις θα απέχουν τουλάχιστον 7 µέρες µεταξύ τους. Ε) Ποσότητες Τα δύο έντυπα θα εκδοθούν σε 35,000 αντίτυπα έκαστο. Για τις εκδηλώσεις θα προβλεφθεί µέγεθος αίθουσας, διανοµή υλικού και µπουφές που να αντιστοιχούν σε µέγιστη συµµετοχή κοινού 250 ατόµων. Σε περίπτωση που επιλεχθούν µικρά νησιά της Περιφέρειάς µας, ο αριθµός αυτός θα προσαρµοστεί ανάλογα. ΣΤ) Προϋπολογισµός Ο συνολικός προϋπολογισµός του έργου ανέρχεται στις πενήντα χιλιάδες ευρώ (50.000, πλέον ΦΠΑ). Επί του ποσού αυτού οι ενδιαφερόµενοι να αναλάβουν το έργο µπορούν να προσφέρουν έκπτωση επί τοις εκατό σε ακέραιες µονάδες. Ζ) Πνευµατικά ικαιώµατα Τα πλήρη πνευµατικά δικαιώµατα των δύο εντύπων θα ανήκουν στην υπηρεσία, η οποία θα λάβει από τον ανάδοχο τόσο το ανοιχτό αρχείο ηλεκτρονικής σελιδοποίησης στην τελική του µορφή (indesign ή quark express, ή και άλλο, ανάλογου τύπου αρχείο) όσο και το κλειστό αρχείο pdf. Η υπηρεσία έχει δικαίωµα να χρησιµοποιήσει τα παραπάνω αρχεία για να προβεί ελεύθερα σε επανεκδώσεις / επανεκτυπώσεις των εντύπων, είτε ως έχουν, είτε µε βελτιωτικές παρεµβάσεις στο περιεχόµενό τους. Η) Υποβολή προσφορών Οι προσφορές θα υποβληθούν µέχρι τις , εντός φακέλου. Θα αποσταλούν µε τρόπο που θα εξασφαλίζει την επιβεβαίωση της παραλαβής (πχ. ταχυδροµείο µε συστηµένη 3

4 αποστολή, ταχυµεταφορά, παράδοση προσωπικά στο πρωτόκολλο της υπηρεσίας κλπ.) Στο φάκελο προσφοράς θα περιλαµβάνεται (α) η οικονοµική προσφορά µε τυχόν προσφερόµενη έκπτωση επί του προϋπολογισµού του έργου (β) παρουσίαση της οµάδας που θα συντονίσει τις εκδηλώσεις, θα συντάξει τα κείµενα, θα επιµεληθεί το εικαστικό µέρος των εντύπων και θα τα σελιδοποιήσει ηλεκτρονικά, µε σύντοµα βιογραφικά σηµειώµατα και παράθεση ανάλογων εργασιών στο ενεργητικό τους (γ) πέντε τουλάχιστον έντυπα, στα οποία θα προκύπτει ότι έχει εργαστεί η παραπάνω αναφερόµενη οµάδα, είτε συλλογικά, είτε ατοµικά (δ) έγγραφη βεβαίωση για το τυπογραφείο στο οποίο θα γίνει η εκτύπωση, καθώς και τρία τουλάχιστον έντυπα, παρεµφερή ως προς τη φόρµα, που έχουν εκτυπωθεί στο ίδιο τυπογραφείο Θ) Αξιολόγηση Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από την επιτροπή αξιολόγησης και παρακολούθησης του έργου, που θα συγκροτηθεί µε απόφαση του Γενικού Γραµµατέα. Το έργο θα ανατεθεί µε βάση την πλέον συµφέρουσα προσφορά, ως ακολούθως. Πρώτα θα αξιολογηθεί από την επιτροπή αξιολόγησης το τεχνικό µέρος της προσφοράς. Σε αυτό θα κριθούν οι διαφαινόµενες δυνατότητες του αναδόχου να διοργανώσει εκδηλώσεις, οι ανάλογες δυνατότητες και η εµπειρία της οµάδας παραγωγής των εντύπων καθώς και η ποιότητα των ολοκληρωµένων εκδόσεων που θα συµπεριληφθούν στο φάκελο προσφοράς (σηµεία γ και δ άρθρου Η). Τα τρία µέλη της επιτροπής θα βαθµολογήσουν µε 0-10 το τεχνικό µέρος της προσφοράς, η βαρύτητα του οποίου στη συνολική αξιολόγηση θα είναι 70%. Ακολούθως θα εξαχθεί ο µέσος όρος της βαθµολογίας των µελών µε προσέγγιση δύο δεκαδικών, που θα αποτελεί και τον τελικό βαθµό της τεχνικής αξιολόγησης. Συνεπώς µια δυνητικά άριστη τεχνική προσφορά θα λάβει µέγιστο βαθµό 10 Χ 70% (βαρύτητα) = 7,00. Ακολούθως θα αξιολογηθεί αντικειµενικά και το οικονοµικό µέρος της προσφοράς, η βαρύτητα του οποίου στη συνολική αξιολόγηση θα είναι 30%. Η αξιολόγηση του οικονοµικού µέρους θα γίνει ως εξής: Η πλέον οικονοµική προσφορά θα λάβει απευθείας βαθµό 10 Χ 30% (βαρύτητα) = 3,00. Ακολούθως κάθε άλλη οικονοµική προσφορά θα λάβει βαθµό που θα προκύπτει από το πηλίκο της οικονοµικότερης προσφοράς προς τη συγκεκριµένη προσφορά επί δέκα (των ποσών άνευ ΦΠΑ). Έτσι για παράδειγµα, αν η οικονοµικότερη προσφορά είναι 47,000 και η επόµενη οικονοµική προσφορά είναι 48,500, τότε αυτή αξιολογείται ως εξής: 47,000 / 48,500 = 0,969 Χ 10 = 9,69 (προσέγγιση και πάλι δύο δεκαδικών). Συνεπώς ο τελικός βαθµός της συγκεκριµένης προσφοράς είναι 9,69 Χ 30% (βαρύτητα) = 2,91. Η τελική βαθµολογία αποτελεί το άθροισµα της τεχνικής και οικονοµικής αξιολόγησης. Ανάδοχος αναδεικνύεται ο φέρων τον υψηλότερο συνολικό βαθµό. Η υπηρεσία έχει δικαίωµα να ακυρώσει το διαγωνισµό αν κρίνει ότι δεν έλαβε ικανοποιητικές τεχνικές προσφορές. Ι) Εγγυητική επιστολή Προ της υπογραφής σύµβασης ο ανάδοχος καταθέτει εγγυητική επιστολή ύψους 10% επί του καθαρού (άνευ ΦΠΑ) ποσού της προσφοράς του. ΙΑ) Τελικό παραδοτέο, παραλαβή, εξόφληση Το τελικό παραδοτέο απαρτίζεται α) από έγγραφη και ψηφιακή έκθεση, η οποία θα παρουσιάζει τις 4 εκδηλώσεις που θα έχουν διοργανωθεί β) από CD το οποίο περιέχει το 4

5 ανοιχτό αρχείο (in design, quark κλπ.), το κλειστό αρχείο (pdf) και τυχόν άλλο ηλεκτρονικό υλικό που παρήχθη κατά τη φάση υλοποίησης του έργου (πχ. ψηφιακές φωτογραφίες, σκίτσα, γραφήµατα) και γ) από τα αντίτυπα του εντύπου όπως αυτά περιγράφονται στα άρθρα Β και Ε παραπάνω. Εντός 10 ηµερών από την παράδοση του έργου, συνεδριάζει η επιτροπή παραλαβής προκειµένου να εξετάσει την αρτιότητα του παραδοτέου. Εφόσον η επιτροπή διαπιστώσει ότι το παραδοτέο είναι άρτιο και σύµφωνο µε τα άρθρα της παρούσας πρόσκλησης, το παραλαµβάνει, δίνοντας εντολή στον ανάδοχο να εκδώσει το σχετικό παραστατικό (τιµολόγιο). Για την εξόφληση αυτού απαιτούνται όλα τα νόµιµα συνοδευτικά παραστατικά (πχ. φορολογική ενηµερότητα κλπ.). Η παρούσα πρόσκληση θα δηµοσιευτεί στην επίσηµη ιστοσελίδα της Ενδιάµεσης ιαχειριστικής Αρχής Περιφέρειας Νότιου Αιγαίου ( Εσωτερική ιανοµή: Γραφείο Γ.Γ. Ε Α / Μονάδα Β Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΣ ΚΟΚΚΙΝΟΣ 5