Δήμητρα Τζίγκου Λευκάδα Εφαρμογών Πληροφορικής στη Διοίκηση και την Οικονομία

Transcript

1 Δήμητρα Τζίγκου Λευκάδα 2011 Εφαρμογών Πληροφορικής στη Διοίκηση και την Οικονομία

2 ΜΕΣΑ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΤΟΝ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ-ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ-ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ- ΠΙΝΑΚΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ-ΔΕΝΔΡΑ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ) Ερωτηματολόγια-Γενικές Παρατηρήσεις Η χρήση των ερωτηματολογίων δίνει την δυνατότητα στον Αναλυτή να καταχωρήσει τις απόψεις, απαιτήσεις ή γνώμες των χρηστών κατά ένα τυποποιημένο τρόπο. Τα ερωτηματολόγια διακρίνονται σε: ελεύθερης μορφής (free format), και καθορισμένης (fixed format). Και οι δυο μορφές (τύποι) των ερωτηματολογίων χρησιμοποιούνται από τους Αναλυτές στη φάση της αναλύσεως για την ανάπτυξη του νέου συστήματος. Ο δεύτερος όμως τύπος (fixed format) έχει το πλεονέκτημα ότι προσφέρεται για γρήγορη εξαγωγή συμπερασμάτων. Επίσης προσφέρεται όταν ο αριθμός των ερωτωμένων είναι σχετικά μεγάλος.

3 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΛΕΥΘΕΡΗΣ ΜΟΡΦΗΣ Τα ερωτηματολόγια αυτά συνήθως θέτουν μια ερώτηση που αναμένει μια απάντηση. Ο τύπος (μορφή) που χρησιμοποιείται σ' αυτά ουσιαστικώς προτρέπει σε μια απάντηση: γρήγορη, ακριβή, σύντομη, και κοινής (απλής) "ορολογίας".

4 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΜΟΡΦΗΣ Τα ερωτηματολόγια αυτά συνήθως παρουσιάζουν μια δήλωση ή μια ερώτηση σχετικά με ένα πρόβλημα, καθώς και ένα περιορισμένο αριθμό από "καθορισμένες" απαντήσεις από τις οποίες ο ερωτώμενος πρέπει να επιλέξει.

5

6 ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΩΝ Τα Ερωτηματολόγια έχουν την μεγαλύτερη χρήση, αμέσως μετά από τα Διαγράμματα, από τους Αναλυτές. Είναι αυτά όμως που πολλές φορές δεν χρησιμοποιούνται σωστά και έτσι οδηγούν σε λανθασμένα συμπεράσματα. Οι ακόλουθες οδηγίες πρέπει να ακολουθούνται από τον Αναλυτή όταν συντάσσει ένα ερωτηματολόγιο: Το ερωτηματολόγιο πρέπει να έχει μια συνοπτική εισαγωγή (πρόλογο) στην οποία ο Αναλυτής πρέπει να: Γράψει το όνομά του, τη θέση του και την υπηρεσία / εταιρία του. Περιγράψει τον σκοπό και τη φύση του ερωτηματολογίου. Εξηγήσει βάσει ποίων κριτηρίων επελέγη ο ερωτώμενος για να απαντήσει στο ερωτηματολόγιο (π.χ. ως Δ/ντής Πωλήσεων). Δηλώσει τον τύπο (μορφή) κατά τον οποίο πρέπει να δοθεί η απάντηση. Περιλάβει μια εκτίμηση του χρόνου που θα απαιτηθεί για την συμπλήρωση του ερωτηματολογίου. Όλες οι ερωτήσεις, είτε πρόκειται για ερωτηματολόγιο ελεύθερης ή καθορισμένης μορφής πρέπει να έχουν γραφεί κατά τρόπο που να μην "τονίζει" ιδιαιτέρως κάποια στοιχεία και να προκαλεί ιδιαίτερη προσοχή σ' αυτά, οπότε η απάντηση ίσως δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα.

7 Σε περίπτωση που το ερωτηματολόγιο δεν αποστέλλεται στον ερωτώμενο, αλλά παρουσιάζεται προσωπικώς από τον Αναλυτή, τότε αυτός θα πρέπει να: Διαβάσει στον ερωτώμενο καθαρά την εισαγωγή (πρόλογο) του ερωτηματολογίου. Διαβάσει κάθε μια από τις ερωτήσεις καθώς και τις απαντήσεις από τις οποίες ο ερωτώμενος έχει να επιλέξει (ερωτηματολόγια καθορισμένης μορφής) αργά, καθαρά και χωρίς χρωματισμό φωνής σε κάποια απ' αυτές. Επανέλθει σε κάποια ή κάποιες ερωτήσεις, εάν το θεωρεί αναγκαίο. Καταχωρήσει με ακρίβεια όλες τις απαντήσεις.

8 ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ (INTERVIEWS) Η Συνέντευξη είναι η πλέον αποτελεσματική μέθοδος για την συγκέντρωση πληροφοριών και με αυτή συγκεκριμενοποιούνται σκέψεις, σχέδια, ελπίδες, αξίες και ποσότητες σχετικά με το υπό μελέτη σύστημα. Αντικειμενικοί Σκοποί μιας συνεντεύξεως είναι: Συλλογή πληροφοριών (οι περισσότερες των συνεντεύξεων αποσκοπούν σε αυτό). Ενημέρωση των χρηστών μας επί του τι σκεπτόμεθα και συνήθως επί των δυνατοτήτων του συγκροτήματος μας. Αποδοχή ή και ανάπτυξη των σχεδίων μας υπό των χρηστών μας. Μια συνέντευξη δυνατόν να αποτύχει λόγω: Προσωπικών αντιζηλιών Διακοπής στην επαφή μετά των συνεργατών για οιανδήποτε αιτία. Διαφοράς γνώμης. Μη οργανώσεως της συνεντεύξεως ή μη προγραμματισμού της. Υπάρξεως φατριών εντός της επιχειρήσεως Φόβων των υπηρετούντων στις διάφορες υπηρεσίες ότι παραμερίζονται ή ότι η θέση τους είναι επισφαλής.

9 Δυστυχώς οι δύο τελευταίες περιπτώσεις είναι οι περισσότερο συνηθισμένες ειδικότερα στην Ελλάδα αντιμετωπίζονται τόσο συχνά ώστε όχι μόνο εμποδίζουν την εξέλιξη ενός Μ.Κ. αλλά και την εξέλιξη των επιχειρήσεων και ως εκ τούτου την ανάπτυξη της οικονομίας της χώρας. Σε μια Συνέντευξη κύρια πρόσωπα είναι ο Αναλυτής που χρειάζεται τις πληροφορίες (και κάνει τις ερωτήσεις, Interviewer), και ο Χρήστης που απαντά και δίνει τις πληροφορίες (Interviewee).

10 Η ποσότητα και η ποιότητα των πληροφοριών που θα συλλέγουν μπορούν να αναπτυχθούν από τον Αναλυτή με το να: Δείχνει στον Χρήστη στάση "κατανόησης". Ζητεί και άλλες συναντήσεις (συνεδρίες) στα θέματα όπου χρειάζονται και άλλες πληροφορίες, αλλά είναι απαραίτητος και πολύς χρόνος για να συλλέγουν. Μη διακόπτει τον Χρήστη όταν απαντά ή σκέπτεται την απάντηση σε μία ερώτηση (η σιωπή, βλ. και κεφ , μπορεί να είναι επιβοηθητική- "πείθει" τον χρήστη να συνεχίσει). Δίνει απόλυτη προσοχή στην συνέντευξη, αλλά συγχρόνως να σκέπτεται τα επόμενα στάδια της εργασίας. Παραδέχεται την έλλειψη γνώσεων στο θέμα και να ζητεί πληροφορίες. Είναι "ανοικτός" σε ότι συζητήθηκε κατά την συνέντευξη και επιτρέπει στον χρήστη να βλέπει τις σημειώσεις του. Ζητεί αντίγραφα των εντύπων (παραστατικών) που του έδειξε ο χρήστης.

11 Γενικώς, μια αποτελεσματική συνέντευξη βασίζεται σε: ακριβή καθορισμό του αντικειμένου της, καλή προετοιμασία της, προσεκτική δομή της, καλή τεχνική ερωτήσεων, στάση κατανόησης και από τις δύο πλευρές, ακριβή σύνοψη των συζητηθέντων και συμφωνία γι' αυτά, και ο καλή τεκμηρίωσή της (documentation).

12 ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΣ Η επιτυχία μιας συνεντεύξεως απαιτεί την προετοιμασία και του Αναλυτή και του Χρήστη. Ο Αναλυτής θα πρέπει να καθορίσει επακριβώς τα θέματα της συ-νεντεύξεως έτσι θα πρέπει να: Βεβαιωθεί ότι επέλεξε τους "σωστούς" χρήστες για την συνέντευξη. Θα πρέπει να έχει πάντοτε υπ' όψη του, ότι στην επιχείρηση ένα πρόβλημα αντιμετωπίζεται με διαφορετικό τρόπο π.χ. από τον διευθυντή πωλήσεων και με διαφορετικό από τον διευθυντή παραγωγής. Ώς εκ τούτου θα πρέπει να σκεφθεί και να προσδιορίσει ακριβώς την φύση του θέματος, για το οποίο χρειάζεται πληροφορίες και κατόπιν να προσδιορίσει τα άτομα, τα οποία θα συναντήσει 4. Δίδει την ευχέρεια στους χρήστες (interviewees) να προετοιμασθούν επαρκώς. Προετοιμάσει μια κατάσταση ερωτήσεων. Συνήθως είναι χρήσιμο ο Αναλυτής να στείλει ένα ερωτηματολόγιο στους Χρήστες, ούτως ώστε αυτοί να έχουν τον απαραίτητο χρόνο να μελετήσουν όγκους, συχνότητες, και στοιχεία από το χώρο της εργασίας τους. Οι ερωτήσεις είναι χρήσιμο να έχουν γραφεί (στο ερωτηματολόγιο) και ταξινομηθεί κατά την έννοια γενικών και ειδικών (ερωτήσεων) επί του θέματος, ούτως ώστε να μη λησμονηθεί καμία ερώτηση και συγχρόνως η συνέντευξη να ακολουθήσει την επιθυμητή πορεία. Κατά την σύνταξη του ερωτηματολογίου δέον να πρυτανεύει η σκέψη ότι θα πρέπει να είναι περιορισμένος ο αριθμός των συναντήσεων που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν με τα αυτά πρόσωπα εκτός εάν το μέγεθος του συστήματος επιτρέπει το αντίθετο.

13 Αποφεύγει να επιδεικνύει κατά την συνέντευξη παραστατικά ή σχέδια, τα οποία είναι οικεία στους αναλυτές, αλλά τελείως άγνωστα στους χρήστες, ως επί παραδείγματι έντυπα περιγραφής αρχείων ή οδηγιών προς τους προγραμματιστές κ.λπ. Αντιθέτως χρησιμοποιώντας έγγραφα οικεία στους χρήστες αποφεύγει την δημιουργία της εντυπώσεως (την οποία τυχόν σχημάτισαν κατόπιν της εντολής για την μηχανογράφηση της εργασίας τους) ότι η μέχρι τώρα εργασία τους, δεν ήταν ευφυής, οργανωμένη κ.λπ. και γι' αυτό μηχανογραφείται. Συγκεντρώνει κενά και συμπληρωμένα έντυπα, τα οποία μπορεί να χρειάζονται κατά την διάρκεια της συνεντεύξεως. Οργανώνει την δομή της συνεντεύξεως για να επιτύχει τους στόχους του με όσον το δυνατόν οικονομικότερο τρόπο.

14 Φροντίζει την συμπεριφορά του. Μεγίστη σημασία για την επιτυχία μιας συνεντεύξεως έχει η συμπεριφορά των αναλυτών πρωτεύοντα ρόλο διαδραματίζει το αξίωμα "Μάθε ν' ακούς, ακούγοντας μαθαίνεις". Επίσης τονίζεται ότι ο αναλυτής πρέπει να συμπεριφέρεται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να πείθει ότι πιστεύει, στην ποιότητα της εργασίας και την προσωπικότητα του χρήστη, κυρίως δε ότι κατανοεί το πρόβλημά του. Προς τούτο ο αναλυτής θα πρέπει να είναι ευγενής, εύχαρις, μετριόφρων, υπεύθυνος και με έκδηλο το ενδιαφέρον του για την εργασία του συνομιλητή του ακόμη θα πρέπει να μην εκθέτει προσωπικές του γνώμες κατά την διάρκεια της συνεντεύξεως και να μην υποβάλει ερωτήσεις για το επόμενο θέμα, εάν προηγουμένως δεν είναι βέβαιος ότι τελείωσε η συζήτηση για το εξεταζόμενο. Υπό τις ανωτέρω προϋποθέσεις είναι βέβαιο ότι ο αναλυτής θα συγκεντρώσει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες για το υπό μελέτη πρόβλημα.

15 Ο Χρήστης για την προετοιμασία του σχετικά με την επιτυχία της συνεντεύξεως θα πρέπει: Να γνωρίζει πόσος χρόνος απαιτείται, και κυρίως να φροντίσει για την εξασφάλισή του. Να διαλέξει την κατάλληλη ώρα και το κατάλληλο μέρος (για τον περιορισμό των διακοπών από τους προϊσταμένους / υφισταμένους / συνεργάτες του). Να έχει ετοιμάσει εκ των προτέρων τις απαντήσεις του (επί του ερωτηματολογίου που του έχει υποβληθεί). Να είναι σύντομος στις περιγραφές του επί των αντικειμένων της συζητήσεως και στις απαντήσεις του.

16 ΣΥΝΕΔΡΙΕΣ ΤΗΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΣ Μία συνέντευξη μπορεί να έχει μία ή και περισσότερες συνεδρίες (ή συναντήσεις). Όπου είναι δυνατό ή / και απαραίτητο μια συνέντευξη θα πρέπει να οργανώνεται έτσι ώστε να περιλαμβάνει: Μία Εισαγωγική Συνεδρία (Introductory Session). Μία ή και περισσότερες Λεπτομερείς Συνεδρίες (Detailed Session(s)). Μια Τελική Συνεδρία (Exit Session). Ο Αναλυτής θα πρέπει να φροντίζει ώστε οι συνεδρίες να είναι χρονικά σύντομες, γιατί έτσι θα είναι πιο παραγωγικές, καθόσον οι εμπλεκόμενοι θα παραμένουν με τεταμένη την προσοχή τους καθ' όλη την διάρκειά τους. Έτσι οι συνεδρίες δεν θα πρέπει να υπερβαίνουν σε χρόνο την μία ώρα. Η Εισαγωγική δε, εάν είναι δυνατόν, δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τα 45 λεπτά.

17 Η Εισαγωγική Συνεδρία είναι ιδιαιτέρως σημαντική, καθόσον δημιουργεί το κλίμα, δίνει τον ρυθμό για τις επόμενες συνεδρίες, και δημιουργεί το πλαίσιο γι' αυτές. Αποτυχία της μπορεί να καθυστερήσει και ίσως να θέσει σε κίνδυνο την όλη ανάλυση / συγκέντρωση των πληροφοριών. Κατά την διάρκεια της εισαγωγικής συνεδρίας ο Αναλυτής θα πρέπει να επιτύχει τα ακόλουθα: Να δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα συνεργασίας σαν πρώτο βήμα στην δημιουργία αρμονικής σχέσης μεταξύ των εμπλεκομένων. Να εκθέσει τον σκοπό της συνεντεύξεως και το χρονοδιάγραμμα των συνεδριών, που θα ακολουθήσουν. Να περιγράψει γενικά το πρόβλημα και να δώσει μια ιδέα της σπουδαιότητας της συνεντεύξεως στην όλη προσπάθεια. Να εκθέσει τι αναμένεται από τον συνομιλητή του (interviewee) και τι από τον ίδιο (interviewer). Να δείξει ευαισθησία στις αντιδράσεις του συνομιλητή του, και τέλος. Να αρχίσει να "εισέρχεται" στο συγκεκριμένο πρόβλημα, που είναι και ο σκοπός των συνεντεύξεων.

18 Η Λεπτομερής Συνεδρία (ή οι λεπτομερείς συνεδρίες) συγκεντρώνει (ουν) τις απαραίτητες πληροφορίες. Είναι βέβαιο ότι ο Αναλυτής δεν θα δυσκολευθεί να συλλέξει τις αναγκαίες πληροφορίες εφόσον έχει αναπτύξει τις ικανότητές του για επικοινωνία. Ένα σημείο που αξίζει να τονισθεί είναι το πως ο Αναλυτής θα πρέπει να αρχίσει την συνέντευξη. Μια βασική συμβουλή είναι να αρχίσει με ένα κατ' ευθείαν, καθαρό και ακριβή τρόπο, αποφεύγοντας οτιδήποτε μη απαραίτητο με σκοπό να εντυπωσιάσει τον συνομιλητή του.

19 Η Τελική Συνεδρία είναι η δεύτερη σε σπουδαιότητα μετά την Εισαγωγική. Μια τελική συνεδρία είναι απαραίτητη επειδή: Βάζει σε "επίσημη" σειρά ότι ελέχθη στις προηγούμενες συνεδρίες, και έτσι οδηγεί στο τυπικό "κλείσιμο" της συνεντεύξεως. Ενισχύει την άποψη ότι ο σκοπός είναι εφικτός και ότι αυτό θα οφείλεται κυρίως στη συνεργασία του Αναλυτού και των Χρηστών. Επιτρέπει στον Αναλυτή να εκθέσει την πρόοδο που έχει επιτευχθεί και να προσδιορίσει τα προβλήματα που απομένουν προς επίλυση. Επιτρέπει στον Αναλυτή να "κλείσει" ομαλά την συνέντευξη και να μην αφήσει τον συνομιλητή του "στον αέρα". Παρέχει στον συνομιλητή του Αναλυτού (τον Χρήστη) μια σύνοψη και έτσι του δίνει την ευκαιρία να κάνει τις παρατηρήσεις του σ' αυτή. Μια τελική συνεδρία που θα καλύπτει όλα τα ανωτέρω δικαίως πρέπει να θεωρείται ως ένα πολύ ζωτικό βήμα στην ανάπτυξη του συστήματος.

20 ΤΥΠΟΙ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΝ Υπάρχουν δύο τύποι συνεντεύξεων: Η Δομημένη (Structured). Η Μη Δομημένη (Non Structured). Η πρώτη βασίζεται σε μια σειρά από "γνωστούς εκ των προτέρων" κανόνες / διαδικασίες, που αναφέρονται στα σημεία που θα πρέπει να καλυφθούν, στο τι θέλουμε, στο τι αναμένουμε, στο τι θα αναφέρουμε, σε αναμενόμενες αντιδράσεις, κ.λπ. Η δεύτερη χρησιμοποιείται μόνο έχοντας υπ' όψη ένα γενικό στόχο, και με ελάχιστες ή καθόλου προκαθορισμένους κανόνες ή οδηγίες. Η Δομημένη Συνέντευξη χρησιμοποιείται από πολλές εμπορικές επιχειρήσεις, ιδιαίτερα δε από τις υπηρεσίες προσωπικού τους για πρόσληψη υπαλλήλων (job interviews). Η Μη Δομημένη Συνέντευξη χρησιμοποιείται σε μερικές περιπτώσεις ψυχολογικών και ψυχιατρικών συμβουλών.

21

22

23 Λόγω των υψηλών απαιτήσεων ικανότητος για τη μη δομημένη συνέντευξη και επειδή με αυτήν μπορούν να συλλέγουν πληροφορίες μικρής αξίας όσον αφορά το υπό ανάπτυξη πληροφοριακό σύστημα, συνιστάται όπως ο Αναλυτής χρησιμοποιεί την Δομημένη Συνέντευξη.

24 ΤΑΚΤΙΚΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΣ (INTERVIEWING PROCEDURE) Κατά την προετοιμασία της συνεντεύξεως ο Αναλυτής θα πρέπει να "εντοπίσει" κατά το δυνατόν όλες τις λειτουργίες της υπηρεσίας, ούτως ώστε να συλλέξει περισσότερες πληροφορίες κατά τις συνεδρίες των συνεντεύξεων. Η συνέντευξη θα πρέπει να αρχίζει με γενικές ερωτήσεις για την αντίληψη μιας γενικής εικόνας και των κυρίων χαρακτηριστικών του προβλήματος. Ο Αναλυτής θα πρέπει να έχει έτοιμες γενικές και ειδικές ερωτήσεις, αλλά θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτος στο να αντιλαμβάνεται τις νέες περιπτώσεις για μελέτη και συλλογή πληροφοριών.

25 Στις ερωτήσεις του, κατά την διάρκεια της συνεντεύξεως θα πρέπει να εφαρμόζει τις γνώσεις του σχετικά με την «Τεχνική των Ερωτήσεων». Ο Αναλυτής θα πρέπει επίσης στο τέλος των ερωτήσεων για κάθε θέμα να συνοψίζει και να ζητά την συμφωνία του Χρήστη επί των γραφθέντων. Αν αυτό δεν είναι δυνατόν, θα πρέπει να ενημερώνει τον Χρήστη, ότι θα του αποστείλει γραπτώς την σύνοψη της συνεντεύξεως για συμφωνία ή για παρατηρήσεις / συμπληρώσεις. Ακόμη θα πρέπει να "αφήνει την πόρτα ανοικτή", ούτως ώστε να μπορεί να επανέλθει για επιβεβαίωση, αποσαφήνιση ή συμπλήρωση των πληροφοριών που θα έχει συλλέξει κατά την συνέντευξη. Τέλος ο Αναλυτής θα πρέπει να ευχαριστήσει τον Χρήστη για τον χρόνο που του διέθεσε.

26 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΣ (DOCUMENTATION) Αμέσως μετά την συνέντευξη ο Αναλυτής θα πρέπει να: Γράψει τις πληροφορίες που, συγκέντρωσε σε ειδικά έντυπα. Γι' αυτό, καθώς και για το ερωτηματολόγιο συνιστώνται τα έντυπα (πρότυπα) των δύο επομένων διαφανειών. Ελέγξει αυτές τις πληροφορίες ως προς την πληρότητα, την σαφήνεια και τυχόν αναγκαίες τροποποιήσεις. Στείλει ένα αντίγραφο (της σύνοψης) στους χρήστες για συμφωνία. Ετοιμάσει τις επόμενες ερωτήσεις, και εάν απαιτείται να ζητήσει μια ακόμη συνέντευξη, και τέλος. "Αρχειοθετήσει" τα παραστατικά, τις καταστάσεις και το εν γένει υλικό της συνεντεύξεως.

27

28

29 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ (ΛΟΓΙΚΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ, BLOCK DIAGRAMS, FLOW CHARTS) Τα Διαγράμματα Ροής (ΔΡ) χρησιμοποιούνται από τους αναλυτές πολύ περισσότερο από ότι τα ερωτηματολόγια και οι πίνακες αποφάσεων. Τα Διαγράμματα χρησιμοποιούνται για να παρουσιάσουν μια περίπλοκη διαδικασία με τρόπο απλό και σαφή, που δεν μπορεί να παρερμηνευθεί. Η κατασκευή του Δ.Ρ. απαιτεί την χρησιμοποίηση ειδικού κανόνος (βοηθήματος) σχημάτων (Template) και την καταβολή προσπάθειας παρουσιάσεως όσον το δυνατόν καθαρότερου σχεδίου. Τα προτεινόμενα υπό των εταιρειών κατασκευής υπολογιστών σύμβολα (σχήματα) ποικίλλουν σημαντικά και κάθε εταιρεία τείνει να καθιερώσει τα δικά της, αν και μερικά από αυτά είναι κοινά. Ήδη διάφορες επιστημονικές οργανώσεις επέτυχαν την υιοθέτηση συμβόλων σχεδιασμού Δ.P., παραδεκτών όχι μόνον υπό των κατασκευαστών εταιρειών, αλλά και υπό των αναλυτών - προγραμματιστών ανεξαρτήτως του είδους και μεγέθους του υπολογιστή τους.

30 Προτείνονται τα ακόλουθα σύμβολα τονίζοντας ότι στο σύνολο τους είναι παραδεκτά υπό των περισσοτέρων πεπειραμένων Ελλήνων (και ξένων) αναλυτών - προγραμματιστών. Τα σύμβολα συνδέονται δια γραμμών (flow lines), οι οποίες δείχνουν την ροή των εργασιών για την επίλυση του προβλήματος η κατεύθυνσή τους ορίζεται από την αιχμή του βέλους και πρέπει να είναι (συνήθως) από αριστερά > προς τα δεξιά και από άνω προς τα κάτω.

31

32

33 ΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα Διαγράμματα των Συστημάτων παρουσιάζουν μια γενική άποψη ολοκλήρου του συστήματος. Γενικώς μπορεί να λεχθεί ότι αυτά είναι μια "συμβολική" αναπαράσταση των επεξεργασιών του συστήματος, των στοιχείων (data) που απαιτούνται για κάθε επεξεργασία και των σχέσεων μεταξύ των επεξεργασιών.

34 ΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Τα Διαγράμματα των Προγραμμάτων παρουσιάζουν μια λεπτομερή διαδικασία επιλύσεως ενός προβλήματος (τμήματος του συστήματος). Παριστούν δηλ. την "λογική" ροή των ενεργειών (πράξεων) για την επίλυση ενός προβλήματος. Τα Διαγράμματα γενικώς αποτελούν για τον Αναλυτή και τον Προγραμματιστή ένα αποτελεσματικό μέσον καθόσον: παρουσιάζουν την λογική σειρά των ενεργειών που πρέπει να γίνουν για να λυθεί ένα πολύπλοκο πρόβλημα (ή για να κατανοηθεί μια περίπλοκη διαδικασία), εμφανίζουν τα μέσα καθώς και τις αποφάσεις που θα πρέπει να ληφθούν κατά την διάρκεια της διαδικασίας (επιλύσεως του προβλήματος), επεξηγούν με γραφήματα (διαγραμματικούς) την ροή επιλύσεως του προβλήματος μέσα από μια "συνέχεια" διαφόρων (ποικίλων) συνθηκών και εναλλακτικών λύσεων. Το επόμενο διάγραμμα είναι ένα συνοπτικό διάγραμμα συστήματος (systems flow chart) για ένα Σύστημα Μισθοδοσίας (Payroll System).

35

36 ΠΙΝΑΚΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (DECISION TABLES) Για πρώτη φορά οι Πίνακες Αποφάσεων (Π.Α.) εφαρμόστηκαν στην διατύπωση προδιαγραφή προγραμμάτων Η.Υ. το Από τότε η τεχνική τους αναπτύχτηκε βασικά στον τομέα του καθορισμού των μεθόδων και επεξεργασιών για την κατασκευή τους καθώς και τον έλεγχο της ακριβείας και πληρότητας τους. Σήμερα σε ορισμένες περιπτώσεις, έχουν αναπτυχθεί μέθοδοι για την μετατροπή κατ' ευθείαν των Π.Α. σε προγράμματα του Η.Υ.. Παρά τα πλεονεκτήματα, τα οποία παρουσιάζει η τεχνική των Π.Α. φαίνεται ότι δεν έχει κατακτήσει ακόμη τους αναλυτές και προγραμματιστές. Ο κυριότερος λόγος γι' αυτήν την μη απόλυτη παραδοχή είναι ότι οι αναλυτές και οι προγραμματιστές έχουν συνηθίσει να εργάζονται βάσει μιας λογικής (λύσεως) την οποία απεικονίζουν στο διάγραμμα ροής (Flow Chart, Block Diagram) και η οποία είναι σχεδόν πάντοτε ανταγωνιστική προς την τεχνική των Π.Α.. Εκτός τούτου, σπανίως ένα σύστημα μπορεί να διατυπωθεί καθ' ολοκληρία με τους Π.Α.. Η χρησιμοποίησή τους όμως κυρίως για εμπορικές εφαρμογής και ιδίως για τις προδιαγραφές των προγραμμάτων και την συγκρότηση των φακέλων του συστήματος (Documentation) παρέχει εμφανή πλεονεκτήματα.

37 Οι Π.Α. "δεικνύουν" την λογική των επεξεργασιών του συστήματος και των λογικών σχέσεων μεταξύ των μεταβλητών του συστήματος με την χρησιμοποίηση μιας ομάδος συνθηκών (εάν) και ενεργειών που πρέπει να εκτελεσθούν (εφόσον ισχύει κάποια συνθήκη). Οι Π.Α. προσφέρουν ένα αποτελεσματικό και σαφές μέσον επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων εντός και εκτός του Μ.Κ. για τον καθορισμό των προβλημάτων και των λογικών λύσεών τους. Επίσης προσφέρονται στις περιπτώσεις εκείνες, κατά τις οποίες απαιτείται άμεση ενημέρωση του συστήματος με τις παρουσιαζόμενες - επιβαλλόμενες εκάστοτε μεταβολές. Βασικά ένας Π.Α. είναι η με πίνακα παρουσίαση των δεδομένων του προβλήματος με σκοπό την διευκόλυνση λήψης αποφάσεων. Ένας Π.Α. πρέπει να έχει ένα τίτλο, ο οποίος να εξηγεί απλά και με σαφήνεια τον σκοπό του. Θα μπορούσε να λεχθεί ότι τα στοιχεία που αποτελούν τον πίνακα διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: σε εκείνα, τα οποία δείχνουν "συνθήκες" και σε εκείνα, τα οποία δείχνουν τις αντίστοιχες "ενέργειες". Συνήθως οι Π.Α. αναπαριστώνται από παραλληλόγραμμο διαιρημένο σε 4 τμήματα, δια διπλών γραμμών.

38

39

40 Κάθε σειρά αποτελεί μία πρόταση, η οποία δυνατόν να είναι "καταφατική" ή "αρνητική" ή "άνευ σημασίας". Στις περιπτώσεις αυτές έχουμε μια "περιορισμένης εισόδου" σειρά αλλιώς έχουμε μία "εκτεταμένης εισόδου" σειρά:

41 Μία στήλη περιλαμβάνει ορισμένες συνθήκες με τις αντίστοιχες ενέργειες τους (δηλ. περιλαμβάνει τις σημάνσεις, έστω Ν = Ναι, Ο=0χι, Χ= Αντίστοιχη ενέργεια). Εάν όλες οι συνθήκες του κανόνος καθορίζονται σαφώς τότε πρόκειται περί "απλού" κανόνος αλλιώς ο κανών είναι "σύνθετος". Για διευκόλυνση μας δεχόμεθα ότι οι κανόνες αριθμούνται στο άνω μέρος του πίνακα από αριστερά προς τα δεξιά και ελέγχονται (υπόκεινται σε test) κατ' αυτήν την σειρά. Όταν στον πίνακα οι κανόνες είναι δύο, οι δε ενέργειες είναι όμοιες και για τους δύο, τότε οι κανόνες πλεονάζουν εάν οι ενέργειες είναι διάφορες, οι κανόνες είναι αντιφατικοί. Οι συνδυασμοί των κανόνων καθορίζουν πότε μια απόφαση είναι "πλήρης" ή όχι εάν όλοι οι δυνατοί συνδυασμοί των συνθηκών καλύπτονται από τους κανόνες του πίνακα, τότε ο πίνακας είναι "πλήρης", αλλιώς είναι "μη πλήρης".

42 Επομένως, οι πίνακες αποφάσεων διακρίνονται από τα τρία ακόλουθα χαρακτηριστικά: Μολονότι πολλοί συνδυασμοί των ανωτέρω είναι δυνατοί, οι Π.Α. συνήθως είναι μικτής εισόδου, σύνθετοι, μη πλήρεις. Όταν ένας Π.Α αναφέρεται στον αμέσως προαναφερθέντα συνδυασμό θεωρείται ότι ανήκει στον κανόνα, αλλιώς οι παρεκκλίσεις θα πρέπει ν' αναφέρονται - π.χ. Π.Α. περιορισμένης εισόδου.

43 ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΤΩΝ Π.Α. παρουσιάζεται Π.Α. για την έκδοση, από ένα πρακτορείο, αεροπορικών και ατμοπλοϊκών εισιτηρίων, επί συγκεκριμένης γραμμής.

44 Συνεχίζοντας δεχόμεθα ότι ο πλέον βασικός Π.Α. είναι περιορισμένης εισόδου, απλός, πλήρης, ως στο επόμενο σχήμα διαφαίνεται Η κατασκευή ενός τέτοιου πίνακα είναι απλή. Κάθε Π.Α. μπορεί να διαμορφωθεί και να λάβει τελικά αυτή την μορφή και εν κατακλείδι ο "μικρότερος" Π.Α. διατυπώσεως ενός προβλήματος είναι δυνατόν να εξαχθεί από ένα περιορισμένης εισόδου, απλό, πλήρη πίνακα. Εν τούτοις ένας περιορισμένης εισόδου, απλός, πλήρης πίνακας που περιέχει ν συνθήκες πρέπει να έχει 2 ν κανόνες. Συνήθως, αυτό απαιτεί πολλή εργασία. Επομένως ο πίνακας πρέπει να διασπασθεί - προς τούτο προτείνονται δύο μέθοδοι:

45

46

47 Ο πλέον αποτελεσματικός τρόπος για την ελάττωση του αριθμού των κανόνων είναι η ελάττωση του αριθμού των εξεταζομένων συνθηκών και η χρήση σειρών εκτεταμένης εισόδου. Εν τούτοις κατά την χρήση εκτεταμένης εισόδου σειρών οι αξίες των συνθηκών θα πρέπει ν' αποκλείονται αμοιβαίως ή θα πρέπει να περιλαμβάνονται ενέργειες για την εκ νέου είσοδο στον πίνακα. Μία άλλη μέθοδος ελαττώσεως των κανόνων και επομένως και του μεγέθους του πίνακα είναι η δημιουργία συνθέτων κανόνων αυτό όμως είναι πολύ δύσκολο, διότι οι εντολές, στις οποίες οι κανόνες αναφέρονται, είναι μεγίστης σημασίας.

48 Τελικώς, μπορούμε να ελαττώσουμε τους κανόνες ενός Π.Α. κατασκευάζοντας μη πλήρη Π.Α. δια της "ακυρώσεως" του ακραίου δεξιού κανόνος. Όλες οι συνθήκες του "ακυρωθέντος" κανόνος είναι "άνευ σημασίας" και οι -προδιαγραφόμενες ενέργειες είναι εκείνες, οι οποίες πρέπει να πραγματοποιηθούν, εάν δεν ικανοποιηθούν οι προηγούμενοι κανόνες. Αυτό δεν δημιουργεί πρόβλημα στην κατασκευή του Π.Α. εκτός της εξακριβώσεως ότι οι προηγούμενοι κανόνες καλύπτουν όλες τις "ομάδες" των συνθηκών, για τις οποίες η "ομάδα" των ενεργειών διαφέρει από τα καθοριζόμενα στον ακυρωθέντα κανόνα. Συμπερασματικά, η κατασκευή του καταλλήλου Π.Α. απαιτεί γνώση πλήρους σειράς συνθηκών - ενεργειών. Η διαδικασία της κατασκευής είναι απλή με την σημαντική εξαίρεση της χρήσης των συνθέτων κανόνων.

49 Η ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ Π.Α. ΣΤΟΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟ Μολονότι έχει αναλωθεί αρκετή εργασία για την μετατροπή των Π.Α. απ' ευθείας σε προγράμματα του Η.Υ., το πρόβλημα δεν έχει ικανοποιητικά μέχρι τώρα αποτελέσματα, λόγω της απώλειας (κατά την μετατροπή κυρίως) των πλεονεκτημάτων των γλωσσών υψηλού επιπέδου fortran, cobol κ.λ.π. Μεταφραστές Προ-Επεξεργασίας (Compiler Pre-Processor), οι οποίοι δέχονται Π.Α., ανεπτύχθησαν και υπάρχουν και "Compilers" για Π.Α.. Εν τούτοις όμως δημιουργούνται τόσοι περιορισμοί στους Π.Α., ώστε πολλά από τα πλεονεκτήματά τους και κυρίως η ευελιξία τους χάνονται. Ένα περαιτέρω εμπόδιο είναι το γεγονός ότι, ενώ για την δημιουργία ενός προγράμματος απαιτείται η συνέχεια της ροής των ενεργειών, στον Π.Α. δεν συμβαίνει πάντοτε αυτό και το αποτέλεσμα είναι η αύξηση του χρόνου επεξεργασίας είτε κατά την φάση της κατασκευής (του Π.Α.) είτε κατά την φάση της μετατροπής είτε σε αμφότερες τις φάσεις.

50 Αλλά και πάλι στις περισσότερες περιπτώσεις το τελικό πρόγραμμα δυνατόν να είναι σημαντικά λιγότερο αποτελεσματικό σε σύγκριση με το τελικό πρόγραμμα (για το ίδιο πρόβλημα), το οποίο δημιουργήθηκε με οποιαδήποτε άλλη τεχνική. Με την λύση του προβλήματος της αυτομάτου μετατροπής, σε εκκρεμότητα, ελάχιστα αποτελέσματα υπάρχουν ως προς την εκπαίδευση των αναλυτών και προγραμματιστών σχετικά με τους Π.Α. και ως προς την ανάπτυξη της τεχνικής για τις περιπτώσεις κατά τις οποίες τμήματα του προβλήματος δεν προσφέρονται προς διατύπωση μέσω των Π.Α..

51 Πιστεύεται ότι θα συνεχισθεί η εργασία για την επίλυση προβλημάτων δια των Π.Α. καθώς και για την αυτόματη μετατροπή τους σε λειτουργήσιμο (Object) πρόγραμμα. Προς τον παρόν μπορούμε να εκμεταλλευθούμε τα πλεονεκτήματα των Π.Α. στα πολύπλοκα προβλήματα, στα οποία ο αφηγηματικός τρόπος περιγραφής τους είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί ή όταν οδηγεί σε παρανοήσεις και αντιφάσεις. Τέλος οι Π.Α. είναι χρήσιμοι για την συγγραφή των προδιαγραφών των προγραμμάτων (programs specifications), όταν η λογική της επιλύσεως του προβλήματος είναι δομημένη και σαφής.

52 ΔΕΝΔΡΑ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (DECISION TREES) Δομή Δένδρου (δενδρική δομή, tree structure) είναι ένα μη γραμμικό πολύ-επίπεδο ιεραρχικό δίκτυο, στο οποίο κάθε κόμβος μπορεί να σχετίζεται με ν κόμβους σε κάθε κατώτερο επίπεδο του, αλλά μόνο με ένα κόμβο ιεραρχικά ανώτερο του. Το δένδρο αναπτύσσεται από πάνω προς τα κάτω ή από αριστερά προς τα δεξιά. Στην αρχή (πρώτος κόμβος) είναι η ρίζα και ακολουθούν οι συνθήκες και οι ενέργειες, όπως δείχνουν τα ακόλουθα δύο σχήματα.

53 Γενικώς ένα Δένδρο Αποφάσεων (Δ.Α.) είναι μία γραφική αναπαράσταση της συνεχείας των βημάτων και των λαμβανομένων αποφάσεων για την επίλυση ενός δομημένου προβλήματος, δηλ. είναι μία "δενδροειδής" σύνδεση σημείων αποφάσεων στην διαδικασία επιλύσεως του προβλήματος. Μπορεί να λεχθεί ότι ένα Δ.Α. δείχνει την σειρά των συνθηκών ενός προβλήματος καθώς και τις ενέργειες για την επίλυση του. Δείχνει τις σχέσεις μεταξύ των συνθηκών και των ενεργειών με την έννοια του τι ενέργειες πρέπει να γίνουν για κάθε συνθήκη. Για την κατανόηση των ανωτέρω παρατίθεται το ακόλουθο παράδειγμα ενός "μικρού" δένδρου αποφάσεων. Έστω ότι η Επιχείρηση Χ καταβάλλει προμήθεια στους πωλητές της για τις πωλήσεις τους τοις μετρητοίς ως ακολούθως:

54 Η φιλοσοφία της δενδρικής δομής (tree structure) είναι χρήσιμη στην μελέτη της δομής των δεδομένων 23 (data structure) και των βάσεων στοιχείων (data bases). Σαν εργαλείο όμως του Αναλυτού για συλλογή / καταγραφή πληροφοριών δεν προσφέρεται τόσο όσο τα άλλα "εργαλεία" (ερωτηματολόγια - συνεντεύξεις - διαγράμματα - πίνακες αποφάσεων). Το κύριο πλεονέκτημα των Δένδρων Αποφάσεων είναι ότι γίνονται αμέσως κατανοητά από τους χρήστες. Το κυριότερο όμως μειονέκτημά τους δημιουργείται όταν ο αριθμός των συνθηκών και των ενεργειών τους είναι μεγάλος τότε και το δένδρο θα είναι μεγάλο και η "κατανόηση"(παρακολούθησή) του δεν θα είναι εύκολη. Στην περίπτωση αυτή ο Αναλυτής καταφεύγει στους Πίνακες Αποφάσεων ή στα Διαγράμματα (Flow Charts).

55 Και στους Π.Α. και στα Δ.Α. θα πρέπει οι προτάσεις να είναι γραμμένες σε δομημένη (structured) γλώσσα. Προς τούτο θα πρέπει οι προτάσεις να: είναι σύντομες και να μη περιέχουν επίθετα. αρχίζουν με ένα ρήμα που να δείχνει ενέργεια (Αγόρασε, Στείλε, κ.λπ.), είναι διατυπωμένες κατά τέτοιο τρόπο που να αντιστοιχούν σε ένα τμήμα ή μία ομάδα ενεργειών του προγράμματος (π.χ. Υπολόγισε έκπτωση 10%).

56 ΔΙΑΦΟΡΕΣ Π.Α. ΚΑΙ Δ.Α. Γενικώς η κυρία διαφορά μεταξύ Π.Α. και Δ.Α. έγκειται εις το ότι οι Π.Α. εμφανίζουν μόνον ατομικές περιπτώσεις λογικής και δεν δείχνουν την σειρά εκτελέσεως αυτής της λογικής, ενώ τα Δ.Α. παριστούν γραφικώς αμφότερα (και την λογική και την σειρά των βημάτων για την εκτέλεση της λογικής).

57 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Χαραμής, Γ. (2002) Ανάλυση και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων. 4 η ed. Εκδόσεις ΑΝΙΚΟΥΛΑ