«Καινοτόμες Στρατηγικές Προμηθειών»

Transcript

1 «Καινοτόμες Στρατηγικές Προμηθειών» Θανάσης Πετμεζάς Γεν. Δ/ντης 18/02/2016

2 Το θέμα των Προμηθειών Το μη αναστρέψιμο γεγονός Το κόστος προμηθειών για προϊόντα, υπηρεσίες και έργα, υφίσταται κάθε χρόνο και εμφανίζεται ως πιεστικός παράγων στους προϋπολογισμούς εταιριών. (εξέλιξη της τεχνολογίας, δημιουργία νέων προϊόντων & υπηρεσιών, εκσυγχρονισμός, νομοθετικές απαιτήσεις, ανταγωνιστικές πιέσεις, κ.λ.π.) Ο περιορισμός Η παρούσα οικονομική κατάσταση δεν επιτρέπει στις Διοικήσεις των Τμημάτων Προμηθειών Εταιριών και Οργανισμών, την εύκολη διεκδίκηση συμπληρωματικών κονδυλίων, επιπρόσθετων ανθρώπινων πόρων και επιπλέον πληροφοριακών συστημάτων για να αντιμετωπίσουν τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας. Το ζητούμενο Η βελτιστοποίηση της λειτουργίας προμηθειών, μέσα από την καλύτερη αξιοποίηση των υφιστάμενων πόρων, για την μείωση του κόστους και τον περιορισμό της σπατάλης Η προφανής ανάγκη Η εστίαση στην ποιοτική και ποσοτική διάσταση των δαπανών. Οι διαδικασίες προμηθειών, από τακτική λειτουργία γίνονται στρατηγική επιλογή

3 Paint Points Προμηθειών Διαδικασίες προμηθειών Buyer Centric διαδικασίες που συνήθως δεν είναι «φιλικές» ούτε προς τους προμηθευτές, ούτε και στους εσωτερικούς χρήστες,,γεγονός που δημιουργεί τριβές και ενστάσεις για την αποδοτικότητα του τμήματος προμηθειών.. Οργάνωση Πληροφοριών Οι πληροφορίες προμηθειών δεν συλλέγονται πλήρως, ούτε ταξινομούνται σωστά. Μητρώα υποψήφιων Προμηθευτών οργανωμένα σε απλές μορφές. Αδυναμία άμεσης πρόσβασης σε ιστορικά προμηθειών για εξαγωγή συμπερασμάτων. Κρατούνται διασπαρμένα στοιχεία στους αγοραστές. Απουσία υποστήριξης προμηθειών με ειδικευμένα Ηλεκτρονικά Συστήματα Πολυπλοκότητα προμηθειών Φόρτος εργασίας, συχνά δυσανάλογος με την επιχειρησιακή αξία συγκεκριμένων προμηθειών, αλλά και εσωτερικών αιτημάτων. Δυσκίνητες διαδικασίες ρουτίνας άσκοπη ανάλωση εργατοωρών και καμία μείωση διαχειριστικού κόστους σε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες. «Κοινά είδη» (common): είδη τα οποία δεν διαφοροποιούνται σε κάθε τομέα «Κοινά αλλά διαφοροποιημένα» (common but differentiated): είδη τα οποία συναντώνται και σε άλλους τομείς αλλά διαφοροποιούνται ως προς τις προδιαγραφές- απαιτήσεις σε σχέση με τον συγκεκριμένο τομέα «Τομεακά είδη» (industry specific): είδη που σχετίζονται μόνο με τον συγκεκριμένο χώρο

4 Αναντιστοιχία Προβλημάτων και Λύσεων Τα περισσότερα προβλήματα στην διαδικασία εταιρικών προμηθειών, οφείλονται συνήθως στην κακή επικοινωνία και συνεργασία με εξωτερικούς εταίρους. Οι προσφερόμενες λύσεις, παρέχουν εργαλεία τα οποία επικεντρώνονται σε εσωτερικές διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου της Επιχείρησης ή του Οργανισμού.

5 Βαθμός Ωριμότητας Πληροφοριακών συστημάτων για Προμήθειες

6 Με άλλα λόγια Do more with less

7 Οι ηλεκτρονικές προμήθειες B2B Οι προμήθειες B2B «παραδοσιακά» Υψηλή Ωριμότητα Έμφαση Συστήματος Προμηθειών Προγραμματισμός Προμηθειών Τεύχος Προκήρυξης Διαδικασία Διαγωνισμού Διαπραγμάτευση & Σύμβαση Παραγγελίες Τιμολόγηση Πληρωμή Παρακολούθηση Σύμβασης Η περιοχή ενδιαφέροντος Χαμηλή Ωριμότητα Στάδιο Διαδικασίας

8 Κόστος Προμηθειών Άμεσο κόστος (μετρήσιμο σχετικά εύκολα) Έμμεσο κόστος (δύσκολο να αποτιμηθεί) Το τίμημα αγοράς Κόστη διαδικασιών πριν την υπογραφή σύμβασης Συγκέντρωση-ανάλυση αναγκών Ορισμοί επιτροπών και σύνταξη προδιαγραφών. Συγκέντρωση και αξιολόγηση προσφορών Επίλυση διαφορών και ενστάσεων Αναφορές προς την Διοίκηση Η άσκοπη ανάλωση Κόστη διαδικασιών μετά την υπογραφή σύμβασης Παρακολούθηση αγορών Έλεγχος ανάλωσης Ταυτοποίηση παραγγελιών, παραδόσεων και τιμολογήσεων Αναφορές προς την Διοίκηση

9 Μεθοδολογία Περιορισμού Κόστους Προμηθειών Στόχος o κανόνας Pareto 80% -20 % Effectiveness = save money Επικέντρωση στο 20% των περιπτώσεων που αντιπροσωπεύουν το 80% του κόστους. Άρα αυτοματοποίηση του 80% των περιπτώσεων που αντιπροσωπεύουν το 20% του κόστους. Efficiency = save time

10 Στάδιο Διαδικασιών Επιλογή Ηλεκτρονικών Εργαλείων SAVE TIME=efficiency Ad Hoc Προμήθειες μικρής Αξίας SAVE MONEY= effectiveness Προμήθειες σημαντικής αξίας Αυτοματοποίηση διαδικασίας μικρό-διαγωνισμών χωρίς απώλεια ελέγχου και auditing (spend under management) Τυποποίηση διαδικασιών, εγγράφων, συμβάσεων διαγωνισμών, αναφορών κλπ Στόχος, η καλύτερη τιμή σε σωστά προδιαγεγραμμένα είδη (χαμηλότερη τιμή, ή συμφερότερη τιμή) Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing) Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement) Διαχείριση Παραγγελιών Διαχείριση ανάλωσης Στόχος η Αυτοματοποίηση αποστολής παραγγελιών απαιτούμενες ροές εγκρίσεων, κατάλογοι εγκεκριμένων υλικών, σύνδεση με προμηθευτές, ενημέρωση Πληροφοριακών Συστημάτων Στόχος, η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση και ο έλεγχος της ανάλωσης εγκρίσεις, δείκτες και στατιστικά στοιχεία

11 Στάδιο Διαδικασιών Επιλογή Ηλεκτρονικών Εργαλείων SAVE TIME=efficiency SAVE MONEY= effectiveness Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing) Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)

12 Πως ξεκινώ? Σχέδιο Δράσης Ανάλυση ευκαιριών Μεθοδολογία Υλοποίησης Ο ρόλος των συμβούλων & παρόχων

13 Μοντέλο Ανάλυσης Ευκαιριών ένας τρόπος προσέγγισης (παράδειγμα) Μεγάλη Υπηρεσίες Μεταφορών #3 Έργα και Υλικά #1 Πιθανή Επίδραση Αποτελέσματος Συντήρηση Ακινήτων Αναλώσιμα Ταξίδια I.T. Μικρή Τρόφιμα Υλικά Καθαριότητας #4 Είδη Γραφείου #2 = EURO Δύσκολο Δυνατότητα Πραγματοποίησης Εύκολο

14 Ο ρόλος του Παρόχου Ηλεκτρονικών Προμηθειών O πάροχος πρέπει να επιλέγεται με βάση την εμπειρία την τεχνογνωσία την ικανότητα να προσαρμόζει τα εκάστοτε επιχειρησιακά δεδομένα στα συστήματα είναι και να μπορεί να πείσει ότι αυτό που προτείνει τεχνικά υλοποιήσιμο νομικά σωστό διαδικαστικά αποδοτικό εμπορικά δεοντολογικό και ότι αποπληρώνεται μέσα από το όφελος που ο πελάτης θα αποκομίσει

15 NOΣΟΚΟΜΕΙΑ Cases Tailor made προσαρμογή εργαλείου για την διεξαγωγή «Έρευνας αγοράς και διαχείρισης προσφορών erfx» για μικρής αξίας προμήθειες. ΣΤΑ.ΣΥ. (Σταθερές Συγκοινωνίες) Tailor made προσαρμογή της εφαρμογής Hλεκτρονικών Δημοπρασιών e auctions για την διεξαγωγή δημοπρασιών σε αγορές κάτω των Όμιλος ΟΤΕ Tailor made προσαρμογή της εφαρμογής Hλεκτρονικών παραγγελιών e procurement για τις παραγγελίες Η/Υ πανελλαδικά.

16 Ηλεκτρονική έρευνα αγοράς & Διαχείριση προσφορών erfx Καταχώρηση, Αναζήτηση & Επιλογή Προμηθευτών μέσα από ένα CPV μητρώο με εταιρίες Δημιουργία, Υποβολή, Συλλογή και Επεξεργασία ηλεκτρονικών αιτημάτων προσφορών σε 5 με δομημένο τρόπο, για «καθημερινές» αγορές αγαθών, έργων και υπηρεσιών, Έχουν διεξαχθεί περισσότερα από Ηλεκτρονικά Αιτήματα Προσφορών!!!!!!

17 Στατιστικά Στοιχεία χρήσης Νοσοκομείων Ηλεκτρονική έρευνα Αγοράς

18

19

20 Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες e-auctions Οnline δυναμική διαπραγμάτευση τιμών μέσω συστήματος, ανάμεσα σε μια ομάδα προ-εγκεκριμένων και αξιολογημένων προμηθευτών, σύμφωνα με το σενάριο και τον στόχο της επιχείρησης. Αποδεδειγμένα, η πιο αποτελεσματική και διαφανής διαδικασία απόκτησης της καλύτερης προσφοράς!

21 Αποτελέσματα ΣΤΑ.ΣΥ. Κατηγορίες προμηθειών και μέσος προϋπολογισμός ΣΤΑ.ΣΥ. ( ) Προϋπολογισμός Βελτίωση Προϋπολογισμού % Βελτίωση Προϋπολογισμού # Δημοπρασιών # Προμηθευτών # Προσφορών # Μ.Ο. Προϋπολογισμού /Δημοπρασία # Προσφορών/ Δημοπρασία # Προμηθευτών /Δημοπρασία ΕΙΔΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ,66% ,5 2,7 ΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ,26% ,3 3,1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ,35% ,9 2,4 ΚΑΤΑΣΚΕΥΕΣ ,57% ,9 3,9 ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ,85% ,5 3,0 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ,50% ,6 2,4 ΡΟΥΧΙΣΜΟΣ - ΕΙΔΗ ΕΞΟΧΗΣ ,79% ,5 2,6 ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ,31% ,2 4,2 ΥΛΙΚΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ ,00% ,0 2,0 ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ,75% ,5 3,6 ΧΑΡΤΙ - ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΧΑΡΤΟΥ ,24% ,0 4,3 ΧΗΜΙΚΑ ,88% ,4 3,3 ΣΥΝΟΛΟ ,27% ,7 3,1 Να σημειωθεί ότι : Ο Μ.Ο. προϋπολογισμού για όλες τις δημοπρασίες της cosmoone είναι της τάξεως των Το αρχικό τίμημα βελτιώνεται κατά μέσο όρο, περισσότερο από 20 φορές!!

22 Στατιστικά Στοιχεία Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών ΣΤΑ.ΣΥ Σημ.: Όλες οι Δημοπρασίες είναι κάτω των , διότι απαγορεύεται εκ του Ν. 4381/2014 στις Δημόσιες Αρχές, η χρήση άλλων συστημάτων πλην του ΕΣΗΔΗΣ για μεγαλύτερους προϋπολογισμούς.

23 Στατιστικά Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες Αξία προϋπολογισμού ευρώ Βελτίωση προϋπολογισμού ευρώ 17,73% Βελτίωση προϋπολογισμού Εκποιήσεις εταιρικών ακινήτων, οχημάτων, συσκευών, scrap κλπ εταιρίες αγοραστές & προμηθευτές!

24 Ενδεικτικά : Δημοπρασίες για Αγαθά, Έργα και Υπηρεσίες

25 Ηλεκτρονικές Παραγγελίες e-procurement Αγορές μέσω e-καταλόγων που προκύπτουν από υφιστάμενες συμφωνίες πλαίσιο - frame agreements που απεικονίζουν την διαδικασία «από το αίτημα στην παραγγελία- P.R. to P.O.» με προσυμφωνημένες τιμές και είδη. Από την πλατφόρμα της cosmoone έχουν διακινηθεί Ηλεκτρονικές Παραγγελίες, συνολικής αξίας

26 Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προμηθειών Ιδιωτικός Τομέας

27 Ευχαριστούμε για την προσοχή σας