Λύσεις Ηλεκτρονικών Προμηθειών

Transcript

1 Λύσεις Ηλεκτρονικών Προμηθειών

2 Το θέμα των Προμηθειών Το μη αναστρέψιμο γεγονός Το κόστος προμηθειών για προϊόντα, υπηρεσίες και έργα, υφίσταται κάθε χρόνο και εμφανίζεται ως πιεστικός παράγων στους προϋπολογισμούς εταιριών (εξέλιξη της τεχνολογίας, δημιουργία νέων προϊόντων & υπηρεσιών, εκσυγχρονισμός, νομοθετικές απαιτήσεις, ανταγωνιστικές πιέσεις, κ.λ.π.) Ο περιορισμός Η παρούσα οικονομική κατάσταση δεν επιτρέπει στις Διοικήσεις των Τμημάτων Προμηθειών Εταιριών και Οργανισμών, την εύκολη διεκδίκηση συμπληρωματικών κονδυλίων, επιπρόσθετων ανθρώπινων πόρων και επιπλέον πληροφοριακών συστημάτων για να αντιμετωπίσουν τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας. Το ζητούμενο Η βελτιστοποίηση της λειτουργίας προμηθειών, μέσα από την καλύτερη αξιοποίηση των υφιστάμενων πόρων, για την μείωση του κόστους και τον περιορισμό της σπατάλης Η προφανής ανάγκη Η εστίαση στην ποιοτική και ποσοτική διάσταση των δαπανών. Οι διαδικασίες προμηθειών, από τακτική λειτουργία γίνονται στρατηγική επιλογή

3 Pain Points Προμηθειών(1) Διαδικασίες προμηθειών Buyer Centric διαδικασίες που συνήθως δεν είναι «φιλικές» ούτε προς τους προμηθευτές, ούτε και στους εσωτερικούς χρήστες,,γεγονός που δημιουργεί τριβές και ενστάσεις για τον τρόπο λειτουργίας του τμήματος προμηθειών. Οργάνωση Πληροφοριών Οι πληροφορίες προμηθειών δενσυλλέγονταιπλήρως, ούτε ταξινομούνται σωστά. Μητρώα υποψήφιων Προμηθευτών οργανωμένα σε απλές μορφές. Αδυναμία άμεσης πρόσβασης σε ιστορικά προμηθειών για εξαγωγή συμπερασμάτων. Συνήθως, διασπαρμένα στοιχεία σε κάθε υπάλληλο. Απουσία υποστήριξης προμηθειών με ειδικευμένα Ηλεκτρονικά Συστήματα Φόρτοςεργασίας, συχνά δυσανάλογος με την επιχειρησιακή αξία συγκεκριμένων προμηθειών, αλλά και εσωτερικών αιτημάτων. Δυσκίνητες διαδικασίες ρουτίνας άσκοπη ανάλωση εργατοωρών και καμία μείωση διαχειριστικού κόστους σε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες. Πολυπλοκότητα προμηθειών «Κοινά είδη»(common): είδη τα οποία δεν διαφοροποιούνται σε κάθε τομέα «Κοινά αλλά διαφοροποιημένα» (common but differentiated): είδη τα οποία συναντώνται και σε άλλους τομείς αλλά διαφοροποιούνται ως προς τις προδιαγραφέςαπαιτήσεις σε σχέση με τον συγκεκριμένο τομέα «Τομεακά είδη» (industry specific): είδη που σχετίζονται μόνο με τον συγκεκριμένο χώρο

4 Αναντιστοιχία Προβλημάτων και Λύσεων(2) Τα περισσότερα προβλήματα στην διαδικασία εταιρικών προμηθειών, οφείλονται συνήθως στην κακή επικοινωνία και συνεργασία με εξωτερικούς εταίρους. Οι προσφερόμενες λύσεις, παρέχουν εργαλεία τα οποία επικεντρώνονται σε εσωτερικές διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου της Επιχείρησης ή του Οργανισμού.

5 Βαθμός Ωριμότητας Πληροφοριακών συστημάτων για Προμήθειες

6 KPMG 2012 study

7 Με άλλα λόγια Do more with less

8 Οι ηλεκτρονικές προμήθειες B2B Οι προμήθειες B2B«παραδοσιακά» Υψηλή Ωριμότητα Έμφαση Συστήματος Προμηθειών Προγραμματισμός Προμηθειών Τεύχος Προκήρυξης Διαδικασία Διαγωνισμού Διαπραγμάτευση & Σύμβαση Παραγγελίες Τιμολόγηση Πληρωμή Παρακολούθηση Σύμβασης Η περιοχή ενδιαφέροντος Χαμηλή Ωριμότητα Στάδιο Διαδικασίας

9 Κόστος Προμηθειών Άμεσο κόστος (μετρήσιμο σχετικά εύκολα) Έμμεσο κόστος (δύσκολο να αποτιμηθεί) Το τίμημα αγοράς Κόστη διαδικασιών πριν την υπογραφή σύμβασης Συγκέντρωση-ανάλυση αναγκών Ορισμοί επιτροπών και σύνταξη προδιαγραφών. Συγκέντρωση και αξιολόγηση προσφορών Επίλυση διαφορών και ενστάσεων Αναφορές προς την Διοίκηση Η άσκοπη ανάλωση Κόστη διαδικασιών μετά την υπογραφή σύμβασης Παρακολούθηση αγορών Έλεγχος ανάλωσης Ταυτοποίηση παραγγελιών, παραδόσεων και τιμολογήσεων Αναφορές προς την Διοίκηση

10 Μεθοδολογία Περιορισμού Κόστους Προμηθειών Στόχος o κανόνας Pareto 80% -20 % Effectiveness = save money Επικέντρωση στο 20% των περιπτώσεων που αντιπροσωπεύουν το 80% του κόστους. Άρα αυτοματοποίηση του 80% των περιπτώσεων που αντιπροσωπεύουν το 20% του κόστους. Efficiency = save time

11 Επιλογή περιοχών δράσης SAVE TIME=efficiency Ad Hoc Προμήθειες μικρής Αξίας SAVE MONEY= effectiveness Προμήθειεςσημαντικήςαξίας για αγαθά, έργα και υπηρεσίες Στάδιο Διαδικασιών Τυποποίηση διαδικασιών, εγγράφων, συμβάσεων διαγωνισμών, αναφορών κλπ Στόχος, η καλύτερη τιμή σε σωστά προδιαγεγραμμένα είδη (χαμηλότερη τιμή, ή συμφερότερη τιμή) Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing) Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement) Διαχείριση Παραγγελιών Διαχείριση ανάλωσης Στόχος η Αυτοματοποίηση αποστολής παραγγελιών απαιτούμενες ροές εγκρίσεων, κατάλογοι εγκεκριμένων υλικών, σύνδεση με προμηθευτές, ενημέρωση Πληροφοριακών Συστημάτων Στόχος, η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση και ο έλεγχος της ανάλωσης εγκρίσεις, δείκτες και στατιστικά στοιχεία

12 Επιλογή Ηλεκτρονικών Εργαλείων SAVE TIME=efficiency SAVE MONEY= effectiveness Στάδιο Διαδικασιών Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing) Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)

13 Πως ξεκινώ? Σχέδιο Δράσης Ανάλυση ευκαιριών Μεθοδολογία Υλοποίησης Ο ρόλος των συμβούλων & παρόχων

14 Σχέδιο Δράσης & Συνήθεις Προβληματισμοί Πολυπλοκότητα και δυνατότητα ανταπόκρισης Υπάρχον πλαίσιοκανονισμός Οργανωτική ετοιμότητα και συμμετοχή προμηθευτών (επιθυμητή) ταχύτητα εγκατάστασης Πιλοτικό έργο Υλοποίηση σε μία Οργανωτική μονάδα Υλοποίηση στο σύνολο της επιχείρησης

15 Κριτήρια Επιλογών Πιλοτικού Έργου Αριθµός αγορών στο τµήµα Επιδιωκόμενο όφελος Όγκος Αγορών Συχνότητα Αγορών ιαθέσιµοι Τεχνικοί Πόροι Τεχνική Υποδοµή Κριτήρια Επιλογής Τµήµατος Ολοκλήρωση µε υπάρχοντα συστήµατα Ετοιµότητα για αλλαγή Ετοιμότητα προμηθευτών Παράλληλα ανταγωνιστικά έργα Κριτήρια Επιλογής Κατηγορίας Ήδη υπάρχουσες συμφωνίες Τμηματοποίηση της βάσης προμηθευτών

16 Μοντέλο Ανάλυσης Ευκαιριών ένας τρόπος προσέγγισης (παράδειγμα) Μεγάλη Υπηρεσίες Μεταφορών #3 Έργα και Υλικά #1 Πιθανή Επίδραση Αποτελέσματος Συντήρηση Ακινήτων Αναλώσιµα Ταξίδια I.T. Μικρή Τρόφιµα Υλικά Καθαριότητας #4 Είδη Γραφείου #2 = EURO ύσκολο Δυνατότητα Πραγματοποίησης Εύκολο

17 Ο ρόλος του ΠαρόχουΗλεκτρονικών Προμηθειών O πάροχος πρέπει να επιλέγεται με βάση την εμπειρία την τεχνογνωσία την ικανότητα να προσαρμόζει τα εκάστοτε επιχειρησιακά δεδομένα στα συστήματα και να μπορεί να πείσει ότι αυτό που προτείνει είναι τεχνικά υλοποιήσιμο νομικά σωστό διαδικαστικά αποδοτικό εμπορικά δεοντολογικό και ότι αποπληρώνεται μέσα από το όφελος που ο πελάτης θα αποκομίσει

18 Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες e-auctions Οnlineδυναμική διαπραγμάτευση τιμών μέσω συστήματος, ανάμεσα σε μια ομάδα προ-εγκεκριμένων και αξιολογημένων προμηθευτών, σύμφωνα με το σενάριο και τον στόχο της επιχείρησης. Αποδεδειγμένα, η πιο αποτελεσματική και διαφανής διαδικασία απόκτησης της καλύτερης προσφοράς!

19 Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες πως? Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες είναι κατάλληλες για : Υψηλής αξίας προμήθειες Μείωση τιμών μέσω διαφανούς ανάπτυξης ανταγωνισμού. Εκποίηση Stock Και καλύπτουν την ανάγκη για : Διαγωνισμούς προμηθειών για ανάδειξη ενός μειοδότη. Διαγωνισμούς προμηθειών για ανάδειξη λίστας κατάταξης. Διαγωνισμούς προμηθειών με κριτήριο την καλύτερη τιμή ενός είδους/υπηρεσίας. Διαγωνισμούς προμηθειών με κριτήριο την καλύτερη τιμή ενός συνόλου ειδών (καλάθι). Διαγωνισμούς προμηθειών με κριτήριο Β/C (Benefit to Cost), or VfM(Value for Money).

20 Διαδικασία διεξαγωγής Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας Στάδιο 1 Απόφαση Αγοράς μέσω διαγωνισμού Στάδιο 2 Συνάντηση με cosmoone. Στάδιο 3 Απόφαση για Ηλεκτρονική Δημοπρασία Στάδιο 4 Παραδοσιακή διαδικασία διοργανωτή Στάδιο 4 Σύνταξη των όρων και της προκήρυξης Στάδιο 9 Δημιουργία κωδικών πρόσβασης Στάδιο 5 Αποστολή Προκήρυξης Στάδιο 6 Αξιολόγηση Τυπικών Δικαιολογητικών Στάδιο 7 Τεχνική Αξιολόγηση Στάδιο 8 Αποστολή λίστας προμηθευτών στην cosmoone Στάδιο 14 Κατακύρωση ή όχι σύμφωνα με τον κανονισμό προμηθειών σας Στάδιο 10 Εκπαίδευση Προμηθευτών Στάδιο 11 Εικονική Ηλεκτρονική Δημοπρασία Στάδιο 12 Διεξαγωγή Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας Στάδιο 13 Αποστολή Αποτελεσμάτων

21 Σχεδιασμός Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας Πρέπει να ληφθούν υπ όψιν Οι ιδιαιτερότητες του είδους προς δημοπράτηση( μοναδικότητα?) Ο αριθμός των υποψηφίων( επίτευξη ανταγωνισμού?) Οισυνθήκεςτηςαγοράς(προϊόνσεζήτηση,έλλειψη?) Τα ιστορικά στοιχεία παρομοίων περιπτώσεων(διακυμάνσεις τιμών?) Ο επιδιωκόμενος στόχος(best price? OR value for money?) Για να εξασφαλιστεί: Η καλύτερη επιλογή του τύπου της δημοπρασίας Η βέλτιστη επιλογή των παραμέτρων της δημοπρασίας για το συγκεκριμένο τύπο Ώστε να : Να υπάρξει η δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή Να δημιουργηθεί ο μεγαλύτερος δυνατόν ανταγωνισμός Να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή τιμή

22 Κριτήρια επιλογής τύπου δημοπρασίας Μόνο χαμηλότερη τιμή Πολλαπλά κριτήρια, όπως κόστος, βαθμολογία, κλπ Ένας Νικητής 1 ή περισσότεροι Νικητές 1 ή περισσότεροι Νικητές ENGLISH (No ties) DUTCH DYNAMIC YANKEE Συμφερότερη Δημοσίου MVB math Σταθμισμένη Δημοσίου MVB ranked VICHERY scenario JAPANESE scenario DYNAMIC

23 Στατιστικά Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες Αξία προϋπολογισμού Βελτίωση προϋπολογισμού ,75% Βελτίωση προϋπολογισμού Εκποιήσεις εταιρικών ακινήτων, οχημάτων, συσκευών, scrap κλπ εταιρίες αγοραστές & προμηθευτές!

24 Ενδεικτικά : Δημοπρασίες για Αγαθά, Έργα και Υπηρεσίες

25 Ηλεκτρονική έρευνα αγοράς & Διαχείριση προσφορών erfx Καταχώρηση, Αναζήτηση & Επιλογή Προμηθευτών μέσα από ένα CPV μητρώο με εταιρίες Δημιουργία, Υποβολή, Συλλογή και Επεξεργασίαηλεκτρονικών αιτημάτων προσφορών σε 5 με δομημένο τρόπο, για«καθημερινές» αγορές αγαθών, έργων και υπηρεσιών. Έχουν διεξαχθεί περισσότερα από Ηλεκτρονικά Αιτήματα Προσφορών!!!!!!

26 Ανάλογα με την προμήθεια μπορείτε να δημιουργήσετε Αίτημα για Έρευνα Αγοράς και Συλλογή Προσφορών για ένα ή περισσότερα είδη(rfq_ml=request For Quotation) μαζί με διαδικασίες για: Υποβολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος(rfi=request For Interest) Υποβολή πρότασης(rfp=request For Proposal) Αίτημα για διαγωνισμό με την διαδικασία των τριών σταδίων που περιλαμβάνει δικαιολογητικά συμμετοχής, τεχνική αξιολόγηση, οικονομική αξιολόγηση.

27 Τι κερδίζετε με τη χρήση e RFx. Επιτάχυνση του κύκλου διενέργειας της διαδικασίας προμήθειας έως και 50% Σημαντική μείωση του λειτουργικού κόστους για τη διαδικασίας προμήθειας Αυτοματοποίηση και απλούστευση διαδικασίας υλοποίησης αφού η επικοινωνία γίνεται με ενιαίο και δομημένο τρόπο Διατήρηση ηλεκτρονικού φακέλου κάθε προμήθειας Ουσιαστικά εκμηδενισμός των λαθών και των προβλημάτων Βελτίωση των όρων ανταγωνισμού και της διαπραγματευτικής ικανότητας της εταιρείας.

28 Στατιστικά Στοιχεία χρήσης Νοσοκομείων

29 Ηλεκτρονικές Παραγγελίες e-procurement Αγορές μέσω e-καταλόγων που προκύπτουν από υφιστάμενες συμφωνίες πλαίσιο -frame agreements που απεικονίζουν την διαδικασία «από το αίτημα στην παραγγελία- P.R. to P.O.» με προσυμφωνημένες τιμές και είδη. Από την πλατφόρμα της cosmoone έχουν διακινηθεί Ηλεκτρονικές Παραγγελίες, συνολικής αξίας

30 Ηλεκτρονικές Παραγγελίες Όμιλος ΟΤΕ

31 Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προμηθειών Ιδιωτικός Τομέας

32 Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προμηθειών Δημόσιος Τομέας

33 Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προμηθειών Τομέας Υγείας

34 Χρήστες Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Προμηθειών στο εξωτερικό

35 Διακρίσεις e volutionawards Αναλυτικά στο :

36 cosmoone Hellas Marketsite S.A. Η cosmoone ιδρύθηκε τον Ιούνιο του 2000 και ξεκίνησε την εμπορική της δραστηριότητα τον Ιανουάριο του Στο μετοχικό της κεφάλαιο συμμετέχουν οι εταιρίες: ΟΤΕ (30,87%), COSMOTE(30,87%), Alpha Bank(15%), ΔΙΗΝΕΚΗΣ Πληροφορική(13,18%) και Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος(10,08%). Σήμερα, η cosmoone κατέχει κυρίαρχη θέση στον τομέα του διεπιχειρησιακού Ηλεκτρονικού Εμπορίου[B2B] στη χώρα μας. Στοιχεία επικοινωνίας Τηλέφωνο: Fax : info@cosmo-one.gr

37 Σας ευχαριστούμε!!!