Η Πληροφορική στην Ποιμαντική Πράξη

Transcript

1 Η Πληροφορική στην Ποιμαντική Πράξη Πασχαλίδης Δημοσθένης Τμήμα Ιερατικών Σπουδών

2 Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας και στην Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 2

3 Περιεχόμενα 1. Σκοποί ενότητας Περιεχόμενα ενότητας ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Μετακίνηση Μέσα Σε Έγγραφο Κανόνες Συγγραφής Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου Εισαγωγή Συμβόλων & Ειδικών Χαρακτήρων Μη Εκτυπώσιμοι Χαρακτήρες ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Επιλογή Κειμένου Επιλογή μιας λέξης Επιλογή μιας γραμμής Επιλογή μιας παραγράφου Επιλογή ενός μεγάλου τμήματος κειμένου Επιλογή ολόκληρου εγγράφου Εισαγωγή και Αντικατάσταση Αποκοπή Κειμένου Αντιγραφή Κειμένου Επικόλληση Κειμένου Διαγραφή Κειμένου Διαγραφή ενός χαρακτήρα ή μίας λέξης Διαγραφή γραμμών Διαγραφή παραγράφου Διαγραφή ολόκληρου εγγράφου ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Εύρεση και Αντικατάσταση Κειμένου Αναίρεση Ενεργειών Ακύρωση Αναίρεσης Ορθογραφικός & Γραμματικός Έλεγχος ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΦΥΛΛΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Τρόποι Εισαγωγής Δεδομένων Ημερομηνίες, ώρες και κλάσματα

4 4.1.2 Διόρθωση Περιεχομένου Κελιού ος Τρόπος: ος Τρόπος: Απαλοιφή Περιεχομένου Κελιού Συμπλήρωση Σειράς Δεδομένων Ταξινόμηση ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΕΛΙΩΝ Επιλογή Δεδομένων Επιλογή κελιών Επιλογή μεμονωμένων κελιών Επιλογή γραμμών στηλών Επιλογή ολόκληρου του φύλλου εργασίας Αντιγραφή Δεδομένων ος Τρόπος: ος Τρόπος: ος Τρόπος: ος Τρόπος: Μετακίνηση Δεδομένων ος Τρόπος: ος Τρόπος: Διαγραφή Κελιών Εισαγωγή Κελιών Εισαγωγή Γραμμών ή Στηλών Παράρτημα Περιεχόμενα εικόνων Εικόνα 1: Σημάδια μορφοποίησης Εικόνα 2: Αναίρεση Εικόνα 3: Εισαγωγή δεδομένων Εικόνα 4: Εισαγωγή δεδομένων Εικόνα 5: Καταχώρηση Εικόνα 6: Καταχώρηση Εικόνα 7: Συμπλήρωση Σειράς Δεδομένων Εικόνα 8: Ταξινόμηση Εικόνα 9: Ταξινόμηση Εικόνα 10: Επιλογή κελιών Εικόνα 11: Επιλογή μεμονωμένων κελιών Εικόνα 12: Επιλογή γραμμών στηλών

5 Εικόνα 13: Επιλογή ολόκληρου του φύλλου εργασίας Εικόνα 14: Αντιγραφή Δεδομένων 1ος τρόπος Εικόνα 15: Αντιγραφή Δεδομένων 2ος Τρόπος Εικόνα 16: Αντιγραφή Δεδομένων 1ος Τρόπος Εικόνα 17: Αντιγραφή Δεδομένων 2ος Τρόπος Εικόνα 18: Μετακίνηση Δεδομένων 1 ος Τρόπος Εικόνα 19: Μετακίνηση Δεδομένων 1 ος Τρόπος Εικόνα 20: Αποκοπή, την αντιγραφή και την επικόλληση δεδομένων Εικόνα 21: Διαγραφή Κελιών Εικόνα 22: Εισαγωγή Κελιών Εικόνα 23: Εισαγωγή Γραμμών ή Στηλών Περιεχόμενα πινάκων Πίνακας 1: Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου Πίνακας 2: Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου

6 1. Σκοποί ενότητας Σκοπός της ενότητας η Πληροφορική στην Ποιμαντική πράξη είναι η εξοικείωση των φοιτητών στο σύγχρονο περιβάλλον εργασίας γραφείου. Ο φοιτητής θα πρέπει να μπορεί να δημιουργεί ψηφιακά έγγραφα και να το μορφοποιεί κατά βούληση καθώς και λογιστικά φύλλα τα οποία να διαμορφωνει σύμφωνα με τις ανάγκες του. 2. Περιεχόμενα ενότητας Δημιουργία κειμένου. Διαχείριση κειμένου. Βοηθητικά εργαλεία σύνταξης κειμένου. Δημιουργία λογιστικού φύλλου. Επεξεργασία δεδομένων λογιστικού φύλλου. Διαχείριση κελιών. 3. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ 3.1 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Για να γράψετε ένα κείμενο στον υπολογιστή, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το πληκτρολόγιο πατώντας τα αντίστοιχα πλήκτρα των χαρακτήρων (γράμματα, σημεία στίξης, αριθμοί) που θέλετε να εμφανιστούν στην οθόνη. Σε ένα κενό έγγραφο μπορούμε να ξεκινήσουμε να γράφουμε από το ειδικό σύμβολο γραμμή που αναβοσβήνει στην λευκή σελίδα. Το σύμβολο αυτό ονομάζεται Δρομέας ή Κέρσορας Μετακίνηση Μέσα Σε Έγγραφο. Τον κέρσορα μπορούμε να τον τοποθετήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο της λευκής σελίδας χρησιμοποιώντας το ποντίκι και την ενέργεια «διπλό κλικ». Έτσι μπορούμε να ξεκινήσουμε την συγγραφή από οποιοδήποτε σημείο της σελίδας επιθυμούμε. Η λειτουργία αυτή λέγεται «κλικ και πληκτρολόγηση». Εκτός από την χρήση του ποντικιού, μπορείτε να μετακινήσετε τον δρομέα μέσα στο έγγραφό σας, χρησιμοποιώντας κάποια από τα πλήκτρα του πληκτρολογίου σας. Αναλυτικότερα: Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού οπουδήποτε μέσα στο έγγραφό σας. Αν πατήσετε τα πλήκτρα «Home» και «End» από το πληκτρολόγιο, θα μεταφερθείτε στην αρχή ή στο τέλος της γραμμής που βρίσκεται ο δείκτης του ποντικιού αντίστοιχα. 6

7 Αν πατήσετε τα πλήκτρα «Page Up» και «Page Down» από το πληκτρολόγιο, θα μετακινηθείτε εντός του εγγράφου σας με ακρίβεια μιας οθόνης ανά πάτημα Κανόνες Συγγραφής Για να συγγράψουμε σωστά θα πρέπει να έχουμε υπόψη κάποιους κανόνες συγγραφής. Οι κανόνες αυτοί αναφέρονται στις παρακάτω κουκίδες. Δεν αφήνουμε ποτέ περισσότερα από ένα (1) κενά ανάμεσα στις λέξεις και γενικά δεν χρειάζεται να πατήσουμε ποτέ το space δύο ή περισσότερες συνεχόμενες φορές. Εάν θέλουμε για κάποιο λόγο να υπάρχει απόσταση μεγαλύτερη του ενός κενού, μπορούμε να την "φτιάξουμε" χρησιμοποιώντας το TAB ή πίνακες. Τα σημεία στίξης τα "κολλάμε" στη λέξη που προηγείται αυτών. Αν γράψουμε μια λέξη, μετά βάλουμε κενό και μετά π.χ. ένα κόμμα, υπάρχει ενδεχόμενο το κόμμα να μη χωρά στην γραμμή και να πάει στην αρχή της επόμενης, πράγμα αντιαισθητικό και λάθος. Αυτό συμβαίνει γιατί το επεξεργαστής κειμένου θεωρεί "λέξη" ότι βρίσκεται ανάμεσα σε δύο κενά, οπότε αν το σημείο της στίξης είναι η τελευταία "λέξη" μιας γραμμής και δεν χωράει σε αυτή θα αναδιπλωθεί αυτόματα στην επόμενη γραμμή. Σε ένα κείμενο δεν χρησιμοποιούμε πολλές γραμματοσειρές γιατί αυτό είναι αντιαισθητικό. Γενικά δεν κάνουμε κατάχρηση των δυνατοτήτων που έχουμε σε χρώματα, μεγέθη, διάφορα εφέ, κ.λπ Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου. Στον παρακάτω πίνακα αναφέρονται βασικές λειτουργίες πλήκτρων που πιθανό μέχρι τώρα να μην γνωρίζαμε την χρήση τους αλλά και τον τρόπο εισαγωγής χαρακτήρων που δεν υπάρχουν αυτούσιοι στο πληκτρολόγιο οπότε πρέπει να χρησιμοποιήσουμε συνδυασμό χαρακτήρων. Πίνακας 1: Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου. ΠΛΗΚΤΡΟ CapsLock NumLock Enter BackSpace ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Σημαίνει κλείδωμα στα κεφαλαία και σας επιτρέπει να γράφετε με κεφαλαία ή πεζά Σημαίνει κλείδωμα στο αριθμητικό πληκτρολόγιο. Με το πάτημα του Num Lock, θα παρατηρήσετε πως το αριθμητικό τμήμα στο δεξιό μέρος του πληκτρολογίου, δεν λειτουργεί. Πατώντας ξανά το πλήκτρο αυτό ενεργοποιείται ξανά το αριθμητικό πληκτρολόγιο. Δηλώνει είτε το τέλος της πληκτρολόγησης είτε το τέλος μιας παραγράφου στην επεξεργασία κειμένου κι επομένως την αλλαγή σειράς. Σβήνει το επιλεγμένο κείμενο ή το αμέσως προηγούμενο γράμμα από τη θέση στην οποία βρίσκεται. 7

8 Delete Alt + Shift Esc Tab Print Screen Ηome End Page Up Page Down ς Σβήνει το επιλεγμένο κείμενο ή αμέσως επόμενο γράμμα από τη θέση στην οποία βρίσκεται. Ο συνδυασμός αυτών των πλήκτρων αλλάζει το πληκτρολόγιο από ελληνικά σε αγγλικά και αντίστροφα Αυτό το πλήκτρο αρχικά χρησιμοποιήθηκε σαν έξοδος κινδύνου σε περιπτώσεις που ο υπολογιστής παρουσίαζε λειτουργικά προβλήματα. Πατώντας Esc, ο χρήστης υποτίθεται ότι θα μπορούσε να "δραπετεύσει" από τα εσωτερικά προβλήματα του υπολογιστή. Το Esc δεν λειτουργεί πάντα με αυτόν τον τρόπο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, σας δίνει την δυνατότητα να ξεφύγετε όταν σας έχει παγιδεύσει ένα μενού ή κάποιο πλαίσιο διαλόγου. Ένα πάτημα του πλήκτρου ισοδυναμεί με 5 κενά διαστήματα σε ορισμένους επεξεργαστές κειμένου και με 8 σε άλλους. Συνήθως οι επεξεργαστές κειμένου σας επιτρέπουν να καθορίζετε εσείς τον αριθμών κενών διαστημάτων του πλήκτρου Tab. Πατώντας αυτό το πλήκτρο οτιδήποτε υπάρχει στην οθόνη σας θα τυπωθεί στον εκτυπωτή. Σε πολλές περιπτώσεις υπάρχει πρόβλημα εκτύπωσης σε διάφορες εικόνες και γενικότερα γραφικά. Aυτό το πλήκτρο πατώντας το ο δρομέας θα πάει στην αρχή της γραμμής που βρισκόμαστε. Η λειτουργία του είναι ακριβώς αντίθετη από αυτήν του Home, δηλαδή το πάτημα θα προκαλέσει την μετακίνηση του δρομέα στο τέλος της γραμμής. Εάν βρίσκεστε μέσα σε έναν επεξεργαστή κειμένου και θέλετε να μετακινηθεί μια σελίδα προς τα πάνω πατήστε αυτό το πλήκτρο. Πατώντας το συγκεκριμένο πλήκτρο θα μετακινηθούμε μια σελίδα προς τα κάτω, μέσα στο κείμενό μας. το ς εμφανίζεται με τον συνδυασμό των πλήκτρων: Shift + W ή πολλές φορές σκέτο W. ; το ; εμφανίζεται πατώντας το πλήκτρο Q (όταν η προεπιλεγμένη γλώσσα είναι η ελληνική). : η : εμφανίζεται με τον συνδυασμό των πλήκτρων Shift + Q (όταν η προεπιλεγμένη γλώσσα είναι η ελληνική). Ο τόνος Τα διαλυτικά (ϊ, ϋ) για να τονίσουμε μία λέξη, αρκεί πριν το γράμμα που πρόκειται να τονισθεί να πιέσουμε το πλήκτρο. (όταν η προεπιλεγμένη γλώσσα είναι η ελληνική). τα διαλυτικά εμφανίζονται με τον συνδυασμό πλήκτρων Shift + πλήκτρο τόνου και στην συνεχεία το γράμμα που επάνω του θα τοποθετηθούν τα διαλυτικά. 8

9 Διαλυτικά + Τόνος (ΐ,ΰ) τα διαλυτικά εμφανίζονται με τον συνδυασμό πλήκτρων δεξί Alt + πλήκτρο τόνου και στην συνεχεία το γράμμα που επάνω του θα τοποθετηθούν τα διαλυτικά. Ευρώ ( ) το σύμβολο εμφανίζεται με τον συνδυασμό πλήκτρων δεξί Alt + E ή Alt + Ctrl + E. Τα σύμβολα Παρατηρείστε πως σε κάποια πλήκτρα υπάρχουν περισσότερα από ένα σύμβολα. Για να εμφανίσουμε στους κειμενογράφους κάποιο σύμβολο το οποίο βρίσκεται στο επάνω μέρος του πλήκτρου, αρκεί να πατήσουμε ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift και το πλήκτρο αυτό. Σημαντικό είναι να θυμόσαστε ότι ο επεξεργαστής κειμένου υπολογίζει αν η τελευταία λέξη μιας γραμμής χωράει ή όχι σε αυτή και, αν δεν χωράει, αλλάζει τη γραμμή αυτόματα, χωρίς να πατήσετε εσείς κάποιο πλήκτρο. Μόνο αν θέλετε να αλλάξετε παράγραφο, πατάτε το πλήκτρο «Enter», οπότε βέβαια αλλάζει και η γραμμή. Αν θέλετε να αλλάξετε γραμμή υποχρεωτικά, πατάτε συγχρόνως τα πλήκτρα «Shift + Enter». Η διάκριση αυτή ανάμεσα στον τρόπο αλλαγής των παραγράφων και τον τρόπο αλλαγής των γραμμών γίνεται γιατί έτσι διευκολύνεται η μορφοποίηση του κειμένου. Η αλλαγή σελίδας γίνεται και αυτή αυτόματα. Ο κειμενογράφος καταλαβαίνει αν μια λέξη χωράει ή όχι στο τέλος της τελευταίας γραμμής μιας σελίδας και, αν χρειάζεται, αλλάζει γραμμή και σελίδα αυτόματα. Αν θέλετε υποχρεωτικά να αλλάξετε σελίδα, πατάτε ταυτόχρονα τα πλήκτρα «Ctrl + Enter» Εισαγωγή Συμβόλων & Ειδικών Χαρακτήρων Με την λειτουργία «Εισαγωγή συμβόλου» μπορείτε να εισάγετε στο έγγραφό σας ειδικούς χαρακτήρες και σύμβολα που δεν εμφανίζονται στο πληκτρολόγιό σας. Για να εισάγετε Σύμβολα, κάντε τα εξής: Στο μενού «Εισαγωγή» κάντε κλικ στην επιλογή «Σύμβολο (ή Ειδικοί χαρακτήρες)». Επιλέξτε το σύμβολο που θέλετε να εισάγετε. Οι πιο σημαντικοί «ειδικοί χαρακτήρες» μπορούν να εισαχθούν στο έγγραφο σας με κάποια συντόμευση πληκτρολογίου. Στον παρακάτω πίνακα αναγράφονται οι πιο σημαντικοί και χρήσιμοι «ειδικοί χαρακτήρες». Πίνακας 2: Ο Ρόλος του Πληκτρολογίου. 9

10 Παρατηρήστε ότι οι παραπάνω χαρακτήρες εισάγονται με την χρήση της συντόμευσης ανεξάρτητα της γλώσσας του πληκτρολογίου (είτε αγγλικά είτε ελληνικά) Μη Εκτυπώσιμοι Χαρακτήρες Πολλές φορές παρουσιάζονται ασυνήθιστα σύμβολα στο έγγραφο μας τα οποία μας δυσκολεύουν στην διαχείρισή του (π.χ το σύμβολο ). Όταν μάθουμε την σημασία του κάθε συμβόλου θα καταλάβουμε πόσο χρήσιμα μπορούν να φανούν στην εργασία μας επάνω στο έγγραφο. Μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες δεν είναι μόνο τα σημάδια μορφοποίησης. Μπορεί να βλέπετε ένα σημάδι επεξεργασίας, ένα σημάδι γλωσσικού ελέγχου, μια Έξυπνη ετικέτα, μια κράτηση θέση εικόνας ή έναν άλλο τύπο ένδειξης εγγράφου. Τα σύμβολα που αναφέραμε παραπάνω είναι μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες και εμφανίζονται - αποκρύπτονται με το πάτημα του κουμπιού εμφάνιση /απόκρυψη της βασικής γραμμής εργαλείων. Στον παραπάνω πίνακα παρουσιάζονται τα πιο συχνά εμφανιζόμενα σύμβολα που αλλιώς τα συναντάμε με τον όρο σημάδια μορφοποίησης. Εικόνα 1: Σημάδια μορφοποίησης. 10

11 3.2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Επιλογή Κειμένου Η επιλογή κειμένου είναι μια σημαντική εργασία των κειμενογράφων γιατί οποιαδήποτε λειτουργία θέλετε να χρησιμοποιήσετε (όπως αντιγραφή, αποκοπή ή κάποια μορφοποίηση) πρέπει πρώτα να έχετε επιλέξει το κείμενο που θέλετε να κάνετε τη συγκεκριμένη εργασία. Μπορείτε να επιλέξετε είτε μια λέξη μόνο, είτε ολόκληρη γραμμή, ή παράγραφο, αλλά και ολόκληρο το κείμενο. Όταν επιλέγετε κάποιο κείμενο εμφανίζεται φωτισμένο. Όταν έχετε επιλεγμένο κάποιο σημείο του κειμένου, οτιδήποτε και αν αρχίσετε να πληκτρολογείτε θα το αντικαταστήσει, ακόμη και το πλήκτρο «Space» Επιλογή μιας λέξης Μπορείτε να επιλέξετε μια λέξη με τους εξής τρόπους: Κάντε Διπλό κλικ πάνω στη λέξη Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της λέξης και σύρετε το ποντίκι χωρίς να αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού μέχρι να επιλέξετε όλη τη λέξη Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της λέξης και πατήστε τα συγχρόνως τα πλήκτρα «Shift+» μέχρι να επιλέξετε όλη την λέξη Επιλογή μιας γραμμής Η επιλογή μιας γραμμής μπορεί να γίνει ως εξής: Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στ αριστερά της γραμμής που επιθυμείτε να επιλέξετε, μέχρις ότου ο δείκτης να πάρει την μορφή ενός δεξιού βέλους που δείχνει προς τα πάνω και κάντε ένα κλικ. Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της γραμμής και σύρετε το ποντίκι χωρίς να αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού μέχρι να επιλέξετε όλη τη γραμμή. Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της γραμμής και πατήστε τα συγχρόνως τα πλήκτρα «Shift+» μέχρι να επιλέξετε όλη τη γραμμή. Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της γραμμής και πατήστε τα συγχρόνως τα πλήκτρα «Shift+End» Επιλογή μιας παραγράφου Για να επιλέξετε μία παράγραφο: Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» και μετά κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της παραγράφου. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού προς τα αριστερά της παραγράφου μέχρι να μετατραπεί σε δεξιό βέλος και μετά κάντε Διπλό κλικ. Κάντε Τριπλό κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της παραγράφου Επιλογή ενός μεγάλου τμήματος κειμένου Αν θέλετε να επιλέξετε ένα μεγάλο τμήμα κειμένου: Κάντε κλικ στην αρχή της επιλογής και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο «Shift» κάντε κλικ στο τέλος της επιλογής του τμήματος κειμένου. 11

12 Κρατώντας πατημένο το «Ctrl» μπορείτε να επιλέξετε διάφορα μη συνεχόμενα τμήματα του κειμένου Επιλογή ολόκληρου εγγράφου Για να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο: Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού προς τα αριστερά οποιουδήποτε κειμένου του εγγράφου μέχρι να μετατραπεί σε δεξιό βέλος και μετά κάντε Τριπλό κλικ Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της πρώτης γραμμής του εγγράφου και σύρετε το ποντίκι χωρίς να αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού μέχρι να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο. Πηγαίνετε τον δρομέα στην αρχή της πρώτης γραμμής του εγγράφου και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο «Shift» κάντε κλικ στο τελευταίο σημείο του εγγράφου. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία» και στην συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή «Επιλογή όλων». Πιέστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα «Ctrl+A» Εισαγωγή και Αντικατάσταση Όταν εισάγετε νέο κείμενο, το ήδη υπάρχον μετακινείται προς τα δεξιά. Η Αντικατάσταση είναι η εναλλακτική διαδικασία, όπου πληκτρολογείτε το νέο κείμενο πάνω από το ήδη υπάρχον. Δηλαδή το ήδη υπάρχον κείμενο αντικαθίσταται από το νέο. Για να εισάγετε νέο κείμενο μέσα σε ήδη υπάρχον: Κάντε κλικ στο σημείο του κειμένου που θέλετε να προσθέσετε το νέο κείμενο. Εμφανίζεται το σημείο εισαγωγής. Οδηγήστε το σημείο εισαγωγής στο συγκεκριμένο σημείο με τα «Βελάκια» του πληκτρολογίου Αποκοπή Κειμένου Ο επεξεργαστής κειμένου σας δίνει τη δυνατότητα να αποκόψετε και να μεταφέρετε, ένα τμήμα κειμένου, ή ένα αντικείμενο από ένα σημείο σε ένα άλλο. Η δυνατότητα αυτή σας βοηθάει να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά και σας γλιτώνει από περιττό κόπο. Για να μεταφέρετε (αποκόψετε) κείμενο: 1. Επιλέξτε με τη βοήθεια του ποντικιού το κείμενο πού θέλετε να αποκόψετε από το έγγραφό σας. 2. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία». 3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποκοπή», ή με τα πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+X» και θα παρατηρήσετε πως το κείμενο που είχατε επιλέξει, θα εξαφανιστεί Αντιγραφή Κειμένου Για να αντιγράψετε κείμενο: 1. Επιλέξτε με τη βοήθεια του ποντικιού το κείμενο πού θέλετε να αντιγράψετε από το έγγραφό σας. 2. Στο μενού «Επεξεργασία» κάντε κλικ στην επιλογή «Αντιγραφή», ή με τα πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+C». 12

13 3.2.3 Επικόλληση Κειμένου Για να επικολλήσετε κείμενο: 1. Εισάγετε τον δρομέα στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε (προσθέσετε) το κείμενο που προηγουμένως είχατε αποκόψει ή αντιγράψει. 2. Στο μενού «Επεξεργασία» κάντε κλικ στην επιλογή «Επικόλληση», πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+V» και θα παρατηρήσετε πως στο σημείο που είναι ο δρομέας ανακτούνται (προστίθενται) οι πληροφορίες σας. Όταν αποκόπτετε το κείμενο, στην ουσία το διαγράφετε προσωρινά από το έγγραφό σας και το καταχωρείτε στην περιοχή του «Πρόχειρου». Το «Πρόχειρο του Office» είναι μία περιοχή μνήμης για προσωρινή αποθήκευση στοιχείων που έχουν μετακινηθεί ανάμεσα σε έγγραφα ή άλλες εφαρμογές ή από ένα μέρος σε άλλο μέρος του ίδιου εγγράφου. Οι πληροφορίες που καταχωρούνται στην περιοχή του «Πρόχειρου» μένουν εκεί έως ότου ανακληθούν από εσάς, μέχρι δηλαδή να τις επικολλήσετε σε κάποιο άλλο σημείο Διαγραφή Κειμένου Μπορείτε να διαγράψετε είτε μεμονωμένους χαρακτήρες, είτε ολόκληρο το έγγραφό σας Διαγραφή ενός χαρακτήρα ή μίας λέξης Μπορείτε να διαγράψετε έναν χαρακτήρα ή μία λέξη με δύο τρόπους: Κάντε κλικ στα αριστερά του χαρακτήρα ή της λέξης που θέλετε να διαγράψετε και πιέστε μία φορά το πλήκτρο «Delete» (Διαγραφή) από το πληκτρολόγιό σας. Κάντε κλικ στα δεξιά του χαρακτήρα ή της λέξης που θέλετε να διαγράψετε και πιέστε μία φορά το πλήκτρο «BackSpace» (Ένα Διάστημα πίσω) από το πληκτρολόγιό σας Διαγραφή γραμμών Για να διαγράψετε μία ή περισσότερες γραμμές: Επιλέξτε την γραμμή ή τις γραμμές με οποιονδήποτε τρόπο επιλογής που μάθατε πιο πάνω και πιέστε μία φορά το πλήκτρο «Delete» (Διαγραφή) από το πληκτρολόγιό σας. (Εναλλακτικά πιέστε το πλήκτρο «backspace ) Διαγραφή παραγράφου Η διαγραφή μιας παραγράφου γίνεται αν: Επιλέξετε την παράγραφο και πιέσετε μία φορά το πλήκτρο «Delete» (Διαγραφή) από το πληκτρολόγιό σας. (Εναλλακτικά πιέστε το πλήκτο «backspace ) Διαγραφή ολόκληρου εγγράφου Για να διαγράψετε ολόκληρο το έγγραφο: Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία» και επιλέξτε «Επιλογή όλων», έπειτα πιέστε μία φορά το πλήκτρο «Delete» (Διαγραφή) από το πληκτρολόγιό σας. (Εναλλακτικά πιέστε το πλήκτο «backspace ). 3.3 ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΕΙΜΕΝΟΥ 13

14 3.3.1 Εύρεση και Αντικατάσταση Κειμένου Ο κειμενογράφος διαθέτει έναν τρόπο για τον γρήγορο εντοπισμό και (προαιρετικά) την αντικατάσταση συγκεκριμένων τμημάτων κειμένου. Σας επιτρέπει επίσης να ψάχνετε σε επιλεγμένα μέρη του εγγράφου, ή σε ολόκληρο το έγγραφο. 1. Στο μενού «Επεξεργασία κάντε κλικ στην επιλογή «Εύρεση», πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+F». Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Εύρεση και Αντικατάσταση» 2. Στο πλαίσιο «Εύρεση του:» (Αναζήτηση για: ) πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε. 3. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε οποιεσδήποτε ειδικές επιλογές αναζήτησης όπως «Ταίριασμα πεζών-κεφαλαίων», «Μόνο ολόκληρες λέξεις» κλπ. 4. Μπορείτε να επιλέξετε «Επάνω» (Προς τα πίσω) (δηλαδή το πρόγραμμα θα ψάξει για εσάς το κείμενο που βρίσκεται πάνω από το σημείο του δρομέα), αλλιώς το πρόγραμμα θα ψάξει προς τα κάτω. Ακριβώς όπως μπορείτε να αναζητήσετε κείμενο, ρυθμίσεις μορφοποίησης, στυλ και ειδικούς χαρακτήρες, μπορείτε επίσης να αντικαταστήσετε όλα αυτά τα στοιχεία Αναίρεση Ενεργειών Ο επεξεργαστής κειμένου σας παρέχει την δυνατότητα να επαναφέρετε το έγγραφό σας στην κατάσταση που ήταν πριν την τελευταία εντολή που χρησιμοποιήσατε. 1. Αναζητήστε το εικονίδιο της αναίρεσης στο πάνω μέρος του κειμενογράφου. 2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο τόσες φορές όσα και τα βήματα που θέλετε να αναιρέστε. Εναλλακτικά πατήστε τα πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+Z». Το κουμπί «Αναίρεση» αποθηκεύει μεγάλο αριθμό ενεργειών. Αν κάνετε κλικ στο βέλος του κουμπιού «Αναίρεση» θα εμφανιστεί ένα μενού με μια λίστα προηγούμενων ενεργειών επεξεργασίας, όπως φαίνεται στην πιο κάτω εικόνα. Εικόνα 2: Αναίρεση Ακύρωση Αναίρεσης Επιλέξτε την επεξεργασία που θέλετε να αναιρέσετε από τη λίστα της «Αναίρεσης». Αν μετανιώσετε για την αναίρεση κάποιων ενεργειών μπορείτε να τις «ακυρώσετε». Η «Ακύρωση αναίρεσης» επαναφέρει όλες τις εργασίες που έχετε προηγουμένως αναιρέσει. 14

15 Κάντε κλικ στην επιλογή «Ακύρωση Αναίρεσης», ή πλήκτρα συντόμευσης «Ctrl+Y» Ορθογραφικός & Γραμματικός Έλεγχος Όταν γράφετε κείμενο υπάρχει πιθανότητα να έχετε ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Ο επεξεργαστής κειμένου μαρκάρει με μία κόκκινη γραμμή τη λέξη που θεωρεί λανθασμένη. Αυτό δεν σημαίνει ότι όντως είναι λανθασμένη. Απλά ο κειμενογράφος δεν βρίσκει τη συγκεκριμένη λέξη στο λεξικό του και θεωρεί ότι είναι λανθασμένη. Ο κειμενογράφος σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε το έγγραφό σας για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη: 1. Στο μενού «Εργαλεία» (Αναθεώρηση) κάντε κλικ στην επιλογή «Ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος». 2. Στην περιοχή «Άγνωστη λέξη:» εμφανίζεται τμήμα του εγγράφου με την επίμαχη λέξη σε κόκκινο χρώμα. Στην περιοχή «Προτάσεις:» εμφανίζονται οι πιθανές σωστές λέξεις. 3. Κάντε κλικ στην σωστή λέξη ώστε να επιλεγεί και μετά κλικ στο κουμπί «Αλλαγή» ώστε να αλλάξει η λανθασμένη λέξη. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί «Παράβλεψη» ώστε να προχωρήσει ο κειμενογράφος στην επόμενη λανθασμένη λέξη αγνοώντας τη λέξη που ήδη βρήκε. 5. Κάντε κλικ στο κουμπί «Παράβλεψη όλων» ώστε να αγνοηθούν όλες οι λανθασμένες λέξεις. 6. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη στο λεξικό» ώστε η λέξη να προστεθεί στο λεξικό του κειμενογράφου. Μετά από αυτό, την συγκεκριμένη λέξη θα την αναγνωρίζει ως σωστή. 7. Κάντε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο» ώστε να κλείσει το παράθυρο. 4. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΦΥΛΛΟ 4.1 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Τρόποι Εισαγωγής Δεδομένων Σε ένα κελί μπορούμε να αποδώσουμε τέσσερα (4) διαφορετικά χαρακτηριστικά τα οποία μπορούμε να τα διαχειριστούμε ξεχωριστά. 1. Περιεχόμενο (τιμές ή ετικέτες). Οι τιμές είναι στην ουσία διάφοροι αριθμοί που εισάγετε σε κάποιο κελί. Οι αριθμοί αυτοί μπορεί να είναι ακέραιοι, δεκαδικοί αλλά και κλάσματα. Οι ετικέτες χρησιμοποιούνται για πληροφοριακούς σκοπούς και συνήθως αποτελούνται από κείμενο, ενώ δεν αποκλείεται να περιέχουν και αριθμούς. 2. Τύπος - συναρτήσεις. (Αποτέλεσμα πράξεων μεταξύ κελιών, π.χ =Α1 + Α2, θα αναλυθεί εκτενώς σε επόμενο κεφάλαιο). Η κατηγορία αυτή μπορεί να θεωρηθεί μια κατηγορία με την προηγούμενη. 3. Μορφή. Η μορφή αποδίδεται στο κελί και όχι στο περιεχόμενο. Για παράδειγμα, όταν αποδίδουμε την μορφοποίηση «έντονη γραφή» στο ενεργό κελί, αποδίδεται στο ίδιο το κελί και όχι στο περιεχόμενο. Αυτό σημαίνει πως αν διαγράψουμε το περιεχόμενο, το κελί εξακολουθεί και διαθέτει μορφοποίηση «έντονη γραφή» οπότε ότι κι αν γράψουμε εντός του κελιού θα 15

16 είναι έντονο. Θα ασχοληθούμε εκτενώς με την μορφή των κελιών στο επόμενο κεφάλαιο. 4. Σχόλια. Πληροφορίες για τον αναγνώστη που συνδέονται με συγκεκριμένα κελιά και συνήθως μας ενημερώνουν για το περιεχόμενο τους. Τα σχόλια είναι εκτός εξεταστέας ύλης. Στην πιο κάτω εικόνα το κελί Β1 περιέχει την τιμή 15 η οποία προέρχεται από τον τύπο =Α1+Α2 (Περιεχόμενο και τύπος μπορούν να θεωρηθούν μια κατηγορία διότι όταν θα σβήσουμε το περιεχόμενο αναγκαστικά θα σβήσει και ο τύπος είναι δηλαδή αλληλένδετα χαρακτηριστικά). Επίσης έχει μορφή «έντονη & κόκκινη γραφή». Εικόνα 3: Εισαγωγή δεδομένων. Όταν ένα κελί είναι ενεργό, τότε το γράμμα της στήλης (δηλ. το Β στην εικόνας μας) και ο αριθμός της γραμμής (δηλ. το 4) στην οποία ανήκει το κελί γίνονται έντονα. Όταν ενεργοποιείται ένα κελί στη γραμμή τύπων εμφανίζεται το όνομά του και το περιεχόμενό του. Εικόνα 4: Εισαγωγή δεδομένων. Ότι δεδομένο εισάγετε, εμφανίζεται τόσο στο κελί όσο και στην γραμμή τύπων. Δοκιμάστε έχοντας ενεργοποιημένο κάποιο κελί να γράψετε κατευθείαν στην γραμμή τύπων. Θα δείτε αντίστοιχα, πως ότι γράφετε στην γραμμή τύπων εμφανίζεται στο ενεργό κελί. Για να εισάγετε δεδομένα σε ένα κελί απλώς το ενεργοποιείτε (ένα κλικ πάνω του αρκεί) και πληκτρολογείτε το περιεχόμενο. Εφόσον αυτό που εισάγετε ξεπερνά τα 16

17 όρια του κελιού, το λογιστικό φύλλο επιτρέπει την συνέχιση της εισαγωγής και στα διπλανά κελιά. Αν όμως υπάρχουν πολλές και μεγάλες ετικέτες είναι πιθανό να προκληθεί σύγχυση για το περιεχόμενο των ετικετών. Το λογιστικό φύλλο έχει φροντίσει ώστε να γίνεται αυτόματη απόκρυψη των εκτός ορίων χαρακτήρων, αμέσως μόλις ολοκληρωθεί η εισαγωγή των δεδομένων, εφόσον στο διπλανό κελί περιέχονται κάποια στοιχεία. Μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή στοιχείων, μπορείτε να πατήσετε «Enter» ή το «V» από την γραμμή τύπων για να επιβεβαιώσετε την καταχώρηση. Αν επιθυμείτε να ακυρώσετε την καταχώρηση θα πρέπει να πατήσετε το «X» από την γραμμή τύπων. Εφόσον το πλάτος της ενεργής στήλης είναι μικρό, μόλις ολοκληρωθεί η εισαγωγή των τιμών, θα εμφανιστούν οι χαρακτήρες #####. Για να διορθωθεί το συγκεκριμένο πρόβλημα θα πρέπει να μεγαλώσετε το πλάτος της στήλης για να φαίνεται ολόκληρη η τιμή. Σημαντικό είναι να γνωρίζετε πως ένα κενό κελί θεωρείται ότι περιέχει τον αριθμό μηδέν (0) Ημερομηνίες, ώρες και κλάσματα Τιμές με συγκεκριμένη μορφή το πρόγραμμα τις αναγνωρίζει αυτόματα ως ημερομηνίες ή ώρες. Οι μορφές που πρέπει να έχουν οι τιμές είναι οι ακόλουθες: Μήνας / ημέρα / έτος. Ημέρα μήνας έτος. Ημέρα μήνας. Μήνας ημέρα. Μήνας έτος. Ώρα λεπτά. Στις παρακάτω εικόνες βλέπουμε την εισαγωγή τις τιμής 5-10 και την μετατροπή της, αυτόματα με την καταχώρηση (enter) της από το Λογιστικό φύλλο, σε αντίστοιχη ημερομηνία. Εικόνα 5: Καταχώρηση. Για να εισάγετε ένα κλάσμα, υποχρεωτικά θα πρέπει να δώσετε πρώτα έναν ακέραιο αριθμό και μετά το κλάσμα π.χ 3 1/2. Διαφορετικά το λογιστικό φύλλο θα θεωρήσει πως επιδιώκετε την εισαγωγή ημερομηνίας. Αν θέλετε να εισάγετε μόνο ένα κλάσμα (π.χ ½), θα πρέπει να εισάγετε πρώτα τον αριθμό μηδέν 0 (0 ½). 17

18 Εικόνα 6: Καταχώρηση Διόρθωση Περιεχομένου Κελιού Εάν σε κάποιο κελί έχει ήδη καταχωρηθεί κάποιο περιεχόμενο και επιθυμούμε να το αλλάξουμε θα πρέπει να προβούμε στις παρακάτω ενέργειες ος Τρόπος: 1. Κάντε Διπλό κλικ στο κελί που θέλετε να επεξεργαστείτε. Ο δρομέας αναβοσβήνει μέσα στο κελί. 2. Επεξεργαστείτε την τιμή του κελιού χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. 3. Πατήστε «Enter» για επικύρωση των αλλαγών ος Τρόπος: 1. Κάντε κλικ στο κελί που θέλετε να επεξεργαστείτε. 2. Κάντε κλικ στη γραμμή τύπων, στην τιμή του κελιού, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού στην πιο πάνω εικόνα. 3. Επεξεργαστείτε την τιμή του κελιού. 4. Πατήστε «Enter» για επικύρωση των αλλαγών ή κάντε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή» στη γραμμή τύπων Απαλοιφή Περιεχομένου Κελιού Για να διαγράψουμε το περιεχόμενο ενός κελιού (τιμή, ετικέτα ή τύπος) θα πρέπει να ακολουθήσουμε την παρακάτω διαδικασία: 1. Επιλέξτε τα κελιά, τις γραμμές ή τις στήλες, τη μορφή ή το περιεχόμενο των οποίων θέλετε να καταργήσετε. 2. Στο μενού «Επεξεργασία», τοποθετήστε το δείκτη στο δευτερεύον μενού «Απαλοιφή» και κάντε κλικ στην εντολή «Περιεχόμενα». 3. Εάν από το δευτερεύον μενού «Απαλοιφή» επιλέξουμε «Μορφές» τότε θα διαγράψουμε μόνο την μορφοποίηση των κελιών αλλά το περιεχόμενο θα μείνει σταθερό. 4. Μπορείτε να καταργήσετε μορφές και περιεχόμενα, κάνοντας κλικ στην εντολή «Όλα». Η εντολή αυτή καταργεί επίσης από τα κελιά τα σχόλια. Κατά την απαλοιφή κελιών, καταργείται το περιεχόμενο των κελιών (τύποι και δεδομένα), η μορφή ή τα σχόλιά τους, αλλά τα κενά κελιά παραμένουν στο φύλλο εργασίας. Εάν τα κελιά διαγραφούν κάνοντας κλικ στην εντολή «Διαγραφή» του μενού «Επεξεργασία», το πρόγραμμα τα καταργεί από το φύλλο εργασίας και μετακινεί τα γειτονικά κελιά για να γεμίσει το κενό. Για να καταργήσετε μόνο τα περιεχόμενα ενός κελιού μπορείτε αφού το επιλέξετε να ενεργοποιήσετε από το μενού του δεξί κλικ την εντολή «Απαλοιφή Περιεχομένων». Εάν κάνετε κλικ σε ένα κελί και μετά πιέστε το πλήκτρο DELETE ή 18

19 το πλήκτρο BACKSPACE του πληκτρολογίου, το λογιστικό φύλλο καταργεί τα περιεχόμενα του κελιού, αλλά δεν καταργεί τα σχόλια ή τις μορφές του Συμπλήρωση Σειράς Δεδομένων Το λογιστικό φύλλο σας δίνει τη δυνατότητα να εισάγετε αυτόματα μία σειρά από δεδομένα πληκτρολογώντας μόνο το πρώτο κελί, π.χ. τους μήνες του έτους ή τις ημέρες της εβδομάδας. Με αυτό τον τρόπο κερδίζετε χρόνο και κάνετε λιγότερα λάθη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας λίστες δεδομένων ώστε να αυτοματοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Ας δούμε πως γίνεται αυτό: Κλικ εδώ Τιμή του κελιού Α3 Εικόνα 7: Συμπλήρωση Σειράς Δεδομένων. 1. Πληκτρολογήστε σε ένα κελί τη λέξη Δευτέρα. 2. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού (στην κουκκίδα του κελιού). Ο δείκτης γίνεται μαύρος σταυρός. 3. Κάντε κλικ και χωρίς να αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού σύρετε το ποντίκι 6 κελιά προς τα κάτω. 4. Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Αυτόματα θα εισαχθούν όλες οι ημέρες της εβδομάδας χωρίς να τις πληκτρολογήσετε. Για να λειτουργήσει η συμπλήρωση σειράς σε κείμενο αρκεί να επιλεγεί ένα κελί το πρώτο. Όταν πρόκειται για αριθμούς απαιτείται να επιλεγούν τα δύο πρώτα κελιά. Με βάση τη σχέση μεταξύ των δύο αυτών κελιών συμπληρώνονται τα υπόλοιπα. Αν επιλεγούν πιο πολλά κελιά από το πλήθος των δεδομένων σειράς σε κείμενο, η εφαρμογή επαναλαμβάνει τα δεδομένα μέχρι να γεμίσουν τα κελιά. Αν το λογιστικό φύλλο δεν μπορεί να καταλάβει ποια σειρά θέλετε να συμπληρώσει, θα αντιγράψει το κείμενο του πρώτου κελιού στα υπόλοιπα επιλεγμένα κελιά Ταξινόμηση Το λογιστικό φύλλο είναι ένας δισδιάστατος πίνακας. Αυτό σημαίνει ότι εξ ορισμού αποτελεί μία βάση δεδομένων, όπου οι γραμμές του πίνακα θεωρούνται οι εγγραφές και οι στήλες τα πεδία της εγγραφής. Είναι λοιπόν γνωστό ότι σε όλες τις βάσεις δεδομένων, μπορείτε να ορίσετε φίλτρα ώστε να φιλτράρετε τις εγγραφές που θέλετε με βάση κάποιο κριτήριο. Επίσης μπορείτε να ταξινομήσετε τη βάση δεδομένων με βάση κάποια στήλη ή πεδίο, όπως αλλιώς λέγεται. Όλα αυτά θα τα δούμε αμέσως παρακάτω. 1. Κάντε κλικ σε κάποιο κελί μέσα στον πίνακα που θέλετε να ταξινομήσετε. 19

20 2. Κάντε κλικ στο μενού «Δεδομένα». 3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ταξινόμηση». Θα εμφανιστεί το παράθυρο: Εικόνα 8: Ταξινόμηση. 4. Κάντε κλικ στη λίστα «Ταξινόμηση κατά», ώστε να επιλέξετε τη στήλη με την οποία θα γίνει η ταξινόμηση. 5. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αύξουσα» ή «Φθίνουσα», ώστε να ταξινομηθεί ο πίνακας με αύξουσα σειρά ή με φθίνουσα σειρά αντίστοιχα. 6. Κάντε κλικ στην επιλογή «Υπάρχει γραμμή κεφαλίδων», ώστε να μην συμπεριληφθεί στην ταξινόμηση η πρώτη γραμμή του πίνακα, ως γραμμή κεφαλίδας. Αν κάνετε κλικ στην επιλογή «Δεν υπάρχει γραμμή κεφαλίδων», τότε όλες οι γραμμές θα ταξινομηθούν. 7. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ταξινόμηση» για να εμφανιστεί το αντίστοιχο παράθυρο. 8. Κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ» ώστε να εκτελεστεί η ταξινόμηση. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Αν επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη και ζητήσετε ταξινόμηση τότε θα εμφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο το οποίο θα σας προειδοποιεί ότι το Πρόγραμμα εντόπισε και άλλα δεδομένα, τα οποία εφόσον δεν τα επιλέξατε δε θα ταξινομηθούν. Ακολουθείστε λοιπόν τα παρακάτω βήματα: Εικόνα 9: Ταξινόμηση. 1. Κάντε κλικ στην επιλογή «Επέκταση της επιλογής». Θα επιλεχθεί ολόκληρος ο πίνακας. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ταξινόμηση» για να ταξινομηθεί ο πίνακας με βάση την αρχική στήλη που επιλέξατε. 20

21 Αν κάνετε κλικ στην επιλογή «Συνέχεια με την τρέχουσα επιλογή» και μετά κλικ στο κουμπί «Ταξινόμηση» θα ταξινομηθεί μόνο η επιλεγμένη στήλη. Οι υπόλοιπες στήλες θα παραμείνουν αταξινόμητες με αποτέλεσμα να μπερδευτούν τα στοιχεία του πίνακα. 4.2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΕΛΙΩΝ Επιλογή Δεδομένων Για να προβείτε σε οποιαδήποτε αλλαγή των δεδομένων ενός φύλλου εργασίας θα πρέπει πρώτα να προβείτε στην επιλογή των κατάλληλων κελιών, γραμμών ή στηλών. Όπως και στον επεξεργαστή κειμένου, από τη στιγμή που επιλέξετε μία περιοχή δίνετε το μήνυμα στο πρόγραμμα να εφαρμόσει τις όποιες αλλαγές ζητήσετε μόνο στην επιλεγμένη περιοχή. Σε ένα φύλλο εργασίας επιλεγμένη περιοχή μπορεί να είναι ένα κελί, μία γραμμή ή στήλη ή ακόμη και ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Αν δεν επιλέξετε κάτι από το φύλλο εργασίας, το πρόγραμμα δε μπορεί να γνωρίζει το σημείο στο οποίο θέλετε να κάνετε αλλαγές Επιλογή κελιών Εικόνα 10: Επιλογή κελιών. Κάντε κλικ στο πάνω αριστερό κελί. Στο παράδειγμά μας στο Β3. Χωρίς να αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού σύρετε το ώστε να επιλεγούν τα κελιά που θέλετε. Τα επιλεγμένα κελιά θα αποκτήσουν ένα μπλε-γκρι χρώμα. Δηλ. θα επιλεγούν. Στο παράδειγμά μας, στην πιο πάνω εικόνα, Β2-C9. Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού Επιλογή μεμονωμένων κελιών Για να επιλέξετε μεμονωμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας, δηλ. κελιά που δε βρίσκονται δίπλα το ένα με το άλλο, ακολουθείστε την πιο κάτω διαδικασία: Κάντε κλικ στο πρώτο κελί. Έχοντας πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» κάντε κλικ με το ποντίκι στα κελιά που θέλετε να επιλέξετε. 21

22 Όταν ολοκληρώσετε αφήστε το πλήκτρο «Ctrl». Τα κελιά θα επιλεγούν με το γνωστό μπλε-γκρι χρώμα, όπως φαίνεται στην πιο κάτω εικόνα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα και ολόκληρες γραμμές ή στήλες. Εικόνα 11: Επιλογή μεμονωμένων κελιών Επιλογή γραμμών στηλών Για να επιλέξετε ολόκληρες γραμμές ή στήλες ακολουθείστε τα πιο κάτω βήματα: Εικόνα 12: Επιλογή γραμμών στηλών. Κάντε κλικ στο κουμπί της γραμμής ή της στήλης. Το κουμπί πατιέται προς τα μέσα και η γραμμή ή η στήλη επιλέγεται, αποκτά δηλ. ένα μπλε-γκρι χρώμα. ΣΗΜ: Για επιλογή περισσότερων γραμμών ή στηλών, κάντε κλικ στην πρώτη και έχοντας πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού σύρετε το προς την κατεύθυνση που θέλετε μέχρι να επιλεγούν οι γραμμές ή οι στήλες που επιθυμείτε Επιλογή ολόκληρου του φύλλου εργασίας. Για επιλογή ολόκληρου του φύλλου εργασίας, Εικόνα 13: Επιλογή ολόκληρου του φύλλου εργασίας. 22

23 Κάντε κλικ στο σημείο που δείχνει το βέλος στην πιο πάνω εικόνα. Ολόκληρο το φύλλο εργασίας θα επιλεγεί Αντιγραφή Δεδομένων Πάντοτε θα δημιουργείται η ανάγκη να αντιγράφετε δεδομένα από ένα σημείο του φύλλου εργασίας σε κάποιο άλλο. Αυτό σας γλιτώνει από κόπο και χρόνο αφού δε χρειάζεται να τα πληκτρολογήσετε ξανά. Αφού επιλέξετε το τμήμα που θέλετε, μπορείτε να το αντιγράψετε κάπου αλλού, δηλ. να το επικολλήσετε: ος Τρόπος: Εικόνα 14: Αντιγραφή Δεδομένων 1ος τρόπος. 1. Επιλέξτε πρώτα την περιοχή που θέλετε να αντιγράψετε. 2. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία». 3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αντιγραφή». Η επιλεγμένη περιοχή του φύλλου εργασίας αντιγράφτηκε στη μνήμη του υπολογιστή ος Τρόπος: Εικόνα 15: Αντιγραφή Δεδομένων 2ος Τρόπος. 23

24 1. Κάντε Δεξί κλικ μέσα στην επιλεγμένη περιοχή. Εμφανίζεται το πιο πάνω μενού. 2. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αντιγραφή». Το πρώτο βήμα της αντιγραφής δεδομένων ολοκληρώθηκε με την αντιγραφή της επιλεγμένης περιοχής στη μνήμη του υπολογιστή. Θα πρέπει τώρα να γίνει ακόμη ένα βήμα. Να τοποθετηθούν τα δεδομένα από τη μνήμη του υπολογιστή στην περιοχή που επιθυμείτε. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται επικόλληση ος Τρόπος: Επιλέξτε την περιοχή στην οποία θα επικολλήσετε τα δεδομένα. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία». Κάντε κλικ στην επιλογή «Επικόλληση». Τα δεδομένα θα επικολληθούν. Εικόνα 16: Αντιγραφή Δεδομένων 1ος Τρόπος ος Τρόπος: 1. Κάντε Δεξί κλικ στο κελί που θέλετε να γίνει η αντιγραφή. 2. Κάντε κλικ στην επιλογή «Επικόλληση». Εικόνα 17: Αντιγραφή Δεδομένων 2ος Τρόπος. 24

25 4.2.3 Μετακίνηση Δεδομένων Πολλές φορές δημιουργείται η ανάγκη να μετακινήσουμε δεδομένα σε κάποιο άλλο σημείο το φύλλου ή του βιβλίου εργασίας μας. Για να πετύχουμε κάτι τέτοιο χρησιμοποιούμε την εντολή της αποκοπής. Η διαδικασία που θα ακολουθήσετε για την αποκοπή, είναι η ίδια με την αντιγραφή. Απλά αντί για «Αντιγραφή» θα πρέπει να επιλέξετε «Αποκοπή». Δείτε αμέσως πιο κάτω: ος Τρόπος: 1. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία» 2. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποκοπή». Το επιλεγμένο τμήμα του φύλλου εργασίας εξαφανίζεται από τη θέση του. Εικόνα 18: Μετακίνηση Δεδομένων 1 ος Τρόπος ος Τρόπος: 1. Επιλέξτε την περιοχή που θέλετε να αποκόψετε. 2. Κάντε Δεξί κλικ μέσα στην επιλεγμένη περιοχή. Εμφανίζεται ένα μενού. 3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποκοπή». Το επιλεγμένο τμήμα του φύλλου εργασίας εξαφανίζεται από τη θέση του. 25

26 Εικόνα 19: Μετακίνηση Δεδομένων 1 ος Τρόπος. Συνήθως η επιλογή «Αποκοπή» λειτουργεί με την επιλογή «Επικόλληση». Με αυτόν τον τρόπο πετυχαίνουμε την μετακίνηση των δεδομένων από ένα σημείο σε κάποιο άλλο. Για να γίνει αυτό, ας δούμε τα βήματα πιο κάτω: 1. Κάντε κλικ στη θέση που θέλετε να μετακινηθεί το τμήμα που αποκόψατε νωρίτερα. 2. Επιλέξτε κάποιον από τους πιο πάνω τρόπους επικόλλησης δεδομένων και κάντε κλικ στην αντίστοιχη επιλογή επικόλλησης. Τα τρία κουμπιά για την αποκοπή, την αντιγραφή και την επικόλληση δεδομένων. Εικόνα 20: Αποκοπή, την αντιγραφή και την επικόλληση δεδομένων. ΣΗΜ: Μη συγχέετε την μετακίνηση κάποιου τμήματος δεδομένων ενός φύλλου εργασίας με την επιλογή «Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου» του μενού «Επεξεργασία». Η επιλογή αυτή μετακινεί ή αντιγράφει ολόκληρα φύλλα εργασίας και όχι επιμέρους τμήματα (έχει αναλυθεί στο προηγούμενο κεφάλαιο) Διαγραφή Κελιών Για να διαγράψετε ολόκληρα κελιά και όχι μόνο τα περιεχόμενά τους: 1. Επιλέξτε το τμήμα του φύλλου εργασίας που θέλετε να διαγράψετε. 2. Κάντε κλικ στο μενού «Επεξεργασία». 3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Διαγραφή». Θα εμφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο: 26

27 Εικόνα 21: Διαγραφή Κελιών. 4. Κάντε κλικ σε κάποια επιλογή για να ορίσετε την κατεύθυνση στην οποία θα κινηθούν τα άλλα κελιά για να καλύψουν το κενό. 5. Κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ» Εισαγωγή Κελιών Εικόνα 22: Εισαγωγή Κελιών. Επιλέξτε μια περιοχή κελιών, στην οποία θέλετε να εισάγετε τα νέα κενά κελιά. Επιλέξτε τόσα κελιά όσα θέλετε να εισάγετε. Κάντε κλικ στο μενού «Εισαγωγή». Κάντε κλικ στην επιλογή «Κελιά». Θα εμφανιστεί το παράθυρο «Εισαγωγή». Επιλέξτε την κατεύθυνση στην οποία θα κινηθούν τα άλλα κελιά, ώστε να τοποθετηθούν τα νέα, και κάντε κλικ στο «ΟΚ» Εισαγωγή Γραμμών ή Στηλών Κάντε ένα από τα εξής: Εισαγωγή μίας γραμμής: Κάντε κλικ σε ένα κελί κάτω ακριβώς από το σημείο ή επιλέξτε ακριβώς την επόμενη γραμμή, στο οποίο θέλετε να εισάγετε τη νέα γραμμή. Για παράδειγμα, για να εισάγετε μία νέα γραμμή πάνω από τη γραμμή 3, κάντε κλικ σε ένα κελί της γραμμής 3. 27

28 Εισαγωγή πολλών γραμμών: Επιλέξτε τις γραμμές κάτω ακριβώς από το σημείο στο οποίο θέλετε να εισάγετε τις νέες γραμμές. Επιλέξτε τόσες γραμμές όσες θέλετε να εισάγετε. Εισαγωγή μίας στήλης: κάντε κλικ σε ένα κελί της στήλης που βρίσκεται δεξιά από το σημείο όπου επιθυμείτε να εισαγάγετε τη νέα στήλη. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε μια νέα στήλη αριστερά από τη στήλη B, κάντε κλικ σε ένα κελί της στήλης B. Εισαγωγή πολλών στηλών: Επιλέξτε τις στήλες δεξιά από το σημείο, στο οποίο θέλετε να εισάγετε τις νέες στήλες. Επιλέξτε τόσες στήλες όσες επιθυμείτε να εισάγετε. Στην συνέχεια στο μενού «Εισαγωγή», κάντε κλικ στην εντολή «Γραμμές» ή «Στήλες». Εικόνα 23: Εισαγωγή Γραμμών ή Στηλών. Για διαγραφή κάποιων γραμμών ή στηλών η διαδικασία είναι ίδια με την προσθήκη μόνο που αντί για την επιλογή «Εισαγωγή» στα διάφορα μενού που εμφανίζονται 28

29 επιλέγετε «Διαγραφή». Με την επιλογή αυτής της εντολής θα διαγραφούν μόνο οι επιλεγμένες στήλες ή γραμμές. 5. Παράρτημα Σημείωμα Αναφοράς. Copyright Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης, Πασχαλίδης Δημοσθένης. «Η Πληροφορική στην Ποιμαντική Πράξη». Έκδοση: 1.0. Θεσσαλονίκη Σημείωμα Αδειοδότησης. Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο. που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο. που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. Διατήρηση Σημειωμάτων. Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς. το Σημείωμα Αδειοδότησης. τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων. το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει) μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. 29