Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Επέκταση Υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου στο ΑΠΘ» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου

Transcript

1 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Επέκταση Υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης» Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ Προϋπολογισμός: ,00 με ΦΠΑ( ,26 πλέον ΦΠΑ) Διάρκεια: 11 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων: 30/10/2013 Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 1/11/2013 Ημερομηνίες αποστολής και δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: α) Γενική Δημοπρασιών β) Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών στις 30/10/2013, όπου και δημοσιεύθηκε στις 1/11/2013 και γ) Θεσσαλονίκη στις 30/10/2013, όπου και δημοσιεύθηκε στις 4/11/2013 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 10/12/2013, 14:00 μμ Κωδικός ΟΠΣ: Σελίδα 1 από 97

2 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Συντομογραφίες... 6 Συντομογραφίες γενικά... 6 Συντομογραφίες έργου... 7 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 8 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 8 Α1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 8 Α1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Α1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.5 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.6 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Α1.7 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.8 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.9 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Γενικές αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με εξωτερικά συστήματα Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών/ Μεταπτυχιακών/ Διδακτορικών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 43 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Διαδικασιών επιλογής και μετακίνησης φοιτητών στα πλαίσια του Ευρωπαϊκού Προγράμματος Erasmus Σελίδα 2 από 97

3 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αυτόματων Πληρωμών μέσω Web Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών Α3.4.7 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Α3.4.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο Α3.4.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Φοιτητών μέσω διαδικτύου Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω διαδικτύου Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη.. 57 Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα εξυπηρέτησης διαδικασιών Σχολείου Νέας Ελληνικής Γλώσσας 58 Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα διασύνδεσης με Learning Management Systems (LMS) του ΑΠΘ 59 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.6 Διαλειτουργικότητα Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση Α3.8 Ανοιχτά δεδομένα Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων Α5.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων Α5.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης Α5.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης Α5.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης Α5.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Σελίδα 3 από 97

4 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου 79 Α6. Παράρτημα Ι Ενδεικτικά Στοιχεία μαθήματος που σχετίζονται με τα θέματα ποιότητας & αξιολόγησης Α7. Παράρτημα ΙΙ Υφιστάμενη Κατάσταση Υποσυστημάτων Α7.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών/ Μεταπτυχιακών/ Διδακτορικών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών Α7.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών Α7.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών Α7.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Διαδικασιών επιλογής και μετακίνησης φοιτητών στα πλαίσια του Ευρωπαϊκού Προγράμματος Erasmus Α7.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αυτόματων Πληρωμών μέσω Web Α7.6 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών Α7.7 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Α7.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο Α7.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Φοιτητών μέσω διαδικτύου Α7.10 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω διαδικτύου Α7.11 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων Α7.12 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων Α7.13 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Α7.14 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη Α7.15 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα εξυπηρέτησης διαδικασιών Σχολείου Νέας Ελληνικής Γλώσσας.. 91 Α7.16 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα διασύνδεσης με Learning Management Systems (LMS) του ΑΠΘ. 91 Α8. Παράρτημα ΙΙΙ Συγκεντρωτικός Πίνακας Υφιστάμενης και νέας ή επαυξημένης λειτουργικότητας Σελίδα 4 από 97

5 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου του Αριστοτέλειου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης». Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και τους καθηγητές και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών υποσυστημάτων Φοιτητολογίου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων και πρόσθετης λειτουργικότητας στην περιοχή του φοιτητολογίου, όπως καθορίστηκε στο έργο «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού». Παράλληλα το ΟΠΣ Φοιτητολογίου θα διασυνδεθεί με: 1. το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυΐας της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet, 2. το κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών του ΥΠΔΒΜΘ και της ΑΔΙΠ 3. την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (GUNET SMS Aggregator) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet 4. το Mobile Portal της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet 5. το σύστημα ανάρτησης εγγράφων της ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ, 6. την Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ που αναπτύσσεται παράλληλα από το ΕΔΕΤ 7. το/τα σύστημα/τα συνεργαζόμενων τραπεζών για την διεκπεραίωση αυτόματων πληρωμών μέσω web, 8. το εμπορικό λογισμικό MOVEON της QS-Unisolution του ΑΠΘ που διαχειρίζεται την κινητικότητα των φοιτητών μέσω προγραμμάτων ανταλλαγής (Erasmus LLP, κλπ), και μέσω αυτού με το σύστημα EMMS/ESP του Cedefop για τη δημιουργία του Europass Mobility Document και του European Skills Passport, 9. τα Learning Management Systems (LMS) τουαπθ, 10. τις υφιστάμενες υποδομές διαχείρισης εγγράφων, ροής εργασιών και πρωτοκόλλου των γραμματειών του ΑΠΘ, 11. τις υφιστάμενες υποδομές Πανεπιστημιακής Υπηρεσίας Καταλόγου (ΠΥΚΑ) ΑΠΘ και τον κεντρικό μηχανισμό αυθεντικοποίησης χρηστών SSO (Shibboleth), Σελίδα 5 από 97

6 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 12. τις υπό αναβάθμιση στο πλαίσιο της Πρόσκληση 21.1 εφαρμογές διαχείρισης διοικητικού και διδακτικού προσωπικού. ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΑΠΘ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Σελίδα 6 από 97

7 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συντομογραφίες έργου ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS SAML Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές crates/ects/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές diploma_en.html Security Assertion Markup Language Σελίδα 7 από 97

8 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ - Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α1.4 Βλ. παρ. Α Α1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το ΑΠΘ είναι οργανωμένο σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης λειτουργούν 41 Τμήματα τα οποία οργανώνονται σε 11 Σχολές: 1. Θεολογική 2. Φιλοσοφική Σελίδα 8 από 97

9 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 3. Θετικών Επιστημών 4. Νομική 5. Οικονομικών και Πολιτικών Επιστημών 6. Γεωπονίας Δασολογίας και Φυσικού Περιβάλλοντος 7. Επιστημών Υγείας 8. Πολυτεχνική 9. Καλών Τεχνών 10. Παιδαγωγική 11. Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού. Την κινητικότητα στο ΑΠΘ μέσω διαφόρων προγραμμάτων και συμφωνιών όπως το LLP/ERASMUS διαχειρίζεται το Τμήμα Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων. Το Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης που μετείχε ενεργά και με επιτυχία στην πρώτη και δεύτερη φάση του προγράμματος ERASMUS, συνεχίζει τις προσπάθειές του για καλύτερη και ουσιαστικότερη ανάπτυξη των συνεργασιών με στόχο των Ευρωπαϊκό προσανατολισμό του, συμμετέχοντας στο νέο πρόγραμμα «Δια βίου μάθηση (LLP) » και έχοντας αποκτήσει τον Διευρυμένο Χάρτη ERASMUS (European University Charter-Extended). Η δράση ERASMUS του προγράμματος LLP αφορά την Ευρωπαϊκή συνεργασία στον τομέα της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικότερα περιλαμβάνει: οργανωμένες ανταλλαγές φοιτητών για αναγνωρίσιμες περιόδους σπουδών και πρακτικής άσκησης, το σύστημα μεταφοράς ακαδημαϊκών διδακτικών μονάδων (ECTS), κινητικότητα και ανταλλαγές διδακτικού και διοικητικού προσωπικού, γλωσσική προετοιμασία φοιτητών κ.ά. Στις αρμοδιότητες των Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων υπάγονται συνεργασίες του Πανεπιστημίου με περισσότερα από 500 Ευρωπαϊκά και άλλα Πανεπιστήμια για την ανταλλαγή διδασκόντων και διδασκομένων. Στο πλαίσιο αυτών των προγραμμάτων δέχεται κάθε χρόνο περισσότερους από 400 ξένους φοιτητές και στέλνει σε Πανεπιστήμια Ευρωπαϊκών χωρών που μετέχουν στο πρόγραμμα περίπου 600 από τους φοιτητές του. Το Α.Π.Θ., μέσω του Τμήματος Ευρωπαϊκών Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων, διακινεί, όπως διαπίστωσε η Εθνική Μονάδα Συντονισμού (ΙΚΥ), το μεγαλύτερο ποσοστό της κινητικότητας των Ελληνικών Ανώτατων Ιδρυμάτων. Στο πλαίσιο των ίδιων προγραμμάτων γίνεται ανταλλαγή ενός σημαντικού αριθμού μελών ΔΕΠ, (περίπου εκατό διδάσκοντες του Α.Π.Θ. διδάσκουν ετησίως σε άλλα ευρωπαϊκά Πανεπιστήμια και άλλοι τόσοι, προερχόμενοι από Ευρωπαϊκά Ιδρύματα, διδάσκουν στο Α.Π.Θ.). Το Τμήμα παρέχει κάθε διοικητική, τεχνική και διαχειριστική βοήθεια στους φοιτητές καθώς και στα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας τα οποία αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες, συντονίζοντας ή συμμετέχοντας στα προγράμματα αυτά. Το Σχολείο Νέας Ελληνικής Γλώσσας λειτουργεί στο Α.Π.Θ. από το 1970, υπό την εποπτεία της Φιλοσοφικής Σχολής. Προσφέρει μαθήματα νέας ελληνικής γλώσσας και πολιτισμού, σε αλλοδαπούς και ομογενείς, που είτε πρόκειται να φοιτήσουν σε ελληνικά ανώτερα ή ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα ή επιθυμούν, μέσω της ελληνικής γλώσσας, να γνωρίσουν καλύτερα την Ελλάδα. Κάθε χρόνο διοργανώνονται γλωσσικά προγράμματα ποικίλης χρονικής διάρκειας που απευθύνονται σε σπουδαστές διαφόρων επιπέδων ελληνομάθειας. Δίδεται ιδιαίτερη έμφαση στη διάδοση του ελληνικού πολιτισμού και στην εξοικείωση των σπουδαστών με την ελληνική Σελίδα 9 από 97

10 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου κουλτούρα, την παράδοση, τα ήθη και τα έθιμα των Ελλήνων, μέσω μαθημάτων πολιτισμού που γίνονται παράλληλα με τα γλωσσικά μαθήματα. Επί πλέον το σχολείο διοργανώνει επιμορφωτικά σεμινάρια και προσφέρει ειδικά προγράμματα επιμόρφωσης εκπαιδευτικών, οι οποίοι διδάσκουν ή επιθυμούν να διδάξουν τη νέα ελληνική ως δεύτερη / ξένη γλώσσα. Α1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α1.5 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Στο ΑΠΘ 39 από τις 41 Γραμματείες Τμημάτων/Μονοτμηματικών Σχολών, διαθέτουν πλέον μια σχετικά ομογενοποιημένη έκδοση Λογισμικού Φοιτητολογίου - Ηλεκτρονικής Γραμματείας (eauth). Τα Τμήματα Γεωπονίας και Αγγλικής Φιλολογίας αν και χρησιμοποιούν λογισμικά τρίτων προμηθευτών επιτεύχθηκε η διαλειτουργικότητα με τις κεντρικές υποδομές του ΑΠΘ (κεντρική αυθεντικοποίηση χρηστών, υπηρεσίες ΚΥΤΠ και ΚΛΔ, ΠΥΚΑ, κλπ.). Τα 39 Τμήματα διαθέτουν τα παρακάτω υποσυστήματα, τα οποία βρίσκονται σε πλήρη λειτουργία: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών/ Μεταπτυχιακών/ Διδακτορικών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 3. Υποσύστημα αναφορών μετακίνησης φοιτητών στο πλαίσιο Προγραμμάτων Κινητικότητας (Erasmus) 4. Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών 5. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης 6. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 7. Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Φοιτητών μέσω διαδικτύου 8. Υποσύστημα Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω διαδικτύου 9. Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων 10. Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Σελίδα 10 από 97

11 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 11. Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση και Περίθαλψη. Με τα ανωτέρω υποσυστήματα υποστηρίζει πλήρως τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων φοιτητών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών, προγράμματα ανταλλαγής) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων και κανόνων δηλώσεων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση προγραμμάτων σπουδών Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων (μερικώς). Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης στα στοιχεία μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων, β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές). Είναι μοντέρνας αρχιτεκτονικής πολλών επιπέδων, και λειτουργεί με βάση δεδομένων MS SQL Server Το ανωτέρω λογισμικό, καλύπτει όλες τις διαδικασίες των γραμματειών και επιπλέον προσφέρει βασικές ψηφιακές υπηρεσίες στους φοιτητές και καθηγητές. Όλες οι εφαρμογές λειτουργούν κάτω από ένα κοινό πλαίσιο, με κεντρικές υποδομές που δίνουν ιδιαίτερη έμφαση στην ασφάλεια των συναλλαγών (χρήση single sign on υποδομών, ασφαλείς συναλλαγές μέσω του πρωτοκόλλου https, ψηφιακά πιστοποιητικά χρηστών για το διοικητικό προσωπικό και τα μέλη ΔΕΠ σε κρυπτογραφικές συσκευές smart card tokens, χρήση vpn για την αποστολή βαθμολογιών κ.α.). Όπως γίνεται αντιληπτό στο ΑΠΘ γίνεται ευρεία χρήση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής γραμματείας και γενικότερα των υπηρεσιών ηλεκτρονικού πανεπιστημίου. Το μοντέλο λειτουργίας των υποδομών αποτελείται από δύο βασικά μέρη: Τα off-line πληροφοριακά συστήματα ενταγμένα σε ιδιωτικά εικονικά δίκτυα (private VLANs) στα οποία εργάζεται το προσωπικό των γραμματειών (σημειώνεται ότι στην παρούσα φάση η εφαρμογή δεν είναι web-based και απαιτείται η ξεχωριστή εγκατάσταση κάποιου εξειδικευμένου client σε κάθε υπολογιστή) και Τα on-line πληροφοριακά συστήματα γραμματείας που εξυπηρετούν τους φοιτητές και τα μέλη ΔΕΠ αλλά και γενικότερα όλη την ακαδημαϊκή κοινότητα. Σημειώνεται ότι υπάρχουν Σελίδα 11 από 97

12 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου τοπικοί on-line εξυπηρετητές σε επίπεδο Τμημάτων/Σχολών αλλά και ένας κεντρικός online εξυπηρετητής που συγκεντρώνει την πληροφορία των επιμέρους συστημάτων. Η σύνδεση και η ενημέρωση των on-line συστημάτων πραγματοποιείται με ασύγχρονους συγχρονισμούς των δύο πληροφοριακών συστημάτων. Ενώ οι κατά τόπους τοπικοί on-line εξυπηρετητές ενημερώνουν με αυτοματοποιημένο τρόπο τον κεντρικό on-line εξυπηρετητή. Αξίζει να σημειωθεί ο κεντρικός on-lineserver έχει σχεδιαστεί ώστε να διασυνδέσει το πληροφοριακό σύστημα της γραμματείας με το σύνολο των εξωτερικών συστημάτων (πχ κεντρική βάση δεδομένων για εξαγωγή κεντρικών στατιστικών, Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου ΠΥΚΑ, webservices, κλπ.). Ενδεικτικά αναφέρεται ότι τα Τμήματα είναι ομαδοποιημένα σε κόμβους, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα. Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Σελίδα 12 από 97

13 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών. 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών. Οι φοιτητές του ΑΠΘ στην πλειονότητά τους έχουν δυνατότητα ασφαλούς πρόσβασης στις βαθμολογίες, τα μαθήματα τους, τα Προγράμματα Σπουδών & Εξετάσεων, κλπ. από το διαδίκτυο. Στο τέλος του 2009 οι υπηρεσίες euniversity χρησιμοποιούνται από χρήστες φοιτητές (πρόσβαση σε βαθμολογίες, ηλεκτρονικές δηλώσεις μαθημάτων, κλπ.). Αντίστοιχα, 202 διοικητικά στελέχη Γραμματειών χρησιμοποιούν τις υποδομές ηλεκτρονικού πανεπιστημίου για τη διαχείριση των φοιτητών. Τέλος 16 Τμήματα του ΑΠΘ χρησιμοποιούν υποδομές ηλεκτρονικού πανεπιστημίου για μέλη ΔΕΠ (Πολυτεχνική Σχολή, Σχολή Θετικών Επιστημών, Σχολή Νομικών Οικονομικών και Πολιτικών Επιστημών, ΤΕΦΑΑ Θεσσαλονίκης, Τμήμα Μουσικών Σπουδών). Α1.6 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των Πανεπιστημίων Τα πανεπιστήμια είναι νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελούν υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ενισχύονται οικονομικά απ' αυτό και λειτουργούν βάσει των σχετικών νόμων. Σύμφωνα με το σύνταγμα της χώρας (άρθρο 16, παρ. 5 και 8) η ανώτατη εκπαίδευση παρέχεται αποκλειστικά από το κράτος και η σύσταση ανώτατων σχολών από ιδιώτες απαγορεύεται. Βασικοί νόμοι που διέπουν τη λειτουργία του Πανεπιστημίου είναι οι νόμοι 1268/82 (που είναι γνωστός ως νόμος πλαίσιο των A.E.I.) και ο νόμος 2083/92. Οι νόμοι αυτοί έχουν υποστεί αρκετές τροποποιήσεις, από τις οποίες σημαντικότερες έγιναν με τους νόμους 2188/94, 2517/97 (Φ.E.K. 160/ ) και 2530/97 (Φ.E.K. 218/ ), 2817/00 (Φ.Ε.Κ. 78/ ), 3027/02 (Φ.Ε.Κ. 152/ ). Σελίδα 13 από 97

14 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Επιπρόσθετα στο ΑΠΘ ισχύει ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης που ισχύει σήμερα και καταρτίστηκε από την Σύγκλητο του Ιδρύματος στην αριθ. 2718/ συνεδρίασή της και εγκρίθηκε από τον Υπουργό Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με την αριθ. Φ /Β1/425/ Υπουργική Απόφαση, όπως δημοσιεύτηκε στο Φ.Ε.Κ. 1099/ τεύχος Β. Ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας του ΑΠΘ σήμερα εφαρμόζεται όπως τροποποιήθηκε με την Υπουργική Απόφαση /Β1 στο Φ.Ε.Κ. 1562/ τεύχος Β και την Υπουργική Απόφαση 60210/Β1 στο Φ.Ε.Κ. 1517/ τεύχος Β. αντικειμένου μιας επιστήμης. Κάθε A.E.I. αποτελείται από σχολές που καλύπτουν ένα σύνολο συγγενών επιστημών, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η αναγκαία για την επιστημονική εξέλιξη αλληλεπίδρασή τους και ο αναγκαίος για την έρευνα και τη διδασκαλία τους συντονισμός. Ομοίως, οι σχολές διαιρούνται σε τμήματα. Το τμήμα αποτελεί τη βασική ακαδημαϊκή μονάδα και καλύπτει το γνωστικό αντικείμενο μιας επιστήμης. Το πρόγραμμα σπουδών του τμήματος οδηγεί σε ενιαίο πτυχίο. Τα τμήματα υποδιαιρούνται σε τομείς. Κάθε τομέας συντονίζει τη διδασκαλία μέρους του γνωστικού αντικειμένου του τμήματος που αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο πεδίο της επιστήμης. Τέλος, τα εργαστήρια, τα σπουδαστήρια και οι κλινικές είναι μικρότερες μονάδες που ανήκουν στον τομέα, στο τμήμα ή στη σχολή και καλύπτουν μέρος του γνωστικού Επίσης και ο νόμος 3979/2011 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση διέπει πλέον τη λειτουργία του Πανεπιστημίου. Α1.7 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης είναι οργανωμένο σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Συγκεκριμένα τα Τμήματα είναι τα εξής: Πολυτεχνική Σχολή 1. Τοπογράφων Μηχ. 2. Αρχιτεκτόνων Μηχ. 3. Ηλεκτρολόγων Μηχ. 4. Μηχανολόγων Μηχ. 5. Πολιτικών Μηχ. 6. Χημικών Μηχ. 7. Χωροταξίας & Ανάπτυξης Σελίδα 14 από 97

15 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σχολή Θετικών Επιστημών 8. Πληροφορικής 9. Βιολογίας 10. Φυσικό 11. Χημικό 12. Γεωλογικό 13. Μαθηματικό Νομική Σχολή 14. Τμήμα Νομικής Φιλοσοφική Σχολή 15. Φιλολογίας 16. Ιστορίας & Αρχαιολογίας 17. Γερμανικής 18. Ιταλικής 19. Γαλλικής 20. Φιλοσ. & Παιδαγωγικής 21. Ψυχολογίας 22. Αγγλικής Σχολή Οικονομικών και Πολιτικών Επιστημών 23. Οικονομικών Επιστημών 24. Πολιτικών Επιστημών 25. Δημοσιογραφίας και Μέσων Μαζικής Επικοινωνίας Θεολογική Σχολή 26. Θεολογίας 27. Ποιμαντικής Παιδαγωγική Σχολή 28. Προσχολικής Αγωγής 29. Δημοτικής Εκπαίδευσης Σχολή Καλών Τεχνών 30. Εικαστικών & Εφαρμ. Τεχ. 31. Κινηματογράφου 32. Μουσικών Σπουδών 33. Θεάτρου Σχολή Επιστημών Υγειάς 34. Ιατρική 35. Οδοντιατρική 36. Κτηνιατρική 37. Φαρμακευτικής Σχολή Γεωπονίας Δασολογίας και Φυσικού Περιβάλλοντος 38. Γεωπονίας 39. Δασολογίας Σχολή Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού 40. ΤΕΦΑΑ 41. ΤΕΦΑΑ Σερρών Α1.8 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων και των τμημάτων Φοιτητικής Μέριμνας σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Σελίδα 15 από 97

16 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Προεγγραφές και Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών Έκδοση του ειδικού εντύπου OTP (OneTimePassword) φοιτητών για την αρχική ενεργοποίηση Ιδρυματικού Λογαριασμού ή επαν-ενεργοποίηση ("password reset"). Οι φοιτητές από την άλλη πλευρά, έχουν σήμερα άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση στις προσωπικές τους βαθμολογίες, μέσους όρους, προγράμματα μαθημάτων και εξετάσεων, προγράμματα σπουδών, ανακοινώσεις Τμήματος/Σχολής, κλπ. Η πρόσβαση αυτή γίνεται από τους φοιτητές με ασφάλεια, μέσω του διαδικτύου, από οπουδήποτε είτε από τους χώρους του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος είτε από την κατοικία τους, κλπ. Είναι επίσης δυνατή η ηλεκτρονική διαχείριση και άλλων σχετικών φοιτητικών διαδικασιών, όπως οι γνωστές δηλώσεις μαθημάτων. Με το τρόπο αυτό επιτυγχάνεται όχι μόνο η καλύτερη και πιο άνετη εξυπηρέτηση των φοιτητών, αλλά και η αποσυμφόρηση των γραμματειών των τμημάτων. Ενδεικτικά, οι φοιτητές έχουν τις εξής δυνατότητες: Εμφάνιση των μαθημάτων που έχει περάσει ο κάθε φοιτητής, μαζί με την αντίστοιχη βαθμολογία, την εξεταστική περίοδο, το ακαδημαϊκό έτος, τις ώρες διδασκαλίας, κλπ Εμφάνιση των μαθημάτων που έχουν δηλωθεί από τον φοιτητή για το τρέχον εξάμηνο Ηλεκτρονική δήλωση μαθημάτων μέσω διαδικτύου Εμφάνιση του προγράμματος διδασκαλίας ή εξετάσεων των δηλωμένων μαθημάτων Δυνατότητα εμφάνισης του μέσου όρου της βαθμολογίας του φοιτητή Άμεση ανάκτηση και εκτύπωση προσωπικών στοιχείων φοιτητή όπως αριθμός μητρώου, διεύθυνση, τηλέφωνο, έτος εισαγωγής κλπ. Επίσης τα μέλη ΔΕΠ με τον ίδιο ηλεκτρονικό τρόπο αποστέλλουν με ασφάλεια βαθμολογίες από τον υπολογιστή του γραφείου τους με τη χρήση ψηφιακού πιστοποιητικού αποθηκευμένου σε smart card token (η έκδοση, επανέκδοση, διαχείριση των tokens είναι ευθύνη του ΑΠΘ), βρίσκουν στοιχεία όλων των φοιτητών ενός μαθήματος, βρίσκουν αναλυτικά ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία ενός μαθήματος, βρίσκουν αναλυτικά στοιχεία και βαθμούς εξεταστικών περιόδων, κλπ. Α1.9 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Σήμερα το σύστημα είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστικό εξοπλισμό, φυσικών servers που είναι διάσπαρτοι σε κόμβους Σχολών με την εξής τυπική σύνθεση: 2 (δύο) Intel 3GHz,με 4GB Σελίδα 16 από 97

17 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου μνήμη, σκληρούς δίσκους hot-swap τύπου SCSI και μονάδα DVD-ROM/CDRW. Η τυπική αρχιτεκτονική είναι ένας off-linedatabase Server, ένας off-line Application Server-Domain Controller, ένα linux based firewall/ vpnserver, ένας on-linedatabase Server, ένας ή δύο ανεξάρτητοι webservers (ένας για την εξυπηρέτηση των μελών ΔΕΠ και ένας για την εξυπηρέτηση των φοιτητών). Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το παρών έργο στοχεύει στην αναβάθμιση - επέκταση της λειτουργικότητας του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου, υιοθετώντας για τις επεκτάσεις το λογισμικό Φοιτητολογίου του έργου «E- University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού», όπου Κύριος του Έργου είναι το Υπουργείο Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα προσαρμόσει, παραμετροποιήσει και θα προβεί σε επιπλέον ανάπτυξη των διασυνδέσεων, ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (SingleSign-On) μέσω Shibboleth. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το έργο στοχεύει επίσης και στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων υποσυστημάτων στη λειτουργική περιοχή του Φοιτητολογίου όπως καθορίστηκε από το έργο e-university του 3 ου ΚΠΣ. Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.2, «Θέματα συνάφειας με εξωτερικά συστήματα») 3) Την διασυνδεσιμότητα/ διαλειτουργικότητα με υφιστάμενα συστήματα του ΑΠΘ 4) Την διασυνδεσιμότητα/ διαλειτουργικότητα με υφιστάμενα συστήματα συνεργαζόμενων φορέων του ΑΠΘ. Ο παρών διαγωνισμός περιλαμβάνει περαιτέρω ομογενοποίηση των υποδομών και ένταξη του συνόλου των εξυπηρετητών στο μοντέλο λειτουργίας του Ιδρύματος, θα πραγματοποιηθούν επεκτάσεις που θα δώσουν προστιθέμενη αξία στο πληροφοριακό σύστημα με τις νέες υπηρεσίες τους και θα αντιμετωπιστούν θέματα αξιοπιστίας και διασύνδεσης των επιμέρους υποσυστημάτων. Αναλυτικότερα: Θα λειτουργήσουν με νέο μοντέλο λειτουργίας οι υποδομές των off-line υποσυστημάτων. Οι εφαρμογές που χειρίζεται το διοικητικό προσωπικό των γραμματειών θα γίνουν webbased. Σελίδα 17 από 97

18 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Θα επιχειρηθεί η πλήρης ομογενοποίηση των εκδιδόμενων πιστοποιητικών από τα Τμήματα/Σχολές του ΑΠΘ (σήμερα κάθε Τμήμα/Σχολή διαθέτει δικά της πρότυπα πιστοποιητικά) Θα μειωθεί ο αριθμός των επιμέρους συγχρονισμών που απαιτούνται με τη λειτουργία των εικονικών ιδεατών δικτύων και με την μετάβαση των online μηχανημάτων σε εικονικούς εξυπηρετητές. Ο συγχρονισμός μεταξύ online και offline βάσεων δεδομένων θα πραγματοποιείται πλέον σε ένα μοναδικό κεντρικό σημείο, σύγχρονα με αυτοματοποιημένο τρόπο (χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση διαχειριστή). Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο Α3.2.2, «Θέματα συνάφειας με εξωτερικά συστήματα» Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση με κεντρικές υπηρεσίες του Ιδρύματος για τη λειτουργία των LMS (Learning Management Systems) του ΑΠΘ Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση νέων υποσυστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών για το σύνολο των τμημάτων του ΑΠΘ Θα πραγματοποιηθεί η ομαδοποίηση των σημερινών κόμβων Τμημάτων/Σχολών του Ιδρύματος σε ένα κεντρικό σημείο ώστε να υπάρξουν οικονομίες κλίμακας και να επιτευχθεί η Διατμηματικότητα των Προγραμμάτων Σπουδών. Θα βελτιωθεί η διαδικασία εγγραφών προεγγραφών σε προπτυχιακό και μεταπτυχιακό επίπεδο Θα καλυφθεί το σύνολο των μεταβάσεων από το παλαιά στα νέα συστήματα με ενδεχόμενη ομογενοποίηση (προπτυχιακό, μεταπτυχιακό και διδακτορικό επίπεδο) καθώς και των δεδομένων τους (λογαριασμοί και ρόλοι χρηστών, δεδομένων φοιτητικής μέριμνας, πιστοποιητικά, διασυνδέσεις διδακτικού προσωπικού με μαθήματα, κλπ.) Θα υπάρξει πρόβλεψη για την κεντρική εξυπηρέτηση των αιτημάτων του ΥΠΔΒΜΘ για στοιχεία ποιότητας της ΑΔΙΠ και στατιστικά στοιχεία μέσω των νέων εφαρμογών. Με τα παραπάνω θα παρέχονται καλύτερες υπηρεσίες στους φοιτητές και στο προσωπικό του ΑΠΘ και ταυτόχρονα θα γίνει εφικτή απρόσκοπτη ενημέρωση των κεντρικών υποδομών του ΥΠΔΒΜ (σύστημα στατιστικών, Εύδοξος κ.α.) με αυτοματοποιημένο τρόπο από το νέο πληροφοριακό σύστημα. Παράλληλα θα προσφερθούν οι αναγκαίες υπηρεσίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης των επεκτάσεων, μετάπτωσης δεδομένων, εκπαίδευσης προσωπικού και υποστήριξης έναρξης λειτουργίας. Το Ίδρυμα αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα διαθέτει το λογισμικό φοιτητολογίου του έργου E-University, ενιαίο και πλήρες αναβαθμισμένο σε όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά, μεταπτυχιακά, διδακτορικά) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, διασυνδεδεμένο με τα κεντρικά συστήματα και θα προσφέρει ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους καθηγητές, φοιτητές και γενικότερα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Το παρεχόμενο σύστημα/υποσυστήματα θα πρέπει να καλύπτει πλήρως την εξαγωγή των Πινάκων της ΑΡΧΗΣ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗΝ ΑΝΩΤΑΤΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ (Α.ΔΙ.Π.) που σχετίζονται με την φοιτητική μέριμνα. Σελίδα 18 από 97

19 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Υπογραμμίζεται ότι αυτό ενδέχεται να απαιτεί την προσθήκη πρωτογενών στοιχείων φοιτητικής μέριμνας που θα πρέπει να προστεθούν στις εφαρμογές για την κάλυψη των απαιτήσεων αυτών. Τα βασικά κριτήρια και δείκτες της αξιολόγησης ορίζονται από το Νόμο 3374/2005 (άρθρο 3) ως ακολούθως: Ποιότητα των προγραμμάτων σπουδών Ποιότητα του διδακτικού έργου Ποιότητα του ερευνητικού έργου Ποιότητα των λοιπών υπηρεσιών Τα κριτήρια της αξιολόγησης τυποποιούνται, συμπληρώνονται και εξειδικεύονται με βάση τις κατευθύνσεις και τα πρότυπα που εκδίδει η Α.ΔΙ.Π. Αναλυτική περιγραφή των Πινάκων και δεδομένων τους παρέχεται από την ιστοσελίδα της ΑΔΙΠ: Για την εξασφάλιση της ισότιμης συμμετοχής στον διαγωνισμό, στους υποψηφίους αναδόχους θα διατεθούν τα απαραίτητα στοιχεία (πηγαίος κώδικας, τεχνική τεκμηρίωση του κώδικα και της βάσης δεδομένων και τα εγχειρίδια χρήσης) που αφορούν τις υφιστάμενες εφαρμογές και τα οποία αποτελούν παραδοτέα του έργου «E-University Υλοποίηση Ολοκληρωμένου Συστήματος Πληροφόρησης & Συναλλαγών του Πολίτη Προμήθεια και Εγκατάσταση Εξοπλισμού» σύμφωνα με την υπ αριθ. 667/ σύμβαση μεταξύ της «Κοινωνίας της Πληροφορίας ΑΕ» και της ένωσης Εταιρειών «ALTEC Α.Β.Ε.Ε. CARDISOFT Α.Ε.» και τις τροποποιήσεις αυτής. Οι διαγωνιζόμενοι μπορούν να παραλάβουν τα παραπάνω στοιχεία σε ηλεκτρονική μορφή μέσω Διαδικτύου στην διεύθυνση μετά από επικοινωνία με την Αναθέτουσα Αρχή. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των προτεινομένων αυτών υπηρεσιών στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης: - Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους πολίτες και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού - Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του ΑΠΘ στο νέο περιβάλλον - Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του ΑΠΘ σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία - Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, χρησιμοποιώντας ένα ενδιάμεσο τεχνολογικό υπόβαθρο (που θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο της πρότασης) και τα πρωτογενή δεδομένα με σκοπό την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων / αναφορών και την τροφοδοσία συστημάτων λήψης απόφασης - Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του ΑΠΘ με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ. - Απελευθερώνει από το προσωπικό των γραμματειών το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών και στην εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων, βαθμολογιών και στοιχείων φοιτητή. Σελίδα 19 από 97

20 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου - Μειώνει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και τον συνωστισμό που παρατηρείται στις θυρίδες των γραμματειών ειδικά κατά τη διάρκεια εγγραφών πρωτοετών, δηλώσεων, κλπ. - Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των φοιτητών και ελαχιστοποιείται η επαφή του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους εργαζόμενους του Πανεπιστημίου και κυρίως του 200 και πλέον εργαζόμενους στις γραμματείες των Τμημάτων, τις ενεργούς φοιτητές και τους καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: Η χρήση των υπηρεσιών από το 100% των ενεργών φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή 100% των ενεργών φοιτητών Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση του ΟΠΣ φοιτητολογίου με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η οποιαδήποτε αλλαγή προταθεί από τον υποψήφιο ανάδοχο είτε στις υφιστάμενες λειτουργικότητες του ΟΠΣ, είτε στον τρόπο καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών, θα πρέπει γίνει χωρίς να προκληθεί καμία αναστάτωση και χωρίς να απαιτηθεί επιπλέον απασχόληση των χρηστών για εργασίες επανεκπαίδευσης παραμετροποίησης καταχωρήσεων τεστ ορθής λειτουργίας κλπ. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να περιγράψει αναλυτικά τον τρόπο που θα το πετύχει. Σελίδα 20 από 97

21 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στο εφαρμοζόμενο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες. Το νέο αναβαθμισμένο σύστημα (με την πρόσθετη λειτουργικότητα), θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη του χρήστη. Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Επίσης σημαντικό είναι να διατηρηθεί στο 100% η οποιαδήποτε διαλειτουργικότητα του Φοιτητολογίου υπάρχει σήμερα με άλλα συστήματα του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε όποιο αντικείμενο ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο και περιγράφει στην πρόταση του. Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την υλοποίηση του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού. Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση. Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Το ίδρυμα διαθέτει και λειτουργεί πλήρως και παραγωγικά τα ΒΑΣΙΚΑ υποσυστήματα που αναφέρονται στην περιοχή του Φοιτητολογίου. Οι αναλυτικές λειτουργικότητες αυτών των υποσυστημάτων περιγράφονται σε μεγαλύτερη λεπτομέρεια στο Παράρτημα. Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: 1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη και στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Σελίδα 21 από 97

22 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στα πλαίσια του έργου θα ολοκληρωθούν οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης προς όλους τους συναλλασσόμενους με αυτό, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, εργαζόμενοι) και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ και ΕΣΥΕ), αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν από το προτεινόμενο έργο θα πρέπει να καλύψουν όλο το φάσμα φοιτητικών δραστηριοτήτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Ενδεικτικά στις προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες: 1. Φοιτητές Προεγγραφές &Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών (Νέα λειτουργικότητα για την Προεγγραφή των φοιτητών) Δηλώσεις συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής διασύνδεση με Εύδοξο (Νέα λειτουργικότητα για τη διασύνδεση με τον ΕΥΔΟΞΟ) Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή ή SMS (Νέα λειτουργικότητα η ενημέρωση μέσω &sms) Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) (Νέα λειτουργικότητα η δημιουργία pdfγια το σύνολο των πιστοποιητικών) Έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή signedpdf μετά από αίτηση και έγκριση πιστοποιημένου χειριστή της Γραμματείας (Νέα λειτουργικότητα για την ψηφιακή υπογραφή των πιστοποιητικών) Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων: o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης o Αίτηση διαμονής στην εστία o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Προσωποποιημένη πληροφόρηση (Νέα λειτουργικότητα για τους φοιτητές) Ηλεκτρονικό σύστημα πληρωμών αν τυχόν οι παραπάνω διαδικασίες προϋποθέτουν την καταβολή κάποιου παραβόλου κλπ. 2. Αιτούντες Φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) (Νέα λειτουργικότητα για τους αιτούντες φοιτητές) Σελίδα 22 από 97

23 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, ή sms (Νέα λειτουργικότητα για τους υποψήφιους μεταπτυχιακούς φοιτητές) Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής (Νέα λειτουργικότητα για την αυτόματη εισαγωγή των φοιτητών) Ηλεκτρονικό σύστημα πληρωμών αν τυχόν οι παραπάνω διαδικασίες προϋποθέτουν την καταβολή κάποιου παραβόλου κλπ. (Νέα λειτουργικότητα για τους αιτούντες φοιτητές ). 3. Μέλη ΔΕΠ Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως: o Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων και Γραμματείας (Νέα λειτουργικότητα συνδιαμόρφωσης του Προγράμματος Σπουδών και από τα μέλη ΔΕΠ). o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, , sms (Νέα λειτουργικότητα) o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, ή sms (Νέα λειτουργικότητα) o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) (Νέα λειτουργικότητα). Περιγραφή Υπηρεσίας Προεγγραφές &Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών (Νέα Υπηρεσία) Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή (Νέα Υπηρεσία η ενημέρωση με ) Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για φοιτητές Κωδικός Υποψηφίου και λοιπά προσωπικά στοιχεία όπως διατίθενται από το ΥΠΔΒΜΘ για ταυτοποίηση Κωδικός φοιτητή (username και password) Εγγραφή φοιτητή στο ΠΣ και απόδοση λογαριασμού στο φοιτητή (username και password) Αναλυτική βαθμολογία Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποί ησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 4 4 Σελίδα 23 από 97

24 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση ( Νέα Υπηρεσία) Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Προσωποποιημένη πληροφόρηση για φοιτητές Ηλεκτρονικό σύστημα πληρωμών (Νέα Υπηρεσία) Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) (Νέα Υπηρεσία) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, ή Κωδικός φοιτητή (username και password) Αριθμός μητρώου φοιτητή Αριθμός μητρώου φοιτητή Κωδικός φοιτητή (username και password) Πιστοποιητικό 4 Επίσημο πληροφοριακό υλικό Επίσημο πληροφοριακό υλικό Ηλεκτρονική πληρωμή παραβόλου Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τους αιτούντες φοιτητές Κωδικός φοιτητή Αίτηση (username και φοιτητή password) sms (Νέα Υπηρεσία) Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής (Νέα Υπηρεσία) Ηλεκτρονικό σύστημα πληρωμών (Νέα Υπηρεσία) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Αίτηση φοιτητή Εισαγωγή φοιτητή σε τμήμα / πρόγραμμα σπουδών Ηλεκτρονική πληρωμή παραβόλου Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για διδακτορικούς φοιτητές Κωδικός φοιτητή Προσωποποιη (username και μένη password) πληροφόρηση Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές (Νέα Υπηρεσία) Δημιουργία προγραμμάτων σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων (Νέα Υπηρεσία) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ Κωδικός καθηγητή Πρόγραμμα (username και σπουδών password) Σελίδα 24 από 97