Έκθεση σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος 2011

Transcript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Έκθεση σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος 2011 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) euraud@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 EΙΣΑΓΩΓΗ 1. Το Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών (εφεξής «το Γραφείο»), με έδρα στην Ανζέ, ιδρύθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, της 27ης Ιουλίου Κύρια αποστολή του Γραφείου είναι, αφενός, να καταχωρίζει και να εξετάζει τις αιτήσεις παραχώρησης δικαιώματος βιομηχανικής ιδιοκτησίας της EE για τις φυτικές ποικιλίες και, αφετέρου, να μεριμνά για τη διενέργεια των αναγκαίων τεχνικών ελέγχων από τα αρμόδια γραφεία των κρατών μελών 2. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ 2. Η προσέγγιση ελέγχου που εφαρμόζει το Συνέδριο περιλαμβάνει αναλυτικές διαδικασίες ελέγχου, άμεσο δειγματοληπτικό έλεγχο πράξεων και αξιολόγηση των βασικών ελέγχων που περιλαμβάνουν τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου του Γραφείου. Τα ανωτέρω συμπληρώνονται από αποδεικτικά στοιχεία προερχόμενα, αφενός, από τις εργασίες άλλων ελεγκτών (κατά περίπτωση) και, αφετέρου, από την ανάλυση των θέσεων της διοίκησης. ΔΗΛΩΣΗ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ 3. Δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 287 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το Συνέδριο διενήργησε έλεγχο των ετήσιων λογαριασμών 3 του Γραφείου, οι οποίοι περιλαμβάνουν τις «οικονομικές καταστάσεις» 4 και τις «εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού» ΕΕ L 227 της , σ. 1. Στο παράρτημα παρουσιάζονται συνοπτικά, προς ενημέρωση, οι αρμοδιότητες και οι δραστηριότητες του Γραφείου. Οι λογαριασμοί αυτοί συνοδεύονται από έκθεση σχετικά με τη δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση κατά το οικονομικό έτος, στην οποία παρατίθενται πρόσθετα πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με την εκτέλεση και τη διαχείριση του προϋπολογισμού. Οι οικονομικές καταστάσεις περιλαμβάνουν τον ισολογισμό και τον λογαριασμό οικονομικού αποτελέσματος, τον πίνακα ταμειακών ροών, την κατάσταση

3 3 για το οικονομικό έτος που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 2011, καθώς και έλεγχο της νομιμότητας και κανονικότητας των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι εν λόγω λογαριασμοί. Ευθύνη της διοίκησης 4. Ο πρόεδρος, ως διατάκτης, εκτελεί τον προϋπολογισμό κατά τα έσοδα και τις δαπάνες, σύμφωνα με τους δημοσιονομικούς κανόνες του Γραφείου, με δική του ευθύνη και εντός του ορίου των διαθέσιμων πιστώσεων 6. Ο πρόεδρος είναι υπεύθυνος, αφενός, για τη θέσπιση 7 της οργανωτικής δομής καθώς και των συστημάτων και διαδικασιών εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου που ενδείκνυνται για την κατάρτιση οριστικών λογαριασμών 8 οι οποίοι να μην περιέχουν ουσιώδεις ανακρίβειες οφειλόμενες σε απάτη ή σφάλμα και, αφετέρου, για τη διασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι εν λόγω λογαριασμοί. Ευθύνη του ελεγκτή 5. Ευθύνη του Συνεδρίου είναι, βάσει του ελέγχου που αυτό διενεργεί, να παρέχει στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου 9, δήλωση τόσο ως προς την μεταβολών του καθαρού ενεργητικού, σύνοψη των κύριων λογιστικών πολιτικών και άλλες επεξηγηματικές σημειώσεις Οι εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού περιλαμβάνουν τον λογαριασμό αποτελέσματος της εκτέλεσης του προϋπολογισμού και το παράρτημα αυτού. Άρθρο 33 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 της Επιτροπής (ΕΕ L 357 της , σ. 72). Άρθρο 38 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002. Οι κανόνες που αφορούν την απόδοση των λογαριασμών και την τήρηση της λογιστικής από τους οργανισμούς παρατίθενται στα κεφάλαια 1 και 2 του τίτλου VII του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002, όπως τροποποιήθηκε τελευταία με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 652/2008 (ΕΕ L 181 της , σ. 23), και ενσωματώνονται ως έχουν στον δημοσιονομικό κανονισμό του Γραφείου. Άρθρο 111 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94.

4 4 αξιοπιστία των ετήσιων λογαριασμών του Γραφείου όσο και ως προς τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. 6. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα ελέγχου και τους κώδικες δεοντολογίας της IFAC, καθώς και με τα διεθνή πρότυπα των ανώτατων οργάνων ελέγχου του INTOSAI. Τα εν λόγω πρότυπα προβλέπουν ότι το Συνέδριο σχεδιάζει και διενεργεί τον έλεγχο προκειμένου να αποκομίζει εύλογη βεβαιότητα τόσο σχετικά με την απουσία ουσιωδών ανακριβειών στους ετήσιους λογαριασμούς του Γραφείου όσο και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. 7. Ο έλεγχος συνεπάγεται την εφαρμογή διαδικασιών για τη συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων ελέγχου σχετικά με τα ποσά και τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στους λογαριασμούς, καθώς και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες αυτοί βασίζονται. Η επιλογή των διαδικασιών επαφίεται στην κρίση του ελεγκτή, συμπεριλαμβανομένης της εκτίμησης των κινδύνων ύπαρξης ουσιωδών ανακριβειών στους λογαριασμούς και ουσιώδους μη συμμόρφωσης των σχετικών πράξεων με τις απαιτήσεις του νομικού πλαισίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, οφειλόμενων σε απάτη ή σφάλμα. Κατά την εκτίμηση των κινδύνων αυτών, ο ελεγκτής εξετάζει τις πτυχές του εσωτερικού ελέγχου που αφορούν την κατάρτιση και την ορθή παρουσίαση των λογαριασμών, καθώς και τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου τα οποία εφαρμόζονται προς εξασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των σχετικών πράξεων, προκειμένου να σχεδιαστούν οι αρμόζουσες στις περιστάσεις ελεγκτικές διαδικασίες. Επίσης, ο έλεγχος περιλαμβάνει αξιολόγηση της καταλληλότητας των λογιστικών πολιτικών που ακολουθούνται και του ευλόγου των λογιστικών εκτιμήσεων που πραγματοποιούνται, καθώς και αξιολόγηση της συνολικής παρουσίασης των λογαριασμών. 8. Το Συνέδριο φρονεί ότι τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου που συγκεντρώθηκαν είναι επαρκή και κατάλληλα για τη θεμελίωση των γνωμών που διατυπώνονται κατωτέρω.

5 5 Γνώμη σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών 9. Κατά τη γνώμη του Συνεδρίου, οι ετήσιοι λογαριασμοί του Γραφείου 10 παρέχουν ακριβοδίκαιη εικόνα, από κάθε ουσιώδη πλευρά, της οικονομικής κατάστασής του την 31η Δεκεμβρίου 2011, των αποτελεσμάτων των πράξεών του και των ταμειακών ροών του για το οικονομικό έτος που έληξε την ημερομηνία αυτή, σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού του. Γνώμη σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων στις οποίες βασίζονται οι λογαριασμοί 10. Κατά τη γνώμη του Συνεδρίου, οι πράξεις στις οποίες βασίζονται οι ετήσιοι λογαριασμοί του Γραφείου για το οικονομικό έτος που έληξε την 31η Δεκεμβρίου 2011 είναι, από κάθε ουσιώδη πλευρά, νόμιμες και κανονικές. 11. Οι παρατηρήσεις που ακολουθούν δεν θέτουν υπό αμφισβήτηση τις γνώμες του Συνεδρίου. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 12. Οι συνολικές πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων ανήλθαν σε 14,4 εκατομμύρια ευρώ, έναντι 13,1 εκατομμυρίων ευρώ το προηγούμενο έτος. Όσον αφορά τον τίτλο ΙΙ σχετικά με τις διοικητικές δαπάνες, μεταφέρθηκε στο 2012 ποσό ύψους 0,4 εκατομμυρίων ευρώ ή το 25 % των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων και ακυρώθηκαν 0,3 εκατομμύρια ευρώ ή το 15 % των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων. Το υψηλό επίπεδο μεταφοράς πιστώσεων αντιβαίνει στην αρχή της ετήσιας διάρκειας του προϋπολογισμού. 10 Οι οριστικοί ετήσιοι λογαριασμοί καταρτίστηκαν στις 18 Ιουνίου 2012 και περιήλθαν στο Συνέδριο στις 19 Ιουνίου Οι οριστικοί ετήσιοι λογαριασμοί, ενοποιημένοι με αυτούς της Επιτροπής, δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης έως τις 15 Νοεμβρίου του επόμενου έτους. Διατίθενται στους εξής ιστοτόπους: ή

6 6 13. Αδυναμίες διαπιστώθηκαν σε σχέση με την καταχώριση τεσσάρων νομικών αναλήψεων υποχρεώσεων προτού αναληφθούν οι υποχρεώσεις στον προϋπολογισμό ( ευρώ). Συχνά, οι παραγγελίες φέρουν ημερομηνίες προγενέστερες της έγκρισης των αναλήψεων υποχρεώσεων στο πλαίσιο του προϋπολογισμού. ΛΟΙΠΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ 14. Το Γραφείο δεν υιοθέτησε τους κανόνες εφαρμογής του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης όσον αφορά την πρόσληψη και χρησιμοποίηση συμβασιούχων υπαλλήλων, καθώς την προσωρινή πλήρωση διοικητικών θέσεων. Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα IV, του οποίου προεδρεύει ο δρ Louis GALEA, Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 11ης Σεπτεμβρίου Για το Ελεγκτικό Συνέδριο Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Πρόεδρος

7 7 Παράρτημα Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών (Ανζέ) Αρμοδιότητες και δραστηριότητες Τομείς αρμοδιοτήτων της Ένωσης βάσει της Συνθήκης (απόσπασμα από το άρθρο 36 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης) Αρμοδιότητες του Γραφείου (κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου και στρατηγικό σχέδιο ) Διοίκηση Πόροι που τέθηκαν στη διάθεση του Γραφείου το 2011 (2010) Ελεύθερη κυκλοφορία των εμπορευμάτων Οι απαγορεύσεις ή οι περιορισμοί αυτοί [προστασία της βιομηχανικής και εμπορικής ιδιοκτησίας] δεν δύνανται πάντως να αποτελούν ούτε μέσο αυθαίρετων διακρίσεων ούτε συγκεκαλυμμένο περιορισμό στο εμπόριο μεταξύ των κρατών μελών. Στόχοι Εφαρμογή του συστήματος δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης επί των φυτικών ποικιλιών, ως μόνη και αποκλειστική μορφή των δικαιωμάτων βιομηχανικής ιδιοκτησίας της Ένωσης επί των φυτικών ποικιλιών. Προαγωγή της καινοτομίας στις φυτικές ποικιλίες με την υψηλού επιπέδου εξέταση των αιτήσεων για παραχώρηση κοινοτικών δικαιωμάτων επί φυτικών ποικιλιών σε προσιτό κόστος, παρέχοντας παράλληλα καθοδήγηση πολιτικής και συνδρομή κατά την άσκηση των δικαιωμάτων αυτών προς όφελος των ενδιαφερομένων μερών. Καθήκοντα Λήψη αποφάσεων για την απόρριψη ή την παραχώρηση δικαιώματος επί φυτικών ποικιλιών της ΕΕ. Λήψη αποφάσεων σχετικά με τις ενστάσεις. Λήψη αποφάσεων σχετικά με τις προσφυγές. Λήψη αποφάσεων σχετικά με την ανάκληση ή την αφαίρεση δικαιώματος επί φυτικής ποικιλίας της ΕΕ. Πρόεδρος Διευθύνει το Γραφείο. Διορίζεται από το Συμβούλιο βάσει κατάστασης υποψηφίων που προτείνεται από την Επιτροπή, κατόπιν γνωμοδότησης του διοικητικού συμβουλίου. Διοικητικό συμβούλιο Εποπτεύει το πρόγραμμα εργασίας του Γραφείου και καταρτίζει τους κανόνες που διέπουν τις μεθόδους εργασίας του. Απαρτίζεται από έναν εκπρόσωπο από κάθε κράτος μέλος, έναν εκπρόσωπο της Επιτροπής και τους αναπληρωτές τους. 3 - Οι αποφάσεις στο πλαίσιο της διαδικασίας παραχώρησης κοινοτικού δικαιώματος επί φυτικών ποικιλιών λαμβάνονται από επιτροπές οι οποίες απαρτίζονται από τρεις υπαλλήλους του Γραφείου και από το τμήμα προσφυγών σε περίπτωση προσφυγής. Έλεγχος της νομιμότητας των πράξεων του Γραφείου Εξέταση, από την Επιτροπή, της νομιμότητας των πράξεων του Προέδρου του Γραφείου για τις οποίες το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης δεν προβλέπει καμία άσκηση ελέγχου νομιμότητας από άλλο όργανο, καθώς και των πράξεων του διοικητικού συμβουλίου που αφορούν τον προϋπολογισμό του Γραφείου. Εξωτερικός έλεγχος Ελεγκτικό Συνέδριο. Αρμόδια για την απαλλαγή αρχή Διοικητικό συμβούλιο. Οριστικός προϋπολογισμός 14,4 (13) εκατομμύρια ευρώ Προσωπικό στις 31 Δεκεμβρίου 2011 Αριθμός θέσεων που προβλέπονταν στον πίνακα προσωπικού: 46 (46) εκ των οποίων είχαν πληρωθεί: 45 (46).

8 8 Συνολικός αριθμός υπαλλήλων: 45 (45), οι οποίοι ασκούσαν τα ακόλουθα καθήκοντα: επιχειρησιακά καθήκοντα: 17,5 (17,5) διοικητικά καθήκοντα: 21,5 (21,5) μικτά καθήκοντα: 6 (6) Προϊόντα και υπηρεσίες που παρασχέθηκαν το 2011 (2010) Παραληφθείσες αιτήσεις: (2 886) Παραχωρηθέντα δικαιώματα: (2 303) Ισχύοντα δικαιώματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης στις 31 Δεκεμβρίου 2011: (17 610) Διεθνής συνεργασία για την προστασία των φυτικών ποικιλιών - Συμβολή στην ενίσχυση των δικαιωμάτων επί φυτικών ποικιλιών - Σχέσεις και συνεργασία με τους ακόλουθους οργανισμούς: Ευρωπαϊκή Επιτροπή (ΓΔ SANCO, μόνιμες επιτροπές), σύμβαση UPOV 1, CIOPORA 2, ESA 3, OAPI 4, ΟΟΣΑ 5, MAFF 6 (Ιαπωνία) Πηγή: Οι πληροφορίες παρασχέθηκαν από το Γραφείο. 1 2 Union pour la Protection des Obtentions végétales (Ένωση για την Προστασία των Νέων Φυτικών Ποικιλιών). International Community of Breeders of Asexually Reproduced Ornamental and Fruit Plants (Διεθνής κοινότητα καλλιεργητών αφυλετικώς αναπαραγόμενων καλλωπιστικών και καρποφόρων φυτών). 3 European Seed Association (Ευρωπαϊκή Ένωση Σπόρων). 4 Organisation africaine de la Propriété intellectuelle (Αφρικανικός Οργανισμός Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας). 5 6 Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης. Ιαπωνικό Υπουργείο Γεωργίας, Τροφίμων και Αλιείας.

9 Η ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 12. Ένα υψηλό ποσοστό ακυρώσεων υποδεικνύει την εξοικονόμηση που πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια του έτους. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι το επίπεδο της μεταφοράς πιστώσεων C8 σχετίζεται εν μέρει με το χρονοδιάγραμμα των συμβάντων που πραγματοποιούνται στο τέλος του οικονομικού έτους. Εξάλλου, το ΚΓΦΠ έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες κατά τα τελευταία έτη προκειμένου να μειώσει το ύψος των μεταφερθέντων ποσών. Τα ποσά σε απόλυτους αριθμούς μειώθηκαν σημαντικά: ενώ το 2008 υπερέβαιναν το 1 εκατ. ευρώ, μειώθηκαν σε ευρώ το Το ποσό των πιστώσεων πληρωμών που ακυρώθηκαν έχει επίσης μειωθεί σημαντικά. Το Γραφείο θα συνεχίσει να καταβάλει προσπάθειες σε ό,τι αφορά τις δημοσιονομικές προβλέψεις για το τέλος του έτους. 13. Το Γραφείο επαναλαμβάνει την παρατήρηση του Συνεδρίου ότι στο πλαίσιο του παρόντος συστήματος οι παραγγελίες αποστέλλονται μόνο κατόπιν έγκρισης των αναλήψεων υποχρεώσεων. Η νομική ανάληψη υποχρεώσεων καθίσταται έγκυρη μόνο όταν πράγματι αποστέλλεται στον προμηθευτή, ανεξάρτητα από την ημερομηνία παραγωγής του εγγράφου. Ο κίνδυνος προγενέστερης αποστολής είναι αμελητέος και, πράγματι, χάρη στην ανάπτυξη μιας ηλεκτρονικής πλατφόρμας αποστολής των παραγγελιών ο εν λόγω κίνδυνος θα εξαλειφθεί τελείως. 14. Η διαδικασία πρόσληψης και χρησιμοποίησης συμβασιούχων υπαλλήλων βρίσκεται υπό αναθεώρηση από τα γραφεία και τους οργανισμούς το τελευταίο διάστημα, λόγω της έκδοσης νέας απόφασης από την Επιτροπή. Το ΚΓΦΠ αποφάσισε να τηρήσει στάση αναμονής έως ότου συμφωνηθεί ένα νέο υπόδειγμα απόφασης ούτως ώστε να αποφευχθεί η έκδοση πολλών αποφάσεων σχετικά με το ίδιο θέμα. Καθώς το ΚΓΦΠ δεν προσλαμβάνει συμβασιούχους υπαλλήλους δεν θεωρήθηκε επείγουσα η έκδοση της εν λόγω απόφασης. Σε ό,τι αφορά την απόφαση για προσωρινή πλήρωση διοικητικών θέσεων, το ΚΓΦΠ δεν τη θεώρησε επείγουσα καθώς δεν έχει υπάρξει έως τώρα ανάλογη κατάσταση στο ΚΓΦΠ. Ωστόσο, έχει καταρτιστεί σχέδιο το οποίο βρίσκεται υπό εξέταση προτού αποσταλεί στην Επιτροπή για έγκριση. CPVO_EL