ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

2

3 Περιεχόμενα Εισαγωγή 1. Ρόλος και Ευθύνες Τήρηση Αρχείων Αλληλογραφία Συνέδριο της Περιφέρειας Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. Προετοιμασία του Διαδόχου σου Πηγές - Βοηθήματα Απαιτήσεις Αναφορών Εξαμηνιαία αναφορά Μηνιαίες Αναφορές Παρουσιών Αλλαγές που αφορούν στα Μέλη Αναφορά Ροταριανών Επισκεπτών Έντυπο Μετεγγραφής Ροταριανού Αλλαγές στα Στοιχεία του Ομίλου Πληροφορίες τον Επίσημο Κατάλογο του Δ.Ρ. Ετήσια Αναφορά Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου Ο Πρόεδρος του Ομίλου Ο Ταμίας του Ομίλου Η Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου Η Επιτροπή Μελών του Ομίλου Παραρτήματα Συνέλευση της Περιφέρειας - Φύλλα Εργασίας Αυτή είναι η έκδοση 2012 του Εγχειριδίου του Γραμματέα Ροταριανού Ομίλου (229). Προορίζεται να χρησιμοποιηθεί από τους Γραμματείς των Ομίλων τα ροταριανά έτη , και Οι πληροφορίες που περιέχονται σ αυτό το εγχειρίδιο βασίζονται στο Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου, τον Προτεινόμενο Εσωτερικό Κανονισμό, το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Διεθνούς Ρόταρυ, τον Κώδικα Πολιτικών του Ρόταρυ και τον Κώδικα Πολιτικών του Ροταριανού Ιδρύματος. Παρακαλούμε συμβουλευτείτε αυτές τις πηγές για ακριβείς οδηγίες. Αλλαγές που προέκυψαν σ αυτά τα κείμενα από το τριετές Νομοθετικό Συμβούλιο, το Δ.Σ. του Δ.Ρ., ή τους Θεματοφύλακες του Ροταριανού Ιδρύματος υπερισχύουν των πολιτικών που περιγράφονται σ αυτή την έκδοση. Φωτογραφίες:Alyce Henson & Monika Lozinska-Lee

4

5 Εισαγωγή Το Εγχειρίδιο του Γραμματέα Ροταριανού Ομίλου δημιουργήθηκε για να βοηθήσει τους γραμματείς των Ροταριανών Ομίλων σε όλο τον κόσμο. Επειδή οι ευθύνες των γραμματέων ποικίλουν ανάλογα με τις πρακτικές της περιοχής και τις καθιερωμένες διαδικασίες του Ομίλου, θα πρέπει να προσαρμόσεις τις προτάσεις που περιέχονται σ αυτή την έκδοση στις ανάγκες του Ομίλου σου. Χρησιμοποίησε αυτό το εγχειρίδιο για να προετοιμαστείς για τη θητεία σου. Φέρε το στη Συνέλευση της Περιφέρειας αφού μελετήσεις προηγουμένως τα περιεχόμενά του. Δώσε ιδιαίτερη προσοχή στις ερωτήσεις του παραρτήματος 2, οι οποίες θα σε βοηθήσουν να επωφεληθείς από τις συζητήσεις που θα γίνουν στη συνάντηση. Αφού ολοκληρωθεί η εκπαίδευσή σου, το εγχειρίδιο αυτό θα σου χρησιμεύσει ως βοήθημα κατά τη διάρκεια της θητείας σου. Τα φύλλα εργασίας που περιλαμβάνονται σ αυτό το εγχειρίδιο θα χρησιμοποιηθούν στη Συνέλευση της Περιφέρειας. Οι ευθύνες που έχουν σχέση με το αξίωμα του Ταμία περιγράφονται στο Εγχειρίδιο του Ταμία Ροταριανού Ομίλου (220). Ο Ροταριανός Όμιλος στον οποίο ανήκεις είναι μέλος του Διεθνούς Ρόταρυ. Συμμετέχοντας σ αυτόν τον παγκόσμιο οργανισμό συνδέεται με τους Ομίλους παγκοσμίως και έχει πρόσβαση στις υπηρεσίες και τις πηγές του οργανισμού που περιλαμβάνουν εκδόσεις σε εννέα γλώσσες, πληροφορίες στον ιστότοπο χορηγίες από το Ροταριανό Ίδρυμα και υποστήριξη από το προσωπικό του Παγκόσμιου Γραφείου και των Διεθνών Γραφείων του Δ.Ρ. Σχόλια; Αν έχεις απορίες σχετικά με το ρόλο σου ως Γραμματέα του Ομίλου, μπορείς να απευθυνθείς στο βοηθό Διοικητή, στον τέως Γραμματέα του Ομίλου ή τον εκπρόσωπο Υποστήριξης Ομίλων και Περιφέρειας της περιοχής σας. Μπορείς να υποβάλεις ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με αυτό το εγχειρίδιο στην παρακάτω διεύθυνση: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA Phone: Fax: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ

6 1 Ρόλος και Ευθύνες Την 1η Ιουλίου αναλαμβάνεις επίσημα το αξίωμα του Γραμματέα του Ομίλου. Η εμπειρία σου εξαρτάται από το μέγεθος και τη δράση του Ομίλου σου καθώς και τη γνώση του Ρόταρυ και του νέου σου ρόλου. Πρωταρχική σου ευθύνη ως Γραμματέα είναι να βοηθήσεις τον Όμιλο να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Ως Γραμματέας του Ομίλου δέχεσαι πληροφόρηση από το Δ.Σ., τις επιτροπές και τα μέλη του Ομίλου, το Διοικητή και το βοηθό Διοικητή του Ομίλου, το Διεθνές Ρόταρυ και το Ροταριανό Ίδρυμα. Είναι σημαντικό να παρακολουθείς τις τάσεις στις δραστηριότητες του Ομίλου για να εντοπίσεις τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες του και να κοινοποιήσεις αυτές τις πληροφορίες στους συναδέλφους αξιωματούχους του Ομίλου και της Περιφέρειας για περαιτέρω ενέργειες. Για να προετοιμαστείς για το ρόλο σου, εξέτασε τα ακόλουθα ερωτήματα: Πώς συνεργάζεται ο Γραμματέας με τον Πρόεδρο στον Όμιλό σας; Πώς σχεδιάζονται οι συναντήσεις του Ομίλου; Ποιος είναι ο ρόλος του Γραμματέα στην ιστοσελίδα ή το Δελτίο του Ομίλου; Ποια είναι η διαδικασία καταγραφής παρουσιών και τι δείχνουν οι αναφορές παρουσιών για το βαθμό ικανοποίησης των μελών; Με ποιες διαδικασίες τηρούνται τα αρχεία, η αλληλογραφία και τα πρακτικά; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 6 Ρόλος και Ευθύνες

7 Άρχισε να σκέφτεσαι κριτικά πώς μπορεί να ωφεληθεί ο Όμιλος από αυτές τις πληροφορίες. Αν είσαι Γραμματέας Ηλεκτρονικού Ροταριανού Ομίλου, το εγχειρίδιο αυτό ισχύει και για σένα εκτός από τα σημεία που αναφέρονται στις συναντήσεις του Ομίλου. Υπάρχουν ιδιαίτερα τμήματα για κάθε τύπο Ομίλου στο Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου. Περισσότερες πληροφορίες στο βοήθημα Τι Πρέπει να Γνωρίζετε για τους Ηλεκτρονικούς Ροταριανούς Ομίλους (What You Need to Know about Rotary E-Clubs) ή απευθυνθείτε στον εκπρόσωπο Υποστήριξης Ομίλων και Περιφέρειας (Club and District Support representative). Παρακάτω αναφέρονται οι ευθύνες σου επιγραμματικά και περιγράφονται αναλυτικά σε όλο το εγχειρίδιο. Ως Γραμματέας του Ομίλου είσαι υπεύθυνος για Την τήρηση των αρχείων Την ανακοίνωση των συναντήσεων του Ομίλου, του Δ.Σ. και των επιτροπών Την καταγραφή και τη φύλαξη των πρακτικών των συναντήσεων του Ομίλου, του Δ.Σ. και των επιτροπών Την αποστολή των απαιτούμενων αναφορών στο Δ.Ρ. και την Περιφέρεια Την καταγραφή των παρουσιών στις συναντήσεις και την αποστολή της μηνιαίας αναφοράς στο Διοικητή εντός 15 ημερών από την τελευταία συνάντηση κάθε μήνα Τη συνεργασία με τους άλλους αξιωματούχους του Ομίλου Την επιτέλεση οποιωνδήποτε άλλων καθηκόντων ανήκουν στην αρμοδιότητα του Γραμματέα Για να προετοιμαστείς καλύτερα για το ρόλο σου, παρακολούθησε την εκπαίδευση του Γραμματέα στη Συνέλευση της Περιφέρειας, όπου θα γνωρίσεις εισερχόμενους Προέδρους, Γραμματείς, Ταμίες και Προέδρους Επιτροπών από άλλους Ομίλους της Περιφέρειας καθώς και αξιωματούχους της Περιφέρειας. Σ αυτή την ετήσια εκπαιδευτική συνάντηση οι αξιωματούχοι των Ομίλων συζητούν ρόλους, ευθύνες και στόχους της επόμενης χρονιάς. Τήρηση αρχείων Ο Γραμματέας είναι ο φύλακας όλων των αρχείων του Ομίλου. Στην αρχή της ροταριανής χρονιάς, συνεννοήσου με τον απερχόμενο Γραμματέα για να παραλάβεις τα αρχεία και τον εξοπλισμό του Ομίλου. Τα αρχεία του Ομίλου περιλαμβάνουν τη Χάρτα του Ομίλου, το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό, την περιγραφή των γεωγραφικών ορίων του Ομίλου, την ιστορία του Ομίλου, τα πρακτικά των Γενικών Συνελεύσεων και των συνεδριάσεων του Δ.Σ. του Ομίλου, τις ετήσιες αναφορές των αξιωματούχων και των επιτροπών του Ομίλου καθώς και τον κατάλογο των μελών του Ομίλου. Συνεργάσου με τον απερχόμενο Γραμματέα για να διασφαλίσεις ότι τα αρχεία είναι πλήρη. Αν ο Όμιλος δεν έχει σύστημα τήρησης αρχείων που περιλαμβάνουν τις παρουσίες και την πληρωμή των συνδρομών, πρέπει να δημιουργήσεις εσύ ένα. Καταστατικό και Εσωτερικός Κανονισμός. Στο Γραμματέα απευθύνονται συχνά ερωτήσεις σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του Ομίλου. Για να μπορείς να απαντάς στις ερωτήσεις αυτές, πρέπει να είσαι απόλυτα εξοικειωμένος με το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου σου καθώς και του Διεθνούς Ρόταρυ. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 7 Ρόλος και Ευθύνες

8 Σε πρώτη ευκαιρία μελέτησε το Καταστατικό του Ομίλου σου για να βεβαιωθείς ότι συμφωνεί με το ισχύον Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου (Standard Rotary Club Constitution) και τον Εσωτερικό Κανονισμό για να επιβεβαιώσεις ότι είναι σύγχρονος (χρησιμοποίησε το Συνιστώμενο Εσωτερικό Κανονισμό Ροταριανού Ομίλου (Recommended Rotary Club Bylaws) ως οδηγό). Ο Εσωτερικός Κανονισμός θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη λειτουργία του Ομίλου που περιλαμβάνει τις ευθύνες των αξιωματούχων και τη δομή των επιτροπών, αλλά δεν πρέπει να είναι αντίθετος με το Καταστατικό του Ομίλου ή το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Δ.Ρ. (RI Constitution and Bylaws). Συνεργάσου με τον Πρόεδρο του Ομίλου για να διασφαλίσεις ότι τα καταστατικά σας έγγραφα είναι σύγχρονα. Όταν τα θεσπίσματα που υιοθέτησε το Νομοθετικό Συμβούλιο αλλάζουν το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου, οι αλλαγές αυτές αυτομάτως ενσωματώνονται στο Καταστατικό του Ομίλου. Είναι δική σου ευθύνη να προσδιορίσεις, αν οι αλλαγές στο Καταστατικό απαιτούν αλλαγές και στον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου. Αρχείο Ομίλου και βιβλιοθήκη. Το αρχείο του Ομίλου περιέχει την ιστορία του Ομίλου και πληροφορίες για το Ρόταρυ που περιλαμβάνουν: Την αίτηση ίδρυσης του Ομίλου προς το Δ.Ρ. και τον κατάλογο των ιδρυτικών μελών Έγγραφα που αφορούν σε αλλαγή του ονόματος ή της περιοχής του Ομίλου Το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου με τροποποιήσεις Ημερήσια διάταξη και πρακτικά συναντήσεων Προγράμματα Συνεδρίων της Περιφέρειας Αποκόμματα από τον Τύπο, φωτογραφίες, διαφάνειες (slides) και βίντεο που έχουν σχέση με τον Όμιλο, τα προγράμματα και τις δραστηριότητές του Κράτα στοιχεία για τις δραστηριότητες του Ομίλου στη διάρκεια της θητείας σου. Στο τέλος της χρονιάς, συνεργάσου με τον Πρόεδρο ή μια ειδική επιτροπή (αν έχει οριστεί) για να ενημερώσετε το αρχείο του Ομίλου με τα πεπραγμένα της χρονιάς, φωτογραφίες αξιωματούχων και ειδικών εκδηλώσεων, ονόματα νέων μελών και σημαντικά επιτεύγματα. Είναι χρήσιμο να υπάρχει μια βιβλιοθήκη για την εκπαίδευση νέων μελών και τη συνεχή εκπαίδευση των μελών του Ομίλου. Η βιβλιοθήκη θα πρέπει να περιέχει Ροταριανές εκδόσεις και οπτικοακουστικά βοηθήματα (που μπορείτε να πάρετε από το shop.rotary.org), αρχειοθετημένα Δελτία του Ομίλου, τη μηνιαία επιστολή του Διοικητή, το περιοδικό The Rotarian ή το περιφερειακό Ροταριανό περιοδικό και το Rotary Leader. Member Access (Πρόσβαση Μελών). Η περιοχή Member Access του ιστότοπου επιτρέπει στους Ροταριανούς να εκτελούν Ροταριανές εργασίες online, πράγμα που διευκολύνει την εκτέλεση διοικητικών καθηκόντων και διασφαλίζει ότι το Δ.Ρ. έχει ακριβή στοιχεία. Μόνο εσύ και ο Πρόεδρος του Ομίλου μπορείτε να ενεργοποιήσετε για άλλους αξιωματούχους τα προνόμια του Member Access. Η ενεργοποίηση απαιτεί εγγραφή στο Member Access και δήλωση της θέσης του αξιωματούχου. Οι εργασίες που μπορεί να διεκπεραιώσει ο Γραμματέας του Ομίλου μέσω του Member Access περιγράφονται στη σελ. 5. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 8 Ρόλος και Ευθύνες

9 Το Διεθνές Ρόταρυ συνεχίζει να βελτιώνει τις υπηρεσίες του προς τους Ροταριανούς στην προσπάθειά του να προσφέρει περισσότερη βοήθεια online. Αλληλογραφία Στους περισσότερους Ροταριανούς Ομίλους, ο Γραμματέας απαντά στην αλληλογραφία. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο του Ομίλου για να καθιερώσετε μια διαδικασία απάντησης στην ηλεκτρονική αλληλογραφία, σε επιστολές και φαξ. Ειδικές ανακοινώσεις. Έχεις την ευθύνη της αποστολής ειδικών ανακοινώσεων στα μέλη του Ομίλου, που περιλαμβάνουν συνεδριάσεις και ημερήσια διάταξη του Δ.Σ., σημαντικές συναντήσεις επιτροπών και προειδοποιήσεις σε μέλη ότι μπορεί να απολέσουν τη ροταριανή ιδιότητα κατά περίπτωση. Χρησιμοποίησε τον RI Visual Identity Guide για να διασφαλίσεις ότι αναπαράγεται σωστά το έμβλημα του Ρόταρυ στα έντυπα του Ομίλου. Mπορείτε να αντιγράψετε tο έμβλημα του Ρόταρυ από το org/graphics. Συνεδριάσεις του Δ.Σ. Στους περισσότερους Ομίλους, ο Γραμματέας κρατά τα πρακτικά των συνεδριάσεων και ετοιμάζει μια περίληψη για τα μέλη. Μπορείς να ανακοινώσεις αυτή την περίληψη σε μια συνεστίαση, στο Δελτίο ή στην ιστοσελίδα. Να ειδοποιείς εγκαίρως τους προέδρους των επιτροπών για οποιαδήποτε απόφαση του Δ.Σ. που αφορά την επιτροπή τους. Να αρχειοθετείς ένα αντίγραφο των πρακτικών στο αρχείο του Ομίλου. Πληροφόρηση του Διοικητή της Περιφέρειας και του Δ.Ρ. Να πληροφορείτε το Διοικητή της Περιφέρειας και το Δ.Ρ. για ειδικές δραστηριότητες και σχέδια του Ομίλου. Ο Διοικητής ανακοινώνει αυτές τις πληροφορίες στους άλλους Ομίλους μέσω της μηνιαίας επιστολής του, της ιστοσελίδας της Περιφέρειας ή των βοηθών Διοικητών και το Δ.Ρ. μπορεί να τις ανακοινώνει στον Ροταριανό κόσμο μέσω των εκδόσεών του ή του ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 9 Ρόλος και Ευθύνες

10 Προσοχή στα ηλεκτρονικά μηνύματα που χρησιμοποιούν Ροταριανή ορολογία και ζητούν πληροφορίες ταυτότητας/διαβατηρίου ή άλλες προσωπικές πληροφορίες. Συνήθως πρόκειται για απάτη και θα πρέπει να τα αγνοείς. Πριν δώσεις οποιαδήποτε προσωπικά, στοιχεία επιβεβαίωσε με άλλο μήνυμα ή τηλεφώνημα την ταυτότητα του αποστολέα και το λόγο που ζητάει αυτά τα στοιχεία. Συνέδριο της Περιφέρειας Χρησιμοποίησε το υλικό που θα πάρεις από την Επιτροπή Συνεδρίου της Περιφέρειας για να παροτρύνεις τα μέλη του Ομίλου να παρακολουθήσουν το Συνέδριο. Όπως και ο Πρόεδρος, θα πρέπει κι εσύ να παρακολουθήσεις το Συνέδριο, το οποίο έχει σκοπό να προωθήσει τα προγράμματα του Ρόταρυ με συναδέλφωση, εμπνευσμένες ομιλίες και συζητήσεις. Επίσης το Συνέδριο λειτουργεί συχνά ως νομοθετικό σώμα της Περιφέρειας και ως ευκαιρία για να συζητηθούν ειδικά θέματα που προτείνει το Δ.Σ. του Δ.Ρ. Ακόμη, εκλέγεται ο εκπρόσωπος της Περιφέρειας για το Νομοθετικό Συμβούλιο, το οποίο συνεδριάζει κάθε τρία χρόνια. Εκλέκτορες του Ομίλου. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο για την επιλογή εκλεκτόρων του Ομίλου που θα παρευρεθούν στο Συνέδριο της Περιφέρειας. Κάθε Όμιλος δικαιούται να έχει έναν εκλέκτορα για κάθε 25 μέλη ή τουλάχιστον 13 για το τελευταίο υπόλοιπο (χωρίς τα επίτιμα μέλη), με βάση τον αριθμό των μελών στην τελευταία εξαμηνιαία εισφορά πριν από την ψηφοφορία. Για παράδειγμα: Ένας Όμιλος που έχει μέχρι 37 μέλη (37 = 25 + (25-1) / 2 ) δικαιούται να έχει έναν εκλέκτορα. Ένας Όμιλος με 38 μέλη (38 = 25 + (25+1) / 2) έως 62 (62 = (25-1) / 2 ) δικαιούται να έχει δύο εκλέκτορες. Ένας Όμιλος με 63 (63= (25+1) /2 ) έως 87 μέλη (87 = (25-1) / 2 ) δικαιούται να έχει τρεις εκλέκτορες, κ.ο.κ. Κάθε Όμιλος δικαιούται να έχει τουλάχιστον έναν εκλέκτορα και οι εκλέκτορες πρέπει να είναι ενεργά μέλη του Ομίλου. Μόνο ενεργοί Όμιλοι μπορούν να ψηφίσουν στο Συνέδριο της Περιφέρειας. Ένας Όμιλος μπορεί, με την άδεια του Διοικητή, να ορίσει έναν εκπρόσωπο για κάθε απόντα εκλέκτορα. Διαπιστευτήρια. Είναι τα έγγραφα που δείχνουν ότι ο εκλέκτορας έχει το δικαίωμα να ψηφίσει εκ μέρους του Ομίλου. Ως Γραμματέας του Ομίλου πρέπει να προβείς στις ακόλουθες ενέργειες για κάθε εκλέκτορα: Να συμπληρώσεις τη βεβαίωση με την οποία δηλώνεται ο ορισμός του εκλέκτορα. Τα έντυπα παρέχονται από το Διοικητή της Περιφέρειας (αν ο Όμιλος δεν λάβει τέτοιο έντυπο, ετοίμασε ένα δικό σου). -- Να συμπληρώσεις το όνομα του εκλέκτορα. -- Να γράψεις το συνολικό αριθμό των μελών και τον αριθμό των εκλεκτόρων που δικαιούται ο Όμιλος. -- Να υπογράψεις τη βεβαίωση και να δώσεις να την υπογράψει και ο Πρόεδρος του Ομίλου. Να παραδώσεις την πρωτότυπη βεβαίωση στον εκλέκτορα, ο οποίος θα την παρουσιάσει στην επιτροπή διαπιστευτηρίων την πρώτη μέρα του Συνεδρίου. Να αρχειοθετήσεις ένα αντίγραφο της βεβαίωσης στα αρχεία του Ομίλου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 10 Ρόλος και Ευθύνες

11 Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. Το Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. είναι η ετήσια συνάντηση κατά την οποία διεκπεραιώνονται διάφορες υποθέσεις του Δ.Ρ. και εκλέγονται επίσημα οι αξιωματούχοι του. Κάθε Όμιλος θα πρέπει να εκπροσωπείται από έναν τουλάχιστον εκπρόσωπο σε όλες τις αποφάσεις και τις εργασίες του Συνεδρίου. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο του Ομίλου για να επιλέξετε έναν εκπρόσωπο. Θα πρέπει να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να διασφαλίσετε την ορθή επιλογή εκπροσώπου: 1. Εκλογή εκπροσώπων Κάθε Όμιλος πρέπει να εκλέξει έναν τουλάχιστον εκπρόσωπο, ανεξάρτητα από το γεγονός ότι και κάποιο άλλο μέλος του Ομίλου σχεδιάζει να παρακολουθήσει το Συνέδριο. Ο εκπρόσωπος πρέπει να είναι ενεργό μέλος του Ομίλου. Κάθε Όμιλος δικαιούται να έχει έναν εκπρόσωπο για κάθε 50 μέλη ή τουλάχιστον 26 για το τελευταίο υπόλοιπο (χωρίς τα επίτιμα μέλη), σύμφωνα με τον αριθμό των μελών την 31η Δεκεμβρίου που προηγείται του Συνεδρίου. Αν ένας Όμιλος δικαιούται να έχει δύο ή περισσότερους εκπροσώπους, μπορεί να εξουσιοδοτήσει έναν εκπρόσωπο να ρίξει όλες τις ψήφους του Ομίλου. Η εξουσιοδότηση γίνεται δίνοντας στον εκπρόσωπο μια βεβαίωση (που περιλαμβάνει την κάρτα ψήφου του εκπροσώπου) για κάθε ψήφο που εξουσιοδοτείται να ρίξει ο εκπρόσωπος. Ένας εκπρόσωπος που εξουσιοδοτείται να ρίξει δύο ψήφους πρέπει, να έχει δύο βεβαιώσεις κάποιος που εξουσιοδοτείται να ρίξει τρεις ψήφους, πρέπει να έχει τρεις βεβαιώσεις κ.ο.κ. 2. Επιλογή αναπληρωτών Οι αναπληρωτές μπορούν να εκλεγούν για να αντικαταστήσουν εκπροσώπους που δεν μπορούν να παρευρεθούν στο Συνέδριο. Μόνο Ροταριανοί που σκοπεύουν να παρακολουθήσουν το Συνέδριο θα πρέπει να οριστούν ως αναπληρωτές. Όταν εκλέγει τον/τους εκπρόσωπο/ους ο Όμιλος μπορεί να επιλέξει ένα, αναπληρωτή για κάθε εκπρόσωπο και για την περίπτωση που αυτός ο αναπληρωτής δεν θα είναι διαθέσιμος, όταν κληθεί να υπηρετήσει, μπορεί να επιλέξει έναν δεύτερο αναπληρωτή. Οι αναπληρωτές (και οι δεύτεροι αναπληρωτές) έχουν το δικαίωμα να ψηφίσουν μόνο, εάν απουσιάζουν οι εκπρόσωποι τους οποίους επελέγησαν να αντικαταστήσουν. 3. Ορισμός αντιπροσώπων Ένας Όμιλος που δεν εκπροσωπείται στο Συνέδριο από έναν εκπρόσωπο ή έναν αναπληρωτή, μπορεί να ορίσει έναν αντιπρόσωπο για να ρίξει μία ή περισσότερες ψήφους που δικαιούται. Ο αντιπρόσωπος πρέπει να είναι ενεργό μέλος ενός Ομίλου της ίδιας Περιφέρειας. Περισσότερες πληροφορίες για την πιστοποίηση εκπροσώπων, αναπληρωτών και αντιπροσώπων στο Εγχειρίδιο Διαδικασίας (Manual of Procedure) (035). Διαπιστευτήρια. Θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να διασφαλίσετε ότι θα συμπληρωθούν σωστά τα διαπιστευτήρια του Ομίλου σας. Για κάθε εκπρόσωπο ο Όμιλος πρέπει ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 11 Ρόλος και Ευθύνες

12 Τα Διεθνές Ρόταρυ στέλνει τον κατάλληλο αριθμό διαπιστευτηρίων σε κάθε Όμιλο. Μην υποβάλετε τα συμπληρωμένα πιστοποιητικά στο Δ.Ρ Να συμπληρώσει τα διαπιστευτήρια που περιλαμβάνουν: -- Αριθμό των μελών την 31η Δεκεμβρίου που προηγείται του Συνεδρίου (χωρίς τα επίτιμα μέλη) -- Αριθμό εκπροσώπων που δικαιούται ο Όμιλος -- Ημερομηνία κατά την οποία επελέγη ο εκπρόσωπος (και ο αναπληρωτής ή ο αντιπρόσωπος) -- Όνομα του εκπροσώπου -- Όνομα του αναπληρωτή, αν έχει επιλεγεί -- Όνομα του αντιπροσώπου, αν έχει οριστεί, όνομα του Ομίλου του αντιπροσώπου και αριθμός Περιφέρειας Να δώσει τα διαπιστευτήρια στο Ροταριανό που θα παρακολουθήσει το Συνέδριο ως εκπρόσωπος του Ομίλου ή αντιπρόσωπος, με οδηγίες να παρουσιάσει τα διαπιστευτήρια στην επιτροπή διαπιστευτηρίων. Να αρχειοθετήσει ένα αντίγραφο των διαπιστευτηρίων στα αρχεία του Ομίλου. Αν δεν έχεις έντυπο διαπιστευτηρίων από το Δ.Ρ., ετοίμασε μια επιστολή που να δηλώνει το όνομα του εκπροσώπου /ων και τον αριθμό των ενεργών μελών του Ομίλου την 31η Δεκεμβρίου που προηγείται του Συνεδρίου. Η επιστολή θα πρέπει να φέρει την υπογραφή δύο αξιωματούχων (κατά προτίμηση του Προέδρου και του Γραμματέα). Προετοιμάζοντας το Διάδοχό σου Να συναντηθείς με το διάδοχό σου, ώστε να είναι προετοιμασμένος να αναλάβει καθήκοντα την 1η Ιουλίου και κυρίως να συμπληρώσει την εξαμηνιαία αναφορά του Ιουλίου. Εξετάστε όλες τις διοικητικές διαδικασίες και την οργάνωση των αρχείων του Ομίλου. Μετά την τελευταία συνάντηση του Ομίλου τον Ιούνιο, παράδωσε όλα τα αρχεία και τον εξοπλισμό στο διάδοχό σου. Πριν τελειώσει η θητεία σου, βεβαιώσου ότι τα αρχεία του Ομίλου είναι ενημερωμένα και τα υλικά τακτοποιημένα. Κάνε στον εαυτό σου τις ακόλουθες ερωτήσεις: Είναι σε τάξη όλα τα αρχεία με τις παρουσίες, τα στοιχεία των μελών, τις συνεδριάσεις του Δ.Σ., την πληρωμή της συνδρομής και των συνεισφορών προς το Ροταριανό Ίδρυμα; Είναι πλήρες και σε τάξη το αρχείο που περιέχει τα καταστατικά έγγραφα, τη Χάρτα και την περιγραφή γεωγραφικών ορίων του Ομίλου; Υπάρχουν αντίγραφα όλων των σημαντικών αναφορών σε ανάλογους φακέλους; Είναι σε καλή κατάσταση ο εξοπλισμός του Ομίλου (η καμπάνα, η σφύρα, τα λαβαράκια, το λάβαρο); Μήπως κάτι χρειάζεται αντικατάσταση και πρέπει να το παραγγείλετε; Πηγές και Βοηθήματα Στον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) και στο υπάρχουν πληροφορίες για να έρθετε σε επαφή με τους αξιωματούχους του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος. Μπορείτε να κατεβάσετε εκδόσεις από τον ιστότοπο ή να παραγγείλετε αντίτυπα μέσα από το shop.rotary.org ή το διεθνές γραφείο της περιοχής σας. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 12 Ρόλος και Ευθύνες

13 Τα παρακάτω βοηθήματα είναι διαθέσιμα για να σε βοηθήσουν να εκπληρώσεις τα καθήκοντά σου: Βοηθήματα online ( Member Access Πρόσβαση Μελών. Τμήμα της ιστοσελίδας του Δ.Ρ., μόνο για μέλη, που δίνει τη δυνατότητα σε Ροταριανούς να συνεισφέρουν στο Ροταριανό Ίδρυμα, να κάνουν συνδρομή σε ηλεκτρονικό δελτίο, να εγγραφούν στο Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. και να έχουν πρόσβαση σε πλεονεκτήματα που αφορούν μέλη. Οι αξιωματούχοι ενός Ομίλου μπορούν επίσης να πάρουν αναφορές και στοιχεία που αφορούν στον Όμιλο και τα μέλη. Rotary Code of Policies (Ροταριανός Κώδικας Πολιτικών) και Rotary Foundation Code of Policies (Κώδικας Πολιτικών του Ροταριανού Ιδρύματος) Πολιτικές και διαδικασίες που έχει καθιερώσει το Δ.Σ. του Δ.Ρ. και το Δ.Σ των Θεματοφυλάκων του Ροταριανού Ιδρύματος για να υποστηρίξουν το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Δ.Ρ. Αναθεωρούνται μετά από κάθε συνεδρίαση του Δ.Σ. των Θεματοφυλάκων. Πληροφορίες για αξιωματούχους σχετικά με τις αποτελεσματικές λειτουργίες του Ομίλου, που περιλαμβάνουν συνδέσμους (links) για τη διοίκηση του Ομίλου, τα μέλη, τις δημόσιες σχέσεις, τα προγράμματα δράσης και το Ροταριανό Ίδρυμα και σελίδες με βοηθήματα για ό, τι αφορά στον Όμιλο. Club Locator - Ένα εργαλείο αναζήτησης για να βρείτε Ροταριανούς Ομίλους με το όνομα του Ομίλου, την πόλη ή τον αριθμό της Περιφέρειας. Πηγές Πληροφοριών Επετηρίδα ή ιστοσελίδα της Περιφέρειας Περιλαμβάνει πληροφορίες συναντήσεων των Ομίλων της Περιφέρειας και στοιχεία επαφής του Διοικητή, του εψηφισμένου Διοικητή, των βοηθών Διοικητών, των επιτροπών της Περιφέρειας, των αξιωματούχων των Ομίλων και άλλων Ροταριανών αξιωματούχων. How to Propose a New Member (254) Πώς να Προτείνετε ένα Νέο Μέλος Φυλλάδιο που περιγράφει τη διαδικασία επιλογής και εκλογής μελών. Περιλαμβάνει ένα Έντυπο Πρότασης Νέου Μέλους. Manual of Procedure (035) Εγχειρίδιο Διαδικασίας Πολιτικές και διαδικασίες του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος που περιλαμβάνουν τα καταστατικά έγγραφα του Δ.Ρ., του Δ.Σ. του Δ.Ρ. και των Θεματοφυλάκων του Ροταριανού Ιδρύματος. Εκδίδεται κάθε τρία χρόνια μετά το Νομοθετικό Συμβούλιο. Official Directory (007) Επίσημος Κατάλογος Πληροφορίες επαφής με τους αξιωματούχους του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος, τις επιτροπές, τις βοηθητικές ομάδες και το προσωπικό της Γραμματείας του Δ.Ρ. Κατάλογος των Περιφερειών και των Διοικητών παγκοσμίως, αλφαβητικός κατάλογος των Ομίλων κατά Περιφέρεια με στοιχεία επαφής. Εκδίδεται κάθε χρόνο. Προσοχή: Οι Ροταριανοί, οι Ροταριανοί Όμιλοι και οι Περιφέρειες απαγορεύεται να διαθέτουν τον Επίσημο Κατάλογο ως κατάλογο για εμπορικούς σκοπούς. Shop.rotary.org το online κατάστημα του Ρόταρυ για να παραγγείλετε εκδόσεις του Δ.Ρ., DVD, έντυπα (φόρμες) και υλικά. Διατίθεται και έντυπος κατάλογος (019). Rotary Leader Ηλεκτρονικό δελτίο για Ροταριανούς Αξιωματούχους που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα για δελτία και ιστοσελίδες ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 13 Ρόλος και Ευθύνες

14 Ομίλων. Εγγραφείτε στο The Rotarian Το επίσημο περιοδικό του Ρόταρυ που εκδίδεται κάθε μήνα. (Οι Όμιλοι που δεν έχουν εγγραφεί ως συνδρομητές στο περιοδικό The Rotarian, είναι συνδρομητές σε ένα ή περισσότερα από τα 30 περιφερειακά περιοδικά (regional magazines) που εκδίδονται σε περισσότερες από 20 γλώσσες.) Ο Γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να βοηθά τον Πρόεδρο να προετοιμάζει τις επισκέψεις του βοηθού Διοικητή και να κάνει τις απαραίτητες ενέργειες μετά από τις επισκέψεις του. Ανθρώπινοι Πόροι Ο Βοηθός Διοικητής Ένας Ροταριανός που διορίζεται για να βοηθά το Διοικητή στη διοίκηση συγκεκριμένων Ομίλων. Ο βοηθός Διοικητής του Ομίλου σας θα επισκέπτεται τον Όμιλό σας κάθε τρεις μήνες και είναι στη διάθεσή σας όλο το χρόνο για να βοηθήσει τον Όμιλο. (Πληροφορίες επαφής διατίθενται από την Περιφέρεια). Contact Center (Κέντρο Επαφής) Μια ομάδα στη διάθεσή σας για να απαντήσει σε διάφορες ερωτήσεις. Μπορείτε να έρθετε σε επαφή μαζί της στο ή χωρίς χρέωση (στις ΗΠΑ και τον Καναδά) στο τηλέφωνο ROTARY ( ). Οι Ροταριανοί εκτός της Βορείου Αμερικής θα πρέπει να απευθύνονται στο διεθνές γραφείο της περιοχής τους. Οι πρώην Γραμματείς του Ομίλου Ροταριανοί που γνωρίζουν τις διαδικασίες και την ιστορία του Ομίλου. Ο εκπρόσωπος Υποστήριξης Ομίλων και Περιφέρειας (Club and District Support representative) ( - Μέλη του προσωπικού των διεθνών γραφείων και του Παγκόσμιου Γραφείου του Δ.Ρ. που μπορούν να απαντήσουν σε πολλά διοικητικά ερωτήματα και να κατευθύνουν άλλα ζητήματα στους αρμόδιους του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 14 Ρόλος και Ευθύνες

15 2 Απαιτήσεις Αναφορών Ένα βασικό καθήκον του Γραμματέα είναι να ετοιμάσει και να υποβάλει τις ακόλουθες απαιτούμενες αναφορές στο Διεθνές Ρόταρυ και την Περιφέρεια: Αναφορά Υποβάλλεται Ημερομηνία Εξαμηνιαία αναφορά Μηνιαία αναφορά παρουσιών στις συναντήσεις του Ομίλου στο Δ.Ρ. και ένα αντίγραφο του φύλλου εργασίας στο Διοικητή στο Διοικητή 1η Ιουλίου και 1η Ιανουαρίου Εντός 15 ημερών από την τελευταία συνάντηση του μήνα Αλλαγές που αφορούν στα μέλη στο Δ.Ρ. και στο Διοικητή Συνεχώς Αναφορές παρουσιών Επισκεπτών Ροταριανών στο Ρ.Ο. του επισκέπτη Συνεχώς Έντυπο Μετεγγραφής Ροταριανού στο Ρ.Ο. της νέας κοινότητας Συνεχώς Αλλαγές στα στοιχεία του Ομίλου στο Δ.Ρ. και στο Διοικητή Συνεχώς Στοιχεία για τον Επίσημο Κατάλογο στο Δ.Ρ. και στο Διοικητή 31 Δεκεμβρίου ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 15 Απαιτήσεις Αναφορών

16 Οι εξαμηνιαίες αναφορές, οι αλλαγές σε ό, τι αφορά στα μέλη, οι αλλαγές στα στοιχεία του Ομίλου και τα στοιχεία για τον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) μπορούν να υποβληθούν στο Δ.Ρ. μέσω του Member Access στο Εξαμηνιαία αναφορά Το Δ.Ρ. στέλνει το πακέτο της εξαμηνιαίας αναφοράς (SAR) σε κάθε Γραμματέα Ροταριανού Ομίλου στα τέλη Ιουνίου για την πληρωμή της εισφοράς του Ιουλίου και στα τέλη Δεκεμβρίου για την πληρωμή του Ιανουαρίου. Το πακέτο αποτελείται από δύο μέρη: Τον κατάλογο των μελών του Ομίλου, σύμφωνα με τα αρχεία του Δ.Ρ., με βάση τον οποίο υπολογίζονται οι εισφορές. Το χρεωστικό σημείωμα για τις ανά μέλος εισφορές, τα τέλη για το Νομοθετικό Συμβούλιο και τις συνδρομές στο περιοδικό The Rotarian. (Δύο Ροταριανοί που μένουν στην ίδια διεύθυνση μπορούν να εγγραφούν από κοινού στο επίσημο περιοδικό). Ο Ταμίας έχει την ευθύνη για το χρεωστικό σημείωμα και θα πρέπει να υπολογίζει ξανά τι οφείλεται χρησιμοποιώντας το φύλλο εργασίας της εξαμηνιαίας αναφοράς (SAR) που υπάρχει στο πακέτο. Να ενημερώνετε τον κατάλογο των μελών μέσω του Member Access για να είναι ακριβής η χρέωση. Μπορεί να πληρώσει με πιστωτική κάρτα μέσω του Member Access ο Γραμματέας, ο Ταμίας ή ο Πρόεδρος. Όμιλοι με λιγότερα από 10 μέλη πρέπει να πληρώσουν για 10 μέλη. Περισσότερες πληροφορίες για τις εισφορές και τα τέλη που συλλέγονται από τα μέλη του Ομίλου στο Εγχειρίδιο του Ταμία (Club Treasurer s Manual). Αν δεν παραλάβετε το πακέτο SAR ως το τέλος Ιουλίου ή Ιανουαρίου, μπορείτε να τυπώσετε ένα αντίγραφο από το Member Access ή να το ζητήσετε γράφοντας στη διεύθυνση data@rotary.org ή το διεθνές γραφείο της περιοχής σας. Η υποβολή των εισφορών σας στην Περιφέρεια και το Δ.Ρ. εγγυάται ότι ο Όμιλος εξακολουθεί να είναι μέλος του Δ.Ρ. και το Διεθνές Ρόταρυ θα είναι σε καλή οικονομική κατάσταση. Επίσης εγγυάται την πρόσβαση του Ομίλου στις πηγές και τα βοηθήματα του οργανισμού. Όμιλοι που δέχονται ένα μετεγγραφόμενο μέλος ή τέως Ροταριανό πρέπει πρώτα να πάρουν μια βεβαίωση από τον προηγούμενο Όμιλο που να βεβαιώνει ότι ήταν μέλος εκείνου του Ομίλου και ότι δεν έχει καμία οικονομική υποχρέωση στον Όμιλο. Ένα υποψήφιο μέλος δεν μπορεί να γίνει δεκτό σε έναν νέο Όμιλο μέχρι να εξοφλήσει τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς τον προηγούμενο Όμιλο. Όμιλοι που δεν πληρώνουν τις ανά μέλος εισφορές και τα τέλη προς το Δ.Ρ. θα διαγράφονται και δεν θα απολαμβάνουν τις υπηρεσίες του Δ.Ρ. ή της Περιφέρειας. Διαγραφή και Επανεγγραφή Οποιοσδήποτε Όμιλος δεν πληρώνει τις εισφορές και τα τέλη προς το Δ.Ρ. θα διαγράφεται και δεν θα απολαμβάνει τις υπηρεσίες του Δ.Ρ. ή της Περιφέρειας. Η συμμετοχή του Ομίλου ως μέλους του Δ.Ρ. μπορεί επίσης να ανασταλεί ή να παύσει, εάν οποιοδήποτε μέλος του Ομίλου έχει καταχραστεί κεφάλαια του Ροταριανού Ιδρύματος. Διαγραφή (Παύση Λειτουργίας Ομίλου) Έξι μήνες μετά την προθεσμία της 1ης Ιανουαρίου ή της 1ης Ιουλίου, θα διαγράφονται Όμιλοι με απλήρωτες οικονομικές υποχρεώσεις (ανά μέλος εισφορές) ύψους άνω των $250 ΗΠΑ. Όμιλοι που δεν έχουν εκπληρώσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις τους εντός 365 ημερών από τη διαγραφή τους θα απολέσουν την αρχική χάρτα λειτουργίας τους και δεν θα έχουν δικαίωμα επανεγγραφής. Επανεγγραφή Εντός 90 ημερών από τη διαγραφή του, ο Όμιλος πρέπει να πληρώσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς το Δ.Ρ. που περιλαμβάνουν τέλος ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 16 Απαιτήσεις Αναφορών

17 επανεγγραφής $10 ανά μέλος. Όμιλοι με λιγότερα από 10 μέλη πρέπει να πληρώσουν για 10 τουλάχιστον μέλη. Περισσότερες από 90 αλλά λιγότερες από 365 μέρες μετά τη διαγραφή του, ο Όμιλος πρέπει να εξοφλήσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς το Δ.Ρ., να πληρώσει $10 ανά μέλος τέλος επανεγγραφής για 10 τουλάχιστον μέλη, να συμπληρώσει μια αίτηση επανεγγραφής και να πληρώσει πρόσθετο τέλος $15 ανά μέλος για την αίτηση, το οποίο επίσης υπόκειται στον όρο του ελάχιστου αριθμού των 10 μελών. Διαγραφή μέλους Ο Γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να ενημερώνει οποιοδήποτε μέλος δεν έχει πληρώσει τη συνδρομή του εντός 30 ημερών από την καταληκτική ημερομηνία. Η ενημέρωση πρέπει να προσδιορίζει το οφειλόμενο ποσό και την καταληκτική ημερομηνία. Αν η συνδρομή δεν πληρωθεί εντός 10 ημερών από την ημερομηνία της ενημέρωσης, υπόκειται στη διακριτική ευχέρεια του Δ.Σ. του Ομίλου η παύση της συμμετοχής του μέλους. Το Δ.Σ. μπορεί να επανεγγράψει το μέλος, αν το ζητήσει και εφόσον εξοφλήσει τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς τον Όμιλο. Μηνιαία Αναφορά Παρουσιών Μία από τις βασικές ευθύνες του Γραμματέα του Ομίλου είναι η καταγραφή και ο υπολογισμός του ποσοστού παρουσιών και η αναφορά του ποσοστού κάθε μήνα στο Διοικητή της Περιφέρειας. Η πολιτική του Ρόταρυ σχετικά με τις παρουσίες περιγράφεται παρακάτω και στο Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου. Μπορείς να ζητήσεις από την Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου να σε βοηθήσει Εκπαιδεύοντας τα μέλη σχετικά με την υποχρέωση συγκεκριμένου ποσοστού παρουσιών Ενημερώνοντας τα μέλη για το πώς μπορούν να αναπληρώσουν μια συνεστίαση που έχασαν και αυτό περιλαμβάνει τη συμμετοχή σε μια συνάντηση ηλεκτρονικού Ροταριανού Ομίλου Καταγράφοντας τις παρουσίες Εβδομαδιαίες Παρουσίες. Οι παρουσίες στις συνεστιάσεις υπολογίζονται, αν πάρουμε τον αριθμό των παρόντων ενεργών μελών και τον διαιρέσουμε με το συνολικό αριθμό των ενεργών μελών του Ομίλου. Αν ο Όμιλος έχει μέλη που δικαιολογούνται σύμφωνα με τα εδάφια 3β και 4 του Άρθρου 9 του Πρότυπου Καταστατικού Ροταριανού Ομίλου ή λόγω της θέσης τους ως αξιωματούχων της Περιφέρειας, υπολογίστε τα ως παρόντα, αν παρευρίσκονται σε μια συνάντηση του Ομίλου, αλλά μην τα υπολογίζετε ως απόντα στην αντίθετη περίπτωση. Ενεργά μέλη που πιστώνονται με παρουσία. Όταν καταγράφετε τις παρουσίες στις συναντήσεις του Ομίλου, υπάρχουν συγκεκριμένοι τρόποι υπολογισμού ενεργών και ανενεργών μελών. Συμπεριλάβετε ενεργά μέλη, μέλη που έχουν πιστωθεί με αναπλήρωση παρουσίας και μέλη που είναι δικαιολογημένα από το Δ.Σ. του Ομίλου. Μη συμπεριλάβετε μέλη τα οποία είναι τουλάχιστον 65 χρόνων και το άθροισμα της ηλικίας και των χρόνων συμμετοχής τους στο Ρόταρυ (σε έναν ή περισσότερους Ομίλους) είναι 85 ή παραπάνω και έχουν πάρει έγκριση από το Δ.Σ. αφού το ενημέρωσαν εγγράφως για την επιθυμία τους να απαλλαγούν από την υποχρέωση της παρουσίας. Μη συμπεριλάβετε αξιωματούχους του Δ.Ρ. ή επισκέπτες. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 17 Απαιτήσεις Αναφορών

18 Αναπληρώσεις παρουσίας. Η δικαιολογημένη απουσία δεν μπορεί να έχει διάρκεια μεγαλύτερη των 12 μηνών. Μπορείτε να πιστώσετε με παρουσία μέλος που χάνει μια συνεστίαση, εάν εντός 14 ημερών πριν ή μετά την απουσία το μέλος Παρακολουθήσει το 60% τουλάχιστον της τακτικής συνάντησης ενός άλλου Ροταριανού Ομίλου ή ενός υπό ίδρυση Ροταριανού Ομίλου ή είναι παρόν στο συνήθη τόπο και χρόνο της τακτικής συνάντησης ενός άλλου Ροταριανού Ομίλου και ο Όμιλος αυτός δεν πραγματοποιήσει τη συνάντηση Παρακολουθεί ή ταξιδεύει προς ή από μία από τις ακόλουθες συναντήσεις: -- Το Παγκόσμιο Συνέδριο του Ρόταρυ -- Το Νομοθετικό Συμβούλιο -- Τη Διεθνή Συνέλευση -- Ροταριανό Ινστιτούτο -- Συνάντηση επιτροπής του Δ.Ρ. -- Οποιαδήποτε συνάντηση που πραγματοποιείται με την εντολή/έγκριση του Δ.Σ. του Δ.Ρ. -- Πολυζωνικό Συνέδριο -- Το Συνέδριο της Περιφέρειας -- Τη Συνέλευση της Περιφέρειας -- Οποιαδήποτε συνάντηση επιτροπής της Περιφέρειας που πραγματοποιείται με εντολή του Διοικητή ή του Δ.Σ. του Δ.Ρ. -- Κανονικά ανακοινωθείσα συνάντηση Ροταριανών Ομίλων από διάφορες πόλεις Παρακολουθεί και συμμετέχει σε μια δράση προσφοράς του Ομίλου ή μια εκδήλωση της κοινότητας που υποστηρίζεται από τον Όμιλο ή μια συνάντηση με εξουσιοδότηση από το Δ.Σ. Συμμετέχει άμεσα και ενεργά σε μια δράση προσφοράς που υποστηρίζεται από την Περιφέρεια, το Δ.Ρ., ή το Ροταριανό Ίδρυμα σε απομακρυσμένη περιοχή όπου δεν είναι δυνατή η αναπλήρωση της απουσίας Παρακολουθεί μια τακτική συνάντηση Ομίλου Ροταράκτ, Ομίλου Ιντεράκτ, Ροταριανού Κοινοτικού Σώματος, Ηλεκτρονικού Ροταριανού Ομίλου, υπό ίδρυση Ομίλου Ροταράκτ ή Ιντεράκτ ή Ροταριανού Κοινοτικού Σώματος ή συνάντηση Ομάδας Ροταριανής Συναδέλφωσης Παρακολουθεί μια συνεδρίαση του Δ.Σ. ή, με εξουσιοδότηση του Δ.Σ., παρακολουθεί συνάντηση μιας επιτροπής δράσης στην οποία έχει διοριστεί Συμμετέχει μέσω διαδικτύου σε μια δραστηριότητα Ομίλων που απαιτεί κατά μέσο όρο 30 λεπτά συμμετοχής Υπηρετεί σε κάποια Ροταριανή υπηρεσία ως αξιωματούχος ή μέλος επιτροπής του Δ.Ρ., Θεματοφύλακας του Ροταριανού Ιδρύματος ή ειδικός εκπρόσωπος του Διοικητή για τη δημιουργία ενός νέου Ομίλου ή διεκπεραιώνει ένα Ροταριανό ζήτημα ως υπάλληλος του Δ.Ρ. Μηνιαία αναφορά παρουσιών προς το Διοικητή. Κάθε μήνα ο Γραμματέας έχει την ευθύνη της αποστολής στο Διοικητή μιας αναφοράς με το ποσοστό των παρουσιών του μήνα, όπως περιγράφεται παραπάνω. Αυτή η αναφορά θα πρέπει να αποστέλλεται εντός 15 ημερών από την τελευταία συνάντηση κάθε μήνα. Συναντήσεις που ματαιώνονται. Όταν υπολογίζετε το ποσοστό των μηνιαίων παρουσιών, να παραλείπετε οποιαδήποτε τακτική συνάντηση του Ομίλου που ματαιώθηκε για έναν από τους παρακάτω λόγους: Επίσημη αργία ή αργία κοινώς αναγνωρισμένη Θάνατο μέλους του Ομίλου Επιδημία ή καταστροφή που έπληξε ολόκληρη την κοινότητα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 18 Απαιτήσεις Αναφορών

19 Ένοπλη σύγκρουση στην κοινότητα που αποτελεί κίνδυνο για τη ζωή των μελών Επιπλέον, το Δ.Σ. μπορεί να αναβάλει μέχρι 4 συναντήσεις τη Ροταριανή χρονιά για λόγους που δεν προσδιορίζονται με άλλον τρόπο, αρκεί ο Όμιλος να μη ματαιώσει περισσότερες από 3 συνεχόμενες συναντήσεις. Μη λαμβάνετε υπόψη τις συναντήσεις που ματαιώθηκαν στον υπολογισμό του ποσοστού των παρουσιών. Αλλαγές που αφορούν στα Μέλη Στη διάρκεια της χρονιάς, στους περισσότερους Ομίλους συμβαίνουν αλλαγές που αφορούν στα μέλη και περιλαμβάνουν εισδοχή νέων μελών, αλλαγές στα στοιχεία επαφής των μελών και διαγραφές. Αναφέρετε αμέσως όλες τις αλλαγές στο Δ.Ρ. μέσω του Member Access. Ενημερώστε επίσης το Διοικητή της Περιφέρειας και τα αρχεία του Ομίλου. Υποβάλλοντας τα στοιχεία του νέου μέλους ο Γραμματέας διασφαλίζει ότι εισάγεται το όνομα του μέλους στα αρχεία μελών του Ομίλου στο Δ.Ρ. και ενεργοποιείται η συνδρομή του στο περιοδικό The Rotarian ή το Ροταριανό περιοδικό της περιοχής. Αν το νέο μέλος είναι πρώην Ροταριανός, βεβαιωθείτε ότι δίνετε στο Δ.Ρ. το όνομα του προηγούμενου Ομίλου και τον αριθμό του μέλους (αν έχει) ώστε να διατηρηθεί το ιστορικό του ως μέλους που περιλαμβάνει δωρεές προς το Ροταριανό Ίδρυμα και αξιώματα που έχει αναλάβει στο Δ.Ρ. Όμιλοι που δέχονται μετεγγραφόμενο ή πρώην Ροταριανό πρέπει πρώτα να εξασφαλίσουν μια βεβαίωση από τον προηγούμενο Όμιλο που να βεβαιώνει ότι ήταν πράγματι μέλος του συγκεκριμένου Ομίλου και δεν έχει οικονομικές υποχρεώσεις προς τον Όμιλο. Υποψήφιο μέλος δεν μπορεί να γίνει δεκτό σε έναν Όμιλο μέχρι να εξοφλήσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς τον προηγούμενο Όμιλο. Αναφορά αλλαγών μέσω του Member Access. Οι αλλαγές που αφορούν στα μέλη και αναφέρονται μέσω του Member Access γίνονται απευθείας στη βάση δεδομένων του Δ.Ρ. και καταγράφονται αμέσως. Λάβετε υπόψη ότι αν διαγράψετε ένα μέλος, η αλλαγή στην κατάσταση του συγκεκριμένου ατόμου όσον αφορά τη ροταριανή του ιδιότητα είναι άμεση και οριστική. Τα μέλη μπορούν τα ίδια να ενημερώνουν τα στοιχεία επαφής τους. Το Έντυπο Δεδομένων Μελών (Membership Data Form) μπορεί να συμπληρωθεί στο και να υποβληθεί μέσω του Member Access ή μπορείτε να αντιγράψετε το έντυπο και να το στείλετε με στη διεύθυνση data@rotary.org. Κρατείστε αντίγραφα για το Διοικητή και τα αρχεία του Ομίλου. Αναφορά Ροταριανών επισκεπτών Να παρέχετε στους επισκέπτες Ροταριανούς βεβαίωση παρουσίας στη συνάντηση του Ομίλου σας για να αναπληρώσει ο Όμιλός τους την απουσία τους. Αυτή η βεβαίωση μπορεί να είναι μια κάρτα που θα δοθεί στον επισκέπτη ή ένα μήνυμα που θα σταλεί με στο Γραμματέα του Ομίλου του επισκέπτη. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 19 Απαιτήσεις Αναφορών

20 Έντυπο Μετεγγραφής Ροταριανού Οι Ροταριανοί που φεύγουν από τον Όμιλό τους γιατί μετακομίζουν μπορούν να εκλεγούν ως μέλη ενός Ροταριανού Ομίλου στην περιοχή όπου εγκαθίστανται. Ο Όμιλός σας μπορεί να προτείνει ένα Ροταριανό που αλλάζει τόπο κατοικίας ως μέλος κάποιου άλλου Ομίλου (το ίδιο μπορεί να κάνει και ένα μέλος του τοπικού Ομίλου). Χρησιμοποίησε το Έντυπο Μετεγγραφής Ροταριανού (Rotarian Relocation Form) για να ενημερώσεις τον Πρόεδρο ή το Γραμματέα του νέου Ομίλου για το υποψήφιο μέλος. Αλλαγές στα στοιχεία του Ομίλου Οποιαδήποτε αλλαγή στα στοιχεία του Ομίλου (για παράδειγμα νέα ώρα, τόπος ή ημέρα συνάντησης, νέος Πρόεδρος ή Γραμματέας, αλλαγή διεύθυνσης του Προέδρου ή του Γραμματέα) θα πρέπει να αναφέρονται αμέσως στο Διοικητή της Περιφέρειας και το Δ.Ρ. μέσω του Member Access ή με στη διεύθυνση Στοιχεία για τον Επίσημο Κατάλογο Υποβάλετε τα στοιχεία του Ομίλου σας για τον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) μέσω του Member Access. Αν δεν έχετε πρόσβαση στο Ίντερνετ, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή με τις ακόλουθες πληροφορίες στο Παγκόσμιο Γραφείο του Δ.Ρ. ή το Διεθνές Γραφείο που εξυπηρετεί την περιοχή σας: όνομα του Ομίλου, Περιφέρεια, τόπο συνάντησης και ημέρα, τα ονόματα του Προέδρου και του Γραμματέα, τις ταχυδρομικές και ηλεκτρονικές διευθύνσεις και τα τηλέφωνά τους. Επίσης δηλώστε αν ο Όμιλος επιθυμεί να λάβει τον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) σε CD ή να τη συμβουλεύεται online (μέσω του Member Access). Ενημερώστε τον εψηφισμένο Διοικητή ώστε να μπορεί να έρθει σε επαφή με τους εισερχόμενους Προέδρους των Ομίλων και τον εν ενεργεία Διοικητή. Κρατείστε ένα αντίγραφο για το αρχείο σας. Ετήσια Αναφορά Προς το τέλος της θητείας σου ως Γραμματέα, θα πρέπει να ετοιμάσεις μια ετήσια αναφορά για να την παρουσιάσεις στην τελευταία συνάντηση της χρονιάς. Συζήτησε με τον Πρόεδρο για να μην επαναλάβεις τη δική του/της αναφορά. Η ετήσια αναφορά θα πρέπει να περιέχει εν συντομία τις αποφάσεις που πήρε το Δ.Σ., την αύξηση ή την απώλεια μελών αυτή τη χρονιά και οποιαδήποτε προγράμματα είναι σε εξέλιξη και δεν περιέχονται στην αναφορά του Προέδρου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 20 Απαιτήσεις Αναφορών

21 3 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου Σημαντικό μέρος του ρόλου ενός μέλους που βρίσκεται στην ηγεσία του Ομίλου είναι η ανάπτυξη σχέσεων με τους συναδέλφους αξιωματούχους του Ομίλου και τα μέλη. Ο Πρόεδρος του Ομίλου Ο Γραμματέας και ο Πρόεδρος πρέπει να εργάζονται ως ομάδα για να διασφαλίσουν ότι ο Όμιλος λειτουργεί αποτελεσματικά. Πριν αναλάβεις τα καθήκοντά σου, πραγματοποίησε μια συνάντηση με τον εισερχόμενο Πρόεδρο για να συνεννοηθείτε για τις λειτουργίες του Ομίλου, κυρίως το διαχωρισμό ευθυνών μεταξύ Προέδρου και Γραμματέα. Εσύ και ο Εψηφισμένος Πρόεδρος θα πρέπει επίσης να συναντηθείτε με τους εν ενεργεία αξιωματούχους για να αξιολογήσετε την κατάσταση του Ομίλου και των προγραμμάτων και δράσεων που βρίσκονται σε εξέλιξη. Η παρακολούθηση συνεδριάσεων του Δ.Σ., αν επιτρέπεται, θα σε βοηθήσει να μάθεις περισσότερα για τις διοικητικές διαδικασίες του Ομίλου και θα διασφαλίσει τη συνέχεια στις λειτουργίες του Ομίλου. Συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου. Το Δ.Σ. είναι το σώμα που διοικεί τον Όμιλο. Μέλη του είναι ο Πρόεδρος, ο/οι Αντιπρόεδρος/οι, ο εψηφισμένος Πρόεδρος (ή ο υποδεδειγμένος Πρόεδρος, αν δεν έχει εκλεγεί διάδοχος), ο Γραμματέας, ο Ταμίας, ο τέως Πρόεδρος (ο αμέσως προηγούμενος) και επιπλέον ο αριθμός μελών του Δ.Σ. που ορίζεται από τον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 21 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

22 Ο Γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να βοηθά τον Πρόεδρο στην οργάνωση των τακτικών συναντήσεων και οποιωνδήποτε ειδικών συναντήσεων, όπως είναι οι συνεδριάσεις του Δ.Σ. και οι Γενικές Συνελεύσεις. Τα νέα μέλη ιδιαίτερα θα πρέπει να ενθαρρύνονται να παρακολουθούν τις Συνελεύσεις του Ομίλου για να μάθουν περισσότερα για τον Όμιλο. Ο Πρόεδρος προεδρεύει στις συνεδριάσεις του Δ.Σ. Ο Γραμματέας έχει συνήθως τα εξής καθήκοντα: Στέλνει ειδοποίηση στα μέλη. Επιβεβαιώνει τη συμμετοχή των μελών του Δ.Σ. Προσκαλεί το βοηθό Διοικητή, αν χρειάζεται. Καθορίζει την ημερήσια διάταξη σε συνεργασία με τον Πρόεδρο. Παρέχει υποστηρικτικό υλικό όπως απαιτείται. Κρατά τα πρακτικά και κάνει μια σύντομη αναφορά στον Όμιλο. Ο εψηφισμένος Πρόεδρος μπορεί να συγκαλέσει συνεδριάσεις του εισερχόμενου Δ.Σ. για να προετοιμάσει τη χρονιά του. Γενικές Συνελεύσεις. Η Γενική Συνέλευση είναι μια συνάντηση όλων των μελών του Ομίλου μια ευκαιρία για συζήτηση προγραμμάτων και δραστηριοτήτων και για εκπαίδευση των μελών. Ο Γραμματέας συγκαλεί τις Συνελεύσεις, κρατά πρακτικά και βοηθά τον Πρόεδρο κατά τη διάρκεια της Συνέλευσης. Οι περισσότεροι Όμιλοι συγκαλούν τέσσερεις με έξι Συνελεύσεις το χρόνο, ενώ μερικοί Όμιλοι κάνουν Συνέλευση κάθε μήνα. Ο Γραμματέας θα πρέπει να συνεργάζεται με τον Πρόεδρο και την Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου για την οργάνωση των Συνελεύσεων. Τα θέματα προς συζήτηση σε μια Συνέλευση περιλαμβάνουν: Ιδέες και προτάσεις για προγράμματα και δραστηριότητες Εξέταση των δυνατών σημείων, των ευκαιριών και των αδυναμιών του Ομίλου Στόχους και ανάπτυξη σχεδίων δράσης Συντονισμό των δραστηριοτήτων των επιτροπών Προώθηση του Συνεδρίου της Περιφέρειας ή άλλων συναντήσεων της Περιφέρειας και του Δ.Ρ. Παρουσίαση των προγραμμάτων του Ρόταρυ και του Ροταριανού Ιδρύματος Η επίσημη επίσκεψη του Διοικητή. Κάθε χρόνο ο Διοικητής επισκέπτεται όλους τους Ομίλους της Περιφέρειας. Πριν από την 1η Ιουλίου ο εψηφισμένος Διοικητής ή ο βοηθός Διοικητής που έχει οριστεί για τον Όμιλό σας θα πρέπει να ενημερώσει τον Όμιλο για την ημερομηνία της επίσημης επίσκεψης του Διοικητή. Για να προετοιμαστεί ο Όμιλος, ο Πρόεδρος μπορεί να συγκαλέσει ειδική Συνέλευση για να ζητήσει εγγράφως τα σχέδια των επιτροπών, τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα και να συζητήσει την πρόοδο που έχει σημειωθεί προς την επίτευξη των στόχων του Ομίλου. Ο βοηθός Διοικητής θα πρέπει να παρακολουθήσει τη Γενική Συνέλευση που έχει σχέση με την επίσκεψη του Διοικητή και να είναι έτοιμος να απαντήσει σε ερωτήσεις ή θέματα που θα του θέσουν τα μέλη. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο για να αποφασίσετε πώς θα προετοιμαστείτε γι αυτή τη συνάντηση. Υπόδειξη υποψηφίων αξιωματούχων του Ομίλου. Για να βοηθήσεις τον Πρόεδρο στη διαδικασία υπόδειξης υποψηφίων για τα αξιώματα του Ομίλου όπως προβλέπεται στον Εσωτερικό Κανονισμό, αποφασίστε τι πρέπει να γίνει και ποιος θα κάνει τι. Για παράδειγμα, με την έγκριση του Προέδρου θα μπορούσες να ανακοινώσεις τα απαραίτητα προσόντα των υποψηφίων για το αξίωμα του Προέδρου και του Γραμματέα. Σύμφωνα με το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου η ετήσια συνάντηση για την εκλογή αξιωματούχων πρέπει να πραγματοποιείται το αργότερο μέχρι την 31η Δεκεμβρίου. Αφού υποδειχθούν οι υποψήφιοι για τα αξιώματα του Ομίλου, θα πρέπει ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 22 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

23 να ανακοινώσεις τα ονόματά τους σε όλα τα μέλη, μαζί με τα ονόματα οποιωνδήποτε μελών προτείνονται ως υποψήφιοι για το αξίωμα του Διοικητή, του μέλους του Δ.Σ. του Δ.Ρ. ή του Προέδρου του Δ.Ρ. Ο Εσωτερικός Κανονισμός του Δ.Ρ. απαγορεύει την προεκλογική εκστρατεία για οποιοδήποτε αξίωμα του Δ.Ρ. Η ένσταση για τέτοιες ανάρμοστες δραστηριότητες πρέπει να κατατεθεί στο Διεθνές Γραφείο της περιοχής σας εντός 21 ημερών από τις εκλογές και πρέπει να την υποβάλει ένας αξιωματούχος του Δ.Ρ. (όπως ο Διοικητής ή ένα μέλος του Δ.Σ. του Δ.Ρ.) ή ένας Όμιλος. Ο Ταμίας του Ομίλου Ο Γραμματέας και ο Ταμίας έχουν αρκετές ευθύνες που είναι αλληλένδετες. Είναι σημαντικό να συνεργαστείς στενά με τον Ταμία για να φτάσετε σε αμοιβαία κατανόηση των λειτουργιών του Ομίλου, κυρίως να καθορίσετε ποιος θα αναλάβει κάθε ευθύνη. Συνδρομή προς τον Όμιλο. Συνεργάσου με τον Ταμία για να παρακολουθείς τις συνδρομές που συλλέγονται και οφείλονται από τα μέλη. Να στέλνεις στα μέλη τακτική ενημέρωση σχετικά με τη συνδρομή τους προς τον Όμιλο, την Περιφέρεια και το Δ.Ρ., όπως αποφασίζεται από τον Όμιλο. Η ενημέρωση θα πρέπει να περιλαμβάνει και οποιαδήποτε άλλα ποσά πρέπει να πληρωθούν, όπως είναι το κόστος της συνεστίασης. Αν εσύ συλλέγεις τις συνδρομές, συνεργάσου με τον Ταμία για να μεταφέρεις τα χρήματα και να εκδώσεις αποδείξεις. Να αναφέρεις τακτικά στο Δ.Σ. οποιαδήποτε παρεκτροπή που αφορά στην πληρωμή της συνδρομής. Το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου προβλέπει ότι μέλη που δεν πληρώνουν τη συνδρομή τους εντός 30 ημερών από την καταληκτική ημερομηνία θα ειδοποιούνται εγγράφως από το Γραμματέα στην τελευταία τους γνωστή διεύθυνση. Αν η συνδρομή δεν εξοφληθεί εντός 10 ημερών από την ημερομηνία της ειδοποίησης, είναι στη διακριτική ευχέρεια του Δ.Σ. να παύσει τη συμμετοχή του μέλους στον Όμιλο. Η ανά μέλος συνδρομή στο Δ.Ρ. ανά εξάμηνο είναι: : US $ : US $26.50* Πολλοί Όμιλοι εκδίδουν ταυτότητα μέλους, την οποία τα μέλη μπορούν να δείχνουν όταν αναπληρώνουν την παρουσία τους με επίσκεψη σε έναν άλλο Όμιλο. Η ταυτότητα προορίζεται μόνο για προσωπική χρήση. Ταυτότητες διατίθενται μέσω εξουσιοδοτημένων προμηθευτών που αναγράφονται στο Συνεισφορές προς το Ροταριανό Ίδρυμα. Σε μερικούς Ομίλους, ο Γραμματέας μάλλον παρά ο Ταμίας διαχειρίζεται και τηρεί τα αρχεία των συνεισφορών προς το Ροταριανό Ίδρυμα. Ο Ταμίας μπορεί να έχει πρόσβαση στις αναφορές του Ροταριανού Ιδρύματος στο Member Access αν αυτό δηλωθεί στο Member Access από το Γραμματέα ή τον Πρόεδρο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προώθηση συνεισφορών, συμβουλευτείτε το Εγχειρίδιο του Ταμία. * Η συνδρομή θα παραμείνει σταθερή μετά το , εκτός αν αλλάξει από το Νομοθετικό Συμβούλιο. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 23 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

24 Η εξαμηνιαία αναφορά μπορεί επίσης να υποβληθεί στο Δ.Ρ. μέσω του Member Access στο org. Έλεγχος των Οικονομικών του Ομίλου. Ελέγξτε με τον Ταμία τον ετήσιο απολογισμό που προετοιμάστηκε για το απερχόμενο Δ.Σ. και μεταφέρθηκε σε σένα με τα αντίστοιχα παραστατικά για να προσδιορίσετε αν κάποιοι λογαριασμοί απαιτούν πληρωμή ή αν πρέπει να εισπραχθούν οφειλές. Μια πλήρης αναφορά αυτών των οικονομικών αρχείων θα πρέπει να προετοιμαστεί για να παρουσιαστεί στην πρώτη συνεδρίαση του εισερχόμενου Δ.Σ. Τα οικονομικά στοιχεία που καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεων του Δ.Σ. θα πρέπει να ανταποκρίνονται επακριβώς στα νούμερα που είναι καταχωρισμένα στο βιβλίο του ταμείου. Να διατηρείτε προσεκτικά τα παραστατικά πληρωμών και εισπράξεων οφειλών. Πολλοί Όμιλοι ακολουθούν την εξής διαδικασία για την πληρωμή και καταχώριση λογαριασμών: Ο Γραμματέας συμπληρώνει μια εντολή πληρωμής και τη δίνει στον Πρόεδρο για υπογραφή. Ο Γραμματέας δίνει την υπογεγραμμένη εντολή πληρωμής και το λογαριασμό στον Ταμία για πληρωμή. Ο Ταμίας επιστρέφει στο Γραμματέα την εντολή πληρωμής για να την αρχειοθετήσει στα αρχεία του Ομίλου. Η σωστή οικονομική πρακτική απαιτεί δύο υπογραφές για οποιαδήποτε επιταγή ή έγγραφο πληρωμής. Η Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου Ως Γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να συνεργάζεσαι στενά με αυτή την επιτροπή, η οποία διαχειρίζεται υποθέσεις που έχουν σχέση με την αποτελεσματική λειτουργία του Ομίλου. Η επιτροπή αυτή έχει τις ακόλουθες ευθύνες: Οργανώνει τις συναντήσεις του Ομίλου και τα ειδικά προγράμματα Οργανώνει κοινωνικές δραστηριότητες για τα μέλη Εκδίδει το Ενημερωτικό Δελτίο και ενημερώνει την ιστοσελίδα του Ομίλου Επιπλέον, η επιτροπή μπορεί να επιστρατευτεί για να βοηθήσει Στην καταγραφή των παρουσιών στις συναντήσεις του Ομίλου Στην τήρηση των καταλόγων του Ομίλου και την αναφορά στο Δ.Ρ. Στη συλλογή των συνδρομών Εβδομαδιαία συνάντηση του Ομίλου. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο και την Επιτροπή Διοίκησης, ώστε να έχετε ένα πρόγραμμα για κάθε συνάντηση. Ένα καλό πρόγραμμα μπορεί να κινητοποιήσει τα μέλη να αυξήσουν τη συμμετοχή τους σε δραστηριότητες προσφοράς προς τον Όμιλο, την κοινότητα και ολόκληρο τον κόσμο. Οι Γραμματείς μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη διεξαγωγή των συναντήσεων και αυτό περιλαμβάνει: Τη φροντίδα για τη διανομή και συλλογή των καρτελών με τα ονόματα των συμμετεχόντων Την παροχή καρτελών για τα ονόματα των Ροταριανών επισκεπτών και των προσκεκλημένων Την καταγραφή των παρουσιών των μελών Την πληρωμή του ξενοδοχείου ή του εστιατορίου για το δείπνο Τη βοήθεια σε θέματα που αφορούν σε μη Ροταριανούς ομιλητές (ταξίδι, έξοδα, επιστολή με ευχαριστίες) Τη χορήγηση σε επισκέπτες Ροταριανούς βεβαίωσης παρουσίας ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 24 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

25 Οι Γραμματείς των Ομίλων μπορούν επίσης να βοηθούν στα εξής ζητήματα που αφορούν στις συναντήσεις του Ομίλου: Στην προετοιμασία των ανακοινώσεων Στο σχεδιασμό θεματολογίας των προγραμμάτων Στον προγραμματισμό συναντήσεων με προσκεκλημένους ομιλητές Ενημερωτικό Δελτίο Ομίλου. Το Δελτίο του Ομίλου ενημερώνει τα μέλη για το πρόγραμμα των προσεχών συναντήσεων, την αναγνώριση εξαιρετικής προσφοράς ενός μέλους και λεπτομέρειες προγραμμάτων και δράσεων προσφοράς. Συνεργάσου με τις Επιτροπές Δημοσίων Σχέσεων, Προγραμμάτων Δράσης, Ροταριανού Ιδρύματος και όλες τις άλλες επιτροπές όπως χρειάζεται. Η επιτροπή διοίκησης του Ομίλου είναι κυρίως υπεύθυνη για την έκδοση του Δελτίου. Ως μέλος αυτής της Επιτροπής, θα πρέπει να προσφέρεις υλικό όπως είναι αναφορές των επιτροπών, αποφάσεις του Δ.Σ. και θέματα από τη μηνιαία επιστολή του Διοικητή, από το περιοδικό The Rotarian ή το Ροταριανό περιοδικό της περιοχής σας ή το Rotary Leader. Ιστοσελίδα του Ομίλου. Η ιστοσελίδα του Ομίλου είναι η παρουσία του Ομίλου online και προσφέρει πληροφόρηση σε ενεργά και υποψήφια μέλη. Έχεις την ευθύνη να βοηθάς την επιτροπή διοίκησης να έχει υλικό για την ιστοσελίδα. Και μπορεί να κληθείς να απαντήσεις σε μηνύματα από υποψήφια μέλη που αποστέλλονται μέσω της ιστοσελίδας. Η Επιτροπή Μελών του Ομίλου Ο Γραμματέας επίσης συνεργάζεται στενά με την Επιτροπή Μελών του Ομίλου. Να συναντηθείς με την επιτροπή από νωρίς για να συζητήσετε πώς θα συνεργαστείτε. Πρόταση και εκλογή νέων μελών. Ο Γραμματέας επιλαμβάνεται των τριών από τα έξι βήματα που αναφέρονται παρακάτω και αφορούν στην πρόταση για νέα μέλη και την εκλογή τους (βήματα 1, 3 και 6). Ακολουθείστε κάθε βήμα αμέσως και με προσοχή για να διατηρήσετε το ενδιαφέρον των υποψηφίων μελών για τον Όμιλο: Ένα ενεργό μέλος του Ομίλου ή της Επιτροπής Μελών υποβάλλει εγγράφως μέσω του Γραμματέα το όνομα ενός πιθανού μέλους στο Δ.Σ. Ένα μετεγγραφόμενο ή πρώην μέλος άλλου Ομίλου μπορεί να προταθεί ως ενεργό μέλος από τον προηγούμενο Όμιλο. Η πρόταση τηρείται μυστική (εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά). Το Δ.Σ. διασφαλίζει ότι η πρόταση πληροί όλες τις απαιτήσεις που αναφέρονται στο Καταστατικό για τις κατηγορίες και τα μέλη. Το Δ.Σ. εγκρίνει ή απορρίπτει την πρόταση εντός 30 ημερών από την υποβολή της και ενημερώνει μέσω του Γραμματέα τον προτείνοντα για την απόφασή του. Αν η απόφαση είναι θετική, ο Όμιλος ή ο προτείνων ενημερώνει το υποψήφιο μέλος για τους σκοπούς του Ρόταρυ, τα προνόμια και τις ευθύνες του ενεργού μέλους. Το προτεινόμενο μέλος υπογράφει το έντυπο πρότασης μέλους δίνοντας την άδεια στον Όμιλο να κοινοποιήσει το όνομά του/της και την προτεινόμενη κατηγορία (δεν προτείνεται κατηγορία για τα επίτιμα μέλη) και ο Όμιλος κοινοποιεί αυτές τις πληροφορίες. Ο Προτεινόμενος Εσωτερικός Κανονισμός Ροταριανού Ομίλου επιτρέπει επτά ημέρες για να εξετάσουν τα μέλη την πρόταση και να υποβάλουν εγγράφως ενστάσεις. Αν δεν υπάρχουν ενστάσεις, το προτεινόμενο μέλος ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 25 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

26 θεωρείται ότι εξελέγη ενεργό μέλος αφού πληρώσει το τέλος εγγραφής. Αν υπάρχει ένσταση, το Δ.Σ. ψηφίζει στην επόμενη συνεδρίασή του για το προτεινόμενο μέλος. Αν εγκριθεί παρά την ένσταση, το προτεινόμενο μέλος θεωρείται ότι εξελέγη μέλος αφού πληρώσει το τέλος εγγραφής. Το τέλος εγγραφής δεν εισπράττεται από μετεγγραφόμενα ή πρώην μέλη άλλου Ομίλου εφόσον χορηγήσουν βεβαίωση ότι δεν έχουν οφειλές προς τον προηγούμενο Όμιλο και βεβαίωση ότι ήταν μέλη εκείνου του Ομίλου. Επίτιμα μέλη και Ροταράκτορες που έπαυσαν να είναι μέλη ενός Ομίλου Ροταράκτ μέσα στα δύο προηγούμενα χρόνια απαλλάσσονται από την πληρωμή του τέλους εγγραφής. 6. Μετά την εκλογή του νέου μέλους, ο Πρόεδρος φροντίζει για την εισδοχή του, την έκδοση της ταυτότητας καθώς και των ροταριανών εγχειριδίων που τον αφορούν. Ο Πρόεδρος ή ο Γραμματέας αναφέρει τα στοιχεία του νέου μέλους στο Δ.Ρ. Ο Πρόεδρος αναθέτει σε έναν έμπειρο Ροταριανό να βοηθήσει την ένταξη του νέου Ροταριανού σον Όμιλο και τέλος τον ορίζει μέλος σε ένα πρόγραμμα ή μία λειτουργία του Ομίλου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 26 Συνεργασία με τους Αξιωματούχους του Ομίλου

27 Παράρτημα 1: Ημερολόγιο του Γραμματέα Αυτό είναι ένα υπόδειγμα ημερολογίου δραστηριοτήτων του Γραμματέα. Τροποποίησέ το, ώστε να αντανακλά τις δραστηριότητες του δικού σας Ομίλου και της Περιφέρειας. Ιανουάριος-Ιούνιος (πριν από την ανάληψη των καθηκόντων του Γραμματέα) Άρχισε να μελετάς το Εγχειρίδιο του Γραμματέα, το Πρότυπο Καταστατικό και τον Προτεινόμενο Εσωτερικό Κανονισμό Ροταριανού Ομίλου. Συσκεφθείτε με τον εψηφισμένο Πρόεδρο και τον απερχόμενο Γραμματέα. Παρακολούθησε τη Συνέλευση της Περιφέρειας. Παρακολούθησε συνεδριάσεις του εισερχόμενου Διοικητικού Συμβουλίου. Βοήθησε τον εψ. Πρόεδρο, όπου χρειάζεται, στον καθορισμό στόχων του Ομίλου. Παρακολούθησε τη Συνέλευση του Ομίλου που συγκαλεί ο εψ. Πρόεδρος μετά τη Συνέλευση της Περιφέρειας για να συζητήσετε σχέδια του Ομίλου για την επόμενη ροταριανή χρονιά. Παρακολούθησε συνεδριάσεις του εν ενεργεία Δ.Σ., αν προσκληθείς. Επιβεβαίωσε με τον εν ενεργεία Γραμματέα ότι ενημερώθηκαν τα αρχεία του Δ.Ρ. με τα στοιχεία των εισερχομένων αξιωματούχων. Κάνε εγγραφή στο Member Access. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο του Ομίλου για να διασφαλίσετε τα προνόμια του Member Access για τον Ταμία και τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος. Έλεγξε την εξαμηνιαία αναφορά από το Δ.Ρ. και κάνε όποιες αλλαγές είναι αναγκαίες. Ιούλιος Αρχίζει η θητεία σου και αναλαμβάνεις επίσημα τα καθήκοντά σου. Χρησιμοποίησε το Member Access για να ενημερώσεις το Δ.Ρ. με πληροφορίες που αφορούν στον Όμιλο και τα μέλη και να δεις αναφορές. Παράλαβε όλα τα αρχεία του Ομίλου από τον απερχόμενο Γραμματέα και φύλαξε την περιουσία του Ομίλου, που περιλαμβάνει και το ισχύον Εγχειρίδιο Διαδικασίας (Manual of Procedure). Στείλε ενημέρωση για τις συνδρομές σε όλα τα μέλη και κατάγραψε τις εισπράξεις (αυτό μπορεί να γίνεται κάθε μήνα, κάθε τρεις μήνες ή κάθε εξάμηνο). Στείλε την εξαμηνιαία αναφορά και τις εισφορές στο Δ.Ρ. την 1η Ιουλίου. Προσοχή: Η εξαμηνιαία αναφορά (SAR) θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα μέλη του Ομίλου την 1η Ιουλίου. Αν δεν έχεις λάβει το πακέτο της εξαμηνιαίας αναφοράς ως το τέλος Ιουλίου, μπορείς να τυπώσεις ένα αντίγραφο από το Member Access ή να το ζητήσεις με επιστολή σου στο ή το Διεθνές Γραφείο της περιοχής σας. Παράλαβε τον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) από το Δ.Ρ. Νοέμβριος Ενημέρωσε τον κατάλογο των μελών του Ομίλου στο Member Access για να διασφαλίσεις ότι θα είναι σωστή η εξαμηνιαία αναφορά (SAR). Δεκέμβριος Προετοίμασε και βοήθησε στην ετήσια Γενική Συνέλευση για την εκλογή αξιωματούχων που πρέπει να πραγματοποιηθεί ως την 31η Δεκεμβρίου για να περιληφθούν τα στοιχεία τους στην επόμενη έκδοση του Επίσημου Κατάλογου (Official Directory). Σημείωση: Αν δεν ενημερωθεί το Δ.Ρ., θα γραφούν και πάλι τα στοιχεία των νυν αξιωματούχων. Έλεγξε την εξαμηνιαία αναφορά από το Δ.Ρ. και κάνε όποιες διορθώσεις είναι αναγκαίες. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 27

28 Ιανουάριος Στείλε ενημέρωση για τη συνδρομή σε όλα τα μέλη και κατάγραψε τις εισπράξεις (αυτό μπορεί να γίνεται κάθε μήνα, κάθε τρεις μήνες ή κάθε εξάμηνο). Στείλε την εξαμηνιαία αναφορά και τις εισφορές στο Δ.Ρ. την 1η Ιανουαρίου. Σημείωση: Η εξαμηνιαία αναφορά (SAR) θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα μέλη του Ομίλου την 1η Ιανουαρίου. Αν δεν έχεις λάβει το πακέτο της εξαμηνιαίας αναφοράς ως το τέλος Ιανουαρίου, μπορείς να τυπώσεις ένα αντίγραφο από το Member Access ή να το ζητήσεις με επιστολή σου στο ή το διεθνές γραφείο της περιοχής σας. Συνεργάσου με τον Πρόεδρο και το Δ.Σ. για να ελέγξετε το πρόγραμμα δραστηριοτήτων του Ομίλου και να προετοιμάσετε την αναφορά προόδου του εξαμήνου. Φεβρουάριος Αν ο Όμιλός σας έχει αποφασίσει να προτείνει ένα μέλος του ως υποψήφιο υποδεδειγμένο Διοικητή, στείλε την απόφαση υποστήριξης της υποψηφιότητάς του και το έντυπο της Περιφέρειας με τα στοιχεία του υποδεδειγμένου Διοικητή στην Επιτροπή Υπόδειξης της Περιφέρειας. Απρίλιος Άρχισε να ενημερώνεις τον/τη διάδοχό σου ώστε να είναι έτοιμος/η να αναλάβει τις ευθύνες του/της την 1η Ιουλίου. Μάιος Ενημέρωσε τον κατάλογο των μελών του Ομίλου στο Member Access για να διασφαλίσεις ότι θα είναι σωστή η εξαμηνιαία αναφορά (SAR). Ιούνιος Ετοίμασε την ετήσια αναφορά σου στον Όμιλο. Συνάντησε τον/τη διάδοχό σου και παράδωσε όλα τα αρχεία και την περιουσία του Ομίλου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 28

29 Συνέλευση της Περιφέρειας Παράρτημα 2: Θέματα Συζήτησης για τη Συνέλευση της Περιφέρειας Η μελέτη αυτού του Εγχειριδίου πριν από την παρακολούθηση της Συνέλευσης της Περιφέρειας θα σε βοηθήσει να προετοιμαστείς για την εκπαίδευσή σου, η οποία θα περιλαμβάνει συζητήσεις σχετικά με τις παρακάτω ερωτήσεις. Καθώς σκέφτεσαι αυτές τις ερωτήσεις, αναζήτησε απαντήσεις στο Εγχειρίδιο και σύγκρινε τις δικές σου σκέψεις με τις σκέψεις άλλων εισερχόμενων αξιωματούχων Ομίλου. Ποιες είναι οι βασικές ευθύνες του Γραμματέα στον Όμιλό σας; Πώς θα συνεργαστείς με τον Πρόεδρο του Ομίλου; Πώς θα συνεργαστείς με τον Ταμία; Πώς μπορείς να υποστηρίξεις τις Επιτροπές του Ομίλου; Ποια διοικητικά καθήκοντα μπορείς να εκσυγχρονίσεις; Ανάφερε έναν ετήσιο στόχο για τον οποίο θα εργαστείς την επόμενη χρονιά. Πώς αυτό υποστηρίζει το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 29

30 Φύλλο Εργασίας 1: Ευθύνες Συνέλευση της Περιφέρειας Πάρε 5 λεπτά για να συμπληρώσεις μόνος/η σου αυτόν τον πίνακα. Πάρε ακόμη 5 λεπτά για να συγκρίνεις τις απαντήσεις σου με τις απαντήσεις εκείνου/ης που κάθεται δίπλα σου. Ευθύνη του Γραμματέα Κάθε πότε γίνεται; Ποιοι άλλοι συμμετέχουν; Στρατηγική Να ενημερώνει το αρχείο μελών Να καταγράφει τις παρουσίες στις συναντήσεις και να στέλνει μηνιαίες αναφορές παρουσιών στο Διοικητή Να στέλνει ενημερώσεις για τις συναντήσεις του Ομίλου, τις συνεδριάσεις του Δ.Σ. και τις συναντήσεις των επιτροπών Να καταγράφει και να φυλάσσει τα πρακτικά των συναντήσεων Να υποβάλει τις απαιτούμενες αναφορές, όπως η εξαμηνιαία αναφορά, στο Διεθνές Ρόταρυ. Να συνεργάζεται με τον Ταμία για τη συλλογή και την αποστολή στο Δ.Ρ. των ανά μέλος εισφορών και των συνδρομών στο περιοδικό Άλλο: Άλλο: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 30

31 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 2: Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 31

32 Φύλλο Εργασίας 3: Στόχοι Συνέλευση της Περιφέρειας Χρησιμοποίησε αυτό το φύλλο εργασίας για να καταγράψεις έναν μακροπρόθεσμο στόχο και ετήσιους στόχους για τρία χρόνια, ώστε να φτάσεις στο μακροπρόθεσμο στόχο. Βεβαιώσου ότι οι στόχοι σου είναι: Κοινοί. Όσοι συμμετέχουν στον καθορισμό ενός στόχου και αναπτύσσουν στρατηγικές για την επίτευξη εκείνου του στόχου δεσμεύονται ότι θα τον εφαρμόσουν. Μετρήσιμοι. Ένας στόχος θα πρέπει να παρέχει ένα απτό σημείο που θα επιδιώξετε. Προκλητικοί. Ένας στόχος πρέπει να είναι αρκετά φιλόδοξος, ώστε να πάει πιο πέρα από ό, τι έχει καταφέρει ως τώρα ο Όμιλος. Εφικτοί. Οι Ροταριανοί θα πρέπει να μπορούν να επιτύχουν το στόχο με τους πόρους που διαθέτουν. Ορισμένου χρόνου. Ένας στόχος θα πρέπει να έχει ορισμένη προθεσμία ή χρονοδιάγραμμα. Μακροπρόθεσμος στόχος (στόχος για τον Όμιλο σε τρία χρόνια από τώρα) Ετήσιος στόχος για τον 1ο χρόνο: Ετήσιος στόχος για το 2ο χρόνο: Ετήσιος στόχος για τον 3ο χρόνο: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 32

33 Φύλλο Εργασίας 4: Σχέδιο Δράσης Συνέλευση της Περιφέρειας Γράψε έναν ετήσιο στόχο από το φύλλο εργασίας, όπου έχεις σημειώσει τους στόχους σου. Μετά, προσδιόρισε τα βήματα που πρέπει να γίνουν για να πετύχεις αυτό το στόχο. Ετήσιος στόχος Βήμα Ποιος θα είναι υπεύθυνος; Πόσο χρόνο χρειάζεται αυτό το βήμα; Πώς θα μετρηθεί η πρόοδος; Ποια βοηθήματα/ πόροι είναι διαθέσιμα; Αναγκαίοι πόροι/βοηθήματα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 33

34 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 5: Παραδείγματα Εφαρμογής για το Γραμματέα του Ομίλου Διάβασε κάθε παράδειγμα και απάντησε στις ερωτήσεις. Δημιούργησε ένα σχέδιο χρησιμοποιώντας το Φύλλο Εργασίας με το σχέδιο δράσης της προηγούμενης σελίδας. Μόλις ανέλαβες τα καθήκοντά σου και ο τέως Γραμματέας σου έχει δώσει τρία κουτιά γεμάτα αρχεία και φακέλους του Ομίλου. Θέλεις να κάνεις όλους τους φακέλους ηλεκτρονικούς. Πώς θα το κάνεις αυτό; Πώς θα πείσεις τα μέλη του Ομίλου για τα οφέλη που έχει η μετατροπή των φακέλων σε ηλεκτρονικούς μόνο; Επίσης θέλεις να ενθαρρύνεις τα μέλη να χρησιμοποιούν το Member Access, το online σύστημα του Δ.Ρ. Πώς θα το κάνεις αυτό; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 34

35 Συνέλευση της Περιφέρειας Ο Όμιλός σας ήταν πάντα ένας μικρός Όμιλος. Το ίδιο μέλος διεκπεραιώνει επί χρόνια τα καθήκοντα του Γραμματέα και του Ταμία. Όμως, το μέλος αυτό έφυγε πρόσφατα από τον Όμιλο για λόγους υγείας. Ο Όμιλος σπάνια είναι ανοιχτός σε αλλαγές, εσύ όμως έχεις πολλές καινοτόμες ιδέες που θα ήθελες να τις δεις να εφαρμόζονται. Έχεις μιλήσει για τις ιδέες αυτές με τον εψηφισμένο Πρόεδρο και κάποια άλλα μέλη. Ο εψηφισμένος Πρόεδρος είναι επιφυλακτικός αλλά τα μέλη είναι ενθουσιασμένα. Πώς θα πείσεις τον εψηφισμένο Πρόεδρο να δοκιμάσει τις ιδέες σου; Πώς θα μπορούσαν οι αλλαγές αυτές να επηρεάσουν τη δυναμική του Ομίλου; Έχεις παρακολουθήσει αρκετές συνεδριάσεις του Δ.Σ. και έχεις παρατηρήσει ότι δεν γίνονται και πολλά σε κάθε συνεδρίαση. Έχεις οργανώσει την ημερήσια διάταξη αλλά δεν ακολουθείται ποτέ. Σε απογοητεύει το γεγονός ότι ο χρόνος σου δεν χρησιμοποιείται σωστά και ανησυχείς μήπως στενοχωρηθούν τα μέλη, αν μάθουν τι γίνεται στις συνεδριάσεις του Δ.Σ. Ως Γραμματέας του Ομίλου πώς μπορείς να κάνεις το Δ.Σ. να λειτουργεί σωστά; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 35

36 Συνέλευση της Περιφέρειας Ο Όμιλός σου ασχολείται με πολλές δραστηριότητες. Έχει επίσης αρκετές επιτροπές που προωθούν διάφορες πρωτοβουλίες. Μιλώντας με μέλη διαφόρων επιτροπών για ημερομηνίες προσεχών εκδηλώσεων, διαπιστώνεις ότι οι επιτροπές δεν επικοινωνούν μεταξύ τους. Διαφορετικές εκδηλώσεις προγραμματίζονται στην ίδια ημερομηνία. Συνειδητοποιείς ότι τα μέλη του Ομίλου έχουν μπερδευτεί από την έλλειψη οργάνωσης. Τι κάνεις; Πώς μπορείς να ενθαρρύνεις τους Προέδρους των Επιτροπών να επικοινωνούν μεταξύ τους; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 36

37 Συνέλευση της Περιφέρειας Σχέδιο Δράσης για κάθε Παράδειγμα Βήμα Ποιος θα είναι υπεύθυνος; Πόσο χρόνο χρειάζεται αυτό το βήμα; Πώς θα μετρηθεί η πρόοδος; Ποια βοηθήματα/ πόροι είναι διαθέσιμα; Τι έμαθες που μπορείς να εφαρμόσεις στον Όμιλό σου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 37

38 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 6: Οδηγός Επίλυσης Προβλημάτων Χρησιμοποίησε τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) και το Φύλλο Εργασίας των στόχων για να φτιάξεις τον Οδηγό σου για επίλυση προβλημάτων. Ανάλυσε τους στόχους του Ομίλου και σκέψου πιθανές προκλήσεις/δυσκολίες στην πορεία προς την επίτευξή τους. Μετά, δώσε λύσεις στις προκλήσεις αυτές. Στόχος Πιθανή Πρόκληση/ Δυσκολία Ποια βοηθήματα είναι διαθέσιμα; Διοίκηση Αύξηση και Διατήρηση Μελών Δημόσιες Σχέσεις Προγράμματα Δράσης Ροταριανό Ίδρυμα Άλλος ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 38

39 Μετάφραση: Κωνσταντίνα Επισκοποπούλου (Ρ.Ο. Νέας Σμύρνης) Σελιδοποίηση: Καλλιόπη Ξενοπούλου (Ρ.Ο. Φιλοθέης) Έκδοση της 2470 Περιφέρειας Δ.Ρ. Ροταριανό έτος

40 Χρειάζεται μόνο ένα Κλικ! Εγγραφείτε στο Member Access Για να μάθετε περισσότερα για το Ρόταρυ Για να ενημερώσετε τα στοιχεία του Ομίλου σας και να κατεβάσετε αναφορές Για να δείτε την εξαμηνιαία αναφορά του Ομίλου σας (SAR) και να πληρώσετε τις εισφορές σας Για να ενημερώσετε για τους ετήσιους στόχους του Ομίλου σας και να παρακολουθήσετε τα επιτεύγματά σας Συνδεθείτε με το Member Access κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο στη δεξιά πάνω γωνία της αρχικής σελίδας του ιστότοπου του Ρόταρυ. Είναι το βασικό σημείο για όλες τις Ροταριανές λειτουργίες σας. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA Πρωτότυπο: 229-EN (512)