ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ...9

Transcript

1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ...9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL Εισαγωγή στο Excel Tα βασικά του Excel Εισαγωγή κειμένου Απλές μαθηματικές πράξεις στο Excel ιάφορες μορφές αριθμών Κατανόηση βασικών στοιχείων τύπων Βασικά στοιχεία περιοχών Εργασία με 3-διάστατες περιοχές ουλεύοντας σε φύλλο εργασίας Απόλυτες, σχετικές και μικτές αναφορές Μηνύματα λαθών τύπων

2 6 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΙ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ EXCEL GOAL SEEK ΚΑΙ SOLVER Συναρτήσεις του Excel Λίστα συναρτήσεων του Εxcel Η λειτουργία Goal seek του Excel Το πρόσθετο Solver του Excel Ασκήσεις εφαρμογής συναρτήσεων απλών και σύνθετων...79 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΤΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ ΤΟΥ EXCEL Γραφήματα Εισαγωγή και ορολογία ημιουργία ενσωματωμένου γραφήματος ημιουργία μη ενσωματωμένων γραφημάτων Τύποι γραφημάτων Παρουσίαση γραφημάτων 2D (2- ) Γραφήματα 3D (3- ) Τίτλοι γραφημάτων Ετικέτες δεδομένων Υπομνήματα Ελεύθερο κείμενο Άξονες γραφήματος Πλέγμα γραφήματος Σχέδια σειράς δεδομένων Περιοχή φόντου Περιοχή σχεδίασης Επεξεργασία 3-διάστατων γραφημάτων Γραφικά στα γραφήματα ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΒΑΣΕΙΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΣΤΟ EXCEL Βασικές έννοιες και αρχές των βάσεων δεδομένων Ταξινόμηση βάσης δεδομένων Φιλτράρισμα βάσεων δεδομένων Φόρμες δεδομένων Συγκεντρωτικοί πίνακες και γραφήματα ημιουργία συγκεντρωτικών γραφημάτων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΕΣ ΣΤΟ EXCEL ΚΑΙ ΕΙ ΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Τι είναι μακροεντολή Εκτέλεση μακροεντολής Επεξεργασία μακροεντολής...158

3 Περιεχόμενα Οργάνωση μακροεντολών Κατανόηση των μακροεντολών συναρτήσεων Eγγραφή-εκτέλεση μακροεντολής Εφαρμογές Consolidate ιαδοχικές προσεγγίσεις (iteration) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΟΙ ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΤΟΥ EXCEL...171

4 ΚΕ ΑΛΑΙΟ 2 ΟΙ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ EXCEL GOAL SEEK ΚΑΙ SOLVER 2.1 Συναρτήσεις του Excel Οι συναρτήσεις του Excel είναι μικρές ρουτίνες που υπολογίζουν συνήθως πολύπλοκους τύπους και δίνονται έτοιμες για χρήση με κάποιο όνομα, το όνομα της συνάρτησης. Το Excel έχει πολλές τέτοιες συναρτήσεις που κατατάσσονται σε διάφορες κατηγορίες. Οι βασικές κατηγορίες είναι 11 μαζί με τις συναρτήσεις Μηχανικής, και εμφανίζονται όταν έχουμε ανοιχτό ένα φύλλο εργασίας. Σε φύλλο μακροεντολών, οι κατηγορίες συναρτήσεων είναι 15 μαζί με τις συναρτήσεις μηχανικής. Μια και αναφερόμαστε στις συναρτήσεις, πρέπει να έχουμε υπόψη μας και τα επιπρόσθετα προγράμματα (Add-ins). Για να εμφανιστεί η κατηγορία Μηχανικής και πιθανόν και άλλες συναρτήσεις που δεν μπορεί να μην εμφανίζονται στο δικό σας Excel, αρκεί να ενεργοποιήσουμε μέσω της εντολής Tools Add-Ins (Εργαλεία Πρόσθετα) την επιλογή Analysis ToolPak (Πακέτο εργαλείων ανάλυσης) το πλαίσιο διαλόγου που προκύπτει, φαίνεται στο Σχήμα 2-1. Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής, αναγκάζει το Excel να 33

5 34 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ φορτώνει κάθε φορά κατά την εκκίνησή του το επιπρόσθετο πρόγραμμα μακροεντολών με το όνομα Funcress.xla. Σχήμα 2-1 Το πλαίσιο διαλόγου Add-Ins για Excel 5.0 και 2002 Στην κατηγορία Συναρτήσεις χρήστη ανήκουν οι συναρτήσεις που δημιουργούμε εμείς. Υπάρχουν επίσης και μερικές άλλες εξειδικευμένες συναρτήσεις, που η εμφάνιση τους στη λίστα εξαρτάται από το αν είναι ενεργοποιημένα μέσω της εντολής Tools Add-Ins (Εργαλεία Πρόσθετα) τα Analysis ToolPak VBA και τα σχετικά με το MS Excel 4.0. Σχήμα 2-2 Το πλαίσιο διαλόγου Βοήθεια για το Excel 5.0

6 Κεφάλαιο 2: Οι συναρτήσεις Goal seek και Solver 35 Είναι αδύνατο μέσα σε ένα βιβλίο να περιγράψουμε όλες τις συναρτήσεις του Excel. Μπορούμε όμως να πάρουμε περιληπτικές πληροφορίες μέσω της εντολής Help Microsoft Excel Help Topics (Βοήθεια Θέματα στη βοήθεια για το Microsoft Excel). Στο Excel 5.0 ιδιαίτερα χρήσιμη είναι η καρτέλα Index (Ευρετήριο). Το περιβάλλον βοήθειας άλλων εκδόσεων του προγράμματος, όπως στο Excel 2000 και Excel 2002, έχει τη μορφή που φαίνεται στο Σχήμα 2-3. Στο πλαίσιο διαλόγου που φαίνεται στο Σχήμα 2-2, πληκτρολογούμε στο 1, Type The First Few Letters Of The Word You re Looking For, το όνομα της συνάρτησης για την οποία χρειαζόμαστε βοήθεια και πατάμε στο κουμπί Display (Εμφάνιση). Σχήμα 2-3 Το παράθυρο Βοήθειας του Excel 2000 Αν στο πλαίσιο διαλόγου του Σχήματος 2-2, επιλέξουμε την καρτέλα Contents (Περιεχόμενα), εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου του Σχήματος 2-4 (αριστερά). Αν διπλοπατήσουμε στο Reference Information Worksheet

7 36 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ functions (Πληροφορίες αναφοράς Συναρτήσεις του φύλλου εργασίας), θα εμφανιστεί ένας κατάλογος συναρτήσεων. Επιλέγουμε αυτήν που θέλουμε και παίρνουμε τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε. Σχήμα 2-4 Πλαίσιο διαλόγου θεμάτων Βοήθειας στο Excel 5.0 και στο Excel 2002 Αν πατήσουμε στο κουμπί της Βασικής γραμμής εργαλείων, το οποίο ενεργοποιεί τον Οδηγό Συναρτήσεων (Function Wizard) ή επιλέξουμε Insert Function (Εισαγωγή Συνάρτηση), θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου με τις κατηγορίες των συναρτήσεων για να διαλέξουμε αυτήν που θέλουμε (Σχήμα 2-5). Στην κάτω αριστερή γωνία του πλαισίου παρουσιάζεται η σύνταξή της. Περισσότερες πληροφορίες μπορούμε να πάρουμε από το σύστημα Βοήθειας του προγράμματος Σύνταξη των συναρτήσεων Εκείνο που συχνά χρειάζεται να ξέρουμε στο Excel, είναι αν υπάρχει συνάρτηση στο πρόγραμμα η οποία να εκτελεί τον υπολογισμό που μας ενδιαφέρει. Η γνώση της σύνταξης μιας συνάρτησης, δηλαδή πώς πρέπει να γράφεται για να λειτουργεί σωστά, είναι πολύ σημαντική προϋπόθεση. Οι συναρτήσεις αποτελούνται κατά κανόνα από δύο μέρη. Το πρώτο είναι το όνομα της συνάρτησης και το δεύτερο είναι το όρισμα ή τα ορίσματά της. Το όρισμα κλείνεται σε παρενθέσεις. Παράδειγμα: =SQRT(234) To SQRT είναι το όνομα και το (234) το όρισμα της συνάρτησης. Μια συνάρτηση μπορεί να χρησιμοποιεί και περισσότερα από ένα ο- ρίσματα μέσα σε παρενθέσεις (μέχρι 30), ενώ πολύ λίγες είναι αυτές

8 Κεφάλαιο 2: Οι συναρτήσεις Goal seek και Solver 37 που δεν έχουν καθόλου όρισμα. Τα ορίσματα πρέπει να διαχωρίζονται με κόμμα (,). Εδώ όμως παρεμβαίνει ο παράγοντας "διαμόρφωση των Windows", όπου για την Ελλάδα το εξ' ορισμού διαχωριστικό μεταξύ των ορισμάτων είναι το ελληνικό ερωτηματικό (;). Η χρησιμοποίηση λοιπόν του κόμματος (,) εξαρτάται από τις τοπικές ρυθμίσεις μας στα Windows. Ένα παράδειγμα συνάρτησης με πολλά ορίσματα είναι το εξής: =SUM(A3:F8;G5;H9;K3) που σημαίνει: προσθέτουμε το περιεχόμενο των κελιών από το Α3 μέχρι το F8 και στο άθροισμα αυτό προσθέτουμε το περιεχόμενο των κελιών G5, H9 και K3. Τα ορίσματα μιας συνάρτησης μπορεί να είναι άλλες ενσωματωμένες συναρτήσεις, δηλαδή περισσότερες συναρτήσεις "φωλιασμένες" μέσα σε άλλες. Για παράδειγμα, η παράσταση =SUM(INT(B2);INT(B3)) α- θροίζει τις τιμές των κελιών B2 και Β3 αλλά, αφού χρησιμοποιείται η συνάρτηση INT, θα εμφανίσει μόνο το ακέραιο μέρος του αθροίσματος Καταχώριση συναρτήσεων Η καταχώριση μιας συνάρτησης σε ένα κελί μπορεί να γίνει με πληκτρολόγηση ή με τον Οδηγό Συναρτήσεων (Function wizard) του Excel. Κατά την καταχώριση συναρτήσεων πρέπει να ακολουθούμε τα παρακάτω: Πληκτρολογούμε πάντα με μικρά γράμματα, για να γνωρίζουμε σε τι γλώσσα γράφουμε. Το Excel, μόλις ολοκληρωθεί η πληκτρολόγηση και εφόσον δεν έχουμε λάθη, μετατρέπει όλα τα γράμματα σε κεφαλαία. Αν δε γίνει αυτό σημαίνει ότι κάναμε λάθος και το πρόγραμμα δεν μπορεί να αναγνωρίσει τη συνάρτηση. Πρέπει να διαχωρίζουμε τα ορίσματα με το ελληνικό ερωτηματικό (;) και να χρησιμοποιούμε προσεκτικά τις παρενθέσεις, με ίσο αριθμό α- ριστερών και δεξιών παρενθέσεων. Πρέπει να καταχωρίζουμε τα αλφαριθμητικά δεδομένα με διπλά εισαγωγικά (").

9 38 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ Καταχώριση συναρτήσεων με πληκτρολόγηση Με τον τρόπο αυτό καταχωρίζουμε τις συναρτήσεις που γνωρίζουμε πολύ καλά και είμαστε βέβαιοι για τη σύνταξή τους. Ο τρόπος εισαγωγής είναι απλός αφού απλά ενεργοποιούμε το κελί και πληκτρολογούμε τη συνάρτηση Καταχώριση συναρτήσεων με τον Οδηγό Συναρτήσεων Η χρήση του πλαισίου διαλόγου Function Wizard (Οδηγός Συναρτήσεων) γίνεται ως εξής: Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θα καταχωρίσουμε τη συνάρτηση. Η εκκίνηση του Οδηγού Συναρτήσεων μπορεί να γίνει με πάτημα στο ή με την εντολή Insert Function (Εισαγωγή Συνάρτηση). Ό- ποιον τρόπο και αν ακολουθήσουμε θα προκύψει το πλαίσιο διαλόγου Function Wizard-Step 1 of 2 (Οδηγός Συναρτήσεων-Βήμα 1 από 2) που το βλέπουμε στο Σχήμα 2-5. Σχήμα 2-5 Πλαίσιο διαλόγου Function Wizard-Step 1 of 2 Από την περιοχή Function Category (Κατηγορία συνάρτησης) επιλέγουμε την κατηγορία της συνάρτησης. Αν δε γνωρίζουμε σε ποια κατηγορία υπάγεται η συνάρτηση που μας ενδιαφέρει, επιλέγουμε το All (Όλες) και έχουμε όλες τις συναρτήσεις του Excel.

10 Κεφάλαιο 2: Οι συναρτήσεις Goal seek και Solver 39 Από την περιοχή Function Name (Όνομα συνάρτησης), όπου έχουμε αλφαβητικά όλες τις συναρτήσεις, επιλέγουμε τη συνάρτηση που θέλουμε, π.χ. τη ΜΑΧ. Αν τώρα δε μας ενδιαφέρουν τα ορίσματα πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), ενώ αν θέλουμε να καθορίσουμε τις τιμές τους, πατάμε στο Next (Επόμενο) οπότε εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Function Wizard-Step 2 of 2 (Οδηγός Συναρτήσεων-Βήμα 2 από 2), Σχήμα 2-6. Σχήμα 2-6 Πλαίσιο διαλόγου Function Wizard-Step 2 of 2 Πληκτρολογούμε στη θυρίδα number1 (Σχήμα 2-7α) το πρώτο όρισμα (στην περίπτωσή μας το Β1). ίπλα από τη θυρίδα εμφανίζεται αμέσως η τιμή του κελιού Β1. Με Tab ή με το ποντίκι, μεταφέρουμε το σημείο εισαγωγής στη θυρίδα number 2 όπου πληκτρολογούμε το δεύτερο όρισμα (Ε1 για το παράδειγμά μας). Στην γραμμή τύπων θα αναγράφεται τώρα ο τύπος =MAX(B1:E1), όπως βλέπουμε στο Σχήμα 2-7β. (α) (β) Σχήμα 2-7 Συμπλήρωση του πλαισίου διαλόγου Function Wizard-Step 2 of 2

11 40 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ Πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος). Το φύλλο εργασίας θα έχει τη μορφή του Σχήματος 2-7β. Με Enter θα εμφανιστεί στο κελί F1 το α- ποτέλεσμα της συνάρτησης Κατηγορίες συναρτήσεων Στον Πίνακα 2-1 που ακολουθεί παρουσιάζονται οι κατηγορίες συναρτήσεων που μπορούμε να χρησιμοποιούμε σε φύλλα εργασίας και μακροεντολών. Οι συναρτήσεις φύλλων εργασίας είναι αυτές που καταχωρίζουμε α- πευθείας στα κελιά των λογιστικών φύλλων αλλά και των φύλλων μακροεντολών. Το Excel παρέχει 11 βασικές κατηγορίες συναρτήσεων, οι οποίες παρουσιάζονται στο πλαίσιο διαλόγου που ανοίγει με την εντολή Insert Function (Εισαγωγή Συνάρτηση) ή με κλικ στο κουμπί. Πίνακας 2-1 Κατηγορίες συναρτήσεων α/α Όνομα κατηγορίας συνάρτησης 1 Financial (Οικονομικές) 2 Date & Time (Ημερομηνίας και Ώρας) 3 Math & Trig (Μαθηματικές και Τριγωνομετρικές) 4 Statistical (Στατιστικές) 5 Lookup & Reference (Αναζήτησης και Αναφοράς) 6 Database (Βάσης Δεδομένων) 7 Text (Κειμένου) 8 Logical (Λογικές) 9 Information (Πληροφοριακές) 10 User defined (Συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη) 11 Engineering (Μηχανολογικές) Πρέπει να υπενθυμίσουμε και πάλι ότι για την εμφάνιση ορισμένων συναρτήσεων, καθοριστικό ρόλο παίζει η ενεργοποίηση του πρόσθετου Analysis ToolPak-VBA, του Πακέτου Εργαλείων Ανάλυσης, που γίνεται μέσω της εντολής Tools Add-Ins (Εργαλεία Πρόσθετα). Οι Συναρτήσεις Φύλλων Μακροεντολών καταγράφουν σειρές διαταγών που υπάρχουν στα μενού, όπως θα τις εκτελούσαμε με το ποντίκι. Οι συ-

12 Κεφάλαιο 2: Οι συναρτήσεις Goal seek και Solver 41 ναρτήσεις των φύλλων μακροεντολών περιλαμβάνουν εκτός από τις προηγούμενες συναρτήσεις και τις επόμενες 4 του Πίνακα 2-2. Πίνακας 2-2 Επιπλέον κατηγορίες συναρτήσεων Α/α Όνομα κατηγορίας συνάρτησης 1 Commands (Εντολές) 2 Customizing (Προσαρμογής) 3 Macro Control (Ελέγχου μακροεντολής) 4 DDE/External (Εξωτερικές/DDE) Οι προηγούμενοι δύο πίνακες παρουσιάζουν μια γενική ταξινόμηση των κατηγοριών των συναρτήσεων. Θα μπορούσαμε να δώσουμε αρκετά διαφορετικές κατηγορίες συναρτήσεων ανάλογα με το πώς θέλουμε να τις παρουσιάσουμε. Ο καθένας μπορεί να τις ταξινομεί όπως αυτός νομίζει ότι τον βοηθά να τις κατανοήσει και να τις χρησιμοποιήσει Παραδείγματα συναρτήσεων Κάθε συνάρτηση του Excel αρχίζει με το σύμβολο ίσον (=), ακολουθεί το όνομα της συνάρτησης και, τέλος, το όρισμα ή τα ορίσματά της μέσα σε παρενθέσεις. Παρακάτω δίνουμε μερικές συναρτήσεις με εφαρμογή στο Ελληνικό λεξιλόγιο. Στο υπόλοιπο κεφάλαιο δίνονται οι συναρτήσεις και στο Αγγλικό. Η τριβή και με τις δύο γλώσσες διευκολύνει τους χρήστες όταν χρησιμοποιούν Αγγλική ή Ελληνική έκδοση Μαθηματικές συναρτήσεις Συνάρτηση SUM() Με αυτήν αθροίζουμε περιεχόμενα κελιών, περιοχών, ή κελιών και περιοχών και η σύνταξή της είναι: =SUM (αριθμός1;αριθμός2...) Παραδείγματα =SUM(A2:F2) αθροίζει τις τιμές των κελιών A2, B2, C2, D2, E2 και F2. =SUM((A2:A10);(D3:D9)) αθροίζει το περιεχόμενο των κελιών Α2 μέχρι Α10 και D3 μέχρι D9. Το ερωτηματικό (;) ανάμεσα στις περιοχές είναι το διαχωριστικό των ορισμάτων.

13 42 TO EXCEL ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ =SUM(A2:A8;D4;D6;F8;K10) σημαίνει ότι αθροίζουμε την περιοχή A2 μέχρι Α8 και στο αποτέλεσμα προσθέτουμε τις τιμές των κελιών D4, D6, F8 και Κ10. Συνάρτηση ΙΝΤ() Με αυτήν στρογγυλοποιούμε ένα δεκαδικό αριθμό στον ακέραιό του, δηλαδή εμφανίζουμε μονάχα το ακέραιο μέρος των αριθμητικών τιμών παραλείποντας το δεκαδικό τους. = INT(αριθμός) Παραδείγματα =ΙΝΤ(19,743) εμφανίζει το 19 =ΙΝΤ(-25,47) εμφανίζει το -25 =INT(SUM(B3:B5)) εμφανίζει το ακέραιο μέρος του αθροίσματος των κελιών B3:B5 Συνάρτηση MOD() Με αυτήν υπολογίζουμε το υπόλοιπο μιας διαίρεσης =MOD(διαιρετέος;διαιρέτης) Παραδείγματα =MOD(7;5) εμφανίζει αποτέλεσμα 2 που είναι το υπόλοιπο της διαίρεσης του 7 με το 5. Συνάρτηση SQRT() Με αυτήν υπολογίζουμε την τετραγωνική ρίζα του περιεχομένου της παρένθεσης = SQRT(αριθμός) Παραδείγματα =SQRT(B4) δίνει την τετραγωνική ρίζα του κελιού Β4. Αν στο Β4 έχουμε το 144, το αποτέλεσμα της συνάρτησης θα είναι 12