Γνωρίστε το Excel 2007

Transcript

1 Εισαγωγή τύπων Γνωρίστε το Excel 2007 Πληκτρολογήστε το σύμβολο της ισότητας (=), χρησιμοποιήστε ένα μαθηματικό τελεστή (+,-,*,/) και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Πρόσθεση, διαίρεση, πολλαπλασιασμός και αφαίρεση = για πρόσθεση = για αφαίρεση =200*50 για πολλαπλασιασμό =200/50 για διαίρεση Οι τύποι εμφανίζονται στη γραμμή τύπων, όταν κάνετε κλικ σε ένα κελί που περιέχει αποτέλεσμα. Εάν η γραμμή τύπων δεν είναι ορατή, στην καρτέλα Προβολή στην Κορδέλα, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Γραμμή τύπων. Με την εισαγωγή αναφορών σε κελιά είναι δυνατή η αυτόματη ενημέρωση των αποτελεσμάτων των τύπων στο Excel, εάν αλλάξουν οι τιμές των κελιών. Για παράδειγμα: Πληκτρολογήστε =C4+C7 σε ένα κελί. Ή, πληκτρολογήστε το σύμβολο της ισότητας (=), κάντε κλικ στο κελί C4, πληκτρολογήστε το σύμβολο της πρόσθεσης (+) και κάντε κλικ στο κελί C7. ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΕΛΙΩΝ ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΤΙΜΕΣ Β15 στο κελί της στήλης Β και της γραμμής 15 Χρήση αναφορών κελιών σε τύπους Β15,Β20 Β15:Β20 C15:F15 C10:F20 στο κελί B15 και στο κελί B20 στην περιοχή κελιών στη στήλη B και τις γραμμές 15 έως 20 στην περιοχή κελιών στη γραμμή 15 και τις στήλες C έως F στην περιοχή κελιών στις στήλες C έως F και τις γραμμές 10 έως 20 Σημείωση Εάν δεν ενημερωθούν τα αποτελέσματα, στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Υπολογισμός, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές υπολογισμού. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματος. Άθροιση των αριθμών σε μια γραμμή ή στήλη Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUM, η οποία είναι ένας έτοιμος τύπος, για να αθροίσετε όλες τις τιμές σε μια γραμμή ή στήλη: Κάντε κλικ σε ένα κελί κάτω από τη στήλη των τιμών ή στα δεξιά της γραμμής των τιμών.

2 Στην καρτέλα Κεντρική, στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί Άθροισμα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER. Συμβουλή Το κουμπί Άθροισμα βρίσκεται στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Βιβλιοθήκη συναρτήσεων. Για να προσθέσετε ορισμένες από τις τιμές σε μια στήλη ή γραμμή: Πληκτρολογήστε το σύμβολο της ισότητας =, πληκτρολογήστε SUM και στη συνέχεια πληκτρολογήστε μια παρένθεση ανοίγματος (. Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τις αναφορές κελιών που θέλετε να προσθέσετε. Ένα κόμμα (,) διαχωρίζει μεμονωμένα ορίσματα που πληροφορούν τη συνάρτηση για το τι θα υπολογιστεί. Πληκτρολογήστε μια παρένθεση κλεισίματος ) και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Για παράδειγμα: =SUM(B2:B4,B6) και =SUM(B2,B5,B7) Μέσος όρος, μέγιστη, ελάχιστης τιμή, ή άλλες συναρτήσεις Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις AVERAGE, MAX ή MIN ή Άλλες συναρτήσεις. Επιλέξτε το κελί (κάτω ή προς τα δεξιά των τιμών) για τις οποίες θέλετε να βρείτε τον μέσο όρο (αριθμητικός μέσος), τη μέγιστη ή την ελάχιστη τιμή. Πληκτρολογήστε το σύμβολο της ισότητας = και από τη λίστα του κουμπιού Αυτόματη Άθροιση (Κεντρική καρτέλα, ομάδα Επεξεργασίας), κάντε κλικ στην εντολή Μέσος Όρος, Καταμέτρηση, Μέγιστο, Ελάχιστο και πατήστε ΕΝΤΕR. (Αν επιλέξετε Άλλες συναρτήσεις ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Επιλέξτε στο Επιλογή κατηγορίας Όλες και ENTER.) στη συνέχεια επιλέξτε την συνάρτηση και πατήστε το πλήκτρο Επιλέξτε την περιοχή τιμών που θέλετε να εφαρμοστεί η συνάρτηση και πατήστε ENTER. Εναλλακτικά πατήστε στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Βιβλιοθήκη συναρτήσεων το πλήκτρο fx, ώστε να ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης. Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τύπους και αναφορές κελιών, πληκτρολογώντας τα στη γραμμή τύπων, αφού επιλέξετε ένα κελί. Συνήθεις συναρτήσεις SUM: Αθροίζει τις τιμές των κελιών της περιοχής που ορίσαμε AVERAGE: Υπολογίζει τον μέσο όρο σε μια περιοχή κελιών MAX: Υπολογίζει τον μέγιστο αριθμό σε μια περιοχή κελιών MIN: Υπολογίζει τον ελάχιστο αριθμό σε μια περιοχή κελιών COUNT: Μετράει το πλήθος των κελιών με αριθμητική τιμή COUNTA: Μετράει το πλήθος των κελιών που δεν είναι κενά είτε έχουν κείμενο είτε αριθμό IF: Ελέγχει εάν ικανοποιείτε μια συνθήκη και επιστρέφει true αν είναι αληθής ή false για ψευδής COUNTIF: Μετράει το πλήθος των κελιών σε μια περιοχή που ικανοποιείτε μια συνθήκη Σ

3 SUMIF: Προσθέτει τα κελιά που καθορίζονται από μια συνθήκη LOWER: Μετατρέπει τα γράμματα σε πεζά UPPER: Μετατρέπει τα γράμματα σε κεφαλαία TRIM: Αφαιρεί από το κείμενο όλα τα κενά εκτός από αυτά μεταξύ των λέξεων NOW: Επιστρέφει τρέχουσα ημερομηνία και ώρα TODAY: Επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία WEEKEND: Επιστρέφει την εβδομάδα στην οποία ανήκει η ημερομηνία που γράψαμε Σε συνεχόμενο κελί με χρήση της λαβής συμπλήρωσης: Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει τον τύπο και στη συνέχεια τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την κάτω δεξιά γωνία του κελιού, μέχρι να εμφανιστεί ο μαύρος σταυρός (+). Σύρετε τη λαβή συμπλήρωσης επάνω από το κελί ή τα κελιά όπου θέλετε να αντιγράψετε τον τύπο και στη συνέχεια αφήστε το κουμπί του ποντικιού. Αντιγραφή τύπου Χωρίς χρήση της λαβής συμπλήρωσης: Επιλέξτε το κελί που περιέχει τον τύπο και στην καρτέλα Κεντρική, στην ομάδα Πρόχειρο, άντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή. Επιλέξτε το κελί ή τα κελιά όπου θέλετε να αντιγράψετε τον τύπο. Για να αντιγράψετε τον τύπο και τη μορφοποίηση, στην καρτέλα Κεντρική, στην ομάδα Πρόχειρο, επιλέξτε Επικόλληση και στη λίστα, κάντε κλικ πάλι στην εντολή Επικόλληση. Για να αντιγράψετε μόνο τον τύπο, στην καρτέλα Κεντρική, επιλέξτε Επικόλληση και στη συνέχεια στη λίστα, επιλέξτε Τύποι. Εμφάνιση τύπων στο φύλλο εργασίας. Στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Έλεγχος τύπου, κάντε κλικ στο στοιχείο Εμφάνιση τύπων. Εκτύπωση τύπων Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office επάνω δεξιά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Εκτύπωση. Αποκρύψτε τους τύπους στο φύλλο εργασίας, επαναλαμβάνοντας το βήμα 1. Συμβουλή Μπορείτε επίσης να πατήσετε τα πλήκτρα CTRL+` (το πλήκτρο ` βρίσκεται δίπλα στο πλήκτρο 1 στα περισσότερα πληκτρολόγια) για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τύπους.

4 Κατανόηση των τιμών σφάλματος ##### Η στήλη δεν έχει αρκετό πλάτος, για να εμφανιστούν τα περιεχόμενα. Αυξήστε το πλάτος της στήλης, συρρικνώστε τα περιεχόμενα ώστε να χωρούν στη στήλη ή εφαρμόστε διαφορετική μορφοποίηση στους αριθμούς. #ΑΝΑΦ! Μια αναφορά κελιού δεν είναι έγκυρη. Τα κελιά μπορεί να έχουν διαγραφεί ή να έχει γίνει επικόλληση περιεχομένων σε αυτά. #ΟΝΟΜΑ? Μπορεί να μην έχετε γράψει σωστά το όνομα μιας συνάρτησης. Τα κελιά με σφάλματα, όπως #ΟΝΟΜΑ?, μπορεί να εμφανίσουν ένα έγχρωμο τρίγωνο. Εάν κάνετε κλικ στο κελί, εμφανίζεται ένα κουμπί σφάλματος, σας προσφέρει μερικές επιλογές διόρθωσης του σφάλματος., που Χρήση περισσότερων του ενός μαθηματικών τελεστών σε έναν τύπο Εάν ένας τύπος περιέχει περισσότερους από έναν τελεστές, το Excel ακολουθεί τους κανόνες προτεραιότητας τελεστών αντί για τον συνήθη υπολογισμό που γίνεται από τα αριστερά προς τα δεξιά. Ο πολλαπλασιασμός εκτελείται πριν από την πρόσθεση: =11,97+3,99*2 είναι 19,95. Το Excel πολλαπλασιάζει το 3,99 με το 2 και στη συνέχεια προσθέτει το αποτέλεσμα στο 11,97. Οι πράξεις μέσα σε παρενθέσεις εκτελούνται πρώτα: =(11,97+3,99)*2 είναι 31,92. Το Excel εκτελεί πρώτα την πρόσθεση και στη συνέχεια πολλαπλασιάζει το αποτέλεσμα με το 2. Το Excel δεν χρησιμοποιεί τελεστές από τα αριστερά προς τα δεξιά, εάν έχουν το ίδιο επίπεδο προτεραιότητας. Ο πολλαπλασιασμός και η διαίρεση βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο. Σε κατώτερο επίπεδο από τον πολλαπλασιασμό και τη διαίρεση βρίσκονται η πρόσθεση και η αφαίρεση που ανήκουν στο ίδιο επίπεδο. Επιλογή της μορφής των Για να αυξήσω τα δεκαδικά ψηφία, κάνω κλικ στο κουμπί Αύξηση δεκαδικών τιμών που θα χρησιμοποιηθούν ψηφίων στην ομάδα Αριθμός στην καρτέλα Κεντρική, μέχρι να εμφανιστεί στους το πλήθος των δεκαδικών θέσεων που επιθυμώ. υπολογισμούς Διάφοροι τύποι αναφορών: 1.Οι σχετικές αναφορές αλλάζουν καθώς αντιγράφονται. 2. Οι απόλυτες αναφορές παραμένουν ως έχουν όταν αντιγράφονται. Σχετική Κάθε σχετική αναφορά κελιού σε έναν τύπο αλλάζει αυτόματα, όταν ο τύπος αντιγράφεται σε μια στήλη ή σε μια γραμμή. Αυτός είναι ο λόγος που στο πρώτο μάθημα μπορούσατε να αντιγράψετε τον τύπο για τον Ιανουάριο, για να προσθέσετε τα έξοδα για το Φεβρουάριο. Σύμφωνα με το παράδειγμα που εμφανίζεται εδώ, όταν ο τύπος =C4*$D$9 αντιγράφεται από γραμμή σε γραμμή, οι σχετικές αναφορές κελιών αλλάζουν από C4 σε C5 σε C6.

5 Απόλυτη Μια απόλυτη αναφορά κελιού είναι σταθερή. Οι απόλυτες αναφορές δεν αλλάζουν, εάν αντιγράψετε έναν τύπο από το ένα κελί σε ένα άλλο. Οι απόλυτες αναφορές έχουν σύμβολα του δολαρίου ($) όπως αυτή: $D$9. Όπως φαίνεται στην εικόνα, όταν ο τύπος =C4*$D$9 αντιγράφεται από γραμμή σε γραμμή, η απόλυτη αναφορά του κελιού παραμένει $D$9. Μεικτή Μια μεικτή αναφορά κελιού περιέχει είτε μια απόλυτη στήλη και μια σχετική γραμμή είτε μια απόλυτη γραμμή και μια σχετική στήλη. Για παράδειγμα, η αναφορά $A1 είναι μια απόλυτη αναφορά στη στήλη A και μια σχετική αναφορά στη γραμμή 1. Όταν μια μεικτή αναφορά αντιγράφεται από το ένα κελί σε ένα άλλο, η απόλυτη αναφορά παραμένει ως έχει, αλλά η σχετική αναφορά αλλάζει. Χρήση αναφορών κελιών 1. Οι σχετικές αναφορές κελιών αλλάζουν από γραμμή σε γραμμή. 2. Οι απόλυτες αναφορές κελιών αναφέρονται πάντα στο κελί D9. 3. Το κελί D9 περιέχει την τιμή για την έκπτωση του 7 τοις εκατό. Χρησιμοποιήστε απόλυτες αναφορές, για να αναφερθείτε σε κελιά που δεν θέλετε να αλλάξουν καθώς αντιγράφεται ο τύπος. Οι αναφορές είναι σχετικές από προεπιλογή. Επομένως, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε σύμβολα δολαρίου, όπως φαίνεται στον αριθμό 2 στο παράδειγμα, για να αλλάξετε τον τύπο της αναφοράς σε απόλυτη. Ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε ένα πακέτο εκπτωτικών κουπονιών ψυχαγωγίας που σας προσφέρει 7 τοις εκατό έκπτωση για ενοικιάσεις βίντεο, ταινιών και CD. Αναρωτιέστε ποιο θα είναι το ποσό που θα εξοικονομήσετε σε ένα μήνα, χρησιμοποιώντας τις εκπτωτικές προσφορές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο, για να πολλαπλασιάσετε αυτές τις δαπάνες του Φεβρουαρίου με το 7 τοις εκατό. Θα πληκτρολογήσετε το ποσοστό έκπτωσης 0,07 στο κενό κελί D9 και στη συνέχεια θα πληκτρολογήσετε έναν τύπο στο κελί D4, ξεκινώντας με το =C4*. Στη συνέχεια, θα πληκτρολογήσετε το σύμβολο του δολαρίου ($) και το γράμμα D, για να κάνετε μια απόλυτη αναφορά στη στήλη D, και το $9, για να κάνετε μια απόλυτη αναφορά στη γραμμή 9. Ο τύπος σας θα πολλαπλασιάσει την τιμή του κελιού C4 με την τιμή του κελιού D9. Στη συνέχεια, θα αντιγράψετε τον τύπο από το κελί D4 στο D5 χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης. Καθώς αντιγράφεται ο τύπος, η σχετική αναφορά κελιού αλλάζει από C4 σε C5, ενώ η απόλυτη αναφορά για την έκπτωση στο D9 δεν αλλάζει. Παραμένει $D$9 σε κάθε γραμμή στην οποία αντιγράφεται.

6 Δημιουργία γραφήματος με κλικ σε έναν τύπο γραφήματος της ομάδας Γραφήματα στην καρτέλα Εισαγωγή. Εδώ έχουμε ένα φύλλο εργασίας που εμφανίζει πόσα Tablets πούλησε κάθε ένας από τους τρεις πωλητές κάθε μήνα για τρεις μήνες. Χρειάζεστε ένα γράφημα που να εμφανίζει τους πωλητές συγκριτικά μεταξύ τους, ανά μήνα για το δεύτερο τρίμηνο του έτους. Για να δημιουργήσετε το γράφημα, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε, συμπεριλαμβανομένων των τίτλων κάθε στήλης (Απρίλιος, Μάιος, Ιούνιος) και των ετικετών γραμμής (τα ονόματα των πωλητών). Στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στην ομάδα Γραφήματα, κάντε κλικ στο κουμπί Στήλη. Μπορείτε να επιλέξετε άλλο τύπο γραφήματος, αλλά συνήθως χρησιμοποιούνται τα γραφήματα με στήλες για τη σύγκριση στοιχείων και θα κάνουν σαφή τα ζητούμενα στοιχεία. Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλη, θα δείτε αρκετούς τύπους γραφημάτων στήλης από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Κάντε κλικ στην επιλογή Στήλη τμημάτων, το πρώτο γράφημα στήλης στη λίστα Στήλη 2-Δ. Μία Συμβουλή οθόνης εμφανίζει το όνομα του τύπου γραφήματος όταν τοποθετείτε το δείκτη πάνω από κάποιο τύπο γραφήματος. Η Συμβουλή οθόνης παρέχει επίσης περιγραφή του τύπου γραφήματος και σας δίνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης κάθε τύπου. Συμβουλή Αν θέλετε να αλλάξετε τον τύπο γραφήματος μετά τη δημιουργία του γραφήματος, κάντε κλικ μέσα στο γράφημα. Στην καρτέλα Σχεδίαση στην εντολή Εργαλεία γραφήματος, στην ομάδα Τύπος κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή τύπου γραφήματος και επιλέξτε άλλο τύπο γραφήματος.