Word 3: Δημιουργία πίνακα

Transcript

1 Word 3: Δημιουργία πίνακα Θα ολοκληρώσουμε την πρακτική μας άσκηση πάνω στο περιβάλλον του Microsoft Word 2013 πειραματιζόμενοι με την καταχώρηση ενός πίνακα στο εσωτερικό ενός εγγράφου. Πολλές φορές απαιτείται να εισάγουμε έναν ή περισσότερους πίνακες σε κείμενα γραμμένα στο Word, επειδή παρουσιάζουν δεδομένα σε στηλοποιημένη μορφή. Ένας πίνακας είναι ένα σύνολο θέσεων που προκύπτουν από την τομή ορισμένων γραμμών και στηλών. Οι περιοχές του πίνακα με τα μικρότερα ορθογώνια ονομάζονται κελιά του πίνακα και, εκεί καταχωρούμε οποιασδήποτε μορφής περιεχόμενα (κείμενο, αριθμούς κτλ). ακολουθώντας τα εξής βήματα: Έτσι, ένας πίνακας αποτελείται από ορισμένο αριθμό γραμμών και στηλών (βλέπε διπλανό σχήμα). Συνήθως, πρώτα δημιουργούμε τον πίνακα και μετά καταχωρούμε τα δεδομένα. Στην παρούσα εργασία θα δημιουργήσουμε ένα πίνακα 9 γραμμών και 5 στηλών, 1. Στην καρτέλα «ΕΙΣΑΓΩΓΗ» επιλέγουμε «πίνακες» και ανοίγουμε τον πτυσσόμενο κατάλογο, όπως φαίνεται δίπλα. 2. Έχουμε δύο επιλογές να εισάγουμε τον πίνακα: είτε σαρώνοντας με τον δρομέα του ποντικιού τον επιθυμητό αριθμό γραμμών και στηλών από το μωσαϊκό με τα τετραγωνάκια (επιλογή 1), είτε επιλέγοντας «Εισαγωγή πίνακα». 3. Εμείς ακολουθούμε την επιλογή 2, και εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Εισαγωγή πίνακα» (όπως φαίνεται παρακάτω). 4. Εκεί επιλέγουμε τον επιθυμητό αριθμό γραμμών και στηλών (επιλογή 3), και κατόπιν επιλέγουμε «Αυτόματη Προσαρμογή στα περιεχόμενα» (επιλογή 4). 5. Πατάμε «ΟΚ». Τότε θα εμφανιστεί ο πίνακας με την εξής συνεπτυγμένη μορφή: 1

2 Τώρα είμαστε έτοιμοι να πληκτρολογήσουμε τα περιεχόμενα του πίνακα. Αρχίζουμε συνήθως από την 1 η σειρά στην οποία γράφουμε τους τίτλους των στηλών. Κατόπιν συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα στοιχεία του πίνακα, όπως φαίνεται στο κατωτέρω σχήμα, προσέχοντας να αλλάζουμε σειρά όταν πρέπει: Η επόμενη κίνηση, είναι να μορφοποιήσουμε στοιχειωδώς τα καταχωρημένα περιεχόμενα. Δεν πρέπει να λησμονούμε ότι πριν κάνουμε οποιαδήποτε μορφοποίηση θα πρέπει να επιλέγουμε την αντίστοιχη περιοχή κελιών του πίνακα. Αν η περιοχή επιλογής είναι ένα μόνο κελί τότε θέτουμε τον δείκτη του ποντικιού στο αριστερό περιθώριο του κελιού (δηλαδή στην περιοχή μεταξύ του κειμένου και της αριστερής πλευράς του κελιού (βλέπε δεξιό σχήμα)). Παίρνοντας ο δείκτης μορφή βέλους με κατεύθυνση προς τα δεξιά, κάνουμε κλικ και το επιλεγόμενο κελί φωτίζεται ανάστροφα. Αν η περιοχή επιλογής είναι μία μόνο γραμμή (ή στήλη) τότε αρκεί να θέσουμε τον δείκτη του ποντικιού αριστερά από την γραμμή (ή στην πάνω γραμμή του πλέγματος της στήλης), όπως φαίνεται στο διπλανό σχήμα και να κάνουμε κλικ ώστε αυτή να φωτιστεί ανάστροφα. Αν η περιοχή προς επιλογή περιέχει πολλές γραμμές (ή στήλες) τότε πατάμε αριστερά από την γραμμή (ή στην πάνω γραμμή του πλέγματος της στήλης) έναρξης και με πατημένο το αριστερό πλήκτρο σύρουμε το ποντίκι μας προς τα κάτω (αντίστοιχα δεξιά) έως ότου φωτίσουμε ανάστροφα όλες τις επιθυμητές γραμμές (ή στήλες). 2

3 Τέλος, αν η περιοχή είναι ένα ορθογώνιο υποσύνολο κελιών του πίνακα, τότε θέτουμε τον δείκτη του ποντικιού στο αριστερό περιθώριο του κελιού αφετηρίας (ώστε να πάρει την μορφή δεξιού πλάγιου βέλους) και με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σύρουμε έως το κελί τερματισμού της περιοχής. Με βάση τα προαναφερθέντα, υλοποιούμε ορισμένες πρώτες μορφοποιήσεις: 1. Επιλέγουμε μία-μία τις στήλες «Α/Α» και «ΠΟΣΟΤΗΤΑ» και για κάθε μία ενεργοποιούμε το εργαλείο «Στοίχιση στο κέντρο». 2. Όμοια για τις στήλες «ΤΙΜΗ ΜΟΝΑΔΟΣ» και «ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΙΜΗ» ενεργοποιούμε το εργαλείο «Στοίχιση δεξιά». 3. Επιλέγουμε μαζί τα περιεχόμενα Συνολική καθαρή αξία» και «Αξία Φ.Π.Α. 18%» και κατόπιν ενεργοποιούμε διαδοχικά τα εργαλεία «Έντονη γραφή (Β)» και «Πλάγια γραφή (Ι)». 4. Επιλέγουμε το περιεχόμενο «ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΙΜΗ» και ενεργοποιούμε «Έντονη γραφή (Β)». 5. Επιδιορθώνουμε τις επικεφαλίδες των τίτλων των στηλών: επιλέγουμε την 1 η σειρά και ενεργοποιούμε διαδοχικά τα εργαλεία «Έντονη γραφή (Β)» και «Στοίχιση στο κέντρο» Στη συνέχεια θα ρυθμίσουμε το πλάτος των στηλών «Α/Α» και «ΕΙΔΟΣ» ως εξής: θα μειώσουμε το πλάτος της 1 ης και θα αυξήσουμε το πλάτος της 2 ης. Για τον σκοπό αυτόν κάνοντας (αριστερό) κλικ σε ένα τυχαίο εσωτερικό σημείο του πίνακα, βλέπουμε να εμφανίζονται πάνω στον οριζόντιο χάρακα, στο ύψος των άκρων κάθε στήλης, επαναλαμβανόμενα σημάδια με τον τίτλο: «Μετακίνηση στήλης πίνακα» (βλέπε κατωτέρω σχήμα). Θέτουμε τον δείκτη του ποντικιού στο δεξιό σημάδι μετακίνησης της στήλης «Α/Α» (οπότε αυτός γίνεται οριζόντιο βέλος με διπλή αιχμή) και πατώντας (κλικ) το σύρουμε προς τα αριστερά. Κατά την μετακίνηση βλέπουμε την δεξιά μεριά της 1 ης στήλης να μετατοπίζεται ταυτόχρονα προς τα αριστερά. Όταν μειώσουμε το πλάτος της κατάλληλα σταματάμε την μετακίνηση και αφήνουμε το πλήκτρο του ποντικιού. Ακολουθώντας το ίδιο σκεπτικό, για να αυξήσουμε κατάλληλα το πλάτος της στήλης «ΕΙΔΟΣ», αρκεί να σύρουμε κατάλληλα το δεξιό σημάδι μετακίνησης της στήλης αυτής προς τα δεξιά. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ένας εναλλακτικός και απλός τρόπος για να κάνουμε αυξομείωση στηλών είναι ως εξής: τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού στην κάθετη γραμμή του πίνακα που επιθυμούμε να μετακινήσουμε (δεξιά ή αριστερά) έτσι ώστε να μετατραπεί σε δύο κάθετες γραμμές με ένα οριζόντιο βελάκι η κάθε μία. Ανάμεσα στις κάθετες γραμμές να φαίνεται η κάθετη γραμμή του πίνακα, όπως φαίνεται στο διπλανό σχήμα. Σύρουμε κατόπιν τον δείκτη προς την επιθυμητή θέση. 3

4 Κατόπιν θα κάνουμε το πλέγμα του πίνακα πιο έντονο ως εξής: 1. Επιλέγουμε τον πίνακα (πατώντας και σύροντας από την πρώτη έως την τελευταία γραμμή ή από την πρώτη έως την τελευταία του στήλη). 2. Από την καρτέλα «ΚΕΝΤΡΙΚΗ» επιλέγουμε το τμήμα «Παράγραφος» και ανοίγουμε τον πτυσσόμενο κατάλογο «Περιγράμματα». Εκεί διαλέγουμε «Περιγράμματα και σκίαση» 3. Στο εμφανιζόμενο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου ενεργοποιούμε την καρτέλα «Περιγράμματα» (αν δεν είναι ήδη). 4. Στο τμήμα «Ρύθμιση» επιλέγουμε «Πλέγμα». 5. Αφήνουμε την πρώτη επιλογή στο τμήμα «Στυλ:» 6. Ξεδιπλώνουμε τους πτυσσόμενους καταλόγους «Χρώμα» και «Πλάτος» και μέσα τους επιλέγουμε μαύρο χρώμα(ή αυτόματο) και ¾ στ αντίστοιχα. 7. Πατάμε «ΟΚ» Ο πίνακάς μας τώρα πρέπει να μοιάζει με τον: 4

5 Για την εμφάνιση της «Συνολικής καθαρής αξίας», της «Αξίας Φ.Π.Α. 18%» και της «ΣΥΝΟΛΙΚΗΣ ΤΙΜΗΣ» θα κάνουμε χρήση των τύπων. Οι τύποι είναι μαθηματικές εκφράσεις οι οποίες περιέχουν αριθμητικά ή αλγεβρικά δεδομένα ή συναρτήσεις, όπως πχ η συνάρτηση SUM ή η AVERAGE κτλ. Έτσι λοιπόν, για να εμφανίσουμε το άθροισμα στην «Συνολική καθαρή αξία» ενεργούμε ως εξής: 1. Θέτουμε τον δρομέα του ποντικιού μέσα στο κελί υποδοχής, που στην προκειμένη περίπτωση είναι αυτό που βρίσκεται κάτω από το κελί με περιεχόμενο τον αριθμό Επιλέγουμε την καρτέλα «ΔΙΑΤΑΞΗ», κατόπιν την περιοχή «Δεδομένα» και από τον πτυσσόμενο κατάλογο επιλέγουμε «Τύπο» (ο τύπος πρεπει ΠΑΝΤΟΤΕ να είναι στα Αγγλικά). Αυτές οι ενέργειες φαίνονται στο κατωτέρω σχήμα με τα διαδοχικά βήματα 1, 2, και 3 Τότε εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Τύπος», στο οποίο πληκτρολογούμε (όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα) τον τύπο «SUM(ABOVE)» μετά από το σύμβολο «=» 5

6 Έτσι δηλώνουμε στο Word την άθροιση (συνάρτηση SUM) των περιεχομένων όλων των κελιών που βρίσκονται επάνω (ABOVE) από το κελί που επιλέξαμε. 3 Πατάμε «ΟΚ» Και εμφανίζεται το ποσό των δρχ Όμοια, για να εμφανίσουμε κάτω από την «Συνολική καθαρή αξία», την «Αξία Φ.Π.Α. 18%»: 1. Επιλέγουμε το κελί υποδοχής (κάτω από το κελί με περιεχόμενο ) 2. Επιλέγουμε την καρτέλα «ΔΙΑΤΑΞΗ», κατόπιν την περιοχή «Δεδομένα» και από τον πτυσσόμενο κατάλογο επιλέγουμε «Τύπο» στον οποίο πληκτρολογούμε «18%*Ε7» (μετά το ίσον (=)), θέλοντας να δείξουμε στο Word ότι επιθυμούμε να εμφανίσουμε το 18% του περιεχομένου του κελιού που βρίσκεται πάνω ακριβώς από το κελί που επιλέξαμε. Το σύμβολο «*» είναι ο αριθμητικός τελεστής του πολλαπλασιασμού. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η ονομασία των κελιών ακολουθεί τον τρόπο ονομασίας που φαίνεται στο διπλανό σχήμα. Επομένως το κελί Ε7 βρίσκεται στην 5 η στήλη (συνεπώς στην στήλη Ε) και στην 7 η γραμμή.: 3. Πατάμε «ΟΚ» Και εμφανίζεται το ποσό των δρχ. Όμοια, για να εμφανίσουμε την «ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΙΜΗ»: 1. Επιλέγουμε το κελί υποδοχής (κάτω από το κελί με περιεχόμενο ). 2. Στο πλαίσιο «Τύπος» γράφουμε την συνάρτηση (πάντα στα Αγγλικά): SUM(E7:E8) για να δηλώσουμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε τα περιεχόμενα της περιοχής των κελιών που αρχίζει από το κελί Ε7 και τελειώνει στο κελί Ε8. Θα αποκρύψουμε τώρα τις κάτω και αριστερές πλευρές των κελιών Α7, Α8, και Α9, όπως και τις κατακόρυφες πλευρές των κελιών C7, C8, C9, D7, D8 και D9, ώστε οι τρεις τελευταίες σειρές του πίνακα να φαίνονται ότι αποτελούνται από ένα και μόνο κελί. Αυτό το επιτυγχάνουμε εργαζόμενοι ως εξής: 1. Επιλέγουμε τα κελιά Α7 έως Α9. 2. Από την καρτέλα «ΚΕΝΤΡΙΚΗ» και την περιοχή «Παράγραφος» ανοίγουμε τον πτυσσόμενο κατάλογο και επιλέγουμε «Περιγράμματα και σκίαση»: 3. Στο εμφανιζόμενο πλαίσιο διαλόγου (Τμήμα «Προεπισκόπηση») βλέπουμε ένα δείγμα με το υπάρχον πλέγμα για τα επιλεγόμενα κελιά. Μέσα σ αυτό το διάγραμμα θέτουμε διαδοχικά τον δείκτη του ποντικιού πάνω σ ένα σημείο της πλευράς που θέλουμε να 6

7 αποκρύψουμε και κάνουμε κλικ. Στην περίπτωσή μας θα εφαρμόσουμε διαδοχικά αυτήν την διαδικασία για την μεσαία οριζόντια, την κάτω οριζόντια και την αριστερή κατακόρυφη γραμμή. 4. Πατάμε «ΟΚ». Επιλέγουμε τώρα την ορθογώνια περιοχή κελιών: C7, C8, C9 D7, D8, D9 και ακολουθώντας την ίδια διαδικασία κάνουμε διαδοχικά κλικ πάνω στην αριστερή κατακόρυφη, την μεσαία κατακόρυφη και την δεξιά κατακόρυφη γραμμή. Κατόπιν πατάμε «ΟΚ». Τέλος, επιλέγουμε το κάτω-δεξιό κελί του πίνακα και πατάμε το κουμπί της έντονης γραφής (Β) και ακολούθως χρωματίζουμε την τελευταία γραμμή του πίνακα, επιλέγοντάς το τελευταίο ενιαίο κελί και ενεργοποιούμε την επιλογή «Περιγράμματα και σκίαση» και ακολουθούμε τα βήματα 1 και 2 όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα: Από τα χρώματα επιλέγουμε το χρώμα: γκρί και πατάμε «ΟΚ» Η τελική μορφή του πίνακά μας πρέπει να φαίνεται στην επόμενη σελίδα: 7

8 8