ύστημα Διαχείρισης υνεδρίων

Transcript

1 ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΠΟΔΙΣΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ ΤΠΟΛΟΓΙΣΙΚΟ ΚΕΝΣΡΟ ύστημα Διαχείρισης υνεδρίων Οδηγίες χρήσης Υπολογιςτικό Κέντρο 2/6/2018 0

2 1

3 Περιεχόμενα Ειςαγωγή...3 Kεφάλαιο 1: Δημιουργία ιςτοςελίδασ ςυνεδρίου...4 Βαςικζσ λειτουργίεσ διαχείριςησ - Conference Management...4 Διαχείριςη ιςτοςελίδασ ςυνεδρίου...4 Ανακοινώςεισ - Announcements...8 Κεφάλαιο 2 : Διαχείριςη υνεδρίου Current Conferences...9 Δημιουργία ςυνεδρίoυ Setup...9 Πρόγραμμα υνεδρίoυ-conference Timeline υνεδρίεσ -Conference Tracks Oμάδα οργάνωςησ - Οrganizing Team Πρόγραμμα του ςυνεδρίου - Program τατιςτικά και αναφορζσ Stats & Reports Eγγραφζσ Registrations Χρονοπρογραμματιςτήσ Scheduler Tρόποι Πληρωμήσ-Payment Methods και Διαμονή Αccomodation Κεφάλαιο 3 : Ρόλοι Roles Roles Director Track Director Aξιολογητζσ Reviewers υντάκτεσ Authors Κεφάλαιο 4 : Tελική παρουςίαςη του ςυνεδρίου Αναγνώςτεσ -Readers Eγγραφή

4 Γηαρείξηζε ζπλεδξίσλ κε ηε ρξήζε ηνπ ινγηζκηθνύ PΚP Open Conference Systems Ειςαγωγή H δηαρείξηζε ζπλεδξίσλ ζήκεξα ζηνλ αθαδεκαηθό ρώξν είλαη κηα δηαδηθαζία πνπ δελ αθνξά ηελ δηαρέηξηζε κηαο ηζηνζειίδαο αιιά εκπιέθεη θαη άιινπο πξόζζεηεο δηαδηθαζίεο όπσο απηή ηεο εγγξαθήο (registration), ππνβνιήο εξγαζηώλ (paper submission), δηόξζσζεο (review) θιπ. Με ηελ εγθαηάζηαζε ελόο θεληξηθνύ ζπζηήκαηνο δηαρείξηζεο ζπλεδξίσλ νη ελδηαθεξόκελνη ρξήζηεο ηνπ παλεπηζηεκίνπ κπνξνύλ απνθηώληαο έλαλ θσδηθό λα δεκηνπξγήζνπλ θαη λα δηαρεηξηζηνύλ έλα ζπλέδξην ζε δηάθνξα επίπεδα. Σν ινγηζκηθό δηαρείξηζεο είλαη ην Open Conference Systems (OCS) από ηελ πξσηνβνπιία PKP κεξηθώλ παλεπηζηεκίσλ ηεο Βόξεηαο Ακεξηθήο γηα ηελ αλάπηπμε θαη ζπληήξεζε ινγηζκηθώλ Open Source γηα εηδηθέο ρξήζεηο ζηνλ αθαδεκαηθό ρώξν. Η εθαξκνγή δηαρείξηζεο ζπλεδξίσλ γηα ην Παλεπηζηήκην Αζελώλ βξίζθεηαη ζηελ δηεύζπλζε : 3

5 Kεφάλαιο 1: Δημιουργία ιςτοςελίδασ ςυνεδρίου Βαςικέσ λειτουργίεσ διαχείριςησ - Conference Management Ο δηαρεηξηζηήο ηεο πιαηθόξκαο OCS δεκηνπξγεί θαηαξρήλ απηόο ην ζπλέδξην (conference) κε ζπγθεθξηκέλν όλνκα-ζπληόκεπζε θαζώο θαη ηνλ αληίζηνηρν θσδηθό δηαρεηξηζηή Conference Manager. Mε ηνλ θσδηθό απηό ν αηηνύκελνο ρξήζηεο κέινο ηνπ ΔΚΠΑ κπνξεί λα δηαρεηξηζηεί ην ζπγθεθξηκέλν ζπλέδξην θαη λα ην παξακεηξνπνηήζεη. Σν βαζηθό κελνύ δηαρείξηζεο είλαη:» Website Management» Scheduled Conferences» Announcements» Review Forms» Prepared s» Reading Tools» Files Browser» Languages» System Plugins Διαχείριςη ιςτοςελίδασ ςυνεδρίου Απν ηνλ δηαρεηξηζηή ηνπ ζπζηήκαηνο αξρηθνπνηείηαη ε ηζηνζειίδα ηνπ ζπλεδξίνπ, είλαη ηεο κνξθήο γηα παξάδεηγκα : όπνπ π.ρ hcss είλαη ην αξηηθόιεμν πνπ πεξηγξάθεη ην ζπλέδξην. Mε ηελ επηινγή Website Management o conference manager δηαρεηξίδεηαη ηα βαζηθά πεδία ηνπ ζπλεδξίνπ: Πεξηγξαθή, ηίηιν, όλνκα, πξόζζεηα ζηνηρεία γηα ηελ ηζηνζειίδα, header, logo, style γηα ηελ ζηπιηζηηθή κνξθνπνίεζε ηνπ αθόκα θαη πξόζζεηα ζηνηρεία γηα ηελ επθνιόηεξε δεηθηνδόηεζε γηα ηηο κεραλέο αλαδήηεζεο ζην Ιληεξλεη. βι. παξαθάησ ηηο επηινγέο: 4

6 H επηινγή 4 Conference Style δίλεη ηε δπλαηόηεηα αηζζεηηθήο δηαθνξνπνίεζεο ηνπ ζπλεδξίνπ κε ηνλ νξηζκό upload αξρείνπ Conference Style.CSS πνπ έρεη δεκηνπξγεζεί εηδηθά γηα ην ζπλέδξην. 5

7 O conference manager δεκηνπξγεί έλα ή πεξηζζόηεξα πξνγξακκαηηζκέλα ζπλέδξηα (scheduled conferences). Μελνύ : Scheduled Conferences / Create a Scheduled Conference. Κάζε έλα πξνγξακκαηηζκέλν ζπλέδξην αθνξά ην ζπλέδξην ζε ζπγθεθξηκέλν ρξόλν θαη δηαθνξνπνηείηαη ρξνληθά κε θάπνην αξηηθόιεμν κε ρξνληθό πξνζδηνξηζκό (έηνο, κελαο θιπ). ε θάζε έλα αληηζηνηρεί έλα ζπγθεθξηκέλν αξηηθόιεμν πνπ αθνξά ηε ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή πεξίνδν. 6

8 Αληίζηνηρα δεκηνπξγείηαη ε ίληεξλεη δηεύζπλζε ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ζπλεδξίνπ κε URL : Γεκηνπξγείηαη επίζεο θαη ην κελνύ δηαρείξηζεο γηα ην ζπγθεθξηκέλν ζπλέδξην scheduled conference πνπ έρνπκε δεκηνπξγήζεη : 7

9 Ανακοινώςεισ - Announcements ην βαζηθό κελνύ ηεο ηζηνζειίδαο ζπλεδξίνπ- Conference Website, κε ηελ επηινγή Αλαθνηλώζεηο πξνζδηνξίδνληαη αλαθνηλώζεηο γηα ην ζπλέδξην γεληθόηεξα ζηελ ηζηνζειίδα. Review Forms, Prepared Mails, Files Browser Σα επόκελα εξγαιεία δίλνπλ πξόζζεηεο δπλαηόηεηεο. Με ηηο θόξκεο αμηνιόγεζεο -Review Forms παξακεηξνπνηνύληαη νη θόξκεο γηα ηεο αμηνιόγεζε. Με ηα Πξνεηνηκαζκέλα Μελύκαηα-Prepared Mail θαζνξίδνληαη ηα γεληθά κελύκαηα απνζηνιήο γηα ηηο δηάθνξεο θάζεηο ηνπ ζπλεδξίνπ ελώ κε ηνλ Files Browser δίλεηαη ε δπλαηόηεηα ππνβνιήο θαη αλεβάζκαηνο αξρέησλ γηα ην ζπλέδξην. 8

10 Κεφάλαιο 2 : Διαχείριςη υνεδρίου Current Conferences Δημιουργία ςυνεδρίoυ Setup Από ην κελνύ Setup, κε ηα βήκαηα Details, Submissions, Review ν δηαρεηξηζηήο conference manager ζηήλεη ην ζπγθεθξηκέλν ζπλέδξην. Eλα ζπλέδξην κπνξεί λα έρεη πνιιά ζπλέδξηα θάησ από ηελ ίδηα ηζηνζειίδα ζπλεδξίνπ, γηα παξάδεηγκα όηαλ επαλαιακβάλεηαη ζε πεξηνδηθή βάζε. ην 1ν βήκα Details δίλoληαη βαζηθά ζηνηρεία όπσο ε πεξηγξαθή (Description), ηνπνζεζία (Location), ππεύζπλνο επηθνηλσλίαο (contact), . ην 2ν βήκα Submissions θαζνξίδνληαη παξάκεηξνη ησλ δεκνζηεύζεσλ (submissions) ηνπ ζπλεδξίνπ. πγθεθξηκέλα έρνπκε: 2.1 Submission Process O δηαρεηξηζηήο θαζνξίδεη Yιηθό Υπνβνιήο -Submission Material εαλ είλαη γηα παξάδεηγκα πεξίιεςε (abstract), πιήξεο πξόηαζε (full proposal) θιπ. Δπίζεο κπνξεί λα θαζνξίδεη πξόζζεηνπο Τύπνπο Υπνβνιήο Submission Types, θαη άιια ζηνηρεία. 2.2 Call for Papers Message (CFP) Kαζνξίδεηαη ην κήλπκα ηεο ηζηνζειίδαο γηα ηελ ππνβνιή πξνηάζεσλ. 2.3 Αuthor Guidelines Οδεγίεο θαη θαλόλεο γηα ηελ ππνβνιή πξνηάζεσλ θαη αληίζηνηρε ιίζηα ζπκπιήξσζεο - Submission Preparation Cheklist. 2.4 Submission Indexing Γίλνληαη ηα κεηαδεδνκέλα metadata : ζηνηρεία, θιεηδηά, ιέμεηο γηα ηελ ηαπηνπνίεζε θαη δεηθηνδόηεζε/αλεύξεζε ζύκθσλα κε ην Οpen Archives Protocol. 9

11 ην 3ν βήκα Reviews o Conference Manager θαζνξίδεη πνιηηηθέο γηα ηε δηαδηθαζία Αμηνιόγεζεο ησλ Εξγαζηώλ Review. 3.1 Review Policy Καζνξίδεηαη ην κήλπκα γηα ηελ πνιηηηθή αμηνιόγεζεο 3.2 Peer Review Καζνξίδνληαη θξηηήξηα θαη πνιηηηθέο γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Πρόγραμμα υνεδρίoυ-conference Timeline Γειώλνληαη νη εκεξνκελίεο πνπ αληηζηνηρνύλ ζηηο δηαδηθαζίεο - θάζεηο ηνπ ζπλεδξίνπ. Δλεξγνπνηνύληαη θαη απελεξγνπνηνύληαη αληίζηνηρα δηαθνξεηηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ζπλεδξίνπ ζηελ ηζηνζειίδα: δηεμαγσγή ηνπ ζπλεδξίνπ, ιεηηνπξγία ηεο ζειίδαο, ππνβνιή εξγαζηώλ, αμηνιόγεζε θιπ κε βάζε ηηο εκεξνκελίεο πνπ δειώλνληαη. 10

12 υνεδρίεσ -Conference Tracks Έλα ζπλέδξην κπνξεί λα έρεη πνιιέο παξνπζηάζεηο ή ζπλεδξίεο Conference Τracks. O δηαρεηξηζηήο ζπλεδξίνπ πεγαίλεη ζηελ επηινγή Conference Tracks θαη δεκηνπξγεί ηηο ζπλεδξίεο ηνπ ζπλεδξίνπ. 11

13 12

14 Oμάδα οργάνωςησ - Οrganizing Team Oξίδεηαη ε νκάδα νξγάλσζεο. Η επηινγή ησλ κειώλ γίλεηαη κέζσ ησλ ήδε πθηζηακέλσλ ινγαξηαζκώλ ρξεζηώλ ζηνπο νπνίνπο έρνπλ αλαηεζεί Ρόινη -Roles -βι. κελνύ Roles. Πρόγραμμα του ςυνεδρίου - Program Οξίδεηαη ην πξόγξακκα ηνπ ζπλεδξίνπ κε αληίζηνηρν αξρείν πνπ ζα αλαξηεζεί κε ην αλέβαζκα ηνπ upload.. τατιςτικά και αναφορέσ Stats & Reports ηαηηζηηθά θαη αλαθνξέο σο πξνο δηάθνξα ζηνηρεία αλα ζπλεδξία θαη ζπλνιηθά. Γίλνληαη θαη γηα ηελ νκαδηθή αμηνιόγεζε -peer review. Eγγραφέσ Registrations Γίλεηαη ε δηαρείξηζε ηεο δηαδηθαζίαο Eγγξαθώλ Registrations ησλ ζπκκεηερόλησλ ζην ζπλέδξην. Mε ηελ επηινγή Registration εκθαλίδνληαη νη εκπιεθόκελνη ρξήζηεο ηνπ ζπλεδξίνπ θαη δίλεηαη ε δπλαηόηεηα δεκηνπξγίαο λένπ ρξήζηε. Με ην Registration Types θαζνξίδνληαη δηαθνξεηηθνί ηύπνη εγγξαθώλ π.ρ θνηηεηηθέο εγγξαθέο, θαλνληθνί ρξήζηεο θιπ Yπάξρνπλ θαη άιιεο επηινγέο ζην κελνύ Registration Policies όπσο Registration Manager, Registration Information, Registration Expiry Reminders, Open Access Options for Registration. 13

15 14

16 Χρονοπρογραμματιςτήσ Scheduler Με ηνλ Scheduler δίλεηαη ε δπλαηόηεηα πξνγξακκαηηζκνύ παξνπζηάζεσλ, εθδειώζεσλ -events ζε αληίζηνηρεο - Σνπνζεζίεο θαη Ηκεξνκελίεο. Tρόποι Πληρωμήσ-Payment Methods και Διαμονή Αccomodation Mε ηα παξαπάλσ δίλνληαη ε παξάκεηξνη γηα ηε δπλαηόηεηα Πιεξσκήο -Payment κέζσ ησλ δπλαηνηήησλ Manual/Paypal θαζώο θαη πιεξνθνξίεο Γηακνλήο Αccomodation. Κεφάλαιο 3 : Ρόλοι Roles Oη Ρόινη αληηζηνηρνύλ ζε δηαθνξεηηθά πξόζσπα θαη δηαδηθαζίεο θαηά ηε ιεηηνπξγία ελόο ζπλεδξίνπ. Ο Conference Manager αληηζηνηρεί ηνπο Ρόινπο ζε ινγαξηαζκνύο πνπ έρνπλ δεκηνπξγεζεί από εμσηεξηθνύο ρξήζηεο κελνύ Account ηεο ηζηνζειίδαο ηνπ ζπλεδξίνπ ή θαηεπζείαλ ζε ινγαξηαζκνύο πνπ δεκηνπξγεί ν ίδηνο. Οη Ρόινη είλαη νη αθόινπζνη : Roles» Directors» Track Directors» Reviewers» Authors» Readers Παηώληαο ην κελνύ Ρόινη παίξλνπκε ηνλ θαηάινγν ησλ ρξεζηώλ θαη κπνξνύκε λα θάλνπκε αλαδήηεζε αλάινγα ζπγθεθξηκέλν ξόιν. Βαζηθέο ιεηηνπξγίεο είλαη ε Δεκηνπξγία Λνγαξηαζκνύ Create Account, ε ζύλδεζε κε ζπγθεθξηκέλν ξόιν Εnrollment ελόο ζπγθεθξηκέλνπ ρξήζηε θαη ν ζπγρξνληζκόο ξόισλ sync enrollment νκάδαο ρξεζηώλ. 15

17 16

18 Director Μεηά ηνλ Conference Manager o πληνληζηήο Director επηβιέπεη ηηο Υπνβνιέο-Submissions εξγαζηώλ, ηελ αμηνιόγεζε - Review θαη ηηο παξνπζηάζεηο ηνπ ζπλεδξίνπ. Κάλνληαο Login ζηελ ηζηνζειίδα ηνπ ζπλεδξίνπ έλαο ρξήζηεο κε ηνλ ξόιν Director θαηεπζύλεηαη ζηελ αθόινπζε νζόλε: ην παξαπάλσ κελνύ θαίλεηαη πνηέο ππνβνιέο εξγαζηώλ δελ έρνπλ αθόκα αλάζεζε Unassigned, πνηέο είλαη ζε θάζε αμηνιόγεζεο, πνηέο είλαη έηνηκεο γηα παξνπζίαζε. Αθνινπζώληαο ηνλ ζύλδεζκν Assigned ν Director επηιέγεη αλαζέηεη ηελ εξγαζία ζε ζπγθεθξηκέλν Track θαη ζε Track Director. Aλ δελ ππάξρεη Track Director γηα απηό ην ζπλέδξην κπνξεί λα πξνζηεζεί κέζσ ηνπ ζπλδέζκνπ Αdd Track Director. 17

19 Mε ηελ αλάζεζε ζε Track Director ε θαηάζηαζε ηεο ππνβαιιόκελεο εξγαζίαο κπνξεί λα αιιάμεη από ηελ θαηάζηαζε Unassigned ζε Ιn Review. Θα πξέπεη λα θάλεη Login θαη λα ην δειώζεη o αληίζηνηρνο Track Director. Track Director Αθνινπζώληαο ηνλ ζύλδεζκν Ιn Review ν Track Director επηιέγεη ηελ εξγαζία γηα λα ηεο αλαζέζεη έλαλ Γηνξζσηή Reviewer πάλσ ζηηο ζπζηάζεηο ηνπ νπνίνπ ζα θάλεη Απνδνρή - Accept Submission ή Γηνξζώζεηο Revisions ή Απόξξηςε Decline γηα ηελ εξγαζία. 18

20 Με ηελ επηινγή Request ζην αξρηθό κελνύ ζρεκαηίδεηαη ε θόξκα απνζηνιήο καηι αλάζεζεο ζηνλ Γηνξζσηή-Reviewer. 19

21 ε επόκελε θάζε κε λέν login ν Track Director παίξλεη ηελ απόθαζε Απνδνρήο/Επαλάδηόξζσζεο ή Απόξξηςεο κε βάζε ηελ θξίζε ηνπ Reviewer πνπ έρεη ιάβεη. 20

22 Με ην πιήθηξν Complete ε εξγαζία αλ έρεη γίλεη απνδεθηή ιακβάλεη ηελ ηειηθή θαηάζηαζε απηόκαηεο εκθάληζεο ζην κέξνο Παξνπζηάζεηο θαη ζπληάθηεο / Presentations and Authors ηεο ηζηνζειίδαο ηνπ ζπλεδξίνπ. Aξιολογητέσ Reviewers O ρξήζηεο κε ξόιν Αμηνινγεηή Reviewer θάλνληαο Login παίξλεη ηηο ππνβιεζείζεο εξγαζίεο πνπ έρνπλ δηνρεηεπζεί ζην αληίζηνηρν Track θαη πεξηκέλνπλ αμηνιόγεζε review. ηε ζπλέρεηα ν αμηνινγεηήο αμηνινγεί ηελ εξγαζία κέζα από νξηζκέλα βήκαηα steps. 21

23 ην ηειεπηαίν βήκα γίλεηαη ε ζύζηαζε recommendation πξνο ηνλ Σrack Director. υντάκτεσ Authors Κάλνληαο Login έλαο ρξήζηεο κε ξόιν Author ζα θαηεπζπλζεί ζην λα ππνβάιεη κηα πξόηαζε Proposal. Aθνύ πξνζδηνξίζεη ηελ απαηηνύκελε ζπλεδξία, ζα θαηεπζπλζεί ζηελ ιίζηα απαηηήζεσλ ηεο ππνβνιήο πξόηαζεο Submission Checklist. Θα πξέπεη λα ζπκπιεξσζνύλ όια ηα πεδία θαζώο θαη λα θάλεη απνδνρή ηνπ Copyright Notice. Αθνινπζεί ζην 2ν βήκα ε εηζαγσγή ησλ ζηνηρείσλ πεξηγξαθήο ηεο πξόηαζεο -Submission Metadata: ζηνηρεία ζπληάθηε, ηύπνο ππνβνιήο, ηίηινο θαη πεξίιεςε ηεο ππνβνιήο θαη όξνη θιεηδηά γηα αλαδήηεζε (Indexing). ην 3ν βήκα γίλεηαη ε ίδηα ε ππνβνιή ηνπ αξρείνπ (upload) ηεο πξόηαζεο. 22

24 ηε ζπλέρεηα γίλεηαη ε ππνβνιή ζπκπιεξσκαηηθώλ αξρείσλ supplementary files θαη ηέινο ε απνδνρή confirmation ηεο ππνβνιήο. 23

25 Κάλνληαο μαλά ν ρξήζηεο κε ξόιν Author κπνξεί λα δεί ηελ πξόηαζή ηνπ ζε θαηάζηαζε Awaiting assignment. Η θαηάζηαζε κπνξεί λα αιιάμεη ζε Υπν Αμηνιόγεζε -In Review. O Author ζα εηδνπνηεζεί κε . Κεφάλαιο 4 : Tελική παρουςίαςη του ςυνεδρίου Αναγνώςτεσ -Readers Έπεηηα από ηελ παξακεηξνπνίεζε έρεη ζηεζεί ε πιήξεο ηζηνζειίδα ηνπ ζπλεδξίνπ. Θα πεξηέρεη ηηο ελόηεηεο Announcements, Overview, Call for Papers, Proposal Submission, Track Policies, Program, Presentations and Authors, Conference Schedule, Registration, Accommodation, Organizers and Partners, and Timeline. Οηαλ ζα αξρίζνπλ λα δίλνληαη δεθηέο νη πξνηάζεηο ζα εκθαληζηεί ε ελόηεηα Presentations and Authors. Eγγραφή Δαλ ην ζπλέδξην έρεη δεισζεί από ηνλ Conference Manager ζην κελνύ Registration σο Aλνηρηήο Πξόζβαζεο Οpen Access κπνξεί λα ην παξαθνινπζεί νπνηνζδήπνηε. Δαλ ν ελδηαθεξόκελνο ζα πξέπεη λα θάλεη εγγξαθή ζε απηό. Mε ην άλνηγκα ηνπ ζπλδέζκνπ Εγγξαθή Registration o ελδηαθεξόκελνο εγγξάθεηαη ζην ζπγθεθξηκέλν ζπλέδξην. Θα ηνπ δνζνύλ πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ην ηέινο εγγξαθήο -fee. 24