ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ <<ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ>>

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ <<ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ>> ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ ΠΑΠΑΖΟΓΛΟΥ ΣΤΕΦΑΝΟΣ Α.Μ. : 243Μ07024 ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ : Δρ. Μ. ΣΤΟΓΙΑΝΝΙΔΟΥ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΕΤΟΣ :

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ... 2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Η ΕΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Ιστορικά Στοιχεία Η Έννοια του Συνεδριακού Τουρισμού Γενικά χαρακτηριστικά Συνεδριακού Τουρισμού Κατηγορίες Συνεδριακού Τουρισμού Διακρίσεις μορφών Συνεδριακού Τουρισμού Οι κυριότερες μορφές Συνεδρίων Ορολογία Εξειδικευμένες μορφές Διεθνείς Οργανισμοί Συνεδριακού Τουρισμού Βασικές προϋποθέσεις ανάπτυξης Συνεδριακού Τουρισμού ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ, ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Ο τόπος και ο χώρος διεξαγωγής Συνεδρίων Χωροταξικά κριτήρια μεγάλων Συνεδριακών Κέντρων Αστικές εξυπηρετήσεις Σχέση Συνεδριακών Εκθεσιακών Κέντρων και δικτύου μεταφορών Ο χρόνος, η συχνότητα και η διάρκεια των Συνεδρίων Οι Τρεις Διαδοχικές Φάσεις των Συνεδρίων Πηγές πληροφόρησης και προβολής Συνεδρίων

3 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΠΟΥ ΔΙΕΠΕΙ ΤΟΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟ Η παρούσα κατάσταση στην Ευρωπαϊκή Ένωση Θέσπιση Νομοθετικού Πλαισίου Η Ελληνική Κατηγοριοποίηση μεγέθη Συνεδριακών Κέντρων Διαδικασίες για την Ανέγερση Συνεδριακών Κέντρων Θεσμοθέτηση και Κατοχύρωση του Επαγγέλματος Διοργάνωσης Συνεδρίων (PCO) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ Η ΔΙΕΘΝΗΣ ΚΑΙ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΑΓΟΡΑ Διεθνής Αγορά Συνεδρίων & Συναντήσεων Συμμετοχή σε Συνέδρια και Συναντήσεις Επιπτώσεις ανάπτυξης στον Τουριστικό τομέα και την Οικονομία γενικότερα Χαρακτηριστικά Στοιχεία της Αγοράς Διεθνών Συνεδρίων σε Παγκόσμιο επίπεδο Η Ευρωπαϊκή αγορά των Διεθνών Συνεδρίων και Συναντήσεων Χαρακτηριστικά στοιχεία Αγοράς Διεθνών Συνεδρίων στην Ευρώπη ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Ο ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ Αναφορά στην διαμορφωμένη κατάσταση - Διεθνές - Ευρωπαϊκό τοπίο Αθήνα Συνεδριακή υποδομή στην Ελλάδα Διοργανωτές Συνεδρίων στην Ελλάδα Συνέδρια στην Ελλάδα Τάσεις και Προοπτικές Επιδότηση Συνεδριακών Χώρων

4 5. 5. Διαμόρφωση και καθορισμός Κριτηρίων Προϋποθέσεων για την Ανάπτυξη Οργάνωση και Χωροθέτηση των απαιτούμενων υποδομών Εκτίμηση έλεγχος των Επιπτώσεων της Ανάπτυξης του Διεθνούς Συνεδριακού Τουρισμού στο χώρο Ανταγωνιστικότητα και Αξιολόγηση κριτηρίων επιλογής του Ελληνικού Συνεδριακού προϊόντος ΕΠΙΛΟΓΟΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ. 96 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: Σχετική Νομοθεσία

5 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Στην παρούσα εργασία αναλύονται οι Προϋποθέσεις, οι Τάσεις και οι Προοπτικές Ανάπτυξης του Συνεδριακού Τουρισμού στην Ελλάδα. Αποτελεί μια θεωρητική προσέγγιση σε ό, τι αφορά την έννοια και τα χαρακτηριστικά του, τις διαδικασίες προγραμματισμού, οργάνωσης και διεξαγωγής συνεδρίων, με ιδιαίτερη έμφαση στη νομοθεσία που διέπει τον Συνεδριακό Τουρισμό. Επίσης περιλαμβάνει αναφορά στα δεδομένα που ισχύουν στη διεθνή και Ευρωπαϊκή αγορά και στη διαμορφωμένη κατάσταση της Ελληνικής Συνεδριακής αγοράς, με παρουσίαση στατιστικών στοιχείων και πινάκων. Εν κατακλείδι, καταδεικνύεται η σημασία του Συνεδριακού Τουρισμού και η σπουδαιότητα ανάπτυξης αυτής της εναλλακτικής μορφής τουρισμού, καθώς και η αδήριτη ανάγκη επανατοποθέτησης των προτεραιοτήτων που την αφορούν. SUMMARY This paper analyzes the assumptions, the propensities and the perspectives on the development of Congress Tourism in Greece. It also constitutes a notional approximation in whatever includes the concept and the features, the procedures of design organization and conduction about conventions with particular interest in legislation that encompasses the Congress Tourism. Furthermore, it constitutes a report of the documents that apply at National and European market and at the configured situation of Greek conventional market presented by statistics and schedules. Eventually, is indicated the importance of Congress Tourism and the significance of development to this alternative figure of tourism as the unquestionable need of the redetermination of priorities that concerns it. 5

6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο Τουρισμός αποτελεί κλάδο της Οικονομίας ο οποίος έχει την ιδιότητα να επηρεάζει και να επηρεάζεται κυρίως να επηρεάζεται από άλλους κλάδους και υποκλάδους της οικονομικής δραστηριότητας. Αλληλεπίδραση όμως δεν υφίσταται μόνο στο οικονομικό πεδίο, αλλά και στο γενικότερο κοινωνικό, πολιτιστικό και πολιτικό περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί και αναπτύσσεται. Η εξέταση του τουριστικού φαινομένου μας οδηγεί κατ αρχήν στα τρία βασικά συνθετικά του στοιχεία, τα οποία καθορίζουν στην ουσία την ύπαρξη ή τη μη ύπαρξη του και είναι τα εξής: 1. Το «άτομο» (Ως το ανθρώπινο στοιχείο της τουριστικής πράξης) 2. Ο «χώρος» (Ως το απαραίτητο φυσικό στοιχείο για την πραγματοποίηση της) 3. Ο «χρόνος» (Ως το προσωρινό στοιχείο το οποίο αναλώνεται τόσο με το ταξίδι αυτό καθαυτό όσο και με την παραμονή) Επιπροσθέτως, απαιτούνται και άλλα προσδιοριστικά κριτήρια προκειμένου να διακρίνουμε και να χαρακτηρίσουμε τον Τουρισμό. Ανάλογα με αυτά, έχουμε και τους αντίστοιχους τύπους ή μορφές τουρισμού. Ο Επαγγελματικός Τουρισμός αποτελεί μία από τις μορφές τουρισμού με κριτήριο διάκρισης αυτό του ταξιδιωτικού σκοπού. Τα επαγγελματικά ταξίδια των στελεχών επιχειρήσεων αποτελούν σήμερα μια δραστηριότητα συνδεδεμένη με την γενικότερη επιχειρησιακή στρατηγική και την πρόοδο των εργασιών των επιχειρήσεων. Έτσι ένα στέλεχος συχνά αποφασίζει ότι για κάποιους λόγους είναι προτιμότερο να ταξιδέψει «επί τόπου» και να αντιμετωπίσει το πρόβλημα, παρά να βασιστεί στη γραπτή ή τηλεφωνική κ.λπ. επικοινωνία με τους συνεργάτες του. Ένας από τους πιθανούς λόγους που οδηγούν στην συγκεκριμένη απόφαση είναι και η συμμετοχή σε συνέδρια. Η μετακίνηση προς τον τόπο συνάντησης είναι τουριστική μετακίνηση, η οποία σε συνάρτηση με τον ταξιδιωτικό σκοπό αποτελεί Συνεδριακό Τουρισμό. Τα συνέδρια διακρίνονται ανάλογα με την διάρκεια, το μέγεθός τους, την εθνική ή διεθνή συμμετοχή των συνέδρων, τον τρόπο 6

7 χρηματοδότησης τους και την κοινή ιδιότητα κάτω από την οποία συνέρχονται οι σύνεδροι (Η οποία φανερώνει τον φορέα υπό την αιγίδα του οποίου συγκαλείται το συνέδριο και αντιστρόφως). Μια ιστορική αναδρομή στο παρελθόν, θα μας οδηγήσει στη διαπίστωση ότι η έννοια του «συνέρχεσθαι» είναι ήδη γνωστή από την Αρχαιότητα. Έκτοτε τέτοιου είδους ανάγκες επικοινωνίας και ανταλλαγής απόψεων σε διάφορα πεδία επιστημονικών ή κοινωνικών πεδίων πολλαπλασιάστηκαν. Στο μέλλον δε, οι Συνεδριακές δραστηριότητες κάθε είδους θα συνεχίσουν την αυξανόμενη πορεία. Μπορεί οι νέες τεχνολογίες επικοινωνίας, όπως το Internet, η Teleconference, η ηλεκτρονική πληροφόρηση κ.λπ., να αλλάζουν σημαντικά τον τρόπο των καθημερινών μας συναλλαγών, αλλά πολύ λίγο θα επηρεάσουν την ανάγκη του «συνέρχεσθαι» και της ανθρώπινης επαφής. Η αμεσότητα της ανθρώπινης tet-a-tet επαφής δεν είναι δυνατόν να υποκατασταθεί με την ψυχρή ηλεκτρονική τεχνολογία. Αντίθετα, όσο η Τεχνολογία απομονώνει τον άνθρωπο από την καθημερινή του επαφή με τον συνάνθρωπο, όπως θα συμβεί ενδεχομένως τα επόμενα χρόνια με το Ηλεκτρονικό Εμπόριο, τόσο θα αυξηθούν οι ανάγκες για παραδοσιακές και ανθρώπινες εκφράσεις του Συνέρχεσθαι. Οι μεγάλες εμπορικές Επιχειρήσεις θα θέλουν να συνδυάζουν διαρκώς περισσότερο τη βελτίωση των τεχνικών που εφαρμόζουν για την επίτευξη των στόχων τους, με την αναβάθμιση των ανθρωπίνων σχέσεων και του εργασιακού περιβάλλοντος. Κατ επέκταση και οι διάφοροι επιστημονικοί ή κλαδικοί οργανισμοί θα αντιμετωπίζουν διαρκώς και περισσότερα επιχειρήματα, για να συνέρχονται με στόχο την προώθηση και βελτίωση των γνώσεων καθώς και την καθιέρωση συγκεκριμένων πρακτικών στο χώρο τους. Όλες αυτές οι διαπιστώσεις, από τουριστικής πλευράς, σημαίνουν ότι ο Συνεδριακός και Επαγγελματικός Τουρισμός και οι ανάγκες για σχετική οργάνωση και υποδομή είναι και πρέπει να είναι στο στόχαστρο κάθε Πολιτείας, η οποία φιλοδοξεί να αναπτύξει αξιόλογη τουριστική βιομηχανία. Στα κεφάλαια που θα ακολουθήσουν και τα οποία χωρίζονται σε δύο μέρη, θα παρουσιαστούν οι Προϋποθέσεις, οι Τάσεις και οι Προοπτικές Ανάπτυξης του Συνεδριακού Τουρισμού στην Ελλάδα. 7

8 Συγκεκριμένα, στο πρώτο μέρος που αφορά στις Προϋποθέσεις, θα αναλυθούν: 1). Η έννοια και τα χαρακτηριστικά του Συνεδριακού Τουρισμού (ιστορικά στοιχεία, γενικά χαρακτηριστικά, διακρίσεις μορφών και βασικές προϋποθέσεις ανάπτυξης), 2). Οι διαδικασίες προγραμματισμού, οργάνωσης και διεξαγωγής συνεδρίων (τόπος, χώρος, χρόνος διεξαγωγής των συνεδρίων) και 3). Η νομοθεσία που διέπει τον Συνεδριακό Τουρισμό (ισχύουσα νομοθεσία και ανάγκη θεσμοθέτησης βασικών ελλείψεων). Στο δεύτερο μέρος γίνεται αναφορά στις Τάσεις και Προϋποθέσεις Ανάπτυξης του Συνεδριακού Τουρισμού και πιο συγκεκριμένα: 1). Στα δεδομένα που ισχύουν στη διεθνή και Ευρωπαϊκή αγορά (χαρακτηριστικά στοιχεία, συμμετοχή σε συνέδρια και επιπτώσεις ανάπτυξης στον τουρισμό και την οικονομία), και 2). Στη διαμορφωμένη κατάσταση της Ελληνικής Συνεδριακής αγοράς (υποδομή και ανωδομή, σύγκριση με διεθνή πρότυπα, τάσεις και προοπτικές). Στον επίλογο, παρουσιάζεται η Σημασία του Συνεδριακού Τουρισμού, η οποία «μιλάει» από μόνη της για την αξία και την σπουδαιότητα ανάπτυξης αυτής της ενναλακτικής μορφής τουρισμού και την αδήριτη ανάγκη επανατοποθέτησης των προτεραιοτήτων που την αφορούν. 8

9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Η ΕΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Είναι γεγονός ότι η έννοια του «συνέρχεσθαι» είναι ήδη γνωστή από την Αρχαιότητα. Το συνέδριο σαν μέσο επαφής των ανθρώπων για την ανταλλαγή γνώσεων και απόψεων, την ενημέρωση και την λήψη αποφάσεων δεν είναι κάτι καινούριο και άγνωστο για την Ελλάδα. Οι Έλληνες, ιδιαίτερα από τον 5ο αιώνα, κάνουν ευρεία χρήση της έννοιας του «συνέρχεσθαι» στην πράξη, με ανοικτές συναθροίσεις και ανοικτά θέματα πολιτικής, επιστημονικής ή φιλοσοφικής χροιάς. Στην περίοδο της πρώιμης αρχαιότητας, συγκεκριμένα, βρίσκουμε τον θεσμό των αμφικτυονιών, οι οποίες αποτελούν τον πρόδρομο των σημερινών συνεδρίων. Κατά τη διάρκεια των αμφικτυονιών συγκεντρώνονταν αντιπρόσωποι κάθε πόλης κράτους για να συζητήσουν τα κοινά προβλήματα και να πάρουν σχετικές αποφάσεις. Η σημασία των συγκεντρώσεων αυτών, τότε, ήταν θρησκευτική και πολιτική. Σήμερα, χιλιάδες χρόνια μετά, τα συνέδρια δεν έχουν απλά εξελιχθεί σε απαραίτητο μέσο επαφής των ανθρώπων και των λαών για την ευρεία ενημέρωση πάνω σε επιστημονικά και τεχνολογικά θέματα, αλλά έχουμε φθάσει στο σημείο να μιλάμε για οργανωμένη «εκμετάλλευση» τους και για συγκεκριμένη συνεδριακή πολιτική σε επίπεδο πολιτιστικό και τουριστικό Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Συνεδριακός Τουρισμός είναι το σύνολο των σχέσεων και φαινομένων που απορρέουν από το ταξίδι και την παραμονή ατόμων, τα οποία συναντώνται για λόγους επιστημονικούς, επαγγελματικούς ή άλλους με σκοπό την ανταλλαγή απόψεων. Στα ταξίδια αυτά, η συγκεκριμένη περιοχή δεν είναι ούτε κύριος, ούτε προσωρινός τόπος παραμονής. 9

10 Συνέδριο είναι η συνάντηση ατόμων από διαφορετικά συνήθως μέρη, για μία ή περισσότερες ημέρες, με σκοπό την ανταλλαγή επιστημονικών και ειδικών γνώσεων στο πλαίσιο ενός προκαθορισμένου προγράμματος. Η λέξη συνέδριο αποτελεί μια ευρύτερη έννοια, που υποδηλώνει την συγκέντρωση και συνάντηση ατόμων με σκοπό την ανταλλαγή απόψεων. Με τον όρο Συνεδριακός Τουρισμός γενικά, εννοούμε τις μετακινήσεις ή τις εκδηλώσεις που συνδυάζουν σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό την καθαρά παραθεριστική, ταξιδιωτική ή περιηγητική διάσταση και γενικότερα την αναψυχή, με άλλα ενδιαφέροντα ή παραγωγικές δραστηριότητες που συνδέονται με την ιδιότητα των συμμετεχόντων ως μελών ενός επαγγέλματος, μιας επιχείρησης ή άλλων οργανώσεων, σωμάτων ή συμφερόντων. Στόχος της «συνεδριακής» διάστασης των μετακινήσεων αυτών - σε αντιδιαστολή με την αναψυχή - είναι συνήθως η ανταλλαγή απόψεων, η πληροφόρηση, η κατάρτιση, η γνωριμία, η ενίσχυση του συναδελφικού πνεύματος, η προώθηση των συμφερόντων της ομάδας και άλλα συναφή (Λουκής Α. Αθανασίου xxv: 25) ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Ο συνεδριακός τουρισμός αποτελεί μια μορφή τουρισμού που αποκτά ολοένα και περισσότερο ιδιαίτερη σημασία. Εκτός των σημαντικών οικονομικών ωφελειών, ο συνεδριακός τουρισμός αποδίδει κυρίως ποιοτικά οφέλη όπως ο προβολή της χώρας ή της πόλης διοργάνωσης του συνεδρίου, η επιμήκυνση της τουριστικής περιόδου κλπ. Για αυτό το λόγο παρατηρείται μια έντονη παγκόσμια τάση, κράτη, πόλεις, περιοχές, και γενικά προορισμοί με την μέριμνα κρατικών και ιδιωτικών φορέων να ανταγωνίζονται στην παγκόσμια τουριστική αγορά ώστε να καθιερωθούν ως συνεδριακοί προορισμοί. Τα συνέδρια μπορεί να είναι τοπικά, εθνικά ή διεθνή και έχουν μικρή διάρκεια (συνήθως 4 έως 5 ημερών) με δυνατότητα επέκτασης του χρόνου παραμονής των συνέδρων για τουριστικούς λόγους. Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι ανεξαρτήτως του μεγέθους των συνεδρίων, ο αριθμός των επισκεπτών με την ευκαιρία ενός συνεδρίου πολλές φορές διπλασιάζεται, 10

11 αφού τις περισσότερες φορές οι σύνεδροι συνοδεύονται από τις συζύγους τους, τις συντρόφους τους, τους συναδέλφους τους κ.λπ. Για αυτό το λόγο ο οργανωτής του συνεδρίου θα πρέπει να αντιμετωπίσει τους συνοδεύοντες με διαφορετική στρατηγική αφού οι στόχοι τους είναι αμιγώς τουριστικοί. Τα συνέδρια έχουν το μεγάλο πλεονέκτημα να συμβάλλουν στην επιμήκυνση της τουριστικής περιόδου. Μήνες όπου υπάρχουν διεθνείς εορτές όπως τα Χριστούγεννα αποφεύγονται για την διεξαγωγή συνεδρίων. Βασικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα για την επιλογή διεξαγωγής των συνεδρίων αποτελούν η γενικότερη οικονομική και πολιτική κατάσταση του προορισμού, η γενικότερη τουριστική υποδομή (ξενοδοχεία, αεροδρόμια, δρόμοι κλπ), η ευκολία πρόσβασης των συνέδρων, η πολιτιστική ταυτότητα του προορισμού και η ύπαρξη ειδικής συνεδριακής υποδομής. Τα συνέδρια μπορεί να είναι επιστημονικά τα οποία τις περισσότερες φορές επαναλαμβάνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα σε διαφορετικό προορισμό. Τα συνέδρια αυτά συνήθως έχουν μεγάλο χρόνο διάρκειας. Τα εμπορικά συνέδρια τα οποία πολλές φορές συνοδεύονται και από μικρές εμπορικές εκθέσεις έχουν ιδιαίτερη σημασία αφού εύρωστες οικονομικά επιχειρήσεις συμμετέχουν σε αυτά. Συνέδρια διοργανώνουν πολιτικοί φορείς και κόμματα, ενώσεις, οργανώσεις, κυβερνητικοί και μη κυβερνητικοί οργανισμοί. Συνέδρια επίσης διοργανώνουν ανά τακτά χρονικά διαστήματα διεθνείς ενώσεις και οργανισμοί. Οι συσκέψεις έχουν μικρή χρονική διάρκεια και ολιγομελείς συμμετοχές. Τέλος τα σεμινάρια απαιτούν ειδική διαχείριση, αφού στόχος, εκτός της απόκτησης γνώσης, των συμμετεχόντων είναι η ανάπτυξη του επαγγελματικού πνεύματος και αίσθησης ομάδας και συνοχής μεταξύ των συμμετεχόντων. Στην Ελλάδα σήμερα όπως και στο εξωτερικό, η διοργάνωση των συνεδρίων γίνεται συνήθως από εξειδικευμένες εταιρίες, γραφεία τουρισμού αλλά σε αρκετές περιπτώσεις και από τους ίδιους τους φορείς που αποφασίζουν για την διοργάνωση του συνεδρίου. 11

12 Η πραγματοποίηση ενός συνεδρίου σε έναν προορισμό συμβάλλει ιδιαίτερα στην προβολή του, αφού ο ικανοποιημένος σύνεδρος αποτελεί ένα δυναμικό εργαλείο marketing για την περαιτέρω διαφήμιση του προορισμού. 1 Το προφίλ του Τουρίστα - Σύνεδρου Οι σύνεδροι είναι συνήθως υψηλής εισοδηματικής τάξης και κοινωνικής προέλευσης και για αυτό πολύ συχνά λειτουργούν και ως διαμορφωτές κοινής γνώμης (Opinion Leaders) επηρεάζοντας θετικά ή αρνητικά το κοινό. Ο ικανοποιημένος σύνεδρος μπορεί να επισκεφθεί σε μεταγενέστερο χρόνο, μεμονωμένα ή με την οικογένεια του για τουριστικούς λόγους τον προορισμό. Επίσης υπάρχει περίπτωση με δεδομένη την ικανοποίηση των διοργανωτών και των συνέδρων από το αποτέλεσμα της εκδήλωσης, για την επανάληψη του συνεδρίου στον ίδιο τόπο διεξαγωγής. Τα συνέδρια όπως έχει προαναφερθεί επιμηκύνουν την τουριστική περίοδο αλλά αναδεικνύουν επίσης επιμέρους προορισμούς που δεν έχουν την κίνηση που προσφέρει ο μαζικός τουρισμός. Ο σύνεδρος τουρίστας που συμμετέχει σε συνέδριο ή συνάντηση έχει την ευκαιρία της επιπλέον γνώσης, των δημοσίων σχέσεων, των νέων γνωριμιών και της ολιγοήμερης ξεκούρασης. Όταν αναφερόμαστε σε σύνεδρο τουρίστα μιλάμε κυρίως για στελέχη μεγάλων οργανισμών ή επιχειρήσεων, οι οποίοι βρίσκονται σε παραγωγική ηλικία (35 έως 65 ετών), ταξιδεύουν συχνά και έχουν εμπειρία αντίστοιχων γεγονότων. Διαβάζουν εξειδικευμένα έντυπα, αθλούνται με σπορ με ακριβό εξοπλισμό (ιστιοπλοΐα, σκι, γκολφ) και εκτιμούν στοιχεία ιστορικά και πολιτιστικά του τόπου που επισκέπτονται. Τέλος λόγω της ανώτερης εισοδηματικής και κοινωνικής τάξης των συνέδρων, υπάρχει υψηλή κατά κεφαλήν δαπάνη ανά σύνεδρο με αποτέλεσμα να υπάρχουν αυξημένες εισροές στον προορισμό. Αποτέλεσμα αυτού είναι η αύξηση της τοπικής καταναλωτικής δαπάνης, η δημιουργία νέων θέσεων εργασιών λόγω της αυξημένης δραστηριότητας και ταυτόχρονα η 1 «Μελέτη Σκοπιμότητας για δημιουργία Convention Bureau στην Αθήνα τη Θεσσαλονίκη και άλλους τουριστικούς προορισμούς» EUROFOCUS Α.Ε. Ε.Δ.Τ.Β Ιούνιος 2001 κεφ

13 μείωση της ανεργίας, η αύξηση των εσόδων του κράτους, και η ανάπτυξη των περιφερειακών υποδομών. Σύμφωνα με την Ένωση Αμερικανών Πρακτόρων ASTA (American Society of Travel Agents), το 20% των Αμερικανών ενηλίκων ταξιδεύει για επαγγελματικούς σκοπούς. Ο μέσος αριθμός ταξιδιών ανά άτομο ανέρχεται στο 5,7% ενώ οι άνδρες ταξιδιώτες είναι το 62% και οι γυναίκες το 38%. Κύριος σκοπός του 50% των ταξιδιωτών είναι η συμμετοχή σε επαγγελματικές συναντήσεις και συνέδρια. Ως κύριο μέσο μεταφοράς χρησιμοποιούν το αυτοκίνητο 47,7% και το αεροπλάνο 31,2% ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Τα συνέδρια διακρίνονται σε κατηγορίες με βάση τα παρακάτω κριτήρια: 1. Την τοπική, εθνική ή διεθνή συμμετοχή των συνέδρων 2. Το αντικείμενό τους (επιστημονικό, επαγγελματικό κ.λπ.) 3. Την διάρκειά τους σε ημέρες 4. Τον αριθμό των συνέδρων ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Είδη Κατηγοριοποίηση κατά I.C.C.A. Τα είδη, δηλαδή η κατηγοριοποίηση του International Meeting κατά το I.C.C.A. (International Congress Convention Association) μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους από τους οποίους ο πλέον δόκιμος, πάντα κατά I.C.C.A. είναι η κατηγοριοποίηση με βάση τον «διοργανωτή» του συνεδρίου. ΦΟΡΕΙΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ 1. Φορείς επιχειρηματικού χαρακτήρα (Επιχειρήσεις εθνικού ή διεθνή χαρακτήρα). 13

14 2. Φορείς μη επιχειρησιακού χαρακτήρα (Επιμελητήρια, Σύνδεσμοι, Οργανώσεις, Συνδικαλιστικοί φορείς, Επιστημονικές ενώσεις, Ομοσπονδίες κ.λπ.). Έτσι, πάντα κατά το I.C.C.A. ξεχωρίζουν δυο κατηγορίες: Η Corporate (που σε ελεύθερη μετάφραση μπορεί να αποδοθεί Επιχειρηματικά Συνέδρια) και η Non Corporate (Μη επιχειρηματικά). Στη Non Corporate Market (δηλαδή αυτά που διοργανώνονται από φορείς μη επιχειρησιακού χαρακτήρα) διακρίνουμε δύο βασικές κατηγορίες: Συνέδρια (Meetings) που γίνονται από Διεθνείς Κυβερνητικούς (Κρατικούς) Οργανισμούς και συνέδρια που διοργανώνονται από μη Διεθνείς Κυβερνητικούς (Κρατικούς) Οργανισμούς ή συνέδρια των Αssociation, δηλαδή των ενώσεων, συνεταιρισμών, σωματείων. Σχηματικά θα μπορούσε να παρουσιαστεί ως: (Επιχειρηματικά Συνέδρια) Διοργανωτές: Φορείς με επιχειρησιακό χαρακτήρα Internal meetings External meetings In/External meetings ΠΗΓΗ: Ορισμοί I.C.C.A., (Μη Επιχειρηματικά Συνέδρια) Διοργανωτές: Φορείς μη επιχειρησιακού χαρακτήρα International Governmental Organisations (GO s) International Non- Governmental Organizations (NGO s) Στην κατηγορία των Corporate θα διακρίναμε - πάντα κατά I.C.C.A. - τρεις υποκατηγορίες: 14

15 Τα εσωτερικά συνέδρια - συναντήσεις (meetings). Συνήθως αφορούν meetings μεταξύ υπαλλήλων μιας επιχείρησης. Τα εξωτερικά meetings που αφορούν τις εξωτερικές σχέσεις μιας επιχείρησης (π.χ. παρουσίαση προϊόντων, προώθηση, incentives κ.λπ.). Μικτά συνέδρια (meetings), με συνδυασμό των πιο πάνω. Στην αγορά που καλύπτουν τα association - πάντα κατά I.C.C.A. - θα μπορούσε να διακρίνει κανείς τρεις μεγάλες κατηγορίες: 1. Επιστημονικά Meetings (π.χ. το Διεθνές Συνέδριο των Οφθαλμιάτρων ή το Διεθνές Συμπόσιο των Χημικών Φωτογραφίας): Τα Επιστημονικά συνέδρια είναι ιδιαίτερα σημαντικά αφού συνήθως επαναλαμβάνονται και έχουν ευρεία συμμετοχή. Συνήθως οι σύνεδροι συνδυάζουν συνέδριο και διακοπές (business & fun), γεγονός που σημαίνει μεγαλύτερη κατά κεφαλή δαπάνη ανά άτομο που συμμετέχει στο συνέδριο. 2. Εμπορικά Meetings (π.χ. Συνέδριο - congress της Ένωσης Εκδοτών Εφημερίδων): Τα Εμπορικά συνέδρια συνήθως διοργανώνονται από σχετικούς φορείς και οι σκοποί τους ταυτίζονται με τις επιδιώξεις των φορέων. Πολλές φορές συνοδεύονται από μικρές εμπορικές εκθέσεις. 3. «Οικογενειακά» Meetings (π.χ. το Convention της Διεθνούς Επιτροπής Γυναικών): Κομματικά, Κοινωνικά, Πολιτικά συνέδρια Πολλές κομματικές οργανώσεις διοργανώνουν τακτά συνέδρια τα οποία όμως αφορούν συνήθως την εσωτερική συνεδριακή αγορά. Ενδιαφέρον έχουν οι ενώσεις πολιτικών κομμάτων συναφούς ιδεολογικού χαρακτήρα που διοργανώνουν συνέδρια στις χώρες που ανήκουν τα μέλη τους. Συνέδρια επίσης διοργανώνουν κοινωνικές οργανώσεις, πρωτοβουλίες πολιτών, ενώσεις γυναικών κ.λπ. Συνέδρια διεθνών οργανισμών Οι διάφοροι διεθνείς οργανισμοί διοργανώνουν συνέδρια με στόχο τόσο τη συζήτηση θεμάτων που τους απασχολούν, όσο και την προβολή της ένωσης. Βέβαια, όπως και το I.C.C.A. παρατηρεί, τα όρια των πιο πάνω κατηγοριών είναι ρευστά και τα χαρακτηριστικά και οι αντίστοιχες κατηγορίες δεν αποκλείουν η μια την άλλη. Μερικά κοινά χαρακτηριστικά στα Association Meetings είναι συνήθως: 15

16 Οι συναντήσεις των Association έχουν διάρκεια συνήθως 3 έως 5 ημέρες (μερικές φορές 2 έως 3 αλλά σπάνια πάνω από 5). Για συνέδρια με συμμετοχή πάνω από 400 άτομα χρησιμοποιείται συνήθως αμιγές Συνεδριακό Κέντρο. Τα Association Meetings χρειάζονται πολλές περισσότερες μικρότερες, συνοδευτικές αίθουσες (πέρα δηλαδή από την μεγάλη κύρια αίθουσα, όπου γίνεται συνήθως η εναρκτήρια συνεδρίαση). Μεταξύ Corporate και Association Meeting επισημαίνονται ορισμένες χαρακτηριστικές διαφορές: Στα Corporate meetings o διοργανωτής (initiator) είναι μια επιχείρηση - εταιρεία (company). Τα Corporate meetings διοργανώνονται συνήθως μια φορά, δηλαδή δεν επαναλαμβάνονται. Ο χρόνος οργάνωσης προετοιμασίας για τα corporate meetings είναι μικρός. Οι μετέχοντες είναι συνήθως υπάλληλοι ή έχουν κάποια σχέση εξαρτώμενη. Η συμμετοχή είναι συνήθως υποχρεωτική. Τα διάφορα τμήματα μιας επιχείρησης - εταιρείας διοργανώνουν διαφορετικές συναντήσεις. Το μέγεθος ενός μέσου corporate meeting είναι σημαντικά μικρότερο από αυτό ενός associate meeting. Τα περισσότερα corporate meetings γίνονται στην χώρα που βρίσκεται η εταιρεία. (EUROFOCUS κεφ. 2.1.) ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΜΟΡΦΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Οι διάφορες μορφές τουρισμού διακρίνονται με βάση: 1. Τα γεωγραφικά όρια προέλευσης. Εσωτερικός. Εξωτερικός. 16

17 2. Το οικονομικό αποτέλεσμα. Ενεργητικός για τη χώρα υποδοχής. Παθητικός για τη χώρα προέλευσης. 3. Τα χρήματα που είναι διατεθειμένος να ξοδέψει ο τουρίστας. Λαϊκός. Μέσος Ποιοτικός (Επιλεκτικός & Κοσμοπολίτικος). 4. Τα μέσα μεταφοράς που χρησιμοποιούνται. Οδικός Αεροπορικός. Θαλάσσιος. Σιδηροδρομικός. Μικτός. 5. Το φύλο των μετακινουμένων. Ανδρών. Γυναικών. Μικτός. 6. Την χρηματοδότηση της διακίνησης. Αυτοχρηματοδοτούμενος. Κοινωνικός. 7. Την χρήση ταξιωτικού γραφείου. Πρακτορειακός. Μη πρακτορειακός. 8. Την ηλικία των τουριστών. Νέων. Μέσης ηλικίας. Τρίτης ηλικίας. 17

18 9. Τον αριθμό των ατόμων. Ατομικός. Μαζικός. 10. Τον σκοπό του ταξιδιού. Φυσιολατρικός. Πολιτιστικός. Αθλητικός. Θρησκευτικός. Εκθεσιακός. Συνεδριακός. κ.λπ ΟΙ ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΜΟΡΦΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ - ΟΡΟΛΟΓΙΑ Ο εννοιολογικός προσδιορισμός των συνεδριακών μορφών είναι δύσκολος, καθότι δεν είναι δυνατός ένας ακριβής διαχωρισμός τους. Τα σημαντικότερα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για τον εννοιολογικό προσδιορισμό είναι τα ακόλουθα: i). Η ανταλλαγή απόψεων και γνώσεων Το χαρακτηριστικό αυτό είναι κοινό για όλες τις συνεδριακές μορφές. ii). Το μέγεθος της διοργάνωσης Το χαρακτηριστικό αυτό δεν μπορεί πλέον να χρησιμοποιείται, αφού στην πράξη εμφανίζονται συνεδριακές μορφές με διαφορετικό αριθμό συνέδρων. iii). Η περιοδικότητα της εκδήλωσης Είναι ένα χαρακτηριστικό που χρησιμοποιείται συχνά για τον εννοιολογικό προσδιορισμό, αλλά και αυτό δεν έχει σήμερα τη σημασία που είχε ίσως παλιότερα, μια και όλες οι συνεδριακές μορφές παρουσιάζουν περιοδικότητα. iv). Εθνική ή διεθνής συμμετοχή Στα περισσότερα συνέδρια σήμερα συμμετέχουν σύνεδροι από διάφορες χώρες, με αποτέλεσμα το χαρακτηριστικό αυτό να μην έχει πλέον σημαντική βαρύτητα. 2 Dr. Wahab Salah, Tourism Management, Tourism International Press, 1975, σελ

19 v). Η εθελοντική συμμετοχή ή η συμμετοχή επιτετραμμένων (αποστολών) Και αυτό το χαρακτηριστικό δυσκολεύει τον καθορισμό προτύπων, αφού σε διάφορα συνέδρια η συμμετοχή είναι ελεύθερη, ενώ σε άλλα επιτρέπεται μόνο η συμμετοχή επιτετραμμένων ή προσκεκλημένων. Σύγχυση επίσης δημιουργεί η χρησιμοποίηση διάφορων όρων ως συνωνύμων. Τέλος, χαρακτηριστικό πολλών συνεδριάσεων είναι οι μεικτές μορφές. Στο πλαίσιο, π.χ., κάποιου διεθνούς συνεδρίου μπορούν να συγκροτηθούν ομάδες εργασίας, οι οποίες να κάνουν κάποιες προτάσεις ή εισηγήσεις. Οι κυριότερες μορφές συνεδρίων είναι οι εξής: 1. Συνέδρια (convention - ΗΠΑ ή congress - Ευρώπη): Είναι η συνάντηση ατόμων με κοινά ενδιαφέροντα και ιδιότητα, με σκοπό την παρουσίαση, συζήτηση και ανάπτυξη κοινού θέματος και ενδεχομένως την λήψη αποφάσεων. Το θέμα του συνεδρίου καθορίζεται σε γενικές γραμμές από την κοινή ιδιότητα κάτω από την οποία συνέρχονται οι συμμετέχοντες. Η κοινή ιδιότητα σχετίζεται με το φορέα υπό την αιγίδα του οποίου συνέρχονται και του οποίου αποτελούν μέλη. Τα περισσότερα συνέδρια, πραγματοποιούνται σε επαναλαμβανόμενη κυκλική βάση, συνήθως ετήσια. Αποτελούνται τις περισσότερες φορές, σε ό,τι αφορά την διεξαγωγή τους, από το κυρίως συνέδριο (κύριο σώμα του συνεδρίου στο οποίο συμμετέχουν όλοι οι σύνεδροι) και από άλλα μικρότερα συνεδριακά τμήματα, δευτερεύοντα, που ασχολούνται με υποθέματα του συνεδρίου, γνωστά σαν συνεδριάσεις επιτροπών του συνεδρίου. Οι ως άνω αγγλικοί όροι αναφέρονται στο συνέδριο και είναι σχεδόν συνώνυμοι, με την διαφορά ότι το δεύτερο χρησιμοποιείται περισσότερο όταν το συνέδριο έχει διεθνή χαρακτήρα. 2. Διασκέψεις - Συνδιασκέψεις (Conference): Συνώνυμοι όροι που χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν ένα συνέδριο όταν αυτό περιλαμβάνει συζητήσεις σε μεγαλύτερη διάρκεια και απαιτεί ενεργό συμμετοχή των συμμετεχόντων. Πρόκειται για συναντήσεις υψηλού επιπέδου. Πραγματοποιούνται σε τοπικό, περιφερειακό, εθνικό ή διεθνές επίπεδο. 3. Συσκέψεις (Round table conferences = Συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης): Είναι συναντήσεις επεξεργασίας θεμάτων, με ιδιαίτερο χαρακτηριστικό το ολιγομελές των συμμετεχόντων και έχουν 19

20 συνεδριακό χαρακτήρα. Ο παραπάνω όρος υποδηλώνει ότι συμμετέχουν στη σύσκεψη ισότιμα, με τη καθοδήγηση δε ενός προέδρου καταλήγουν σε συμπεράσματα ή αποφάσεις, ανάλογα με το αν αποτελούν συμβουλευτικό ή εκτελεστικό σώμα. Πραγματοποιούνται από ιδιωτικούς ή δημόσιους φορείς. 4. Συνελεύσεις (Assembly): Αναφέρονται σε επιχειρηματικές ή συνδικαλιστικές συναντήσεις ενημέρωσης και αλληλογνωριμίας. Συνήθως διοργανώνονται από επιχειρήσεις για ενημέρωση των μετόχων ή από συνδικαλιστικούς ή άλλους φορείς. 5. Διαλέξεις - Ομιλίες: Η πρώτη είναι απόλυτα δομημένη παρουσίαση ενός συγκεκριμένου θέματος από κάποιον εξειδικευμένο ομιλητή (ειδήμονα). Μπορεί να προσεγγίζει θέμα γενικού ή ειδικού ενδιαφέροντος όπως επίσης και να επακολουθεί, ή όχι, συζήτηση στο τέλος. Το μέγεθος του ακροατηρίου ποικίλει. Η δεύτερη αφορά θέματα γενικού ενδιαφέροντος με πιο εύκαμπτη παρουσίαση και λιγότερη επισημότητα. 6. Ημερίδες - Εσπερίδες: Είναι ημερήσια συνέδρια πανηγυρικού χαρακτήρα τα οποία περιλαμβάνουν χαιρετιστήριες ομιλίες ή και διαλέξεις. Συνήθως αποτελούν «γενέθλιες» επετείους του φορέα που τις πραγματοποιεί, με αποτέλεσμα συχνά να χαρακτηρίζονται συνέδρια επιστημονικών ενώσεων, κυρίως ιατρικών, ημερήσιας διάρκειας. 7. Φόρουμ (Forum): Η επικράτηση του όρου αυτού έχει ως σκοπό να περιγράψει συναντήσεις με πάνελ εισηγητών. Χαρακτηριστικό γνώρισμα τους είναι η κατευθυνόμενη συζήτηση που επακολουθεί, στην οποία συμμετέχει και το ακροατήριο με ερωτήσεις που υποβάλλει ή και με απαντήσεις σε αυτές. Ο συντονιστής της όλης διαδικασίας είναι επιφορτισμένος με την ομαδοποίηση ερωτήσεων, θέσεων, απόψεων και προβλημάτων και την καθοδηγεί ανάλογα. Οι συμμετέχοντες συνήθως κάθονται σε διατάξεις τραπεζιών ή εδράνων και πιο σπάνια μόνο σε καθισμάτων. 8. Συμπόσια (Symposium): Ο όρος συμπίπτει εννοιολογικά με το «Φόρουμ» και αναφέρεται στην πνευματική τροφή που λαμβάνουν οι συμμετέχοντες, η οποία προσφέρεται με επισημότερο τρόπο από ότι στο Φόρουμ. 20

21 9. Σεμινάρια (Seminars): Είναι συναντήσεις εκπαιδευτικού περιεχομένου και αποσκοπούν στη συμπληρωματική μόρφωση ή εξειδίκευση ορισμένων ατόμων μέσω της συγκεκριμενοποίησης της εκπαιδευτικής διαδικασίας, η οποία εμφανίζεται με τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του Συμποσίου και του «Φόρουμ». Ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι μικρός, σε αντίθεση με τις πολυπληθέστερες συμμετοχές αυτών των δύο. 10. Εργαστήρι ( Work shops ): Ελεύθερη συζήτηση συμμετεχόντων για την εμπεριστατωμένη ανάλυση κάποιου θέματος. Είναι συναντήσεις εργασίας και αποτελούν μέθοδο εκπαιδευτικής διαδικασίας η οποία επιτρέπει εμπεριστατωμένη μελέτη κάποιου συγκεκριμένου θέματος. Αφορά μεγέθη ατόμων. Η συγκέντρωση αυτή έχει ως σκοπό την βελτίωση της επίδοσης τους σε κάποιο συγκεκριμένο αντικείμενο λύνοντας και συζητώντας σχετικά προβλήματα. Πολλές φορές ο όρος χρησιμοποιείται και για προγραμματισμένες επιχειρηματικές συναντήσεις. 11. Meetings (Συναντήσεις): Είναι επιχειρηματικές συναντήσεις καθαρά ενδοεπιχειρησιακού ενδιαφέροντος (οι λεγόμενες «εταιρικές» ή επιχειρησιακές), είναι μικρής διάρκειας και έχουν συνεδριακά χαρακτηριστικά, αλλά δεν έχουν συνεδριακό χαρακτήρα με την στενή έννοια του όρου ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΕΣ ΜΟΡΦΕΣ ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ 1. Incentive Travel: Ταξίδια κινήτρων, πολύ ανεπτυγμένο είδος τουρισμού που περιλαμβάνει συνάντηση, εργασία αλλά και διασκέδαση, ψυχαγωγία. Συνήθως είναι επιβράβευση με ταξίδι σε ένα τουριστικό μέρος από εταιρείες σε υπαλλήλους τους ή συνδυασμός εκπαίδευσης, γνωριμίας μεταξύ μελών της εταιρείας και ταξιδιού. 21

22 2. Teleconference (Τηλεσυνεδρίαση Τηλεσύσκεψη): Γενικός όρος που αποδίδεται σε όλους τους τύπους συνεδριάσεων που πραγματοποιούνται μέσω συστημάτων τηλεπικοινωνίας. Αφορά κυρίως συνεδριάσεις τέτοιου είδους που μεταδίδονται μόνο μέσω φωνής και όχι και εικόνας. Με αυτή τη μέθοδο έχουν τη δυνατότητα να συνεδριάσουν ταυτόχρονα άνθρωποι που βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία του πλανήτη, χωρίς να ταξιδέψουν. 3. Video Conferencing: Είναι μια από τις πρόσφατες τάσεις στο διεθνές συνεδριακό τοπίο. Πολλά κέντρα και ξενοδοχεία εξοπλίζονται με τα κατάλληλα μηχανήματα (Vue Com, Global Vue) έτσι ώστε να μπορούν να διοργανώνουν συνέδρια, συζητήσεις μέσω τηλεοπτικής μετάδοσης. Δεν είναι πάντα εύκολο. Εκτός από τα απαραίτητα μηχανήματα είναι και θέμα προσωπικού, διαφοράς ώρας, γλώσσας νοοτροπίας κ.λπ. Μια Video Conference από την Μαδρίτη με ομιλούντα Ισπανικά, και συμμετέχοντες στην Γαλλία, Αμερική, Γερμανία, θα χρειαζόταν μεταφραστές, ειδικούς κ.λπ. που θα δούλευαν σε διαφορετικές ώρες, ενώ και οι συμμετέχοντες θα έπρεπε να συμβιβαστούν σε μια κοινή ώρα συνεδρίασης και πιθανά μια γλώσσα. Πάντως κερδίζει έδαφος για συναντήσεις μεταξύ εταιρειών, σε μικρά συνέδρια ή σαν «γεγονός» σε πολύ μεγάλα. Ήδη π.χ. το Sheraton καλύπτει αυτή την στιγμή 15 ξενοδοχεία του με δυνατότητες VC και έχει στόχο να φτιάξει ένα δίκτυο που θα εξυπηρετεί τουλάχιστον 250 ξενοδοχεία. 4. Συνεδριακός τουρισμός σε κρουαζιερόπλοια: Η διοργάνωση συνεδρίων σε κρουαζιερόπλοια είναι ένας πολύ αγαπητός συνδυασμός που όλο και αναπτύσσεται. Για την Ελλάδα μια σημαντική αγορά έχει αναπτυχθεί από τις Η.Π.Α. (EUROFOCUS κεφ. 3.1). Οι διάφορες μορφές, είδη συνεδριακού τουρισμού οδήγησαν και στην δημιουργία διεθνών ομοειδών οργανισμών, που η πληθώρα τους απεικονίζει τις πολύπλευρες μορφές του συνεδριακού τουρισμού, την πολυσημία των όρων και απεικονίζεται στον πίνακα που ακολουθεί. 22

23 AIPC ICCA PCMA ΠΙΝΑΚΑΣ 1 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΙΔΗ ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ σχετικοί με συνεδριακά Συνεδριακό Τουρισμό Association Internationale des Palais de Congres (International Association of Congrais Centres) (105 μέλη παγκοσμίως) (Έτος ίδρυσης 1958) International Congress and Convention Association (Amsterdam) (1963) (510 μέλη παγκοσμίως σε 70 χώρες) Από τις βασικότερες Association στον συνεδριακό χώρο. Professional Convention Management Association, (PCMA), ΗΠΑ. UIA Union of International Associations, (Βέλγιο), (1907) MPI Meeting Professionals International (1972) IAPCO INCON EFCT μέλη σε 62 χώρες (οργανωτές) International Association of Professional Congress Organizers 55 μέλη σε 21 κράτη (Έτος ίδρυσης 1968) International Network of Professional Conference Organisers (1989) European Federation of Conference Towns (1964) 99 μέλη σε 34 χώρες Congrex Conference Management and Congress (Έτος ίδρυσης 1982) WCVM ITMA SITE HCCE ETTFA IACVB World Council for Venue Management Incentive Travel & Meetings Association Society of Incentive & Travel Executives Historic Conference Centres of Europe European Tourism Trade Fairs Association International Association of Convention and Visitor Bureau (IACVB) 23

24 1. 6. ΒΑΣΙΚΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Κάποιες από τις παρακάτω παρατηρήσεις αφορούν τον τουρισμό στο σύνολό του αλλά ειδικά για τον συνεδριακό τουρισμό και τον τουρισμό κινήτρων κατέχουν ιδιαίτερη σημασία. ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ: Το σταθερό πολιτικό περιβάλλον είναι προϋπόθεση ανάπτυξης του τουρισμού. Ο τουρισμός είναι η μόνη βιομηχανία η οποία μπορεί να αναπτυχθεί σε καιρό ειρήνης και σταθερότητας. Η Ελλάδα μετά τις τελευταίες προόδους σε οικονομικό αλλά και πολιτικό επίπεδο μπορεί να αναπτύξει αίσθημα ασφάλειας σε όλους τους υποψήφιους τουρίστες. Προβλήματα μπορεί να υπάρξουν από την αύξηση της χαμηλής εγκληματικότητας και την κατάσταση των λαθρομεταναστών. Ανασταλτικό στοιχείο είναι και η πρόσφατη έκθεση του Αμερικανικού κογκρέσου που κατατάσσει την Ελλάδα ως χώρα «καταφύγιο» της τρομοκρατίας μαζί με το Πακιστάν. Το τελευταίο χτύπημα κατά του Βρετανού στρατιωτικού ακολούθου στην Αθήνα (Ιούνιος 2000), ήταν ακόμη ένα μεγάλο πλήγμα για τον εισερχόμενο στην Ελλάδα τουρισμό. ΚΟΣΤΟΣ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ: Η Ελλάδα έχει χαμηλό κόστος διαβίωσης που την καθιστά ανταγωνιστική σε σχέση με άλλους προορισμούς. ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ: Δυστυχώς στην Ελλάδα δεν υπάρχει κατάλληλη συνεδριακή υποδομή. Τα αυτόνομα συνεδριακά κέντρα είναι ελάχιστα ενώ πολλά συνέδρια εξυπηρετούνται σε αίθουσες ξενοδοχείων εκ των οποίων οι περισσότερες είναι function rooms παρά πιστοποιημένες συνεδριακές αίθουσες. Στην Ελλάδα δεν υπάρχουν εκτός της Θεσσαλονίκης, της Ρόδου και της Κω, συνεδριακά κέντρα που μπορούν να εξυπηρετήσουν μεγάλα συνέδρια. Επιπρόσθετα το πρόβλημα με το συνεδριακό και εκθεσιακό κέντρο της Αθήνας χρονίζει, ενώ θα πρέπει να ξεκινήσουν ενέργειες μελέτης σκοπιμότητας για συνεδριακά κέντρα σε άλλες πόλεις της Ελλάδος. ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ: Ο συνεδριακός τουρισμός αλλά και ο τουρισμός κινήτρων απαιτεί ξενοδοχειακή υποδομή υψηλής κλάσης και όχι 24

25 μόνον διαθεσιμότητα δωματίων. Η Ελλάδα διαθέτει καλή ξενοδοχειακή υποδομή που μπορεί να φιλοξενήσει τέτοιου είδους τουρισμό. Παρ όλα αυτά, τα υψηλής ποιότητας ξενοδοχεία δεν επαρκούν, ενώ αναπτύσσονται διάφορα καταλύματα που δεν βοηθούν στο ελάχιστο την ανάπτυξη του συνεδριακού τουρισμού. Οι παλαιότερες μεγάλες ξενοδοχειακές μονάδες δεν διαθέτουν συνεδριακούς χώρους. Συνήθως εξυπηρετούν συνεδριακά γεγονότα σε χώρους πολλαπλών χρήσεων μη πιστοποιημένους. Οι νέες μονάδες θα πρέπει να προβλέπουν τέτοιου είδους υποδομή. ΠΡΟΣΒΑΣΗ: Τήρηση δρομολογίων, αποφυγή εναλλαγών πτήσεων, καλές υπηρεσίες αεροδρομίων, εγγύτητα αεροδρομίων με τον τελικό προορισμό, είναι καταληκτικοί παράγοντες επιλογής προορισμού. Η Ελλάδα με την λειτουργία του νέου διεθνούς αεροδρομίου «Ελευθέριος Βενιζέλος» στα Σπάτα αποκτά ένα ακόμη ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την διεκδίκηση διεθνών συνεδριακών γεγονότων. ΚΛΙΜΑ: Η Ελλάδα είναι ιδιαίτερα ανταγωνιστική στις κλιματολογικές συνθήκες. Παρόλα αυτά ταξίδια κινήτρων για διάφορους ειδικούς λόγους μπορεί να επιλέγουν ειδικούς προορισμούς πχ Σκανδιναβία. Γενικά στα συνέδρια αποφεύγονται προορισμοί όπου υπάρχουν ακραία καιρικά φαινόμενα (βροχές, αέρας, κλπ). ΓΕΝΙΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ: Mε τον όρο γενική υποδομή εννοούμε το συνολικό επίπεδο υπηρεσιών του προορισμού όπως δρόμοι, λιμάνια, επικοινωνίες, κλπ. Στην Ελλάδα είναι απαραίτητη η βελτίωση όλων των υποδομών που αφορούν τις υπηρεσίες αεροδρομίων. Εκτός από το νέο αεροδρόμιο στα Σπάτα, στην Ελλάδα θα πρέπει να βελτιωθούν όλα τα υπόλοιπα αεροδρόμια και οι υπηρεσίες εδάφους. Παράλληλα θα πρέπει να υπάρξει λύση με το χρόνιο πρόβλημα της Ολυμπιακής Αεροπορίας και τις καθυστερήσεις των δρομολογίων. Γενικότερη βελτίωση χρειάζονται όλα τα σημεία εισόδου της χώρας αφού συνοριακοί σταθμοί και λιμάνια έχουν εικόνα τριτοκοσμική. ΕΙΚΟΝΑ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ: Στα ταξίδια κινήτρων ο in προορισμός έχει πλεονέκτημα, αλλά και στα συνέδρια η εικόνα του προορισμού προδιαθέτει θετικά τους συμμετέχοντες. Η Ελλάδα διαθέτει αυτή την καλή εικόνα ως προορισμός. Η Ελλάδα θα πρέπει να αναπτύξει ειδική 25

26 στρατηγική marketing για τον συνεδριακό τουρισμό και τον τουρισμό κινήτρων αφού είναι μια μεγάλη και πλούσια αγορά με διαφορετικά χαρακτηριστικά από την υπόλοιπη τουριστική αγορά (EUROFOCUS κεφ. 4.2). 26

27 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ, ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Ο ΤΟΠΟΣ ΚΑΙ Ο ΧΩΡΟΣ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Κριτήρια επιλογής τόπων Διεξαγωγής Συνεδρίων Τα κριτήρια για την επιλογή του τόπου διεξαγωγής ενός συνεδρίου διαφέρουν ανάλογα με το είδος του συνεδρίου και τον φορέα που το διοργανώνει. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα κριτήρια τα οποία είναι σημαντικά για την επιλογή ενός τόπου και αναφέρονται ενδεικτικά ως εξής: Κατάλληλοι χώροι Καλό φαγητό Δυνατότητες διασκέδασης εντός του κτιρίου Άνετη ατμόσφαιρα Κεντρική θέση (συγκοινωνιακά προσιτή περιοχή) Καλή υλικοτεχνική υποδομή Τοποθεσία και μέγεθος του Συνεδριακού Χώρου Η τοποθεσία του συνεδριακού κέντρου ή ξενοδοχείου πληρεί κυρίως τις παρακάτω προϋποθέσεις: 1. Να βρίσκεται σε κεντρικό σημείο, με εύκολη διεθνή συγκοινωνιακή πρόσβαση (Ωστόσο, το χαρακτηριστικό αυτό εξαρτάται από το φορέα της διοργάνωσης, το είδος, το μέγεθος και το περιεχόμενο του συνεδρίου). 2. Να διαθέτει επαρκή αριθμό καταλυμάτων. 3. Να διαθέτει καλή συγκοινωνιακή σύνδεση με το κέντρο της πόλης. 4. Να διαθέτει επαρκείς θέσεις στάθμευσης. 5. Στην ευρύτερη περιοχή να υπάρχουν αξιοθέατα, προσφέροντας τη δυνατότητα διοργάνωσης εκδρομών και παράλληλων εκδηλώσεων. 27

28 Υπάρχουν και άλλα χαρακτηριστικά, τα οποία εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες και τη μορφή των συνεδριακών εκδηλώσεων. Χωρητικότητα - Διάταξη καθισμάτων σε Συνεδριακά Κέντρα Η χωρητικότητα (capacity) των συνεδριακών κέντρων, διαφέρει ανάλογα με την διάταξη των καθισμάτων στην συγκεκριμένη αίθουσα. Έτσι επειδή και εδώ υπάρχει μια σχετική πολυσημία, θεωρείται σκόπιμη η αναφορά στους διεθνείς όρους και η αντιστοίχιση με ελληνικούς. Capacity (Χωρητικότητα) 3 : Ο μέγιστος αριθμός ατόμων που μπορούν να χωρέσουν σε προκαθορισμένο χώρο ή σε συγκεκριμένη διάταξη αίθουσας. Όταν δεν προσδιορίζεται η διάταξη τότε συνήθως αφορά διάταξη θεατρικού τύπου. Congress venue (Χώρος συνεδριάσεων Χώρος συνεδρίου): Ο κυρίως χώρος που πραγματοποιείται κάποιο συνέδριο. Meeting rooms (Χώροι εκδηλώσεων Αίθουσες συνεδριάσεων): Αίθουσες ή χώροι γενικότερα όπου μπορούν να πραγματοποιηθούν διάφοροι τύποι εκδηλώσεων, όπως συνέδρια, γεύματα, εκθέσεις, επιδείξεις κ.λπ. Classroom setup (Διάταξη αίθουσας διδασκαλίας): Διάταξη αίθουσας συνεδρίου με καρέκλες και τραπέζια θρανία (έδρανα) παρατεταγμένα σε σειρές η μία πίσω από την άλλη, στραμμένα προς μια κεντρική έδρα, με έναν κεντρικό διάδρομο ανάμεσά τους. Γίνεται σαφές ότι η ύπαρξη τραπεζιών μειώνει την χωρητικότητα σε σύγκριση με μια αίθουσα με διάταξη θεατρικού τύπου. E-shape setup (Διάταξη σε σχήμα Ε): Διάταξη στην αίθουσα με τραπέζια διατεταγμένα έτσι ώστε να σχηματίζουν το γράμμα «Ε» με καρέκλες τοποθετημένες στην εξωτερική πλευρά της «πλάτης» του Ε και στις δύο πλευρές σε κάθε «πόδι». 3 Σύμφωνα με το Convention Centers Directory: Number of meeting rooms: Αριθμός αιθουσών εκδηλώσεων Capacity of the largest room theatre style capacity: Χωρητικότητα μεγαλύτερης αίθουσας με διαμόρφωση «θεατρικού τύπου». Total exhibition space in square meters: Συνολική επιφάνεια εκθεσιακών χώρων σε τετραγωνικά μέτρα. 28

29 U-shape setup (Διάταξη σε σχήμα U): Διάταξη τραπεζιών σε σχήμα «U», με τραπέζια τύπου σερπαντίνας (ημικυκλικά) στις γωνίες και καρέκλες σε όλη την έκταση της εξωτερικής πλευράς. T-shape setup (Διάταξη σε σχήμα T): Διάταξη τραπεζιών σε σχήμα «T» με καρέκλες τοποθετημένες στην εξωτερική πλευρά της «πλάτης» του Τ και στις δύο πλευρές στο «πόδι» (EUROFOCUS κεφ ). ΣΧΗΜΑΤΙΚΗ ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗ ΧΩΡΗΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΔΙΑΤΑΞΗ ΚΑΘΙΣΜΑΤΩΝ ΣΕ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΕΣ ΑΙΘΟΥΣΕΣ 29

30 ΧΩΡΟΤΑΞΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΜΕΓΑΛΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ Ο Συνεδριακός Τουρισμός αποτελεί μια μορφή τουρισμού στην οποία ο σύνεδρος - τουρίστας συνδυάζει την εργασία με την αναψυχή, με αποτέλεσμα να έχει αυξημένες απαιτήσεις τόσο σε ότι αφορά την «συνεδριακή υποδομή» με την στενή έννοια, όσο και τις λοιπές «τουριστικές υποδομές» και στην «ποιότητα ζωής» (πολιτιστική, κοινωνική αναψυχή κ.λπ). Οι περισσότερες χώρες προωθούν συγκεκριμένους συνεδριακούς προορισμούς αναδεικνύοντας ορισμένες μόνο πόλεις που έχουν όλες τις αναγκαίες προϋποθέσεις σε «Συνεδριακές Πόλεις». Έτσι για κάθε χώρα είναι πεπερασμένος ο αριθμός των προορισμών που με τα κατάλληλα συνεδριακά κέντρα ανταγωνίζονται στην προσέλκυση διεθνών συνεδρίων. Παράλληλα επιδιώκουν να εξειδικεύονται για ορισμένη αγορά συνεδρίων. Η χωροταξική ανάπτυξη συνεδριακών προορισμών συμβαδίζει κυρίως με την ανάπτυξη του δικτύου μεταφορών. Οι περισσότερες χώρες προχωρούν στην δημιουργία συνεδριακών κέντρων μόνο όταν έχουν ολοκληρώσει τα δίκτυα μεταφορών τους. Επιδιώκουν να αναπτύσσουν τα συνεδριακά κέντρα σε κόμβους που μπορούν να εξυπηρετηθούν από αεροπλάνο, σιδηρόδρομο, αυτοκίνητο. Στον διεθνή χώρο βλέπουμε συνεδριακά κέντρα χωροθετημένα εντός της πόλεως, αλλά και στην περιφέρεια των πόλεων, πάντοτε όμως να εξασφαλίζουν ταχεία πρόσβαση, υψηλή ξενοδοχειακή υποδομή, υψηλή λοιπή «τουριστική» υποδομή και παροχή υπηρεσιών στους συνέδρους. Τα μεγάλα συνεδριακά κέντρα στα Μητροπολιτικά κέντρα αναδεικνύονται πολλές φορές σε σύμβολα πόλεων. Είναι δηλαδή κτίρια που χαρακτηρίζουν την φυσιογνωμία της πόλης με την δική τους και επηρεάζουν το image της πόλης πολύ περισσότερο από ένα άλλο μεγάλο κτίριο όπως π.χ. μια τράπεζα. Ανάλογη πρέπει να είναι και η επιλογή της θέσης του με απαραίτητη την εξυπηρέτηση με μετρό (αν υπάρχει), λεωφορείο, τραμ, ή άλλα μέσα συγκοινωνίας και μεγάλους χώρους parking (EUROFOCUS κεφ. 2.2). 30

31 ΑΣΤΙΚΕΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΕΙΣ ΣΧΕΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΕΚΘΕΣΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΚΑΙ ΔΙΚΤΥΟΥ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ Από τις βασικότερες ανάγκες σε αστικές εξυπηρετήσεις είναι η μεταφορά των συνέδρων από και προς: α). τα συνεδριακά κέντρα, β). τα ξενοδοχεία που θα τους φιλοξενήσουν, γ). τα αξιοθέατα της πόλης και δ). τις πύλες εξόδου από την χώρα (λιμάνια, αεροδρόμια). Αν υπολογιστεί ότι σε μια εναρκτήριο συνεδρίαση θα πρέπει να διακινηθούν π.χ σύνεδροι από τα ξενοδοχεία τους προς το συνεδριακό κέντρο με μια μέση δυναμικότητα φιλοξενίας περί τους συνέδρους ανά ξενοδοχείο θα υπάρξει η ανάγκη μεταφοράς από 7-10 ξενοδοχεία και δρομολόγια πούλμαν τουλάχιστον. Από την διεθνή πρακτική βλέπουμε ότι οι συνεδριακοί προορισμοί συμβαδίζουν και αναπτύσσονται κατ αρχήν με τα δίκτυα μεταφορών, κυρίως με αεροπορικό, σιδηροδρομικό, οδικό δίκτυο, προϋποθέτουν δηλαδή ολοκληρωμένο σύστημα μεταφοράς από και προς τον προορισμό - προέλευση. Είναι δε αυτονόητα αποδεκτό, αφού ο τουρίστας «σύνεδρος» για 2ήμερη, 3ήμερη, 4ήμερη, 7ήμερη παραμονή του δεν σκοπεύει να χάσει χρόνο ή να ταλαιπωρηθεί λόγω ενός ακατάλληλου συγκοινωνιακού δικτύου. Από τα τοπογραφικά των πόλεων με τα συνεδριακά κέντρα στην Ευρώπη μπορεί κανείς να διαπιστώσει την επίδραση του συγκοινωνιακού δικτύου στην δημιουργία συνεδριακών κέντρων. Συνήθως τα συνεδριακά κέντρα εξασφαλίζουν τουλάχιστον τρεις άνετες σύγχρονες προσβάσεις: σιδηρόδρομο, αυτοκίνητο, αεροπλάνο και μεγάλους χώρους Parking. Αστικές εξυπηρετήσεις: Σχέση ιστορικών πολιτιστικών στοιχείων πόλης και Συνεδριακών Κέντρων Είναι αυταπόδεικτο ότι βασικό θέλγητρο για συνεδριακές εκδηλώσεις είναι η γενικότερη ιστορική πολιτιστική υποδομή μιας χώρας πόλης τόπου, τα λεγόμενα «αξιοθέατα», το image της. Ο τουρίστας σύνεδρος θέλει να εκμεταλλευτεί όσο το δυνατόν περισσότερο τον χρόνο που του μένει ανάμεσα από τις εκδηλώσεις εργασίες, να επισκεφθεί και να ζήσει τον τόπο που 31

32 επισκέπτεται, κάνοντας επισκέψεις κατά την διάρκεια του συνεδρίου στην πόλη που φιλοξενεί το συνέδριο και πριν ή μετά το συνέδριο, αντίστοιχες εκδρομές. Αστικές εξυπηρετήσεις: Σχέση Ξενοδοχειακού Δυναμικού Συνεδριακού Κέντρου Προϋπόθεση για την εξυπηρέτηση και ανάπτυξη κάθε συνεδριακού κέντρου είναι η ύπαρξη, αντίστοιχα, ξενοδοχείων υψηλών προδιαγραφών σε μια απόσταση όσο το δυνατόν πιο κοντά σε αυτό. Χωροθέτηση Συνεδριακών Κέντρων σε Συνεδριακές πόλεις Η χωροταξική τοποθέτηση των συνεδριακών κέντρων δεν είναι ενιαία στις πόλεις. Πολλές πόλεις προτιμούν τα συνεδριακά κέντρα να είναι μέσα στις πόλεις έτσι ώστε να εξυπηρετούνται οι σύνεδροι καλύτερα. Άλλες πόλεις θεωρούν ότι αυτό επιτυγχάνεται αν τα συνεδριακά κέντρα είναι έξω από τις πόλεις. ΠΙΝΑΚΑΣ 2 Στοιχεία που διαμορφώνουν ένα Συνεδριακό Προορισμό Ύπαρξη συνεδριακών χώρων ανταποκρινόμενων σε διεθνή υψηλά στάνταρτ Ύπαρξη κατάλληλου ξενοδοχειακού δυναμικού σε ποιότητα και αριθμό κλινών Ύπάρξη διεθνούς (ών) αεροδρομίου (ων) Ύπαρξη αερομεταφορέα Ύπαρξη άριστης σύνδεσης, μεταφορικής επί τόπου Ύπάρξη άριστης τηλεπικοινωνιακής σύνδεσης Ύπαρξη C.Β. ή C.V.B. Δυνατότητα τεχνολογικής υποστήριξης Οπτικοακουστικά μέσα Δυνατότητα μεταφραστικής υποστήριξης Μεταφορές Υποδομή Τουριστικά Γραφεία 32

33 Κλίμα Φυσικό Τοπίο Αξιοθέατα Μουσεία Γαστρονομία Ψυχαγωγία Κοινωνική υποδομή Γενικότερη υποδομή διευκολύνσεις Ελκυστικότητα προορισμού - Image (EUROFOCUS κεφ. 2.2) Ο ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ, Η ΣΥΧΝΟΤΗΤΑ ΚΑΙ Η ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Όσον αφορά τη συχνότητα με την οποία επαναλαμβάνονται τα συνέδρια, μπορεί να γίνει ομαδοποίηση σε τέσσερις κατηγορίες και ειδικότερα στα: Περιοδικά συνέδρια Είναι αυτά τα οποία επαναλαμβάνονται με κάποια συχνότητα σε διαφορετικούς κυρίως τόπους. Σταθερά συνέδρια Είναι διοργανώσεις που επαναλαμβάνονται κάθε έτος σε προκαθορισμένο χρόνο και τόπο. Συνέδρια ή Ημερίδες σε συνδυασμό με Εκθέσεις Είναι συνέδρια τα οποία διοργανώνονται κατά τη διάρκεια των Εκθέσεων σε αίθουσες των εκθεσιακών χώρων. Η περιοδικότητα και η συχνότητα τους εξαρτάται άμεσα από τις Εκθέσεις αυτές. Μη σταθερά ή μη περιοδικά συνέδρια Είναι τα συνέδρια που δεν παρουσιάζουν ούτε περιοδικότητα, αλλά ούτε και καμιά σταθερότητα. Αυτά είναι δυνατόν, είτε να συγκαλούνται ανάλογα με τις αποφάσεις του αρμοδίου φορέα, είτε να μην επαναλαμβάνονται στο μέλλον. Αξίζει να σημειωθεί ότι η πλειοψηφία των συνεδρίων επαναλαμβάνεται κάθε χρόνο και ένας σημαντικός αριθμός συνεδρίων κάθε δύο χρόνια. Η πραγματοποίηση συνεδρίων αυξάνεται από την άνοιξη έως τον Ιούνιο. Κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού παρουσιάζεται μείωση, ενώ ο Σεπτέμβριος μπορεί να θεωρηθεί ο κατ εξοχήν μήνας των συνεδρίων. Κατά τους επόμενους μήνες εμφανίζεται σταδιακά μείωση τους. 33

34 Η διάρκεια διεξαγωγής του συνεδρίου αναφέρεται συνήθως στο προκαθορισμένο πρόγραμμα του (από τρεις έως οκτώ ημέρες). Ωστόσο, πολύ συχνά κλείνονται από τους συνέδρους κάποια δωμάτια για περισσότερες ημέρες από αυτές της διεξαγωγής του συνεδρίου. Ως συνήθως, η άφιξη των συνέδρων πραγματοποιείται την προηγούμενη ημέρα της έναρξης του συνεδρίου. Επίσης είναι συνηθισμένο το φαινόμενο (ιδιαίτερα όταν ο τόπος του συνεδρίου είναι σε παραθεριστικό θέρετρο) πολλοί από τους συνέδρους και τους συνοδούς τους να παραμένουν για διακοπές μερικές ημέρες μετά τη λήξη του συνεδρίου, ειδικά όταν οι εργασίες του διεξάγονται σε εργάσιμες ημέρες και ακολουθεί Σαββατοκύριακο. Εξάλλου, η οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου καταφτάνει στο ξενοδοχείο μία δύο ημέρες νωρίτερα, προκειμένου να προετοιμάσει το συνέδριο και αναχωρεί μία ή και δύο ημέρες μετά τη λήξη του. (Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο - Πρόγραμμα Σπουδών: Διοίκηση Τουρ. Επιχ σελ. 49, 51) ΟΙ ΤΡΕΙΣ ΔΙΑΔΟΧΙΚΕΣ ΦΑΣΕΙΣ ΤΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Στο πλαίσιο του προγραμματισμού, της οργάνωσης και της διεξαγωγής ενός συνεδρίου, μπορούν να διακριθούν τρεις διαδοχικές φάσεις. Πρώτον, η φάση προετοιμασίας και προγραμματισμού του συνεδρίου, δεύτερον η φάση διεξαγωγής του συνεδρίου και τρίτον η φάση μετά τη λήξη του. Τα σημαντικότερα στοιχεία που αφορούν τις επιμέρους φάσεις είναι τα εξής: Α Φάση: Προετοιμασία συνεδρίου Την προετοιμασία και οργάνωση ενός συνεδρίου αναλαμβάνει μια επιτροπή, η οποία ως κύρια αποστολή έχει την μέριμνα των θεμάτων που περιγράφονται συνοπτικά στη συνέχεια. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να αναφερθεί ότι σε διεθνές επίπεδο υπάρχουν οι εξής τρεις ομάδες οργανωτών συνεδρίων: 1. Οι Διακυβερνητικές Οργανώσεις (IGO: Intergovernmental Organizations) 34

35 2. Οι Διεθνείς μη Κυβερνητικές Οργανώσεις (NGO: International Non - governmental Organizations) 3. Οι Πολυεθνικές Οργανώσεις (BINGO: Business International Non governmental Organizations). Η ραγδαία και συνεχής ανάπτυξη της διεξαγωγής συνεδρίων οδήγησε στη δημιουργία γραφείων ή επιχειρήσεων που ασχολούνται αποκλειστικά με αυτά ή παρέχουν συμπληρωματικές υπηρεσίες σχετικά με τη διοργάνωση τους. Οι επιχειρήσεις αυτές είναι γνωστές με το όνομα PCO ( Professional Congress Organizer). Οι μεγαλύτερες από τις εταιρείες Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων (PCO) είναι μέλη της Διεθνούς Ένωσης Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων, της λεγόμενης IAPCO (International Association of Professional Conference Organizers). Από τη στιγμή που ο φορέας διοργάνωσης λάβει την απόφαση για τη διεξαγωγή ενός συνεδρίου, συνήθως ένα με δύο χρόνια πριν, αρχίζουν ουσιαστικά και οι προετοιμασίες για την πραγματοποίηση του. Η σειρά με την οποία παραθέτονται στη συνέχεια τα διάφορα οργανωτικά θέματα, δεν υποδηλώνει την προτεραιότητα όσον αφορά το χρόνο ή τη σημαντικότητα τους. Τα περισσότερα από αυτά γίνονται ταυτόχρονα και σε συνάρτηση με τα υπόλοιπα. Για την καλύτερη προετοιμασία μεγάλων συνεδρίων χρησιμοποιούνται συχνά μέθοδοι project management ή ειδικά λογισμικά πακέτα (software), που επιτυγχάνουν το σωστό σχεδιασμό, την παρακολούθηση, τον χρονικό προγραμματισμό, καθώς και τον συντονισμό των επιμέρους εργασιών προετοιμασίας του συνεδρίου. Τα επιμέρους οργανωτικά θέματα είναι τα εξής: I. Διερεύνηση της δυνατότητας διοργάνωσης του συνεδρίου από την ίδια την επιχείρηση ή της ενδεχόμενης αναζήτησης βοήθειας από κάποιο εξειδικευμένο γραφείο. II. Καθορισμός του μεγέθους του συνεδρίου όσον αφορά τη διάρκεια και τον αριθμό των συνέδρων. III. Κατάρτιση του ακριβούς προγράμματος συνεδρίου και ταυτόχρονη ανεύρεση των πλέον κατάλληλων εισηγητών, με τους οποίους υπάρχει συνεχής επικοινωνία για τον καθορισμό των λεπτομερειών. IV. Διερεύνηση εναλλακτικών τόπων και χώρων για την πραγματοποίηση του συνεδρίου. Στη φάση αυτή, ζητείται από επιλεγμένα συνεδριακά 35