Ενημέρωση για την εφαρμογή των Ε.Λ.Π.

Transcript

1 Ενημέρωση για την εφαρμογή των Ε.Λ.Π. (ν.4308/2014 και Λογιστική Οδηγία Εφαρμογής του) ΘΕΜΑΤΑ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΝΕΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΥΛΟΓΗ ΑΞΙΑ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ ΔΙΑΚΡΙΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΕΥΛΟΓΗΣ ΑΞΙΑΣ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗΣ ΥΠΑΡΧΟΝΤΟΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΚΡΙΤΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ ΣΕ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΠΑΓΙΩΝ ΔΙΑΚΡΙΤΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΓΙΑ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΜΕ ΣΥΝΔΕΔΕΜΕΝΕΣ ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΥΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΝΕΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ

2 Υποχρεωτικότητα εφαρμογής νέου λογιστικού σχεδίου Είναι υποχρεωτική η αλλαγή του λογιστικού σχεδίου; Ο ν. 4308/2014 και η αντίστοιχη λογιστική οδηγία αναφέρουν πως είναι υποχρεωτικοί οι προτεινόμενοι λογαριασμοί «ως προς την ονοματολογία, το περιεχόμενο και το βαθμό ανάλυσης και συγκέντρωσης». Όχι, δεν είναι υποχρεωτική. Δίνεται η εναλλακτική δυνατότητα διατήρησης του Ε.Γ.Λ.Σ. με τις (όποιες) απαιτούμενες προσαρμογές. Εκείνο που έχει σημασία είναι να μπορεί η επιχείρηση να ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΕΙ μέσω των «λογιστικών αρχείων» την αξιοπιστία των στοιχείων που δηλώνει (κονδύλια των Χρηματοοικονομικών καταστάσεων). Ο ν.4308/2014 ορίζει με έναν πολύ γενικό τρόπο τα Λογιστικά αρχεία (λογιστικά βιβλία, λογιστικές καταστάσεις, μηχανογραφικά αρχεία, παραστατικά, συμβάσεις, κ.ο.κ.). Για την τεκμηρίωση των ανωτέρω, παραπέμπουμε στα εξής: Σύμφωνα με την 9 του άρθρου 3 του ν. 4308/2014 (ΕΛΠ), «Εναλλακτικά του σχεδίου λογαριασμών του πρώτου εδαφίου της 8 του παρόντος άρθρου (σ.σ. άρθρου 3 του ν. 4308/2014), κάθε οντότητα που υπόκειται σε αυτό το νόμο έχει τη δυνατότητα να εφαρμόζει το σχέδιο λογαριασμών, όπως ισχύει κατά την 31 η Δεκεμβρίου 2014» Στη βασική ερμηνευτική εγκύκλιο (εγκ. ΠΟΛ. 1003/2015, όπως ισχύει), αναφέρεται σχετικά ότι: «Οι οντότητες, με επιλογή τους, μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το υπάρχον σχέδιο λογαριασμών που είναι σε ισχύ κατά την 31η Δεκεμβρίου 2014, δηλαδή το σχέδιο λογαριασμών του Π.Δ. 1123/80 ή του Π.Δ. 148/1984 περί εφαρμογής του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Ασφαλιστικών Επιχειρήσεων ή του Π.Δ. 384/1992 περί εφαρμογής Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Τραπεζών, κατά περίπτωση. Οίκοθεν νοείται ότι οι οντότητες οφείλουν να προβαίνουν στις απαραίτητες προσαρμογές και προσθήκες στο σχέδιο λογαριασμών που τηρούν για την κάλυψη των απαιτήσεων του παρόντος νόμου και των πληροφοριακών τους αναγκών...» Στη σελίδα 200 Γ.3.2 της λογιστικής οδηγίας για την εφαρμογή των Ε.Λ.Π. (ν. 4308/2014), αναφέρεται ότι «Σε ένα λογιστικό σύστημα που βασίζεται στη χρήση σύγχρονης πληροφορικής τεχνολογίας, η ανάλυση που προσφέρει ένα «σχέδιο λογαριασμών» του χειρόγραφου συστήματος ή ενός πεπαλαιωμένου τέτοιου συστήματος, παρέχεται ευχερώς, σε πολύ μεγαλύτερη ανάλυση και με μεγαλύτερη ασφάλεια, μέσω κατάλληλης οργάνωσης των ηλεκτρονικών αρχείων, χωρίς να απαιτείται η ενσωμάτωση αυτής της ανάλυσης στο «σχέδιο λογαριασμών». Συνεπώς, δίνεται η δυνατότητα στις οντότητες να παρέχουν την απαιτούμενη ή ισοδύναμη ανάλυση και συγκέντρωση πληροφοριών που προδιαγράφεται από το σχέδιο λ/σμών του παρόντος νόμου, μέσα από το πληροφοριακό τους σύστημα» Υποχρεωτικότητα εγγραφών εύλογης αξίας H αποτίμηση στην εύλογη αξία είναι υποχρεωτική; Η επιμέτρηση περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων στην εύλογη αξία αποτελεί δυνατότητα και όχι υποχρέωση των οντοτήτων που υπόκεινται στα ΕΛΠ (άρθρο 24 1 των ΕΛΠ). Η δυνατότητα αυτή δεν παρέχεται για το σύνολο των στοιχείων των χρηματοοικονομικών καταστάσεων, αλλά μόνο για συγκεκριμένα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις: Επενδυτικά ακίνητα (άρθρο 25 6) Βιολογικά περιουσιακά στοιχεία (άρθρο 25 7) Αποθέματα εμπορευμάτων οι τιμές των οποίων διαπραγματεύονται σε οργανωμένες αγορές και τα οποία προορίζονται για πώληση στα πλαίσια κερδοσκοπικών συναλλαγών) (άρθρο 25 8) Διαθέσιμα για πώληση χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία (άρθρο 25 9) Χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία του εμπορικού χαρτοφυλακίου και χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις που αποτελούν μέρος του εμπορικού χαρτοφυλακίου (άρθρο 25 10) Παράγωγα για αντιστάθμιση (παράγωγα αντιστάθμισης εύλογης αξίας & παράγωγα αντιστάθμισης ταμειακών ροών) (άρθρο 25 11) Σελ: 2 / 7

3 Υποχρεωτικότητα διακριτών λογαριασμών διαφορών εύλογης αξίας Αν διατηρήσουμε το Ε.Γ.Λ.Σ. και θελήσουμε να κάνουμε εγγραφές απομείωσης παγίων ή αναπροσαρμογές σε άλλες αξίες του ενεργητικού ή του παθητικού, με ποια μεθοδολογία θα ανοίξουμε και θα ενημερώσουμε τους νέους λογαριασμούς που παρακολουθούν τις «διαφορές εύλογης αξίας» και συναφείς έννοιες; Συνιστούμε να μην ανοίξετε κανένα νέο λογαριασμό για το σκοπό αυτό. Χρησιμοποιείστε ειδικά παραστατικά (λογιστικά σημειώματα) που έχουν σχεδιαστεί για το σκοπό αυτό (για εγγραφές διαφορών Λογιστικής Βάσης) βλ. εγχειρίδιο EBS AccountingStandardsEL.pdf στο φάκελο \EsBooks της εφαρμογής. Αυτά θα ενημερώσουν ένα νέο Ημερολόγιο που θα έχετε ανοίξει για την παρακολούθηση των διαφορών, το οποίο θα έχετε καταλλήλως χαρακτηρίσει ότι αφορά διαφορές Λογιστικών Προτύπων. Ταυτόχρονα, θα ανοίξετε και ένα ακόμη Ημερολόγιο Διαφορών για Απογραφές και Πράξεις Ισολογισμού (που θα χρησιμοποιηθεί από το αυτόματο Κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης). Όλες οι εγγραφές εκείνες που παράγονται από τις παράλληλες αποσβέσεις παγίων είτε εκείνες που παράγονται από διορθωτικές εγγραφές εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών μέσω «Γέφυρας» είτε εκείνες που πρωτογενώς καταχωρούνται ως λογιστικά άρθρα θα γίνονται ΣΤΟΥΣ ΙΔΙΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ, εκείνους τους οποίους αφορούν, ενώ στη Λογιστική θα εντάσσονται στο ειδικό Ημερολόγιο Διαφορών. Το διαχωρισμό (ως προς το ποια ποσά καθενός λογαριασμού του λογιστικού σχεδίου αφορούν τη Φορολογική Βάση και ποια τη Λογιστική Βάση) αναλαμβάνει το σύστημα, το οποίο εκδίδει τις σχετικές καταστάσεις (Ισοζύγια, Καθολικά, Ημερολόγια, Συγκριτικές Καταστάσεις) από το ειδικό μενού Εικόνα Επιχείρησης/Λογιστικά Πρότυπα ΕΛΠ/ΔΛΠ. Παραπέμπουμε για αναφορά και το παρακάτω σχετικό απόσπασμα της εγκυκλίου ΠΟΛ. 1003/ : «Το λογιστικό σύστημα της οντότητας απαιτείται να παρακολουθεί τόσο τη λογιστική αξία όσο και τη φορολογική βάση, εφόσον διαφέρουν, των στοιχείων των εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και καθαρής θέσης, κατά περίπτωση. Η υποχρέωση αυτή είναι αυτονόητη προϋπόθεση για την εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεων της οντότητας. Η παρακολούθηση δύναται να γίνεται με οποιοδήποτε πρόσφορο και ασφαλή τρόπο, ώστε να μπορούν να εξαχθούν οι απαραίτητες πληροφορίες για τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων, τη σύνταξη των φορολογικών δηλώσεων, και τη διασφάλιση της δυνατότητας διενέργειας ελέγχων» H παρακολούθηση της Λογιστικής Βάσης, εφόσον πρωτογενώς καταχωρείται η Φορολογική Βάση, μπορεί να γίνεται συγκεντρωτικά οποτεδήποτε και, σε κάθε περίπτωση έγκαιρα, για τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Σελ: 3 / 7

4 Μεθοδολογία προσαρμογής υπάρχοντος λογιστικού σχεδίου Αν διατηρήσουμε το Ε.Γ.Λ.Σ., ποια είναι γενικά η συνιστώμενη μεθοδολογία υλοποίησης των προσαρμογών του στα Ε.Λ.Π.; 1. Απενεργοποιείστε τους καταργούμενους λογαριασμούς (π.χ. έξοδα ίδρυσης και Α εγκατάστασης, έκτακτα αποτελέσματα κ.λπ.) επιλέγοντας το πεδίο Ανενεργό της καρτέλας τους, αφού πρώτα μεταφέρετε στους κατάλληλους λογαριασμούς το υπόλοιπό τους με συμψηφιστικές εγγραφές, αν χρειάζεται. 2. Για όποιους λογαριασμούς ανοιχτούν (ή ενεργοποιηθούν) για να παρακολουθούν κονδύλια ενσωματωμένα σε άλλους (όπως π.χ. η περίπτωση των προκαταβολών προμηθευτών παγίων που πιθανόν ήταν ενσωματωμένη σε γενικό λογαριασμό προμηθευτών), θα πρέπει να γίνει κατάλληλη μεταφορά των ποσών από τον παλιό λογαριασμό στο νέο. Αυτό θα πρέπει να γίνει ως εξής Αν μεν η οντότητα παρακολουθείται σε κάποιο υποσύστημα και η Λογιστική ενημερώνεται από αυτό, η εγγραφή μεταφοράς θα πρέπει να γίνει με χρήση κατάλληλου παραστατικού (υπάρχουν τύποι παραστατικών για όλες τις περιπτώσεις μεταφορών). ΑΥΤΟ με τη σειρά του θα ενημερώσει το λογιστικό σχέδιο. Παράλληλα, θα πρέπει να ελέγξετε τα λογιστικά στοιχεία της οντότητας (π.χ. λογαριασμός, λογιστική κατηγορία) και αν χρειαστεί, να τα αλλάξετε. Αν ο λογαριασμός ενημερώνεται απευθείας από λογιστικά άρθρα, θα πρέπει μόνο να εισαχθεί το κατάλληλο λογιστικό άρθρο. 3. Για όποιους λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου αποφασιστεί (κατά την κρίση σας) να προσαρμοστούν στην προτεινόμενη από τα Ε.Λ.Π. χρήση (π.χ. λογαριασμοί των ομάδων 6 & 7 για τις συναλλαγματικές διαφορές ή τα κέρδηζημίες από διάθεση παγίων αντί των υπολογαριασμών της ομάδας 81 ή αναβαλλόμενος φόρος και φόρος εισοδήματος) θα πρέπει: Να φροντίσετε με συμψηφιστικές πράξεις να μεταφέρετε τα ποσά στους νέους λ/σμούς που θα τα παρακολουθούν, μηδενίζοντας εκείνους που θα απενεργοποιηθούν ή θα χρησιμοποιηθούν για άλλο σκοπό (με άλλη ονομασία). Να ελέγξετε και να διορθώστε τις αντίστοιχες λογιστικές ομάδες, ώστε όταν καταχωρείτε τις σχετικές συμψηφιστικές πράξεις μέσω παραστατικών, να ενημερώνεται σωστά η Λογιστική (οι νέοι λογαριασμοί). 4. Σε ό,τι αφορά τη διαφοροποίηση ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗΣ και ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΒΑΣΗΣ, εφαρμόστε όσα αναφέρει το εγχειρίδιο χρήσης των Λογιστικών Προτύπων ( EBS AccountingStandardsEL.pdf στο φάκελο \EsBooks της εφαρμογής) για Τύπους παραστατικών, Λογιστικά Ημερολόγια, Λογιστικές και Φορολογικές Αποσβέσεις, Αναπροσαρμογές αξιών κ.λπ., αλλά και για να μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις σχετικές εκτυπώσεις του συστήματος. Αν χρειαστείτε βοήθεια επί αυτών, απευθυνθείτε στη Δ/νση Υπηρεσιών της Entersoft ή σε έναν πιστοποιημένο συνεργάτη της. 5. Δεν υπάρχει λόγος να αλλάξετε τη λογική ανάπτυξης των λογαριασμών παγίων (μεταφέροντας από τους 1Χ.99 στους 1Χ.02 κ.λπ.) από τη στιγμή που το υποσύστημα παγίων δίνει ΠΛΗΡΗ αποτελέσματα για κάθε λογιστική κατηγορία παγίων. Το ίδιο ισχύει για όλες τις αλλαγές σε ΚΩΔΙΚΟΥΣ λογαριασμών αποθεμάτων π.χ. εκπτώσεις αγορών (2Χ.03 αντί 2Χ.98), επιστροφές αγορών (2Χ.02 αντί 2?.95), υλικά συσκευασίας (25.ΧΧ αντί 28.ΧΧ) κ.ο.κ., από τη στιγμή που λαμβάνετε Ισοζύγιο Αποθεμάτων κατά λογιστική κατηγορία ή τύπο είδους, που συγκεντρώνει όλες τις σχετικές εγγραφές (θετικές και αφαιρετικές) δημιουργώντας το κατάλληλο υπόλοιπο στον «ανωτεροβάθμιο» του προτεινόμενου από τα Ε.Λ.Π. Λογιστικού Σχεδίου. 6. Από τη στιγμή που το λογιστικό σχέδιο είναι στην κρίση της επιχείρησης και μπορεί να αναπτυχθεί ανάλογα με τις ανάγκες της και ανάλογα με τα στοιχεία που τηρεί και μπορεί να εξάγει το πληροφοριακό της σύστημα, δεν είναι ανάγκη να τηρείτε όλους τους προηγούμενους λογαριασμούς που αυξάνουν τη δουλειά του Λογιστηρίου, χωρίς προφανές κέρδος (είτε για το φορολογικό έλεγχο είτε για την πληροφόρησή σας). Έτσι, θα προτείναμε να επανεξετάσετε Την ανάγκη τήρησης λογαριασμών Τάξεως (από τη στιγμή που δεν προβλέπονται κάν από τα ΕΛΠ π.χ. πλασματικές αξίες). Στο σημείο αυτό, θυμίζουμε πως σύμφωνα με πρόταση της Entersoft (έκδοση /2/2012), οι λογαριασμοί Τάξεως χρησιμοποιούνται για παρακολούθηση των πιθανών φορολογικών διαφορών από δαπάνες που δεν αναγνωρίζονται (άρθρο 22, 23 του ν Κ.Φ.Ε.), οπότε αν ήδη την έχετε εφαρμόσει, δεν προτείνουμε να την επανεξετάσετε. Σελ: 4 / 7

5 Την ανάγκη εξαντλητικής ανάπτυξης των λογαριασμών του Φ.Π.Α. κατά συντελεστή και τύπο εισροών/εκροών, δεδομένου ότι η απαιτούμενη πληροφορία για την κάλυψη των φορολογικών υποχρεώσεων προκύπτει από το πληροφοριακό σύστημα. Αν θελήσετε να καταργήσετε την ανάπτυξη αυτή, τοποθετείστε τους ίδιους «λογιστικούς κωδικούς» στις λογιστικές κατηγορίες του Φ.Π.Α. Στο σημείο αυτό, σημειώνουμε σχετικά ότι στην 10 του άρθρου 5 των ΕΛΠ (ν. 4308/2014) ορίζεται ότι: «Από το τηρούμενο λογιστικό σύστημα πρέπει να παρέχονται ευχερώς, αναλυτικά και σε σύνοψη, όλα τα δεδομένα και πληροφορίες που απαιτούνται για να καθίσταται ευχερής η διενέργεια συμφωνιών και επαληθεύσεων κατά τη διενέργεια οποιουδήποτε ελέγχου» Την ανάγκη ανάπτυξης λογαριασμών εσόδων, αγορών κ.λπ. ανά υποκατάστημα (αν θέλετε να καταργήσετε την ανάπτυξη αυτή, τοποθετείστε το ΙΔΙΟ «λογιστικό τμήμα» σε όλα τα υποκαταστήματα) Την ανάγκη τήρησης Αναλυτικής Λογιστικής, από τη στιγμή που με αντίστοιχες μεθόδους (μοντέλα μερισμού κ.λπ.) μπορείτε να ενεργοποιήσετε το ΑΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟ σύστημα της Διοικητικής Λογιστικής ή να χρησιμοποιήσετε άλλη εξωλογιστική μέθοδο. Διακριτοί λογαριασμοί προκαταβολών σε προμηθευτές παγίων Αν διατηρήσουμε το Ε.Γ.Λ.Σ. και, δεδομένου ότι πρέπει να παρακολουθούμε ξεχωριστούς λογαριασμούς προκαταβολών Προμηθευτών για αποθέματα και για πάγια, με ποια μεθοδολογία θα ανοίξουμε και θα ενημερώσουμε τους νέους λογαριασμούς; Οι λογαριασμοί προκαταβολών δεν είναι υποχρεωτικό να ενημερώνονται, από τη στιγμή που τα υποσυστήματα Πελατών και Προμηθευτών του πληροφοριακού συστήματος δίνουν άμεσα σε επίπεδο Ισοζυγίων : τα χρεωστικά υπόλοιπα πελατών (απαιτήσεις από πελάτες) ξεχωριστά από τα πιστωτικά υπόλοιπα (προκαταβολές πελατών) τα πιστωτικά υπόλοιπα προμηθευτών (υποχρεώσεις σε προμηθευτές) ξεχωριστά από τα χρεωστικά υπόλοιπα (προκαταβολές προμηθευτών) Με αυτό τον τρόπο ενημερωνόταν μέχρι τώρα και η προηγούμενη μορφή του Ισολογισμού (που επίσης απαιτούσε τα κονδύλια αυτά να εμφανίζονται σε ειδικά κελιά). Εκείνο που πρέπει να γίνει τώρα (αν ΗΔΗ δεν είχατε τέτοιου είδους παρακολούθηση) είναι: 1. Ενεργοποίηση του λογαριασμού «Προμηθευτές μη κυκλοφορούντων στοιχείων» (π.χ ) 2. Άνοιγμα νέας λογιστικής κατηγορίας προμηθευτών 3. Αντιστοίχιση αυτής της λογιστικής κατηγορίας στους προμηθευτές παγίων Αν από κάποιον προμηθευτή αγοράζετε ΚΑΙ πάγια ΚΑΙ εμπορεύσιμα, α ύλες κ.λπ. τότε, θα πρέπει: 1. Nα ανοίξετε ΔΥΟ καρτέλες (στο υποσύστημα προμηθευτών) για τον ΙΔΙΟ προμηθευτή, με την αντίστοιχη λογιστική κατηγορία στην καθεμιά. Και οι δύο αυτοί προμηθευτές θα αντιστοιχιστούν στο ίδιο ΠΡΟΣΩΠΟ. 2. Το σύστημα, για να βοηθήσει να μην γίνονται λάθη στις καταχωρίσεις, έχει το χαρακτηρισμό «Αφορά» στην οθόνη προμηθευτή, όπου στη μια καρτέλα θα ορίσετε «Πάγια» και στην άλλη «Είδη». Από εκείνη τη στιγμή και μετά, δεν θα μπορείτε κατά λάθος να εισάγετε «μικτά» παραστατικά αγορών. 3. Θα μεταφέρετε το υπόλοιπο που αφορά πάγια στη 2 η καρτέλα με μια συμψηφιστική εγγραφή (θα χρησιμοποιήσετε παραστατικό ΜΕΤ και όχι κατ ευθείαν λογιστική εγγραφή, ώστε να ενημερωθεί και το υποσύστημα των προμηθευτών), η οποία θα ενημερώσει καταλλήλως και τους λογαριασμούς 50.0Χ.ΧΧ.ΧΧΧΧ και ΧΧ.ΧΧΧΧ. Θα παρακολουθείτε την ΕΝΙΑΙΑ καρτέλα προμηθευτή από τις καταστάσεις σε επίπεδο «Προσώπου», που παρέχει το σύστημα. Σελ: 5 / 7

6 Διακριτοί λογαριασμοί για συναλλαγές με συνδεδεμένες οντότητες Αν ανήκουμε σε όμιλο (διενεργώντας και- συναλλαγές με τις συνδεδεμένες επιχειρήσεις) και διατηρήσουμε το Ε.Γ.Λ.Σ., με ποια μεθοδολογία θα ανοίξουμε και θα ενημερώνουμε τους νέους λογαριασμούς Πελατών, Προμηθευτών και Αξιογράφων που αφορούν «συνδεδεμένες οντότητες»; Επιλέξτε ελεύθερους (διαθέσιμους) υπολογαριασμούς στην κάθε λογιστική ομάδα που χρήζει τέτοιας παρακολούθησης (και αναλόγως του αν έχετε τέτοιου είδους συναλλαγές) και δημιουργείστε τους κατάλληλους λογαριασμούς στο λογιστικό σχέδιο. Ο εκάστοτε υπάρχων λογαριασμός θα αφορά τις ανεξάρτητες οντότητες και ο αντίστοιχος νέος λογαριασμός θα αφορά τις συνδεδεμένες οντότητες (επιχειρήσεις). Αυτό θα πρέπει να το κάνετε ΜΟΝΟ για τους λογαριασμούς Ισολογισμού (π.χ. Πελάτες, Προμηθευτές) και όχι για τους Αποτελεσματικούς λογαριασμούς (Εσόδων, Εξόδων). Ένα παράδειγμα: Για τον λογαριασμό Νέος (παράλληλος) λογαριασμός Πελάτες εσωτερικού Πελάτες εσωτερικού (συνδεδεμένες οντότητες) Γραμμάτια στο Χ/Φ Γραμμάτια στο Χ/Φ (από συνδεδεμένες οντότητες) Επιταγές μεταχρονολογημένες Επιταγές μεταχρονολογημένες (από συνδεδεμένες οντότητες) Προμηθευτές εσωτερικού Προμηθευτές εσωτερικού (συνδεδεμένες οντότητες) Γραμμάτια πληρωτέα Γραμμάτια πληρωτέα (σε συνδεδεμένες οντότητες) Επιταγές πληρωτέες μεταχρ/νες Επιταγές πληρωτέες μεταχρ/νες (σε συνδεδεμένες οντότητες) Πιστωτές διάφοροι Πιστωτές διάφοροι (συνδεδεμένες οντότητες) Στη συνέχεια: Αν η λογιστική ομάδα αφορά συναλλασσόμενους 1. Ανοίξτε κατάλληλη λογιστική κατηγορία αντιγράφοντας εκείνη που ήδη ήταν σε ισχύ, αλλάζοντας τον κωδικό 1 με το νέο κωδικό που ισχύει και ενημερώστε τις καρτέλες «συνδεδεμένων» συναλλασσόμενων με το νέο Λογαριασμό Λογιστικής. 2. Στο υποσύστημα συναλλασσομένων δεν χρειάζεται αλλαγή, ΑΛΛΑ ΑΝ τόσο οι «μη συνδεδεμένοι» συναλλασσόμενοι, όσο και οι «συνδεδεμένοι» ενημέρωναν τον ΙΔΙΟ λογαριασμό στη Λογιστική, θα χρειαστεί να μεταφέρετε το υπόλοιπο που αφορά τα συνδεδεμένα μέρη με ένα λογιστικό άρθρο από τον υπάρχοντα λογαριασμό στο νέο. Αν η λογιστική ομάδα αφορά αξιόγραφα 1. Ανοίξτε νέο τύπο αξιογράφου για την περίπτωση είσπραξης ή πληρωμής σε συνδεδεμένες επιχειρήσεις και διαφοροποιείστε τους κωδικούς Γ.Λ., έτσι ώστε να υποδεικνύουν το νέο λ/σμό παρακολούθησης π.χ. αντί για τον κ.ο.κ. 2. Μεταφέρετε με ένα ή περισσότερα λογιστικά άρθρα το υπόλοιπο των λογαριασμών που ήσαν σε ισχύ ως τώρα (και συγκεκριμένα το τμήμα του υπολοίπου που αφορά συνδεδεμένα μέρη) στον αντίστοιχο καινούργιο λογαριασμό. 3. Όσον αφορά το υποσύστημα παρακολούθησης του Χαρτοφυλακίου, για τα εκκρεμή εισπρακτέα ή πληρωτέα αξιόγραφα με συνδεδεμένη οντότητα ως εκχωρητή ή δικαιούχο θα πρέπει a. Αν μεν ήδη το παραστατικό έκδοσής τους (παραλαβής ή εκχώρησης) έχει λογιστικοποιηθεί, να αλλάξετε (με πληκτρολόγηση) το λογιστικό άρθρο που θα δημιουργηθεί, όταν αυτά εξοφληθούν. b. Αν το παραστατικό έκδοσής τους (παραλαβής ή εκχώρησης) δεν έχει λογιστικοποιηθεί, να αλλάξετε τον τύπο αξιογράφου τους μέσα από το διάλογο γραμμής αυτού του παραστατικού (με τοποθέτηση του νέου που ανοίχτηκε για αξιόγραφα από ή σε συνδεδεμένες επιχειρήσεις). Το ίδιο ισχύει και αν το αξιόγραφο έχει ήδη εξοφληθεί, αλλά δεν έχει λογιστικοποιηθεί το παραστατικό εξόφλησης. Η μεταβολή του τύπου αξιογράφου θα επιτραπεί από το σύστημα μόνον μέσα από το παραστατικό της τελευταίας του κίνησης. 4. ΣΤΟ ΕΞΗΣ σε κάθε αξιόγραφο που εκχωρείτε σε ή παραλαμβάνετε από «συνδεδεμένη επιχείρηση» θα πρέπει να επιλέγετε το νέο τύπο αξιογράφου, για να έχετε σωστό λογιστικό άρθρο. Όσον αφορά Έσοδα και Έξοδα, δεν χρειάζεται να παρακολουθούνται σε διακριτούς λογαριασμούς Λογιστικής, αφού το σύστημα αναγνωρίζει με ειδικό χαρακτηρισμό τις «διεταιρικές συναλλαγές» (στις λογιστικές εγγραφές και σε όλα τα παραστατικά) και, βάσει αυτής της πληροφορίας, παρέχει έτοιμες καταστάσεις για την πλήρη τεκμηρίωσή τους: την Αναλυτική κατάσταση ενδοομιλικών συναλλαγών το Ισοζύγιο Λογιστικής Ομίλου (με απαλοιφές ομιλικών συναλλαγών) Σελ: 6 / 7

7 Μεθοδολογία υιοθέτησης νέου λογιστικού σχεδίου Αν αποφασίσουμε να αλλάξουμε λογιστικό σχέδιο από 1/1/2016 πώς αυτό το υποστηρίζει η Entersoft; Τι θα πρέπει να κάνουμε; Η σύστασή μας είναι η ακόλουθη: Δεν θεωρούμε δόκιμο να αλλάξετε λογιστικό σχέδιο από Με δεδομένο ότι παρέχεται η δυνατότητα συνέχισης της χρήσης του ΕΓΛΣ με τις απαραίτητες προσαρμογές, προτιμήστε την προσαρμογή του ΕΓΛΣ στα ΕΛΠ, δεδομένου ότι ο τρόπος αυτός δεν απαιτεί ιδιαίτερο κόστος εκπαίδευσης του προσωπικού σας, ενώ ταυτόχρονα θα αποφύγετε προβλήματα που ενδέχεται να προκύψουν, λόγω της μη κάλυψης όλων των ζητημάτων που δημιουργούνται πρακτικά (σύμφωνα με τις δημοσιευμένες μέχρι στιγμής λογιστικές οδηγίες) κατά την καταχώριση των διενεργουμένων πράξεων. Το ζήτημα που κυρίως προκύπτει, αν θελήσετε να προχωρήσετε σε αλλαγή του λογιστικού σχεδίου, οφείλεται στο ότι: Οι εγγραφές στην αρχή κάθε Οικονομικής Χρήσης διενεργούνται ΠΑΡΑΛΛΗΛΑ με εγγραφές στην προηγούμενη Οικονομική Χρήση και Το σύστημα ΔΕΝ υποστηρίζει διπλούς κανόνες ενημέρωσης της Λογιστικής («γέφυρα»), Σε μια τέτοια περίπτωση λοιπόν, θα πρέπει: 1. Να παρθεί αντίγραφο της Βάσης Δεδομένων για τη νέα Χρήση, 2. Να γίνει μηδενισμός, ώστε να μην υπάρχουν οικονομικά δεδομένα 3. Να εισαχθεί το νέο Λογιστικό Σχέδιο 4. Να αλλάξει η παραμετροποίηση της Γέφυρας (λογιστικές κατηγορίες κυρίως) ώστε στη νέα Χρήση τα παραστατικά να ενημερώνουν σωστά το Λογιστικό Σχέδιο, με τη νέα κωδικοποίηση και ανάπτυξη των λογαριασμών. 5. Στο διάστημα παράλληλης λειτουργίας να γίνονται οι εγγραφές στις διαφορετικές Βάσεις, αναλόγως του ποια Χρήση αφορούν 6. Μετά το κλείσιμο της Χρήσης στην εταιρεία Β.Δ. με το παλιό λογιστικό σχέδιο, να μεταφερθούν τα υπόλοιπα (και της Λογιστικής και όλων των υποσυστημάτων) στη νέα Βάση/Εταιρεία, με διαδικασίες εισαγωγής στοιχείων, όπως γίνεται κατά τη μετάπτωση δεδομένων από παλιότερο σύστημα. Θα πρέπει να έχετε υπόψη σας πως, σε μια τέτοια περίπτωση, ΔΕΝ θα έχετε στη διάθεσή σας τις έτοιμες συγκριτικές λογιστικές καταστάσεις (Σύγκριση Οικονομικών Χρήσεων). Για τα υπόλοιπα υποσυστήματα, μπορούν με τις διαδικασίες export-import να μεταφερθούν οι εγγραφές ειδών, πελατών κ.λπ. στη νέα Βάση Δεδομένων, για να έχετε στατιστικά πωλήσεων. Απευθυνθείτε στη Διεύθυνση Υπηρεσιών της Entersoft ή σε έναν πιστοποιημένο συνεργάτη, για να υλοποιήσετε με ασφάλεια την παραπάνω διαδικασία, σε περίπτωση που αλλάξετε Λογιστικό Σχέδιο. Σημαντική επισήμανση Η επεξεργασία των ανωτέρω στοιχείων και προτάσεων έγινε σε συνεργασία και με τη σύμφωνη άποψη της ομάδας του Forin.gr Σταματόπουλος Σελ: 7 / 7