ACE ERP. Σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων

Transcript

1 ACE ERP Σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων

2 Ολοκληρωµένο Το σύστημα ACE ERP αποτελεί ένα ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων και αυτοματοποίησης των διαδικασιών.παρέχει ένα ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας καθώς επίσης άμεση και ακριβή πληροφόρηση προς όλες τις μονάδες ενός οργανισμού.είναι ένα απόλυτα ολοκληρωμένο, διεθνώς καταξιωμένο και πλήρως εξειδικευμένο εργαλείο διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων για όλες τις εταιρείες. Αναπτύσσεται, υποστηρίζεται και συντηρείται από εξειδικευμένα στελέχη που γνωρίζουν άριστα την ελληνική πραγματικότητα. Στόχος του είναι η βελτιστοποίηση και ο αποτελεσματικός έλεγχος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων με τη χρήση της ορθολογικά δομημένης πληροφορίας. Βασικά χαρακτηριστικά Είναι προϊόν ανάπτυξης και τεχνογνωσίας της ACE-Hellas Α.Ε. Κοστολογικό ERP με διαχείριση πολλαπλών κέντρων κόστους Παρακολούθηση πολλαπλών προϋπολογισμών Πλήρως παραμετροποιήσιμο MIS Αναφορές Σύνδεση με άλλα συστήματα Εγκατάσταση σε μικρό χρονικό διάστημα Παροχή πολλαπλών επιπέδων ασφάλειας Επεκτάσιμο και προσαρμοζόμενο στις δραστηριότητες και τις απαιτήσεις της εταιρείας Υποστήριξη μητρικής και θυγατρικών εταιρειών σε ενιαία βάση δεδομένων Απλουστεύει και βελτιώνει σημαντικά την καταχώρηση, δόμηση, διαχείριση και παρουσίαση της πληροφορίας Συντελεί στη λήψη ορθών επιχειρηματικών αποφάσεων Καθιστά δυνατό τον έλεγχο του αποτελέσματος και της απόδοσης των επιχειρησιακών διαδικασιών Αποτελεί μία από τις πλέον σημαντικές επενδύσεις και αποσβένεται πολύ γρήγορα (Return on Investment)

3 Λειτουργικό Γενικές αρχές ACE ERP σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο Είναι ένα ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων και αυτοματοποίησης των διαδικασιών των εταιρειών αυτών και έχει κοστοκεντρική δομή, δίνοντας τη δυνατότητα στη διοίκηση να παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο την εξέλιξη του κόστους. Καλύπτει πλήρως τις ανάγκες διαχείρισης μιας εταιρίας όχι με τον κλασικό τρόπο μιας εμπορικής εφαρμογής, αλλά αποτελώντας ένα κατ εξοχήν κοστο-κεντρικό σύστημα δίδει την δυνατότητα στις διοικήσεις των εταιριών και των οργανισμών να διαχειριστούν αποτελεσματικά και αποδοτικά τις δραστηριότητες που αναλαμβάνουν, λαμβάνοντας έγκαιρα τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα. Μέσω των υποσυστημάτων του, διαχειρίζεται τα κρίσιμα προβλήματα παρέχοντας την εξέλιξη του κόστους σε πραγματικό χρόνο ανά τομέα δραστηριότητας. Παρέχει ένα ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας καθώς επίσης άμεση και ακριβή πληροφόρηση προς όλες τις μονάδες της επιχείρησης. Αναπτύσσεται σε μία ιδιαίτερα ισχυρή, ευέλικτη και καινοτόμα γλώσσα προγραμματισμού (C#.Net), εξελίσσεται και ενσωματώνει διαρκώς νέες τεχνολογίες για να είναι σε θέση να καλύψει ολοένα και περισσότερες εξειδικευμένες επιχειρησιακές ανάγκες. Μπορεί να υποστηρίξει απεριόριστο αριθμό σταθμών εργασίας (PCs) και απεριόριστο αριθμό χρηστών ταυτόχρονα, αριθμός που περιορίζεται μόνο από τις διαθέσιμες κάθε φορά άδειες χρήσης του συστήματος και την υποδομή πληροφορικής στην οποία είναι εγκατεστημένο το σύστημα. Με βάση αυτή την αρχή καθώς επίσης και την αρχιτεκτονική του ανοικτού συστήματος που ακολουθεί το σύστημα ACE ERP, είναι δυνατή η επέκταση του συστήματος σε μεγαλύτερο αριθμό χρηστών. Το φιλικό περιβάλλον και η απλότητα στη χρήση του συστήματος ACE ERP επιτρέπουν τη γρήγορη εξοικείωση των χρηστών με αυτό. Δεν απαιτείται η παρουσία εξειδικευμένων ατόμων για την χρήση του συστήματος, γιατί είναι έτσι σχεδιασμένο ώστε να το χειρίζονται άτομα χωρίς ιδιαίτερες μηχανογραφικές γνώσεις, ακόμη και σε απομακρυσμένα σημεία. Παρέχει όλες τις απαιτούμενες δυνατότητες επιβολής περιορισμών πρόσβασης στο σύστημα, μέσω του προφίλ κάθε χρήστη ή ομάδας χρηστών. Η πρόσβαση ελέγχεται με κωδικό ασφαλείας. Ανάλογα με τα δικαιώματα του χρήστη, υπάρχει δυνατότητα διαφορετικής πρόσβασης στο ίδιο αρχείο. Όλες οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες στους χρήστες, αλλά προβλέπονται διαδικασίες εξουσιοδότησης δικαιωμάτων (authorization) στην πρόσβαση σε επιλεγμένα δεδομένα ή εφαρμογές για δημιουργία, ενημέρωση, διόρθωση και άντληση πληροφοριών. Το κάθε υποσύστημα έχει δυνατότητα βασικής κεντρικής προσαρμογής στις ανάγκες και τη δομή της εταιρείας, ενώ κάθε χρήστης μπορεί ανάλογα με τα δικαιώματα που έχει, να προσαρμόσει επιμέρους εφαρμογές σύμφωνα με την επιχειρησιακή πρακτική που ακολουθείται κάθε φορά. Η καταχώρηση όλων των επιχειρησιακών συναλλαγών (transactions) πραγματοποιείται σε πραγματικούς χρόνους (real time). Σε πραγματικούς χρόνους γίνεται και η ενημέρωση των σχετικών master αρχείων δεδομένων, χάρη στην ύπαρξη μιας κεντρικής βάσης δεδομένων. Η άμεση απόκριση του συστήματος σε πραγματικούς χρόνους, μαζί με την ολοκλήρωση της πληροφορίας σε όλη την επιχείρηση (integration), προσφέρει την δυνατότητα διαχείρισης πολλών ανεξάρτητων ή εξαρτημένων μεταξύ τους λειτουργιών. Οι λειτουργίες αυτές εκτελούνται παράλληλα και όχι σειριακά, επιταχύνοντας τη διάχυση της πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης. Το ολοκληρωμένο σύστημα ACE ERP περιλαμβάνει υποσυστήματα (modules), που καλύπτουν όλες τις λειτουργίες μιας επιχείρησης ανεξάρτητα από το που αυτές λαμβάνουν χώρα, στηρίζεται δε στην κοστολογική ανάλυση των δραστηριοτήτων σε πολλαπλά κοστολογικά επίπεδα και ταυτόχρονα στην οριζόντια ανάλυση κάθε κέντρου κόστους. Λειτουργία με βάσεις δεδομένων (MS SQL, Oracle) Αρχιτεκτονική Client Server και 3Tier Λειτουργία σε περιβάλλον Web

4 υνατότητες Ανάλυση κοστολόγησης χωρίς περιορισμό επιπέδων. Πλήρως παραμετρικό σύστημα. Δυνατότητα απομακρυσμένης σύνδεσης μέσω Internet. Συνδεσιμότητα με αρχεία Excel, Word, Pdf, Html, Mht, Xml Αυτοματοποιημένες διαδικασίες Έλεγχος Δομής Συστήματος Αντιγραφή Στοιχειών Παραμετροποίησης Πρόσθετα Πεδία Δημιουργία Πεδίων σε Οποιαδήποτε Οθόνη Πολλαπλή Αναζήτηση με Φίλτρα Αναζήτηση Βάσει Προκαθορισμένων Πεδίων Αναζήτηση Βάσει Πρόσθετών Πεδίων Αποθήκευση Φίλτρου για Μελλοντική Χρήση Εξαγωγή Αποτελέσματος Αναζήτησης σε Προβολή Επιλογής Χρήστη Διαχείριση Χρηστών Ομάδες Χρηστών Δυναμικό Μενού ανά Ομάδα Χρηστών Δυναμικό Μενού ανά Χρήστη Ασφάλεια Συστήματος σε Επίπεδο Πεδίου Ασφάλεια Επιπέδων ΠΡΟΒΟΛΗΣ - ΑΛΛΑΓΗΣ ΜΗ ΠΡΟΒΟΛΗΣ Δικαιώματα Χρήστη για Αλλαγές στον Τρόπο Λειτουργίας του Συστήματος Διαχωρισμός εγγραφών στο λογιστήριο. Δημιουργία προσχεδίων στο λογιστήριο. Επαναφορά οριστικοποιημένων εγγραφών. Ιχνηλασιμότητα πληροφορίας μέσω των κωδικοποιήσεων. Αυτοματοποιημένες εγγραφές απογραφών και εγγραφών γενικής εκμετάλλευσης. Αυτοματοποιημένες εγγραφές παγίων στο λογιστήριο Μεγάλος αριθμός αναφορών στο εμπορικό και λογιστικό σύστημα. Δημιουργία reports λογιστηρίου με το εργαλείο MIS Reporting. Διαχείριση μεγάλου πλήθους εταιρειών και δραστηριοτήτων. Δυνατότητα σύνδεσης με φορολογικό μηχανισμό. Ορισμός παραστατικών ως φορολογικά στοιχεία και ως πληροφοριακά. Εισαγωγή εικόνων σε παραστατικά. Ορισμός παραμετρικών δικαιωμάτων χρηστών Πλήρη Καταγραφή ( Logging ) σε Επίπεδο Χρήστη Αρχείου Ηλεκτρονικό εγχειρίδιο χρήσης (e-manual)

5 Modules Κοστολογική διαχείριση Μοντελοποίηση και ομαδοποίηση κέντρων κόστους Διαχείριση προϋπολογισμών έργων και αναθεωρήσεις Σύγκριση προϋπολογιστικών και κοστολογικών στοιχείων Απεριόριστα επίπεδα κοστολογικής δομής Στοιχεία έργων πολλαπλές αποθήκες ανά έργο Αυτόματη δημιουργία άρθρων αναλυτικής λογιστικής Διαχείριση κατασκευαστικών δαπανών Σύνδεση εργασιών προϋπολογισμών με γραμμή παραστατικού Επιμερισμός στοιχείων κοστολόγησης ανά γραμμή παραστατικού Οικονοµική διαχείριση Διαχείριση απεριόριστου πλήθους εταιρειών (πολλαπλά λογιστικά σχέδια, ταμεία) Διαχείριση ημερολόγιων λογιστικής Διαχείριση φακέλων εισαγωγής με αυτόματη διαδικασία κλεισίματος Σύνδεση λογαριασμών λογιστικής με κατηγορίες των οικονομικών καταστάσεων Αντιστοίχιση λογαριασμών λογιστικής με αντίστοιχους πολλαπλούς ανά χώρα Αυτόματη μεταφορά υπολοίπων απογραφής Αυτόματη μεταφορά λογαριασμών στο λογαριασμό γενικής εκμετάλλευσης Ανάλυση λογαριασμών γενικής λογιστικής σε λογαριασμούς αναλυτικής (με δυναμική παραμετροποίηση) Ολοκληρωμένη, παραμετρική διαχείριση επιταγών με δυναμικό ορισμό κατάστασης επιταγής αυτόματο κλείσιμο επιταγών Αυτόματη εξαγωγή οικονομικών καταστάσεων και αριθμοδεικτών χρηματοοικονομικής πληροφόρησης Διαχείριση βιβλίων Β και Γ κατηγορίας Δημιουργία αυτοματοποιημένων εγγραφών λογιστικής - προσχέδια Εµπορική διαχείριση Δυνατότητα δημιουργίας απεριόριστων παραστατικών σειρών (ανα εταιρεία) Επιμερισμός στοιχείων κόστους ανά γραμμή παραστατικού Αυτόματες μετατροπές παραστατικών Διαχείριση προσφορών παραγγελιών τιμολογίων (αυτόματες μετατροπές) Διαχείριση παραστατικών αποθήκης εσόδων εξόδων Ορισμός πολλαπλών τιμοκαταλόγων Πολλαπλοί τρόποι επιμερισμού επιβαρύνσεων σε παραστατικά Διαχείριση συναλλασσομένων Online έλεγχος ΑΦΜ για ενδοκοινοτικές συναλλαγές (σύνδεση με VIES) Αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων συναλλασσομένων βάσει του ΑΦΜ (σύνδεση με σύστημα ΓΓΠΣ) Εύρεση σε χάρτη των συναλλασσομένων και αυτόματη δρομολόγηση Διαχείριση πωλητών Πολλαπλοί τρόποι πληρωμής / είσπραξης ενηλικίωση υπολοίπων Διαχείριση συναλλασσομένων/ορισμός τιμοκαταλόγων Ανάλυση κοστολόγησης ανά γραμμή είδους (επιμερισμός κόστους και λογιστικών εγγραφών ανά κέντρο ευθύνης) Καταχώρηση επιβαρύνσεων σε παραστατικά ειδών Πολλαπλοί τρόποι πληρωμής ενηλικίωση υπολοίπων ιαχείριση αποθήκης Επιλογή μεθόδου αποτίμησης (FIFO, ΜΣΤ) Online αποτίμηση αποθεμάτων Πολλαπλές ομαδοποιήσεις ειδών Διαχείριση θεωρημένων αποθηκών αποθήκες τρίτων Διαχείριση S/N και barcodes ανά είδος Οικονομικά στοιχεία ανά αποθηκευτικό χώρο Σύνθεση ειδών Εναλλακτικά είδη ανταλλακτικά είδη Όριο παραγγελίας Προεπιλεγμένες αποθήκες ανά ρόλο πωλητή Προσχέδια ειδών Θεωρημένα ισοζύγια αποθήκης Συμφωνία εμπορικής διαχείρισης ειδών χρηματοοικονομικής λογιστικής Αυτόματη ενημέρωση κόστους αποθεμάτων-μικτού κέρδους-κόστους πωλήσεων Διαχείριση πολλαπλών Barcodes / Serial Numbers ανά προϊόν-είδος Σύνθεση πολλαπλών ειδών (υπολογισμός κόστους είδους εργασίας) Προτεινόμενα εναλλακτικά είδη, όριο ασφαλείας - αναπαραγγελίας ιαχείριση παγίων Πάγια ανά εταιρεία Ορισμός πολλαπλών κινήσεων ανά πάγιο Μητρώο παγίων Βελτιώσεις παγίων Δυναμικός ορισμός πολλαπλών κινήσεων αποσβέσεων, απογραφών, αγοράς, πώλησης ανά τύπο κίνησης S/N ανά πάγιο Σύνδεση με εμπορικό κύκλωμα Σύνδεση με κέντρο κόστους Αυτόματη διαδικασία πώλησης παγίου Ομαδοποίηση παγίων και πολλαπλά βιβλία Αυτοματοποιημένες μαζικές κινήσεις παγίων γέφυρα με λογιστικά άρθρα Πολλαπλά βιβλία παγίων Βελτιώσεις παγίων Πολλαπλοί τρόποι κινήσεων Σύνδεση με εμπορικό κύκλωμα ιαχείριση µηχανηµάτων Καταγραφή μηχανημάτων Μητρώο μηχανημάτων - Ορισμός θέσης μηχανήματος Σύνδεση μηχανημάτων με κέντρα κόστους Σύνδεση μηχανημάτων με παραστατικά εξόδων αγορών για κοστολογική παρακολούθηση Δημιουργία βάσης δεδομένων διαχείρισης μηχανημάτων και σύνδεσης τους με πάγια και αποθήκη Καταγραφή τεχνικών χαρακτηριστικών ανά μηχάνημα Καταγραφή στοιχείων συντήρησης Δυναμικές εκτυπώσεις παρακολούθησης μηχανημάτων

6 MIS Αναφορές Δυναμικός ορισμός αριθμοδεικτών χρηματοοικονομικής πληροφόρησης Αυτόματη ενημέρωση οικονομικών καταστάσεων (Ισολογισμός, ΚΑΧ, Πίνακας διάθεσης αποτελεσμάτων) Πολλαπλές δυναμικές αναλύσεις ανά κύκλωμα Διαγραμματική απεικόνιση αποτελεσμάτων Ενηλικίωση υπολοίπων πελατών προμηθευτών Αναφορές σε μορφή δυναμικών εκτυπώσεων αλλά και αναλύσεων Πολλαπλές αναφορές διαχείρισης αποθήκης (bad stock report, παραγγελίες σε καθυστέρηση, θεωρημένο ισοζύγιο αποθήκης, ανάλυση κόστους ειδών). ιαχείριση λιανικών πωλήσεων Εξειδικευμένη λύση για καταστήματα λιανικής Δυνατότητα τιμολόγησης με barcode reader Διαχείριση πολλαπλών τρόπων πληρωμής Διαχείριση προκαταβολών Αυτοματοποιημένη διαδικασία διαχείρισης διακινήσεων Ορισμός δικαιωμάτων ανά οθόνη με συμπληρωμένα στοιχεία ανά ρόλο χρήστη Εξειδικευμένες αναφορές ταμείου για γρήγορο κλείσιμο ταμείου Ενημέρωση τιμών από δυναμικούς τιμοκαταλόγους Διαχείριση παραγγελιών (άμεση ενημέρωση για δεσμευμένες ποσότητες) Εξειδικευμένες εκτυπώσεις λιανικής πώλησης Γρήγορη δημιουργία πελάτη με αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων (σύνδεση με ΓΓΠΣ) Έλεγχος ΑΦΜ εξωτερικού για ενδοκοινοτικές συναλλαγές Σύνδεση με φορολογικό μηχανισμό και δυνατότητα δημιουργίας απεριόριστου πλήθους σειρών Πολλαπλοί τρόποι πληρωμής (π.χ. πιστωτική κάρτα μετρητοίς και συνδυασμός) Αυτόματη καταχώρηση τιμών από πολλαπλούς τιμοκαταλόγους Παραμετρική διάταξη πεδίων στην οθόνη ανάλογα με το χρήστη ιαχείριση πελατειακών σχέσεων Αυτοματοποίηση λειτουργιών marketing Βελτίωση εξυπηρέτησης και υποστήριξης πελατών και συνεργατών Διαχείριση πελατών, πωλητών συνεργατών, επαφών και ανταγωνιστών Παρακολούθηση καμπάνιας Καταγραφή αρχείου επικοινωνίας Διαχείριση ημερολογίου Διαχείριση λογαριασμών και επαφών Μαζική αποστολή και SMS Εκτύπωση ετικετών Διαχείριση προσφορών παραγγελιών (είδη και τιμοκατάλογοι) Παρακολούθηση πωλητών Απεικόνιση επαφών σε χαρτογραφικό υπόβαθρο Βραβευµένο σύστηµα Η γαλλική Vinci, από τις μεγαλύτερες κατασκευαστικές εταιρείες στον κόσμο, έχει βραβεύσει το ACE ERP ως το καλύτερο ERP σύστημα που έχει εγκατασταθεί στα εργοτάξιά της παγκοσμίως. Ανάλυση ROI Ο χρονικός ορίζοντας στον οποίο το όφελος ξεπερνά το TCO (Total cost of ownership) είναι σχετικά σύντομος. Το κόστος του ACE ERP περιλαμβάνει (κόστος αδειών, εκπαίδευσης, παραμετροποίησης, εγκατάστασης, μετάπτωσης δεδομένων και ενίοτε και hardware). Το πραγματικό όφελος όμως που αποκομίζουν οι εταιρείες από την εξοικονόμηση και τον περιορισμό της σπατάλης πόρων (χρηματικών και μη) είναι σαφώς υψηλότερο και η εν λόγω επένδυση αποσβένεται σε εύλογο χρονικό διάστημα. Με την εγκατάσταση και τη διαχείριση των επιχειρησιακώνδιαδικασιών με το σύστημα ACE ERP απαιτούνται σαφώς λιγότερες ώρες σε οικονομικούς συμβούλους και λογιστές. Σύμφωνα με τα παραπάνω, τα οφέλη είναι πολλαπλά και η επένδυση στο σύστημα ACE ERP κάθε άλλο παρά κοστοβόρα μπορεί να χαρακτηριστεί. Θεωρείται από τις πλέον σημαντικές επενδύσεις και αποσβένεται πολύ γρήγορα (Return on Investment)

7 Τo ACE ERP: Οφέλη: Αποτελεί προϊόν πολύχρονης πείρας Έχει αναπτυχθεί με τη χρήση των πλέον σύγχρονων προγραμματιστικών εργαλείων & τεχνολογιών Γίνεται άμεσα αποδεκτό από τους χρήστες λόγω της πληρότητάς του, της εύκολης χρήσης και παραμετροποίησής του Παρέχει στη Διοίκηση άμεσα όλη την πληροφορία που της είναι απαραίτητη, χωρίς να απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις Αναπτύσσεται και υποστηρίζεται από την ACE-Hellas A.E., από τις πλέον καταξιωμένες εταιρείες στο χώρο της πληροφορικής Επιτυγχάνει την ενοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών Βελτιώνει ριζικά τη ροή των οικονομικής φύσεως πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων της εταιρείας Παρέχει τόσο τη δυνατότητα της αναλυτικής παρακολούθησης σχετικά με το πως εξελίσσονται τα κόστη κάθε δραστηριότητας σε σχέση με τον/τους προϋπολογισμούς Συντελεί: Στη λήψη ορθών επιχειρηματικών αποφάσεων Στη βελτίωση των οικονομικών αποτελεσμάτων της εταιρείας Στη μείωση του λειτουργικού κόστους Παραδείγµατα αναφορών Παράδειγμα ανάλυσης πωλήσεων με πολλαπλά φίλτρα (π.χ. ανά υποκατάστημα) Ανάλυση ταμείου Ανάλυση αποθηκών (κόστος τελικού αποθέματος πωληθέντων μικτό κέρδος) Ανάλυση αγορών (συγκριτικά στοιχεία 2 ετών) Ανάλυση οικονομικών καταστάσεων Απεικόνιση επαφών σε χαρτογραφικό υπόβαθρο Ενηλικίωση υπολοίπων (προμηθευτών)

8 ACE-Hellas S.A. Μέλος του Οµίλου Quest Αιγαίου Πελάγους 6, Αγία Παρασκευή, Τηλ: , Fax: , Web: