ΑΔΑ: 4Α31Κ-2Φ. Αθήνα, 14 Ιουνίου Αριθμ. Πρωτ.: ΔΙΟΙΚ/Υ.371.ΑΠ.14/1/12053

Transcript

1 ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΣΙΑ ΤΠΟΤΡΓΕΙΟ ΕΨΣΕΡΙΚΨΝ ΑΠΟΚΕΝΣΡΨΗ ΚΑΙ ΗΛΕΚΣΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΤΒΕΡΝΗΗ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΣΕΙΑ ΔΗΜΟΙΑ ΔΙΟΙΚΗΗ ΚΑΙ ΗΛΕΚΣΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΤΒΕΡΝΗΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΤΘΤΝΗ ΔΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΤΠΟΣΗΡΙΞΗ ΔΙΕΤΘΤΝΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΤ ΣΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΨΝ Σαχ. Δ/νση Σαχ. Κώδικας Πληροφορίες Σηλέφωνο Fax Βασ. οφίας Αθήνα Γαλάρης Αλέξανδρος Αθήνα, 14 Ιουνίου 2011 Αριθμ. Πρωτ. ΔΙΟΙΚ/Υ.371.ΑΠ.14/1/12053 ΠΡΟ Κάθε ενδιαφερόμενο Θέμα Πρόσκληση υποβολής προσφορών για το έργο με τίτλο «Χηφιοποίηση και Ενσωμάτωση στην εφαρμογή Διαχείρισης Προσωπικού των εγγράφων των φυσικών φακέλων του προσωπικού της Γ.Γ.Δ.Δ.&Η.Δ.». Η Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΤΠ.Ε..Α.Η.Δ. προσκαλεί τους ενδιαφερόμενους να καταθέσουν προσφορές για το έργο «Χηφιοποίηση και Ενσωμάτωση στην εφαρμογή Διαχείρισης Προσωπικού των εγγράφων των φυσικών φακέλων του προσωπικού της Γ.Γ.Δ.Δ.&Η.Δ.», που θα υλοποιηθεί στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΠΟΛΙΣΕΙΑ » Τποπρόγραμμα 2 Μέτρο 2.2. Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται στο ποσό των είκοσι χιλιάδων εξακοσίων είκοσι τριών ευρώ #20.623,00# συμπεριλαμβανομένου του Υ.Π.Α. και θα βαρύνει τις πιστώσεις του Σακτικού Προϋπολογισμού και ειδικότερα του ΚΑΕ 5255, του φορέα του οικονομικού έτους Σο κριτήριο επιλογής του προμηθευτή είναι η χαμηλότερη τιμή. Ο φάκελος της προσφοράς των υποψηφίων υποχρεωτικά περιλαμβάνει την τεχνική και οικονομική προσφορά του υποψηφίου αναδόχου, οι οποίες υποβάλλονται σε πρωτότυπο και αντίγραφο, τόσο σε έντυπη όσο και σε πλήρως επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή (σε οπτικό δίσκο CD), σύμφωνα με τα συνημμένα Παραρτήματα Α και Β της παρούσας, αντιστοίχως. Ο φάκελος προσφοράς θα συνοδεύεται από επιστολή, η οποία πρωτοκολλείται και υπογράφεται από τον νόμιμο εκπρόσωπο του υποψηφίου Αναδόχου, στην οποία θα δηλώνεται ότι ο ανάδοχος αποδέχεται την υλοποίηση του έργου, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στα παραρτήματα Α και Β. 1

2 Οι προσφορές θα κατατεθούν στη Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΤΠ.Ε.Α.ΗΔ. (Βασ. οφίας 15, Αθήνα, Σ.Κ , Πρωτόκολλο-Γραμματεία, Ισόγειο) μέχρι και την 27 η /6/2011, ημέρα Δευτέρα. ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ Η Γενική Γραμματέας Ευσταθία Μπεργελέ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΗ (να αποσταλεί ηλεκτρονικά στην διεύθυνση ύνδεσμος Επιχειρήσεων Πληροφορικής & Επικοινωνιών Ελλάδας, Λαγουμιτζή 23, Αθήνα, , για την ανάρτηση του παρόντος στο site του ΕΠΠΕ μέχρι και την 27 η /6/2011 με την παράκληση να μας αποσταλεί ηλεκτρονικά σχετική βεβαίωση του ΕΠΠΕ. ΕΨΣΕΡΙΚΗ ΔΙΑΝΟΜΗ Διεύθυνση Η.Ε.. για τη δημοσίευση του παρόντος στο site της Γ.Γ.Δ.Δ & Η.Δ. 2

3 ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ Α ΔΙΑΔΙΚΑΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗ Απ ευθείας ανάθεση με κριτήριο τη χαμηλότερη τιμή. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟ ΕΡΓΟΤ Σο σύνολο της αμοιβής του Αναδόχου για την εκτέλεση του παρόντος Έργου δε μπορεί να υπερβεί το ποσό των είκοσι χιλιάδων εξακοσίων είκοσι τριών ευρώ (20.623,00 ) συμπεριλαμβανομένου Υ.Π.Α. ΣΡΟΠΟ ΠΛΗΡΨΜΗ Η πληρωμή του αναδόχου θα διενεργηθεί μετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του έργου από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης-Παραλαβής, σύμφωνα με τα κατωτέρω αναφερόμενα. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΤΘΗΗ ΠΡΟΟΔΟΤ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΣΟΤ ΕΡΓΟΤ Η αναθέτουσα Αρχή θα συστήσει Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ), η οποία θα είναι αρμόδια για την παρακολούθηση των εργασιών του Αναδόχου και για την έγκριση και παραλαβή των Παραδοτέων του. Η παραλαβή του Παραδοτέου θα γίνει με την παρακάτω διαδικασία Ο ανάδοχος υποβάλλει το παραδοτέο με συνοδευτική επιστολή με την οποία αιτείται την παραλαβή του. Η αναθέτουσα Αρχή δια της ΕΠΠΕ αξιολογεί την ποσοτική και ποιοτική επάρκεια του Παραδοτέου, σύμφωνα και με την προδιαγραφή του. ε περίπτωση που η ΕΠΠΕ διαπιστώσει μη συμμόρφωση προς τις προδιαγραφές κάθε Παραδοτέου, ή μη ικανοποιητική ποιότητα του περιεχομένου, κοινοποιεί στον ανάδοχο έγγραφες παρατηρήσεις. Οι παρατηρήσεις αυτές αποστέλλονται στον ανάδοχο εντός χρονικού διαστήματος 10 ημερών από την ημέρα υποβολής του Παραδοτέου. Εάν παρέλθει το προηγούμενο χρονικό διάστημα των 10 ημερών χωρίς η αναθέτουσα Αρχή να αποστείλει παρατηρήσεις επί του παραδοτέου, τότε αυτό θεωρείται ότι έχει παραληφθεί. την περίπτωση αυτή, όπως και στην περίπτωση που το παραδοτέο θεωρηθεί ικανοποιητικό, η ΕΠΠΕ προβαίνει στην σύνταξη και κοινοποίηση στον Ανάδοχο Πρωτοκόλλου προσωρινής παραλαβής του Παραδοτέου. την περίπτωση εμπρόθεσμης κοινοποίησης παρατηρήσεων της ΕΠΠΕ επί του παραδοτέου, ο ανάδοχος υποχρεούται να επανυποβάλλει το παραδοτέο με συμπληρωμένες τις διαπιστωθείσες ελλείψεις, με βάση τις παρατηρήσεις της Επιτροπής. Η επανυποβολή αυτή πρέπει να γίνεται εντός χρονικού διαστήματος που ορίζεται από την ΕΠΠΕ κατά την κοινοποίηση των παρατηρήσεών της, ανάλογα με το εύρος των απαιτούμενων αλλαγών. Σο διάστημα αυτό δεν μπορεί να είναι μικρότερο των πέντε (5) ημερών από την ημερομηνία παραλαβής από τον ανάδοχο των παρατηρήσεων της ΕΠΠΕ. Εάν το επανυποβαλλόμενο παραδοτέο δεν θεωρηθεί και πάλι κατά την κρίση της Επιτροπής ως ικανοποιητικό, η επιτροπή μπορεί να αποφασίσει εντός δέκα (10) ημερών είτε να επαναλάβει την διαδικασία αποστολής νέων παρατηρήσεων στον ανάδοχο, είτε να εισηγηθεί στην αναθέτουσα Αρχή να κινήσει τις διαδικασίες περί κηρύξεως του αναδόχου ως εκπτώτου και την λήξη της σύμβασης. Όταν η επιτροπή διαπιστώσει την ποσοτική και ποιοτική επάρκεια του παραδοτέου σύμφωνα με την προδιαγραφή του, προβαίνει στην σύνταξη και 3

4 κοινοποίηση στον ανάδοχο πρωτοκόλλου προσωρινής παραλαβής του παραδοτέου. Η οριστική παραλαβή του έργου, πραγματοποιείται μετά την ολοκλήρωση του συνόλου του έργου και την παραλαβή και του τελευταίου παραδοτέου, με τη σύνταξη του πρωτοκόλλου οριστικής παραλαβής. ΠΕΡΙΕΦΟΜΕΝΟ ΠΡΟΥΟΡΨΝ ΤΠΟΧΗΥΙΨΝ ΑΝΑΔΟΦΨΝ Οι προσφορές των υποψηφίων Αναδόχων, κατατίθενται εις διπλούν (πρωτότυπο και αντίγραφο) σε έντυπη και πλήρως επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή και υποχρεωτικά περιλαμβάνουν τα παρακάτω (1) Επιστολή υποβολής προσφοράς την οποία υπογράφει ο νόμιμος εκπρόσωπος του υποψηφίου Αναδόχου. την επιστολή αυτή πρέπει να δηλώνεται ρητά ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος αποδέχεται την υλοποίηση του έργου, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις παρούσες προδιαγραφές. (2) Xρονοδιάγραμμα υλοποίησης. (3) Αναφορά της συνολικής τελικής τιμής της οικονομικής προσφοράς για την εκτέλεση του Έργου, η οποία διατυπώνεται ολογράφως και αριθμητικώς (χωρίς ΥΠΑ και με ΥΠΑ). Οι προσφερόμενες τιμές πρέπει να είναι σε ΕΤΡΨ. Οι προσφερόμενες τιμές θα πρέπει να περιλαμβάνουν το σύνολο των προβλεπόμενων επιβαρύνσεων και δαπανών του αναδόχου για την πλήρη εκτέλεση του Έργου. Η οικονομική προσφορά του υποψηφίου αναδόχου πρέπει να υποβληθεί σύμφωνα με το παρακάτω υπόδειγμα ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ ΠΙΝΑΚΑ ΑΞΙΑ ΥΩΡΙ ΦΠΑ Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΟΟΣΗΣΑ ΣΙΜΗ ΤΝΟΛΟ ΜΟΝΑΔΑ ( ) ( ) ΤΝΟΛΟ ΦΠΑ ( ) ΤΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΑ ΜΕ ΦΠΑ ( ) 4

5 ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ B ΣΕΦΝΙΚΕ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΥΕ ΣΟΤ ΕΡΓΟΤ «Χηφιοποίηση και Ενσωμάτωση στην εφαρμογή Διαχείρισης Προσωπικού των εγγράφων των φυσικών φακέλων του προσωπικού της Γ.Γ.Δ.Δ.&Η.Δ.» τα πλαίσια του έργου «Πληροφοριακό ύστημα Διαχείρισης Μητρώου Προσωπικού και Μισθοδοσίας της ΓΓΔΔ & ΗΔ», το ΤΠΕΑΗΔ/ΓΓΔΔ&ΗΔ προχώρησε στην ψηφιοποίηση, χαρακτηρισμό και ενσωμάτωση στο πληροφοριακό ύστημα Διαχείρισης Μητρώου Προσωπικού (εφεξής HRMS), το οποίο προμηθεύτηκε και τέθηκε σε λειτουργία στα πλαίσια του ίδιου έργου, όλων των εγγράφων επιλεγμένου υποσυνόλου των υφιστάμενων φακέλων ενεργού προσωπικού της υπηρεσίας. υγκεκριμένα από το σύνολο 660 φακέλων, έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί, χαρακτηριστεί και ενταχθεί στο σύστημα HRMS τα περιεχόμενα των 257. Σο παρόν έργο συνίσταται στην ψηφιοποίηση, χαρακτηρισμό και ενσωμάτωση στο πληροφοριακό ύστημα Διαχείρισης Μητρώου Προσωπικού (HRMS) των φακέλων των υπολειπόμενων υπαλλήλων. Αναλυτικά οι λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές του έργου έχουν ως εξής Α. Λειτουργικές Προδιαγραφές Έργου 1. Ο συνολικός αριθμός των φακέλων προς ψηφιοποίηση εκτιμάται σε τετρακόσιους (400), με απόκλιση 10%. Οι σελίδες ανά φάκελο εκτιμώνται σε πεντακόσιες (500) με απόκλιση 10%. 2. Για τα περιεχόμενα των προς ψηφιοποίηση φακέλων θα πρέπει να ακολουθηθούν οι κάτωθι προδιαγραφές - Όλη η εργασία θα γίνει εντός του κτηρίου της ΓΓΔΔ&ΗΔ ώστε σε καμία περίπτωση να μην απαιτηθεί απομάκρυνση φυσικών αρχείων από το κτήριο - Χηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων του κάθε φακέλου με χρήση εξοπλισμού που θα διαθέσει ο Ανάδοχος - Για κάθε έγγραφο θα ακολουθεί χαρακτηρισμός / αρχειοθέτηση κατά τον οποίο θα δηλώνονται κατ ελάχιστον τα κάτωθι στοιχεία Αριθμός Πρωτοκόλλου Σύπος Εγγράφου Τπάλληλος τον οποίο αφορά (σύνδεση με το σύστημα HRMS) Θέμα Εγγράφου Ο χαρακτηρισμός θα πρέπει να γίνεται μέσω ειδικά διαμορφωμένης οθόνης με ενσωματωμένη δυνατότητα προεπισκόπησης του ψηφιοποιημένου εγγράφου και εμφάνισης λίστας υπαλλήλων προς επιλογή με σύνδεση με το σύστημα HRMS. Η εφαρμογή χαρακτηρισμού θα πρέπει να παρασχεθεί από τον Ανάδοχο. 5

6 - ε συνέχεια της αρχειοθέτησης, το έγγραφο θα είναι αυτόματα διαθέσιμο σε ηλεκτρονική μορφή, χωρίς άλλη χειροκίνητη παρέμβαση, μέσω της οθόνης «Ηλεκτρονικός Υάκελος Τπαλλήλου» για τον συγκεκριμένο υπάλληλο στο σύστημα HRMS. 3. Κατά την έναρξη του έργου θα συμφωνηθεί από κοινού μεταξύ αναδόχου και αρμοδίων εκπροσώπων της ΓΓΔΔ&ΗΔ η ονομαστική λίστα των υπαλλήλων οι φάκελοι των οποίων θα ψηφιοποιηθούν στα πλαίσια του έργου, με βάση το άνω όριο πλήθους φακέλων το οποίο προαναφέρθηκε, συμπεριλαμβανομένης της σχετικής απόκλισης. 4. Οι φάκελοι θα παραδίδονται στους εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους του Αναδόχου με όλα τα έγγραφα, οι οποίοι στη συνέχεια θα αναλάβουν την προετοιμασία της ψηφιοποίησης των φακέλων την αποσυρραφή και τοποθέτηση διαχωριστικών σελίδων μεταξύ των προς ψηφιοποίηση εγγράφων. 5. Για όλο το διάστημα ολοκλήρωσης του έργου ένας (1) υπάλληλος της ΓΓΔΔ&ΗΔ θα επιβλέπει στο έργο της ψηφιοποίησης. ΑΔΑ 4Α31Κ-2Φ Β. Σεχνικά Φαρακτηριστικά 1. Γενικά Σεχνικά Φαρακτηριστικά - Ο ανάδοχος του έργου θα έχει την υποχρέωση της διάθεσης όλου του απαραίτητου λογισμικού (sftware) και εξοπλισμού (hardware) για την εκτέλεση του έργου στους ειδικά διαμορφωμένους χώρους της Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ. - Επίσης ο ανάδοχος θα έχει την υποχρέωση της επίδειξης του ψηφιοποιημένου αρχείου σε αρμόδια ομάδα εργασίας του της διάρκειας 10 ωρών συνολικά. Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ. (5 άτομα) - Ο ανάδοχος θα έχει την υποχρέωση μετά την ολοκλήρωση του έργου, να παραδώσει στη Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ. πλήρη αναφορά εργασιών στην οποία θα περιλαμβάνονται κατ ελάχιστον ονομαστική λίστα υπαλλήλων των οποίων ο φάκελος ψηφιοποιήθηκε, συνολικό αριθμό φακέλων, εγγράφων και σελίδων που ψηφιοποιήθηκαν. - Ο ανάδοχος θα πρέπει να συνεργαστεί με το προσωπικό του ΤΠ.Ε.Δ.Δ.Α. Γ.Γ.Δ.Δ & Η.Δ. προκειμένου να υλοποιηθεί το έργο με βάση τις ακριβείς απαιτήσεις της Γ.Γ.Δ.Δ.&Η.Δ. και να παραδώσει όλο το έργο σε πλήρη λειτουργία μέσα στο διάστημα που θα ορίζεται. Δ. Φρόνος Παράδοσης Παράδοση εγκατάσταση παραμετροποίηση - εκπαίδευση - έλεγχος και θέση σε λειτουργία του όλου υστήματος, εντός τριών (3) μηνών από την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. 6