ΠΡΟΣΟΧΗ : Οι πληροφορίες που περιλαµβάνονται θεωρούνται εµπιστευτικές. Αν

Transcript

1 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΣΥΝΟΠΤΙΚΩΝ Ο ΗΓΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ-ΕΓΚΡΙΝΟΝΤΕΣ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΣΟΧΗ : Οι πληροφορίες που περιλαµβάνονται θεωρούνται εµπιστευτικές. Αν δεν είστε ο εξουσιοδοτηµένος παραλήπτης του εγγράφου, παρακαλούµε όπως µην διαβιβάσετε, αντιγράψετε, παρακρατήσετε, κοινοποιήσετε ή διανείµετε το παρόν Οδηγίες Χρήσεως Ηλεκτρονικής Αγοράς

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1. ΕΙΣΟ ΟΣ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ 3 2. ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Έγκριση Αιτήµατος Παραγγελίας 5 3. ΑΝΑΦΟΡΕΣ Σύνθετη Αναζήτηση Αιτήσεων Παραγγελιών προς Έγκριση Αναζήτηση Στοιχείων Παραγγελίας Παραγωγή Αναφορών 12 Σελίδα 2 από 14

3 1. ΕΙΣΟ ΟΣ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ Ανοίγετε τον Internet Explorer browser και πληκτρολογείτε την ηλεκτρονική διεύθυνση Μεταφέρεστε στην αρχική οθόνη του portal της Business Exchanges όπου πληκτρολογείτε το Όνοµα Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης που σας έχει στείλει η Business Exchanges, µέσω του Εκπροσώπου Ασφαλείας σας. Επιλέγετε το κουµπί Σύνδεση προκειµένου να εισέλθετε στην Ηλεκτρονική Αγορά. Σελίδα 3 από 14

4 2. ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Εισέρχεστε στην Ηλεκτρονική Αγορά (αφού πρωτίστως έχετε λάβει ενηµερωτικό , το οποίο σας ενηµερώνει για την έγκριση αιτήµατος παραγγελίας) ακολουθώντας τις οδηγίες που αναφέρονται στην ενότητα 1. Στην Αρχική Σελίδα επιλέγετε το σύνδεσµο Χρειάζονται την Έγκρισή µου από τη µπάρα πλοήγησης στα αριστερά της οθόνης ή Έγκριση από τον κύκλο στο κέντρο της οθόνης προκειµένου να εγκρίνετε αιτήσεις παραγγελιών. Το σύστηµα σας µεταφέρει στην οθόνη Έγκριση Αιτηµάτων Επιλέγετε Εκτύπωση για να εµφανίσετε τις λεπτοµέρειες της παραγγελίας προς έγκριση, τις οποίες έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε. Σελίδα 4 από 14

5 Για να εγκρίνετε µία Αίτηση Παραγγελίας, επιλέξτε την απλώς, µαρκάροντας το αντίστοιχο check box, και πατήστε Έγκριση. Για να απορρίψετε µία Αίτηση Παραγγελίας επιλέξτε την απλώς, µαρκάροντας το αντίστοιχο check box, και πατήστε Απόρριψη. Έχετε τη δυνατότητα να εγκρίνετε ή να απορρίψετε ή/ και να εκτυπώσετε αιτήµατα παραγγελίας µαζικά επιλέγοντας Επιλογή Όλων και στη συνέχεια τις αντίστοιχες επιλογές Έγκριση ή Απόρριψη ή Εκτύπωση. Εναλλακτικά, µαρκάρετε το check box µεµονωµένα δίπλα από τις αιτήσεις που επιθυµείτε να εκτυπώσετε. Επιλέγετε το εικονίδιο του µεγεθυντικού φακού προκειµένου να ελέγξετε συνοπτικά το περιεχόµενο του αιτήµατος παραγγελίας προς έγκριση. Σε περίπτωση που επιθυµείτε είτε να δείτε πρόσθετες λεπτοµέρειες επί του αιτήµατος παραγγελίας είτε να τροποποιήσετε τα στοιχεία του αιτήµατος παραγγελίας επιλέξτε το αίτηµα και πατήστε στον αριθµό Αίτησης Παραγγελίας ή στον τίτλο της. Το σύστηµα σας µεταφέρει στην ακόλουθη οθόνη. 2.1.Έγκριση Αιτήµατος Παραγγελίας Έχετε τις ακόλουθες δυνατότητες: Α) Να Εγκρίνετε την αίτηση παραγγελίας και να την προωθήσετε στον επόµενο χρήστη της εγκριτικής ροής επιλέγοντας το κουµπί «Έγκριση». Σελίδα 5 από 14

6 Εµφανίζεται η ακόλουθη οθόνη. Εισάγετε τον Κωδικό Έγκρισης στο ανάλογο πεδίο Πατάτε το κουµπί Εντάξει Η αίτηση παραγγελίας προωθήθηκε στον(στους) επόµενο(ους) χρήστη(χρήστες) στη ροή εργασίας ή στον προµηθευτή εφόσον είστε το τελευταίο εγκριτικό κλιµάκιο. Β) Να Απορρίψετε ολόκληρη την αίτηση παραγγελίας επιλέγοντας το κουµπί «Απόρριψη». Μεταφέρεστε στην οθόνη Σχόλια Απόρριψης Παραγγελίας όπου γράφετε την Αιτιολογία Απόρριψης (βλ. επόµενη οθόνη). Αφού συµπληρώσετε τα σχόλια απόρριψης της παραγγελίας επιλέγετε το κουµπί Εντάξει από το άνω ή το κάτω µέρος της οθόνης. Γ) Να Απορρίψετε µεµονωµένα προϊόντα πατώντας στο κουµπί Απόρριψη που υπάρχει δίπλα από τα προς απόρριψη προϊόντα. Σελίδα 6 από 14

7 Μεταφέρεστε στην οθόνη Σχόλια Απόρριψης Προϊόντος Παραγγελίας όπου γράφετε την Αιτιολογία Απόρριψης και στη συνέχεια επιλέγετε το κουµπί «Εντάξει». Το σύστηµα επιβεβαιώνει την απόρριψη του προϊόντος. Πατάτε «Εντάξει» προκειµένου να επιστρέψετε στην οθόνη έγκρισης της αίτησης παραγγελίας. Εφόσον δεν υπάρχουν άλλα προϊόντα προς απόρριψη πατάτε το κουµπί «Έγκριση». Εµφανίζεται η οθόνη Έγκριση Αιτηµάτων. Εισάγετε τον Κωδικό Έγκρισης στο ανάλογο πεδίο Πατάτε το κουµπί Εντάξει Η αίτηση παραγγελίας προωθήθηκε στον(στους) επόµενο(ους) χρήστη(χρήστες) στη ροή εργασίας. ) Να Τροποποιήσετε τα στοιχεία παραγγελίας ενός προϊόντος. Πατήστε στο κουµπί Τροποποίηση δίπλα στο προϊόν για το οποίο επιθυµείτε να τροποποιήσετε τα τροποποιήσιµα στοιχεία παραγγελίας του. Σελίδα 7 από 14

8 Το σύστηµα σας µεταφέρει στην οθόνη Λεπτοµέρειες Παραγγελίας: Τροποποίηση Προϊόντος. Έχετε τη δυνατότητα να τροποποιήσετε τα τροποποιήσιµα πεδία π.χ. την ποσότητα. Αφού κάνετε τις αλλαγές που επιθυµείτε, πατήστε στο κουµπί Εντάξει ώστε να επιστρέψετε στην αρχική οθόνη έγκρισης της παραγγελίας. Σελίδα 8 από 14

9 Στην αρχική οθόνη έγκρισης πατάτε το κουµπί Έγκριση. Εµφανίζεται η οθόνη Έγκριση Αιτηµάτων. Εισάγετε τον Κωδικό Έγκρισης στο ανάλογο πεδίο Πατάτε το κουµπί Εντάξει Η αίτηση παραγγελίας προωθήθηκε στον(στους) επόµενο(ους) χρήστη(χρήστες) στη ροή εργασίας. Ε) Να Προσθέσετε νέα προϊόντα στην Αίτηση Παραγγελίας. Επιλέγετε το σύνδεσµο Προσθήκη Προϊόντων (βλ. επόµενη οθόνη). Το σύστηµα σας µεταφέρει στην ακόλουθη οθόνη. Σελίδα 9 από 14

10 Ανατρέχετε στην υποκατηγορία που ανήκει το προϊόν/ τα προϊόντα που επιθυµείτε να προσθέσετε (βλ. επόµενη οθόνη). Αναγράφετε την ποσότητα δίπλα από το προϊόν/ τα προϊόντα που επιθυµείτε να κάνετε αίτηση παραγγελίας και πατάτε στο πεδίο Προσθήκη Επιλεγµένων. Στη συνέχεια εγκρίνετε το αίτηµα παραγγελίας πατώντας Σύνοψη και κατόπιν Έγκριση. Εµφανίζεται η οθόνη Έγκριση Αιτηµάτων. Εισάγετε τον Κωδικό Έγκρισης στο ανάλογο πεδίο. Πατάτε το κουµπί Εντάξει. Η αίτηση παραγγελίας προωθήθηκε στον(στους) επόµενο(ους) χρήστη(χρήστες) στη ροή εργασίας. Σελίδα 10 από 14

11 3. ΑΝΑΦΟΡΕΣ 3.1 Σύνθετη Αναζήτηση Αιτήσεων Παραγγελιών προς Έγκριση Έχετε τη δυνατότητα να αναζητήσετε αιτήσεις παραγγελιών που βρίσκονται προς έγκριση είτε σε εσάς είτε σε άλλους χρήστες / εγκρίνοντες που έχουν δηµιουργηθεί ιεραρχικά βάσει εγκριτικής ροής κάτω από εσάς. Για να Αναζητήσετε µια Αίτηση Παραγγελίας: Στην οθόνη «Κατάσταση» επιλέγετε τον σύνδεσµο «Σύνθετη Αναζήτηση». Το σύστηµα σας µεταφέρει στην ακόλουθη οθόνη: και έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε τις παρακάτω παραµέτρους: Α) Αναζήτηση Για: Αριθµός Αίτησης Τίτλος Αίτησης εν Υπάρχει ( /Υ)/ Not Available (N/A) δίνοντας και τα αντίστοιχα στοιχεία αναζήτησης. Β) Χρονικό ιάστηµα (Από Ηµεροµηνία Έως Ηµεροµηνία.) Γ) Επιχειρησιακή µονάδα και όνοµα του χρήστη Ανάλογα τις παραµέτρους που έχετε δώσει και πατώντας «Αναζήτηση» το σύστηµα σας εµφανίζει τις παραγγελίες που ανταποκρίνονται στα κριτήρια που θέσατε. Σηµείωση: Για να ενεργοποιηθεί η σύνθετη αναζήτηση θα πρέπει να δηµιουργηθεί τουλάχιστον ένα ηµιτελές αίτηµα παραγγελίας. Σελίδα 11 από 14

12 3.2 Αναζήτηση Στοιχείων Παραγγελίας Το σύστηµα προµηθειών της Business Exchanges δίνει τη δυνατότητα εύκολης αναζήτησης στοιχείων παραγγελίας. Πατώντας στο σύνδεσµο «Αναζήτηση Στοιχείων Παραγγελίας» εµφανίζεται η επόµενη οθόνη: Συµπληρώνοντας τον αριθµό αιτήµατος/ παραγγελίας, εµφανίζεται η επόµενη οθόνη µε τα αιτούµενα στοιχεία: 3.3 Παραγωγή Αναφορών Μέσω του συστήµατος ηλεκτρονικών προµηθειών, σε εξουσιοδοτηµένους χρήστες του Νοσοκοµείου, δίνεται πρόσβαση στην παραγωγή αναφορών στην ηλεκτρονική αγορά. Ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης πατώντας από την αρχική σελίδα της ηλεκτρονικής αγοράς τον σύνδεσµο «Παραγωγή Αναφορών» έχει τη δυνατότητα να επιλέξει τα ακόλουθα: Αναφορά Προµηθευτή σε Προϊόν Παραγγελίας Αναφορά Προϊόντος σε Προϊόν Παραγγελίας Ηµεροµηνία Αναφοράς κατά Προϊόν Παραγγελίας Σελίδα 12 από 14

13 Ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης του Νοσοκοµείου προσδιορίζει τις παραµέτρους που επιθυµεί προκειµένου να εξάγει την επιθυµητή αναφορά από το σύστηµα. Για παράδειγµα, στην αναφορά «Αναφορά Προµηθευτή σε Προϊόν Παραγγελίας» επιλέγει τα παρακάτω κριτήρια αναζήτησης: την Ταξινόµηση κατά Προµηθευτή Συγκεκριµένο Προµηθευτή, εάν το επιθυµεί Συγκεκριµένο Προϊόν, εάν το επιθυµεί το Χρονικό ιάστηµα (Ηµεροµηνία Από, και Ηµεροµηνία Έως) την Επιχειρησιακή Μονάδα (Αγοραστή) και Χρήστη Πατώντας στο σύνδεσµο «Εκτέλεση Αναφοράς» εµφανίζεται η επιθυµητή αναφορά την οποία ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να τη µεταφέρει σε αρχείο Excel για εύκολη επεξεργασία και αναζήτηση. Ακολουθεί ενδεικτική οθόνη: Τα πεδία που εµφανίζονται είναι: Αριθµός Αίτησης Ηµεροµηνία Αίτησης Κωδικός Κατασκευαστή Προϊόν Παραγγελθείσα Ποσότητα Μονάδα Μέτρησης Κατάσταση Αξία Σελίδα 13 από 14

14 Στοιχεία Επικοινωνίας µε BE : Η επικοινωνία µε το Customer Support της Business Exchanges λειτουργεί καθηµερινά από τις 09:00 έως τις 17:00 για την υποστήριξη των χρηστών της ηλεκτρονικής αγοράς στα τηλέφωνα « » (κα Σταύρου Σταυρούλα), « » (κα Πλέσσα Ελίνα). Σελίδα 14 από 14