Οδηγός Χρήσης της Υπηρεσίας Τηλεομοιότυπου (RightFax Fax Service) Web Utility. (διαδικτυακή εφαρμογή)

Transcript

1 ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Οδηγός Χρήσης της Υπηρεσίας Τηλεομοιότυπου (RightFax Fax Service) Web Utility (διαδικτυακή εφαρμογή) Αύγουστος 2011

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Πρόσβαση στη διαδικτυακή εφαρμογή (Web Utility) 2. Αλλαγή κωδικού πρόσβασης 3. Διεπιφάνεια της διαδικτυακής εφαρμογής 4. Αποστολή εγγράφου 4.1 Νέο έγγραφο 4.2 Επισύναψη αρχείων 5. Εκτύπωση εγγράφου 6. Επαφές (Contacts) 6.1 Προσθήκη νέας επαφής

3 1. Πρόσβαση στη διαδικτυακή εφαρμογή: Web Utility ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: Η πρόσβαση στη διαδικτυακή εφαρμογή καθίσταται δυνατή μόνο με τη χρήση του Windows Internet Explorer.Πιέστε Ctrl + click στην εικόνα πιο κάτω για καταβιβάσετε τον Internet Explorer σε περίπτωση που δεν είναι εγκατεστημένος στον υπολογιστή σας: Ανοίξετε τον Internet Explorer και αντιγράψετε την ακόλουθη διεύθυνση στη γραμμή διευθύνσεων, ή πατήστε Ctrl + click στο σύνδεσμο που ακολουθεί για να μεταβείτε στη διαδικτυακή εφαρμογή: Εάν είναι η πρώτη φορά που επιχειρείτε να έχετε πρόσβαση στη διαδικτυακή εφαρμογή, τότε θα παρουσιαστεί η ακόλουθη οθόνη. Συμπληρώστε τα πεδία ανάλογα με τις οδηγίες που παρέχονται στην ακόλουθη εικόνα και έπειτα πιέστε Login. Εάν δεν είναι η πρώτη φορά που επιχειρείτε σύνδεση, τότε θα χρειαστεί να εισάγετε μόνο το όνομα χρήση και το συνθηματικό σας. 1 2 Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Use NT Authentication δεν είναι επιλεγμένη 3 4 Εισάγετε την ακόλουθη πληροφορία στο πεδίο Server: faxsrv.ucy.ac.cy Καταχωρήστε στο πεδίο User ID το όνομα χρήστη που σας έχει δοθεί από το Λειτουργό Υποστήριξης για την υπηρεσία Rightax Καταχωρήστε στο πεδίο Password τον κωδικό που σας έχει δοθεί από το Λειτουργό Υποστήριξης για την υπηρεσία Rightax 2 ΤΟΜΕΑΣ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ, 2011

4 2. Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης Συστήνεται όπως προβείτε σε αλλαγή του κωδικού πρόσβασης που σας έχει δοθεί. Για να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας επιλέξετε πρώτα Options από τις επιλογές που βρίσκονται στον εξερευνητή της εφαρμογής (στο αριστερό μέρος της οθόνης). Χρησιμοποιώντας την κάθετη μπάρα κύλισης μετακινηθείτε προς τα κάτω, στην ενότητα User Information. Κάτω από τον τίτλο Change Password, εισάγετε τον υφιστάμενο κωδικό σας στο πεδίο Old Password και έπειτα εισάγετε τον νέο σας κωδικό στο πεδίο New Password. Στο πεδίο Confirmation εισάγετε ξανά τον καινούριο κωδικό. Μόλις συμπληρώσετε τα τρία αυτά πεδία, πιέστε το κουμπί Change Password: Θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα επιτυχούς αλλαγής του κωδικού εάν έχετε συμπληρώσει ορθά τα απαιτούμενα στοιχεία:

5 3. Διεπιφάνεια της διαδικτυακής εφαρμογής Στην ακόλουθη οθόνη παρουσιάζονται ορισμένες πληροφορίες για τη λειτουργία που εκτελούν τα διάφορα εικονίδια στη γραμμή εργαλείων της διαδικτυακής εφαρμογής. Σημειώνεται ότι, για να εκτελεστούν ορισμένες από τις λειτουργίες αυτές, θα πρέπει να έχετε πρώτα επιλέξει το έγγραφο πάνω στο οποίο επιθυμείτε να εκτελέσετε τη λειτουργία. Στο αριστερό τμήμα εμφανίζονται οι φάκελοι της εφαρμογής. Για να δείτε τα περιεχόμενα ενός φακέλου, κάντε κλικ στον φάκελο. Για την ανάγνωση ενός εγγράφου, είτε παραληφθέντος είτε απεσταλμένου, επιλέξετέ το με διπλό κλικ από τη λίστα. Το έγγραφο θα ανοίξει σε ξεχωριστό παράθυρο. Ακολουθεί περαιτέρω περιγραφή των εργαλείων και της γραμμής εργαλείων της εφαρμογής στην επόμενη σελίδα. 2

6 Το πράσινο βέλος με φορά προς τα άνω δεικνύει τα έγγραφα που έχουν αποσταλεί. Το κόκκινο βέλος με φορά προς τα κάτω δεικνύει τα έγγραφα που έχουν παραληφθεί. 2. Το έγγραφο έχει θεωρηθεί (viewed). 3. Tο έγγραφο έχει εκτυπωθεί. 4. Το έγγραφο έχει μετατραπεί σε κάποια άλλη μορφή μέσω της λειτουργίας OCR είτε περιλαμβάνει συνημμένα σε binary μορφή. 6. Το έγγραφο έχει αποσταλεί σε ηλεκτρονική διεύθυνση. 3

7 4. Αποστολή Νέου Εγγράφου 4.1 Νέο Έγγραφο Για να αποστείλετε ένα νέο έγγραφο, επιλέξετε το βέλος δίπλα από το κουμπί New στη γραμμή εργαλείων και έπειτα επιλέξετε Document (όπως φαίνεται στην πάνω αριστερά γωνία της ακόλουθης εικόνας). Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο. Επιλέξετε το κουμπί To. Θα εμφανιστεί νέο παράθυρο στο οποίο καλείστε να συμπληρώσετε το όνομα του παραλήπτη, τον αντίστοιχο αριθμό fax και άλλες πληροφορίες (τα πεδία Name και Fax είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθούν). Τονίζεται ότι το ψηφίο 9 θα πρέπει να μπαίνει πάντοτε μπροστά από τον αριθμό fax. Μόλις τελειώσετε την εισαγωγή των στοιχείων αυτών, επιλέξετε το κουμπί Add και επαναλάβετε τη διαδικασία σε περίπτωση που θέλετε να προσθέσετε δεύτερο παραλήπτη. Διαφορετικά, επιλέξετε Close για να κλείσετε το παράθυρο και να επιστρέψετε στην οθόνη σύνταξης νέου εγγράφου. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισάγετε τον αριθμό fax ή το όνομα (θα πρέπει το όνομα να είναι καταχωρημένο στις επαφές σας σε αυτή την περίπτωση) απευθείας στο πεδίο To, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. Αφού εισάγετε τον αριθμό ή το όνομα, επιλέξετε το εικονίδιο και να επιβεβαιώσει ότι το όνομα αυτό είναι καταχωρημένο. έτσι ώστε η εφαρμογή να ψάξει στη λίστα επαφών Στο τμήμα που αφορά τις σημειώσεις του εξωφύλλου - Fax Cover Notes, μπορείτε να συμπεριλάβετε οποιεσδήποτε σημειώσεις θα θέλατε να εμφανίζονται στο εξώφυλλο του fax που πρόκειται να αποστείλετε. Κάντε κλικ εδώ για να δείτε πώς θα εμφανίζεται το Cover Sheet εάν εισάγετε π.χ το κείμενο Cover test. Για να επισυνάψετε ένα αρχείο στο έγγραφό σας, μπορείτε είτε να επιλέξετε το εικονίδιο συνημμένων (clip) είτε να επιλέξετε Attachments. Περαιτέρω οδηγίες για την επισύναψη αρχείου παρατίθενται στην Ενότητα 4.2. Για να αποστείλετε το έγγραφο, επιλέξετε το κουμπί Send (βρίσκεται πρώτο στη λίστα εργαλείων). 4

8 Παράδειγμα εμφάνισης εξώφυλλου - Cover Sheet 5

9 4.2 Επισύναψη αρχείων Για να επισυνάψετε ένα αρχείο επιλέξετε πρώτα κουμπί Browse (εφόσον προηγουμένως επιλέξατε Attachments για να μεταφερθείτε στο παράθυρο επιλογών για τα συνημμένα). Θα εμφανιστεί νέο παράθυρο από το οποίο μπορείτε να πλοηγηθείτε στα διάφορα αρχεία του προσωπικού σας υπολογιστή για να εντοπίσετε το αρχείο που επιθυμείτε να επισυνάψετε. Μόλις εντοπίσετε το αρχείο, επιλέξετε Open. Εάν επιθυμείτε να επισυνάψετε περισσότερα του ενός αρχεία, επιλέξετε το κουμπί Browse δίπλα από το πεδίο Attachment 2 κ.ο.κ. Μόλις έχετε επιλέξει όλα τα επιθυμητά αρχεία για επισύναψη, επιλέξετε το κουμπί Upload. Θα εμφανιστεί μήνυμα το οποίο σας ενημερώνει για τον αριθμό των αρχείων που έχετε επισυνάψει. Μπορείτε να προχωρήσετε στην επισύναψη και άλλων αρχείων είτε να επιλέξετε Close για να επιστρέψετε στο παράθυρο σύνταξης Νέου Εγγράφου

10 5. Εκτύπωση Εγγράφου Για να εκτυπώσετε ένα έγγραφο (είτε παραληφθέν είτε απεσταλμένο), επιλέξτε το πρώτα από τη λίστα σας και ανοίξτε το με διπλό κλικ. Όταν ανοίξει, πατήστε το εικονίδιο του εκτυπωτή, το οποίο βρίσκεται τρίτο στη σειρά εργαλείων του νέου παραθύρου. Το έγγραφο θα ανοίξει ξανά σε νέο παράθυρο, από το οποίο θα πρέπει να επιλέξετε το εικονίδιο εκτύπωσης. Επιλέξετε τον εκτυπωτή στο οποίο θέλετε να στείλετε το έγγραφο και πατήστε Print. 7

11 6. Επαφές (Contacts) Η Υπηρεσία Fax παρέχει στους χρήστες της τη δυνατότητα να δημιουργήσουν ένα τηλεφωνικό κατάλογο από αριθμούς fax και ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Ο χρήστης μπορεί να προσθέτει είτε μεμονωμένες επαφές είτε ομάδες επαφών (groups). Η δημιουργία ομάδων επιτρέπει την αποστολή ενός εγγράφου σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα. Σημειώνεται ότι η δημιουργία ομάδων επαφών δεν είναι διαθέσιμη στη διαδικτυακή εφαρμογή. Ωστόσο, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ομάδες επαφών από την έκδοση Client του λογισμικού, αυτές θα είναι διαθέσιμες κα στον φάκελο Contacts της διαδικτυακής εφαρμογής. Υπάρχει, επίσης, η έννοια των ιδιωτικών (private) και κοινών (published) καταχωρήσεων. Ιδιωτικές είναι οι καταχωρήσεις στον τηλεφωνικό κατάλογο τις οποίες μπορεί να δει μόνο ο χρήστης. Κοινές είναι οι επαφές τις οποίες μπορεί να δει οποιοσδήποτε άλλος χρήστης της εφαρμογής FaxUtil στο δίκτυο. 6.1 Προσθήκη επαφής στη λίστα επαφών Για να προσθέσετε μία νέα επαφή στα Contacts σας, μεταβείτε στο φάκελο Contacts και επιλέξετε New. Θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη όπου καλείστε να καταχωρήσετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Τα πεδία ID, Name και Primary Fax Number πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρωθούν. ID: Στο πεδίο αυτό συμπληρώνετε το όνομα με το οποίο θέλετε να γίνεται αναγνώριση της επαφής Name: Το πλήρες όνομα της επαφής Primary Fax Number: Ο αριθμός fax της επαφής που επιχειρείτε να καταχωρήσετε. Τονίζεται ότι το ψηφίο 9 θα πρέπει να μπαίνει πάντοτε μπροστά από τον αριθμό fax. Εσωτερικοί αριθμοί, π.χ. 5003, δεν γίνονται αποδεκτοί και θα πρέπει να καταχωρείται ο ολοκληρωμένος αριθμός fax (δηλ στο πιο πάνω παράδειγμα). Μπορείτε επίσης να καταχωρήσετε αρκετές άλλες πληροφορίες όπως π.χ. διεύθυνση, εταιρεία και δευτερεύων αριθμός fax. Εάν επιθυμείτε ο αριθμός αυτός να είναι κοινός (published), κάντε κλικ στο σχετικό check box. Μόλις ολοκληρώσετε την καταχώρηση των πληροφοριών, επιλέξετε ΟΚ. Η νέα επαφή θα εμφανίζεται πλέoν στα περιεχόμενα του φακέλου Contacts. 8