Πλατφόρμα Συνεργατικότητας (Collaboration Platform) ΧΡΗΣΗΣ. MRB Hellas System Συμβουλευτική Α.Ε

Transcript

1 σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 1 25

2 Λογισμικές εφαρμογές καταγραφής και αξιοποίησης πληροφοριών σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας Πλατφόρμα Συνεργατικότητας (Collaboration Platform) ΟΔΗΓΟΣ σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 2 25

3 Περιεχόμενα Εισαγωγή... 5 Περιοχή Πρόσβασης Χρήστη... 6 Σύνδεση στο Web Portal... 7 Πρόσβαση στην Πλατφόρμα... 8 Το Περιβάλλον της Πλατφόρμας Ημερολόγιο Προγραμματισμού Εργαλεία Επικοινωνίας & Συνεργασίας Εργαλεία διαχείρισης έργου Ανταλλαγή αρχείων Wiki Forum Ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων Λίστα μελών project group σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 3 25

4 Εικόνες Εικόνα 1: Κεντρική Σελίδα Web Portal... 7 Εικόνα 2: Το κεντρικό μενού... 7 Εικόνα 3: Πάνελ Σύνδεσης... 8 Εικόνα 4: Το μενού χρήστη... 9 Εικόνα 5: Το περιβαλλον της Πλατφόρμας Συνεργατικότητας... 9 Εικόνα 6: Το Bookmark Menu Εικόνα 7: Στοιχεία χρήστη & Επιλογή γλώσσας Εικόνα 8: Εργαλεία/Αντικείμενα Εικόνα 9: Εργαλεία/Αντικείμενα Εικόνα 10: Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας Εικόνα 11: Εργαλεία Διαχείρισης Έργου Εικόνα 12: Εργαλεία Διαχείρισης Έργου: Προβολή Gantt Εικόνα 13: Ανταλλαγή αρχείων: Προβολή Λίστας Εικόνα 14: Ανταλλαγή αρχείων: Νέα καταχώρηση Εικόνα 15: Προβολή Wiki Εικόνα 16: Ιστορικό Wiki Εικόνα 17: Forum Εικόνα 18: Νέο Θέμα Forum Εικόνα 19: Απάντηση σε Forum Εικόνα 20: Αποστολή μηνύματος σε χρήστη Εικόνα 21: Αποστολή μηνύματος μέσω chat room Εικόνα 22: Η λίστα μελών/συμμετεχόντων του project group Εικόνα 23: Panel Αναζήτησης Εικόνα 24: Φόρμα Σύνθετης Αναζήτησης Εικόνα 25: Αποτελέσματα Αναζήτησης σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 4 25

5 Εισαγωγή Η Πλατφόρμα Συνεργατικότητας (Collaboration Platform) είναι ένα ολοκληρωμένο οικοσύστημα διαχείρισης και διαμοιρασμού πληροφορίας και γνώσης με απώτερο σκοπό την άμεση επικοινωνία και συνεργασία απομακρυσμένων φορέων, οργανισμών κ.α.. Συγκεκριμένα στην Πράξη «Πρόγραμμα για τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας στην Ελλάδα» με στόχο την επικοινωνία και την συνεργασία μεταξύ των μελών του ΠΟΥ, του CDC και της ελληνικής πλευράς που θα συμμετάσχουν καθ οποιονδήποτε τρόπο στην υλοποίηση του έργου, αλλά και των μελών της ομάδας έργου του αναδόχου και των στελεχών της ΕΣΔΥ, έχει υλοποιηθεί πλατφόρμα συνεργατικότητας (Collaboration Platform) η οποία ολοκληρώνεται (integration) πλήρως με το Web Portal της Πράξης. Η πλατφόρμα συνεργατικότητας αποτελεί ένα δομημένο και αυτοματοποιημένο μηχανισμό ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων σχετικών με τις ειδικές επιχειρησιακές ανάγκες του έργου με στόχο: Την υποκατάσταση της παραδοσιακής διακίνησης εγγράφων και αρχείων με ηλεκτρονική ανταλλαγή σχετικών μηνυμάτων τα οποία θα είναι κατάλληλα δομημένα για κάθε περίπτωση Tον αυτοματοποιημένο και ηλεκτρονικά καταχωρημένο προγραμματισμό μίας διαδικασίας Την αυτοματοποιημένη προώθηση και εκτέλεση των διαδικασιών και χρονοδιαγραμμάτων. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 5 25

6 Περιοχή Πρόσβασης Χρήστη Όπως αναφέρθηκε και στην εισαγωγή, η Πλατφόρμα Συνεργατικότητας ολοκληρώνεται με το Web Portal της πράξης. Έτσι, για να έχετε πρόσβαση στην Πλατφόρμα Συνεργατικότητας, πληκτρολογείτε τη διεύθυνση κάποιο web browser (π.χ. Internet Explorer) οπότε και εμφανίζεται η κεντρική σελίδα του Web Portal. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 6 25

7 Εικόνα 1: Κεντρική Σελίδα Web Portal Σύνδεση στο Web Portal Στο οριζόντιο μενού του Portal όπου υπάρχει η επιλογή «Σύνδεση», θα πρέπει να εισάγετε τα στοιχεία πρόσβασής (username και password) με σκοπό την πλήρη πρόσβαση στο περιεχόμενο της Πλατφόρμας Συνεργατικότητας. Εικόνα 2: Το κεντρικό μενού σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 7 25

8 Εικόνα 3: Πάνελ Σύνδεσης Το όνομα χρήστη (Username) και ο κωδικός πρόσβασης (Password) σας δίδονται από το διαχειριστή της εφαρμογής. (Για να λάβετε όνομα χρήστη (Username) και κωδικό πρόσβασης (Password), θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή τηλεφωνικά ή μέσω .) Πρόσβαση στην Πλατφόρμα Αφού συνδεθείτε, στο «Κεντρικό Μενού» εμφανίζεται το υπομενού «Πλατφόρμα Συνεργατικότητας» το οποίο επιλέγετε με σκοπό να εισέλθετε στο περιβάλλον της Πλατφόρμας. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 8 25

9 Εικόνα 4: Το μενού χρήστη Παρατηρήστε ότι το Look & Feel αλλάζει, εφόσον πλέον βρίσκεστε σε ένα εντελώς διαφορετικό διαδικτυακό σύστημα. Πάραυτα, τα στοιχεία του λογαριασμού σας διατηρούνται και δεν απαιτείται να επανεισάγετε username και password εφόσον τα δύο συστήματα (Διαδικτυακή Πύλη και Πλατφόρμα Συνεργατικότητας) διασυνδέονται με Single Sign On. Εικόνα 5: Το περιβαλλον της Πλατφόρμας Συνεργατικότητας σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 9 25

10 Το Περιβάλλον της Πλατφόρμας Στο αριστερό μέρος της οθόνης παρατηρείτε τα προσωπικά εργαλεία χρήστη τα οποία χωρίζονται στις κατηγορίες Ημερολόγιο Πλοήγηση Ρυθμίσεις Έχετε τη δυνατότητα να συμπτύξετε τα εργαλεία επιλέγοντας. Mε τον τρόπο αυτό, το μενού μεταφέρεται στο bookmark menu και αυξάνεται ο χώρος αλληλεπίδρασης με την πλατφόρμα. Εικόνα 6: Το Bookmark Menu Στο επάνω δεξί μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα στοιχεία της σύνδεσης του χρήστη αλλά και η επιλογή αλλαγής της γλώσσας. Η πλατφόρμα συνεργατικότητας έχει τη δυνατότητα πολυγλωσσικότητας και υποστηρίζει πλήθος γλωσσικών πακέτων. Προεπιλεγμενα είναι τα γλωσσικά πακέτα «Ελληνικά» και «English». Εικόνα 7: Στοιχεία χρήστη & Επιλογή γλώσσας σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 10 25

11 Στο Κέντρο της οθόνης εμφανίζονται ομαδοποιημένα τα εργαλεία ως αντικείμενα με σκοπό το διαμοιρασμό τους σε ομάδες εργασίας work-groups σε περίπτωση που κάθε ομάδα έχει ανάγκη από διαφορετικά εργαλεία Εικόνα 8: Εργαλεία/Αντικείμενα Ημερολόγιο Προγραμματισμού Στο Panel «Ημερολόγιο» που εμφανίζεται επάνω αριστερά στην οθόνη, παρουσιάζονται οι κρίσιμες ημερομηνίες έναρξης ή λήξης γεγονότων και δραστηριοτήτων. Οι ημερομηνίες αυτές είναι εμφανείς λόγω των διαφορετικών χρωμάτων που τις περιβάλουν. Στο μενού εμφανίζεται ο τρέχον μήνας. Με τη χρήση των βελών < και > μπορείτε να μεταφερθείτε στο προηγούμενο ή στον επόμενο μήνα αντίστοιχα. Επιλέγοντας την ονομασία του μήνα εμφανίζεται μια νέα οθόνη με το ημερολόγιο του μήνα αυτού στο κέντρο της οθόνης με περισσότερες πληροφορίες. Στο επάνω αριστερό μέρος παρατηρείτε το υπόμνημα χρωμάτων που συνδέει τα χρώματα με τις δραστηριότητες. Ακριβώς από κάτω εμφανίζονται ο προηγούμενος και ο επόμενος μήνας, ενώ στο κέντρο παρουσιάζονται τα events του επιλεγμένου μήνα. Η εμφάνιση του ημερολογίου καθώς και ο αριθμός των ημερών που θα εμφανίζονται σε αυτό μπορούν επίσης να παραμετροποιηθούν. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 11 25

12 Εικόνα 9: Εργαλεία/Αντικείμενα Κάθε μέλος έχει τη δυνατότητα να προσθέσει επισημάνσεις σχετικές με το εκάστοτε project, προσωπικές σημειώσεις και να ορίσει αν θα είναι προσπελάσιμες από τα λοιπά μέλη της ομάδας του project ή όχι επιλέγοντας. Παράλληλα παρέχεται η δυνατότητα εξαγωγής του ημερολογίου με μορφή αρχείου για περαιτέρω χρήση του σε εξωτερικές εφαρμογές διαχείρισης χρόνου, όπως το Microsoft Outlook επιλέγοντας. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 12 25

13 Εργαλεία Επικοινωνίας & Συνεργασίας Επιλέγοντας «Πλατφόρμα Συνεργατικότητας» εισέρχεστε στο περιβάλλον επικοινωνίας και συνεργασίας το οποίο περιέχει μια σειρά από εργαλεία όπως Εργαλεία διαχείρισης έργου Ανταλλαγή αρχείων Wiki Forum Chat Room κ.α. Εικόνα 10: Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 13 25

14 Εργαλεία διαχείρισης έργου Εδώ έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε, να διαχειριστείτε,ή να συμμετάσχετε (ανάλογα με το ρόλο σας) στη διαδικασία project management ενός έργου, υποέργου κτλ. Επιλέγοντας το όνομα του έργου εισέρχεστε στην παρακάτω οθόνη Εικόνα 11: Εργαλεία Διαχείρισης Έργου Στη συνέχεια και άναλογα με το ρόλο σας στο συγκεκριμένο έργο (ο οποίος έχει καθοριστεί από τον εκάστοτε Project Manager) από το οριζόντιο μενού έχετε τις επιλογές: Description: Ορισμός της περιγραφής του έργου Requirements: Ορισμός των απαιτήσεων του έργου Specifications: Ορισμός των προδιαγραφών του έργου Tasks: Ορισμός των υπο-έργων του έργου Milestones: Ορισμός των ορόσημων του έργου Deliverables: Ορισμός των παραδοτέων του έργου Validations: Ορισμός των επικυρώσεων του έργου Views: Επιλογή προβολής του έργου υπό τη μορφή γραφήματος Gantt, ανα συμμετέχοντα, ανα είδος εργασίας κ.α. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 14 25

15 Ανταλλαγή αρχείων Εικόνα 12: Εργαλεία Διαχείρισης Έργου: Προβολή Gantt Κάθε συμμετέχων έχει τη δυνατότητα να διαμοιραστεί αρχεία μέσω της πλατφόρμας συνεργατικότητας κάνοντας χρήση του εργαλείου «Ανταλλαγή Αρχείων». Εικόνα 13: Ανταλλαγή αρχείων: Προβολή Λίστας Oι επιλογές που έχετε κατά την χρήση του εργαλείου ανταλλαγής αρχείων είναι: σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 15 25

16 Προβολή λίστας: έχετε τη δυνατότητα να προσπελάσετε το σύνολο των αρχείων που έχουν ανεβάσει οι συμμετέχοντες στην πλατφόρμα. Προβολή μοναδιαίας: έχετε τη δυνατότητα να προσπελάσετε ένα-ένα τα αρχεία που έχουν ανεβάσει οι συμμετέχοντες στην πλατφόρμα. Αναζήτηση: έχετε τη δυνατότητα να αναζητήσετε συγκεκριμένο/α αρχείο/α από όσα έχουν ανεβάσει οι συμμετέχοντες στην πλατφόρμα, με τη βοήθεια της φόρμας αναζήτησης Προσθήκη Καταχώρησης: έχετε τη δυνατότητα να ανεβάσετε ένα ή περισσότερα αρχεία στην πλατφόρμα συνεργατικότητας και να προσθέσετε μια σύντομη περιγραφή για το κάθε αρχείο. Σε κάθε περίπτωση οι χρήστες έχουν την δυνατότητα διαγραφής των αρχείων τους αλλά και την προσθήκη σχολιασμού στα αρχεία. Wiki Εικόνα 14: Ανταλλαγή αρχείων: Νέα καταχώρηση Τα μέλη της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχουν τη δυνατότητα χρήσης του εργαλείου wiki για την ολοκλήρωση συγγραφής εγγράφων. Το εργαλείο wiki παρέχει τη δυνατότητα στους χρήστες του να προσθέτουν ή να αφαιρούν κείμενο με τη χρήση του text editor που παρέχει. Το wiki να καταγράφει ποιες αλλαγές έχουν γίνει στο κείμενο, από ποια μέλη και σε ποια χρονική στιγμή. Κάθε μέλος μπορεί να κάνει την αλλαγή που επιθυμεί ή να προσθέσει επιπλέον κείμενο. Σε περίπτωση που ο διαχειριστής του wiki επιθυμεί να αναιρέσει κάποια αλλαγή, έχει τη δυνατότητα να επαναφέρει το wiki σε οποιαδήποτε προηγούμενη μορφή. σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 16 25

17 Εικόνα 15: Προβολή Wiki Κάθε μέλος μπορεί να κάνει αλλαγές και προσθήκες στο περιεχόμενο του wiki επιλέγοντας «edit». Παράλληλα, μέσω της επιλογής «history», έχει τη δυνατότητα να δει τις αλλαγές που έχουν γίνει στο wiki στο πέρασμα του χρόνου, το όνομα του κάθε μέλους που έκανε την αλλαγή αλλά και την ακριβή ημερομηνία που έγινε η αλλαγή. Εικόνα 16: Ιστορικό Wiki σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 17 25

18 Forum Τα μέλη της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχουν τη δυνατότητα χρήσης του εργαλείου Forum μέσω του οποίου μπορούν να αναρτούν νέα θέματα ή να συμμετέχουν σε ήδη υπάρχοντα. Για την ανάρτηση νέου θέματος θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί «Προσθήκη νέου θέματος συζήτησης». Εικόνα 17: Forum Στη συνέχεια παρουσιάζεται η φόρμα εισαγωγής νέου θέματος συζήτησης (Forum) όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε το θέμα και το ανάλογο μήνυμα. Αν επιθυμείτε, έχετε τη δυνατότητα να επισυνάψετε και ένα ή περισσότερα αρχεία από τον υπολογιστή σας σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 18 25

19 Εικόνα 18: Νέο Θέμα Forum Σε περίπτωση που επιθυμείτε να προσθέσετε μία απάντηση σε ένα θέμα Forum, επιλέγετε «απάντηση» και συμπληρώνετε το θέμα και το μήνυμα, όπως προηγουμένως οπότε και η απάντηση εμφανίζεται με τη παρακάτω μορφή: σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 19 25

20 Εικόνα 19: Απάντηση σε Forum Ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων Τα μέλη της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχουν τη δυνατότητα να ανταλλάσσουν γραπτά ηλεκτρονικά μηνύματα με τρεις διαφορετικούς τρόπους: α) Instant Messaging Κάθε μέλος μίας ομάδας της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχει τη δυνατότητα να αποστείλει γραπτό ηλεκτρονικό μήνυμα σε κάποιο άλλο μέλος της ομάδας του ή σε μέλλος άλλης ομάδας επιλέγοντας το σύμβολο το οποίο βρίσκεται δίπλα στο όνομα του συμμετέχοντα στο πάνω αριστερό μέρος της πλατφόρμας «Ενεργοι Χρήστες». σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 20 25

21 Εικόνα 20: Αποστολή μηνύματος σε χρήστη β) Chat room Κάθε μέλος μίας ομάδας της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχει τη δυνατότητα να συνομιλήσει σε πραγματικό χρόνο με κάποιο άλλο μέλος της ομάδας του ή σε μέλλος άλλης ομάδας, εφόσον του έχει δοθεί το δικαίωμα αυτό από το διαχειριστή του συστήματος, μέσω της λειτουργίας chat room Εικόνα 21: Αποστολή μηνύματος μέσω chat room γ) Τα μέλη της πλατφόρμας συνεργατικότητας, παράλληλα με τις προαναφερθείσες λειτουργίες ανταλλαγής μηνυμάτων, έχουν την δυνατότητα να λαμβάνουν σε περίπτωση που κάποιο σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 21 25

22 άλλο μέλος τους έχει αποστείλει instant message και τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή δεν ήταν συνδεδεμένοι στο σύστημα. Με τον τρόπο αυτό η ηλεκτρονική επικοινωνία παραμένει αδιάλειπτη χωρίς να χάνεται η ροη της. Λίστα μελών project group Κάθε μέλος της πλατφόρμας συνεργατικότητας, έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί ποια είναι τα υπόλοιπα μέλη που συμμετέχουν στο ίδιο project, μέσω της λίστας μελών project group, επιλέγοντας από το αριστερό πάνελ Εργαλεία/ΑντικείμεναCollaboration PlatformΣυμμετέχοντες. Στη συνέχεια εμφανίζεται η λίστα η οποία περιέχει ονομαστικά τα μέλη (συμμετέχοντες) του project group. Σε περίπτωση που κάποιο μέλος επιθυμεί να μάθει περισσότερες πληροφορίες για κάποια άλλο μέλος, μπορεί να το επιλέξει και να προβάλλει τη σελίδα προφίλ (profile page) του μέλους. Από εδώ μπορεί να δει πληροφορίες όπως: τα στοιχεία επικοινωνίας του μέλους, σε ποια project είναι εγγεγραμμένο, ποια ήταν η τελευταία φορά που συνδέθηκε στην πλατφόρμα αλλά μπορεί και να αποστείλει άμεσα, ηλεκτρονικό μήνυμα στο μέλλος του project group. Εικόνα 22: Η λίστα μελών/συμμετεχόντων του project group σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 22 25

23 Αναζήτηση περιεχομένου Οι χρήστες της πλατφόρμας συνεργατικότητας έχουν τη δυνατότητα να αναζητούν χρηστικό περιεχόμενο μέσω της ενσωματωμένης μηχανής αναζήτησης που υπάρχει στο σύστημα. Με τον τρόπο αυτό, σε περίπτωση μεγάλου όγκου δεδομένων στο σύστημα, θα εξυπηρετείται άμεσα η ανάγκη για εύκολη αναζήτηση πληροφορίας. Για να αναζητήσετε δεδομένα μπορείτε να εισάγετε τον όρο/λέξη κλειδί στο panel «αναζήτηση Περιεχομένου» το οποίο βρίσκεται στα αριστερά της οθόνης Εικόνα 23: Panel Αναζήτησης Σε περίπτωση που επιθυμείτε αναζήτηση με σύνθετους όρους και χρήση φίλτρων μπορείτε να επιλέξετε «Προχωρημένη Αναζήτηση». Εικόνα 24: Φόρμα Σύνθετης Αναζήτησης σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 23 25

24 Σε κάθε περίπτωση, τα αποτελέσματα σας παρουσιάζονται σε μορφή λίστας και η λέξη κλειδί που αναζητήσατε εμφανίζονται με επισήμανση (highlight) Εικόνα 25: Αποτελέσματα Αναζήτησης σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 24 25

25 σχετικά με τον έλεγχο της καπνιστικής συνήθειας 25 25