QEMS TUTORIAL CRM. Οδηγίες για το νέο πρωτοποριακό πρόγραμμα της QEMS.

Transcript

1 QEMS TUTORIAL CRM Οδηγίες για το νέο πρωτοποριακό πρόγραμμα της QEMS. ΕΚΔΟΣΗ /6/2014

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 2 LOGIN... 3 δικαιωματα ΕΦΑΡΜΟΓΗς... 4 ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ... 4 ADMIN / MANAGER... 4 ΥΠΑΛΗΛΟΣ... 4 DASHBOARD... 5 ΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ... 6 ΠΕΛΑΤΕΣ... 9 ΠΡΟΙΟΝΤΑ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΤΑΜΕΙΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΠΩΛΗΣΕΙΣ SMS ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Προφίλ Χρήστες BackUP ΠΟΝΤΟΙ

3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η QEMS ανέπτυξε το Cloud CRM, ένα νέο λογισμικό σας προσφέρει εύκολο έλεγχο και ακριβή αποτελέσματα στην επιχείρησή σα. Το QEMS CRM (Customer Relationship Management) έχει αναπτυχθεί με τελευταίες τεχνολογίες για τους ποιο απαιτητικούς χρήστες του. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση από παντού, αφού είναι το πρώτο Ελληνικό Cloud CRM. Είναι συμβατό με όλες τις κινητές συσκευές και με όλα τα tablet. Το νέο του πρωτοποριακό design το κάνει ευχάριστο και φυσικά εύκολο στη χρήση. Σας παρέχουμε 99.9% uptime μιας και δεν παρουσιάζονται προβλήματα συμβατότητας σχετικά με άλλα προγράμματα που δεν είναι Cloud. 2

4 LOGIN Μετά την αγορά του QEMS CRM θα σας έχει αποσταλεί ένα με την διεύθυνση (domain) όπου θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση. Παράλληλα θα σας έχει σταλθεί το σας αλλά και ο κωδικός πρόσβασης για να έχετε πρόσβαση στο site. Εικόνα 1 Γράφοντας το σας και τον κωδικό σας θα έχετε πρόσβαση ως Κύριος Διαχειριστής της εφαρμογής. 3

5 ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ Admin Access : Αυτό το δικαίωμα χρήστη απευθύνετε στον διαχειριστή της εφαρμογής και του παρέχει πρόσβαση σε όλα τα επίπεδα της για όλα καταστήματα ADMIN / MANAGER Admin Access : Αυτό το δικαίωμα χρήστη απευθύνετε στον διαχειριστή της εφαρμογής και του παρέχει πρόσβαση σε όλα τα επίπεδα της μόνο για το κατάστημα του. ΥΠΑΛΗΛΟΣ Super User: Δεν έχει την πρόσβαση στα πεδία Χρηστών, Καταστημάτων, Προϊόντων και Μηνυμάτων. Είναι υπεύθυνος μόνο για τις πωλήσεις. 4

6 DASHBOARD Μετά την εισαγωγή σας στο λογισμικό θα μεταφερθείτε στο dashboard. To dashboard είναι η γενική σελίδα που σας δίνει πληροφορίες σχετικά με τον λογαριασμό σας αλλά και σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση παντού. Εικόνα 2 Στην εικόνα 2 φαίνεται το Dashboard μετά την εισαγωγή του χρήστη info@qems.gr. (1) Πάνω ψηλά στην εφαρμογή είναι το γενικό μενού πλοήγησης όπου θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες της σελίδες. (2) Στο κύριο μέρος της σελίδας είναι τα κουμπιά πλοήγησης. (3) Δεξιά της εφαρμογής βρίσκεται η μπάρα με τις πληροφορίες του χρήστη που είναι συνδεδεμένος αυτή την στιγμή στην εφαρμογή, ενημερώσεις του προγράμματος που θα πρέπει να γίνουν καθώς και τα στοιχεία της επιχείρησης. 5

7 ΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ Στην σελίδα των Καταστημάτων μπορείτε να προσθέσετε, ή να επεξεργαστείτε το κατάστημα σας. Επειδή η εφαρμογή χωρίζετε σε Επίπεδα Δικαιωμάτων Πρόσβασης (αναφέρονται στο κεφάλαιο «Δικαιώματα Πρόσβασης») μόνο ο Κύριος Διαχειριστής μπορεί να κάνει εισαγωγή καταστημάτων. Εικόνα 3 Τα καταστήματα εμφανίζονται σε μορφή λίστας, πατώντας επάνω στο όνομα του κάθε καταστήματος θα σας εμφανίζονται οι λεπτομέρειες και τρία κουμπιά ενεργειών «Επεξεργασία, Διαγραφή, Πληροφορίες». Πληροφορίες: πατώντας στο κουμπί «Πληροφορίες» σας μεταφέρει στην καρτέλα του καταστήματος με όλες της πληροφορίες του τρέχοντος καταστήματος. Επεξεργασία: πατώντας στο κουμπί «Επεξεργασία» μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες του καταστήματος. Διαγραφή: πατώντας στο κουμπί «Διαγραφή» μπορείτε να διαγράψετε το κατάστημα, εφόσον δε συσχετίζεται με πωλήσεις, κατηγορίες, πελάτες, χρήστες και προϊόντα. 6

8 Για την Εισαγωγή ενός καταστήματος πατάτε στο κουμπί «+» στο side bar όπως φαίνεται στην εικόνα 4. Εικόνα 4 Στην συνέχεια θα σας εμφανίσει ένα παράθυρο με τα στοιχεία του καταστήματος που θα πρέπει να συμπληρώνεται ώστε να γίνει η καταχώρηση (εικόνα 5). Εικόνα 5 7

9 Αναζήτηση: Για την αναζήτηση ενός καταστήματος πατάτε στο κουμπί φίλτρου όπως φαίνεται στην εικόνα 6. Έχετε την δυνατότητα να κάνετε αναζήτηση με το όνομα του καταστήματος την διεύθυνσή του ή ακόμα και το τηλέφωνό του. 8

10 ΠΕΛΑΤΕΣ Πατώντας στο μενού πλοήγησης «Πελάτες» θα σας εμφανίσει όλους τους πελάτες του καταστήματος σας ή αν είστε ο κύριος διαχειριστής όλους τους πελάτες των καταστημάτων σας. Εικόνα 6 Οι πελάτες εμφανίζονται σε μορφή λίστας. Πατώντας επάνω στο όνομα του κάθε καταστήματος εμφανίζονται οι λεπτομέρειες και τρία κουμπιά ενεργειών «Επεξεργασία, Διαγραφή, Πληροφορίες». Πληροφορίες: πατώντας στο κουμπί «Πληροφορίες» σας μεταφέρει στην καρτέλα του πελάτη με όλες της πληροφορίες του. Επεξεργασία: πατώντας στο κουμπί «Επεξεργασία» μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες του πελάτη. 9

11 Διαγραφή: πατώντας στο κουμπί «Διαγραφή» μπορείτε να διαγράψετε τον πελάτη, εφόσον δεν συσχετίζεται με πωλήσεις. Για την Εισαγωγή ενός πελάτη πατάτε στο κουμπί «+» στο side bar όπως φαίνεται στην εικόνα 7. Εικόνα 7 Στην συνέχεια θα σας εμφανίσει ένα παράθυρο με τα στοιχεία του πελάτη που θα πρέπει να συμπληρώσετε ώστε να γίνει η καταχώρηση (εικόνα 8). Εικόνα 8 10

12 Αναζήτηση: Για την αναζήτηση ενός πελάτη πατάτε στο κουμπί φίλτρου όπως φαίνεται στην εικόνα 9. Εικόνα 9 Έχετε την δυνατότητα να κάνετε αναζήτηση με το όνομα του πελάτη, το ΑΦΜ του, το τηλέφωνο του, με τα αστέρια του και επίσης σύμφωνα με το κατάστημα στο οποίο βρίσκεται. 11

13 ΠΡΟΙΟΝΤΑ Πατώντας στο κουμπί «Προϊόντα» από το μενού πλοήγησης θα μας εμφανίσει τα προϊόντα σε μορφή λίστας. Εικόνα 10 Ως κύριος διαχειριστής θα έχετε την δυνατότατη να βλέπετε όλα τα προϊόντα όλων των καταστημάτων σας, ενώ οι υπόλοιποι χρήστες βλέπουν μόνο τα προϊόντα για το κατάστημά τους. Πληροφορίες: πατώντας στο κουμπί «Πληροφορίες» σας μεταφέρει στην καρτέλα του προϊόντος με όλες τις πληροφορίες του. Επεξεργασία: πατώντας στο κουμπί «Επεξεργασία» μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες του προϊόντος. Διαγραφή: πατώντας στο κουμπί «Διαγραφή» μπορείτε να διαγράψετε το προϊόν, εφόσον δεν συσχετίζεται με πωλήσεις και με τις κατηγορίες. 12

14 Για την Εισαγωγή ενός προϊόντος πατάτε στο κουμπί «+» στο side bar όπως φαίνεται στην εικόνα 7. Εικόνα 11 Στην συνέχεια θα σας εμφανίσει ένα παράθυρο με τα στοιχεία του προϊόντος που θα πρέπει να συμπληρώσετε ώστε να γίνει η καταχώρηση (εικόνα 12). Εικόνα 12 13

15 Αναζήτηση: Για την αναζήτηση ενός προϊόντος πατάτε στο κουμπί φίλτρου όπως φαίνεται στην εικόνα 13. Εικόνα 13 Έχετε την δυνατότητα να κάνετε αναζήτηση με τον τίτλο, την τιμή, την ποσότητα του, την κατηγορία του αλλά και με το κατάστημα του. 14

16 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ Το κάθε προϊόν μπορεί να είναι σε πολλές κατηγορίες. Τις κατηγορίες μπορούμε να τις δούμε αν πατήσουμε στο side bar το κουμπί «Προϊόντα» Εικόνα 14 Επεξεργασία: Για να επεξεργαστούμε μια κατηγορία, πατάμε το εικονίδιο επεξεργασίας (με το μολύβι)(εικόνα 15). Διαγραφή: Για να διαγράψουμε μια κατηγορία πατάμε στο κουμπί διαγραφή (εικόνα 15). Η κατηγορία δεν θα πρέπει να περιέχει προϊόντα για να είναι δυνατή η διαγραφή της. Εικόνα 15 Εμφάνιση Προϊόντων: Μπορούμε να δούμε ποια προϊόντα ανήκουν σε ποιες κατηγορίες αν πατήσουμε στο κουμπί «Λεπτομέρειες» (εικόνα 16). 15

17 Εικόνα 16 Εισαγωγή: για την εισαγωγή μια κατηγορίας πατάμε στο κουμπί «+» στο side bar. Επιλέγουμε το όνομα της κατηγορίας σε ποιο κατάστημα ανήκει και την κατηγορία κάτω από την οποία θα τοποθετηθεί. Σε περίπτωση που είναι κύρια κατηγορία τότε επιλέγουμε «κύρια κατηγορία» (εικόνα 17) Εικόνα 17 16

18 ΤΑΜΕΙΟ Πατώντας πάνω στο μενού πλοήγησης «Ταμείο» εμφανίζεται η σελίδα για την πραγματοποίηση πωλήσεων. Η διαδικασία πώλησης είναι πολύ απλή και γίνεται με 3 βήματα. Εικόνα 18 Όπως βλέπουμε στην εικόνα 18 υπάρχουν δύο πεδία, αριστερά το πεδίο των πελατών και δεξιά το πεδίο των προϊόντων. Η καταχώριση μια πώλησης γίνεται με 3 βήματα: (1) Επιλέγουμε τον πελάτη που θέλουμε με το «+» που βρίσκεται δίπλα από το όνομα του πελάτη. (2) Στην συνέχεια επιλέγουμε τα προϊόντα που αγόρασε ο πελάτης πατώντας «+» στο πεδίο των προϊόντων. Μπορούμε να επιλέξουμε πάνω από ένα, αν τα προϊόντα δεν επαρκούν στο κατάστημα μας θα μας εμφανίσει το μήνυμα ότι ο αριθμός προϊόντων δεν επαρκεί. (3) Τέλος πατάμε στο κουμπί «Καταχώριση» 17

19 Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση προϊόντων και πελατών για ευκολία χρόνου. Επίσης όπως φαίνεται στην εικόνα 18 μπορούμε να δηλώσουμε και τον πωλητή που πραγματοποιήθηκε η πώληση. Οι πωλήσεις που είδη έχουν ολοκληρωθεί φαίνονται στην σελίδα «Πωλήσεις» στις οποίες θα αναφερθούμε ποιο κάτω. Μπορείτε ακόμα να αλλάξετε την ημερομηνία μια πώλησης όπως φαίνεται στην εικόνα 19. Εικόνα 19 18

20 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Πατώντας στο μενού πλοήγησης «Ημερολόγιο» μας ανοίγει η καρτέλα του ημερολογίου. Στο ημερολογίο μπορούμε να εισάγουμε εγγραφές για συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Εικόνα 20 Για την «Εισαγωγή» εγγραφής στο ημερολόγιο πατάτε στο κουμπί «+» στο side bar όπως φαίνεται στην εικόνα 20. Εικόνα 21 19

21 Στην συνέχεια θα σας εμφανίσει ένα παράθυρο με τα στοιχεία που θα πρέπει να συμπληρώσετε ώστε να γίνει η καταχώρηση (εικόνα 21). Εικόνα 22 Οι εγγραφές στο ημερολόγιο είναι δυναμικές και φιλικές ως προς την επεξεργασία τους. Για να αλλάξετε την ήμερα μια εγγραφής μπορείτε να κάνετε «drag n drop» και για την επεξεργασία να πατήσετε ένα click πάνω στην εγγραφή όπου μπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία της εγγραφής η ακόμα και να διαγράψετε την εγγράφη. Μπορούμε να αλλάξουμε την εμφάνιση της καρτέλας πατώντας πάνω στην αναζήτηση όπως βλέπουμε στην εικόνα 23. Εικόνα 23 20

22 ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ Πατώντας πάνω στο μενού «Στατιστικά» μας εμφανίζει το dashboard των στατιστικών, όπου με μια ματιά μπορούμε να δούμε τα «TOP» προϊόντα και τους πελάτες μας. Εικόνα 24 Πατώντας «Αναζήτηση» όπως φαίνεται στην εικόνα 24 μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση για καθορισμένη χρονική στιγμή. Πατώντας στον τίτλο ενός πεδίου προϊόντος ή πελάτη μας εμφανίζονται με παράθυρο «popup» οι πληροφορίες του όπως φαίνεται στην εικόνα

23 Εικόνα 25 Αν πατήσουμε το βελάκι δίπλα από το προϊόν ή των πελάτη, «>» μας εμφανίζεται η πορεία του πελάτη ή του προϊόντος. Εικόνα 26 22

24 Στο sidebar, κάτω από την αναζήτηση βλέπουμε τα εικονίδια Dashboard, Προϊόντα, Πελάτες, Έσοδα. Στα «Στατιστικά > Προϊόντα» και «Στατιστικά > Πελάτες» βλέπουμε τα στατιστικά για τα προϊόντα και για τους πελάτες αντίστοιχα. Αντίστοιχα πατώντας το «φίλτρο» μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση για ποιο συγκεκριμένα αποτελέσματα ανά χρονική περίοδο. Στα «Στατιστικά > Έσοδα» παρουσιάζονται όλα τα στατιστικά σχετικά με την οικονομική πορεία της επιχείρηση σας. Εικόνα 27 23

25 ΠΩΛΗΣΕΙΣ Πατώντας στο μενού πλοήγησης «Πωλήσεις» εμφανίζονται οι πωλήσεις που έχουν γίνει για το τρέχων κατάστημα. Εικόνα 28 Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση σε μια πώληση με βάση την ημερομηνία ή το επώνυμο του πελάτη. Πατώντας το «Χ» μπορούμε να διαγράψουμε μια πώληση. Πατώντας το «>» μπορούμε να δούμε αναλυτικές πληροφορίες για την πώληση που πραγματοποίησε ο συγκεκριμένος πελάτης. Εικόνα 29 24

26 Στην επεξεργασία πώλησης υπάρχει η δυνατότητα διαγραφής ενός προϊόντος πατώντας το «Χ» και ορίζοντας των αριθμό των προϊόντων. Επίσης μπορούμε να κάνουμε «Εισαγωγή Προϊόντων» για μια συγκεκριμένη πώληση. Στην περίπτωση αυτή ο έλεγχος μεταφέρεται στο «Ταμείο» για την εισαγωγή προϊόντων. Εικόνα 30 25

27 To QEMS CRM δίνει την δυνατότητα για After Sales Marking. Πατώντας στο μενού πλοήγησης «Marketing > » μας εμφανίζεται η σελίδα . Το QEMS CRM παρέχει πρόσβαση στο API (Application Interface) του Mailchimp για την αποστολή . Θα χρειαστεί τε ένα API KEY για την σύνδεση του QEMS CRM με το Mailchimp. Αν δεν έχετε καταχωρήσει API ΚΕΥ η εφαρμογή σας παρουσιάζει αναλυτικά τα βήματα για να καταχωρίσετε ένα Mailchimp API KEY.(Εικόνα 31) Εικόνα 31 Για να χρησιμοποιήσετε το Mailchimp θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα. Πατώντας το κουμπί λίστες στο side bar αναφέροντα αναλυτικές οδηγίες για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα, στην ιστοσελίδα του Mailchimp. Πατώντας πάνω στην λίστα μπορείτε να κάνετε εισαγωγή τους πελάτες που θέλετε να τους αποσταλθούν τα σας. (Εικόνα 32) 26

28 Εικόνα 32 Στην συνέχεια πατώντας στο side bar στις «Καμπάνιες» μπορείτε να δημιουργήσετε μια καμπάνια με το «+» ή να δείτε τις πληροφορίες μιας καμπάνιας. Εικόνα 33 Για την αποστολή πατάτε στο side bar «Αποστολή» και επιλέγετε την καμπάνια που θέλετε να στείλετε. 27

29 SMS Εκτός από το Marketing μέσο το QEMS CRM σας δίνει την δυνατότητα για μαζική αποστολή SMS στους πελάτες σας. Πατώντας στο menu «Marketing > SMS» μας εμφανίζεται η σελίδα αποστολής. Το QEMS CRM παρέχει συνεργασία με την εταιρεία clickatel.com. Για να μπορέσετε να στείλετε SMS στους πελάτες σας θα χρειαστείτε: 1. Να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό στην Επιλέγετε «Developer s Central» και στην συνέχεια συμπληρώνεται τα στοιχεία σας. 2. Μετά την αποστολή της φόρμας εγγραφής θα σας αποσταλούν στο σας οι πληροφορίες εγγραφής σας (username και password, εικόνα 34); 3. Στην συνέχεια σας θα εμφανίσει το API ID (εικόνα 34) όπου μαζί με το username και password που σας έχουν αποσταλεί στο θα συμπληρώσετε την φόρμα στο QEMS CRM. Εικόνα 34 28

30 Τέλος θα χρειαστεί να αγοράσετε ένα πακέτο SMS Επιλέγοντας τους πελάτες σας από το «checkbox» όπως φαίνεται στην εικόνα 35 και στην συνέχεια πατώντας «Αποστολή» εμφανίζεται το παράθυρο συγγραφής κειμένου, όπου μπορείτε να γράψτε το μήνυμα όπου θα αποσταλεί στους πελάτες σας. Εικόνα 35 29

31 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Πατώντας στο μενού πλοήγησης στις «Ρυθμίσεις» θα σας εμφανίσει τη σελίδα ρυθμίσεων η οποία περιέχει τις υπό-σελίδες «Προφίλ», «Χρήστες», «Backup» και «Πόντοι» ΠΡΟΦΙΛ Στην σελίδα προφίλ αναφέρονται όλες η πληροφορίες για το προφίλ σας ως χρήστης. Επίσης αναφέρονται και τα δικαιώματα πρόσβασης. ΧΡΗΣΤΕΣ Εισαγωγή χρηστών εφαρμογής από τον super admin για όλα τα καταστήματα και από τον admin για το τρέχον κατάστημα του. Για την εισαγωγή ενός χρήστη πατάτε του κουμπί «Εισαγωγή Νέου Χρήστη» γράφετε τα στοιχεία του, ορίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης στην εφαρμογή και το κωδικό του και στην συνέχεια ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στην εφαρμογή με το του και τον κωδικό του. BACKUP Μπορείτε να κρατήσετε backup την βάση δεδομένων σας για περιπτώσεις ασφαλείας. ΠΟΝΤΟΙ Ορίζετε το σύστημα κατηγοριοποίησης πελατών με βάση τους πόντους τους. Ορίζετε από πού θα ξεκινάει ως που θα τελειώνει το εύρος και πόσα αστεία αντιστοιχούν. Στην συνεχεία αν θέλετε πατάτε «Ανανέωση Πελατών» για να ενημερωθούν οι υπάρχοντες πελάτες. 30