Διακήρυξη 685/ Πρόχειρου Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη 685/ Πρόχειρου Διαγωνισμού για το Έργο «ΠΣ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ» Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Ιονίου Πανεπιστημίου Προϋπολογισμός: ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια: 5 μήνες Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 12/03/2015 Κωδικός ΟΠΣ: από οικονομική άποψη προσφορά» Κριτήριο Ανάθεσης: «Πρόχειρος Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

2 ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ Ι. Θεοτόκη 72, Κέρκυρα, τηλ.: Fax: , ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Για το έργο «ΠΣ Φοιτητολογίου» (με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα προσφορά) Αριθμ. Πρωτ.: 685/ ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ ΤΟΥ ΙΟΝΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ Πρόχειρο διαγωνισμό με σφραγισμένες προσφορές και κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά για το σύνολο των ειδών με σκοπό την επιλογή αναδόχου για την προμήθεια του έργου :«ΠΣ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ» συνολικού προϋπολογισμού (πενήντα οκτώ χιλιάδες και εκατό ευρώ) συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ (ποσό ,77 πλέον ΦΠΑ, ΦΠΑ: ) Ο διαγωνισμός πραγματοποιείται στο πλαίσιο υλοποίησης της Πράξης: «Υπηρεσίες Υποστήριξης και Εξυπηρέτησης της Ακαδημαϊκής Κοινότητας του Ιονίου Πανεπιστημίου» με κωδικό και αφορά Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

3 το Υποέργο1: «ΠΣ Φοιτητολογίου» με Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Επίκουρο Καθηγητή Κωνσταντίνο Οικονόμου. Η πράξη υλοποιείται μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση ΕΣΠΑ , Άξονας Προτεραιότητας 02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής» με συγχρηματοδότηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση (το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης - ΕΤΠΑ) και από Εθνικούς Πόρους. Γίνονται δεκτές προσφορές για το σύνολο των ζητουμένων. Δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες προσφορές που υποβάλλονται για μέρος του Έργου. Τόπος κατάθεσης προσφορών: Γραμματεία Επιτροπής Ερευνών Ι.Π. (Ιωάννου Θεοτόκη 72, Κέρκυρα) Γλώσσα υποβολής προσφορών: Ελληνική Υποβολή προσφορών μέχρι 12/03/2015 και ώρα 11:30π.μ. Ημερομηνία Διενέργειας: 12/03/2015 και ώρα 13:00μ.μ Τόπος Διενέργειας: Ιόνιος Ακαδημία, Δ/ση Πληροφορικής & Δικτύων, 49100, Κέρκυρα Γενικές Πληροφορίες σχετικά με το τεύχος της διακήρυξης δίνονται από την Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών Ι.Π. στα τηλέφωνα & και στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών rc.ionio.gr/news. Πληροφορίες Ειδικής και Τεχνικής Φύσεως δίνονται κατά τις εργάσιμες ημέρες από την κα Ελένη Καββαδία (11:00-13:00), στα τηλέφωνα , και στο: ekavvadia@ionio.gr ΜΕΡΟΣ Α.: ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ ΜΕΡΟΣ Β.: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΡΟΣ C.: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ H Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών ΙΠ Καθηγήτρια Αναστασία Σαλή-Παπασαλή Πρύτανης Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

4 Κωδ. ΟΠΣ: Επιχειρησιακά Προγράμματα: Ψηφιακή Σύγκλιση Προϋπολογισμός: (περιλαμβανομένου ΦΠΑ) ,00 Κριτήριο Ανάθεσης: «Η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά» Ημερομηνία Διενέργειας: 12/03/15 13:00 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

5 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ 2 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 10 Συνοπτικά στοιχεία Έργου 10 Συντομογραφίες γενικά 11 Ορισμοί διακηρύξης 13 A ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 13 A.1 Σκοποί και στόχοι Έργου 13 A Α1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας και Υλοποίησης 14 A.1.2 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου 15 A Α1.2.1 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) 16 A.2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 16 A.2.1 Συνοπτικά Στοιχεία Έργου 16 A.2.2 Αναλυτική Περιγραφή Φυσικού Αντικειμένου & Αρμοδιότητες Αναδόχου 16 A Α2.2.1 Υφιστάμενη κατάσταση 16 A Α2.2.3 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας18 A Α2.2.3 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα 19 A Α2.2.4 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών φοιτητολογίου 22 A A Ανάλυση Υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών που σχετίζονται με το έργο 22 A.2.3 Αντικείμενο Στόχοι και Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου 23 A Α2.3.1 Αντικείμενο του Έργου 23 A Α2.3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη 24 A Α2.3.3 Στόχοι και έκταση του έργου 24 A Α2.3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου 25 A.2.4 Λειτουργικές και Τεχνικές Προδιαγραφές Έργου 26 A Α2.4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 26 A Α2.4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος 29 A Α Γενικές Αρχές 30 A Α2.4.4 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1, ΕΡΜΗ και ΕΥΔΟΞΟ 32 A.2.5 Τεχνολογίες και Σχέδιο Υλοποίησης του Έργου 33 A.2.6 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων 34 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους 5-176

6 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ A A Α2.6.1 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Δεδομένων Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών 35 Α2.6.2 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση του Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 43 A Α2.6.3 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Αιτούντων φοιτητών 43 A Α2.6.4 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών 44 A A A A A A Α2.6.5 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης 45 Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο 46 Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Φοιτητών μέσω διαδικτύου 47 Α2.6.8 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για την Εξυπηρέτηση Διδασκόντων μέσω διαδικτύου 49 A2.6.9 Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση στατιστικών στοιχείων 51 Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Λογισμικού για τη διαχείριση των συγγραμμάτων 52 A Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 53 A Α Λειτουργική Ενότητα Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη 55 A.2.7 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών 56 A.2.8 Διαλειτουργικότητα 57 A.2.9 Πολυκαναλική Προσέγγιση 58 A.2.10 Ανοικτά Δεδομένα 61 A.2.11 Απαιτήσεις Ασφαλείας 61 A.2.12 Απαιτήσεις ευχρηστίας συστήματος 62 A.2.13 Προσβασιμότητα 62 A.2.14 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου 62 A.2.15 Πίνακας Παραδοτέων 65 A.2.16 Σημαντικά ορόσημα υλοποίησης του έργου 66 A.2.17 Ελάχιστες προδιαγραφές υπηρεσιών 67 A Α Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου 67 A Α Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων 67 A Υπηρεσίες Εκπαίδευσης 68 A Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας 70 A Υπηρεσίες Εγγύησης Καλής Λειτουργίας 70 A.3 Μεθοδολογία υλοποίησης Έργου 71 A.3.1 Μέθοδοι και τεχνικές υλοποίησης και υποστήριξης του έργου 71 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους 6-176

7 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ A.3.2 Μέλη Ομάδας Έργου 72 A.3.3 Σχήμα Διοίκησης, Σχεδιασμού και Υλοποίησης του Έργου 72 A Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων 73 A Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων 74 A Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης/παραμετροποίησης 74 A Μέλη της ομάδας ανάπτυξης/παραμετροποίησης 75 A Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης 75 A.3.4 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας 75 A.3.5 Τόπος Υλοποίησης - Παράδοσης Έργου 76 A.3.6 Διαδικασία παραλαβής Έργου 76 B ΜΕΡΟΣ : ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 77 Β.1 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 77 B.1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού 77 B.1.2 Προϋπολογισμός Έργου 77 B.1.3 Στοιχεία Αναθέτουσας Αρχής 77 B.1.4 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού 78 B.1.5 Ημερομηνία δημοσίευσης της Προκήρυξης 78 B.1.6 Τόπος και χρόνος υποβολής προσφορών 78 B.1.7 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού 79 B.1.8 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης 79 B.2 ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ - ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ 80 B.2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής 80 B.2.2 Δικαιολογητικά Συμμετοχής 80 B.2.3 Λοιπές Υποχρεώσεις / διευκρινίσεις 84 B.2.4 Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής 85 B.3 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 89 B.3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών 89 B.3.2 Περιεχόμενο Προσφορών 90 B Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής» 92 B Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά» 92 B Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά» 94 B Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης» 94 B.3.3 Ισχύς Προσφορών 94 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους 7-176

8 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ B.3.4 Εναλλακτικές Προσφορές 94 B.3.5 Τιμές Προσφορών Νόμισμα 95 B.4 ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 96 B.4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών 96 B Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού - αποσφράγιση προσφορών 96 B Διαδικασία αξιολόγησης προσφορών 98 B Βαθμολόγηση τεχνικών προσφορών 99 B Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης 99 B Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς 101 B Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού 101 B.4.2 Απόρριψη προσφορών 102 B.4.3 Ενστάσεις 103 B.4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση - Ματαίωση Διαγωνισμού 103 B.5 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 103 B.5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια της Σύμβασης -Εγγυήσεις 103 B.5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις 106 B.5.3 Περίοδοι Εγγύησης 107 B.5.4 Ποινικές Ρήτρες Εκπτώσεις 107 B.5.5 Υποχρεώσεις Αναδόχου 108 B.5.6 Υπεργολαβίες 111 B.5.7 Εμπιστευτικότητα 111 B.5.8 Πνευματικά δικαιώματα 112 B.5.9 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία 113 C ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 114 C.1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ 114 C.2 Παράρτημα: ΕΙΔΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 116 C.2.1 Παρεχόμενες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 116 C.2.2 Γενικές Προδιαγραφές Συστήματος 119 C.2.3 Υποσυστήματα Λογισμικού 125 C Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών & Μεταπτυχιακών Φοιτητών και Προγραμμάτων Σπουδών 125 C Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών 132 C Υποσύστημα Αιτούντων Φοιτητών 135 C Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών 136 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους 8-176

9 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ C Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου 137 C Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου 140 C Υποσύστημα διαχείρισης στατιστικών στοιχείων 141 C Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων 145 C Υποσύστημα Διαχείρισης Εγγράφων, Ροών Εργασίας και Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Φοιτητολογίου 146 C Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη σίτιση, στέγαση, περίθαλψη. 148 C.2.4 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων 150 C.2.5 Εκπαίδευση Τεκμηρίωση Πιλοτική Λειτουργία 152 C.2.6 Παραγωγική λειτουργία Εγγύηση 153 C.3 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΠΙΝΑΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 154 C.3.1 Ανάπτυξη Υπηρεσιών Φοιτητολογίου 154 C.3.2 Εκπαίδευση χρηστών 154 C.3.3 Υπηρεσίες Υποστήριξης Έναρξης Λειτουργίας 154 C.3.4 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου 155 C.4 Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών 156 C.4.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής 156 C.4.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης 157 C.4.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής 159 C.4.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας 161 C.5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 163 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους 9-176

10 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ ΕΙΔΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ ΕΛΚΕ Ιονίου Πανεπιστημίου ΠΣ Φοιτητολογίου ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 24/02/2015 ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Πρόχειρος Διαγωνισμός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ο προϋπολογισμός του Έργου ανέρχεται στο ποσό των πενήντα έξι χιλιάδων εξακοσίων ευρώ, ,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23%. (Προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ ,77 ΦΠΑ : ,23) πέντε (5) μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης 12/3/2015 και ώρα 11:30πμ. ΤΟΠΟΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η έδρα του Ιονίου Πανεπιστημίου Ειδικός Λογαριασμός ΕΛΚΕ Ι.Θεοτόκη 72, Κέρκυρα ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ 12/03/2015 και ώρα 13:00μ.μ. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Κα Ε. Καββαδία, Τηλ ekavvadia@ionio.gr Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

11 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες γενικά ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ ΕΥΔΨΣ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Επιχειρησιακού Προγράμματος Ψηφιακή Σύγκλιση ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

12 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ml DS Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές n.html Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

13 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Ορισμοί διακηρύξης Ανάδοχος Αναθέτουσα Αρχή Αντίκλητος Ο προσφέρων που θα επιλεγεί και θα κληθεί να υπογράψει τη Σύμβαση και θα υλοποιήσει το σύνολο του Έργου. O ΕΛΚΕ Ιονίου Πανεπιστημίου ο οποίος θα υπογράψει με τον Ανάδοχο τη Σύμβαση για την εκτέλεση του Έργου. Το πρόσωπο που ο ΥΠΟΨΗΦΙΟΣ ΑΝΑΔΟΧΟΣ με έγγραφη δήλωσή του, στην οποία περιλαμβάνονται τα πλήρη στοιχεία του προσώπου (ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, fax, κλπ.) ορίζει ως υπεύθυνο για τις ενδεχόμενες ανάγκες επικοινωνίας της Αναθέτουσας Αρχής με αυτόν. Αριθμός Διακήρυξης 685/ Αρμόδια Επιτροπή Η Επιτροπή που συστήνεται με απόφαση του ΕΛΚΕ Διακήρυξη ΕΠΠΕ Επίσημη γλώσσα του Διαγωνισμού και της Σύμβασης Έργο Προϋπολογισμός Έργου Σύμβαση Συμβατικά τεύχη Συμβατικό Τίμημα Φορέας Υλοποίησης Το παρόν έγγραφο που εκδίδεται για τους ενδιαφερόμενους/ υποψηφίους διαγωνιζόμενους από την Αναθέτουσα Αρχή και περιέχει την περιγραφή του αντικειμένου και τις προϋποθέσεις με βάση τις οποίες διενεργείται ο Διαγωνισμός. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Επίσημη γλώσσα της Σύμβασης είναι η ελληνική. Η παρούσα Διακήρυξη, τα έντυπα της Τεχνικής και Οικονομικής Προσφοράς και η/οι Σύμβαση/εις είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα. Όλα τα δικαιολογητικά και οι προσφορές των διαγωνιζομένων που θα υποβληθούν θα είναι συνταγμένα στην ελληνική γλώσσα, εκτός από τα τεχνικά φυλλάδια/ εγχειρίδια που μπορεί να είναι στην αγγλική γλώσσα. Το σύνολο του υπό ανάθεση Έργου. Η εκτιμώμενη από την Αναθέτουσα Αρχή δαπάνη για την υλοποίηση του Έργου (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). Το συμφωνητικό που θα υπογραφεί μεταξύ των συμβαλλομένων μερών για το σύνολο του Έργου, δηλαδή μεταξύ του Ιόνιο Πανεπιστήμιο ως Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου του Έργου που θα επιλεγεί. Τα τεύχη της Σύμβασης μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου, καθώς και όλα τα τεύχη που τη συνοδεύουν και τη συμπληρώνουν και περιλαμβάνουν κατά σειρά ισχύος: α. τη Σύμβαση, β. την Προσφορά του Αναδόχου, γ. τη Διακήρυξη. Το συνολικό τίμημα της Σύμβασης (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). ΕΛΚΕ Ιονίου Πανεπιστημίου A ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.1 Σκοποί και στόχοι Έργου Σκοπός του προτεινόμενου έργου είναι η Επέκταση του Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

14 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Φοιτητολογίου που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και τους καθηγητές και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης A Α1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας και Υλοποίησης Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο είναι ένα συμπαγές ακαδημαϊκό ίδρυμα του οποίου οι εγκαταστάσεις βρίσκονται στην πόλη της Κέρκυρας σε αποστάσεις οι οποίες είναι εύκολο να καλυφθούν πεζή με προφανή οφέλη σε όλα τα επίπεδα του διοικητικού έργου (αποστάσεις που καλύπτουν οι φοιτητές, καθηγητές, διοικητικό προσωπικό κτλ.). Αυτή η λογική της αποκλιμάκωσης είναι κεντρική στη λειτουργία του Ιονίου Πανεπιστημίου το οποίο προσπαθεί με αυτό τον τρόπο να αντιμετωπίσει τη χρονίζουσα έλλειψη προσωπικού. Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο ως ακαδημαϊκό ίδρυμα διαθέτει μια ολοκληρωμένη δομή υπηρεσιών που μπορούν να υποστηρίξουν το εν λόγω έργο και τις εν λόγω εφαρμογές όπως περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη. Ειδικότερα, υπάρχει ο ΕΛΚΕ, η Διεύθυνση Προσωπικού, η Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης, η Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών, η Διεύθυνση Σπουδών και Φοιτητικής Μέριμνας και η Διεύθυνση Πληροφορικής και Δικτύων η οποία έχει αντικείμενο την ανάπτυξη και υποστήριξη θεμάτων ΤΠΕ. Η Διεύθυνση Πληροφορικής και Δικτύων χωρίζεται σε τρία Τμήματα: το Τμήμα Δικτύων και Τηλεπικοινωνιών, το Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων, και το Τμήμα λειτουργίας Η/Υ. Τα τρία παραπάνω Τμήματα στελεχώνονται από έμπειρους επιστήμονες Πληροφορικής και Μηχανικούς Η/Υ, αλλά και από εκπαιδευόμενους προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς φοιτητές και υποψήφιους διδάκτορες ικανών να συνεισφέρουν ουσιαστικά στην ανάπτυξη Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών και στην εισαγωγή αυτών σε όλους τους τομείς λειτουργίας της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, με αποτέλεσμα να ανταπεξέρχονται στις τεχνολογικές και επιστημονικές εξελίξεις. Το Τμήμα Δικτύων και Τηλεπικοινωνιών αναλαμβάνει το σύνολο των υποχρεώσεων που αφορούν την οργάνωση και λειτουργία του δικτύου τηλεματικής του Ιονίου Πανεπιστημίου και συγκεκριμένα την ανάπτυξη, εγκατάσταση και συντήρηση του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων. Τα μέλη του φροντίζουν για το συνεχή ανασχεδιασμό και αναβάθμιση βασικών και προηγμένων τηλεματικών υπηρεσιών, σύμφωνα με τις τεχνολογικές εξελίξεις. Συμμετέχει σε ομάδες εργασίας του Ελληνικού Ακαδημαικού Διαδικτύου (GUNET) και του Εθνικού Δίκτυου Έρευνας και Τεχνολογίας (ΕΔΕΤ) με στόχο την ανάπτυξη καινοτόμων υπηρεσιών στη διάθεση της ευρύτερης Πανεπιστημιακής Κοινότητας. Το Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων έχει ως βασικό στόχο τη χρήση νέων τεχνολογιών στη διοικητική διαδικασία καθώς και τον εκσυγχρονισμό της μηχανοργάνωσης του Πανεπιστημίου, σε συνεργασία με συναφείς υπηρεσίες και Τμήματα. Παρακολουθεί τις εξελίξεις σε επίπεδο προδιαγραφών, τεχνολογίας καθώς και τις ανάγκες των αποδεκτών των υπηρεσιών του και εργάζεται πάνω στις απαιτούμενες αλλαγές για τη βελτίωση και τον εκσυγχρονισμό τους. Ωστόσο φροντίζει να εκπαιδεύει συνεχώς το προσωπικό του με κριτήριο την επίτευξη κατά το δυνατόν υψηλής ποιότητας παροχής υπηρεσιών. Το Τμήμα Η/Υ φροντίζει για την υποστήριξη των χρηστών σε θέματα Η/Υ και βασικών υπηρεσιών. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

15 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Λόγω της ίδιας της δομής των πανεπιστημιακών ιδρυμάτων, ο ρόλος της Διεύθυνσης Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών συνεπικουρείται από μέλη ΔΕΠ και διδάσκοντες με σχετικό γνωστικό αντικείμενο, αλλά και από φοιτητές (προπτυχιακούς, μεταπτυχιακούς και υποψηφίους διδάκτορες) καθώς υπάρχουν τα Τμήματα Πληροφορικής και Τεχνών Ήχου και Εικόνας στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο. Τα εν λόγω Τμήματα μέσω των διδασκόντων έχουν συμμετάσχει και διαχειριστεί μεγάλο αριθμό αναπτυξιακών και ερευνητικών έργων, ελληνικών και ευρωπαϊκών, στον τομέα των ΤΠΕ, ενώ διατηρούνται εργαστήρια με αντίστοιχο προσωπικό που ειδικεύεται σε διάφορα θέματα είτε ερευνητικά είτε αναπτυξιακά. Οργανόγραμμα Διοικητικών Υπηρεσιών Ιονίου Πανεπιστημίου. A.1.2 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΥΔ ΨΣ Ιόνιο Πανεπιστήμιο ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Παρακολούθησης Επιτροπή και Βλ. παρ. Α1.2.1 Βλ. παρ. Α Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

16 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Παραλαβής του Έργου A Α1.2.1 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. A.2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ A.2.1 Συνοπτικά Στοιχεία Έργου Ο παρόν διαγωνισμός αναφέρεται στην επέκταση και αναβάθμιση του υφιστάμενου Πληροφοριακού Συστήματος του Φοιτητολογίου με στόχο την αναβάθμιση των παρεχόμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, μέσω τις υιοθέτησης πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Παράλληλα το ΠΣ Φοιτητολογίου θα διασυνδεθεί με την ηλεκτρονική υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ, την Εθνική Διαδικτυακή Πύλη ΕΡΜΗΣ, το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυίας, την κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS), καθώς και το mobile portal. A.2.2 Αναλυτική Περιγραφή Φυσικού Αντικειμένου & Αρμοδιότητες Αναδόχου Το φυσικό αντικείμενο του Έργου αποδίδεται μέσω των υπηρεσιών που θα δοθούν και οι οποίες παρατίθενται κατωτέρω: A Α2.2.1 Υφιστάμενη κατάσταση Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα σήμερα χρησιμοποιεί λογισμικό για τη διαχείριση των φοιτητικών στοιχείων. Σήμερα διαθέτει τα παρακάτω υποσυστήματα αρκετά από τα οποία βρίσκονται σε πλήρη λειτουργία: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

17 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 3. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 4. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 5. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 6. Υποσύστημα στατιστικών αναφορών 7. Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων (δεν είναι διασυνδεδεμένο με ΕΥΔΟΞΟ) Το υφιστάμενο σύστημα είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον MS.NET και λειτουργεί σε Βάση Δεδομένων MS SQL Server 2005 και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, soap κτλ). Παρέχονται δε έτοιμα τα εξής web services: Λήψη προγράμματος σπουδών Λήψη στοιχείων φοιτητή Λήψη στοιχείων βαθμολογίας φοιτητή Λήψη δήλωσης μαθήματος Λήψη στοιχείων μαθημάτων Λήψη μαθημάτων προγράμματος σπουδών Με τα ανωτέρω υποσυστήματα υποστηρίζει τις παρακάτω διαδικασίες: Διαχείριση δεδομένων προπτυχιακών φοιτητών Εγγραφές φοιτητών (διαχείριση ηλεκτρονικής καρτέλας φοιτητή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων (εισαγωγή, διαγραφή, μεταβολή) Έκδοση καταστάσεων (βαθμολογίας, πιστοποιητικών, αναλυτικών βαθμολογιών κτλ) Διαχείριση βαθμολογίας Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Διαχείριση προγραμμάτων σπουδών Διαχείριση διπλωματικών εργασιών Διαχείριση πρακτικών ασκήσεων Διαχείριση στατιστικών αναφορών Το υφιστάμενο ΟΠΣ Φοιτητολογίου στηρίζεται σε ευέλικτη δομή της βάσης δεδομένων, που επιτρέπει ταχύτερη, ευκολότερη και ασφαλέστερη πρόσβαση στις διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Παρέχει τη δυνατότητα για: α) εξασφάλιση πρόσβασης στα στοιχεία μόνο εξουσιοδοτημένων ατόμων, β) διαβάθμιση εργασιών αναλόγως του επιπέδου σημαντικότητας της εργασίας και το βαθμό εξουσιοδότησης του χρήστη (ως χρήστες θεωρούνται το προσωπικό των Γραμματειών, οι καθηγητές και οι φοιτητές). Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

18 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Το υφιστάμενο σύστημα φοιτητολογίου προσφέρει τις παρακάτω ψηφιακές υπηρεσίες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Δηλώσεις μαθημάτων, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ) Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών παροχών 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Πρόσβαση σε καρτέλα φοιτητή Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Ιστορικά στοιχεία αναφορικά με την βαθμολογία των φοιτητών A Α2.2.3 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των Πανεπιστημίων Η ακαδημαϊκή οργάνωση των Πανεπιστημίων δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Ένα πανεπιστημιακό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές ακαδημαϊκές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

19 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A Α2.2.3 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο είναι οργανωμένο σε 3 Σχολές η κάθε μία από τις οποίες περιλαμβάνει 2 Τμήματα. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Η ακαδημαϊκή οργάνωση της Αναθέτουσας Αρχής διαμορφώνεται σήμερα ως εξής: Tο Iόνιο Πανεπιστήμιο απαρτίζεται από τα ακόλουθα τμήματα σπουδών (Προπτυχιακά και Μεταπτυχιακά): Προπτυχιακά To Tμήμα Iστορίας (1985) παρέχει σπουδές στην ιστορία και στις σύγχρονες μεθόδους για την επιστημονική και τεκμηριωμένη παρουσίαση του ιστορικού γίγνεσθαι από την αρχαία ως τη σύγχρονη εποχή. Δικτυακός τόπος: To Tμήμα Ξένων Γλωσσών, Mετάφρασης και Διερμηνείας (1986) έχει στόχο την κατάρτιση ελληνόφωνων μεταφραστών και διερμηνέων. Δικτυακός τόπος: To Tμήμα Mουσικών Σπουδών (1992), με πενταετές πρόγραμμα και τρεις κατευθύνσεις οδηγεί στην επαγγελματική επάρκεια για συνθέτες, εκτελεστές, καθώς και στη Μουσική Παιδαγωγική και Μουσική Τεχνολογία. Δικτυακός τόπος: Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

20 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ To Tμήμα Aρχειονομίας και Bιβλιοθηκονομίας (1993) καταρτίζει τους σπουδαστές προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς σε θέματα πληροφορίας του βιβλίου, του αρχειακού τεκμηρίου και των αντικειμένων μουσειακής αξίας. Δικτυακός τόπος: To Τμήμα Πληροφορικής (2004) δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ και λειτουργεί από το ακαδημαϊκό έτος Το Τμήμα δέχεται φοιτητές/τριες από το 2ο και 4ο επιστημονικό πεδίο και έχει ως αντικείμενο τόσο τη θεωρητική όσο και την εφαρμοσμένη Πληροφορική. Δικτυακός τόπος: To Τμήμα Τεχνών Ήχου και Εικόνας (2004) με συνδυασμό σύγχρονων μορφών Εικόνας, Πολυμέσων και Θεωρίας, και την συνέργεια καλλιτεχνικής και επιστημονικής διάστασης, παρέχει στους αποφοίτους του τα εφόδια για ένα πολυδιάστατο επαγγελματικό μέλλον σε σημερινούς και μελλοντικούς τομείς. Δικτυακός τόπος: Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

21 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Μεταπτυχιακά Μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών Ιονίου Πανεπιστημίου Τμήμα Ιστορίας 1. Ιστορία της Πόλης και Κτιριοδομίας μετά τον 16ο αι Ιστορική έρευνα, Διδακτική και Νέες Τεχνολογίες 3. Μεθοδολογία Κριτικής και Έκδοσης των Ιστορικών Πηγών 4. Ιστορική Δημογραφία Τμήμα Ξένων Γλωσσών, Μετάφρασης και Διερμηνείας 1. Επιστήμη της Μετάφρασης 2. Επιστήμες της Μετάφρασης Μεταφρασιολογία και Γνωσιακές Επιστήμες Τμήμα Μουσικών Σπουδών 1. Τέχνες και Τεχνολογίες του Ήχου 2. Μουσική Ερμηνεία Τμήμα Αρχειονομίας Βιβλιοθηκονομίας 1. Διαχείριση Τεκμηρίων Πολιτιστικής Κληρονομιάς και Νέες Τεχνολογίες Τμήμα Πληροφορικής Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

22 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ 1. Ειδίκευση στην Πληροφορική A Α2.2.4 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών φοιτητολογίου Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Τμημάτων σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής: Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων A A Ανάλυση Υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών που σχετίζονται με το έργο Η Αναθέτουσα Αρχή διαθέτει τους παρακάτω Servers για τη λειτουργία του φοιτητολογίου: Application Server Database Server Windows Server 2008 SQL Server 2008 Web Server Windows Server 2003 standard R2 Το σύνολο του έργου θα εγκατασταθεί στον ανωτέρο εξοπλισμό, εκτός εάν το Ίδρυμα επιθυμεί να διαθέσει νέο server (με καλύτερα τεχνικά χαρακτηριστικά) σε αντικατάσταση των υφιστάμενων servers. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

23 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A.2.3 Αντικείμενο Στόχοι και Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου A Α2.3.1 Αντικείμενο του Έργου Το παρόν έργο στοχεύει στην αναβάθμιση - επέκταση της λειτουργικότητας του υφιστάμενου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητολογίου, Στα πλαίσια του παρόντος έργου ο Ανάδοχος θα προσαρμόσει, παραμετροποιήσει και θα προβεί σε επιπλέον ανάπτυξη των διασυνδέσεων, ώστε να καλύψει το σύνολο των Γραμματειών των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign-On) μέσω Shibboleth. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές και καθηγητές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το έργο στοχεύει επίσης και στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων υποσυστημάτων όπως περιγράφονται στο παρόν τεύχος και συγκεκριμένα στην παράγραφο Α.2.6. Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε A.2.4.4, «Α2.4.4 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1, ΕΡΜΗ και ΕΥΔΟΞΟ») Ο παρόν διαγωνισμός περιλαμβάνει περαιτέρω ομογενοποίηση των υποδομών, ενσωμάτωση επεκτάσεων που θα δώσουν προστιθέμενη αξία στο πληροφοριακό σύστημα με νέες υπηρεσίες και αντιμετώπιση θεμάτων αξιοπιστίας και διασύνδεσης των επιμέρους υποσυστημάτων. Αναλυτικότερα: Θα προστεθούν υποσυστήματα που θα επιτρέψουν τη διασύνδεση των υποδομών με κεντρικά συστήματα όπως περιγράφονται στην παράγραφο A.2.4.4, «Α2.4.4 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1, ΕΡΜΗ και ΕΥΔΟΞΟ». Θα πραγματοποιηθεί ολοκλήρωση νέων υποσυστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών για το σύνολο των τμημάτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Θα βελτιωθεί η διαδικασία εγγραφών προεγγραφών σε προπτυχιακό και μεταπτυχιακό επίπεδο. Με τα παραπάνω θα παρέχονται καλύτερες υπηρεσίες στους φοιτητές και στο προσωπικό του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και ταυτόχρονα θα γίνει εφικτή απρόσκοπτη ενημέρωση των κεντρικών υποδομών του ΥΠΔΒΜ (σύστημα στατιστικών, εύδοξος κ.α.) με αυτοματοποιημένο τρόπο από το νέο πληροφοριακό σύστημα. Παράλληλα θα προσφερθούν οι αναγκαίες υπηρεσίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης των επεκτάσεων, μετάπτωσης δεδομένων, εκπαίδευσης προσωπικού και υποστήριξης έναρξης λειτουργίας. Το Ίδρυμα αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα διαθέτει αναβαθμισμένο λογισμικό φοιτητολογίου σε όλα τα Τμήματα (προπτυχιακά, μεταπτυχιακά, διδακτορικά) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, διασυνδεδεμένο με τα κεντρικά συστήματα και θα προσφέρει ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους καθηγητές, φοιτητές και γενικότερα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

24 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A Α2.3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των προτεινομένων αυτών υπηρεσιών στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα: - Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους πολίτες και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού - Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα - Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον - Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία - Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, χρησιμοποιώντας ένα ενδιάμεσο τεχνολογικό υπόβαθρο (που θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο της πρότασης) και τα πρωτογενή δεδομένα με σκοπό την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων / αναφορών και την τροφοδοσία συστημάτων λήψης απόφασης - Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ. - Απελευθερώνει από το προσωπικό των γραμματειών το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών και στην εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων, βαθμολογιών και στοιχείων φοιτητή. - Μειώνει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και τον συνωστισμό που παρατηρείται στις θυρίδες των γραμματειών - Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των φοιτητών και ελαχιστοποιείται η επαφή του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει. A Α2.3.3 Στόχοι και έκταση του έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 300 εργαζόμενους στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα καθώς και τους 4500 φοιτητές. Στόχος του έργου είναι η χρήση των υπηρεσιών από το 100% των ενεργών φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή 100% των ενεργών φοιτητών Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

25 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ A Α2.3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση του ΟΠΣ φοιτητολογίου με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (υποσυστήματα και διασυνδέσεις) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συν-λειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον και να εξασφαλίζουν την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Η οποιαδήποτε αλλαγή προταθεί από τον υποψήφιο ανάδοχο είτε στις υφιστάμενες λειτουργικότητες του ΟΠΣ, είτε στον τρόπο καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών, θα πρέπει γίνει χωρίς να προκληθεί καμία αναστάτωση και χωρίς να απαιτηθεί επιπλέον απασχόληση των χρηστών για εργασίες επανεκπαίδευσης παραμετροποίησης καταχωρήσεων τεστ ορθής λειτουργίας κλπ. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να περιγράψει αναλυτικά τον τρόπο που θα το πετύχει. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στο εφαρμοζόμενο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες. Το νέο αναβαθμισμένο σύστημα (με την πρόσθετη λειτουργικότητα), θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη του χρήστη. Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Επίσης σημαντικό είναι να διατηρηθεί στο 100% η οποιαδήποτε διαλειτουργικότητα του Φοιτητολογίοιυ υπάρχει σήμερα με άλλα συστήματα του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την υλοποίηση του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού. Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση. Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

26 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Το ίδρυμα διαθέτει και λειτουργεί εφαρμογή φοιτητολογίόυ η οποία διαθέτει τα χαρακτηριστικά που περιγράφονται στην παράγραφο Α.2.6 στην ενότητα «Υφιστάμενη Λειτουργικότητα». Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: 1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη στην παράγραφο Α.2.6. στην ενότητα «Νέες Λειτουργικότητες» και στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συνλειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. A.2.4 Λειτουργικές και Τεχνικές Προδιαγραφές Έργου A Α2.4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στα πλαίσια του έργου θα πρέπει να προσφερθούν επιπλέον ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα (που αφορούν φοιτητές) προς όλους τους συναλλασσόμενους με αυτό, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΔΕΠ, εργαζόμενοι) και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ και ΕΣΥΕ), αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν από το προτεινόμενο έργο θα πρέπει να καλύψουν όλο το φάσμα φοιτητικών δραστηριοτήτων (φοιτητολογίου) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Ενδεικτικά, στην πρόθετη λειτουργικότητα, αναφορικά με τις προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, ανά κατηγορία επωφελούμενων και ανά υποσύστημα, πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες: 1. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Φοιτητές Αποστολή επιβεβαίωσης κατά τη δήλωση συγγραμάτων στο φοιτητή με το περιεχόμενο της δήλωσης του με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής διασύνδεση με Εύδοξο Αποστολή επιβεβαίωσης στο φοιτητή κατά τη δήλωση μαθημάτων με το περιεχόμενο της δήλωσης του με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

27 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Ηλεκτρονική πληροφόρηση για, πρόγραμμα εξετάσεων Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων: o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης o Αίτηση διαμονής στην εστία o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές 2. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Αιτούντες Φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω, ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής 3. Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Διδάσκοντες Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως: o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω , sms o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω ή sms o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) o Δημιουργία προγράμματος σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων o Αυτόματη δέσμευση αιθουσών Περιγραφή Υπηρεσίας Εγγραφές στα ακαδημαϊκά Τμήματα εισερχομένων φοιτητών Αποστολή κατά τη δήλωση μαθημάτων (με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής) Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματο ς (δεδομένα εξόδου) Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για φοιτητές Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Εγγραφή φοιτητή στο ΠΣ Δήλωση μαθήματος Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποί ησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 4 4 Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

28 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση Ηλεκτρονική πληροφόρηση, πρόγραμμα εξετάσεων Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Αναλυτική βαθμολογία Πιστοποιητικό 4 - Πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων Αριθμός μητρώου φοιτητή Προσωποποιημέ νο πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων σύμφωνα με την κατάσταση του φοιτητή Προσωποποιημένη πληροφόρηση για διδακτορικούς φοιτητές Αριθμός μητρώου φοιτητή Επίσημο πληροφοριακό υλικό Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τους αιτούντες φοιτητές Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών) Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω, ή sms Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Κωδικός φοιτητή (username και password) Αίτηση φοιτητή 3 Αίτηση φοιτητή 4 Εισαγωγή φοιτητή σε τμήμα / πρόγραμμα σπουδών Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για διδακτορικούς φοιτητές Προσωποποιημένη πληροφόρηση για Κωδικός φοιτητή Προσωποποιημέ νη Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους

29 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισμού για το «Πληροφοριακό Σύστημα Φοιτητολογίου στο Α ΜΕΡΟΣ : ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ διδακτορικούς φοιτητές Δημιουργία προγραμμάτων σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω , sms Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω ή sms Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) (username και password) πληροφόρηση Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Κωδικός καθηγητή (username και password) Πρόγραμμα σπουδών Ανάθεση διδασκαλίας Βαθμολόγιο εξετάσεων Ημερολόγιο πρόγραμμα διδασκαλίας Πιστοποιητικό σε pdf A Α2.4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Η αρχιτεκτονική του ΟΠΣ θα περιλαμβάνει στην τελική της μορφή τα παρακάτω υποσυστήματα: 1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών. 2. Υποσύστημα διαχείρισης ροών φοιτητολογίου. 3. Υποσύστημα αιτούντων φοιτητών 4. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών. 5. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 6. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης Report Generator. 7. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 8. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου. 9. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 10. Υποσύστημα διαχείρισης στατιστικών στοιχείων 11. Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων διασύνδεση με ΕΥΔΟΞΟ 12. Υποσύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 13. Υποσύστημα Φοιτητικής Μέριμνας για τη Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΤΠΑ) και εθνικούς πόρους