Διακήρυξη Ανοικτού Δημόσιου Διαγωνισμού αριθ. 14(ΕΛΚΕ)/2013 με Δημοσίευση για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Ανοικτού Δημόσιου Διαγωνισμού αριθ. 14(ΕΛΚΕ)/2013 με Δημοσίευση για το Έργο «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών» στα πλαίσια της Πράξης με τίτλο «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Αναθέτουσα Αρχή: {ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ} Προϋπολογισμός: Ενενήντα Έξι Χιλιάδες Τριακόσια Σαράντα Ένα Ευρώ και Σαράντα Επτά Λεπτά (96.341,47 )(χωρίς ΦΠΑ) ,00 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ Διάρκεια: ΟΚΤΩ (8) μήνες Κριτήριο Κατακύρωσης: Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 29/04/2013 Κωδικός ΟΠΣ: [304207]

2 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών Άρτα, 22/03/2013 Αρ. Πρωτ: 1061 ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Έχοντας υπ όψιν τις διατάξεις: 1. Του Ν.1404/83 (ΦΕΚ 173/Α/84) «Δομή και Λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» 2. Την Β1/819/88 κοινή Υπουργική Απόφαση όπως τροποποιήθηκε και αντικαταστάθηκε με την Κ.Α./679/22/8/96 (ΦΕΚ 826/ τ.β ), (Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας), κυρώθηκε αναδρομικά από την έκδοσή της με το άρθρο 36 του Ν. 3794/2009 (ΦΕΚ Α 156) και τροποποιήθηκε με το άρθρο 36 του Ν. 3848/ Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου της 11 ης Ιουλίου 2006 περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/ Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1828/2006 της Επιτροπής της 8 ης Δεκεμβρίου 2006 για τη θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης 5. Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 5 ης Ιουλίου 2006 για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και για την κατάργηση του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1783/ Του Ν.3614/2007 (ΦΕΚ Α 267) «Διαχείριση, έλεγχος, εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων », όπως αυτός έχει τροποποιηθεί και ισχύει Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 2

3 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών 7. Του Π.Δ 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (Φ.Ε.Κ 150/ τ. Α ), στο μέρος που δεν αντίκειται στην οδηγία 2004/18/ΕΚ, που εφαρμόζεται αναλογικά και όπου στην παρούσα γίνεται ρητή αναφορά στις διατάξεις του 8. Της υπ. αριθ. πρωτ /ΨΣ1811 Α2/ Απόφασης Ένταξης της Πράξης με τίτλο «Ψηφιακές Υπηρεσίες ΤΕΙ Ηπείρου» στο Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». 9. Της υπ αριθμ. 2/Θ.6/ (ΑΔΑ: ΒΟΖΓ4691ΟΙ 2ΘΓ) Απόφασης της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, με την οποία εγκρίθηκε η διεξαγωγή του παρόντος διαγωνισμού στο πλαίσιο της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» στον Άξονα Προτεραιότητας «02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής» του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» για το υποέργο 2 «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών». 10. Του ισχύοντος Οδηγού Χρηματοδότησης & Διαχείρισης Έργων του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, όπως αυτός εγκρίθηκε με την υπ αριθμ. 2/ Απόφαση της Συνέλευσης του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Π Ρ Ο Κ Η Ρ Υ Σ Σ Ο Υ Μ Ε 1. Ανοικτό Δημόσιο διαγωνισμό με το σύστημα των σφραγισμένων εγγράφων προσφορών και κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά για την εκτέλεση του έργου «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών» στο πλαίσιο της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» με Υπεύθυνο τον κ. Μαρέτα Δημήτριο, το οποίο διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ Ηπείρου και υλοποιείται μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση ΕΣΠΑ , Άξονας Προτεραιότητας 02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής» με συγχρηματοδότηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση (το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης ΕΤΠΑ) και από Εθνικούς Πόρους και κωδικό ΟΠΣ Προσφορές μπορούν να κατατεθούν για το σύνολο των ζητουμένων 3. Εναλλακτικές προσφορές ή αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές 4. Οι προσφορές υποβάλλονται στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμός Αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ , όπου θα παραλαμβάνονται με απόδειξη, μέχρι την 29/04/2013 ημέρα Δευτέρα και ώρα 12:00 μ.μ., ή εφόσον αποστέλλονται, θα πρέπει να περιέρχονται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 11 παρ. 4 του ΠΔ 118/2007, μέχρι την προηγουμένη της ημερομηνίας διενέργειας του διαγωνισμού 5. Ο Διαγωνισμός θα διενεργηθεί στην Άρτα την 29/04/2013 ημέρα Δευτέρα και ώρα 12:00 μ.μ. ενώπιον Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης του Διαγωνισμού, η οποία έχει συγκροτηθεί ειδικά για το σκοπό αυτό, στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 3

4 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών 6. Κατά την αποσφράγιση των προσφορών από την Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης, μπορούν να παρίστανται οι προμηθευτές ή οι νόμιμοι εκπρόσωποί τους 7. Για πληροφορίες της διακήρυξης του διαγωνισμού οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμό Αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ όλες τις εργάσιμες μέρες και κατά τις ώρες 9:00 με 13:00 και στο τηλέφωνο /50034, καθώς και στο 8. Για διευκρινίσεις σχετικά με τις τεχνικές προδιαγραφές οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται, τις εργάσιμες ημέρες στo τηλέφωνο: κ. Μαρέτα Δημήτριο. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών & Αναπληρωτής Πρόεδρος του ΤΕΙ Ηπείρου Γκανάς Ιωάννης Αναπληρωτής Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 4

5 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών Περιεχόμενα Α1 Συνοπτικά στοιχεία Έργου...9 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ...10 Περιβάλλον του Έργου...12 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...12 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)...15 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας...15 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...17 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου...17 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...18 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου...19 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...19 Α3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου...21 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες...21 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος...23 Α3.2.1 Γενικές Αρχές Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...25 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)...26 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών» Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας»...27 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων» Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων» Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών» Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού» Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών...34 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού...34 Α3.7 Διαλειτουργικότητα...34 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση...35 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 5

6 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών Α4 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα...36 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας...37 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος...37 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας...37 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου...38 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων...40 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου...41 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...41 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου...41 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων...41 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...42 Α4.4 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης...43 Α4.5 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας...43 Α4.5.1 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας Α4.5.2 Υπηρεσίες Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.6 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»...45 Α4.7 Υπηρεσίες Συντήρησης...46 Α4.7.1 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών Α4.7.2 Χρόνος απόκρισης βλάβης Α4.7.3 Χρόνος αποκατάστασης βλάβης Α5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...47 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης...47 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...48 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας...48 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου...48 ΜΕΡΟΣ Β: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ...52 Β1 Γενικές Πληροφορίες...52 Β2 Β1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού...52 Β1.2 Προϋπολογισμός Έργου...52 Β1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού...53 Β1.4 Ημερομηνία αποστολής της Διακήρυξης...54 Β1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής Προσφορών...54 Β1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού...54 Β1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης...55 Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαιολογητικά...56 Β2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής...56 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 6

7 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών Β3 Β2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής...56 Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής...57 Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης...62 Β2.4.1 Οι Έλληνες Πολίτες Β2.4.2 Οι Αλλοδαποί Πολίτες Β2.4.3 Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα Β2.4.4 Οι συνεταιρισμοί Β2.4.5 Τα αλλοδαπά νομικά πρόσωπα Β2.4.6 Οι ενώσεις κοινοπραξίες Β2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις...74 Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής...75 Β2.6.1 Οικονομική και χρηματοοικονομική ικανότητα (capacity) Β2.6.2 Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής...80 Κατάρτιση Υποβολή Προσφορών...81 Β3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών...81 Β3.2 Περιεχόμενο Προσφορών...82 Β3.2.1 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής» Β3.2.2 Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά» Β3.2.3 Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά» Β3.2.4 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης» Β3.3 Ισχύς Προσφορών...87 Β3.4 Εναλλακτικές Προσφορές...87 Β3.5 Τιμές Προσφορών Νόμισμα...88 Β4 Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών...89 Β5 Β4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού...89 Β4.1.1 Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού αποσφράγιση Προσφορών Β4.1.2 Διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών Β4.1.3 Βαθμολόγηση τεχνικών Προσφορών Β4.1.4 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης Β4.1.5 Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς Β4.1.6 Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού Β4.2 Απόρριψη Προσφορών...95 Β4.3 Ενστάσεις Προσφυγές...97 Β4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση Ματαίωση Διαγωνισμού...98 Κατάρτιση Σύμβασης Γενικοί Όροι Σύμβασης...99 Β5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις...99 Β5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις Β5.3 Εκτελωνισμός Φόροι Δασμοί Β5.4 Περίοδοι Εγγύησης και Συντήρησης Β5.5 Ποινικές Ρήτρες Έκπτωση Αναδόχου Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 7

8 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο: «Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών Β5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου Β5.7 Υπεργολαβίες Β5.8 Εμπιστευτικότητα Β5.9 Πνευματικά δικαιώματα Β5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ C1 Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης C1.3 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης C2 Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος C3 Πίνακες Συμμόρφωσης C3.1 Γενικές Προδιαγραφές Συστήματος C3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ C3.2.1 Διαχείριση ΕΛΚΕ C3.2.2 Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων C Λογιστική και Οικονομική Διαχείριση C Διαχείριση Μισθοδοσίας C3.2.3 Διαχείριση Έργων C3.2.4 Διαχείριση Προμηθειών C3.2.5 Διαχείριση Προσωπικού C3.3 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων C3.4 Εκπαίδευση Τεκμηρίωση Πιλοτική Λειτουργία C3.5 Παραγωγική λειτουργία Εγγύηση Συντήρηση C4 Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς C4.1 Πληροφοριακό Σύστημα C4.1.1 Έτοιμο Λογισμικό C4.1.2 Υλοποίηση λειτουργικοτήτων (βλ. C3.2) C4.1.3 Υπηρεσίες μετάπτωσης και προετοιμασίας (βλ. C 3.3) C4.1.4 Άλλες δαπάνες C4.2 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία C4.2.1 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία (βλ. C3.4) C4.3 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου C4.4 Παραρτήματα που αφορούν το Έργο C Πίνακας ΧΧ C Πίνακας ΥΥ C Πίνακας ΖΖ C Σχέδιο Σύμβασης Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 8

9 Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο στοχεύει στην αναβάθμιση των Πληροφοριακών Συστημάτων του ΤΕΙ Ηπείρου, μέσω της υιοθέτησης νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν όλο το φάσμα δραστηριοτήτων ενός Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αφορούν στη συνολική υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς και τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 9

10 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Αθλητισμού & Πολιτισμού Συντομογραφίες έργου ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΤΕΙ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΔΕΠ Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού ΕΠ Μέλη Επιστημονικού Προσωπικού ΔΕΣΕ Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων ΕΔΙΠ Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό ΕΕΔΙΠ Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΕΣΡ Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης ΕΣ Ελεγκτικό Συνέδριο ΕΤΕΠ Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού ΕΤΠ Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό ΛΕ Λειτουργική Ενότητα ΛΣ Λειτουργικό Σύστημα ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΠΔΕ Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων ΠΔΗΔ Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΠΕΣ Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 10

11 ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ ΡΕ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ex_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές ploma_en.html Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 11

12 Α1 Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Αθλητισμού & Πολιτισμού Βλ. παρ. Α1.1.3 Βλ. παρ. Α Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το T.E.I. ΗΠΕΙΡΟΥ είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου πλήρως αυτοδιοικούμενο και ανήκει στον τεχνολογικό τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης. Συναλλάσσεται με δέκα χιλιάδες επτακόσιους (10.700) εγγεγραμμένους φοιτητές. Οι διδακτικές, ερευνητικές και διοικητικές του υπηρεσίες υποστηρίζονται από 95 μέλη Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού, 350 μέλη Ειδικού Βοηθητικού και Διδακτικού Προσωπικού (ΕΤΠ, ΕΡΔΙΠ, Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό) καθώς και περισσότερα από 100 άτομα μόνιμο διοικητικό προσωπικό. Σήμερα το ίδρυμα έχει ολοκληρώσει σε σημαντικό βαθμό τη Διοικητική του Δομή, όπως επίσης έχει ολοκληρωθεί και κατατεθεί στην πολιτική ηγεσία του ΥΠΔΒΜΘ τετραετής Στρατηγικός Σχεδιασμός για την ανάπτυξή του. Η προτεινόμενη πράξη θα υποστηριχθεί κυρίως από το Ίδρυμα και συγκεκριμένα το Κέντρο Δικτύων & Πληροφορικής και το Γραφείο Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος της Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 12

13 Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού τόσο κατά τη διάρκεια υλοποίησής της, όσο και μετά το πέρας ολοκλήρωσης της σύμβασης με τον ανάδοχο. ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ Τ.Ε.Ι. ΗΠΕΙΡΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΕΙ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΕΙ ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ Ακαδημαϊκών Υποθέσεων & Προσωπικού ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ Οικονομικού Προγραμματισμού & Ανάπτυξης ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ Δ/ΝΣΗ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΣΠΟΥΔΩΝ & ΣΠΟΥΔΑΣΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΓΡΟΚΤΗΜΑΤΟΣ ΑΥΤΟΤΕΛΗ ΤΜΗΜΑΤΑ ΑΥΤΟΤΕΛΗ ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Τμήμα Προσωπικού Τμήμα Διοικητική Μέριμνας & Πρωτοκόλλου Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών Τμήμα Σπουδών Πρακτικής Άσκησης Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας και Περίθαλψης Τμήμα Φυτικής Παραγωγής Τμήμα Ζωικής Παραγωγής Τμήμα Πληροφορικής Τμήμα Τεχν. Υπηρεσιών Τμήμα Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων Γραφείο Ερευνητικών και Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ Γραμματεία Παραρτήματος Αυτοτελές Γραφείο Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης Αυτοτελές Γραφείο Συντήρησης Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων Τμήμα Προμηθειών και Περιουσίας Τμήμα Παιδικού Σταθμού Τμήμα Βοτανικού Κήπου Αρχιτεκτ. Εξωτ. χώρων Τμήμα Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης Γραμματεία Προέδρου Αντιπροέδρων Με το άρθρο 29 του Κανονισμού υπάγεται απ ευθείας στον Αντιπρόεδρο Ακαδημαϊκών Υποθέσεων Τμήμα Παιδικού Σταθμού Γραμματεία Παραρτήματος Γραμματείες Σχολών Τμήμα Συλλογικών και Ατομικών Οργάνων Γραμματείες Τμημάτων ΗΓΟΥΜΕΝΙΤΣΑΣ Αυτοτελές Γραφείο Συντήρησης Τμήμα Ιχθυοκομίας Αλιείας Αυτοτελές Γραφείο ΠΣΕΑ Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 13

14 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και το άρθρο 26 του Ν.4024/2011, έχει οριστεί με την υπ αριθ. πρωτ. 710/ Διαπιστωτική Πράξη του Προέδρου της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Πενταμελής «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί με την υπ αριθ πρωτ. 10/ Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Τριμελής «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 14

15 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Το Ίδρυμα διαθέτει μέρος του ΟΠΣ για τις οικονομικές και διοικητικές υπηρεσίες το οποίο δεν θεωρείται αξιοποιήσιμο για τη νέα κατάσταση πλην του υφιστάμενου συστήματος Διαχείρισης ΕΛΚΕ το οποίο θα διατηρηθεί και θα συμπληρωθεί για να καλύψει τις απαιτήσεις του Έργου. Η σημερινή κατάσταση αποτυπώνεται ως εξής: Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας είναι πλήρως μηχανογραφημένος και δεν απαιτείται περαιτέρω εμβάθυνση πλην της προσθήκης δυνατότητας αυτοματοποιημένης μαζικής ανάρτησης αποφάσεων και λοιπών κανονιστικών πράξεων στο σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ και της προσθήκης αυτοματοποιημένης διασύνδεσης με το υφιστάμενο σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου (αφορά το υποσύστημα Διαχείρισης Συνεδριάσεων της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών) Κάποια Τμήματα της Διοίκησης του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (Τμήμα Προϋπολογισμού & Δαπανών και Τμήμα Μισθοδοσίας) έχουν μια στοιχειώδη μηχανογράφηση η οποία όμως απλά εξυπηρετεί την καταγραφή στοιχείων και την παροχή αναφορών Κάποια Τμήματα δεν έχουν καθόλου μηχανογράφηση και στηρίζονται αποκλειστικά στην χειρόγραφη διαχείριση των υποθέσεών τους Τα Τμήματα δεν έχουν αυτοματοποιημένη επικοινωνία και διαλειτουργικότητα και η επικοινωνία μεταξύ τους πραγματοποιείται χειρόγραφα. Με τις υπάρχουσες υποδομές δεν είναι δυνατή η διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης αλλά και με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1 της ίδιας πρόσκλησης όπως: το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών και το σύστημα διαχείρισης ακίνητης περιουσίας (αφορά στο Π.Σ Οικονομικών Υποθέσεων). Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα Η Σχολή Το Τμήμα Ο Τομέας Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 15

16 Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Σύμφωνα με τον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (Π.Δ. 116 / ΦΕΚ 105/ , οι διοικητικές υπηρεσίες του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ διαρθρώνονται σε οργανικές μονάδες ως εξής: Α) Διευθύνσεις 1. Διεύθυνση Διοικητικού Οικονομικού 2. Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών & Σπουδαστικής Μέριμνας 3. Διεύθυνση Αγροκτήματος Β) Αυτοτελή Τμήματα 1. Τμήμα Πληροφορικής 2. Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών 3. Τμήμα Δημοσίων & Διεθνών Σχέσεων 4. Τμήμα Εκδόσεων & Βιβλιοθήκης 5. Γραμματεία Πρόεδρου Αντιπροέδρων 6. Γραμματείες Σχολών (μία για κάθε Σχολή) 7. Γραμματείες Τμημάτων (μία για κάθε Τμήμα) Γ) Αυτοτελή Γραφεία 1. Γραφείο Ερευνητικών & Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) Δ) Παραρτήματα Τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή στις διοικητικές υπηρεσίες του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ απασχολούνται περισσότεροι από εκατό (100) διοικητικοί υπάλληλοι (Μόνιμοι και ΙΔΑΧ), οι οποίοι παρέχουν την διοικητική και γραμματειακή στήριξη των προαναφερθέντων μονάδων του Ιδρύματος στο εν γένει εκπαιδευτικό και ερευνητικό του έργο. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στις λειτουργικές απαιτήσεις των εξής οργανικών Μονάδων του Ιδρύματος: Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 16

17 - Διεύθυνση Διοικητικού Οικονομικού o Τμήμα Προσωπικού o Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών o Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων o Τμήμα Προμηθειών και Περιουσίας o Τμήμα Συλλογικών και Ατομικών Οργάνων - Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών - Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Σε σχέση με τις περιοχές του e university, το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Διαχείριση Προσωπικού Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 1 έτος Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 9 έτη Διαχείριση Έργων Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Διαχείριση Προμηθειών Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Α2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το έργο στοχεύει στην αναβάθμιση και επέκταση των Πληροφοριακών Συστημάτων του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, μέσω της υιοθέτησης νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών τόσο για τη λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 17

18 Για τις ανωτέρω θεματικές ενότητες προβλέπεται ένα σύνολο υπηρεσιών οι οποίες συνοψίζονται επιγραμματικά στις εξής: υπηρεσίες αναβάθμισης πληροφοριακών συστημάτων υπηρεσίες μεταφοράς δεδομένων από τα υφιστάμενα συστήματα υπηρεσίες προσαρμογής και παραμετροποίησης των εφαρμογών στις ανάγκες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος υπηρεσίες εγκατάστασης υπηρεσίες εκπαίδευσης χρηστών και διαχειριστών υπηρεσίες υποστήριξης πιλοτικής και παραγωγικής εφαρμογής Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν όλο το φάσμα δραστηριοτήτων ενός Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αφορούν στη συνολική υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν τους παρακάτω τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες: Πρόκειται για υπηρεσίες που συνδέονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ όπως παρακολούθηση και διαχείριση προσωπικού, παροχή στατιστικών κλπ.. Οικονομικές Υπηρεσίες: Πρόκειται για υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Τα παραπάνω συστήματα θα διασυνδεθούν με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1 της ίδιας πρόσκλησης όπως: το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών, τον κεντρικό SMS Aggregator και το σύστημα διαχείρισης ακίνητης περιουσίας (αφορά στο Π.Σ Οικονομικών Υποθέσεων). Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Ιδρύματος προς τους εργαζόμενους του και τους συναλλασσόμενους του Καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι τώρα σχετικών επενδύσεων Μετεξέλιξη του Ιδρύματος σε e University Σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον Αξιοποίηση της μέχρι τώρα σημαντική εμπειρίας του Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβολή στην απόκτηση πολύτιμης τεχνογνωσίας Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 18

19 Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων Βελτίωση της εξυπηρέτησης των ενδιαφερόμενων για διαγωνισμούς Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους εκατόν πενήντα (150) εργαζόμενους του Ιδρύματος, τους κατ ελάχιστο δέκα χιλιάδες επτακόσιους (10.700) φοιτητές, τους τετρακόσιους πενήντα (450) καθηγητές του Ιδρύματος και τους τουλάχιστον οκτακόσιους (800) εξωτερικούς συναλλασσόμενους (προμηθευτές, εργολήπτες, μελετητές, σύμβουλους κλπ). Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: Η χρήση των υπηρεσιών από το 80% των διοικητικών υπαλλήλων κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Στόχος 2: Η διασύνδεση του συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από την δράση Α1 της πρόσκλησης Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από υπαλλήλους κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Αριθμός υπαλλήλων που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες Τιμή >80% των υπαλλήλων 300 Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την ολοκλήρωση του ΟΠΣ με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς την διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στα νέα συστήματα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στην λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συλλειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον και να εξασφαλίζουν την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 19

20 να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στις νέες λειτουργικότητες είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες Το σύστημα θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη του χρήστη Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ιδρύματος σε όποιο αντικείμενο ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο και περιγράφει στην πρόταση του Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την υλοποίηση του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Επιπρόσθετοι κρίσιμοι παράγοντες μπορούν να θεωρηθούν και Η επιτυχής υλοποίηση των δυνατοτήτων της διαλειτουργικότητας με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος. Η διασφάλιση της προσαρμογής των συστημάτων του ΟΠΣ στις αλλαγές του θεσμικού πλαισίου, αποτελεί ούτως ή άλλως κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχή υλοποίηση του έργου. Αυτό λαμβάνει κρισιμότερη σημασία στην περίοδο που διανύουμε δεδομένου ότι το εκπαιδευτικό σύστημα στην Ελλάδα μόλις έχει διαμορφωθεί. Για το λόγο αυτό ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί: ότι θα προσαρμόζει το σύστημα σύμφωνα με τις αλλαγές αυτές για μία τουλάχιστον πενταετία (5 έτη). ότι θα υπογράφει σύμβαση συντήρησης υποστήριξης του ΟΠΣ μία τουλάχιστον πενταετία (5 έτη) και μέσω αυτής θα παρέχει στο Ίδρυμα τις νέες εκδόσεις και θα υποστηρίζει τη λειτουργία του και τους χρήστες Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 20

21 Α3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Επίπεδο Υπηρεσίας Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προσωπικού 1. Αιτήσεις αδειών, παρακολούθηση πορείας αίτησης Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Αίτηση Άδειας 3 2. Αυτόματη ενημέρωση για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, ή sms 3. Αυτόματη ενημέρωση χορήγησης επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, ή sms 4. Πρόσβαση στον προσωπικό τους φάκελο μέσω web για παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων 5. Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Ενημέρωση για έγκριση μέσω web, ή SMS Ενημέρωση για χορήγηση μέσω web, ή SMS Πρόσβαση στον φάκελο Έκδοση Πιστοποιητικών Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 6. Αιτήματα χορήγησης αναλωσίμων και εργαλείων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Αίτημα χορήγησης 7. Ηλεκτρονικά τιμολόγια σταθερά συναλλασσόμενων 8. Ηλεκτρονική ενημέρωση για το ύψος και το status των οφειλών ή των πληρωμών των συναλλασσόμενων 9. Ηλεκτρονική On Line λήψη φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας των δικαιούχων ΧΕΠ 10. Ηλεκτρονική κατάθεση προτάσεων προϋπολογισμού και φύλλων αιτιολόγησης δαπανών από τα τμήματα και Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Συναλλασσόμενου (username και password) Κωδικός Δικαιούχου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Έκδοση Τιμολογίου Ενημέρωση οφειλών Λήψη φορολογικής ενημερότητας Πρόταση Προϋπολογισμού Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 21

22 τις σχολές του ιδρύματος 11. Ηλεκτρονικές αιτήσεις για ένταξη προμηθειών στο ετήσιο Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών. 12. Ενημέρωση με τα στοιχεία εκκαθάρισης αποδοχών. Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Αίτηση προμήθειας Στοιχεία εκκαθάρισης Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Έργων 13. Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί του επικείμενου έργου Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Διαβούλευση Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 15. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 16. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Έργων 17. Διαδικτυακή παρακολούθηση έργου από υπεύθυνους έργου Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 18. Υποβολή αναγκών αιτημάτων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Δημοσίευση διακήρυξης Παροχή εγγράφων Παρακολούθηση έργων Παρακολούθηση έργων Υποβολή αιτήματος Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προμηθειών 19. Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί της επικείμενης προμήθειας Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Διαβούλευση Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 21. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) 22. Διαδικτυακή Παρακολούθηση προμήθειας 23. Παρακολούθηση εξέλιξης διαγωνισμού Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Κωδικός Ενδιαφερόμενου (username και password) 24. Υποβολή αναγκών αιτημάτων Κωδικός Υπαλλήλου (username και password) Δημοσίευση διακήρυξης Παροχή εγγράφων Παρακολούθηση προμηθειών Παρακολούθηση διαγωνισμού Υποβολή αιτήματος Σημειώνεται ότι τα παραπάνω δεδομένα εισόδου εξόδου και επίπεδα υπηρεσιών είναι ενδεικτικά και δύνανται να επικαιροποιηθούν και να οριστικοποιηθούν στο πλαίσιο της Μελέτης Εφαρμογής Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 22

23 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Οι παρεχόμενες υπηρεσίες θα πρέπει να στοχεύουν μέσω των αρχιτεκτονικών επιλογών τους: Στην πρόσβαση των τηρούμενων πληροφοριών με τρόπο ενιαίο και ασφαλή, διασφαλίζοντας την εγκυρότητα των σχετικών δεδομένων σε περίπτωση πρόσβασης από πολλαπλά σημεία, και Στην παροχή πρόσβασης στην τηρούμενη πληροφορία/υπηρεσίες, από εσωτερικά ή εξωτερικά κυβερνητικά συστήματα, μέσω ανοικτών, ευρέως διαδεδομένων προτύπων, π.χ. μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (Web services). Α3.2.1 Γενικές Αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματά του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o o o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 3. Αρχιτεκτονική n tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 23

24 ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την o o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές 5. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. 6. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: o Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών o Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων o o Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα 7. Χρήση συλλογής εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται: o o o o Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους. Ενσωμάτωση υποστήριξης βοήθειας και οδηγιών προς τους χρήστες. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. Δυνατότητα ανάλυσης και παρουσίασης των πληροφοριών είτε με προκαθορισμένη μορφή είτε με δυναμική μορφή (πίνακες, γραφικά, στατιστικά κ.λ.π.). Δυνατότητα ανταλλαγής επεξεργάσιμων στοιχείων από και προς εργαλεία υποστήριξης εργασιών γραφείου 8. Ενιαίο περιβάλλον πρόσβασης για τις εξωστρεφείς πρόσθετες υπηρεσίες στο σύνολο των υποσυστημάτων και εφαρμογών μέσω web Interface. 9. Δυνατότητα διασύνδεσης με τα κεντρικά ΠΣ που αναπτύσσονται παράλληλα μέσω των δράσεων της Α1/21.1 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 24

25 Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 Ο παρόν διαγωνισμός είναι σε άμεση συνάφεια με τις αντίστοιχες δράσεις που θα αναπτυχθούν από το εγκεκριμένο ΤΔΠΠ Α1 της πρόσκλησης 21.1, με δικαιούχο το GUnet. Κατά συνέπεια οι Διαγωνιζόμενοι θα πρέπει να αποδεχθούν πλήρως και ανεπιφύλακτα ότι το ΟΠΣ που θα παραδώσουν θα συνεργάζεται με τις υποδομές που αναπτύσσονται παράλληλα στα πλαίσια των έργων του ΤΔΠΠ της Α1 της πρόσκλησης 21.1, με δικαιούχο το GUNet. Συγκεκριμένα με: 1) Το Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυΐας της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Διαδίκτυο GUnet. 2) Η Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (SMS) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Διαδίκτυο GUnet. 3) Το Mobile Portal της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Διαδίκτυο GUnet. 4) Τις υποδομές της Εθνικής Πύλης ΕΡΜΗΣ Επειδή οι υποδομές αυτές αναπτύσσονται παράλληλα από τρίτους, μη ελεγχόμενους από την αναθέτουσα αρχή φορείς, υπάρχει η πιθανότητα να μην έχει εξασφαλισθεί η διαθεσιμότητά τους στην φάση της παραγωγικής λειτουργίας του παρόντος έργου. Στην περίπτωση αυτή, η παραλαβή του έργου θα γίνει χωρίς να τεθούν σε παραγωγική λειτουργία οι παραπάνω διασυνδέσεις και ο Ανάδοχος θα είναι υποχρεωμένος να τις ενεργοποιήσει και να τις θέσει σε λειτουργία όποτε ζητηθούν στα πλαίσια της εγγύησης καλής λειτουργίας του έργου και σε χρονικό διάστημα εντός ενός (1) μηνός από τη στιγμή που θα κληθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Οι πρόσθετες εξωστρεφείς υπηρεσίες, θα πρέπει να υλοποιηθούν ώστε να υποστηρίζουν: Αρχιτεκτονική τουλάχιστον τριών (3) επιπέδων (3 tier architecture): επίπεδο παρουσίασης (Presentation Layer), επίπεδο εφαρμογής ή επιχειρησιακής λογικής (Application Layer) και επίπεδο αποθήκευσης/πρόσβασης στα δεδομένα (Data Access Layer) Ανάπτυξη Βασισμένη σε Αυτόνοµες οµικές Μονάδες (Component Based Development) Υπηρεσιοστραφή Αρχιτεκτονική (Service Oriented Architecture SOA) Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής ώστε: Να υπάρχει δυνατότητα για περαιτέρω ανάπτυξη. Να υπάρχει δυνατότητα για διασύνδεση με άλλα συστήματα. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 25

26 Να προσφέρει λειτουργικότητες συλλογής και επεξεργασίας πληροφοριών (και από τρίτα συστήματα) για διοικητική πληροφόρηση και στατιστική επεξεργασία. Το σύστημα θα πρέπει να παραδοθεί πλήρως παραμετροποιημένο στις ανάγκες του Ιδρύματος. Η παραμετροποίηση αφορά στην αναγνώριση και υλοποίηση των υποσυστημάτων που μπορούν με κατάλληλη τροποποίηση να ικανοποιήσουν το σύνολο των λειτουργικών απαιτήσεων του Ιδρύματος. Οι υπηρεσίες παραμετροποίησης: o Αναγνωρίζουν τις λειτουργικές απαιτήσεις του Αναθέτοντος Φορέα, οι οποίες μπορούν να καλυφθούν από το σύστημα με παραμετροποίηση o Προσδιορίζουν τον τρόπο παραμετροποίησης του ΟΠΣ με την πλήρη υποστήριξη των απαιτήσεων που περιγράφονται στη διακήρυξη και θα προκύψουν κατά τη φάση της εκπόνησης της μελέτης εφαρμογής. o Αναγνωρίζουν τις παραμέτρους του συστήματος o Καθορίζουν τις τιμές των παραμέτρων o Καταγράφουν τον τρόπο παραμετροποίησης, τις παραμέτρους ανά λειτουργία / διαδικασία και τις τιμές τους o Παραμετροποιούν τα υποσυστήματα σύμφωνα με τις τιμές των παραμέτρων o Εκτελούν ελέγχους καλής λειτουργίας των υποσυστημάτων με τις παραμέτρους αυτές o Προσαρμόζουν τα αρχικά σενάρια χρήσης o Ολοκληρώνουν το σύνολο του λογισμικού με παραμετροποίηση και ανάπτυξη όπου απαιτείται. Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Στη συνέχεια περιγράφονται οι βασικές απαιτήσεις για κάθε ένα από τα υποσυστήματα της νέας εφαρμογής. Σημειώνεται ότι τα ζητούμενα λειτουργικά χαρακτηριστικά των επιμέρους υποσυστημάτων διαμορφώθηκαν έχοντας σαν βασικό κριτήριο την ανάγκη διατήρησης και βελτίωσης του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων του Ιδρύματος. Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών» Η πρόσβαση των χρηστών (εκπαιδευόμενοι και εκπαιδευτές) θα γίνεται μέσω απλών προσωπικών υπολογιστών, εφοδιασμένων με κοινούς web browsers όπως Microsoft Internet Exlporer, Netscape Navigator, Μozilla Firefox, Safari, Opera και λειτουργικό Windows, Solaris, MacOS, Unix, Linux, κτλ. Θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι: Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, προγράμματος, ομάδας προγραμμάτων, λειτουργιών Ασφαλής διαχείριση των κωδικών πρόσβασης Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 26

27 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας» Το Ίδρυμα ήδη διαθέτει σύστημα Διαχείρισης Ερευνητικών Προγραμμάτων στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας το οποίο λειτουργεί παραγωγικά και θα διατηρηθεί σαν μέρος του νέου ΟΠΣ. Για το εν λόγω σύστημα απαιτούνται οι παρακάτω προσθήκες: Προσθήκη δυνατότητας αυτοματοποιημένης μαζικής ανάρτησης αποφάσεων και λοιπών κανονιστικών πράξεων στο σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ Προσθήκη αυτοματοποιημένης διασύνδεσης με το υφιστάμενο σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου (αφορά το υποσύστημα Διαχείρισης Συνεδριάσεων της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών) Διασύνδεση με εξωτερικά συστήματα Θα γίνει διασύνδεση του υφιστάμενου συστήματος με τα εξής εξωτερικά συστήματα: Διασύνδεση συστήματος με το κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών: Θα γίνει η διασύνδεση του Πληροφοριακού Συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από τη δράση Α1 μέσω του GUnet. Διασύνδεση με την κεντρική υποδομή GUnet SMS Aggregator για την μαζική αποστολή και λήψη SMS μέσω του συστήματος: Θα γίνει η διασύνδεση του Πληροφοριακού Συστήματος με το κεντρικό σύστημα αποστολής γραπτών μηνυμάτων που θα αναπτυχθεί από τη δράση Α1 μέσω του GUnet. Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων» Το σύστημα θα καλύπτει τις ακόλουθες λειτουργικές ανάγκες και αποτελείται από τα εξής υποσυστήματα: Βασικό Σύστημα Οικονομικών Υποθέσεων: Το υποσύστημα αυτό αποτελεί το βασικό υποσύστημα του ΠΣ και περιλαμβάνει: o Διαχείριση Προϋπολογισμού Αφορά την διαχείριση όλης της διαδικασίας κατάρτισης του τακτικού προϋπολογισμού, και του προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων Οι επιμέρους λειτουργίες περιλαμβάνουν: Την Κατάρτιση τακτικού προϋπολογισμού Την Κατάρτιση του προϋπολογισμού του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων Την Εκτέλεση Προϋπολογισμού Η εκτέλεση προϋπολογισμού καλύπτει τις διεργασίες των αναμορφώσεων του προϋπολογισμού κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, τις διεργασίες διαχείρισης των εσόδων (επιχορηγήσεις και λοιπά έσοδα) και των πραγματοποιούμενων εξόδων (Χρηματικών Ενταλμάτων, Χρηματικών Ενταλμάτων Προπληρωμής, των παγίων προκαταβολών, αγορές παγίων), και την εκτέλεση του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 27

28 o o o Λογιστική Επεξεργασία Καλύπτει τις διεργασίες που αφορούν στη συστηματική καταγραφή και παρακολούθηση όλων των λογιστικών γεγονότων, υπό το πρίσμα τόσο του Δημόσιου Λογιστικού όσο και του Διπλογραφικού Συστήματος, συμπεριλαμβανομένης της Αναλυτικής Λογιστικής. Οι επιμέρους λειτουργίες περιλαμβάνουν: Κατάρτιση Λογιστικού Σχεδίου Επεξεργασία συναλλακτικών πράξεων Ταμειολογιστική επεξεργασία Αναλυτική Λογιστική Διαχείριση Περιουσίας Καλύπτει τις διεργασίες που αφορούν στη διαχείριση των παγίων περιουσιακών στοιχείων του Ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένων των αποσβέσεων. Διαχείριση Αλλότριων Αφορά στη διαχείριση των χρηματικών αξιών που αφορούν καθ υποχρέωση διατάξεων νόμων τρίτους φορείς και οργανισμούς μη σχετιζομένους οργανικά με το ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (παρακράτηση και απόδοση φόρων, κρατήσεων ασφαλιστικών ταμείων, κ.λπ.). o Διαδικασίες Κλεισίματος Οικονομικού Έτους Η λειτουργική ενότητα καλύπτει τις διεργασίες που αφορούν το κλείσιμο του έτους και τη θεώρηση των βιβλίων, τόσο από την οπτική του Δημόσιου Λογιστικού (Βιβλία ΧΕ, ΓΕ, Ταμείου κ.λπ.) όσο και από την οπτική της Γενικής Λογιστικής (Ισολογισμός Αποτελέσματα Χρήσεως κ.λπ.). Υποσύστημα Μισθοδοσίας: Μητρώο εργαζομένων με: Βασικά στοιχεία ταυτότητας, στοιχεία πρόσληψης, στοιχεία αποδοχών επιδομάτων, φορολογικά στοιχεία, ασφαλιστικά ταμεία, τράπεζες κλπ. Παραμετρικά στοιχεία περιόδων, κλιμακίων, ταμείων, επιδομάτων, κλπ. Εκκαθάριση μισθοδοσιών και αποδοχών πάσης φύσεως: Μονίμων, εκτάκτων, ωρομισθίων, μελών ΕΠ, Προέδρων Αντιπροέδρων, βασικών αποδοχών, επιδομάτων, υπερωριών, αναδρομικών κλπ. Εκτυπώσεις πάσης φύσεως: Μητρώου, εκκαθαριστικών σημειωμάτων, μισθοδοτικών καταστάσεων, βεβαιώσεων αποδοχών κοκ. Παραγωγή ηλεκτρονικών αρχείων για τράπεζες, ασφαλιστικά ταμεία και λοιπούς φορείς όπως το ΓΛΚ. Υποσύστημα Ελέγχου και Απογραφής Παγίων: Το υποσύστημα θα παρέχει: o Ακριβή και λεπτομερή καταγραφή απογραφή των παγίων o Παρακολούθηση μετακινήσεων παγίων o Χρήση barcode για τη σήμανση, διάκριση και παρακολούθηση του παγίου o Ελαχιστοποίηση του χρόνου εντοπισμού του παγίου o Ευελιξία στην παρακολούθηση και διαχείριση προγραμματισμένων και εκτάκτων συντηρήσεων, βλαβών, χρεώσεων, serial numbers, εγγυήσεων, αγορών από προμηθευτές, τιμών, ανταλλακτικών Υποσύστημα Web: Οι ψηφιακές υπηρεσίες που θα προσφέρονται κατηγοριοποιούνται ως εξής: o Ηλεκτρονική εξυπηρέτηση εργαζομένων. Ενημέρωση με τα στοιχεία εκκαθάρισης αποδοχών. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 28