ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ

Transcript

1 ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ 154 ΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΛΕΥΚΩΣΙΑΣ, (1 ΗΣ ΤΟΥ 2016), ΠΕΜΠΤΗ 21 ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ 2016, 7.00 Μ.Μ. ΣΤΗΝ ΠΑΛΙΑ ΑΓΟΡΑ ΠΑΛΟΥΡΙΩΤΙΣΣΑΣ ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ 1. ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΑΡ. 175/2015 ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΗ ΦΥΛΑΞΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ, ΤΟΜΩΝ, ΦΑΚΕΛΩΝ ΤΗΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΛΕΥΚΩΣΙΑΣ (Φακ /2015) Έγγραφα προσφορών έλαβαν οι πιο κάτω εταιρείες: 1. Εagle Watch Security Services Ltd 2. A.V. Alfa Security Ltd 3. C.K.C. Services and Trading 4. Reisswolf Cyprus Ltd 5. S. Kaniklides (Cyprus) Ltd 6. Logicom Solutions Ltd 7. Pasm trading Ltd 8. Fileminders Ltd 9. Stortec International Ltd 10. Datatech I.T.Solutions Ltd Σε αυτή την προσφορά ανταποκρίθηκαν οι ακόλουθοι τρεις (3) προσφοροδότες: 1. Fileminders Ltd 2. S. Kaniklides (Cyprus) Ltd 3. Reisswolf Cyprus Ltd Οι προσφοροδότες 1 (Fileminders Ltd) και 2 (S. Kaniklides Ltd) πληρούν ουσιαστικά τους όρους και προδιαγραφές του διαγωνισμού. Η προσφορά της εταιρείας Reisswolf Ltd (αρ. 3 προσφοροδότης) δεν ανταποκρίνεται στους όρους και προδιαγραφές των εγγράφων του διαγωνισμού. Πιο συγκεκριμένα η προσφορά της εταιρείας Reisswolf δεν πληροί τα ακόλουθα: α) Δεν πληροί τις προϋποθέσεις της παραγράφου του Μέρους Α για τον ελάχιστο αριθμό εργοδοτουμένων. β) Δεν πληροί τις προϋποθέσεις της παραγράφου του Μέρους Α, να έχει ολοκληρώσει επιτυχώς κατά τα τελευταία τρία έτη τουλάχιστον δυο συμβάσεις προϋπολογισμού δαπάνης ή δυο συμβάσεις με αντικείμενο τη φύλαξη τόμων η κάθε σύμβαση. 1

2 γ) Δεν έχει υποβάλει συμπληρωμένο το Έντυπο 15, Υπόδειγμα δήλωσης άλλων φορέων. Η υποβολή του συγκεκριμένου εντύπου είναι απαραίτητη, εφόσον ο προσφοροδότης έχει δηλώσει ότι στηρίζεται στις δυνατότητες της εταιρείας Reisswolf International. δ) Δεν έχει μονογράψει κάθε σελίδα των πρωτότυπων αντιτύπων, σύμφωνα με την παράγραφο Β Ως εκ τούτου η προσφορά της εταιρείας Reisswolf Ltd απορρίπτεται για τους πιο πάνω λόγους. Στον Πίνακα Α (ερ. 10 στο Φακ /2015 Τόμος 2) όπως φαίνεται στην έκθεση αξιολόγησης παρουσιάζονται οι οικονομικές προσφορές όπως υποβλήθηκαν από τους προσφοροδότες. Στον Πίνακα Β (ερ. 9 στο Φακ /2015 Τόμος 2) όπως φαίνεται στην έκθεση αξιολόγησης παρουσιάζονται οι οικονομικές προσφορές των προσφοροδοτών προσαρμοσμένες σύμφωνα με τις ενδεικτικές ποσότητες που καθορίστηκαν για σκοπούς αξιολόγησης στην προκήρυξη του διαγωνισμού. Ενδεικτικά, για το έτος 2014 το κόστος της συγκεκριμένης υπηρεσίας ανήλθε σε 56, πλέον ΦΠΑ και για το 2015 το κόστος της συγκεκριμένης υπηρεσίας ανήλθε σε 38, πλέον ΦΠΑ. Σύμφωνα με την Υπεύθυνη του Αρχείου της Τεχνικής Υπηρεσίας η προηγούμενη συνεργασία με την εταιρεία Fileminders Ltd ήταν ικανοποιητική και η ανταπόκριση της εταιρείας για επίλυση προβλημάτων ήταν άμεση. Με τις υπόλοιπες εταιρείες δεν υπήρξε συνεργασία στο παρελθόν για τη συγκεκριμένη υπηρεσία. Η συνολική πρόνοια του Τακτικού Προϋπολογισμού είναι εκατό είκοσι χιλιάδες ευρώ ( ) περιλαμβανομένου του ΦΠΑ και για τα δυο χρόνια. Οι πλέον ΦΠΑ είναι δικαίωμα προαίρεσης για ανανέωση της σύμβασης, μέχρι δώδεκα (12) μήνες. Γίνεται εισήγηση για κατακύρωση του διαγωνισμού στην εταιρεία Fileminders Ltd για τις τιμές μονάδας που φαίνονται στον Πίνακα Α της έκθεσης αξιολόγησης, καθότι διαπιστώθηκε ότι η προσφορά της πιο πάνω εταιρείας θεωρείται έγκυρη, πληροί πλήρως τα απαιτούμενα κριτήρια και είναι η χαμηλότερη. Το Συμβούλιο Προσφορών, αφού μελέτησε την Έκθεση Αξιολόγησης και την εισήγηση της Επιτροπής Προσφορών, ενέκρινε την πιο πάνω πρόταση. 2

3 Περαιτέρω, το Συμβούλιο Προσφορών ζήτησε όπως εντός ενός (1) μηνός ετοιμαστούν από την Υπηρεσία και παρουσιαστούν ενώπιον της Επιτροπής Προσφορών τα ακόλουθα : α) Αναλυτική κατάσταση της συγκεκριμένης υπηρεσίας για τα έτη 2014 και 2015, που να δικαιολογεί το συνολικό πληρωθέν ποσό και για να εξακριβωθεί ότι η τιμολόγηση ήταν ορθή και με βάση τις τιμές μονάδας που υπέβαλε η εταιρεία στο Δήμο. β) Η διαδικασία που ακολουθήθηκε για την έγκριση των τιμολογίων. ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ ΠΙΣΤΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ. Κωνσταντίνος Γιωρκάτζης Δήμαρχος Λευκωσίας Πρόεδρος Συμβουλίου Προσφορών ΣΣ/ 3

4 ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ 1 ης (2016) ΣΥΝΕΔΡΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΠΟΥ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΗΚΕ ΣΤΙΣ 18 ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ 2016 ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ 1. ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΑΡ. 175/ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΗ ΦΥΛΑΞΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ, ΤΟΜΩΝ, ΦΑΚΕΛΩΝ ΤΗΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΛΕΥΚΩΣΙΑΣ (ΦΑΚ /2015) 1. Κατά τη συζήτηση του θέματος αυτού προσήλθαν ενώπιον της Επιτροπής η Λειτουργός Δημοτικής Υπηρεσίας Υπηρεσίας κα. Ειρήνη Αχιλλέως και ο Λειτουργός Πληροφορικής κ. Γιάννης Χέπης που ανάφεραν τα ακόλουθα: 2. Έγγραφα προσφορών έλαβαν οι πιο κάτω εταιρείες: 1. Εagle Watch Security Services Ltd 2. A.V. Alfa Security Ltd 3. C.K.C. Services and Trading 4. Reisswolf Cyprus Ltd 5. S. Kaniklides (Cyprus) Ltd 6. Logicom Solutions Ltd 7. Pasm trading Ltd 8. Fileminders Ltd 9. Stortec International Ltd 10. Datatech I.T.Solutions LΤΔ 3. Σε αυτή την προσφορά ανταποκρίθηκαν οι ακόλουθοι τρεις (3) προσφοροδότες: 1. Fileminders Ltd 2. S. Kaniklides (Cyprus) Ltd 3. Reisswolf Cyprus Ltd 4. Οι προσφοροδότες 1 (Fileminders Ltd) και 2 (S. Kaniklides Ltd) πληρούν ουσιαστικά τους όρους και προδιαγραφές του διαγωνισμού. Η προσφορά της εταιρείας Reisswolf Ltd (αρ. 3 προσφοροδότης) δεν ανταποκρίνεται στους όρους και προδιαγραφές των εγγράφων του διαγωνισμού. 5. Πιο συγκεκριμένα η προσφορά της εταιρείας Reisswolf δεν πληροί τα ακόλουθα: α) Δεν πληροί τις προϋποθέσεις της παραγράφου του Μέρους Α για τον ελάχιστο αριθμό εργοδοτουμένων. β) Δεν πληροί τις προϋποθέσεις της παραγράφου του Μέρους Α, να έχει ολοκληρώσει επιτυχώς κατά τα τελευταία τρία έτη τουλάχιστον δυο συμβάσεις προϋπολογισμού δαπάνης ή δυο συμβάσεις με αντικείμενο τη φύλαξη τόμων η κάθε σύμβαση. γ) Δεν έχει υποβάλει συμπληρωμένο το Έντυπο 15, Υπόδειγμα δήλωσης άλλων φορέων. Η υποβολή του συγκεκριμένου εντύπου είναι απαραίτητη, εφόσον ο προσφοροδότης έχει δηλώσει ότι στηρίζεται στις δυνατότητες της εταιρείας Reisswolf International. δ) Δεν έχει μονογράψει κάθε σελίδα των πρωτότυπων αντιτύπων, σύμφωνα με την παράγραφο Β 1

5 6. Ως εκ τούτου η προσφορά της εταιρείας Reisswolf Ltd απορρίπτεται για τους πιο πάνω λόγους. 7. Στον Πίνακα Α όπως φαίνεται στην έκθεση αξιολόγησης παρουσιάζονται οι οικονομικές προσφορές όπως υποβλήθηκαν από τους προσφοροδότες. 8. Στον Πίνακα Β όπως φαίνεται στην έκθεση αξιολόγησης παρουσιάζονται οι οικονομικές προσφορές των προσφοροδοτών προσαρμοσμένες σύμφωνα με τις ενδεικτικές ποσότητες που καθορίστηκαν για σκοπούς αξιολόγησης στην προκήρυξη του διαγωνισμού. 9. Ενδεικτικά, για το έτος 2014 το κόστος της συγκεκριμένης υπηρεσίας ανήλθε σε 56, πλέον ΦΠΑ και για το 2015 το κόστος της συγκεκριμένης υπηρεσίας ανήλθε σε 38, πλέον ΦΠΑ. 10. Σύμφωνα με την Υπεύθυνη του Αρχείου της Τεχνικής Υπηρεσίας η προηγούμενη συνεργασία με την εταιρεία Fileminders Ltd ήταν ικανοποιητική και η ανταπόκριση της εταιρείας για επίλυση προβλημάτων ήταν άμεση. Με τις υπόλοιπες εταιρείες δεν υπήρξε συνεργασία στο παρελθόν για τη συγκεκριμένη υπηρεσία. 11. Η συνολική πρόνοια του Τακτικού Προϋπολογισμού είναι εκατό είκοσι χιλιάδες ευρώ ( ) περιλαμβανομένου του ΦΠΑ και για τα δυο χρόνια. Οι πλέον ΦΠΑ είναι δικαίωμα προαίρεσης για ανανέωση της σύμβασης, μέχρι δώδεκα (12) μήνες. 12. Γίνεται εισήγηση για κατακύρωση του διαγωνισμού στην εταιρεία Fileminders Ltd για τις τιμές μονάδας που φαίνονται στον Πίνακα Α της έκθεσης αξιολόγησης, καθότι διαπιστώθηκε ότι η προσφορά της πιο πάνω εταιρείας θεωρείται έγκυρη, πληροί πλήρως τα απαιτούμενα κριτήρια και είναι η χαμηλότερη. 13. Στο σημείο αυτό η κα. Ειρήνη Αχιλλέως και ο κ. Γιάννης Χέπης απεχώρησαν από την αίθουσα της συνεδρίας. Εισήγηση 14. Η Επιτροπή Προσφορών αφού μελέτησε την Έκθεση Αξιολόγησης ομόφωνα εισηγείται στο Συμβούλιο Προσφορών την έγκριση της πιο πάνω πρότασης. 15. Περαιτέρω η Επιτροπή συμφώνησε να ζητήσει όπως εντός ενός (1) μηνός ετοιμαστούν από την Υπηρεσία και παρουσιαστούν ενώπιον της: α) Αναλυτική κατάσταση της συγκεκριμένης υπηρεσίας για τα έτη 2014 και 2015, που να δικαιολογεί το συνολικό πληρωθέν ποσό και για να εξακριβωθεί ότι η τιμολόγηση ήταν ορθή και με βάση τις τιμές μονάδας που υπέβαλε η εταιρεία στο Δήμο. β) Η διαδικασία που ακολουθήθηκε για την έγκριση των τιμολογίων. Υπεύθυνοι: Ειρήνη Αχιλλέως, Γιάννης Χέπης ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ 19 Ιανουαρίου 2016 ΠΙΣΤΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Δρ Ανδρέας Μούγης Πρόεδρος Επιτροπής Προσφορών ΝΧ/δπκ. F:\ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ\ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ\ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ\ΑΧΙΛΛΕΩΣ Ε\2016\ παροχή υπηρεσίων για διαχέιριση και ασφαλή φύλαξη εγγράφων τόμων φακέλων της Τεχνικής Υπηρεσίας\ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ doc 2

6

7

8

9

10

11

12