ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΑΣΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΦΥΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΤΟΜΕΑΣ ΣΧΕΔΙΑΣΝΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΦΥΣΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ ΔΑΣΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΗ ΔΙΑΤΡΙΒΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΑΣΩΝ ΣΤΗΝ ΔΑΣΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ: κ. ΛΕΦΑΚΗΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΕΠΙΚΟΥΡΟΣ ΕΚΠΟΝΗΤΗΣ: ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟΣ ΦΟΙΤΗΤΗΣ ΚΑΡΑΚΥΡΙΟΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ.1 : ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1: ΓΕΝΙΚΑ : ΠΕΡΙ ΔΑΣΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ : ΠΕΡΙ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ : ΣΚΟΠΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ..5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ.2: ΥΛΙΚΑ ΜΕΘΟΔΟΙ 2.1:ΥΛΙΚΑ.6 2.2:ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ : ΠΕΡΙ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ : ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ MS ACCESS..9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ.3: ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 3.1 ΓΕΝΙΚΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ...16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ.4: ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ 4.1: ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ :ΓΕΝΙΚΑ :ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ MS ACCESS : ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΤΗ ΔΑΣΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ :ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ 37 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ...39 ΠΕΡΙΛΗΨΗ

3 SUMMARY..41 ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ...42 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ..43 3

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Γενικά Ζώντας στον 21 ο αιώνα και έχοντας ως εφόδια τα επιτεύγματα της πληροφορικής των προηγούμενων ετών, μας δίνετε η δυνατότητα να αναπτύξουμε σημαντικά τις γνώσεις μας και να εξελίξουμε τις επιστήμες. Αυτό βρίσκει εφαρμογή και στην καθημερινότητα μας, όπου ερχόμαστε πιο συχνά σε επαφή με ηλεκτρονικούς υπολογιστές και διάφορα λογισμικά προγράμματα που μας βοηθούν να διευκολύνουμε και να τελειοποιήσουμε τις εργασίες μας ( Παπασταύρου κ.α, 1999). Κλάδο της επιστήμης της πληροφορικής αποτελεί η Δασική Πληροφορική που ασχολείται με την εφαρμογή των αντικειμένων της πληροφορικής στη δασική επιστήμη και στη δασική πράξη (Παπασταύρου,1992). Η σωστη αξιοποίηση της δασικής πληροφορικής με τη χρήση των έμπειρων συστημάτων συμβάλλει στον καθορισμό των στρατηγικών στόχων της πολιτικής διαχείρισης και βιώσιμης ανάπτυξης των φυσικών πόρων και του φυσικού περιβάλλοντος. Εξάλλου η ανάπτυξη σε κάθε χώρα συντελείται με το συνδυασμό της τεχνογνωσίας και της διαθεσιμότητας των φυσικών πόρων κάτω από τις κατάλληλες θεσμικές ρυθμίσεις. Συνεπώς, η δασική πληροφορική δημιουργεί κατάλληλες προϋποθέσεις για την καλύτερη επίλυση των περιβαλλοντικών προβλημάτων, συμβάλλοντας έτσι στην άνοδο του πολιτιστικού, πολιτισμικού και βιοτικού επιπέδου του ανθρώπου με παράλληλη βελτίωση της ποιότητας ζωής του κοινωνικού συνόλου (Παπασταύρου κ.α, 1999). Σύμφωνα λοιπόν με όσα προαναφέραμε η δασική πληροφορική μέσα από διάφορες εφαρμογές μπορεί να επιτύχει καλύτερα 4

5 αποτελέσματα στη Διοίκηση και Διαχείριση Δασών και των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα σε αυτά και στη ζωή μας γενικότερα. Να εφαρμόσει δηλαδή με λίγα λόγια Δασική Πολιτική. Σκοπός της δασικής πολιτικής είναι η εξασφάλιση της μεγαλύτερης δυνατής κοινωνικής ευημερίας α) με την αύξηση της δασικής παραγωγής και β) με τη δικαιότερη και αρμονική διανομή των δασικών οικονομικών αγαθών και δασικών ωφελειών, μεταξύ όλων των κοινωνικών τάξεων, παραγωγών και καταναλωτών (Παπασταύρου 1985). Μέρος της δασικής πολιτικής εφαρμόζεται σήμερα από το Τμήμα Διοίκησης και Διαχείρισης Δασών της Δασικής Υπηρεσίας το οποίο έχει ως στόχο την ορθολογική διαχείριση και αξιοποίηση των δασικών οικοσυστημάτων με όρους προστασίας του περιβάλλοντος. 1.2 Περί Δασικής Υπηρεσίας Όπως είναι ευρέως γνωστό σήμερα στο τμήμα της διοίκησης και διαχείρισης δασών της δασικής υπηρεσίας και ευρύτερα στο χώρο της δασικής υπηρεσίας παρατηρούνται μεγάλα και σοβαρά προβλήματα τα οποία δυσχεραίνουν την λειτουργία της υπηρεσίας και επομένως μειώνουν και την αποτελεσματικότητα της. Τέτοια προβλήματα είναι τα εξής : Σοβαρά προβλήματα έλλειψης προσωπικού και ακόμη περισσότερο εξειδικευμένου επιστημονικού προσωπικού κυρίως δασολόγων Μεγάλες ελλείψεις σε τεχνολογικό υλικό και λογισμικό Ανύπαρκτη μηχανοργάνωση Και τέλος ως συνέπεια των παραπάνω μεγάλο φόρτο εργασίας και κυρίως μεγάλο γραφειοκρατικό φόρτο εργασίας. 5

6 Όλα αυτά τα προβλήματα στερούν την δυνατότητα από τους δασολόγους να ασχοληθούν ουσιαστικά με τις εργασίες τους για να εφαρμόσουν ορθολογική διοίκηση και διαχείριση των δασών όπως αυτές καθορίζονται από το Π.Δ 1213/1981 περί αναδιοργανώσεως των υπηρεσιών του Υπουργείου Γεωργίας στο τμήμα διοίκησης και διαχείρισης δασών και είναι οι εξής : Η διοίκηση, εκμετάλλευση και διαχείριση των δημόσιων δασών και δασικών εκτάσεων Η δασοπολιτική επιτήρηση επί των ιδιωτικών δασών και δασικών εκτάσεων,επαλήθευση των διαχειριστικών μελετών ως και η εφαρμογή τους Η εκτέλεση υλοτομικών εν γενεί εργασιών,η διάθεση δασικών προϊόντων, θέματα οργανώσεως και εποπτείας της δασικής εργασίας, των δασικών συνεταιρισμών Την τήρηση και ενημέρωση των δασικών βιβλίων Θέματα δασικών εφαρμογών και δασικής εκπαιδεύσεως Έτσι λοιπόν έγινε μια προσπάθεια να δημιουργηθεί μια ολοκληρωμένη εφαρμογή που θα ανταποκρινόταν στις σύγχρονες απαιτήσεις της διαχείρισης και διοίκησης των δασών μας και της Δασικής Υπηρεσίας, η οποία θα στηρίζεται στις Βάσεις Δεδομένων (DATABASES). 1.3 Περί βάσεων δεδομένων Ως βάσεις δεδομένων μπορούμε να ορίσουμε ένα οργανωμένο σύνολο δεδομένων, λογικά συνδεδεμένων μεταξύ τους, που δεν εξαρτώνται από συγκεκριμένη εφαρμογή, πρόγραμμα ή γλώσσα προγραμματισμού, βρίσκονται δε όλα μαζί αποθηκευμένα σε ένα μέσο αποθήκευσης (Παπασταύρου κ.α. 1999). 6

7 Η Βάση δεδομένων εξασφαλίζει ένα γενικό τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων. Τα δεδομένα είναι ολοκληρωμένα (intergrate) και καταμερισμένα (shared), έτσι ώστε, αφενός μεν τα πλεονάζοντα (redundant) δεδομένα να αποθηκεύονται όσο το δυνατόν λιγότερες φορές, αφετέρου δε να είναι εύκολα προσπελάσιμα, από διάφορους χρήστες, για ποικίλες εφαρμογές. Βασικά πλεονεκτήματα από την οργάνωση των δεδομένων της Βάσης με τον τρόπο αυτό, είναι ότι μειώνεται ο χώρος αποθήκευσης στο δίσκο καθώς και ο χρόνος για ενημέρωση των δεδομένων (Λάζος 1999). Οι Βάσεις Δεδομένων, όπως αναμένεται από τα παραπάνω, παρουσιάζουν πολλά πλεονεκτήματα. Η ελάττωση περιττών πληροφοριών ώστε να μην αυξάνεται ο όγκος από περίσσεια δεδομένων που αποθηκεύονται στις διάφορες μνήμες και να ελαττώνεται το κόστος φύλαξης και συντήρησης όλων των αρχείων. Επίσης, η έλλειψη ανακολουθίας των δεδομένων της Βάσης Δεδομένων που εκμηδενίζει την πιθανότητα να γίνει κάποια τροποποίηση σε ένα δεδομένο, χωρίς όμως να ενημερωθεί το ίδιο δεδομένο που είναι καταχωρημένο σε άλλο σημείο της Βάσης Δεδομένων. Ακόμη, η κοινοχρησία των δεδομένων, η ισορροπία στις αντιφατικές απαιτήσεις των χρηστών, η ακεραιότητα της Βάσης Δεδομένων και η ανεξαρτησία των δεδομένων αποτελούν αναμφίβολα σημαντικά πλεονεκτήματα των Βάσεων κυρίως όταν αυτές χρησιμοποιούνται από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. η τυποποίηση των δεδομένων είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα που επιτρέπει εκτός των άλλων και την ανταλλαγή των δεδομένων μεταξύ διάφορων μηχανογραφικών κέντρων. Τέλος ιδιαίτερα σημαντικό είναι να επισημάνουμε ότι άλλο ένα θετικό των Βάσεων είναι η εφαρμογή περιορισμών ασφαλείας που καλείται να εφαρμόσει ο διαχειριστής της Βάσης Δεδομένων, διότι χωρίς αυτούς τους ελέγχους, η ασφάλεια των δεδομένων θα βρισκόταν σε διαρκή κίνδυνο ( Παπασταύρου κ.α. 1999). 7

8 Οι Βάσεις Δεδομένων παρουσιάζουν όμως και μειονεκτήματα όπως τη δαπανηρή προμήθεια, οργάνωση και συντήρηση. Το λογισμικό είναι συνήθως πολύπλοκο και απαιτείται εκπαίδευση για να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά. Επίσης, απαιτήσεις σε υλικό, όπως πρόσθετη μνήμη, πρόσθετες περιφερειακές μονάδες και πολλές φορές ανάγκη προμήθειας νέου ισχυρότερου υπολογιστή όπου όμως πάλι απαιτείται στελέχωση με εξειδικευμένο προσωπικό. Υπάρχει κίνδυνος πρόσβασης από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Επειδή όλα τα δεδομένα είναι συγκεντρωμένα, κάποια αθέλητη και σκόπιμη βλάβη στα δεδομένα της Βάσης έχει σοβαρές συνέπειες. Τέλος, υπερβολική ή μη ελεγχόμενη πληροφόρηση ώστε συμβάλλει ώστε πολλές φορές λόγω της ευκολίας στη συγκέντρωση των δεδομένων, συλλέγονται και δεδομένα που δεν είναι απαραίτητα (Δέρβος 1995). 1.4 Σκοπός εργασίας Η σχεδίαση και ανάπτυξη μιας εφαρμογής μιας βάσης δεδομένων με την ΜS Access για την διοίκηση και διαχείριση δασών στην δασική υπηρεσία χρησιμεύει για τη εκπλήρωση πολλαπλών σκοπών και στόχων όπως είναι: η οργάνωση πληροφοριών των δασών για την ορθολογική διαχείριση και αξιοποίηση των δασικών οικοσυστημάτων με όρους προστασίας του περιβάλλοντος. Η μηχανοργάνωση του τμήματος διοικ & διαχ/σης δασών έτσι ώστε να έχουμε καλύτερη λειτουργικότητα του τμήματος με λιγότερη γραφειοκρατική δουλειά και περισσότερο ελεύθερο χρόνο για άλλες εργασίες. Η δημιουργία εφαρμογής εύκολης και λειτουργικής έτσι ώστε να μπορεί να την διαχειριστεί κάποιος χωρίς εξειδικευμένες γνώσεις ηλεκτρονικών υπολογιστών 8

9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο ΥΛΙΚΑ-ΜΕΘΟΔΟΙ 2.1 ΥΛΙΚΑ Για την δημιουργία αυτής της εφαρμογής συλλέχθηκαν δεδομένα από τις δασικές υπηρεσίες και ειδικότερα τα δασαρχεία της χώρας με ενεργά παραγωγικά δάση( Δασαρχείο Αρναίας ). Για την απλούστευση λοιπόν των εργασιών που λαμβάνουν χώρα στο τμήμα της διοίκησης και διαχείρισης δασών της δασικής υπηρεσίας συλλέχθηκαν όλα εκείνα τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται κατά κόρων και μέσα στα οποία αναζητούνται διαφόρων ειδών δεδομένα έτσι ώστε να μπορέσουν να ομαδοποιηθούν να οργανωθούν και να αυτοματοποιηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε η εφαρμογή να έχει τα μέγιστα αποτελέσματα. Έτσι λοιπόν τα στοιχεία που αποτέλεσαν οδηγό για την δημιουργία της εφαρμογής αυτής είναι τα εξής: οι διαχειριστικές μελέτες των δημόσια και μη δημόσια διαχειριζόμενων δασών οι πίνακες υλοτομίας που συντάσσονται κάθε έτος όπου δεν υπάρχουν διαχειριστικές μελέτες οι πίνακες παραχώρησης των δημόσιων δασών για εκμετάλλευση στους Αγροτικούς Δασικούς Συνεταιρισμούς (Α.Δ.Σ) φύλλα περιγραφής των υποτιμημάτων πρωτόκολλα εγκατάστασης και τελικής επιθεώρησης των υλοτομικών εργασιών των Α.Δ.Σ και του εκάστοτε ενοικιαστή 9

10 το βιβλίο ελέγχου υλοτομικών εργασιών διαβιβαστικά έγγραφα έγγραφα παράστασης υλοτομιών και αλλά έγγραφα και κείμενα τα οποία χρησιμοποιούνται καθημερινά από τους εργαζόμενους στο τμήμα διοίκησης και διαχειρίσεις δασών της δασικής υπηρεσίας. Το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε τόσο στην δημιουργίας της δομής όσο και της εμφάνισης της εφαρμογής και της επεξεργασίας της είναι το Microsoft Access που συμπεριλαμβάνεται στο Microsoft Office, δηλαδή λογισμικό που υπάρχει σχεδόν σε όλους τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές που κυκλοφορούν. 2.2 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ Περί μεθοδολογίας σχεδιασμού και οργάνωσης βάσης δεδομένων. Τα τελευταία χρόνια, η ανάπτυξη των βάσεων δεδομένων οδήγησε στη χρήση πολλών μεθόδων για τη λογική αναπαράσταση των δεδομένων μέσα στη βάση δεδομένων. Οπότε, δημιουργήθηκαν μέθοδοι, άλλες περισσότερο και άλλες λιγότερο εύχρηστες και αποτελεσματικές. Οι δομές των δεδομένων που χρησιμοποιούνται διαφέρουν από κατασκευαστή σε κατασκευαστή, αλλά υπάρχουν τρεις γενικές μέθοδοι προσέγγισης του προβλήματος της δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων που είναι η ιεραρχική μέθοδος οργάνωσης με δομή οργάνωσης δέντρου, η κατανεμημένη μέθοδος οργάνωσης με δομή οργάνωσης πλέγματος και η σχεσιακή μέθοδος οργάνωσης με δομή οργάνωσης πίνακα. ( Παπασταύρου κ.α, 1999) Με την σχεσιακή μέθοδο σχεδιάστηκε και η παρούσα εφαρμογή η οποία πλεονεκτεί σε σχέση με τις άλλες μεθόδους και είναι η πιο σύγχρονη μέθοδος. 10

11 Η σχεσιακή βάση δεδομένων σχεδιάστηκε ώστε να αποθηκεύει τα δεδομένα σε πίνακες δύο διαστάσεων, που αποτελούνται από γραμμές και στήλες (Capron, 1998). Το σχεσιακό μοντέλο αυτής της Β.Δ. γίνεται αντιληπτό από τους χρήστες ως μια συλλογή από πίνακες, που αποτελούν τις «συσχετίσεις» (Pratt and Adamski, 1991). Τα δεδομένα οργανώθηκαν σε πολλούς πίνακες, με λιγότερα πεδία. Οι πίνακες έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να ακολουθούν τις αρχές από τις δύο πρώτες κανονικές νόρμες, δηλαδή δεν επαναλαμβάνονται ομάδες δεδομένων και τα πεδία εξαρτώνται μόνο από το πρωτεύον κλειδί. (Date, 1990). Η ακεραιότητα αναφοράς είναι ένα σύνολο από κανόνες για την εξασφάλιση της συνέπειας μεταξύ των σχεσιακών πινάκων της Β.Δ., όταν γίνεται ενημέρωση δεδομένων στην ίδια τη βάση. Η βάση δεδομένων διαχειρίζεται και οργανώνεται από ένα εργαλείο διαχείρισης που ονομάζεται Σύστημα Διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων Το Σύστημα Διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων - ΣΔΒΔ (Database Management System-DBMS) έχει σκοπό να διευκολύνει τη λειτουργία της Βάσης Δεδομένων, την καθημερινή κίνηση των δεδομένων και την έγκαιρη αντιμετώπιση των προβλημάτων που εμφανίζονται. Η προσεκτική διαχείριση των δεδομένων μιας Βάσης Δεδομένων και απρόσκοπτη καθημερινή λειτουργία της είναι βασικός παράγοντας που καθορίζει την αξία των δεδομένων σαν πηγή εσόδου ενός οργανισμού(λάζος 1987, Κόλλιας 1989). Το ΣΔΒΔ είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό των δεδομένων, το χειρισμό των δεδομένων, την ασφάλεια και την ακεραιότητα των δεδομένων (security/integrity), την αποκατάσταση της Βάσης Δεδομένων και τον συντονισμό της (recovery), την αποδοτικότητα της Βάσης και το λεξικό των δεδομένων (data dictionary) (Παπασταύρου κ.α. 1999). Όλα σχεδόν τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων χειρίζονται και αποθηκεύουν τις πληροφορίες 11

12 χρησιμοποιώντας το σχεσιακό μοντέλο διαχείρισης βάσης δεδομένων. Ο όρος σχεσιακό προκύπτει από το γεγονός ότι κάθε εγγραφή της βάσης δεδομένων περιέχει πληροφορίες συσχετισμένες με ένα μοναδικό θέμα και μόνο με αυτό. Το σύστημα διαχείρισης σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων Relational Data Base Management System (RDBMS) διαχειρίζεται όλα τα δεδομένα σε πίνακες. Ένα τέτοιο σύστημα έχει τρεις βασικές δυνατότητες, τον ορισμό δεδομένων (Data definition), το χειρισμό δεδομένων Data manipulation) και τον έλεγχο δεδομένων (Data control). Ένα Σύστημα Διαχείρισης Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων (RDBMS) επιτρέπει να ορίζεται το είδος των δεδομένων και τον τρόπο αποθήκευσης. Επίσης μπορεί να ορίσει και τους κανόνες που θα χρησιμοποιεί το RDBMS για να εξασφαλίζεται η ακεραιότητα των δεδομένων. Στην απλούστερη μορφή του, ένας κανόνας εγκυρότητας μπορεί να απαγορεύει την καταχώριση αλφαβητικών χαρακτήρων σε ένα πεδίο που θα έπρεπε να περιέχει αριθμούς. Άλλοι κανόνες μπορεί να ορίζουν τις επιτρεπτές τιμές ή τις περιοχές τιμών των δεδομένων. Σε πιο εξελιγμένα συστήματα, μπορούν να ορίζονται οι σχέσεις μεταξύ κάποιων συλλογών δεδομένων και να ζητούνται από το RDBMS να εξασφαλίζεται ότι τα δεδομένα θα παραμένουν πάντα σωστά. Ένα τετοιο Σύστημα Διαχείρισης Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων (RDBMS) είναι το λογισμικό Ms Access. Ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη της παρούσας βάσης δεδομένων και του εργαλείου διαχείρισής της πραγματοποιήθηκε με το λογισμικό Ms Access. 12

13 2.2.2 Περί μεθοδολογίας Ms Access. i) Γενικά Για την ανάπτυξη της εφαρμογής χρησιμοποιήθηκε το λογισμικό MS Access. Αποτελεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων, που ο χρηστής μπορεί να θέσει πολύπλοκες ερωτήσεις για απαντήσεις από έναν η περισσότερους συσχετιζόμενους πίνακες και οι απαντήσεις επιστρέφουν στον χρηστή ως αναφορές ή φόρμες, όπως φαίνεται στο στο Σχ 2.1. TABLE QUERY FORM REPORT Σχ 2.1 Η Access αποτελεί την τελευταία λέξη της τεχνολογίας στις εφαρμογές που έχουν γραφεί για τα Microsoft Windows, 13

14 χρησιμοποιούνται όλες οι λειτουργίες της Δυναμικής Ανταλλαγής Δεδομένων (Dynamic Data Exchange, DDE), τα αντικείμενα ActiveX και τα προσαρμοσμένα χειριστήρια ActiveX. Η Δυναμική Ανταλλαγή Δεδομένων επιτρέπει να εκτελούνται λειτουργίες και να ανταλλάσσονται δεδομένα μεταξύ της Access και άλλων εφαρμογών για Windows. Επίσης, πραγματοποιούνται συνδέσεις DDE με άλλες εφαρμογές χρησιμοποιώντας μακροεντολές ή τη Microsoft Visual Basic. Η τεχνολογία ActiveX είναι μια εξελιγμένη δυνατότητα των Windows που επιτρέπει να ενσωματώνονται αντικείμενα στη βάση δεδομένων της Access. Τα αντικείμενα μπορεί να είναι εικόνες, γραφήματα, λογιστικά φύλλα ή έγγραφα από άλλες εφαρμογές για Windows που υποστηρίζουν την τεχνολογία ActiveX. Η Access μπορεί επίσης να λειτουργεί και ως διακομιστής ActiveX (Active server), που επιτρέπει να ανοίγουν και να χειρίζονται αντικείμενα βάσεων δεδομένων της Access και άλλες εφαρμογές για Windows. Η Access έχει επίσης τη δυνατότητα να καταλαβαίνει και να χρησιμοποιεί μια μεγάλη ποικιλία άλλων μορφών δεδομένων, όπως είναι οι δομές αρχείων άλλων συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Μπορούν να εισάγονται και να εξάγονται δεδομένα από αρχεία επεξεργαστών κειμένου ή λογιστικά φύλλα να προσπελάζονται και να ενημερώνονται αρχεία διαφόρων εφαρμογών. Επιπλέον η Access μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία των δημοφιλέστερων βάσεων δεδομένων που υποστηρίζονται από το πρότυπο της Ανοιχτής Συνδετικότητας Βάσεων Δεδομένων, όπως οι Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 και Ingres (Viescas 1999). Η Access χρησιμοποιεί την ισχυρή γλώσσα βάσεων δεδομένων SQL ( Structured Query Language, Δομημένη Γλώσσα Ερωτημάτων ) για την επεξεργασία των δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί στους πίνακες. Με την SQL ορίζεται το σύνολο των πληροφοριών που χρειάζεται ένας χρήστης για την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος, όπως είναι τα δεδομένα από πολλούς διαφορετικούς πίνακες. Ωστόσο η Access απλοποιεί τις εργασίες χειρισμού των 14

15 δεδομένων. Χρησιμοποιεί τους ορισμούς των τύπων σχέσεων που έχουν οριστεί και συνδέει αυτόματα τους πίνακες που πρέπει. Έτσι ο χρήστης επικεντρώνεται στον τρόπο με τον οποίο θα επιλύσει τα προβλήματα που αφορούν τις πληροφορίες χωρίς να ανησυχεί για το πώς θα κατασκευάσει τα πολύπλοκα συστήματα όλων των δομών των στοιχείων της βάσης δεδομένων. Η Access έχει επίσης μια εξαιρετικά απλή αλλά και πανίσχυρη, λειτουργία ορισμού ερωτημάτων με τη βοήθεια γραφικών, η οποία χρησιμοποιείται για να προσδιορίζονται τα ζητούμενα δεδομένα που χρειάζονται για την επίλυση ενός προβλήματος. Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές «κατάδειξης» και «πατήματος» και «μεταφοράς και απόθεσης» και μερικά πατήματα πλήκτρων μπορεί να κατασκευαστεί ένα πολύπλοκο ερώτημα μέσα σε λίγα μόνο δευτερόλεπτα (Prague 1999). Η Access έχει εξαιρετικές δυνατότητες προστασίας και ακεραιότητας των στοιχείων. Μπορούν να ορίζονται ποιοι χρήστες ή ομάδες χρηστών θα έχουν πρόσβαση στα αντικείμενα ( φόρμες, πίνακες, ερωτήματα) της βάσης δεδομένων. Η Access παρέχει αυτόματα μηχανισμούς κλειδώματος, έτσι ώστε να μην μπορούν δύο άτομα να ενημερώσουν το ίδιο αντικείμενο την ίδια στιγμή. Η Access μπορεί επίσης να κατανοήσει και να χρησιμοποιήσει τους μηχανισμούς κλειδώματος άλλων δομών βάσεων δεδομένων οι οποίες έχουν συνδεθεί με τη βάση δεδομένων. Τέλος η Access επιτρέπει να δημιουργούνται πολλά αντίγραφα μιας «κύριας» βάσης δεδομένων με τη βοήθεια μιας διαδικασίας που ονομάζεται παραγωγή. Με αυτόν τον τρόπο, πολλοί απομακρυσμένοι χρήστες θα μπορούν να έχουν δικά τους αντίγραφα της βάσης δεδομένων και καθένας από αυτούς θα μπορούν από καιρό σε καιρό αν χρησιμοποιεί κάποια βοηθήματα που είναι ενσωματωμένα στα Windows και την Access για να συγχρονίζονται τα αντίγραφα με αυτά των υπολοίπων (Prague 1999). 15

16 Είναι ένα πλήρες εργαλείο ανάπτυξης εφαρμογών για βάσεις δεδομένων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κατασκευή και εκτέλεση εφαρμογών διαχείρισης δεδομένων για το λειτουργικό σύστημα των Microsoft Windows. Περιορίζει, επιλέγει και αθροίζει τα δεδομένα με τη χρήση ερωτημάτων, δημιουργεί φόρμες για την εμφάνιση και την τροποποίηση των δεδομένων και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία απλών ή πολύπλοκων εκθέσεων. Οι φόρμες και οι εκθέσεις «κληρονομούν» τις ιδιότητες του πίνακα ή του ερωτήματος στο οποίο βασίζονται και έτσι στις περισσότερες περιπτώσεις κάποια πράγματα όπως οι μορφοποιήσεις και οι κανόνες εγκυρότητας χρειάζεται να οριστούν μόνο μια φορά. ii) Μέθοδος Σχεδίασης Το σημαντικότερο πρίν την δημιουργία μιας βάσης δεδομένων είναι η καλή σχεδίαση. Όπως γνωρίζουμε τα αντικείμενα μιας βάσης δεδομένων είναι οι πίνακες οι φόρμες οι αναφορές και οι μακροεντολές. Για να δημιουργηθούν λοιπόν όλα αυτά πρέπει να προηγηθεί η σχεδίαση που έχει ως σκοπό της να δημιουργήσει σαφείς διαδρομές τις οποίες θα ακολουθήσει ο σχεδιαστής για την υλοποίηση και ολοκλήρωση της βάσης δεδομένων. Η μέθοδος σχεδίασης είναι η μέθοδος των επτά βημάτων η οποία περιλαμβάνει την γενική σχεδίαση του συστήματος,την σχεδίαση των αναφορών,την σχεδίαση των δεδομένων,την σχεδίαση των πινάκων,την σχεδίαση των πεδίων την σχεδίαση των φορμών και τέλος την σχεδίαση των μακροεντολών για τη αυτοματοποίηση του συστήματος. Η μέθοδος αυτή φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα ροής της σχεδίασης (ΣΧ 2.2) 16

17 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ (ΕΞΟΔΟΣ) ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (ΠΕΔΙΑ) ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ (ΣΧΕΣΕΙΣ) ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΠΕΔΙΩΝ (ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ) ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΦΟΡΜΩΝ (ΕΙΣΟΔΟΣ) τα εξής : ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΜΕΝΟΥ (ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ) Σχ 2.2 Αναλυτικότερα θα μπορούσαμε να αναφέρουμε για κάθε βήμα Η φάση της γενικής σχεδίασης βοηθά να σκεφτούμε το σύστημά απ την πλευρά της πραγματικότητας, πριν αγγίξουμε το πληκτρολόγιο. Αυτό υλοποίηση του. κάνει πολύ αποτελεσματικότερη την 17

18 Η σχεδίαση αναφορών επιτρέπει να σχεδιάσουμε την έξοδο που είναι αναγκαία για την παροχή πληροφοριών από το σύστημά. Στη σχεδίαση δεδομένων, αποσπάται πεδία από την αναφοράς σας, για να τα ομαδοποιήσετε λογικά. Αφού ομαδοποιηθούν λογικά τα πεδία, μπορούμε να δημιουργήσουμε πίνακες στους οποίους θα αποθηκεύονται τα δεδομένα. Μπορούμε να καθορίσουμε κατόπιν σχέσεις μεταξύ των συνδεόμενων πινάκων. Κατά τη σχεδίαση πεδίων, καθορίζουμε τους τύπους δεδομένων καθενός πεδίου και τα μεγέθη τους. Επίσης καθορίζουμε τους κανόνες εισαγωγής δεδομένων για να επιτρέπονται μόνο έγκυρα δεδομένα και να εισάγονται στο σύστημά. Σχεδιάζουμε φόρμες χρησιμοποιώντας το παράθυρο Access Form Design, το οποίο σας δίνει μια άποψη WYSIWYG των δεδομένων σας. Η σχεδίαση φορμών οθόνης προσομοίωσης εκτυπώσιμων φορμών είναι η φιλικότερη για το χρήστη προσέγγιση. Σχεδίαση μενού για να βοηθήσουμε την πλοήγηση στο σύστημα. 18

19 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 3.1 ΓΕΝΙΚΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗ Το πληροφοριακό αυτό σύστημα που δημιουργήσαμε βασίστηκε εξολοκλήρου στην Μs Access και το αρχείο το ονομάσαμε AFMS.mdb. Πρώτη δουλειά μας ήταν να καταγράψουμε τις εργασίες που θέλουμε να πραγματοποιεί το σύστημα έτσι ώστε να το σχεδιάσουμε με όσο το δυνατόν καλύτερα αποτελέσματα,.τέτοιες εργασίες είναι: η εισαγωγή πληροφοριών για τα Συμπλέγματα, τα υποτιμήματα τους,για τα μη δημόσια δάση και τα υποτιμήματα τους,για τους δασικούς συνεταιρισμούς ερωτήσεις όλων των τύπων για τις πληροφορίες στην βάσης δεδομένων η παραγωγή αναφορών και εισαγωγή πληροφοριών για τις υλοτομίες η παραγωγή αναφορών και εκτυπώσεων για διάφορες πληροφορίες στην βάση και τέλος η παραγωγή εγγράφων χρήσιμα για την υπηρεσία 19

20 3.2 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Για την κατασκευή του συστήματος δημιουργήσαμε τα εξής αντικείμενα Πίνακες, Ερωτήματα, Φόρμες, Αναφορές και Μακροεντολές τα οποία συνεργάζονται μεταξύ τους δίνοντας τα αποτελέσματα που είχαμε ως στόχο. Ο τρόπος δημιουργίας του κάθε αντικειμένου παρουσιάζεται παρακάτω αναλυτικά για κάθε αντικείμενο ξεχωριστά ΠΙΝΑΚΕΣ Ένας Πίνακας (Τable) μπορεί να δημιουργηθεί με δυο τρόπους είτε με σχεδίαση με την χρήση οδηγού είτε με το παράθυρο table design. Στην παρούσα εφαρμογή οι πίνακες δημιουργήθηκαν με το παράθυρο table design. Το παράθυρο Table Design αποτελείται από δύο περιοχές: Την περιοχή εισαγωγής πεδίων Την περιοχή ιδιοτήτων πεδίων Η περιοχή εισαγωγής πεδίου προορίζεται για την εισαγωγή του ονόματος και του τύπου δεδομένων κάθε πεδίου όπως επίσης και μιας προαιρετικής περιγραφή. Οι τύποι δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν είναι δέκα βασικούς τύπους δεδομένων: Text, Number, Currency, Autonumber, Date/Time, Yes/No, Memo, OLE, Hyperlink, Lookup wizard. Η περιοχή ιδιοτήτων προορίζεται για την εισαγωγή περισσότερων επιλογών για κάθε πεδίο που ονομάζονται ιδιότητες. Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται το μέγεθος, η μορφή, η μάσκα εισόδου πεδίου, εναλλακτικές λεζάντες για φόρμες, η εξ ορισμού τιμή, κανόνες επικύρωσης, κείμενο επικύρωσης, προϋποθέσεις, 20

21 μηδενικό μήκος για έλεγχο κενού και καθορισμοί ευρετηρίου. Όλα αυτά φαίνονται στην παρακάτω εικόνα 3.1 εικόνα 3.1 Ένα από τα πιο σημαντικά κομμάτια στην σχεδίαση των πινάκων και των ιδιοτήτων των πεδίων είναι ο καθορισμός των πρωταρχικών κλειδιών Κάθε πίνακας έχει ένα πρωταρχικό ή πρωτεύων κλειδί ένα η περισσότερα πεδία, τα οποία καθιστούν μοναδική μια εγγραφή. Αυτή η έννοια ονομάζεται ακεραιότητα οντότητας στον κόσμο της διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Ένα πρωταρχικό κλειδί είναι ένας δείκτης ταξινόμησης ευρετηρίου Οι δείκτες αυτοί διατηρούν μια προκαθορισμένη σειρά ενός ή περισσότερων πεδίων, η οποία επιταχύνει σημαντικά ερωτήματα, αναζητήσεις και αιτήσεις ταξινομήσεων Με το κλειδί αυτό η Access ελέγχει την περίπτωση διπλοεγγραφής δεδομένων και δεν επιτρέπει οποιεσδήποτε διπλές εμφανίσεις για το πεδίο του πρωταρχικού κλειδιού 21

22 Η Access θα εμφανίσει τα δεδομένα με τη σειρά που ορίζει το πρωταρχικό κλειδί. Σύμφωνα λοιπόν με όλα τα παραπάνω δημιουργήσαμε μια σειρά από Πίνακες όπως εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα 3.2 εικόνα 3.2 από τους πίνακες αυτούς θα σας απεικονίσουμε την σχεδίαση ενδεικτικά δυο εξ αυτών με τις παρακάτω εικόνες 3.3 και

23 εικόνα 3.3 εικόνα

24 3.2.2 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΧΕΣΕΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΠΙΝΑΚΩΝ Οι σχέσεις που εγκαθίστανται στο επίπεδο πίνακα, έχουν προτεραιότητα έναντι εκείνων που εγκαθίστανται στο επίπεδο ερωτήματος. Εάν μπορείτε να ορίσετε μία σχέση στο επίπεδο πίνακα, η Access θα την αναγνωρίζει αυτόματα όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα πολλών πινάκων, το οποίο χρησιμοποιεί πεδία από περισσότερους του ενός πίνακες. Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων μπορούν αν ομαδοποιηθούν σε 4 κατηγορίες : ενός προς ένα( αμφιμονοσήμαντη αντιστοιχία) ενός προς πολλά (μονοσήμαντη αντιστοιχία) πολλών προς ένα ( αντιστρόφως μονοσήμαντη αντιστοιχία) πολλών προς πολλά ( πολυσήμαντη αντιστοιχία) πχ Στην παρούσα εφαρμογή δημιουργήσαμε σχέσεις ένα προς ένα και σχέσεις ενός προς πολλά στα οποία χρησιμοποιήσαμε και την ακεραιότητα των αναφορών ως κριτήριο. Οi σχέσεις που 24

25 δημιουργήθηκαν μεταξύ των πινάκων φαίνονται στις παρακάτω εικόνες 3.5 και 3.6 εικονα 3.5 εικόνα 3.6 μια από τις κυριότερες λειτουργίες των σχέσεων είναι ότι δίνουν το δικαίωμα να συνδυάσεις πεδία πολλών πινάκων που είναι 25

26 συνδεδεμένοι μεταξύ τους είτε μέσα σε δευτερεύουσες φόρμες είτε σε ερωτήματα ή αναφορές ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΩΝ Τι είναι τα ερωτήματα ; τα ερωτήματα έχουν εξειδικευμένες ιδιοκτήτες όπως Τα ερωτήματα θέτουν ερωτήσεις για τα δεδομένα και επιστρέφουν τις απαντήσεις σε μορφή πληροφοριών Τα ερωτήματα επιτρέπουν να επιλέγονται πίνακες, πεδία, σειρά ταξινόμησης και κριτήρια εγγραφών Τα ερωτήματα δημιουργούν μια εικονική προβολή των δεδομένων, γνωστή ως δυναμικό σύνολο. Τα δεδομένα προβάλλονται σε ένα φύλλο δεδομένων. Ένα δυναμικό σύνολο είναι ένα προσωρινό σύνολο απαντήσεων. Τα ερωτήματα αποθηκεύουν μόνο τις οδηγίες και όχι τα δεδομένα. Οι κυριότερες κατηγόριες ερωτημάτων είναι οι εξής : ερωτήματα επιλογής, ερωτήματα συνόλων, ερωτήματα ενέργειας. στην παρούσα εφαρμόσαμε κυρίως ερωτήματα επιλογής. Η δημιουργία ερωτημάτων γίνεται με δυο τρόπους είτε με την χρήση οδηγού είτε με την χρήση query design,το οποίο χρησιμοποιήσαμε αποκλειστικά για την δημιουργία των ερωτημάτων μας. Το παράθυρο query design αποτελείται από το τμήμα εισαγωγής πίνακα ή ερωτήματος και το τμήμα σχεδίασης ερωτήματος που ονομάζεται QBE πλέγμα και στο οποίο περιέχονται πέντε χαρακτηριστικά τμήματα τα field, sort, show, criteria τέλος το or. 26

27 Όλα τα παραπανω φαινονται χαραχτηριστικα στην παρακατω εικονα 3.7. Για την δημιουργία των ερωτημάτων που χρειάζονται στην εφαρμογή χρησιμοποιήσαμε ερωτήματα επιλογής και πιο συγκεκριμένα ερωτήματα παραμέτρων Μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε την διαδικασία αλλαγής κριτηρίων για τα ερωτήματα που εκτελούμε σε κανονική βάση, δημιουργώντας ερωτήματα παραμέτρων. Όπως υποδηλώνει και το όνομα παράμετρος, ένα ερώτημα παραμέτρων είναι εκείνο που προτρέπει τον χρήστη για μια ποσότητα ή σταθερή τιμή, κάθε φορά που εκτελείται. Ειδικά, ένα ερώτημα παραμέτρων προτρέπει τον χρήστη για κριτήρια, κάθε φορά που εκτελείται, εξαλείφοντας, με τον τρόπο αυτό την ανάγκη ανοίγματος του ερωτήματος σε μορφή σχεδίασης, για την τροποποίηση των κριτηρίων. Τα ερωτήματα παραμέτρων είναι επίσης πολύ χρήσιμα με τις φόρμες ή τις αναφορές, επειδή μπορούμε να ορίσουμε την Access να προτρέπει τον χρήστη για κριτήρια όταν ανάγεται μία φόρμα ή αναφορά. Τέτοια ερωτήματα παραμέτρων φαίνονται στις παρακάτω εικόνες 3.8 και

28 εικόνα 3.9 Το κυριότερο πλεονέκτημα των ερωτημάτων παραμέτρων είναι ότι χρησιμοποιείται για λήψη κριτηρίων ορισμένων από τον χρηστή και αυτό εξαλείφει την ανάγκη επανασχεδιασμού κάθε φορά που εκτελείται το ερώτημα. 28

29 3.2.4 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΟΡΜΩΝ Οι φόρμες παρέχουν τον πλέον ευέλικτο τρόπο εμφάνισης, προσθήκης, επεξεργασίας, και διαγραφής των δεδομένων σας.μπορείτε να δημιουργήσετε 6 βασικούς τύπους φορμών: Φόρμες με μορφή στήλης (γνωστή και ως πλήρους οθόνης) Φόρμες με μορφή πίνακα Φύλλα δεδομένων Κύρια φόρμα / δευτερεύουσες φόρμες Φόρμες πινάκων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων Γραφήματα Η δημιουργία των φορμών μπορεί να γίνει με δυο τρόπους είτε με την χρήση οδηγών είτε με την χρήση του form design. Στο παρόν εργαλείο οι φόρμες σχεδιάστηκαν και με τους δυο τρόπους όπως φαίνεται στις παρακάτω εικόνες 3.10 και 3.11 Με οδηγό (3.10) 29

30 με το form design (3.11) Δημιουργήσαμε φόρμες εισαγωγής δεδομένων φόρμες από ερωτήματα επιλογής φόρμες με μακροεντολες και δευτερεύουσες φόρμες. Παρακάτω στις εικόνες εμφανίζονται φόρμες από κάθε είδος ενώ όλες οι φόρμες βρίσκονται στο παράρτημα της εργασίας. Έτσι λοιπόν έχουμε φόρμες εισαγωγής 30

31 φόρμες εισαγωγής και δευτερεύουσες φόρμες και φόρμες μενού μακροεντολών 31

32 3.2.5 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Οι αναφορές παρέχουν τον πλέον ευέλικτο τρόπο προβολής και εκτύπωσης συγκεντρωτικών πληροφοριών. Μας δίνουν τη δυνατότητα να προβάλλουμε πληροφορίες με το επιθυμητό επίπεδο λεπτομέρειας, ενώ μας επιτρέπουν να βλέπουμε ή να εκτυπώνουμε τις πληροφορίες μας σχεδόν σε οποιαδήποτε μορφή. Μπορούμε να προσθέσουμε αθροίσματα πολλών επίπέδων, στατιστικά στοιχεία συγκρίσεων, ακόμη και εικόνες και γραφήματα σε μια αναφορά. Τέσσερις βασικοί τύποι αναφορών χρησιμοποιούνται σήμερα επαγγελματικά: 1. αναφορές μορφής πίνακα: εκτυπώνουν δεδομένα σε γραμμές και στήλες, με ομαδοποιήσεις και σύνολα. Συμπεριλαμβάνονται οι αναφορές ομάδας / συνόλου. 2. αναφορές στηλών: εκτυπώνουν τα δεδομένα όπως σε μία φόρμα. Μπορούν να συμπεριλαμβάνουν σύνολα και γραφήματα. 3. αναφορές συγχώνευσης και αλληλογραφίας:αυτές οι αναφορές δημιουργούν επιστολές με μορφή φόρμας. 4. ταχυδρομικές ετικέτες: αυτές δημιουργούν ετικέτες πολλών στηλών ή αναφορές αναδιπλούμενης στήλης. Στην παρούσα εφαρμογή οι αναφορές που δημιουργήθηκαν είναι αναφορές μορφής πίνακα, αναφορές στηλών και αναφορές συγχώνευσης. Οι αναφορές αυτές δημιουργήθηκαν είτε με την χρήση οδηγού είτε με design reports όπως μπορούμε να δούμε στις παρακάτω εικόνες 32

33 Με χρήση οδηγού με το design report Οι αναφορές αυτές που σχεδιάστηκαν με αυτές τις μεθόδους αποτελούν την έξοδο του συστήματος δηλαδή με λίγα λόγια τα αποτελέσματα και τα συμπεράσματα που μπορεί να μας δώσει το σύστημα και αυτό φαίνεται σαφέστατα από τις παρακάτω αναφορές που περιέχονται στο πληροφοριακό αυτό σύστημα. 33

34 Design view εκτύπωση αναφοράς ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΩΝ Μια μακροεντολή είναι ένα αντικείμενο σαν όλα τα άλλα αντικείμενα της Access με τη διαφορά ότι τη δημιουργούμε προκριμένου να αυτοματοποιήσουμε μια συγκεκριμένη εργασία ή σειρά εργασιών. Κάθε εργασία μπορούμε να την εκλάβουμε σαν το αποτέλεσμα ενός ή περισσότερων βημάτων. Το βήμα είναι μια ενέργεια που δεν μπορεί να επιτευχθεί πάνω σε κάποιο μενού της Access αλλά μέσω της γλώσσας Visual Basic ή VBA. Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τις μακροεντολές της Access για να προσομοιώσουμε τις επιλογές μενού ή τις κινήσεις του ποντικιού. 34

35 Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις μακροεντολές για οποιεσδήποτε επαναλαμβανόμενες εργασίες που κάνουμε στην Access, έτσι ώστε να εξοικονομούμε χρόνο και περιττές πληκτρολογήσεις. Επιπλέον, λόγω του ότι οι μακροεντολές εκτελούν τις ενέργειες αυτές κατά τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, οι μακροεντολές παρέχουν ακρίβεια και αποτελεσματικότητα στις εργασίες σας που θα κάνετε στις βάσεις δεδομένων σας. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις μακροεντολές για αν εκτελέσουμε διάφορες εργασίες όπως: εκτέλεση ερωτημάτων και αναφορών μαζί άνοιγμα πολλαπλών αναφορών και / ή αναφορών μαζί έλεγχος δεδομένων για ακρίβεια πάνω σε φόρμες επικύρωσης μετακίνηση δεδομένων μεταξύ πινάκων εκτέλεση ενεργειών όταν γίνεται κλικ σε ένα κουμπί εντολής για παράδειγμα, μια μακροεντολή μπορεί να βρει και να φιλτράρει εγγραφές για μια αναφορά. Μπορούμε να προσθέσουμε ένα κουμπί σε μια φόρμα που κάνει μια μακροεντολή να εκτελέσει μια έρευνα ή αναζήτηση όπως αυτή καθορίζεται από τον χρήστη. Οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ολόκληρο το σύστημα βάσης δεδομένων της Access. Οι μακροεντολες που χρησιμοποιήσαμε στο σύστημα μας ήταν κυρίως μακροεντολες για το άνοιγμα μιας φόρμας, το άνοιγμα μιας έκθεσης την προσθήκη εγγραφών καθώς και για την διαγραφή εγγραφών και κυρίως μακροεντολες για την αυτοματοποίηση του 35

36 μενού και των εργασιών του συστήματος. Στις παρακατω εικονες φαινονται ο σχεδιασμος των μακροεντολων: 36

37 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Ο ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ 4.1 Συμπεράσματα Γενικά Στη σημερινή εποχή, τα προβλήματα που αντιμετωπίζει καθημερινά η Δασική Υπηρεσία στη χώρα μας είναι πολλά και χρειάζονται άμεση, αποτελεσματική και ορθολογική αντιμετώπιση. Για το λόγο αυτό το πληροφοριακό σύστημα αποτελεί επιτακτική ανάγκη για την Δασική Υπηρεσία και ειδικότερα για το τμήμα διοίκησης και διαχείρισης δασών. Η αποτελεσματική οργάνωση της Δασικής Υπηρεσίας είναι απαραίτητη για να επιτυγχάνεται πλήρως η προστασία, η διοίκηση και η διαχείριση των δασών της χώρας αλλά και να εξασφαλίζεται η επιτυχία των δασοπολιτικών επιδιώξεων προς όφελος του κοινωνικού συνόλου. Προς την κατεύθυνση αυτή η δασική πληροφορική με τα αποτελεσματικά εργαλεία που διαθέτει, όπως είναι και οι βάσεις δεδομένων, μπορεί να συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό στην καλύτερη αξιοποίηση δεδομένων που αφορούν την διοίκηση και διαχείριση των δασών της χώρας Πλεονεκτήματα της Ms Access Η συγκεκριμένη βάση δεδομένων που σχεδιάστηκε με βάση το σχεσιακό μοντέλο της βάσης δεδομένων (RDBΜ), δηλαδή με έναν τρόπο θεώρησης και αναπαράστασης των δεδομένων με τη χρήση πινάκων και σχέσεων, έχει ως κύριες λειτουργίες την αποθήκευση 37

38 των πληροφοριών σε μικρό αποθηκευτικό χώρο, την ακεραιότητα των δεδομένων και την εκμετάλλευση των δεδομένων. Γι αυτό το λόγο ο σωστός σχεδιασμός της βάσης δεδομένων όπως ο ορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού παίζει καθοριστικό ρόλο για την παραπέρα ορθή λειτουργία της βάσης. Επίσης σημαντική λειτουργία της βάσης δεδομένων αποτελούν οι φόρμες που σχεδιάστηκαν ώστε να δημιουργούν ένα πιο φιλικό ως προς το χρήστη περιβάλλον και να καθιστούν την εμφάνιση, εισαγωγή και επεξεργασία των δεδομένων πολύ πιο ευκολότερη. Ακόμη μια δυνατότητα που προσφέρει η βάση δεδομένων είναι το φιλτράρισμα ώστε να εξαφανίζονται οι εγγραφές που δεν ικανοποιούν κάποια συνθήκη. Σημαντικά είναι και τα ερωτήματα που σχεδιάστηκαν για την εξαγωγή πληροφοριών σύμφωνα με κριτήρια που τέθηκαν. Για να εξυπηρετηθεί καλύτερα η έξοδος δεδομένων κυρίως σε εκτυπώσεις, σχεδιάστηκαν εκθέσεις. Συνοπτικά δηλαδή θα μπορούσαμε να αναφέρουμε ότι η Ms Access ως σύστημα δημιουργίας και διαχείρισης βάσεων δεδομένων έχει τα εξής προτερήματα: μικρός αποθηκευτικός χώρος ακεραιότητα δεδομένων η κοινοχρησία των δεδομένων η ισορροπία στις αντιφατικές απαιτήσεις των χρηστών ασφάλεια δεδομένων φιλικό προς τον χρηστή περιβάλλον αυτοματοποίηση χωρίς γνώσεις προγραμματισμού Πλεονεκτήματα της παρούσας εφαρμογής στην Δασική Υπηρεσία η οργάνωση πληροφοριών των δασών για την ορθολογική διαχείριση και αξιοποίηση των δασικών 38

39 οικοσυστημάτων με όρους προστασίας του περιβάλλοντος. Η μηχανοργάνωση του τμήματος διοικ & διαχ/σης δασών έτσι ώστε να έχουμε καλύτερη λειτουργικότητα του τμήματος με λιγότερη γραφειοκρατική δουλειά και περισσότερο ελεύθερο χρόνο για άλλες εργασίες. Η χρήση της θα μπορεί να γίνει και από μη επιστημονικό προσωπικό χωρίς εξειδικευμένες γνώσεις υπολογιστών δασοπολιτική επιτήρηση επί των ιδιωτικών δασών και δασικών εκτάσεων,επαλήθευση των διαχειριστικών μελετών παρακολούθηση των δασικών εργασιών από τους Α.Δ.Σ έκδοση στατιστικών στοιχείων για την παραγωγικότητα των δασών κάθε περιοχής η βάση δεδομένων μπορεί να αποτελέσει πηγή πληροφοριών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρωτογενή δεδομένα για νέες μελέτες εργασίες και κάθε μορφή έρευνας τα δεδομένα να αποτελέσουν ιστορικά στοιχεία τα οποία θα μπορέσουν να αξιοποιηθούν είτε για προστασία είτε για σχεδίαση στρατηγικής για την διοίκηση και διαχείριση των δασών σωστός καταμερισμός των δασικών εργασιών στους Α.Δ.Σ για καλύτερη οικονομική ανάπτυξη των δασόβιων και παραδασόβιων πληθυσμών εύκολη και γρήγορη αποθήκευση στοιχείων έκδοση ετήσιων αναφορών και στατιστικών 39

40 4.2 Προτάσεις Η εφαρμογή που κατασκευάσαμε είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την διαχείριση και διοίκηση δασών της χώρας μας. Όπως αναφέραμε παραπάνω τα πλεονεκτήματα της και τα θετικά αποτελέσματα που μπορεί να αποφέρει η χρήση της δεν σημαίνει ότι δεν είναι επεκτάσιμη και ότι έχουν καλυφθεί οι πιθανές προοπτικές και οι μελλοντικές εξελίξεις της εφαρμογής. Έτσι λοιπόν υπάρχουν κάποιες προτάσεις οι οποίες θα μπορούσαν να βελτιώσουν την χρήση της : μπορεί να επικοινωνήσει με όλα τα προγράμματα Ms Office Μπορεί να επικοινωνήσει με άλλα προγράμματα κατασκευής και διαχείρισης βάσεων δεδομένων τα οποία μπορούν να έχουν κάποιες άλλες ξεχωριστές δυνατότητες Μπορεί να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές που θα κατασκευαστούν στο μέλλον και θα αφορούν στην διαχείριση των δασών Μπορεί επίσης να συνδεθεί με Γεωγραφικά συστήματα πληροφοριών G.I.S Να συνδεθούν όλες οι βάσεις δεδομένων όλων των υπηρεσιών μέσω δικτύου με έναν κεντρικό server από θα μπορούν να ελέγχονται τα στοιχεία και να βγαίνουν 40

41 συγκεντρωτικά αποτελέσματα έτσι ώστε να επεκταθεί σε μια βάση δεδομένων όλων των δασών της χώρας Σεμινάρια πληροφορικής στους υπαλλήλους της Δασικής υπηρεσίας και κυρίως πάνω στις βάσεις δεδομένων έτσι ώστε να μπορούν να προσαρμόσουν την παρούσα βάση δεδομένων στις εκάστοτε ανάγκες της κάθε δασικής υπηρεσίας και να την βελτιώσουν ανάλογα με τις απαιτήσεις τους. 41

42 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Στο τέλος της διατριβής θα ήθελα να ευχαριστήσω όλους όσους συνέβαλαν στην πραγματοποίηση της και ιδιαίτερα: Τον κύριο Λεγάκη Παναγιώτη, επίκουρο καθηγητή του εργαστηριού της Δασικής Πληροφορικής της Σχολής Δασολογίας και φυσικου περιβαλλοντος, Τον κύριο Αναστάσιο Παπασταύρου καθηγητή του εργαστηρίου της Δασικής Πληροφορικής της Σχολής δασολογίας και φυσικού περιβάλλοντος, Και τέλος την κύρια Ανδρεοπούλου, επίκουρου καθηγητή του εργαστηρίου της Δασικής Πληροφορικής της Σχολής Δασολογίας και Φυσικού Περιβάλλοντος για την πολύτιμη βοήθεια και συμπαράσταση τους. 42

43 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η Δασική πληροφορική παρέχει ένα χρήσιμο εργαλείο για την στήριξη της παραγωγικότητας και την αντιμετώπιση της γραφειοκρατίας. Ειδικότερα μέσα στη Δασική Υπηρεσία της Ελλάδας που είναι η Κρατική Υπηρεσία για την προστασία και εκμετάλλευση των Δασών στη χώρα, το Πληροφοριακό Σύστημα που σχεδιάστηκε μπορεί να εφαρμοστεί στη διοίκηση και διαχείριση. Το πληροφοριακό Σύστημα δίνει την δυνατότητα να γίνουν όλες οι διαχειριστικές και διοικητικές εργασίες που αφορούν στα Ιδιωτικά και μη ιδιωτικά δάση ακόμη και στους Υπάλληλους που δεν γνωρίζουν πληροφορική. Ως πιλοτική εκδοχή της εφαρμογής επιλέχθηκε η ορεινή δασική περιοχή της Αρναίας. 43

44 SUMMARY Forest Informatics provides a useful tool to support productivity and confront bureaucracy. Especially, within the Forest Service in Greece which is a governmental division for the protection and explotation of forests in the country, the Information System designed can apply in administration and managment. The I.S comprises allmanagerial and administrative tasks concerning private and non-private forests, even from non-literate in computers employees. As a pilot version of the application it was selected the mountainoys forest area of Arnaia. 44

45 ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ: Διοίκηση δασών, Διαχείριση δασών, Δασική Υπηρεσία, Βάσεις Δεδομένων, Δασικό Πληροφοριακό Σύστημα, Δασική Πληροφορική. ΑΓΓΛΙΚΑ : Forest managment, Forest Administration, Forest Service, Databases, Forest Information System, Forest Informatics. 45

46 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Ανδρεοπούλου Ζ.(2000). Η συμβολή της δασικής πληροφορικής στο σχεδιασμό της δασικής υπηρεσίας. Διδακτορική διατριβή. Τμήμα δασολογίας και φυσικού περιβάλλοντος, Α.Π.Θ. Δερβός, Δ. (1995). Μαθήματα βάσεων δεδομένων. Εκδόσεις Τζιόλα. Θεσσαλονίκη. Λάζος, Κ.Ε. (1987). Οργάνωση Αρχείων- Εισαγωγή στις Βάσεις Πληροφοριών Αλγόριθμοι Ταξινόμησης Δεδομένων. Θεσσαλονίκη. Λάζος, Κ.Ε. (1999). Μαθήματα βάσεων δεδομένων. Εκδόσεις Πήγασος. Θεσσαλονίκη. Μακρής, Κ.Ι.(1978). Δασική Πολιτική (ιδίως εις την Ελλάδα). Τευχος Β. Β έκδοση Βελτιωμένη και Επαυξημένη. Πάγκαλος, Ι. (1986). τράπεζες Πληροφοριών. 2 η έκδοση. ΕΛΚΕΠΑ. Αθήνα. Παπασταύρου, Α.Κ., Κ.Ι. Μακρής. (1985). Δασικη πολιτική. Τεύχος α. Θεσσαλονίκη Παπασταύρου Α.Κ., (1992). Δασική πληροφορική. Εκδόσεις Γραφικές Τέχνες. Θεσσαλονίκη. Παπασταύρου Α.Κ., Χ.Β Γούπος. (1996). Δασικές Εφαρμογές. Πανεπιστημιακές παραδόσεις. Υπηρεσία δημοσιευμάτων Α.Π.Θ. Θεσσαλονίκη 46

47 Παπασταύρου Α.Κ., Π.Δ. Λεφάκης, Ζ.Σ. Ανδρεοπούλου, Λ.Σ. Ηλιάδης.(1999). Δασική πληροφορική. Τεύχος Β. υπηρεσία δημοσιευμάτων Α.Π.Θ. Θεσσαλονίκη Bull, M. (1990), Students Guide to Databases, Butterworth- Heinemann, England. Capron, H.L. (1998), Computers, Tools for an information age, Addison Wesley Longman Publishing Company, Inc., 5 th edition. Date, C.J. (1990), An introduction to Database Systems, Addison Wesley, Volume I, 5 th Edition, USA. Pratt, P.J., Adamski, J.J. (1991), Database Systems: Management and Design, South western Publishing Company, 2 nd edition, Boston, M.A Papazoglou, M., Valder, W. (1989), Relational database management. A systems programming Approach, Prentice-Hall. Prague (1999). Η βίβλος της Microsoft Access Εκδόσεις Γκιούρδας. Αθήνα. ******* 47