1. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ 1.1 ΟΠΤΙΚΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ

Transcript

1 1. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ Παρουσίαση είναι η διαδικασία εμφάνισης του περιεχομένου ενός θέματος σε ακροατήριο. Η αντικειμενική επιδίωξη μιας παρουσίασης γραπτής, προφορικής ή οπτικής είναι η επικοινωνία. Η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί απλή, συνοπτική και σε ελκυστική μορφή παράθεση γεγονότων, συμβάντων ή αντικειμένων. 1.1 ΟΠΤΙΚΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ Είναι γνωστό από την διεθνή βιβλιογραφία ότι οι άνθρωποι μαθαίνουν διαβάζοντας και ότι διατηρούν τις πληροφορίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα όταν η μάθηση ενισχύεται από τον σχηματισμό νοερών εικόνων. Η διασκέδαση, η πληροφόριση, η διέργεση και ο συγκλονισμός του ακροατηρίου επιτυγχάνεται με την κατάλληλη ένταξη ή ενσωμάτωση οπτικών εικόνων στην εικονική ανταλλαγή πληροφοριών. Συμβούλια ή συναντήσεις που συνήθως είναι βαρετά ή ανιαρά μπορούν να μετατραπούν σε ενδιαφέρουσες παραγωγές που θα αδράξουν το ενδιαφέρον και την προσοχή των παρευρισκομένων όταν συνοδεύονται από οπτικές παρουσιάσεις. Αυτή κατηγορία εμφάνισης θεμάτων δηλαδή οπτικές παρουσιάσεις μεγιστοποιούν την διατήρηση προσοχής του κοινού στο αντικείμενο που παρουσιάζεται. Η γνωστή ρήση «μία εικόνα αξίζει όσες χίλιες λέξεις» υφίσταται από τότε που το New York Post ανακάλυψε την αξία της οπτικής παρουσίασης στα νέα των επιχειρήσεων. Απλές, καθαρές, συνοπτικές οπτικές εικόνες, έντονος βηματισμός και διάσπαρτα γραφήματα μαγνητίζουν την προσοχή του κοινού και παρέχουν υποστήριξη στον προφορικό λόγο. Αυτό συντελεί στην θετική αντιμετώπιση του προϊόντος, της παροχής υπηρεσιών ή της πρότασης από μέρους του ακροατήριου. Οι οπτικές παρουσιάσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται για υποστήριξη του προφορικού ή του γραπτού λόγου και όχι να αντικαθιστούν αυτόν. Η πιο σημαντική φάση ανάπτυξης και τα κύρια συστατικά μιας παρουσίασης, ανεξάρτητα από τη δομή των παρουσιάσεων, αποτελεί η μεθοδολογία ανάπτυξης του θέματος συνοδευόμενη από εύστοχα κείμενα. Όταν η σύλληψη του θέματος αρχίζει να παίρνει την τελική της μορφή τα γραφικά και οι εικόνες αναπτύσσονται γύρω από αυτήν. Αυτό δεν σημαίνει ότι τα γραφικά και οι εικόνες πρέπει να τοποθετούνται πλησίον του τέλους της εργασίας αλλά πρέπει να αναπτύσσονται νοερά συγχρόνως με την αρχική ανάπτυξη της παρουσίασης. Βιαστικά σχεδιασμένες οπτικές παρουσιάσεις είναι δυνατόν να καταδικάσουν σε αποτυχία όχι μόνον μία παρουσίαση αλλά και Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 1

2 τον παρουσιαστή αυτής. Ιδέες, θέματα ή αντικείμενα που έχουν δύσκολη απόδοση μπορούν να γίνουν γρήγορα και εύκολα επικοινωνιακά και κατανοητά δια μέσου έξυπνης χρήσης παραγωγής επαγγελματικών γραφικών. Έτσι διευκολύνεται η επικοινωνία, η παρουσίαση σύνθετων ή δυσκόλων θεμάτων και υποστηρίζεται η αποτελεσματικότητα των κειμένων. 1.2 ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΟΠΤΙΚΩΝ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΩΝ Οι πλέον γνωστές εφαρμογές λογισμικού που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία οπτικών παρουσιάσεων είναι τo Microsoft PowerPoint, το Harvard Graphics και το Lotus Freelance. Η πλαισίωση των παρουσιάσεων με σύνθετα γραφήματα ή εξειδικευμένα γραφικά γίνεται με τα λογισμικά Adobe Illustrator και Corel Draw. 1.3 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΟΠΤΙΚΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ Η δημιουργία μίας αποτελεσματικής παρουσίασης απαιτεί έναν αριθμό βημάτων που αρχίζουν από την σύλληψη και το σχεδιασμό του θέματος μέχρι την τελική μορφή της προς διανομή παρουσίασης. Θέμα Σχεδιασμός προσέγγισης και στρατηγικής τρόπου παρουσίασης του περιεχομένου. Σκοπός Ορισμός στόχων για την αξιολόγηση της τελικής παρουσίασης Περίγραμμα Καταγραφή όλων των επικεφαλίδων και ιδεών που πρόκειται να παρουσιαστούν. Κατάλογος Περιεχομένων Χάρτης Πληροφοριών Συγκέντρωση όλου του υλικού συμπεριλαμβανομένων και των κειμένων, τίτλων, εικόνων, διαγραμμάτων, πινάκων, φωτογραφιών και χαρτών. Οπτικό διάγραμμα ροής των αντικειμένων και ιδεών που θα παρουσιαστούν Σχεδιασμός Ανάπτυξη ενός συνόλου εναλλακτικών τμημάτων παρουσίασης που μπορούν να εφαρμοστούν σε διαφορετικά τμήματα της παρουσίασης. Εκτέλεση Παρουσίαση Εκτέλεση, συλλογή και σύνταξη της τελικής μορφής των διαφανειών. Τρέξιμο της τελικής παρουσίασης στο ακροατήριο. Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 2

3 1.4 ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΟΠΤΙΚΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ Για να είναι επιτυχημένη μία παρουσίαση δεν αρκεί μονο η τοποθέτηση ήχων και εικόνων αλλά και πρέπει να ληφθούν υπόψιν και οι παρακάτω παράγοντες: Μέγεθος ακροατηρίου Γνώση Ηλικία Απασχόληση Διάρκεια Παρακολούθησης Μέγεθος Χώρου και Φωτισμός Μηχανήματα Ύφος ή τόνος φωνής Κείμενα Αν η προβολή της παρουσίασης απευθύνεται σε ένα άτομο, σε μια μικρή ομάδα ή σε πολυπληθές ακροατήριο. Αν οι ακροατές είναι γνώστες του θέματος ή όχι. Αν χρειάζονται επιπλέον στοιχεία την κατανόηση του θέματος Αν χρειάζονται ειδικές επεξηγήσεις ή οι επεξηγήσεις που δίνονται είναι περιττές ή ελλιπείς πάρα πολλές επεξηγήσεις σε γνωστό θέμα καταντούν ανιαρή ή βαρετή την παρουσίαση ελάχιστες ή ελλιπείς επεξηγήσεις στο θέμα που παρουσιάζεται καταντούν την παρουσίαση δυσνόητη ή βαρετή. Σημαντικό ρόλο στον σχεδιασμό και την ανάπτυξη μιας παρουσίασης είναι και το επίπεδο γνώσεων ή εκπαίδευσης του ακροατηρίου. Αν η παρουσίαση πρόκειται να γίνει σε παιδιά ή ενήλικες. Αν η παρουσίαση έχει ρόλο επιστημονικό ή ενημερωτικό και αν απευθύνεται σε επιστήμονες, επιχειρηματίες, μαθητές, συνταξιούχους κλπ Τα παιδιά συνήθως έχουν μικρότερη διάρκεια συγκέντρωσης παρακολούθησης θέματος από τους ενήλικες. Το μέγεθος του χώρου και ο φωτισμός επηρεάζουν τον τύπο των μηχανημάτων που απαιτούνται Έλεγχος αν τα μηχανήματα είναι αυτά τα οποία απαιτούνται για να γίνει παρουσίαση (Υπολογιστής, μικρόφωνο, μη χάνημα προβολής κλπ). Το ύφος ή ο τόνος της φωνής του ομιλητή πρέπει να είναι ανάλογος και με το θέμα που παρουσιάζεται και με το ακροατήριο που παρακολουθεί την παρουσίαση π.χ. αν η παρουσίαση αφορά ένα χόμπι ό τόνος της φωνής και το ύφος του ομιλητή είναι πιο χαλαρός από το αν η παρουσίαση αφορά εισήγηση σε επιστημονικό συνέδριο. Οι χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται στα κείμενα από τον συντάκτη της παρουσίασης πρέπει να είναι αμετάβλητοι. Εάν υπάρχει μία μεγάλη λίστα σημείων αυτή διασπάται, σε έναν αριθμό διαφανειών για να πιο ευδιάκριτα και κατανοητά τα σημεία. Η χρήση μόνον κεφαλαίων γραμμάτων ή αρχικών κάνει τα κείμενα πιο δύσκολο να διαβαστούν σε αντίθεση με την χρήση πεζών στα κείμενα. Ο κανόνας των 6: όχι περισσότερες από 6 συνεχόμενες διαφάνειες με Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 3

4 Χρώματα Χρόνος κείμενο όχι περισσότερα από 6 σημεία ανά διαφάνεια όχι περισσότερες από 6 λέξεις σε κάθε σημείο. Προσεκτική επιλογή του χρώματος του φόντου και του κειμένου των διαφανειών έτσι ώστε το περιεχόμενό τους να είναι ευκρινές και ευανάγνωστο. Είναι προτιμότερο να υπάρχει έντονη αντίθεση μεταξύ γραμμάτων και φόντου και αν είναι δυνατόν να γίνεται έλεγχος πριν την παρουσίαση στο ακροατήριο αν οι διαφάνειες είναι ευανάγνωστες από την τελευταία σειρά του ακροατηρίου. Ελαχιστοποίηση εναλλαγής φόντου μεταξύ διαφανειών και είναι προτιμότερη η χρήση του ιδίου φόντου σε όλες τις διαφάνειες της παρουσίασης. Χρονομέτρης διάρκειας παρουσίασης. Έλεγχος αν στον δεδομένο χρόνο αναπτύσσονται σωστά όλα τα σημεία και τα επιχειρήματα του θέματος, Το Microsoft PowerPoint θεωρείται ως η κορυφαία εφαρμογή παρουσιάσεων επειδή δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας, σχεδιασμού και οργάνωσης οπτικών παρουσιάσεων επαγγελματικού επιπέδου εύκολα και γρήγορα. Στα κεφάλαια που ακολουθούν περιέχονται στοιχεία για τη διαδικασία προετοιμασίας, δημιουργίας και διανομής παρουσιάσεων καθώς και υποδείξεις για τη χρήση χρωμάτων, γραφικών και ειδικών εφέ που συντελούν στην εκτέλεση μιας επαγγελματικού επιπέδου απλής ή αλληλεπιδραστικής ή αυτόματα εκτελούμενης παρουσίασης. 2. ΤΟ MICROSOFT POWERPOINT Το Microsoft PowerPoint είναι ένα δυναμικό πακέτο γραφικών που χρησιμοποιείται για δημιουργία και διανομή οπτικών παρουσιάσεων, με τα εργαλεία δε που διαθέτει ελαχιστοποιεί την ανάγκη βοήθειας από ειδικούς για τη δημιουργία γραφικών κατά την παραγωγή του υλικού της παρουσίασης. Είναι μια συλλογή διαφανειών που μέσα σε ένα μόνο αρχείο περιλαμβάνει προαιρετικό μεν αλλά χρήσιμο δε υποστηρικτικό υλικό, σημειώσεις ομιλητή, φυλλάδια διανομής, και περίγραμμα της παρουσίασης. Με το PowerPoint μπορούν να παραχθούν: Διαφάνειες (Slides) Οι διαφάνειες είναι μεμονωμένες σελίδες μιας παρουσίασης. Αυτές μπορεί να περιέχουν κείμενα, γραφικά, γραφήματα, πίνακες, σχέδια, ταινίες, κίνηση, μουσική, σχήματα κλπ. Το λογισμικό αυτό επιτρέπει την παρουσίαση των διαφανειών σε ένα υπολογιστικό σύστημα, Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 4

5 Σημειώσεις Ομιλητή (Speaker s Notes) Φυλλάδια Διανομής (Handouts) Περίγραμμα (Outline) Οι σημειώσεις ομιλητή είναι τα κείμενα που μπορεί να γράψει ο ομιλητής και συνοδεύουν κάθε διαφάνεια που δημιουργείται. Κάθε σελίδα σημειώσεων περιέχει μία μικρογραφία της διαφάνειας μαζί με τις σημειώσεις που έχει γράψει ο ομιλητής. Η σελίδα αυτή μπορεί να εκτυπωθεί στη μορφή αυτή κατόπιν επιλογής. Τα φυλλάδια διανομής είναι μία μικρότερη έκδοση των διαφανειών όπου μπορούν να τυπωθούν 1,2,3,4,6 ή 9 διαφάνειες ανά σελίδα, Αυτά παρέχουν χρήσιμο υποστηρικτικό υλικό για το ακροατήριο και σε αυτά μπορούν εύκολα να τοποθετηθούν το σήμα κατατεθέν της εταιρείας ή το όνομα του ομιλητή. Το περίγραμμα της παρουσίασης περιέχει τους τίτλους των διαφανειών και τα κύρια στοιχεία αλλά όχι γραφικά ή κείμενο που προστέθηκε από το εργαλείο κειμένου. Το Περίγραμμα δίνει μία γενική επισκόπηση της δομής της παρουσίασης. 2.1 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Οι προδιαγραφές που απαιτούνται σχετικά με το υλικό (hardware) και το λογισμικό (software) για το Microsoft PowerPoint 2007 είναι οι ίδιες που ισχύουν για το Office Οι ελάχιστες απαιτήσεις οι εξής: Επεξεργαστής Μνήμη Σκληρός Δίσκος Οδηγός Οθόνη Λειτουργικό Σύστημα 500 MHz ή υψηλότερο 256 MB RAM ή μεγαλύτερη 1.5 GB. Τμήμα του σκληρού δίσκου ελευθερώνεται όταν διαγραφούν τα προγράμματα εγκατάστασης από αυτόν. CD-ROM ή DVD 1024Χ768 ή υψηλότερης ανάλυσης Windows XP Service Pack 2, Windows Server με Service Pack 1, ή μεταγενέστερο σύστημα. Άλλα Πρόσθετα χαρακτηριστικά όπως αναγνώριση φωνής, δημιουργία γραμμής γραφικών κλπ. οι πληροφορίες βρίσκονται στον διαδικτυακό τόπο της Microsoft. Browser Internet Explorer 6.0 ή μεταγενέστερος, 32 bit browser μόνο. Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 5

6 3. Οθόνες και Εργαλεία Μία παρουσίαση περιλαμβάνει: Βασικό Σχεδιασμό Εφέ Περιεχόμενο Διάταξη Διαφανειών Διαχείριση Χρωμάτων Εισαγωγή Εεφαρμογή Τροποποίηση Διαφανειών Προτύπων Σχεδίασης Σχεδίασης Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΤΕΙ-Θ 6