Συνάρτηση SUM Αθροίζει όλους τους αριθμούς σε με περιοχή κελιών. Σύνταξη SUM(number1;number2;...) Number1, number2,... είναι 1 έως 255 ορίσματα, των

Transcript

1 Συνάρτηση SUM Αθροίζει όλους τους αριθμούς σε με περιοχή κελιών. Σύνταξη SUM(number1;number2;...) Number1, number2,... είναι 1 έως 255 ορίσματα, των οποίων θέλετε το άθροισμα. Παρατηρήσεις Υπολογίζονται οι αριθμοί, οι λογικές τιμές ή το κείμενο που αντιπροσωπεύει αριθμούς, τα οποία καταχωρούνται απευθείας στη λίστα ορισμάτων. Ανατρέξτε στο πρώτο και δεύτερο παράδειγμα, στη συνέχεια. Εάν ένα όρισμα είναι πίνακας ή αναφορά, υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί σε αυτόν τον πίνακα ή την αναφορά. Τα κενά κελιά, οι λογικές τιμές ή το κείμενο στον πίνακα ή την αναφορά παραβλέπονται. Ανατρέξτε στο τρίτο παράδειγμα, στη συνέχεια. Τα ορίσματα που είναι τιμές σφάλματος ή κείμενο που δεν μετατρέπεται σε αριθμούς καταλήγουν σε σφάλμα.

2 Συνάρτηση IF Αποδίδει μία τιμή, αν η συνθήκη που καθορίζετε είναι TRUE (αληθής), και μία άλλη τιμή, αν είναι FALSE (ψευδής). Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση IF, για να κάνετε έλεγχο υπό συνθήκες σε τιμές και τύπους. Σύνταξη IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Logical_test είναι μια τιμή ή έκφραση που μπορεί να πάρει την τιμή TRUE (αληθής) ή FALSE (ψευδής). Για παράδειγμα, A10=100 είναι μια λογική έκφραση. Εάν η τιμή στο κελί A10 είναι ίση με 100, η έκφραση αποδίδει την τιμή TRUE.. Value_if_true είναι η τιμή που αποδίδεται, αν το όρισμα logical_test είναι TRUE (αληθές). Για παράδειγμα, εάν το όρισμα είναι η συμβολοσειρά κειμένου "Εντός προϋπολογισμού" και το όρισμα logical_test αποδίδει την τιμή TRUE, τότε η συνάρτηση IF εμφανίζει το κείμενο "Εντός προϋπολογισμού". Εάν το όρισμα logical_test είναι TRUE (αληθές) και το όρισμα value_if_true είναι κενό, τότε αποδίδει 0 (μηδέν). Για να εμφανιστεί η λέξη TRUE, χρησιμοποιήστε τη λογική τιμή TRUE για αυτό το όρισμα. Το όρισμα value_if_true μπορεί να είναι κάποιος άλλος τύπος. Value_if_false είναι η τιμή που αποδίδεται, εάν το όρισμα logical_test είναι FALSE (ψευδές). Για παράδειγμα, εάν το όρισμα είναι η συμβολοσειρά κειμένου "Εκτός προϋπολογισμού" και το όρισμα logical_test αποδίδει την τιμή FALSE, τότε η συνάρτηση IF εμφανίζει το κείμενο "Εκτός προϋπολογισμού". Εάν το όρισμα logical_test είναι FALSE (ψευδές) και το όρισμα value_if_false παραλείπεται (δηλαδή, μετά το όρισμα value_if_true δεν υπάρχει ερωτηματικό), τότε αποδίδεται η λογική τιμή FALSE. Εάν το όρισμα logical_test είναι FALSE (ψευδές) και το όρισμα value_if_false είναι κενό (δηλαδή, μετά το όρισμα value_if_true υπάρχει ερωτηματικό και δεξιά παρένθεση), τότε αποδίδεται η τιμή 0 (μηδέν). Το όρισμα value_if_false μπορεί να είναι κάποιος άλλος τύπος. Παράδειγμα 1 A 2 50 Τύπος =IF(A2<=100;"Εντός προϋπολογισμού";"εκτός προϋπολογισμού") Περιγραφή (αποτέλεσμα) Εάν ο παραπάνω αριθμός είναι μικρότερος ή ίσος του 100, ο τύπος εμφανίζει το αποτέλεσμα "Εντός προϋπολογισμού". Σε διαφορετική περίπτωση, η συνάρτηση εμφανίζει το αποτέλεσμα "Εκτός προϋπολογισμού" (Εντός προϋπολογισμού) =IF(A2=100;SUM(B5:B15);"") Εάν ο αριθμός είναι μεγαλύτερος του 100, υπολογίζεται η περιοχή B5:B15. Σε διαφορετική περίπτωση, αποδίδεται (""), κενό κείμενο ()

3 Παράδειγμα 2 1 A Πραγματικά έξοδα B Προβλεπόμενα έξοδα Τύπος =IF(A2>B2;"Εκτός προϋπολογισμού";"ok") =IF(A3>B3;"Εκτός προϋπολογισμού";"ok") Περιγραφή (αποτέλεσμα) Ελέγχει εάν η πρώτη γραμμή υπερβαίνει τον προϋπολογισμό (Εκτός προϋπολογισμού) Ελέγχει εάν η δεύτερη γραμμή υπερβαίνει τον προϋπολογισμό (OK)

4 Συνάρτηση MAX Αποδίδει τη μέγιστη τιμή ενός συνόλου τιμών. Σύνταξη MAX(number1;number2;...) Number1, number2,... είναι 1 έως 255 αριθμοί, από τους οποίους θέλετε τη μέγιστη τιμή. Συνάρτηση MIN Αποδίδει τη ελάχιστη τιμή ενός συνόλου τιμών. Σύνταξη ΜΙΝ(number1;number2;...) Number1, number2,... είναι 1 έως 255 αριθμοί, από τους οποίους θέλετε την ελάχιστη τιμή.

5 Συνάρτηση COUNT Η συνάρτηση COUNT καταμετρά τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς, καθώς επίσης αριθμούς στη λίστα ορισμάτων. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNT για να βρείτε τον αριθμό των καταχωρήσεων σε ένα αριθμητικό πεδίο μιας περιοχής ή ενός πίνακα αριθμών. Σύνταξη COUNT(value1, [value2],...) Η σύνταξη της συνάρτησης COUNT περιλαμβάνει τα παρακάτω ορίσματα: value1 Είναι υποχρεωτικό. Το πρώτο στοιχείο, αναφορά κελιού ή περιοχή όπου θέλετε να καταμετρήσετε αριθμούς. value2,... Προαιρετικό. Μέχρι 255 πρόσθετα στοιχεία, αναφορές κελιού ή περιοχές όπου θέλετε να καταμετρήσετε αριθμούς. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Τα ορίσματα μπορούν να περιέχουν ή να αναφέρονται σε πολλούς τύπους δεδομένων αλλά υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί. Παρατηρήσεις Καταμετρούνται τα ορίσματα που είναι αριθμοί, ημερομηνίες ή παραστάσεις κειμένου αριθμών (για παράδειγμα, ένας αριθμός μέσα σε εισαγωγικά, όπως το "1"). Οι λογικές τιμές και οι παραστάσεις αριθμών με κείμενο που πληκτρολογείτε άμεσα σε μια λίστα ορισμάτων καταμετρούνται. Τα ορίσματα που είναι τιμές σφάλματος ή κείμενο που δεν μπορεί να μετατραπεί σε αριθμούς δεν καταμετρούνται. Εάν ένα όρισμα είναι πίνακας ή αναφορά, υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί σε αυτόν τον πίνακα ή την αναφορά. Τα κενά κελιά, οι λογικές τιμές, το κείμενο ή οι τιμές σφάλματος που περιέχονται στον πίνακα ή την αναφορά δεν καταμετρούνται. Εάν θέλετε να απαριθμήσετε λογικές τιμές, κείμενο ή τιμές σφαλμάτων χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTA. Εάν θέλετε να καταμετρήσετε μόνο αριθμούς που ικανοποιούν ορισμένα κριτήρια, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTIF ή τη συνάρτηση COUNTIFS. Παράδειγμα A B C Πωλήσεις 12/8/ ,24 TRUE #DIV/0! Τύπος Περιγραφή Αποτέλεσμα =COUNT(A2:A8) =COUNT(A5:A8) Καταμετρά τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς στα κελιά A2 έως A8 Καταμετρά τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς στα κελιά A5 έως A8 3 2

6 Συνάρτηση COUNTIF Η συνάρτηση COUNTIF καταμετρά τους αριθμούς των κελιών σε μια περιοχή που ικανοποιεί ένα κριτήριο που καθορίζετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταμετρήσετε όλα τα κελιά που ξεκινούν με ένα συγκεκριμένο γράμμα ή μπορείτε να καταμετρήσετε όλα τα κελιά που περιέχουν έναν αριθμό που είναι μεγαλύτερος ή μικρότερος από τον αριθμό που καθαρίζετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας που περιέχει μια λίστα εργασιών στη στήλη A και το όνομα του ατόμου αντιστοιχίζεται με κάθε εργασία στη στήλη B. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTIF για να καταμετρήσετε πόσες φορές το όνομα ενός ατόμου θα εμφανίζεται στη στήλη B και, με αυτόν τον τρόπο, να καθορίσετε πόσες εργασίες έχουν αντιστοιχιστεί στο συγκεκριμένο άτομο. Σύνταξη COUNTIF(range, criteria) Η σύνταξη της συνάρτησης COUNTIF περιλαμβάνει τα παρακάτω ορίσματα: range Είναι υποχρεωτικό. Πρόκειται για ένα ή περισσότερα κελιά που πρέπει να υπολογιστούν, συμπεριλαμβανομένων ονομάτων, πινάκων ή αναφορών που περιέχουν αριθμούς. Οι τιμές που είναι κενές ή κείμενο παραβλέπονται. criteria Είναι υποχρεωτικό. Πρόκειται για έναν αριθμό, έκφραση, αναφορά κελιού ή συμβολοσειρά κειμένου που καθορίζει ποια κελιά θα καταμετρηθούν. Για παράδειγμα, το όρισμα "criteria" μπορεί να εκφραστεί ως 32, ">32", "μήλα" ή "32". ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ Τα κριτήρια δεν κάνουν διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Για παράδειγμα, η συμβολοσειρά "μήλα" και η συμβολοσειρά "ΜΗΛΑ" θα βρει τα ίδια κελιά. Παράδειγμα 1: Συνηθισμένοι τύποι COUNTIF A B C μήλα 32 πορτοκάλια 54 ροδάκινα 75 μήλα 86 Τύπος Περιγραφή Αποτέλεσμα =COUNTIF(A2:A5;"μήλα") =COUNTIF(A2:A5,A4) =COUNTIF(A2:A5,A3)+COUNTIF(A2:A5,A2) Αριθμός των κελιών με μήλα στα κελιά A2 έως A5. Αριθμός των κελιών με ροδάκινα στα κελιά A2 έως A5. Αριθμός των κελιών με πορτοκάλια και μήλα στα κελιά A2 έως A

7 =COUNTIF(B2:B5;">55") =COUNTIF(B2:B5,"<>"&B4) =COUNTIF(B2:B5,">=32")- COUNTIF(B2:B5,">85") Αριθμός κελιών με τιμή μεγαλύτερη από 55 στα κελιά B2 έως B5. Αριθμός κελιών με τιμή που δεν είναι ίση με 75 στα κελιά B2 έως B5. Αριθμός κελιών με τιμή μεγαλύτερη από ή ίση με 32 και μικρότερη από 85 στα κελιά B2 έως B

8 Συνάρτηση COUNTIFS Εφαρμόζει κριτήρια σε κελιά σε πολλές περιοχές και μετρά πόσες φορές ικανοποιούνται όλα τα κριτήρια. Σύνταξη COUNTIFS(περιοχή_κριτηρίων1; κριτήρια1; [περιοχή_κριτηρίων2; κριτήρια2]; ) Η σύνταξη της συνάρτησης COUNTIFS περιλαμβάνει τα παρακάτω ορίσματα: περιοχή_κριτηρίων1 Υποχρεωτικό. Η πρώτη περιοχή στην οποία υπολογίζονται τα συσχετιζόμενα κριτήρια. κριτήρια1 Υποχρεωτικό. Τα κριτήρια με τη μορφή αριθμού, παράστασης, αναφοράς κελιού ή κειμένου που ορίζουν τα κελιά που θα καταμετρηθούν. Για παράδειγμα τα κριτήρια μπορούν να εκφραστούν ως 32, ">32", B4, "μήλα" ή "32". περιοχή_κριτηρίων2; κριτήρια2;... Προαιρετικό. Πρόσθετες περιοχές και τα συσχετισμένα τους κριτήρια. Επιτρέπονται μέχρι 127 ζεύγη περιοχής/κριτηρίων. Σημαντικό Κάθε πρόσθετη περιοχή πρέπει να έχει τον ίδιο αριθμό γραμμών και στηλών με το όρισμα περιοχή_κριτηρίων1. Οι περιοχές δεν είναι απαραίτητο να βρίσκονται η μια δίπλα στην άλλη. Παρατηρήσεις Τα κριτήρια κάθε περιοχής εφαρμόζονται σε ένα κελί κάθε φορά. Εάν όλα τα πρώτα κελιά ικανοποιούν τα κριτήρια που σχετίζονται με αυτά, η μέτρηση αυξάνεται κατά 1. Εάν όλα τα δεύτερα κελιά ικανοποιούν τα κριτήρια που σχετίζονται με αυτά, η μέτρηση αυξάνεται πάλι κατά 1 και ούτω καθεξής μέχρι να υπολογιστούν όλα τα κελιά. Εάν το όρισμα κριτήρια είναι αναφορά σε κενό κελί, η συνάρτηση COUNTIFS θεωρεί το κενό κελί ως μηδενική τιμή.

9 Συνάρτηση SUMIF Χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση SUMIF για να αθροίσετε τις τιμές σε μια περιοχή οι οποίες πληρούν τα κριτήρια που καθορίζετε. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι σε μια στήλη η οποία περιέχει αριθμούς, θέλετε να αθροίσετε μόνο τις τιμές που είναι μεγαλύτερες από 5. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο: =SUMIF(B2:B25;">5") Σε αυτό το παράδειγμα, τα κριτήρια εφαρμόζονται στις τιμές που αθροίζονται. Εάν θέλετε, μπορείτε να εφαρμόσετε τα κριτήρια σε μία περιοχή και να αθροίσετε τις αντίστοιχες τιμές σε μια διαφορετική περιοχή. Για παράδειγμα, ο τύπος =SUMIF(B2:B5; "Κώστας"; C2:C5) αθροίζει μόνο τις τιμές στην περιοχή C2:C5, όπου τα αντίστοιχα κελιά στην περιοχή B2:B5 ισούνται με "Κώστας". Σημείωση Για να αθροίσετε κελιά με βάση πολλά κριτήρια, ανατρέξτε στο θέμα Συνάρτηση SUMIFS. Σύνταξη SUMIF(περιοχή; κριτήρια; [περιοχή_αθροίσματος]) Η σύνταξη της συνάρτησης SUMIF περιλαμβάνει τα παρακάτω ορίσματα: περιοχή Υποχρεωτικό. Η περιοχή των κελιών, τα οποία θέλετε να υπολογίσετε με βάση τα κριτήρια. Τα κελιά κάθε περιοχής πρέπει να είναι είτε αριθμοί είτε ονόματα, πίνακες ή αναφορές που περιέχουν αριθμούς. Οι τιμές που είναι κενές ή κείμενο παραβλέπονται. κριτήρια Υποχρεωτικό. Τα κριτήρια με μορφή αριθμού, παράστασης, παραπομπής κελιού, κειμένου ή συνάρτησης, τα οποία καθορίζουν τα κελιά που θα προστεθούν. Για παράδειγμα, τα κριτήρια μπορούν να εκφραστούν ως 32, ">32", B5, "32", "μήλα" ή TODAY(). Σημαντικό Οποιαδήποτε κριτήρια κειμένου ή οποιαδήποτε κριτήρια που περιλαμβάνουν λογικά ή μαθηματικά σύμβολα πρέπει να περικλείονται σε διπλά εισαγωγικά ("). Εάν τα κριτήρια είναι αριθμητικά, δεν απαιτούνται διπλά εισαγωγικά. περιοχή_αθροίσματος Προαιρετικό. Τα πραγματικά κελιά που θα προστεθούν, εάν θέλετε να προσθέσετε κελιά εκτός αυτών που καθορίσατε στο όρισμα περιοχή. Εάν το όρισμα περιοχή_αθροίσματος παραλειφθεί, το Excel προσθέτει τα κελιά τα οποία καθορίζονται στο όρισμα περιοχή (τα ίδια κελιά στα οποία εφαρμόζονται τα κριτήρια).

10 Συνάρτηση SUMIFS Η συνάρτηση SUMIFS, μία από τις μαθηματικές και τριγωνομετρικές συναρτήσεις, αθροίζει όλα τα ορίσματα που ικανοποιούν πολλά κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIFS για να αθροίσετε τον αριθμό των μεταπωλητών στη χώρα των οποίων (1) η κατοικία έχει τον ίδιο ταχυδρομικό κώδικα και (2) τα κέρδη υπερβαίνουν μια συγκεκριμένη τιμή σε ευρώ. Σύνταξη: SUMIFS(περιοχή_αθροίσματος; περιοχή_κριτηρίων1; κριτήριο1; [περιοχή_κριτηρίων2; κριτήριο2];...) =SUMIFS(A2:A9;B2:B9;"=A*";C2:C9;"Θωμάς") =SUMIFS(A2:A9;B2:B9;"<>Μπανάνες";C2:C9;"Θωμάς") Όνομα ορίσματος Περιγραφή Περιοχή_αθροίσματος (απαιτείται) Η περιοχή των κελιών που θα αθροιστούν. Η περιοχή που ελέγχεται με χρήση του ορίσματος Κριτήρια1. Περιοχή_κριτηρίων1 (απαιτείται) Κριτήριο1 (απαιτείται) Περιοχή_κριτηρίων2; κριτήριο2, (προαιρετικό) Τα ορίσματα Περιοχή_κριτηρίων1 και Κριτήριο1 συνιστούν ένα ζεύγος αναζήτησης με βάση το οποίο γίνεται αναζήτηση μιας περιοχής για συγκεκριμένα κριτήρια. Όταν βρεθούν τα στοιχεία της περιοχής, αθροίζονται οι αντίστοιχες τιμές στο όρισμα Περιοχή_αθροίσματος. Το κριτήριο που ορίζει ποια κελιά του ορίσματος Περιοχή_κριτηρίων1 θα αθροιστούν. Για παράδειγμα τα κριτήρια μπορούν να εκφραστούν ως 32, ">32", B4, "μήλα" ή "32". Πρόσθετες περιοχές και τα συσχετισμένα τους κριτήρια.μπορείτε να εισαγάγετε έως και 127 ζεύγη περιοχής/κριτηρίου.

11 Συνάρτηση VLOOKUP Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLOOKUP, μία από τις συναρτήσεις αναζήτησης και αναφοράς, όταν θέλετε να βρείτε στοιχεία σε έναν πίνακα ή σε μια περιοχή ανά γραμμή. Για παράδειγμα, αναζητήστε το επώνυμο μιας υπαλλήλου σύμφωνα με τον αριθμό υπαλλήλου ή βρείτε τον αριθμό του τηλεφώνου της αναζητώντας το επώνυμό της (ακριβώς όπως και σε έναν τηλεφωνικό κατάλογο). Το μυστικό της συνάρτησης VLOOKUP είναι να οργανώσετε τα δεδομένα σας με τέτοιο τρόπο ώστε η τιμή αναζήτησης (το επώνυμο της υπαλλήλου) να βρίσκεται στην αριστερή πλευρά της τιμής επιστροφής που θέλετε να βρείτε (αριθμός τηλεφώνου της υπαλλήλου). Σύνταξη VLOOKUP(τιμή_αναζήτησης; πίνακας; αριθμός_δείκτη_στήλης; [περιοχή_αναζήτησης]) Για παράδειγμα: =VLOOKUP(105;A2:C7;2;TRUE) =VLOOKUP("Γεωργαντοπούλου";B2:E7;2;FALSE) Όνομα ορίσματος τιμή_αναζήτησης (απαιτείται) Περιγραφή Η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε. Η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε πρέπει να βρίσκεται στην πρώτη στήλη της περιοχής των κελιών που καθορίζετε στο όρισμα πίνακας. Για παράδειγμα, εάν το όρισμα πίνακας εκτείνεται στα κελιά B2:D7, η τιμή_αναζήτησης πρέπει να βρίσκεται στη στήλη B. Ανατρέξτε στο παρακάτω γραφικό. Το όρισμα τιμή_αναζήτησης μπορεί να είναι μια τιμή ή μια αναφορά σε ένα κελί. Η περιοχή των κελιών στην οποία η συνάρτηση VLOOKUP θα αναζητήσει το όρισμα τιμή_αναζήτησης και την τιμή επιστροφής. Πίνακας (απαιτείται) Η πρώτη στήλη στην περιοχή κελιών πρέπει να περιέχει το όρισμα τιμή_αναζήτησης (για παράδειγμα, το "Επώνυμο" στην παρακάτω εικόνα.) Η περιοχή των κελιών πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την τιμή επιστροφής (για παράδειγμα, το "Όνομα" στο παρακάτω γραφικό) που θέλετε να βρείτε. αριθμός_δείκτη_στήλης (απαιτείται) Μάθετε πώς μπορείτε να επιλέξετε περιοχές σε ένα φύλλο εργασίας. Ο αριθμός στήλης (ξεκινώντας με το 1 για την πιο αριστερή στήλη του ορίσματος πίνακα) που περιέχει την τιμή επιστροφής.

12 Όνομα ορίσματος Περιγραφή Μια λογική τιμή που καθορίζει εάν η συνάρτηση VLOOKUP θα αναζητήσει ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοιχία: περιοχή_αναζήτησης (προαιρετικά) Η τιμή TRUE προϋποθέτει ότι η πρώτη στήλη στον πίνακα έχει ταξινομηθεί με αριθμητική ή αλφαβητική σειρά και, στη συνέχεια, πραγματοποιεί αναζήτηση για την πλησιέστερη τιμή. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος εάν δεν καθορίσετε κάποια άλλη. Η τιμή FALSE αναζητά την ακριβή τιμή στην πρώτη στήλη. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει τον τρόπο ρύθμισης του φύλλου εργασίας με τις τιμές =VLOOKUP("Akers",B2:D5,2,FALSE) ώστε να επιστρέφει την τιμή Στέλλα. Συνηθισμένα προβλήματα Πρόβλημα Τι δεν πήγε καλά Επιστρέφεται εσφαλμένη τιμή Σφάλμα #Δ/Υ σε κελί Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE ή παραλείπεται, η πρώτη στήλη πρέπει να ταξινομηθεί με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά. Εάν η πρώτη στήλη δεν είναι ταξινομημένη, η τιμή επιστροφής ενδέχεται να μην είναι η αναμενόμενη. Ταξινομήστε την πρώτη στήλη ή χρησιμοποιήστε την επιλογή FALSE για ακριβή αντιστοίχιση. Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE, τότε εάν η τιμή στο όρισμα τιμή_αναζήτησης είναι μικρότερη από τη μικρότερη τιμή στην πρώτη στήλη του πίνακα, εμφανίζεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ.

13 Πρόβλημα Τι δεν πήγε καλά Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι FALSE, η τιμή σφάλματος #Δ/Υ υποδεικνύει ότι δεν βρέθηκε ο ακριβής αριθμός. Σφάλμα #ΑΝΑΦ! σε κελί Σφάλμα #ΟΝΟΜΑ? σε κελί Εάν το όρισμα αριθμός_δείκτη_στήλης είναι μεγαλύτερο από τον αριθμό των στηλών στον πίνακα, εμφανίζεται η τιμή σφάλματος #ΑΝΑΦ!. Η τιμή σφάλματος #ΟΝΟΜΑ? συνήθως σημαίνει ότι από τον τύπο λείπουν τα εισαγωγικά. Για να αναζητήσετε το όνομα ενός ατόμου, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε εισαγωγικά γύρω από το όνομα στον τύπο. Για παράδειγμα, εισαγάγετε το όνομα ως "Γεωργαντοπούλου" στη σύνταξη =VLOOKUP("Γεωργαντοπούλου";B2:E7;2;FALSE). Βέλτιστες πρακτικές Κάντε το εξής Χρήση απόλυτων αναφορών για την περιοχή_αναζήτησης Μην αποθηκεύετε αριθμούς ή τιμές ημερομηνίας ως κείμενο. Ταξινόμηση της πρώτης στήλης Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας δεν περιέχουν εσφαλμένους χαρακτήρες. Γιατί Η χρήση απόλυτων αναφορών σάς επιτρέπει να συμπληρώσετε προς τα κάτω έναν τύπο, ώστε το κείμενο να εμφανίζεται πάντα ακριβώς στην ίδια περιοχή αναζήτησης Όταν πραγματοποιείτε αναζήτηση για αριθμούς ή τιμές ημερομηνίας, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα στην πρώτη στήλη του ορίσματος πίνακας δεν έχουν αποθηκευτεί ως τιμές κειμένου. Σε αυτή την περίπτωση, η συνάρτηση VLOOKUP μπορεί να επιστρέψει λανθασμένη ή μη αναμενόμενη τιμή. Ταξινομήστε την πρώτη στήλη του πίνακα πριν χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP όταν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE. Όταν πραγματοποιείτε αναζήτηση τιμών κειμένου στην πρώτη στήλη, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα στην πρώτη στήλη δεν περιέχουν αρχικά κενά διαστήματα, τελικά κενά διαστήματα, ανομοιόμορφη χρήση των απλών (' ή ") και καλλιγραφικών ( ή ) εισαγωγικών ή μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η συνάρτηση VLOOKUP μπορεί να επιστρέψει μη αναμενόμενη τιμή.

14 Εναλλαγή μεταξύ σχετικών, απόλυτων και μεικτών αναφορών Από προεπιλογή, μια αναφορά κελιού είναι σχετική αναφορά. Για παράδειγμα, όταν αναφέρεστε στο κελί A2 από το κελί C2, στην πραγματικότητα αναφέρεστε σε ένα κελί που είναι δύο στήλες στα αριστερά (C μείον Α), και στην ίδια γραμμή (2). Ένας τύπος που περιέχει μια σχετική αναφορά κελιού αλλάζει καθώς τον αντιγράφετε από το ένα κελί στο άλλο. Για παράδειγμα, εάν αντιγράψετε τον τύπο =A2+B2 από το κελί C2 στο κελί C3, o τύπος του C3 προσαρμόζεται προς τα κάτω κατά μία γραμμή και γίνεται =A3+B3. Εάν θέλετε να διατηρήσετε την αρχική αναφορά κελιού σε αυτό το παράδειγμα κατά την αντιγραφή του, κάντε την αναφορά κελιού απόλυτη αναφορά κελιού τοποθετώντας πριν από τις στήλες (Α και Β) και τη γραμμή (2) το σύμβολο δολαρίου ($). Στη συνέχεια, όταν αντιγράφετε τον τύπο (=$A$2+$B$2) από το κελί C2 στο C3, ο τύπος παραμένει ακριβώς ίδιος. Σε λιγότερο συχνές περιπτώσεις, ίσως θέλετε να κάνετε μια αναφορά κελιού "μεικτή" τοποθετώντας πριν από τη στήλη ή τη γραμμή το σύμβολο δολαρίου για να "κλειδώσετε" είτε τη στήλη είτε τη γραμμή (για παράδειγμα, $A2 ή B$3). Για να αλλάξετε τον τύπο της αναφοράς κελιού: 1. Επιλέξτε το κελί που περιέχει τον τύπο. 2. Στη γραμμή τύπων, επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να αλλάξετε. 3. Πατήστε το πλήκτρο F4 για να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των τύπων αναφορών. Ο ακόλουθος πίνακας συνοψίζει τον τρόπο ενημέρωσης ενός τύπου αναφοράς, εάν ένας τύπος που περιέχει την αναφορά αντιγραφεί δύο κελιά πιο κάτω και δύο κελιά προς τα δεξιά. Για έναν τύπο που αντιγράφεται: Εάν η αναφορά είναι: $A$1 (απόλυτη στήλη και απόλυτη γραμμή) A$1 (σχετική στήλη και απόλυτη γραμμή) $A1 (απόλυτη στήλη και σχετική γραμμή) A1 (σχετική στήλη και σχετική γραμμή) Αλλάζει σε: $A$1 (η αναφορά είναι απόλυτη) C$1 (η αναφορά είναι μεικτή) $A3 (η αναφορά είναι μεικτή) C3 (η αναφορά είναι σχετική)

15 Δημιουργία πινάκων Υπάρχουν δύο τρόποι για τη δημιουργία ενός πίνακα. Μπορείτε να εισαγάγετε έναν πίνακα στο προεπιλεγμένο στυλ πίνακα ή να μορφοποιήσετε τα δεδομένα σας ως πίνακα με το στυλ της επιλογής σας. Μορφοποίηση δεδομένων ως πίνακα 1. Στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε την περιοχή κενών κελιών ή κελιών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να μορφοποιήσετε γρήγορα ως πίνακα. 2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Στυλ, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση ως πίνακα. Σημείωση Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Μορφοποίηση ως πίνακα, το Office Excel εισάγει αυτόματα έναν πίνακα. 3. Στην ενότητα Ανοιχτό, Μεσαίο ή Σκούρο, κάντε κλικ στο στυλ πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Σημείωση Τα προσαρμοσμένα στυλ πίνακα είναι διαθέσιμα στην ενότητα Προσαρμοσμένο, αφού δημιουργήσετε ένα ή περισσότερα από αυτά τα στυλ. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός προσαρμοσμένου στυλ πίνακα, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση πίνακα του Excel. Εισαγωγή πίνακα 1. Σε ένα φύλλο εργασίας, επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε να συμπεριλάβετε στον πίνακα. Τα κελιά μπορεί να είναι κενά ή να περιέχουν δεδομένα. 2. Στην καρτέλα Εισαγωγή κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας στην ομάδα Πίνακες. Συντόμευση πληκτρολογίου Μπορείτε επίσης να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+L ή CTRL+T. 3. Εάν η επιλεγμένη περιοχή περιέχει δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται ως κεφαλίδες του πίνακα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ο πίνακάς μου περιέχει κεφαλίδες.

16 Οι κεφαλίδες πίνακα εμφανίζουν προεπιλεγμένα ονόματα αν δεν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ο πίνακας μου περιέχει κεφαλίδες. Μπορείτε να αλλάξετε τα προεπιλεγμένα ονόματα πληκτρολογώντας το κείμενο που θέλετε. Σημείωση Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται κεφαλίδες πίνακα, μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε αργότερα.για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο απενεργοποίησης των κεφαλίδων πίνακα, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση κεφαλίδων πίνακα του Excel. Συμβουλές Αφού δημιουργήσετε έναν πίνακα, τα Εργαλεία πίνακα γίνονται διαθέσιμα και εμφανίζεται η καρτέλα Σχεδίαση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία της καρτέλας Σχεδίαση για να προσαρμόσετε ή να επεξεργαστείτε τον πίνακα. Σε αντίθεση με τις λίστες στο Office Excel 2003, ένας πίνακας δεν έχει μια ειδική γραμμή (σημειωμένη με *) για γρήγορη προσθήκη νέων γραμμών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης ή εισαγωγής γραμμών σε έναν πίνακα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ή κατάργηση γραμμών και στηλών σε πίνακα του Excel. Μετατροπή πίνακα σε περιοχή δεδομένων ή Κατάργηση ενός πίνακα 1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα (έτσι εμφανίζονται τα Εργαλεία πίνακα και προστίθεται η καρτέλα Σχεδίαση.) 2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Mετατροπή σε περιοχή. Συμβουλές Σημείωση Οι δυνατότητες του πίνακα δεν είναι πλέον διαθέσιμες μετά τη μετατροπή του πίνακα ξανά σε περιοχή. Για παράδειγμα, οι κεφαλίδες γραμμής δεν περιλαμβάνουν πλέον τα βέλη ταξινόμησης και φίλτρου και οι δομημένες αναφορές (αναφορές που χρησιμοποιούν ονόματα πινάκων) οι οποίες χρησιμοποιούνταν σε τύπους μετατρέπονται σε κανονικές αναφορές κελιού. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στον πίνακα, να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Πίνακας και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στην εντολή Μετατροπή σε περιοχή. Αμέσως μετά τη δημιουργία ενός πίνακα, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, για να μετατρέψετε αυτόν τον πίνακα ξανά σε περιοχή.

17 Διαγραφή πίνακα 1. Επιλέξτε έναν πίνακα σε ένα φύλλο εργασίας. 2. Πατήστε το πλήκτρο DELETE. Συμβουλή Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να διαγράψετε έναν πίνακα που μόλις δημιουργήσατε. Προσθήκη ή κατάργηση γραμμών και στηλών σε έναν πίνακα του Excel Εφόσον δημιουργήσετε έναν πίνακα του Microsoft Office Excel στο φύλλο εργασίας σας, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε γραμμές και στήλες πίνακα. Μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα μια κενή γραμμή στο τέλος του πίνακα, να συμπεριλάβετε γραμμές ή στήλες από διπλανό φύλλο εργασίας στον πίνακα ή να εισαγάγετε γραμμές και στήλες πίνακα οπουδήποτε θέλετε. Μπορείτε να διαγράψετε γραμμές και στήλες όπως είναι απαραίτητο. Επίσης, μπορείτε να καταργήσετε γρήγορα γραμμές που περιέχουν επαναλαμβανόμενα δεδομένα από έναν πίνακα. Σημείωση Η προσθήκη και κατάργηση γραμμών και στηλών πίνακα είναι διαφορετική από την προσθήκη και κατάργηση γραμμών και στηλών φύλλου εργασίας. Προσθήκη μιας κενής γραμμής στο τέλος του πίνακα Πιέστε το πλήκτρο TAB στο τελευταίο κελί της τελευταίας γραμμής για να προσθέσετε μια κενή γραμμή στο τέλος του πίνακα. Σημείωση Αν στον πίνακα εμφανίζεται μια γραμμή συνόλων, δεν προστίθεται νέα γραμμή όταν πιέσετε το πλήκτρο TAB στο τελευταίο κελί της γραμμής συνόλων. Συμπερίληψη μιας γραμμής ή στήλης ενός φύλλου εργασίας σε έναν πίνακα Κάντε ένα από τα παρακάτω: 1. Για να συμπεριληφθεί μια γραμμή φύλλου εργασίας στον πίνακα, πληκτρολογήστε μια τιμή ή ένα κείμενο στο κελί που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τον πίνακα. 2. Για να συμπεριληφθεί μια στήλη φύλλου εργασίας στον πίνακα, πληκτρολογήστε μια τιμή ή ένα κείμενο σε ένα κελί που βρίσκεται ακριβώς δίπλα, στα δεξιά του πίνακα. 3. Για να συμπεριλάβετε γραμμές ή στήλες φύλλου εργασίας με χρήση του ποντικιού, σύρετε τη λαβή αλλαγής μεγέθους, που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα προς τα κάτω, για να επιλέξετε γραμμές και προς τα δεξιά για να επιλέξετε στήλες.

18 Αλλαγή μεγέθους πίνακα 1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του πίνακα. 2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Ιδιότητες, κάντε κλικ στο στοιχείο Αλλαγή μεγέθους πίνακα. 3. Στο πλαίσιο Επιλογή της νέας περιοχής δεδομένων για τον πίνακα, πληκτρολογήστε την περιοχή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον πίνακα. Συμβουλή Επίσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Σύμπτυξη παραθύρου διαλόγου, στη δεξιά άκρη του πλαισίου Επιλογή νέας περιοχής δεδομένων για τον πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον πίνακα στο φύλλο εργασίας. Εφόσον έχετε ολοκληρώσει την εργασία, κάντε πάλι κλικ στο κουμπί Σύμπτυξη παραθύρου διαλόγου για να εμφανιστεί το πλήρες παράθυρο διαλόγου. Συμβουλή Για την αλλαγή μεγέθους ενός πίνακα με χρήση του ποντικιού, σύρετε την τρίγωνη λαβή αλλαγής μεγέθους στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα προς τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά για να επιλέξετε την περιοχή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον πίνακα. Εισαγωγή μιας γραμμής ή στήλης πίνακα 1. Κάντε ένα από τα παρακάτω: o o Για την εισαγωγή μίας ή περισσότερων γραμμών πίνακα, επιλέξτε μία ή περισσότερες γραμμές του πίνακα επάνω από τις οποίες θέλετε να εισαγάγετε μία ή περισσότερες κενές γραμμές. Συμβουλή Εάν επιλέξετε ένα κελί ή περιοχή στην τελευταία γραμμή, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια γραμμή επάνω ή κάτω από την συγκεκριμένη γραμμή. Για την εισαγωγή μίας ή περισσότερων στηλών πίνακα, επιλέξτε μία ή περισσότερες στήλες του πίνακα που στα αριστερά τους θέλετε να προσθέσετε μία ή περισσότερες στήλες πίνακα. Συμβουλή Εάν επιλέξετε ένα κελί ή περιοχή στην τελευταία στήλη, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια στήλη στα αριστερά ή τα δεξιά της συγκεκριμένης στήλης.

19 2. Στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Κελιά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην εντολή Εισαγωγή. 3. Κάντε ένα από τα εξής: o Για την εισαγωγή γραμμών πίνακα, κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή γραμμών πίνακα από επάνω. o Για την εισαγωγή μιας γραμμής πίνακα κάτω από την τελευταία, κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή γραμμής πίνακα από κάτω. o Για την εισαγωγή στηλών πίνακα, κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή στηλών πίνακα στα αριστερά. o Για την εισαγωγή μιας στήλης πίνακα στα δεξιά της τελευταίας στήλης, κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή στήλης πίνακα στα δεξιά. Συμβουλή Μπορείτε επίσης, να κάνετε δεξιό κλικ σε μία ή περισσότερες γραμμές ή στήλες πίνακα, να τοποθετήσετε το δείκτη στο μενού συντόμευσης Εισαγωγή και, στη συνέχεια, να επιλέξετε ό,τι θέλετε να κάνετε από τη λίστα επιλογών. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξιό κλικ σε ένα ή περισσότερα κελιά σε έναν πίνακα, σε μια γραμμή ή στήλη ενός πίνακα, να τοποθετήσετε το δείκτη στην εντολή Εισαγωγή και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Γραμμές πίνακα επάνω ή Στήλες πίνακα προς τα αριστερά. Διαγραφή γραμμών ή στηλών σε έναν πίνακα 1. Επιλέξτε μία ή περισσότερες γραμμές ή στήλες πίνακα που θέλετε να διαγράψετε. Συμβουλή Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα ή περισσότερα κελιά στις γραμμές ή στήλες πίνακα τις οποίες θέλετε να διαγράψετε. 2. Στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Κελιά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην εντολή Διαγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή γραμμών πίνακα ή Διαγραφή στηλών πίνακα. Συμβουλή Μπορείτε επίσης, να κάνετε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού σε μία ή περισσότερες γραμμές ή στήλες, να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Διαγραφή του μενού συντόμευσης και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην εντολή Στήλες πίνακα ή Γραμμές πίνακα. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού σε ένα ή περισσότερα κελιά σε μια γραμμή ή στήλη του πίνακα, να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Διαγραφή και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην εντολή Γραμμές πίνακα ή Στήλες πίνακα.

20 Κατάργηση επαναλαμβανόμενων γραμμών (διπλότυπων) από έναν πίνακα 1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του πίνακα. 2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στο στοιχείο Κατάργηση διπλότυπων. 3. Στο παράθυρο διαλόγου Κατάργηση επαναλήψεων, κάτω από τη λίστα Στήλες, κάντε κλικ στις στήλες που περιέχουν τα επαναλαμβανόμενα στοιχεία που θέλετε να καταργήσετε. Συμβουλή Μπορείτε επίσης, να κάνετε κλικ στην εντολή Κατάργηση επιλογή όλων και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε ή να κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογή όλων για να επιλέξετε όλες τις στήλες. Σημείωση Οι επαναλήψεις που καταργούνται διαγράφονται από το φύλλο εργασίας. Εάν, κατά λάθος, διαγράψετε δεδομένα που θέλατε να διατηρήσετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, για να επαναφέρετε τα διαγραμμένα δεδομένα. Επίσης, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τροποποίηση υπό όρους για να επισημάνετε επαναλαμβανόμενες τιμές, πριν από την κατάργησή τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη, αλλαγή ή απαλοιφή τροποποιήσεων υπό όρους. Κατάργηση κενών γραμμών από ένα πίνακα 1. Βεβαιωθείτε ότι το ενεργό κελί βρίσκεται μέσα σε μια στήλη πίνακα. 2. Κάντε κλικ στο βέλος της κεφαλίδας στήλης. 3. Για να εφαρμόσετε φίλτρο σε κενά κελιά, στο μενού "Αυτόματο φίλτρο" που βρίσκεται στο επάνω μέρος της λίστας τιμών, επιλέξτε την εντολή (Επιλογή όλων) και, στη συνέχεια, στο κάτω μέρος της λίστας τιμών, καταργήστε την επιλογή (Κενά). Σημείωση Το πλαίσιο ελέγχου (Κενά) είναι διαθέσιμο μόνο όταν η περιοχή κελιών ή η στήλη του πίνακα περιέχει τουλάχιστον ένα κενό κελί. 4. Επιλέξτε τις κενές γραμμές στον πίνακα και, στη συνέχεια, πιέστε τα πλήκτρα CTRL+- (παύλα). Συμβουλή Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παρόμοια διαδικασία για εφαρμογή φίλτρου και κατάργηση των κενών γραμμών του φύλλου εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής φίλτρου για κενές γραμμές σε ένα φύλλο εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Φιλτράρισμα δεδομένων σε περιοχή ή πίνακα.

21 Δημιουργία μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα Χρησιμοποιώντας μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να συνοψίσετε, να αναλύσετε, να εξερευνήσετε και να παρουσιάσετε μια σύνοψη των δεδομένων του φύλλου εργασίας ή μια προέλευση με εξωτερικά δεδομένα. Μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν έχετε μια μεγάλη λίστα από ποσά για να αθροίσετε και τα συγκεντρωτικά δεδομένα ή τα υποσύνολα θα σας βοηθούσαν να εξετάσετε τα δεδομένα από διαφορετικές πλευρές και να συγκρίνετε μεγέθη παρόμοιων δεδομένων. Για παράδειγμα, η ακόλουθη αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα εμφανίζει μια σύγκριση των συνολικών πωλήσεων του τμήματος Γκολφ κατά το τρίτο τρίμηνο στο κελί F3 με τις πωλήσεις για κάποιο άλλο άθλημα ή άλλου τριμήνου ή με τις συνολικές πωλήσεις όλων των τμημάτων. 1. Δεδομένα προέλευσης, σε αυτήν την περίπτωση, από ένα φύλλο εργασίας 2. Οι τιμές προέλευσης για την περίληψη "Τρίμ. 3 Γκολφ" στην αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα 3. Ολόκληρη η αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα 4. Η περίληψη των τιμών προέλευσης στα κελιά C2 και C8 από τα δεδομένα προέλευσης Σημαντικό Αν και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα για μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, αυτό το άρθρο για γρήγορο ξεκίνημα περιγράφει πώς να δημιουργήσετε μία για δεδομένα φύλλου εργασίας. Πώς γίνεται; Καθορισμός προέλευσης δεδομένων για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα Για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα φύλλου εργασίας ως προέλευση δεδομένων, κάντε κλικ σε ένα κελί της περιοχής κελιών που περιέχει τα δεδομένα. Για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα του Microsoft Excel ως προέλευση δεδομένων, κάντε κλικ σε ένα κελί μέσα στον πίνακα του Excel. Σημείωση Βεβαιωθείτε ότι η περιοχή διαθέτει επικεφαλίδες στηλών ή ότι εμφανίζονται οι κεφαλίδες του πίνακα και ότι δεν υπάρχουν κενές γραμμές στην περιοχή ή τον πίνακα. Δημιουργία της αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα 1. Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικός Πίνακας.

22 Συμβουλή Για να δημιουργήσετε ταυτόχρονα ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα που βασίζεται σε αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από την επιλογή Συγκεντρωτικός Πίνακας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικό Γράφημα. 2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το στοιχείο Επιλογή πίνακα ή περιοχής είναι επιλεγμένο και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο Πίνακας/Περιοχή, επαληθεύστε την περιοχή των κελιών. Το Excel καθορίζει αυτόματα την περιοχή για την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, αλλά μπορείτε να την αντικαταστήσετε, πληκτρολογώντας μια διαφορετική περιοχή ή ένα όνομα που ορίσατε για την περιοχή. Για δεδομένα σε άλλο φύλλο ή βιβλίο εργασίας, συμπεριλάβετε το όνομα βιβλίου και φύλλου εργασίας χρησιμοποιώντας την παρακάτω σύνταξη [όνομα_βιβλίου_εργασίας]όνομαφύλλου!περιοχή. Συμβουλή Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Σύμπτυξη παραθύρου διαλόγου για να αποκρύψετε προσωρινά το παράθυρο διαλόγου, να επιλέξετε την περιοχή του φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Ανάπτυξη παραθύρου διαλόγου. 3. Κάντε ένα από τα εξής: o Για να τοποθετήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας που θα αρχίζει από το κελί A1, επιλέξτε Νέο φύλλο εργασίας. o Για να τοποθετήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα σε μια συγκεκριμένη θέση σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας, επιλέξτε Υπάρχον φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο Θέση, καθορίστε το πρώτο κελί της περιοχής κελιών όπου θέλετε να τοποθετήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

23 Το Excel προσθέτει μια κενή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα στη θέση που καθορίζεται και εμφανίζει τη Λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε πεδία, να δημιουργήσετε μια διάταξη και να προσαρμόσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Σημείωση Εάν δημιουργήσατε ταυτόχρονα ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα ταυτόχρονα, εμφανίζεται επάνω από την αναφορά συσχετισμένου Συγκεντρωτικού Πίνακα.Κάθε Συγκεντρωτικό Γράφημα και η αντίστοιχη αναφορά συσχετισμένου Συγκεντρωτικού Πίνακα πρέπει να βρίσκονται πάντοτε στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Προσθήκη πεδίων στην αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα Στη Λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω: Για να τοποθετήσετε ένα πεδίο στην προεπιλεγμένη περιοχή της ενότητας διάταξης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα του πεδίου, στην ενότητα πεδίου. Από προεπιλογή, τα μη αριθμητικά πεδία προστίθενται στην περιοχή "Ετικέτες γραμμών", τα αριθμητικά πεδία προστίθενται στην περιοχή "Τιμές" και οι ιεραρχίες ημερομηνίας και ώρας της Ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP) προστίθενται στην περιοχή "Ετικέτες στηλών". 1. Η ενότητα πεδίου περιέχει τα ονόματα των πεδίων που μπορείτε να προσθέσετε στην ενότητα "Διάταξη" 2. Η ενότητα διάταξης περιέχει την περιοχή Φίλτρο αναφοράς, την περιοχή Ετικέτες στηλών, την περιοχή Ετικέτες γραμμών και την περιοχή Τιμές. Για να τοποθετήσετε ένα πεδίο σε μια συγκεκριμένη περιοχή της ενότητας διάταξης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πεδίου στην ενότητα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη στο φίλτρο αναφοράς, Προσθήκη στην ετικέτα στήλης, Προσθήκη στην ετικέτα γραμμής ή Προσθήκη στις τιμές. Για να σύρετε ένα πεδίο στην περιοχή που θέλετε, κάντε κλικ και κρατήστε το όνομα του πεδίου στην ενότητα πεδίου και σύρετέ το σε μια περιοχή της ενότητας διάταξης. Συμβουλή Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα για να αναδιατάξετε τα πεδία οποιαδήποτε στιγμή κάνοντας δεξί κλικ στα πεδία της ενότητας διάταξης και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την περιοχή που θέλετε ή σύροντας τα πεδία μεταξύ των περιοχών της ενότητας διάταξης.

24 Για να πάρετε μια ιδέα του τι μπορείτε να κάνετε στην αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε κλικ στις καρτέλες Επιλογές και Σχεδίαση στα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα, τα οποία γίνονται διαθέσιμα όταν κάνετε κλικ οπουδήποτε στον Συγκεντρωτικό Πίνακα και, στη συνέχεια, εξερευνήστε τις ομάδες και τις επιλογές που παρέχονται σε κάθε καρτέλα. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε επιλογές και δυνατότητες που διατίθενται για συγκεκριμένα στοιχεία του Συγκεντρωτικού Πίνακα κάνοντας δεξιό κλικ σε αυτά τα στοιχεία.

25 Προστασία φύλλου εργασίας ή στοιχείων φύλλου εργασίας Για να αποτραπεί ένας χρήστης από την κατά λάθος ή σκόπιμη αλλαγή, μετακίνηση ή διαγραφή σημαντικών δεδομένων, μπορείτε να προστατεύσετε συγκεκριμένα στοιχεία φύλλο εργασίας ή βιβλίου εργασίας, με ή χωρίς κωδικός πρόσβασης. Σημαντικό Η προστασία στοιχείων βιβλίου εργασίας και φύλλου εργασίας δεν θα πρέπει να συγχέεται με την προστασία κωδικού πρόσβασης σε επίπεδο βιβλίου εργασίας. Η προστασία στοιχείων δεν είναι δυνατό να προστατεύσει ένα βιβλίο εργασίας από χρήστες που έχουν κακόβουλη πρόθεση. Προστασία στοιχείων φύλλου εργασίας 1. Επιλέξτε το φύλλο εργασίας που επιθυμείτε να προστατεύσετε. 2. Για να ξεκλειδώσετε τυχόν κελιά ή περιοχές που θέλετε να μπορούν να αλλάξουν άλλοι χρήστες, κάντε τα εξής: a. Επιλέξτε κάθε κελί ή περιοχή που θέλετε να ξεκλειδώσετε. b. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Κελιά, κάντε κλικ στο στοιχείο Μορφοποίηση και κατόπιν στο στοιχείο Μορφοποίηση κελιών. c. Στην καρτέλα Προστασία, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Κλειδωμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. 3. Για να αποκρύψετε τυχόν τύπους που δεν θέλετε να είναι ορατοί, κάντε τα εξής: a. Στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε τα κελιά, τα οποία περιέχουν τους τύπους που θέλετε να αποκρύψετε. b. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Κελιά, κάντε κλικ στο στοιχείο Μορφοποίηση και κατόπιν στο στοιχείο Μορφοποίηση κελιών. c. Στην καρτέλα Προστασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κρυφό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. 4. Για να ξεκλειδώσετε τυχόν αντικείμενα γραφικών (όπως εικόνες, αντικείμενα clip art, σχήματα ή γραφικά Smart Art) που θέλετε να μπορούν να αλλάξουν άλλοι χρήστες, κάντε τα εξής: a. Κρατήστε πιεσμένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ σε κάθε αντικείμενο γραφικού που θέλετε να ξεκλειδώσετε. Με την ενέργεια αυτή εμφανίζονται τα στοιχεία Εργαλεία εικόνας ή Εργαλεία σχεδίασης, προσθέτοντας την καρτέλα Μορφοποίηση. Συμβουλή Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή Μετάβαση για τη γρήγορη επιλογή όλων των αντικειμένων γραφικών σε ένα φύλλο εργασίας. Στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & Επιλογή και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Μετάβαση. Κάντε κλικ στην επιλογή Ειδική και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Αντικείμενα.

26 b. Στην καρτέλα Μορφοποίηση, στην ομάδα Μέγεθος, κάντε κλικ στο κουμπί προγράμματος εκκίνησης παραθύρου διαλόγου δίπλα στην επιλογή Μέγεθος. c. Στην καρτέλα Ιδιότητες, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο και, αν υπάρχει, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κλείδωμα κειμένου. Σημείωση Δεν χρειάζεται να ξεκλειδώσετε κουμπιά ή στοιχεία ελέγχου για χρήστες για να μπορούν να κάνουν κλικ σε αυτά και να τα χρησιμοποιούν. Μπορείτε να ξεκλειδώσετε ενσωματωμένα γραφήματα, πλαίσια κειμένου και άλλα αντικείμενα που έχουν δημιουργηθεί με τα εργαλεία σχεδίασης, τα οποία θέλετε να μπορούν να τροποποιήσουν οι χρήστες. 5. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Προστασία φύλλου. 6. Στη λίστα Όλοι οι χρήστες αυτού του φύλλου εργασίας έχουν δικαίωμα να, επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να μπορούν να αλλάξουν οι χρήστες. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία που μπορείτε να επιλέξετε Στοιχεία φύλλου εργασίας Απενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Επιλογή κλειδωμένων κελιών Επιλογή μη κλειδωμένων κελιών Μορφοποίηση κελιών Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Μετακίνηση του δείκτη του ποντικιού σε κελιά για τα οποία είναι ενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο στην καρτέλα Προστασία του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Από προεπιλογή, οι χρήστες επιτρέπεται να επιλέγουν κλειδωμένα κελιά. Μετακίνηση του δείκτη του ποντικιού σε κελιά για τα οποία είναι απενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο στην καρτέλα Προστασία του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Από προεπιλογή, οι χρήστες επιτρέπεται να επιλέγουν μη κλειδωμένα κελιά και μπορούν να πατήσουν το πλήκτρο TAB για να μετακινούνται μεταξύ των μη κλειδωμένων κελιών σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας. Αλλαγή οποιασδήποτε από τις επιλογές στα παράθυρα διαλόγου Μορφοποίηση κελιών ή Μορφοποίηση υπό όρους. Αν εφαρμόσατε μορφοποιήσεις υπό όρους πριν να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας, η μορφοποίηση συνεχίζει να αλλάζει όταν ένας χρήστης εισαγάγει μια τιμή που καλύπτει μια διαφορετική συνθήκη.

27 Απενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Μορφοποίηση στηλών Μορφοποίηση γραμμών Εισαγωγή στηλών Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Χρήση οποιασδήποτε από τις εντολές μορφοποίησης στηλών, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής πλάτους στηλών ή της απόκρυψης στηλών (καρτέλα Αρχική, ομάδα Κελιά, κουμπί Μορφοποίηση). Χρήση οποιασδήποτε από τις εντολές μορφοποίησης γραμμών, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής ύψους γραμμών ή της απόκρυψης γραμμών (καρτέλα Αρχική, ομάδα Κελιά, κουμπί Μορφοποίηση). Εισαγωγή στηλών. Εισαγωγή γραμμών Εισαγωγή γραμμών. Εισαγωγή υπερσυνδέσεων Εισαγωγή νέων υπερ-σύνδεση, ακόμη και σε μη κλειδωμένα κελιά. Διαγραφή στηλών. Διαγραφή στηλών Διαγραφή γραμμών Ταξινόμηση Χρήση Αυτόματου Φίλτρου Χρήση αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα Επεξεργασία αντικειμένων Σημείωση Εάν είναι προστατευμένη η επιλογή Διαγραφή στηλών και δεν είναι προστατευμένη η επιλογή Εισαγωγή στηλών, ένας χρήστης μπορεί να εισαγάγει στήλες, τις οποίες δεν μπορεί να διαγράψει. Διαγραφή γραμμών. Σημείωση Εάν είναι προστατευμένη η επιλογή Διαγραφή γραμμών και δεν είναι προστατευμένη η επιλογή Εισαγωγή γραμμών, ένας χρήστης μπορεί να εισαγάγει γραμμές, τις οποίες δεν μπορεί να διαγράψει. Χρήση οποιωνδήποτε εντολών για την ταξινόμηση δεδομένων (καρτέλα Δεδομένα, ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα). Σημείωση Οι χρήστες δεν μπορούν να ταξινομήσουν περιοχές που περιέχουν κλειδωμένα κελιά σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας, ανεξάρτητα από αυτήν τη ρύθμιση. Χρήση των αναπτυσσόμενων βελών για την αλλαγή του φίλτρου σε περιοχές, όταν εφαρμόζονται Αυτόματα Φίλτρα. Σημείωση Οι χρήστες δεν μπορούν να εφαρμόσουν ή να καταργήσουν Αυτόματα Φίλτρα σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας, ανεξάρτητα από αυτήν τη ρύθμιση. Μορφοποίηση, αλλαγή της διάταξης, ανανέωση ή άλλου τύπου τροποποίηση αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα ή δημιουργία νέων αναφορών. Εκτέλεση οποιουδήποτε από τα εξής: a. Εκτέλεση αλλαγών σε αντικείμενα γραφικών, συμπεριλαμβανομένων χαρτών, ενσωματωμένων γραφημάτων, σχημάτων, πλαισίων κειμένου και στοιχείων ελέγχου, τα οποία δεν ξεκλειδώσατε πριν να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, αν

28 Απενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Για να αποτρέπονται οι χρήστες από ένα φύλλο εργασίας έχει ένα κουμπί με το οποίο εκτελείται μια μακροεντολή, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να εκτελεστεί η μακροεντολή, αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε το κουμπί. b. Εκτέλεση οποιωνδήποτε αλλαγών, όπως μορφοποίηση, σε ένα ενσωματωμένο γράφημα. Το γράφημα συνεχίζει να ενημερώνεται κατά την αλλαγή των δεδομένων αρχείου προέλευσης. c. Προσθήκη ή επεξεργασία σχολίων. Επεξεργασία σεναρίων Προβολή σεναρίων που έχετε αποκρύψει, εκτέλεση αλλαγών σε σενάρια στα οποία δεν επιτρέπετε αλλαγές και διαγραφή αυτών των σεναρίων. Οι χρήστες μπορούν να αλλάξουν τις τιμές στα κελιά αλλαγής, αν τα κελιά δεν είναι προστατευμένα, και να προσθέσουν νέα σενάρια. Στοιχεία φύλλου γραφήματος Ενεργοποίηση αυτού του πλαισίου Για να αποτρέπονται οι χρήστες από ελέγχου Περιεχόμενα Αντικείμενα Εκτέλεση αλλαγών σε στοιχεία που αποτελούν μέρος του γραφήματος, όπως σειρές δεδομένων, άξονες και υπομνήματα. Το γράφημα συνεχίζει να αναπαριστά τις αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα του αρχείου προέλευσης. Εκτέλεση αλλαγών σε αντικείμενα γραφικών, συμπεριλαμβανομένων σχημάτων, πλαισίων κειμένου και στοιχείων ελέγχου, εκτός αν ξεκλειδώσετε τα αντικείμενα πριν να προστατεύσετε το φύλλο γραφήματος. 7. Στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης για την κατάργηση προστασίας φύλλου, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης για το φύλλο, κάντε κλικ στο κουμπί OK και πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσετε. Σημείωση Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αν δεν θέλετε να καταχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, τότε κάθε χρήστης μπορεί να καταργήσει την προστασία του φύλλου και να αλλάξει τα προστατευμένα στοιχεία. Βεβαιωθείτε για τη χρήση ενός κωδικού πρόσβασης που μπορείτε να θυμάστε, επειδή αν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης δεν μπορείτε να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στα προστατευμένα στοιχεία του φύλλου εργασίας.

29 Προστασία στοιχείων βιβλίου εργασίας 1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Προστασία βιβλίου εργασίας. 2. Στο στοιχείο Προστασία βιβλίου εργασίας για, κάντε οποιοδήποτε από τα εξής: o Για να προστατεύσετε τη δομή ενός βιβλίου εργασίας, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Δομή. o Για να διατηρήσετε τα παράθυρα βιβλίου εργασίας στο ίδιο μέγεθος και στην ίδια θέση σε κάθε άνοιγμα του βιβλίου εργασίας, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Παράθυρα. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία που μπορείτε να επιλέξετε Στοιχεία βιβλίου εργασίας Ενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Προβολή φύλλων εργασίας που έχετε αποκρύψει. Μετακίνηση, διαγραφή, απόκρυψη ή αλλαγή των ονομάτων των φύλλων εργασίας. Εισαγωγή νέων φύλλων εργασίας ή φύλλο γραφήματος. Σημείωση Οι χρήστες θα μπορούν να εισαγάγουν ένα ενσωματωμένο γράφημα σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας. Δομή Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλων εργασίας σε άλλο βιβλίο εργασίας. Σε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα, εμφάνιση των δεδομένων αρχείου προέλευσης για ένα κελί στην περιοχή δεδομένων ή εμφάνιση σελίδων πεδίων σελίδας σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας. Σε σενάρια, δημιουργία μιας αναφοράς σύνοψης σεναρίου. Στο πακέτο εργαλείων ανάλυσης, χρήση των εργαλείων ανάλυσης που τοποθετούν αποτελέσματα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Εγγραφή νέων μακροεντολών. Σημείωση Κατά την εκτέλεση μιας μακροεντολής που περιλαμβάνει μια λειτουργία που δεν μπορεί να εκτελεστεί σε ένα προστατευμένο βιβλίο εργασίας, εμφανίζεται ένα μήνυμα και σταματά η εκτέλεση της μακροεντολής.

30 Ενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Παράθυρα Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Αλλαγή του μεγέθους και της θέσης των παραθύρων για το βιβλίο εργασίας, όταν είναι ανοιχτό το βιβλίο εργασίας. Μετακίνηση, αλλαγή μεγέθους ή κλείσιμο των παραθύρων. Σημείωση Οι χρήστες θα μπορούν να εκτελούν απόκρυψη και κατάργηση απόκρυψης παραθύρων. 3. Για να εμποδίσετε άλλους χρήστες να καταργήσουν την προστασία του βιβλίου εργασίας, στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικά), πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης, κάντε κλικ στο κουμπί OK και μετά πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσετε. Σημείωση Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αν δεν καταχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, τότε κάθε χρήστης μπορεί να καταργήσει την προστασία του βιβλίου εργασίας και να αλλάξει τα προστατευμένα στοιχεία. Βεβαιωθείτε για τη χρήση ενός κωδικού πρόσβασης που μπορείτε να θυμάστε, επειδή αν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης δεν μπορείτε να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στα προστατευμένα στοιχεία του βιβλίου εργασίας. Προστασία στοιχείων σε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας 1. Αν το βιβλίο εργασίας είναι ήδη κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας και θέλετε να εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να προστατεύσετε την κοινή χρήση, πρέπει να καταργήσετε την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας, κάνοντας τα εξής: a. Όλοι οι άλλοι χρήστες πρέπει να αποθηκεύσουν και να κλείσουν το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας για να αποτραπεί η απώλεια της εργασίας τους. b. Για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών ιστορικό αλλαγών, το οποίο χάνεται μετά την κατάργηση της κοινής χρήσης ενός βιβλίου εργασίας, κάντε τα εξής: i. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Παρακολούθηση αλλαγών και κατόπιν στο στοιχείο Επισήμανση αλλαγών. ii. Στη λίστα Όταν, ενεργοποιήστε την επιλογή Όλα. iii. Καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου Χρήστης και Θέση. iv. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Καταγραφή αλλαγών σε ένα νέο φύλλο εργασίας και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί OK. v. Κάντε ένα, ή και τα δύο, από τα εξής: Για να εκτυπώσετε το φύλλο εργασίας "Ιστορικό", κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

31 Για να αντιγράψετε το ιστορικό σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα πρόχειρο, μεταβείτε σε άλλο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στη θέση που θέλετε να τοποθετήσετε τα δεδομένα αντιγραφής και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση στην ομάδα Πρόχειρο. στην καρτέλα Αρχική, Σημείωση Ενδέχεται επίσης να θέλετε να αποθηκεύσετε ή να εκτυπώσετε την τρέχουσα έκδοση του βιβλίου εργασίας, επειδή τα δεδομένα ιστορικού ενδέχεται να μην εφαρμοστούν σε μεταγενέστερες εκδόσεις του βιβλίου εργασίας. Για παράδειγμα, οι θέσεις κελιών, συμπεριλαμβανομένων αριθμών γραμμών, ενδέχεται να μην είναι πλέον ενημερωμένες στο ιστορικό αντιγραφής. c. Στο κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας. d. Στην καρτέλα Επεξεργασία, βεβαιωθείτε ότι είστε το μοναδικό άτομο που παρατίθεται στη λίστα Χρήστες που έχουν ανοιχτό το βιβλίο εργασίας αυτήν τη στιγμή. e. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Επεξεργασία από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Αυτό επιτρέπει επίσης τη συγχώνευση βιβλίων εργασίας. Σημείωση Αν αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο, τότε πρέπει να καταργήσετε την προστασία του βιβλίου εργασίας πριν να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου. Κάντε τα εξής: i. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας. ii. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Κατάργηση προστασίας κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας. iii. Αν σας ζητηθεί, εισαγάγετε τον κωδικός πρόσβασης και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK. iv. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας. v. Στην καρτέλα Επεξεργασία, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Επεξεργασία από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Αυτό επιτρέπει επίσης τη συγχώνευση βιβλίων εργασίας. f. Όταν εμφανιστεί ερώτημα σχετικά με τις συνέπειες σε άλλους χρήστες, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι. 2. Αν χρειάζεται, εκχωρήστε σε συγκεκριμένους χρήστες πρόσβαση σε περιοχές, προστασία φύλλων εργασίας, προστασία στοιχείων βιβλίων εργασίας και ορισμό κωδικών πρόσβασης για προβολή και επεξεργασία. 3. Στην καρτέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο στοιχείο Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας. 4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κοινή χρήση με παρακολούθηση αλλαγών. 5. Για να απαιτείται από τους άλλους χρήστες να εισαγάγουν κωδικό πρόσβασης για την κατάργηση του ιστορικού αλλαγών ή για την κατάργηση του βιβλίου εργασίας από την κοινή χρήση, στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικά), πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης, κάντε κλικ στο κουμπί OK και πληκτρολογήστε τον ξανά για να τον επιβεβαιώσετε. 6. Εάν σας ζητηθεί, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.

32 Γραφήματα Τα γραφήματα παίζουν πολύ σημαντικό ρόλο στην κατανόηση των κάθε φύσης αριθμητικών απεικονίσεων. Γι αυτόν το λόγο, είναι ενσωματωμένα μέσα στα λογιστικά φύλλα. Αυτό μπορούμε να το αντιληφθούμε αμέσως από την εμφάνιση ειδικών καρτελών (παλαιά ειδικά μενού) που εμφανίζονται, όταν έχουμε ενεργοποιημένο ένα γράφημα μέσα σε ένα φύλλο. Εισαγωγικά & Ορολογία Πριν προχωρήσουμε στη δημιουργία γραφημάτων, θα πρέπει να γίνει απόλυτα κατανοητή η ορολογία τους. Για την κατανόηση της ορολογίας βασικών λειτουργιών ενός γραφήματος βλέπουμε το φύλλο της εικόνας κάτω αριστερά το οποίο περιέχει τα τεμάχια κάποιων προϊόντων που πωλήθηκαν σε ορισμένες πόλεις της Ελλάδας τους αντίστοιχους μήνες. Το γράφημα της εικόνας δεξιά, έχει δημιουργηθεί με τα δεδομένα A1:G13 αυτού του φύλλου. Στην παραπάνω εικόνες, επεξηγούνται ορισμένα από τα βασικά μέρη ενός γραφήματος. Στις επόμενες παραγράφους θα μας δοθεί η ευκαιρία να δούμε και να κατανοήσουμε όλα τα στοιχεία που αποτελούν ένα γράφημα. Εκείνο που έχει μεγάλη σημασία για την κατανόηση των γραφημάτων είναι να μάθουμε να διαχωρίζουμε τις κατηγορίες (στήλες) από τις σειρές δεδομένων. Στο παραπάνω παράδειγμα γραφικής απεικόνισης οι κατηγορίες είναι τα πεδία των στηλών (Αθήνα Θεσσαλονίκη κ.λ.π.), ενώ οι σειρές είναι οι μήνες. Όταν το Excel δημιουργεί ένα γράφημα, υπολογίζει αν έχουμε επιλέξει περισσότερες κατηγορίες από ότι σειρές. Η μεγαλύτερη πλευρά της επιλεγμένης περιοχής θα τοποθετηθεί στον οριζόντιο άξονα Χ, που είναι ο άξονας κατηγοριών. Οι τίτλοι των πεδίων θα είναι οι περιγραφές της κατηγορίας. Αργότερα θα μάθουμε πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε μόνοι μας την αντίθετη τοποθέτηση. Για το παράδειγμά μας θα χρησιμοποιήσουμε δεδομένα από το παρακάτω φύλλο Έσοδα Έξοδα.

33 Αν για το γράφημα που θα δημιουργήσουμε, επιλέξουμε τα δεδομένα από το Α5 μέχρι και το Β17 τα στοιχεία που θα τοποθετηθούν στον άξονα Χ του γραφήματος θα είναι οι μήνες. Αν για το γράφημα που θα δημιουργήσουμε, επιλέξουμε τα δεδομένα από το Α5 μέχρι και το J8, τα στοιχεία που θα τοποθετηθούν στον άξονα Χ του γραφήματος θα είναι τα ονόματα των πεδίων. Δημιουργία γραφήματος Υπάρχουν αρκετοί τρόποι με τους οποίους μπορούμε να δημιουργήσουμε γραφήματα. Το Excel έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί γραφήματα ως αντικείμενο στο ίδιο φύλλο, το οποίο περιέχει τα δεδομένα (ενσωματωμένο) ή σε διαφορετικό φύλλο, το οποίο θα περιέχει μόνον το γράφημα (ξεχωριστό). Μπορούμε να μετακινήσουμε τη θέση του γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή στο φύλλο. Ο γρηγορότερος τρόπος δημιουργίας ενός γραφήματος είναι να επιλέξουμε τα δεδομένα του φύλλου, που θα απεικονιστούν στο γράφημα και να πατήσουμε το πλήκτρο F11. Σ αυτήν την περίπτωση δημιουργείται ενσωματωμένο γράφημα με όνομα Γράφημα1, όπου η ετικέτα του ονόματος τοποθετείται δίπλα στα ονόματα των φύλλων του βιβλίου.

34 Δημιουργία απλού γραφήματος Πριν ξεκινήσουμε με τη δημιουργία γραφήματος, υπενθυμίζω τον αυτόματο οδηγό σχεδίασης γραφημάτων των προηγούμενων εκδόσεων του Excel. Στις νεώτερες εκδόσεις 2007 και 2010 που περιγράφουμε, έχουν καταργηθεί οι οδηγοί και έχουν αντικατασταθεί με την ειδική καρτέλα Εργαλεία γραφήματος, η οποία ενεργοποιείται μετά τη δημιουργία του γραφήματος και περιέχει με τη σειρά της τρεις καρτέλες, που περιέχουν εντολές και εικονίδια γραφικών (εικόνα δίπλα). Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία: Επιλέγουμε από το φύλλο την περιοχή δεδομένων που θα δημιουργήσουν το γράφημα. Στην περίπτωσή μας Α5: G11, δηλαδή το πρώτο εξάμηνο. Επιλέγουμε από την κορδέλα του Excel, την καρτέλα Εισαγωγή που εμφανίζεται παρακάτω. Από την ομάδα Γραφήματα πατάμε στο εικονίδιο Στήλη, η οποία εμφανίζει τις επιλογές της εικόνας δεξιά. Πατάμε στην πρώτη επιλογή, η οποία ονομάζεται στήλη τμημάτων και εμφανίζει το αποτέλεσμα της εικόνας δεξιά. Σημειώνουμε ότι για να εμφανιστεί το όνομα του γραφήματος, τοποθετούμε το δρομέα επάνω στο όνομα της κάθε κατηγορίας. Όπως παρατηρούμε, δημιουργήθηκε το γράφημα στο φύλλο που περιέχει και τα δεδομένα.

35 Παρουσίαση της καρτέλας εργαλεία γραφήματος Η καρτέλα Εργαλεία γραφήματος εμφανίζεται στην κορδέλα από τη στιγμή που έχουμε ενεργοποιημένο ένα γράφημα. Για παράδειγμα, πατάμε με το δρομέα πάνω στο γράφημα που μόλις δημιουργήσαμε και θα δούμε αμέσως στην κορδέλα τη σχετική καρτέλα. Αν πατήσουμε πάνω σε κάποιο κελί του φύλλου, η καρτέλα θα εξαφανιστεί. Παρακάτω παρουσιάζουμε τις τρεις καρτέλες Σχεδίαση, Διάταξη και Μορφή της καρτέλας Εργαλεία γραφήματος.

36 Διάταξη γραφημάτων Η καρτέλα Διάταξη περιέχει τα σπουδαιότερα εικονίδια των γραφημάτων με τη χρήση των οποίων τοποθετούμε στα γραφήματα Τίτλους, Άξονες, Υπόμνημα, Γραμμές πλέγματος, Ετικέτες δεδομένων κ.α. Όλες οι παραπάνω εντολές βρίσκονται στις ομάδες Ετικέτες και Άξονες της καρτέλας διάταξη. Στο σημείο αυτό είναι ευκαιρία να υπενθυμίσουμε και να δούμε μαζί τα πέντε κύρια μέρη, από τα οποία αποτελείται ένα γράφημα: Περιοχή γραφήματος Περιοχή σχεδίασης Γραμμές πλέγματος Άξονας τιμών Άξονας Υπόμνημα Όπως παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα, τα κύρια μέρη ενός γραφήματος είναι: Περιοχή Γραφήματος: Είναι η περιοχή πάνω στην οποία επικάθονται όλα τα άλλα αντικείμενα του γραφήματος. Περιοχή σχεδίασης: Είναι η περιοχή με το γκρίζο φόντο πάνω στην οποία εμφανίζεται το κύριο γραφικό. Άξονας τιμών: Είναι ο κατακόρυφος άξονας που εμφανίζει τις τιμές των δεδομένων με μία σχετική κλίμακα. Άξονας κατηγοριών: Είναι ο οριζόντιος άξονας, που εμφανίζει τις ετικέτες των κατηγοριών. Υπόμνημα: Απεικονίζει τις σειρές του υπομνήματος. Άλλα βασικά αντικείμενα: Εκτός από τα παραπάνω βασικά αντικείμενα ενός γραφήματος, υπάρχουν και άλλα σημαντικά στοιχεία που είναι τα παρακάτω: Οι Τίτλοι: Πρόκειται για τους τρεις τίτλους των γραφημάτων, που είναι ο βασικός τίτλος του γραφήματος και οι τίτλοι των αξόνων κατηγοριών και τιμών. Οι Ετικέτες: Πρόκειται για ετικέτες τιμών που τοποθετούνται πάνω στα γραφικά απεικόνισης του γραφήματος, π.χ πάνω σε μία στήλη.

37 Αντικείμενα σειρών: Μορφοποιεί τα πιο λεπτά αντικείμενα του γραφήματος, που είναι οι ίδιες οι στήλες ή ράβδοι ή κομμάτια πίτας κ.λ.π. ενός γραφήματος. Οι γραμμές πλέγματος: Πρόκειται για τις οριζόντιες και κάθετες γραμμές, που θα απεικονίζονται στην περιοχή σχεδίασης του γραφικού. Εμφάνιση του πίνακα δεδομένων: Εμφανίζει σε μορφή πίνακα στο φύλλο γραφήματος τα δεδομένα του φύλλου, που απεικονίζουν το γράφημα. Γραφικά και εικόνες στα γραφήματα: Μπορούμε να τοποθετήσουμε οποιαδήποτε εικόνα ή γραφικό πάνω σε οποιοδήποτε αντικείμενο του φύλλου γραφήματος. Για την τροποποίηση κάποιου αντικειμένου του γραφήματος, διπλοπατάμε πάνω σε κάποια από τις παραπάνω περιοχές και εμφανίζεται το σχετικό παράθυρο επιλογών. Σχεδίαση γραφημάτων Στη καρτέλα σχεδίαση υπάρχουν αρκετές χρήσιμες εντολές μεταξύ των οποίων: Αλλαγή τύπου γραφήματος: Η εντολή αυτή περιέχει ένα πλαίσιο με όλους τους τύπους γραφημάτων. Βρίσκεται στην ομάδα Τύπος και εμφανίζει το παρακάτω πλαίσιο επιλογών: Μετακίνηση γραφήματος: Μετακινεί το γράφημα από το φύλλο, στο οποίο επικάθεται, σε ένα ξεχωριστό φύλλο με το όνομα γράφημα, ώστε να απεικονίζεται καλύτερα σε μεγαλύτερες διαστάσεις. Βρίσκεται στην ομάδα Θέση. Μόλις το ενεργοποιήσουμε, εμφανίζει το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου: Ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργία φύλλου και πατάμε ΟΚ. Το αποτέλεσμα θα είναι όμοιο με την εικόνα δίπλα.

38 Τροποποιήσεις μορφοποιήσεις Κατά τη διάρκεια της δημιουργίας ενός γραφικού, μπορούμε να επιλέξουμε την τοποθέτηση ή όχι περισσοτέρων αντικειμένων και μορφοποιήσεις πάνω σ αυτό. Εκείνο που έχει μεγάλη σημασία είναι ότι έχουμε τη δυνατότητα να το τροποποιήσουμε και να το μορφοποιήσουμε αργότερα, προσθέτοντας ή αφαιρώντας από το γράφημα διάφορα αντικείμενα. Υπενθυμίζεται ότι, για να τροποποιήσουμε ένα γράφημα, αρκεί να επιλέξουμε και να ενεργοποιήσουμε, διπλοπατώντας πάνω σε ένα από τα παρακάτω αντικείμενα, που αποτελούν το σύνολο του γραφήματος: Περιοχή γραφήματος Περιοχή σχεδίασης Άξονας κατηγοριών Άξονας τιμών Υπόμνημα Άλλα βασικά αντικείμενα (Τίτλοι, Ετικέτες, Αντικείμενα σειρών, Γραμμές πλέγματος, Πίνακας δεδομένων, Γραφικά & Εικόνες). Όλες οι μορφοποιήσεις και τροποποιήσεις των αντικειμένων γίνονται με την ίδια διαδικασία. Πατάμε δεξιό κλικ στο αντικείμενο του γραφήματος και από το αναδυόμενο μενού που θα εμφανιστεί, επιλέγουμε την σχετική εντολή μορφοποίησης, που θα είναι διαφορετική για κάθε περιοχή γραφήματος. Παράδειγμα: Πατάμε δεξιό κλικ στην περιοχή γραφήματος, από το αναδυόμενο μενού θα επιλέξουμε την εντολή Μορφοποίηση περιοχής γραφήματος, η οποία θα εμφανίσει το παρακάτω σχετικό πλαίσιο εντολών μορφοποίησης. Αν πατήσουμε δεξί κλικ στην περιοχή του υπομνήματος, η σχετική εντολή του αναδυόμενου μενού θα είναι η Μορφοποίηση υπομνήματος και το πλαίσιο εντολών που θα εμφανιστεί θα είναι το παρακάτω: