- ERP - SCM Logistics - LIS - CRM - PRM - BPR - BI

Transcript

1

2

3 - ERP - SCM Logistics - LIS - CRM - PRM - BPR - BI.,.,. 2007

4

5 Πρόλογος Ως ρόλογο ας αρουσιάσουµε ένα συνηθισµένο σενάριο, µία καθηµερινή ιστορία ου συµβαίνει σε µία ε ιχείρηση. Ένας ελάτης καλεί το τηλεφωνικό κέντρο της ε ιχείρησης για να ληροφορηθεί για την εξέλιξη της αραγγελίας ου είχε δώσει µερικές ηµέρες ριν. Η υ άλληλος του τηλεφωνικού κέντρου α αντώντας στο αίτηµα του ελάτη τον «συνδέει» µε το Λογιστήριο της εταιρείας. Ο υ άλληλος του Λογιστηρίου ενηµερώνει τον ελάτη ότι η αραγγελία του έχει ληφθεί α ό το Τµήµα Παραγωγής την ηµέρα της αραγγελίας και τον «συνδέει» µε τη σειρά του µε την Α οθήκη διότι θεωρεί ότι η αραγγελία έχει ολοκληρωθεί. Ο α οθηκάριος ενηµερώνει τον ελάτη ότι έχει ήδη αραλάβει στην Α οθήκη ένα µικρό τµήµα της αραγγελίας του. εν γνωρίζει ό- µως για το υ όλοι ο τµήµα αυτής. Συνε ώς, κρίνει ότι ρέ ει να ε ικοινωνήσει ο ελάτης µε το Τµήµα Παραγωγής. Ο Υ εύθυνος Παραγωγής αναφέρει στον ελάτη ότι το υ όλοι ο τµήµα της αραγγελίας του έχει εξέλθει της γραµµής αραγωγής και λογικά θα βρίσκεται καθ οδόν ρος την ε ιχείρηση. ε γνωρίζει όµως την ακριβή ώρα αραλαβής της υ όλοι ης αραγγελίας. Γι αυτό αίρνει την ρωτοβουλία να ζητήσει α ό τον ελάτη να ε ικοινωνήσει ο ίδιος µε τον οδηγό του οχήµατος µεταφοράς. Το «µαρτύριο» του ελάτη τελειώνει µε την ενηµέρωση του οδηγού για τον ιθανό χρόνο άφιξης των ροϊόντων της αραγγελίας. Το αρα άνω σενάριο δηµιουργεί ένα µεγάλο ζήτηµα. εν θα µ ορούσε η ε ιχείρηση να είχε οργανώσει καλύτερα το σύστηµα εκτέλεσης των αραγγελιών της, ώστε να µην χρειαζόταν ο ελάτης να ε ικοινωνήσει µε τους υ αλλήλους των διαφόρων εµ λεκόµενων τµηµάτων; Θα µ ορούσε για αράδειγµα ο ελάτης να ενηµερωθεί ε ικοινωνώντας µε έναν µόνο υ άλληλο της εταιρείας ο ο οίος θα είχε ρόσβαση στις διαθέσιµες ληροφορίες ου σχετίζονται µε τη συγκεκριµένη αραγγελία. Για να γίνει όµως αυτό είναι αναγκαία η ύ αρξη και χρήση ενός Πληροφοριακού Συστήµατος ου ε ιτρέ ει τη µηχανογράφηση όλων των 11

6 εµ λεκόµενων τµηµάτων της ε ιχείρησης στη διαδικασία της εκτέλεσης των αραγγελιών. Το ε ιχειρηµατικό αυτό Πληροφοριακό Σύστηµα θα ε έτρε ε στο συγκεκριµένο υ άλληλο µε το άνοιγµα της καρτέλας ιστορικού του ελάτη να δια ιστώσει για το αν αυτός είναι καλός ή όχι σύµφωνα µε τις αραγγελίες ου έχει δώσει στο αρελθόν και να δει τα στοιχεία της εξεταζόµενης αραγγελίας. Θα µ ορούσε τότε να δια ιστώσει ότι η αραγγελία έχει ήδη αραληφθεί ρώτα α ό το Λογιστήριο και µετά α ό το Τµήµα Παραγωγής. Θα δια ίστωνε στη συνέχεια ότι ένα µέρος της έχει ήδη εισαχθεί στην Α οθήκη και δίνοντας µία α- λή εντολή ότι και το υ όλοι ο τµήµα της έχει αραχθεί βλέ οντας τις γραµµές αραγωγής. Εάν είχε µάλιστα τη δυνατότητα µε τη βοήθεια µιας τηλεµατικής εφαρµογής να ληροφορηθεί για το ακριβές σηµείο της διαδροµής του µεταφορικού µέσου, τότε θα µ ορούσε να ληροφορήσει µε ακρίβεια και µε ληρότητα τον ελάτη για την εξέλιξη της αραγγελίας του, ώστε να µην α αιτηθεί α ό αυτόν να ε ικοινωνήσει µε τους άλλους υ άλληλους των τµηµάτων ου συµµετέχουν στην εκτέλεσή της (one-stop). Τα αρακάτω σχήµατα αρουσιάζουν τα δύο σενάρια ου αρουσιάστηκαν: 12

7 Πρόλογος Το ροτεινόµενο Πληροφοριακό Σύστηµα θα ε έτρε ε στη ιοίκηση -και όχι µόνο- µιας ε ιχείρησης και ενός οργανισµού να έχει την λήρη εικόνα όλων των διαδικασιών ου εκτελεί καθηµερινά ώστε οι υ άλληλοι - χρήστες να λαµβάνουν γρήγορα και α οτελεσµατικά σωστές α οφάσεις. Οι α οφάσεις αυτές θα στόχευαν αφενός στη µεγιστο- οίηση του αρεχόµενου ε ι έδου εξυ ηρέτησης και αφετέρου στην ελαχιστο οίηση του συνολικού λειτουργικού κόστους, βασικών στόχων της ε ιχείρησης και του οργανισµού. Το βιβλίο αυτό αφορά κύρια τα ληροφοριακά αυτά συστήµατα ου ε- ιτρέ ουν την κεντρική διαχείριση όλων των όρων µιας ε ιχείρησης (κεφάλαιο, ανθρώ ινο δυναµικό, µηχανήµατα - εξο λισµός και ληροφορίες). Εξετάζει όµως και τα συστήµατα ου διαχειρίζονται τους όρους µιας ε ιχείρησης µε σκο ό τη βελτίωση των σχέσεων αυτής µε τους ελάτες και ε ιχειρηµατικούς της συνεργάτες (.χ. ροµηθευτές). Η εξέταση των ανωτέρω συστηµάτων συνδυάζεται µε την θεωρητική αρουσίαση και ανάλυση ρακτικών και µεθοδολογιών ου υ οστηρίζουν την εγκατάσταση και την α οτελεσµατικότερη χρήση των εξεταζό- µενων συστηµάτων, ό ως του Ανασχεδιασµού Ε ιχειρηµατικών ιαδικασιών και της ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικής Γνώσης. 13

8

9 Εισαγωγή Στο σύγχρονο ανταγωνιστικό εριβάλλον είναι ξεκάθαρη η α αίτηση α ό την λευρά των ε ιχειρήσεων για ταχύτητα, ευελιξία καθώς και α οτελεσµατική ε εξεργασία του µεγάλου όγκου των δεδοµένων ου διατηρούν. Το γεγονός αυτό, σε συνδυασµό µε την ανάγκη α όκτησης ανταγωνιστικών λεονεκτηµάτων, ό ως η αύξηση της αραγωγικότητας µε ταυτόχρονη µείωση του λειτουργικού κόστους, η βελτίωση της οιότητας των ροσφερόµενων ροϊόντων - υ ηρεσιών και η αροχή υ ηρεσιών ροστιθέµενης αξίας, καθιστούν αναγκαία την αξιο οίηση των: Ολοκληρωµένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων (Enterprise Resources Planning Systems, ERP). Συστηµάτων ιαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management Systems, SCM). Πληροφοριακών Συστηµάτων Logistics (Logistics Information Systems, LIS). Συστηµάτων ιαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management Systems, CRM). Συστηµάτων ιαχείρισης Σχέσεων µε Ε ιχειρηµατικούς Συνεργάτες (Partner Relationship Management Systems, PRM). Η χρήση των ανωτέρω συστηµάτων και ιδιαίτερα των Ολοκληρω- µένων Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων είναι σήµερα µια ραγµατικότητα τόσο για τις διεθνείς, όσο και για τις Ελληνικές ε- ιχειρηµατικές οντότητες (φορείς του ιδιωτικού και δηµόσιου τοµέα). Ειδικότερα, η σηµαντικότερη υ όσχεση ου φέρνουν τα τελευταία, είναι η εξασφάλιση ενός ενιαίου τρό ου λειτουργίας µε τυ ο οιηµένες διαδικασίες, καθώς και ένα ανοικτό µέσο ε ικοινωνίας των στελεχών σε µία ενιαία (κοινή) γλώσσα. 15

10 Τα συστήµατα αυτά υ οστηρίζουν µηχανογραφικά µε τρό ο ενιαίο και ολοκληρωµένο, το σύνολο των ε ιχειρηµατικών δραστηριοτήτων. Ε ι λέον τα συστήµατα αυτά σε αντίθεση µε τα αλαιότερα, είναι ροσανατολισµένα στις ε ιχειρηµατικές διαδικασίες και όχι στις ε ιχειρη- µατικές λειτουργίες (ή τµήµατα) και οδηγούν έτσι τις ε ιχειρήσεις στην υιοθέτηση µιας νέας µορφής οργανωτικής δοµής µε βάση µια ενιαία και µοναδική ηγή ληροφόρησης. Οδηγούµαστε λοι όν α ό την αραδοσιακή µορφή οργάνωσης, ό ου κάθε τµήµα της ε ιχείρησης µηχανογραφείται ανεξάρτητα δη- µιουργώντας α οκοµµένες και ανοµοιογενείς «νησίδες» ληροφοριών, στην εφαρµογή µιας ενιαίας και ολοκληρωµένης διαχείρισης των διαθέσιµων ε ιχειρηµατικών όρων. Ε ίσης, στην Αναδιοργάνωση των Ε ιχειρηµατικών ιαδικασιών (Business Process Reengineering) και στη συγκέντρωση σε κεντρικό σηµείο ό- λων των ληροφοριών και της γνώσης ου διατηρεί και µ ορεί να εκ- µεταλλευτεί µια ε ιχείρηση (Ε ιχειρηµατική Ευφυΐα, Business Intelligence). Το βιβλίο Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων α ευθύνεται στους ρο τυχιακούς και µετα- τυχιακούς φοιτητές και σ ουδαστές σχετικών µε το εξεταζόµενο αντικείµενο µαθηµάτων, καθώς ε ίσης και στα µέλη του ε ιχειρηµατικού κόσµου ου ε ιζητούν µία βασική ενηµέρωση στις κύριες διοικητικές και τεχνολογικές ροσεγγίσεις ου σχετίζονται µε τα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων. Το βιβλίο έχει οργανωθεί ως εξής: Το Κεφάλαιο 1 ως εισαγωγή ροσεγγίζει εννοιολογικά τα Πληροφοριακά Συστήµατα των Ε ιχειρήσεων, καθώς και τα Ολοκληρωµένα Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων. Τα τελευταία, βασίζονται στις ε ιχειρηµατικές διαδικασίες, έννοια ου α οτελεί αντικείµενο αρουσίασης και ανάλυσης του Κεφαλαίου 2. Στο Κεφάλαιο 3 αρουσιάζονται οι κύριες τεχνολογίες και τα τηλε ικοινωνιακά ρότυ α, στις εξελίξεις των ο οίων στηρίχθηκαν τα Ολοκληρωµένα Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων ως µία ροσ άθεια τεχνολογικής ροσέγγισης των συστηµάτων αυτών. Στο ε όµενο Κεφάλαιο 4 ε ιδιώκεται µία δοµική ροσέγγιση των Ολοκληρωµένων Συστηµάτων ιαχεί- 16

11 Εισαγωγή ρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων µε την αρουσίαση και ανάλυση των υ οστηριζόµενων λειτουργικών διαδικασιών. Το Κεφάλαιο 5 εξετάζει τη δυνατότητα ε έκτασης των Ολοκληρω- µένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων µε την εισαγωγή στις έννοιες της Αλυσίδας Αξίας, της Εφοδιαστικής Αλυσίδας και της ιευρυµένης Ε ιχείρησης. Παρουσιάζει τα Συστήµατα ιαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας, ιαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων και ιαχείρισης Σχέσεων µε Ε ιχειρηµατικούς Συνεργάτες ου ροκύ τουν. Η ύ αρξη ολλών τύ ων Πληροφοριακών Συστηµάτων σε µία ε ιχείρηση και οι συνεργασίες µεταξύ των ε ιχειρήσεων δη- µιουργούν το ρόβληµα της ενο οίησης των Πληροφοριακών Συστη- µάτων, ου α οτελεί ε ίσης αντικείµενο έρευνας του Κεφαλαίου 5. Η εξέταση της σχέσης µεταξύ των Ολοκληρωµένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων και της ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικής Γνώσης α οτελεί τον κύριο στόχο του Κεφαλαίου 6. Στο ε όµενο Κεφάλαιο (Κεφάλαιο 7) αρουσιάζεται η διαδικασία και τα κριτήρια ε ιλογής των Ολοκληρωµένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων. Το Κεφάλαιο 8 αρουσιάζει τις µεθοδολογίες και φάσεις εγκατάστασης ενός Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων, ό ου κύριο ρόλο α οτελεί η έννοια του Ανασχεδιασµού Ε ιχειρηµατικών ιαδικασιών ου εξετάζεται στο Κεφάλαιο 9. Τέλος, στο Κεφάλαιο 10 ερευνάται η εξέλιξη των Ολοκληρωµένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων, µέσα α ό την εξέταση των εννοιών του Ηλεκτρονικού Εµ ορίου - Ηλεκτρονικού Ε ιχειρείν και της Ε ιχειρηµατικής Ευφυΐας. Το βιβλίο ολοκληρώνεται µε την αναφορά σε Ελληνική και ξένη βιβλιογραφία για εραιτέρω µελέτη καθώς και χρήσιµες διευθύνσεις στο ιαδίκτυο. Σε κάθε Κεφάλαιο υ άρχουν οι στόχοι µάθησης, ερωτήσεις ε ανάληψης και βιβλιογραφία. Ε ίσης σε ολλά α ό αυτά, αρουσιάζονται µελέτες ερι τώσεων και βέλτιστα αραδείγµατα εφαρµογής των εξεταζόµενων Πληροφοριακών Συστηµάτων καθώς και ροϊόντα - λύσεις της Ελληνικής και διεθνούς αγοράς. 17

12 ,,.. 3,. SAP, ERGON IRIS, ALTEC. - ENTERSOFT -. -,. Sieben,. Cyprus College. 18

13 Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή στα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων Στόχοι µάθησης κεφαλαίου Η αναφορά και ανάλυση του σεναρίου στον Πρόλογο, ανέδειξε την ανάγκη υιοθέτησης α ό λευράς των ε ιχειρήσεων, των Ολοκληρωµένων Πληροφοριακών Συστηµάτων ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων. Πριν α ό την αρουσίαση των συστηµάτων αυτών είναι α αραίτητη η ροσέγγιση της έννοιας του Πληροφοριακού Συστήµατος. Ένα Πληροφοριακό Σύστηµα α οτελείται α ό διακριτά στοιχεία και όρους και χρησιµο οιείται για συγκεκριµένους σκο ούς. Ένας κύριος στόχος είναι η υ οστήριξη της διαδικασίας λήψης α οφάσεων. Η εξέλιξη των συστηµάτων αυτών στη διάρκεια των τελευταίων χρόνων ακολούθησε τις ανάγκες των ε ιχειρήσεων. Η κύρια ανάγκη ου αναδείχτηκε είναι ο στόχος της ολοκλήρωσης όλων των όρων και διαδικασιών µιας ε ιχείρησης. Τα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων (Συστήµατα ERP) υ όσχονται την ε ίτευξη του αρα άνω στόχου. Στο Κεφάλαιο αυτό αρουσιάζονται οι λόγοι υιοθέτησης, τα λεονεκτήµατα και τα µειονεκτήµατα α ό τη χρήση των ERP καθώς και οι ροκλήσεις εφαρµογής των συστηµάτων αυτών. Με την ολοκλήρωση αυτού του Κεφαλαίου θα ρέ ει να είστε σε θέση να α αντήσετε στις εξής ερωτήσεις: Ποια είναι τα βασικά στοιχεία, οι στόχοι και οι κύριες λειτουργίες των Πληροφοριακών Συστηµάτων στις ε ιχειρήσεις; Πώς υ οστηρίζουν τα Πληροφοριακά Συστήµατα τη διαδικασία λήψης ε ιχειρηµατικών α οφάσεων; 19

14 Κεφάλαιο 1ο: Πώς εξελίχθηκαν τα Ε ιχειρηµατικά Πληροφοριακά Συστήµατα έως σήµερα; Ποιοι οι λόγοι ου οδηγούν τις ε ιχειρήσεις στην υιοθέτηση ενός Ολοκληρωµένου Ε ιχειρηµατικού Πληροφοριακού Συστήµατος; Ποια τα λεονεκτήµατα και µειονεκτήµατα α ό τη χρήση των Ολοκληρω- µένων Ε ιχειρηµατικών Πληροφοριακών Συστηµάτων; 20

15 Εισαγωγή στα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων Περιεχόµενα κεφαλαίου Εισαγωγή 1.1 Πληροφοριακά Συστήµατα 1.2 Πληροφοριακά Συστήµατα και ε ιχειρηµατικές α οφάσεις 1.3 Πληροφοριακά Συστήµατα Ε ιχειρήσεων: Τύ οι 1.4 Πληροφοριακά Συστήµατα Ε ιχειρήσεων: Ιστορική αναδροµή 1.5 Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων (ERP) 1.6 Λόγοι υιοθέτησης συστήµατος ERP 1.7 Πλεονεκτήµατα α ό τη χρήση ERP 1.8 Μειονεκτήµατα α ό τη χρήση των ERP 1.9 Προκλήσεις εφαρµογής συστηµάτων ERP Περίληψη κεφαλαίου Ερωτήσεις κεφαλαίου Βιβλιογραφία κεφαλαίου Βιβλιογραφία για εραιτέρω µελέτη 21

16 Εισαγωγή στα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων Εισαγωγή Στη διάρκεια των τελευταίων δεκαετιών ένας µεγάλος αριθµός Ελληνικών ε ιχειρήσεων κι οργανισµών ε ένδυσαν σε συστήµατα και ε- φαρµογές των νέων Τεχνολογιών της Πληροφορικής και Τηλε ικοινωνιών (ΤΠΕ), έχοντας την ε οίθηση ότι τα οφέλη ου ροκύ τουν α ό την εγκατάσταση των συστηµάτων και εφαρµογών αυτών είναι σαφώς σηµαντικότερα α ό τα ό οια ιθανά µειονεκτήµατα. Αν θέλαµε γενικότερα να α αριθµήσουµε τα ε ιχειρηµατικά οφέλη ου ροκύ τουν α ό την αξιο οίηση των ΤΠΕ θα είχαµε τα εξής: Βελτίωση των διαδικασιών και των λειτουργιών µέσα α ό την αυτοµατο οίησή τους και την αύξηση της οιότητας των ροσφερόµενων ροϊόντων και υ ηρεσιών. Μείωση του λειτουργικού κόστους. Αύξηση της αραγωγικότητας. Αύξηση της ανταγωνιστικότητας. Υ οστήριξη διοίκησης στη διαδικασία λήψης α οφάσεων. ιευκόλυνση ανάληψης νέων ε ιχειρηµατικών ρωτοβουλιών. Φυσικά δεν υ άρχουν µόνο οφέλη α ό τη χρήση των εφαρµογών ΤΠΕ. Υ άρχουν και ορισµένα ροβλήµατα ου δηµιουργούνται µε την εισαγωγή των εφαρµογών αυτών στο ε ιχειρησιακό εριβάλλον. Σε α- κραίες µάλιστα ερι τώσεις µ ορεί να ακυρώσουν τα ό οια αναµενό- µενα οφέλη. Τα ροβλήµατα αυτά αφορούν κυρίως: Αλλαγές στην οργανωτική δοµή. ιατάραξη του τρό ου άγιας λειτουργίας. Αντίδραση του ροσω ικού στο νέο ε ιχειρηµατικό εριβάλλον ου δηµιουργείται. ιαφορο οίηση των ανθρω ίνων και των εργασιακών σχέσεων. Συγκέντρωση και διαχείριση ροσω ικών δεδοµένων Μεγάλη εξάρτηση α ό τα συστήµατα. 23

17 Κεφάλαιο 1ο: 1.1. Πληροφοριακά Συστήµατα Στα µέσα του ροηγούµενου αιώνα, ερευνητές α ό όλους σχεδόν τους ε ιστηµονικούς τοµείς (Φυσική, Βιολογία, Ιατρική, Μαθηµατικά, Οικονοµικά και Φιλοσοφία) άρχισαν να αναγνωρίζουν ότι κάθε αντικείµενο (οντότητα) µ ορεί να θεωρηθεί ως µέρος ενός µεγαλύτερου ό- λου. Το γεγονός αυτό δε µειώνει τη σηµασία της ατοµικότητας µίας ο- ντότητας, αλλά µετατο ίζει το ενδιαφέρον α ό το µέρος στο όλο (α ό το µερικό στο γενικό). Η ροσέγγιση αυτή θεµελίωσε ένα νέο τρό ο σκέψης ου ονοµάστηκε συστηµική θεωρία ή θεωρία συστηµάτων. Η θεωρία συστηµάτων είναι ένα ε ιστηµονικό εδίο ου ασχολείται µε την ανάλυση, το σχεδιασµό και τη βελτίωση των συστηµάτων και συνδυάζει ολλούς άλλους τοµείς ε ιστηµών σε µία καθολική µελέτη των συστη- µάτων. Ο τρό ος αυτός σκέψης έχει άµεση ε ίδραση στην αντίληψη ου έχουµε για τον κόσµο σήµερα. Νέοι ε ιστηµονικοί κλάδοι, βασισµένοι στη θεωρία συστηµάτων ανα τύχθηκαν, ό ως: Ε ιχειρησιακή Έρευνα, ιοίκηση Ε ιχειρήσεων, ιοίκηση Λειτουργιών, ιοίκηση Logistics, ιοίκηση Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Ανάλυση Συστηµάτων κλ. Νέες θεωρίες και ε ιστηµονικές ροσεγγίσεις εµφανίστηκαν, ό ως η συστηµική ροσέγγιση ου ρότεινε το Μοντέλο Αλυσίδας Αξίας του Porter 1. Τι είναι όµως σύστηµα; Σύστηµα (system) είναι ένα σύνολο α ό ο- ντότητες (για αράδειγµα άνθρω οι, µηχανές, διαδικασίες κλ.) ου συνεργάζονται για την ε ίτευξη ενός συγκεκριµένου στόχου. Ο στόχος αυτός είναι ο λόγος ύ αρξης του συστήµατος. Κάθε σύστηµα έχει εισόδους, εξόδους και ε εξεργασίες και εριβάλλεται α ό ένα εριβάλλον α ό το ο οίο διαχωρίζεται α ό ένα όριο. Συνήθως υ άρχει κά οιος ο ο οίος είναι υ εύθυνος για τη λήψη α οφάσεων σχετικών µε το σύστη- µα. Ένα σύστηµα θα µ ορούσε ε ίσης να ροσδιοριστεί ως ένα οργανωµένο, αλληλεξαρτώµενο και ολοκληρωµένο σύνολο α ό συστατικά ή στοιχεία. Ένα σύστηµα έχει σκο ούς, ου ολλές φορές είναι δύσκολο να καθορισθούν ε ακριβώς. 1 Το Μοντέλο Αλυσίδας Αξίας του Porter αναλύεται στο Κεφάλαιο 5. 24

18 Εισαγωγή στα Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Ε ιχειρηµατικών Πόρων Το εριβάλλον είναι έξω α ό το σύστηµα. Περιλαµβάνει οτιδή οτε είναι έξω α ό τον έλεγχό του. Το εριβάλλον ολλές φορές ροσδιορίζει µε οικίλους τρό ους τη λειτουργία και την α όδοση του συστήµατος. Έτσι το σύστηµα και το εριβάλλον του είναι αλληλένδετα και αλληλεξαρτώµενα. Τα στοιχεία ου α αρτίζουν ένα σύστηµα αρουσιάζονται σχηµατικά στο ε όµενο σχήµα (Σχήµα 1.1): Σχήµα 1.1: Στοιχεία Πληροφοριακού Συστήµατος Ειδικότερα, είσοδος ή εισροές (input) είναι τα στοιχεία εκείνα τα ο οία εισέρχονται στο σύστηµα. Ε εξεργασία (process) είναι ο µετασχη- µατισµός των εισόδων σε εξόδους. Έξοδος ή εκροές (output) είναι τα ροϊόντα ου αράγει το σύστηµα. Τα στοιχεία ενός συστήµατος διαχωρίζονται α ό το εριβάλλον (environment) ου α οτελείται α ό ο- ντότητες ου δεν ανήκουν στο σύστηµα (δηλαδή δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή ε εξεργασίες του), αλλά αίζουν σηµαντικό ρόλο στην α όδοση του συστήµατος. Το εριβάλλον εριλαµβάνει κοινωνικά, τεχνολογικά, νοµικά, φυσικά, οικονοµικά και άλλα στοιχεία. Η ανάδραση ή ε ανα- ληροφόρηση (feedback) είναι ληροφορία ου αφορά την α όδοση του συστήµατος. Η συνεχής αρακολούθηση και αξιολόγηση της ανάδρασης για να ροσδιοριστεί εάν το σύστηµα βαίνει ρος ολοκλήρωση των στόχων του α οτελεί µέρος του ελέγχου (control). Όταν δια ιστώνεται ότι το σύστηµα δεν ικανο οιεί ε αρκώς τους στόχους ρέ ει να 25

19 Κεφάλαιο 1ο: βρεθεί τρό ος ώστε να ε ηρεαστεί η συµ εριφορά του συστήµατος. Αυτό ε ιτυγχάνεται µε την τρο ο οίηση των εισόδων και των διαδικασιών του συστήµατος. Όταν ένα σύστηµα είναι µέρος ενός µεγαλύτερου συστήµατος λέγεται υ οσύστηµα, ενώ το µεγαλύτερο σύστηµα µ ορεί να θεωρηθεί ότι είναι το εριβάλλον του. Βάσει των ανωτέρω, ένας ορισµός ου θα µ ορούσε να δοθεί σχετικά µε το Πληροφοριακό Σύστηµα είναι ο εξής: Πληροφοριακό Σύστηµα, ΠΣ (Information System, IS) είναι ένα σύνολο αλληλοσυνδεόµενων µερών ου συνεργάζονται για τη συλλογή, ε εξεργασία, α οθήκευση και διάχυση ληροφοριών µε σκο ό την υ οστήριξη της λήψης α οφάσεων, του συντονισµού, του ελέγχου και της ανάλυσης δεδοµένων, µέσα σε µία ε ιχείρηση ή έναν οργανισµό. Α ό ε ιχειρηµατική σκο ιά, ένα Πληροφοριακό Σύστηµα νοείται ως µία οργανωσιακή ή διοικητική λύση, η ο οία βασίζεται στις εφαρµογές ΤΠΕ και ου α αντά σε ροκλήσεις ου τίθενται α ό το εριβάλλον. Ό ως όλα τα συστήµατα έτσι και τα ληροφοριακά έχουν εισροές, ου µέσω κά οιας ε εξεργασίας µετατρέ ονται σε εκροές, λειτουργούν µέσα σε κά οιο εριβάλλον το ο οίο και τα χαρακτηρίζει, ενώ υ άρχει και ένας µηχανισµός ανατροφοδότησής τους. Ειδικότερα στα Πληροφοριακά Συστήµατα οι έννοιες εισροές, εκροές, ε εξεργασία και ανατροφοδότηση έχουν το εξής εριεχόµενο (Laudon, K. και Laudon, J, 2001): Εισροές είναι η συλλογή ή α όκτηση ακατέργαστων δεδοµένων ( ρωτογενών στοιχείων) ου ροέρχονται είτε α ό το εσωτερικό της ε ιχείρησης είτε α ό το εξωτερικό της εριβάλλον. Ε εξεργασία είναι η µετατρο ή, ο χειρισµός και η ανάλυση των ακατέργαστων δεδοµένων σε τέτοια µορφή ου έχουν ερισσότερη σηµασία για τους χρήστες των συστηµάτων. Εκροές είναι η διανοµή και διάχυση των ε εξεργασµένων ληροφοριών στους χρήστες ή στις δραστηριότητες ου θα χρησιµο οιηθούν. Ανατροφοδότηση είναι η εκροή του συστήµατος ου ε ιστρέφει στα κατάλληλα µέλη της ε ιχείρησης για να τα βοηθήσει στην αξιολόγηση και διόρθωση των εισροών. Ό ως ο οιοδή οτε άλλο σύστηµα, έτσι και τα Πληροφοριακά Συστήµατα λειτουργούν µέσα σε ένα εριβάλλον και έχουν ένα σκο ό. Το 26