Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας

Transcript

1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας

2 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 2 από 27 Πίνακας περιεχομένων Λεξιλόγιο Όρων... 4 Κατάλογος Ακρωνυμίων και Συντομογραφιών Εισαγωγή Σκοπός και στόχοι Αιτήματα έναντι Αναφορών Πεδίο εφαρμογής Ρόλοι και αρμοδιότητες Αναφορές TAP έναντι Αναφορών Αναδόχων Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών TAP: Επισκόπηση Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Τρίτων: Βαθμίδα Δίαυλοι υποβολής και λήψης αναφορών Αξιολόγηση και καθορισμός σοβαρότητας Καθορισμός κατηγορίας αναφοράς Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 1: διοικητικές ενέργειες Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 1: εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης: Βαθμίδα Βαθμίδα 2: Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ) Βαθμίδα 2: Έναρξη ΕΕΕ... 21

3 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 3 από Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 2: βήματα διαχείρισης αναφορών Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 2: εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Παρακολούθηση, υποβολή εκθέσεων και επανεξέταση Εμπιστευτικότητα Υποχρέωση εμπιστευτικότητας Προσωπικά δεδομένα Σύγκρουση συμφερόντων Δημοσιοποίηση της Διαδικασίας Αναφορών Αλλαγές από τις τελευταίες εκδόσεις ΠΙΝΑΚΕΣ Πίνακας 1: Ρόλοι και αρμοδιότητες... 9 Πίνακας 2: Μητρώο σοβαρότητας αναφοράς Πίνακας 3: Βήματα Διαχείρισης Αναφορών Βαθμίδας Πίνακας 4: Εφαρμοζόμενα Χρονοδιαγράμματα Βαθμίδας Πίνακας 5: Σχέση μεταξύ Σοβαρότητας και Χρονοδιαγράμματος Πίνακας 6: Βήματα Διαχείρισης Αναφορών Βαθμίδας Πίνακας 7: Εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Βαθμίδας Πίνακας 8: Δείκτες υποβολής εκθέσεων για αναφορές ΣΧΗΜΑΤΑ Σχήμα 1: Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών TAP: Επισκόπηση Σχήμα 2: Διοικητικές Ενέργειες Βαθμίδας

4 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 4 από 27 Λεξιλόγιο Όρων Υποβάλλων Αναφορά Καταγγελία Προβληματισμός Συνέπεια Ανάδοχο Μηχανισμός Υποβολής Αναφορών Εργαζομένων του Άμεση γραμμή λογοδοσίας ΣΠΚΔ Επιχειρησιακή γραμμή λογοδοσίας Αναφορά Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Ειδική Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών Συμβάν Διαδικασία Έργο Αίτημα Σοβαρότητα Ένα άτομο, μια ομάδα ή μια κοινότητα που υποβάλλει Αναφορά Δυσαρέσκεια για τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του TAP ή του, την οποία εκφράζει ένα άτομο, μια ομάδα ή μια κοινότητα Ένα ζήτημα που προκύπτει από τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του TAP ή του, το οποίο είναι πιθανό να έχει αντίκτυπο σε κάποιο άτομο, ομάδα ή κοινότητα Το άμεσο ή έμμεσο αποτέλεσμα μιας αλλαγής και η δυνατότητα του ενδιαφερόμενου μέρους να διαχειριστεί αυτή την αλλαγή. Όσο μεγαλύτερη είναι η συνέπεια μιας αλλαγής, τόσο λιγότερο πιθανό είναι το ενδιαφερόμενο μέρος να μπορέσει να διαχειριστεί αυτή την αλλαγή. Οι ανάδοχοι Μελέτης, Προμήθειας και Κατασκευής (ΜΠΚ) και οι υπεργολάβοι τους Μηχανισμός υποβολής διαφορών ή αναφορών εργαζομένων που εφαρμόζουν οι Ανάδοχοι για τους εργαζόμενους και υπεργολάβους τους. Το Τμήμα Εργασιακών Σχέσεων του TAP θα παρεμβαίνει και θα συνδράμει στην επίλυση, όποτε απαιτείται Η άμεση λογοδοσία των εργαζομένων στη διοίκηση. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών χώρας θα έχει άμεσες γραμμές λογοδοσίας στον Διευθυντή Έργου του TAP στην Ελλάδα ή στον Διευθυντή Π&Κ του TAP, όποιο είναι πιο πρακτικό ανάλογα με τη φάση εκτέλεσης του έργου Σύστημα Περιβαλλοντικής και Κοινωνικής Διαχείρισης Η επιχειρησιακή λογοδοσία των εργαζομένων στην διοίκηση. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών χώρας έχει επιχειρησιακή γραμμή λογοδοσίας στον Σύμβουλο Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών Προβληματισμός, παράπονο ή καταγγελία που εκφράζει ένα άτομο, μια ομάδα εντός των επηρεαζόμενων κοινοτήτων ή οποιοσδήποτε άλλος ενδιαφερόμενος και προκύπτει είτε από πραγματική είτε από υποκειμενικά αντιληπτή επίπτωση που οφείλεται στις δραστηριότητες ή τις λειτουργίες του TAP ή του Τα βήματα της διαδικασίας διαχείρισης αναφορών που περιγράφονται στη Ροή Διαχείρισης Αναφορών και εγκρίνονται από τις διαδικασίες διαχείρισης αναφορών χώρας. Ομάδα ειδικού σκοπού (ad hoc), επιφορτισμένη με την επίλυση αναφορών υψηλού κινδύνου/σοβαρότητας, καθοδηγούμενη από τον Διευθυντή Χώρας ή τον Διευθυντή Έργου. Περιλαμβάνει τους Συντονιστές Επαφών με την Κοινότητα (CLC s), τους Υπεύθυνους Επαφών του (CLO s), τους Κοινωνικούς Επόπτες (SFM s), τους Υπεύθυνους Συντονισμού Αναφορών χώρας και τον Σύμβουλο Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών Ένα συμβάν σχετίζεται με την Υγεία, την Ασφάλεια και το Περιβάλλον (ΥΑΠ) και περιγράφεται ως «Μια αναφορά που σχετίζεται με διακριτό γεγονός, το οποίο συνεπάγεται ή ήταν πιθανό να οδηγήσει σε τραυματισμό προσώπου, απώλεια ζωών, περιουσιακή ζημία (συμπ. περιουσιακών στοιχείων που δεν ανήκουν στον TAP) ή περιβαλλοντική ζημία.» Ο χειρισμός των συμβάντων γίνεται σύμφωνα με τη Διαδικασία Συμβάντων ESSH του Έργου Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας του TAP Έργο Διαδριατικού Αγωγού Το αίτημα είναι συνήθως ουδέτερο και υποδηλώνει ότι το ενδιαφερόμενο μέρος ζητά πληροφορίες ή, ενδεχομένως, κάποια ουσιαστική βοήθεια ή συγκεκριμένο μέτρο προφύλαξης, αλλά δεν υποδηλώνει οτιδήποτε για τη στάση του προς το Έργο. Ο βαθμός στον οποίο κάποιο ενδιαφερόμενο μέρος ή το Έργο θα βιώσει μια αλλαγή ή συνέπεια από κάποια ενέργεια ή δραστηριότητα Ο βαθμός σοβαρότητας μιας αναφοράς βασίζεται στην πιθανή συνέπεια (πραγματική ή πιθανή) της αναφοράς σε σχέση με διάφορες επιπτώσεις.

5 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 5 από 27 Εργαλείο Διαχείρισης Ενδιαφερομένων Μερών και Παραπόνων (ΕΔΕΜΠ) Μηχανισμός Υποβολής Αναφορών Εργαζομένων του TAP Τρίτα Μέρη Μηχανισμός Υποβολής Αναφορών Εργαζόμενοι Τρίτων Μερών Εργαζόμενος Διευθυντής επιχειρησιακού τμήματος Ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα λογισμικού που επιτρέπει στον TAP να καταγράφει, να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά αναφορές τρίτων όταν αυτές προκύπτουν και διευκολύνει τη ροή πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο προς τα αρμόδια επιχειρησιακά τμήματα του TAP και του Αναφέρεται στον μηχανισμό επίλυσης διαφορών Ανθρώπινου Δυναμικού του TAP για τους εργαζόμενους του TAP Περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, το ευρύ κοινό, κατοίκους των επηρεαζόμενων κοινοτήτων, επηρεαζόμενα από το έργο άτομα (ΕΑ), θεσμικούς ενδιαφερόμενους φορείς και άλλα μέρη που επιθυμούν να διατυπώσουν τους προβληματισμούς και τις καταγγελίες τους στον TAP και στους ς σε όλες τις τοποθεσίες του έργου Η διαδικασία υποβολής αναφορών που εφαρμόζεται από τον TAP για την αντιμετώπιση/διαχείριση/επίλυση αναφορών εξωτερικών ενδιαφερομένων μερών. Ως «Τρίτα Μέρη» νοούνται, μεταξύ άλλων, το ευρύ κοινό, κάτοικοι των επηρεαζόμενων κοινοτήτων, επηρεαζόμενα από το έργο άτομα (ΕΑ), θεσμικοί ενδιαφερόμενοι φορείς και άλλα μέρη που επιθυμούν να διατυπώσουν τους προβληματισμούς και τις καταγγελίες τους στον TAP και στους ς του σε όλες τις τοποθεσίες του έργου. Όλα τα μέρη που δεν είναι άμεσοι υπάλληλοι του TAP, Αποσπασμένοι υπάλληλοι ή Μέτοχοι, και για τα οποία ισχύουν ξεχωριστές συμβατικές υποχρεώσεις, όροι και διαδικασίες Ένα πρόσωπο που έχει σύμβαση εργασίας με τον TAP, τον Ανάδοχο ή Υπεργολάβο του. Ο διευθυντής επιχειρησιακού τμήματος είναι το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την παράδοση ενός συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών. Ο διευθυντής επιχειρησιακού τμήματος είναι το μοναδικό σημείο επικοινωνίας όσον αφορά τη διερεύνηση και επίλυση αναφορών που απορρέουν από το αντικείμενο εργασιών του. Οι διευθυντές επιχειρησιακού τμήματος είναι αρμόδιοι να κατανέμουν πόρους για τη διερεύνηση μιας αναφοράς και να προτείνουν μέτρα επανόρθωσης για την επίλυση μιας αναφοράς εντός του χρονοδιαγράμματος ΠΔΑ

6 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 6 από 27 Κατάλογος Ακρωνυμίων και Συντομογραφιών CLC CLO ΕΚΕ GC Π&Κ ΕΕΕ GC ΜΥΑ ΠΔΑ ΟΔΑ ΔΑ ΔΕΑ ΕΟΔΑ HR Υ&Α ΑΓΔΔ ΠΣ ΕΑ ΔΕ ΣΕΕ ΚΠΕ SFM ΕΔΕΜΠ SLA TAP Συντονιστής επαφών με την κοινότητα του TAP Υπεύθυνος Επαφών με την Κοινότητα του Aναδόχου Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Περιβαλλοντικά και Κοινωνικά ζητήματα Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών του TAP Μηχανισμός Υποβολής Αναφορών (περιλαμβάνει το ΠΔΑ και τη ΔΑ) Πλαίσιο Διαχείρισης Αναφορών του TAP Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών του TAP Διαδικασία Αναφορών Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Ειδική Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών Ανθρώπινο Δυναμικό Υγεία & Ασφάλεια Απόκτηση Γης και Δικαιωμάτων Διέλευσης Πρακτικά Συνάντησης Επηρεαζόμενα (από το Έργο) άτομα Διευθυντής Έργου Σχέδιο Εκτέλεσης Έργου Κοινωνικές και Περιβαλλοντικές Επενδύσεις Κοινωνικός Επόπτης του TAP Εργαλείο Διαχείρισης Ενδιαφερομένων Μερών και Παραπόνων (Αναφορών) Απόκτηση Δικαιωμάτων Γης Trans Adriatic Pipeline AG

7 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 7 από Εισαγωγή 1.1. Σκοπός και στόχοι Η Trans Adriatic Pipeline AG επιθυμεί να οικοδομήσει ισχυρούς δεσμούς με τα ενδιαφερόμενα μέρη και να διαχειριστεί τις επιπτώσεις των επιχειρηματικών της δραστηριοτήτων στις επηρεαζόμενες κοινότητες μέσω διαφόρων διαδικασιών διαβούλευσης με ενδιαφερόμενα μέρη, συμμόρφωσης και αντιμετώπισης των επιπτώσεων. Ωστόσο, ο TAP αναγνωρίζει την ανάγκη ύπαρξης μιας επίσημης διαδικασίας διαχείρισης αναφορών για την αντιμετώπιση δημόσιων και κοινοτικών προβληματισμών, καταγγελιών και αιτημάτων σχετικά με τις εργασίες κατασκευής του TAP. Η Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας (η «Διαδικασία») παρέχει στα ενδιαφερόμενα μέρη τη δυνατότητα αυτή, όπως περιγράφεται στο παρόν έγγραφο. Επιδίωξη του TAP είναι να ανταποκρίνεται σε όλες τις αναφορές και τα αιτήματα που λαμβάνει, ανεξαρτήτως αν αυτά απορρέουν από ουσιαστικά ζητήματα ή από αντιλήψεις, και ανεξαρτήτως αν ο υποβάλλων αναφορά κατονομάζεται ή διατηρεί την ανωνυμία του. Κάθε ενδιαφερόμενο μέρος που θεωρεί ότι επηρεάζεται από τις δραστηριότητες του TAP θα έχει πρόσβαση σε αυτή τη Διαδικασία χωρίς κανένα κόστος ή αντίποινα. Σκοπός της Διαδικασίας είναι η αντιμετώπιση, διαχείριση, επίλυση και καταγραφή αναφορών που διατυπώνονται από ενδιαφερόμενα μέρη και σχετίζονται με τις δραστηριότητες του TAP. Περιγράφει το πεδίο εφαρμογής, καθορίζει ρόλους και αρμοδιότητες και αναλύει τα βήματα της Διαδικασίας Διαχείρισης Αναφορών. Σκοποί αυτής της Διαδικασίας είναι: η καθιέρωση ενός άμεσου, συνεπούς και δίκαιου μηχανισμού λήψης, διερεύνησης και απόκρισης σε αναφορές που υποβάλλουν τρίτα μέρη η διασφάλιση της δέουσας τεκμηρίωσης αναφορών και τυχόν διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται, και η συμβολή στη συνεχή βελτίωση της κοινωνικής απόδοσης μέσω ανάλυσης των τάσεων και προετοιμασίας και διάδοσης των διδαγμάτων. O TAP επιδιώκει να καλλιεργήσει εμπιστοσύνη στη διαδικασία και στα αποτελέσματα της. Για τον σκοπό αυτό, η Διαδικασία θα γνωστοποιηθεί με κατανοητό τρόπο στις επηρεαζόμενες ομάδες ενδιαφερομένων μερών. Θα τηρείται εμπιστευτικότητα και ο TAP θα λάβει κάθε εύλογο μέτρο για να προστατεύσει τα μέρη που συμμετέχουν στη διαδικασία από τυχόν αντίποινα. Το παρόν έγγραφο υπόκειται σε αλλαγές και επικαιροποιήσεις με βάση την εμπειρία και τις παρατηρήσεις των ενδιαφερομένων μερών, τα πορίσματα ελέγχων και τα διδάγματα Αιτήματα έναντι Αναφορών Ο TAP αναγνωρίζει ότι οι δραστηριότητές του θα οδηγήσουν σε διάφορες αλληλεπιδράσεις με ενδιαφερόμενα μέρη και ως εκ τούτου η διαδικασία αυτή εστιάζει στις παρατηρήσεις των ενδιαφερομένων μερών και των επηρεαζόμενων από το έργο ατόμων (EA), οι οποίες λαμβάνονται με τη μορφή αιτήματος, προβληματισμού ή καταγγελίας. Στο παρόν έγγραφο, οι όροι αναφορά, καταγγελία και προβληματισμός είναι εναλλάξιμοι και αναφέρονται όχι μόνο στις αρνητικές επιπτώσεις (ουσιώδη ζητήματα ή αντιλήψεις) που έχουν ήδη συμβεί ή συμβαίνουν, αλλά και σε μελλοντικές ή ενδεχόμενες αρνητικές επιπτώσεις. Το αίτημα αποτελεί συνήθως μια ουδέτερη παρέμβαση και υποδηλώνει ότι το ενδιαφερόμενο μέρος ζητά πληροφορίες ή, ενδεχομένως, κάποια ουσιαστική βοήθεια, αλλά δεν υποδηλώνει τίποτα για τη στάση του προς το Έργο. Η αναφορά υποδηλώνει κάποια αρνητική επίπτωση ή αντίληψη εκ μέρους του υποβάλλοντος την αναφορά. Αιτήματα πληροφόρησης, τα οποία δεν σχετίζονται με αναφορές ή

8 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 8 από 27 προβληματισμούς, θα καταγράφονται, θα παρακολουθούνται και θα τυγχάνουν διαχείρισης από τον Συντονιστή Επαφών με την Κοινότητα (CLC) και τον Κοινωνικό Επόπτη (SFM) στο ΕΔΕΜΠ μέσω ΠΣ. Οι CLC και SFM επιδιώκουν να προσφέρουν καλύτερη εμπειρία στα ενδιαφερόμενα μέρη, παρέχοντας έγκαιρη απάντηση στην επικοινωνία τους με τον TAP. Όλα τα αιτήματα, τα οποία δεν επιλύονται εύκολα θα παραπέμπονται στα αρμόδια επιχειρησιακά τμήματα 1 του TAP ή στον αρμόδιο Ανάδοχο. Ο CLC και ο SFM είναι υπεύθυνοι για την ενημέρωση των ενδιαφερομένων μερών σχετικά με την πρόοδο επίλυσης των αιτημάτων και αναφορών από τα τμήματα του TAP ή τους ς. Σε περίπτωση που ο CLC ή ο SFM λάβουν μια αναφορά, αυτή θα υποβάλλεται στον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών που είναι αρμόδιος για τη διαχείριση της διαδικασίας επίλυσης αναφορών. Τα αιτήματα για διάφορα είδη πληροφοριών θα τυγχάνουν διαχείρισης ως εξής: Γενικές πληροφορίες για το Έργο θα αποστέλλονται στο Γραφείο Χώρας/στην ομάδα Διαβούλευσης με Ενδιαφερόμενα Μέρη Πληροφορίες για ΑΓΔΔ θα αποστέλλονται στην ομάδα Διαχείρισης Γης Πληροφορίες πληρωμών θα αποστέλλονται στο τμήμα Οικονομικών και Λογιστικής Πληροφορίες για την κατασκευή θα αποστέλλονται στον Υπεύθυνο Επαφών με την Κοινότητα του αρμόδιου Πληροφορίες σχετικά με κρατικές υποθέσεις θα αποστέλλονται στις ομάδες Κρατικών Υποθέσεων ή Εξωτερικής Επικοινωνίας του TAP. Τυχόν αιτήματα πληροφόρησης, τα οποία δεν σχετίζονται με αναφορές ούτε έχουν καταγραφεί στη διαδικασία αναφορών, θα αποστέλλονται στο αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα του TAP ή στους ς προς απάντηση. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών δεν παρακολουθεί αιτήματα πληροφόρησης μη σχετιζόμενα με αναφορές, καθότι αυτά τυγχάνουν διαχείρισης από τον TAP εκτός του πεδίου εφαρμογής της παρούσας Διαδικασίας Πεδίο εφαρμογής Η παρούσα Διαδικασία ισχύει για το ελληνικό τμήμα του Έργου TAP και συμμορφώνεται με το αντικείμενο, τις αρχές, τις αρμοδιότητες και τις διαδικασίες που προβλέπονται στο Πλαίσιο Διαχείρισης Αναφορών (ΠΔΑ) του TAP (CPL00-PMT-601-Y-TVO-0001). Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα καταγράφει, θα παρακολουθεί και θα διαχειρίζεται όλες τις εισερχόμενες αναφορές σε μια κεντρική βάση δεδομένων διαχείρισης αναφορών, το Εργαλείο Διαχείρισης Ενδιαφερομένων Μερών και Παραπόνων/Αναφορών (ΕΔΕΜΠ), που επιτρέπει τη συνεχή ροή πληροφοριών και παρέχει τη δυνατότητα στον TAP να κατανοήσει και να παρακολουθεί τις επιπτώσεις του κατά τη διάρκεια του Έργου. Αυτή η Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών τρίτων έχει ως στόχο να παρέχει αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναφορών με βάση τις αρχές επίλυσης αναφορών που περιγράφονται στο ΠΔΑ του TAP. Παρόλα αυτά, αν ο υποβάλλων αναφορά δεν μείνει ικανοποιημένος από την έκβαση της εσωτερικής διαδικασίας επίλυσης, για αναφορές μέτριας και υψηλής σοβαρότητας, θα εξεταστεί το ενδεχόμενο και θα προσφερθεί στον υποβάλλοντα αναφορά η δυνατότητα επανεξέτασης από την Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ). Η Διαδικασία αυτή δεν αντικαθιστά τα νόμιμα δικαιώματα των υποβαλλόντων αναφορά να προσφύγουν στη δικαιοσύνη ή σε ανεξάρτητο, αντικειμενικό μηχανισμό επίλυσης διαφορών. Τα δικαιώματα αυτά δεν θίγονται από τη συμμετοχή των υποβαλλόντων αναφορά στη διαδικασία διαχείρισης αναφορών του TAP. 1 Για την ορθή αναγνώριση κάθε επιχειρησιακού τμήματος, συμβουλευτείτε το Πλαίσιο Διαχείρισης Αναφορών του TAP (CPL00-PMT- 601-Y-TVO-0001).

9 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 9 από Ρόλοι και αρμοδιότητες Οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες του βασικού προσωπικού που εμπλέκεται στη διαχείριση Αναφορών του TAP περιγράφονται αναλυτικά στον Πίνακα 1 κατωτέρω. Πίνακας 1: Ρόλοι και αρμοδιότητες Ρόλος Διευθυντής Έργου (Κεντρικά γραφεία TAP) Διευθυντής Π&Κ του TAP (Κεντρικά γραφεία TAP) Διευθυντής Π&Κ Χώρας Σύμβουλος Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών( ΣΚΑΑ) Υπεύθυνοι Συντονισμού Αναφορών χώρας (GC) Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού TAP (HR) Διευθυντής Εργασιακών Σχέσεων (IR) Συντονιστές Επαφών με την Κοινότητα (CLC) Κοινωνικός Επόπτης (SFM) Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών του TAP (ΟΔΑ) Αρμοδιότητα Λογοδοτεί συνολικά για την υλοποίηση του Έργου, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης αναφορών. Υποστήριξη σε θέματα προϋπολογισμού και λήψης αποφάσεων για το επιχειρησιακό τμήμα διαχείρισης αναφορών. Εξέταση των διαδικαστικών εγγράφων και του Πλαισίου Αναφορών. Επιβλέπει την Επιτροπή Ειδικών Επανεξέτασης και εγκρίνει τη συμμετοχή ειδικών σε αναφορές Π&Κ. Παρέχει υποστήριξη στη διαδικασία διαχείρισης αναφορών και την τεχνική υποστήριξη που απαιτείται κατά τη διάρκεια εξέτασης και επαλήθευσης των αποτελεσμάτων επίλυσης της διαφοράς. Διευκολύνει την έγκαιρη επίλυση αναφορών σε όλες τις χώρες του έργου. Παρέχει υποστήριξη ανάπτυξης δεξιοτήτων στους Υπεύθυνους Συντονισμού Αναφορών χώρας. Συμβουλεύει για τη συμμετοχή ειδικών σε αναφορές Περιβαλλοντικού και Κοινωνικού περιεχομένου (Π&Κ). Αναλύει τις τάσεις και συντάσσει εκθέσεις για την πρόοδο διαχείρισης αναφορών. Εκκινεί τη διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης και λαμβάνει άδεια από τον Διευθυντή Διασφάλισης Συμμόρφωσης Π&Κ του TAP. Αρμόδιοι για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας της διαδικασίας διαχείρισης αναφορών, συμπεριλαμβανομένης της καταχώρησης, διερεύνησης και επίλυσης αναφορών. Συντάσσουν εκθέσεις αναφορών. Υποβάλλουν προτάσεις και αιτήματα για τη διαδικασία εξωτερικής επανεξέτασης από την Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης. Αρμόδιο για τη διασφάλιση της ύπαρξης διαφανών πρακτικών απασχόλησης στον TAP και ξεκάθαρης και καλά κοινοποιημένης διαδικασίας καταγγελιών/αναφορών για τους εργαζόμενους του TAP. Υποστηρίζει τη διαδικασία αναφορών εργαζομένων του TAP αλλά και των Αναδόχων. Εκπροσωπεί τον TAP σε συζητήσεις με τους ς σχετικά με αναφορές εργαζομένων που μπορεί να επηρεάσουν τον TAP ή να αποτελέσουν κίνδυνο για τον TAP. Δημόσια Διεπαφή. Κοινοποίηση της Διαδικασίας Διαχείρισης Αναφορών στις κοινότητες. Παρακολούθηση της διαχείρισης αναφορών από τον Ανάδοχο. Σύνταξη εκθέσεων για τις Αναφορές και παρακολούθηση της επίλυσής τους Κοινοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης αναφορών στις κοινότητες. Παροχή βοήθειας σχετικά με τη διαχείριση αναφορών στον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών (GC), όποτε απαιτείται. Παρακολούθηση της διαχείρισης αναφορών από τον Ανάδοχο. Σύνταξη εκθέσεων για τις αναφορές και παρακολούθηση της επίλυσής τους. Διαδικασία επίλυσης Βαθμίδας 1, που συνήθως συγκροτείται από τον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών χώρας, τον Σύμβουλο Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών και τα αρμόδια επιχειρησιακά τμήματα.

10 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 10 από 27 Ρόλος Ειδική Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών (ΕΟΔΑ) Αρμοδιότητα Ομάδα επίλυσης αναφορών Βαθμίδας 1, η οποία έχει συσταθεί για τη διαχείριση αναφορών Υψηλής Σοβαρότητας/Κινδύνου και εκπροσωπεί τον TAP στην εξωτερική διαδικασία επίλυσης αναφοράς που κινούν ενδιαφερόμενα μέρη, γνωστή ως εξέταση αναφορών 3 ης Βαθμίδας. Σύμβουλοι Διασύνδεσης ΑΓΔΔ Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ) Υπεύθυνοι για τον συντονισμό της επίλυσης αιτημάτων πληροφόρησης για θέματα Απόκτησης Γης και Δικαιωμάτων Διέλευσης. Διαδικασία επίλυσης αναφορών Βαθμίδας 2, στην οποία συμμετέχει εξωτερικός εμπειρογνώμονας για την επανεξέταση των αποτελεσμάτων επίλυσης αναφορών της διαδικασίας Βαθμίδας 1, στις περιπτώσεις όπου οι υποβάλλοντες αναφορά δεν είναι ικανοποιημένοι ή αμφισβητούν τα αποτελέσματα επίλυσης αναφορών μέτριας και υψηλής σοβαρότητας, ζητώντας πρόσθετη διαμεσολάβηση ή διαιτησία Αναφορές TAP έναντι Αναφορών Αναδόχων Για λόγους σαφήνειας διευκρινίζεται ότι: Ο TAP είναι συνολικά υπόλογος για όλες τις δραστηριότητες και εργασίες του στο Έργο, ενώ οι Ανάδοχοι έχουν συγκεκριμένες υποχρεώσεις όσον αφορά τη διαχείριση αναφορών που απορρέουν από τις δραστηριότητές τους. Ως εκ τούτου, οι Ανάδοχοι οφείλουν να εφαρμόζουν έναν σταθερό και κατάλληλο Μηχανισμό Αναφορών Τρίτων Μερών και Εργαζόμενων, ο οποίος βασίζεται στο ΠΔΑ του TAP. Ο TAP απαιτεί επίσης από τους ς του να συνεργάζονται στενά με την ομάδα διαχείρισης αναφορών του TAP για να διασφαλιστεί μια εύρωστη διαδικασία διαχείρισης αναφορών. Η διαχείριση αναφορών που σχετίζονται με τους ς γίνεται σύμφωνα με τον Μηχανισμό Αναφορών Τρίτων Μερών και Εργαζομένων του. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος αδυνατεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά μια αναφορά, η ομάδα διαχείρισης αναφορών του TAP συνδράμει τον Ανάδοχο. Όλες οι αναφορές υψηλής και μέτριας σοβαρότητας που έχουν κλείσει οριστικά από τους ς χωρίς να υπάρξουν αμοιβαία συμφωνημένα μέτρα επανόρθωσης θα εξετάζονται από τον Συντονιστή Διαχείρισης Αναφορών του TAP και, εφόσον απαιτείται, θα κινείται εξωτερική διαδικασία επανεξέτασης. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό παρέχονται στο ΠΔΑ του TAP.

11 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 11 από Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών TAP: Επισκόπηση Ο TAP έχει υιοθετήσει μια προσέγγιση διαχείρισης αναφορών δύο βαθμίδων που επιτρέπει την επίλυση των αναφορών μόλις αυτές προκύπτουν και όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Οι διαδικασίες εσωτερικής επίλυσης αναφορών του TAP και των Αναδόχων του αποσκοπούν στην αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναφορών με βάση τις αρχές που περιγράφονται στο ΠΔΑ του TAP. Η διαδικασία εσωτερικής επίλυσης αναφορών που είναι γνωστή ως διαδικασία Αναφορών Τρίτων ή διαδικασία Βαθμίδας 1, εφαρμόζεται από την ομάδα διαχείρισης αναφορών που έχει συγκροτηθεί στην εκάστοτε χώρα και από πολυεπιστημονική Ειδική Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών. Παρόλα αυτά, σε περιπτώσεις όπου ο υποβάλλων αναφορά δεν είναι ικανοποιημένος από την έκβαση της εσωτερικής διαδικασίας επίλυσης, και για αναφορές μέτριας και υψηλής σοβαρότητας, θα εξεταστεί το ενδεχόμενο και θα προσφερθεί στον υποβάλλοντα αναφορά η δυνατότητα περαιτέρω εξωτερικής επανεξέτασης από την Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ). Το παρακάτω Σχήμα 1 περιλαμβάνει την επισκόπηση της προσέγγισης διαχείρισης αναφορών δύο βαθμίδων του TAP. Σχήμα 1: Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών TAP: Επισκόπηση

12 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 12 από Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Τρίτων: Βαθμίδα Δίαυλοι υποβολής και λήψης αναφορών Οι υποβάλλοντες αναφορά μπορούν να υποβάλουν αναφορά με τους εξής τρόπους: Μιλώντας σε εργαζόμενο του TAP ή του. Μιλώντας απευθείας σε CLC, Κοινωνικό Επόπτη του TAP ή σε CLO του Υποβάλλοντας το ηλεκτρονικό έντυπο κατάθεσης αναφοράς στην ιστοσελίδα υποβολής αναφορών του TAP Υποβάλλοντας συμπληρωμένο έντυπο αναφοράς σε ένα από τα κυτία παραπόνων που βρίσκονται στα κατά τόπους γραφεία του TAP ή/και στα εργοτάξια των Αναδόχων ή/και στους χώρους εργασιών (Ο υποβάλλων αναφορά μπορεί να επιλέξει να μην υπογράψει το αυτογραφικό έντυπο, γεγονός που δεν θα επηρεάσει την καταχώρηση και επεξεργασία της αναφοράς) Καλώντας στην ανοιχτή τηλεφωνική γραμμή υποβολής αναφορών του TAP, ή Αποστέλλοντας , επιστολή ή/και φαξ στον TAP. Όπου είναι απαραίτητο, οι υποβάλλοντες αναφορά θα έχουν τη συνδρομή του Υπεύθυνου Συντονισμού Αναφορών, του CLC ή του Κοινωνικού Επόπτη του TAP προκειμένου να συμπληρώσουν και να υποβάλουν τα έντυπα αναφοράς ή να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία διαχείρισης αναφορών. Αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην ελληνική, την αγγλική, την τουρκική γλώσσα (για αναφορές από ΕΑ που κατοικούν κοντά στα ελληνοτουρκικά σύνορα) και σε όλες τις γλώσσες μειονοτήτων που έχουν αναγνωριστεί επίσημα από την ελληνική κυβέρνηση, και θα πρέπει να προσδιορίζουν το άτομο/τα άτομα ή τον οργανισμό/τους οργανισμούς που υποβάλλουν την αναφορά. Ο υποβάλλων αναφορά μπορεί να ζητήσει την τήρηση εμπιστευτικότητας ως προς την ταυτότητά του, εκτός αν εκπροσωπεί κάποιον οργανισμό. Το αίτημα εμπιστευτικότητας και οι λόγοι του αιτήματος θα πρέπει να υποβληθούν μαζί με την αναφορά. Θα καταβληθεί κάθε εύλογη προσπάθεια για την τήρηση της αιτούμενης εμπιστευτικότητας. Ο TAP θα προσπαθήσει να επιλύσει καλόπιστα, με διαφάνεια και έγκαιρα τυχόν αναφορές με τους υποβάλλοντες αναφορά. Διευκρινίζεται ότι οι υποβάλλοντες αναφορά μπορούν να παραπέμψουν το αναφερόμενο ζήτημα σε άλλο τρίτο φορέα (στο εθνικό δικαστικό σύστημα, σε διαιτητή ή σε άλλους διαθέσιμους μηχανισμούς εναλλακτικής επίλυσης διαφορών) σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας. Η ανοιχτή τηλεφωνική γραμμή Αναφορών είναι στελεχωμένη από τον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών από Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00-18:00. Εάν, ωστόσο, ο υποβάλλων αναφορά αφήσει κάποια αναφορά (με φωνητικό μήνυμα) εκτός των ωρών λειτουργίας ή τα σαββατοκύριακα, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα προσπαθήσει να επικοινωνήσει με τον υποβάλλοντα αναφορά την επόμενη εργάσιμη ημέρα, το αργότερο δε εντός 3 εργάσιμων ημερών από τη λήψη του αρχικού μηνύματος, προκειμένου να καταγράψει λεπτομερώς τα στοιχεία της αναφοράς Αξιολόγηση και καθορισμός σοβαρότητας Οι αναφορές κατατάσσονται σε τρία επίπεδα σοβαρότητας: χαμηλή, μέτρια και υψηλή. Ο βαθμός σοβαρότητας μιας αναφοράς βασίζεται στην πιθανή συνέπεια (πραγματική ή πιθανή) της αναφοράς όσον αφορά τις: Κοινωνικές και περιβαλλοντικές επιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων: o Υγεία o Ασφάλεια o Προστασία o Μέσα διαβίωσης

13 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 13 από 27 o o o o o o Εισόδημα Άνεση/Τρόπος ζωής Πρόσβαση σε υπηρεσίες Κοινωνικές σχέσεις/κοινοτική συνοχή Περιβαλλοντική ποιότητα Φυσικοί πόροι Επιπτώσεις στην εταιρική φήμη του TAP Επιπτώσεις στο χρονοδιάγραμμα του Έργου Η κατηγοριοποίηση της σοβαρότητας μπορεί εν μέρει να καθοριστεί από την ευαισθησία του υποβάλλοντος αναφορά: παρόμοιες συνέπειες ενδέχεται να επηρεάσουν διαφορετικά τα ευπαθή και μη ευπαθή νοικοκυριά. Το επίπεδο σοβαρότητας καθορίζεται από το υψηλότερο επίπεδο επίπτωσης που σχετίζεται με την αναφορά. Κάθε επίπεδο σοβαρότητας περιγράφεται στον Πίνακα 2 που ακολουθεί: Πίνακας 2: Μητρώο σοβαρότητας αναφοράς Επίπτωση Συνέπεια/ Σοβαρότητα Χαμηλή Μέτρια Υψηλή Κοινωνικά και Περιβαλλοντικά ζητήματα Εταιρική φήμη Χρονοδιάγραμμα κατασκευής Απαιτούμενη συνεισφορά για την επίλυση Συνέπειες στην κατασκευή και τις εργασίες Ελάχιστη επίπτωση, που πιθανότατα να έχει μικρό ουσιαστικό αντίκτυπο. Η αντιμετώπισή της επιτυγχάνεται εύκολα μάλλον απίθανο να απαιτηθεί αποζημίωση. Καμία επίπτωση Καμία καθυστέρηση Σε τοπικό επίπεδο: συχνές επιτόπιες συζητήσεις με τον υποβάλλοντα αναφορά Καμία συνέπεια Οι συνέπειες είναι πραγματικές αλλά μη σημαντικές ή μακράς διάρκειας. Η αντιμετώπισή της είναι και εφικτή και εύκολα επιτεύξιμη η αποζημίωση αναμένεται να κυμανθεί σε λογικά επίπεδα. Τοπική ή μέτριου βαθμού ζημία στη φήμη Μέτριες καθυστερήσεις Σε τοπικό/εθνικό επίπεδο: μπορεί να χρειαστούν τεχνικές παρατηρήσεις από το αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα και απόφαση του Διευθυντή Έργου Μπορεί να απαιτηθεί περιορισμένη ή τοπική προσαρμογή στον προγραμματισμό κατασκευής και στις εργασίες Σημαντικές επιπτώσεις και πιθανόν μακράς διάρκειας. Η αντιμετώπισή της είναι πιθανόν να είναι δύσκολη: δαπανηρή, χρονοβόρα και απαιτεί δύσκολη διαπραγμάτευση η αποζημίωση μπορεί να είναι σημαντική. Σημαντική απώλεια μετόχων/εμπιστοσύνης του κοινού Σημαντική διαταραχή Έργο: μπορεί να απαιτηθεί συνεισφορά και λήψη απόφασης σε εταιρικό επίπεδο Μπορεί να απαιτηθεί σημαντική ή εκτεταμένη αλλαγή στον προγραμματισμό κατασκευής και στις εργασίες 4.3. Καθορισμός κατηγορίας αναφοράς Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών εφαρμόζει τις ακόλουθες κατηγορίες όταν λαμβάνει μια νέα αναφορά: a) Τεχνική Διασφάλιση και Υποστήριξη: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες σχεδιασμού της τεχνικής μελέτης, οι οποίες ενδέχεται να έχουν αρνητικό αντίκτυπο σε ορισμένα ενδιαφερόμενα μέρη.

14 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Λογότυπο Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 14 από 27 b) Κατασκευή: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες κατασκευής του αγωγού, συμπεριλαμβανομένης σκόνης, θορύβου, κραδασμών και τυχόν ζημιών που προκλήθηκαν κατά τη διάρκεια της κατασκευής. Επιπλέον θα χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες υποκατηγορίες: b.1 Όχληση (σκόνη, θόρυβος, κραδασμοί, φωτορύπανση, λύματα κ.λπ.) b.2 Ατυχηματική ζημία b.3 Κατασκευή οδών πρόσβασης b.4 Αποκατάσταση c) Δραστηριότητες Απόκτησης Γης και Δικαιωμάτων Διέλευσης (ΑΓΔΔ): οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες ΑΓΔΔ και Απόκτησης Δικαιωμάτων Γης (Secure Land Access - SLA). Επιπλέον θα χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες υποκατηγορίες: c.1 Διαδικασία εισόδου σε εδαφικές εκτάσεις c.2 Ποσό αποζημίωσης/ αμφισβήτηση μεθοδολογίας c.3 Καθυστέρηση καταβολής αποζημίωσης c.4 Διαδικασία εξόδου από εδαφικές εκτάσεις c.5 Σήμανση ορίων ή αμφισβήτηση ορίων c.6 Τίτλοι γης και αμφισβητήσεις ιδιοκτησίας d) Δραστηριότητες Αποκατάστασης των Μέσων Διαβίωσης: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από τη μη εκτέλεση δραστηριοτήτων αποκατάστασης των μέσων διαβίωσης ή από την αποτυχία των επηρεαζόμενων ενδιαφερομένων μερών του TAP να αποκαταστήσουν τα μέσα διαβίωσής τους. Επιπλέον θα χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες υποκατηγορίες: d.1 Αποδοχή/εκπλήρωση κριτηρίων προγράμματος LATS d.2 LATS Υποστήριξη γεωργικών εκμεταλλεύσεων d.3 LATS Υποστήριξη επιχειρήσεων d.4 Υποστήριξη ευπαθών ομάδων d.5 Επιπτώσεις της κατασκευής στη γεωργική παραγωγικότητα ή την ευημερία ζώων d.6 Άλλες επιπτώσεις στα μέσα διαβίωσης e) Νομικά ζητήματα και Συμμόρφωση: Αναφορές που έχουν νομικές συνέπειες για τον TAP και αναφορές που επικαλούνται παραβάσεις του Κώδικα Δεοντολογίας του TAP, ή αθέτηση των δεσμεύσεών του για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και τη δεοντολογική συμπεριφορά. f) Κοινωνική Συμπεριφορά στις Κοινότητες: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δυσμενείς αλληλεπιδράσεις μεταξύ εργαζομένων του ΤΑΡ ή του στο περιβάλλον της κοινότητας. g) Ασφάλεια και προστασία των Κοινοτήτων: g.1 Μεταφορές: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες που σχετίζονται με τις μεταφορές g.2 Διαμονή: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα γύρω από τα εργοτάξια των Αναδόχων ή τα καταλύματα των Αναδόχων g.3 Αγωγός: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από προβληματισμούς για την ασφάλεια που εκφράζουν άτομα και κοινότητες που βρίσκονται κοντά στις θέσεις κατασκευής του αγωγού. h) Πολιτιστική κληρονομιά: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από τη μη προστασία χώρων πολιτιστικής κληρονομιάς i) Συμβάντα ΥΑΚΠΠ: κάθε συμβάν που συνεπάγεται ή είναι πιθανό να οδηγήσει σε τραυματισμό προσώπου, απώλεια ζωών, περιουσιακή ζημία (συμπ. περιουσιακών στοιχείων που δεν ανήκουν στον TAP) ή σε περιβαλλοντική ζημία. Τα συμβάντα αυτά διαχειρίζεται απευθείας το Τμήμα ΥΑΚΠΠ του TAP σε κάθε χώρα j) Περιβάλλον: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από δραστηριότητες που θεωρούνται επιζήμιες για το τοπικό περιβάλλον και τη βιοποικιλότητα k) Απασχόληση: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από ασαφείς πρακτικές απασχόλησης είτε από τον TAP, είτε από τους ς Κατασκευής, ή από επικαλούμενες παραβιάσεις των πρακτικών εργασιακής απασχόλησης και των Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων. Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και το τμήμα Εργασιακών Σχέσεων του TAP διαχειρίζονται τις αναφορές που αφορούν την απασχόληση και απευθύνονται στον TAP. Θα χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες υποκατηγορίες: k.1 Προσλήψεις

15 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 15 από 27 k.2 Περικοπές δαπανών k.3 Ευημερία k.4 Γενικά θέματα HR k.5 Αμοιβή και ώρες εργασίας l) Διαβούλευση με Ενδιαφερόμενα Μέρη: οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από την έλλειψη διαβούλευσης με ενδιαφερόμενα μέρη ή από γενική έλλειψη ενημέρωσης των ενδιαφερομένων μερών της κοινότητας m) Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη 2 : οι αναφορές αυτές θα προκύψουν από την υλοποίηση δράσεων ΕΚΕ ή Επενδύσεων στην Κοινότητα του TAP n) Αναφορές που εμπίπτουν σε πολλαπλές κατηγορίες: οι αναφορές αυτές αφορούν δύο ή περισσότερες κατηγορίες και απαιτούν αρκετά επιχειρησιακά τμήματα για την επίλυσή τους o) Εξωδικαστικές επιστολές: πρόκειται για επίσημες επιστολές που υποβάλλονται στον TAP ή τον Ανάδοχο από τους δικηγόρους του υποβάλλοντος αναφορά, με τις οποίες αιτούνται τη λήψη άμεσων ενεργειών επανόρθωσης προτού ο υποβάλλων αποφασίσει να κάνει χρήση άλλων νομικών ή δικαστικών οδών. Οι επιστολές αυτές μπορεί να αφορούν οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες εκτέλεσης του Έργου και εμπίπτουν σε οποιαδήποτε από τις παραπάνω περιγραφόμενες κατηγορίες και τη διαχείρισή τους αναλαμβάνει συνήθως το Νομικό Τμήμα του TAP ή/και του. Εάν κατά τη διαδικασία αξιολόγησης ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών κρίνει ότι κάποια αναφορά εντάσσεται σε περισσότερες από μία κατηγορίες αναφορών, θα ακολουθηθούν τα παρακάτω πρόσθετα βήματα αξιολόγησης: Επανέλεγχος της αξιολόγησης με άλλο μέλος της ομάδας Διαχείρισης Αναφορών Σαφής προσδιορισμός των διαφόρων κατηγοριών που εμπλέκονται και περιγραφή των λόγων Καταχώρηση κάθε κατηγορίας αναφοράς ως ξεχωριστή αναφορά (καθεμιά με τον δικό της αριθμό αναφοράς) αλλά με τον ίδιο αριθμό PAPID 3 Επαναξιολόγηση της σοβαρότητας και των συνεπειών κάθε αναφοράς (ξεχωριστά), και Τήρηση της καθορισμένης διαδικασίας επίλυσης αναφορών. Με τον σαφή προσδιορισμό όλων των επηρεαζόμενων κατηγοριών, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών διασφαλίζει ότι κάθε αναφορά διερευνάται καταλλήλως από το αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 1: διοικητικές ενέργειες 1. Επιβεβαίωση λήψης: Για αναφορές που λαμβάνονται επί τόπου, ο CLC θα επιβεβαιώσει προφορικά τη λήψη της αναφοράς. Για αναφορές που λαμβάνονται μέσω τηλεφωνικής κλήσης, e- mail, ταχυδρομείου ή φαξ, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα εκδώσει ένα έντυπο επιβεβαίωσης λήψης εντός 7 ημερών από τη λήψη της αναφοράς, με το ίδιο μέσο με το οποίο ελήφθη η αναφορά (π.χ. αν η αναφορά ελήφθη μέσω , η επιβεβαίωση λήψης θα σταλεί μέσω ). Η επιβεβαίωση λήψης θα εξηγεί την ενδεδειγμένη διαδικασία που θα ακολουθηθεί για την επίλυση της αναφοράς και το εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα επίλυσης. Όπου είναι δυνατόν, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα πραγματοποιεί τηλεφωνική κλήση προκειμένου να βεβαιωθεί ότι οι υποβάλλοντες αναφορά κατανοούν τη διαδικασία αναφορών που θα ακολουθηθεί. 2. Καταχώρηση αναφορών στη βάση δεδομένων αναφορών (ΕΔΕΜΠ): Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα καταχωρεί όλες τις αναφορές. Κάθε περίπτωση θα λάβει έναν μοναδικό αριθμό καταχώρησης στη βάση δεδομένων αναφορών για να είναι εφικτή η παρακολούθησή της. Μια σύντομη περιγραφή της περίπτωσης θα μεταφραστεί στην αγγλική γλώσσα ώστε να μπορούν οι εσωτερικοί διευθυντές του επιχειρησιακού τμήματος να διερευνήσουν την αναφορά. Η αγγλική μετάφραση είναι επίσης απαραίτητη για σκοπούς υποβολής εκθέσεων. 2 Το Εμπορικό Τμήμα θα διαχειρίζεται απευθείας ερωτήσεις ή προτάσεις που σχετίζονται με τις δραστηριότητες στρατηγικών επενδύσεων ή την ευρύτερη Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη (ΕΚΕ) του TAP. 3 Ο αριθμός PAPID είναι ένας μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός που συνδέεται με έκαστο ενδιαφερόμενο μέρος.

16 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 16 από Επαλήθευση: Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα επαληθεύσει ότι η αναφορά σχετίζεται με το έργο του TAP. Αν η αναφορά δεν σχετίζεται με το Έργο του TAP ή τις δραστηριότητες κατασκευής, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα στείλει επιστολή απόρριψης στον υποβάλλοντα την αναφορά, επισημαίνοντας το γεγονός αυτό. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα επαληθεύσει επίσης τη σοβαρότητα της αναφοράς και θα την καταχωρήσει με τον ενδεδειγμένο τρόπο. 4. Κατηγοριοποίηση: Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα κατατάξει κάθε αναφορά στην αντίστοιχη κατηγορία, ανάλογα με: τη γεωγραφική περιοχή το επιχειρησιακό τμήμα που είναι αρμόδιο για την επίλυση της αναφοράς το είδος του θιγόμενου μέρους (άτομο, ομάδα, μη κυβερνητική οργάνωση) κ.λπ. την κατηγορία αναφοράς και θα δηλώσει τη συχνότητα εμφάνισης της αναφοράς (πρώτη φορά ή επανειλημμένα) τη σοβαρότητα και τις συνέπειες 4. Η σοβαρότητα και οι συνέπειες μιας αναφοράς θα καθορίζουν τη διαδικασία επίλυσης που πρέπει να ακολουθηθεί. Ως εκ τούτου, είναι απολύτως απαραίτητο ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών να διασφαλίσει την ορθή κατηγοριοποίηση των αναφορών. Οι αναφορές μέτριας και υψηλής σοβαρότητας έχουν συγκεκριμένη διαδικασία επίλυσης που θα κινηθεί με βάση τον βαθμό σοβαρότητας. 5. Ανάθεση περιπτώσεων στα κατάλληλα επιχειρησιακά τμήματα: Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα στείλει την αναφορά στους αρμόδιους Διευθυντές του επιχειρησιακού τμήματος (ή στον αρμόδιο Ανάδοχο) για διερεύνηση και επίλυση. Οι Διευθυντές του επιχειρησιακού τμήματος θα ενημερωθούν για τα ισχύοντα χρονοδιαγράμματα επίλυσης του είδους της αναφοράς και για τη μορφή της απαιτούμενης επίσημης απάντησης. Ο Ανάδοχος θα ενημερώσει τον TAP για τη διαδικασία διερεύνησης και το αποτέλεσμα της επίλυσης όλων των αναφορών, των οποίων επιλαμβάνεται. Οι πληροφορίες αυτές θα αποτελούν μέρος των υποχρεώσεων υποβολής μηνιαίων, τριμηνιαίων και ετήσιων εκθέσεων σχετικά με τις Αναφορές. 6. Διερεύνηση αναφορών: Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών χώρας θα παρέχει τον πλήρη φάκελο αναφοράς (αλληλουχία αποδεικτικών στοιχείων) στον διευθυντή του αρμόδιου επιχειρησιακού τμήματος ως βοήθημα στη διαδικασία διερεύνησης. Αν ενδείκνυται, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών χώρας θα παρέχει στον διευθυντή του αρμόδιου επιχειρησιακού τμήματος πρακτικές συμβουλές για τον τρόπο διαχείρισης της αναφοράς. Το παρακάτω Σχήμα 2 σκιαγραφεί τη γενική διοικητική ροή για τον χειρισμό αναφορών και ο Πίνακας 4 περιγράφει τα βασικά βήματα. 7. Καταγραφή και γνωστοποίηση αποτελεσμάτων αναφορών: Μόλις η επίλυση ή τα μέτρα επανόρθωσης μιας αναφοράς συμφωνηθούν από το αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα του TAP, ο Διευθυντής του επιχειρησιακού τμήματος θα στείλει τις λεπτομέρειες των μέτρων επανόρθωσης στον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών προκειμένου να καταγραφούν στη βάση δεδομένων. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών: Θα συζητήσει αμέσως την προτεινόμενη επίλυση/επανόρθωση με τον υποβάλλοντα αναφορά και θα συμφωνήσουν το χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας επανόρθωσης Θα αποστείλει επιστολή απόρριψης στις περιπτώσεις όπου η αναφορά κριθεί αδικαιολόγητη, μη σχετιζόμενη με τον TAP ή τους ς του, ή απορριφθεί για οποιονδήποτε άλλο βάσιμο λόγο. Η επιστολή θα εξηγεί τους λόγους απόρριψης Αν η περίπτωση είναι πολύπλοκη και η επίλυσή της πρόκειται να διαρκέσει περισσότερο από το αναμενόμενο, θα ενημερώσει το ενδιαφερόμενο μέρος για τους λόγους της καθυστέρησης και θα αναφέρει πότε αναμένεται να επιλυθεί 4 Καθότι η κατάταξη μιας περίπτωσης πριν τη διερεύνησή της μπορεί να είναι ριψοκίνδυνη και όχι πάντα εφικτή, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα δώσει μια αρχική σύσταση και, αν παραστεί ανάγκη, θα επανακατατάξει την αναφορά μετά τη διερεύνησή της.

17 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 17 από 27 Θα εξετάσει αν πρόκειται για επανειλημμένη αναφορά και εάν πράγματι είναι, θα ενημερώσει την ομάδα διαχείρισης Αναφορών για την ανάληψη των ενδεδειγμένων δράσεων για την αποτροπή παρόμοιων αναφορών στο μέλλον. Για πιο σύνθετες υποθέσεις, η Ειδική Ομάδα Διαχείρισης Αναφορών, υποστηριζόμενη από εξωτερικά μέρη, μπορεί να διαβουλευθεί με το ενδιαφερόμενο μέρος. 8. Εφαρμογή μέτρων επανόρθωσης και οριστική επίλυση: Η εφαρμογή μέτρων επανόρθωσης θα ξεκινήσει αμέσως μετά τη διαβούλευση με τον υποβάλλοντα αναφορά σχετικά με τα προτεινόμενα μέτρα επανόρθωσης και τη συμφωνία του ως προς την καταλληλότητά τους. Τα μέτρα επανόρθωσης θα εφαρμοστούν από το επιχειρησιακό τμήμα του TAP ή τους ς που είναι αρμόδιοι να επιληφθούν της αναφοράς και θα ολοκληρωθούν εντός του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος. Αν μέρος της επανόρθωσης είναι και η χρηματική αποζημίωση, οι πληρωμές θα διενεργηθούν εντός μέγιστης περιόδου 30 ημερών5. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα παρακολουθεί τη διαδικασία εφαρμογής, ζητώντας από τον περιφερειακό Συντονιστή Επαφών με την Κοινότητα (CLC) ή τον Κοινωνικό Επόπτη να επισκεφθεί την τοποθεσία και να ζητήσει την άποψη του υποβάλλοντος την αναφορά για τα εφαρμοζόμενα μέτρα επανόρθωσης. Όταν ο υποβάλλων την αναφορά είναι ικανοποιημένος με τα εφαρμοσθέντα μέτρα επανόρθωσης, ο CLC ή ο Κοινωνικός Επόπτης του TAP θα επιβεβαιώσει την οριστική επίλυση της αναφοράς με το ενδιαφερόμενο μέρος. Ο CLC ή ο Κοινωνικός Επόπτης του TAP οφείλει να καταγράψει τις πληροφορίες αυτές για σκοπούς σύνταξης εκθέσεων και ελέγχου και να παράσχει την τεκμηριωμένη άποψη του υποβάλλοντος την αναφορά στον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών για αρχειοθέτηση στη βάση δεδομένων Αναφορών. 9. Κλείσιμο της Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών: Όταν το ενδιαφερόμενο μέρος αποδεχτεί την προτεινόμενη επίλυση και είναι ικανοποιημένο από τα εφαρμοσθέντα μέτρα επανόρθωσης, ο CLC ή ο Κοινωνικός Επόπτης του TAP θα ζητήσουν από το ενδιαφερόμενο μέρος να υπογράψει ένα έντυπο οριστικής επίλυσης της αναφοράς. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα ανεβάσει (upload) την υπογεγραμμένη συμφωνία ως συνημμένο έγγραφο στο σύστημα αναφορών και η περίπτωση θα επισημανθεί ως επιλυθείσα/κλειστή. Ο CLC ή ο Κοινωνικός Επόπτης του TAP θα επισκεφθούν ή θα καλέσουν τηλεφωνικά τον υποβάλλοντα αναφορά (κατά περίπτωση) μέσα σε 1 μήνα από την ολοκλήρωση των μέτρων επανόρθωσης για να ενημερωθούν για τον βαθμό επιτυχίας των εφαρμοσθέντων μέτρων επανόρθωσης. 10. Παραπομπή στη Διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης από ΕΕΕ: Εάν μετά την εσωτερική διαδικασία επίλυσης αναφορών τα μέρη δεν καταλήξουν σε αμοιβαία αποδεκτά μέσα επανόρθωσης για αναφορές μέτριας και υψηλής σοβαρότητας, ο υπεύθυνος συντονισμού αναφορών θα προτείνει την έναρξη Διαδικασίας Εξωτερικής Επανεξέτασης από ΕΕΕ. Αυτό συνεπάγεται πρόσθετες εσωτερικές εγκρίσεις και αποδοχή από τον υποβάλλοντα αναφορά. Περισσότερες λεπτομέρειες για τη διαδικασία παρέχονται στη σχετική ενότητα της Διαδικασίας. Ο Πίνακας 3 κατωτέρω συνοψίζει τα βήματα διαχείρισης αναφορών στο πλαίσιο της Διαδικασίας Αναφορών Τρίτων Βαθμίδας 1. Πίνακας 3: Βήματα Διαχείρισης Αναφορών Βαθμίδας 1 Βήμα Δραστηριότητα αναφοράς Περιγραφή 1 Λήψη Λήψη αναφορών μέσω των διαθέσιμων τρόπων (τηλεφωνικά, με κείμενο, , με έντυπα αναφοράς, μέσω ιστοτόπων, Αναδόχων, CLC, SFM κ.λπ.) 5 Παράδειγμα: Πληρωμή στους αγρότες για την αγορά φυταρίων ή σοδειάς που καταστράφηκαν κατά λάθος από τα φορτηγά του έργου

18 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 18 από 27 Βήμα Δραστηριότητα αναφοράς Περιγραφή 2 Αξιολόγηση και Ανάθεση 3 Επιβεβαίωση λήψης Αξιολογείται εάν η αναφορά σχετίζεται με τον TAP. Αξιολόγηση της σοβαρότητας (έλεγχος αποδεικτικών στοιχείων διαβούλευσης με ενδιαφερόμενα μέρη). Ανάθεση στο αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα Αποστολή επιβεβαίωσης λήψης στο ενδιαφερόμενο μέρος/υποβάλλοντα αναφορά. Παροχή περιγραφής της διαδικασίας επίλυσης διαφορών 4 Διερεύνηση Το αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα διερευνά την αναφορά και προτείνει μέτρα επανόρθωσης 5 Απάντηση στο ενδιαφερόμενο μέρος 6 Επίτευξη συμφωνίας με το ενδιαφερόμενο μέρος Συζήτηση της πρότασης επανόρθωσης της αναφοράς με το ενδιαφερόμενο μέρος και ανάλυση του σχεδίου υλοποίησης Το ενδιαφερόμενο μέρος συμφωνεί - ο TAP και το ενδιαφερόμενο μέρος συμφωνούν τους όρους επίλυσης. Ο TAP εφαρμόζει τα μέτρα επανόρθωσης ή καταβάλλει αποζημίωση εάν η επανόρθωση δεν είναι εφικτή. Το ενδιαφερόμενο μέρος διαφωνεί εκκίνηση Διαδικασίας Εξωτερικής Επανεξέτασης Βαθμίδας 2 για αναφορές μέτριας και υψηλής σοβαρότητας, κατόπιν συμφωνίας με τον υποβάλλοντα αναφορά 7 Επανόρθωση Εφαρμογή μέτρων επανόρθωσης και, όπου η επανόρθωση δεν είναι εφικτή, καταβολή αποζημίωσης 8 Μετέπειτα παρακολούθηση, οριστική επίλυση και παρακολούθηση Μετέπειτα παρακολούθηση της επανόρθωσης, τεκμηρίωση της οριστικής επίλυσης και συνέχιση παρακολούθησης όπου απαιτείται

19 AAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Λογότυπο Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 19 από 27 Σχήμα 2: Διοικητικές Ενέργειες Βαθμίδας 1

20 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Λογότυπο Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 20 από Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 1: εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Τα παρακάτω χρονοδιαγράμματα αφορούν τη διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών Βαθμίδας 1 του TAP. Πρέπει να σημειωθεί ότι τα εν λόγω χρονοδιαγράμματα είναι ενδεικτικά και θα οριστούν καλύτερα μόλις ξεκινήσει η διαδικασία διερεύνησης της αναφοράς. Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών χώρας θα ενημερώσει επίσης τον διευθυντή επιχειρησιακού τμήματος ή την ΕΟΔΑ για τα εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα, εντός των οποίων θα πρέπει να δοθεί απάντηση και να οριστούν τα μέτρα επανόρθωσης για την επίλυση της αναφοράς. Τα εν λόγω χρονοδιαγράμματα είναι ανάλογα της σοβαρότητας και των συνεπειών των υποβαλλόμενων αναφορών. Πίνακας 4: Εφαρμοζόμενα Χρονοδιαγράμματα Βαθμίδας 1 Ενέργεια Χρονοδιάγραμμα Αρμόδιο Μέρος Καταχώρηση αναφοράς στο ΕΔΕΜΠ Εντός 7 εργάσιμων ημερών Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Επιβεβαίωση λήψης αναφοράς Εντός 7 εργάσιμων ημερών Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Έκδοση επιστολής απόρριψης της αναφοράς (εφόσον απαιτείται) Εντός 30 ημερολογιακών ημερών Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Έκδοση επιστολής ενημέρωσης για την αναφορά, εξηγώντας τον χρόνο που απαιτείται για την επίλυσή της και τη συνεχιζόμενη διαδικασία (αν δεν έχει ακόμα επιλυθεί) Μετά από 30 ημερολογιακές ημέρες Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Έκδοση επιστολής επίλυσης της αναφοράς Κατόπιν συμφωνίας για τα μέτρα επανόρθωσης Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Έκδοση παρατηρήσεων για την αναφορά όταν προσδιοριστούν τα μέτρα αντιμετώπισης εντός του καθορισμένου χρονοδιαγράμματος 30/60/90 ημέρες (βλ. περίπτωση και επίπεδα σοβαρότητας) Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών (με την υποστήριξη του CLC ή/και του SFM) Έγκριση και έκδοση εντολής καταβολής αποζημίωσης 30 ημέρες μετά την υπογραφή της συμφωνίας Διευθυντής Έργου χώρας και αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα Μετά την παρακολούθηση της επίλυσης Εντός 30 ημερών από την ολοκλήρωση της επίλυσης Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών (με την υποστήριξη του CLC ή/και του SFM) Πίνακας 5: Σχέση μεταξύ Σοβαρότητας και Χρονοδιαγράμματος Σοβαρότητα Αναφοράς Χρονοδιάγραμμα Αρμόδιος Χαμηλή Έως 30 ημέρες Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Μέτρια Έως 60 ημέρες Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών και αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα Υψηλή Έως 90 ημέρες (ανάλογα με την πολυπλοκότητα) Ειδική Ομάδα Αναφορών

21 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Λογότυπο Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 21 από Διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης: Βαθμίδα Βαθμίδα 2: Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ) Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών του TAP θα έχει επιβλεψη και θα παρακολουθεί τα αποτελέσματα της εσωτερικής διαδικασίας επίλυσης (Βαθμίδα 1) και θα φροντίζει για την έναρξη διαιτησίας από Εξωτερική Επιτροπή Επανεξέτασης (ΕΕΕ) για: αναφορές υψηλής και μέτριας σοβαρότητας που δεν μπόρεσαν να επιλυθούν μέσω της εσωτερικής διαδικασίας επίλυσης αναφορών Βαθμίδας 1 αναφορές, για τις οποίες δεν επετεύχθη αμοιβαία αποδεκτή επίλυση Η ΕΕΕ είναι γνωστή ως διαδικασία διαχείρισης αναφορών Βαθμίδας 2, και υποστηρίζεται από τον TAP με τη συμμετοχή εξωτερικού εμπειρογνώμονα, του υποβάλλοντος αναφορά και της ομάδας διαχείρισης αναφορών του TAP. Η σύνθεση της ΕΕΕ αποφασίζεται κατά περίπτωση, ανάλογα με τη φύση της αναφοράς και την ανάγκη συμμετοχής ειδικών συμβούλων και έγκρισης από τη διοίκηση του TAP Βαθμίδα 2: Έναρξη ΕΕΕ Ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών του TAP υποβάλλει στον Σύμβουλο Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών του TAP τις αναφορές που πληρούν τις προϋποθέσεις για να παραπεμφθούν σε ΕΕΕ, ζητώντας του να ξεκινήσει τη διαδικασία εξωτερικής επανεξέτασης και να λάβει όλες τις απαιτούμενες εγκρίσεις πριν τη σύσταση της ΕΕΕ. Όλες οι αναφορές που προτείνονται για εξωτερική επανεξέταση θα επιβεβαιώνονται με τους υποβάλλοντες αναφορά για να ληφθεί η συγκατάθεσή τους για εξωτερική διαμεσολάβηση ή διαιτησία. Κατά τη διαδικασία εξωτερικής επανεξέτασης, ο υποβάλλων αναφορά θα συμμετέχει ενεργά στην επανεξέταση μαζί με τον εξωτερικό εμπειρογνώμονα που είναι ειδικευμένος στο αντικείμενο της αναφοράς Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 2: βήματα διαχείρισης αναφορών Πίνακας 6: Βήματα Διαχείρισης Αναφορών Βαθμίδας 2 Βήμα Δραστηριότητα αναφοράς Περιγραφή 1 Έναρξη Εξωτερικής Επανεξέτασης Η διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης εκκινείται από τον Υπεύθυνο Συντονισμού Αναφορών μέσω του Συμβούλου Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών του TAP. Λαμβάνονται όλες οι απαιτούμενες εγκρίσεις και τεκμηριώνεται η διαδικασία και τα αποτελέσματα της επίλυσης Βαθμίδας 1 για εξωτερική επανεξέταση. 2 Επιβεβαίωση Ο υποβάλλων αναφορά ενημερώνεται για τυχόν πρόσθετα μέτρα επανόρθωσης ή διαδικασία διαιτησίας με τη συμμετοχή του και με την υποστήριξη εξωτερικού εμπειρογνώμονα σχετικά με το αντικείμενο της αναφοράς που συμφωνήθηκε με τον υποβάλλοντα αναφορά. 3 Εξωτερική επανεξέταση των αποτελεσμάτων επίλυσης Βαθμίδας 1 Η ΕΕΕ θα αξιολογήσει τη διερεύνηση της αρχικής αναφοράς και θα καθορίσει εάν το αποτέλεσμα επίλυσης Βαθμίδας 1 ή οι προτεινόμενες ενέργειες ήταν οι ενδεδειγμένες, με βάση τα προσκομιζόμενα στοιχεία. 4 Πρόταση επίλυσης Η ΕΕΕ θα εκδώσει τα αποτελέσματα της διαδικασίας επαλήθευσης από εξωτερικό εμπειρογνώμονα, είτε επιβεβαιώνοντας τα αποτελέσματα της διαδικασίας Βαθμίδας 1, είτε προτείνοντας εναλλακτική επίλυση όπου κρίνει ότι ο TAP απέτυχε να επιλύσει την αναφορά.

22 GAL00-PMT-601-Y-TPG-0001 Αναθ.: 1 Λογότυπο Διαδικασία Υποβολής Αναφορών Ελλάδας Σελίδα: 22 από 27 Βήμα Δραστηριότητα αναφοράς Περιγραφή 5 Απάντηση στο ενδιαφερόμενο μέρος 6 Συμφωνία επίλυσης μέσω εξωτερικής επανεξέτασης 7 Οριστική επίλυση και παρακολούθηση Η ΕΕΕ ενημερώνει το ενδιαφερόμενο μέρος, μέσω του Υπεύθυνου Συντονισμού Αναφορών χώρας, για τα αποτελέσματα επανεξέτασης Βαθμίδας 2 Η διαδικασία της απαιτούμενης διαβούλευσης και των εγκρίσεων, σε περίπτωση νέας προτεινόμενης επίλυσης, αποδεκτής από όλα τα μέρη Υλοποίηση μέτρων επανόρθωσης, τεκμηρίωση οριστικής επίλυσης και μετέπειτα παρακολούθηση 5.4. Διαδικασία Επίλυσης Αναφορών Βαθμίδας 2: εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Τα χρονοδιαγράμματα που αφορούν τη Διαδικασία Εξωτερικής Επανεξέτασης (Βαθμίδας 2) παρέχονται ακολούθως. Πρέπει να σημειωθεί ότι τα εν λόγω χρονοδιαγράμματα είναι ενδεικτικά και θα οριστούν καλύτερα μόλις ξεκινήσει η διαδικασία διερεύνησης της αναφοράς. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι τα σχετικά χρονοδιαγράμματα ποικίλλουν ανάλογα με τη διαθεσιμότητα του εξωτερικού εμπειρογνώμονα και την πολυπλοκότητα της αναφοράς. Σε κάθε περίπτωση, ο Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών θα τηρεί ενήμερο τον υποβάλλοντα αναφορά για την πρόοδο και τα χρονοδιαγράμματα. Πίνακας 7: Εφαρμοζόμενα χρονοδιαγράμματα Βαθμίδας 2 Ενέργεια Χρονοδιάγραμμα Αρμόδιος Έναρξη διαδικασίας εξωτερικής επανεξέτασης και λήψη όλων των απαραίτητων εσωτερικών εγκρίσεων Επιβεβαίωση της συναίνεσης του υποβάλλοντος αναφορά στη διαδικασία εξωτερικής επανεξέτασης Σύσταση Εξωτερικής Επιτροπής Επανεξέτασης (ΕΕΕ) Έκδοση απόφασης επίλυσης μέσω εξωτερικής επανεξέτασης Εφαρμογή συμφωνημένων μέτρων επανόρθωσης Εντός 30 ημερολογιακών ημερών από την οριστική επίλυση της αναφοράς μέσω της διαδικασίας Βαθμίδας 1 Εντός 30 ημερολογιακών ημερών από τη λήψη της συναίνεσης του υποβάλλοντος αναφορά Εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ολοκλήρωση της εξωτερικής επανεξέτασης Ανάλογα με το είδος της επανόρθωσης και τους όρους της συμφωνίας που επετεύχθη με τον υποβάλλοντα αναφορά Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών και Σύμβουλος Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών Υπεύθυνος Συντονισμού Αναφορών και Σύμβουλος Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών Εξωτερικός εμπειρογνώμονας, με την υποστήριξη του Συμβούλου Κοινωνικής Απόδοσης και Αναφορών και του Υπεύθυνου Συντονισμού Αναφορών Αρμόδιο επιχειρησιακό τμήμα του TAP ή του