ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΧΟΡΗΓΙΑΣ & ΕΚΘΕΣΗΣ

Transcript

1 ΘΕΡΙΝΗ ΗΜΕΡΙΔΑ Σάββατο 21 Ιουνίου 2014 ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΧΟΡΗΓΙΑΣ & ΕΚΘΕΣΗΣ 1

2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ Οργανωτής Ημερίδας Ελληνική Δερματολογική & Αφροδισιολογική Εταιρεία Μιχαλακοπούλου 155, Αθήνα Τηλ.: , Φαξ: ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Συνεδριακό κέντρο Ξενοδοχείο Divani Caravel Αίθουσα ΟΛΥΜΠΙΑ Βασιλέως Αλέξανδρου 2, Αθήνα T: F: Ιστοσελίδα: Ημερομηνία Διεξαγωγής Ημερίδας 21 Ιουνίου, 2014 Επίσημη Γλώσσα της Ημερίδας Η επίσημη γλώσσα της Ημερίδας είναι η Ελληνική. Γραμματεία Οργάνωσης Ημερίδας Erasmus Conferences Τουrs & Traνel S.A Koλoφώvτoς 1 & Eυρυδίκης, Αθήνα Τηλ: , Φαξ: register@erasmus.gr Ιστοσελίδα: edae@edae.gr Η Ημερίδα στο διαδίκτυο Η επίσημη σελίδα της Ημερίδας είναι: edae@edae.gr Περισσότερες πληροφορίες για το Συνέδριο θα αναρτηθούν εν ευθέτω χρόνο. Υπεύθυνος Επικοινωνίας Χορηγιών & Έκθεσης ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Υπεύθυνος: Δημήτρης Παπασταθόπουλος Τηλ: , Φαξ: Ηλ. Ταχυδρομείο: d.papastathopoulos@erasmus.gr ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΤΗΝ ΗΜΕΡΙΔΑ Στην Ημερίδα μπορούν να συμμετέχουν μόνο μέλη της ΕΔΑΕ. Η συμμετοχή είναι δωρεάν. 2

3 ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ (ΤΕΛΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ) Το Τελικό Πρόγραμμα θα δοθεί σε όλους τους συμμετέχοντες της Ημερίδας. Οι Διαφημιστικές καταχωρήσεις (ολοσέλιδες 4χρωμες) είναι διαθέσιμες στις ακόλουθες τιμές: o Οπισθόφυλλο 1.500,00 πλέον ΦΠΑ o Πρώτη Δεξιά 1.350,00 πλέον ΦΠΑ o 2 η και 3 η Εξωφύλλου 1.000,00 πλέον ΦΠΑ o Εσωτερική 800,00 πλέον ΦΠΑ Οι διαφημιστικές καταχωρήσεις θα πρέπει να αποσταλούν σε ηλεκτρονική μορφή, στην Γραμματεία Οργάνωσης, στην Ηλ. Διεύθυνση d.papastathopoulos@erasmus.gr με τις παρακάτω προδιαγραφές: Διαστάσεις 165x240mm Ξάκρισμα περιμμετρικό: 3mm Αρχείο: Pdf ή Jpg ή Tif ανάλυσης 300dpi (σε φυσικό μέγεθος) Χρωματικό πρότυπο: CMYK (όχι χρώματα Pantone) ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΕΚΘΕΣΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ 6τμ ,00 πλέον ΦΠΑ Με τη συμμετοχή σας στην Έκθεση, αποκτάτε μια σημαντική ευκαιρία να τοποθετήσετε το όνομα, τις υπηρεσίες και τα προϊόντα της εταιρίας σας ψηλά. Ένας σημαντικός αριθμός συμμετεχόντων από την Ελλάδα θα έρθουν να σας δουν, να συζητήσετε και να ανταλλάξετε ιδέες. Η επιλογή περιπτέρου στους εκθέτες θα γίνει με κλήρωση στα γραφεία της ΕΔΑΕ μερικές ημέρες πριν από την πραγματοποίηση της Ημερίδας. Γι αυτό το λόγο παρακαλούμε όπως υποβάλετε την αίτηση της συμμετοχής σας (σελίδα 11) το αργότερο μέχρι τις 9/6/2014. Όλοι οι εκθέτες, κατόπιν της επιβεβαίωσης της συμμετοχής τους στην εκδήλωση, οφείλουν να αποστείλουν τα ονόματα του προσωπικού που θα στελεχώσει το περίπτερο τους κατά τη διάρκεια της Ημερίδας, ώστε να εκδοθούν ονομαστικά καρτελάκια που είναι απαραίτητα για την είσοδο τους στο συνεδριακό χώρο. Δεν θα επιτραπεί η είσοδος σε αντιπροσώπους εταιριών οι οποίοι δεν εκθέτουν στην εκδήλωση. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟΥ ΣΥΜΠΟΣΙΟΥ 6.000,00 πλέον ΦΠΑ Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος της Ημερίδας με διάρκεια έως 60 λεπτά. Το θέμα καθώς και η ώρα της παρουσίασης θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του Ημερίδας. 3

4 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΓΙΑ ΕΚΘΕΤΕΣ & ΧΟΡΗΓΟΥΣ Για να συμμετέχετε στις χορηγίες της Ημερίδας είναι απαραίτητη η συμπλήρωση της ειδικής φόρμας συμμετοχής που θα βρείτε παρακάτω και η αποστολή της στην Erasmus Conferences Tours & Travel SA. Με την αποστολή της φόρμας θα λάβετε ένα συμφωνητικό για να υπογράψετε και να αποστείλετε επίσης στην Erasmus Conferences Tours & Travel SA έτσι ώστε να κατοχυρωθεί η συμμετοχή σας στην Ημερίδα. Η αποστολή του υπογεγραμμένου συμφωνητικού είναι απαραίτητη για το λογιστήριο του διοργανωτή. Όροι Πληρωμής Βάσει συμβολαίου Τρόπος Πληρωμής Η πληρωμές μπορούν να πραγματοποιηθούν με κατάθεση στα παρακάτω στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού: ALPHA Τράπεζα, Υποκατάστημα Βενιζέλου, Αθήνα Αρ. Λογαριασμού: IBAN NUMBER: GR Δικαιούχος: ERASMUS SA Ακυρώσεις Κάθε ακύρωση συμμετοχής πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως πρώτα στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Η συμμετοχή των εταιρειών μπορεί να ακυρωθεί χωρίς καμία οικονομική επιβάρυνση έως και 3 μήνες πριν την πραγματοποίηση της Ημερίδας. Πέραν της ημερομηνίας αυτής, καμία ακύρωση δεν θα γίνεται δεκτή και η πληρωμή της χορηγίας ή του περιπτέρου είναι υποχρεωτική. Επιστροφές χρημάτων από ακυρώσεις θα γίνουν μετά το τέλος της Ημερίδας και εφ όσον πληρούνται οι παραπάνω όροι ακύρωσης Ημερομηνίες Έκθεσης (Όλοι οι εκθέτες θα ενημερωθούν για το ακριβές πρόγραμμα είκοσι (20) μέρες πριν από την έναρξη της Ημερίδας) Παρασκευή, 20 Ιουνίου, 2014 Προετοιμασία έκθεσης 18:30 22:30 Λειτουργία έκθεσης 08:30 19:30 Αποξήλωση 19:30 21:00 Κάτοψη Έκθεσης: Το πλάνο εμφανίζει τον εκθεσιακό χώρο χωρισμένο σε τετραγωνικά μέτρα (κάθε = 1 m 2 ). Διαστάσεις Εκθεσιακού χώρου Εκθεσιακός χώρος 6 τμ. (2μ. πλάτος x 3μ. μήκος x 3.00μ. ύψος*). Κατασκευές, επιπρόσθετος εξοπλισμός/έπιπλα και έξτρα ηλεκτρολογικές παροχές δεν συμπεριλαμβάνονται στην ενοικίαση του χώρου. Εάν επιθυμείτε να έχετε τις παραπάνω παροχές παρακαλούμε όπως επικοινωνήσετε μαζί μας *Ύψος περιπτέρου Νο 14: 2.50μ 4

5 ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ ΠΛΑΝΟ Σημείωση: τα τραπέζια Νο 1 & 2 παρέχονται συνήθως σε εκδοτικούς οίκους. 5

6 ΟΡΟΙ & ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΘΕΡΙΝΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΤΗΣ ΕΔΑΕ Οι παρακάτω όροι είναι η συμβατική συμφωνία μεταξύ του Διοργανωτή και του Εκθέτη. Η αποστολή του συμφωνητικού δηλώνει την πλήρη αποδοχή των όρων συμμετοχής που αναφέρονται παρακάτω καθώς και των όρων πληρωμής. Αίτηση συμμετοχής Η συμμετοχή του ενδιαφερόμενου θα λαμβάνεται υπόψη μόνο με την αποστολή του υπογεγραμμένου συμφωνητικού στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. συνοδευόμενο με την απαιτούμενη πληρωμή. Η επιβεβαίωση του εκθεσιακού χώρου / χορηγιών γίνεται μόνο κατόπιν διαθεσιμότητας. Πληρωμές Στους εκθέτες / χορηγούς οι οποίοι δεν έχουν τηρήσει το χρονοδιάγραμμα πληρωμών που καθορίζεται στο συμφωνητικό δε θα επιτραπεί να εγκατασταθούν στο χώρο τους ή το περίπτερο τους ή δεν θα παρέχονται οι υπηρεσίες οι οποίες έχουν ζητήσει. Οι όροι είναι απαράβατοι υπό οποιεσδήποτε περιστάσεις. Ακύρωση συμμετοχής Παραίτηση Στην περίπτωση υπαναχωρήσεως πέραν των προθεσμιών πληρωμής που αναγράφονται στην αίτηση συμμετοχής ή στην περίπτωση ακύρωσης των υπηρεσιών για οποιονδήποτε λόγο, τα καταβληθέντα ποσά, ως και τα εν μέρει ή συνολικά οφειλόμενα για τις επιβεβαιωμένες υπηρεσίες, ανήκουν στον οργανωτή, ο οποίος είναι υπεύθυνος για το Συνέδριο. Κάθε παραίτηση από το δικαίωμα συμμετοχής θα πρέπει, συνεπώς, να ανακοινώνεται στον οργανωτή δια συστημένης επιστολής προ της λήξεως της προθεσμίας πληρωμής που αναφέρεται στην αίτηση συμμετοχής, ώστε αυτή να γίνει δεκτή άνευ περαιτέρω υποχρεώσεων. Μετά την εκπνοή της προθεσμίας, ο οργανωτής θα ανακτήσει τα οφειλόμενα ποσά με χρήση παντός νόμιμου μέσου. Μη παρουσία εκθέτου Εάν ο εκθέτης δεν έχει χρησιμοποιήσει το περίπτερο του είκοσι προ της έναρξης του Συνεδρίου, θα θεωρηθεί ως παραιτηθείς από το δικαίωμα συμμετοχής. Το γραφείο του οργανωτή θα διατηρεί όλα τα δικαιώματά του για την καταβολή του μισθώματος του περιπτέρου, το οποίο ο παραιτηθείς εκθέτης οφείλει στο ακέραιο. Ο οργανωτής θα δικαιούται στην περίπτωση αυτή, να απαιτήσει αποζημίωση από τον απόντα εκθέτη. Αιτήσεις επιστροφής σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις (δικαστική εκκαθάριση, σοβαρή καταστροφή) θα υπόκεινται στη διακριτική ευχέρεια του οργανωτή. Ασφάλεια Ο οργανωτής δε φέρει καμία ευθύνη για ζημιές ή απώλειες που μπορεί να υποστεί για οποιοδήποτε λόγο ο εξοπλισμός του περιπτέρου ή τα εκτιθέμενα προϊόντα. Ο οργανωτής δεν είναι υπεύθυνος για τυχόν κλοπές ή ζημιές που ενδέχεται να προκαλέσουν οι εκθέτες σε τρίτους, ως αποτέλεσμα της συμμετοχής τους στην Έκθεση. Ο κάθε εκθέτης είναι υπεύθυνος εξ ολοκλήρου για τα εκθέματα του περιπτέρου του και το προσωπικό του. Κανονισμοί λειτουργίας έκθεσης - Η διεύθυνση λειτουργίας της έκθεσης, κάτω από τις οδηγίες της Οργανωτικής Επιτροπής, έχει την τελική απόφαση για την αποδοχή των εκθεμάτων. - Όσοι εκθέτες κατασκευάζουν οι ίδιοι το δικό τους περίπτερο θα πρέπει να τηρούν αυστηρά τα ιχνογραφημένα σύνορα του περιπτέρου τους. Κανένα υλικό προς επίδειξη, διαχωριστικό τοίχωμα, έκθεμα ή οποιοδήποτε τμήμα του περιπτέρου δεν επιτρέπεται να τοποθετείται πέραν των ορίων που ορίζει το Εκθεσιακό Πλάνο. - Κάθε αντικείμενο ύψους άνω του ενός μέτρου πρέπει να τοποθετείται σε απόσταση μεγαλύτερη από 0,50 μέτρα από τα όρια του περιπτέρου. Το μέγιστο επιτρεπόμενο 6

7 ύψος κατασκευής περιπτέρου δε θα πρέπει να ξεπερνά τα 3,00 μέτρα πλην του περιπτέρου Νο 14 που το ύψος του δε μπορεί να ξεπερνά τα 2.50μ. Εξαίρεση μπορεί να γίνει κατόπιν εξέτασης του σχεδίου του περιπτέρου. - Όλα τα υλικά κατασκευής των περιπτέρων πρέπει να είναι πυρίμαχα στο βαθμό που καθορίζουν οι διεθνείς προδιαγραφές ασφαλείας. - Όλα τα εκθέματα που βρίσκονται σε λειτουργία πρέπει να διαθέτουν εξαρτήματα ασφαλείας. Όλος ο εξοπλισμός πρέπει να πληρεί τις σχετικές προδιαγραφές και τους κανονισμούς ασφαλείας. Ο διοργανωτής επιφυλάσσεται του δικαιώματος καθορισμού του επιτρεπόμενου ορίου θορύβου και του βαθμού επίδειξης εκθεμάτων σε λειτουργία. - Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να τρυπηθούν, βαφούν και γενικότερα να υποστούν αλλοίωση κατά οποιονδήποτε τρόπο το δάπεδο, οι τοίχοι και οι οροφές του εκθεσιακού κέντρου, καθώς και τα χωρίσματα των κατασκευασμένων περιπτέρων. Σε περίπτωση των προαναφερθέντων ζημιών που την ευθύνη φέρει ο εκθέτης θα υπάρχει χρέωση για το κόστος επισκευής. - Ο Διοργανωτής παρέχει την γενική καθαριότητα μόνον των διαδρόμων και των κοινόχρηστων χώρων. Τόσο την περίοδο κατασκευής της έκθεσης όσο και κατά την αποξήλωση της, οι εκθέτες είναι υπεύθυνοι για την απομάκρυνση κάθε είδους δομών και άχρηστων υλικών και να παραδώσουν το χώρο στην καλή κατάσταση που τον παρέλαβαν. - Η οργάνωση δεξιώσεων ή μπουφέ από τους εκθέτες μπορεί να γίνει αυστηρά μόνο μέσω του οργανωτή και του συνεδριακού κέντρου. - Παρακαλείσθε όπως λάβετε υπ όψη σας τα παραπάνω ωράρια, ώστε να μην δημιουργηθούν προβλήματα στο Συνεδριακό Χώρο αλλά και να εξασφαλισθεί η ομαλή διεξαγωγή του Συνεδρίου. Καμία εταιρεία δεν μπορεί να κάνει χρήση των χώρων πριν ή μετά από τις παραπάνω ημέρες και ώρες. - Οι εκθέτες είναι υπεύθυνοι για την στελέχωση των περιπτέρων τους όλες τις ώρες κατά τις οποίες λειτουργεί η έκθεση. 7

8 ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΧΟΡΗΓΟΥ ΕΚΘΕΤΗ Επωνυμία Εταιρίας_ Δραστηριότητα ΑΦΜ: ΔΟΥ: Διεύθυνση Τηλ. Fax Ε-mail Ονοματεπώνυμο Υπεύθυνου ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΚΟΣΤΟΣ Διαφημιστικές Καταχωρήσεις Τελικού Προγράμματος Οπισθόφυλλο 1.500, % ΦΠΑ Πρώτη Δεξιά 1.350, % ΦΠΑ 2 η και 3 η Εξωφύλλου 1.000, % ΦΠΑ Εσωτερική 800, % ΦΠΑ Ενοικίαση Εκθεσιακού Χώρου (6 τμ.) : 1.100,00 τα 6τμ.+ 23% ΦΠΑ Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου 6.000, % ΦΠΑ OΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ - Βάσει συμφωνητικού ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Η πληρωμές μπορούν να πραγματοποιηθούν με κατάθεση στα παρακάτω στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού: ALPHA Τράπεζα, Υποκατάστημα Βενιζέλου, Αθήνα, Αρ. Λογαριασμού: , IBAN NUMBER: GR , Δικαιούχος Λογ.: ERASMUS SA ΑΚΥΡΩΣΕΙΣ Κάθε ακύρωση συμμετοχής πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως πρώτα στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Μέχρι και 3 μήνες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου οποιαδήποτε συμμετοχή μπορεί να ακυρωθεί χωρίς καμία οικονομική επιβάρυνση. Πέραν της ημερομηνίας αυτής, καμία ακύρωση δεν θα γίνεται δεκτή και η πληρωμή της χορηγίας ή του περιπτέρου είναι υποχρεωτική. Παρακαλούμε όπως αποστείλετε την φόρμα συμμετοχής / συμφωνητικό υπογεγραμμένο στην Erasmus Conferences Tours & Travel SA με (d.papastathopoulos@erasmus.gr) ή με φαξ στο Υπογραφή (με σφραγίδα Εταιρείας) Ημερομηνία 8