Δυνατότητες Χορηγίας & Έκθεσης

Transcript

1 Δυνατότητες Χορηγίας & Έκθεσης

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ 3 ΟΡΓΑΝΩΤΗΣ 4 ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ 4 ΕΓΓΡΑΦΕΣ 5 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 5 ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΧΟΡΗΓΙΑΣ 7 ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ ΠΛΑΝΟ 10 ΟΡΟΙ & ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ 11 ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΕΚΘΕΤΗ/ΧΟΡΗΓΟΥ 13 2

3 ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ «Clinical Topics in Urology: Lithiasis from A to Z, Αγαπητοί Συνάδελφοι, Με ιδιαίτερη χαρά σας ανακοινώνουμε τη διοργάνωση του 1ου Διεθνούς Συνεδρίου «Clinical Topics in Urology: Lithiasis from A to Z,, που θα πραγματοποιηθεί, στο Ξενοδοχείο Divani Apollon, στην Αθήνα, στις 5 και 6 Ιουλίου Τη διοργάνωση έχουν αναλάβει από κοινού οι Α & Β Ουρολογικές κλινικές ΕΚΠΑ, σε συνεργασία με το Τμήμα Ουρολογίας της Ιατρικής Σχολής του Πανεπιστημίου Acibadem της Κωνσταντινούπολής και της Ισραηλινής Ουρολογικής Εταιρίας. Με την επιστημονική συνεργασία που επετεύχθη μεταξύ των τριών χωρών της Ανατολικής Μεσογείου (Ελλάδα-Τουρκία-Ισραήλ), φιλοδοξία των οργανωτών είναι η καθιέρωση ενός υψηλού κύρους ετήσιου Διεθνούς Συνεδρίου, το οποίο θα φιλοξενείται σε διαφορετική πόλη/χώρα κάθε χρόνο (2014 Κωνσταντινούπολη, 2015 Τελ Αβίβ), εστιάζοντας κάθε φορά σε ένα διαφορετικό κομμάτι της ουρολογίας, ξεκινώντας το 2013 στην Αθήνα με τη Λιθίαση. Σύντομα θα είμαστε έτοιμοι να σας ανακοινώσουμε μια πρώτη μορφή του Επιστημονικού Προγράμματος καθώς και τα ονόματα των Προσκεκλημένων Ομιλητών. Παρά τη μεταβατική περίοδο που διέρχεται η χώρα μας και ο φαρμακευτικός κλάδος ειδικότερα, ελπίζουμε να έχουμε και πάλι την υποστήριξή σας, όπως όλα αυτά τα χρόνια. Από την πλευρά μας, αναγνωρίζοντας τη συνεπή και συνεχή υποστήριξη όλων των χορηγών, η Οργανωτική Επιτροπή αποφάσισε να κρατήσει τα κόστη των χορηγιών σε χαμηλό επίπεδο έτσι ώστε να διευκολύνει τη συμμετοχή τους. Αναμένοντας λοιπόν τη θετική σας ανταπόκριση, σας ευχαριστούμε για τη συνεργασία σας και παραμένουμε στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση Με τους καλύτερους χαιρετισμούς μας Κωνσταντίνος Α. Κωνσταντινίδης Καθηγητής Ουρολογίας Α Ουρολογική Κλινική Ιατρική Σχολή Πανεπιστημίου Αθηνών Χαράλαμπος Δεληβελιώτης Καθηγητής Ουρολογίας Β Ουρολογική Κλινική Ιατρική Σχολή Πανεπιστημίου Αθηνών 3

4 ΟΡΓΑΝΩΤΗΣ Το Συνέδριο διοργανώνεται από: Α Ουρολογική Κλινική, Νοσοκομείο Λαϊκό & Β Ουρολογική Κλινική, Σισμανόγλειο Νοσοκομείο Ιατρικής Σχολής Πανεπιστημίου Αθηνών Σε συνεργασία με: Τμήμα Ουρολογίας Πανεπιστημίου Acibadem Ιατρική Σχολή Κωνσταντινούπολης Κωνσταντινούπολη - Τουρκία και της Ισραηλινής Ουρολογικής Εταιρίας Τελ Αβίβ Ισραήλ Με την υποστήριξη της: Ενδοουρολογίας Λαπαροσκοπικής Χ/Ρ Ουρολογίας Ουρολογικής Τεχνολογίας της Ελληνικής Ουρολογικής Εταιρίας ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Οργανωτική Επιτροπή Πρόεδρος: Κ. Κωνσταντινίδης (Ελλάδα) Χ. Δεληβελιώτης (Ελλάδα) Αντιπρόεδρος: A.R.Kural (Τουρκία) - M. Sofer (Ισραήλ) Γραμματέας: Χ. Αλαμανής (Ελλάδα) - Ι. Βαρκαράκης (Ελλάδα) Επιστημονική Επιτροπή Πρόεδρος: Δ. Μητρόπουλος (Ελλάδα) Γραμματέας: Α. Σκολαρίκος (Ελλάδα) Κ. Στραβόδήμος (Ελλάδα) Μέλη: Ι. Αδαμάκης (Ελλάδα) H. Akpinar (Τουρκία) Ι. Αναστασίου (Ελλάδα) A. Aridogan (Τουρκία) C. Bilen (Τουρκία) Α. Μπίσας (Ελλάδα) Σ. Γιαννακόπουλος (Ελλάδα) Σ. Γκράβας (Ελλάδα) Ε. Λιάτσικος (Ελλάδα) Χ. Μαμουλάκης (Ελλάδα) B. Onal (Τουρκία) Α. Παπατσώρης (Ελλάδα) K. Sarica (Τουρκία) S. Zeren (Τουρκία) 4

5 ΕΓΓΡΑΦΕΣ Κατηγορία Μέχρι 31/3/2013 Από 1/4/2013 on site Ιατροί Ειδικευόμενοι Το Δικαίωμα Συμμετοχής για Ειδικευμένους-Ειδικευόμενους περιλαμβάνει Παρακολούθηση Επιστημονικού Προγράμματος Πρόσβαση στον Εκθεσιακό Χώρο Συνεδριακό Υλικό (Πρόγραμμα - Βιβλίο Περιλήψεων, Τσάντα Συνεδρίου) Πρόσκληση στην Τελετή Έναρξης & Δεξίωση Υποδοχής Διαλείμματα καφέ Πιστοποιητικό Συμμετοχής Τιμολόγηση Εγγραφών Εταιριών Παρακαλούμε σημειώστε ότι, κατά την τιμολόγηση, το παραπάνω κόστος εγγραφής επιβαρύνεται με 23% ΦΠΑ. Ωστόσο, σε περίπτωση που το τιμολόγιο περιλαμβάνει ταξιδιωτικές ή/και ξενοδοχειακές κρατήσεις, το κόστος εγγραφής δεν επιβαρύνεται με 23% ΦΠΑ. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Τόπος Διεξαγωγής Ξενοδοχείο Divani Apollon Palace, Αγίου Νικολάου 10 & Ηλίου Βουλιαγμένη, Αθήνα Τηλ.: Φαξ: Ημερομηνίες Διεξαγωγής 5-6 Ιουλίου 2013 Οργανωτής Α & Β Ουρολογικές Κλινικές Εθνικού Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ) Γραμματεία Οργάνωσης ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Κολοφώντος 1 & Ευρυδίκης, Αθήνα Τ.Κ Τηλ.: Φαξ: Επίσημη Γλώσσα Η επίσημη γλώσσα του Συνεδρίου είναι η Αγγλική. Πιστοποιητικό Παρακολούθησης Οι εγγεγραμμένοι σύνεδροι θα λάβουν πιστοποιητικό παρακολούθησης από τη Γραμματεία μετά τη λήξη των εργασιών του Συνεδρίου Υπεύθυνος Έκθεσης & Χορηγιών ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Υπεύθυνος: Δημήτρης Παπασταθόπουλος 5

6 Τηλ: Φαξ: Ηλ. Ταχυδρομείο: Ημερομηνία Προετοιμασίας / Λειτουργίας / Αποξήλωσης Έκθεσης Οι εκθέτες θα ενημερωθούν γραπτώς είκοσι (20) ήμερες πριν την έναρξη του Συνεδρίου για το ακριβές πρόγραμμα της έκθεσης. Ανάθεση Εκθεσιακού χώρου / Χορηγίας Για να συμμετέχετε στις χορηγίες / έκθεση του Συνεδρίου είναι απαραίτητη η υπογραφή συμφωνητικού το οποίο θα σας σταλεί από την ERASMUS και η πληρωμή του απαραίτητου ποσού προκαταβολής. Όροι Πληρωμής - Προκαταβολή, βάσει συμφωνητικού, του συνολικού ποσού με την επιβεβαίωση της συμμετοχής σας - Εξόφληση με την έκδοση του τιμολογίου μετά το πέρας του Συνεδρίου Τρόπος Πληρωμής Οι πληρωμές μπορούν να πραγματοποιηθούν με κατάθεση ή πιστωτική κάρτα. Περισσότερες πληροφορίες για τις πληρωμές και τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού θα σας αποσταλούν με την επιβεβαίωση της συμμετοχής σας. Ακυρώσεις Κάθε ακύρωση συμμετοχής πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως πρώτα στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Η συμμετοχή των εταιρειών μπορεί να ακυρωθεί έως την 1 η Απριλίου 2013 χωρίς καμία οικονομική επιβάρυνση. Πέραν της ημερομηνίας αυτής, καμία ακύρωση δε θα γίνεται δεκτή και η πληρωμή της χορηγίας ή του περιπτέρου είναι υποχρεωτική. Επιστροφές χρημάτων από ακυρώσεις θα γίνουν μετά το τέλος του Συνεδρίου και εφ όσον πληρούνται οι παραπάνω όροι ακύρωσης Διαμονή Η ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. προσφέρει διαμονή με ειδικές τιμές για το σύνεδρους. Περισσότερες πληροφορίες θα είναι διαθέσιμες σύντομα στην ιστοσελίδα της ERASMUS SA. Διαμονή για Groups Παρακαλώ απευθυνθείτε: ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Υπεύθυνος: κ. Σπύρο Λιανό Τηλ: Φαξ: Ηλ. Ταχυδρομείο: s.lianos@erasmus.gr 6

7 ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΧΟΡΗΓΙΑΣ ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ (ΤΕΛΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ) Το Τελικό Πρόγραμμα θα διανεμηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες του Συνεδρίου. Οι Διαφημιστικές καταχωρήσεις (ολοσέλιδη 4χρωμη) είναι διαθέσιμες στο τελικό πρόγραμμα στις ακόλουθες τιμές: Οπισθόφυλλο πλέον ΦΠΑ 2 η & 3 η Εξωφύλλου πλέον ΦΠΑ Εσωτερική καταχώρηση πλέον ΦΠΑ Οι διαφημιστικές καταχωρήσεις θα πρέπει να αποσταλούν βάσει των παρακάτω προδιαγραφών στην Ηλ. Διεύθυνση d.papastathopoulos@erasmus.gr το αργότερο μέχρι την 1 Απριλίου 2013: Διαστάσεις (καθαρή): 165x240mm Ξάκρισμα περιμετρικό: 3mm Αρχείο: Pdf ή Jpg ή Tif σε ανάλυση 300dpi (σε φυσικό μέγεθος) Χρωματικό πρότυπο: CMYK (όχι χρώματα Pantone) ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΕΚΘΕΣΙΑΚΩΝ ΧΩΡΩΝ πλέον 23% ΦΠΑ τα 6τμ. Το κόστος του εκθεσιακού χώρου είναι % ΦΠΑ για 6τμ. Για περίπτερα άνω των 6 τμ. το κόστος διαμορφώνεται στα 600,00 + ΦΠΑ για κάθε έξτρα τετραγωνικό μέτρο. Στο έντυπο αυτό θα βρείτε επισυναπτόμενο το εκθεσιακό πλάνο για να διαλέξετε τον εκθεσιακό χώρο που θα προβάλει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την εταιρία σας. Η επιλογή περιπτέρου επιβεβαιώνεται ανάλογα με τη διαθεσιμότητα ενώ θα τηρηθεί αυστηρή σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία επιβεβαίωσης της συμμετοχής σας και το ύψος της χορηγίας σας. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟΥ ΣΥΜΠΟΣΙΟΥ πλέον ΦΠΑ Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του Συνεδρίου με διάρκεια από 60 μέχρι 90 λεπτά. Το θέμα της παρουσίασης καθώς και η ώρα και μέρα θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του συνεδρίου. *Οπτικοακουστικός Εξοπλισμός Για οποιαδήποτε περαιτέρω υπηρεσία χρειαστείτε κατά τη διάρκεια του Δορυφορικού Συμποσίου της εταιρίας σας (βιντεοσκόπηση, μαγνητοφώνηση, voting, interactive παρουσιάσεις, μεταφραστικό σύστημα, διερμηνεία, κ.ο.κ.) και προς αποφυγή τυχόν οργανωτικών προβλημάτων, παρακαλούμε για την παροχή αυτών των υπηρεσιών όπως αποταθείτε στην ERASMUS SA., τον επίσημο Διοργανωτή του Συνεδρίου, τουλάχιστον τρεις (3) εβδομάδες πριν από την έναρξη του Συνεδρίου. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΑΛΕΞΗΣ STATE OF THE ART (30 λεπτών) πλέον ΦΠΑ Οργάνωση Διάλεξης στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του Συνεδρίου με μέγιστη διάρκεια 30 λεπτά. Το θέμα της παρουσίασης καθώς και η ώρα και μέρα θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του Σεμιναρίου. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΑΛΕΞΗΣ STATE OF THE ART (45 λεπτών) πλέον ΦΠΑ Οργάνωση Διάλεξης στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του Συνεδρίου με μέγιστη διάρκεια 45 λεπτά. Το θέμα της παρουσίασης καθώς και η ώρα και μέρα θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του Σεμιναρίου. 7

8 ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ ΠΡΑΚΤΙΚΗΣ ΕΞΑΣΚΗΣΗΣ ( Hands on Training WORKSHOPS) πλέον ΦΠΑ Η Οργανωτική Επιτροπή προσκαλεί τις φαρμακευτικές, διαγνωστικές και επιστημονικές εταιρείες να οργανώσουν εργαστήρια πρακτικής εξάσκησης, στο οργανωτικό πλαίσιο της Συνέδριος. Οι συνεδρίες θα πραγματοποιηθούν κατά τις χρονικές περιόδους που ορίζονται από το πρόγραμμα και θα πραγματοποιούνται παράλληλα με άλλες συνεδρίες. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΩΝ: 4 εργαστήρια (2 πρωινά & 2 απογευματινά) ανά ημέρα ΔΙΑΡΚΕΙΑ: 1-1,5 ώρα το κάθε ένα ΧΩΡΗΤΙΚΟΤΗΤΑ: 4 άτομα ανά σταθμό ΔΙΑΦ. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΕ ΟΘΟΝΗ ΠΛΑΣΜΑ πλέον ΦΠΑ Διαφημιστική καταχώρηση, λογότυπο εταιρίας ή μικρό video (κάτω των 60 δευτερολέπτων) θα εμφανίζεται σε πλάσμα οθόνη που θα τοποθετηθεί εντός του εκθεσιακού χώρου ή κοντά στην γραμματεία ανάλογα με την διαθεσιμότητα του χώρου. ΣΕΛΙΔΟΔΕΙΚΤΗΣ ΣΤΟ ΤΕΛΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ πλέον ΦΠΑ Σελιδοδείκτης με το λογότυπο της εταιρίας σας (ή προϊόντος σας) μπορεί να τοποθετηθεί μέσα στο τελικό πρόγραμμα του Συνεδρίου, το οποίο θα δοθεί σε όλους τους συμμετέχοντες. Ο χορηγός θα πρέπει να αποστείλει τους σελιδοδείκτες στον Διοργανωτή του Συνεδρίου το αργότερο 3 ημέρες πριν την έναρξη της εκδήλωσης. ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ BANNER πλέον ΦΠΑ Τοποθέτηση banner (χωρίς αντιπρόσωπο της εταιρίας σας) κοντά στην γραμματεία ή μέσα στον εκθεσιακό χώρο προβάλλοντας την εταιρία σας και τα προϊόντα της. ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΕΝΘΕΤΟ πλέον ΦΠΑ Διαφημιστικό ένθετο της Εταιρείας μπορεί να συμπεριληφθεί στο υλικό της τσάντας η οποία θα δοθεί σε όλους τους συμμετέχοντες. Όλο το ένθετο υλικό του χαρτοφύλακα θα πρέπει να εγκριθεί από την Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου και να παραδοθεί εγκαίρως, σε συνεννόηση με το Γραφείο Οργάνωσης. Οι μέγιστες επιτρεπόμενες διαστάσεις είναι A4 (210 με 297 mm) και δεν θα πρέπει να ξεπερνά σε βάρος τα 250γρ. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΤΣΕΠΗΣ πλέον ΦΠΑ Τα πρόγραμμα «τσέπης» είναι ένας πολύ διαδεδομένος και λειτουργικός τρόπος για να παρακολουθούν οι σύνεδροι τα δρώμενα του Συνεδρίου. Μια αποκλειστική διαφημιστική καταχώρηση θα εμφανίζεται στο οπισθόφυλλο του εντύπου ενώ το όνομα του χορηγού θα αναγράφεται στο Τελικό Πρόγραμμα του Συνεδρίου. ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ πλέον ΦΠΑ Το Συνέδριο θα παρέχει σε όλους τους σύνεδρους έναν χαρτοφύλακα που θα περικλείει το υλικό του Συνεδρίου. Το λογότυπο του Χορηγού θα εμφανίζεται σε περίοπτη θέση του χαρτοφύλακα και θα αναφέρεται στη σελίδα ευχαριστιών του Τελικού Προγράμματος του Συνεδρίου. 8

9 ΜΠΛΟΚ & ΣΤΥΛΟ «Clinical Topics in Urology: Lithiasis from A to Z, πλέον ΦΠΑ Το Συνέδριο θα παρέχει σε όλους τους σύνεδρους μπλοκ και στυλό τα οποία θα συμπεριληφθούν στον χαρτοφύλακα. Το λογότυπο του χορηγού θα είναι τυπωμένο σε ευδιάκριτο σημείο στα παραπάνω είδη και θα αναφέρεται στη σελίδα ευχαριστιών του Τελικού Προγράμματος του Συνεδρίου. ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΕΣ ΚΟΝΚΑΡΔΕΣ πλέον ΦΠΑ Το Συνέδριο θα παρέχει σε όλους τους σύνεδρους ονομαστικές κονκάρδες που θα πρέπει να τις φέρουν μαζί τους όλες τις ώρες του Συνεδρίου. Το λογότυπο της χορηγού εταιρίας θα είναι τυπωμένο σε ευδιάκριτο σημείο της ονομαστικής κονκάρδας των συνέδρων και θα αναφέρεται στη σελίδα ευχαριστιών του Τελικού Προγράμματος του Συνεδρίου. ΚΑΛΥΨΗ ΕΞΟΔΩΝ ΠΡΟΣΚΕΚΛΗΜΕΝΩΝ ΟΜΙΛΗΤΩΝ 2,500 ανά ομιλητή από Ευρωπαϊκούς προορισμούς 4,500 ανά ομιλητή από Υπερατλαντικούς προορισμούς Η Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου προσκαλεί τους χορηγούς να υποστηρίξουν το επιστημονικό πρόγραμμα χρηματοδοτώντας ολόκληρο ή ένα μέρος των εξόδων των προσκεκλημένων ομιλητών του Συνεδρίου. Ο Χορηγός σε συνεννόηση με το Γραφείο Οργάνωσης έχει την δυνατότητα να καλύψει την διαμονή και τα ταξιδιωτικά έξοδα ενός ή περισσοτέρων από τους προσκεκλημένους ομιλητές. Η υποστήριξη του χορηγού θα ανακοινωθεί στα έντυπα του Συνεδρίου. ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΑ ΚΑΦΕ ανά διάλειμμα καφέ Το Συνέδριο θα προσφέρει καφέ σε όλους τους σύνεδρους στα προκαθορισμένα διαλείμματα. Η επωνυμία του Χορηγού θα εμφανίζεται σε όλα τα σημεία διάθεσης του καφέ και θα ανακοινωθεί στα έντυπα του Συνεδρίου. ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΠΑΡΑΘΥΡΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ πλέον ΦΠΑ Νοικιάστε ένα από τα διαθέσιμα διαφημιστικά παράθυρα της γραμματείας και προβληθείτε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, σε όλους τους σύνεδρους, όλες τις ημέρες του Συνεδρίου. Στείλτε μας μια ολοσέλιδη, έγχρωμη καταχώρηση, σε υψηλή ανάλυση και εμείς θα αναλάβουμε την εκτύπωση στις κατάλληλες διαστάσεις του παραθύρου (βλ. φωτογραφία παρακάτω). 9

10 ΕΚΘΕΣΙΑΚΟΣ ΧΩΡΟΣ Η επιβεβαίωση των χώρων θα γίνετε βάσει προτεραιότητας και διαθεσιμότητας. Παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε γραπτώς τρεις (3) επιλογές περιπτέρων. Τηλεφωνικά δε θα γίνεται καμία κράτηση περιπτέρου 10

11 ΟΡΟΙ & ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ Οι παρακάτω κανονισμοί είναι η συμβατική συμφωνία μεταξύ του Διοργανωτή και του Εκθέτη. Η αποστολή του συμφωνητικού δηλώνει την πλήρη αποδοχή των όρων συμμετοχής που αναφέρονται παρακάτω καθώς και των όρων πληρωμής. Αίτηση συμμετοχής Η συμμετοχή του ενδιαφερόμενου θα λαμβάνεται υπόψη μόνο με την αποστολή του υπογεγραμμένου συμφωνητικού στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. συνοδευόμενο με την απαιτούμενη πληρωμή. Η επιβεβαίωση του εκθεσιακού χώρου / χορηγιών γίνεται μόνο κατόπιν διαθεσιμότητας. Πληρωμές Στους εκθέτες / χορηγούς οι οποίοι δεν έχουν τηρήσει το χρονοδιάγραμμα πληρωμών που καθορίζεται στο συμφωνητικό δε θα επιτραπεί να εγκατασταθούν στο χώρο τους ή το περίπτερο τους ή δεν θα παρέχονται οι υπηρεσίες οι οποίες έχουν ζητήσει. Οι όροι είναι απαράβατοι υπό οποιεσδήποτε περιστάσεις. Ακύρωση συμμετοχής Παραίτηση Στην περίπτωση υπαναχωρήσεως πέραν των προθεσμιών πληρωμής που αναγράφονται στην αίτηση συμμετοχής ή στην περίπτωση ακύρωσης των υπηρεσιών για οποιονδήποτε λόγο, τα καταβληθέντα ποσά, ως και τα εν μέρει ή εν όλω οφειλόμενα για τις επιβεβαιωμένες υπηρεσίες, ανήκουν στον οργανωτή, ο οποίος είναι υπεύθυνος για το Συνέδριο. Κάθε παραίτηση από το δικαίωμα συμμετοχής θα πρέπει, συνεπώς, να ανακοινώνεται στον οργανωτή δια συστημένης επιστολής προ της λήξεως της προθεσμίας πληρωμής που αναφέρεται στην αίτηση συμμετοχής, ώστε αυτή να γίνει δεκτή άνευ περαιτέρω υποχρεώσεων. Μετά την εκπνοή της προθεσμίας, ο οργανωτής θα ανακτήσει τα οφειλόμενα ποσά με χρήση παντός νόμιμου μέσου. Μη παρουσία εκθέτου Εάν ο εκθέτης δεν έχει χρησιμοποιήσει το περίπτερο του είκοσι λεπτά προ της έναρξης του Συνεδρίου, θα θεωρηθεί ως παραιτηθείς από το δικαίωμα συμμετοχής. Το γραφείο του οργανωτή θα διατηρεί όλα τα δικαιώματα του για την καταβολή του μισθώματος του περιπτέρου, το οποίο ο παραιτηθείς εκθέτης οφείλει στο ακέραιο. Ο οργανωτής θα δικαιούται στην περίπτωση αυτή, να απαιτήσει αποζημίωση από τον απόντα εκθέτη. Αιτήσεις επιστροφής σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις (δικαστική εκκαθάριση, σοβαρή καταστροφή) θα υπόκεινται στη διακριτική ευχέρεια του οργανωτή. Ασφάλεια Ο οργανωτής δε φέρει καμία ευθύνη για ζημιές ή απώλειες που μπορεί να υποστεί για οποιοδήποτε λόγο ο εξοπλισμός του περιπτέρου ή τα εκτιθέμενα προϊόντα. Ο οργανωτής δεν είναι υπεύθυνος για τυχόν κλοπές ή ζημιές που ενδέχεται να προκαλέσουν οι εκθέτες σε τρίτους, ως αποτέλεσμα της συμμετοχής τους στην Έκθεση. Ο κάθε εκθέτης είναι υπεύθυνος εξολοκλήρου για τα εκθέματα του περιπτέρου του και το προσωπικό του. Κανονισμοί λειτουργίας έκθεσης - Η διεύθυνση λειτουργίας της έκθεσης, κάτω από τις οδηγίες της Οργανωτικής Επιτροπής, έχει την τελική απόφαση για την αποδοχή των εκθεμάτων. - Όσοι εκθέτες κατασκευάζουν οι ίδιοι το δικό τους περίπτερο θα πρέπει να τηρούν αυστηρά τα ιχνογραφημένα σύνορα του περιπτέρου τους. Κανένα υλικό προς επίδειξη, διαχωριστικό τοίχωμα, έκθεμα ή οποιοδήποτε τμήμα του περιπτέρου δεν επιτρέπεται να τοποθετείται πέραν των ορίων που ορίζει το Εκθεσιακό Πλάνο. 11

12 - Κάθε αντικείμενο ύψους άνω του ενός μέτρου πρέπει να τοποθετείται σε απόσταση μεγαλύτερη από 0,50 μέτρα από τα όρια του περιπτέρου. Το μέγιστο επιτρεπόμενο ύψος εγκατάστασης είναι 2,50 μέτρα. Εξαίρεση μπορεί να γίνει κατόπιν εξέτασης του σχεδίου του περιπτέρου. - Όλα τα υλικά κατασκευής των περιπτέρων πρέπει να είναι πυρίμαχα στο βαθμό που καθορίζουν οι διεθνείς προδιαγραφές ασφαλείας. - Όλα τα εκθέματα που βρίσκονται σε λειτουργία πρέπει να διαθέτουν εξαρτήματα ασφαλείας. Όλος ο εξοπλισμός πρέπει να πληροί τις σχετικές προδιαγραφές και τους κανονισμούς ασφαλείας. Ο διοργανωτής επιφυλάσσεται του δικαιώματος καθορισμού του επιτρεπόμενου ορίου θορύβου και του βαθμού επίδειξης εκθεμάτων σε λειτουργία. - Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να τρυπηθούν, βαφούν και γενικότερα να υποστούν αλλοίωση κατά οποιονδήποτε τρόπο το δάπεδο, οι τοίχοι και οι οροφές του εκθεσιακού κέντρου, καθώς και τα χωρίσματα των κατασκευασμένων περιπτέρων. Σε περίπτωση των προαναφερθέντων ζημιών που την ευθύνη φέρει θα υπάρχει χρέωση για το κόστος επισκευής. - Ο Διοργανωτής παρέχει τη γενική καθαριότητα μόνο των διαδρόμων και των κοινόχρηστων χώρων. Τόσο την περίοδο κατασκευής της έκθεσης όσο και κατά την αποξήλωση της, οι εκθέτες είναι υπεύθυνοι για την απομάκρυνση κάθε είδους δομών και άχρηστων υλικών και να παραδώσουν το χώρο στην καλή κατάσταση που τον παραλάβανε. - Η οργάνωση δεξιώσεων ή μπουφέ από τους εκθέτες μπορεί να γίνει αυστηρά μόνο μέσω του οργανωτή και του συνεδριακού κέντρου. - Παρακαλείσθε όπως λάβετε υπ όψη σας τα παραπάνω ωράρια, ώστε να μην δημιουργηθούν προβλήματα στο Συνεδριακό Χώρο αλλά και να εξασφαλισθεί η ομαλή διεξαγωγή του Συνεδρίου. Καμία εταιρεία δεν μπορεί να κάνει χρήση των χώρων πριν ή μετά από τις παραπάνω ημέρες και ώρες. - Οι εκθέτες είναι υπεύθυνοι για την στελέχωση των περιπτέρων τους όλες τις ώρες κατά την λειτουργία της έκθεσης. 12

13 ΦΟΡΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΧΟΡΗΓΟΥ/ΕΚΘΕΤΗ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Επάγγελμα/Δραστηριότητα: ΑΦΜ: ΔΟΥ: Διεύθυνση: Τηλ.: Fax: Ε-mail: Ονοματεπώνυμο Υπεύθυνου: Συμμετοχή Παρακαλώ σημειώστε με ένα (V) τον τρόπο συμμετοχής σας στο Συνέδριο: ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Διαφημιστική Καταχώρηση Οπισθόφυλλο Διαφημιστική Καταχώρηση 2 η & 3η Εξωφύλλου Διαφημιστική Καταχώρηση Εσωτερική Ενοικίαση Εκθεσιακού Χώρου (για 6 τμ.): Σημειώστε 3 επιλογές Νο... Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου Οργάνωση Διάλεξης State of the Art (30 λεπτών) Οργάνωση Διάλεξης State of the Art (45 λεπτών) Εργαστήριο Πρακτικής Εξάσκηση Διαφ. Καταχώρηση σε οθόνη πλάσμα Σελιδοδείκτης στο Τελικό Πρόγραμμα Τοποθέτηση Banner Διαφημιστικό ένθετο Πρόγραμμα Τσέπης Χαρτοφύλακας Συνεδρίου Μπλοκ & Στυλό Ονομαστικές Κονκάρδες Κάλυψη Εξόδων Προσκεκλημένων Ομιλητών: ΚΟΣΤΟΣ ανά ομιλητή από Ευρωπαϊκούς προορισμούς ανά ομιλητή από Υπερατλαντικούς προορισμούς Διαλείμματα καφέ (τιμή ανά διάλειμμα καφέ) Διαφημιστικό Παράθυρο Γραμματείας % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ. + 23% ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ % ΦΠΑ Παρακαλούμε όπως αποστείλετε τη φόρμα υπογεγραμμένη στην Erasmus Conferences Tours & Travel SA στο φαξ Υπογραφή (Σφραγίδα Εταιρείας) Ημερομηνία 13