Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΧΡΗΣΗΣ ΣΤΟ DYNAMICS NAV INNOVERA ERP Για να κλείσουµε µία χρήση στο InnovEra ακολουθούµε τα παρακάτω βήµατα: Από το κεντρικό µενού επιλέγουµε διαδοχικά «Οικονοµική ιαχείριση», «Γενική Λογιστική», «Περιοδικές Εργασίες», «Εργασίες Τέλους Χρήσης» για την έκδοση NAV.4 InnovEra 1.00 ή «Οικονοµικό Έτος» για την έκδοση NAV.5 InnovEra 2.00. ΒΗΜΑ 1ο ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ Το πρώτο πράγµα που πρέπει να κάνουµε είναι να ανοίξουµε νέο οικονοµικό έτος αν δεν το έχουµε ήδη πραγµατοποιήσει. Από το µενού επιλέγουµε «Λογιστικές Περίοδοι». Επιλέγουµε «ηµιουργία Έτους» και στο παράθυρο «ηµιουργία Οικονοµικού Έτους», ορίζουµε τη χρήση της νέας εταιρείας. Η χρήση µπορεί να είναι και υπερδωδεκάµηνη. Στο πεδίο «Ηµ/νία Έναρξης» εισάγουµε την ηµεροµηνία κατά την οποία θα ξεκινήσει το οικονοµικό έτος. Στο πεδίο «Αρ. Περιόδων» ορίζουµε τον αριθµό των οικονοµικών περιόδων στις οποίες θα διαιρείται το οικονοµικό έτος. Μπορούν να υπάρχουν από 1 έως 365 περίοδοι. Στο πεδίο «ιάρκεια Περιόδου» ορίζουµε τη διάρκεια κάθε οικονοµικής περιόδου, για παράδειγµα, 1M = 1 µήνας, 1Q = 1 τρίµηνο, κοκ 1
Κατά τη δηµιουργία ενός νέου οικονοµικού έτους, στη στήλη «Ονοµασία», οι µήνες εµφανίζονται µε την περιγραφή Φεβ, Μαρ, Απρ κ.λπ. Βολικό είναι να αλλάζουµε χειροκίνητα την περιγραφή σε ΙΑΝ.2011, ΦΕΒΡ.2011 κλπ. Επίσης παρατηρούµε ότι δηµιουργείται και η γραµµή ΙΑΝ.2012 µε ένα σηµάδι επιλογής στο πεδίο νέα οικονοµική χρήση. ΒΗΜΑ 2ο ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ Το επόµενο στάδιο είναι να κλείσουµε το τρέχον οικονοµικό έτος. Στο ίδιο παράθυρο «Λογιστικοί Περίοδοι», κάνουµε κλικ στο κουµπί «Κλείσιµο Έτους». Σηµειώνουµε ότι είναι απαραίτητο να δηµιουργήσουµε πρώτα νέο οικονοµικό έτος, για να µπορέσουµε να κλείσουµε το τρέχον έτος. Επίσης, το πρόγραµµα θα κλείσει πρώτα τα προηγούµενα ανοιχτά οικονοµικά έτη (αν υπάρχουν) και µετά θα κλείσει το τελευταίο. Στο ενηµερωτικό µήνυµα πατάµε Ναι. Αφού πατήσουµε Ναι, το πρόγραµµα θα κλείσει το οικονοµικό έτος και θα βάλει ένα σηµάδι επιλογής στη στήλη «Κλειστή» σε όλες τις περιόδους. Σηµάδι επιλογής θα βάλει επίσης στη στήλη «Κλειδωµένη Ηµεροµηνία» σε όλες τις περιόδους που έχουν κλείσει, καθώς και στον πρώτο µήνα του νέου οικονοµικού έτους. Όταν κλείσει ένα οικονοµικό έτος, δεν πρέπει να προσπαθήσουµε να αλλάξουµε την ηµεροµηνία έναρξης για το επόµενο οικονοµικό έτος. ΒΗΜΑ 3ο ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ Μετά τη δηµιουργία νέου οικονοµικού έτους και το κλείσιµο του οικονοµικού έτους που θέλουµε, το επόµενο στάδιο είναι να εκτελέσουµε τη µαζική εργασία «Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογαριασµών». Χρησιµοποιούµε αυτή τη µαζική εργασία για να µεταφέρουµε τα αποτελέσµατα του έτους σε ένα λογαριασµό του ισολογισµού και να κλείσουµε τους Λογαριασµούς Αποτελεσµάτων Χρήσης. Αυτό γίνεται δηµιουργώντας γραµµές στις εγγραφές, τις οποίες µπορούµε στη συνέχεια να καταχωρήσουµε. Η µαζική εργασία επεξεργάζεται όλους τους λογαριασµούς Γ/Λ µε τύπο «Αποτελέσµατα Χρήσης» και δηµιουργεί εγγραφές που ακυρώνουν τα αντίστοιχα υπόλοιπα 2
(δηλαδή, κάθε εγγραφή θα είναι το άθροισµα όλων των εγγραφών Γ/Λ του λογαριασµού στο οικονοµικό έτος). Αυτές οι νέες γραµµές τοποθετούνται σε εγγραφές, στις οποίες πρέπει να καθορίσουµε ένα λογαριασµό ισοζύγισης και ένα λογαριασµό κερδών στον ισολογισµό πριν από την καταχώρηση. Όταν καταχωρηθούν οι εγγραφές, καταχωρείται µια εγγραφή σε κάθε Λογαριασµό Αποτελεσµάτων Χρήσης, έτσι ώστε το υπόλοιπό του να µηδενιστεί και, ταυτόχρονα, τα αποτελέσµατα του έτους να µεταφερθούν στον ισολογισµό. Πρέπει να καταχωρήσουµε µόνοι µας την εγγραφή. Η µαζική εργασία δεν καταχωρεί τις εγγραφές αυτόµατα, εκτός από την περίπτωση που χρησιµοποιείται το νόµισµα αναφοράς. Όταν χρησιµοποιείται το νόµισµα αναφοράς, η µαζική εργασία καταχωρεί εγγραφές απευθείας στις εγγραφές γενικής λογιστικής. Η ηµεροµηνία στις γραµµές τις οποίες η µαζική εργασία εισάγει στις εγγραφές, θα είναι πάντα µια ηµεροµηνία κλεισίµατος για το οικονοµικό έτος. Η ηµεροµηνία κλεισίµατος είναι µια ενδιάµεση (C31/12/XX) ηµεροµηνία µεταξύ της τελευταίας ηµέρας του παλαιού οικονοµικού έτους και της πρώτης ηµέρας του νέου έτους. Το πλεονέκτηµα της καταχώρησης σε µια ηµεροµηνία κλεισίµατος είναι ότι διατηρούµε τα σωστά υπόλοιπα για τις κανονικές ηµεροµηνίες του οικονοµικού έτους. ΠΡΟΣΟΧΗ! Να τονίσουµε ότι η µαζική εργασία «Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογ.» µπορεί να χρησιµοποιηθεί πολλές φορές. Μπορούµε να κάνουµε καταχωρήσεις σε προηγούµενο οικονοµικό έτος, ακόµα και µετά το κλείσιµο των λογαριασµών αποτελεσµάτων χρήσης, εάν εκτελέσουµε ξανά τη µαζική εργασία. Επίσης, όταν καταχωρούµε εγγραφές Γ/Λ σε ένα κλειστό οικονοµικό έτος, το πρόγραµµα θα τοποθετήσει ένα σηµάδι επιλογής στο πεδίο «Εγγραφή Προηγούµενου Έτους» για αυτές τις εγγραφές στον πίνακα «Εγγραφές Γ/Λ». Όταν καταχωρούµε σε ένα κλειστό οικονοµικό έτος, πρέπει πάντα να θυµόµαστε να εκτελούµε τη µαζική εργασία «Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογαριασµών». Επαναλαµβάνουµε τη µαζική εργασία κάθε φορά που πραγµατοποιείται µια εγγραφή για προηγούµενο έτος. Στη σελίδα (tab) «Επιλογές» Στο πεδίο «Τελική Ηµ/νία Οικ. Μήνα» εισάγουµε την τελευταία ηµεροµηνία στο κλειστό οικονοµικό έτος. Το πεδίο θα πρέπει να είναι συµπληρωµένο. Το πρόγραµµα χρησιµοποιεί αυτή την ηµεροµηνία για να καθορίσει την ηµεροµηνία κλεισίµατος. Στο πεδίο «Πρότυπο Εγγραφών» εισάγουµε την ονοµασία του προτύπου εγγραφών στο οποίο θα τοποθετηθούν οι εγγραφές. Κάνουµε κλικ στο βοηθητικό κουµπί στα δεξιά του πεδίου για να δούµε τα υπάρχοντα πρότυπα εγγραφών. 3
Στο πεδίο «έσµη Εγγραφών» εισάγουµε την ονοµασία της δέσµης εγγραφών στην οποία θα τοποθετηθούν οι εγγραφές (ΓΕΝΙΚΗ). Προτείνεται να χρησιµοποιείται διαφορετική δέσµη και σειρά για κάθε εργασία (πχ κλείσιµο, άνοιγµα κλπ.), ώστε να µπορούµε µεταγενέστερα στα εκτυπωτικά να φιλτράρουµε ή να αποκλείουµε τις επιθυµητές σειρές κατά περίπτωση. Στο συγκεκριµένο παράδειγµα µπορούµε να δηµιουργήσουµε µία δέσµη µε κωδικό «Τ-ΚΛΕΙΣ.ΕΤ.» µε σειρά «ΛΟΓ-ΛΗΞ», χωρίς να είναι επιλεγµένες οι στήλες «Μεταφορά Παραµετροποίησης ΦΠΑ» και «Επιτρεπτή ιαφορά ΦΠΑ», ενώ αντίθετα πρέπει να είναι επιλεγµένη η «Αποδοχή Ηµεροµηνίας Κλεισίµατος», ώστε το σύστηµα να επιτρέψει την εγγραφή µε ηµεροµηνία C31/12/XX. Στο πεδίο «Αρ. Παραστατικού», εάν έχουµε συµπληρώσει τα πεδία «Πρότυπο Εγγραφών» και «έσµη Εγγραφών» παραπάνω, η µαζική εργασία συµπληρώνει αυτόµατα το πεδίο µε τον επόµενο διαθέσιµο αριθµό από την αρίθµηση σειράς για τη δέσµη εγγραφών. Μπορούµε εφόσον το επιθυµούµε να συµπληρώσουµε αυτό το πεδίο και µε µη αυτόµατο τρόπο. Στο πεδίο «Περιγραφή Καταχώρησης» εισάγουµε ένα κείµενο που θα συνοδεύει τις εγγραφές. Το προεπιλεγµένο κείµενο είναι «Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογ.». Στο πεδίο «Κλείσιµο ανά Κωδ. Θυγατρικής» τοποθετούµε ένα σηµάδι επιλογής αν θέλουµε να δηµιουργηθεί µια εγγραφή για κάθε κωδικό θυγατρικής. Στο πεδίο «Κλείσιµο ανά ιαστάσεις» βάζουµε ένα σηµάδι επιλογής εάν θέλουµε να δηµιουργηθεί µια εγγραφή για κάθε διάσταση που χρησιµοποιείται στο λογαριασµό Γ/Λ, και κάνουµε κλικ στο βοηθητικό κουµπί στα δεξιά του πεδίου και επιλέγουµε τους κωδικούς των διαστάσεων. Στη συνέχεια πατάµε ΟΚ. Να σηµειώσουµε ότι για κάθε αποτελεσµατικό λογαριασµό του Λογιστικού Σχεδίου θα πρέπει να βάλουµε και αριθµό λογαριασµού κλεισίµατος. Πηγαίνουµε στην καρτέλα του λογαριασµού αποτελεσµάτων και στη σελίδα «Καταχώρηση» στο πεδίο «Λογαριασµός Κλεισίµατος» βάζουµε το λογαριασµό που θέλουµε (πχ. 80.00.00.0000). Πρόσθετα στο Λογιστικό Σχέδιο από το κουµπί «Λειτουργίες» πρέπει να εκτελέσουµε την «ιαµόρφωση Λογιστικού Σχεδίου», ώστε να πιστοποιήσουµε ότι η δοµή του σχεδίου µας είναι σωστή. 4
Εάν τα παραπάνω είναι σωστά, συνεχίζουµε µε την ενηµέρωση «Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογαριασµών». Η εργασία αυτή µας ετοιµάζει τις εγγραφές στις κινήσεις λογιστικής µε ηµεροµηνία C31/12/XX. Από εκεί αν θέλουµε, µπορούµε να συµπληρώσουµε κάποιες επιπλέον εγγραφές και µετά να καταχωρήσουµε - οριστικοποιήσουµε. Η ηµεροµηνία C31/12/XX είναι µια ενδιάµεση ηµεροµηνία µεταξύ της 3112ΧΧ και της 0101ΧΧ δηλαδή η 13 η Λογιστική Περίοδος στο Dynamics NAV. Το σύστηµα εµφανίζει τις εγγραφές σαν Απογραφή. ΒΗΜΑ 4ο ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΕΝΑΡΞΗΣ Η εργασία αυτή είναι η τελευταία που πραγµατοποιούµε όταν θέλουµε να κλείσουµε το οικονοµικό έτος. Μετά το κλείσιµο και των αποτελεσµατικών λογαριασµών πρέπει να δηµιουργηθεί η απογραφή έναρξης, η οποία µεταφέρει στο επόµενο έτος τα υπόλοιπα των Λογαριασµών Ισολογισµού χρεώνοντας ή πιστώνοντας το λογαριασµό έναρξης. Το πρόγραµµα δηµιουργεί µια γραµµή ανά λογαριασµό (που έχει τύπο "Ισολογισµό") και ισοσκελίζει τα χρεωστικά και πιστωτικά σύνολα στον αριθµό λογαριασµού Απογραφής που ορίζουµε. Η εγγραφή απογραφής έναρξης τυπώνεται στο ηµερολόγιο ανοίγµατος το οποίο είναι διαφορετικό από το γενικό ηµερολόγιο. Επίσης, τα υπόλοιπα έναρξης πρέπει να εµφανίζονται στα ισοζύγια και τις καρτέλες. Ο λογαριασµός ανοίγµατος λειτουργεί σαν ένας λογαριασµός συµφωνίας κάτω από τον οποίο αναλύονται οι λογαριασµοί ισολογισµού. Με την εκτέλεση της απογραφής δηµιουργείται µια εγγραφή στο λογαριασµό ανοίγµατος και ενηµερώνεται µε τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η ανάλυση των γραµµών της εγγραφής ανά λογαριασµό ισολογισµού δηµιουργείται σε ένα υποκαθολικό (Sub-Ledger) του προγράµµατος από όπου προκύπτει το ηµερολόγιο απογραφής. Από το µενού επιλέγουµε «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Στο κουµπί «Λειτουργίες» επιλέγουµε «ηµιουργία Εγγρ. Απογραφής». Αν έχουµε εκτελέσει ήδη τη ηµιουργία Εγγραφών Απογραφής (ΕΛΛ) για το συγκεκριµένο οικονοµικό έτος, η µαζική εργασία θα διαγράψει όλες τις γραµµές από τις Εγγραφές Απογραφής και θα δηµιουργήσει νέες εγγραφές υπολοίπου Απογραφής. 5
Στο πεδίο «Ηµ/νία Κλεισίµατος Έτους» το σύστηµα συµπληρώνει αυτό το πεδίο µε την τελική ηµεροµηνία του προηγούµενου οικονοµικού έτους. Το προηγούµενο οικονοµικό έτος πρέπει να έχει κλείσει. Στο πεδίο «Αρ. Παραστατικού» πρέπει να εισαγάγουµε τον αριθµό παραστατικού των εγγραφών υπολοίπου απογραφής. Στο πεδίο «Αρ. Λογαριασµού Απογραφής» πρέπει να εισαγάγουµε το λογαριασµό Γ/Λ (89.ΧΧ) όπου ισοσκελίζονται τα χρεωστικά και πιστωτικά σύνολα των εγγραφών απογραφής. Στο πεδίο «Περιγραφή Καταχώρησης» η περιγραφή αυτή αντιγράφεται στις γραµµές που δηµιουργούνται στο παράθυρο «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Αφού συµπληρώσουµε τα πεδία πατάµε ΟΚ. Εκτελώντας την εργασία, το πρόγραµµα δηµιουργεί µια εγγραφή για κάθε λογαριασµό ισολογισµού µε το υπόλοιπό του στη φόρµα «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Ο λογαριασµός ενηµερώνεται µε το σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων. Ο πίνακας «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής» περιέχει τις εγγραφές υπόλοιπου απογραφής για κάθε οικονοµικό έτος. Πρώτα απ όλα θα πρέπει να ελεγχθούν τα υπόλοιπα. Η εργασία αυτή µπορεί να εκτελεστεί και µε τη βοήθεια της εκτύπωσης, πατώντας το κουµπί «Εκτύπωση». 6
Όταν είµαστε σίγουροι ότι οι εγγραφές υπολοίπου απογραφής είναι σωστές, στο κουµπί «Λειτουργίες» επιλέγουµε «Οριστικοποίηση Εγγραφών Απογραφής». Η εργασία αυτή καταχωρεί τις εγγραφές έναρξης µε ηµεροµηνία την ηµεροµηνία έναρξης του έτους. Η σειρά αρίθµησης χρησιµοποιείται από το πρόγραµµα για να δηµιουργήσει µια εγγραφή στο λογαριασµό απογραφή έναρξης µε τα σύνολα της χρέωσης και της πίστωσης. ΠΡΟΣΟΧΗ! Μόλις κλείσουµε τις εγγραφές απογραφής δεν µπορούµε να τις τροποποιήσουµε περαιτέρω. 7