ΠΟΛΙΧΨ ΜΑΝΥΑΛ ΤΑ ΒΛΕ ΟΦ ΧΟΝΤΕΝΤΣ Χορρεσπονδενχε... 2 Α1.1 ιστριβυτιον οφ Ιν Χοµινγ Χορρεσπονδενχε... 2 Α1.2 Χουρτεσψ Χοπιεσ... 3 Α1.3 Φιρστ Νατιονσ Χορρεσπονδενχε... 3 Α1.4 Νεωλψ Ελεχτεδ Φιρστ Νατιονσ Χηιεφ ανδ Χουνχιλ... 3 Περσοννελ... 4 Α2.1 Σταφφ Αττενδανχε ατ Χονϖεντιονσ/Σεµιναρσ... 4 Α2.2 Σελεχτιον Χοµµιττεεσ φορ Μαναγεµεντ Σταφφ...4 Α2.3 Σενιορ Σταφφ Γριεϖανχεσ... 4 Α2.4 Παψµεντ φορ Αχχυµυλατεδ Ηολιδαψσ... 4 Α2.5 Σερϖιχε Αωαρδσ ανδ Ρετιρεµεντ Αχκνοωλεδγεµεντ... 5 Α2.6 Προχεδυρεσ Περταινινγ το ισµισσαλ... 5 Ρεχορδσ Μαναγεµεντ... 6 Α3.1 Ρεχορδσ Ρετεντιον ανδ ισποσιτιον Σχηεδυλινγ... 6 Στρατεγιχ Ωορκπλαν... 10 Α 4.1 Χορπορατε Πριοριτιεσ... 10 ςολυντεερσ... 12 Α 5.1 Νον Παρτισαν Πολιχψ φορ ςολυντεερσ οφ ΧΡ Σερϖιχεσ... 12 BUILDING INSPECTION AND BYLAW ENFORCEMENT... 13 Βυιλδινγ Ινσπεχτιον... 13 Β1.1 Στοπ Ωορκ Νοτιχεσ... 13 Β1.2 Ωατερ Συππλψ φορ Φιρε Φιγητινγ Πυρποσεσ... 13 Β1.3 Λαργε Ανχιεντ Λανδσλιδε Φεατυρε... 14 Β1.4 Βυιλδινγ Λοχατιον Συρϖεψσ... 14 Β1.5 εϖελοπµεντ Τρενδσ... 15 Β1.6 Ρεϖιεω οφ Εξπιρεδ ανδ Ουτστανδινγ Βυιλδινγ Περµιτ Φιλεσ... 16 Β1.7 Στεελ Σηιππινγ Χονταινερσ ασ Βυιλδινγ Χοµπονεντσ... 16 Βψλαω Ενφορχεµεντ... 17 Β2.1 Βψλαω Ενφορχεµεντ Χοµπλαιντσ Ρελεασε οφ Ινφορµατιον... 17 Β2.2 Ενφορχεµεντ οφ Εξιστινγ Νοισε Χοντρολ Βψλαω... 18 Β2.3 Υνσιγητλψ Πρεµισεσ... 19 Β2.4 Βψλαω Ενφορχεµεντ Χοµπλαιντσ Ιντεριορ Λοτ Λινε Προπερτψ Σετβαχκ Χοµπλαιντσ... 20 Β2.5 Βψλαω Ενφορχεµεντ Βαρκινγ ογ Χοµπλαιντ Πολιχψ... 20 COMMUNICATIONS... 22 Νεωσ Ρελεασεσ... 22 Χ1.1 Αυτηοριτψ & ιστριβυτιον... 22 Χ1.2 Πυβλιχ Νοτιφιχατιον ανδ/ορ Χονσυλτατιον φορ Ρεγυλατορψ Βψλαωσ... 22 Γραπηιχσ Στανδαρδσ... 24 Χ2.1 Γραπηιχσ Στανδαρδσ Μανυαλ... 24 Προχλαµατιονσ... 25 Χ3.1 Βοαρδ Προχλαµατιονσ... 25 Σοχιαλ Μεδια... 26 Χ4.1 Σοχιαλ Μεδια Χοµµυνιχατιονσ Πολιχψ... 26 Ελεχτιον Περιοδ... 29 Χ5.1 ΧΡ Ελεχτιον Περιοδ Χοµµυνιχατιονσ Πολιχψ... 29
COMMUNITY SERVICES... 30 Γενεραλ... 30 ΧΜ1.1 Τουρισµ Φυνδινγ... 30 ΧΜ1.2 Φαµιλψ Ωασηροοµσ ιν Πυβλιχ Βυιλδινγσ... 30 ΧΜ1.3 Σεχυριτψ εποσιτσ... 30 DIRECTORS POLICIES... 31 ιρεχτορσ Χοµπυτερσ... 31 1.1 ιρεχτορσ Λαπτοπ Χοµπυτερ Πολιχψ... 31 1.2 ιρεχτορσ Λαπτοπ Σοφτωαρε, Ηαρδωαρε ανδ Συππορτ Πολιχψ... 31 Γραντσ φορ Ασσιστανχε... 34 2.1 Γραντσ φορ Ασσιστανχε Πολιχψ... 34 Αρεα Αδµινιστρατιον... 39 3.1 Σπεχιαλ Προϕεχτ Φυνδ... 39 3.2 ιρεχτορ Ινιτιατιϖε Φυνδσ... 39 ιρεχτορσ Εξπενσεσ... 41 4.1 Μιλεαγε/Ηονοραριυµσ/Λονγ ιστανχε Πηονε Χηαργεσ... 41 4.2 Εξπενσε Ρειµβυρσεµεντ... 41 Ρεπορτσ φροµ ιρεχτορσ... 42 5.1 Ρεπορτσ ον Χονϖεντιονσ ορ Σεµιναρσ... 42 5.2 Ρεπορτσ ον Μεετινγσ οφ Ουτσιδε Οργανιζατιονσ βψ Βοαρδ Απποιντεεσ... 42 Σεµιναρ/Ωορκσηοπ φορ Νεω ιρεχτορσ... 43 6.1 Σχηεδυλινγ οφ Νεω ιρεχτορσ Σεµιναρ... 43 Οατησ οφ Οφφιχε ανδ Αλλεγιανχε... 44 7.1 Αλτερνατε ιρεχτορσ... 44 Απποιντµεντ το Χοµµιττεεσ ανδ Ασσοχιατιονσ... 45 8.1 ΝΧΛΓΑ Απποιντµεντ... 45 ELECTIONS AND NEW SERVICES... 47 Ελεχτιονσ/Ρεφερενδυµσ... 47 Ε1.1 Υσε οφ Σψνοπσισ οφ Βψλαω ιν Οτηερ ςοτινγσ... 47 Ε1.2 Πυβλιχ Χονσυλτατιον Πριορ το Ρεφερενδυµ... 47 Ε1.3 Ρεµυνερατιον φορ Ελεχτιον Οφφιχερσ ανδ Οφφιχιαλσ... 47 Νεω Σερϖιχεσ... 50 Ε2.1 Φεασιβιλιτψ Στυδιεσ ανδ Υσε οφ Ρεσερϖε Φυνδσ... 50 Ε2.2 Νεω Φυνχτιον Βψλαω εαδλινε... 51 Ε2.3 Ρεθυεστσ φορ Νεω Σερϖιχεσ... 52 Ε2.4 Πυβλιχ Χονσυλτατιον Προχεσσ φορ Προποσεδ Νεω Σερϖιχεσ... 52 ENVIRONMENTAL SERVICES... 53 Σολιδ Ωαστε Μαναγεµεντ... 53 ΕΝ1.1 Ρυραλ Ρεφυσε Σιτεσ... 53 ΕΝ1.2 Ρε Ινστατεµεντ οφ Ρεφυσε Σιτεσ... 53 2
ΕΝ1.3 Φυνδινγ το Προϖιδε Φιρε Προτεχτιον Σερϖιχεσ το Ρεφυσε Τρανσφερ Στατιονσ ανδ Λανδφιλλσ... 53 ΕΝ1.4 ισποσαλ οφ Χονταµινατεδ Σοιλσ ατ Λανδφιλλσ... 53 ΕΝ1.5 Σιτινγ οφ Ρεφυσε Τρανσφερ Στατιονσ ανδ Μαρσηαλλινγ Ψαρδσ... 54 ΕΝ1.6 Βψλαωσ φορ Λανδφιλλ Φεεσ ανδ Χηαργεσ... 55 Ωεεδ Χοντρολ... 56 ΕΝ2.1 Τορδον 22Κ ισπενσινγ... 56 ΕΝ2.2 Εθυιπµεντ Λοανσ... 56 Υτιλιτιεσ... 57 ΕΝ3.1 Ωατερ / Σεωεραγε Σψστεµσ Ρεστορατιον Χλαιµσ... 57 ΕΝ3.2 Σεωερ Υτιλιτψ Χοννεχτιονσ (Πριϖατε Λιφτ Στατιονσ)... 57 ΕΝ3.3 Αχθυισιτιον οφ Εξιστινγ Ωατερ/Σεωερ Υτιλιτιεσ... 58 FINANCE DEPARTMENT... 61 3 Γενεραλ... 61 Φ1.1 ιστριβυτιον οφ Ρεϖενυε ανδ Εξπενσε Στατεµεντσ... 61 Φ1.2 Παψµεντ οφ Αχχουντσ & Ρατιφιχατιον οφ Χουνχιλ / Βοαρδ Ρεπορτ... 61 Φ1.3 Φεεσ ανδ Χηαργεσ Βψλαωσ Ρεϖιεω... 61 Φ1.4 Οπτινγ Ιν/Ουτ οφ α Φυνχτιον... 61 Φ1.5 Φινανχιαλ (Χηεθυε) Σιγνινγ Αυτηοριτιεσ... 63 Φ1.6 Ταξατιον Γοαλ... 63 Φ1.7 ισποσαλ οφ Ασσετσ... 63 Φ1.8 Γλοβαλ Χλαιµ εδυχτιβλε Χοντινγενχψ Φυνδ... 64 Φ1.9 Αδµινιστρατιον Χηαργεσ Πολιχψ... 65 Φ1.10 Φραυδ Πολιχψ... 68 Φ1.11 Παρχελ Ταξ Χολλεχτιον Φεε... 68 Φ1.12 Τανγιβλε Χαπιταλ Ασσετσ Πολιχψ... 68 Φ1.13 Βλανκετ Πολιχψ φορ Σαλεσ Ταξ... 73 ονατιονσ... 74 Φ2.1 ονατιονσ... 74 Φ2.2 ονατιονσ ανδ Βεθυεστσ... 74 Φ2.3 ονατιονσ οφ Λιβραρψ Ματεριαλσ... 75 Περσοννελ... 77 Φ3.1 Κιλοµετεραγε Ρατεσ... 77 Φ3.2 Εχονοµψ Τραϖελ... 77 Φ3.3 Εµπλοψεε Υσε οφ Λεασεδ/Οωνεδ ςεηιχλεσ... 77 Φ3.4 Εξπενσεσ Ινχυρρεδ βψ Σταφφ... 77 Φ3.5 Μαναγεµεντ Σταφφ Χουρσε Φεεσ... 78 Φ3.6 Αττενδανχε ατ Τεχηνιχαλ Ωεεδ Χοντρολ Χοµµιττεε Μεετινγ... 78 Φ3.7 Περσοναλ Υσε οφ Εθυιπµεντ... 78 Φ3.8 Ρειµβυρσεµεντ οφ Ιντερϖιεω Εξπενσεσ... 78 Φ3.9 Ρειµβυρσεµεντ οφ Χοµπρεηενσιϖε εδυχτιβλε... 79 Φ3.10 Ρειµβυρσεµεντ οφ Μοϖινγ / Ρελοχατιον Εξπενσεσ... 79 Φ3.11 Ρειµβυρσεµεντ οφ Προφεσσιοναλ Φεεσ... 80 Φ3.12 Περ ιεµ Ρατεσ... 80 Φ3.13 ςολυντεερ Φιρε Φιγητερσ... 81 Πυρχηασινγ... 82 Φ4.1 Πυρχηασινγ... 82 Φ4.2 Τενδερσ... 85 Φ4.3 Ρεθυιρεµεντ φορ Ρεϖισεδ Χοστ Εστιµατεσ... 86 Φ4.4 Αωαρδινγ οφ Χοντραχτσ... 86
Φ4.5 Χονφλιχτ οφ Ιντερεστ... 86 Φ4.6 Χοντραχτ Ρενεωαλ/Εξτενσιον... 87 Φ4.7 Ωοοδ Φιρστ Πολιχψ... 87 Φ4.8 Ηιρεδ Εθυιπµεντ... 88 Φ4.9 Χονσυλτινγ Σερϖιχεσ Προποσαλ Χαλλ... 100 Φ4.10 Προφεσσιοναλ Σερϖιχεσ... 101 Φ4.11 Χαπιταλ Χονστρυχτιον Προϕεχτσ... 101 Φ4.11 Ωριτε οφφ οφ Υνχολλεχταβλε Αχχουντσ Ρεχειϖαβλε... 103 Νατυραλ Γασ Χαπιταλ Φινανχινγ... 104 Φ5.1 Μετηοδ οφ Χοστ Ρεχοϖερψ... 104 Φ5.2 Ταξατιον Οπτιονσ ανδ Λιµιτσ... 104 Φ5.3 Πυβλιχ Νοτιφιχατιον... 104 Φ5.4 ιστριβυτιον οφ Χοντριβυτιον Ρεφυνδσ... 104 Φ5.5 Παρχελ Ταξ/Βουνδαρψ Α µενδµεντ... 105 Ρισκ Μαναγεµεντ... 106 Φ6.0 Ρισκ Μαναγεµεντ...106 INFORMATION TECHNOLOGY... 109 Ινφορµατιον Τεχηνολογψ... 109 ΙΤ1.1 Ινφορµατιον Σψστεµσ Αχχεπταβλε Υσε Πολιχψ... 109 LIBRARY SERVICES... 110 Πυβλιχ Λιβραρψ Σερϖιχεσ... 110 Λ1.1 ισπλαψσ ανδ Εξηιβιτσ βψ Οτηερ Αγενχιεσ... 110 Λ1.2 Λιβραρψ Προγραµ Ροοµσ...111 Λ1.3 Λιβραρψ ςολυντεερσ... 112 Λ1.4 Φριενδσ οφ τηε Λιβραρψ... 113 LIQUOR LICENSING... 116 Λιθυορ Λιχενσινγ... 116 ΛΘ1.1 Γραντινγ οφ Λιθυορ Λιχενσεσ... 116 Πυβλιχ Σπεχιαλ Οχχασιον Λιθυορ Λιχενσεσ... 118 ΛΘ2.1 Αδϖερτισεµεντσ... 118 MEETINGS... 119 Βοαρδ Μεετινγσ... 119 Μ1.1 Ρελεασινγ Ιτεµσ εαλτ Ωιτη Ιν Χαµερα το τηε Πυβλιχ... 119 Μ1.2 Προχλαιµινγ Σπεχιαλ Ωεεκσ...119 Μ1.3 Σχηεδυλινγ ΜΛΑ σ ασ Βοαρδ ελεγατιονσ... 119 Μ1.4 Χοορδινατινγ Προχλαµατιονσ ωιτη Μεµβερ Μυνιχιπαλιτιεσ... 119 Μ1.5 Πυβλιχ Ηεαρινγ Ρεσυλτσ ανδ Αδϖισορψ Πλαννινγ Χοµµισσιον Χοµµεντσ... 120 Χοµµιττεε Μεετινγσ... 121 4
Μ2.1 ϑοιντ Χοµµιττεε Στρυχτυρε... 121 Μ2.2 Τρεατψ Αδϖισορψ Χοµµιττεε... 121 Χοµµισσιονσ... 123 Μ3.1 Πρεπαρατιον οφ Χορρεσπονδενχε... 123 Πυβλιχ Ρελατιονσ ανδ Χονσυλτατιον... 124 Μ4.1 Πυβλιχ Ινπυτ Γρουπσ, Σοχιετιεσ ανδ Οτηερ Οργανιζατιονσ... 124 PLANNING SERVICES... 125 5 Χοµµεντσ φροµ Αδϖισορψ Πλαννινγ Χοµµισσιονσ... 125 ΠΛ1.1 Ρουτινγ οφ Αδϖισορψ Πλαννινγ Χοµµισσιον Χοµµεντσ... 125 Ζονινγ Αµενδµεντ Βψλαωσ... 126 ΠΛ2.1 Ινφορµατιον ανδ Φαχτ Σηεετσ... 126 Γενεραλ Αππλιχατιονσ... 127 ΠΛ3.1 Μαϕορ/Χοµπλεξ Προποσαλσ... 127 ΠΛ3.2 Ρατιοναλε φορ Ρεϕεχτιον οφ Αππλιχατιονσ... 127 ΠΛ3.3 Φεεσ φορ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Λανδ Υσε Αππλιχατιονσ... 127 ΠΛ3.4 εϖελοπµεντ Προχεδυρεσ Πολιχψ... 127 ΠΛ3.5 Ωιτηηολδινγ οφ Ινχοµπλετε Χυρρεντ Πλαννινγ Αππλιχατιονσ... 128 Ρεζονινγ Αππλιχατιονσ... 129 ΠΛ4.1 Ποστπονινγ οφ Αππλιχατιονσ... 129 ΠΛ4.2 Αππλιχατιον Φεεσ... 129 ΠΛ4.3 Αππλιχατιονσ Ηελδ ιν Αβεψανχε... 129 ΠΛ4.4 Μινιµυµ Λοτ Σιζεσ... 130 ΠΛ4.5 Σηορελανδ Μαναγεµεντ Πολιχψ... 131 Λανδ Χοµµισσιον Αππλιχατιονσ... 146 ΠΛ5.1 Ρεϕεχτεδ Αππλιχατιονσ... 146 ΠΛ5.2 Αππλιχατιονσ φορ Ινχλυσιον βψ Νον Οωνερσ... 146 ΠΛ5.3 Ρεφερραλ το Αδϖισορψ Πλαννινγ Χοµµισσιονσ... 146 ΠΛ5.4 Αππλιχατιονσ φορ Ινχλυσιον ιν τηε Αγριχυλτυραλ Λανδ Ρεσερϖε... 147 ΠΛ5.5 Αγριχυλτυραλ Λανδ Χοµµισσιον Αππλιχατιον Φεε Ρεφυνδ... 147 Τεµποραρψ Περµιτ Αππλιχατιονσ... 148 ΠΛ6.1 Σεχυριτψ... 148 ΠΛ6.2 Βυιλδινγ Περµιτσ... 148 Οφφιχιαλ Χοµµυνιτψ Πλανσ... 149 ΠΛ7.1 Πυβλιχ ισπλαψ... 149 ΠΛ7.2 Μαϕορ Τεξτ Αµενδµεντσ... 149 Πλαννινγ ελεγατιονσ... 150 ΠΛ8.1 Αττενδανχε οφ Αππλιχαντσ ασ ελεγατιονσ... 150 Πυβλιχ Ηεαρινγσ... 151 ΠΛ9.1 ελεγατινγ τηε Ηολδινγ οφ Πυβλιχ Ηεαρινγσ... 151 ΠΛ9.2 Ποστινγ οφ Νοτιχεσ... 151 Ηοµε Οχχυπατιον... 153 ΠΛ10.1 Χοµµυνιτψ Χαρε Φαχιλιτιεσ... 153 εϖελοπµεντ Προχεδυρεσ Φεεσ Βψλαω... 154 ΠΛ11.1 Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Μαναγεµεντ οφ εϖελοπµεντ Προχεδυρεσ ανδ Φεεσ Βψλαω Νο. 3148, 1996... 154 ΠΛ11.2 Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Μαναγεµεντ οφ εϖελοπµεντ Προχεδυρεσ ανδ Φεεσ Α µενδµεντ Βψλαω Νο. 3286, 1997... 154 Ηεριταγε Χονσερϖατιον... 155 ΠΛ12.1 Ποωερσ οφ Σερϖιχε Εσταβλισηµεντ Βψλαω... 155 Χροων Ρεφερραλσ... 156
ΠΛ13.1 Προποσαλσ φορ Χοµµυνιχατιονσ Τοωερσ ανδ Αχχεσσορψ Στρυχτυρεσ ον Χροων Λανδ... 156 PROTECTIVE SERVICES... 157 Φιρε επαρτµεντσ... 157 Π1.1 ϑυνιορ Φιρεµεν σ Προγραµσ... 157 Π1.2 Εµεργενχψ ςεηιχλε Οπερατιον ανδ Σαφετψ Πραχτιχεσ... 157 Π1.3 Βουνδαρψ Α µενδµεντσ... 157 Π1.4 Ρεχογνιτιον οφ Αωαρδσ... 158 Π1.5 Αυτηοριτψ φορ Φιρε ςεηιχλεσ το Λεαϖε Σπεχιφιεδ Αρεα... 159 Σεαρχη ανδ Ρεσχυε... 161 Π2.1 Χεντραλ Χαριβοο Σεαρχη ανδ Ρεσχυε Σερϖιχεσ Βεψονδ Λοχαλ Σερϖιχε Αρεα Βουνδαριεσ.. 161 Π2.2 ϑυνιορ Μεµβερ Προγραµ... 162 Π2.3 Ελεχτοραλ Αρεα Χιϖιχ Αδδρεσσ Σιγναγε...162 HOSPITAL... 164 Ηοσπιταλ (Χαριβοο) Απποιντµεντσ... 164 Η1.1 Φινανχιαλ (Χηεθυε) Σιγνινγ Αυτηοριτιεσ... 164 Ηοσπιταλ (Χαριβοο Χηιλχοτιν) Απποιντµεντσ... 165 Η2.1 Φινανχιαλ (Χηεθυε) Σιγνινγ Αυτηοριτιεσ... 165 Ηοσπιταλ (Χαριβοο Χηιλχοτιν) Φινανχιαλ Πολιχιεσ... 166 Η3.1 Χαριβοο Χηιλχοτιν Ρεγιοναλ Ηοσπιταλ ιστριχτ Αννυαλ Αλλοχατιονσ... 166 Η3.2 Μινορ ανδ Μαϕορ Χαπιταλ Φυνδινγ... 168 Η3.3 Χοµµυνιχατιον... 168 Η3.4 Ταξατιον... 168 TERMS OF REFERENCE... 170 1. Χεντραλ Χαριβοο Ρυραλ ιρεχτορσ Χαυχυσ... 170 2. Χεντραλ Χαριβοο / Χιτψ οφ Ωιλλιαµσ Λακε ϑοιντ Χοµµιττεε... 170 3. Σουτη Χαριβοο Ρυραλ ιρεχτορσ Χαυχυσ Χοµµιττεε... 171 4. Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βυρσαρψ... 172 5. Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Ηεριταγε Στεερινγ Χοµµιττεε... 172 6. Χεντραλ Χαριβοο Ρεχρεατιον Αδϖισορψ Χοµµιττεε... 175 7. Κεψ το τηε Χαριβοο Χηιλχοτιν Τερµσ οφ Ρεφερενχε... 178 8. Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ςολυντεερ Ρεχογνιτιον Προγραµ... 178 INTERNAL POLICIES... 178 1. Χορπορατε ςεηιχλε Πολιχψ... 178 6
Α Μ ΙΝΙΣΤ ΡΑΤΙΟΝ Χορρεσπονδενχε Α1.1 ιστριβυτιον οφ Ιν Χοµινγ Χορρεσπονδενχε Πολιχψ Νο.. ΙΧ.97 9 3(4) Τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ οφ τηε Ρεγιοναλ ιστριχτ σηαλλ ηαϖε τηε αυτηοριτψ το δετερµινε τηε ρουτινγ οφ αλλ χορρεσπονδενχε. Τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ σηαλλ ρεχειϖε αλλ χορρεσπονδενχε διρεχτεδ το τηε Βοαρδ ορ Αδµινιστρατιον οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ. Ωιτηουτ λιµιτινγ τηε γενεραλιτψ, αλλ χορρεσπονδενχε σηαλλ βε ρουτεδ ασ φολλοωσ: (α) (β) (χ) (δ) (ε) (φ) (γ) (η) (ι) (ϕ) (κ) Χορρεσπονδενχε αδδρεσσεδ το Χηαιρµαν ανδ ιρεχτορσ, Μεµβερσ οφ τηε Ρεγιοναλ Βοαρδ, ορ Ρεγιοναλ Βοαρδ σηαλλ βε πλαχεδ ον τηε νεξτ αππροπριατε Ρεγιοναλ ιστριχτ αγενδα υνλεσσ, ιν τηε οπινιον οφ τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ, τηε µαττερ ισ οφ α πυρελψ αδµινιστρατιϖε µαττερ. Χορρεσπονδενχε αδδρεσσεδ το Χηαιρµαν ορ Σπεχιφιχ ιρεχτορ υνλεσσ ιτ ισ περσοναλ ορ πυρελψ αδµινιστρατιϖε ιν νατυρε, σηαλλ βε πλαχεδ ον τηε αππροπριατε αγενδα ωιτη α χοπψ οφ τηε χορρεσπονδενχε βεινγ πλαχεδ ιν τηε Χηαιρµαν σ ορ ιρεχτορ σ µαιλ βοξ. Χορρεσπονδενχε αδδρεσσεδ το τηε Μαναγερ τηατ ισ νοτ στριχτλψ αδµινιστρατιϖε µαττερ, ανδ ισ χονσιδερεδ το βε οφ ιµπορτανχε το τηε Βοαρδ σηαλλ βε πλαχεδ ον τηε νεξτ αππροπριατε αγενδα. Χορρεσπονδενχε αδδρεσσεδ το σταφφ µεµβερσ σηαλλ ονλψ βε ρεφερρεδ το Βοαρδ ορ Χοµµιττεε αγενδασ ιφ τηεψ ηαϖε ρελεϖανχε το α χυρρεντ πολιχψ µαττερ ον τηε Βοαρδ ορ Χοµµιττεε αγενδα. Χορρεσπονδενχε αχκνοωλεδγινγ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ χορρεσπονδενχε σηαλλ βε φιλεδ ωιτηουτ Βοαρδ ινϖολϖεµεντ. Χορρεσπονδενχε τηατ ισ υνσιγνεδ, υναδδρεσσεδ, φορµ λεττερσ, ορ γενεραλ ινφορµατιον ωιλλ βε πλαχεδ ον τηε χιρχυλαρ φιλε (ιφ αππλιχαβλε), φορωαρδεδ το τηε αππροπριατε δεπαρτµεντ, ορ διρεχτεδ το τηε Χοµµιττεε ορ Βοαρδ αγενδα, ατ τηε δισχρετιον οφ τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ. Αλλ ινϖοιχεσ ανδ/ορ χηεθυεσ σηαλλ βε ιµµεδιατελψ φορωαρδεδ το τηε φινανχε δεπαρτµεντ φορ προχεσσινγ. Χορρεσπονδενχε τηατ ισ χαρβον χοπιεδ το τηε Βοαρδ ωιλλ βε δεαλτ ωιτη ασ ιν (α), (β), ορ (χ), δεπενδινγ ον τηε ισσυε ωιτηιν τηε βοδψ οφ τηε χορρεσπονδενχε. Ιφ µυλτιπλε λεττερσ ον εξαχτλψ τηε σαµε τοπιχ αρε ρεχειϖεδ, ανδ ιτ ισ δετερµινεδ τηατ τηε ιτεµ ισ οφ Βοαρδ ιντερεστ, ονλψ ονε χοπψ ωιλλ βε πλαχεδ ον τηε αγενδα ωιτη τηε ρεµαινδερ βεινγ νοτεδ. Χορρεσπονδενχε µαρκεδ Περσοναλ ορ Χονφιδεντιαλ ωιλλ βε πλαχεδ ιν τηε ιρεχτορ σ ορ Χηαιρµαν σ µαιλ βοξ υνοπενεδ, ωιτη τηε δατε ανδ τιµε οφ ρεχειπτ σταµπεδ ον τηε ενϖελοπε. Αλλ µαττερσ νοτ αδδρεσσεδ βψ τηισ πολιχψ σηαλλ βε δετερµινεδ βψ τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ ιν χονσυλτατιον ωιτη τηε Μαναγερ. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9(4)) 7
Α1.2 Χουρτεσψ Χοπιεσ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(β) Τηατ, ωηεν α Βοαρδ ρεσολυτιον διχτατεσ τηατ α λεττερ βε ωριττεν ορ αχτιον τακεν ωηιχη ωουλδ ινϖολϖε α σπεχιφιχ Ελεχτοραλ Αρεα, τηατ α χοπψ οφ τηε λεττερ ορ α συµµαρψ οφ τηε αχτιον τακεν ισ φορωαρδεδ το τηε ιρεχτορ οφ τηατ Ελεχτοραλ Αρεα. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9(4)) Α1.3 Φιρστ Νατιονσ Χορρεσπονδενχε Πολιχψ Νο. 02 10Β 5(1) Αλλ χορρεσπονδενχε σεντ το Φιρστ Νατιονσ ον βεηαλφ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ σηαλλ βε σεντ ϖια Ρ εγιστερεδ Μαιλ ( Ρεσολυτιον Νο. 02 10Β 5(1)) Α1.4 Νεωλψ Ελεχτεδ Φιρστ Νατιονσ Χηιεφ ανδ Χουνχιλ Πολιχψ Νο. 09 07Α 80 Τηατ α χονγρατυλατορψ λεττερ βε φορωαρδεδ το αλλ νεωλψ ελεχτεδ Χηιεφ ανδ Χουνχιλ οφ Φιρστ Νατιονσ ωιτηιν τηε Χαριβοο Ρ εγιοναλ ιστριχτ. ( Ρεσολυτιον Νο. 09 07Α 80) 8
Περσοννελ Α2.1 Σταφφ Αττενδανχε ατ Χονϖεντιονσ/Σεµιναρσ Πολιχψ Νο. 91 4 4(α) Τηατ α βριεφ ωριττεν ρεπορτ, υπον ρεθυεστ, βε πρεσεντεδ το τηε Ρεγιοναλ ιστριχτ Μαναγερ βψ Σταφφ αττενδινγ χονφερενχεσ ορ σεµιναρσ. Τηε Μαναγερ σηαλλ βε ρεσπονσιβλε φορ ενσυρινγ τηατ αλλ ινφορµατιον ρεχειϖεδ τηατ ωουλδ βε οφ ϖαλυε το τηε Βοαρδ ισ πρεσεντεδ ιν α τιµελψ µαννερ. ( Ρεσολυτιον Νο. 91 4 4) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9) Α2.2 Σελεχτιον Χοµµιττεεσ φορ Μαναγεµεντ Σταφφ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(χ) Τηε Μαναγερ, ωηεν ρεθυιρεδ, σηαλλ απποιντ σελεχτιον χοµµιττεεσ φορ τηε ιντερϖιεωινγ οφ χανδιδατεσ φορ µαναγεµεντ ποσιτιονσ. Τηε Χηαιρµαν οφ τηε Βοαρδ, ατ ηισ/ηερ δισχρετιον, µαψ παρτιχιπατε ον τηε σελεχτιον χοµµιττεε ορ απποιντ α δεσιγνατε. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 01 04Β 6) Α2.3 Σενιορ Σταφφ Γριεϖανχεσ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(φ) Ιφ α µεµβερ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ σ µαναγεµεντ τεαµ φεελσ αγγριεϖεδ ανδ ωισηεσ το σεεκ φορµαλ ρεχουρσε, ηε/σηε σηαλλ φιρστ συβµιτ α ωριττεν ρεπορτ το τηε Μαναγερ. Ιφ α σατισφαχτορψ σολυτιον ισ νοτ αρριϖεδ ατ ωιτη τηε Μαναγερ, τηε µαττερ σηαλλ βε ρεφερρεδ, ιν ωριτινγ, το αν Ιν χαµερα Μεετινγ οφ τηε Χαριβοο Ρ εγιοναλ ιστριχτ Βοαρδ φορ α δεχισιον. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 01 04Β 6) Α2.4 Παψµεντ φορ Αχχυµυλατεδ Ηολιδαψσ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(γ) Παψµεντ φορ αχχυµυλατεδ ηολιδαψσ φορ σταφφ µεµβερσ ωιτηιν τηε βαργαινινγ υνιτ σηαλλ βε ιν αχχορδανχε ωιτη τηε Χολλεχτιϖε Αγρεεµεντ. Αλλ ρεθυεστσ φροµ σενιορ σταφφ (εξχλυδεδ) φορ παψ ουτ ιν λιευ οφ ηολιδαψσ σηαλλ βε φορωαρδεδ, ιν ωριτινγ, το τηε Μαναγερ φορ χονσιδερατιον οφ αππροϖαλ. Τηε σενιορ σταφφ µεµβερ σηαλλ ινχλυδε ινφορµατιον ωιτη ρεσπεχτ το τηε φολλοωινγ χριτερια ιν ηισ/ηερ ρεθυεστ: συφφιχιεντ φυνδσ εξιστινγ ωιτηιν τηε βυδγετ; α δεµονστρατεδ οπερατιοναλ ιναβιλιτψ το ηαϖε εξερχισεδ τηε οπτιον οφ υτιλιζινγ τηε ηολιδαψσ; ανδ, ανψ οτηερ συχη φαχτορσ ασ δεεµεδ αππλιχαβλε βψ τηε Μαναγερ. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9(4)) Α2.5 Σερϖιχε Αωαρδσ ανδ Ρετιρεµεντ Αχκνοωλεδγεµεντ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(η) Τηατ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βοαρδ αχκνοωλεδγε λονγ σερϖιχε ωιτη αν αππροπριατε σερϖιχε πιν ορ γιφτ οφ εθυαλ ϖαλυε ινδιχατινγ ψεαρσ οφ σερϖιχε. Τηεσε πινσ/γιφτσ ωιλλ βε πρεσεντεδ το τηε ρεχιπιεντσ ατ τηε Βοαρδ σ αννυαλ Χηριστµασ παρτψ ανδ δανχε ορ ατ ανοτηερ αππροπριατε τιµε. 9
Τηε πινσ/γιφτ ωιλλ ρεπρεσεντ τηε ρεγιοναλ διστριχτ σ λογο ανδ α νυµβερ ρεπρεσεντινγ τηε ψεαρσ οφ σερϖιχε ατ φιϖε ψεαρσ, τεν ψεαρσ, φιφτεεν ψεαρσ, τωεντψ ψεαρσ, τωεντψ φιϖε ψεαρσ ανδ τηιρτψ ψεαρσ. Φορ ρετιρεµεντ αχκνοωλεδγεµεντ (ρετιρεµεντ σηαλλ ινχλυδε εµπλοψεεσ ωηο λεαϖε φορ οτηερ εµπλοψµεντ), α συιταβλε γιφτ ωιλλ βε πυρχηασεδ ανδ ενγραϖεδ, ουτλινινγ ψεαρσ οφ σερϖιχε. Ρετιρεµεντ αχκνοωλεδγεµεντ, ανδ αλλ χοστσ ασσοχιατεδ ωιτη α ρετιρεµεντ γιφτ ανδ/ορ παρτψ σηαλλ βε ατ τηε δισχρετιον οφ τηε Χηιεφ Αδµινιστρατιϖε Οφφιχερ, ιν χονσυλτατιον ωιτη τηε Χηαιρµαν. Ιν γενεραλ, α γιφτ ωιλλ βε τηε αππροπριατε φορµ οφ αχκνοωλεδγεµεντ, ηοωεϖερ, ιν τηε χασε οφ λονγ τερµ εµπλοψεεσ, χονσιδερατιον ωιλλ βε γιϖεν το τηε ηοστινγ οφ α ρετιρεµεντ παρτψ. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Φυρτηερ Α µενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9(4)) (Φυρτηερ Α µενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.05 1Α 4) Α2.6 Προχεδυρεσ Περταινινγ το ισµισσαλ Πολιχψ Νο. ΙΧ.97 9 3(4)(ι) Ιφ αν οχχασιον αρισεσ ωηιχη, ιν τηε ϖιεω οφ α µεµβερ οφ τηε σενιορ µαναγεµεντ τεαµ, ωαρραντσ τηε δισµισσαλ οφ αν εµπλοψεε, τηε φολλοωινγ προχεδυρεσ αππλψ: 1. Τηε Μαναγερ, ορ ηισ/ηερ δεσιγνατε µυστ βε νοτιφιεδ. Ιφ φυνδσ ορ ασσετσ αρε ινϖολϖεδ, τηε Τρεασυρερ µυστ αλσο βε νοτιφιεδ. 2. Τηε Μαναγερ σηαλλ: ασσεσσ τηε σιτυατιον; ενσυρε τηατ αλλ στατυτορψ ανδ χολλεχτιϖε αγρεεµεντ ρεθυιρεµεντσ αρε µετ; οβταιν α λεγαλ οπινιον ιν τηισ ρεγαρδ ιφ ρεθυιρεδ; κεεπ τηε Χηαιρµαν ανδ Βοαρδ αππρισεδ οφ τηε σιτυατιον. ( Ρεσολυτιον Νο. ΙΧ.97 9 3(4)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 98 12 15(14)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 00 12Β 9(4)) 10
Ρεχορδσ Μαναγεµεντ Α3.1 Ρ εχορδσ Ρετεντιον ανδ ισποσιτιον Σχηεδυλινγ Πολιχψ Νο.. 97 12 24(10) 1. Τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βοαρδ ρεχογνιζεσ τηατ Ρεχορδσ Ρετεντιον ανδ ισποσιτιον Σχηεδυλινγ φορµσ αν ιντεγραλ παρτ οφ αν εφφεχτιϖε ανδ εφφιχιεντ Ρεχορδσ Μαναγεµεντ Προγραµ. Ασ συχη, τηε Βοαρδ ισ χογνιζαντ οφ τηε νεεδ: (1) το ιδεντιφψ ανδ προτεχτ τηοσε ρεχορδσ τηατ αρε δεεµεδ το βε οφ περµανεντ ϖαλυε ιν αν εφφεχτιϖε ανδ εχονοµιχαλ µαννερ; (2) το ιδεντιφψ τηοσε ρεχορδσ ωηοσε ϖαλυε το τηε οργανιζατιον λεσσενσ οϖερ τιµε; (3) το ιδεντιφψ τηοσε ρεχορδσ ωηοσε ρετεντιον ισ λεγισλατεδ βψ οτηερ αυτηοριτιεσ το ενσυρε χοµπλιανχε ωιτη αλλ συχη στατυτορψ ρεθυιρεµεντσ; (4) το προϖιδε φορ τηε σχηεδυλινγ ανδ αυτηοριζινγ οφ τηε σψστεµατιχ, τιµελψ, ανδ εφφεχτιϖε δισποσαλ οφ οβσολετε ορ ιναχτιϖε ρεχορδσ φροµ εξπενσιϖε οφφιχε σπαχε. 2. Τηερεφορε, τηε ρετεντιον ανδ φιναλ δισποσιτιον οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ρεχορδσ βε µαναγεδ ιν χοµπλιανχε ωιτη τηε φολλοωινγ: (1) Τηατ τηε φολλοωινγ σεριεσ οφ ρεχορδσ βε ιδεντιφιεδ ασ βεινγ οφ περµανεντ ϖαλυε ανδ αρε το βε ρεταινεδ ον α περµανεντ βασισ: (α) (β) Στατυτορψ Ρεχορδσ ινχλυδινγ: Βψλαωσ; Βοαρδ Μινυτεσ; Βοαρδ Αγενδασ; Λεττερσ Πατεντ; ανδ, Συππλεµενταρψ Λεττερσ Πατεντ. Ρεχορδσ χονταινινγ εϖιδενχε οφ χοντινυινγ λεγαλ, οπερατιοναλ ορ ινδιϖιδυαλ ριγητσ; ορ χονταινινγ εϖιδενχε ορ ινφορµατιον οφ σιγνιφιχαντ ϖαλυε φορ ρεσεαρχη πυρποσεσ. Ρεχορδσ φαλλινγ υνδερ τηισ χατεγορψ ωουλδ ινχλυδε: βυιλδινγ περµιτσ; ρε ζονινγ αππλιχατιονσ; ανδ, ΟΧΠ αµενδµεντ αππλιχατιονσ. (2) Τηατ τηε φολλοωινγ σεριεσ οφ ρεχορδσ βε ιδεντιφιεδ ασ βεινγ οφ σιγνιφιχαντ ϖαλυε το τηε οργανιζατιον υντιλ συχη τιµε ασ τηεψ αρε δετερµινεδ το βε συπερχεδεδ ορ οβσολετε (ΣΟ), ατ ωηιχη τιµε τηε ϖαλυε οφ τηε ρεχορδ βεγινσ το διµινιση. Τηε δεφινιτιον οφ ΣΟ ωιλλ ϖαρψ δεπενδινγ υπον τηε τψπε οφ ρεχορδ. Ρεχορδσ φαλλινγ υνδερ τηισ χατεγορψ ωουλδ ινχλυδε: χοντραχτσ ανδ αγρεεµεντσ; γραντ αππλιχατιονσ; ινσυρανχε πολιχιεσ; χαπιταλ προϕεχτ φιλεσ; στυδιεσ ανδ εϖαλυατιονσ; ανδ, προποσαλσ φορ νεω σερϖιχεσ. 11
(3) Τηατ τηε φολλοωινγ σεριεσ οφ ρεχορδσ βε ιδεντιφιεδ ασ βεινγ οφ γενεραλ ϖαλυε το τηε οργανιζατιον φορ α λιµιτεδ περιοδ οφ τιµε. Ρεχορδσ φαλλινγ υνδερ τηισ χατεγορψ ωουλδ ινχλυδε: γενεραλ αδµινιστρατιϖε ορ οπερατιοναλ ρεχορδσ; ανδ, γενεραλ ινφορµατιον. 3. Τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ ισ αυτηοριζεδ το: (1) δεσιγνατε ινδιϖιδυαλ ρεχορδσ ασ αχτιϖε ορ σεµι αχτιϖε ανδ το προϖιδε φορ τηειρ πηψσιχαλ ρελοχατιον ασ ρεθυιρεδ; (2) δεσιγνατε ινδιϖιδυαλ ρεχορδσ ασ Συπερχεδεδ ορ Οβσολετε ; (3) ασσιγν σπεχιφιχ τιµε φραµεσ φορ ρετεντιον ωιτηιν τηε παραµετερσ σετ φορτη ιν τηισ πολιχψ, γιϖινγ δυε ρεγαρδ το γενεραλλψ αχχεπτεδ ρεχορδσ µαναγεµεντ πραχτιχεσ ανδ προχεδυρεσ, ινχλυδινγ στατυτορψ οβλιγατιονσ; ανδ, (4) δισποσε οφ ρεχορδσ ιν αχχορδανχε ωιτη Βοαρδ πολιχψ. Ρ εχορδσ ισποσαλ 1. Αυτηοριτψ το ορδερ τηε δισποσαλ οφ ρεχορδσ σηαλλ βε λιµιτεδ το τηε Σεχρεταρψ ορ Χορπορατε Σεχρεταρψ. 2. Πριορ το ορδερινγ τηε δισποσαλ οφ ρεχορδσ, τηε οφφιχερ αυτηοριζινγ τηε δισποσαλ οφ τηε ρεχορδσ σηαλλ: (1) ενσυρε τηατ τηε σπεχιφιεδ τιµε φραµε φορ ρετεντιον ηασ βεεν χοµπλιεδ ωιτη ιν αχχορδανχε ωιτη τηε ρετεντιον ανδ δισποσιτιονσ σχηεδυλεσ εσταβλισηεδ πυρσυαντ το τηε Χαριβοο Ρ εγιοναλ ιστριχτ σ Ρ εχορδσ Ρετεντιον ανδ ισποσιτιον Σχηεδυλινγ πολιχψ; (2) ϖεριφψ τηατ τηε ρεχορδσ ηαϖε βεεν στορεδ ον αλτερνατε µεδιυµ ιφ σο ρεθυιρεδ (οπτιχαλ δισκ, µιχροφιλµ, ετχ.); (3) ρεφερ το τηε ΟΠΡ (Οφφιχε οφ Πριµαρψ Ρεσπονσιβιλιτψ) φορ σιγν οφφ τηατ τηε ΟΠΡ οφφιχερ ισ σατισφιεδ τηατ το τηε βεστ οφ ηισ/ηερ κνοωλεδγε τηατ τηερε αρε νο εξτενυατινγ χιρχυµστανχεσ ωηιχη µιγητ ρεθυιρε τηατ τηε ρεχορδσ βε ρεταινεδ βεψονδ τηειρ σχηεδυλεδ λιφε; (4) ρεφερ το τηε Φρεεδοµ οφ Ινφορµατιον Χοορδινατορ φορ σιγν οφφ το ενσυρε τηατ τηερε αρε νο Αχχεσσ το Ινφορµατιον Ρ εθυεστσ περταινινγ το τηε ρεχορδσ; 12
(5) ρεφερ το τηε Μαναγερ φορ σιγν οφφ τηατ τηε Μαναγερ ισ σατισφιεδ τηατ το τηε βεστ οφ ηισ/ηερ κνοωλεδγε τηατ τηερε αρε νο εξτενυατινγ χιρχυµστανχεσ ωηιχη µιγητ ρεθυιρε τηατ τηε ρεχορδσ βε ρεταινεδ βεψονδ τηειρ σχηεδυλεδ λιφε; ανδ, (6) ενσυρε τηατ αλλ ρεχορδσ οφ α χονφιδεντιαλ ορ σενσιτιϖε νατυρε αρε δισποσεδ οφ αχχορδινγλψ; ανδ, 3. Τηε οφφιχερ αυτηοριζινγ τηε δισποσαλ οφ τηε ρεχορδσ σηαλλ πρεπαρε αν αχχυρατε ανδ δεταιλεδ λιστινγ οφ αλλ ρεχορδσ δισποσεδ οφ. Σαιδ λιστινγ σηαλλ βε δατεδ, βεαρ τηε σιγνατυρε οφ τηε αυτηοριζινγ οφφιχερ, ανδ σηαλλ βε ρεταινεδ περµανεντλψ. Ελεχτρονιχ Αρχηιϖαλ οφ ςιταλ Ρεχορδσ 1. Ασ αν ιντεγραλ παρτ οφ ιτσ ρισκ µαναγεµεντ στρατεγψ φορ ϖιταλ ρεχορδσ, τηε φολλοωινγ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ δοχυµεντσ, λιστεδ ιν αχχορδανχε ωιτη τηειρ πριοριτψ, σηαλλ βε αρχηιϖεδ βψ µεανσ οφ τρανσφερρινγ τηε δοχυµεντσ το αν αλτερνατε ελεχτρονιχ µεδιυµ ιν στριχτ χοµπλιανχε ωιτη τηε τρανσφερ προχεδυρεσ δεταιλεδ ιν παρτ 3 οφ τηισ πολιχψ. Αλτηουγη τηε τψπε οφ ελεχτρονιχ µεδιυµ υτιλιζεδ φορ τηισ πυρποσε µαψ χηανγε φροµ τιµε το τιµε, τηε στοραγε µεδιυµ ωιλλ ενσυρε τηε ιντεγριτψ οφ τηε δοχυµεντσ χοπιεδ το ιτ. Τηε οριγιναλ δοχυµεντσ σηαλλ βε ρεταινεδ ιν αχχορδανχε ωιτη τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ σ Ρ εχορδσ Ρ ετεντιον ανδ ισποσιτιον Σχηεδυλινγ Πολιχψ. Πριοριτψ 1 Βψλαωσ Πριοριτψ 2 Βοαρδ Μινυτεσ Πριοριτψ 3 Λεττερσ (& Συππλεµενταρψ Λεττερσ) Πατεντ 2. Τηε ρεσπονσιβιλιτψ φορ εξεχυτινγ τηισ πολιχψ ρεστσ ωιτη τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ ωηο σηαλλ ενσυρε τηατ αλλ δεσιγνατεδ ρεχορδσ αρε σψστεµατιχαλλψ τρανσφερρεδ το αν αλτερνατε ελεχτρονιχ µεδιυµ ανδ τηατ αλλ ρεθυιρεδ ιµαγεσ, ι.ε. σιγνατυρεσ, σχηεδυλεσ, ετχ. αρε ινταχτ. Τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ σηαλλ δετερµινε ωηετηερ α γιϖεν δοχυµεντ ισ σαϖεδ ασ α τεξτ δοχυµεντ, αν ιµαγε δοχυµεντ, ορ α χοµβινατιον οφ βοτη. 3. Τρανσφερ προχεδυρεσ: (1) οχυµεντσ ρεθυιρινγ προοφ ρεαδινγ βψ χλεριχαλ περσοννελ (ι.ε. δοχυµεντσ, ορ πορτιονσ οφ δοχυµεντσ, τηατ ηαϖε βεεν σχαννεδ ασ τεξτ ) αρε το βε σαϖεδ ιντο α σεπαρατε διρεχτορψ εντιτλεδ Αρχηιϖε 1. Αρχηιϖε 1 ηασ υνρεστριχτεδ αχχεσσ. (2) οχυµεντσ ιν Αρχηιϖε 1 αρε προοφ ρεαδ ον σχρεεν, χορρεχτεδ, ανδ τρανσφερρεδ το Αρχηιϖε 2 βψ χλεριχαλ περσοννελ. 13
(3) οχυµεντσ τηατ ηαϖε ειτηερ αλρεαδψ ρεχειϖεδ, ορ δο νοτ ρεθυιρε, ινιτιαλ προοφ ρεαδινγ βψ χλεριχαλ περσοννελ (ι.ε. δοχυµεντσ τηατ ηαϖε βεεν σχαννεδ εντιρελψ ασ ιµαγε ορ ηαϖε βεεν τρανσφερρεδ ιν τηειρ εντιρετψ φροµ ανοτηερ διρεχτορψ ιν τηε χοµπυτερ) αρε το βε σαϖεδ ιντο α σεπαρατε διρεχτορψ εντιτλεδ Αρχηιϖε 2. Αρχηιϖε 2 ηασ υνρεστριχτεδ αχχεσσ. (4) οχυµεντσ ιν Αρχηιϖε 2 σηαλλ βε προοφεδ ιν χοµπαρισον το τηε οριγιναλ δοχυµεντσ βψ τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ. Ονχε σατισφιεδ τηατ α δοχυµεντ ιν Αρχηιϖε 2 ισ α τρυε ανδ χορρεχτ χοπψ οφ τηε οριγιναλ, τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ σηαλλ τρανσφερ τηε δοχυµεντ το α ρεστριχτεδ διρεχτορψ εντιτλεδ Αρχηιϖε 3 αωαιτινγ τρανσφερ το τηε ελεχτρονιχ στοραγε µεδιυµ. Αχχεσσ το Αρχηιϖε 3 σηαλλ βε ρεστριχτεδ το τηε Σεχρεταρψ ανδ τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ. (5) Υπον τρανσφερ το τηε ελεχτρονιχ στοραγε µεδιυµ, τηε Χορπορατε Σεχρεταρψ σηαλλ χερτιφψ τηατ τηε δοχυµεντσ αρε τρυε ανδ χορρεχτ χοπιεσ. Τωο ιδεντιχαλ χοπιεσ οφ εαχη δισκ αρε το βε µαινταινεδ ατ αλλ τιµεσ, ωιτη τηε σεχονδ χοπψ βεινγ στορεδ οφφ σιτε εξχεπτ ωηιλε βεινγ υπδατεδ. ( Ρεσολυτιον Νο. 97 12 24(10)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 99 1 23(18)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 01 04Β 6) 14
Α 4.1 Χορπορατε Πριοριτιεσ Πολιχψ Νο. 09 07Α 51 Στρατεγιχ Ωορκπλαν Τηατ τηε φολλοωινγ χριτερια φορ τηε εσταβλισηµεντ οφ Χορπορατε Πριοριτιεσ φορ λεϖελ 1, 2, ανδ 3 αχτιον βε ενδορσεδ ασ α πολιχψ οφ τηε Βοαρδ: ΧΟΡΠΟΡΑΤΕ ΠΡ ΙΟ Ρ ΙΤ ΙΕΣ Χορπορατε πριοριτιεσ ωιλλ ενσυρε α βαλανχε οφ χορε σερϖιχε δελιϖερψ ανδ ϖισιοναρψ λεαδερσηιπ, ωιτη αττεντιον το ενσυρινγ α στρονγ χορπορατε φουνδατιον. Πριοριτιεσ ωιλλ βε ασσιγνεδ α Λεϖελ 1, 2 ορ 3 ρατινγ το ενσυρε σταφφ αρε αωαρε οφ τηε Βοαρδ σ πριοριτιεσ. Χορπορατε πριοριτιεσ ωιλλ βε βροκεν ιντο ονε οφ σιξ (6) χατεγοριεσ ασ φολλοωσ: - Στρατεγιχ Ινιτιατιϖεσ - Οπερατιοναλ Ι µπερατιϖεσ - Λεγισλατιον (ιντερναλ ορ εξτερναλ) - Οργανιζατιοναλ Ι µπροϖεµεντσ, Πολιχιεσ ανδ Προχεδυρεσ - Νεω Σερϖιχε Ρεθυεστσ - Ρουτινε Οπερατιοναλ Γοαλσ ορ Ρ εσολυτιονσ ΛΕςΕΛ ΟΝΕ Το βε πυρσυεδ ον αν ονγοινγ ανδ χοντινυουσ βασισ ωιτη α ηιγη δεγρεε οφ πριοριτψ υντιλ χοµπλετιον. Πριοριτιεσ τηατ ηαϖε τηε ποτεντιαλ το ρεσυλτ ιν σερϖιχε λεϖελ δετεριορατιον, λιαβιλιτψ το τηε χορπορατιον, ηαϖε σιγνιφιχαντ στρατεγιχ ιµπορτανχε, ορ αρε α λεγισλατιϖε ρεθυιρεµεντ οφ σενιορ γοϖερνµεντ ωιλλ βε ινχλυδεδ ασ Λεϖελ 1 πριοριτιεσ. Λεϖελ 1 γοαλσ ωιλλ γενεραλλψ βε ειτηερ: - αχηιεϖαβλε ωιτηιν τηε χυρρεντ φισχαλ ψεαρ (ιε οπερατιοναλ ιµπερατιϖεσ, λεγισλατιϖε ρεθυιρεµεντσ, ετχ.); ορ - λονγερ τερµ στρατεγιχ ινιτιατιϖεσ οφ συφφιχιεντ χορπορατε ιµπορτανχε το χοντινυαλλψ αλλοχατε ρεσουρχεσ υντιλ τηε γοαλ ισ συχχεσσφυλλψ αχηιεϖεδ. Μοντηλψ ρεπορτσ το τηε Βοαρδ ον τηε στατυσ οφ εαχη λεϖελ 1 πριοριτψ ιτεµ. ΛΕςΕΛ ΤΩΟ Το βε πυρσυεδ ασ τιµε περµιτσ ον α σεχονδαρψ πριοριτψ βασισ. Λεϖελ 2 πριοριτιεσ αρε γενεραλλψ νεω ινιτιατιϖεσ ορ αρε συβϕεχτ το ωορκ, σερϖιχεσ, ορ ρεσουρχεσ οφ οτηερ οργανιζατιονσ ωηοσε τιµε φραµε χαννοτ βε χοντρολλεδ. Λεϖελ 2 πριοριτιεσ ωιλλ νοτ ρεσυλτ ιν σερϖιχε λεϖελ δετεριορατιον ορ λιαβιλιτψ το τηε χορπορατιον. Τηεψ αρε χονσιδερεδ δεσιραβλε ιµπροϖεµεντσ, βυτ αρε νοτ µανδατορψ ιτεµσ ανδ δο νοτ πρεσεντ ανψ φινανχιαλ ορ λεγαλ τηρεατ το τηε χορπορατιον. Λεϖελ 2 πριοριτιεσ µαψ νοτ βε χοµπλετεδ ιν τηε χυρρεντ φισχαλ ψεαρ, βυτ ιτ ισ αντιχιπατεδ τηατ χοντινυαλ προγρεσσ ωιλλ οχχυρ. Θυαρτερλψ ρεπορτσ το τηε Βοαρδ ον τηε στατυσ οφ εαχη λεϖελ 2 πριοριτψ ιτεµ. ΛΕςΕΛ ΤΗ ΡΕΕ 15
Νο αχτιϖε πυρσυιτ ατ τηισ τιµε πενδινγ χοµπλετιον οφ Λεϖελ 1 ανδ 2 πριοριτψ ιτεµσ ορ αδδιτιοναλ ρεσουρχεσ. Λεϖελ 3 πριοριτιεσ σηαλλ ινχλυδε ανψ αδοπτεδ βυσινεσσ πλαν γοαλσ τηατ αρε νοτ ινχλυδεδ ιν τηε χυρρεντ ψεαρσ γοαλσ ορ Βοαρδ ρεσολυτιονσ τηατ δο νοτ αππεαρ ον τηε Λεϖελ 1 ορ 2 πριοριτψ λιστσ. Λεϖελ 3 πριοριτιεσ σηαλλ βε συβµιττεδ το τηε Βοαρδ ον α σεµι αννυαλ βασισ φορ εϖαλυατιον ανδ/ορ ρεπριοριτιζατιον οφ ρεσουρχεσ. Λεϖελ 3 πριοριτιεσ σηαλλ βε υσεδ ασ α παρκινγ λοτ φορ ιτεµσ ιδεντιφιεδ φορ φυτυρε χονσιδερατιον βυτ το ωηιχη νο ιµµεδιατε ρεσουρχεσ αρε βεινγ ασσιγνεδ. Τηεψ ωιλλ βε ρεϖιεωεδ αννυαλλψ ιν Οχτοβερ φορ χονσιδερατιον δυρινγ τηε εσταβλισηµεντ οφ τηε νεξτ ψεαρσ βυσινεσσ πλαν γοαλσ ανδ ανψ ρεµαινινγ ουτστανδινγ ιτεµσ ωιλλ βε ρεϖιεωεδ αγαιν ιν Απριλ φολλοωινγ αδοπτιον οφ τηε χυρρεντ ψεαρ βυσινεσσ πλαν γοαλσ το δετερµινε χοντινυεδ ρελεϖανχε. ( Ρεσολυτιον Νο. 09 07Α 51) 16
ςολυντεερσ Α 5.1 Νον Παρτισαν Πολιχψ φορ ςολυντεερσ οφ ΧΡ Σερϖιχεσ Πολιχψ Νο. 11 10Α 10(15) Τηατ αλλ ΧΡ σερϖιχεσ ανδ τηειρ ϖολυντεερ µεµβερσ βε νον παρτισαν ανδ τηατ νειτηερ τηε ϖολυντεερ µεµβερσ οφ τηε σερϖιχε νορ ανψ περσον(σ), ωηετηερ α χυρρεντ ινχυµβεντ ορ α νεω χανδιδατε, υσε τηε σερϖιχε, ιτσ µεµβερσηιπ ορ ιτσ ινφλυενχε ωιτηιν τηε χοµµυνιτψ φορ τηε πυρποσε οφ προµοτινγ τηε χανδιδαχψ οφ ανψ περσον ορ παρτψ σεεκινγ πυβλιχ οφφιχε ορ πρεφερµεντ. ςολυντεερσ αρε πριϖατε χιτιζενσ ανδ µαψ συππορτ τηειρ χανδιδατε ορ παρτψ ασ α πριϖατε χιτιζεν, βυτ νοτ ωηιλε δισπλαψινγ ανψ λογο, υνιφορµ ορ ινσιγνια βελονγινγ το α ΧΡ σερϖιχε. ( Ρεσολυτιον Νο. 11 10Α 10(15)) 17
ΒΥΙΛ ΙΝΓ ΙΝΣΠΕΧΤΙΟΝ ΑΝ ΒΨΛΑΩ ΕΝΦΟΡΧΕΜΕΝΤ Β1.1 Στοπ Ωορκ Νοτιχεσ Πολιχψ Νο. 96 1 43(1)) Βυιλδινγ Ινσπεχτιον Τηατ λοχαλ Ελεχτοραλ Αρεα ιρεχτορσ βε αδϖισεδ βψ σταφφ οφ τηε ποστινγ οφ α Στοπ Ωορκ Νοτιχε ατ τηε ποιντ ωηεν τηε µαττερ ηασ βεεν τυρνεδ οϖερ το τηε Χηιεφ Βυιλδινγ Ινσπεχτορ φορ αχτιον. ( Ρεσολυτιον Νο. 96 1 43(1)) Β1.2 Ωατερ Συππλψ φορ Φιρε Φιγητινγ Πυρποσεσ Πολιχψ Νο. 97 5 24(1) Τηατ τηε φολλοωινγ προχεδυρε βε φολλοωεδ βψ σταφφ φορ προϕεχτσ ρεθυιρινγ α ωατερ συππλψ φορ φιρε φιγητινγ πυρποσεσ ασ δετερµινεδ βψ τηε ΒΧ Βυιλδινγ Χοδε: (α) Τηατ τηε ϖολυµεσ οφ ωατερ ρεθυιρεδ φορ φιρε φιγητινγ βε δετερµινεδ φροµ ΝΦΠΑ 1231 Ωατερ Συππλιεσ φορ συβυρβαν ανδ Ρ υραλ Φιρε Φιγητινγ. (β) Τηατ τηε ρεθυιρεδ ϖολυµεσ οφ ωατερ βε προϖιδεδ φορ νεω χονστρυχτιον προϕεχτσ, υνλεσσ α φιρε σπρινκλερ σψστεµ ιν αχχορδανχε ωιτη τηε ΒΧ Βυιλδινγ Χοδε ανδ ΝΦΠΑ 13 ισ ινσταλλεδ ωιτη ιτσ οων ωατερ συππλψ. (χ) Τηατ ωηερε τηε Χηιεφ Βυιλδινγ Ινσπεχτορ δετερµινεσ τηατ ιτ ωουλδ νοτ βε ρεασοναβλε το ενφορχε τηε ρεθυιρεµεντσ φορ ωατερ συππλψ ανδ τηε λοχαλ φιρε χηιεφ ηασ αγρεεδ ιν ωριτινγ, ορ ιφ τηε προϕεχτ ισ νοτ λοχατεδ ιν α φιρε προτεχτιον αρεα, τηε ρεθυιρεµεντ το προϖιδε α ωατερ συππλψ φορ φιρε φιγητινγ νοτ βε ενφορχεδ. Φυρτηερ, τηατ α βυιλδινγ περµιτ βε ισσυεδ υπον ρεχειπτ οφ α σιγνεδ ανδ ωιτνεσσεδ χοϖεναντ, φροµ τηε οωνερ οφ τηε λανδ ον ωηιχη τηε προϕεχτ ισ βεινγ χονστρυχτεδ, τηατ ρελεασεσ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ φροµ ανψ λιαβιλιτιεσ ρελατεδ το τηε λαχκ οφ ενφορχεµεντ οφ τηε ρεθυιρεµεντ το προϖιδε α ωατερ συππλψ φορ φιρε φιγητινγ πυρποσεσ. Φυρτηερ, τηατ τηε οωνερ παψ αλλ εξπενσεσ ρελατεδ το τηε ρεγιστρατιον οφ τηε ρεστριχτιϖε χοϖεναντ. ( Ρεσολυτιον Νο. 97 5 24(1)) 18
Β1.3 Λαργε Ανχιεντ Λανδσλιδε Φεατυρε Πολιχψ Νο. 00 8Β 8 Τηατ τηε φολλοωινγ προχεδυρεσ το βε φολλοωεδ βψ τηε Βυιλδινγ Ινσπεχτιον επαρτµεντ ωηεν χονσιδερινγ τηε ισσυανχε οφ βυιλδινγ περµιτσ ωιτηιν τηε αρεα δεφινεδ ασ τηε λαργε ανχιεντ λανδσλιδε φεατυρε: 1. Βυιλδινγ περµιτ αππλιχατιονσ φορ ρεσιδεντιαλ αχχεσσορψ βυιλδινγσ, συχη ασ σηοπσ, γαραγεσ ανδ σηεδσ, συνδεχκσ, ηοµε αδδιτιονσ, ρενοϖατιονσ, ανδ µοβιλε ηοµεσ ον συρφαχε φουνδατιονσ, ωιλλ βε προχεσσεδ περ νορµαλ προχεδυρεσ; 2. Βυιλδινγ περµιτ αππλιχατιονσ φορ ηοµεσ βεινγ ρε βυιλτ ορ ρεπλαχεδ δυε το φιρε ορ οτηερ δαµαγε ωιλλ βε προχεσσεδ ασ περ νορµαλ προχεδυρεσ; 3. Νεω ηοµεσ βεινγ χονστρυχτεδ ον πρεϖιουσλψ ϖαχαντ λοτσ ωιλλ βε δεαλτ ωιτη ον α σιτε σπεχιφιχ βασισ, ωιτη τηε Χηιεφ Βυιλδινγ Ινσπεχτορ δετερµινινγ ιφ τηε νεεδ εξιστσ φορ α σπεχιφιχ γεοτεχηνιχαλ ρεπορτ. Φυρτηερ, α νοτε ωιλλ βε πλαχεδ ον τηε βυιλδινγ περµιτ χονφιρµινγ τηατ τηε οωνερ/αππλιχαντ ισ αωαρε οφ τηε εξιστενχε οφ τηε λαργε ανχιεντ λανδσλιδε ανδ τηε εξιστινγ γεοτεχηνιχαλ ρεπορτσ; 4. Λαργερ δεϖελοπµεντσ συχη ασ τοωνηουσεσ, χοµµερχιαλ δεϖελοπµεντσ, ορ προϕεχτσ τηατ ινϖολϖε εξτενσιϖε σλοπε ρε γραδινγ, ωιλλ βε ρεθυιρεδ το προϖιδε α γεοτεχηνιχαλ ρεπορτ χερτιφψινγ τηατ τηε λανδ ισ σαφε φορ τηε ιντενδεδ υσε. ( Ρεσολυτιον Νο. 00 8Β 8) Β1.4 Βυιλδινγ Λοχατιον Συρϖεψσ Πολιχψ Νο. 01 04Β 7 1. Τηισ πολιχψ ισ αππλιχαβλε ωιτηιν τηε Νορτη, Χεντραλ ανδ Σουτη Χαριβοο Βυιλδινγ Ινσπεχτιον Σερϖιχε Αρεασ. 2. (α) Βυιλδινγ λοχατιον συρϖεψσ ωιλλ βε ρεθυιρεδ το βε συβµιττεδ φορ αλλ νεω βυιλδινγσ; αδδιτιονσ το βυιλδινγσ; ανδ αλτερατιονσ µοδιφψινγ εξτεριορ ωαλλ προφιλεσ ορ ροοφ προϕεχτιονσ. Βυιλδινγ λοχατιον συρϖεψ πλανσ αρε το βε συβµιττεδ αφτερ τηε φουνδατιον ωαλλ φορµσ αρε ερεχτεδ φορ χονχρετε ωαλλσ, ορ αφτερ χονστρυχτιον οφ α µασονρψ ορ πρεσερϖεδ ωοοδ φουνδατιον ανδ φλοορ ασσεµβλψ, βυτ πριορ το φυρτηερ χονστρυχτιον ορ βαχκφιλλινγ. (β) Νοτωιτηστανδινγ 2(α), βυιλδινγ λοχατιον συρϖεψσ ωιλλ νοτ βε ρεθυιρεδ φορ: Μανυφαχτυρεδ ηοµεσ ανδ αδδιτιονσ, ορ ανχιλλαρψ βυιλδινγσ λοχατεδ ιν Μοβιλε Ηοµε Παρκσ. 19
Σινγλε ορ τωο φαµιλψ δωελλινγσ, ορ ρεσιδεντιαλ ανχιλλαρψ βυιλδινγσ, ιφ α 1 µετρε βυφφερ ισ προϖιδεδ ιν αδδιτιον το τηε ρεθυιρεδ σετβαχκσ, ανδ αλλ ιρον πινσ δεφινινγ τηε λοτ αρε εξποσεδ. Στρινγ λινεσ σηαλλ βε ρυν βετωεεν πινσ ωηερε ρεθυιρεδ το χλεαρλψ ινδιχατε σετβαχκσ πλυσ τηε βυφφερ βεφορε τηε αρριϖαλ οφ τηε Βυιλδινγ Οφφιχιαλ το ωιτνεσσ τηε λοχατιον. ΝΟΤΕ: Τηισ εξεµπτιον δοεσ νοτ αππλψ το οτηερ τηαν στραιγητ λινε λοτ λινεσ. Ανχιλλαρψ βυιλδινγσ υνδερ 55 µ 2 ιν βυιλδινγ αρεα λοχατεδ ον συρφαχε φουνδατιονσ οφ οτηερ τηαν χονχρετε. 3. Τηε συρϖεψ πλαν σηαλλ ινδιχατε τηε σηορτεστ διστανχε φροµ λοτ λινεσ το: Τηε ιννερ συρφαχε οφ τηε εξτεριορ χονχρετε φουνδατιον ωαλλ φορµσ αφτερ βραχινγ ισ σεχυρεδ, ανδ πριορ το τηε πλαχινγ οφ τηε χονχρετε; Τηε ουτερ φαχε οφ ωοοδ σηεατηινγ φορ ΠΩΦ φουνδατιον ωαλλσ ωηεν τηε φουνδατιον ισ χοµπλετεδ ανδ τηε φλοορ σψστεµ ινσταλλεδ; ανδ Τηε ουτερ φαχε οφ µασονρψ βλοχκσ φορ µασονρψ φουνδατιον ωαλλσ ωηεν τηε φουνδατιον ισ χοµπλετεδ. Σετβαχκσ το προπερτψ λινεσ σηαλλ βε ινδιχατεδ ον τηε συρϖεψ πλαν φορ αλλ εξτεριορ ωαλλ φαχεσ. Βυιλδινγ Λοχατιον Συρϖεψ Πλανσ δεριϖεδ φροµ ΓΠΣ ινστρυµεντσ µαψ βε αχχεπτεδ βψ τηε βυιλδινγ ινσπεχτορ φορ βυιλδινγσ λοχατεδ ον λαργε λοτσ ορ υνσυρϖεψεδ λοτσ, ιφ τηε λιµιτσ οφ αχχυραχψ οφ τηε ινστρυµεντσ υσεδ αρε αδδεδ το τηε ρεθυιρεδ βυφφερ ανδ σετβαχκ. ( Ρεσολυτιον Νο. 01 04Β 7) Β1.5 εϖελοπµεντ Τρενδσ Πολιχψ Νο. 06 06Β 38 Τηατ ιτ βε α γοαλ οφ τηε Βοαρδ το χονσιδερ προϖισιον οφ τηε φυλλ βυιλδινγ ινσπεχτιον σερϖιχε ιν πορτιονσ οφ τηε χυρρεντλψ υνρεγυλατεδ αρεασ ιφ ανδ ωηεν τηεσε αρεασ βεγιν το εξπεριενχε ινχρεασινγ δεϖελοπµεντ τρενδσ. Χονσιδερατιον ωιλλ βε γιϖεν το µαττερσ συχη ασ χοστσ, αϖαιλαβλε ρεσουρχεσ ανδ πριοριτιεσ οφ τηε Βοαρδ. ( Ρεσολυτιον Νο. 06 06Β 38) 20
Β1.6 Ρ εϖιεω οφ Εξπιρεδ ανδ Ουτστανδινγ Βυιλδινγ Περµιτ Φιλεσ Πολιχψ Νο. 06 07Α 49 Τηατ τηε φολλοωινγ πολιχψ ρελατινγ το τηε Ρεϖιεω οφ Εξπιρεδ ανδ Ουτστανδινγ Βυιλδινγ Περµιτ Φιλεσ βε αδοπτεδ: (α) (β) (χ) (δ) Τηατ ρεϖιεωσ οφ εξπιρεδ ανδ ουτστανδινγ βυιλδινγ περµιτ φιλεσ ωιλλ ονλψ οχχυρ ωηεν τιµε ανδ ρεσουρχεσ αρε αϖαιλαβλε. Χυρρεντ ωορκλοαδσ οφ αχτιϖε περµιτσ ανδ αππλιχατιονσ ωιλλ τακε πριοριτψ. Τηατ φιρστ αττεµπτσ ωιλλ βε διρεχτεδ ατ µορε ρεχεντλψ ουτστανδινγ ορ εξπιρεδ βυιλδινγ περµιτσ βασεδ ον ασσιγνεδ πριοριτψ λεϖελσ. Τηατ δυε το ϖολυµε οφ ουτστανδινγ ανδ εξπιρεδ βυιλδινγ περµιτ φιλεσ ανδ τηε λιµιτεδ ρεσουρχεσ οφ τηε Βυιλδινγ Ινσπεχτιον επαρτµεντ, τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βοαρδ διρεχτσ τηατ ωηεν ρεϖιεωινγ τηεσε φιλεσ τηε δεπαρτµεντ σηαλλ φοχυσ ον αδδρεσσινγ ηεαλτη ανδ σαφετψ ισσυεσ. Τηατ, βασεδ ον οχχυπανχψ χατεγοριεσ, πριοριτιεσ ασ ενδορσεδ βψ τηε Βοαρδ ωιλλ βε αππλιεδ ωηεν ρεϖιεωινγ ουτστανδινγ ανδ εξπιρεδ βυιλδινγ περµιτ φιλεσ. ( Ρεσολυτιον Νο. 06 07Α 49) Β1.7 Στεελ Σηιππινγ Χονταινερσ ασ Βυιλδινγ Χοµπονεντσ Πολιχψ Νο. 11 01Α 30 Τηατ τηε φολλοωινγ προχεδυρε βε φολλοωεδ βψ σταφφ ωηεν Στεελ Σηιππινγ Χονταινερσ αρε βεινγ υσεδ ασ χοµπονεντσ ωιτηιν βυιλδινγσ ορ στρυχτυρεσ. (α) (β) (χ) Φρεε στανδινγ στεελ σηιππινγ χονταινερσ αρε νοτ ρεγυλατεδ τηρουγη τηε ΧΡ βυιλδινγ βψλαω ορ τηε ΒΧ Βυιλδινγ Χοδε. Στεελ σηιππινγ χονταινερσ σηαλλ νοτ βε υσεδ ασ βυιλδινγ χοµπονεντσ ορ υσεδ το συππορτ στρυχτυραλ µεµβερσ οφ α βυιλδινγ ορ στρυχτυρε. Στεελ σηιππινγ χονταινερσ µαψ νοτ βε χοϖερεδ βψ α ροοφ οφ ανψ κινδ υνλεσσ τηε ροοφ στρυχτυρε ισ χοµπλετελψ ινδεπενδεντ οφ τηε στεελ σηιππινγ χονταινερσ. ( Ρεσολυτιον Νο. 11 01Α 30) 21
Βψλαω Ενφορχεµεντ Β2.1 Βψλαω Ενφορχεµεντ Χοµπλαιντσ Ρελεασε οφ Ινφορµατιον Πολιχψ Νο. 95 10 96 Τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ δοεσ νοτ ηαϖε τηε ρεσουρχεσ το φορµαλλψ ρεϖιεω προπερτιεσ ον α ρεγυλαρ βασισ ιν ορδερ το δετερµινε ωηετηερ ορ νοτ ιτσ ϖαριουσ βψλαωσ αρε βεινγ χοµπλιεδ ωιτη ατ αλλ τιµεσ. Τηερεφορε, εξχεπτ φορ χαλλεδ ινσπεχτιονσ αρισινγ φροµ α βυιλδινγ περµιτ, ιτ ισ τηε πολιχψ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ το ρελψ ον χιτιζεν χοµπλαιντσ ασ α µεανσ οφ ενφορχινγ τηεσε βψλαωσ. Ιν ορδερ το ενχουραγε ονλψ ϖαλιδ χοµπλαιντσ ανδ το ρεδυχε τηε οππορτυνιτψ φορ ιντιµιδατιον ανδ νειγηβουρηοοδ χονφλιχτ, τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ωισηεσ το εσταβλιση α πολιχψ ωιτη α βαλανχε οφ αχχουνταβιλιτψ ανδ χονφιδεντιαλιτψ αµονγ τηε ϖαριουσ παρτιεσ το τηισ προχεσσ. Τηε φολλοωινγ πολιχιεσ σηαλλ τηερεφορε αππλψ ρεγαρδινγ βψλαω ενφορχεµεντ προχεδυρεσ: (1) Το βε χονσιδερεδ ϖαλιδ βψ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ, α χοµπλαιντ σηαλλ βε συβµιττεδ ειτηερ ιν περσον, βψ τελεπηονε, ιν ωριτινγ βψ µαιλ, φαχσιµιλε ορ εµαιλ προϖιδεδ τηε χοµπλαιντ χονταινσ τηε ναµε, αδδρεσσ ανδ πηονε νυµβερ οφ τηε χοµπλαιναντ ανδ σηαλλ δεσχριβε τηε νατυρε ανδ λοχατιον οφ τηε αλλεγεδ ινφραχτιον. Τηισ πολιχψ δοεσ νοτ πρεχλυδε ιρεχτορσ ορ σταφφ φροµ ρεφερρινγ χοµπλαιντσ βψ τηε σαµε µετηοδσ το Βψλαω Ενφορχεµεντ προϖιδεδ αλλ οφ τηε ρεθυιρεδ ινφορµατιον ισ ινχλυδεδ ωιτη τηε χοµπλαιντ. Νορ δοεσ τηισ πολιχψ πρεχλυδε σταφφ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ιδεντιφψινγ ανδ χονδυχτινγ ινϖεστιγατιονσ ον τηειρ οων ινιτιατιϖε. υε το τηε τιµε σενσιτιϖιτψ οφ χοµπλαιντσ, ρεφερραλσ το Βψλαω Ενφορχεµεντ µυστ οχχυρ ιν α τιµελψ µαννερ. (2) Χοµπλαιντσ τηατ αρε ρεχειϖεδ ιν ρεταλιατιον το πρεϖιουσλψ ρεχειϖεδ χοµπλαιντσ αρε το βε προχεσσεδ ιν τηε σαµε µαννερ ασ (1) αβοϖε. Ρεταλιατορψ χοµπλαιντσ αρε το βε τρεατεδ ασ βεινγ ασ ϖαλιδ ασ τηε οριγιναλ χοµπλαιντ τηατ ινιτιατεδ τηεµ. Βψλαω Ενφορχεµεντ ωιλλ ινϖεστιγατε τηεσε χοµπλαιντσ ωιτη τηε σαµε εφφορτσ ασ τηε οριγιναλ χοµπλαιντ ανδ αππλψ τηε αππροπριατε ενφορχεµεντ. (3) Ασ α µαττερ οφ πραχτιχε, τηε ιδεντιτψ οφ τηε χοµπλαιναντ ανδ τηε ωριττεν χοµπλαιντ ιτσελφ σηαλλ νοτ βε δισχλοσεδ το τηε αλλεγεδ ϖιολατορ ορ ανψ µεµβερ οφ τηε πυβλιχ. Ιτ ισ νοτ νεχεσσαρψ φορ τηε χοµπλαιναντ το ρεθυεστ χονφιδεντιαλιτψ. Λικεωισε, τηε ρεσπονσε οφ τηε αλλεγεδ ϖιολατορ σηαλλ νοτ βε δισχλοσεδ το τηε χοµπλαιναντ, ωηετηερ ιτ ισ ιν ωριτινγ ορ µαδε οραλλψ. Τηισ πολιχψ ισ ιν ρεχογνιτιον οφ τηε φαχτ τηατ µανψ χοµπλαιντσ τακε πλαχε ιν τηε χοντεξτ οφ οτηερ δισπυτεσ βετωεεν νειγηβουρσ ανδ τηε µοτιϖατιον φορ τηε χοµπλαιντ ιτσελφ µαψ βε ρετριβυτιον. ισχλοσυρε χουλδ σερϖε το εξαχερβατε τηε δισπυτε ανδ µαψ εϖεν πυτ περσονσ ατ ρισκ οφ ηαρµ. (4) Υπον ρεχειπτ οφ α ϖαλιδ χοµπλαιντ, τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ωιλλ τηεν ινιτιατε αν ινϖεστιγατιον. Σηουλδ αν ινφραχτιον βε συσπεχτεδ, τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ, ιν χονσιδερινγ ωηετηερ α ρεµεδψ ισ νεχεσσαρψ, ωιλλ χονσιδερ 22
συχη µαττερσ ασ τηε σχαλε, νυµβερ ανδ δυρατιον οφ τηε ινφραχτιον(σ); τηε χυρρεντ σηορτ ανδ λονγ τερµ ιµπαχτσ χαυσεδ βψ τηε ινφραχτιον; τηε ποτεντιαλ φορ πρεχεδεντσ; ανδ τηε ρεσουρχεσ αϖαιλαβλε το ρεσολϖε τηε µαττερ. Ιφ, δυρινγ τηε χουρσε οφ τηε ινϖεστιγατιον, σιµιλαρ ινφραχτιονσ αρε νοτεδ ον οτηερ προπερτιεσ ωιτηιν τηε σπεχιφιχ αρεα, τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ σηαλλ, ασ διρεχτεδ βψ τηε Προϖινχιαλ Χουρτ, δεαλ ωιτη αλλ συχη σιτυατιονσ ατ τηε σαµε τιµε. Ιτ ωιλλ νοτ βε τηε πολιχψ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ το νεχεσσαριλψ σεεκ α φιναλ λεγαλ ρεµεδψ φορ αλλ αλλεγεδ ινφραχτιονσ. (5) Τηε ανονψµιτψ ανδ χονφιδεντιαλιτψ γιϖεν το χοµπλαιναντσ ανδ αλλεγεδ ϖιολατορσ υνδερ τηισ πολιχψ χαν νοτ βε ασσυρεδ ιφ τηε ινϖεστιγατιον ρεσυλτσ ιν χουρτ προχεεδινγσ. (6) Ιφ περσονσ ρεθυεστ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ φορ δισχλοσυρε οφ περσοναλ ινφορµατιον αβουτ τηεµ ιν χοµπλαιντσ ανδ ρεσπονσεσ το τηε χοµπλαιντσ υνδερ τηε Φρεεδοµ οφ Ινφορµατιον ανδ Προτεχτιον οφ Πριϖαχψ Αχτ, ιτ σηαλλ βε τηε πολιχψ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ το ρεφυσε δισχλοσυρε υνδερ σεχτιον 15 οφ τηε Αχτ, υνλεσσ χονσεντ ισ οβταινεδ φροµ τηε περσον ωηο συππλιεδ τηε ινφορµατιον ανδ ωηο ωουλδ οτηερωισε βε ασσυρεδ οφ χονφιδεντιαλιτψ υνδερ τηισ πολιχψ. Τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ, ηοωεϖερ, ισ συβϕεχτ το ορδερσ ισσυεδ βψ τηε Ινφορµατιον ανδ Πριϖαχψ Χοµµισσιονερ υνδερ τηε Αχτ ανδ ωιλλ νοτ νεχεσσαριλψ αππεαλ αν ορδερ φορ δισχλοσυρε. ( Ρεσολυτιον Νο. 95 10 96) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 99 6 26(7)) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 08 08Α 60) Β2.2 Ενφορχεµεντ οφ Εξιστινγ Νοισε Χοντρολ Βψλαω Πολιχψ Νο. 95 11 77 ΩΗΕ ΡΕΑΣ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ηασ αδοπτεδ Νοισε Χοντρολ Βψλαωσ εντιτλεδ Χαριβοο Ρ εγιοναλ ιστριχτ Νοισε Ρ εγυλατιον ανδ Προηιβιτιον Βψλαω Νο. 3211, 1996 ανδ Νοισε Χοντρολ (Αρεα Η ) Βψλαω Νο. 4159, 2006 ; ΑΝ ΩΗΕ ΡΕΑΣ τηε ενφορχεµεντ οφ σαιδ Βψλαωσ ωιλλ βε ρεθυιρεδ ιν α χοστ εφφεχτιϖε ανδ τιµελψ µαννερ ωηεν νοισε οχχυρσ; ΑΝ ΩΗΕ ΡΕΑΣ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ ισ λοχατεδ ατ Ωιλλιαµσ Λακε ανδ ωουλδ βε υναβλε το εφφεχτιϖελψ δεαλ ωιτη νοισε τηρουγηουτ τηε σερϖιχε αρεασ ασ ιτ οχχυρσ; ΑΝ ΩΗΕΡΕΑΣ τηε ΡΧΜΠ εταχηµεντσ ιν Θυεσνελ, Ωιλλιαµσ Λακε ανδ 100 Μιλε Ηουσε ηαϖε αγρεεδ το ενφορχε τηε Βψλαωσ ασ χοµπλαιντσ αρε ρεχειϖεδ; 23
ΤΗΕΡΕΦΟΡΕ τηε Βοαρδ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ωιλλ ρελψ ον τηε Θυεσνελ ανδ Ωιλλιαµσ Λακε ΡΧΜΠ εταχηµεντσ το ενφορχε τηισ Βψλαω ασ ρεθυιρεδ. ( Ρεσολυτιον Νο. 95 11 77) (Αµενδεδ Βψ Ρεσολυτιον Νοσ. 96 12 26 ανδ 99 6 26(7)) (Αµενδεδ πυρσυαντ το Ρεσολυτιον Νο. 06 09Α 24 αδοπτινγ Αρεα Η Νοισε Χοντρολ Βψλαω Νο. 4159, 2006) Β2.3 Υνσιγητλψ Πρεµισεσ Πολιχψ Νο. 06 06Β 45 Υπον ρεχειπτ οφ α φορµαλ χοµπλαιντ, τηε σιτε ωιλλ βε ινσπεχτεδ βψ τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ το ϖεριφψ τηατ α ϖιολατιον οφ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Υντιδψ ανδ Υνσιγητλψ Πρεµισεσ Βψλαω Νο. 1665 εξιστσ. Πυρσυαντ το Σεχτιον 4 οφ Βψλαω Νο. 1665, νοτιχε ωιλλ βε φορωαρδεδ το τηε οωνερ(σ) οφ τηε προπερτψ αδϖισινγ οφ τηε ϖιολατιον ανδ αχτιον ρεθυιρεδ το οβταιν χοµπλιανχε. Τηισ νοτιχε ωιλλ αλλοω φορ α περιοδ οφ τηιρτψ (30) δαψσ, φροµ τηε δατε οφ ρεχειπτ οφ τηε νοτιχε, το χοµπλψ. Υπον εξπιρψ οφ τηε νοτιχε, τηε σιτε ωιλλ αγαιν βε ινσπεχτεδ το δετερµινε ιφ ιτ νοω χοµπλιεσ ωιτη Βψλαω Νο. 1665. Ιφ τηε ϖιολατιον ρεµαινσ, λεγαλ χουνσελ φορ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ωιλλ σενδ νοτιχε οφ χοντινυεδ ϖιολατιον ανδ ποσσιβλε αχτιονσ βψ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ σηουλδ τηεψ νοτ χοµπλψ. Σηουλδ τηε προπερτψ οωνερ(σ) στιλλ νοτ χοµπλψ, Νοτιχε οφ Ηεαρινγ ωιλλ βε φορωαρδεδ το τηε προπερτψ οωνερ(σ), αδϖισινγ οφ τηε δατε οφ τηε νεξτ Βοαρδ µεετινγ ανδ τηατ τηεψ χαν αττενδ το δισχυσσ τηε χοντινυεδ ϖιολατιον. Υπον ηεαρινγ τηε χιρχυµστανχεσ, τηε Βοαρδ χαν ϖαρψ τηε δατε φορ χοµπλιανχε, ορ πυρσυαντ το Σεχτιον 6 οφ Βψλαω Νο. 1665, αυτηοριζε χλεαν υπ οφ τηε υνσιγητλψ πρεµισεσ βψ χοντραχτορσ. Χοστσ ωιλλ τηεν βε ρεχοϖερεδ φροµ τηε οωνερ, ϖολυνταριλψ ορ πυρσυαντ το Βψλαω Νο. 1665, ιν τηε σαµε µαννερ ασ µυνιχιπαλ ταξεσ. ( Ρεσολυτιον Νο. 06 06Β 45) 24
Β2.4 Βψλαω Ενφορχεµεντ Χοµπλαιντσ Ιντεριορ Λοτ Λινε Προπερτψ Σετβαχκ Χοµπλαιντσ Πολιχψ Νο. 08 11Α 49 (1) Φορ α χοµπλαιντ ρελατινγ το α στρυχτυρε σ σετβαχκ φροµ προπερτψ λινεσ το βε χονσιδερεδ ϖαλιδ βψ τηε ΧΡ, τηε προπερτψ µυστ ηαϖε ατ λεαστ ονε σηαρεδ λοτ λινε ωιτη τηε χοµπλαιναντ σ προπερτψ. Ανψ χοµπλαιντ ιν ρεγαρδσ το σετβαχκσ φορ στρυχτυρεσ ωιλλ ονλψ βε ϖαλιδ ιφ τηε χοµπλαιντ ινϖολϖεσ τηε σηαρεδ προπερτψ λινε ωιτη τηε χοµπλαιναντ. (2) Ωηεν ρεχειϖινγ χοµπλαιντσ ρελατινγ το σετβαχκσ φροµ τηε προπερτψ λινε, τηε προπερτψ λινε µυστ βε εσταβλισηεδ. Τηισ µαψ βε δονε ιν ονε οφ τωο ωαψσ: α) Τηε χοµπλαιναντ µαψ ρεταιν α Ρεγιστερεδ ΒΧ Λανδ Συρϖεψορ το περφορµ α λεγαλ συρϖεψ οφ τηε σηαρεδ προπερτψ λινε ανδ τηε λοχατιον οφ τηε αλλεγεδ χοντραϖενινγ στρυχτυρε ιν ρελατιον το τηε προπερτψ λινε ανδ προϖιδε α βυιλδινγ λοχατιον συρϖεψ το τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ; ορ β) Τηε προπερτψσ ιρον πινσ φορ τηε λοτ λινε ιν θυεστιον µυστ βε εξποσεδ ανδ στρινγ α λινε βετωεεν τηεµ βεφορε τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ αρριϖεσ ον σιτε το χονφιρµ τηε λοχατιον οφ τηε στρυχτυρε ρελατιϖε το τηε λινε. (3) Οπτιον (2) β) ισ ονλψ αϖαιλαβλε ον προπερτιεσ τηατ ηαϖε στραιγητ λοτ λινεσ. Ιφ τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ ηασ ανψ δουβτ τηεν ηε/σηε ωιλλ ρεθυιρε α λεγαλ συρϖεψ το πυρσυε τηε χοµπλαιντ. (4) Τηε χοστ οφ τηε συρϖεψ ορ τηε στρινγινγ οφ τηε λινεσ ωιλλ βε βορνε βψ τηε χοµπλαιναντ βασεδ ον τηε πρεµισε τηατ τηε ονυσ ισ νοτ ον τηε αχχυσεδ το προϖε α ϖιολατιον αγαινστ ηιµσελφ. ( Ρεσολυτιον Νο. 08 11Α 49) Β2.5 Βψλαω Ενφορχεµεντ Βαρκινγ ογ Χοµπλαιντ Πολιχψ Πολιχψ Νο. 09 10Β 25 Τηατ τηε φολλοωινγ πολιχψ ρελατινγ το Βαρκινγ ογ Χοµπλαιντσ βε αδοπτεδ: Βαρκινγ ογ Χοµπλαιντ Πολιχψ 1. Ωηεν τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ ρεχειϖεσ α βαρκινγ δογ χοµπλαιντ, τηε χοµπλαιναντ ισ το βε αδϖισεδ τηατ α βαρκινγ δογ ινχιδεντ λογ ισ το βε φιλλεδ ουτ ανδ συβµιττεδ ωιτη α χοµπλετεδ χοµπλαιντ φορµ. 2. Ιφ τηε ΡΧΜΠ ρεχειϖεσ α βαρκινγ δογ χοµπλαιντ τηεψ αρε ρεθυιρεδ το αδϖισε τηε χοµπλαιναντ τηατ α βαρκινγ δογ ινχιδεντ λογ ισ το βε φιλλεδ ουτ ανδ αδϖισε τηε χοµπλαιναντ ωηερε τηεψ µαψ οβταιν χοπιεσ οφ τηε λογ. 3. Τηε βαρκινγ δογ ινχιδεντ λογ ισ αϖαιλαβλε ατ αλλ ΧΡ οφφιχεσ ανδ ονλινε ατ ωωω.χαριβοορδ.βχ.χα. 4. Ρεχοµµενδ το τηε χοµπλαιναντ τηατ τηε εϖιδενχε γατηερεδ ωουλδ ηαϖε µορε ϖαλιδιτψ ιφ τηεψ αρε αβλε το χονταχτ α νειγηβουρ ανδ ηαϖε τηεµ φιλλ ουτ α βαρκινγ δογ ινχιδεντ λογ ατ τηε σαµε τιµε ανδ συβµιτ σεπαρατελψ. 25
5. Α µινιµυµ οφ σεϖεν δαψσ οφ ρεχορδσ ισ ρεθυιρεδ βεφορε συβµιττινγ τηε χοµπλετεδ φορµ. Τηε φορµσ µαψ βε ρετυρνεδ το ανψ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ οφφιχε. 6. Λογσ ρεχειϖεδ ατ ανψ ΧΡ οφφιχεσ αρε το βε ιµµεδιατελψ σεντ το τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Χλερκ ιν τηε Ωιλλιαµσ Λακε οφφιχε. Τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Χλερκ ωιλλ ενσυρε α χοπψ οφ τηε λογ ισ προϖιδεδ το τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ Οφφιχερ ανδ τηε αππροπριατε ΡΧΜΠ δεταχηµεντ ϖια φαχσιµιλε. 7. Υπον ρεχειϖινγ τηε χοµπλετεδ λογσ τηε ΡΧΜΠ µαψ, ασ ρεσουρχεσ αλλοω, αττενδ τηε λοχατιον οφ τηε οφφενχε ανδ ισσυε α Βψλαω Νοτιχε ατ τηειρ δισχρετιον ον βεηαλφ οφ τηε ΧΡ. 8. Τηε ΡΧΜΠ ωιλλ τηεν φορωαρδ αλλ χοπιεσ οφ τηε Βψλαω Νοτιχε το τηε Βψλαω Ενφορχεµεντ επαρτµεντ οφ τηε ΧΡ ιν τηε Ωιλλιαµσ Λακε οφφιχε. Ιτ ωιλλ τηεν βε τηε ρεσπονσιβιλιτψ οφ τηε ΧΡ Βψλαω Ενφορχεµεντ επαρτµεντ το προχεσσ τηεσε οφφενχεσ ιν αχχορδανχε ωιτη τηε προϖισιονσ οφ Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Βψλαω Οφφενχε Νοτιχε Ενφορχεµεντ Βψλαω Νο. 4463, 2009. ( Ρεσολυτιον Νο. 09 10Β 25) 26
Χ1.1 Αυτηοριτψ & ιστριβυτιον Πολιχψ Νο. 12 06Β 4(1) ΧΟΜΜΥΝΙΧΑΤΙΟΝΣ Νεωσ Ρελεασεσ Νεωσ Ρελεασεσ αρε το βε πρεπαρεδ βψ τηε ΧΡ Χοµµυνιχατιονσ επαρτµεντ ανδ αππροϖεδ βψ τηε ΧΑΟ ανδ: 1) τηε ΧΡ Χοµµυνιχατιονσ Χηαιρ; ορ (ιφ υναϖαιλαβλε) 2) τηε ΧΡ Χηαιρ; ορ (ιφ υναϖαιλαβλε) 3) τηε ΧΡ ςιχε Χηαιρ; ανδ 4) αππροπριατε ελεχτεδ οφφιχιαλσ ωηεν αππλιχαβλε φορ θυοτατιονσ. Ονχε αππροϖεδ, τηε Χοµµυνιχατιονσ επαρτµεντ ισ ρεσπονσιβλε φορ διστριβυτινγ τηε νεωσ ρελεασε ελεχτρονιχαλλψ τηρουγη τηε αππροπριατε χοµµυνιχατιονσ χηαννελσ ινχλυδινγ βυτ νοτ λιµιτεδ το τηε ΧΡ Βοαρδ οφ ιρεχτορσ ανδ σταφφ, µεδια ανδ σοχιαλ µεδια ουτλετσ, ανδ τηε γενεραλ πυβλιχ. ( Ρεσολυτιον Νο. 12 06Β 4(1)) Χ1.2 Πυβλιχ Νοτιφιχατιον ανδ/ορ Χονσυλτατιον φορ Ρεγυλατορψ Βψλαωσ Πολιχψ Νο. 09 08Α 57 Τηατ τηε πυβλιχ νοτιφιχατιον προχεσσ φορ νεω ορ ρεϖισεδ ρεγυλατορψ βψλαωσ βε ασ φολλοωσ: 1) Ρεγυλατορψ βψλαωσ ωιλλ βε πρεσεντεδ φορ χονσιδερατιον οφ φιρστ ανδ σεχονδ ρεαδινγσ ατ ονε Βοαρδ µεετινγ, χονσιδερατιον οφ τηιρδ ρεαδινγ ατ τηε νεξτ Βοαρδ µεετινγ, ανδ χονσιδερατιον οφ αδοπτιον ατ τηε φολλοωινγ Βοαρδ µεετινγ, εξχεπτ ιν εξτενυατινγ χιρχυµστανχεσ ασ δετερµινεδ βψ τηε Βοαρδ. 2) Φολλοωινγ φιρστ ανδ σεχονδ ρεαδινγ, τηε προποσεδ βψλαω σηαλλ βε φορωαρδεδ το τηε αππροπριατε χοµµιττεε φορ ρεϖιεω. 3) Ωηεν α νεω ορ ρεϖισεδ ρεγυλατορψ βψλαω ισ πρεσεντεδ το τηε Βοαρδ φορ φιρστ ανδ σεχονδ ρεαδινγσ, ωιτηιν ονε ωεεκ οφ βεινγ γιϖεν τωο ρεαδινγσ βψ τηε Βοαρδ, τηε βψλαω ωιλλ βε ποστεδ ον τηε ωεβσιτε υνδερ α λινκ φορ νεω βψλαωσ υνδερ χονσιδερατιον ωηερε ιτ ωιλλ ρεµαιν υντιλ τηε βψλαω ηασ βεεν αδοπτεδ. Τηε Βοαρδ ηιγηλιγητσ φορ τηε µεετινγ ατ ωηιχη τηε βψλαω ισ οριγιναλλψ γιϖεν ρεαδινγσ βψ τηε Βοαρδ σηαλλ ινχλυδε α νοτατιον ρεγαρδινγ τηε προποσεδ βψλαω ανδ διρεχτινγ ιντερεστεδ περσονσ το τηε ωεβσιτε φορ φυρτηερ ινφορµατιον. 4) Υπον αδοπτιον οφ α νεω ορ ρεϖισεδ ρεγυλατορψ βψλαω, νοτιχε οφ ιτσ αδοπτιον ωιλλ βε ινχλυδεδ ιν τηε Βοαρδ ηιγηλιγητσ φορ τηατ Βοαρδ µεετινγ διρεχτινγ πεοπλε το α ρεχεντλψ αδοπτεδ βψλαωσ λινκ ον ουρ ωεβσιτε, ωηερε τηε βψλαω ωιλλ βε ποστεδ ωιτηιν ονε ωεεκ οφ ιτσ αδοπτιον ανδ ωηερε ιτ ωιλλ ρεµαιν φορ α περιοδ οφ σιξ µοντησ, φολλοωινγ ωηιχη ιτ ωιλλ βε αϖαιλαβλε τηρουγη τηε νορµαλ βψλαω λινκσ. Φυρτηερ, τηατ δεπενδεντ ον τηε νατυρε ανδ συβστανχε οφ τηε νεω ορ ρεϖισεδ ρεγυλατιονσ, τηατ α σεπαρατε πρεσσ ρελεασε βε ισσυεδ ωηερε ωαρραντεδ. 27
5) Α λιστινγ οφ αλλ νεω ορ ρεϖισεδ ρεγυλατορψ βψλαωσ ωιλλ βε ινχλυδεδ ιν τηε σεµι αννυαλ Υπφροντ νεωσλεττερ διστριβυτεδ το αλλ ρεσιδεντσ διρεχτινγ τηε πυβλιχ το ουρ ωεβσιτε φορ αδδιτιοναλ ινφορµατιον. ( Ρεσολυτιον Νο. 09 08Α 57) (Αµενδεδ βψ Ρεσολυτιον Νο. 09 09Α 2) 28
Γραπηιχσ Στανδαρδσ Χ2.1 Γραπηιχσ Στανδαρδσ Μανυαλ Πολιχψ Νο. ΠΣ.10 06Α 2 Τηατ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ Γραπηιχ Στανδαρδσ Μανυαλ βε ρεχειϖεδ ανδ ενδορσεδ ασ πρεσεντεδ ασ α πολιχψ οφ τηε ΧΡ. (Ελεχτρονιχ / ηαρδ χοπψ οφ δοχυµεντατιον ατταχηεδ φορ ρεφερενχε). ( Ρεσολυτιον Νο. ΠΣ.10 06Α 2) 29
Χ3.1 Βοαρδ Προχλαµατιονσ Πολιχψ Νο. 11 04Α 46 Προχλαµατιονσ Τηατ ιτ βε α πολιχψ οφ τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ τηατ ωηεν τηε Βοαρδ προχλαιµσ σπεχιαλ δαψσ, ωεεκσ ορ µοντησ, τηατ τηε προχλαµατιον ωιλλ βε ατ νο χοστ το τηε Βοαρδ. Ιτ ισ νοτ νεχεσσαρψ φορ τηε Βοαρδ ρεσολυτιον το σπεχιφψ τηισ, ασ ιτ ισ τηε δεφαυλτ. ( Ρεσολυτιον Νο. 11 04Α 46) 30
Σοχιαλ Μεδια Χ4.1 Σοχιαλ Μεδια Χοµµυνιχατιονσ Πολιχψ Πολιχψ Νο. ΠΣ.11 06Α 14 1.0 ΠΥ ΡΠΟΣΕ Το αδδρεσσ τηε φαστ χηανγινγ λανδσχαπε οφ τηε Ιντερνετ ανδ τηε ωαψ ρεσιδεντσ χοµµυνιχατε ανδ οβταιν ινφορµατιον ονλινε, τηε Χαριβοο Ρεγιοναλ ιστριχτ µαψ χονσιδερ υσινγ σοχιαλ µεδια τοολσ το ρεαχη α βροαδερ αυδιενχε. Τηε ΧΡ αλσο ηασ αν οϖερριδινγ ιντερεστ ανδ εξπεχτατιον ιν δεχιδινγ ωηατ ισ σποκεν ον βεηαλφ οφ τηε Ρεγιοναλ ιστριχτ ον σοχιαλ µεδια σιτεσ. Τηισ πολιχψ εσταβλισηεσ γυιδελινεσ φορ τηε υσε οφ αλλ σοχιαλ µεδια χοµµυνιχατιονσ τοολσ. Τηισ πολιχψ ισ νοτ ιντενδεδ το βε α γυιδελινε φορ Χαριβοο Ρ εγιοναλ ιστριχτ ιρεχτορσ ανδ σταφφ σ περσοναλ υσε οφ Σοχιαλ Μεδια. 2.0 ΠΟΛΙΧΨ Σοχιαλ Μεδια ισ δεφινεδ ασ ε τεχηνολογιεσ ανδ πραχτιχεσ τηατ αρε υσεδ το σηαρε οπινιονσ ανδ ινφορµατιον, προµοτε δισχυσσιον, ανδ βυιλδ ρελατιονσηιπσ ονλινε. Τηερε αρε τηουσανδσ οφ διφφερεντ πλατφορµσ ανδ φορµατσ ωιτηιν σοχιαλ µεδια ινχλυδινγ σοχιαλ νετωορκινγ σιτεσ, ινφορµατιον σηαρινγ σιτεσ, βλογγινγ ορ περσοναλ πυβλισηινγ σιτεσ. Τηε ΧΡ υσεσ σοχιαλ µεδια ασ αν αδδιτιοναλ χοµµυνιχατιον τοολ τηατ ισ ιντενδεδ το ενχουραγε ινφορµατιον σηαρινγ ανδ διαλογυε φορ κεψ σπεχιφιχ εϖεντσ ορ προγραµσ. Τηε υσε οφ σοχιαλ µεδια σηαλλ βε χονσιστεντ ωιτη στρονγ, ετηιχαλ βυσινεσσ πραχτιχεσ ανδ βε α ϖιαβλε µεανσ το αχηιεϖινγ βυσινεσσ οβϕεχτιϖεσ ανδ γοαλσ. Τηε ΧΡ σ σοχιαλ µεδια ινιτιατιϖεσ ινχλυδινγ δεϖελοπµεντ, ιµπλεµεντατιον ανδ υσαγε οφ τηεσε χηαννελσ, ισ το βε µαναγεδ βψ τηε Χοµµυνιχατιονσ επαρτµεντ ιν χονσυλτατιον ωιτη τηε Χηιεφ Αδµινιστρατιϖε Οφφιχερ ανδ τηε Χοµµυνιχατιονσ Χηαιρ. 2.1 Παρτιχιπατιον Ενγαγινγ ιν Σοχιαλ µεδια ισ υνδερστοοδ το βε υσεδ φορ σπεχιφιχ προϕεχτσ ανδ τηε Εµεργενχψ Οπερατιονσ Χεντρε. Σοχιαλ Μεδια µεσσαγεσ ινχλυδεσ ονλινε χοµµυνιχατιονσ τοολσ συχη ασ ποστσ, βλογ ποστσ, ωαλλποστσ, τωεετσ, δοχυµεντ ποστινγ, ϖιδεο ποστινγ, χοµµεντσ, ρεπλιεσ, διρεχτ µεσσαγεσ, εϖεντσ ορ ινϖιτατιονσ. Μεσσαγεσ ωιλλ βε σιµπλε, ενγαγινγ ανδ λινκ τηε ρεαδερ το φυρτηερ ινφορµατιον ον τηε ΧΡ ορ αππροπριατε αφφιλιατεδ αγενχψ σιτεσ ινχλυδινγ βυτ νοτ λιµιτεδ το οτηερ λοχαλ γοϖερνµεντσ, προϖινχιαλ ανδ Φεδεραλ γοϖερνµεντσ ορ ανψ οφ τηειρ αφφιλιατεδ αγενχιεσ. ΧΡ σταφφ µεµβερσ αρε νοτ περµιττεδ το ποστ χοντεντ ον ΧΡ σοχιαλ µεδια σιτεσ, εξχεπτ το ρεσπονδ το θυεστιονσ ανδ χοµµεντσ φροµ τηε πυβλιχ ασ διρεχτεδ βψ ανδ ονλψ ωιτη περµισσιον φροµ τηε Χηιεφ Αδµινιστρατιϖε Οφφιχερ (ΧΑΟ) ορ δεσιγνατε ορ τηε ΕΟΧ ιρεχτορ. Πυβλιχατιον ανδ χοµµενταρψ ον σοχιαλ µεδια χαρριεσ σιµιλαρ οβλιγατιονσ το ανψ οτηερ κινδ οφ πυβλιχατιον ορ χοµµενταρψ. Αλλ υσεσ οφ σοχιαλ µεδια µυστ φολλοω τηε σαµε ετηιχαλ στανδαρδσ τηατ εµπλοψεεσ µυστ οτηερωισε φολλοω. Τηε Χηαιρ, ιρεχτορσ ορ ΧΡ σταφφ σηαλλ νοτ διϖυλγε 31