TRACES. Εγχειρίδιο χρήστη Έγγραφα εισόδου Μέρος II. Απευθύνεται σε... Αρμόδιες αρχές (ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ των ΕΕ/ΕΖΕΣ)

Εγχειρίδιο χρήστη Έγγραφα εισόδου Μέρος II Απευθύνεται σε... Αρμόδιες αρχές (ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ των ΕΕ/ΕΖΕΣ) Πιστοποίηση των I. KKEE Κοινών κτηνιατρικών εγγράφων εισόδου II. ΚΕΕ Κοινών εγγράφων εισόδου III. DECLAR Εγγράφων δηλώσεων IV. CHED-PP Κοινών υγειονομικών εγγράφων εισόδου για φυτά και φυτικά προϊόντα TRACES Υγείας και Καταναλωτών

Πίνακας περιεχομένων I. Εισαγωγή... 5 I.1. αντικειμενο του εγχειριδιου «εγγραφα εισοδου» - μεροσ II... 5 I.2. Συντmhσεις και ορισμοί... 6 I.3. Γλώσσες εργασίας... 6 I.4. επικαιροποιημενεσ εκδοσεισ του traces... 7 I.5. Πρόσβαση... 8 I.5.1. προσβαση σε δεδομενα και προστασια δεδομενων... 8 I.5.2. Προειδοποιηση Ασφαλειασ... 8 I.5.3. Περιβαλλονta εργασιασ... 9 I.5.4. Δημιουργια λογαριασμου χρηστη... 10 I.5.5. Συνδεση και Αποσυνδεση... 13 I.5.5.1. συνδεση... 13 I.5.5.2. Αποσύνδεση... 13 I.5.5.3. Σχετικα με τη συνδεση... 14 I.5.6. Εξατομικευση των μενου του TRACES... 14 I.5.7. Επικαιροποιησεισ του TRACES... 15 I.5.7.1. Αρχικη Σελίδα... 15 I.5.7.2. Ενημερωτικό δελτίο... 15 II. Μενου «Κτηνιατρικα Έγγραφα»...16 II.1. Εισαγωγή... 16 II.1.1. Ροη Εργασιων Πιστοποιησησ... 16 II.2. Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισοδου... 18 II.2.1. ΚΚΕΕ/ΚΚΕΕ-Ζ/ΚΚΕΕ-Π/CHED-PP... 19 II.2.2. DECLAR... 22 II.2.3. Δυνατοτητεσ και περιορισμοι... 23 II.3. Βοήθεια στη λήψη αποφάσεων (HTD)... 24 II.3.1. Βασικη νομοθεσία... 24 II.3.2. επιβεβλημενεσ φυσικεσ εξετασεισ... 25 II.3.2.1. πανω μεροσ: επιβεβλημενεσ φυσικεσ εξετασεισ... 25 II.3.2.2. Κατώ μεροσ: συμβουλεσ για την αντληση δεδομενων (συστημα πραγματογνωμοσυνησ)... 26 II.3.3. Παρόμοια απορριφθεντα φορτία αποστολής... 26 II.3.4. Ενισχυμενοσ ελεγχοσ... 27 II.3.4.1. Εφαρμογή... 27 II.3.4.2. Μετρηση των φορτιων... 30 II.3.4.3. Εξαιρεση ορισμενων περιπτωσεων... 32 II.3.4.4. ακυρωση προγραμματοσ ενισχυμενων ελεγχων... 32 II.3.5. Μέτρα προφυλαξησ... 33 2 / 99

II.4. Μεροσ ΙΙ Πιστοποιηση (Αποφαση)... 34 II.4.1. DECLAR... 34 II.4.2. ΚΚΕΕ/ΚΚΕΕ-Ζ/ΚΚΕΕ-Π/CHED-PP... 35 II.4.2.1. καρτελα «ελεγκτικη αρχh»... 35 II.4.2.2. καρτελα «ελεγχοι» (Checks)... 37 II.4.2.3. καρτελα «Εργαστηριακές δοκιμεσ»... 41 II.4.2.4. καρτελα «Acceptance» (αποδοχη)... 44 II.4.2.5. καρτελα «απορριψη»/«αρνηση» (Refusal)... 50 II.4.3. Επιλογές υποβολής... 52 II.4.4. Υπογραφή... 53 II.5. Σύστημα έγκαιρης ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF)... 54 II.5.1. Συμπληρωση ειδοποιησεων μεσω του RASFF... 54 II.5.1.1. kaρτελα επιλογη τρεχοντοσ RASFF... 56 II.5.1.2. Καρτέλα «Γενικά/Προϊόν»... 56 II.5.1.3. Καρτέλα «Κινδυνοσ/Μέτρηση/Παρτίδα»... 57 II.5.1.4. Καρτέλα «Προέλευση/Διανομή»... 57 II.5.1.5. Καρτέλα «Απόρριψη/Άλλο»... 58 II.5.1.6. Καρτέλα «Κίνδυνος» (HAZARD)... 59 II.5.2. Επιλογές υποβολής... 59 II.5.3. Εκτυπωση ειδοποιησησ RASFF... 60 II.5.4. Επόμενες ενέργειες... 61 II.6. Ειδοποιηση EUROPHYT (προσεχωσ)... 62 II.6.1. Συμπληρωση ειδοποιησησ EUROPHYT... 62 II.6.1.1. kaρτελα επιλογη τρεχοντοσ μηνυματοσ εκτακτησ καταστασησ... 62 II.6.1.2. Καρτελα αρχειο κατασχεσησ (Ινterception file)... 63 II.6.1.3. Καρτέλα «επικίνδυνοτητα/μέτρo»... 63 II.6.1.4. Καρτέλα «Προέλευση/Διανομή»... 64 II.6.2. Επιλογές υποβολής... 65 II.6.3. εκτυπωση ειδοποιησησ EUROPHYT... 65 II.7. Υποβολη Μέρους III (Έλεγχος)... 66 III. Λειτουργιεσ επισημου εγγραφου εισοδου...67 III.1. Τροποποιηση επισημου εγγραφου εισοδου... 67 III.1.1. Τροποποιηση υποβληθεντοσ επισημου εγγραφου εισοδου (Μεροσ Ι)... 67 III.1.2. Τροποποιηση πιστοποιημενων επισημων εγγραφων εισοδου (Μερη Ι και ΙΙ)... 68 III.1.2.1. 68 Συμπληρωση των τελικων αποτελεσματων των εργαστηριακων δοκιμων που είναι σε αναμονη III.1.2.2. διορθωση των στοιχειων στο Μεροσ Ι (Φορτιο) η μεροσ ΙΙ (Αποφαση)... 69 3 / 99

III.2. Διαγραφή/Ακύρωση επίσημου εγγράφου εισοδου... 72 III.2.1. «Διαγραφή» (Delete)... 72 III.2.2. Ακυρωση (Cancel)... 73 III.3. Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισοδου... 74 III.3.1. επισημα εγγραφα που εχουν υποβληθει... 74 III.3.2. Κενα υποδειγματα επισημων εγγραφων εισοδου... 76 III.4. Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 78 III.4.1. Ελεγχοι ποσοτητων... 80 III.4.2. ασφαλησ προσβαση... 81 IV. Αλλα μενου του TRACES...82 IV.1. Αποθήκη δεδομένων δεδομενων... 82 IV.2. Qlikview... 83 IV.3. Αναφορές/Εκθέσεις (REPORTING)... 84 IV.4. «Διαχείριση χρήστη και οργανισμου»... 85 IV.4.1. Διαχειριση Χρηστη... 85 IV.4.2. Οργανισμοί... 85 IV.4.3. Αλλαγη κωδικου προσβασησ / Ερωτηση και απαντηση ασφαλειασ... 86 IV.4.4. Τροποποιηση του προφιλ του χρηστη... 87 IV.4.5. Επιχειρηματικοί εταίροι... 89 IV.5. Δημοσίευση του καταλόγου των εγκαταστάσεων... 90 IV.6. Βοηθεια στη διαχειριση αποφασεων... 91 IV.6.1. Προγραμμα ενισχυμενου ελεγχου... 91 IV.7. Νομοθεσία... 93 IV.8. Πληροφοριεσ (Information)... 94 V. FAQ...95 V.1. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Multiple submission not allowed» (Δεν είναι δυνατη πολλαπλη υποβολη)... 95 V.2. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: Security exception: you do not have the rights to perform the requested operation» (Δεν εχετε το δικαιωμα να εκτελεσετε τη ζητουμενη λειτουργια)... 95 V.3. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Τhe certificate is not found» (Δεν βρεθηκε το πιστοποιητικο)... 96 V.4. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης GEN 002... (unexpected failure alert)... 96 VI. Περισσότερες πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας...97 4 / 99

I. Εισαγωγή I.1. αντικειμενο του εγχειριδιου «εγγραφα εισοδου» - μεροσ II Το εγχειρίδιο περιγράφει τις κύριες αρχές και λειτουργίες του συστήματος TRACES για την πιστοποίηση (μέρος ΙΙ) των ακόλουθων επίσημων εγγράφων εισόδου από την αρμόδια αρχή της ΕΕ, ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ: KEE: 1 2 Kοινά έγγραφα εισόδου για τις ζωοτροφές και τα τρόφιμα μη ζωικής προέλευσης KKEE-Ζ: 3 Κοινό κτηνιατρικό έγγραφο εισόδου για τα ζώα ΚΚΕΕ-Π 4 : Κοινό κτηνιατρικό έγγραφο εισόδου για τα ζωικά προϊόντα DECLAR: 5 Εγγραφα δηλώσεων 6 και CHED-PP: 7 Κοινό έγγραφο εισόδου για φυτά και φυτικά προϊόντα Όπου χρειάζεται, οι περιγραφές συνοδεύονται από στιγμιότυπα οθόνης της διεπαφής χρήστη του συστήματος TRACES, κατά τρόπο ώστε να εκφράζεται και να απεικονίζεται καλύτερα η ουσία του συστήματος. Σκοπός του εγχειριδίου είναι να μπορείτε να δουλεύετε γρηγορότερα αποφεύγοντας ανακρίβειες και παραλείψεις. Σας συνιστούμε να διαβάσετε το εγχειρίδιο σε συνδυασμό με το TRACES Toolkit, 8 που χρησιμεύει ως πύλη σε περισσότερα εγχειρίδια, βίντεο και υποδείγματα εγγράφων του TRACES. Το «TRACES Toolkit» περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ένα έγγραφο «πλατφόρμα». Το TRACES λειτουργεί ως ένα παράθυρο προς την ευρωπαϊκή νομοθεσία στον τομέα της κτηνιατρικής δημόσιας υγείας δεδομένου ότι καλύπτει προϊόντα ζωικής προέλευσης, ζώντα ζώα και ζωικά υποπροϊόντα-, καθώς και της υγείας των φυτών. Ωστόσο, για την εφαρμογή της γενικής νομοθεσίας της ΕΕ, σας συνιστούμε να επικοινωνήσετε με τις εθνικές αρμόδιες αρχές της χώρας σας ή τις επίσημες υπηρεσίες της ΕΕ για πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις διακίνησης και άλλες λεπτομέρειες. Όλα όσα χρειάζεστε για το TRACES, μπορείτε να τα βρείτε στην επίσημη ιστοσελίδα της Επιτροπής «Υγεία και καταναλωτές». 9 Παρουσιάσεις του TRACES μπορείτε να βρείτε κι εδώ. 10 1 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 669/2009 της Επιτροπής: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32009r0669:el:not 2 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1152/2009 της Επιτροπής: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32009r1152:el:not 3 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 282/2004 της Επιτροπής: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0282:el:not 4 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 136/2004 της Επιτροπής: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0136:el:not 5 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 142/2011 της Επιτροπής: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32011r0142:el:not 6 Δηλαδή δηλώσεις που απαιτούνται για τις εισαγωγές ενδιάμεσων προϊόντων σύμφωνα με το κεφάλαιο 20 του παραρτήματος XV του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 142/2011 της Επιτροπής ή για τις εισαγωγές οστών, κεράτων, οπλών και παράγωγων προϊόντων σύμφωνα με το κεφάλαιο 16 του εν λόγω παραρτήματος. 7 Οδηγία 2000/29/ΕΚ του Συμβουλίου: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32000l0029:el:not 8 TRACES Toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 9 Πληροφορίες για το TRACES: http://ec.europa.eu/traces/. 10 Παρουσιάσεις του TRACES: http://prezi.com/user/traces/. 5 / 99

I.2. Συντmhσεις και ορισμοί Πλήρης κατάλογος όλων των συντμήσεων και αρκτικόλεξων που χρησιμοποιούνται στο TRACES μπορείτε να βρείτε στην υποενότητα «Let s talk TRACES» και στην ενότητα «Common TRACES features» του TRACES Toolkit. 11 I.3. Γλώσσες εργασίας Πριν ακόμα συνδεθείτε με το TRACES, αλλά και στη διεπαφή του χρήστη, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις τριάντα δύο γλώσσες 12, ώστε να μπορέσετε να δουλέψετε στη γλώσσα που προτιμάτε: Κωδικός γλώσσας Γλώσσα Κωδικός γλώσσας Γλώσσα bs Βοσνιακά lv Λετονικά bg Βουλγαρικά mk Γλώσσα της ΠΓΔΜ cs Τσεχικά mt Μαλτέζικα da Δανικά nl Ολλανδικά de Γερμανικά nw Νορβηγικά el Ελληνικά pl Πολωνικά en Αγγλικά pt Πορτογαλικά es Ισπανικά ro Ρουμανικά et Εσθονικά ru Ρωσικά fi Φινλανδικά sk Σλοβακικά fr Γαλλικά sl Σλοβενικά hr Κροατικά sr Σερβικά hu Ουγγρικά sv Σουηδικά il Ισλανδικά sq Αλβανικά it Ιταλικά tr Τουρκικά lt Λιθουανικά zh Κινεζικά Όταν αλλάζετε από τη μία γλώσσα σε άλλη, θα κατευθύνεστε στην αρχική σελίδα του TRACES. 11 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 12 Σ αυτές περιλαμβάνονται οι 22 επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης [τα ιρλανδικά (ga) δεν περιλαμβάνονται στο TRACES] συν αλβανικά, βοσνιακά, κινεζικά, κροατικά, ισλανδικά, στη γλώσσα της πρώην Γιουγκοσλαβικής Δημοκρατίας της Μακεδονίας, νορβηγικά, σερβικά, τουρκικά και ρωσικά. 6 / 99

I.4. επικαιροποιημενεσ εκδοσεισ του traces Αναβαθμίζουμε συνεχώς το σύστημα TRACES για να βελτιώσουμε τις λειτουργίες του και να τις ευθυγραμμίσουμε με τις νομικές απαιτήσεις και τις ανάγκες και επιθυμίες του χρήστη. Αυτό γίνεται σταδιακά. Μόλις υπάρχει επικαιροποίηση, εγκαθίσταται νέα έκδοση του TRACES. Ειδοποιήσεις για τέτοιες επικαιροποιήσεις δημοσιεύονται τακτικά, ώστε να εξηγείται στους χρήστες τι άλλαξε και τι βελτιώθηκε στη διεπαφή του χρήστη και στις λειτουργικότητες 13. Ίσως θελήσετε να επαληθεύσετε ποια έκδοση του TRACES έχετε εγκατεστημένη και τις πληροφορίες για την έκδοση αυτή. Αν κάνετε διπλό κλικ στον χάρτη της Ευρώπης/την εικόνα της αγελάδας στο πάνω δεξί μέρος του παραθύρου TRACES, θα δείτε τις ακόλουθες πληροφορίες στο πλαίσιο: τον αριθμό έκδοσης του TRACES (π.χ. 05.33.00) την ημερομηνία της έκδοσης, με μορφή ηη/μμ/εεεε (π.χ. 01/10/2012) το περιβάλλον TRACES (π.χ. TRACES_TRAINING_TRACES01) Mπορείτε επίσης να δείτε τις πληροφορίες αυτές ως σύντομη επεξήγηση, αν κινήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από τον χάρτη της Ευρώπης/την εικόνα της αγελάδας. 13 Επισκόπηση των ειδοποιήσεων για τις επικαιροποιήσεις του TRACES μπορείτε να βρείτε στην εισαγωγική σελίδα του TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 7 / 99

I.5. Πρόσβαση I.5.1. προσβαση σε δεδομενα και προστασια δεδομενων Για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με τους αυστηρούς κανόνες για την προσβασιμότητα και την εμφάνιση τόσο εμπορικών όσο και μη εμπορικών στοιχείων, και για να εξασφαλιστεί η προστασία των δεδομένων 14, σε κάθε προφίλ χρήστη του TRACES έχουν χορηγηθεί δικαιώματα πρόσβασης. Αυτό έχει εφαρμογή και στους οικονομικούς φορείς και στις αρμόδιες αρχές. Μπορείτε να αναζητήσετε τη δήλωση απορρήτου του TRACES στις διάφορες διαθέσιμες γλώσσες πατώντας «Δήλωση απορρήτου» (Privacy statement) στο πάνω δεξί μέρος του παραθύρου TRACES, όταν συνδέεστε. Οι αρμόδιες αρχές που χρησιμοποιούν το TRACES σε επίπεδο ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ, λόγω του ότι τους έχει ανατεθεί να πιστοποιούν επίσημα έγγραφα εισόδου, έχουν εποπτεία όλων των επίσημων εγγράφων εισόδου 15 που απορρίπτονται στα σύνορα της ΕΕ 16. I.5.2. Προειδοποιηση Ασφαλειασ Όταν επιχειρήσετε να μπείτε στο TRACES, ενδέχεται να λάβετε μια προειδοποίηση ασφαλείας, δηλαδή το σύστημα θα ζητήσει την άδειά σας για να προχωρήσετε στον δικτυακό τόπο. Πρόκειται για μια ρύθμιση στο TRACES που είναι απολύτως ασφαλής. Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας σε επίπεδο πρόσβασης στις εφαρμογές, επικύρωσης των επίσημων εγγράφων εισόδου και προστασίας του ιδιωτικού απορρήτου στις επικοινωνίες συνεπάγονται κρυπτογράφηση των πληροφοριών ασφαλείας που ανταλλάσσονται μεταξύ πελατών και εξυπηρετητών (https, SSL). Η δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής βελτιώνει την ταχύτητα και την απόδοση, την ιχνηλασιμότητα και τα μέτρα κατά της παραποίησης, βάσει κανόνων ασφαλείας που ικανοποιούν τις νομικές απαιτήσεις για μια ηλεκτρονική υπογραφή. 14 Κανονισμός (EΚ) 45/2001: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32001r0045:el:not 15 Αυτό αφορά μόνο τα επίσημα έγγραφα εισόδου για τα ζωικά προϊόντα και για τα ζώα. 16 Δεν υπάρχει χρονικό όριο. 8 / 99

Αν εμφανιστεί η προειδοποίηση ασφαλείας, κάντε κλικ στο «Απεικόνιση πιστοποιητικού» για να δείτε λεπτομέρειες προτού προχωρήσετε και μετά στο «Yes» για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το TRACEs. Το πιστοποιητικό HTTPS «Secure Sockets Layer (SSL) και «Transport Layer Security» (TLS) εισάγεται από τον πελάτη από τον εξυπηρετητή στην τοπική εφαρμογή ή το περιβάλλον και επισημαίνεται ως «αξιόπιστο» (trusted). H προειδοποίηση αυτή δεν δημιουργείται, συνεπώς, από το TRACES αλλά από τον εξυπηρετητή στον οποίο φιλοξενείται το πιστοποιητικό. I.5.3. Περιβαλλονta εργασιασ Το περιβάλλον εργασίας του TRACES «Production» διατίθεται στο: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/. Αυτό είναι το κανονικό περιβάλλον εργασίας του TRACES, γεγονός που σημαίνει ότι για οποιοδήποτε χειρισμό στοιχείων ειδοποιούνται αυτόματα οι οικονομικοί φορείς και οι αρμόδιες αρχές που εμπλέκονται. Οι χρήστες του TRACES πρέπει να επαληθεύσουν τα γνωρίσματα και τις λειτουργικότητες του TRACES σε ένα από τα δύο περιβάλλοντα δοκιμής του TRACES. Περισσότερες πληροφορίες για τη χρήση των TRAINING και ACCEPTANCE μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «Δοκιμάζοντας τα γνωρίσματα του TRACES» (Testing TRACES features) στο TRACES Toolkit. 17 17 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 9 / 99

I.5.4. Δημιουργια λογαριασμου χρηστη Καταχώριση αρμόδιας αρχής ροή εργασιών TRACES Διαχειριστής TRACES Αποθήκευση Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο «Nέo» ή «Νέος περιφερειακός διαχειριστής» στο μενού «Διαχείριση χρήστη» του TRACES Κοινοποίηση στην τοπική κτηνιατρική μονάδα Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο Λογαριασμοί χρήστη για την αρμόδια αρχή δημιουργούνται από τον εθνικό διαχειριστή του κράτους μέλους μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Διαχείριση χρήστη». 1.Κάντε κλικ στο «Νέος περιφερειακός διαχειριστής» 2. Κάντε κλικ στο «Νέο» για να δημιουργήσετε: Κεντρική αρμόδια αρχή Συνοριακό σταθμό ελέγχου (ΣΣΕ)/καθορισμένο σημείο εισόδου (ΚΣΕ) /καθορισμένο σημείο εισαγωγής (ΚΣΕγ) Εποπτική τοπική κτηνιατρική μονάδα. 18 18 Η αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τις τελωνειακές αποθήκες (άρθρο 12 παράγραφος 4 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου για καθορισμό των αρχών οργανώσεως των κτηνιατρικών ελέγχων των προϊόντων που εισάγονται στην Κοινότητα από τρίτες χώρες) και η αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τα υπερπόντια διαμερίσματα και ορισμένα νησιά (απόφαση 94/641/ ΕΚ της Επιτροπής σχετικά με τη θέσπιση των κανόνων που εφαρμόζονται στον τομέα των κτηνιατρικών ελέγχων για τα προϊόντα προέλευσης τρίτων χωρών που εισάγονται σε ορισμένα ελληνικά νησιά) μπορούν να εκδίδουν και να πιστοποιούν επίσημα έγγραφα εισόδου και επίσημα εμπορικά έγγραφα υπό ορισμένες προϋποθέσεις. 19 Οι εν λόγω αρμόδιες αρχές αναφέρονται στο TRACES ως τοπικές κτηνιατρικές μονάδες με αυξημένες αρμοδιότητες. Το κα- 10 / 99

Οι λογαριασμοί των αρμόδιων αρχών καταχωρίζονται στο TRACES ως «κανονικοί» (standard) ή ως «συλλογικοί» (collective). Όταν ο εθνικός διαχειριστής ανοίξει λογαριασμό για μια αρμόδια αρχή στο TRACES, ο λογαριασμός αυτός είναι έγκυρος (valid) αμέσως μετά την υποβολή. Σχετικό μήνυμα αποστέλλεται στην αρμόδια αρχή για να την ενημερώσει για τη δημιουργία του λογαριασμού χρήστη 19. Το μήνυμα περιέχει απευθείας σύνδεσμο στο TRACES, μαζί με το όνομα χρήστη (username) και τον κωδικό πρόσβασης (password). Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» του εγχειριδίου χρήστη, που διατίθεται στο TRACES Toolkit. 20 θεστώς αυτό αποδίδεται από τους διαχειριστές της Επιτροπής κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος των χωρών ΕΕ/ΕΖΕΣ. 19 Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στο εγχειρίδιο «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής», που διατίθεται στο TRACES Toolkit. 20 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 11 / 99

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η επιλογή «Πιέστε με το πλήκτρο εδώ για να καταχωρίσετε έναν νέο χρήστη» (Please click here to register a new user) που βρίσκεται στην αρχική σελίδα TRACES αφορά μόνον τους οικονομικούς φορείς 21 και όχι τις αρμόδιες αρχές. 21 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε ενότητα «Ι.5.4. Account registration» (Άνοιγμα λογαριασμού) του εγχειριδίου «Έγραφα εισόδου-μέρος Ι» ή μέσω της ενότητας «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» του εγχειριδίου χρήστη, που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit. 12 / 99

I.5.5. Συνδεση και Αποσυνδεση I.5.5.1. συνδεση Στην αρχική σελίδα του TRACES βάζετε το αναγνωριστικό σύνδεσης, δηλαδή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, στο πεδίο «Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου», και στη συνέχεια πληκτρολογείτε τον κωδικό πρόσβασης και κάνετε κλικ στο «Είσοδος-Απόκτηση πρόσβασης». 22 Αφού συνδεθείτε, ο λογαριασμός χρήστη εμφανίζεται πάνω δεξιά στην οθόνη. I.5.5.2. Αποσύνδεση Κάντε κλικ στην ένδειξη «Aποσύνδεση» (Logout) στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης και επιβεβαιώστε το αίτημά σας κάνοντας κλικ στην ένδειξη «OK». 23 22 Ο λογαριασμός σας απενεργοποιείται ύστερα από πέντε διαδοχικές αποτυχημένες προσπάθειες. Πρέπει να επικοινωνήσετε με την αρμόδια αρχή για να τον ενεργοποιήσετε πάλι. 23 Θα αποσυνδεθείτε αυτόματα ύστερα από 30 λεπτά αδράνειας. 13 / 99

I.5.5.3. Σχετικα με τη συνδεση Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» του εγχειριδίου χρήστη, που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit. 24 I.5.6. Εξατομικευση των μενου του TRACES Το μενού TRACES στα αριστερά μπορεί να εξατομικευτεί. Συμπιέζετε τα λιγότερο δημοφιλή μενού, ενώ μπορείτε να βλέπετε αναπτυγμένα τα πιο δημοφιλή μενού. Οι αλλαγές αυτές αποθηκεύονται στο προφίλ χρήστη TRACES και εφαρμόζονται σε όλες τις συνεδρίες TRACES έως ότου κάνετε νέες αλλαγές. 24 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 14 / 99

I.5.7. Επικαιροποιησεισ του TRACES I.5.7.1. Αρχικη Σελίδα Μόλις συνδεθείτε στο κανονικό περιβάλλον εργασίας του TRACES 25, στην αρχική σελίδα εμφανίζονται πληροφορίες για το TRACES και σημαντικές υγειονομικές πληροφορίες, όπως μέτρα προφύλαξης. Είναι καλό να ελέγχετε τακτικά τις επικαιροποιήσεις της αρχικής σελίδας του TRACES σχετικά με τα εξής: Γ ενικές πληροφορίες και υποδείξεις Κίνδυνοι και εκδήλωση εστιών Υγειονομικές πληροφορίες π.χ. υποδείγματα επισήμων εγγράφων εισόδου Tεχικές επικαιροποιήσεις και εκδόσεις του TRACES Ομάδες εργασίας και συνεδριάσεις I.5.7.2. Ενημερωτικό δελτίο Δύο φορές τον μήνα κυκλοφορεί δελτίο ειδήσεων του TRACES και περιέχει γενικά νέα για το TRACES, γεγονότα και αριθμούς, σεμινάρια, μαθήματα και εργαστήρια, νομοθεσία και τα «προσεχώς». Μπορείτε να εγγραφείτε δωρεάν στην υπηρεσία αυτή που παρέχει η Γενική Διεύθυνση Υγείας και Καταναλωτών, μέσω του παρόντος συνδέσμου. 26 25 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «Ι.5.3 Περιβάλλοντα εργασίας». 26 TRACES Newsletter: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1. 15 / 99

II. Μενου «Κτηνιατρικα Έγγραφα» II.1. Εισαγωγή Οι αρμόδιες αρχές που συνδέονται με έναν ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ και μια ΚΑΑ μπορούν να υποβάλουν το μέρος Ι (φορτίο) του επίσημου εγγράφου εισόδου και να προχωρούν στην πιστοποίηση του μέρους ΙΙ (απόφαση). Η αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τις τελωνειακές αποθήκες (άρθρο 12 παράγραφος 4 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου για καθορισμό των αρχών οργανώσεως των κτηνιατρικών ελέγχων των προϊόντων που εισάγονται στην Κοινότητα από τρίτες χώρες) και η αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τα υπερπόντια διαμερίσματα και ορισμένα νησιά (απόφαση 94/641/ΕΚ της Επιτροπής σχετικά με τη θέσπιση των κανόνων που εφαρμόζονται στον τομέα των κτηνιατρικών ελέγχων για τα προϊόντα προέλευσης τρίτων χωρών που εισάγονται σε ορισμένα ελληνικά νησιά) μπορούν να εκδίδουν και να πιστοποιούν επίσημα έγγραφα εισόδου και επίσημα εμπορικά έγγραφα υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Οι εν λόγω αρμόδιες αρχές καλούνται τοπικές κτηνιατρικές μονάδες με αυξημένες αρμοδιότητες και το καθεστώς αυτό τους έχει χορηγηθεί από τους διαχειριστές της Επιτροπής κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος των χωρών EE/ΕΖΕΣ. Περισσότερες πληροφορίες για την υποβολή του μέρους Ι ενός επίσημου εγγράφου εισόδου θα βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη «Έγγραφα εισόδου-μέρος Ι», που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit.27 II.1.1. Ροη Εργασιων Πιστοποιησησ Μέσω του TRACES οι αρμόδιες αρχές που συνδέονται με έναν ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ και μια τοπική κτηνιατρική μονάδα με αυξημένες αρμοδιότητες και οι κεντρικές αρμόδιες αρχές έχουν τη δυνατότητα να πιστοποιήσουν το φορτίο, δηλαδή το μέρος «Απόφαση» (μέρος ΙΙ). Αυτό σημαίνει ότι, εκτός από την υποβολή που αφορά το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου, δύο επιπλέον ενέργειες είναι διαθέσιμες ως προς το μέρος ΙΙ της διεργασίας πιστοποίησης: 1. Η εντολή «Αποθήκευση σε επεξεργασία» επιτρέπει στην αρμόδια αρχή να αποθηκεύσει προσωρινά το επίσημο έγγραφο εισόδου, προτού λάβει τελική απόφαση (μέρος ΙΙ) 2. η εντολή «Επικύρωση/υποβολή απόφασης» επιτρέπει στην αρμόδια αρχή να λάβει την τελική απόφαση (μέρος ΙΙ) για το επίσημο έγγραφο εισόδου. Δεδομένου ότι το TRACES είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο, η υποβολή γίνεται αυτοστιγμή. 28 Για τις δηλώσεις (DECLAR) η επιλογή «Υποβολή» του μέρους ΙΙ είναι διαθέσιμη και στους οικονομικούς φορείς. 29 27 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 28 Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε το εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση ειδοποίησης», που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit. 29 Για λεπτομέρειες βλέπε ενότητα «ΙΙ.4.3. Επιλογές υποβολής». 16 / 99

Αποθήκευση ως προσχέδιο ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΕΣ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: «ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ» ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: ΜΟΝΟ ΣΕ ΑΜΕΣΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΠΟΥ ΣΥΝΔΕΟΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΙΔΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Η ΑΡΧΗ Υποβολή για πιστοποίηση ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΝΕΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ:ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι ΕΧΕΙ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: «ΝΕΟ» ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ (ΠΚΜ) * ΚΚΕΕ: ΚΑ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ (ΣΕΕ) ΜΕΡΟΣ I Επισκόπηση της διαδικασίας TRACES - V5 Κλωνοποίηση ως ΚΚΕΕ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΚΛΩΝΟΠΟΙΗΣΗ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΝΕΟ, ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ, ΕΓΚΥΡΟ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSI- TAIR Η Ο ΣΕΕ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΜΕΡΟΣ I ΚΑΙ/Η ΜΕΡΟΣ II ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΝΕΟ, ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ, ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ Η ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSITAIR Η Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΤΟΥ ΣΕΕ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * ΚΚΕΕ: ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSITAIR Η ΤΟ ΣΕΕ ΠΑΡΑΤ: Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΥΤΗ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΗ ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ TRANSITAIR ΚΑΙ ΣΕΕ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ IMPORT Διαγραφή ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠ.: ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΜΔ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΜΔ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * ΚΑΝΕΝΑ Αποθήκευση σε εξέλιξη ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΟ ΜΕΡΟΣ II ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΕΣ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: ΜΟΝΟ ΑΜΕΣΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΠΟΥ ΣΥΝΔΕΟΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΙΔΙΑ ΑΡΧΗ Απόρριψη ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ * ΚΚΕΕ: ΟΛΟΙ ΟΙ ΣΕΕ ΤΗΣ ΕΕ ΚΑΙ ΟΙ ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ, ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ Επικύρωση/υποβολή απόφασης ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΕΓΚΥΡΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ * ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ: Η ΕΚΔΟΣΗ ΤΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ (V1, V2...) ΘΑ ΕΜΦΑΝΙΖΕΤΑΙ ΔΙΠΛΑ ΣΤΟΝ ΑΡΙΘΜΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ TRACES, ΔΕΙΧΝΟΝΤΑΣ ΕΑΝ Η ΚΑ ΕΧΕΙ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙ ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι Η ΤΟ ΜΕΡΟΣ ΙΙ. * ΤΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΤΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ «ΠΡΟΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ» ΕΑΝ Η ΑΠΟΦΑΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΜΕΡΟΣ ΙΙ ΑΠΟ ΜΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗ ΚΑ. ΜΕΡΟΣ II ΜΕΡΟΣ III Ακύρωση ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΚΥΡΩΘΕΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΚΥΡΩΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤ.: ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΟ ΝΑ ΑΚΥΡΩΘΟΥΝ ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝΤΑ ΦΟΡΤΙΑ! Ανάκληση ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΝΑΚΛΗΘΕΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΝΑΚΛΗΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Η ΚΑ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΝΑΚΑΛΕΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΑ ΕΩΣ ΚΑΙ 3 ΜΗΝΕΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ Έλεγχος ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΕΓΚΥΡΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΤΑ ΜΕΡΗ I, II ΚΑΙ III ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: ΣΕ 1 ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΠΡΟΣΤΕΘΟΥΝ ΠΟΛΛΑΠΛΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ 17 / 99

II.2. Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισοδου Επιλέξτε ένα από τα είδη επίσημου εγγράφου εισόδου στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ-για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» «CHED-PP»... και διευκρινίστε ένα ή περισσότερα κριτήρια αναζήτησης 30 που αφορούν κυρίως το μέρος Ι (Φορτίο) του επίσημου εγγράφου εισόδου. Οι αρμόδιες αρχές μπορούν εύκολα να αναζητήσουν επίσημα έγγραφα εισόδου που δεν έχουν ακόμη πιστοποιηθεί (μέρος ΙΙ) κάνοντας κλικ στο κριτήριο αναζήτησης «Για επεξεργασία» To process. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μεμονωμένα κριτήρια αναζήτησης 31 ή σε συνδυασμό με άλλα κριτήρια αναζήτησης. Επειδή μερικά κριτήρια αναζήτησης διαφέρουν μεταξύ ΚΚΕΕ/ΚΚΕΕ-Ζ/ΚΚΕΕ-Π και DECLAR, παρουσιάζουμε ορισμένα ειδικά κριτήρια αναζήτησης για τα διάφορα είδη εγγράφων. 30 Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο % στα περισσότερα από τα κριτήρια αναζήτησης του TRACES για να αναζητήσετε ένα ευρύτερο φάσμα δεδομένων. Επιπλέον, το TRACES δεν κάνει διάκριση μεταξύ κεφαλαίων και πεζών κατά την αναζήτηση. Παράδειγμα: αν εισάγετε «CVEDP.EN%» στο πεδίο «Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού» (Certificate Reference) (τουλάχιστον 8 χαρακτήρες), τότε γίνεται αναζήτηση όλων των CVEDP (ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα) που είναι διαθέσιμοι σε ένα συγκεκριμένο χρήστη. 31 Το κριτήριο «Certificate Status» (Καθεστώς του πιστοποιητικού) δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο του. 18 / 99

II.2.1. κκεε/κκεε-ζ/κκεε-π/ched-pp Κάντε κλικ στο κουμπί «Σύνθετη αναζήτηση» (Advanced) ώστε να έχετε πρόσθετα κριτήρια αναζήτησης σχετικά με τη διαδικασία μεταφόρτωσης/μεταφοράς, τον χωρισμό των φορτίων κ.λπ. Επιλογές αναζήτησης Αριθμός αναφοράς του πιστοποιητικού Καθεστώς πιστοποιητικού Για επεξεργασία Σύνθεση αναζήτηση Προς μεταφόρτωση Aναφέρεται, αυτόματα, στον μοναδικό αριθμό αναφοράς του TRACES, ο οποίος έχει δοθεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε «Ροή εργασιών πιστοποίησης» (Certification workflow). Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποβληθεί στην αρμόδια αρχή και δεν έχουν πιστοποιηθεί ακόμη. Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου που υπόκεινται σε μεταφόρτωση για συγκεκριμένα επίσημα έγγραφα εισόδου που θα μεταφορτωθούν από τον δεύτερο συνοριακό σταθμό ελέγχου της ΕΕ. 19 / 99

Επιλογές αναζήτησης Σύνθετη αναζήτηση έχουν μεταφορτωθεί Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου που υπόκεινται σε διαδικασία μεταφόρτωσης για συγκεκριμένα επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποστεί επεξεργασία με ανάκτηση του αρχικού επίσημου εγγράφου εισόδου και εμφάνιση του επακόλουθου επίσημου εγγράφου εισόδου. Σύνθετη αναζήτηση Χωρισμός ΚΚΕΕ Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου (ΚΚΕΕ/ΚΚΕΕ για προίόντα) που υπόκεινται σε διαδικασία χωρισμού για συγκεκριμένα επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν χωριστεί με ανάκτηση του αρχικού επίσημου εγγράφου εισόδου και εμφάνιση του επακόλουθου επίσημου εγγράφου εισόδου. Σύνθετη αναζήτηση Έχει ελεγχθεί Σύνθετη αναζήτηση Εκκρεμεί απόρριψη Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου για τα οποία έχει προστεθεί μέρος ΙΙΙ (Έλεγχος) Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου με ελλιπή στοιχεία απόρριψης. 20 / 99

Επιλογές αναζήτησης Σύνθετη αναζήτηση Εκκρεμούν εργαστηριακές δοκιμές Άμεση πρόσβαση Αναζητά επίσημα έγγραφα εισόδου με ελλιπή στοιχεία εργαστηριακών δοκιμών. Επιτρέπει στην αρμόδια αρχή να βρει ένα επίσημο έγγραφο εισόδου, είτε έχει ανατεθεί στην αρχή ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ είτε όχι. Στην περίπτωση μεταφόρτωσης/μεταφοράς, η αρμόδια αρχή που συνδέεται με τον δεύτερο ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ μπορεί να χρησιμοποιήσει το κουμπί «Άμεση πρόσβαση» ώστε να ανακτήσει το αρχικό επίσημο έγγραφο εισόδου. 21 / 99

II.2.2. DecLar Επιλογές αναζήτησης Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού TRACES Καθεστώς πιστοποιητικού Για επεξεργασία Κλωνοποιημένο Αναφέρεται στον (μη υποχρεωτικό) τοπικό αριθμό αναφοράς που δίνεται στο τετραγωνίδιο «Ι.2. Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού» Αναφέρεται στον ενιαίο αριθμό αναφοράς TRACES που δίνεται αυτόματα στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Για περισσότερες πληροφορίες για το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης». Για να διευκολυνθεί η υποβολή των επίσημων εγγράφων εισόδου στα σύνορα της ΕΕ, τα στοιχεία που επικυρώνονται στο μέρος Ι του εγγράφου DECLAR μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα σε ένα ΚΚΕΕ-Π. Αυτό καλείται «κλωνοποίηση». Η αρμόδια αρχή μπορεί να αναζητήσει τα έγγραφα DECLAR που δεν έχουν ακόμη κλωνοποιηθεί σε ΚΚΕΕ για προϊόντα, με τη χρήση του κουμπιού «Για επεξεργασία». Για να διευκολυνθεί η υποβολή των επίσημων εγγράφων εισόδου στα σύνορα της ΕΕ, τα στοιχεία που επικυρώνονται στο μέρος Ι του εγγράφου DECLAR μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα σε ένα ΚΚΕΕ για προίόντα, αν κάνετε κλικ στο κουμπί «Κλωνοποίηση». Η αρμόδια αρχή μπορεί να αναζητήσει τα DECLAR που έχουν ήδη κλωνοποιηθεί. 22 / 99

II.2.3. Δυνατοτητεσ και περιορισμοι Εκτός από την αναζήτηση με χρήση κριτηρίων στο TRACES, μπορείτε επίσης να βρείτε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου χρησιμοποιώντας τον ενιαίο αριθμό αναφοράς πιστοποιητικού ως εξής: Επιλέγετε το κατάλληλο URL από τα κατωτέρω και βάζετε τον αριθμό αναφοράς TRACES στο τέλος της διεύθυνσης ως εξής: 32 1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/ced/open.do?ref=ced.xx.yyyy.zzzzzzz 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/open.do?ref=cveda.xx.yyyy.zzzzzzz 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/open.do?ref=cvedp.xx.yyyy.zzzzzzz 4. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/euimport/open.do?ref=declar.xx.yyyy.zzzzzzz 5. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/chedpp/open.do?ref=chedpp.xx.yyyy.zzzzzzz Σύμφωνα με τους κανόνες πρόσβασης για τα (επαγγελματικά) δεδομένα, πρέπει να έχετε δηλωθεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου για να έχετε πρόσβαση σ αυτό. Αν όχι, δεν θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα: Security Exception: you do not have the rights to perform the requested operation» (Δεν έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε τη ζητούμενη λειτουργία) Για να διατηρήσετε μια τακτική βάση δεδομένων TRACES, τα έγγραφα εισόδου σε κατάσταση «προσχέδιο» και «νέο» διαγράφονται ύστερα από τρεις μήνες. 33 Σημείωση - Χώρες που δεν ανήκουν στην ΕΕ Οι τρίτες χώρες που χρησιμοποιούν το TRACES για να πιστοποιήσουν έγγραφα IMPORT μπορούν να έχουν πρόσβαση στα επίσημα έγγραφα εισόδου κλωνοποιώντας τα επικυρωμένα έγγραφα τους IMPORT. 32 Υπόμνημα: ΧΧ = κωδικός χώρας ISO στην οποία βρίσκεται ο ΣΣΕ ή τα ΚΣΕ/ΚΣΕγ YYYY = έτος υποβολής NNNNNNN = ενιαίος αριθμός αναφοράς TRACES 33 Εξαίρεση ισχύει για το έγγραφο ΚΚΕΕ-Π που δεν έχει υποστεί επεξεργασία: μόνο τα ΚΚΕΕ-Π σε κατάσταση «πρόχειρου» που δεν έχουν υποστεί επεξεργασία, διαγράφονται ύστερα από τρεις μήνες. 23 / 99

II.3. Βοήθεια στη λήψη αποφάσεων (HTD) Κατά την πιστοποίηση, η αρμόδια αρχή μπορεί, μέσω της ενότητας «Βοήθεια στη λήψη αποφάσεων», να ζητήσει πρόσθετα στοιχεία σχετικά με: 1. την κατάλληλη (ενοποιημένη) νομοθετική βάση 2. επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις (αν υπάρχουν) 3. παρόμοια απορριφθέντα φορτία (αν υπάρχουν) 4. μέτρα προφύλαξης (αν υπάρχουν) Αυτό το χαρακτηριστικό εφαρμόστηκε για όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου για να ειδοποιεί, να ενημερώνει και να επικουρεί τις αρμόδιες αρχές κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η τροφοδότηση εξαρτάται πάντα από τη φύση και την προέλευση του αγαθού/προϊόντος και η διαβούλευση μπορεί να είναι προαιρετική ή υποχρεωτική. Το μέρος HTD εμφανίζεται μόνον αφού υποβληθεί το μέρος ΙΙ ενός επίσημου εγγράφου εισόδου. 34 II.3.1. Βασικη νομοθεσία Στο μέρος HTD, η καρτέλα «Basis Legislation» (Νομοθετική βάση) παρουσιάζει στις αρμόδιες αρχές επισκόπηση νομοθεσίας που ισχύει για το είδος και την προέλευση του συγκεκριμένου αγαθού/προϊόντος. Το TRACES εμφανίζει σύνδεσμο με τον/τους ενοποιημένο/-ους κανονισμό/-ούς στην τρέχουσα γλώσσα εργασίας του TRACES, όπως δημοσιεύτηκε/-ηκαν στον επίσημο δικτυακό τόπο της Eur-lex. 35 Οι νομικές αυτές πληροφορίες λαμβάνονται προαιρετικά. 34 Μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ, το μέρος HTD δεν θα είναι διαθέσιμο/δεν θα εμφανίζεται πλέον. Εξαιρείται η περίπτωση στην οποία τα επίσημα έγγραφα εισόδου υπόκεινται σε κοινοποίηση στο πλαίσιο του RASFF. 35 Δικτυακός τόπος της Eur-lex: http://eur-lex.europa.eu/en/index.htm 24 / 99

II.3.2. επιβεβλημενεσ φυσικεσ εξετασεισ Ανάλογα με το είδος και την προέλευση του προϊόντος που παρουσιάζεται στα ΚΕΕ και στο ΚΚΕΕ-Π 36, η καρτέλα με τις «Επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις» παρουσιάζει: 1. τις επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις, σύμφωνα με τη νομοθεσία της ΕΕ 37 (πάνω μέρος) 2. το μέρος του TRACES «Συμβουλές για την άντληση δεδομένων» (Data Mining Advice), που αναφέρεται και ως «Σύστημα πραγματογνωμοσύνης» 38 (κάτω μέρος) Η ανάγνωση της καρτέλας αυτής είναι προαιρετική. Η επιλογή αυτή δεν είναι ενεργοποιημένη για χώρες που δεν είναι μέλη της ΕΕ όσον αφορά το ΚΚΕΕ-Π. II.3.2.1. πανω μεροσ: επιβεβλημενεσ φυσικεσ εξετασεισ Το πάνω μέρος της καρτέλας «Επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις» παρουσιάζει, για κάθε κωδικό της ονοματολογίας (προϊόν) που έχει επιλεγεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου: το ποσοστό των φυσικών εξετάσεων που έχουν διενεργήσει όλοι οι ΣΣΕ της χώρας στην οποία ανήκει ο συγκεκριμένος ΣΣΕ ανά (ημερολογιακό) έτος και το ποσοστό των φυσικών εξετάσεων που έχει διενεργήσει ο συγκεκριμένος ΣΣΕ ανά (ημερολογιακό) έτος. Το ποσοστό αυτό υπολογίζεται αποκλειστικά για τη χώρα καταγωγής. Αναφέρονται το έτος αναφοράς και η χώρα. 36 Αυτό δεν αφορά άλλα είδη επίσημων εγγράφων εισόδου όπως το ΚΚΕΕ-Ζ και το DECLAR 37 KKE: Κανονισμοί (EΚ) αριθ. 669/2009 και 1152/2009 της Επιτροπής. ΚΚΕΕ-Π: Απόφαση 94/360/ΕΚ της Επιτροπής. 38 Προς το παρόν είναι διαθέσιμο μόνον για τα φορτία στο ΚΚΕΕ-Π. 25 / 99

II.3.2.2. Κατώ μεροσ: συμβουλεσ για την αντληση δεδομενων (συστημα πραγματογνωμοσυνησ) Το κάτω μέρος της καρτέλας «Επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις» δίνει συμβουλές για την άντληση δεδομένων, για κάθε κωδικό της ονοματολογίας (προϊόν) που έχει επιλεγεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Οι συμβουλές αυτές, που αποσκοπούν στη βελτίωση της τυχαίας εκτέλεσης των ελέγχων στα σύνορα της ΕΕ, διευκολύνονται από μια διεργασία ανάλυσης και ταυτοποίησης δεδομένων των πληροφοριών. Τουλάχιστον τρία προγνωστικά μοντέλα του συστήματος πραγματογνωμοσύνης εφαρμόζονται στις «φυσικές εξετάσεις» και στις «εργαστηριακές δοκιμές» των ήδη πιστοποιημένων επίσημων εγγράφων εισόδου: 1. το ευρωπαϊκό μοντέλο, που αφορά όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου του ίδιου τύπου 2. το εθνικό μοντέλο, που αφορά όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου του ίδιου τύπου και της χώρας του ΣΣΕ και 3. το μοντέλο του ΣΣΕ, που αφορά όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου του ίδιου τύπου και της αρχής στην οποία υπάγεται ο ΣΣΕ. II.3.3. Παρόμοια απορριφθεντα φορτία αποστολής Ανάλογα με το είδος και την καταγωγή του προϊόντος που παρουσιάζεται στο ΚΕΕ, στο ΚΚΕΕ-Ζ και στο ΚΚΕΕ-Π 39, η αρμόδια αρχή ίσως χρειαστεί να εξετάσει παρόμοια απορριφθέντα φορτία που προέρχονται από τον ίδιο οργανισμό, περιφέρεια ή χώρα και έχουν απορριφθεί από άλλη αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ. Είναι υποχρεωτική η ανάγνωση της καρτέλας «Παρόμοια απορριφθέντα», ενώ είναι προαιρετική η ανάγνωση του στοιχείου «απορριφθέντα φορτία» στην καρτέλα αυτή (μέσω του κουμπιού «Open»). Η επιλογή αυτή δεν είναι ενεργοποιημένη για χώρες που δεν είναι μέλη της ΕΕ όσον αφορά το ΚΚΕΕ-Ζ και τα ΚΚΕΕ-Π. 39 Αυτό δεν αφορά τα έγγραφα DECLAR. 26 / 99

II.3.4. Ενισχυμενοσ ελεγχοσ Μέσω της ειδοποίησης του RASFF (Σύστημα ταχείας ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές) που υποβάλλεται από την αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ 40, το εθνικό σημείο επαφής RASFF μπορεί να ζητήσει την ενεργοποίηση ενός προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων που πρέπει να επικυρωθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή προτού αρχίσει να εφαρμόζεται σε όλες τις αρμόδιες αρχές στα σύνορα της ΕΕ 41. Το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων είναι σύμφωνο με το άρθρο 24 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Λεπτομέρειες για όλα τα προγράμματα ενισχυμένου ελέγχου διατίθενται στο μενού «Βοήθεια στη λήψη απόφασης» και στο υπομενού «Ενισχυμένος έλεγχος». II.3.4.1. Εφαρμογή Η απλή πιστοποίηση του μέρους Ι (Φορτίο) ενός ΚΚΕΕ-Π που περιέχει τον ίδιο κωδικό καταγωγής και κωδικό προϊόντος με το πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου προκαλεί την εμφάνιση μηνύματος που ζητά να ανοίξει το «Ενισχυμένος έλεγχος» στην καρτέλα «Βοήθεια στη λήψη απόφασης»: «Ενισχυμένος έλεγχος: πραγματοποιείται ενισχυμένος έλεγχος για το προϊόν {0} και τον οργανισμό {1}. Παρακαλείστε να δείτε την καρτέλα «Βοήθεια στη λήψη απόφασης / «Ενισχυμένος έλεγχος» για περισσότερες πληροφορίες». Τυχόν αναδρομική αλλαγή των δεδομένων (βάρος, κωδικός προϊόντος, εγκατάσταση κ.λπ) στο μέρος Ι του ΚΚΕΕ-Π 42 έχει ως αποτέλεσμα εκ νέου υπολογισμό των παραμέτρων στην καρτέλα «Βοήθεια στη λήψη απόφασης» και, ιδίως, των προϋποθέσεων που εφαρμόζονται στην περίπτωση προγράμματος ενισχυμένου ελέγχου, όταν υποβληθεί η απόφαση. 40 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.5 Σύστημα ταχείας ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF)». 41 Εξάλλου, μπορεί να ξεκινήσει πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων με πρωτοβουλία του σημείου επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε επίπεδο όχι μόνο εγκατάστασης αλλά και περιφέρειας ή χώρας. Στην περίπτωση αυτή, το πρόγραμμα δεν αναφέρεται άμεσα σε ειδοποίηση RASFF που συνδέεται με επίσημο έγγραφο εισόδου. 42 «Νέο» ή «Σε επεξεργασία». 27 / 99

Η καρτέλα «Ενισχυμένος έλεγχος» προβλέπει επισκόπηση των αποτελεσμάτων όλων των ελέγχων που διεξάγονται ήδη και κάνει διάκριση μεταξύ: του ενεργού (πρώτο, πάνω) μέρους της επισκόπησης: αυτό αφορά τα αποτελέσματα των ελέγχων για πιστοποιημένα φορτία («Εγκυρα» /«απορριφθέντα») και φορτία «Σε επεξεργασία» που καλύπτονται από το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων. του συνδεδεμένου (δεύτερου, κάτω) μέρος της επισκόπησης: Αυτό αφορά τα αποτελέσματα των ελέγχων που συνδέονται με το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων και έχουν διενεργηθεί σε: α. φορτία που καλύπτονται από το πρόγραμμα αλλά με καθαρό βάρος μικρότερο του 10,0% από αυτό στο αρχικό επίσημο έγγραφο εισόδου β. φορτία που καλύπτονται από το πρόγραμμα, αλλά έχουν «αντικατασταθεί» από την αρμόδια αρχή γ. τυχόν επόμενα φορτία που υπόκεινται σε χωρισμό όταν το αρχικό φορτίο καλύπτεται από το πρόγραμμα δ. φορτία που καλύπτονται από το πρόγραμμα για τα οποία η αιτιολογία απόρριψης είναι αναντιστοιχία ε. φορτία που καλύπτονται από το πρόγραμμα για τα οποία υπάρχουν τρεις φορές μη ευνοϊκά αποτελέσματα ελέγχων και για τα οποία εφαρμόζεται το καθεστώς «Επιβεβλημένοι έλεγχο» και στ. φορτία «σε επεξεργασία» που θα έπρεπε να υπάγονται στο πρόγραμμα, αλλά τα οποία δεν μπορούν (ακόμη) να μετακινηθούν στο ενεργό μέρος της επισκόπησης, επειδή άλλα φορτία «σε επεξεργασία» περιμένουν τελική απάντηση. Όταν το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων έχει δρομολογηθεί λόγω εργαστηριακής δοκιμής, αυτή η ειδική εργαστηριακή δοκιμή πρέπει να διεξαχθεί. 43 Οι καρτέλες «έλεγχοι» και «εργαστηριακές δοκιμές» είναι, συνεπώς, από πριν συμπληρωμένες, ανάλογα με το είδος των δοκιμών. 43 Ένα πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων δεν αφορά αναγκαστικά ειδική εργαστηριακή δοκιμή. 28 / 99

Η ένδειξη «Re-enforced» (Ενισχυμένος) μπαίνει αυτόματα στο τετραγωνίδιο «29. Laboratory Tests» (Εργαστηριακές δοκιμές) και η επιλογή «Pending» (Εν αναμονή) δεν μπορεί να επιλεγεί, καθώς τα φορτία πρέπει να κατακρατηθούν στον ΣΣΕ της ΕΕ και η αρμόδια αρχή να συμπληρώσει το ΚΚΕΕ σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προγράμματος. Όταν εφαρμόζεται ενισχυμένο πρόγραμμα ελέγχων, το κάτω μέρος «Συμβουλές για την άντληση δεδομένων» (Data Mining advice) της καρτέλας «Επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις» (Imposed Physical Tests) 44 στο «Βοήθεια στη λήψη απόφασης» εμφανίζει τις ακόλουθες πληροφορίες: «Expert System advice is not available». 45 44 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.3.2. Επιβεβλημένες φυσικές εξετάσεις». 45 Αυτό το μήνυμα εμφανίζεται επίσης για φορτία που δεν συμμορφώνονται (τετραγωνίδιο 19), που προορίζονται για 29 / 99

II.3.4.2. Μετρηση των φορτιων Το ΚΚΕΕ-Π που είναι ήδη σε διαδικασία πιστοποίησης 46 με ελέγχους στην ίδια κατηγορία κινδύνου (ίδιος λόγος απόρριψης, π.χ. χημική μόλυνση) μπορούν να συνυπολογιστούν στο ίδιο πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων. Μέγεθος φορτίων Μόνο φορτία που αντιπροσωπεύουν τουλάχιστον το 10% του συνολικού καθαρού βάρους του φορτίου εξαιτίας του οποίου δρομολογήθηκε πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων συνυπολογίζονται: «Ενισχυμένος έλεγχος: πραγματοποιείται ενισχυμένος έλεγχος για το προϊόν {0} και τον οργανισμό {1}, αλλά το πιστοποιημένο καθαρό βάρος είναι κάτω από το όριο. Παρακαλείστε να δείτε την καρτέλα «Βοήθεια στη λήψη απόφασης / «Ενισχυμένος έλεγχος» για περισσότερες πληροφορίες». Τα ΚΚΕΕ-Π που δεν φθάνουν αυτό το ελάχιστο βάρος απαριθμούνται ωστόσο στις λεπτομέρειες «Συναφής έλεγχος» (Associated Check) του προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων. Αποφάσεις σε επεξεργασία Μόνο τα πρώτα δέκα διαδοχικά παρόμοια φορτία που φθάνουν στους ΣΣΕ της ΕΕ θα υπολογίζονται στη μέτρηση. Αν οι αποφάσεις για τα φορτία αυτά είναι ακόμη «Σε επεξεργασία» (in progress) 47, τότε τα επιπλέον φορτία που φθάνουν στους ΣΣΕ της ΕΕ δεν λαμβάνονται υπόψη στη μέτρηση αλλά πρέπει να κατακρατηθούν στους ΣΣΕ: «Ενισχυμένος έλεγχος: πραγματοποιείται ενισχυμένος έλεγχος για το προϊόν {0} και τον οργανισμό {1}, αλλά τα αποτελέσματα των ελέγχων εκκρεμούν ακόμη. Διαβάστε το «Βοήθεια στη λήψη απόφασης / Ενισχυμένος έλεγχος». Τα φορτία αυτά μπορούν να απελευθερωθούν προτού γίνουν γνωστά τα συμπεράσματα του προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων, υπό την προϋπόθεση ότι έχουν υποβληθεί στους ελέγχους που απαιτούνται από το πρόγραμμα και ότι τα αποτελέσματα είναι «ικανοποιητικά». Οι αποφάσεις που λαμβάνονται για τα φορτία αυτά δεν παρεμβαίνουν στη μέτρηση εκτός αν, στο ενδιάμεσο διάστημα, ξεκινήσει μια άλλη σειρά δέκα διαδοχικών φορτίων. Τα ΚΚΕΕ-Π για τα φορτία αυτά θα εμφανιστεί διαμετακόμιση σε Τρίτη χώρα (τετραγωνίδιο 18) ή για τα οποία προορίζεται μεταφόρτωση (τετραγωνίδιο 17). 46 Πιστοποίηση: «Αποθήκευση σε επεξεργασία» (Save in progress), «Επικύρωση» (Validation) ή «Απόρριψη» (Rejection). 47 Το καθεστώς του ΚΚΕΕ-Π είναι σε επεξεργασία: Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 30 / 99

στο πεδίο πληροφοριών «συναφές» του προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων. Σειρά Αν τα αποτελέσματα των φυσικών ελέγχων, είτε συνδέονται με εργαστηριακές δοκιμές, είτε όχι, για δέκα διαδοχικά φορτία προϊόντων με τον ίδιο κωδικό προϊόντος και προέλευση από την ίδια εγκατάσταση ή χώρα που καλύπτονται από το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων είναι «ικανοποιητικά», τότε το πρόγραμμα ακυρώνεται. Ωστόσο, αν ο έλεγχος στην πρώτη σειρά (I) είναι «μη ικανοποιητικός», η μέτρηση ξεκινά στο «1» για τη δεύτερη σειρά (ΙΙ). Για τον ίδιο λόγο μπορεί να δημιουργηθεί και τρίτη σειρά (ΙΙΙ). Οι διάφορες σειρές αναγράφονται με λατινική αρίθμηση (I, II, III). Ύστερα από μια τρίτη ανεπιτυχή σειρά, εμφανίζεται ειδοποίηση που επιβάλει συστηματική διεξαγωγή ελέγχων όταν υποβληθεί παρόμοιο φορτίο στον ΣΣΕ. Στον κατάλογο των προγραμμάτων ενισχυμένων ελέγχων, εμφανίζεται θαυμαστικό δίπλα στο εν λόγω πρόγραμμα. Τέλος, αποστέλλεται ειδοποίηση στο σημείο επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής όταν εμμένει ένα πρόβλημα: «Η διαδικασία ενισχυμένων ελέγχων για την εγκατάσταση {0} μόλις τέλειωσε χωρίς ευνοϊκά αποτελέσματα). Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ενδέχεται να ακυρώσει τον ενισχυμένο έλεγχο και στην περίπτωση αυτή θα εμφανιστεί η ένδειξη «stopped» (σταματημένο).» 31 / 99

II.3.4.3. Εξαιρεση ορισμενων περιπτωσεων Όταν ένα ΚΚΕΕ-Π είναι «σε επεξεργασία» και ο «φυσικός έλεγχος» (τετραγωνίδιο 28) είναι «μη ικανοποιητικός» και χωρίς λόγο απόρριψης (ή με λόγο άλλον από αυτόν του προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων) (τετραγωνίδιο 36), τότε αυτό περιλαμβάνεται στη μέτρηση. Το ΚΚΕΕ-Π θα εμφανιστεί στο ενεργό μέρος (πάνω, πρώτο μέρος): «Αποτελέσματα ενισχυμένων ελέγχων» (Re-enforced Check Results) 48. Ανάλογα με τον αριθμό των ενισχυμένων ελέγχων που έχουν ολοκληρωθεί, μπορεί να επανεισαχθεί αργότερα στο μέρος «Συναφή» (Associated) της επισκόπησης. Ωστόσο, όταν ένα ΚΚΕΕ-Π που βρίσκεται «σε επεξεργασία» επικυρώνεται (τελικά), με επακόλουθη αλλαγή στην πληροφορία που είχε δρομολογήσει τη συμπερίληψή του στο πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων (δηλαδή κωδικός προϊόντος ή εγκατάστασης καταγωγής που υπόκειται σε έλεγχο), αποκλείεται από τον κατάλογο των ΚΚΕΕ-Π που εμπίπτουν στο πρόγραμμα και δεν εμποδίζει πλέον το κλείσιμο του προγράμματος. Τα ΚΚΕΕ-Π που εντάσσονται σε πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων με καθεστώς «σε επεξεργασία» μπορούν να αποκλειστούν από τις απαιτήσεις εργαστηριακών δοκιμών βάσει αιτιολογημένου αιτήματος της αρμόδιας αρχής του ΚΜ. Η διαμετακόμιση ή μεταφόρτωση, από μια τρίτη χώρα σε άλλη, φορτίων από εγκαταστάσεις που εντάσσονται σε πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων δεν υπόκεινται στις απαιτήσεις του προγράμματος. Σημ.: Αίτηση εξαίρεσης Κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος της αρμόδιας αρχής στην υπηρεσία υποστήριξης του TRACES (sancotraces@ec.europa.eu), ένα φορτίο μπορεί να αποκλειστεί από ένα πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων. Το αίτημα για εξαίρεση πρέπει να συνοδεύεται από: τον ενιαίο αριθμό αναφοράς TRACES του ΚΚΕΕ-Π τον κωδικό ΣΟ και τους λόγους για τους οποίους ζητείται η εξαίρεση. Μόνο τα σημεία επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μπορούν να εξαιρέσουν φορτίο από το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων. Το καθεστώς ΚΚΕΕ-Π πρέπει να είναι σε «επεξεργασία». Όταν ένα φορτίο εξαιρείται, το αντίστοιχο ΚΚΕΕ-Π αποσύρεται από το «ενεργό» μέρος της επισκόπησης και η σειρά των ΚΚΕΕ-Π αλλάζει. II.3.4.4. ακυρωση προγραμματοσ ενισχυμενων ελεγχων Τα προγράμματα ενισχυμένων ελέγχων σταματούν αυτόματα ύστερα από δέκα διαδοχικά ευνοϊκά αποτελέσματα για τους φυσικούς ελέγχους σε μια από τις τρεις σειρές (καθεστώς «Ολοκληρωμένο»). Η ακύρωση μπορεί, επίσης, να επιβληθεί από το σημείο επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ύστερα από τρεις σειρές μη ευνοϊκών δοκιμών ή από αναγκαιότητα (καθεστώς «επιβεβλημένων ελέγχων»). Όταν το σημείο επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θέτει τέρμα στο πρόγραμμα, το καθεστώς των ελέγχων μεταβάλλεται σε «Σταματημένο» (stopped). 48 Αυτό σημαίνει ότι το ΚΚΕΕ-Π δεν θα εμφανιστεί στο τμήμα «Αποτελέσματα συναφών ενισχυμένων ελέγχων» (Associated Re-enforced Check Results). 32 / 99

II.3.5. Μέτρα προφυλαξησ Ανάλογα με το είδος και την καταγωγή του προϊόντος που περιέχεται στο ΚΕΕ, στο ΚΚΕΕ-Ζ και στο ΚΚΕΕ-Π, η αρμόδια αρχή μπορεί να υποχρεωθεί να απορρίψει το φορτίο όταν ενεργοποιηθεί ένα μέτρο προφύλαξης για το έγγραφο 49. Η ανάγνωση της καρτέλας αυτής είναι υποχρεωτική. Η επιλογή αυτή δεν είναι ενεργοποιημένη για χώρες που δεν είναι μέλη της ΕΕ όσον αφορά το ΚΚΕΕ-Ζ και το ΚΚΕΕ-Π. 49 ΚΚΕΕ Ζ: άρθρο 18 της οδηγίας 91/496/EΟΚ του Συμβουλίου. ΚΚΕΕ-Π: άρθρο 22 της οδηγίας 97/78/EΚ του Συμβουλίου. 33 / 99

II.4. Μεροσ ΙΙ Πιστοποιηση (Αποφαση) Μόνον οι αρμόδιες αρχές στα ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ μπορούν να δρομολογήσουν, να έχουν πρόσβαση σε και να υπογράψουν το μέρος ΙΙ ενός επίσημου εγγράφου εισόδου (αποδοχή ή απόρριψη φορτίου), μέσω του μενού «Veterinary documents» (Κτηνιατριακά έγγραφα). Εξαίρεση εφαρμόζεται στα DECLAR που διατίθενται κυρίως σε οικονομικούς φορείς, ενώ οι αρμόδιες αρχές μπορούν να έχουν επίσης πρόσβαση στη δήλωση «Υγειονομικές πληροφορίες». Για να πιστοποιηθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου, πρέπει να αναζητήσετε 50 και να κάνετε κλικ στο κουμπί «Open» (Άνοιγμα) κάτω από τα επίσημα έγγραφα εισόδου που χρειάζεται ακόμη να πιστοποιηθούν (μέρος ΙΙ απόφαση). II.4.1. DecLar Το μέρος ΙΙ της DECLAR αφορά τη δήλωση του εισαγωγέα της ΕΕ (οικονομικός φορέας) που βεβαιώνει ότι οι «Υγειονομικές πληροφορίες» για ορισμένα υποπροϊόντα συμφωνούν με τις απαιτήσεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 142/2011 της Επιτροπής. Αν δεν επιλεγεί το τετραγωνίδιο «Υγειονομικές πληροφορίες» της δήλωσης, θα διαγραφεί το κείμενο αυτό αυτόματα από το εκτυπωμένο μέρος της DECLAR. 50 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε ενότητα «ΙΙ.2 Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισόδου» 34 / 99

II.4.2. κκεε/κκεε-ζ/κκεε-π/ched-pp Το μέρος ΙΙ των ΚΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π και CHED-PP παρέχει πληροφορίες για την ολοκλήρωση των επίσημων ελέγχων και την αποδοχή ή απόρριψη του φορτίου. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για την πιστοποίηση ενός επίσημου εγγράφου εισόδου είναι τα ίδια. Η επίσημη περιγραφή των τετραγωνιδίων στο μέρος ΙΙ «Απόφαση» βρίσκεται στα εξής παραρτήματα: Κανονισμοί (EΚ) αριθ. 669/2009 και 1152/2009 της Επιτροπής ΚΕΕ Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 282/2004 του Συμβουλίου ΚΚΕΕ-Ζ Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 136/2004 του Συμβουλίου ΚΚΕΕ-Π Οδηγία 2000/29/ΕΚ του Συμβουλίου CHED-PP Ωστόσο, ορισμένα τετραγωνίδια στις διάφορες καρτέλες του TRACES 51 εμφανίζονται κατωτέρω: Ελεγκτική αρχή Έλεγχοι Εργαστηριακές δοκιμές Αποδοχή Απόρριψη II.4.2.1. καρτελα «ελεγκτικη αρχh» Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP «25. «Αριθμός αναφοράς ΚΚΕΕ» «27. «Αριθμός αναφοράς ΚΚΕΕ» «ΙΙ.1 Αριθμός πρωτοκόλλου ΚΕΕ» «ΙΙ.2 Αριθμός αναφοράς CHED» Αν η αρμόδια αρχή έχει δρομολογήσει το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου και έχει κάνει κλικ στο κουμπί «Επικύρωση», ο αριθμός αναφοράς TRACES εισάγεται αυτόματα αφού υπογραφεί το έγγραφο. ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP «42. «Αριθμός αναφοράς του τελωνειακού εγγράφου» «43. «Σχετική αναφορά τελωνειακού εγγράφου» ΙΙ.2 Αριθμός αναφοράς του τελωνειακού εγγράφου» ΙΙ.21 Αριθμός αναφοράς του τελωνειακού εγγράφου» Αν δεν βάλετε τίποτα, το τελωνειακό έγγραφο αναφοράς μένει κενό. 51 Το έγγραφο DECLAR δεν περιλαμβάνεται εδώ καθώς αφορά δήλωση για υγειονομικές πληροφορίες. 35 / 99

Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π CHEDPP «43. Επακόλουθο ΚΚΕΕ» και «24. Προηγούμενο ΚΚΕΕ» «II.22. Επακόλουθο ΚΚΕΕ» και «ΙΙ.1. Προηγούμενο CHED» Αφορά φορτία ζωικών προϊόντων και προϊόντων ζωικής προέλευσης σε διαμετακόμιση τα οποία αποθηκεύονται και διατίθενται σε κυκλοφορία σταδιακά. Αν έχει εφαρμογή, τα τετραγωνίδια αυτά συμπληρώνονται αυτόματα. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον χωρισμό ενός φορτίου θα βρείτε στην ενότητα «ΙΙΙ.4. Χωρισμός φορτίου» του εγχειριδίου χρήστη «Έγγραφα εισόδου Μέρος Ι». ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP «39. Πλήρης ταυτοποίηση του ΣΣΕ/ αρμόδια αρχή» «41. Πλήρης ταυτότητα του ΣΣΕ/ αρμόδιας αρχής» «Πλήρης ταυτοποίηση του ΚΣΕ» «II.19. Πλήρη στοιχεία του ΚΣΕ» «40. Επίσημος κτηνίατρος» «42. Επίσημος κτηνίατρος» «Επίσημος επιθεωρητής» «ΙΙ.20. Επίσημος επιθεωρητής» Το τετραγωνίδιο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα (readonly) με τις πληροφορίες του μέρους Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου και αφορά τον «Υπεύθυνο για τη φόρτωση»/«άτομο υπεύθυνο για το φορτίο» (στην ΕΕ). Για μεταφόρτωση ή μεταφορά, είναι ο συνοριακός σταθμός ελέγχου/το καθορισμένο σημείο εισόδου/το καθορισμένο σημείο εισαγωγής/το σημείο ελέγχου που διενεργεί τους απαιτούμενους ελέγχους. Το τετραγωνίδιο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του χρήστη που πιστοποιεί το έγγραφο. Όταν η αρμόδια αρχή είναι «συλλογικός χρήστης», θα της ζητηθεί να δώσει τον «Επίσημο κτηνίατρο/ επιθεωρητή» από ένα αναπτυσσόμενο μενού. Η ημερομηνία της απόφασης στο πλαίσιο αυτό ορίζεται με την υπογραφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. Η ημερομηνία μπαίνει αυτόματα με βάση την ωριαία άτρακτο των Βρυξελλών (GMT +1). 36 / 99

II.4.2.2. καρτελα «ελεγχοι» (Checks) Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP «26. Έλεγχος σ υ ν ο δ ε υ τ ι κ ώ ν εγγράφων» «26. Έλεγχος σ υ ν ο δ ε υ τ ι κ ώ ν εγγράφων» «II.3. Έλεγχος σ υ ν ο δ ε υ τ ι κ ώ ν εγγράφων» «II.3. Έλεγχος σ υ ν ο δ ε υ τ ι κ ώ ν εγγράφων» Υποχρεωτικός έλεγχος των υγειονομικών πιστοποιητικών ή των εγγράφων που συνοδεύουν το φορτίο αποστολής. Για ζώα για τα οποία δεν έχει καταρτιστεί εναρμονισμένο πιστοποιητικό, υπάρχουν οι επιπλέον επιλογές «επιπρόσθετες εγγυήσεις» και «εθνικές απαιτήσεις». Σε περίπτωση μη ικανοποιητικών αποτελεσμάτων των εργαστηριακών δοκιμών, είναι δυνατό να απορριφθεί αμέσως το επίσημο έγγραφο εισόδου χωρίς να χρειάζεται να συμπληρωθούν οι υπόλοιποι έλεγχοι. 37 / 99

Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π «27. Έλεγχος Αφορά τον έλεγχο της συνέπειας μεταξύ των συνοδευτικών ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ ταυτότητας» «28. Έλεγχος υγειονομικών πιστοποιητικών ή εγγράφων και του φορτίου που παρουσιάστηκε στα ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ. CHEDPP ταυτότητας» «ΙΙ.11. Έλεγχος Για τα ζώα, η επιλογή «Παρέκκλιση» αναφέρεται στη διαδικασία της μεταφόρτωσης. ταυτότητας» «ΙΙ.4. Έλεγχος ταυτότητας» ΚΕΕ ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP ΚΚΕΕ-Ζ «ΙΙ.4 Φορτίο που έχει επιλεγεί για φυσικές εξετάσεις» «28. Φυσικός έλεγχος» «29. Φυσικός έλεγχος» «II.12. Φυσικός έλεγχος» «II.5. Φυσικός έλεγχος» «31. Έλεγχος για την ευημερία και την ορθή μεταχείριση των ζώων» Αν επιλέξετε «Ναι», είστε υποχρεωμένοι να συμπληρώσετε τα αποτελέσματα των ελέγχων στο τετραγωνίδιο «Φυσικός έλεγχος». Ο «φυσικός έλεγχος» πρέπει να διενεργείται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Περιγράψτε τις συνθήκες μεταφοράς και την κατάσταση διαβίωσης των ζώων κατά την άφιξη τους. 38 / 99

Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π «29. Εργαστηριακές Σημείωση Ο προσδιορισμός εργαστηριακής δοκιμής είναι ΚΚΕΕ-Ζ δοκιμές» δυνατός όταν: ΚΕΕ «30. Εργαστηριακές Έχει διενεργηθεί πλήρης φυσικός έλεγχος. Απλός έλεγχος CHEDPP δοκιμές» σφραγίδας («seal check») δεν επιτρέπει την καταχώριση «II.13. Εργαστηριακές λεπτομερειών στο τμήμα «εργαστηριακές δοκιμές» της καρτέλας δοκιμές» «II.6. Εργαστηριακές «έλεγχοι».έχει διενεργηθεί φυσικός έλεγχος (ικανοποιητικός ή μη ικανοποιητικός). Παρέκκλιση από τον φυσικό έλεγχο δοκιμές» δεν επιτρέπει την καταχώριση λεπτομερειών στο τμήμα «εργαστηριακές δοκιμές» της καρτέλας «έλεγχοι». Βάζετε: Ημερομηνία: Η ημερομηνία του δείγματος («Sample») πρέπει να προηγείται ή να είναι ίδια με την ημερομηνία επικύρωσης του επίσημου εγγράφου εισόδου. Αιτιολογία Εργαστηριακή/-ές δοκιμή/-ές: Κάντε κλικ στο κουμπί «Add» (Προσθήκη) δεξιά, επιλέξτε (ένα από τα) είδη του μέρους Ι και κάντε κλικ στο κουμπί «Επιλογή» (Select) στα αριστερά ώστε να μπει η εργαστηριακή/-ές δοκιμή/-ές που αφορούν την «υγεία των ζώων», τη «δημόσια υγεία» ή την «υγιεινή των τροφίμων» και ενδεχομένως την εργαστηριακή μέθοδο που χρησιμοποιήθηκε. Επιλέξτε «εν αναμονή» ως αποτέλεσμα της δοκιμής, εάν διενεργείται δοκιμή δειγματοληψίας και το εμπόρευμα πρέπει να απελευθερωθεί αμέσως. Η απελευθέρωση για θέση σε κυκλοφορία (επικύρωση) φορτίου με «εν αναμονή» εργαστηριακά αποτελέσματα γίνεται μόνο για τα ΚΚΕΕ-Π και ΚΚΕΕ-Ζ. Στο πλαίσιο αυτό, το ακόλουθο μήνυμα αποστέλλεται στους ΣΣΕ κάθε εβδομάδα έως ότου μπουν τα στοιχεία για τα αποτελέσματα: Conclusion(s) for pending laboratory tests must be entered for the following CVED: (Πρέπει να εισαχθούν τα συμπεράσματα από εργαστηριακές δοκιμές εν αναμονή για το εξής ΚΚΕΕ:). Αν δεν εισαχθούν αποτελέσματα εντός 60 ημερών από την ημερομηνία επικύρωσης, στέλνεται σε εβδομαδιαία βάση υπενθύμιση στην ΚΑΑ του ΣΣΕ. Οι ειδοποιήσεις αυτές δεν είναι προσβάσιμες από το μενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη». 39 / 99

Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία Είναι δυνατόν να τροποποιηθεί η φύση μιας δοκιμής ή να προστεθεί μια δοκιμή αφού ληφθούν τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Γενικές κατηγορίες (με κεφαλαία) έχουν εισαχθεί στην κατηγορία εργαστηριακής δοκιμή για τα «Κατάλοιπα» (Residues), έτσι ώστε να μπορούν να γίνουν γενικές αναζητήσεις και τα ειδικά αποτελέσματα της ανάλυσης να εισαχθούν αναδρομικά στις καρτέλες «Έλεγχοι» και «Εργαστηριακές δοκιμές». Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα τελικά αποτελέσματα των εργαστηριακών δοκιμών που είναι «εν αναμονή» μπορούν να εισάγονται και να μεταβάλλονται από «εν αναμονή» σε «Ικανοποιητικά» / «Μη ικανοποιητικά» μετά την επικύρωση του επίσημου εγγράφου εισόδου. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙΙ.1.2 Τροποποίηση πιστοποιημένων επίσημων εγγράφων εισόδου» Στην περίπτωση τροποποίησης σε «Ικανοποιητικό», το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου παραμένει «Valid» (Έγκυρο). Στην περίπτωση τροποποίησης σε «Μη ικανοποιητικό», το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου γίνεται «Ανακληθέν» (Recalled). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 40 / 99

II.4.2.3. καρτελα «Εργαστηριακές δοκιμεσ» Το τμήμα «Εργαστηριακές δοκιμές» της καρτέλας «Έλεγχοι» δίνει τη δυνατότητα αυτόματης ενεργοποίησης της δυνατότητας να προστεθούν στοιχεία για τη δειγματοληψία. Αυτό μπορεί να γίνει για κάθε εργαστηριακή δοκιμή. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει σαφής σύνδεσμός μεταξύ της καρτέλας «Έλεγχοι» και της καρτέλας «Εργαστηριακές δοκιμές». Είναι υποχρεωτικό να εισάγετε τις πληροφορίες στην καρτέλα «Εργαστηριακές δοκιμές» μόνον όταν υπάρχει απόρριψη που εξαιτίας της δημιουργείται ειδοποίηση RASFF 52, οπότε στην περίπτωση αυτή θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα έκτακτης κατάστασης: Εργαστηριακές δοκιμές: The laboratory tests tab is mandatory as the certificate is rejected for public health reasons». (Η καρτέλα «Εργαστηριακές δοκιμές» είναι υποχρεωτική, διότι το πιστοποιητικό απορρίπτεται για λόγους δημόσιας υγείας). Κάθε αναφορά σε εργαστηριακή δοκιμή περιλαμβάνει ένα τμήμα για τον «Αιτούντα» (Applicant) 53 και τον χρήστη «Εργαστήριο» 54. Η χρήση της καρτέλας «Εργαστηριακές δοκιμές» είναι δυνατή για: εκτύπωση ενός «εντύπου για δειγματοληψία» το οποίο μπορεί να αποσταλεί στο εργαστήριο την ηλεκτρονική ειδοποίηση του εργαστηρίου, αν εμφανίζεται στο TRACES και προσδιορίζεται στην καρτέλα «Εργαστηριακές δοκιμές» του επίσημου εγγράφου εισόδου την ηλεκτρονική αποστολή των αποτελεσμάτων των δοκιμών από το εργαστήριο που αναφέρεται στο επίσημο έγγραφο εισόδου και την αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων RASFF στο έντυπο κοινοποίησης RASFF (αν απαιτείται). 52 Η ειδοποίηση RASFF αφορά μόνον τα φορτία ΚΚΕΕ-Π. 53 δηλαδή την αρμόδια αρχή TRACES στα σύνορα της ΕΕ. 54 Περισσότερες πληροφορίες για τα εργαστήρια περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» και στο TRACES Toolkit. 41 / 99

Ορισμένα πεδία δεδομένων για τις «Εργαστηριακές εξετάσεις» αναλύονται κατωτέρω: Αιτών Τίτλος «Εργαστήριο» «Εργαστηριακή δοκιμή» «Είδος δείγματος» Πληροφορία Αν ένα εργαστήριο διευκρινίζεται στο επίσημο έγγραφο εισόδου, θα λάβει ηλεκτρονικά το «Έντυπο για δειγματοληψία», κατά τρόπον ώστε τα αποτελέσματα των εργαστηριακών δοκιμών να συμπεριληφθούν στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Τα εργαστήρια επιλέγονται σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Όλες οι αρμόδιες αρχές, συμπεριλαμβανομένων των εργαστηρίων, μπορούν να δημιουργηθούν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή μόνον κατόπιν αιτήματος της αρμόδιας αρχής. Μπορεί να έχει ήδη συμπληρωθεί στο τμήμα «Εργαστηριακές δοκιμές» στην καρτέλα «έλεγχοι». Η εισαγωγή, η τροποποίηση ή η επανεπιλογή είναι δυνατές από την ένδειξη «Επιλογή» και θα εμφανιστούν στην καρτέλα «Έλεγχοι». Μπορεί να επιλεγεί από έναν αναπτυσσόμενο κατάλογο. Αν λείπει κάποιος τύπος δείγματος από τον κατάλογο, επικοινωνήστε με την ομάδα TRACES (TRACES Team). Εργαστήριο «Ημερομηνία έκδοσης του εργ. αποτελέσματος» Η ημερομηνία αυτή είναι σε μορφή ηη/μμ/εεεε και πρέπει να έπεται της ημερομηνίας του δείγματος. Είδος μεθόδου διαγνωστικής Μπορεί να επιλεγεί είτε από ένα μενού είτε να περιγραφεί σε πεδίο ελεύθερου κειμένου. Ωστόσο, προτείνουμε να χρησιμοποιηθεί το μενού επιλογής για να διευκολυνθούν οι εκθέσεις και η μετάφραση των δεδομένων του TRACES. Συμπέρασμα Το συμπέρασμα στην καρτέλα «Εργαστηριακές εξετάσεις» θα συμπληρωθεί από το εργαστήριο που διεξάγει τους ελέγχους, ενώ στο πλαίσιο «Εργαστηριακές εξετάσεις» στην καρτέλα «Έλεγχοι» το συμπέρασμα συμπληρώνεται από την αρμόδια αρχή που επικυρώνει το επίσημο έγγραφο εισόδου. Να σημειωθεί ότι «Εν αναμονή» δεν είναι επιλογή για τα εργαστήρια που είναι χρήστες του TRACES Παρακαλείστε να πάτε στην καρτέλα «Έλεγχοι» για τον λόγο αυτό. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.4.2.2. Καρτέλα έλεγχοι». Οι αρμόδιες αρχές μπορούν να συμπεριλάβουν τα αποτελέσματα μια ανάλυσης αντιπαραβολής και μιας δεύτερης πραγματογνωμοσύνης στο TRACES. 42 / 99

43 / 99

II.4.2.4. καρτελα «Acceptance» (αποδοχη) Η καρτέλα «Αποδοχή» συμπληρώνεται αυτόματα χάρη στις πληροφορίες που παρέχονται στο μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου, καρτέλα «Σκοπός» (Purpose) 55 : Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία Μη αποδεκτό/-ά Παρακαλείστε να συμπληρώσετε την καρτέλα «Απόρριψη» (Refusal). ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP «30. Αποδεκτό για μεταφόρτωση» «33. Αποδεκτό για μεταφόρτωση» «II.5. Αποδεκτό για μεταφορά» «ΙΙ.9. Αποδεκτό για μεταφόρτωση/ μεταφορά» Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά μ τη μεταφόρτωση ή τη μεταφορά βλέπε ενότητες II.4.2.4.A. και II.4.2.4.B 55 Ο σκοπός του επίσημου εγγράφου εισόδου όπως παρουσιάζεται στην καρτέλα «Αποδοχή» του μέρους ΙΙ (Απόφαση) μπορεί να τροποποιηθεί μόνον αφού τροποποιηθεί και η καρτέλα «Σκοπός» στο μέρος Ι (Φορτίο). 44 / 99

Τύπος Τετραγωνίδιο Πληροφορία ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ «31. Αποδεκτό υπό καθεστώς διαδικασίας διαμετακόμισης» «34. Αποδεκτό υπό καθεστώς διαδικασίας διαμετακόμισης» ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Ζ ΚΕΕ CHEDPP ΚΚΕΕ-Π ΚΚΕΕ-Π «32. Αποδεκτό για την εσωτερική αγορά» «35. Αποδεκτό για οριστική εισαγωγή» «II.14. Για απελευθέρωση για ελεύθερη κυκλοφορία» «II.11. Δεκτό για ελεύθερη κυκλοφορία» «33. Αποδεκτό υπό καθεστώς μεταφορά υπό έλεγχο» «34. Αποδεκτό υπό καθεστώς ειδικής διαδικασίας αποθήκευσης (άρθρο 12 παράγραφος 4 και άρθρο 13)» Αφορά τα άρθρα 8 και 15 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Η επιλογή «Αποδεκτό υπό καθεστώς μεταφοράς υπό έλεγχο» είναι ανοιχτή μόνον αν το φορτίο έχει δηλωθεί «Για την εσωτερική αγορά» (τετραγωνίδιο 21) στο μέρος Ι του ΚΚΕΕ-Π. Το τετραγωνίδιο «Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών» είναι υποχρεωτικό. Αφορά το άρθρο 12 παράγραφος 4 και άρθρο 13 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Η επιλογή «Αποδεκτό υπό καθεστώς ειδικής διαδικασίας αποθήκευσης» (άρθρο 12 παράγραφος 4 και άρθρο 13) είναι ανοιχτή μόνον αν το φορτίο έχει δηλωθεί «Για αποστολές που δεν πληρούν τις απαιτήσεις της ΕΕ» (τετραγωνίδιο 22) στο μέρος Ι του ΚΚΕΕ-Π. Το τετραγωνίδιο «Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών» είναι υποχρεωτικό. ΚΚΕΕ-Ζ «36. Αποδεκτά για προσωρινή εισδοχή» Η επιλογή «Αποδεκτά για προσωρινή εισδοχή» είναι δυνατή μόνον αν τα εγγεγραμμένα ιπποειδή έχουν δηλωθεί ως «προσωρινή εισδοχή ίππων» στο τετραγωνίδιο 20 του μέρους Ι του ΚΚΕΕ-Ζ. 45 / 99

II.4.2.4.A. Μεταφόρτωση/Μεταφορά από ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ σε ΣΣΕ/ΣΕ Στην περίπτωση μεταφόρτωσης/μεταφοράς από ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ προς ΣΕΕ/ΣΕ, δημιουργούνται δύο επίσημα έγγραφα στο TRACES. Ύστερα από ικανοποιητικό έλεγχο των εγγράφων, το ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ εισόδου μπορεί να επικυρώσει το επίσημο έγγραφο εισόδου βάσει ενός από τα ακόλουθα (Μέρος Ι): τετραγωνίδιο 18. Για μεταφόρτωση σε (ΚΚΕΕ-Ζ) τετραγωνίδιο 17. Για μεταφόρτωση σε (ΚΚΕΕ-Π) τετραγωνίδιο Ι.20 Για μεταφορά σε (ΚΕΕ) τετραγωνίδιο Ι.19. Για μεταφόρτωση/μεταφορά σε (CHED-PP) Ο αριθμός αναφοράς TRACES του πρώτου επίσημου εγγράφου εισόδου είναι ειδικός για τη χώρα της αρμόδιας αρχής στο σημείο εισόδου. Ο επόμενος ΣΣΕ/ΣΕ ειδοποιείται αμέσως για την επικύρωση του επίσημου εγγράφου εισόδου. Με χρήση του «Tranship» (Μεταφόρτωση) κατωτέρω, μπορεί να πιστοποιήσει το επόμενο επίσημο έγγραφο εισόδου 56. Ο αριθμός αναφοράς TRACES του επόμενου επίσημου εγγράφου αφορά τη χώρα του επόμενου ΣΣΕ/ΣΕ. 56 Ο οικονομικός φορέας που συνδέεται με τον επόμενο ΣΣΕ/ΣΕ έχει, επίσης, πρόσβαση στο κουμπί «Μεταφόρτωση» αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσει το κουμπί «Direct access» (Άμεση πρόσβαση) ώστε να ανακτήσει το σχετικό επίσημο έγγραφο εισόδου. 46 / 99

Το επακόλουθο επίσημο έγγραφο εισόδου θα περιέχει αυτόματα όλες τις λεπτομέρειες του φορτίου του εγγράφου που έχει επικυρωθεί από τον ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ εισόδου 57. Ο επακόλουθος ΣΣΕ/ΣΕ δύναται ωστόσο να τροποποιήσει ή να προσθέσει τις περισσότερες από τις πληροφορίες που μεταφέρονται στο επακόλουθο επίσημο έγγραφο εισόδου. Αμέσως μόλις το επακόλουθο επίσημο έγγραφο εισόδου επικυρωθεί ή απορριφθεί, ειδοποιούνται οι ΣΕΕ/ ΚΣΕ/ΚΣΕγ. Γίνεται αυτόματα η διασύνδεση του πρώτου επίσημου εγγράφου εισόδου με το επακόλουθο. Στα ηλεκτρονικά επίσημα έγγραφα εισόδου, σύνδεσμοι στην καρτέλα «Αναφορές» (μέρος Ι) δείχνουν τον αριθμό αναφοράς TRACES του επακόλουθου ή προηγούμενου επίσημου εγγράφου εισόδου. Στο αντίγραφο του επίσημου εγγράφου εισόδου, ο αριθμός του πρώτου επίσημου εγγράφου και ο αριθμός του επακόλουθου εμφανίζονται στα σχετικά τετράγωνα. Πρώτο επίσημο έγγραφο εισόδου: 57 Στην περίπτωση ΚΕΕ, ο επακόλουθος ΣΣΕ/ ΣΕ πρέπει να δηλώσει τον «Υπεύθυνο για το φορτίο» στο τετραγωνίδιο Ι.4 και να συμπληρώσει τα στοιχεία σχετικά με τα μέσα μεταφοράς στο τετραγωνίδιο Ι.11. 47 / 99

Επακόλουθο επίσημο έγγραφο εισόδου: Αν δημιουργηθεί το μέρος «Έλεγχος» (Μέρος ΙΙΙ), αυτόματα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του επακόλουθου ΣΣΕ/ΣΕ για να υπάρχει συνέχεια. 48 / 99

Η αναζήτηση των επίσημων εγγράφων εισόδου που υπόκεινται στη διαδικασία μεταφόρτωσης είναι δυνατή στην οθόνη αναζήτησης: «Σύνθετη» και «Για μεταφόρτωση» για επίσημα έγγραφα εισόδου προς επεξεργασία από τον επακόλουθο ΣΣΕ/ΣΕ 58 «Σύνθετη» και «Για μεταφόρτωση» για επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποστεί επεξεργασία από τον ΣΣΕ/ΣΕ 59 Όταν το επακόλουθο έγγραφο δημιουργείται από τον οικονομικό φορέα, οι ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΣΕ μπορούν να ανακτήσουν το επίσημο έγγραφο με την ενεργοποίηση των κριτηρίων αναζήτησης «Μεταφορτωμένο» (Transhipped) ή «Για επεξεργασία» (To process). ΙΙ.4.2.4.Β Μεταφόρτωση σε τρίτη χώρα 60 Στην περίπτωση μεταφόρτωσης προς τρίτη χώρα, δεν είναι αναγκαίο να εισάγεται το όνομα των ΣΕΕ/ΚΣΕ/ ΚΣΕγ της ΕΕ που δημιουργεί το επίσημο έγγραφο εισόδου στο τετραγωνίδιο «Για μεταφόρτωση προς». Επιπλέον, δεν υπάρχει διπλός έλεγχος για το είδος του οργανισμού που έχει εγγραφεί στο τετραγωνίδιο «Κτηνιατρικά έγγραφα» 61 κι αυτό, για να είναι δυνατόν να επιλέγονται εγκαταστάσεις που δεν συγκαταλέγονται στις εγκεκριμένες για εξαγωγή στην ΕΕ. 58 δηλαδή πρώτα/προηγούμενα επίσημα έγγραφα εισόδου. 59 δηλαδή επακόλουθα επίσημα έγγραφα εισόδου. 60 Η λειτουργία αυτή δεν έχει εφαρμογή στο ΚΕΕ ή το CHED-PP. 61 Στην περίπτωση του ΚΚΕΕ. 49 / 99

II.4.2.5. καρτελα «απορριψη»/«αρνηση» (Refusal) Εάν το φορτίο απορριφθεί στα σύνορα, η αρμόδια αρχή πρέπει να συμπληρώσει την καρτέλα «Απόρριψη» (Refusal), προσδιορίζοντας εάν το φορτίο προορίζεται για: επανεξαγωγή/επαναποστολή καταστροφή, μετατροπή (για προϊόντα) σφαγή (για ζώα) ευθανασία (για ζώα) χρήση για άλλο σκοπό (για τρόφιμα και ζωοτροφές μη ζωικής προέλευσης) μέτρο/-α που λαμβάνονται σχετικά με το φορτίο (για CHED-PP) Στην περίπτωση απόρριψης, τουλάχιστον ένας «Λόγος απόρριψης» πρέπει να αναφερθεί 62. Αν και είναι υποχρεωτικοί οι λόγοι απόρριψης, η αρμόδια αρχή μπορεί να επιλέξει να απορρίψει το φορτίο χωρίς άμεσα να εισάγει λεπτομέρειες για τις ενέργειες στις οποίες θα προβεί και τους προορισμούς: ΚΚΕΕ-Π: τετραγωνίδιο 35. «Μη αποδεκτό» (Επανεξαγωγή, καταστροφή ή μεταποίηση) και τετραγωνίδιο 37. Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών ΚΚΕΕ Ζ: τετραγωνίδιο 38. Μη αποδεκτό (Επαναποστολή, σφαγή ή ευθανασία) και τετραγωνίδιο 39. Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών ΚΕΕ: τετραγωνίδιο ΙΙ.16 Μη αποδεκτό (Επαναποστολή, καταστροφή, μεταποίηση ή χρήση για άλλο σκοπό) και τετραγωνίδιο ΙΙ.18. Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών CHED-PP: τετραγωνίδιο «ΙΙ.15 ΜΗ ΑΠΟΔΕΚΤΟ» και «ΙΙ.17. Στοιχεία ελεγχόμενων προορισμών» (ΙΙ.11, ΙΙ.15). Όταν επικυρώνεται το ΚΚΕΕ, εμφανίζεται ενημερωτικό μήνυμα που σηματοδοτεί ότι τα σημεία αυτά πρέπει 62 Στην περίπτωση CHED-PP, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί «ADD» (Προσθήκη) για να διευκρινίσετε (τουλάχιστον) έναν λόγο απόρριψης. 50 / 99

να συμπληρωθούν εντός 60 ημερών από την απόφαση: «Refusal NOT ACCEPTABLE You are requested to fill in the NOT ACCEPTABLE details within 60 days.» (ΜΗ ΑΠΟΔΕΚΤΗ απόρριψη. Συμπληρώστε λεπτομέρειες εντός 60 ημερών). Θα αποστέλλεται μήνυμα στον ΣΣΕ μια φορά την εβδομάδα ώστε να του υπενθυμίζονται όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου για τα οποία δεν έχουν συμπληρωθεί τα τετραγωνίδια. Όσον αφορά τα προϊόντα, ύστερα από 60 ημέρες θα αποστέλλεται υπενθύμιση στον ΣΣΕ και στην κεντρική αρμόδια αρχή (ΚΑΑ) στην οποία υπάγεται. Διαχείριση των ειδοποιήσεων αυτών δεν θα μπορεί να γίνεται από το υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη» 63. Για να συμπληρωθεί το πλαίσιο αυτό αναδρομικά, η αρμόδια αρχή πρέπει: να αναζητήσει το σχετικό επίσημο έγγραφο εισόδου 64 να κάνει κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο να συμπληρώσει το τετραγωνίδιο 35 (ΚΚΕΕ-Π), 38 (ΚΚΕΕ-Ζ) ή το ΙΙ.16 (ΚΕΕ) να κάνει κλικ στην ένδειξη «Submit NOT ACCEPTABLE action» (Υποβολή ΜΗ ΑΠΟΔΕΚΤΗ ενέργεια) Να υπογράψει το επίσημο έγγραφο εισόδου 65. 63 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη» βλέπε ενότητα IV.4.4. Τροποποίηση προφίλ χρήστη. 64 Η αναζήτηση για τα ΚΚΕΕ για τα οποία δεν έχουν συμπληρωθεί λεπτομέρειες για την απόρριψη είναι διαθέσιμη από το «Σύνθετη» και την οθόνη αναζήτησης «Απόρριψη εν αναμονή» (Pending Rejection). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αναζήτηση επίσημων εγγράφων εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.2. Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισόδου». 65 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υπογραφή ενός επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.4.4. Υπογραφή». 51 / 99

II.4.3. Επιλογές υποβολής Διατίθενται οι ακόλουθες επιλογές όσον αφορά την πιστοποίηση ενός επίσημου εγγράφου εισόδου στο TRACES (μέρος ΙΙ απόφαση): Επιλογές αποθήκευσης «Ακύρωση και επιστροφή στον κατάλογο επιλογών» Επιστροφή στα υπομενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και ακύρωση όλων των ενεργειών που εκτελέστηκαν κατά την πιστοποίηση του επίσημου εγγράφου εισόδου. Αν το επίσημο έγγραφο εισόδου σας δεν έχει ακόμα αποθηκευτεί, θα χαθούν όλες οι πληροφορίες που καταχωρίστηκαν στο μέρος Ι και ΙΙ. «Αποθήκευση επεξεργασία» σε Αποθήκευση του μέρους Ι και ΙΙ ενός επίσημου εγγράφου εισόδου που δεν έχει ακόμα πιστοποιηθεί. Είναι ένα ενδιάμεσο, προαιρετικό βήμα που προηγείται της τελικής πιστοποίησης του μέρους Ι και ΙΙ του επίσημου εγγράφου εισόδου (αποδοχή ή άρνηση του φορτίου από τον ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ/ΣΕ), π.χ. για την ολοκλήρωση των ελέγχων. Η επιλογή αυτή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη συμπλήρωση ενός επίσημου εγγράφου σε διαφορετικά βήματα και σε διαφορετικούς τόπους. Η συμπλήρωση και η αποθήκευση των αποτελεσμάτων ελέγχων πρέπει να σέβεται τη λογική σειρά. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου αλλάζει σε «Σε επεξεργασία» (In progress). Δεν θα αποστέλλονται μηνύματα κοινοποίησης σχετικά με την υποβολή του εγγράφου που βρίσκεται σε καθεστώς «Σε επεξεργασία» (In progress). «Υποβολή απόφασης» Όλες οι υποχρεωτικές πληροφορίες που αφορούν το παρουσιασθέν φορτίο (Μέρη Ι και ΙΙ) πρέπει να έχουν συμπληρωθεί προκειμένου η αρμόδια αρχή να μπορέσει να λάβει απόφαση για το παρουσιασθέν φορτίο. Η επιλογή αυτή αφορά το τελευταίο βήμα του μέρους Ι και ΙΙ του επίσημου εγγράφου εισόδου. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου αλλάζει σε «Έγκυρο» (Valid) ή «Απορριφθέν» (Rejected). Στις περιπτώσεις όπου πρόκειται να απορριφθεί το φορτίο και ανάλογα με τους λόγους της απόρριψης ή τα μηνύματα έκτακτης κατάστασης που έχουν εμφανιστεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου, το TRACES μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα ειδοποίηση RASFF ή EUROPHYT. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.5 Σύστημα ταχείας ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF)» και ΙΙ.6. Ειδοποίηση EUROPHYT». «Εκτύπωση» Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙΙ.3 Εκτύπωση πιστοποιημένων επίσημων εγγράφων εισόδου» 52 / 99

II.4.4. Υπογραφή Το TRACES απαιτεί να δώσετε τον κωδικό πρόσβασής σας για να πιστοποιήσετε το επίσημο έγγραφο εισόδου. Μετά την εισαγωγή του, κάντε κλικ στην ένδειξη «Πιστοποίηση υπογραφής» (Sign validation). Το τετραγωνίδιο «Χρήση του ίδιου κωδικού πρόσβασης για όλες τις επόμενες υπογραφές» (Use same password for all subsequent signatures) μπορεί να επιλεγεί ώστε να αποθηκευτεί ο κωδικός πρόσβασης από το TRACES για όλη τη διάρκεια της συνεδρίας. Μια συνεδρία τερματίζεται αυτόματα ύστερα από 30 λεπτά αδράνειας. 53 / 99

II.5. Σύστημα έγκαιρης ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές (RASFF) Για να αποφευχθεί η διπλή καταχώριση στο RASFF δεδομένων που έχουν ήδη εισαχθεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου 66, έχει δημιουργηθεί σύνδεσμος μεταξύ TRACES και RASFF. Ο σύνδεσμος δίνει τη δυνατότητα στην αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ να υποβάλει εύκολα τη προσυμπληρωμένη ειδοποίηση RASFF 67 στο εθνικό σημείο επαφής RASFF. Η ειδοποίηση RASFF μπορεί να τυπωθεί αφού υποβληθεί στο TRACES 68. Η ενότητα RASFF δεν είναι ενεργοποιημένη για χώρες που δεν είναι μέλη της ΕΕ 69. Ωστόσο, οι αρμόδιες αρχές σε τρίτες χώρες (LVU και CCA) έχουν πρόσβαση στις ειδοποιήσεις RASFF μόλις αυτές επικυρωθούν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του εγγράφου IMPORT που υποβλήθηκε στο TRACES ή μέσω του αντίστοιχου (κλωνοποιημένου) KKEE-Π. II.5.1. Συμπληρωση ειδοποιησεων μεσω του RASFF Όσον αφορά την εισαγωγή «Ζωικών προϊόντων», «Προϊόντων ζωικής προέλευσης» και «Τροφίμων και ζωοτροφών μη ζωικής προέλευσης» (ΚΚΕΕ-Π/ΚΕΕ), η νέα καρτέλα RASFF εμφανίζεται αμέσως μόλις ληφθεί απόφαση (μέρος ΙΙ) για απόρριψη του φορτίου για λόγους δημόσιας υγείας, δηλ. για έναν από τους ακόλουθους λόγους: 70 Επίσημο έγγραφο εισόδου: ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ Λόγοι άρνησης εισόδου RASFF «7. Μη ανταποκρινόμενη στους κανόνες υγιεινής» «3. Πρόβλημα υγιεινής» «8. Χημική μόλυνση» «4. Χημική μόλυνση» «9. Μικροβιολογική μόλυνση» «5. Μικροβιολογική μόλυνση» «10. Άλλο, δημιουργήστε ειδοποίηση RASFF» «6. Άλλο, δημιουργήστε ειδοποίηση RASFF» Όσον αφορά την εισαγωγή «Ζώντων ζώων» (ΚΚΕΕ-Ζ) που προορίζονται για σφαγή (τετραγωνίδιο 16), η καρτέλα RASFF εμφανίζεται αμέσως μόλις ληφθεί απόφαση (μέρος ΙΙ) για απόρριψη του φορτίου για λόγους δημόσιας υγείας, δηλ. για έναν από τους ακόλουθους λόγους: 71 Επίσημο έγγραφο εισόδου: ΚΚΕΕ-Ζ Λόγοι άρνησης εισόδου RASFF «7. Ρήτρα προφύλαξης» «8. Ασθενή ή ύποπτα ζώα» «9. Επιβαρυντικά αποτελέσματα εξετάσεων» «14. Άλλη αιτία για τη δημιουργία ειδοποίησης RASFF» 66 Δεν αφορά τα έγγραφα DECLAR και CHED-PP. 67 Τα 2/3 των πεδίων της ειδοποίησης RASFF έχουν ήδη συμπληρωθεί αυτόματα με τα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου. 68 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.5.3 Εκτύπωση ειδοποίησης RASFF». 69 To στοιχείο RASFF είναι επίσης ενεργοποιημένο για χώρες συνδεδεμένες με την ΕΕ (Νορβηγία, Ελβετία, Ανδόρρα, Σαν Μαρίνο, Ισλανδία και Φερόες Νήσους). 70 Όσον αφορά το ΚΚΕΕ-Π: τετραγωνίδιο 36 και μη ικανοποιητικά αποτελέσματα εργαστηριακής δοκιμής στο τετραγωνίδιο 29. 71 Όσον αφορά το ΚΚΕΕ-Ζ: τετραγωνίδιο 37 και μη ικανοποιητικά αποτελέσματα εργαστηριακής δοκιμής στο τετραγωνίδιο 30. 54 / 99

Τα διάφορα στοιχεία της ειδοποίησης RASFF πρέπει να συμπληρωθούν ώστε να απορριφθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου. Η ειδοποίηση RASFF μπορεί να τυπωθεί αφού υποβληθεί στο TRACES 72. Η ειδοποίηση RASFF παρουσιάζεται σε πέντε καρτέλες στη διεπαφή χρήστη TRACES: Γενικά/Προϊόν *Έρευνα/Παρτίδα *Προέλευση/Διανομή *Απόρριψη/Άλλο *Κίνδυνος 72 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙΙ.3 Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισόδου». 55 / 99

II.5.1.1. kaρτελα επιλογη τρεχοντοσ RASFF Μόλις απορριφθεί ένα επίσημο έγγραφο εισόδου το οποίο περιέχει τουλάχιστον έναν λόγο κινητοποίησης του RASFF 73, η ειδοποίηση RASFF εμφανίζεται αυτόματα στο TRACES (Τρέχουσα ειδοποίηση RASFF). Πρόσθετες ειδοποιήσεις RASFF μπορούν να συνδεθούν με το ήδη απορριφθέν επίσημο έγγραφο εισόδου ανοίγοντας το έγγραφο και κάνοντας κλικ στο «Νέα ειδοποίηση RASFF. II.5.1.2. Καρτέλα «Γενικά/Προϊόν» Υποχρεωτικά πεδία: 1. Τύπος ειδοποίησης Βάση ειδοποίησης 16. Κατηγορία προϊόντων 73 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα θέματα που κινητοποιούν το RASFF βλέπε ενότητα «ΙΙ.5.1 Συμπλήρωση κοινοποίησης RASFF. 56 / 99

II.5.1.3. Καρτέλα «Κινδυνοσ/Μέτρηση/Παρτίδα» Υποχρεωτικά πεδία: 22. Ανησυχία 24. Πεδίο εφαρμογής II.5.1.4. Καρτέλα «Προέλευση/Διανομή» 57 / 99

II.5.1.5. Καρτέλα «Απόρριψη/Άλλο» Συνημμένα Προσαρτήματα όπως κείμενο, σαρωμένα έγγραφα και φωτογραφίες μπορούν να προστεθούν στην ειδοποίηση RASFF σε οποιαδήποτε μορφή (.doc,.jpeg,.ppt,.zip,.pdf, κ.λπ.) με όριο τα 2Mo. Το τετραγωνίδιο «60. Συνημμένα έγγραφα» στο εκτυπωμένο μέρος της ειδοποίησης RASFF 74 περιέχει ορισμένα συνημμένα έγγραφα. Tο εθνικό σημείο επαφής RASFF και το σημείο επαφής RASFF της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μπορούν να διαβάσουν, διαγράψουν, αποσύρουν, προσθέσουν και τροποποιήσουν αρχεία. Τα αρχεία αυτά φυλάσσονται στις βάσεις δεδομένων για έξι μήνες και είναι προσβάσιμα όλη αυτήν την περίοδο. 74 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εκτύπωση της ειδοποίησης RASFF βλέπε ενότητα ΙΙ.5.3. Εκτύπωση ειδοποίησης RASFF. 58 / 99

II.5.1.6. Καρτέλα «Κίνδυνος» (HAZARD) Υποχρεωτικά πεδία: 5. Κατηγορία κινδύνου II.5.2. Επιλογές υποβολής Επιλογές αποθήκευσης «Ακύρωση και επιστροφή Επιστροφή στα υπομενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και ακύρωση όλων των στον κατάλογο ενεργειών που εκτελέστηκαν κατά την ολοκλήρωση της ειδοποίησης RASFF επιλογών» (και της πιστοποίησης του επίσημου εγγράφου εισόδου). Αν δεν έχει ποτέ πριν αποθηκευτεί η ειδοποίηση RASFF (και το επίσημο έγγραφο εισόδου), τότε όλες οι πληροφορίες που έχετε καταχωρίσει θα χαθούν. «Αποθήκευση επεξεργασία» σε Αποθηκεύονται οι ειδοποιήσεις RASFF που δεν είχαν ολοκληρωθεί. Είναι ένα ενδιάμεσο, προαιρετικό στάδιο πριν από την τελική υποβολή της ειδοποίησης RASFF (και του επίσημου εγγράφου εισόδου). Η επιλογή αυτή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στην ειδοποίηση RASFF σε διαφορετικά στάδια και διαφορετικούς τόπους. Το καθεστώς της ειδοποίησης RASFF (και του επίσημου εγγράφου εισόδου) αλλάζει σε «Σε επεξεργασία». Βάσει αυτού, το επίσημο έγγραφο εισόδου δεν μπορεί ακόμη να πιστοποιηθεί. Δεν θα αποστέλλονται μηνύματα ειδοποίησης σχετικά με την υποβολή ειδοποίησης RASFF (και το επίσημο έγγραφο εισόδου) που βρίσκεται σε καθεστώς «Σε επεξεργασία» (In progress). 59 / 99

Επιλογές αποθήκευσης «Υποβολή απόφασης» Όλες οι υποχρεωτικές πληροφορίες που αφορούν την ειδοποίηση RASFF (και το επίσημο έγγραφο εισόδου) πρέπει να έχουν εισαχθεί κατά τρόπο ώστε η αρμόδια αρχή να είναι σε θέση να στείλει ειδοποίηση RASFF αυτόματα στις αρμόδιες αρχές. Η επιλογή αυτή αφορά το τελευταίο βήμα της ειδοποίησης RASFF (και του επίσημου εγγράφου εισόδου). Το καθεστώς της ειδοποίησης RASFF μεταβάλλεται σε «Νέο» (New) και το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου σε «Απορριφθέν» (Rejected). II.5.3. Εκτυπωση ειδοποιησησ RASFF Από τη στιγμή που θα υποβληθεί ειδοποίηση RASFF, η αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ μπορεί να τυπώσει ειδοποίηση RASFF πηγαίνοντας στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και επιλέγοντας το υπομενού που έχει εφαρμογή: ΚΚΕΕ για ζώα ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ) Αναζητήστε το απορριφθέν επίσημο έγγραφο εισόδου που συνδέεται με το RASFF χρησιμοποιώντας τον αριθμό αναφοράς του πιστοποιητικού TRACES ή το καθεστώς RASFF 75. Ανοίξτε το απορριφθέν επίσημο έγγραφο εισόδου και κάντε κλικ στην καρτέλα «RASFF». Μόνον η επιλογή «Εκτύπωση» σ αυτήν την καρτέλα RASFF θα σας δώσει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε την ειδοποίηση RASFF 76. 75 To καθεστώς RASFF μπορεί να είναι: «Ακυρωθέν», «Επιβεβαιωμένο», «Νέο», «Απορριφθέν», «Έγκυρο» και «Με ενισχυμένο έλεγχο». Για περισσότερες πληροφορίες βλέπει «RASFF και ροή εργασιών ενισχυμένων ελέγχων». 76 Μπορείτε να εκτυπώσετε το ίδιο το επίσημο έγγραφο εισόδου, χωρίς την ειδοποίηση RASFF, χρησιμοποιώντας την επιλογή «Εκτύπωση» που είναι διαθέσιμη αμέσως αφού ανοίξετε το έγγραφο. 60 / 99

II.5.4. Επόμενες ενέργειες Η ειδοποίηση RASFF και το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων συνδέονται επίσης στενά με το TRACES. Μέσω της ειδοποίησης του RASFF που υποβάλλεται από την αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ, το εθνικό σημείο επαφής RASFF μπορεί να ζητήσει την ενεργοποίηση ενός προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων που πρέπει να επικυρωθεί από το σημείο επαφής της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το RASFF, προτού αρχίσει να εφαρμόζεται σε όλες τις αρμόδιες αρχές στα σύνορα της ΕΕ. Το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων στο TRACES είναι σύμφωνο με το άρθρο 24 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Λεπτομέρειες για όλα τα προγράμματα ενισχυμένων ελέγχων διατίθενται στο μενού «Βοήθεια στη λήψη απόφασης» και στο υπομενού «Ενισχυμένος έλεγχος» 77. Περισσότερες πληροφορίες για τις ενέργειες που έπονται της ειδοποίησης RASFF και της υλοποίησης του προγράμματος ενισχυμένων ελέγχων στο TRACES μπορείτε να βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη «RASFF και ενισχυμένοι έλεγχοι» που προορίζεται για τα εθνικά σημεία επαφής RASFF και τα σημεία επαφής της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το RASFF. 77 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.3.4. Ενισχυμένος έλεγχος. 61 / 99

II.6. Ειδοποιηση EUROPHYT (προσεχωσ) 78 Για να αποφευχθεί η επανεισαγωγή δεδομένων στο EUROPHYT που έχουν ήδη εισαχθεί στο CHED-PP, έχει δημιουργηθεί σύνδεσμος μεταξύ TRACES και EUROPHYT. Ο σύνδεσμος δίνει τη δυνατότητα στην αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ να υποβάλει εύκολα τη προσυμπληρωμένη ειδοποίηση EUROPHYT 79 στο εθνικό σημείο επαφής EUROPHYT. Η ειδοποίηση EUROPHYT μπορεί να τυπωθεί αφού υποβληθεί στο TRACES 80. II.6.1. Συμπληρωση ειδοποιησησ EUROPHYT Όσον αφορά την εισαγωγή φυτών και φυτικών προϊόντων, η καρτέλα EUROPHYT εμφανίζεται αμέσως μόλις ληφθεί απόφαση (μέρος ΙΙ) για την απόρριψη φορτίου CHED-PP και αφού επιλεγεί μία από τις τρεις δυνατότητες για τη δημιουργία μηνύματος «EUROPHYT alert» 81. Τα διάφορα στοιχεία της ειδοποίησης EUROPHYT πρέπει να συμπληρωθούν για να μπορέσει να απορριφθεί το CHED-PP. Η ειδοποίηση EUROPHYT μπορεί να τυπωθεί αφού υποβληθεί στο TRACES 82. Η ειδοποίηση EUROPHYT παρουσιάζεται σε τρεις καρτέλες στη διεπαφή χρήστη TRACES: «Αρχείο απόρριψης» «Κίνδυνος/Μέτρηση» Προέλευση/Διανομή II.6.1.1. kaρτελα επιλογη τρεχοντοσ μηνυματοσ εκτακτησ καταστασησ Μόλις απορριφθεί ένα CHED-PP το οποίο περιέχει τουλάχιστον έναν λόγο κινητοποίησης του EUROPHYT 83, η προειδοποίηση EUROPHYT εμφανίζεται αυτόματα στο TRACES (Τρέχουσα έκτακτη κατάσταση). Πρόσθετες ειδοποιήσεις EUROPHYT μπορούν να συνδεθούν με το (ήδη) απορριφθέν CHED-PP ανοίγοντας το επίσημο έγγραφο εισόδου και κάνοντας κλικ στο «Νέα έκτακτη κατάσταση» (New alert). 78 Ο τίτλος μπορεί να αλλάξει! 79 Το ένα τρίτο των πεδίων της ειδοποίησης EUROPHYT έχουν ήδη συμπληρωθεί αυτόματα με τα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου. 80 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.5.3 Εκτύπωση ειδοποίησης EUROPHYT». 81 Επιλέξτε μεταξύ «στα κράτη μέλη, «στον EPPO» και στη «χώρα εξαγωγής». 82 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙΙ.3 Εκτύπωση επίσημου εγγράφου εισόδου». 83 Επιλέξτε μεταξύ «στα κράτη μέλη, «στον EPPO» και στη «χώρα εξαγωγής». 62 / 99

II.6.1.2. Καρτελα αρχειο κατασχεσησ (Ινterception file) II.6.1.3. Καρτέλα «επικίνδυνοτητα/μέτρo» 63 / 99

II.6.1.4. Καρτέλα «Προέλευση/Διανομή» 64 / 99

II.6.2. Επιλογές υποβολής Επιλογές αποθήκευσης «Ακύρωση και επιστροφή στον κατάλογο επιλογών» Επιστροφή στα υπομενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και ακύρωση όλων των ενεργειών που εκτελέστηκαν κατά τη συμπλήρωση της ειδοποίησης EUROPHYT (και της πιστοποίησης του επίσημου εγγράφου εισόδου). Αν δεν έχει ποτέ πριν αποθηκευτεί η ειδοποίηση EUROPHYT (και το επίσημο έγγραφο εισόδου), τότε όλες οι πληροφορίες που έχουν εισαχθεί θα χαθούν. «Αποθήκευση επεξεργασία» σε Αποθηκεύονται οι ειδοποιήσεις EUROPHYT που δεν έχουν ολοκληρωθεί. Είναι ένα ενδιάμεσο, προαιρετικό στάδιο πριν από την τελική υποβολή της ειδοποίησης EUROPHYT (και του επίσημου εγγράφου εισόδου). Η επιλογή αυτή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στην ειδοποίηση EUROPHYT σε διαφορετικά στάδια και διαφορετικούς τόπους. Το καθεστώς της ειδοποίησης EUROPHYT (και του επίσημου εγγράφου εισόδου) αλλάζει σε «Σε επεξεργασία». Βάσει αυτού, το επίσημο έγγραφο εισόδου δεν μπορεί ακόμη να πιστοποιηθεί. Δεν θα αποστέλλονται μηνύματα ειδοποίησης σχετικά με την υποβολή ειδοποίησης EUROPHYT (και το επίσημο έγγραφο εισόδου) που βρίσκεται σε καθεστώς «Σε επεξεργασία» (In progress). «Υποβολή απόφασης» Όλες οι υποχρεωτικές πληροφορίες που αφορούν την ειδοποίηση EUROPHYT (και το επίσημο έγγραφο εισόδου) πρέπει να έχουν εισαχθεί κατά τρόπο ώστε η αρμόδια αρχή να είναι σε θέση να στείλει ειδοποίηση EUROPHYT αυτόματα στις αρμόδιες αρχές. Η επιλογή αυτή αφορά το τελευταίο βήμα της ειδοποίησης EUROPHYT (και του επίσημου εγγράφου εισόδου). Το καθεστώς της ειδοποίησης EUROPHYT μεταβάλλεται σε «Νέο» (New) και το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου σε «Απορριφθέν» (Rejected). II.6.3. εκτυπωση ειδοποιησησ EUROPHYT Από τη στιγμή που θα υποβληθεί ειδοποίηση EUROPHYT, η αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ μπορεί να τυπώσει την ειδοποίηση EUROPHYT πηγαίνοντας στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και επιλέγοντας το υπομενού CHED-PP: Αναζητήστε το απορριφθέν επίσημο έγγραφο εισόδου που συνδέεται με το EUROPHYT χρησιμοποιώντας τον αριθμό αναφοράς του πιστοποιητικού TRACES. 65 / 99

II.7. Υποβολη Μέρους III (Έλεγχος) Σε περίπτωση ειδικών διαδικασιών, όπως είναι η διαμετακόμιση μεταξύ τρίτων χωρών, η μεταφόρτωση προς έναν άλλο ΣΣΕ, η μεταφορά υπό έλεγχο ειδικών ή μη σύμφωνων προϊόντων κ.λπ., πρέπει να πραγματοποιείται έλεγχος από τον ΣΣΕ εξόδου ή από τον ΣΣΕ τελικού προορισμού ή από την αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τις εγκαταστάσεις στον τόπο προορισμού 84. Για τον σκοπό αυτό, η αρμόδια αρχή πρέπει να ανοίξει το επίσημο έγγραφο εισόδου, να κάνει κλικ στο «Έλεγχος» και να συμπληρώσει τυχόν λεπτομέρειες στην καρτέλα «Έλεγχος». Η αρμόδια αρχή που πιστοποίησε (Μέρος ΙΙ) το επίσημο έγγραφο εισόδου λαμβάνει κοινοποίηση για τους ελέγχους που διεξήχθησαν (Μέρος ΙΙΙ) και έχει πρόσβαση στα αποτελέσματα. Το μέρος «Έλεγχοι» θα συμπεριληφθεί στο τυπωμένο κομμάτι του επίσημου εγγράφου εισόδου. 85 84 Η προσθήκη λεπτομερειών για τον έλεγχο (μέρος ΙΙΙ) στο επικυρωμένο επίσημο έγγραφο εισόδου είναι προαιρετική σε άλλες περιπτώσεις. 85 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εκτύπωση ενός επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙΙ.3. Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισόδου». 66 / 99

III. Λειτουργιεσ επισημου εγγραφου εισοδου III.1. Τροποποιηση επισημου εγγραφου εισοδου III.1.1. Τροποποιηση υποβληθεντοσ επισημου εγγραφου εισοδου (Μεροσ Ι) Στο πλαίσιο των περιορισμών του υποδείγματος εγγράφου που έχει επιλεγεί, η αρμόδια αρχή μπορεί να προβεί στις επιθυμητές τροποποιήσεις απλώς αναζητώντας, ανοίγοντας, τροποποιώντας και υποβάλλοντας εκ νέου το επίσημο έγγραφο εισόδου με καθεστώς «Προσχέδιο», «Νέο» και «Σε επεξεργασία». Η πρόσβαση στα επίσημα έγγραφα εισόδου με καθεστώς «Προσχέδιο» είναι δυνατή μόνον για τον χρήστη του TRACES και τους άμεσους συναδέλφους τους που ανήκουν στην ίδια αρχή. Τα επίσημα έγγραφα εισόδου με καθεστώς «Νέο» και «Σε επεξεργασία» μπορούν να τροποποιηθούν μόνον αν η αρμόδια αρχή δεν έχει πιστοποιήσει ακόμη το έγγραφο. Οι χρήστες του TRACES μπορούν να ελέγχουν εύκολα κατά πόσο έχουν γίνει τροποποιήσεις στο μέρος Ι ελέγχοντας τον αριθμό έκδοσης (- Vx) που συνοδεύει τον αριθμό αναφοράς πιστοποιητικού του TRACES. Kατά την εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισόδου, μπορεί να είναι σημαντικό να εντοπιστούν γρήγορα οι αλλαγές που έγιναν μεταξύ εκτύπωσης και επεξεργασίας του μέρους Ι του εγγράφου. 67 / 99

III.1.2. Τροποποιηση πιστοποιημενων επισημων εγγραφων εισοδου (Μερη Ι και ΙΙ) Στην περίπτωση εγγράφων που έχουν ήδη πιστοποιηθεί (Μέρος ΙΙ), γίνεται διάκριση μεταξύ: A. της καταχώρισης των αποτελεσμάτων των εργαστηριακών δοκιμών που είναι σε αναμονή 86 και Β. της διόρθωσης άλλων/διαφόρων 87 λεπτομερειών στα μέρη Ι (Φορτίο) ή ΙΙ (Απόφαση). III.1.2.1. Συμπληρωση των τελικων αποτελεσματων των εργαστηριακων δοκιμων που είναι σε αναμονη Τα αποτελέσματα εργαστηριακών δοκιμών σε αναμονή μπορεί να εισαχθούν: ανοίγοντας το έγγραφο 88 πηγαίνοντας στην καρτέλα «Έλεγχοι» στο μέρος «Απόφαση» επιλέγοντας το αποτέλεσμα εργαστηριακής δοκιμής κάνοντας κλικ στην επιλογή «Υποβολή αποτελεσμάτων εργαστηριακών δοκιμών» 89 υπογράφοντας το έγγραφο 90 Η υποβολή «μη ικανοποιητικών» αποτελεσμάτων εργαστηριακών δοκιμών θα οδηγήσει σε αυτόματη «ανάκληση» (Recallin) του εγγράφου 91. 86 Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη μόνο για τα ΚΚΕΕ-Ζ και ΚΚΕΕ-Π. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.4.2.2. Καρτέλα έλεγχοι». 87 «Άλλων», δηλαδή εκτός των αποτελεσμάτων των εργαστηριακών δοκιμών που αναμένονται. 88 Χρησιμοποιήστε το κριτήριο σύνθετης αναζήτησης «Εργαστηριακές δοκιμές σε αναμονή» για εύκολη ανάκτηση του εγγράφου σας. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.2 Αναζήτηη επίσημου εγγράφου εισόδου». 89 Καθώς το επίσημο έγγραφο έχει ήδη, κατ αρχήν, υποστεί επεξεργασία, όλα τα στοιχεία στα μέρη Ι και ΙΙ θα είναι γκρι. 90 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υπογραφή ενός εγγράφου βλέπε ενότητα «ΙΙ.4.4. Υπογραφή». 91 Για περισσότερες πληροφορίες, βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 68 / 99

III.1.2.2. διορθωση των στοιχειων στο Μεροσ Ι (Φορτιο) η μεροσ ΙΙ (Αποφαση) Άλλα/διάφορα στοιχεία στα μέρη Ι (Φορτίο) ή ΙΙ (Απόφαση) μπορούν εύκολα να διορθωθούν με τη χρήση του κουμπιού «αντιγραφή με αντικατάσταση». Αντί να ακυρωθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου και να ξαναδημιουργηθεί μια σωστή έκδοση από το μηδέν, η αρμόδια αρχή μπορεί να χρησιμοποιήσει «Αντιγραφή με αντικατάσταση» κάτω από το έγγραφο ώστε να ακυρωθεί το πρωτότυπο και να ξαναδημιουργηθεί νέο έγγραφο με χρήση των πληροφοριών στο πρωτότυπο. Συνεπώς, η λειτουργία «Αντιγραφή με αντικατάσταση» επιτρέπει στον χρήστη να τροποποιήσει γρήγορα ένα ήδη «επικυρωμένων» ή «απορριφθέν» έγγραφο. «Αντιγραφή με αντικατάσταση»: Για την παρακολούθηση και τον εντοπισμό τυχόν τροποποιήσεων που έχουν γίνει σε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου και για την επιτάχυνση της έκδοσης του εγγράφου, συνιστούμε τη χρήση της λειτουργίας «Αντιγραφή με αντικατάσταση», όταν τα μέρη Ι ή ΙΙ πρέπει να διορθωθούν. Ένας υπερσύνδεσμος με τον αριθμό του επίσημου εγγράφου που αντικαθίσταται θα εμφανιστεί στο τετραγωνίδιο «αριθμός αναφοράς» του νέου εγγράφου, ενώ ο υπερσύνδεσμος με τον αριθμό του νέου εγγράφου θα εμφανιστεί στο τετράγωνο «αριθμός αναφοράς» του εγγράφου που αντικαθίσταται. Με τον τρόπο αυτό είναι δυνατό να εντοπίζονται το νέο έγγραφο καθώς και αυτό που αντικαθίσταται. 69 / 99

Η ημερομηνία αντικατάστασης και η ταυτότητα της αρμόδιας αρχής που αντικατέστησε το έγγραφο εμφανίζονται στα σχετικά τετραγωνίδια τόσο στη διεπαφή, όσο και στην εκτύπωση του εγγράφου. Σύνδεσμος στο νέο έγγραφο (διεπαφή): Σύνδεσμος στο νέο έγγραφο (εκτύπωση): 70 / 99

Σύνδεσμοι για έγγραφο αντικατάστασης που με τη σειρά του έχει υποκατασταθεί από άλλο έγγραφο (διεπαφή): Σύνδεσμοι για έγγραφο αντικατάστασης που με τη σειρά του έχει υποκατασταθεί από άλλο έγγραφο (εκτύπωση): 71 / 99

III.2. Διαγραφή/Ακύρωση επίσημου εγγράφου εισοδου III.2.1. «Διαγραφή» (Delete) Η επιλογή «Διαγραφή» διατίθεται μόνον αν έχει υποβληθεί το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου και έχει το καθεστώς «Προσχέδιο» ή «Νέο» 92. Τόσο ο οικονομικός φορέας όσο και η αρμόδια αρχή έχουν πρόσβαση στο έγγραφο και τη δυνατότητα «Διαγραφή». Το επίσημο έγγραφο εισόδου δεν είναι πλέον ορατό ύστερα από τη διαγραφή. Για να διαγράψετε ένα επίσημο έγγραφο: 1. Αναζητήστε το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο σε ένα από τα υπομενού των «κτηνιατρικών εγγράφων»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο 3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» 92 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης, βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 72 / 99

III.2.2. Ακυρωση (Cancel) Η επιλογή «Ακύρωση» εμφανίζεται μόνο όταν έχει δημιουργηθεί το μέρος ΙΙ, ώστε το καθεστώς του επίσημου εγγράφου να είναι «Σε επεξεργασία» ή «Έγκυρο». 93 Καθώς μόνον η αρμόδια αρχή μπορεί να συμπληρώσει το μέρος ΙΙ ενός επίσημου εγγράφου εισόδου, μόνον η αρμόδια αρχή μπορεί να «ακυρώσει» ένα έγγραφο που έχει ήδη δημιουργηθεί στο TRACES. Για λόγους ιχνηλασιμότητας, ωστόσο, το έγγραφο παραμένει ορατό, με καθεστώς «Άκυρο», αφού ακυρωθεί. Για να ακυρώσετε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου: 1. Αναζητήστε το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο σε ένα από τα υπομενού των «κτηνιατρικών εγγράφων»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» Έγγραφο δήλωσης «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο έγγραφο 3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση» 93 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 73 / 99

III.3. Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισοδου Για να εκτυπώσετε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου TRACES χρειάζεστε: Έναν εκτυπωτή Μια πρόσφατη έκδοση του Adobe Acrobat Reader Η γλώσσα στην οποία εκτυπώνεται το επίσημο έγγραφο εισόδου πρέπει να είναι αυτή που χρησιμοποιείται στο κράτος μέλος στο οποίο γίνεται ο συνοριακός έλεγχος και σε τουλάχιστον μία από τις επίσημες γλώσσες της χώρας προορισμού. III.3.1. επισημα εγγραφα που εχουν υποβληθει Για να εκτυπωθεί ένα υποβληθέν επίσημο έγγραφο εισόδου: 1. Αναζητήστε το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο σε ένα από τα υπομενού των «κτηνιατρικών εγγράφων»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» Έγγραφο δήλωσης «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο έγγραφο 3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» Ανοίγει άλλη ιστοσελίδα όπου μπορούν να επιλεγούν μία ή περισσότερες γλώσσες εκτύπωσης του επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί και το αποτέλεσμα θα είναι ένα ενιαίο αρχείο PDF 94. 94 Το τρέχον έγγραφο εργασίας επιλέγεται εξ ορισμού. Μπορείτε να επιλέξετε ή να ακυρώσετε την επιλογή όποιων γλωσσών χρειάζεται. 74 / 99

Το καθεστώς των επίσημων εγγράφων εισόδου φαίνεται με υδατογράφημα. Μόνο ένα έγκυρο επίσημο έγγραφο εισόδου φέρει το υδατογράφημα «ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ». Για το καθεστώς «Νέο» δεν υπάρχει υδατογράφημα. Υπάρχουν άλλα υδατογραφήματα για «Cancelled» (Άκυρο), «Draft» (Προσχέδιο), «Rejected» (Απορριφθέν) και «Replaced» (Αντικατασταθέν) 95. 95 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης». 75 / 99

III.3.2. Κενα υποδειγματα επισημων εγγραφων εισοδου Οι χρήστες του TRACES μπορούν να βρουν όλα τα (κενά) υποδείγματα των επίσημων εγγράφων εισόδου στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και στο υπομενού «Empty certificates» (Κενά πιστοποιητικά): Ένα υπόδειγμα για ΚΕΕ: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» Δύο υποδείγματα για ΚΚΕΕ: «ΚΚΕΕ-Ζ και ΚΚΕΕ-Π» Δύο 96 υποδείγματα για DECLAR: «Έγγραφο δήλωσης» Ένα υπόδειγμα για CHED-PP: «CHED-PP» Για να εκτυπωθεί ένα κενό υπόδειγμα: 1. κάντε κλικ στο υπομενού «Κενό πιστοποιητικό» στο μενού «κτηνιατρικά έγγραφα» 2. επιλέξτε την επιθυμητή γλώσσα από τον αναπτυσσόμενο κατάλογο 97 3. επιλέξτε το επιθυμητό κενό επίσημο έγγραφο εισόδου: Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ) ΚΚΕΕ-Ζ ΚΚΕΕ-Π Έγγραφο δήλωσης 98 CHED-PP 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Εκτύπωση» κάτω από το κενό έγγραφο Το υπόδειγμα θα εμφανιστεί στην επιλεγείσα γλώσσα 99, σε μορφή PDF σε άλλη ιστοσελίδα. 96 δηλαδή δύο υποδείγματα εκτός από το «μη εναρμονισμένο» υπόδειγμα. 97 Η γλώσσα στην οποία εκτυπώνετε το επίσημο έγγραφο εισόδου πρέπει να είναι η χρησιμοποιούμενη στη χώρα προορισμού και στις τυχόν χώρες διαμετακόμισης. 98 Επιλέξτε το κατάλληλο υπόδειγμα DECLAR από το αναπτυσσόμενο μενού. 99 Επαναλάβετε τα βήματα αυτά για τυχόν άλλες γλώσσες. 76 / 99

77 / 99

III.4. Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται προς όλους τους έγκυρους και ενεργούς χρήστες του TRACES ως υπενθύμιση ορισμένων ενεργειών που έχουν πραγματοποιηθεί ή πρέπει να πραγματοποιηθούν στο TRACES. Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορούν να ταξινομηθούν ανά κατηγορία: Πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση: δημιουργία, τροποποίηση, επικύρωση, διαγραφή Επίσημα έγγραφα εισόδου: δημιουργία, επικύρωση, απόρριψη, έλεγχος, απόρριψη εργαστηριακής δοκιμής, ακύρωση, διαγραφή: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΚΕΕ-Ζ ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ DECLAR CHED-PP INTRA DOCOM EΞΑΓΩΓΗ Ειδοποιήσεις για ΚΚΕΕ-Π που εμπίπτουν στις εξής κατηγορίες: ειδοποιήσεις που αφορούν την αποδοχή διαμετακόμισης/μεταφόρτωσης (τετραγωνίδια 30 και 31), ειδοποιήσεις που αφορούν την αποδοχή στην εσωτερική αγορά (τετραγωνίδιο 32), ειδοποιήσεις που αφορούν καναλιζέ προϊόντα (τετραγωνίδιο 33) και ορισμένες διαδικασίες αποθήκευσης (τετραγωνίδιο 34), ειδοποιήσεις που αφορούν τη μη αποδοχή μόνο σε περίπτωση καταστροφής ή μεταποίησης (τετραγωνίδιο 35). 78 / 99

Στην περίπτωση διαμετακόμισης, μεταφοράς ή μεταφόρτωσης από τρίτη χώρα σε τρίτη χώρα, τα αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα ειδοποίησης του TRACES αποστέλλονται αμέσως μετά την επικύρωση του επίσημου εγγράφου, για να ενημερωθούν οι αρμόδιες αρχές στα ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ στα σύνορα των ενδιαφερομένων χωρών και οι τρίτες χώρες προορισμού/παράδοσης που χρησιμοποιούν το TRACES. Αν απορριφθεί έγγραφο που έχει δημιουργηθεί στο TRACES, οι εκτός ΕΕ χώρες λαμβάνουν αυτόματη ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα από το TRACES. Οι χρήστες του TRACES μπορούν να επιλέξουν ποιες αυτόματες ειδοποιήσεις επιθυμούν να λαμβάνουν πηγαίνοντας στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και στο υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη» και κάνοντας κλικ στα κατάλληλα τετραγωνίδια. Η λήψη αυτών των αυτόματων ειδοποιήσεων TRACES δεν περιορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης στις πληροφορίες του TRACES, οι οποίες επικαιροποιούνται αμέσως μόλις πραγματοποιηθεί μία τροποποίηση από την αρμόδια αρχή, 79 / 99

III.4.1. Ελεγχοι ποσοτητων Όταν ο αριθμός των ζώων ή το βάρος των αγαθών υπερβαίνει μια προκαθορισμένη οριακή τιμή, εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα που ζητά από τους χρήστες του TRACES να ελέγξουν την ποσότητα, αμέσως μετά την υποβολή, και επαναλαμβάνεται έως ότου επικυρωθεί επίσημο έγγραφο εισόδου. The entered quantity exceeds the fixed limit value: validate to confirm this quantity (Η επιλεγείσα ποσότητα υπερβαίνει το προκαθορισμένο όριο: επικυρώστε για να επιβεβαιώσετε την ποσότητα αυτή». Όταν ένα έγγραφο επικυρώνεται με ποσότητα μεγαλύτερη από το καθορισμένο όριο, αποστέλλεται ειδοποίηση στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Η ανώτατη ποσότητα για ζώντα ζώα είναι: Κωδικός ΣΟ Είδος Μέγιστη ποσότητα 0101 100 0102 300 0103 1200 010410 1500 010420 1500 0105 200000 010611 50 010612 12 010619 100 Αρτιοδάκτυλα 300 Περισσοδάκτυλα 15 Προβοσκιδοειδή 15 Τρωκτικά 10000 Λαγόμορφα 10000 010620 1000 010631 50 010632 1500 010639 10000 010690 1000 030110 40000 80 / 99

III.4.2. ασφαλησ προσβαση Απευθείας πρόσβαση στις πληροφορίες TRACES μέσω συνδέσμων στις αυτοματοποιημένες ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις του TRACES, με χρήση του κωδικού πρόσβασης TRACES. 81 / 99

IV. Αλλα μενου του TRACES IV.1. Αποθήκη δεδομένων δεδομενων Η διεπαφή (BOXI) για την αποθήκη δεδομένων TRACES (DWH) δίνει τη δυνατότητα στις αρμόδιες αρχές να δουν, να οργανώσουν και να χρησιμοποιήσουν εκθέσεις στα μέτρα τους μέσω προγράμματος πλοήγησης, ώστε να παρακολουθούν τις δραστηριότητές τους. Σε κανονικό περιβάλλον εργασίας (real-life) 100, οι αρμόδιες αρχές πρέπει να είναι σε θέση να συνδεθούν με το DWH και να κάνουν κλικ στη «TRACES Data Warehouse» (Αποθήκη δεδομένων του TRACES). Περισσότερες πληροφορίες θα βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη DWH και στο TRACES Toolkit. 101 100 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «Ι.5.3 Περιβάλλοντα εργασίας». 101 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 82 / 99

IV.2. Qlikview To Qlikview είναι ένα επιχειρηματικό εργαλείο για την ενοποίηση και εμφάνιση δεδομένων από πολλές πηγές σε μια μόνη εφαρμογή και χρησιμοποιείται από το TRACES για να δώσει τη δυνατότητα στις αρμόδιες αρχές να παρακολουθήσουν τις δραστηριότητές τους. Σε κανονικό περιβάλλον εργασίας (real-life) 102, οι αρμόδιες αρχές πρέπει να είναι σε θέση να συνδεθούν με το DWH και να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο Qlikview. Περισσότερες πληροφορίες θα βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη Qlikview και στο TRACES Toolkit 103 102 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «Ι.5.3 Περιβάλλοντα εργασίας». 103 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 83 / 99

IV.3. Αναφορές/Εκθέσεις (REPORTING) Το μενού αυτό επιτρέπει να δείτε τα φορτία από έγγραφα ΚΚΕΕ-Ζ και ΚΚΕΕ-Π 104 που έχουν απορριφθεί στα σύνορα της ΕΕ 105. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ: Rejected Consignments CVED for Animals (Απορριφθέντα φορτία ΚΚΕΕ για τα ζώα) Rejected Consignments CVED for Animal Products (Απορριφθέντα φορτία-κκεε για τα ζωικά προϊόντα) Πολλά κριτήρια επιτρέπουν τη λεπτομερέστερη αναζήτηση ενός ΚΚΕΕ. Οι χρήστες ΕΕ/ΕΖΕΣ που συνδέονται με ΣΣΕ έχουν πρόσβαση σε όλα τα απορριφθέντα ΚΚΕΕ ΕΕ/ΕΖΕΣ. Οι τρίτες χώρες έχουν πρόσβαση μόνον σε ΚΚΕΕ που υποβάλλονται με επικύρωση των εγγράφων IMPORT, σε εθνική βάση. Για να διασφαλιστεί το απόρρητο των εμπορικών δεδομένων, εφαρμόζονται αυστηροί κανόνες για την πρόσβαση σε κάθε προφίλ χρήστη TRACES. Αυτό δεν αφορά τα προφίλ ADM. Ενδέχεται να είναι δυνατό να ληφθούν πρόσθετες πληροφορίες μέσω της αποθήκης δεδομένων TRACES 106. 104 Η λειτουργία αυτή δεν είναι (ακόμα) διαθέσιμη για τα ΚΕΕ ή τα DECLAR. 105 Δεν υπάρχει χρονικό όριο. 106 Περισσότερες πληροφορίες για την αποθήκη δεδομένων TRACES μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «IV.1. Αποθήκη δεδομένων TRACES»- 84 / 99

IV.4. «Διαχείριση χρήστη και οργανισμου» IV.4.1. Διαχειριση Χρηστη Αν είστε αρμόδια αρχή του TRACES, θα σας ζητηθεί να διαχειριστείτε, στο TRACES, τους οικονομικούς φορείς που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά σας. Η αρμόδια αρχή μπορεί να διαχειριστεί τους οικονομικούς φορείς TRACES μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Διαχείριση χρήστη» ως εξής: δημιουργία ενεργοποίηση/απενεργοποίηση επικύρωση διαγραφή επανασύνδεση της αρμόδιας αρχής.... Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» και στο TRACES Toolkit. 107 IV.4.2. Οργανισμοί Οι οργανισμοί μπορούν να «δημιουργηθούν» στο TRACES από οικονομικούς φορείς και αρμόδιες αρχές κατά τη διαδικασία πιστοποίησης ενός επίσημου εγγράφου. Ωστόσο, μόνον οι αρμόδιες αρχές μπορούν να διαχειρίζονται οργανισμούς μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Οργανισμοί». 107 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 85 / 99

Προτού δημιουργηθεί νέος οργανισμός, θα πρέπει πρώτα να επαληθεύσετε αν υπάρχει ήδη στο TRACES, κάνοντας αναζήτηση (η αρχή: πρώτα αναζητώ, μετά δημιουργώ). Περισσότερες πληροφορίες για τη διαχείριση χρηστών μπορείτε να βρείτε στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» και στο TRACES Toolkit. 108 IV.4.3. Αλλαγη κωδικου προσβασησ / Ερωτηση και απαντηση ασφαλειασ 109 Οι χρήστες του TRACES μπορούν να αλλάξουν τον κωδικό πρόσβασης και την ερώτηση και απάντηση ασφάλειας όποτε το επιθυμούν μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Αλλαγή κωδικού πρόσβασης». 108 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 109 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο εγχειρίδιο χρήστη. 86 / 99

IV.4.4. Τροποποιηση του προφιλ του χρηστη 110 Το υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη», που περιλαμβάνεται στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού», επιτρέπει: την επιλογή και την ακύρωση επιλογής των κατηγοριών αυτόματων ηλεκτρονικών μηνυμάτων ειδοποίησης TRACES που επιθυμεί να λαμβάνει ο χρήστης 111 την επαλήθευση της αρμόδιας αρχής που συνδέεται με το προφίλ σας στο TRACES την τροποποίηση της γλώσσας των αυτόματων ηλεκτρονικών μηνυμάτων ειδοποίησης, του τύπου ειδοποίησης (HTML/Text) και άλλων στοιχείων που αφορούν τον χρήστη, εκτός από το login (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Για να αλλάξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την οποία μπαίνετε στο TRACES, πρέπει να ζητήσετε από τον διαχειριστή του TRACES να το ζητήσει επίσημα από την ομάδα TRACES. 110 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο εγχειρίδιο χρήστη. 111 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙΙ.4 Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου». 87 / 99

88 / 99

IV.4.5. Επιχειρηματικοί εταίροι Για επικοινωνία B2B, μπορείτε να κατεβάσετε τον κατάλογο με τους επιχειρηματικούς εταίρους μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών με λογαριασμό TRACES B2B και να μεταβιβάσετε τα δεδομένα του οργανισμού σε τοπική εφαρμογή για υποβολή σε B2B. Για τον σκοπό αυτό, το υπομενού «Επιχειρηματικοί εταίροι» στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» διατίθεται στην αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ. 112 Η αρμόδια αρχή μπορεί να προσθέσει οργανισμούς στον κατάλογο με τους προτιμώμενους επιχειρηματικούς εταίρους μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Οργανισμοί», ανοίγοντας έναν οργανισμό και κάνοντας κλικ στο «Προσθέστε επιχειρηματικό εταίρο». 112 Οι τελωνειακοί υπάλληλοι του TRACES /τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για φόρτωση έχουν επίσης πρόσβαση στο μενού αυτό. 89 / 99

IV.5. Δημοσίευση του καταλόγου των εγκαταστάσεων Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εμφάνιση και τη διαχείριση των καταλόγων με τις εγκεκριμένες εγκαταστάσεις μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «Διαχείριση οργανισμού» στο τμήμα «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» του εγχειριδίου χρήστη, που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit. 113 113 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 90 / 99

IV.6. Βοηθεια στη διαχειριση αποφασεων IV.6.1. Προγραμμα ενισχυμενου ελεγχου Το υπομενού «Re-enforced Check» (Ενισχυμένος έλεγχος) που διατίθεται στις δημόσιες αρχές οι οποίες συνδέονται με ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της Ένωσης, είναι σύμφωνη με το άρθρο 24 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Λεπτομέρειες 114 για όλα τα προγράμματα ενισχυμένου ελέγχου διατίθενται στο μενού «Βοήθεια στη λήψη απόφασης» και στο υπομενού «Ενισχυμένος έλεγχος». 114 δηλαδή, καθεστώς, ημερομηνία αίτησης, καθαρό βάρος, αρχικό πιστοποιητικό (αν δεν έχει υποβληθεί απευθείας από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή), οργανισμός/περιφέρεια/χώρα καταγωγής, κίνδυνος, είδος αγαθού/προϊόντος, ομάδες κωδικών προϊόντων, καθεστώς ενισχυμένων ελέγχων, κ.λπ. Σημ.: Για τα «Ανακληθέντα» φορτία», το μήνυμα έκτακτης κατάστασης του τύπου Security Exception: you do not have the rights to perform the requested operation (Εξαίρεση ασφαλείας: Δεν έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε τη ζητούμενη λειτουργία) μπορεί να εμφανιστεί όταν επιχειρείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο έγγραφο που προκάλεσε το πρόγραμμα ενισχυμένων ελέγχων 91 / 99

Το κριτήριο αναζήτησης «Καθεστώς» (Status) που περιέχει τις τιμές «Ενεργό» (Active), «Διαγραμμένο» (Deleted), «Ολοκληρωμένο» (Fulfilled), «Απαιτούνται έλεγχοι» (Imposing Checks), «Νέο» (New) και «Σταματημένο» (Stopped), αναφέρεται στην εξής ροή εργασιών του RASFF. ΚΚΕΕ-Π: σε επεξεργασία RASFF και ενισχυμένοι έλεγχοι στο πλαίσιο του TRACES RASFF σε επεξεργασία KKEE-Π: Απορριφθέν/Ανακληθέν Nέο RASFF ΣΗΜΕΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ RASFF ΣΤΗΝ ΕΕ ΣΗΜΕΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ RASFF ΣΤΟ ΚΜ ΣΣΕ Απορριφθέν φορτίο Πληρούνται οι όροι για μήνυμα RASFF Επιβεβαιώνω, με ενισχυμένο έλεγχο Επιβεβαιωμένο RAS- FF (με ενισχυμένο έλεγχο) Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΝΕΟ Επιβεβαιώνω Ακυρώνω Επιβεβαιωμένο RASFF Ακυρωμένο RASFF Επικυρώνω, με ενισχυμένο έλεγχο Έγκυρο RASFF (με ενισχυμένους ελέγχους) Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΕΝΕΡΓΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ Επικυρώνω Απορρίπτω Επικυρώνω Απορρίπτω Απορριφθέν Έγκυρο RASFF Έγκυρο RASFF RASFF Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΕΠΙΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΕΛΕΓΧΟΙ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΣΤΑΜΑΤΗΜΕΝΟ Απορριφθέν RASFF 92 / 99

IV.7. Νομοθεσία Το μενού «Νομοθεσία» οδηγεί τον χρήστη στη σελίδα υποδοχής του EUR-Lex, του δικτυακού τόπου για την πρόσβαση στη νομοθεσία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και σε άλλα έγγραφα που θεωρούνται δημόσια. 93 / 99

IV.8. Πληροφοριεσ (Information) Το κουμπί «Πληροφορίες» στο πάνω δεξί μέρος του παραθύρου TRACES θα σας κατευθύνει στο TRACES Toolkit 115 που έχει δημοσιευτεί στον ενημερωτικό δικτυακό τόπο CIRCABC 116. Το TRACES Toolkit 117 χρησιμεύει ως πύλη σε συμπληρωματικά εγχειρίδια χρήστη, βίντεο και υποδείγματα εγγράφων. Όσον αφορά επίσημα έγγραφα εισόδου, σας συνιστούμε να δείτε το εκπαιδευτικό βίντεο για την κλωνοποίηση και υποβολή. Το TRACES Toolkit περιέχει όλες τις χρήσιμες πληροφορίες σε ένα έγγραφο «πλατφόρμα» και σας βοηθά να χρησιμοποιήσετε το TRACES. 115 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 116 Κέντρο επικοινωνίας και ενημέρωσης για τις διοικήσεις, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες. 117 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 94 / 99

V. FAQ V.1. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Multiple submission not allowed» (Δεν είναι δυνατη πολλαπλη υποβολη) Το μήνυμα Multiple submissions not allowed (Δεν είναι δυνατή πολλαπλή υποβολή) ενδέχεται να εμφανιστεί καθώς προσπαθείτε να επικυρώσετε, να υποβάλετε, να διαγράψετε κ.λπ. στοιχεία (επίσημο έγγραφο εισόδου, οργανισμό, λογαριασμό χρήστη κ.λπ) στο TRACES και χρησιμοποιείτε το κουμπί «back» (επιστροφή) και «forward» (εμπρός) από το πρόγραμμα περιήγησης Internet (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla, κ.λπ). Επειδή τα κουμπιά «back» και «forward» δεν ανήκουν στο TRACES αλλά στο πρόγραμμα περιήγησης Internet, δεν θα είστε σε θέση να τα χρησιμοποιήσετε για να αναιρέσετε (undo) μια ενέργεια σας στο TRACES. V.2. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: Security exception: you do not have the rights to perform the requested operation» (Δεν εχετε το δικαιωμα να εκτελεσετε τη ζητουμενη λειτουργια) Το μήνυμα έκτακτης κατάστασης «Security exception: You do not have the rights to perform the requested operation» (Δεν έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε τη ζητούμενη λειτουργία) μπορεί να εμφανιστεί στην οθόνη σας TRACES αν: 1/ προσπαθείτε να αποθηκεύσετε τροποποιήσεις σε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου, αν το καθεστώς του έχει τροποποιηθεί από άλλο χρήστη του TRACES. Στην πραγματικότητα είναι δυνατόν κάποιος συνάδελφός σας από την αρμόδια αρχή να έχει στο μεταξύ επεξεργαστεί το επίσημο έγγραφο εισόδου, πιστοποιώντας ή διαγράφοντας το μέρος Ι (Φορτίο) του επίσημου εγγράφου εισόδου, κατά τρόπον ώστε η πρόσβαση/επεξεργασία του επίσημου εγγράφου εισόδου να μην είναι πλέον δυνατή. 2/ προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου για το οποίο το προφίλ σας 95 / 99

TRACES δεν έχει τα σωστά δικαιώματα πρόσβασης 118, για παράδειγμα εισάγοντας τον αριθμό αναφοράς του επίσημου εγγράφου εισόδου στη γραμμή URL του προγράμματος περιήγησης που έχετε. Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε την ενότητα «ΙΙ.2.3 Δυνατότητες και περιορισμοί». V.3. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Τhe certificate is not found» (Δεν βρεθηκε το πιστοποιητικο) Το μήνυμα έκτακτης κατάστασης «The certificate is not found» (Δεν βρέθηκε το πιστοποιητικό) μπορεί να εμφανιστεί στην οθόνη TRACES, αν επιχειρήσετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα «Νέο» επίσημο έγγραφο εισόδου που έχει ήδη διαγραφεί από άλλον χρήστη του TRACES, ύστερα από αυτόματη ειδοποίηση που εστάλη με ηλεκτρονικό μήνυμα από το TRACES. Ενδέχεται, μάλιστα, κάποιος από τους συναδέλφους σας της αρμόδιας αρχής να έχει, στο μεταξύ, ήδη διαγράψει το επίσημο έγγραφο εισόδου. V.4. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης GEN 002... (unexpected failure alert) Μπορείτε να κάνετε μια αναφορά του προβλήματος που συναντήσατε με το TRACES στο έντυπο που περιλαμβάνεται στο TRACES Toolkit. 119 Παρακαλείστε να το στείλετε στην ομάδα TRACES στο sanco-traces@ec.europa.eu προσθέτοντας την αρμόδια αρχή σε κοινοποίηση στο μήνυμά σας. 120 118 π.χ. INTRA ενώ είστε χρήστης TRACES συνδεδεμένες με έναν ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ. 119 TRACES Toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 120 Έντυπο για την αναφορά του προβλήματος περιλαμβάνεται στο TRACES Toolkit. 96 / 99

VI. Περισσότερες πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας Σας παροτρύνουμε να έρθετε σε επαφή, ως οικονομικός φορέας του TRACES, με την αρμόδια αρχή σας, η οποία θα απαντήσει στις ερωτήσεις σας ή θα σας κατευθύνει στις οικείες αρμόδιες αρχές που είναι επιφορτισμένες με τα ζητήματα αυτά. Επίσης βρίσκονται στη διάθεσή σας: Η ομάδα TRACES, για ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία του TRACES ως διαδικτυακού συστήματος: το TRACES Toolkit, το οποίο περιλαμβάνει μια ενότητα σχετικά με «το σχέδιο έκτακτης ανάγκης» 121 και «την αναφορά προβλημάτων» 122 TRACES presentations 123 «Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου»: sanco-traces@ec.europa.eu 124 Τηλ.: +32 2297 63 50 Φαξ: +32 2299 43 14 Ο δικτυακός τόπος LMS 125 για ερωτήσεις σχετικά με τον επίσημο κατάλογο εγκαταστάσεων Ο δικτυακός τόπος RASFF 126, για ερωτήσεις σχετικά με το «Σύστημα ταχείας ειδοποίησης για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές» Η ηλεκτρονική βάση δεδομένων του τελωνειακού δασμολογίου (TARIC) 127 για ερωτήσεις σχετικά με τον κωδικό Συνδυασμένης Ονοματολογίας που χρησιμοποιούν οι ΣΣΕ Ο δικτυακός τόπος BTSF 128 για ερωτήσεις σχετικά με το πρόγραμμα «καλύτερη εκπαίδευση για ασφαλέστερα τρόφιμα» Ο δικτυακός τόπος EUROPHYT 129 για ερωτήσεις σχετικά με τα «φυτά και τα φυτικά προϊόντα» Η υπηρεσία στήριξης των εξαγωγών (EXPORT Helpdesk) 130 για ερωτήσεις σχετικά με τις απαιτήσεις και τα τέλη που επιβάλλονται για την πρόσβαση στην εσωτερική αγορά, τους εισαγωγικούς και τους τελωνειακούς δασμούς. 121 Σχέδιο έκτακτης ανάγκης: https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05. 122 Αναφορά προβλημάτων: υπό κατασκευή. 123 Παρουσιάσεις σχετικά με το TRACES: http://prezi.com/user/traces/. 124 Σας παρακαλούμε να συμπεριλάβετε την αρμοδια αρχή σας σε κοινοποίηση (CC), όταν επικοινωνείτε με ηλεκτρονικό μήνυμα με την ομάδα TRACES. 125 Δικτυακός τόπος LMS: http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_en.htm. 126 Δικτυακός τόπος RASFF: http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm. 127 TARIC: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm. 128 Δικτυακός τόπος BTSF: http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english. 129 Δικτυακός τόπος EUROPHYT: http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm. 130 Υπηρεσία στήριξης των εξαγωγών: http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html. 97 / 99