2 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ 2.1 Βασικοί Ορισµοί ιοίκηση έργου είναι η διαδικασία (process) του σχεδιασµού και της διοίκησης εργασιών και αποθεµάτων, και της επικοινωνίας µεταξύ προόδου και αποτελεσµάτων. Η διοίκηση έργου αποτελείται από τις ακόλουθες συνιστώσες:. Το σχεδιασµό των λεπτοµερειών (πριν το έργο) [ ηµιουργία]. Την παρακολούθηση και διοίκηση της προόδου [ ιοίκηση]. Την προετοιµασία αναφορών (εκθέσεων) για πελάτες, προσωπικό και διοίκηση [Επικοινωνία] Η διοίκηση ενός έργου απαιτεί το συντονισµό:. Χρόνου. Εργασιών. Εξοπλισµού. Ανθρώπινου υναµικού. Χρηµάτων Συνεπώς, µπορεί να δοθεί ο ακόλουθος ορισµός: Έργο καλείται κάθε ανθρώπινη προσπάθεια που η υλοποίησή της προϋποθέτει την εκτέλεση ενός συνόλου επί µέρους εργασιών.
2.2 Βασικά χαρακτηριστικά έργου Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός έργου είναι τα εξής:. Το έργο είναι πεπερασµένο (έχει αρχή και τέλος). Το έργο παρουσιάζει κάποια πολυπλοκότητα ώστε να απαιτείται εφαρµογή µεθόδων διοίκησης και προγραµµατισµού. Το έργο µπορεί να περιγραφεί και να προσδιορισθούν τα όριά του σε σχέση µε το περιβάλλον του, οι στόχοι του, και ο αντικειµενικός του σκοπός. Το έργο είναι µοναδικό, µη επαναλαµβανόµενο 2.3 ηµιουργία του Έργου Η δηµιουργία του έργου αποτελείται από τα ακόλουθα βήµατα:. Προσδιορισµός στόχων και εργασιών ιαχωρισµός έργου σε φάσεις και υποδιαίρεση φάσεων σε εργασίες Εκτίµηση χρονικής διάρκειας κάθε εργασίας. Προσδιορισµός της ακολουθίας των εργασιών Απόφαση για το ποιες εργασίες πρέπει να εκτελεσθούν από τρίτους Απόφαση για το ποιες εργασίες µπορούν να εκτελεσθούν ταυτόχρονα Προσδιορισµός περιορισµών των εργασιών. Ανάθεση (κατανοµή) αποθεµάτων Απόφαση για το ποιός θα δουλέψει σε κάθε εργασία Απόφαση για το τι εξοπλισµός απαιτείται για κάθε εργασία
. Προσδιορισµός χρονοδιαγράµµατος (schedule) ηµιουργία χρονοδιαγράµµατος για εργάσιµες και αργίες. Επανεξέταση (review) του σχεδίου Επαλήθευση ακρίβειας και πληρότητας ιακίνηση σχεδίου για επανεξέταση, ανατροφοδότηση 2.4 ιοίκηση έργου Η διοίκηση του έργου, δηλαδή η επίβλεψη προόδου και η παρακολούθηση κόστους και αποθεµάτων, αποτελείται συνήθως από τα εξής βήµατα:. Παρακολούθηση (track) προόδου Σύγκριση τρέχοντος χρονοδιαγράµµατος µε το αρχικό Ταξινόµηση πληροφοριών για ανακάλυψη προβληµατικών περιοχών Προσαρµογή (adjustment) χρονοδιαγράµµατος εάν απαιτείται. Παρακολούθηση αποθεµάτων (για επιβεβαίωση αποτελεσµατικής χρήσης τους) Παρακολούθηση χρήσης αποθεµάτων Επίλυση συγκρούσεων (conflicts) αποθεµάτων µε προσλήψεις, αντικαταστάσεις ή ανακατανοµές Παρακολούθηση απόδοσης αποθεµάτων για να επιβεβαιωθεί ότι οι στόχοι επιτυγχάνονται. ιοίκηση πληροφοριών έργου Εισαγωγή και ενηµέρωση πληροφοριών για εργασίες και αποθέµατα όποτε υπάρχει ανάγκη
2.5 Επικοινωνία Αφορά την ενηµέρωση για την κατάσταση του έργου ώστε να διασφαλισθεί η επιτυχής διοίκηση. Αποτελείται από τα εξής βήµατα:. ηµιουργία εκθέσεων για πελάτες, διοίκηση, προσωπικό. ηµιουργία εκθέσεων για τις διάφορες απόψεις του έργου. ιακίνηση εκθέσεων για επανεξέταση (review), ανατροφοδότηση Κατά συνέπεια: Η πρόκληση της διοίκησης έργων είναι να διατηρηθεί το έργο στο σωστό δρόµο (on track) 2.6 Οργανωτικές / ιοικητικές Μορφές στα Έργα Στα έργα συνήθως παρατηρούνται οι εξής µορφές οργάνωσης/ διοίκησης: (1) Οργάνωση κατά Ειδικότητες: Στηρίζεται στην κατανοµή του προσωπικού σε τµήµατα ειδικοτήτων µε καθορισµένες υπευθυνότητες και αντικείµενα. Τα πλεονεκτήµατα αυτής της µορφής διοίκησης είναι ότι:. Οι εργασίες εκτελούνται από έµπειρους συνεργάτες. Υπάρχει δυνατότητα βέλτιστης κατανοµής των συνεργατών σύµφωνα µε τις ανάγκες των έργων. Επιτυγχάνεται ικανοποιητική εξειδίκευση του προσωπικού Αντιστοίχως, τα µειονεκτήµατα αυτής της οργανωτικής µορφής είναι ότι:. Το βάρος της διοίκησης και συντονισµού των έργων το επωµίζεται η διεύθυνση Έργων
. Οι δραστηριότητες και οι υποχρεώσεις κάθε τµήµατος ή συνεργάτη πρέπει να καθορίζονται µε ακρίβεια. Η εξειδίκευση των συνεργατών οδηγεί σε δυσχέρειες προσαρµογής σε νέες συνθήκες. Το συναίσθηµα της υπευθυνότητας είναι µειωµένο (2) Οργάνωση κατά Οµάδες Έργων: Κάθε έργο έχει τη δική του διεύθυνση που είναι υπεύθυνη για όλες τις επί µέρους εργασίες που συνθέτουν το έργο. Τα πλεονεκτήµατα αυτής της µορφής διοίκησης είναι ότι:. Υπάρχει υπεύθυνος για κάθε έργο. Η προσφορά των συνεργατών που συµµετέχουν σε κάθε έργο είναι εύκολο να εκτιµηθεί. Οι συνεργάτες ασχολούνται µε ένα µόνο έργο έτσι ώστε παρουσιάζουν αυξηµένη αποδοτικότητα και υπευθυνότητα Αντιστοίχως, τα µειονεκτήµατα αυτής της οργανωτικής µορφής είναι ότι:. εν επιτυγχάνεται ικανοποιητική εξειδίκευση του προσωπικού. Οδηγεί σε υποαπασχόληση των µέσων παραγωγής. Γίνεται δυσχερής η τήρηση του προγραµµατισµού από τη Γ. ιεύθυνση. Αλλαγές διευθυντών προκαλούν ανωµαλίες στην εξέλιξη των έργων (3) Οργάνωση Μορφής Μήτρας: Αποτελεί συνδυασµό των δύο προηγουµένων µεθόδων οργάνωσης. Υπάρχουν ανεξάρτητες µεταξύ τους διευθύνσεις για κάθε έργο που απευθύνονται στη Γ. ιεύθυνση. Οι διευθύνσεις έργων έχουν κατακόρυφη ευθύνη, ενώ οριζόντια ευθύνη έχουν οι διευθυντές των τµηµάτων ειδικοτήτων.
Το βασικό πλεονέκτηµα αυτής της µορφής διοίκησης είναι:. Ο αυξηµένος συντελεστής αξιοποίησης του τεχνικού προσωπικού και οι δυνατότητες εξειδίκευσής του και αξιοκρατικής προώθησής του στην ιεραρχία. Αντιστοίχως, το πρωταρχικό µειονέκτηµα αυτής της οργανωτικής µορφής είναι:. Οι τριβές που παρατηρούνται κατά τη συνεργασία µεταξύ διευθυντών έργων και διευθυντών ή προϊσταµένων των διαφόρων τµηµάτων. 2.7 ιοικητική Πυραµίδα / ιάδοση των Πληροφοριών Οι πληροφορίες που στέλνονται από τη ιεύθυνση προς τα κατώτερα κλιµάκια της ιεραρχίας καλούνται εντολές ή παραγγελίες και αναπτύσσονται, ενώ οι πληροφορίες που προέρχονται από τα κατώτερα κλιµάκια και οδεύουν προς τα ανώτερα καλούνται αναφορές ή εκθέσεις, και συµπυκνούνται. Οι κατερχόµενες πληροφορίες διακρίνονται σε:. Υποχρεωτικές: Έχουν σχέση µε το έργο, τις αρµοδιότητες, το σύστηµα οργάνωσης και διοίκησης, και τα στοιχεία εξέλιξης του έργου.. Ενηµέρωσης: Αφορούν στην πρόοδο του έργου, αλλαγές προγραµµάτων, αναπροσαρµογές των συντελεστών παραγωγής, και δυσχέρειες.. Προαιρετικές: Αφορούν στην εξέλιξη, επέκταση, και µελλοντικές προοπτικές της επιχείρησης, αίτια αλλαγής των προγραµµάτων εργασιών, κλπ. Οι ανερχόµενες πληροφορίες περιέχουν:. Στοιχεία για την παραγωγή και την απασχόληση των µέσων παραγωγής, για υλικά, βελτιώσεις και έλεγχο ποιότητας, για χρήµατα, αίτια ανωµαλιών και αποκλίσεων από το χρονοδιάγραµµα, για λανθασµένες αποφάσεις, και για το γενικό κλίµα.
Οι οριζόντιες πληροφορίες τέλος, διακινούνται µεταξύ συνεργατών ίσης ιεραρχίας και συνιστούν βασική προϋπόθεση για µία επιτυχηµένη οµαδική εργασία. Συνήθως πρόκειται για επείγουσες πληροφορίες που διακινούνται χωρίς να ακολουθείται η ιεραρχική διαδικασία. Το Σχήµα 2-1 απεικονίζει τη µετάδοση πληροφοριών στη διοικητική πυραµίδα. Ανάπτυξη Γενική ιεύθυνση Συµπύκνωση ιευθύνσεις Τµηµάτων Έργων Τµήµατα Επεξεργασίας-Παραγωγής Οριζόντιες Πληροφορίες Οµάδες Εφαρµογής Σχήµα 2 1: Μετάδοση πληροφοριών στη διοικητική πυραµίδα