ιορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες

HTML
DOWNLOAD

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ιορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες"

Ἀπφία Βηθανία Αβραμίδης
8 χρόνια πριν
Προβολές:

1 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 7 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ05

2 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 2 από 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ηµεροµηνία Περιγραφή Παράγραφοι Τελική Έκδοση Όλες Συντάχθηκε: Ηµεροµηνία: Τα έγγραφα του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας που δεν φέρουν την ένδειξη «ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ» δεν υπόκεινται σε αναθεωρήσεις. Για το λόγο αυτό, ενδέχεται να περιέχουν παρωχηµένες ή ανακριβείς πληροφορίες και η χρήση τους πρέπει να γίνεται µε προσοχή. Εγκρίθηκε: Ηµεροµηνία:

3 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 3 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγραφεί ο τρόπος µε τον οποίο το ΤΕΙ Αθήνας αντιµετωπίζει, συστηµατικά, τις περιπτώσεις µη συµµόρφωσης και προχωρεί σε ενέργειες, ώστε να διορθωθούν τα υφιστάµενα προβλήµατα, να αποφευχθεί η επανάληψή τους στο µέλλον και να προληφθούν δυνητικά προβλήµατα. 1.2 Υπεύθυνοι για την τήρηση της παρούσας είναι όλοι οι εργαζόµενοι Ιδρύµατος, οι οποίοι καλούνται να προτείνουν την εφαρµογή διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, σε προβλήµατα ποιότητας που άπτονται των καθηκόντων τους και των αρµοδιοτήτων τους. Την ευθύνη υλοποίησης των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών φέρουν οι Προϊστάµενοι των εµπλεκόµενων οργανωτικών µονάδων και ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ και Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Μη Συµµόρφωση Κάθε απόκλιση από το Εγχειρίδιο, τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, καθώς και από το διεθνές πρότυπο ISO 9001:2008 και το κείµενο νοµοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Εντοπισµός, καταγραφή και γνωστοποίηση µη συµµόρφωσης Κάθε απόκλιση από τα προδιαγεγραµµένα ποιοτικά χαρακτηριστικά των υπηρεσιών, για την οποία η διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια δεν είναι άµεση, απλή, προφανής και γνωστή σε όλο το αρµόδιο προσωπικό καταγράφεται στο Τµήµα Α του εντύπου ΕΝ05-1, «Αναφορά Μη Συµµόρφωσης».

4 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 4 από ιορθωτικές και προληπτικές ενέργειες µπορεί να χρειασθούν για την αντιµετώπιση κάθε ανεπιθύµητης εσωτερικής κατάστασης ή για τη διευθέτηση εξωτερικών ζητηµάτων (υποδείξεις των αρµόδιου Υπουργείου κ.λπ.) Υπεύθυνος για την καταγραφή και γνωστοποίηση του υφιστάµενου ή δυνητικού προβλήµατος είναι κάθε εργαζόµενος του ΤΕΙ Αθήνας. Το πρόβληµα γνωστοποιείται στο Προϊστάµενο της καθ ύλην αρµόδιας οργανωτικής µονάδας, µε κοινοποίηση αναφοράς µη συµµόρφωσης (ΕΝ05-1) Ο Προϊστάµενος της οργανωτικής µονάδας έχει την ευθύνη για την περαιτέρω προώθηση της αίτησης. Σε περίπτωση απουσίας του, το σχετικό έντυπο κοινοποιείται απ ευθείας στον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας αποδίδει αύξοντα αριθµό στην αίτηση, ενηµερώνοντας, παράλληλα, τον Πρόεδρο του Ιδρύµατος ή τον Εκπρόσωπο της ιοίκησης ο οποίος έχει ορισθεί για το σκοπό αυτό, αν τούτο κριθεί σκόπιµο, λόγω της σοβαρότητας της µη συµµόρφωσης. 4.2 Καθορισµός διορθωτικών και/ή προληπτικών ενεργειών Ο Προϊστάµενος της καθ ύλην αρµόδιας οργανωτικής µονάδας, σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας και µε τη συνδροµή οποιουδήποτε άλλου θα µπορούσε, κατά την κρίση τους, να βοηθήσει, αναλύουν και διερευνούν το πρόβληµα, ώστε να ευρεθεί η αιτία του (όπου είναι δυνατό) και να επιλεγεί η κατάλληλη διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια Η προς εφαρµογή διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια, η ηµεροµηνία και ο αρµόδιος υλοποίησής της καταγράφονται στο Τµήµα Β του εντύπου ΕΝ05-1. Το σχετικό έντυπο υπογράφεται από τον Προϊστάµενο της εµπλεκόµενης οργανωτικής µονάδας, τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας και, εάν απαιτείται, λόγω της σοβαρότητας της µη συµµόρφωσης, από τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ή τον Εκπρόσωπο της ιοίκησης, ο οποίος έχει ορισθεί για το σκοπό αυτό.

5 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 5 από Ο Προϊστάµενος της εµπλεκόµενης οργανωτικής µονάδας µεριµνά για την υλοποίηση της διορθωτικής και/ή προληπτικής ενέργειας, ενώ ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας παρακολουθεί την εφαρµογή της, για να διαπιστώσει την πληρότητα και την αποτελεσµατικότητα της, την τήρηση του χρονοδιαγράµµατος κλπ Το πρόβληµα θεωρείται ότι αποκαταστάθηκε όταν η υλοποίηση των προληπτικών και/ή διορθωτικών ενεργειών έχει ολοκληρωθεί, η εφαρµογή τους έχει αποδειχθεί επιτυχής, στην πράξη, και έχουν καθοριστεί οι τυχόν µελλοντικές ενέργειες παρακολούθησης Στην περίπτωση αυτή, ο Προϊστάµενος της εµπλεκόµενης οργανωτικής µονάδας, ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας και, εφόσον απαιτείται, ο Εκπρόσωπος της ιοίκησης υπογράφουν το Τµήµα Γ του εντύπου ΕΝ05-1 και το έντυπο «κλείνει» Σε αντίθετη περίπτωση, συµπληρώνεται νέα αναφορά µη συµµόρφωσης, ΕΝ05-1, σύµφωνα µε τα ανωτέρω. 4.3 Προτάσεις βελτίωσης Εκτός των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, το ΤΕΙ Αθήνας ενθαρρύνει τους εργαζόµενους, αλλά και τους σπουδαστές του Ιδρύµατος να κάνουν προτάσεις για τη βελτίωση κάθε δραστηριότητας, ανεξάρτητα αν αυτή αφορά την παραγωγικότητα ή την ποιότητα Τα βήµατα για την αξιοποίηση των προτάσεων για βελτίωση σηµειώνονται στο έντυπο ΕΝ05-2. Πρόταση για βελτίωση µπορεί να προέλθει και από παρατήρηση του φορέα πιστοποίησης, του αρµόδιου Υπουργείου ή άλλου εξωτερικού φορέα Ο ενδιαφερόµενος καταγράφει την πρόταση στο σχετικό πεδίο του εντύπου, το οποίο στη συνέχεια προωθείται στον αρµόδιο Προϊστάµενο και κοινοποιείται στον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας, ώστε να προχωρήσουν στην αξιολόγηση της πρότασης και στη θέση σε εφαρµογή των κατάλληλων ενεργειών για την υλοποίησή της. Σε περίπτωση

6 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 6 από 7 που το θέµα της πρότασης είναι κρίσιµης σηµασίας και κριθεί απαραίτητο από τον αρµόδιο Προϊστάµενο και τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας, το συµπληρωµένο έντυπο κοινοποιείται στον Πρόεδρο του ΤΕΙ Αθήνας για περαιτέρω αξιολόγηση Για να είναι δυνατή η υποβολή προτάσεων βελτίωσης από τους σπουδαστές, τα έντυπα ΕΝ05-2 βρίσκονται σε εµφανή σηµεία στις Γραµµατείες των Τµηµάτων του ΤΕΙ Αθήνας, τα οποία εφαρµόζουν το Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας. Στην περίπτωση κατά την οποία σπουδαστής υποβάλει πρόταση βελτίωσης, αυτή προωθείται, µε ευθύνη του Προϊσταµένου της Γραµµατείας στον Προϊστάµενο του Τµήµατος και στον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας. 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Η εφαρµογή της παρούσας διαδικασίας τεκµηριώνεται µε τη χρήση των εντύπων ΕΝ05-1 και ΕΝ05-2. Οι ολοκληρωµένες αναφορές µη συµµόρφωσης και οι προτάσεις βελτίωσης, τηρούνται από τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας. 5.2 Ο χρόνος και ο τόπος τήρησης των σχετικών αρχείων, καθορίζεται στη διαδικασία Λ 02, «Έλεγχος Αρχείων». 5.3 Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας ενηµερώνει τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ή τον αρµόδιο Εκπρόσωπο της ιοίκησης για την ανάγκη εφαρµογής διορθωτικών και/ή προληπτικών ενεργειών ή υλοποίησης των προτάσεων βελτίωσης, καθώς και για τα αποτελέσµατα της εφαρµογής τους, όποτε κρίνεται αναγκαίο και οπωσδήποτε στη διάρκεια της τακτικής ανασκόπησης του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας από τη ιοίκηση (βλ. Ρ07 «Ανασκόπηση από τη ιοίκηση»). 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ05-1, «Αναφορά Μη Συµµόρφωσης» 6.2 ΕΝ05-2, «Πρόταση Βελτίωσης» 7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ

7 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 7 από Υπεύθυνοι για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι όλοι οι εργαζόµενοι που διαπιστώνουν ή τεκµαίρουν αποκλίσεις από τις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις. 7.2 Οι κατάλληλες, σε κάθε περίπτωση, ενέργειες για την άρση των µη συµµορφώσεων καθορίζονται από τον Προϊστάµενο της εµπλεκόµενης οργανωτικής µονάδας, σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας. 7.3 Η υλοποίηση και η αποτελεσµατικότητα των ενεργειών για την άρση των µη συµµορφώσεων παρακολουθείται/αξιολογείται από τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας, µε τη συνδροµή των Προϊσταµένων των εµπλεκόµενων οργανωτικών µονάδων, υπηρεσιών και τµηµάτων σε περίπτωση που το θέµα το απαιτεί.

Σχετικά έγγραφα

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.04 Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.04 Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες Σελ. 1 / 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες 02 30.06.2011 Μετονομασία