Ενότητα 7 Εξωτερικός και Εσωτερικός Έλεγχος (Εξόδων)
Οργανικά Έξοδα κατ είδος Στην 6 η Οµάδα παρακολουθούνται κατά είδος τα έξοδα που αναφέρονται στην οµαλή εκµετάλλευση της χρήσης καθώς επίσης και οι ετήσιες επιβαρύνσεις για την διενέργεια αποσβέσεων και προβλέψεων που ενσωµατώνονται στο λειτουργικό κόστος. εν ανήκουν στην 6 η Οµάδα: Επενδύσεις ή τοποθετήσεις, τα εµφανίζονται στην 1 και 3 Οµάδα. οποία Ζηµιές και έξοδα εξαιρετικού χαρακτήρα, που ανήκουν στον 81. Ζηµιές και χρήσεων. Έξοδα προηγούµενων Προβλέψεις που δεν αφορούν άµεσα την εκµετάλλευση. Φόρο εισοδήµατος επί των αδιανεµήτων κερδών της χρήσης, που ανήκουν στον 88. 60. Αµοιβές και Έξοδα Προσωπικού 61. Αµοιβές και Έξοδα τρίτων 62. Παροχές τρίτων 63. Φόροι Τέλη 64. ιάφορα Έξοδα 65. Τόκοι και συναφή Έξοδα 66. Αποσβέσεις Πάγιων περιουσιακών στοιχείων ενσωµατωµένες στο λειτουργικό κόστος 67. Κενός. Συµπληρώνεται µόνο µε απόφαση του (Ε.Σ.Υ.Λ.) 68. Προβλέψεις Εκµεταλλεύσεως 69. Οργανικά Έξοδα κατ είδος Υποκαταστηµάτων ή άλλων Κέντρων 112
Οργανικά Έσοδα κατ είδος Στα οργανικά έσοδα καταχωρούνται: Έσοδα από πωλήσεις που συνιστούν το κύριο αντικείµενο εκµετάλλευσης της οικονοµικής µονάδας. Έσοδα από επιχορηγήσεις. Έσοδα από παρεπόµενες ασχολίες. Έσοδα κεφαλαίων (συµµετοχών, χρεογράφων και τόκων). Η αξία κόστους των ιδιοπαραγόµενων πάγιων στοιχείων και η αξία βελτίωσης των παγίων. Οι χρησιµοποιούµενες προβλέψεις για την κάλυψη των εξόδων εκµετάλλευσης. Στα οργανικά έσοδα δεν καταχωρούνται: Κονδύλια που δεν συνιστούν έσοδα. Έκτακτα και ανόργανα έσοδα και έκτακτα κέρδη. 70. Πωλήσεις Εµπορευµάτων 71. Πωλήσεις προϊόντων Έτοιµων και Ηµιτελών 72. Πωλήσεις λοιπών αποθεµάτων και Άχρηστου υλικού 73. Πωλήσεις Υπηρεσιών (έσοδα από παροχή υπηρεσιών) 74. Επιχορηγήσεις και ιάφορα Έσοδα Πωλήσεων 75. Έσοδα Παρεπόµενων Ασχολιών 76. Έσοδα Κεφαλαίου 77. Κενός. Συµπληρώνεται µόνο µε απόφαση του (Ε.Σ.Υ.Λ.) 78. Ιδιοπαραγωγή Παγίων και Χρησιµοποιούµενες Προβλέψεις Εκµεταλλεύσεως. 79. Οργανικά Έσοδα κατ είδος Υποκαταστηµάτων ή άλλων Κέντρων 113
Εσωτερικός Έλεγχος Εξόδων ( ιαδικασία) Εφαρµογή εγκεκριµένης διαδικασίας «απανών-εξόδων» από το ιοικητικό Συµβούλιο, Εξακρίβωση της συσχέτισης των «απανών-εξόδων» µε τα «Έσοδα» (οι δαπάνες πρέπει να αποβλέπουν στην πραγµατοποίηση εσόδων), Έλεγχος της ύπαρξης σχετικών εγκρίσεων για τις µισθοδοτικές καταστάσεις, Συµφωνία των κρατήσεων και των αποδοχών µε τις εργατικές διατάξεις και τους νόµους Σύγκριση των πραγµατικών «απανών-εξόδων» µε τα προϋπολογισθέντα. Σε συνδυασµό, σύγκριση των µηνιαίων «απανών» λειτουργίας µε τις αντίστοιχα περσινά δεδοµένα τόσο σε απόλυτα µεγέθη όσο και ποσοστά. ιερεύνηση αιτιών αποκλίσεων και τέλος Έλεγχος ορισµένων εξόδων, όπως µεταφορικά, διάφορα έξοδα, αποζηµιώσεις διευθυντικών στελεχών τα οποία χρήζουν ιδιαίτερου ελεγκτικού ενδιαφέροντος (έλεγχος σκοπιµότητας των δαπανών). 114
Εξωτερικός Έλεγχος Εξόδων Μελέτη και Αξιολόγηση ΣΕΕ Ουσιαστικοί Έλεγχοι Κατάρτιση πίνακα κινήσεως των λογαριασµών των «Οργανικών Εξόδων κατ είδος» και λογιστικές συµφωνίες (αναλ. Καθολικό - Γεν. Καθολικό - αντίστοιχα Ισοζύγια), Έλεγχος ότι οι λογαριασµοί των «Οργανικών Εξόδων κατ είδος» αφορούν τη συγκεκριµένη επιχείρηση και έχει γίνει σωστός διαχωρισµός των χρήσεων (ήτοι τα έξοδα είναι δεδουλευµένα), Έλεγχος της ακρίβειας των στοιχείων της µισθοδοσίας επί των οποίων έχουν υπολογιστεί οι ασφαλιστικές εισφορές και συµφωνία των ποσών µε τους αντίστοιχους λογαριασµούς. ιαχωρισµός των καταχωρηµένων ποσών των «Οργανικών Εξόδων κατ είδος» σε αξία και σε τόκους, Έλεγχος των στοιχείων όλων των υπόλοιπων «Οργανικών Εξόδων κατ είδος» και διασταύρωση αυτών µε τα πρωτότυπα δικαιολογητικά. 115
Εξωτερικός Έλεγχος Αµοιβές και Έξοδα Προσωπικού και Τρίτων Ο εξωτερικός ελεγκτής ελέγχει τις συµβάσεις και τους µισθούς των υπαλλήλων της ελεγχόµενης επιχείρησης και τις συγκρίνει µε τις συλλογικές συµβάσεις και τα κατώτατα όρια των µισθών που προβλέπονται. Εξετάζει τις µισθοδοτικές καταστάσεις, τα ποσά των οποίων πρέπει να συµφωνούν µε τα ποσά που έχουν καταχωρηθεί στους αντίστοιχους λογαριασµούς. Ελέγχει το βιβλίο των εργαζοµένων, το οποίο πρέπει να ενηµερώνεται έγκαιρα µε τους νεοπροσλαµβανόµενους. Επίσης, ελέγχει το βιβλίο αδειών, αν όλοι οι εργαζόµενοι παίρνουν τις άδειές τους κανονικά και ότι δεν υπάρχουν υπόλοιπα αδειών. ιαπιστώνεται αν υπάρχει έγκριση από τη ιοίκηση της εταιρείας για τις υπερωρίες και προβαίνει στον έλεγχο µε βάση τα στοιχεία παρουσίας. Ελέγχεται η διενέργεια πρόβλεψης προσωπικού λόγω εξόδου από την εταιρεία. Ελέγχονται οι εισφορές και κρατήσεις, όπως και οι κρατήσεις από προκαταβολές Ελέγχει αν οι µισθοδοτικές καταστάσεις έχουν τις υπογραφές των δικαιούχων, αν υπάρχουν απλήρωτα ποσά, καθώς και αν τα απλήρωτα αυτά ποσά εµφανίζονται λογιστικά. 116
Εξωτερικός Έλεγχος Παροχές Τρίτων και ιάφορα Έξοδα Ο εξωτερικός ελεγκτής ελέγχει τα έξοδα ΕΗ τηλεφώνων και ασφαλίστρων. Ελέγχει τα ποσά των καταβαλλοµένων ενοικίων, τα οποία πρέπει να συµφωνούν µε τα ποσά ενοικίων που αναγράφονται στα ιδιωτικά συµφωνητικά µίσθωσης. Επίσης, ελέγχει την τήρηση των µεταβατικών λογαριασµών, την καταχώρηση των µισθωµάτων leasing στους αντίστοιχους λογαριασµούς και την κατανοµή των δαπανών στα κέντρα κόστους. Ελέγχει την χρονική τακτοποίηση των δεδουλευµένων δαπανών και των δαπανών επόµενων χρήσεων. Ελέγχει την καταχώρηση των ζηµιών που προκύπτουν από την πώληση χρεογράφων και συσχετίζει τα φύλλα εργασίας των εξόδων και των φύλλων εργασίας πωλήσεων των χρεογράφων. Συγκρίνει τα έξοδα της χρήσης µε τα αντίστοιχα έξοδα της προηγούµενης χρήσης. Τέλος, ελέγχει αν έγινε σωστός χειρισµός των δαπανών που απορρίπτονται τις περισσότερες φορές από τον φορολογικό έλεγχο και αν έγινε σωστή κατανοµή των δαπανών στα κέντρα κόστους. 117
Εξωτερικός Έλεγχος Αποσβέσεις και Τόκοι Ο εξωτερικός ελεγκτής ελέγχει το λογισµό των αποσβέσεων και τη συµφωνία τους µε τα ποσά που έχουν καταχωρηθεί στον οικείο λογαριασµό, µε τις αποσβέσεις που έχουν υπολογισθεί στο µητρώο παγίων. Εξετάζει: αν χρησιµοποιήθηκαν οι προβλεπόµενοι συντελεστές, αν υπολογίσθηκαν αποσβέσεις για όλα τα πάγια και ότι δεν µεταβλήθηκαν οι συντελεστές απόσβεσης σε σχέση µε την προηγούµενη χρήση. Σε περίπτωση που εφαρµόσθηκαν άλλοι συντελεστές, ο ελεγκτής προβαίνει στον υπολογισµό του ποσού επηρεασµού των αποτελεσµάτων, το οποίο οφείλει να το αναφέρει στην έκθεσή του. Προβαίνει σε έλεγχο συµφωνίας των τόκων δανείων που λογιστικοποιήθηκαν, µε τα ποσά των τόκων που προκύπτουν από τον συγκεντρωτικό πίνακα δανείων. 118
Εσωτερικός Έλεγχος Πωλήσεων (Εισαγωγή) εν αρκεί να παράγεις ένα καλό προϊόν, θα πρέπει να βρεις και τον τρόπο να γίνει αυτό δεκτό από τους καταναλωτές. Ο έλεγχος των εσωτερικών ελεγκτών παρουσιάζει ξεχωριστό ενδιαφέρον, διότι µε τις λογιστικές παρεµβάσεις και τις διοικητικές εξετάσεις που κάνουν, µπορούν να εκτιµήσουν εάν µε τα µέσα που υπάρχουν θα επιτευχθούν τα αναµενόµενα αποτελέσµατα. Έλεγχος της διεύθυνσης των πωλήσεων Ανάλυση των εξόδων διανοµής Ο έλεγχος της πράξης των πωλήσεων Ο Προϋπολογιστικός έλεγχος των των πωλήσεων 119
Κανόνες Αποτελεσµατικού Εσωτερικού Ελέγχου Κατάρτιση πίνακα κινήσεως των λογαριασµών των «Οργανικών Εσόδων κατ είδος» και λογιστικές συµφωνίες (αναλ. Καθολικό - Γεν. Καθολικό - αντίστοιχα Ισοζύγια), Αντιπαραβολή, κατά διαστήµατα µε επιστολή επιβεβαίωσης τουλάχιστον των υπολοίπων των µεγάλων πελατών, ώστε να ερευνούνται τυχόν διαφορές και αποκλίσεις, Έλεγχος των ορίων πίστωσης στις κατηγορίες των πελατών, τόσο από πλευράς µεγέθους πιστώσεως όσο και από πλευράς χρόνου, ιαχωρισµός των καταχωρηµένων ποσών των «Πωλήσεων» σε αξία πωλήσεων και σε τόκους. 120
Εξωτερικός Έλεγχος Πωλήσεων Μελέτη και Αξιολόγηση ΣΕΕ Ουσιαστικοί Έλεγχοι Ελέγχει: Την έκδοση όλων των παραστατικών σύµφωνα µε τις διατάξεις του ΚΒΣ, τη συµφωνία των ποσοτήτων που αναφέρονται στα τιµολόγια µε τις αντίστοιχες των δελτίων αποστολής, το σωστό λογιστικό χειρισµό, την υπογραφή των παραστατικών από τους υπεύθυνους για την έκδοσή τους και την παραλαβή των αγαθών, τον καθορισµό των τιµών πώλησης σύµφωνα µε τον τιµοκατάλογο της εταιρείας εκτός εάν υπάρχουν ιδιαίτερες συµφωνίες, την γνωστοποίηση εγγράφως των παρεχόµενων εκπτώσεων λόγω τζίρου στην οικεία ΟΥ και την ύπαρξη συνεχούς αρίθµησης στα εκδιδόµενα στοιχεία. Τέλος, ελέγχει αν έχουν εκδοθεί και λογιστικοποιηθεί στο τέλος της χρήσης όλα τα παραστατικά των εκπτώσεων πωλήσεων που αφορούν την χρήση ή σε περίπτωση που δεν έχουν οριστικοποιηθεί, έχουν καταχωρηθεί στον µεταβατικό λογαριασµό παθητικού «εκπτώσεις επί πωλήσεων χρήσεως υπό διακανονισµό». 121
Εξωτερικός Έλεγχος Αλλά Έσοδα Εκµετάλλευσης Ο εξωτερικός ελεγκτής εξετάζει την ορθή λογιστικοποίηση των εσόδων και του ΦΠΑ των εσόδων. Ελέγχει, αν έχουν χρονικά τακτοποιηθεί τα έσοδα, σε έσοδα χρήσεως εισπρακτέα και σε έσοδα επόµενων χρήσεων. Εξετάζει τα έσοδα ενοικίων και διασταυρώνει τα ποσά τους µε τα συναφθέντα συµφωνητικά µίσθωσης. Ελέγχει την έκδοση των προβλεπόµενων τιµολογίων για την είσπραξη των εγκριθέντων επιχορηγήσεων. Ελέγχει τον λογαριασµό «εισπραττόµενα έξοδα αποστολής αγαθών», στον οποίο καταχωρούνται τα έξοδα αποστολής των πωληθέντων αγαθών που βαρύνουν τους πελάτες. 122