Οδηγίες υποβολής Ηλεκτρονικής Αίτησης για Συμμετοχή στην Προσκοπική Εκπαίδευση Εισαγωγή Το παρόν κείμενο έχει σκοπό να εξηγήσει με απλό τρόπο, τη χρήση του προγράμματος e-εκπαίδευση, από τον Αρχηγό Συστήματος ή τον Προϊστάμενο Έφορο (Τ.Ε., Π.Ε., Ε.Π.). Το πρόγραμμα e-εκπαίδευση δίνει στον Αρχηγό Συστήματος, διευκολύνοντας το έργο του, τις παρακάτω δυνατότητες : 1. Να καταχωρεί εύκολα και γρήγορα ηλεκτρονικές αιτήσεις για τη συμμετοχή των Ενήλικων Στελεχών και των Μελών Ε.Κ.Σ. του Συστήματος ή της Εφορείας του, σε εκπαιδεύσεις που οργανώνονται από την Εφορεία Εκπαίδευσης της Γενικής Εφορείας. 2. Να παρακολουθεί την πορεία εξέλιξης των παραπάνω ηλεκτρονικών αιτήσεων που έχει καταχωρήσει και να βλέπει εάν έχει εγκριθεί ή όχι η συμμετοχή του Ενήλικου Στελέχους στην Εκπαίδευση που έχει αιτηθεί τη συμμετοχή του. 3. Να αιτηθεί για ένα Ενήλικο Στέλεχος του Συστήματος ή της Εφορείας του τη συμμετοχή του στο Στάδιο ΙΙΙ Μελέτης & Εφαρμογής Προσκοπικού Προγράμματος της Εκπαίδευσης του Διακριτικού Δάσους. Πλέον όλες οι αιτήσεις για συμμετοχή στις Εκπαιδεύσεις που οργανώνονται από την Εφορεία Εκπαίδευσης της Γενικής Εφορείας θα καταχωρούνται ηλεκτρονικά μέσω του νέου συστήματος. Τρόπος Εισαγωγής στο e-εκπαίδευση Ο Αρχηγός Συστήματος ή ο προϊστάμενος Έφορος κάνει εισαγωγή στο e-σεπ, με τους κωδικούς του και βλέπει μεταξύ άλλων και την επιλογή Διαχείριση Εκπαιδεύσεων, η οποία έχει ενεργοποιηθεί.
Κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση Εκπαιδεύσεων, μπαίνει στο νέο σύστημα και βλέπει την παρακάτω οθόνη. Οι δυνατότητες που έχει είναι οι εξής : 1. Υποβολή Αίτησης για συμμετοχή σε Εκπαίδευση. Είναι το πρόγραμμα το οποίο βλέπει τις διαθέσιμες εκπαιδεύσεις και καταχωρείται μια αίτηση συμμετοχής για συγκεκριμένο Ενήλικο Στέλεχος 2. Κατάσταση Αιτήσεων. Είναι το πρόγραμμα το οποίο βλέπει την πορεία εξέλιξης της ηλεκτρονικής αίτησης που έχει καταχωρηθεί. 3. Αναφορές. (Δεν είναι ακόμα διαθέσιμο) 4. Αίτηση Θεμάτων Μελέτης Διακριτικού Δάσους (Δεν είναι ακόμα διαθέσιμο) Καταχώρηση Αίτησης για συμμετοχή σε Εκπαίδευση Προσοχή : Πριν την καταχώρηση της ηλεκτρονικής αίτησης είναι απαραίτητο να έχουν κατατεθεί ή πληρωθεί για το αιτούμενο Ενήλικο Στέλεχος, τα χρήματα της συμμετοχής του στο λογαριασμό της Τραπέζης που ορίζεται σε κάθε Εκπαίδευση ή στην Οικονομική Υπηρεσία του Σ.Ε.Π. Το αποδεικτικό της κατάθεσης ή η απόδειξη πληρωμής είναι απαραίτητο να το έχει μπροστά του ο Αρχηγός Συστήματος ή ο προϊστάμενος Έφορος, όταν πραγματοποιεί την καταχώρηση.
Για την καταχώρηση μια ηλεκτρονικής αίτησης ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα. Βήμα 1 Το Ενήλικο Στέλεχος ενημερώνεται από τον ιστότοπο του Σ.Ε.Π. www.sep.org.gr για το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΕΩΝ και τις Εκπαιδεύσεις που θα υλοποιηθούν και αποφασίζει σύμφωνα με τις ανάγκες των καθηκόντων που ασκεί τη συμμετοχή του σε μια από αυτές. Βήμα 2 Καταθέτει το ποσό της οικονομικής συμμετοχής του στο λογαριασμό που αναφέρεται για τη συγκεκριμένη Εκπαίδευση ή πληρώνει τη συμμετοχή του κατευθείαν στην Οικονομική Υπηρεσία του Σ.Ε.Π. Ενημερώνει με τα απαραίτητα στοιχεία της απόδειξης κατάθεσης ή της απόδειξης πληρωμής τον Αρχηγό Συστήματος ή τον προϊστάμενο Έφορο. Βήμα 3 Ο Αρχηγός Συστήματος μπαίνει στο e-σεπ και επιλέγει το πρόγραμμα Διαχείριση Εκπαιδεύσεων. Βήμα 4 Επιλέγει το πρόγραμμα «Υποβολή Αίτησης για συμμετοχή σε Εκπαίδευση». Βλέπει την παρακάτω οθόνη που δείχνει όλα τα μέλη του Συστήματος που μπορούν να συμμετάσχουν σε Εκπαιδεύσεις. Σε κάθε μέλος έχει δύο επιλογές. Την «Προβολή» και την «Αίτηση». Το κουμπί «Προβολή» εμφανίζει το Εκπαιδευτικό Μητρώο του συγκεκριμένου Ενήλικου Στελέχους. Το κουμπί «Αίτηση» το χρησιμοποιεί για να προχωρήσει τη διαδικασία και να καταχωρήσει μια ηλεκτρονική αίτηση. Το πρόγραμμα ελέγχει τις προαπαιτούμενες Εκπαιδεύσεις και δεν επιτρέπει την καταχώρηση αίτησης σε Εκπαίδευση εάν δεν έχει καταχωρηθεί η προαπαιτούμενη επιτυχής παρακολούθηση Εκπαίδευσης σύμφωνα με τους Κανονισμούς του Σ.Ε.Π. π.χ. Δεν μπορεί κάποιος να καταχωρήσει αίτηση για Βασική Εκπαίδευση εάν δεν έχει περάσει την Αρχική.
ΠΡΟΣΟΧΗ : Επειδή το σύστημα είναι καινούργιο υπάρχει περίπτωση τα Εκπαιδευτικά Μητρώα των Ενηλίκων Στελεχών να μην είναι σωστά συμπληρωμένα. Δηλαδή κάποιος να έχει περάσει Αρχική Εκπαίδευση και στην «Προβολή» να μην εμφανίζεται. Σε αυτές τις περιπτώσεις ο Αρχηγός Συστήματος πρέπει να ενημερώσει την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. με email για το ποιά Εκπαίδευση έχει περάσει ο Εκπαιδευόμενος για να καταχωρηθεί. Βήμα 5 Κάνοντας ο Αρχηγός Συστήματος ή ο προϊστάμενος Έφορος κλικ στο κουμπί «Αίτηση» βλέπει την παρακάτω οθόνη. Η οθόνη παρουσιάζει όλες τις Εκπαιδεύσεις ανά Κλάδο/Ειδικότητα /είδος και επιλέγεται αυτή που ενδιαφέρει το Ενήλικο Στέλεχος. Σε κάθε Εκπαίδευση υπάρχουν δύο κουμπιά, το «Προβολή» και το «Αίτηση». Το κουμπί «Προβολή» εμφανίζει επιπλέον λεπτομέρειες για τη συγκεκριμένη Εκπαίδευση όπως : τον Αρχηγό, Ημερομηνίες, Κόστος Συμμετοχής, Τόπος κ.λπ. Το κουμπί «Αίτηση» είναι αυτό που θα πατήσει για την οριστική καταχώρηση της ηλεκτρονικής αίτησης. Βήμα 6 Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αίτηση» εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. Σε αυτή την οθόνη συμπληρώνονται τα πεδία Τρόπος Πληρωμής, Αρ. Κατάθεσης ή Απόδειξης και Ημερομηνία Κατάθεσης ή Απόδειξης. Μόλις συμπληρωθούν τα παραπάνω πεδία κάνει κλικ στο κουμπί «Υποβολή» και η αίτηση καταχωρείται στο σύστημα και ολοκληρώνεται η διαδικασία. ΠΡΟΣΟΧΗ : Δυνατότητα ακύρωσης ηλεκτρονικής αίτησης δεν υφίσταται. Σε περίπτωση επιθυμίας ακύρωσης μιας αίτησης απαιτείται επικοινωνία με την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε.
Κατάσταση Αιτήσεων Το πρόγραμμα δίνει τη δυνατότητα στον Αρχηγό Συστήματος ή τον προϊστάμενο Έφορο να βλέπει τις ηλεκτρονικές αιτήσεις που έχει καταχωρήσει και να παρακολουθεί την πορεία τους. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, τα δε στάδια εξέλιξης της πορείας μιας αίτησης είναι τα εξής : Σε αναμονή : Σημαίνει ότι έχει γίνει επιτυχώς η καταχώρηση της ηλεκτρονικής αίτησης και θα εγκριθεί η συμμετοχή του Εκπαιδευόμενου όταν ελεγχθούν τα στοιχεία της αίτησης. Εγκεκριμένη : Σημαίνει ότι ελέγχθηκαν τα στοιχεία της αίτησης και ο Εκπαιδευόμενος έχει προγραμματιστεί ότι θα συμμετάσχει στη συγκεκριμένη Εκπαίδευση. Αρνηθείσα : Σημαίνει ότι ελέγχθηκαν τα στοιχεία της αίτησης και απορρίφθηκε η συμμετοχή του Εκπαιδευόμενου στην Εκπαίδευση. Στο πεδίο «Σχόλια» υπάρχει ο λόγος της απόρριψης. Μηνύματα Τα μηνύματα που συνήθως εμφανίζονται κατά τη χρήση της εφαρμογής είναι τα παρακάτω: 1. Εμφανίζεται όταν καταχωρηθεί επιτυχώς μια ηλεκτρονική αίτηση 2. Εμφανίζεται όταν κάποιος επιλέγει να παρακολουθήσει μια Εκπαίδευση χωρίς να έχει παρακολουθήσει την προαπαιτούμενη Εκπαίδευση που ορίζει ο Κανονισμός Εκπαίδευσης & Ανάπτυξης Βαθμοφόρων ΣΕΠ.
ΣΗΜΕΙΑ ΠΡΟΣΟΧΗΣ Όπως γίνεται αντιληπτό δεν θα καταχωρούνται πληροφοριακά στοιχεία για τον Εκπαιδευόμενο πλέον, δηλαδή τηλέφωνο, διεύθυνση, ονοματεπώνυμο, email κ.λπ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ στο μητρώο του κάθε Μέλους στο e-σεπ να είναι καταχωρημένα όλα τα στοιχεία του Εκπαιδευόμενου και ΚΥΡΙΩΣ το e-mail και το τηλέφωνο επικοινωνίας. Ο Αρχηγός της Εκπαίδευσης θα επικοινωνεί με τον Εκπαιδευόμενο, σύμφωνα με τα στοιχεία που υπάρχουν στο μητρώο. Σε κάθε Εκπαίδευση υπάρχει η ημερομηνία λήξης υποβολής αιτήσεων. Εάν κάποιος επιθυμεί να συμμετάσχει σε μια Εκπαίδευση πρέπει η ηλεκτρονική αίτηση του να καταχωρηθεί πριν περάσει η συγκεκριμένη ημερομηνία. Όταν περάσει η ημερομηνία τότε η Εκπαίδευση φεύγει από τις διαθέσιμες για επιλογή. ΣΥΝΕΠΩΣ πρέπει να δοθεί μεγάλη προσοχή στο χρόνο καταχώρησης την αίτησης. Εάν δεν έχει απογραφεί το Ενήλικο Στέλεχος δεν επιτρέπει το σύστημα τη συμμετοχή του σε Εκπαίδευση. Εάν δεν έχει την κατάλληλη ηλικία δεν επιτρέπει τη συμμετοχή του στην Εκπαίδευση. Η Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. ΔΕΝ ΘΑ ΠΑΡΑΛΑΜΒΑΝΕΙ ΠΛΕΟΝ ΕΝΤΥΠΕΣ ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΕ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΕΙΣ. Καλό είναι με την έναρξη της Εφαρμογής e - Εκπαίδευση οι Αρχηγοί Συστήματος ή οι Προϊστάμενοι Έφοροι να επιβεβαιώσουν το Εκπαιδευτικό Μητρώο κάθε Ενήλικου Στελέχους του Συστήματος ή της Εφορείας τους και εάν διαπιστώσουν ελλείψεις να ενημερώσουν την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. με email για να συμπληρωθεί. Στο email θα πρέπει να αναφέρονται τα παρακάτω στοιχεία : Το Ονοματεπώνυμο του Ενήλικου Στελέχους Ο Αριθμός Μητρώου Ο αριθμός της Εκπαίδευσης που έχει παρακολουθήσει επιτυχώς Το είδος της Εκπαίδευσης Ο Αρχηγός της Εκπαίδευσης Ο Αριθμός πτυχίου ή βεβαιωτικού Η ημερομηνία πραγματοποίησης της Εκπαίδευσης
ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΦΟΡΕΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ Γ.Ε. Για θέματα που θα αναφύονται στα πρώτα στάδια υλοποίησης της εφαρμογής e Εκπαίδευση θα μπορείτε να επικοινωνείτε με τη Γραμματεία Εφορείας Εκπαίδευσης Γ.Ε. κα Ματίνα Κεράνη τηλ. 210 7243494-6936117146, e-mail: mkerani@sep.org.gr Οκτώβριος 2013 Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε.