Singularlogic Genesis Ενιαίο Οικονομικό Διαχειριστικό Σύστημα ΟΤΑ

Singularlogic Genesis Ενιαίο Οικονομικό Διαχειριστικό Σύστημα ΟΤΑ Το Singularlogic Genesis ως Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα των ΟΤΑ περιλαμβάνει ένα ενιαίο σύνολο Οικονομικών εφαρμογών, οι οποίες καλύπτουν πλήρως τις ανάγκες των Οργανισμών για την παρακολούθηση της Οικονομικής διαχείρισης και της Δημοτικής Περιουσίας. 1. Οικονομική Διαχείριση ΟΤΑ και Διαχείριση Ετήσιου Επιχειρησιακού Προγράμματος 1.1. Οικονομική Διαχείριση ΟΤΑ Περιγραφή Εφαρμογής Η εφαρμογή SingularLogic Genesis Οικονομική διαχείριση ΟΤΑ είναι πλήρως εναρμονισμένη με τις προδιαγραφές του Θεσμικού Πλαισίου σε ότι αφορά το Ενιαίο Οικονομικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ. Η εφαρμογή αποτελείται από τα ακόλουθα βασικά δομικά υποσυστήματα: Λογιστική: Προϋπολογισμός, Διαχείριση Εξόδων & Εσόδων (απλογραφικό) Γενική Λογιστική (διπλογραφικό) Αναλυτική Λογιστική Διαχείριση Παγίων Διαχείριση Αποθήκης Διαχείριση Έργων. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Διαχείριση Προϋπολογισμού Διαχείριση Λογιστικού Σχεδίου των ΟΤΑ με δυνατότητα σύνδεσης κωδικών με τη λογική των επιπέδων (πρωτοβάθμιος, δευτεροβάθμιος κ.λπ.). Διατίθεται από την εφαρμογή, έτοιμο λογιστικό σχέδιο με δυνατότητα μεταφοράς του από έτος σε έτος. 1

Διαχείριση κατάρτισης προϋπολογισμού για τα έσοδα και τα έξοδα. Έλεγχος ασυμφωνίας εσόδων και εξόδων (έλεγχος αποθεματικού ή ελλείμματος). Δυνατότητα καταχώρησης των πράξεων έγκρισης και εισηγήσεων, για κάθε κωδικό χωριστά. Δυνατότητα πολλαπλών αναμορφώσεων του μεταφορά των ποσών από το αποθεματικό. προϋπολογισμού με αυτόματη Διαχείριση πηγών χρηματοδότησης και συσχέτισής τους με κωδικούς εσόδων και εξόδων. Παρακολούθηση οικονομικής πορείας χρηματοδότησης. Παρακολούθηση οικονομικής πορείας των έργων. Διαχείριση και συσχέτιση ειδικών λογαριασμών (ταμειακές κατηγορίες) με κωδικούς του προϋπολογισμού. Παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών των ειδικών λογαριασμών αναλυτικά και συγκεντρωτικά. Δυνατότητα προβολής των οικονομικών μεγεθών ανά πάσα χρονική στιγμή. Δυνατότητα προβολών των οικονομικών στοιχείων των κωδικών προϋπολογισμού συγκεντρωτικά, αναλυτικά και σε συνδυασμό με ειδικούς λογαριασμούς και πηγές χρηματοδότησης. Συνολική προβολή για όλο το έτος ή και ανά μήνα. Διαχείριση συναλλασσομένων: Όλοι οι συναλλασσόμενοι της οικονομικής και ταμειακής διαχείρισης αντιμετωπίζονται ενιαία. Στην εγγραφή υπάρχει διαδικασία χαρακτηρισμού του καθενός ως χρεώστη ή/και ως προμηθευτή ή/και ως υπαλλήλου κ.λπ. Έτσι αποφεύγεται η διπλή καταχώρηση κάποιου ελέγχοντας ταυτόχρονα τον αριθμό δελτίου ταυτότητας και τον αριθμό φορολογικού μητρώου. Λειτουργίες Εσόδων On-line σύνδεση με υποσυστήματα εσόδων (Τ.Α.Π., ΚΟΚ, ύδρευση κ.λπ.) με συγκέντρωση όλων των χρεώσεων (βεβαιωμένων και οίκοθεν) στην οικονομική διαχείριση και αντιμετώπιση του χρεώστη ενιαία για την έκδοση δημοτικής ενημερότητας και καρτέλας χρεών. Δυνατότητα σύνταξης χρηματικών καταλόγων για κάθε είδος εσόδου συνολικά ή με δόσεις. Δυνατότητα έκδοσης βεβαιωτικών σημειωμάτων για τη διαχείριση των οίκοθεν εισπράξεων. Λειτουργίες Εξόδων Διαχείριση αποφάσεων Δημάρχου, Δημαρχιακής επιτροπής, Δημοτικού συμβουλίου και σύνδεση των αποφάσεων με εντάλματα. 2

Διαχείριση εκθέσεων αναλήψεως δαπάνης, με στάδιο έγκρισης και σύνδεση με εντάλματα. Διαχείριση παραστατικών δαπανών προμηθευτών, μισθοδοσίας δικαιούχων και σύνδεσή τους με τα εντάλματα πληρωμής. και λοιπών Διαχείριση χρηματικών ενταλμάτων με διαδικασία τυποποίησης, ώστε να είναι δυνατή η εύκολη και γρήγορη έκδοσή τους. Κάθε τύπος εντάλματος συνοδεύεται από την ομάδα κρατήσεων και την ομάδα δικαιολογητικών που τον αφορούν. Στις κρατήσεις γίνεται αυτόματος υπολογισμός των ποσών και στα δικαιολογητικά η σύνδεσή τους με έντυπα που εκτυπώνονται με επιλογή από το χρήστη. Η έκδοση ενταλμάτων ακολουθείται από αυστηρό ή προειδοποιητικό έλεγχο υπολοίπων προϋπολογισμού, ειδικών λογαριασμών και πηγών χρηματοδότησης. Λειτουργίες Ταμείου Η διαχείριση βεβαιώσεων χωρίζεται σε τέσσερις κατηγορίες, ανάλογα με την προέλευση του εσόδου. Έτσι, έχουμε τις βεβαιώσεις από εξωτερικές πηγές, τις βεβαιώσεις εσόδων παρελθόντων ετών (επαναβεβαιώσεις), τις βεβαιώσεις χρηματικών καταλόγων και τέλος τις βεβαιώσεις οίκοθεν εσόδων (βεβαιωτικά σημειώματα). Στη διαχείριση διπλοτύπων είσπραξης ελέγχεται ο χρήστης, ώστε να είναι εισπράκτορας (να έχει καταχωρηθεί στο αρχείο των εισπρακτόρων). Η είσπραξη γίνεται από χρηματικούς καταλόγους και από βεβαιωτικά σημειώματα. Κατά την είσπραξη από χρηματικούς καταλόγους, δίνεται η δυνατότητα μερικής είσπραξης πολλαπλώς και επί πλέον γίνεται διαχείριση των προσαυξήσεων με αναλυτική παρουσίαση της μεθόδου προσαύξησης. Επίσης, για έσοδα που προήλθαν από υποσυστήματα εσόδων (εξωτερικά προγράμματα) γίνεται ενημέρωσή τους με τα στοιχεία της είσπραξης. Δυνατότητα ταυτόχρονης βεβαίωσης και είσπραξης οίκοθεν εσόδων. Η διαδικασία υλοποιείται από τη διαχείριση των διπλοτύπων για τις περιπτώσεις που δεν έχει εισαχθεί στο σύστημα το αντίστοιχο βεβαιωτικό σημείωμα. Για κάθε δοσοληψία που περιλαμβάνει κάποιον κωδικό του προϋπολογισμού (εσόδων ή εξόδων) τηρείται και ο ανάλογος αθροιστής, ώστε να μπορεί ο χρήστης να ελέγχει τα υπόλοιπα. Η διαχείριση των γραμματίων είσπραξης ακολουθεί τη λογική των βεβαιώσεων για να υπάρχει πλήρης έλεγχος του υπολοίπου βεβαίωσης είσπραξης. Η πληρωμή των ενταλμάτων γίνεται συνολικά ή με δυνατότητα μερικής εξόφλησης και αναλογικό υπολογισμό των κρατήσεων στο μερικό ποσό που εξοφλείται. Κατά τη εξόφληση, ο ταμίας έχει στη διάθεσή του το ένταλμα στο οποίο μπορεί να μεταβάλει 3

τον ειδικό λογαριασμό και την κατάσταση των κρατήσεων ως προς τη απόδοσή τους (κρατήσεις αποδοτέες από τον ΟΤΑ ή όχι). Διπλογραφική Λογιστική Λειτουργίες Γενικής Λογιστικής. Λειτουργίες Αναλυτικής Λογιστικής. Διαχείριση Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων. Σύνδεση με το υποσύστημα της Απλογραφικής Λογιστικής είτε on-line είτε με διαδικασία batch. Πλήρης εναρμόνιση με το Π.Δ 315/99 και τον Κ.Β.Σ. Προμήθειες Αποθήκη Μητρώο Ειδών. Διαχείριση Αποθηκευτικών Χώρων. Βασικές κινήσεις αποθήκης (Αγορές, Εισαγωγές, Εξαγωγές, Ενδοδιακινήσεις κ.λπ.). Εκτυπώσεις (βιβλίο αποθήκης κ.ά.). Διαχείριση Έργων Τήρηση καρτέλας έργου με δυνατότητα καταχώρησης και παρακολούθησης των στοιχείων του έργου. Οικονομική παρακολούθηση και σύνδεση με τη Λογιστική. Δυνατότητα αναζητήσεων βάσει οποιουδήποτε χαρακτηριστικού του έργου (π.χ. κατηγορία, πηγή χρηματοδότησης, ανάδοχος κ.λπ.) ή και οποιουδήποτε συνδυασμού χαρακτηριστικών. Δυνατότητα εκτυπώσεων βάσει οποιουδήποτε χαρακτηριστικού του έργου ή και οποιουδήποτε συνδυασμού χαρακτηριστικών. Λοιπά Χαρακτηριστικά Λειτουργεί σύμφωνα με την τρέχουσα νομοθεσία. Έχει online επικοινωνία με την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου για αυτόματη λήψη αριθμού πρωτοκόλλου. Έχει online επικοινωνία με όλες τις εφαρμογές διαχείρισης ειδικών εσόδων της SingularLogic από τις οποίες ενημερώνεται. Όλες οι φόρμες διαχείρισης έχουν τη δυνατότητα να δεχθούν κριτήρια αναζήτησης σε πολλαπλά επίπεδα και με την εφαρμογή τους να εμφανίζονται στο χρήστη οι εγγραφές που τα ικανοποιούν. Επίσης, υπάρχει δυνατότητα ταξινόμησης των 4

εγγραφών με οποιοδήποτε πεδίο της φόρμας και σε οποιαδήποτε σειρά αύξουσα ή φθίνουσα. Προσαρμόζεται εύκολα στις ιδιαιτερότητες κάθε ΟΤΑ, με έξυπνο σύστημα παραμετροποίησης και διευκολύνει την καταχώρηση με πίνακες παραμετρικών στοιχείων, οι οποίοι προσαρμόζονται από τον χρήστη. Τηρεί και διαχειρίζεται ιστορικό μεταβολών, όπου καταχωρούνται οι μεταβολές που επιφέρει ο κάθε χρήστης. 1.2. Διαχείριση Ετήσιου Επιχειρησιακού Προγράμματος Περιγραφή Εφαρμογής Η συγκεκριμένη εφαρμογή έχει σα στόχο τη σύνταξη και παρακολούθηση των επιχειρησιακών προγραμμάτων και των ετήσιων προγραμμάτων δράσεων ενός ΟΤΑ. Αρχικά, προσφέρει την δυνατότητα σύνταξης του επιχειρησιακού προγράμματος. Στη συνέχεια, προσφέρει, για κάθε έτος, την δυνατότητα εξειδίκευσης του επιχειρησιακού προγράμματος και την δυνατότητα σύνδεσης των δράσεων με τον προϋπολογισμό (Οικονομική Διαχείριση). Τέλος, προσφέρει την δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας εκτέλεσης των δράσεων αλλά και την δυνατότητα παροχή οικονομικών απολογιστικών στοιχείων (όπως αυτά προκύπτουν από το κύκλωμα εξόδων της Οικονομικής Διαχείρισης). Χαρακτηριστικά δυνατότητες Εφαρμογής Επιχειρησιακά Προγράμματα Καταχώρηση νέου επιχειρησιακού προγράμματος Παρακολούθηση αξόνων, μέτρων, στόχων και δράσεων Καταχώρηση προϋπολογιστικών οικονομικών στοιχείων Ετήσια προγράμματα δράσεων Σύνταξη νέου ετήσιου προγράμματος (ως εξειδίκευση του επιχειρησιακού) Ενέργειες - Επενδύσεις Χαρακτηρισμός κάθε δράσης ως ενέργεια ή επένδυση Δυνατότητα ανάλυσης των επενδύσεων σε φάσεις υλοποίησης (μελέτη, έργο, προμήθεια κλπ.) 5

Σύνδεση επενδύσεων με μητρώα έργων και προμηθειών και παρακολούθηση πορείας εκτέλεσης αυτών Σύνδεση δράσεων με τον ετήσιο προϋπολογισμό εξόδων : Δυνατότητα σύνδεσης μίας δράσης με πολλούς κωδικούς εξόδων Δυνατότητα σύνδεσης ενός κωδικού εξόδων με πολλές δράσεις Προβολή οικονομικών προγράμματος απολογιστικών στοιχείων εκτέλεσης του ετήσιου Λειτουργικές Δαπάνες Παρακολούθηση του πίνακα λειτουργικών δαπανών Λειτουργίες Στοχοθεσία Καταχώρηση λειτουργιών διευθύνσεων Καταχώρηση στόχων ανά λειτουργία Ενημέρωση επίτευξης στόχων Επιπλέον δυνατότητες για: Εξαγωγή των επιχειρησιακών προγραμμάτων και των ετήσιων προγραμμάτων στο EXCEL Έλεγχο σύνδεσης δράσεων με προϋπολογισμό 6

2. Διαχείριση Προμηθειών Περιγραφή Εφαρμογής Η συγκεκριμένη εφαρμογή έχει σα στόχο την παρακολούθηση όλων των φάσεων της εκτέλεσης μίας προμήθειας. Αρχικά, συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία μίας προμήθειας (όροι, υλικά, προδιαγραφές υλικών, στοιχεία διακήρυξης, κριτήρια αξιολόγησης κ.λπ.). Στη συνέχεια, παράγει τα έγγραφα του διαγωνισμού. Συγκεντρώνει τις προσφορές, τις αξιολογεί (βάσει των κριτηρίων αξιολόγησης) και προσδιορίζει τον τελικό ανάδοχο. Τέλος, παρακολουθεί την πορεία παραλαβής των υλικών και τη μετατροπή τους σε είδη ή πάγια. Για κάθε προμήθεια όλα τα σχετικά στοιχεία, έντυπα και παραστατικά πηγάζουν από ένα κεντρικό σημείο: την ενιαία καρτέλα της προμήθειας. Χαρακτηριστικά δυνατότητες Εφαρμογής Εισαγωγή αρχείου όρων προμήθειας Παρακολούθηση επιτροπών Δημιουργία νέας προμήθειας Σύνδεση με το ετήσιο πρόγραμμα δράσης Έγκριση πίστωσης Έγκριση των τεχνικών προδιαγραφών και των όρων Καθορισμό υλικών και των τεχνικών προδιαγραφών αυτών Δημιουργία διακήρυξης της νέας προμήθειας Δημοσιοποίηση της διακήρυξης προμήθειας Παρακολούθηση αιτήσεων συμμετοχής ανά είδος διαγωνισμού Καταχώρηση προσφορών προμηθευτών Αποσφράγιση τεχνικών προσφορών Τεχνική αξιολόγηση προσφορών Καταχώρηση οικονομοτεχνικού παραστατικού προσφορών προμηθευτών Αποσφράγιση οικονομικών προσφορών Υπολογισμός αποτελεσμάτων 7

Καταχώρηση στοιχείων της σύμβασης Καταχώρηση παραγγελίας προς προμηθευτή Καταχώρηση Δελτίου Αποστολής ή Τιμολογίου παράδοσης υλικών Επιπλέον δυνατότητες για: Διαχείριση φακέλου έργου με όλα τα σχετικά έντυπα αποθηκευμένα σε ηλεκτρονική μορφή. Καταχώρηση και παρακολούθηση εγγυήσεων. Καταχώρηση και παρακολούθηση ενστάσεων. Δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής των δεδομένων από και σε ASCII αρχεία. 8

3. Διαχείριση Έργων Περιγραφή Εφαρμογής Η συγκεκριμένη εφαρμογή έχει σα στόχο την παρακολούθηση όλων των φάσεων της εκτέλεσης ενός τεχνικού έργου. Αρχικά, συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία της ωρίμανσης ενός έργου (απαιτήσεις, μελέτες, απαλλοτριώσεις, εγκρίσεις κ.λπ.). Στη συνέχεια, παράγει τα έγγραφα της δημοπράτησης. Συγκεντρώνει τις προσφορές και παράγει τα έγγραφα της σύμβασης. Τέλος, παρακολουθεί την πορεία εκτέλεσης του έργου (ΑΠΕ, επιμετρήσεις, ελέγχους, προβλήματα κλπ.). Για κάθε έργο, όλα τα σχετικά στοιχεία, έντυπα και παραστατικά πηγάζουν από ένα κεντρικό σημείο: την ενιαία καρτέλα του έργου. Χαρακτηριστικά δυνατότητες Εφαρμογής Γενικά Δημιουργία νέου έργου Εισαγωγή γενικών στοιχείων έργου Σύνδεση με ετήσιο πρόγραμμα δράσης Συγκέντρωση απαιτήσεων υλοποίησης Καθορισμός δέντρου ενεργειών υλοποίησης Κατασκευή χρονοδιαγραμμάτων Παρακολούθηση επιτροπών Καταγραφή βασικών κινδύνων Ωρίμανση έργου Παρακολούθηση μελετών Παρακολούθηση απαλλοτριώσεων Παρακολούθηση αδειοδοτήσεων και απαλλαγών Παρακολούθηση εγκρίσεων φορέων Παρακολούθηση αποφάσεων των αρμοδίων οργάνων - φορέων Παρακολούθηση αλληλογραφίας 9

Σύνδεση με Προϋπολογισμό Δημοπράτηση Παρακολούθηση δημοσιεύσεων Συγκέντρωση προσφορών και αναλυτική αποθήκευση των οικονομικών στοιχείων αυτών Αξιολόγηση προσφορών και ανάδειξη αναδόχου Παρακολούθηση αποφάσεων εσωτερικών οργάνων Παρακολούθηση αλληλογραφίας Κατασκευή σύμβασης με τον ανάδοχο Διοίκηση έργου Καθορισμός ομάδας έργου Παρακολούθηση Α.Π.Ε. Παρακολούθηση επιμετρήσεων και Π.Π.Α.Ε. Παρακολούθηση συμπληρωματικών συμβάσεων και σύνδεση αυτών με Α.Π.Ε. Παρακολούθηση Λογαριασμών και πιστοποιήσεων αυτών Σύνδεση τιμολογίων εργολάβων με λογαριασμούς έργων Παρακολούθηση προβλημάτων Προγραμματισμός εκθέσεων ελέγχων Ορισμός και παρακολούθηση δεικτών εκτέλεσης έργου Οικονομικά Αυτόματη παροχή στοιχείων επιχορηγήσεων (από την Οικονομική Διαχείριση) Αυτόματη παροχή στοιχείων δαπανών (από την Οικονομική Διαχείριση) Επιπλέον δυνατότητες για: Διαχείριση φακέλου έργου με όλα τα σχετικά έντυπα αποθηκευμένα σε ηλεκτρονική μορφή Δυνατότητα σύνδεσης με Πρωτόκολλο Καταχώρηση και παρακολούθηση εγγυήσεων Καταχώρηση και παρακολούθηση ενστάσεων 10

Δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής των δεδομένων από και σε ASCII αρχεία. 11

4. Τέλος Ακίνητης Περιουσίας (ΤΑΠ) Περιγραφή Εφαρμογής Οι μέχρι τώρα διαδικασίες υπολογισμού και είσπραξης ΤΑΠ στους Δήμους είναι αργές, όχι αποδοτικές και με μεγάλο ενδεχόμενο λάθους. Το αποτέλεσμα είναι να μην αποδίδεται σωστά στους δημότες η χρέωση ΤΑΠ και πολύ συχνά ο εκάστοτε Δήμος να στερείται ένα σημαντικό έσοδο ή να βρίσκεται υπόλογος για ακούσια λάθη. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας υπολογισμού και απόδοσης ΤΑΠ μέσω της παρούσας εφαρμογής επιλύει τα μέχρι τώρα προβλήματα και περιορίζει σημαντικά τα περιθώρια λάθους. Η εφαρμογή Τέλος Ακίνητης Περιουσίας (ΤΑΠ) καλύπτει τις ανάγκες μηχανογράφησης των ΟΤΑ που έχουν ανάγκη από μία διαδικασία υπολογισμού και είσπραξης των τελών ακίνητης περιουσίας από τους ιδιοκτήτες ακινήτων, ηλεκτροδοτούμενων και μη. Το πρόγραμμα Τέλος Ακίνητης Περιουσίας (ΤΑΠ) έχει σκοπό να καλύψει τις ανάγκες μηχανογράφησης των ΟΤΑ ως προς τη διαδικασία υπολογισμού και απόδοσης ΤΑΠ για όλα τα ακίνητα που υπάγονται στον εκάστοτε Δήμο/Κοινότητα και επιπλέον του υπολογισμού και απόδοσης των ΔΤ και ΔΦ για όσα ακίνητα είναι ηλεκτροδοτούμενα. Η παραπάνω λειτουργία της εφαρμογής απαιτεί την έγκυρη, επίκαιρη και με πλήρη τρόπο καταγραφή των στοιχείων των ακινήτων, που ανήκουν στους πολίτες του εκάστοτε Δήμου. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Δυνατότητα υπολογισμού ΤΑΠ για ηλεκτροδοτούμενα και μη-ηλεκτροδοτούμενα ακίνητα (κτίσματα και οικόπεδα) Αυτόματη εισαγωγή στο σύστημα του αρχείου ακινήτων, που αποστέλλει η ΔΕΗ, προκειμένου να επεξεργαστεί τα δεδομένα το πρόγραμμα. Παρακολούθηση των στοιχείων των μη ηλεκτροδοτούμενων ακινήτων. Ενημέρωση του συστήματος με τους πιο πρόσφατους τρόπους υπολογισμού ΤΑΠ. Έγκαιρη ενημέρωση (πριν από την πράξη του υπολογισμού) και κατάρτιση των πινάκων με τις παραμέτρους που συμμετέχουν στον υπολογισμό. Έγκαιρη ενημέρωση (πριν από την πράξη του υπολογισμού) των στοιχείων των ακινήτων και ιδιοκτητών σύμφωνα με τις πιο πρόσφατες μεταβολές. Παρακολούθηση στοιχείων των ακινήτων Παρακολούθηση των στοιχείων των ακινήτων για ηλεκτροδοτούμενα και μηηλεκτροδοτούμενα ακίνητα. Ανανέωση των στοιχείων ακινήτων ανά έτος. 12

Παρακολούθηση των στοιχείων των ιδιοκτητών και ποσοστών συμμετοχής στο είδος της ιδιοκτησίας: Παρακολούθηση των ιδιοκτητών των ακινήτων με ποσοστό συμμετοχής ανά ιδιοκτήτη και ανανέωση των δεδομένων ανά έτος. Διαχείριση αρχείου δρόμων Μοναδική καταγραφή του κάθε δρόμου. Επανακατανομή των δρόμων λόγο μετονομασίας, χωρίς να επηρεάζεται η ιστορικότητα των οικονομικών στοιχείων. Διαχείριση αρχείου ζωνών: Τήρηση αρχείου ζωνών ανά έτος με δυνατότητα αυτόματου προσδιορισμού ζώνης βάση της οδού. Δυνατότητα επανακατανομής των δρόμων σε νέες ζώνες, χωρίς να επηρεάζεται η ιστορικότητα των οικονομικών στοιχείων. Διαδικασία διαβάσματος δισκέτας από την ΔΕΗ και ενημέρωση των στοιχείων ακινήτων στο τρέχον έτος Η εφαρμογή μπορεί να διαβάζει δισκέτα της ΔΕΗ και να ενημερώνει τα στοιχεία των ακινήτων όλα ή όποια επιθυμεί ο χρήστης. Υπάρχει η δυνατότητα να διαβάζει και διαφορετικές δισκέτες της ΔΕΗ, αν ο Δήμος περιέχει πολλά Δημοτικά διαμερίσματα (πρώην κοινότητες). Διαδικασία δημιουργίας δισκέτας της ΔΕΗ με βάση της μεταβολές ή όλα τα στοιχεία για όλα τα Δημοτικά διαμερίσματα ή ανά διαμέρισμα με επιλογή του χρήστη. Μαζικές μεταβολές στοιχείων ακινήτων με κριτήρια που καθορίζει ο χρήστης: Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να επιλέξει ακίνητα με διάφορα κριτήρια και να αλλάξει όποιο στοιχείο αυτών επιθυμεί δίνοντάς του κάποια άλλη τιμή ή συνάρτηση τιμής βάση άλλου στοιχείου του ακινήτου. Διαδικασία υπολογισμού των χρεώσεων για ΤΑΠ, ΔΤ, ΔΦ για τα ακίνητα ηλεκτροδοτούμενα και μη Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να επιλέξει για το ποια ακίνητα θέλει να γίνει ο υπολογισμός με διάφορα κριτήρια. Να ορίσει ελάχιστη τιμή που θα χρεώνεται. Να ορίσει ποια τέλη θέλει να υπολογίσει (ΤΑΠ,ΔΤ,ΔΦ). Να επιβάλει πρόστιμα με μεταβλητό ποσοστό επί του ποσού. Ο χρήστης μπορεί να διαγράψει και να ξανακάνει υπολογισμό μαζικά. Μεταβλητός τρόπος υπολογισμού του κάθε τέλους με δυνατότητα ορισμού του από τον χρήστη. Δυνατότητα διαφορετικού τρόπου υπολογισμού για το κάθε ακίνητο ή ομάδες ακινήτων (π.χ. εκτός ΣΑΠ). Αυτόματος υπολογισμός της τιμής οικοπέδου βάση του πίνακα τιμής ζώνης ΣΑΟ 13

Δυνατότητα παρακολούθησης μέσα από το ΤΑΠ της κατάστασης των χρεώσεών του Ο χρήστης μπορεί να έχει πληροφόρηση για την κάθε χρέωση αν ενημέρωσε την λογιστική, με ποιο βεβαιωτικό ή Χ.Κ., αν εισπράχθηκε και με ποιο διπλότυπο. Η εφαρμογή ενημερώνεται αυτόματα από τις αλλαγές των χρεώσεών του που γίνονται στην λογιστική. Διαδικασία ελέγχου χρεώσεων για χρεώστη και έκδοση βεβαίωσης μη οφειλής ΤΑΠ Διαδικασία έκδοσης Βεβαιωτικών στη λογιστική με επιλογή χρεώσεων από το ΤΑΠ Διαδικασία έκδοσης Χρηματικών καταλόγων στη λογιστική με επιλογή χρεώσεων από το ΤΑΠ Διαδικασία υπολογισμού αναδρομικών Αναζήτηση με πολλαπλά κριτήρια σε κάθε φόρμα του προγράμματος Δυνατότητα Εκτυπώσεων Το πρόγραμμα εκτός από τις εκτυπώσεις που περιέχει και προσφέρει στον πελάτη με την εγκατάσταση περιέχει και εργαλείο μεταβολής και δημιουργίας εκτυπώσεων από το χρήστη. Το εργαλείο είναι σε γραφικό περιβάλλον, εύκολο στη χρήση και παρέχει πλήρη πρόσβαση στα δεδομένα του προγράμματος ΤΑΠ αλλά και όλων των εφαρμογών του πακέτου Genesis. Δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής των δεδομένων από και σε ASCII αρχεία Η εφαρμογή δίνει δύο διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων από αρχείο. Η πρώτη αφορά στην ενημέρωση της εφαρμογής από άλλο πρόγραμμα, είναι παραμετροποιήσιμη και ενημερώνει σχεδόν όλα τα στοιχεία του προγράμματος. Η δεύτερη αφορά στην ενημέρωση ορισμένων (από το χρήστη) πεδίων των ακινήτων που ο χρήστης επιθυμεί να ενημερώσει από εξωτερικό αρχείο (όχι απαραίτητα αυτό της ΔΕΗ). 14

5. Ύδρευση Περιγραφή Εφαρμογής Στόχος της εφαρμογής είναι να καλύψει τις ανάγκες ενός ΟΤΑ για μηχανογράφηση της διαδικασίας υπολογισμού και γενικότερα της διαχείρισης του ανταποδοτικού τέλους Ύδρευσης που επιβάλλεται σε όσους χρησιμοποιούν τους υδάτινους πόρους του ΟΤΑ. Η εφαρμογή αφορά στους ΟΤΑ που δεν έχουν συστήσει Δημοτική Επιχείρηση Ύδρευσης και Αποχέτευσης (ΔΕΥΑ). Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Διαχειρίζεται οικονομικά, τη χρέωση κατανάλωσης ύδρευσης, αποχέτευσης και λοιπών τελών και εκδίδει τα απαραίτητα παραστατικά και καταλόγους. Λειτουργεί σύμφωνα με τις ανάγκες της υπηρεσίας ύδρευσης και αποχέτευσης των Δήμων και Κοινοτήτων και καλύπτει πλήρως την τρέχουσα νομοθεσία. Διαχειρίζεται παραμετρικά επί πλέον τέλη, παράλληλα με την ύδρευση - αποχέτευση. Καλύπτει πλήρως τους Δήμους του σχεδίου «Καποδίστριας», δίνοντας δυνατότητα διαχωρισμού των υπόχρεων σε δημοτικά διαμερίσματα. Υποστηρίζει απομακρυσμένη διαχείριση για τα Δημοτικά Διαμερίσματα. Έχει online επικοινωνία με το Οικονομικό Διαχειριστικό Σύστημα με αμφίδρομη ενημέρωση (Χρηματικοί κατάλογοι, εισπράξεις, εκπτώσεις κ.λπ.). Προσαρμόζεται εύκολα στις ιδιαιτερότητες κάθε ΟΤΑ, με έξυπνο σύστημα παραμετροποίησης και διευκολύνει την αρχική καταχώρηση των παροχών με πίνακες παραμετρικών στοιχείων οι οποίοι προσαρμόζονται από το χρήστη. Χρησιμοποιεί έξυπνο σύστημα δημιουργίας φορμών εκτύπωσης (με άντληση πληροφοριών από τα αρχεία) και εκδίδει κάθε τύπο παραστατικού, καταλόγου ή άλλου εγγράφου που απαιτεί ο χρήστης. Κάνει πληθώρα ελέγχων για προστασία από χειριστικά λάθη. Διαθέτει ανά πάσα στιγμή δυναμικό και εύχρηστο ευρετήριο ταξινομημένο ως προς οποιοδήποτε πεδίο ή συνδυασμό πεδίων του αρχείου παροχών, χρεώσεων κ.λπ.. Με δυναμικό σύστημα ορισμού κριτηρίων επιλογής εγγραφών εκδίδει μαζικά λογαριασμούς, καταλόγους και άλλα παραστατικά για ομάδες υπόχρεων, π.χ. λίστα ανενημέρωτων ενδείξεων. Με το ίδιο σύστημα εκδίδει πλήθος στατιστικών και οικονομικών στοιχείων. Μεταφέρει αυτόματα όλες τις απαραίτητες εγγραφές στη νέα περίοδο, κατά το άνοιγμά της. 15

Παρακολουθεί διαχείριση απεριόριστων χρήσεων και ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ανατρέχει σε στοιχεία προηγουμένων περιόδων κατανάλωσης ανά πάσα στιγμή. Τηρεί πλήρες μητρώο υδρομέτρων (καταναλωτών) με τα απαραίτητα στοιχεία ιδιοκτητών, ενοικιαστών, υδρομέτρων και λοιπών πεδίων. Παρακολουθεί εγγυήσεις, προκαταβολές, βλάβες, διαρροές, ελέγχους, επισκευές, διακοπές και επανασυνδέσεις. Έχει την προαιρετική δυνατότητα να συνδεθεί με φορητό συλλέκτη μετρήσεων, ώστε οι μετρήσεις να περνάνε αυτόματα στο αρχείο ενδείξεων. Τα τιμολόγια καθορίζονται ελεύθερα από το χρήστη, σύμφωνα με τον τρόπο χρέωσης που αποφασίζει το συμβούλιο. Υπάρχει η δυνατότητα να λειτουργούν ταυτόχρονα πολλά τιμολόγια χρέωσης (για οικίες, για καταστήματα, για πολύτεκνους κ.λπ.). Οι περίοδοι κατανάλωσης (Δίμηνα, τρίμηνα κ.λπ.), καθορίζονται ελεύθερα από το χρήστη με δυνατότητα ορισμού νέων τιμολογίων ανά περίοδο. Για τον καθορισμό τιμολογίων χρέωσης, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει μέσα από μία πληθώρα παραμέτρων: Κλίμακες κατανάλωσης (Από-έως κυβικά ή και άλλο συντελεστή), πάγιες χρεώσεις, ειδικά τέλη, τέλη αποχέτευσης, τόκοι καθυστέρησης κ.λπ.. Με εύκολη διαδικασία καθορίζονται τα διάφορα τέλη που επιβάλλονται από τους Οργανισμούς και ισχύουν για κάποιους καταναλωτές, ανεξάρτητα από τα τιμολόγια. Π.χ. Άρδευσης, βοσκής κ.λπ.. Η καταχώρηση των μετρήσεων ύδρευσης και τελών γίνεται απλά σε φόρμα πολλαπλών εγγραφών (grid), σύμφωνα με την καταμέτρηση: (Με σειρά διαδρομής, διεύθυνσης, αριθμού μητρώου, επωνύμου, τιμολογίου κ.λπ.). Καθορισμός ποσοστών ελέγχου για υπερκατανάλωση και υποκατανάλωση, ώστε να εντοπίζονται τα χειριστικά λάθη. Ο χρήστης καταχωρεί μόνο την τελευταία μέτρηση. Τα κυβικά υπολογίζονται αυτόματα βάση της προηγουμένης, ενώ έχει άμεση πληροφόρηση και ανάλυση της κίνησης περιόδου. Δυνατότητα στρογγυλοποίησης των λογαριασμών σε οποιοδήποτε ποσό. (Οι διαφορές λόγω στρογγυλοποίησης, υπολογίζονται στην επόμενη περίοδο). Με ειδική διαχείριση των συνόλων κάθε τιμολογίου δίδεται η δυνατότητα λήψης στατιστικών στοιχείων ανά τιμολόγιο. Δυνατότητα αποστολής των λογαριασμών, είτε στον ενοικιαστή, είτε στον ιδιοκτήτη, είτε σε άλλη διεύθυνση επίδοσης. 16

Δυνατότητα για αυτόματο υπολογισμό ενδείξεων σύμφωνα με: την ελάχιστη κατανάλωση, το μέσο όρο κατανάλωσης, το ποσοστό κατανάλωσης προηγούμενης περιόδου και το ποσοστό κατανάλωσης του προηγουμένου έτους. Κοινά αρχεία υπόχρεων και χρηματικών καταλόγων με την αναλυτική διαχείριση προσόδων του οικονομικού συστήματος για την on-line ενημέρωση. 17

6. Διαχείριση Συνδέσεων Αποχέτευσης Περιγραφή εφαρμογής Το πρόγραμμα «Αποχέτευση» παρακολουθεί τη διαδικασία σύνδεσης των ακινήτων του Δήμου με το δίκτυο αποχέτευσης. Υπολογίζει τα τέλη που πρέπει να χρεωθεί κάθε ιδιοκτήτης κατά τη σύνδεση του ακινήτου του με το αποχετευτικό δίκτυο του Δήμου. Επίσης, παρακολουθεί τις εργολαβίες που αφορούν στην κατασκευή και συντήρηση των αγωγών αποχέτευσης. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Τήρηση μητρώου υπόχρεων Τήρηση μητρώου εργολάβων Τήρηση μητρώου ακινήτων Διαχείριση εργολαβιών Διαχείριση χρεώσεων ακινήτων Κατασκευή νέων αγωγών Σύνδεση σε κεντρικό αγωγό Προσθήκη ορόφων Βεβαίωση Χρεώσεων Αναφορές Εκτυπώσεις Αρχείο ακινήτων Ειδοποιητήριο βεβαίωσης Ενημερωτικό σημείωμα Στατιστικά Κατασκευή αγωγών: Σε εκκρεμότητα Βεβαιωμένα Εξοφλημένα Σύνδεση σε αγωγό Σε εκκρεμότητα 18

Βεβαιωμένα Εξοφλημένα Προσθήκη ορόφων Σε εκκρεμότητα Βεβαιωμένα Εξοφλημένα. 19

7. Διαχείριση κλήσεων Κ.Ο.Κ. Περιγραφή Εφαρμογής Η εφαρμογή κλήσεων τροχαίας αναπτύσσεται με σκοπό την αποτελεσματικότερη διαχείριση και είσπραξη των κλήσεων τροχαίας που αφορούν στους Δήμους. Απαραίτητη είναι η καταχώρηση των κλήσεων από το Δήμο, καθώς και η επικοινωνία με το ΚΕ.Π.Υ.Ο. για τη συλλογή στοιχείων των ιδιοκτητών των οχημάτων. Τέλος, επιβεβλημένη είναι η επικοινωνία του προγράμματος με το πρόγραμμα της λογιστικής για την άμεση είσπραξη των χρεών. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Δυνατότητα διαχείρισης κλήσεων τροχαίας Εισαγωγή μεταβολή διαγραφή κλήσεων. Δυνατότητα εμφάνισης πληροφοριών για την κατάσταση της κλήσης (αν πληρώθηκε ή όχι και με ποιο διπλότυπο πληρώθηκε). Δυνατότητα ανταλλαγής αρχείων με το ΚΕ.ΠΥ.Ο: Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα δημιουργίας αρχείου με τα στοιχεία των οχημάτων των κλήσεων, το οποίο θα πάει στο ΚΕ.Π.Υ.Ο. με δισκέτα. Δυνατότητα ενημέρωσης των στοιχείων κλήσεων από αρχείο του ΚΕ.Π.Υ.Ο.: Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα να διαβάζει αρχείο του ΚΕ.Π.Υ.Ο. και με τα στοιχεία αυτού να ενημερώνει τις κλήσεις. Το format αρχείου μπορεί να μεταβληθεί από την εφαρμογή, ώστε να υποστηρίζει διάφορα format αρχείων. Δυνατότητα δημιουργίας βεβαιωτικού σημειώματος: Η εφαρμογή έχει την δυνατότητα να δημιουργεί βεβαιωτικά σημειώματα, στην εφαρμογή της λογιστικής, σύμφωνα με τα στοιχεία των κλήσεων. Δυνατότητα δημιουργίας χρηματικού καταλόγου: Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί χρηματικούς καταλόγους στην εφαρμογή της λογιστικής, σύμφωνα με τα στοιχεία των κλήσεων. Δυνατότητα εκτύπωσης συγκεντρωτικών στοιχείων που αφορούν τροχαίας: Η εφαρμογή τυπώνει καταστάσεις κλήσεων με διάφορα κριτήρια. κλήσεις Δυνατότητα τήρησης ιστορικού ως προς την ιδιοκτησία οχημάτων: Η εφαρμογή κρατάει ιστορικό ως προς τους ιδιοκτήτες των οχημάτων. Δυνατότητα τήρησης ιστορικού ως προς τα στοιχεία της κλήσης: Η εφαρμογή κρατάει ιστορικό ως προς τα στοιχεία της κλήσεις. Δυνατότητα διαχείρισης αρχείου οχημάτων: Η εφαρμογή διαχειρίζεται αρχείο με τα στοιχεία των οχημάτων. 20

Δυνατότητα διαχείρισης πινάκων με στοιχεία οργάνωσης: Η εφαρμογή διαχειρίζεται πίνακες με: τύπους οχημάτων, κατηγορίες οχημάτων, μάρκες, κατηγορίες παραβάσεων, οδούς, χρώματα. 21

8. Δημοτική Αστυνομία Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Διαχείριση εργασιών, καταγγελιών. Διαχείριση και τήρηση αρχείου ενεργειών, που έγιναν για κάθε εργασία. Τήρηση επιβολής προστίμων και ενημέρωση με αυτά της λογιστικής. Ενημέρωση των εργασιών από άλλες υπηρεσίες του Δήμου. Ενημέρωση των υπηρεσιών του Δήμου από τη Δημοτική Αστυνομία. Τήρηση αρχείου Δημοτικών Αστυνόμων. Τήρηση αρχείου εκθέσεων, που γίνονται από το Δημοτικό αστυνόμο για την κάθε ενέργεια. Τήρηση αρχείου παραβάσεων. Δυνατότητα ελέγχου διαφόρων στοιχείων, τα οποία έρχονται από διάφορες υπηρεσίες του Δήμου. Εκτυπώσεις (Εκθέσεων, πρωτόκολλα παραλαβής, λίστες κ.λπ.). 22

9. Διαχείριση Δημοτικού Φόρου (2%, 5%, Παρεπιδημούντων) Περιγραφή Εφαρμογής Η εφαρμογή Διαχείρισης Δημοτικού Φόρου διαχειρίζεται και παρακολουθεί τις δηλώσεις των επιχειρήσεων, που υπόκεινται σε δημοτικά τέλη. Διαχειρίζεται τα τέλη και τα πρόστιμα, που επιβάλλονται σε αυτές από τη στιγμή του υπολογισμού τους έως και την εξόφλησή τους από την απλογραφική λογιστική. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Μητρώα και παράμετροι Τήρηση ξεχωριστών αρχείων για: Είδη καταστημάτων. Γενικός πίνακας καταστημάτων. Καταστήματα και επιχειρήσεις, που αποδίδουν δημοτικό φόρο. Είδη φορολόγησης. Παράμετροι ειδικών προστίμων και προστίμων (ποσοστά κ.λπ.). Τρόπος υπολογισμού της ημερομηνίας λήξης με βάση το ΑΦΜ. Παράμετροι σύνδεσης με απλογραφική λογιστική (κωδικοί εσόδων, λογαριασμοί, χρηματοδοτήσεις ανά τέλος κ.λπ.). Διαχείριση δηλώσεων και χρεώσεων Διαδικασία δημιουργίας περιόδου χρέωσης με αυτόματη δημιουργία των δηλώσεων ανάλογα με τη περιοδικότητά τους (διμηνιαία, τριμηνιαία κ.λπ.). Διαχείριση των δηλώσεων, όπου σε κάθε δήλωση περιέχει τα εξής στοιχεία: Περίοδος που αφορά. Είδος φορολόγησης. Στοιχεία επιχείρησης. Κατηγορία που αφορά (π.χ. διμηνιαία, τριμηνιαία έκτακτη κ.λπ.). Ημερομηνία δήλωσης. Τρόπος καταβολής (ΔΟΥ, TaxisNet κ.λπ.). Ημερομηνία λήξης (υπολογίζεται αυτόματα). Ακαθάριστο εισόδημα. 23

Απαλλαγές. Ποσά Δημοτικού φόρου και προστίμων (υπολογίζονται αυτόματα). Αυτόματος υπολογισμός της ημερομηνίας λήξης ΔΟΥ. Αυτόματος υπολογισμός του Δημοτικού φόρου των προστίμων και των ειδικών προστίμων, όπου αυτό επιβάλλεται. Δημιουργία χρηματικών καταλόγων και οίκοθεν Δημιουργία χρηματικών καταλόγων με βάση τα κριτήρια που επέλεξε ο χρήστης. Εκτύπωση Χρηματικού καταλόγου και ειδοποιητηρίων. Δημιουργία οίκοθεν με χρεώσεις που αφορούν συγκεκριμένο χρεώστη. 24

10. Άδειες καταστημάτων Υγειονομικού Ενδιαφέροντος Περιγραφή Εφαρμογής Η εφαρμογή αποσκοπεί στο να εξυπηρετήσει τις ανάγκες των ΟΤΑ για μηχανογράφηση των διαδικασιών έκδοσης και παρακολούθησης των Αδειών Καταστημάτων Υγειονομικού Ενδιαφέροντος. Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Διαχείριση καταστημάτων: Η διαχείριση περιλαμβάνει την καταχώρηση, μεταβολή, διαγραφή των στοιχείων των καταστημάτων του Δήμου για τα οποία έχει εκδοθεί ή θα εκδοθεί κάποια άδεια υγειονομικού ενδιαφέροντος. Διαχείριση αιτήσεων: Η διαχείριση περιλαμβάνει την εισαγωγή, μεταβολή, διαγραφή των στοιχείων της αίτησης που αναφέρεται σε κάποιο κατάστημα και γίνεται με σκοπό την έκδοση, ανανέωση, μετατροπή της άδειας Υ.Ε. για κάποιο κατάστημα. Παρακολούθηση δικαιολογητικών Αφορά στην παρακολούθηση της κατάστασης των δικαιολογητικών, που απαιτούνται για την ικανοποίηση της ενέργειας (π.χ. έκδοση άδειας) που αιτήθηκε ο πελάτης. Τα δικαιολογητικά, φυσικά, αφορούν αιτήσεις. Παρακολούθηση διακίνησης εγγράφων Αφορά την παρακολούθηση της πορείας της αίτησης καθώς και των δικαιολογητικών στις επιμέρους υπηρεσίες (π.χ. υγειονομικό, ασφάλεια κ.λπ.) με σκοπό την τήρηση της σωστής διαδικασίας για την ικανοποίηση της αίτησης. Εκτύπωση των απαιτούμενων εντύπων (π.χ. διαβιβαστικά). Ενημέρωση για τέλος πορείας και αντίστοιχη ενέργεια (π.χ. έκδοση άδειας) Παρακολούθηση αδειών Αφορά στην παρακολούθηση των διαφόρων αδειών ως προς την ισχύ τους ή την κατάστασή τους. Εκτυπώνει το αντίστοιχο έντυπο της άδειας. Δυνατότητα ακύρωσης της άδειας. Δυνατότητα να κρατούνται στοιχεία που αφορούν επιπλέον τέλη. 25