ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΘΕΜΑ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΚΑΘΕ ΤΜΗΜΑ ΑΛΛΑ ΚΑΙ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΝΟΛΟ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΦΟΙΤΗΤΗΣ ΡΟΝΤΟΓΙΑΝΝΗΣ ΣΠΥΡΙΔΩΝ ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ ΖΑΡΚΑΛΗΣ ΚΛΕΟΜΕΝΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΑΘΗΝΑ 2004
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στο σημερινό πολυσύνθετο και ευμετάβλητο οικονομικό περιβάλλον, ο έλεγχος αποκτά ιδιαίτερη σημασία, όταν ειδικότερα γίνεται προσπάθεια για την ενθάρρυνση των επενδύσεων, την αύξηση της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων, καθώς και για την αναζωογόνηση του χρηματιστηρίου. Ο εσωτερικός έλεγχος των επιχειρήσεων μετά και από την απελευθέρωση του επαγγέλματος των ελεγκτών αποκτά ιδιαίτερη σημασία. Αποτελεί δεκανίκι των ορκωτών ελεγκτών και αποθαρρύνει κινήσεις που θα αποδεικνύονταν τροχοπέδη για την πορεία της επιχείρησης. Συμβάλει συνεπώς στην καλή της λειτουργία, στον ορθό καταμερισμό των αρμοδιοτήτων και στην αποφυγή σφαλμάτων, παρατυπιών και παραλήψεων. Στην μελέτη που ακολουθεί γίνεται μια προσπάθεια παρουσίασης ανάλυσης του συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Η μελέτη αυτή χωρίζεται σε δώδεκα κεφάλαια. Στο πρώτο κεφάλαιο αναφέρομαι στην γενική έννοια του εσωτερικού ελέγχου επιχειρήσεων, του συστήματος εσωτερικού ελέγχου παραθέτοντας έναν ορισμό και επισημαίνοντας τους σκοπούς και τις διαφορές που τους διακρίνουν. Στα επόμενα κεφάλαια που θα ακολουθήσουν θα αναλυθούν τα εξής: 2 ο Κεφάλαιο:Η έννοια της οργάνωσης 3 ο Κεφάλαιο:Τα βήματα διενέργειας του Εσωτερικού Ελέγχου 4 ο Κεφάλαιο:Ο κίνδυνος στον Εσωτερικό Έλεγχο 5 ο Κεφάλαιο:Το πρόγραμμα ελέγχου 6 ο Κεφάλαιο: Η δειγματοληψία στον έλεγχο 7 ο Κεφάλαιο: Συγκέντρωση Ελεγκτικών Μαρτυριών 8 ο Κεφάλαιο: Έλεγχος ανά τμήμα 9 ο Κεφάλαιο:Τα φύλλα εργασίας 10 ο Κεφάλαιο: Η έκθεση ελέγχου 11 ο Κεφάλαιο:Αποστολή της έκθεσης 12 ο Κεφάλαιο:Μεταγενέστερες ενέργειες - 1 -
Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α Εισαγωγή...1 1 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Σελ. 1.1 Εσωτερικός Έλεγχος. 8 1.1.1 Γενικά 8 1.1.2 Διάκριση της έννοιας Εσωτερικός Έλεγχος... 9 1.1.3 Ορισμός Εσωτερικού Ελέγχου.. 9 1.1.4 Σκοπός Εσωτερικού Ελέγχου... 9 1.1.5 Είδη Εσωτερικού Ελέγχου... 11 1.2 Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου. 12 1.2.1 Γενικά 12 1.2.2 Ορισμός του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου.. 12 1.2.3 Σκοπός του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου 13 1.2.4 Περιεχόμενο του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου... 14 2 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ 2.1 Η Έννοια της Οργάνωσης. 18 2.1.1 Γενικά 18 2.1.2 Οργάνωση. 18 2.1.3 Διαδικασίες-Εντολές. 19 2.2 Η Οργάνωση της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (ΔΕΕ). 21 2.2.1 Εισαγωγή-Βασικά σημεία των Προτύπων 21 2.3 Η αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου... 22 3 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 3.1 Το ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχου 24 3.1.1 Εισαγωγή... 24 3.1.2 Αντικείμενο του Ελέγχου και το εύρος. 24 3.1.3 Προετοιμασία του Ελέγχου... 24 3.1.4 Υπολογισμός του χρόνου ελέγχου... 25 3.1.5 Έναρξη του Ελέγχου. 26 3.1.6 Επικοινωνία με συνεργάτες μέσω αλληλογραφίας-σύνταξη Επιστολών. 26 3.1.7 Αποστολή επιστολών 26 3.1.8 Εξέταση των απαντήσεων 28 3.1.9 Τεχνικές του Ελέγχου... 28 3.1.10 Επίβλεψη του Έργου 29-2 -
3.1.11 Ανάλυση και αξιολόγηση του έργου 29 3.1.12 Ενημέρωση της Διοίκησης 30 3.2 Μέθοδοι Ελέγχου.. 30 3.2.1 Εισαγωγή... 30 3.2.2 Οριζόντιος ή προοδευτικός Έλεγχος 30 3.2.3 Κάθετος ή αναδρομικό Έλεγχος... 31 3.2.4 Συστημικός Έλεγχος... 31 3.2.5 Αξιολόγηση των μεθόδων διενέργειας του ελέγχου... 32 3.2.6 Γράφημα εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου... 32 3.3 Η Προκαταρκτική Έρευνα στη διενέργεια του ελέγχου... 35 3.3.1 Εισαγωγή... 35 3.3.2 Τα στάδια της Προκαταρκτικής Έρευνας... 36 1 Προετοιμασία στα κεντρικά γραφεία... 36 2 Δημιουργία ερωτηματολογίων για εκτίμηση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου... 37 3 Διενέργεια αρχικών συναντήσεων και συνεντεύξεων... 37 4 Διενέργεια συνεντεύξεων... 38 5 Γνώση του τρόπου λειτουργίας και των στόχων της δραστηριότητας... 39 6 Γνώση της διοίκησης και του προσωπικού που συμμετέχει στη δραστηριότητα... 40 7 Διενέργεια φυσικής επισκόπησης... 41 8 Κατάρτιση διαγραμμάτων ροής διαδικασιών... 42 9 Εκτίμηση των κινδύνων... 42 10 Παρουσίαση των αποτελεσμάτων της προκαταρκτικής έρευνας... 42 3.3.3 Συμπεράσματα... 43 1 Σημαντικότητα της προκαταρκτικής έρευνας... 43 2 Αποτελεσματικότητα της προκαταρκτικής έρευνας... 43 3.4. Διαγράμματα ροής διαδικασιών... 44 3.4.1 Εισαγωγή... 44 3.4.2 Είδη διαγραμμάτων ροής διαδικασιών... 44 1 Συνοπτικά διαγράμματα διαδικασιών.... 44 2 Αναλυτικά διαγράμματα ροής διαδικασιών... 44 3.4.3 Συμπεράσματα... 45 1 Ικανοποίηση αναγκών από τη χρήση συνοπτικών διαγραμμάτων... 45 2 Προσέγκιση πολύ σύνθετων εργασιών... 45 3 Ανομοιογένεια χρησιμοποιούμενων συμβόλων... 45 4 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ο ΚΙΝΔΥΝΟΣ ΣΤΟΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ 4.1 Η εκτίμηση των κινδύνων στον εσωτερικό έλεγχο... 48 4.1.1 Εισαγωγή... 48 4.1.2 Είδη κινδύνων... 48 4.1.3 Ανάλυση των κινδύνων... 49 4.2 Μοντέλο μέτρησης των κινδύνων (με βαθμολόγηση)... 51 5 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 5.1 Εισαγωγή... 56-3 -
5.2 Χρονοδιάγραμμα ελέγχου και πρόγραμμα ελέγχου... 57 5.3 Πλεονεκτήματα και περιεχόμενο του προγράμματος ελέγχου... 57 5.4 Στάδια ανάπτυξης του προγράμματος ελέγχου... 59 5.5 Συμπεράσματα... 59 1 Σημαντικότητα του προγράμματος ελέγχου... 59 2 Βήματα ανάπτυξης του προγράμματος ελέγχου... 59 6 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Η ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΣΤΟΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ 6.1 Εισαγωγή... 60 6.2 Μέθοδοι δειγματοληψίας... 60 6.2.1 Η κατά κρίση δειγματοληψία... 61 6.2.2 Η στατιστική ή τυχαία δειγματοληψία... 62 6.2.3 Μέθοδοι στατιστικής ή τυχαίας δειγματοληψίας... 63 6-1 Επιλογή με τη μέθοδο των τυχαίων αριθμών... 63 6-2 Συστηματική ή κατά διαστήματα επιλογή... 64 6-3 Επιλογή κατά στρώματα... 65 6-4 Επιλογή δεσμίδων... 66 6-5 Επιλογή με βαρύτητα στο μέγεθος μονάδων... 66 6.3 Προσεγγίσεις δειγματοληψίας ανάλογα με το σκοπό ελέγχου... 67 6.3.1 Έλεγχος ιδιότητας... 67 6.3.2 Μικρή με πιθανή επέκταση δειγματοληψία... 67 6.3.3 Δειγματοληψία ανακάλυψης... 67 6.3.4 Έλεγχος μεγέθους... 67 6.4 Μέγεθος δείγματος... 68 6.5 Αξιολόγηση και τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων της δειγματοληψίας... 69 7 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΜΑΡΤΥΡΙΩΝ 7.1 Εισαγωγή... 71 7.2 Τρόποι συγκέντρωσης ελεγκτικών μαρτυριών-θεωρητικές αναφορές... 72 7.3 Παρουσίαση των τρόπων συγκέντρωσης ελεγκτικών μαρτυριών... 73 7.3.1 Έλεγχοι διαδικασιών... 73 7.3.2 Έλεγχοι τεκμηρίωσης των εργασιών... 73 7-1 Αναλυτικές διαδικασίες... 74 7-2 Λεπτομερειακοί έλεγχοι... 74 7.4 Συμπεράσματα... 76 7.4.1 Επιλογή ελεγκτικών διαδικασιών... 76 7.4.2 Εκτέλεση ελεγκτικών διαδικασιών πριν τη διενέργεια του εσωτερικού ελέγχου... 77 7.4.3 Αναφορά των τρόπων συγκέντρωσης ελεγκτικών μαρτυριών στα φύλλα εργασίας 77 8 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΝΑ ΤΜΗΜΑ 8.1 Αποθέματα και κόστος πωληθέντων... 78 8.1.1 Γιατί έχει μεγάλη σημασία ο έλεγχος στα αποθέματα... 78 8.1.2 Τι είναι τα αποθέματα... 78-4 -
8.1.3 Ο στόχος των ελεγκτών κατά την εξέταση των αποθεμάτων... 78 8.1.4 Η λειτουργία των προμηθειών, αποθήκευσης, χορήγησης, επεξεργασίας και αποστολής... 79 8.1.5 Σύστημα κοστολόγησης... 80 8.1.6 Έλεγχος συστήματος κοστολόγησης... 80 8.1.7 Απογραφή-Έλεγχος αποθεμάτων... 81 8.2 Έλεγχος απαιτήσεων... 86 8.2.1 Στόχος του ελέγχου των απαιτήσεων και των πωλήσεων... 86 8.2.2 Φύλλα εργασίας ελέγχου... 86 8.2.3 Πρόγραμμα ελέγχου απαιτήσεων και πωλήσεων επί πιστώση... 87 8.3 Χρεόγραφα- Έσοδα από επενδύσεις... 90 8.3.1 Στόχος του ελέγχου... 90 8.3.2 Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος των χρεογράφων... 91 8.3.3 Ερωτηματολόγιο εσωτερικού ελέγχου για τα χρεόγραφα... 91 8.3.4 Πρόγραμμα ελέγχου για τα χρεόγραφα... 92 8.3.5 Άλλα αποδεικτικά στοιχεία... 96 8.4 Πάγια περιουσιακά στοιχεία... 97 8.4.1 Τι είναι τα πάγια περιουσιακά στοιχεία... 97 8.4.2 Ποιος είναι ο σκοπός του ελέγχου για τα πάγια περιουσιακά στοιχεία... 98 8.4.3 Έλεγχος πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Ελεγκτικές διαδικασίες... 98 8.4.4 Διαφορές από τον έλεγχο του κυκλοφορούντος ενεργητικού... 99 8.4.5 Το κόστος σαν βάση αποτίμησης... 99 8.4.6 Εσωτερικός έλεγχος στα μηχανήματα και τον μηχανολογικό εξοπλισμό... 99 8.4.7 Προϋπολογισμός μηχανημάτων και εξοπλισμού... 99 8.4.8 Μέσα εσωτερικού ελέγχου... 100 8.4.9 Φύλλο εργασίας... 100 8.4.10 Δειγματοληπτικός έλεγχος των συναλλαγών στα ακίνητα μηχανήματα και εξοπλισμό... 101 8.4.11 Έλεγχος αποσβέσεων... 103 8.4.12 Επαλήθευση των φυσικών πόρων... 103 8.4.13 Επαλήθευση αυλων ή ασώματων περιουσιακών στοιχείων... 104 8.5 Βραχυχρόνιες Υποχρεώσεις... 104 8.5.1 Στόχος του ελέγχου...... 104 8.5.2 Έλεγχος επί των πωλήσεων... 104 8.5.3 Πρόγραμμα ελέγχου... 105 8.5.4 Άλλες υποχρεώσεις... 109 8.6 Λογαριασμοί δανείων... 112 8.6.1 Πότε γίνεται... 112 8.6.2 Στόχοι του ελέγχου... 112 8.6.3 Φύλλα εργασίας ελέγχου... 112 8.6.4 Πρόγραμμα ελέγχου λογαριασμών δανείων... 113 8.7 Έλεγχος καθαρής περιουσίας... 114 8.7.1 Εσωτερικός έλεγχος ιδίων κεφαλαίων... 114 8.7.2 Εσωτερικός έλεγχος πληρωμών μερισμάτων... 115 8.7.3 Εσωτερικός έλεγχος μη διανεμηθέντων κερδών και άλλων κατατεθειμένων κεφαλαίων... 115 8.7.4 Έλεγχος του μετοχικού κεφαλαίου... 117-5 -
8.7.5 Έλεγχος του συμπληρωματικού καταβεβλημένου κεφαλαίου... 120 8.7.6 Παρουσίαση στις χρηματοοικονομικές καταστάσεις... 120 8.7.7 Συμπεράσματα... 120 8.8 Έλεγχος εσόδων και δαπανών... 121 8.8.1 Γενικά... 121 8.8.2 Η μέθοδος που χρησιμοποιείται από τους ελεγκτές για την επαλήθευση των κερδών... 122 8.8.3 Συγκριτική μέθοδος ελέγχου... 122 8.8.4 Η σημασία της πρόβλεψης στον έλεγχο κόστους των δαπανών... 122 8.8.5 Έλεγχος μισθοδοσίας... 123 8.8.6 Πρόγραμμα ελέγχου μισθοδοσίας... 124 8.9 Έλεγχος ταμείου:εισπράξεις-πληρωμές... 126 8.9.1 Σκοπός του ελέγχου... 126 8.9.2 Αξιολόγηση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου που αφορά ταμειακές συναλλαγές... 127 8.9.3 Η εμφάνιση του λογαριασμού ταμείο (38.00) στον ισολογισμό και οι αναγκαίες υποσημειώσεις... 131 8.9.4 Συμφωνία των υπολοίπων των βιβλίων με τα υπόλοιπα των λογαριασμών των τραπεζών... 132 9 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΑ ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 9.1 Εισαγωγή... 133 9.2 Αναφορά των προτύπων του Ι ΙΑ στα φύλλα εργασίας... 133 9.3 Αποτελεσματικότητα συμπλήρωσης φύλλων εργασίας... 136 9.3.1 Επεξηγήσεις με σύμβολα... 136 9.3.2 Παραπομπές από ένα φύλλο σε άλλο... 137 9.3.3 Κωδικοποίηση των φύλλων εργασίας... 137 10 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Η ΕΚΘΕΣΗ ΕΛΕΓΧΟΥ 10.1 Εισαγωγή-Βασικά σημεία των προτύπων του Ι ΙΑ... 138 10.2 Τα Standards των εκθέσεων... 139 10.3 Ενότητες της έκθεσης... 140 10.3.1 Συνοπτική έκθεση... 140 10.3.2 Αναλυτική έκθεση... 143 10.4 Φύλλα εργασίας... 144 10.5 Ενημέρωση του ελεγχόμενου τμήματος... 144 10.6 Ιδιαίτερα θέματα που αφορούν την έκθεση ελέγχου... 145 10.7 Περιεχόμενο της έκθεσης... 146 10.8 Χρόνος της υποβολής της έκθεσης... 147 10.9 Γνώμη και βαθμολόγηση ης έκθεσης... 148 10.10 Συμπεράσματα... 150 10.10.01 Οι σκοποί της έκθεσης ελέγχου.... 150 10.10.02 Σύστημα βαθμολόγησης των εκθέσεων ελέγχου... 150-6 -
11 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ 11.1 Αποδέκτες της έκθεσης... 151 11.2 Ενημέρωση της διοίκησης- Σύσκεψη για την έκθεση... 151 11.3 Παρουσίαση- Συζήτηση της έκθεσης... 151 11.4 Παρακολούθηση υλοποίησης των αποφάσεων (follow-up)... 152 12 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΜΕΤΑΓΕΝΕΣΤΕΡΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 12.1 Εισαγωγή... 154 12.2 Κριτήρια αξιολόγησης διορθωτικών μέτρων... 155 12.2.1 Κριτήρια της ποιότητας των διορθωτικών μέτρων... 155 12.2.2 Κριτήρια της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών μέτρων... 155 12.3 Εύρος και προγραμματισμός μεταγενέστερων ενεργειών... 155 12.4 Τεχνικές σχετικά με τις μεταγενέστερες ενέργειες... 156 Βιβλιογραφία... 158 Παράρτημα 1 Ερωτηματολόγιο εκτίμησης συστήματος εσωτερικού ελέγχου... 159 2 Παράδειγμα φύλλων εργασίας... 161 3 Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου... 166 4 Έκθεση εσωτερικού ελέγχου... 170-7 -
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ο ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ 1.1 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ 1.1.1. Γενικά Ο Εσωτερικός Έλεγχος (Internal Auditing), ως έννοια και αντικείμενο, διακρίνεται για το εύρος και το υψηλό επίπεδο υπηρεσιών που προσφέρει. Όμως από άγνοια των διοικούντων και των ελεγκτών, αρκετές φορές αδικείται και δεν του προσδίδεται ο σωστός ρόλος, καθώς και η ανάλογη θέση και το κύρος στον επιχειρησιακό χώρο. Με τις συνεχείς ανακατατάξεις στην αγορά, τόσο σε τοπικό, όσο και σε παγκόσμιο επίπεδο οι επιχειρηματίες όλο και περισσότερο περνούν στην ανωνυμία. Τη θέση των επιχειρηματιών αναλαμβάνουν επαγγελματίες "managers", οι οποίοι, προκειμένου να έχουν τον πλήρη έλεγχο αναζητούν νέους τρόπους και τεχνικές διοίκησης, με την εκχώρηση αρμοδιοτήτων σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα, στελέχη. Σημαντικό ρόλο στις εξελίξεις αυτές καλείται να παίξει και μάλιστα σε επίπεδο "συμβούλου" ο Εσωτερικός Έλεγχος, για εισηγμένες και μη στο χρηματιστήριο, επιχειρήσεις, καθώς και σε οργανισμούς κερδοσκοπικού ή μη χαρακτήρα. Η αναγκαιότητα για ανάληψη από τις διοικήσεις μεγαλύτερων επιχειρηματικών κινδύνων και η διαχείριση τους, καθώς και η δημιουργία συνθηκών που να εξασφαλίζουν την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών και στόχων των οικονομικών μονάδων, καθώς επίσης η ανάπτυξη και η άριστη διαχείριση των διαθέσιμων μέσων και πόρων, ο περιορισμός των αλόγιστων δαπανών και η αποφυγή της κακοδιαχείρισης επέβαλε εκ των πραγμάτων τον Εσωτερικό Έλεγχο, με γνώμονα την αντικειμενική αξιολόγηση της επάρκειας λειτουργίας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης και τον περιορισμό των αρνητικών αυτής επιπτώσεων, από τους αναληφθέντες επιχειρηματικούς κινδύνους. Ο Εσωτερικός Έλεγχος, ως "σύμβουλος της διοίκησης" δεν περιορίζεται στον παραδοσιακό οικονομικό έλεγχο (Financial Audit), δηλαδή έλεγχος επί των οικονομικών καταστάσεων. Αντίθετα κινείται σε ένα ευρύτερο πεδίο φιλοσοφίας και πρακτικής εφαρμογής δίχως φραγμούς και περιορισμούς, έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα, σύμφωνα με το γενικότερο πνεύμα της ελεγκτικής. Επίσης διακρίνεται για το σύγχρονο τρόπο σκέψης και αντίληψης και το ευρύ διοικητικό και επιχειρηματικό του πνεύμα. Αυτό σημαίνει αξιολόγηση και ελεγκτική διερεύνηση όλων των λειτουργιών και δραστηριοτήτων, όπου υπάρχει ελεγκτικό ενδιαφέρον, σύμφωνα με τις ανάγκες και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. - 8 -
1.1.2. Διάκριση της έννοιας «Εσωτερικός Έλεγχος» Επειδή αρκετές φορές στον επιχειρησιακό χώρο δημιουργείται σύγχυση μεταξύ των όρων «Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου - Εσωτερικοί Έλεγχοι» (Internal Controls) και «Εσωτερικός Έλεγχος» (Internal Auditing), θεωρείται χρήσιμο να γίνει η διάκριση των όρων αυτών. Στην Οικονομική των Επιχειρήσεων, ο όρος «Εσωτερικός Έλεγχος» χρησιμοποιείται για να αποδώσει δύο βασικές έννοιες, θέτοντας παράλληλα τα όρια και τις αρμοδιότητες αυτών, ως Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου και καθεαυτού ως Εσωτερικός Έλεγχος: -Το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου. Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου - Εσωτερικοί Έλεγχοι είναι αυτό που (Internal Control) αναφέρεται σε ένα οργανωμένο πλέγμα λειτουργιών και διαδικασιών, σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα ελέγχων, που καθιερώνει η διοίκηση και αποσκοπεί στην αποτελεσματική λειτουργία για την εξάλειψη των αρνητικών επιπτώσεων του οργανισμού. - Εσωτερικός Έλεγχος. Ο όρος αυτός υιοθετήθηκε από τους Αγγλοσάξονες ως Internal Auditing, αναφέρεται στην υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου και αποσκοπεί στην αξιολόγηση της επάρκειας λειτουργίας του Συστήματος Εσωτερικών Ελέγχων, δηλαδή τις επιμέρους λειτουργίες (Controls) και στο να προτείνει βελτιώσεις, όπου διαπιστώνονται αδυναμίες. 1.1.3. Ορισμός του Εσωτερικού Ελέγχου Ο Εσωτερικός Έλεγχος (Internal Auditing) είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική διαβεβαίωση και συμβουλευτική δραστηριότητα, καλά σχεδιασμένη και οργανωμένη, που μέσω των τεχνικών και επιστημονικών προσεγγίσεων, αξιολογεί την επάρκεια λειτουργίας του Συστήματος εσωτερικού ελέγχου (λειτουργίες - εφαρμογή διαδικασιών), προσθέτει αξία και βελτιώνει τις λειτουργίες του οργανισμού, με σκοπό την αποτελεσματική αποτίμηση και διαχείριση του επιχειρηματικού κινδύνου, τον περιορισμό ή εξάλειψη αυτού, που αναλαμβάνει η διοίκηση να διαχειρισθεί για την επίτευξη των στρατηγικών της στόχων. 1.1.4. Ο σκοπός του εσωτερικού ελέγχου Ο αντικειμενικός σκοπός του Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Auditing) είναι η παροχή εξειδικευμένου και υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τη διοίκηση, μέσω αξιολόγησης του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, να βοηθά τα μέλη του οργανισμού, γενικότερα, στην αποτελεσματική άσκηση των καθηκόντων τους, μέσω επιστημονικών αναλύσεων, αξιολογήσεων και παροχής σχετικών συμβουλών με το ελάχιστο κόστος. Ειδικότερα, στα πλαίσια του σκοπού αυτού, ο Εσωτερικός Έλεγχος, εξετάζει και αξιολογεί: Την ύπαρξη συστήματος οργάνωσης και επάρκειας αυτού σε όλα τα - 9 -
ιεραρχικά επίπεδα καθώς επίσης, την ύπαρξη διαδικασιών και εξουσιοδοτήσεων, που ρυθμίζουν τις σχέσεις συναλλαγών - συνεργασίας με τρίτους. Τη μέτρηση απόδοσης του Management σε όλα τα επίπεδα, εξαιρουμένης αυτής της διοίκησης, που αποβλέπει στη σωστή διαχείριση των παραγωγικών μέσων και πόρων. Τη συστηματική παρακολούθηση και αξιολόγηση του επιχειρηματικού κινδύνου, καθώς και την αποτελεσματική διαχείριση του. Την τήρηση της πολιτικής προσωπικού, πολιτικής προαγωγών, αξιολογήσεων και αξιοποιήσεων των στελεχών. Την τήρηση των κανόνων επαγγελματικής συμπεριφοράς, νομοθεσίας και διαδικασιών, καθώς και την απονομή ευθυνών και επιβραβεύσεων. Τις επικερδείς και μη δραστηριότητες, μέσω αναλύσεων και τον εντοπισμό των σημείων εκείνων που επιδέχονται βελτίωση επιφέροντας άμεσα θετικά αποτελέσματα. Τα αποτελέσματα του φορέα, σε σχέση με τα πρότυπα που θέτει κάθε φορά η διοίκηση και ταυτόχρονα την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας των προτύπων αυτών, καθώς και της πολιτικής που τα υπαγορεύει. Την αποφυγή, μέσω της παρουσίας του Εσωτερικού Ελέγχου, ατασθαλιών, καταχρήσεων, κλοπών, φθορών, απόκρυψης στοιχείων, προσπορισμού οικονομικών οφελών, καθώς και την αδιαφορία των ιθυνόντων. Ο Εσωτερικός Έλεγχος οδηγεί στη διαπίστωση του κατά πόσον οι υπηρεσίες - τμήματα έχουν σαφή αντίληψη τη αποστολής και των αρμοδιοτήτων που τους έχουν εκχωρηθεί. Αν είναι κατάλληλα στελεχωμένες και αν αξιοποιείται κατά άριστο τρόπο το ανθρώπινο δυναμικό. Την ακρίβεια, την εξασφάλιση της πληρότητας και την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων και βιβλίων. Τη διαδικασία τήρησης των προδιαγραφών του ποιοτικού ελέγχου, δηλαδή το κατά πόσον η παραγωγική δραστηριότητα και οι υπηρεσίες ανταποκρίνονται προς τα καθορισμένα standards που έχουν θεσπισθεί. Την αξιοποίηση των μέσων παραγωγής και την αποδοτικότητα αυτών, τη συντήρηση του μηχανολογικού εξοπλισμού, τα προγράμματα παραγωγής, το ύψος και τη διαχείριση των αποθεμάτων, καθώς τη διάθεση των προϊόντων. Την τήρηση πολιτικής πωλήσεων και εισπράξεων, τη διαχείριση των διαθεσίμων, τις αποδόσεις αυτών, τους όρους δανεισμού και πληρωμής των υποχρεώσεων αυτών, καθώς επίσης την αξιολόγηση των οικονομικών αποτελεσμάτων. Το περιβάλλον όπου δρα η επιχείρηση, καθώς και τη δυναμική του περιβάλλοντος και τα μέτρα που καλείται να πάρει, προκειμένου να σταθεί και να επιβληθεί απέναντι στον ανταγωνισμό. Τον τρόπο επικοινωνίας και συνεργασίας των εργαζομένων τόσο σε επίπεδο τμήματος, όσο και μεταξύ των τμημάτων. Τις αδυναμίες και τα προβλήματα του προσωπικού (απώλεια ηθικού, συνεχείς αποχωρήσεις, δυσφορία για παραγωγή έργου κλπ.), τα οποία οδηγούν σε δυσάρεστα αποτελέσματα και για τα δύο μέρη. - 10 -
Την εικόνα που έχει η επιχείρηση στην αγορά - ανταγωνισμό, καθώς και την εικόνα που έχει το καταναλωτικό κοινό του φορέα που παρουσιάζουν οι εργαζόμενοι προς τα έξω. Τέλος, αντικειμενικός σκοπός του Εσωτερικού Ελέγχου είναι να εξετάζει και να αξιολογεί τις δραστηριότητες, να διαμορφώνει γνώμη για την ποιότητα της εργασιακής απόδοσης και να εισηγείται σχετικώς προς τη διοίκηση τη βελτίωση των αδυναμιών. 1.1.5. ΕΙΔΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Για να γίνει κατανοητή η διάκριση των εσωτερικών ελέγχων σε επιμέρους κατηγορίες, σκόπιμο είναι να αναφερθούν οι στόχοι του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και οι στόχοι της διενέργειας εσωτερικού. Οι πιο σημαντικοί από τους στόχους του συστήματος εσωτερικού ελέγχου μπορούν να συνοψισθούν ως εξής: 1. Προστασία των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης, 2. Τήρηση της εγκεκριμένης πολιτικής, των διαδικασιών και των εντολών της διοίκησης σε κάθε τμήμα και σε κάθε δραστηριότητα της επιχείρησης, 3. Συμμόρφωση προς τους νόμους, τους περιορισμούς και κανόνες που επιβάλλονται από το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. 4. Ακρίβεια και αξιοπιστία των λογιστικών και άλλων πληροφοριών. 5. Αξιολόγηση της λειτουργίας και των αποτελεσμάτων. Οι πιο σημαντικοί από τους στόχους της διενέργειας εσωτερικού ελέγχου είναι: η προληπτική συμμετοχή στην αξιολόγηση και ανάπτυξη διαδικασιών και συστημάτων η διασφάλιση ότι τα μέτρα ελέγχου λειτουργούν ικανοποιητικά. Ο διαχωρισμός του εσωτερικού ελέγχου σε είδη, αφενός δεν είναι ο ίδιος στην επιστημονική βιβλιογραφία, αλλά και δεν είναι πάντα ευχερής στην πράξη, όπου οργανωτικά μέτρα τα οποία αφορούν ένα είδος ελέγχου μπορεί να εξυπηρετούν συγχρόνως και τους σκοπούς ενός άλλου είδους ελέγχου. Τα τρία πλέον συχνά αναφερόμενα είδη ελέγχου είναι τα εξής: 1. Οικονομικοί έλεγχοι, οι οποίοι περιλαμβάνουν τις διαδικασίες που αφορούν την ασφάλεια του ενεργητικού και της περιουσίας της επιχείρησης και την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων. 2. Λειτουργικοί η διαδικαστικοί έλεγχοι, οι οποίοι περιλαμβάνουν το πλαίσιο και τις διαδικασίες ελέγχου συμμόρφωσης προς τις πολιτικές και τις διαδικασίες λειτουργίας της επιχείρησης. 3. Διοικητικοί έλεγχοι οι οποίοι περιλαμβάνουν το οργανωτικό πλαίσιο και τις διαδικασίες που έχουν σχέση με τη λήψη διοικητικών αποφάσεων, τη συμμόρφωση προς αυτές και την αξιολόγησή τους. Άλλες έννοιες ή κατηγορίες εσωτερικού ελέγχου που αναφέρονται είναι αρκετές, όπως για παράδειγμα: - 11 -
Διαχειριστικός έλεγχος που είναι συνδυασμός των δύο πρώτων εκ των ανωτέρω ειδών. Έλεγχος της μηχανογράφησης (με ύπαρξη μάλιστα ιδιαίτερου επαγγελματικού τίτλου του Certified Informal Systems Auditor - CISA) Έλεγχος της απάτης με την ύπαρξη επίσης ιδιαίτερου επαγγελματικού τίτλου, του Certified Fraud Examιner -CFE) Γενικά πάντως, πρώτιστης σημασίας είναι ο καθορισμός του εύρους του ελέγχου έτσι ώστε να καλύπτονται όλες οι δραστηριότητες της εταιρείας, για όλο το χρόνο λειτουργίας της και για όλα τα επίπεδα εργαζομένων. 1.2 ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 1.2.1. Γενικά Κάθε οργανωμένη κοινωνία, φορέας, επιχείρηση, μονάδα για να λειτουργήσει αρμονικά και να αναπτυχθεί στο περιβάλλον που δρα, θα πρέπει να κινείται στα πλαίσια ενός οργανωμένου συστήματος από λειτουργίες και να διέπεται από μια δέσμη μέτρων νόμων και κανόνων. Ένα οργανωμένο σύστημα, για να αντέχει στο χρόνο, θα πρέπει συνεχώς να αναδιοργανώνεται και να προσαρμόζεται σε νέα δεδομένα, αλλιώς, όπως είναι φυσικό, εκφυλίζεται και πεθαίνει. Ακόμα και οι πρώτες κοινωνικές ομάδες κινήθηκαν μέσα σε ένα οργανωμένο πλαίσιο κανόνων και λειτουργιών. Με την πάροδο του χρόνου μια σειρά από αστάθμητους παράγοντες, όπως μεταβολή των συνθηκών του περιβάλλοντος, καθώς και η ανάπτυξη του βιοτικού επιπέδου, ωθούσαν τις ομάδες σε συνεχή αναδιοργάνωση. Με την απόκτηση γνώσεων, άρχισαν να εφαρμόζουν διάφορα μέσα και τεχνικές και να κινούνται επάνω σε συγκεκριμένους κανόνες συμπεριφοράς και λειτουργίας. Οριοθέτησαν τις σχέσεις και τις αρμοδιότητες μεταξύ των μελών της ομάδας, καθώς επίσης και τις σχέσεις μεταξύ των ως ομάδες. Επίσης, με το πέρας του χρόνου, την ανάπτυξη της επιστήμης και την χρήση των διαφόρων μέσων και τεχνικών που χρησιμοποίησαν οι ομάδες αυτές, πέρασαν σε ένα πιο οργανωμένο και συγκροτημένο σύστημα λειτουργιών με γραπτούς κανόνες συμπεριφοράς. Το σύστημα αυτό δεν είναι άλλο, παρά αυτό που σήμερα ονομάζουμε σύστημα εσωτερικού ελέγχου. 1.2.2. Ορισμός του συστήματος εσωτερικού ελέγχου Ως σύστημα εσωτερικού ελέγχου (Internal Control System), καλείται ένα οργανωμένο και σωστά δομημένο πλέγμα λειτουργιών και διαδικασιών που καθιερώνει ο οργανισμός, με σκοπό την εφαρμογή και την τήρηση αρχών και πολιτικών προκειμένου να διασφαλιστούν τα συμφέροντα του. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου είναι μια λειτουργία, που μεταφέρει - 12 -
όλα τα μηνύματα, εντολές και αντιδράσεις προς τη διοίκηση, καθώς και προς όλα τα ιεραρχικά επίπεδα που ασκούν διοίκηση. Κατά τον Cook - Wincle 1, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, είναι κάτι σαν το νευρικό σύστημα του ανθρώπινου οργανισμού, που διακλαδώνεται μέσα στην επιχείρηση μεταφέροντας εντολές και αντιδράσεις από και προς τη διοίκηση. Συνδέεται άμεσα με την οργανωτική δομή και τους γενικούς κανόνες λειτουργίας της Επιχείρησης Η αναγκαιότητα ύπαρξης ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου, η πληρότητα, το μέγεθος και η έκταση αυτού σε μια επιχείρηση, καθορίζεται από τις δραστηριότητες, την πολυπλοκότητα του αντικείμενου εκμετάλλευσης και των συναλλαγών, την εκπαίδευση και την εξειδίκευση του προσωπικού, καθώς και μια σειρά άλλων παραγόντων. Η ύπαρξη ενός οργανωμένου συστήματος εσωτερικού ελέγχου συμβάλει αποτελεσματικά στην εύρυθμη λειτουργία και στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. 1.2.3. Σκοπός του συστήματος εσωτερικού ελέγχου Ως αντικειμενικός σκοπός ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου θα μπορούσε να αναφερθεί: 1. Να είναι το εργαλείο της διοίκησης για την υλοποίηση των επιλεγμένων στρατηγικών στόχων, να παρέχει τη δυνατότητα εκτίμησης και μέτρησης του αποτελέσματος και να το συγκρίνει με του αρχικούς στόχους. 2. Να κινείται και να δρα σε οργανωτικό και επιχειρησιακό πνεύμα και να στοχεύει στην κάλυψη ζωτικών αναγκών. Επίσης, να είναι ευέλικτο και αποτελεσματικό, να αναπροσαρμόζεται στις εκάστοτε συνθήκες και ανάγκες και να διασφαλίζει την βιωσιμότητα της μονάδος σε ανταγωνιστικό περιβάλλον. 3. Να παρέχει τη δυνατότητα αξιοποίησης και σωστής διαχείρισης των διαθεσίμων οικονομικών πόρων, την αξιοποίηση των παραγωγικών μέσων και του ανθρωπίνου δυναμικού, καθώς και τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων. Παράλληλα να αποβλέπει στην καλύτερη εξυπηρέτηση με τους συναλλασσόμενους. 4. Να διέπεται από κανόνες επιχειρησιακής και επιχειρηματικής συμπεριφοράς που να παρέχουν τις προϋποθέσεις εκείνες, ώστε ο επιχειρηματικός κίνδυνος να διαχειρίζεται κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο, διασφαλίζοντας την βιωσιμότητα του φορέα. 5. Να συμπεριλαμβάνει στη δομή του τον Εσωτερικό Έλεγχο (Internal Audit) για την αξιολόγηση της επάρκειας λειτουργίας του ίδιου του συστήματος εσωτερικών ελέγχων ( controls). 6. Να κατανέμει τις αρμοδιότητες και τις υποχρεώσεις, κατά τον πλέον άριστο τρόπο, μεταξύ των τμημάτων και των εργαζομένων σε αυτά. Επίσης, 1 Cook-Wincle, Auditing, Philosophy and Technique,1976-13 -
η ρύθμιση των σχέσεων μεταξύ αυτών, να συμβάλει αποτελεσματικά στο βαθμό συνεργασίας μεταξύ των απασχολουμένων. 7. Να γνωμοδοτεί αν οι κάθε είδους αποφάσεις - εξουσιοδοτήσεις είναι γνωστές σε όλα τα στελέχη, κατανοητές και αν εφαρμόζονται από όλη την πυραμίδα ιεραρχίας σύμφωνα με τις εντολές που έχουν θεσπιστεί από το φορέα. 8. Να παρέχει την ευχέρεια ανάπτυξης πρωτοβουλιών στους χρήστες για δημιουργική εργασία και όχι να θέτει περιορισμούς δημιουργώντας παρενέργειες στην ανάπτυξη του φορέα. 9. Τέλος, ως σύστημα να αποβλέπει στη θέσπιση συγκεκριμένων δικλείδων ασφαλείας ελέγχου, στο ίδιο το σύστημα, προκειμένου να συμβάλλει στον συντονισμό και την αρμονική συνύπαρξη μεταξύ των λειτουργιών του. 1.2.4. Περιεχόμενο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου Ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου, περιλαμβάνει ένα σύνολο συστημάτων και υποσυστημάτων που είναι απαραίτητα για να λειτουργήσει αποτελεσματικά ένας οργανισμός. Ενδεικτικά ως τέτοια συστήματα θα μπορούσαμε να αναφέρουμε: 1. Εγκεκριμένο οργανόγραμμα σε πλήρη ανάπτυξη, σε όλα τα επίπεδα τις ιεραρχίας καθώς και τη διάκριση των λειτουργιών σε κύριες και δευτερεύουσες. Μέσα από σύστημα οργανόγραμμα πρέπει να διαγράφεται με σαφήνεια και να προσδιορίζεται η περιοχή ευθύνης ανά τομέα, τμήμα. 2. Οργανωτικό πλαίσιο περιγραφής καθηκόντων και διαδικασιών. Περιγραφή καθηκόντων ανά τμήμα και ανάπτυξη διαδικασιών που να καλύπτουν όλες τις δραστηριότητες των ιεραρχικών επιπέδων. 3. Αποτύπωση των στρατηγικών σχεδιασμών και στόχων και την πολιτική υλοποίησης αυτών βάσει συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και τρόπου δράσης, ώστε να επιτυγχάνεται το ποθητό αποτέλεσμα. 4. Μακροχρόνιο και βραχυχρόνιο προγραμματισμό δράσης σε πλήρη ανάπτυξη, ανά δραστηριότητα, με αντίστοιχο απολογισμό και επισήμανση των αποκλίσεων, καθώς και αιτιολόγηση αυτών. 5. Πλήρες και ενήμερο καταστατικό όπου προσδιορίζονται και αποτυπώνονται με σαφήνεια το αντικείμενο εκμετάλλευσης, εργασίας και οι κύριοι σκοποί του οικονομικού φορέα. 6. Πολιτική αγορών-προμηθειών σε όλες τις κατηγορίες και επίπεδα. 7. Πολιτική πωλήσεων και τιμολόγηση σε εσωτερικού - εξωτερικού σε όλα τα επίπεδα των πελατών. 8. Διαδικασίες εισπράξεων και διαχείριση αυτών. Επίσης, διαχείριση των ίδιων και ξένων κεφαλαίων. - 14 -
9. Διαχείριση χαρτοφυλακίου μετοχών, ομολόγων. 10. Συστήματα πληροφόρησης. Αξιόπιστο σύστημα "M.I.S." με ευρύτητα επιχειρησιακού πνεύματος που συμβάλλει στην αναβάθμιση των επιδιωκόμενων στόχων. 11. Κανονισμό ολοκληρωμένου κύκλου παραγωγικής διαδικασίας προϊόντων, υπηρεσιών και διαδικασίες διαχείρισης των αποθεμάτων. 12. Σύστημα εξουσιοδότησης για εκχώρηση συγκεκριμένων εξουσιοδοτήσεων σε στελέχη για την εσωτερική λειτουργία, καθώς και το χειρισμό θεμάτων εκπροσώπησης της Εταιρείας, έναντι τρίτων. 13. Διαδικασίες καθορισμού εξουσιοδοτήσεων ορίων εγκρίσεως δαπανών. 14. Γενικούς κανόνες λειτουργίας του φορέα, αποκεντρωτικού συστήματος, με την ανάθεση αρμοδιοτήτων σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχικής πυραμίδας που να διασφαλίζουν την εύρυθμη λειτουργία. 15. Αξιόπιστο μηχανογραφημένο σύστημα, σωστά οργανωμένο που να παρέχει την απαιτούμενη πληροφόρηση και να διασφαλίζει τα αρχεία. 16. Στρατηγική και πολιτική επενδύσεων βραχυχρόνια και μακροχρόνια ως και οι αναμενόμενες αυτών αποδόσεις. 17. Πολιτική λήψη δανείων για επενδύσεις και κεφαλαίου κίνησης ως και αποπληρωμή δανείων. 18. Διαδικασίες για φορολογική ενημέρωση, φορολογικές υποχρεώσεις, απόδοση φόρων και δικαιώματος φορολογικών απαλλαγών. 19. Πολιτική πρόσληψης προσωπικού, μισθοδοσίας, κοινωνικών παροχών, αξιολόγησης, εκπαίδευσης και ανάπτυξης, αξιοποίηση και γενικότερα σωστή διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. 20. Διαχείριση μηχανολογικού εξοπλισμού και παγίων περιουσιακών στοιχείων. Λειτουργία και αποδοτικότητα αυτών. 21. Ασφάλεια (Security) προσωπικού και περιουσιακών στοιχείων όπου προσδιορίζονται με σαφήνεια τα μέσα και οι τρόποι προστασίας αυτών. 22. Σύστημα ISO, έλεγχος διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών. 23. Σύστημα περιβαλλοντικής προστασίας (EMAS= Environmental Management Auditing Systems), προκειμένου να αποφευχθούν απρόβλεπτες συνέπειες στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχειρήσεις, σύμφωνα με τις περιβαλλοντολογικές προδιαγραφές ISO14001. 24. Εσωτερικό Έλεγχο (Internal Audit), αποτελεί μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, που είναι αρμόδιος για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας όπως επίσης και των επιμέρους συστημάτων λειτουργιών αυτού. - 15 -
25. Λοιπές δραστηριότητες που έχει ο οργανισμός και επιχειρούν να εξασφαλίσουν την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών και επιδιώξεων. - 16 -
Γραφική απεικόνιση - 17 -
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ο Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ 2.1 Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ 2.1.1 Γενικά Οι εσωτερικοί ελεγκτές για να ανταποκριθούν στο έργο τους πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με βασικούς όρους και έννοιες, καθώς με τη χρήση τεχνικών και των εφαρμογών αυτών. Πρέπει να γνωρίζουν, από τα πρώτα κιόλας επαγγελματικά τους βήματα άριστη οργάνωση και διοίκηση επιχειρήσεων, καθώς επίσης την "επιχείρηση" ως έννοια και ως φιλοσοφία. Αυτό για να είναι σε θέση να κατανοούν με ευκολία τις λειτουργίες και να επικοινωνούν καλύτερα με τους ελεγχόμενους κατά την άσκηση των καθηκόντων τους. Η έλλειψη κατανόησης της έννοιας οργάνωση παρατηρείται και σε υψηλόβαθμα στελέχη και πολλές φορές δημιουργείται σύγχυση στο τρόπο επικοινωνίας και συνεργασίας, γενικότερα στον επιχειρησιακό χώρο. 2.1.2 Οργάνωση Σκοπός της οργάνωσης είναι η επίτευξη των στρατηγικών και αντικειμενικών στόχων. Βασική λοιπόν προϋπόθεση για να λειτουργήσει αποτελεσματικά ένας φορέας-επιχείρηση εξαρτάται κατά κύριο λόγο από τη σωστή οργανωτική υποδομή του. Όταν αναφερόμαστε στην οργάνωση, σε γενικές γραμμές, εννοούμε τη διαδικασία καθορισμού της δομής-οργανόγραμμα, των μεθόδων, των τεχνικών και των αναγκαίων μέσων, υλικών, πόρων και προσωπικού και στον επιλεγέντα τρόπο συντονισμού και δράσης αυτών, προκειμένου να παραχθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Η οργάνωση πρέπει να είναι στις άμεσες προτεραιότητες της διοίκησης και αυτό, διότι μόνο μέσα από ένα οργανωμένο και καλά δομημένο σύστημα οργάνωσης μπορούν να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι. Σύμφωνα με τη διεθνή βιβλιογραφία ο όρος Οργάνωση περιλαμβάνει: α. Το οργανόγραμμα της μονάδας, δηλαδή τη σχεδίαση της δομής. Το οργανόγραμμα θα μπορούσαμε να το θεωρήσουμε ως τη βάση του φορέα όπου επάνω σε αυτό κτίζεται όλο το οργανωτικό οικοδόμημα-πλαίσιο. Απεικονίζει τον συνδετικό κρίκο σύνδεσης και τις σχέσεις οι οποίες υπάρχουν μεταξύ λειτουργιών, βαθμίδων και θέσεων. Η σχεδίαση της δομής του περιλαμβάνει τις εσωτερικές σχέσεις των τμημάτων, καθώς και των ατόμων που ανήκουν σε αυτά, τα οποία εκτελούν δύσκολες και πολύπλοκες εργασίες. Με το σχεδιασμό του οργανογράμματος δίδεται η δυνατότητα συσχετισμού σχέσεων, αρμοδιοτήτων, καθηκόντων και ευθυνών μεταξύ των τμημάτων, - 18 -
θέσεων εργασίας και ατόμων. β. Την ανάπτυξη των διαδικασιών και εντολών. γ. Τις αρμοδιότητες των τμημάτων και την περιγραφή των θέσεων εργασίας. Η περιγραφή των θέσεων εργασίας είναι ένα βασικό και απαραίτητο κομμάτι για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Η περιγραφή προσδιορίζει με σαφήνεια τις αρμοδιότητες και τα αντικείμενα των τμημάτων, καθώς τις υποχρεώσεις και οι ευθύνες που απορρέουν από τους εργαζόμενους. δ. Τον προσδιορισμό των αναγκών και του τρόπου κάλυψης των απαιτήσεων σε προσωπικό, υλικά, μέσα και υπηρεσίες. ε. Κάθε τεχνική, μεθοδολογία και πολιτική που αποσκοπεί στην υλοποίηση των επιδιωχθέντων στόχων σε επίπεδο των επιμέρους τμημάτωνλειτουργιών και γενικά του φορέα. 2.1.3 Διαδικασίες - Εντολές α. Η αναγκαιότητα των εσωτερικών διαδικασιών Συνεχώς, μέσα στις επιχειρήσεις γίνεται λόγος για διαδικασίες και για εντολές, δίχως οι έννοιες αυτές να είναι ξεκάθαρες και κατανοητές με συνέπεια να δημιουργείται σύγχυση. Οι διαδικασίες είναι ένα μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και αρκετά σημαντικό. Η έλλειψη διαδικασιών, σημαίνει έλλειψη βασικής οργανωτικής υποδομής πράγμα που δυσκολεύει αφάνταστα τη λειτουργία της επιχείρησης. Ανάλογη δυσκολία προκαλεί και στον Εσωτερικό Έλεγχο, καθώς η οργανωτική υποδομή αποτελεί εργαλείο απαραίτητο για την εκτέλεση της εργασίας του και ειδικά οι διαδικασίες που αποτελούν τη βάση για την σύνταξη των προγραμμάτων ελέγχου. Η "διαδικασία" ως όρος, είναι τα διαδοχικά βήματα, στάδια που ακολουθούνται σε μία εργασία, προκειμένου να παραχθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα με το ελάχιστο κόστος. Οι διαδικασίες έχουν ως στόχο να υποδηλώνουν τη ροή των επαναλαμβανόμενων εργασιών, τα ποία στάδια πρέπει να ακολουθήσει μια εργασία προκείμενου να λάβουμε το προβλεπόμενο αποτέλεσμα. Οι διαδικασίες είναι ένας οδηγός σε κάθε εργαζόμενο, προκειμένου να διεκπεραιώνει τις εργασίες του σύμφωνα με τις εντολές της διοίκησης και να τον απαλλάσσει πολλές φορές και από τις ευθύνες. Η ύπαρξη και η εφαρμογή των διαδικασιών είναι ένα από τα αντικείμενα διερεύνησης του εσωτερικού ελέγχου. Σε αυτές θα βασισθεί ο εσωτερικός ελεγκτής για να διαπιστώσει κατά πόσο όλες οι εργασίες που εκτελούνται συμπλέουν με τις διαδικασίες οι οποίες και εκφράζουν τις εντολές της διοίκησης. Το ερώτημα που τίθεται, πολλές φορές, είναι το τι γίνεται, όταν παρατηρείται έλλειψη διαδικασιών και καλείται ο εσωτερικός ελεγκτής να ελέγξει διάφορες δραστηριότητες; Είναι εύκολο το έργο του ελεγκτή όταν δεν υπάρχουν διαδικασίες; Σε πολλές επιχειρήσεις παρατηρείται το φαινόμενο να λειτουργεί διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου, δίχως να υπάρχουν - 19 -
αποτυπωμένες σε εγχειρίδια οι διαδικασίες, με συνέπεια να μην είναι σε θέση το τμήμα να λειτουργήσει με αποτελεσματικότητα. Η έλλειψη διαδικασιών, όπως είναι φυσικό δυσχεραίνει το έργο του ελεγκτή, αυτό όμως δεν αποτελεί εμπόδιο στο να εκτελέσει την εργασία του. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πριν τον έλεγχο, ο ελεγκτής συζητά με τον ελεγχόμενο και καταγράφει τη ροή των εργασιών με σύντομο τρόπο. Τις αποτυπώνει με ένα διάγραμμα ροής (flow chart), βάσει του οποίου θα σχεδιασθεί και το πρόγραμμα ελέγχου. Ουσιαστικά καταγράφει μια σύντομη διαδικασία για αποκλειστική του χρήση, προκειμένου να διενεργήσει τον έλεγχο. β. Εντολές Οι εντολές είναι και αυτές ένα μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, είναι αποφάσεις της διοίκησης που εκδίδονται κάθε φορά με σκοπό την σωστή λειτουργία της επιχείρησης και συνήθως έχουν μικρή διάρκεια, ακόμη και μιας εφαρμογής. Ανανεώνονται, αν χρειαστεί, κατά καιρούς ή και καταργούνται, έχουν ημερομηνία λήξης. Οι εντολές, εμπεριέχουν και ένα μέρος διαδικασίας, προκειμένου να εφαρμοσθούν. Αν είναι μακράς διάρκειας, ενσωματώνονται στο ίδιο εγχειρίδιο και αντικείμενο ανάλογο αυτών των διαδικασιών που αφορά το θέμα. Η έκτακτη παροχή ενός βοηθήματος στους εργαζομένους είναι μία εντολή, ενώ ο τρόπος που θα δοθεί αφορά το διαδικαστικό μέρος. γ. Σύνδεση διαδικασιών με προγράμματα Εσωτερικού Ελέγχου Μια καλή οργάνωση του συστήματος διαδικασίες σημαίνει σχεδιασμό οργανωτικού πλαισίου αυτών, ήτοι ανάπτυξη διαδικασιών ανά διεύθυνση και των επιμέρους υποσυστημάτων αυτών. Επίσης, οι διαδικασίες καθώς και τα έντυπα που τις αφορούν θα πρέπει να έχουν ενιαία κωδικοποίηση, για την οποία και θα πρέπει να αποτελεί πάγια θέση στην επιχείρηση αν θέλουμε να μιλάμε για σύγχρονη οργάνωση. Αντίστοιχη κωδικοποίηση, με αυτή των διαδικασιών, με μέριμνα του διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου, θα πρέπει να λαμβάνουν και τα προγράμματα ελέγχου, που σημαίνει πως για κάθε διαδικασία που πρόκειται να ελεγχθεί, θα πρέπει να αναπτύσσεται και ένα πρόγραμμα ελέγχου και παράλληλα, να λαμβάνει τον κωδικό της διαδικασίας που το αφορά. Η κοινή κωδικοποίηση μεταξύ προγραμμάτων διαδικασιών και εντύπων συμβάλλει στη σωστή υποδομή, οργάνωση και απλοποίηση του έργου του τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου. Αυτό γιατί, αφού αναπτυχθούν προγράμματα για όλες τις λειτουργίες, παρέχει την ευχέρεια στους εσωτερικούς ελεγκτές, βάσει του κωδικού του προγράμματος να ανατρέχουν στην αντίστοιχη διαδικασία ή και αντιστρόφως, για ενημέρωση. Η υπόδειξη της κωδικοποίησης και της συνδεσμολογίας αυτής, μεταξύ διαδικασιών, εντύπων και προγραμμάτων χαρακτηρίζεται ως μία καινοτομία σε οργανωτικό επίπεδο και παρουσιάζεται για πρώτη φορά, συμβάλλοντας κατ' αυτό τον τρόπο στην αναβάθμιση του οργανωτικού πλαισίου του Εσωτερικού Ελέγχου και γενικότερα στην οργάνωση. - 20 -
2.2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 2.2.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ - ΒΑΣΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ Τα βασικά σημεία των Προτύπων σχετικά με την οργάνωση της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου είναι τα εξής: Ο διευθυντής της ΔΕΕ 2 είναι υπεύθυνος για την κατάλληλη διοίκηση της ΔΕΕ έτσι ώστε: η ελεγκτική εργασία να ικανοποιεί τις γενικές αρχές και τις ευθύνες της ΔΕΕ που εγκρίθηκαν από τη ΓΣ και έγιναν αποδεκτές από το ΔΣ, 3 τα μέσα τα οποία διατίθενται από τη ΔΕΕ για τη διενέργεια των εργασιών της να χρησιμοποιούνται αποδοτικά και αποτελεσματικά η ελεγκτική εργασία να γίνεται σύμφωνα με τα πρότυπα της Επαγγελματικής Πρακτικής του Εσωτερικού ελέγχου. Ο διευθυντής της ΔΕΕ είναι υπεύθυνος να ζητήσει την έγκριση από τη Γ.Σ 4 και την αποδοχή από το ΔΣ ενός τυπικού γραπτού κειμένου (καταστατικό) για τη ΔΕΕ. Ο διευθυντής της ΔΕΕ πρέπει να καθιερώνει πλάνα (προγράμματα) για την επιτέλεση του ελεγκτικού έργου της ΔΕΕ. Αυτά τα πλάνα πρέπει να είναι σύμφωνα με το καταστατικό και με τους γενικότερους σκοπούς της επιχείρησης. Η διαδικασία προγραμματισμού περιλαμβάνει την καθιέρωση: στόχων χρονοδιαγραμμάτων ελεγκτικής εργασίας πλάνων στελέχωσης και οικονομικών προγραμματισμών και εκθέσεις πραγματοποιηθείσας δραστηριότητας. Οι στόχοι της ΔΕΕ πρέπει να είναι δυνατόν να πραγματοποιηθούν μέσα σε συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμούς και, σε όποιο βαθμό αυτό είναι δυνατό, πρέπει να είναι μετρήσιμοι. Πρέπει πάντοτε να συνοδεύονται από κριτήρια μέτρησης και από τεθείσες ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Τα χρονοδιαγράμματα πρέπει να περιλαμβάνουν: ποιες δραστηριότητες προγραμματίζεται να ελεγχθούν, πότε αυτές θα ελεγχθούν τον προβλεπόμενο χρόνο που απαιτείται για τον έλεγχο, λαμβάνοντας υπόψη το εύρος της εργασίας και την ελεγκτική εργασία που έχει εκτελεστεί από άλλους ή σε προηγούμενο έλεγχο. Τα θέματα τα οποία πρέπει να λαμβάνονται υπόψη για να καθοριστούν οι προτεραιότητες του ελέγχου, πρέπει να περιλαμβάνουν: 2 ΔΕΕ- Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου 3 Δ.Σ- Διοικητικό Συμβούλιο 4 Γ.Σ- Γενική Συνέλευση - 21 -
την ημερομηνία του τελευταίου ελέγχου και τα αποτελέσματα του ελέγχου αυτού. τον κίνδυνο στον οποίο εκτίθεται η εταιρεία. οι απαιτήσεις της διοίκησης. σημαντικές αλλαγές στις λειτουργίες, τα προγράμματα, τα συστήματα και τα μέτρα. ελέγχου της επιχείρησης. ευκαιρίες για επίτευξη βελτιώσεων στη λειτουργία της επιχείρησης και μεταβολές στη σύνθεση και τις ικανότητες της ομάδας ελέγχου. 2.3 Η αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου Ο ισχυρισμός των υπευθύνων ότι τα πάντα στην επιχείρηση που διοικούν λειτουργούν κατά τον πλέον ιδανικό τρόπο, σύμφωνα με τις υπάρχουσες αποφάσεις, διαδικασίες και κανόνες, δεν είναι δυνατόν να γίνει αποδεκτός από τη μεριά της Ελεγκτικής Η έλλειψη έγκαιρης και αξιόπιστης πληροφόρησης είναι ένα γενικότερο φαινόμενο που οφείλεται κατά ένα μέρος σε προσωπικές αδυναμίες επίβλεψης των λειτουργιών οπό τα εποπτεύοντα στελέχη, καθώς και στις οργανωτικές αδυναμίες που παρατηρούνται στους φορείς. Στην πράξη, οι διοικήσεις δεν έχουν την άμεση και αντικειμενική πληροφόρηση που χρειάζεται για να εξακριβώσουν, αν λειτουργούν κατάλληλες, ασφαλιστικές δικλείδες σε όλους τους τομείς της επιχείρησης που έχουν υποχρέωση να γνωρίζουν. Η ιστορική αναδρομή, καθώς και η διεθνής εμπειρία έχει δείξει ότι η αναγκαία αυτή ενημέρωση παρέχεται καλύτερα από μια λειτουργία ανεξάρτητη από τις συνηθισμένες, ανεξάρτητη από τη γραμμή παραγωγής, τον Εσωτερικό Έλεγχο. Επίσης, ο Εσωτερικός Έλεγχος, με τις αναβαθμισμένες υπηρεσίες που προσφέρει, ως σύμβουλος, όλο και γίνεται αναγκαίος και χρήσιμος. Με την ανάλογη από τη διοίκηση υποστήριξη μπορεί να συμβάλει αποτελεσματικά στον εντοπισμό των διαχειριστικών αδυναμιών, στην πρόληψη και στην καταστολή των απρόβλεπτων γεγονότων, θετικό σημείο για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Η αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου είναι προφανής από τις ατέλειες και τις αδυναμίες που διακρίνουν τον ίδιο τον άνθρωπο. Ως φαινόμενο των αδυναμιών είναι τα λάθη που οφείλονται στις ατέλειες της ανθρώπινης ικανότητας. Οι κλοπές, οι απάτες και οι ατασθαλίες ανάγονται στις ατέλειες της ανθρώπινης φύσης και ηθικής. Επειδή είναι αδύνατον η αποφυγή των αδυναμιών αυτών, όσα μέσα και να επιστρατευθούν, το μόνο που απομένει είναι η καταπολέμηση τους από τον Εσωτερικό Έλεγχο, για να περιορισθούν κατά το δυνατόν περισσότερο. Την αναγκαιότατα του Εσωτερικού Ελέγχου τη δίνει με απλότητα με το κλασικό παράδειγμα ο Γάλλος Pierre A. Dussaulx, ο οποίος μεταξύ άλλων αναφέρει: Κάθε ζωντανός οργανισμός, κάθε μηχανή, είναι προικισμένοι, είτε από τη φύση, είτε από τον κατασκευαστή τους, με ρυθμιστικές διευθετήσεις, προοριζόμενες να πειθαρχούν τις κινήσεις του και να συγκρατούν τη συνοχή της δομής του. Υπό ομαλό καθεστώς πορείας ή καλής υγείας, ο αντανακλαστικός - 22 -
χαρακτήρας των οργάνων τούτων εγγυάται την ασφάλεια της πορείας και προφυλάσσει το σύνολο από περιπέτειες, υπό τον όρο ότι από καιρό σε καιρό μια ενσυνείδητη παρέμβαση θα επιβεβαιώνει την καλή τους λειτουργία. Στις επιχειρήσεις, όπως και στους ζωντανούς οργανισμούς, η χρήση γεννά τη φθορά και η διάρκεια το γήρας. Αυτό σημαίνει ότι οι γενικά λεπτοί αυτοί ρυθμιστικοί μηχανισμοί υπόκεινται και αυτοί στη φθορά ή στο γήρας, για αυτό και επιβάλλονται περιοδικές επαληθεύσεις, μέσω ενός συστήματος που δεν είναι τίποτε άλλο από Εσωτερικό Έλεγχο (Internal Auditing). - 23 -
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ο ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 3.1 ΤΟ ΕΤΗΣΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ 3.1.1 Εισαγωγή Η έγκριση του ετήσιου προγράμματος δράσης από τη διοίκηση σημαίνει την πλήρη αποδοχή και στήριξη των ελέγχων που θα διενεργηθούν για όλη τη διάρκεια του έτους. Η επόμενη φάση είναι η προετοιμασία του ελέγχου, η οποία είναι μία από τις βασικές εργασίες του τμήματος. Από την προετοιμασία και την υλοποίηση αυτού κρίνεται κάθε φορά το έργο της υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου. Είναι γνωστό, ότι υπάρχει μια επιφύλαξη από τους ελεγχόμενους να παρέχουν με άνεση στοιχεία, όταν ζητούνται, από τους εσωτερικούς ελεγκτές. Μάλιστα πολλές φορές υπάρχει και έντονη άρνηση, προβάλλοντας αβάσιμους ισχυρισμούς. Για την αντιμετώπιση του φαινομένου αυτού, θεωρείται σωστό, κατά καιρούς, να αποστέλλεται υπηρεσιακό σημείωμα από τη διοίκηση-επιτροπή ελέγχου, με πρωτοβουλία του τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, προς όλες τις διευθύνσεις και να τους υπενθυμίζει την υποχρέωση παροχής κάθε στοιχείου, που ζητείται από τον Εσωτερικό Έλεγχο. Ενδεικτικά, ένα τέτοιο υπηρεσιακό σημείωμα θα μπορούσε να έχει την παρακάτω μορφή: "Για να εξασφαλισθεί η απρόσκοπτη λειτουργία του τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, για λογαριασμό της διοίκησης, παρακαλούμε να παρέχεται, άμεσα, στον Εσωτερικό Έλεγχο τα, κατά περίπτωση, ζητούμενα στοιχεία. 3.1.2 Αντικείμενο του ελέγχου και το εύρος αυτού Το ετήσιο πρόγραμμα δράσης διασπάται ανά αντικείμενο, βάσει ενός χρονοδιαγράμματος, και μετά από συζητήσεις προσδιορίζεται με περισσότερη σαφήνεια το αντικείμενο και το εύρος του ελέγχου. Το εύρος και το βάθος του ελέγχου εξαρτάται από τις αδυναμίες και το βαθμό κινδύνου της συγκεκριμένης περιοχής, καθώς και τις προσδοκίες που έχουμε από τον επικείμενο έλεγχο, δίχως να παραβλέπουμε το κόστος και το όφελος αυτού. Ο υπέρμετρος έλεγχος θα πρέπει να αποφεύγεται, που αυτό σημαίνει, σωστή και αντικειμενική εκτίμηση του κόστους με παράλληλη διασφάλιση για αυτό που ελέγχεται. 3.1.3 Προετοιμασία του ελέγχου Η προετοιμασία έναρξης, καθώς και η ολοκλήρωση της ελεγκτικής εργασίας, απαιτεί ένα ξεκάθαρο και αυστηρό χρονοδιάγραμμα, το οποίο θα - 24 -
προσδιορίζει με σαφήνεια το χρόνο και τις κινήσεις. Στο πνεύμα αυτό θα πρέπει να ορισθούν οι ελεγκτές, ανά ελεγχόμενο αντικείμενο, καθώς και οι επικεφαλείς αυτών που θα τους καθοδηγούν και θα τους παρέχουν τις ανάλογες συμβουλές. Η ανάθεση εργασίας στους ελεγκτές καθορίζεται από το αντικείμενο ελέγχου, το οποίο αντικείμενο, ορίζει και το επίπεδο του ελεγκτή. Δηλαδή, ο επιμερισμός της εργασίας γίνεται ανάλογα με τη σοβαρότατα του θέματος, τις ιδιαιτερότητες που το διακρίνουν, γενικά τις δυσκολίες και τις απαιτήσεις του, περιοχές με μεγάλο βαθμό κινδύνου απαιτούν ελεγκτές υψηλών προδιαγραφών, ώστε ο έλεγχος να είναι γρήγορος και αποτελεσματικός. Στην προετοιμασία αυτή περιλαμβάνεται και η κατάρτιση-ανάπτυξη των επιμέρους προγραμμάτων, δηλαδή η αποτύπωση των βημάτων που θα ακολουθηθούν κατά το στάδιο της ελεγκτικής διαδικασίας. Κατά την κατάρτιση του προγράμματος λαμβάνονται υπόψη οι υπάρχουσες διαδικασίες, οι οποίες αποτελούν και τη βάση καθοδήγησης του ελέγχου, ώστε ο έλεγχος να κινείται στα πλαίσια του πνεύματος και της λειτουργίας της επιχείρησης. Επίσης, σοβαρά υπόψη λαμβάνονται όλα τα στοιχεία που υπάρχουν σε μονίμους και προσωρινούς φακέλους και που σχετίζονται με το υπό έλεγχο αντικείμενο, όπως το καταστατικό της εταιρίας, νόμοι, πρακτικά συνεδριάσεων και ανάλογα πορίσματα προηγουμένων ελέγχων, που αφορούν στο ίδιο αντικείμενο. Για επαναλαμβανόμενους ελέγχους, βασική αρχή είναι ο ελεγκτής να ανατρέχει στο αρχείο και να μελετάει πολύ καλά τα προηγούμενα πορίσματα. Η ενημέρωση αυτή συμβάλλει στον εύκολο εντοπισμό των αδυναμιών, στον περιορισμό του εύρους του ελέγχου και κατά επέκταση στη μείωση του κόστος ελέγχου. 3.1.4 Υπολογισμός του χρόνου ελέγχου Για κάθε αντικείμενο ελέγχου, πέραν του συνολικού χρόνου που υπολογίζουμε, κατά την έναρξη του ελέγχου καλό θα είναι να υπολογίζουμε και να επιμερίζουμε και το χρόνο στις επιμέρους εργασίες αυτού, όπως αναλύεται παρακάτω: Χρόνος ελέγχου μιας περιοχής, έστω 40 ώρες 1. Προετοιμασία προγράμματος 15% = 6 2. Συλλογή υλικού - Συνεντεύξεις 20% = 8 3. Σύνταξη φακέλων εργασίας 20% = 8 4. Σύνταξη έκθεσης 35% = 14 5. Συζήτηση του πορίσματος 5% = 2 6. Επιμόρφωση ελεγκτών 5% = 2 100% 40 ώρες - 25 -
3.1.5 Έναρξη του ελέγχου Πριν την έναρξη του ελέγχου ο αρμόδιος της ομάδας - διευθυντής επικοινωνεί με τον διευθυντή του τμήματος που θα δεχθεί τον έλεγχο και τον ενημερώνει για το σκοπό του ελέγχου. Αυτός με τη σειρά του ενημερώνει το τμήμα του, σε όλες τις βαθμίδες για τον επικείμενο έλεγχο. Αν πρόκειται για έκτακτο έλεγχο, ο επικεφαλής του ελεγχόμενου τμήματος ενημερώνεται τη στιγμή έναρξης του ελέγχου. Ο ελεγκτής, με την έναρξη του ελέγχου, συζητάει με τους ελεγχόμενους για το σκοπό του ελέγχου, προκειμένου να αντλήσει στοιχεία από συνεντεύξεις και από πηγές που αφορούν την διερεύνηση του θέματος, πέραν αυτών που υπάρχουν σε προσωρινούς και μονίμους φακέλους, Στη συνέχεια αναμορφώνει το αρχικό πρόγραμμα ελέγχου στα νέα δεδομένα. Στοιχεία αναζητούνται και από εξωτερικές πηγές, αν κρίνεται αναγκαίο όπως από πελάτες, προμηθευτές, με την αποστολή επιστολών για την επιβεβαίωση υπολοίπων ή γεγονότων. 3.1.6 Επικοινωνία με συνεργάτες μέσω αλληλογραφίας - Σύνταξη επιστολών. Πολλές φορές για να ολοκληρωθεί ένας έλεγχος που αφορά συμφωνία υπολοίπων πελατών, προμηθευτών και τραπεζών απαιτείται να αποσταλούν επιστολές. Οι επιστολές συντάσσονται και υπογράφονται από τον προϊστάμενο του τμήματος και μόνο. Προκειμένου να αποτελέσουν ελεγκτικό τεκμήριο, θα πρέπει να διακρίνονται από ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως : α. Να αναγράφουν την ημερομηνία αποστολής. Επίσης, στην επιστολή θα πρέπει να αναφέρεται η ημερομηνία για την οποία ζητείται η επιβεβαίωση των στοιχείων, καθώς και το ύψος του ποσού, αν πρόκειται για συμφωνία υπολοίπων. β. Η επιβεβαίωση αυτή θα πρέπει να ζητείται με επικυρωμένο αντίγραφο κίνησης, με σφραγίδα και υπογραφή του αρμοδίου του τμήματος. γ. Θα πρέπει να ζητείται από τον χρεώστη-πιστωτή να απαντήσει απευθείας στον διευθυντή του τμήματος εσωτερικού ελέγχου, από όπου πήρε και την επιστολή. δ. Σκόπιμο είναι, κατά την αποστολή της επιστολής, να εσωκλείεται ένας ταχυδρομικός φάκελος, απευθυνόμενος στη δική μας διεύθυνση, μάλιστα γραμματοσημασμένος, με τον οποίο ο κάθε χρεώστης θα ταχυδρομήσει την απάντηση του. 3.1.7 Αποστολή επιστολών Κατά την αποστολή των επιστολών, ο ελεγκτής, θα πρέπει να διασφαλίσει πως οι επιστολές, από την αποστολή μέχρι και την παραλαβή αυτών, θα βρίσκονται υπό τον έλεγχο του. Καλό θα είναι, πριν την αποστολή των επιστολών να προηγηθεί ένα τηλέφωνο από τον προϊστάμενο του - 26 -
εσωτερικού ελέγχου στους παραλήπτες (προμηθευτή - πελάτη - τράπεζα). Αν δεν ληφθούν απαντήσεις μέσα σε ένα εύλογο χρονικό διάστημα, επανερχόμαστε με νέα επιστολή, στην οποία αναφέρουμε πως είναι και η δεύτερη. Αν και με τη δεύτερη επιστολή δεν λάβουμε απάντηση, τότε θα πρέπει να αναζητήσουμε άλλο τρόπο επικοινωνίας. Ένας από τους τρόπους που μπορούμε να χρησιμοποιούμε είναι και η τηλεφωνική επικοινωνία σε ανώτερο ιεραρχικό επίπεδο. Ακόμα και η επιτόπου επίσκεψη, είναι μια ενδεδειγμένη λύση, αφού προηγουμένως γίνει μια καλή προετοιμασία, από τον προϊστάμενο του τμήματος. Ακολουθεί ένα υπόδειγμα επιστολής: Υπόδειγμα επιστολής. Αθήνα, 20/06/04 Συμφωνία προμηθευτή / πελάτη Από :.. Κύριοι, Από τα βιβλία και τα στοιχεία μας, το χρεωστικό-πιστωτικό υπόλοιπο του λογαριασμού σας με ημερομηνία ανέρχεται στο ποσό των... ευρώ. Παρακαλούμε, εφόσov συμφωνείτε να υπογράψετε στον προβλεπόμενο κατωτέρω χώρο. Αν διαφωνείτε, αναγράψετε στη παρούσα το αντίστοιχο υπόλοιπο που προκύπτει από τα βιβλία σας, τους λόγους της διαφοράς, θέτοντας στη σημείωση την υπογραφή σας. Επίσης, άσχετα με το αν συμφωνείτε ή διαφωνείτε, παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε και την καρτέλα του δοσοληπτικού σας λογαριασμού με την εταιρεία μας από έως...... Παρακαλούμε να μας ταχυδρομήσετε την επιστολή αυτή με τον εσώκλειστο φάκελο απευθείας στο τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου. Με τιμή Ο Δ/ντής.Εσωτ.Ελέγχου (1) Συμφωνούμε με το ανωτέρω (2) Διαφωνούμε. Το υπόλοιπο υπόλοιπο των ευρώ μας ανέρχεται σε ευρώ... Στη θέση (1) να τεθεί η σφραγίδα της, επιχειρήσεως και η υπογραφή κάτω από την οποία πρέπει να αναγράφεται και η ιδιότητα του προσώπου που υπογράφει. Στη θέση (2) να γραφούν οι διαφωνίες, και οι αιτιολογίες. - 27 -