ΕΝΤΥΠΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΟΡΙΖΟΝΤΙΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΕΝΤΥΠΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΟΡΙΖΟΝΤΙΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ"

Φῆστος Μανιάκης
7 χρόνια πριν
Προβολές:

είναι ικανοποιητικός; Έχουν γίνει τροποποιήσεις και κατάλληλη διανοµή και απόσυρση εγγράφων; Τα εξωτερικά έγγραφα είναι επικαιροποιηµένα ; Έχει καθιερωθεί και πως τεκµηριώνεται η εσωτερική και η

1 ΤΜΗΜΑ Μέρος 1 ο ΕΝΤΥΠΟ Αντικείµενο προς Επιθεώρηση Τµήµα Κωδ. Ευρήµατα / Σχόλια / Αποτελέσµατα ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Τεκµηρίωση Έχει σχεδιαστεί και εφαρµόζεται τεκµηρίωση κατάλληλη για το ΣΔΕΠ ; Τηρείται ενηµερωµένο το ΣΔΕΠ; O έλεγχος της τεκµηρίωσης είναι ικανοποιητικός; Έχουν γίνει τροποποιήσεις και κατάλληλη διανοµή και απόσυρση εγγράφων; Τα εξωτερικά έγγραφα είναι επικαιροποιηµένα ; Έχει καθιερωθεί και πως τεκµηριώνεται η εσωτερική και η εξωτερική επικοινωνία; Τήρηση Αρχείων Έχουν καθιερωθεί και τηρούνται ενήµερα κατάλληλα Αρχεία µε τρόπο ικανοποιητικό ώστε να αποδεικνύεται η συµµόρφωση του Συστήµατος στις απαιτήσεις; Ευθύνη της Διοίκησης Η Πολιτική Ποιότητας έχει κοινοποιηθεί, εφαρµοσθεί και είναι κατανοητή σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της επιχείρησης; Είναι τεκµηριωµένες τόσο οι υπευθυνότητες της διοίκησης και του προσωπικού όσον και οι περιγραφές των καθηκόντων ; Ανασκοπείται το Σύστηµα τακτικά και προγραµµατισµένα από τη Διοίκηση της επιχείρησης; Βοηθάει η ανασκόπηση του συστήµατος στη βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του ΣΔΕΠ αλλά και στη βελτίωση του τρόπου διαχείρισης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων; Λαµβάνονται συγκεκριµένες αποφάσεις µε βάση την επεξεργασία των αναγκαίων θεµάτων που περιλαµβάνει η Ανασκόπηση ; 1

2 Μέρος 2 ο Αντικείµενο προς Επιθεώρηση Τµήµα Κωδ. Ευρήµατα / Σχόλια /Αποτελέσµατα Διαχείριση Πόρων Οργάνωση και στελέχωση Διατίθενται από τη Διοίκηση οι απαραίτητοι πόροι για την εφαρµογή του συστήµατος αλλά και την ικανοποίηση των συναλλασσόµενων µε την επιχείρηση; Εκπαίδευση Ετοιµότητα και Ικανότητα Διαθέτει το προσωπικό προσόντα κατάλληλα για τις εργασίες που αναλαµβάνει; Η επίδοση του προσωπικού αξιολογείται; Η αποτελεσµατικότητα της παρεχόµενης επιµόρφωσης αξιολογείται ; Πληροφορίες επί των σχετικών προσόντων, της επιµόρφωσης της κατάρτισης και της εµπειρίας του προσωπικού καταγράφονται, τεκµηριώνονται και διατηρούνται ενήµερα τα σχετικά δεδοµένα ; Εγκαταστάσεις και περιβάλλον εργασίας Είναι διαθέσιµος ο εξοπλισµός και τα µέσα που απαιτούνται ώστε οι εµπλεκόµενες υπηρεσίες της επιχείρησης να εκτελούν απρόσκοπτα τις δραστηριότητες που εντέλλονται ; Το περιβάλλον εργασίας συµβάλλει στην ορθή εκτέλεση των εργασιών και στην βελτίωση της επίδοσης του προσωπικού; Το περιβάλλον εργασίας συµβάλλει στην επίτευξη ασφαλών συνθηκών εργασίας ; Είναι ελεγχόµενη η πρόσβαση στους χώρους γραφείων και κατ επέκταση και στα σηµεία αρχειοθέτησης (έντυπης ή/και ηλεκτρονικής); 2

3 Μέρος 3 ο Αντικείµενο προς Επιθεώρηση Τµήµα Κωδ. Ευρήµατα / Σχόλια /Αποτελέσµατα Υλοποίηση Έργου Σχεδίαση της υλοποίησης του Προϊόντος Έχουν σχεδιαστεί οι διαδικασίες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση του έργου; Προσδιορίζονται οι µετρήσιµοι δείκτες και οι αντικειµενικοί σκοποί για αυτές; Διεργασίες σχετικές µε πελάτες Προσδιορίζονται οι απαιτήσεις που αναφέρονται στις εκτελούµενες εργασίες διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων, που προέρχονται από τους συναλλασσόµενους µε την επιχείρηση αλλά και από άλλες σχετικές νοµικές και κανονιστικές διατάξεις; Έχει καθιερωθεί και εφαρµόζεται συστηµατικά πρόγραµµα επικοινωνίας µε τους συναλλασσόµενους µε την επιχείρηση; Υπάρχει συστηµατική επαφή µε τους εµπλεκόµενους φορείς σε ότι αφορά τη διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων; Προµήθειες Έχουν προσδιοριστεί οι απαιτήσεις για τα προµηθευόµενα προϊόντα και υπηρεσίες που είναι κρίσιµα για την ποιότητα και την αξιοπιστία των αποτελεσµάτων των εργασιών και δραστηριοτήτων που εκτελούνται ; Οι προµήθειες διεξάγονται µε προσχεδιασµένο και κατάλληλο τρόπο; Αξιολογούνται οι προµηθευτές; Κατά την παραλαβή, τα προµηθευόµενα είδη υφίστανται το προκαθορισµένο έλεγχο ; Υλοποίηση Έργου Υλοποιούνται οι δραστηριότητες και οι σχετικές εργασίες κάτω από ελεγχόµενες συνθήκες (διαθεσιµότητα εξοπλισµού, συστηµάτων Η/Υ, εργαλείων λογισµικού, οδηγιών εργασίας κλπ.); Είναι επικυρωµένα τα πακέτα εφαρµογών λογισµικού που χρησιµοποιούνται; Υπάρχουν άδειες νόµιµης χρήσης του αναγκαίου λογισµικού ; Αποδίδεται ταυτότητα στους Φακέλους Έργων και η συλλογή και ο χειρισµός των αναγκαίων δεδοµένων και πληροφοριών διενεργείται κατάλληλα; 3

4 Αντικείµενο προς Επιθεώρηση Τµήµα Κωδ. Ευρήµατα / Σχόλια /Αποτελέσµατα Είναι η ιχνηλασιµότητα προκαθορισµένη ή συνεπαγόµενη απαίτηση; Είναι εφικτός ο εντοπισµός όλων των απαραίτητων πληροφοριών που σχετίζονται µε τη διαχείριση εκάστου συγχρηµατοδοτούµενου έργου, από του σταδίου του προγραµµατισµού και έως της πιστοποίησης του φυσικού και του οικονοµικού αντικειµένου; Κατά τη διάρκεια διαχείρισης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων τηρούνται οι απαραίτητες προκαθορισµένες ή συνεπαγόµενες ανά στάδιο και φάση συνθήκες (τήρηση προγραµµατισµού, πιστή εφαρµογή προβλέψεων διαδικασιών κλπ) ώστε να διατηρείται συνεχώς η συµµόρφωση των καθορισµένων επιµέρους ενεργειών ; Εκτελείται ο προβλεπόµενος κατά περίπτωση εσωτερικός ποιοτικός έλεγχος; Υφίσταται τυχόν εξωτερικός έλεγχος ποιότητας και από ποιο Φορέα ; Εξοπλισµός (όργανα-συσκευές µετρήσεων, Η/Υ, Λογισµικό, Δίκτυο Η/Υ) Υπόκεινται ο εξοπλισµός που χρησιµοποιείται σε προσχεδιασµένη διαχείριση (συντήρηση, διακρίβωση, έλεγχο, επαλήθευση, προστασία); Χρησιµοποιείται λογισµικό ηλεκτρονικών υπολογιστών για την παρακολούθηση και τη µέτρηση προκαθορισµένων απαιτήσεων; Επιβεβαιώνεται η αποτελεσµατικότητά του για τη σκοπούµενη χρήση ; 4

5 Μέρος 4 ο Αντικείµενο προς Επιθεώρηση Τµήµα Κωδ. Περιγραφή αποτελέσµατος επιθεώρησης Μέτρηση, Ανάλυση και Βελτίωση Παρακολούθηση και µέτρηση Γίνεται εκτίµηση του βαθµού ικανοποίησης των πελατών από το επίπεδο λειτουργίας και επάρκειας των ενεργειών διαχείρισης των έργων; Τυχόν παράπονα αξιολογούνται και δίδεται απάντηση; Λαµβάνονται κατάλληλες Διορθωτικές Ενέργειες ή/και Προληπτικές Ενέργειες; Διενεργούνται µε τρόπο συστηµατικό και προγραµµατισµένο Εσωτερικές Επιθεωρήσεις και υπάρχουν τα αντίστοιχα Αρχεία; Επιδεικνύουν την αναγκαία αξιοπιστία ; Παρακολουθούνται µε κατάλληλες µεθόδους οι επιδόσεις και η ικανότητα των Διεργασιών; Έχουν καθοριστεί µετρήσιµοι δείκτες για τον σκοπό αυτό; Παρακολουθούνται και µετρώνται τα χαρακτηριστικά των παρεχόµενων υπηρεσιών και ενεργειών καθ όλη τη διάρκεια της διαχείρισης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων ώστε να αποδεικνύεται η συµµόρφωση τους µε προσχεδιασµένες απαιτήσεις ; Έλεγχος µη συµµορφούµενου προϊόντος - εργασίας Έχει καθιερωθεί και εφαρµόζεται κατάλληλη διαδικασία για τον χειρισµό των περιπτώσεων που εντοπίζονται ότι δεν ικανοποιούν τις προδιαγραµµένες απαιτήσεις; Τηρούνται τα σχετικά αρχεία ; Ανάλυση Δεδοµένων Συλλέγονται και επεξεργάζονται από την επιχείρηση τα κατάλληλα δεδοµένα τα οποία να αποδεικνύουν την αποτελεσµατικότητα του εφαρµοζόµενου ΣΔΕΠ αλλά και να υποδεικνύουν τις ευκαιρίες για βελτίωση τόσο του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας όσο και των υλοποιούµενων δραστηριοτήτων ; Γίνεται στατιστική ανάλυση των πληροφοριών σχετικών µε την ικανοποίηση των πελατών ; Βελτίωση Σε όσες περιπτώσεις διαπιστώνονται µη συµµορφώσεις : αναζητούνται τα αίτια αυτών; αναλαµβάνονται διορθωτικές ενέργειες; εξετάζεται η αποτελεσµατικότητα των διορθωτικών ενεργειών; τηρούνται αρχεία; αναλαµβάνονται προληπτικές ενέργειες για την αποτροπή της επανεµφάνισης µη συµµορφώσεων; Λαµβάνονται µέτρα για τη βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του ΣΔΕΠ; 5

6 ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ: ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ : (να καταχωρείται στις ανωτέρω θέσεις πάντοτε ο A/A των διορθωτικών ή και προληπτικών αναφορών) ΓΕΝΙΚΟΣ ΣΧΟΛΙΑΣΜΟΣ / ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Ο ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗΣ Ο ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ O ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ Ο ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ 6

Σχετικά έγγραφα

Ερωτηµατολόγιο Εσωτερικής Επιθεώρησης

Κωδικός: ΕΝ03-2 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 6 Ερωτηµατολόγιο Εσωτερικής Επιθεώρησης ιαδικασία / Οργανωτική Μονάδα: Επιθεωρητές: Ηµεροµηνία: Α/Α Επιθεώρησης: Α/Α 1. Έχει αναπτυχθεί, τεκµηριωθεί και εφαρµόζεται