Εργασία κατανόησης. Ας ξεκινήσουµε λοιπόν!

Εργασία κατανόησης Οι Βάσεις εδοµένων χρησιµοποιούνται εκεί όπου υπάρχουν πολλά δεδοµένα και ανάγκη για εξαγωγή πληροφοριών. Μία τέτοια περίπτωση είναι η οργάνωση ενός Video Club. Οι οντότητες για τις οποίες συγκεντρώνονται δεδοµένα σε µία τέτοια επιχείρηση, είναι: Οι πελάτες Οι ταινίες Η σχέση που συνδέει τις οντότητες αυτές, είναι οι ενοικιάσεις των ταινιών από τους πελάτες. Άρα, χρειάζεται να δηµιουργηθούν πίνακες, για: Τους πελάτες Τις ταινίες Τις ενοικιάσεις Ας ξεκινήσουµε λοιπόν! 1. ηµιουργήστε µία νέα κενή βάση δεδοµένων της ACCESS, και αποθηκεύστε την στο φάκελο «Τα έγγραφά µου», ή σε έναν άλλο δικό σας φάκελο µε όνοµα Video Club. Καλέστε την ACCESS. Office 2003: Στην δεξιό πλαίσιο επιλογών, επιλέξτε «ηµιουργία Νέου Αρχείου». Στη συνέχεια, επιλέξτε «Κενή βάση εδοµένων». Επιλέξτε φάκελο για αποθήκευση το φάκελο Τα Έγγραφά µου και δώστε όνοµα στο αρχείο Video Club. Πατήστε ηµιουργία Office 2007: Στο πρώτο παράθυρο που εµφανίζεται, επιλέξτε Κενή Βάση εδοµένων Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 1

2. ηµιουργήστε έναν νέο πίνακα για τους πελάτες, ο οποίος θα περιέχει τα πεδία: a. ΠΕΛΑΤΗΣ, Αυτόµατη Αρίθµηση, Κλειδί b. ΕΠΩΝΥΜΟ, Κείµενο, µέγεθος 30, να έχει ευρετήριο και να επιτρέπονται τα διπλότυπα. c. ΟΝΟΜΑ, Κείµενο, µέγεθος 20. d. ΤΗΛΕΦΩΝΟ, κείµενο. Office 2003: Στο κεντρικό παράθυρο της Access, ενώ έχουµε ενεργοποιηµένη την επιλογή Πίνακες, διπλοπατάµε στην επιλογή ηµιουργία Πίνακα σε προβολή σχεδίασης: Μπαίνουµε στο νέο παράθυρο που ανοίγει και δίνουµε τα στοιχεία για τα πεδία: Για να δηλώσουµε ότι το πεδίο ΠΕΛΑΤΗΣ είναι το πεδίο κλειδί, ενώ ο δείκτης βρίσκεται στο πεδίο ΠΕΛΑΤΗΣ, πατάµε το κουµπάκι µε το κλειδάκι, όπως στην παραπάνω εικόνα. Για να δηλώσουµε για το πεδίο ΕΠΩΝΥΜΟ µέγεθος 30 και ευρετήριο µε διπλότυπα, ενώ ο δείκτης µας βρίσκεται στο πεδίο ΕΠΩΝΥΜΟ, στο κάτω µέρος του παραθύρου όπου βρίσκονται οι ιδιότητες, δίνουµε τις τιµές όπως φαίνονται στην παρακάτω εικόνα: Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 2

Office 2007: 3. Αποθηκεύστε τον πίνακα µε όνοµα ΠΕΛΑΤΕΣ και κλείστε τον. Office 2003: Πατάµε στο κουµπάκι µε τη δισκέτα που βρίσκεται στο πάνω µέρος του παραθύρου, ή από το µενού Αρχείο επιλέγουµε Αποθήκευση. ίνουµε στον πίνακα το όνοµα ΠΕΛΑΤΕΣ και πατάµε ΟΚ. Στη συνέχεια, από το µενού Αρχείο επιλέγουµε Κλείσιµο, ή κλείνουµε από το δεύτερο κουµπάκι κλεισίµατος που υπάρχει επάνω δεξιά (αν τα παράθυρα είναι µεγιστοποιηµένα και τα δύο): Office 2007: 4. ηµιουργήστε έναν νέο πίνακα για τις ταινίες, ο οποίος θα περιέχει τα πεδία: a. ΤΑΙΝΙΑ, Αυτόµατη Αρίθµηση, Κλειδί b. ΤΙΤΛΟΣ, Κείµενο, µέγεθος 100, να έχει ευρετήριο και να επιτρέπονται τα διπλότυπα. c. ΣΚΗΝΟΘΕΤΗΣ, Κείµενο, µέγεθος 50 d. ΠΑΙΖΟΥΝ, Υπόµνηµα e. ΑΦΙΣΑ, αντικείµενο OLE f. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ, η τιµή θα επιλέγεται από λίστα, ΑΙΣΘΗΜΑΤΙΚΗ, ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ, ΚΩΜΩ ΙΑ, ΘΡΙΛΛΕΡ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ. Office 2003: Ξεκινάµε τη δηµιουργία νέου πίνακα σε προβολή σχεδίασης όπως και στην άσκηση 2. Για τα ερωτήµατα από a έως και e, δουλεύουµε όπως και στην άσκηση 2. Για το ερώτηµα f, δουλεύουµε ως εξής: Επιλέγουµε σαν τύπο δεδοµένων για το πεδίο ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ, τον Οδηγό Αναζήτησης. Στο πρώτο πλαίσιο του οδηγού που ξεκινάει, τσεκάρουµε την επιλογή, «θα πληκτρολογώ εγώ τις τιµές». Στο επόµενο πλαίσιο, γράφουµε µέσα στο παράθυρο, τις τιµές που θέλουµε να εµφανίζονται. Προσοχή, για να µετακινηθούµε προς τα κάτω δεν πατάµε Enter, αλλά Tab, ή µετακινούµαστε µε το ποντίκι. Office 2007: ουλεύουµε µε τον ίδιο τρόπο, όπως και στο 2003. 5. Αποθηκεύστε τον πίνακα µε όνοµα ΤΑΙΝΙΕΣ και κλείστε τον. Όπως και στην άσκηση 3 Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 3

6. ηµιουργήστε έναν νέο πίνακα για τις ενοικιάσεις ταινιών, ο οποίος θα περιέχει τα πεδία: a. ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ, αυτόµατη αρίθµηση, κλειδί. b. ΠΕΛΑΤΗΣ, αριθµός c. ΤΑΙΝΙΑ, αριθµός d. ΠΑΡΑΛΑΒΗ, ηµεροµηνία/ώρα e. ΠΟΣΟ, νοµισµατική µονάδα, η τιµή δεν µπορεί να είναι µικρότερη από 5. f. ΠΛΗΡΩΘΗΚΕ, Ναι/Όχι g. ΕΠΙΣΤΡΑΦΗΚΕ, Ναι/Όχι Office 2003: Ξεκινάµε τη δηµιουργία νέου πίνακα σε προβολή σχεδίασης όπως και στην άσκηση 2. Για όλα τα ερωτήµατα εκτός από το e, δουλεύουµε όπως και στην άσκηση 2. Για το ερώτηµα e, δουλεύουµε ως εξής: Ορίζουµε σαν τύπο δεδοµένων την νοµισµατική µονάδα Στο κάτω µέρος του παραθύρου, στις ιδιότητες των πεδίων, στην ιδιότητα Κανόνας Επικύρωσης, καταχωρούµε τη συνθήκη: >=5 Office 2007: ουλεύουµε µε τον ίδιο τρόπο, όπως και στο 2003. 7. Αποθηκεύστε τον πίνακα µε όνοµα ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ και κλείστε τον. Όπως και στην άσκηση 3 8. Περάστε στο παράθυρο των σχέσεων και δηµιουργείστε µια σχέση 1 προς πολλά, ανάµεσα στους πελάτες και τις ενοικιάσεις. Ενεργοποιήστε την ακεραιότητα των αναφορών. Office 2003: Μπαίνουµε στο παράθυρο των σχέσεων πατώντας στο κουµπάκι που είναι τρίτο από το τέλος στην γραµµή εργαλείων. Στο πρώτο παραθυράκι που εµφανίζεται επιλέγουµε και τους τρεις πίνακες κρατώντας το ποντίκι µας πατηµένο και πατάµε Προσθήκη και µετά Κλείσιµο. Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 4

Στο παράθυρο των σχέσεων, πιάνουµε µε το ποντίκι πατηµένο το πεδίο ΠΕΛΑΤΗΣ από τον πίνακα ΠΕΛΑΤΕΣ, το τραβάµε και το αφήνουµε επάνω στο πεδίο ΠΕΛΑΤΗΣ του πίνακα ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ. Μόλις αφήσουµε το ποντίκι, εµφανίζεται πλαίσιο διαλόγου, για την ενεργοποίηση της ακεραιότητας των αναφορών: Τσεκάρουµε την ενεργοποίηση και πατάµε στο κουµπάκι ηµιουργία. Έτσι ανάµεσα στους πίνακες δηµιουργήθηκε µία σχέση Ένα προς Πολλά: Που σηµαίνει ότι ένας πελάτης µπορεί να κάνει πολλές ενοικιάσεις. Κάθε ενοικίαση πρέπει να αντιστοιχεί σε έναν πελάτη του πίνακα πελάτης. Αν δεν υπάρχει πελάτης δεν µπορούµε να κάνουµε ενοικίαση. Επίσης, όταν ένας πελάτης έχει κάνει ενοικιάσεις, δεν µπορούµε να τον διαγράψουµε από τον πίνακα των πελατών, γιατί θα δηµιουργηθεί πρόβληµα στον πίνακα των ενοικιάσεων. Ο πίνακας ΠΕΛΑΤΕΣ είναι ο πρωτεύον πίνακας, ενώ ο πίνακας ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ είναι ο δευτερεύων πίνακας. Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 5

9. ηµιουργείστε µία σχέση 1 προς πολλά, ανάµεσα στις ταινίες και τις ενοικιάσεις. Ενεργοποιήστε την ακεραιότητα των αναφορών. Όπως και στην άσκηση 8 10. Κλείστε το παράθυρο των σχέσεων και αποθηκεύστε τις αλλαγές στη διάταξη του παραθύρου. Από το µενού Αρχείο > Κλείσιµο ή από το κουµπάκι 11. Ανοίξτε τον πίνακα ΠΕΛΑΤΕΣ και καταχωρήστε τα παρακάτω στοιχεία: ΠΕΛΑΤΗΣ ΕΠΩΝΥΜΟ ΟΝΟΜΑ ΤΗΛΕΦΩΝΟ 1 ΙΩΑΝΝΟΥ ΗΜΗΤΡΙΟΣ 6978456789 2 ΝΙΚΟΛΑΟΥ ΜΑΡΙΑ 6973456789 3 ΑΝΤΩΝΙΟΥ ΧΡΗΣΤΟΣ 6977890345 Office 2003: Στο κεντρικό παράθυρο της Access, διπλοπατάµε επάνω στο όνοµα του πίνακα ΠΕΛΑΤΕΣ για να τον ανοίξουµε σε προβολή Φύλλου εδοµένων και να καταχωρήσουµε δεδοµένα. Στο πεδίο ΠΕΛΑΤΗΣ που είναι αυτόµατη αρίθµηση, πατάµε Enter για να πάµε στο επόµενο πεδίο. Πληκτρολογούµε τα δεδοµένα. Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 6

12. Κλείστε τον πίνακα ΠΕΛΑΤΕΣ. Από το µενού Αρχείο > Κλείσιµο ή από το κουµπάκι 13. Ανοίξτε τον πίνακα ΤΑΙΝΙΕΣ και καταχωρήστε τα παρακάτω στοιχεία (διαλέξτε 2-3 ονόµατα ηθοποιών για κάθε ταινία): ΤΑΙΝΙΑ ΤΙΤΛΟΣ ΣΚΗΝΟΘΕΤΗΣ ΠΑΙΖΟΥΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 1 Pirates of the Caribbean: Gore Verbinski Johnny Depp, Geoffrey Rush, Orlando Bloom, Keira Knightley ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ 2 Panic Room David Fincher Jodie Foster, Jared Leto, Kristen Stewart ΘΡΙΛΛΕΡ 3 Lara Croft Tomb Raider Jan De Bont Angelina Jolie, Gerard Butler, ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ 4 A Beautiful Mind Ron Howard Russell Crowe, Jennifer Connelly, Paul Bettany, Adam Goldberg, Ed Harris, Judd Hirsch, Christopher Plummer ΚΟΙΝΩΝΙΚΟ 5 The Lord of the Rings Peter Jackson Elijah Wood, Ian McKellen, Sean Astin, Sean Bean, Viggo Mortensen, Cate Blanchett, Liv Tyler, Orlando Bloom, Christopher Lee, Ian Holm, Billy Boyd, Dominic Monaghan ΠΑΙ ΙΚΟ 6 Harry Potter and the Philosopher's Stone Chris Columbus Daniel Radcliffe, Emma Watson, Rupert Grint, Richard Harris, John Cleese, Maggie Smith, Sean Biggerstaff, David Bradley, Robbie Coltrane, Julie Walters, Alan Rickman 7 Πολίτικη Κουζίνα Τάσος Μπουλµέτης Γιώργος Χωραφας, Ιεροκλής Μιχαηλιδης, Ρενια Λουϊζιδου, Στέλιος Μαϊνας, Ταµερ Καρανταλ, Μπασακ Κοκλουκαγια, Τασος Μπαντης, ΠΑΙ ΙΚΟ ΚΟΙΝΩΝΙΚΟ Όπως και στην άσκηση 11 14. Κλείστε τον πίνακα ΤΑΙΝΙΕΣ. Όπως και στην άσκηση 12 15. Ανοίξτε τον πίνακα ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ και καταχωρήστε τα παρακάτω στοιχεία: Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 7

ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΠΕΛΑΤΗΣ ΤΑΙΝΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΠΟΣΟ ΠΛΗΡΩΘΗΚΕ ΕΠΙΣΤΡΑΦΗΚΕ 1 1 1 1/10/2009 10 Όχι Όχι 2 2 5 1/10/2009 5 Όχι Ναι 3 3 3 3/10/2009 6 Ναι Όχι 4 1 7 3/10/2009 10 Ναι Ναι 5 3 4 6/10/2009 5 Όχι Ναι Όπως και στην άσκηση 11 16. Προσπαθήστε να εισάγετε στον πίνακα των ενοικιάσεων την παρακάτω εγγραφή: ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΠΕΛΑΤΗΣ ΤΑΙΝΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΠΟΣΟ ΠΛΗΡΩΘΗΚΕ ΕΠΙΣΤΡΑΦΗΚΕ 6 8 2 10/10/2009 10 Όχι Όχι 17. Τι συµβαίνει; Γιατί δεν µπορείτε να καταχωρήσετε την εγγραφή; Αν προσέξετε στην άσκηση 11, έχουµε καταχωρήσει 3 µόνο πελάτες, µε αριθµό 1, 2 και 3. Άρα, όταν εµείς καταχωρούµε ενοικίαση µε πελάτη µε νούµερο 8, τέτοιος πελάτης δεν υπάρχει! Η ενεργοποίηση της ακεραιότητας των αναφορών που είχαµε κάνει, απαγορεύει να καταχωρούνται ενοικιάσεις για πελάτες που δεν υπάρχουν στον πίνακα των πελατών. 18. Τι πρέπει να κάνετε για να την καταχωρήσετε; Πρέπει να καταχωρήσουµε έναν διαφορετικό αριθµό πελάτη στο πεδίο πελάτης. Καταχωρούµε τον αριθµό 3, ώστε ο πελάτης να είναι ο ΑΝΤΩΝΙΟΥ. 19. Προσπαθήστε να διαγράψετε από τον πίνακα των πελατών, τον πελάτη ΙΩΑΝΝΟΥ. Τι συµβαίνει; Τι πρέπει να κάνετε για να µπορέσετε να διαγράψετε τον πελάτη; Κλείστε τον πίνακα των ενοικιάσεων και ανοίξτε τον πίνακα των πελατών. Για να διαγράψουµε µία εγγραφή, την επιλέγουµε και πατάµε Delete, ή στο κουµπάκι εν µπορούµε να διαγράψουµε τον πελάτη ΙΩΑΝΝΟΥ, γιατί υπάρχουν ενοικιάσεις στον πίνακα των ενοικιάσεων που έχουν γίνει από αυτόν. Για να µπορούµε να διαγράψουµε τον πελάτη, µπορούµε να κάνουµε ένα από τα παρακάτω: 1. Να πάµε πρώτα στον πίνακα των ενοικιάσεων και να διαγράψουµε όλες τις ενοικιάσεις που έχει κάνει ο ΙΩΑΝΝΟΥ. ηλαδή την πρώτη και την τέταρτη ενοικίαση, που έχουν αριθµό πελάτη το 1. Μετά, να πάµε πάλι στον πίνακα των πελατών και να τον διαγράψουµε. Τώρα θα µπορούµε να το κάνουµε, γιατί δεν υπάρχουν ενοικιάσεις δικές του. Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 8

2. Ή, να πάµε στις σχέσεις των πινάκων και στη σχέση µεταξύ των πελατών και των ενοικιάσεων, να ενεργοποιήσουµε τη διαδοχική διαγραφή. Για να το κάνουµε αυτό, διπλοπατάµε επάνω στη λοξή γραµµούλα της σχέσης, όπως στην εικόνα: Στο παράθυρο που εµφανίζεται τσεκάρουµε την διαδοχική διαγραφή: Αυτό σηµαίνει, ότι µπορούµε να διαγράφουµε έναν πελάτη, αλλά θα διαγράφονται αυτόµατα όλες οι ενοικιάσεις που έχουν γίνει γι αυτόν. Κλείνουµε το παράθυρο των σχέσεων, ανοίγουµε τον πίνακα των πελατών και διαγράφουµε τον πελάτη ΙΩΑΝΝΟΥ. Η Access θα µας ενηµερώσει ότι πρόκειται να διαγραφούν αυτόµατα και εγγραφές από τον πίνακα των ενοικιάσεων. Πατάµε ΟΚ και οι εγγραφές όλες διαγράφονται. 20. Ανοίξτε τον πίνακα των ενοικιάσεων σε προβολή σχεδίασης και τροποποιήστε τον κανόνα επικύρωσης που υπάρχει στο πεδίο ΠΟΣΟ. Εισάγετε τον κανόνα: >=10, κατά τέτοιον τρόπο, ώστε να ισχύει µόνο για τις νέες εγγραφές. Στο κεντρικό παράθυρο της Access, κάνουµε δεξί κλικ στον πίνακα ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ και επιλέγουµε Σχεδίαση. Στο παράθυρο της σχεδίασης του πίνακα που ανοίγει, κάνουµε κλικ στο πεδίο ΠΟΣΟ, ώστε να το Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 9

ενεργοποιήσουµε. Στο κάτω µέρος του παραθύρου, στις ιδιότητες του πεδίου, στην ιδιότητα Κανόνας Επικύρωσης, κάνουµε κλικ και σβήνουµε τον τύπο που είχαµε γράψει. Στη συνέχεια γράφουµε τον τύπο >=10. 21. Τι θα συµβεί αν ο κανόνας ισχύσει και για τις ήδη υπάρχουσες εγγραφές; 22. Κλείστε τον πίνακα ΕΝΟΙΚΙΑΣΕΙΣ. 23. Ανοίξτε τον πίνακα ΤΑΙΝΙΕΣ σε προβολή σχεδίασης. 24. Στο πεδίο Σκηνοθέτης, αλλάξτε την τιµή στο µέγεθος, από 50 σε 5 και αποθηκεύστε τις αλλαγές 25. Περάστε σε προβολή φύλλου δεδοµένων του πίνακα. Τι παρατηρείτε; 26. Περάστε σε προβολή σχεδίασης. Αλλάξτε τον τύπο δεδοµένων στο πεδίο Σκηνοθέτης, από κείµενο σε αριθµό. Αποθηκεύστε. 27. Περάστε σε προβολή φύλλου δεδοµένων. Τι παρατηρείτε; 28. Κλείστε τον πίνακα 29. Κλείστε την Access Ταγ. Γεωργούλη 34 Αλεξάνδρεια Σελίδα 10