QS-LIS 2011 www.qslis-software.com

QS-LIS 2011 www.qslis-software.com ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ και ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΔΕΛΤΙΟΥ Το περιεχόμενο του παρόντος τεύχους αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία του Γιάννη Η. Οικονομίδη Πολιτικού Μηχανικού (τηλ. 99434031 Λεμεσός) και αποτελεί έργο επιστημονικού και πνευματικού μόχθου. Απαγορεύεται η με οποιονδήποτε τρόπο αντιγραφή και/ή διανομή και/ή αναφορά στο περιεχόμενο του παρόντος χωρίς την γραπτήν άδεια του συγγραφέα. Το λογισμικό QS-LIS 2011 προστατεύεται από τους σχετικούς περί πνευματικής ιδιοκτησίας νόμους της Κυπριακής Δημοκρατίας. Μπορείτε πάντα να στέλλετε τις απόψεις, σχόλια ή απορίες σας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση yianeco@cytanet.com.cy Γιάννης Η. Οικονομίδης Πολιτικός Μηχανικός ICIOB,ACIArb Λεμεσός 13-08-13 1/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κεφάλαιο 1 : ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Ορισμοί Ο σκοπός της επεξεργασίας και εκτύπωσης του δελτίου ποσοτήτων είναι : α) Πλήρης σελιδοποίηση του δελτίου. β) Αρίθμηση εργασιών (σε σχέση και με την σελιδοποίηση). γ) Ετοιμασία υποσυνόλων, συνόλων και περιλήψεων (όλες οι αριθμητικές πράξεις, σύνολα, μεταφορές κλπ από το πρόγραμμα). δ) Εκτύπωση του τελικού ΔΠ ή δημιουργία αρχείου Excel. Υπενθυμίζουμε τα βασικά τμήματα ενός δελτίου ποσοτήτων : ομάδα : η ομάδα εργασιών για τις εργασίες που ανήκουν στο ίδιο τμήμα π.χ. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΚΥΡΟΔΕΜΑΤΟΣ η ομάδα αποτελεί το πρώτο επίπεδο αναφοράς για τις εργασίες υποομάδα : το δεύτερο επίπεδο αναφοράς για ομαδοποιημένες εργασίες π.χ. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΚΥΡΟΔΕΜΑΤΟΣ Οπλισμένο και δονησμένο σκυρόδεμα C25 H υποομάδα «οπλισμένο και δονησμένο σκυρόδεμα C25» ανήκει στην ομάδα ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΚΥΡΟΔΕΜΑΤΟΣ υπότιτλος 1 : υπότιτλος 2 : τρίτο επίπεδο αναφοράς για τις εργασίες του δελτίου τέταρτο επίπεδο αναφοράς για τις εργασίες του δελτίου εργασία : πέμπτο επίπεδο αναφοράς. Η περιγραφή κάθε εργασίας του ΔΠ η οποία αριθμείται κατά την επεξεργασία και η οποία επιδέχεται τιμολόγηση Κάθε εργασία του δελτίου ποσοτήτων ανήκει οπωσδήποτε σε μια ομάδα εργασιών. Η υποομάδα, υπότιτλος 1 & 2 δεν είναι υποχρεωτικά παρόλο που συνήθως σε ένα σωστά δομημένο δελτίο ποσοτήτων και για καλύτερο διαχωρισμό και αναφορά των εργασιών όλα τα πιο πάνω συνυπάρχουν. Οι περιγραφές των ομάδων και υποομάδων διαβάζονται από την βιβλιοθήκη Ομάδων και Υποομάδων με την οποία συνδέουμε το κάθε έργου (βλέπε Δημιουργία νέου έργου). Οι περιγραφές των ομάδων και υποομάδων δεν καταγράφονται από τον χρήστη αλλά επιλέγονται. Οι υπότιτλοι 1 και 2 και oι εργασίες του κάθε δελτίου καταγράφονται στο αρχείου του δελτίου από τον χρήστη (βλέπε εικ.1 στην επόμενη σελίδα). Η επεξεργασία και εκτύπωση του ΔΠ μπορεί να γίνει σε οποιοδήποτε στάδιο, δεν χρειάζεται δηλαδή να ολοκληρωθεί η εισαγωγή όλων των εργασιών του ΔΠ ή όλων των εργασιών μιας ομάδας/υποομάδας. 2/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Ομάδα ΥποΟμάδα υπότιτλος 1 υπότιτλος 2 εργασίες Π Εικ.1 : Τμήμα εκτυπωμένης σελίδας ΔΠ Κάθε εργασία του ΔΠ ανήκει οπωσδήποτε σε μια ομάδα ή ομάδα και υποομάδα εργασιών. π.χ. (από το πιο πάνω παράδειγμα), η εργασία «Ισόγειο : Καθιστικό» με ποσότητα 54 Μ2 ανήκει στην υποομάδα «Κεραμικό δάπεδο» η οποία ανήκει στην ομάδα «ΔΑΠΕΔΑ». Συνοπτικά για την επεξεργασία και εκτύπωση ενός δελτίου ποσοτήτων εφαρμόζουμε τα πιο κάτω : α) Επιλογή Επεξεργασία και Εκτύπωση από το μενού Έργο + Δελτία Ποσοτήτων β) Εφαρμογή επιλογών και ρυθμίσεων (αν απαιτούνται) γ) Κλικ στο Επεξεργασία ή Προεπισκόπιση Η πιο πάνω διαδικασία είναι μια τυπική σειρά ενεργειών για την επεξεργασία ενός δελτίου. Κατά την επεξεργασία γίνεται η αρίθμηση των εργασιών, η σελιδοποίηση του δελτίου, όλοι οι υπολογισμοί ποσών, υποσυνόλων και συνόλων και η πλήρης ετοιμασία φόρμουλων στη περίπτωση που το δελτίο εξάγεται σε αρχείο Excel. Για την έξοδο (export) του δελτίου σε αρχείο Excel βλέπε σελίδα 14. 3/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κεφάλαιο 2 : ΕΠΙΛΟΓΕΣ και ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Αφού επιλέξουμε από τον κύριο πίνακα επιλογών του προγράμματος Επεξεργασία και Εκτύπωση και στη συνέχεια το δελτίο το οποίο θέλουμε να επεξεργαστούμε εμφανίζεται το μενού επιλογών για την διαδικασία Επεξεργασία και Εκτύπωση ΔΠ όπως φαίνεται δίπλα. Εικ.2 : ο κύριος πίνακας επιλογών της επεξεργασίας και εκτύπωσης του δελτίου 2.1. Επιλογές επεξεργασίας και υπολογισμών Για τις επιλογές επεξεργασίας κλικ στο Για αναλυτική επεξήγηση των επιλογών βλέπετε επόμενη σελίδα. Εικ.3 : το παράθυρο επιλογών επεξεργασίας και υπολογισμών 4/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξήγηση των επιλογών επεξεργασίας και υπολογισμών = επιλογή ενεργή (ναι, ισχύει), = επιλογή ανενεργή (όχι, δεν ισχύει) 1. Υπολογισμοί (τιμή μονάδος x ποσότητα, σύνολα κλπ) 2. Εκτύπωση τιμών μονάδος χωρίς υπολογισμούς η τυπική επιλογή όπου εκτυπώνονται οι τιμές μονάδος των εργασιών, τα ποσά των εργασιών (= τιμή μονάδος x ποσότητα) και όλα τα σύνολα σελίδων και περιλήψεις. προεπιλογή = εκτυπώνονται οι τιμές μονάδος χωρίς όμως άλλους υπολογισμούς (η επιλογή αυτή εφαρμόζεται όταν η επιλογή 1 δεν είναι επιλεγμένη, διαφορετικά δεν έχει εφαρμογή) προεπιλογή = 3. Εκτύπωση ποσοτήτων επιλέγουμε εκτύπωση ή όχι ποσοτήτων προεπιλογή = 4. Σελίδες περιλήψεων επιλέγετε ή όχι η εκτύπωση σελίδων περιλήψεων προεπιλογή = 5. Νέα σελίδα για περιλήψεις επιλογή για εκτύπωση των σελίδων περιλήψεων πάντα σε νέα σελίδα προεπιλογή = 6. Περίληψη δελτίου εκτύπωση ή όχι της περίληψης του δελτίου προεπιλογή = 7. Πρώτη σελίδα εκτύπωση πρώτης σελίδας δελτίου (cover page) 8. Νέα σελίδα για υπο-ομάδα 9. Αρίθμηση σελίδων ανά τμήμα προεπιλογή = η επιλογή αυτή είναι προς το παρόν μη χρησιμοποιήσιμη (για μελλοντική έκδοση) η επιλογή αυτή είναι προς το παρόν μη χρησιμοποιήσιμη (για μελλοντική έκδοση) 10. Αρίθμηση εργασιών επιλογή για το πώς θα αριθμούνται οι εργασίες : Ελληνικά (Α,Β, Γ κλπ) Αγγλικά (A, B, C κλπ) Αριθμοί (01, 02, 10, 15 κλπ) προεπιλογή = Ελληνικά Επεξήγηση των επιλογών επεξεργασίας και υπολογισμών (συνέχεια από προηγούμενη σελίδα) 5/22 Αναθεώρηση 13-08-13

= επιλογή ενεργή (ναι, ισχύει), = επιλογή ανενεργή (όχι, δεν ισχύει) 11. Εμφάνιση 0 όπου μηδέν ποσότητα επιλογή για εκτύπωση του αριθμού μηδέν όταν η ποσότητα εργασίας είναι μηδέν 12. Εμφάνιση 0 όπου μηδέν τιμή μονάδος 13. Εκτύπωση μόνο Ποσών Προνοίας κλπ 14. Εκτύπωση ποσότητας = 1 (για μονάδες Όλον, Ποσό κλπ) προεπιλογή = επιλογή για εκτύπωση του αριθμού μηδέν όταν η τιμή μονάδος της εργασίας είναι μηδέν προεπιλογή = με την επιλογή αυτή μπορούμε να καθορίσουμε εκτύπωση του δελτίου χωρίς τιμές μονάδος γενικά αλλά μόνο για τις εργασίες οι οποίες έχουν καθοριστεί ως Ποσά Προνοίας, Κατ Αποκοπή Ποσά, Απρόβλεπτα κλπ (όταν η επιλογή αυτή είναι ενεργή δεν πραγματοποιούνται πράξεις και υπολογισμοί συνόλων κλπ) προεπιλογή = επιλογή για εκτύπωση μονάδας (1) όταν η μονάδα εργασίας είναι Όλον ή Ποσό προεπιλογή = 6/22 Αναθεώρηση 13-08-13

2.2. Ρυθμίσεις σελίδας 2.2.1 Ρυθμίσεις σελίδας 1 QS-LIS 2011 Επεξεργασία και Εκτύπωση Π Για τις επιλογές διαμόρφωσης σελίδας κλικ στο Οι επιλογές αυτές αφορούν την σελιδοποίηση του δελτίου (μέγεθος σελίδας, περιθώρια, απόσταση μεταξύ εργασιών κλπ) Εικ.4 : το παράθυρο με τις επιλογές της διαμόρφωσης σελίδας (στον επόμενο πίνακα τα άνω και κάτω περιθώρια και η απόσταση μεταξύ εργασιών αναφέρεται σε γραμμές, π.χ. απόσταση μεταξύ εργασιών 2 σημαίνει 2 κενές γραμμές μεταξύ του κειμένου των εργασιών) Επεξήγηση ρυθμίσεων σελίδας 1 1. Μέγεθος σελίδας το μέγεθος σελίδας που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα είναι το Α4 2. Αριθμός γραμμών ανά σελίδα ο αριθμός γραμμών έχει άμεση σχέση με την γραμματοσειρά που χρησιμοποιούμε. προεπιλογή = 60 (για γραμματοσειρά Arial και μέγεθος γραμμάτων 11) 3. Άνω περιθώρια προεπιλογή = 1 4. Κάτω περιθώρια προεπιλογή = 1 5. Απόσταση μεταξύ εργασιών προεπιλογή = 2 6. Απόσταση μεταξύ εργασιών και τίτλων προεπιλογή = 1 7. Πρόθεμα αρίθμησης σελίδων προεπιλογή = κενό το πρόγραμμα εκτυπώνει στο τέλος της κάθες σελίδας του δελτίου τον αριθμό της σελίδας μόνο, αν θέλουμε να εμφανίζεται μπροστά από τον αριθμό της σελίδας επιπρόσθετα κάτι άλλο το καθορίζουμε εδώ, π.χ. Σελ., Γ/, Σελ. Γ/ κλπ 7/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξήγηση ρυθμίσεων σελίδας 1 (συνέχεια από προηγούμενη σελίδα) 8. Εμφάνιση αρίθμησης σελίδων επιλογές για την εμφάνιση της αρίθμησης των σελίδων 9. Θέση αρίθμησης σελίδων προεπιλογή = κέντρο 10. Θέση εμφάνισης ονόματος αρχείου προεπιλογή = Σελίδες ΔΠ 11. Στηλοθέτης 12. Πρόσθετο αριστερό περιθώριο 2.2.2 Ρυθμίσεις σελίδας Για τις επιλογές ρυθμίσεις σελίδας κλικ στο Εικ.5 : το παράθυρο ρυθμίσεων σελίδας Επεξηγήσεις στην επόμενη σελίδα. Οι επιλογές στις ρυθμίσεις σελίδας αφορούν βασικά την παρουσίαση του δελτίου. Οι επιλογές επηρεάζουν και την σελιδοποίηση εφόσον υπάρχουν ρυθμίσεις όπως εκτύπωση ή όχι τίτλου έργου, επανάληψη περιγραφής υποομάδων κλπ. 8/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξήγηση επιλογών ρυθμίσεις σελίδας 2 1. Θέση εμφάνισης ομάδας οι επιλογές είναι : εντός ή εκτός η προεπιλογή = εντός (η σύσταση είναι για την επιλογή εντός) Εικ.6 : παράδειγμα εκτύπωσης με την επιλογή ομάδα εντός (η προεπιλογή) Εικ.7 : παράδειγμα εκτύπωσης με την επιλογή ομάδα εκτός 9/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξήγηση επιλογών ρυθμίσεις σελίδας 2 (συνέχεια) 2. Επανάληψη τίτλων με την επιλογή αυτή καθορίζεται αν οι περιγραφές των ομάδων θα εμφανίζονται στην επόμενη σελίδα για εργασίες της ίδιας ομάδας επιλογές = ΝΑΙ, ΟΧΙ προεπιλογή = ΝΑΙ 3. Επανάληψη υπότιτλων επιλογή όπως το (2) αλλά για την περιγραφή της υποομάδας επιπρόσθετα για την υποομάδα μπορούμε να επιλέξουμε αν η περιγραφή θα εμφανίζεται ολόκληρη (max) ή μέρος (min) προεπιλογή = max 4. Ευθυγράμμιση μονάδων προεπιλογή = Κέντρο 5. Αριθμήσεις εκτός η επιλογή αυτή υπάρχει για την ικανοποίηση της Αγγλικής πρακτικής όπου αποφεύγονται να δίνονται αριθμήσεις εργασιών με τα γράμματα O και Ι για αποφυγή σύγχυσης με τους αριθμούς 0 (μηδέν) και 1 (ένα) όταν γίνεται αναφορά σε αυτές τις εργασίες του ΔΠ. αν θέλουμε να μην γίνονται αριθμήσεις με κάποια γράμματα γράφουμε στη θέση αυτή τα γράμματα αυτά π.χ. ΟΙ για τα γράμματα Ο και Ι προεπιλογή = κενή * συνιστούμε την αποφυγή αυτής της τακτικής * 6. Σε νέα σελίδα περίληψης η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική και μας δίνει την δυνατότητα να καθορίσουμε σε ποιες σελίδες θέλουμε οι περιλήψεις να μεταφέρονται σε επόμενη νέα σελίδα ανεξάρτητα από τους υπολογισμούς του προγράμματος δίνουμε κατά σειρά τις σελίδες οι οποίες πρέπει να καταλαμβάνουν 3 θέσεις π.χ. για τις σελίδες 3 και 12 δίνουμε 003012 7. Τίτλος έργου δίνουμε τον τίτλο του έργου και επιλέγουμε με τικ στο διπλανό τετράγωνο κατά πόσο ο τίτλος θα εκτυπώνεται προεπιλογή για εκτύπωση = 10/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξήγηση επιλογών ρυθμίσεις σελίδας 2 (συνέχεια) 8. Όνομα γραφείου/εταιρείας το όνομα γραφείου/εταιρείας όπως θέλουμε να εμφανίζεται στο πάνω αριστερό μέρος της κάθε σελίδας, με επιλογή όπως και για τον τίτλο έργου για εκτύπωση ή όχι 9. Υποσέλιδο 1 (footer 1) προεπιλογή = Στο σύνολο (βλέπε σχήμα στο (1) ) 10. Υποσέλιδο 2 (footer 2) προεπιλογή = το όνομα του αρχείου ΔΠ (βλέπε σχήμα στο (1) ) 11. Υποσέλιδο 3 (footer 3) (βλέπε σχήμα στο (1) ) 11/22 Αναθεώρηση 13-08-13

2.3. Επιλογή σελίδων για εκτύπωση Μπορούμε να επιλέξουμε την εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων μόνο ή συγκεκριμένης ομάδας εργασιών (π.χ. ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΚΥΡΟΔΕΜΑΤΟΣ). Σημειώνεται ότι οι σελίδες αριθμούνται κατά την επεξεργασία του δελτίου έτσι αν έχουν γίνει αρκετές αλλαγές και προσθήκες στο δελτίο από την τελευταία επεξεργασία/εκτύπωση οι σελίδες που επιλέγουμε πιθανώς να διαφέρουν από αυτές που θα προκύψουν από την επεξεργασία. Η επιλογή ομάδας για εκτύπωση δεν επηρεάζεται από την σελιδοποίηση. 2.4. Γραμματοσειρές Η δυνατότητα επιλογής γραμματοσειράς δίνεται μόνο για σκοπούς πληρότητας και πολύ σπάνια θα γίνεται επιλογή γραμματοσειράς διαφορετικής από αυτήν με την οποίαν έχει γραφτεί το δελτίο (διαφορετική γραμματοσειρά για εκτύπωση σημαίνει πολύ πιθανόν και αλλαγή στην εμφάνιση). 12/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κεφάλαιο 3 : Επεξεργασία και εκτύπωση Κλικ στο για την επεξεργασία του δελτίου χωρίς εκτύπωση. Κατά την επεξεργασία θα γίνουν όλοι οι υπολογισμοί και θα αριθμηθούν οι εργασίες και σελίδες λαμβάνοντας υπόψη όλες τις επιλογές και ρυθμίσεις αλλά δεν θα γίνει εκτύπωση. Εναλλακτικά κλίκ στο για προεπισκόπηση του δελτίου. Η προεπισκόπηση θα μας δείξει το δελτίο όπως θα εκτυπωθεί μέσα από το βοηθητικό πρόγραμμα FinePrint το οποίο δίνεται δωρεάν με το πρόγραμμα. Μπορούμε αν θέλουμε στη συνέχεια να εκτυπώσουμε το δελτίο (μέσα από το FinePrint). Για απ ευθείας εκτύπωση κλικ στο Η εκτύπωση θα γίνει στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή όπως καθορίζεται μέσα από τις επιλογές του προγράμματος. Μπορούμε να επιλέξουμε άλλον εκτυπωτή και να αλλάξουμε ρυθμίσεις του εκτυπωτή με κλικ στο Σημαντική σημείωση : Κατά την εκτύπωση του αρχείου προηγείται πάντα επεξεργασία (αριθμήσεις, σελιδοποίηση κλπ) εκτός αν επιλέξουμε διαφορετικά Η αρίθμηση των εργασιών ενός Π γίνεται μόνο κατά την επεξεργασία του Π. 13/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κεφάλαιο 4 : Έλεγχοι κατά την επεξεργασία Κατά την επεξεργασία γίνονται από το πρόγραμμα οι πιο κάτω έλεγχοι : 4.1. Έλεγχος για αρίθμηση εργασιών Όπως έχει αναφερθεί και στο τμήμα των οδηγιών για την καταγραφή του ΔΠ, όταν καταγράφουμε μια νέα εργασία στο ΔΠ το πρόγραμμα δίνει στην εργασία αυτή μια προσωρινή αρίθμηση η οποία αποτελείται από το σύμβολο > + τον αριθμό ταυτότητας της εργασίας (π.χ. >2501501025). Κατά την επεξεργασία οι εργασίες αριθμούνται κανονικά είτε με γράμματα είτε με αριθμούς αναλόγως της επιλογής που έχουμε καθορίσει. Όταν έχει ήδη προηγηθεί επεξεργασία το πρόγραμμα εξετάζει κατά πόσο υπάρχουν εργασίες με την πιο πάνω προσωρινή αρίθμηση. Αν υπάρχουν η επεξεργασία προχωρά χωρίς άλλη προειδοποίηση. Αν όμως εντοπιστεί ότι όλες οι εργασίες έχουν την κανονική αρίθμηση (π.χ. Α, Β, 01,10 κλπ) τότε παίρνουμε προειδοποιητικό μήνυμα ότι «όλες οι εργασίες του ΔΠ» είναι αριθμημένες και ζητείται η επιβεβαίωση μας κατά πόσο θα γίνει αναρίθμηση των εργασιών. Με επιλογή Ναι γίνεται επαναρρίθμηση με Όχι το ΔΠ εκτυπώνεται χωρίς να δοθούν εκ νέου αριθμήσεις στις εργασίες. 4.2. Έλεγχος για εργασίες με κενή περιγραφή ή εργασίες οι οποίες έχουν διαγραφεί Ο έλεγχος αφορά εργασίες οι οποίες έχουν διαγραφεί από τον χρήστη μέσα από την φόρμα της ενημέρωσης του δελτίου ποσοτήτων ή οι οποίες έχουν σημειωθεί από το πρόγραμμα για διαγραφή λόγω του ότι έχουν κενή την περιγραφή. 14/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Με την επεξεργασία του ΔΠ παίρνουμε σαν τελικό αποτέλεσμα ένα τελειωμένο σε εμφάνιση και με όλες τις αριθμητικές πράξεις και σελιδοποιημένο ΔΠ. τίτλος γραφείου αριθμητικές πράξεις από το πρόγραμμα αρίθμηση εργασιών από το πρόγραμμα ταξινόμηση εργασιών από το πρόγραμμα όνομα αρχείου ΔΠ και περιγραφή έργου αρίθμηση σελίδων από το πρόγραμμα σύνολα σελίδων από το πρόγραμμα 15/22 Αναθεώρηση 13-08-13

άνω περιθώριο απόσταση μεταξύ υποομάδων και εργασιών απόσταση μεταξύ εργασιών 16/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κεφάλαιο 4 : Επεξεργασία και έξοδος σε αρχείο Excel Με την επεξεργασία και έξοδο σε αρχείο Excel μπορούμε να επεξεργαστούμε (σελιδοποίηση, αριθμητικές πράξεις κλπ) ένα ΔΠ και να πάρουμε το αποτέλεσμα σε αρχείο Excel. Επιλέξετε από τον πίνακα επιλογών (βλέπε εικόνα 2) κλίκ στο Αρχείο Excel. Θα ακολουθήσει η επεξεργασία και ετοιμασία του ΔΠ όπως περιγράφθηκε στις προηγούμενες σελίδες με τη διαφορά ότι θα ετοιμαστεί ένα νέο αρχείο Excel το οποίο θα περιέχει το επεξεργασμένο ΔΠ. Το αρχείο Excel είναι έτοιμο με όλες τις φόρμουλες για τους υπολογισμούς των ποσών, συνόλων σελίδων κλπ. Σελίδα ΔΠ όπως επεξεργάστηκε από το πρόγραμμα στο αρχείο Excel 17/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Σημεία προσοχής για την επεξεργασία και έξοδο σε αρχείο Excel Η διαδικασία επεξεργασίας του ΔΠ έχει ρυθμιστεί για τα καλύτερα αποτελέσματα σε εκτυπωμένο δελτίο ποσοστήτων και χρησιμοποιώντας γραμματοσειρά για την ενημέρωση και εκτύπωση του ΔΠ την Arial με μέγεθος 11. Οι όποιες ρυθμίσεις και βελτιώσεις έγιναν από την προηγούμενη έκδοση και πιθανόν να γίνουν και στο μέλλον θα έχουν ως στόχο την βελτίωση του εκτυπωμένου ΔΠ μέσω εκτυπωτή σε χαρτί (σελίδα Α4). Η επεξεργασία και έξοδος (exporting) του ΔΠ σε αρχείο Excel έχει βελτιωθεί ώστε το τελικό αποτέλεσμα να είναι όσον το δυνατόν ίδιο με αυτό όταν η επεξεργασία γίνεται με σκοπό να εκτυπωθεί το ΔΠ σε χαρτί. 18/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Επεξεργασία και εκτύπωση σε αρχείο Excel Η εξαγωγή του δελτίου σε αρχείο Excel δεν ήταν ποτέ η βασική πλατφόρμα παρουσίασης του δελτίου. Το καλύτερο αποτέλεσμα για παρουσίαση ενός εκτυπωμένου δελτίου επιτυγχάνεται μέσα από την προεπισκόπηση (εργαλείο FinePrint) και /ή με απ ευθείας εκτύπωση στον εκτυπωτή ο οποίος πρέπει να είναι ρυθμισμένος για σελίδα Α4. Κατανοώντας την ανάγκη για εξαγωγή σε αρχείο Excel (που δεν είναι μια απλή υπόθεση save as) υπάρχει πάντα σε εξέλιξη η προσπάθεια για καλύτερη παρουσίαση και όσο το δυνατόν ταύτιση της παρουσίασης στην προεπισκόπηση με αυτή της εξαγωγής σε αρχείο Excel. Δυστυχώς όμως υπάρχουν εγγενή προβλήματα από το ίδιο το Excel. Παρακαλώ διαβάστε τα παρακάτω ενδιαφέροντα άρθρα από την ίδια την Microsoft σχετικά με προεπισκόπηση (preview mode) στο Excel, πλάτη στηλών κλπ. When you print or preview a worksheet, the column widths fail to be printed or appear as they appear on the screen in normal view. http://support.microsoft.com/kb/214394 Description of how column widths are determined in Excel http://support.microsoft.com/kb/214123 H εξαγωγή σε αρχείο Excel έχει βελτιωθεί σημαντικά στην έκδοση 2011 και ειδικά στην τελευταία αναβάθμιση αλλά ταυτόχρονα έχουν γίνει και σημαντικές αλλαγές. Για να δουλέψει η τελευταία αναβάθμιση (25-03-12) και μετά (εφόσον έχει ήδη προηγηθεί εξαγωγή σε αρχείο Excel) θα πρέπει να διαγραφούν τα υφιστάμενα αρχεία Excel ή να γίνει η εξαγωγή σε άλλο (νέο) αρχείο (διαβάστε πιο κάτω για νέες επιλογές). Ταχύτητα εξαγωγής στο αρχείο Excel. Εδώ τα πράγματα γίνονται πολύ ενδιαφέροντα! Δέστε τον πίνακα στην επόμενη σελίδα με χρόνους που έχουν καταγραφεί για εξαγωγή σε αρχείο Excel χρησιμοποιώντας το Excel 2003,2007 και 2010 σε Windows XP και Windows 7. Το Excel 2007 αποδεικνύεται ότι δίνει τα χειρότερα αποτελέσματα και μάλιστα σε συνδυασμό με τα Windows 7 ο χρόνος ολοκλήρωσης της εξαγωγής είναι όντως υπερβολικός. Οι μετρήσεις έγιναν με ΔΠ με 600 εργασίες (αρκετά μεγάλο δελτίο) Παρακαλώ σημειώστε ότι η αναφορά σε επεξεργασία μόνο σημαίνει ότι το πρόγραμμα εκτελεί όλες τις διαδικασίες για την σελιδοποίηση, υπολογισμούς κλπ απλώς δεν έχουμε την προεπισκόπηση, εκτύπωση ή εξαγωγή σε αρχείο Excel. 19/22 Αναθεώρηση 13-08-13

ΔΠ : 600 εργασίες Εξαγωγή σε αρχείο Excel Win XP Excel 2003 Win XP Excel 2007 Win XP Excel 2010 Win 7 Excel 2003 Win 7 Excel 2007 Win 7 Excel 2010 2 min 8 min 9 min 14 min 49 min 26 min Επεξεργασία μόνο 1 min 2 min Σημείωση : Win Xp = Windows XP, Win 7 = Windows 7 64 bit. Όλοι οι χρόνοι έχουν στρογγυλοποιηθεί προς το πλησιέστερo λεπτό (προς τα πάνω). Οι χρόνοι για την προεπισκόπηση είναι επίσης σχεδόν ίδιοι με τους χρόνους για την επεξεργασία μόνο. Η δοκιμή έγινε σε υπολογιστή εκτός δικτύου. Φαίνεται ότι την μεγαλύτερη αρνητική επίδραση στους χρόνους εξαγωγής σε αρχείο Excel έχει η χρήση των Windows 7 σε συνδυασμό με το Excel 2007. Επιλογές για την εξαγωγή του ΔΠ σε αρχείο Excel α) Επιλογή φακέλου για φύλαξη αρχείου Excel. Το αρχείο excel που δημιουργείται κατά την επεξεργασία και εξαγωγή σε αρχείο Excel φυλάγεται στον φάκελο του έργου μαζί με τα δελτία ποσοτήτων δηλαδή στον φάκελο:...\qslis2011\jobs\φάκελος έργου\bills Μπορούμε να επιλέξουμε νέα θέση για την φύλαξη του αρχείου Excel με κλικ εδώ. β) Επιλογές για καλύτερη ρύθμιση της εμφάνισης της κάθε σελίδας Στη περίπτωση που στο preview display mode μέσα από το Excel διαπιστώσετε ότι σε κάποιες σελίδες μέρος του κειμένου στο κάτω μέρος της σελίδας δεν χωράει και μεταφέρεται στην επόμενη σελίδα μπορείτε βέβαια να μειώσετε το ύψος κάποιων γραμμών ή να επιλέξετε να μειώσετε το αναμενόμενο ύψος ολόκληρης της σελίδας πριν από την έναρξη της επεξεργασίας. 20/22 Αναθεώρηση 13-08-13

Κλίκ στο γραμματοσειρά για άνοιγμα του παραθύρου με τις επιλογές για την και τις επιπρόσθετες ρυθμίσεις για την σελίδα του αρχείου Excel. Οι προκαθορισμένες επιλογές για την εξαγωγή σε αρχείο Excel είναι ύψος κενών γραμμών = 12,75 points συνολικό ύψος σελίδας = 745 points Οι πιο πάνω προεπιλογές έχουν προκύψει μέσα από πολλές ώρες δοκιμών και βρέθηκε να δίνουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Το ύψος της σελίδας σε points μπορεί να τροποποιηθεί στο πιο πάνω παράθυρο. Προσοχή! Mην αλλάζετε τα νούμερα αυτά χωρίς να έχετε καταλάβει τι ακριβώς γίνεται και περιοριστείτε σε μικρές αλλαγές. π.χ. μπορείτε να δοκιμάσετε ύψος σελίδας 740 points (αντί 745 που είναι η προεπιλογή) και ύψος κενής γραμμής 12,5 points (αντί του τυπικού 12,75). Οι πιο πάνω ρυθμίσεις δεν αλλάζουν την σελιδοποίηση και αρίθμηση των εργασιών. Θυμίζουμε ότι το πρόγραμμα επεξεργάζεται την σελιδοποίηση και αρίθμηση των εργασιών για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα σε εκτύπωση και με την εξαγωγή γίνεται προσπάθεια της βέλτιστου αποτελέσματος στο αρχείο excel διατηρώντας πάντα την ίδια σελιδοποίηση και αρίθμηση των εργασιών. Το τυπικό ύψος για τις γραμμές είναι 12,75 points στο Excel 2003 ενώ για το 2010 το τυπικό ύψος είναι 15 γραμμές. Επίσης διαφέρει και το normal style font όπως θα διαβάσετε στα άρθρα τα οποία αναφερθηκαν στη σελίδα 4. 21/22 Αναθεώρηση 13-08-13

22/22 Αναθεώρηση 13-08-13