ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ

Transcript

1 Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Υγεία-Πρόνοια» Κ.Ε.Κ. Σωματείου «ΕΡΜΗΣ» Πρόγραμμα Κατάρτισης Εργαζόμενων σε Υπηρεσίες Κοινωνικής Φροντίδας στις Νέες Τεχνολογίες ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ: ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΜΕΡΙΚΑ ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΑ ΘΕΜΑΤΑ (Οι σημειώσεις αυτές έχουν γραφτεί με βάση το λογισμικό Microsoft Office 2003) Επιμορφωτής: Δρ. Ανδρέας Δημητρόπουλος, Εκπαιδευτικός ΑΠΡΙΛΙΟΣ 2005

2 ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ: ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΜΕΡΙΚΑ ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΑ ΘΕΜΑΤΑ (Οι σημειώσεις αυτές έχουν γραφτεί με βάση το λογισμικό Microsoft Office 2003) 1. ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΕΣ Μακροεντολή είναι η μια προγραμματιζόμενη διαδικασία ή σειρά διαδικασιών που εκτελείται με την ενεργοποίηση ενός συνδυασμού πλήκτρων ή ενός κουμπιού. Παράδειγμα: έστω ότι κατά τη συγγραφή μιας εργασίας μεταχειριζόμαστε συχνά τη φράση «Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης». Θα μπορούσαμε με κάποιον τρόπο να ανακαλούμε τη φράση αυτή στο κείμενό μας χωρίς να την πληκτρολογούμε; Θα μπορούσαμε μάλιστα να εμφανίζουμε τη φράση αυτή με πλάγια γραφή, γραμματοσειρά Arial και μέγεθος 11, μια και αυτές τις επιλογές χρησιμοποιούμε στην καθημερινή πρακτική μας; Ναι! Ακολουθήστε τις εξής οδηγίες: ΓΡΑΜΜΗ ΕΝΤΟΛΩΝ Εργαλεία Μακροεντολή Καταγραφή νέας Μακροεντολής Εμφανίζεται το εξής παράθυρο: Δώστε στη μακροεντολή σας ένα όνομα: π.χ. ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ Επιλέξτε αν η μακροενταολή που δημιουργείτε θα είναι ενεργοποιημένη σε όλα τα έγγραφά σας ή μόνο στο ενεργό, σ αυτό που δουλεύετε τώρα Επιλέξτε αν η μακροεντολή σας θα ενεργοποιείται 4 με ένα κουμπί στη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ ή από το ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΙΟ με την πίεση ενός συνδυασμού πλήκτρων. Για το παράδειγμά μας, επιλέξτε «Πληκτρολόγιο» Εδώ βλέπετε πληροφορίες για τη μακροεντολή σας. Δεν κάνετε κάποια ενέργεια! Όταν πατήσετε το πλήκτρο με την ένδειξη «Πληκτρολόγιο» (βήμα 4) θα εμφανιστεί παράθυρο με τίτλο «Προσαρμογή πληκτρολογίου»: 2

3 Πατήστε τα πλήκτρα με τα οποία θέλετε να γίνετε η ενεργοποίηση της μακροεντολή σας. Επιλέξτε ένα συνδιασμό που να έχει κάποια 5σχέση με την ενέργεια με την οποία συνδέεται η μακροεντολή (και όχι έναν τυχαίο σνδιασμό). Π.χ. επιλέξτε το πλήκτρο CONTROL (Ctrl) και το πλήκτρο (Y) για να θυμίζει το «Υπουργείο». Μόλις πατήσετε τα πλήκτρα αυτά στη θέση «Νέο πλήκτρο συντόμευσης» θα εμφανιστεί η ένδειξη: Ctrl+Y και θα ενεργοποιηθεί το πλήκτρο με την ένδειξη «Αντιστοίχιση». Πατήστε το πλήκτρο αυτό («Αντιστοίχιση») και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο με την ένδειξη «Κλείσιμο». Τώρα στην οθόνη σας θα εμφανιστεί ένα μικρό πλαίσιο που θυμίζει τα χειριστήρια ενός κασετοφώνου και, την ίδια στιγμή ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει μορφή και από απλό βέλος γίνεται ένα βέλος με μια κασέτα: Από τη στιγμή αυτή ο υπολογιστής μας βρίσκεται σε κατάσταση εγγραφής (recording). Δηλαδή, γράφει και απομνημονεύει όλες τις κινήσεις μας για να τις επαναλάβει στη συνέχεια κάθε φορά που θα του το ζητήσουμε. 6 Επιλέξτε πλάγια γραφή, γραμματοσειρά Arial και μέγεθος 11. Γράψτε «Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης» (χωρίς τα εισαγωγικά). Όταν τελειώσετε, πατήστε το ενδεικτικό διακοπής της εγγραφής (πρόκειται για το μικρό τετράγωνο στο χειριστήριο της εγγραφής. Έτσι ολοκληρώνεται η διαδικασία εγγραφής. Στο εξής, κάθε φορά που πατάτε τα πλήκτρα Ctrl και Y θα εμφανίζεται η φράση που καταγράψατε με τη μορφή που επιλέξατε. 3

4 2. «ΦΩΤΟΓΡΑΦΗΣΗ» ΟΘΟΝΗΣ Μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα που μας προσφέρει ο υπολογιστής μας είναι να «φωτογραφήσουμε» την εικόνα που εμφανίζεται στην οθόνη μας και στη συνέχεια να τη χρησιμοποιήσουμε σε μια εφαρμογή (π.χ. ένα κείμενο που γράφουμε). Αυτό γίνεται πολύ εύκολα με την πίεση του πλήκτρου Print Scrn (Print Screen) που βρίσκεται στο πάνω μέρος του πληκτρολογίου μας δεξιά από τα πλήκτρα F (function keys). Μόλις πατήσουμε το πλήκτρο αυτό η εικόνα που υπάρχει εκείνη τη στιγμή στην οθόνη μας αποθηκεύεται στο χώρο προσωρινής αποθήκευσης του υπολογιστή μας (clipboard). Από εκεί μπορούμε να ανακαλέσουμε την εικόνα και να την επικολλήσουμε σε οποιαδήποτε εφαρμογή μας με τη λειτουργία της Επικόλλησης (Paste) που βρίσκεται στις επιλογές Επεξεργασία (Edit) της γραμμής επιλογών (Menu Bar) ή στο αντίστοιχο κουμπί της γραμμής εργαλείων (Tool Bar). Όλες οι εικόνες των σημειώσεων αυτών είναι «φωτογραφίες» της οθόνης με τον χειρισμό που προαναφέρθηκε. Για το τελικό αποτέλεσμα μπορούν να χρησιμοποιηθούν επίσης ένα λογισμικό επεξεργασίας εικόνας και οι δυνατότητες σχεδίασης του επεξεργαστή κειμένου. 4

5 3. ΣΥΓΧΩΝΕΥΣΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ Ελάχιστοι μεμονωμένοι χρήστες χρησιμοποιούν τη δυνατότητα αυτή του Word η οποία παραταύτα είναι πολύ χρήσιμη αν ο επεξεργαστής κειμένου χρησιμοποιείται για να καλύψει τις ανάγκες ενός οργανισμού με ανάγκες διαχείρισης μεγάλου όγκου αλληλογραφίας. Τι είναι όμως η συγχώνευση αλληλογραφίας; Φανταστείτε ότι αρκετά συχνά είστε αναγκασμένοι να στέλνετε ένα έγγραφο (μια ανακοίνωση, μια εγκύκλιο, μια επιστολή) με το ίδιο περιεχόμενο σε έναν μεγάλο αριθμό παραληπτών. Υποθέστε επίσης ότι οι παραλήπτες δεν είναι πάντα οι ίδιοι. Έτσι, π.χ., όταν πλησιάζουν οι γιορτές των Χριστουγέννων, υπάρχει ανάγκη να στείλετε ευχετήριες κάρτες σε όλους τους φίλους και συνεργάτες σας, μία φορά κάθε δίμηνο στέλνετε το ενημερωτικό δελτίο του οργανισμού σας στους συνδρομητές σας κ.ο.κ.. Ας δούμε πως διευκολύνονται 1 οι διαδικασίες αυτές με την αξιοποίηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Ακολουθήστε τις εξής οδηγίες: ΓΡΑΜΜΗ ΕΝΤΟΛΩΝ Εργαλεία Επιστολές και στοιχεία αλληλογραφίας Συγχώνευση αλληλογραφίας Στο δεξί μέρος της οθόνης παρουσιάζεται μία κάθετη 2διαίρεση της οθόνης με διάφορες επιλογές σχετικές με τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Αν υπάρχει έτοιμη λίστα αποδεκτών του εγγράφου μας, την επιλέγουμε. Διαφορετικά τη δημιουργούμε επιλέγοντας «Πληκτρολόγηση νέας λίστας» Στο σημείο αυτό παρακολουθείτε την εξέλιξη της διαδικασίας συγχώνευσης Στη συνέχεια επιλέγουμε «Δημιουργία», οπότε εμφανίζεται σε νέο παράθυρο μια φόρμα με τίτλο «Νέα λίστα διευθύνσεων». Στη φόρμα αυτή θα 3 καταχωρήσουμε τα στοιχεία των αποδεκτών των εγγράφων μας. Με τον τρόπο αυτό δημιουργούμε μια βάση δεδομένων με πληροφορίες για πρόσωπα. Τη βάση αυτή μπορούμε να ενημερώνουμε ή να τροποποιούμε όποτε θελήσουμε. Όταν ολοκληρώσουμε τις καταχωρήσεις μας, πατάμε το πλήκτρο «Κλείσιμο» που βρίσκεται στη θέση που αρχικά βρισκόταν το πλήκτρο «Άκυρο». 5

6 3Τώρα εμφανίζεται στην οθόνη μας ένα νέο παράθυρο με τίτλο «Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας». Στο παράθυρο αυτό εμφανίζονται όλα τα πρόσωπα που καταχωρίσαμε στη λίστα μας κατά το προηγούμενο βήμα. Από τη λίστα αυτή επιλέγουμε τα πρόσωπα τα οποία θέλουμε να γίνουν αποδέκτες του εγγράφου μας «τσεκάροντας» το πλαίσιο μπροστά από το κάθε όνομα. Πατάμε το πλήκτρο «ΟΚ». Τώρα πρέπει να συντάξουμε το έγγραφο που προορίζεται για τη συγκεκριμένη λίστα αποδεκτών. Κάνουμε αριστερό κλικ 4στην επιλογή «Επόμενο: Σύνταξη της επιστολής» που βρίσκεται στο κάτω δεξί μέρος της οθόνης μας. Φυσικά, μπορούμε να ανοίξουμε ένα οποιοδήποτε έγγραφο ή να συντάξουμε ένα καινούργιο με τις γνωστές δυνατότητες του επεξεργαστή κειμένου. Στο έγγραφο που συντάσσουμε μπορούμε να προσθέσουμε στοιχεία του παραλήπτη σύμφωνα με τον οδηγό 5που υπάρχει στη δεξιά διαίρεση της οθόνης μας. Πειραματιστείτε εισάγοντας διάφορες πληροφορίες από τη λίστα που έχετε φτιάξει σε διάφορα σημεία του εγγράφου. Κάνετε προεπισκόπηση του εγγράφου σας από την επιλογή που βρίσκεται στο κάτω δεξί μέρος της οθόνης σας, για να δείτε το αποτέλεσμα των επιλογών σας στη μορφή του εγγράφου σας και, αφού σιγουρευτείτε πως όλα είναι εντάξει, επιλέξτε Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης» που βρίσκεται στο ίδιο μέρος (κάτω δεξιά). 6

7 4. ΤΙΤΛΟΙ ΣΕ ΚΑΘΕ ΣΕΛΙΔΑ ΜΕΓΑΛΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ ΕΝΟΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΦΥΛΛΟΥ Όταν εκτυπώνουμε μια μεγάλη κατάσταση με τη χρήση λογισμικού λογιστικού φύλλου, αντιμετωπίζουμε τη δυσκολία να έχουμε ένα μεγάλο τμήμα της κατάστασης, από τη δεύτερη σελίδα και μετά, χωρίς τους τίτλους της κάθε στήλης. Έτσι, δυσκολεύετε η ανάγνωση των πληροφοριών που περιέχει η κατάσταση. 1 αντιμετωπίζεται εύκολα ως εξής: Αφού δημιουργήσετε το φύλλο σας, ακολουθήστε την εξής διαδρομή: ΓΡΑΜΜΗ ΕΝΤΟΛΩΝ Προβολή Κεφαλίδες και Υποσέλιδα Φύλλο Πατήστε το πλήκτρο στη θέση «Επανάληψη γραμμών στην κορυφή». Τώρα επιλέξτε τη γραμμή η οποία περιλαμβάνει τις πληροφορίες που θέλετε να επαναλαμβάνονται σε κάθε σελίδα της κατάστασής σας. Αυτό μπορείτε να το πετύχετε κάνοντας αριστερό κλικ στον αριθμό της επιθυμητής γραμμής στο αριστερό μέρος του φύλλου εργασίας. Ολοκληρώστε πατώντας το πλήκτρο «Enter. σας. Το πρόβλημα αυτό Ελέγξτε από την «Προεπισκόπηση εκτύπωσης» το αποτέλεσμα των ενεργειών 7

8 ΒΟΗΘΗΜΑ Στο διαδικτυακό τόπο της δράσης επιμόρφωσης των εκπαιδευτικών μέσα από το πρόγραμμα της «Κοινωνίας της Πληροφορίας» μπορείτε να αναζητήσετε και να «κατεβάσετε» (download) ένα πολύ αξιόλογο και καλογραμμένο εισαγωγικό βοήθημα. Πρόκειται για το βιβλίο των Σπ. Χ. Παπαδάκη Ν. Θ. Χατζηπέρη «Βασικές Δεξιότητες στις Τεχνολογίες της Πληροφορίας & της Επικοινωνίας». Το βοήθημα καλύπτει τις εξής ενότητες τις οποίες μπορείτε να κατεβάσετε ξεχωριστά: 1. Εισαγωγή 2. Εισαγωγικές Έννοιες Πληροφορικής 3. Επεξεργασία Κειμένου 4. Υπολογιστικά Φύλλα 5. Διαχείριση Πληροφοριών και Επικοινωνίες 6. Παρουσιάσεις 7. Πρακτική Άσκηση Στον ίδιο τόπο θα βρείτε και ένα συνοπτικό οδηγό για τα ίδια θέματα με τίτλο «Μικρό Βιβλίο Οδηγιών». Για να κατεβάσετε το υλικό αυτό πηγαίνετε στη διεύθυνση και ακολουθήστε τη διαδρομή «Περιεχόμενο Σπουδών-Επιμορφωτικό Υλικό > Βιβλίο «Βασικές Δεξιότητες στις ΤΠΕ». Τα αρχεία είναι σε μορφή.pdf και θα χρειαστείτε το λογισμικό Acrobat Reader της Adobe για τα διαβάσετε. Αν δεν το έχετε, μπορείτε να το αναζητήσετε στη διεύθυνση: * * * * * * * * * * 8

9 9