Εκτυπώσεις -> Ενσωματωμένες -> Νέες Μισθολογικές Εκτυπώσεις -> Νέα Μηνιαία Κατάσταση (3 γραμμές) Α3 (Οριζόντια) Α/Α 1037

Transcript

1 Εκτυπώσεις -> Ενσωματωμένες -> Νέες Μισθολογικές Εκτυπώσεις -> Νέα Μηνιαία Κατάσταση (3 γραμμές) Α3 (Οριζόντια) Α/Α 1037 Πρόκειται για εκτύπωση που απεικονίζει μία ή περισσότερες μισθοδοσίες μηνός, είτε πρόκειται για τακτική μισθοδοσία, είτε για αναδρομικά. Το εξ ορισμού μέγεθος είναι Α3 με οριζόντια διάταξη, με παράλληλη δυνατότητα, όμως, για εκτύπωση σε μέγεθος Α4. Προτείνεται να αλλάζει η διάταξη της εκτύπωσης πριν εμφανιστούν τα δεδομένα στην οθόνη, με τον τρόπο που περιγράφεται παρακάτω: Πατάμε το κουμπί της εκτύπωσης και εμφανίζεται παράθυρο της εικόνας 1: Εικόνα 1 Κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτυπωτής εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 2 με τους διαθέσιμους εκτυπωτές: Εικόνα 2 Επιλέγουμε Setup και εμφανίζεται το παράθυρο ρυθμίσεων του εκτυπωτή (Εικόνα 3). Οι ρυθμίσεις διαφέρουν από συσκευή σε συσκευή αλλά το σημαντικό είναι να ρυθμίσουμε τον εκτυπωτή ώστε να εκτυπώσει σε μέγεθος χαρτιού Α3 και σε οριζόντια διάταξη. Αφού επιλέξουμε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις, κάνουμε κλικ στο ΟΚ.

2 Εικόνα 3 Στο παράθυρο των διαθέσιμων εκτυπωτών (Εικόνα 4) κάνουμε κλικ στο ΟΚ ώστε να εφαρμοστεί η επιλογή μας σχετικά με την διάταξη και το μέγεθος του χαρτιού. Εικόνα 4 Και εν τέλει, στο αρχικό παράθυρο της εκτύπωσης, κάνουμε κλικ στο κουμπί της Ακύρωσης (Εικόνα 5) διότι σε αυτήν την φάση μας ενδιαφέρει η προεπισκόπηση της εκτύπωσης και όχι η αποστολή στον εκτυπωτή. Εικόνα 5

3 Τέλος, με ανάκτηση βλέπουμε την κατάσταση της μισθοδοσίας, (εικόνα 6) Εικόνα 6 Στην περίπτωση που επιθυμούμε την εκτύπωση σε σελίδα μεγέθους Α4, κάνουμε δεξί κλικ επάνω στην εκτύπωση και από το μενού των επιλογών που εμφανίζεται, επιλέγουμε Προσαρμογή σε Α4. Στο πεδίο Είδος Μισθοδοσίας μπορούμε να επιλέξουμε Κανονική για να εμφανιστεί η κανονική μισθοδοσία μηνός, Πληρωμή Αναδρομικών για να εμφανιστεί η πληρωμή αναδρομικών μηνός ή Σύνολο για να εμφανιστούν στην ίδια σελίδα η κανονική μισθοδοσία και τα αναδρομικά (εικόνα 7). Στην τελευταία περίπτωση, εάν επιπρόσθετα τσεκάρουμε την επιλογή Άθροιση Μισθοδοσίας - Αναδρομικών στην ίδια σελίδα θα εμφανιστεί το άθροισμα της κανονικής μισθοδοσίας και των αναδρομικών (εικόνα 8). Εικόνα 7 Εικόνα 8

4 Επιλέξτε τα λογότυπα της τελευταίας σελίδας (εξ ορισμού ενεργοποιημένο) (εικόνα 9) ώστε να εμφανίζονται οι υπογραφές και Εικόνα 9 Επιλέξτε (εικόνα 1) ώστε να εμφανίζεται η συνοδευτική σελίδα της κατάστασης που περιέχει την σύνοψη ανά ΚΑΕ (εξ ορισμού ενεργοποιημένο) Εικόνα 10 Επιλέξτε μόνο στην 1 η σελίδα (εξ ορισμού απενεργοποιημένο) (εικόνα 11) ώστε τα άνω λογότυπα να εμφανίζονται Εικόνα 11 Επιλέξτε Σελ. (εικόνα 12) ώστε να εμφανίζονται οι υπογραφές και τα λογότυπα της συνοδευτικής σελίδας της κατάστασης που περιέχει την σύνοψη ανά ΚΑΕ (εξ ορισμού ενεργοποιημένο)

5 Εικόνα 12 Επιλέξτε ώστε στην Συνοδευτική Σελίδα, να γίνεται ο διαχωρισμός του Πληρωτέου ποσού ανά τράπεζα, όπως φαίνεται στην εικόνα 13. Εικόνα 13 Επιλέξτε στο πεδίο Λογότυπα την κατηγορία λογοτύπων που επιθυμείτε (εικόνα 14). Η εκτύπωση με Α/Α 1037 υποστηρίζει πολλαπλά λογότυπα στην περίπτωση όπου π.χ. για κάθε υπηρεσία απαιτούνται να υπογραφές από διαφορετικούς προϊσταμένους. Τα πολλαπλά λογότυπα ενεργοποιούνται στην ενότητα Βοηθητικά -> Διαχείριση Συστήματος -> Διαχείριση Λογοτύπων. Εικόνα 14 Με δεξί κλικ επάνω στην εκτύπωση εμφανίζεται μια σειρά από χρήσιμες επιλογές, όπως φαίνεται στην εικόνα 15.

6 Εικόνα 15 Επιλέγοντας Ταξινόμιση οι διαθέσιμες επιλογές ταξινόμησης των μισθοδοτούμενων είναι: Βάσει Ονοματεπώνυμου, Κλάδου, Μ.Κ, Αρ. Μητρώου, Α/Α Εκτύπωσης (εικόνα 16). Το πεδίο Α/Α Εκτύπωσης βρίσκεται στην καρτέλα του εργαζόμενου, στην ενότητα Διάφορα Στοιχεία Εικόνα 16 Κάνοντας ανάκτηση την κατάσταση της μισθοδοσίας σε περίπτωση όπου υπάρχει ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι με αρνητικό ποσό λόγω π.χ. μεγάλης περικοπής πληρωτέου, εμφανίζεται το μήνυμα προειδοποίησης της εικόνας 17. Εικόνα 17 Κάνοντας κλικ στο ΟΚ, το μήνυμα εξαφανίζεται και εμφανίζεται η κατάσταση μισθοδοσίας. Στην περίπτωση που θελήσουμε να εμφανίσουμε τους εργαζόμενους με αρνητικό πληρωτέο, κάνουμε δεξί κλικ επάνω στην εκτύπωση και επιλέγουμε Αρνητικό Πληρωτέο Ποσό με αποτέλεσμα να εμφανιστεί το παράθυρο της εικόνας 18 Εικόνα 19 Με δεξί κλικ μπορούμε να επιλέξουμε Φιλτράρισμα Υπαλλήλων ώστε να εμφανίσουμε στην εκτύπωση επιλεγμένους μισθοδοτούμενους. Το συγκεκριμένο φιλτράρισμα είναι ακόμη πιο αποτελεσματικό χρησιμοποιώντας το (προαιρετικά) σε συνδυασμό με τις επιλογές που

7 υπάρχουν στο επάνω δεξιά τμήμα της εκτύπωσης, όπως βάσει Διεύθυνσης, βάσει Τμήματος, βάσει Κλάδου, Βάσει Ειδικότητας (εικόνα 20) Εικόνα 20 Με δεξί κλικ μπορούμε να κάνουμε Μεγέθυνση ή Σμίκρυνση της μισθοδοτικής κατάστασης. Η τελευταία επιλογή που εμφανίζεται με δεξί κλικ επάνω στην εκτύπωση είναι αυτή που μας δίνει την δυνατότητα να εισάγουμε παρατηρήσεις. Επιλέγοντας, λοιπόν, Παρατηρήσεις εμφανίζεται το πλαίσιο της εικόνας 21 όπου μπορούμε να εισάγουμε το κείμενο των παρατηρήσεων (μέγιστο πλήθος χαρακτήρων = 80). Τσεκάροντας τα αντίστοιχα κουτάκια μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενο στα κεφαλαία ή να αλλάξουμε το πλάτος του πλαισίου όπου περιλαμβάνει το κείμενο των παρατηρήσεων. Κάνοντας κλικ στο Χ του παραθύρου, αυτομάτως γίνεται ανανέωση της μισθοδοτικής κατάστασης και οι παρατηρήσεις εμφανίζονται στο επάνω αριστερά μέρος, όπως φαίνεται στην εικόνα 22.

8 Εικόνα 21 Εικόνα 22 Μία επιπλέον επιλογή που υπάρχει στο επάνω δεξιά τμήμα της εκτύπωσης είναι η Σύγκριση με Προηγούμενη Μισθοδοσία. Επιλέγοντας το αντίστοιχο πεδίο, η εφαρμογή της μισθοδοσίας διενεργεί μία σύγκριση των πληρωτέων ποσών της τρέχουσας μισθοδοσίας με αυτά της προηγούμενης μισθοδοσίας. Τα αποτελέσματα ελέγχου εμφανίζονται στην οθόνη όπως φαίνεται στην εικόνα 23. Εικόνα 23 Η εκτύπωση Α/Α 1037 μάς παρέχει την δυνατότητα να αριθμούμε τις καταστάσεις μισθοδοσίας σύμφωνα με τα δικά μας κριτήρια. Αυτό γίνεται ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία, όπως αυτή φαίνεται στην εικόνα 24.

9 1. Επιλέγουμε το Φύλλο μισθοδοσίας και την περίοδο υπολογισμού (π.χ. Διοικ. & Οικον. Υπηρεσία, του μηνός Απριλίου) 2. Στο πεδίο Αριθ. Κατάστ. δίνουμε τον αριθμό που θέλουμε (π.χ. 8) 3. Επιλέγουμε το πεδίο 4. Πατάμε το εικονίδιο της ανάκτησης Εικόνα 24 Πλέον η κατάσταση έχει πάρει τον Αριθμό 8, όπως φαίνεται στην εικόνα 25: Εικόνα 25 Έστω ότι θέλουμε αυτόματα να αποδώσουμε τον επόμενο αριθμό σε μία άλλη κατάσταση μισθοδοσίας η οποία όπως και προηγουμένως πληροί τα δικά μας κριτήρια. Τα βήματα είναι τα εξής: 1. Επιλέγουμε το Φύλλο μισθοδοσίας και την περίοδο υπολογισμού (π.χ. Διοικ. & Οικον. Υπηρεσία, του μηνός Ιουνίου, εικόνα 26) 2. Επιλέγουμε τα πεδία και 3. Πατάμε το εικονίδιο της ανάκτησης

10 Εικόνα 26 Πλέον η κατάσταση έχει πάρει τον Αριθμό 8, όπως φαίνεται στην εικόνα 27: Εικόνα 27 Τέλος, μπορούμε ανάκτηση με βάση τον επιθυμητό Αριθμό Κατάστασης. Πληκτρολογούμε τον Αριθμό Κατάστασης και κάνουμε κλικ στο εικονίδιο όπως φαίνεται στην εικόνα 28 Εικόνα 28 Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο μεταφερόμαστε αυτόματα στην εκτύπωση της Ονομαστικής Κατάστασης Απόδοσης Κρατήσεων (Α/Α 1034) η οποία μας παρέχει ονομαστική ανάλυση ανά ασφαλιστικό ταμείο για ασφαλισμένο και εργοδότη για τις μισθοδοσίες που απεικονίζονται στην συγκεκριμένη κατάσταση μισθοδοσίας. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο μισθοδοσίας σε αρχείο excel. έχουμε την δυνατότητα να εξάγουμε την κατάσταση Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 29 όπου έχουμε την δυνατότητα να καταχωρίσουμε σημειώσεις για τους εργαζόμενους της μισθοδοτικής κατάστασης. Τέλος κάνουμε κλικ στην Αποδοχή και κλικ στο εικονίδιο της ανάκτησης ώστε να εμφανιστούν στην κατάσταση μισθοδοσίας (σε επιπρόσθετη σελίδα στο τέλος) οι σημειώσεις των εργαζομένων, όπως φαίνεται στην εικόνα 30

11 Εικόνα 29 Εικόνα 30 Η ενότητα της εικόνας 31 συμπληρώνεται από το τμήμα υποστήριξης της OTS και δεν υφίσταται ανάγκη για παρέμβαση του χρήστη. Εικόνα 31 Η Νέα Μηνιαία Κατάσταση (3 γραμμές) Α3 (Οριζόντια) Α/Α 1037 περιέχει 23 στήλες και δέχεται 3 κελιά ανά στήλη. Τα μισθολογικά στοιχεία που απεικονίζονται συνήθως έχουν οριστεί από το τμήμα υποστήριξης της OTS αλλά πολύ συχνά προκύπτει η ανάγκη για αναδιάταξη αυτών των στοιχείων, για προσθήκη νέων ή αφαίρεση υπαρχόντων, σύμφωνα με τις ανάγκες της κάθε υπηρεσίας. Η αλλαγή των εκτυπώσιμων γίνεται με την πολύ απλή διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο παράθυρο της εικόνας 32 (Επεξεργασία Εκτυπώσιμων), οπότε και εμφανίζεται το

12 Εικόνα 32 Το παράθυρο της εικόνας 32 μας δείχνει ακριβώς την απεικόνιση των εκτυπώσιμων μισθολογικών στοιχείων όπως αυτά υπάρχουν στην εκτύπωση Α/Α Για παράδειγμα, βλέπουμε στην μηνιαία κατάσταση ότι ο Βασικός Μισθός είναι εκτυπώσιμος και βρίσκεται στο 1 ο κελί της 2 ης στήλης (εικόνα 33) Εικόνα 33 Επιστρέφουμε στην εικόνα 32 και κάνουμε κλικ στο πεδίο του Βασικού Μισθού. Από την λίστα που εμφανίζεται, μπορούμε να επιλέξουμε όποιο μισθολογικό στοιχείο επιθυμούμε αντικαθιστώντας έτσι τον Βασικό Μισθό (εικόνα 34). Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και με τις κρατήσεις, αφού για παράδειγμα αν κάνουμε κλικ στο πεδίο της Ειδικής Εισφοράς Αλληλεγγύης, από την λίστα που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε όποια κράτηση επιθυμούμε. (εικόνα 35)

13 Εικόνα 34 Εικόνα 35 Αφού ολοκληρώσουμε την αναδιάταξη των εκτυπώσιμων στοιχείων κάνουμε κλικ στο κουμπί της Αποθήκευσης για να διατηρηθούν οι αλλαγές που κάναμε ή κλικ στο κουμπί της Ακύρωσης για να μην γίνει καμιά αλλαγή (εικόνα 36) Εικόνα 36 Σε περίπτωση που ακολουθώντας την παραπάνω διαδικασία, θέλουμε να επιλέξουμε κάποιο εκτυπώσιμο αλλά δεν εμφανίζεται στην λίστα, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο μισθολογικών στοιχείων), οπότε και εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 37 (επεξεργασία

14 Εικόνα 37 Εδώ βλέπουμε, για παράδειγμα, ότι το ΙΚΑ Ασφαλισμένου είναι εκτυπώσιμο, ενώ το Επίδομα Τέκνων όχι (εικόνα 38). Έτσι, σύμφωνα με τα όσα περιγράψαμε προηγουμένως, εάν επιθυμούμε να αναδιατάξουμε τα μισθολογικά στοιχεία της εκτύπωσης αλλά δεν βρίσκουμε το μισθολογικό στοιχείο που θέλουμε, τότε στο παράθυρο της εικόνας 38 τσεκάρουμε αυτό το μισθολογικό στοιχείο, προκειμένου να καταστεί εκτυπώσιμο και να μπορέσω στην συνέχεια να το επιλέξω με την διαδικασία που περιγράφεται στις εικόνες 34, 35, 36.

15 Εικόνα 38 Προκειμένου να κλείσουμε την εκτύπωση κάνουμε κλικ στο εικονίδιο ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ: Εκτυπώσεις, Νέες Μισθολογικές Εκτυπώσεις, Νέα Μηνιαία Κατάσταση (3 γραμμές) 1037, Εκτυπώσιμα, Α3, Α4, Ανάκτηση, Κανονική Μισθοδοσία, Πληρωμή Αναδρομικών, Σύνολο, Άθροιση Μισθοδοσίας Αναδρομικών, Λογότυπα, Συνοδευτική Σελίδα, ΚΑΕ, Πληρωτέο, Αρνητικό Πληρωτέο, Σύγκριση Μισθοδοσιών, Ταξινόμηση, Προσαρμογή σε Α4, Σμίκρυνση, Παρατηρήσεις, Φιλτράρισμα Υπαλλήλων, Φιλτράρισμα βάσει Διεύθυνσης, Φιλτράρισμα βάσει Τμήματος, Φιλτράρισμα βάσει Κλάδου, Φιλτράρισμα βάσει Ειδικότητας, Φάση/Σειρά, Επεξεργασία Εκτυπώσιμων, Επεξεργασία μισθολογικών στοιχείων, Αριθμός κατάστασης, Ανάκτηση με αριθμό κατάστασης, Ενημέρωση Αριθμού κατάστασης, Αυτόματη Εύρεση Αριθμού Κατάστασης, Πληρωτέο Δικαιούχου ανά Τράπεζα, Απόδοση Κρατήσεων, Εξαγωγή σε Excel