Εισαγωγή στην Access 2007

Βάσεις Δεδομένων Ι 3 Εισαγωγή στην Access 2007 Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Μεσολόγγι) ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ΝΙΚΟΣ ΚΑΡΟΥΣΟΣ - ΔΙΟΝΥΣΗΣ ΚΑΡΟΥΣΟΣ XE 2015-2016

Βάση Δεδομένων και Access Ένα οργανωμένο σύνολο δεδομένων, τα οποία είναι αποθηκευμένα σε κάποιο αποθηκευτικό μέσο και χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση πληροφοριών αφού υποστούν την κατάλληλη επεξεργασία. Το αρχείο που είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα έχει επέκταση.accdb στο οποίο είναι αποθηκευμένα όλα τα αντικείμενά της. Η Access είναι μία από τις απλές εφαρμογές δημιουργίας και διαχείρισης δεδομένων. 2

Τα αντικείμενα της Access [1/2] Πίνακας Είναι οι αποθήκες δεδομένων της βάσης. Η δομή τους είναι όπως αυτή των λογιστικών φύλλων και αποτελούνται από γραμμές (εγγραφές) και στήλες (πεδία). Φόρμες Είναι τα παράθυρα μέσω των οποίων κυρίως εισάγονται τα δεδομένα στους πίνακες. Υπάρχουν όμως και φόρμες για παρουσίαση και αναζήτηση δεδομένων. Εκθέσεις Εξάγουν τα δεδομένα στην οθόνη και κατά συνέπεια στον εκτυπωτή. 3

Τα αντικείμενα της Access [2/2] Ερωτήματα Μία από τις κυριότερες λειτουργίες. Με αυτά αντλούμε πληροφορίες από τους πίνακες. Μακροεντολές Πρόκειται για λίστες με ομαδοποιημένες εντολές οι οποίες εκτελούνται με τη σειρά που είναι τοποθετημένες. 4

Οθόνη εισαγωγής 5

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων [1/3] 6

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων [2/3] 7

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων [3/3] 8

Δημιουργία πίνακα με προβολή σχεδίασης [1/2] 9

Δημιουργία πίνακα με προβολή σχεδίασης [2/2] 10

Σχεδίαση πίνακα 11

Τύποι δεδομένων Τύποι δεδομένων Κείμενο (Text) Υπόμνημα (Memo) Αριθμός (Number) Ημερομηνία/Ώρα (Date/Time): Νομισματική Μονάδα (Currency): Αυτόματη αρίθμηση (AutoNumber) Περιγραφή Χρησιμοποιείται για κείμενο ή συνδυασμούς κειμένου και αριθμών. Μέχρι 255 χαρακτήρες χρησιμοποιείται για μεγαλύτερες ποσότητες κειμένου. Μέχρι 65.536 χαρακτήρες. Σημείωση: Δεν μπορείτε να ταξινομήσετε ένα πεδίο υπομνήματος. Ωστόσο, είναι δυνατή η αναζήτηση Περιέχει αριθμητικά δεδομένα 1, 2, 4, 8 ή 16 bytes. Υπάρχουν οι εξής κατηγορίες αριθμών: Byte, Ακέραιος, Ακέραιος μεγάλου μήκους, Πραγματικός απλής ακρίβειας, Πραγματικός διπλής ακρίβειας, Αναγνωριστικό αναπαραγωγής και Δεκαδικός. Περιέχει ημερομηνίες και ώρες. Μέγεθος 8 bytes. Χρησιμοποιείται για δεδομένα με χρηματικές τιμές και ακρίβεια μέχρι 4 δεκαδικά. Μέγεθος 8 bytes. Δημιουργείται αυτόματα από την Access σε κάθε νέα εγγραφή και αυξάνει κατά μία μονάδα επιτυγχάνοντας έτσι να έχει μοναδική τιμή σε κάθε εγγραφή. Μπορεί να είναι όμως και τυχαίος αριθμός. Μέγεθος 4 bytes. Δεν μπορούμε να γράψουμε ή να αλλάξουμε τα δεδομένα του Πεδίου. Ναι/Όχι (Yes/Νο): Περιέχει λογικά δεδομένα. Μέγεθος 1 bit. Η εσωτερική τιμή είναι 0 ή -1. Αντικείμενο OLE (OLE Object) Υπερ-σύνδεση (Hyperlink) Οδηγός Αναζήτησης (Lookup Wizard) Περιέχει εικόνες, γραφήματα, ήχους και άλλα αντικείμενα (π.χ. από το Word ή το Excel) έως 1 GB. Αντικείμενο OLE: Object Linking and Embedding, δηλαδή αντικείμενο σύνδεσης και ενσωμάτωσης. Είναι μία διεύθυνση σύνδεσης η οποία μας παραπέμπει στο Internet, σε δίκτυο Intranet, σε τοπικό δίκτυο ή σε ένα έγγραφο του υπολογιστή μας. Στην ουσία δεν πρόκειται για ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων αλλά χρησιμοποιείται για να επιλέγεται μία τιμή από έναν άλλο πίνακα ή από μία λίστα. 12

Ιδιότητες δεδομένων - κείμενο 13

Ιδιότητες δεδομένων - αριθμός 14

Ιδιότητες δεδομένων - ημερομηνία 15

Εισαγωγή / διαγραφή πεδίων Επιλογή γραμμής και δεξί κλικ 16

Βήματα σχεδίασης πίνακα 1. Από την εκφώνηση κατασκευάζουμε το ΔΟΣ και κατ επέκταση την υπό εξέταση οντότητα 2. Για κάθε γνώρισμα της οντότητας δίνουμε ένα όνομα 3. Βρίσκουμε τον τύπο κάθε πεδίου (γνώρισμα) 4. Σχεδιάζουμε τον πίνακα 5. Θέτουμε τιμές στις ιδιότητες κάθε πεδίου 6. Θέτουμε το κλειδί 7. Αποθηκεύουμε τον πίνακα 17

Παράδειγμα [1/17] Να σχεδιαστεί ένας πίνακας ο οποίος αποθηκεύει στοιχεία για τα προϊόντα ενός super market, όπως το όνομα του προϊόντος (πχ Γάλα), την τιμή (πχ 3 ), την κατηγορία που ανήκει (πχ Γαλακτοκομικά), το απόθεμα (πχ 20)και την ημερομηνία λήξης (πχ 30/10/2015). ΔΟΣ Όνομα Τιμή Κατηγορία ΠΡΟΪΟΝ Ημερ. Λήξης Απόθεμα 18

Παράδειγμα [2/17] Δίνουμε ονόματα στα πεδία Πεδία: Όνομα προϊόντος Onoma Τιμή (πχ 3 ) Timh Κατηγορία (πχ Γαλακτοκομικά) Kathgoria Απόθεμα (πχ 20) Apothema Ημ. Λήξης (πχ 30/10/2015) HmLiksis 19

Παράδειγμα [3/17] Βρίσκουμε τον τύπο κάθε πεδίου Πεδία: Onoma Κείμενο Timh Αριθμός Kathgoria Κείμενο Apothema Αριθμός HmLiksis Ημερομηνία / Ώρα 20

Παράδειγμα [4/17] Σχεδιάζουμε τον πίνακα 21

Παράδειγμα [5/17] Θέτουμε τιμές στις ιδιότητες 22

Παράδειγμα [6/17] Θέτουμε το κλειδί Κάποιο από τα πεδία του πίνακα προσδιορίζει μοναδικά τα δεδομένα που αποθηκεύονται Πχ το ΑΜ στα στοιχεία ενός φοιτητή Πχ ο Αριθμός Ταυτότητας τα στοιχεία μια ταυτότητας Εάν δεν υπάρχει κάποιο τέτοιο πεδίο πρέπει να ψάξουμε για συνδυασμούς πεδίων Αν πάλι δεν υπάρχουν οι προϋποθέσεις για να έχουμε κλειδί τότε δημιουργούμε ένα τεχνητό κλειδί (κωδικό, συνήθως αριθμό ακέραιο) Το ονομάζουμε όπως θέλουμε (συνήθως id) 23

Παράδειγμα [7/17] Στο παράδειγμα μας δεν υπάρχει πεδίο που θα μπορούσε να είναι κλειδί, άρα δημιουργούμε ένα τεχνητό ID Αριθμός Ακέραιος. 24

Παράδειγμα [8/17] Το εισάγουμε στη πρώτη γραμμή 25

Παράδειγμα [9/17] Το θέτουμε ως κλειδί 26

Παράδειγμα [10/17] Αποθηκεύουμε τον πίνακα 27

Παράδειγμα [11/17] Κλείνουμε τον πίνακα 28

Παράδειγμα [12/17] Εισαγωγή στοιχείων Διπλό κλικ στον πίνακα 29

Παράδειγμα [13/17] 30

Παράδειγμα [14/17] Εισάγουμε στοιχεία ανά γραμμή και όχι ανά στήλη 31

Παράδειγμα [15/17] Μια γραμμή αποθηκεύεται αυτόματα μόλις πάμε στην επόμενη 32

Παράδειγμα [16/17] Λάθος εισαγωγή: Κείμενο αντί για αριθμό 33

Παράδειγμα [17/17] Αποθήκευση 34

Άσκηση 1 Να σχεδιάσετε έναν πίνακα ο οποίος αποθηκεύει τα στοιχεία ενός φοιτητή του ΤΕΙ. Ο πίνακας θα πρέπει να έχει τουλάχιστον 5 πεδία. Να εισάγετε 4 εγγραφές στον πίνακα. 35

Άσκηση 2 Να σχεδιάσετε 2 πίνακες οι οποίοι να αποθηκεύουν πληροφορίες για τα βιβλία και για τους δανειζόμενους μιας βιβλιοθήκης. Να εισάγετε από 2 εγγραφές σε κάθε πίνακα. 36

Τέλος παρουσίασης Νίκος Καρούσος karousos@gmail.com Διονύσης Καρούσος dkarousos@gmail.com